Benutzerhandbuch. Win-IMOS 7. Software24.com GmbH, Salzburger Str. 70, Stephanskirchen

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1 Benutzerhandbuch Win-IMOS 7 Software24.com GmbH, Salzburger Str. 70, Stephanskirchen

2 INHALTSVERZEICHNIS HAUPTFENSTER... 4 Erste Schritte in Win-IMOS...4 Hauptbildschirm...5 Schnellsuche - Allgemein...6 Nachweise...7 Dokumenten- und Nachweis Management Was ist das?... 7 Dokumenten- und Nachweis Management... 7 Dokumenten- und Nachweis Management - Neu Dokumenten- und Nachweis Management - Umbenennen Dokumenten- und Nachweis Management - Dateiordner wechseln Dokumenten- und Nachweis Management - in andere Ordner verschieben Dokumenten- und Nachweis Management - Nachweis als neuen Termin übernehmen Dokumenten- und Nachweis Management - Neue Hauptgruppe anlegen Dokumenten- und Nachweis Management - Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen Brief Textverarbeitung - Win-IMOS Textverarbeitung - Externe Textverarbeitung - Interne, Start Textverarbeitung - Interne, Neu/Bearbeiten Textverarbeitung - Interne - Schalter Seriendruckfeld einfügen Textverarbeitung - Dokumentvorlage speichern als Textverarbeitung - Interne - Automatische Archivierung Textverabeitung - Interne - Nachweis erstellen Termine Terminliste Terminliste - Neu/Bearbeiten Terminliste - Termin als Nachweis REGISTER ANGEBOT/EXPOSÉ Hauptmenü - Register Angebot/Expose REGISTER OBJEKTE Hauptmenü - Register Objekte Objektdaten - Allgemein Objektdaten - Register Objekt Objektdaten - Register Preis Objektdaten - Register Preis - Daten Verkauf Objektdaten - Register Preis - Daten Vermietung Objektdaten - Register Flächen/Kriterien Objektdaten - Register Texte Objektdaten - Register Bilder/Dokumente Objektdaten - Register Internet Objektdaten - Register Eigentümer Objektdaten - Register Kontakte Objektdaten - Register Daten Kriteriensuche - Objekt Import aus Fremddatenbanken Hauptmenü - Register Objekte - Liste der verkauften Objekte Register Objekte - Provisionen Register Objekte - Provisionen - Provisionen Register Objekte - Provisionen - Provisionen - Neu/Bearbeiten Register Objekt - Statistik Register Objekte - Anzeigen... 71

3 Achtung: Die Grafik wird erst nach Drücken des Schalters Anzeigen" dargestellt!!! Register Objekte - Anzeigen - Neu/Bearbeiten Adresse - Karte anzeigen REGISTER INTERESSENT Hauptmenü - Register Interessent Interessentendaten - Allgemein Interessentendaten - Register Interessent Interessentendaten - Register sucht Objekt Interessentendaten - Register Bemerkungen Interessentendaten - Register Sonstige Daten Kriteriensuche - Interessent Kontakte aus Outlook importieren vcard-dateien importieren REGISTER KONTAKTE Hauptmenü - Register Kontakte Kontaktdaten - Allgemein REGISTER INTERNET Hauptmenü - Register Internet Hauptmenü - Register Internet - Zugangsdaten REGISTER SONSTIGES Hauptmenü - Register Sonstiges Hauptmenü - Register Sonstiges - Kennwort ändern Hauptmenü - Register Sonstiges - Lizenzdaten REGISTER HILFE Hauptmenü - Register Hilfe Besondere Hilfethemen Hinweise zu der Netzwerkinstallation Internetfax - Was ist das? Netzwerk - Einstellung der Pfade TAPI - Telefonie Voreinstellungen - Allgemein Voreinstellungen - Einstellungen Voreinstellungen - Listen Bericht auswählen - Fenster Bericht - Exportieren Berichtsdesigner - Was ist das? Berichtsdesigner - Praxisbeispiel Fenster Bestellung Fenster senden Fenster Fax senden ANGEBOT UND EXPOSÉ - AUSWAHL LISTENEINSTELLUNG WEITERE PRODUKTE Vertrieb

4 Hauptfenster Erste Schritte in Win-IMOS 1. Was ist Win-IMOS? Win-IMOS - das Windows-Immobilien Makler Organisations System erfüllt alle wichtigen Aufgaben im täglichen Maklerbetrieb und zeichnet sich darüber hinaus durch einfachste Bedienung aus. Win-IMOS ist eine reine 32-Bit Version für Windows XP, Vista und Windows 7. Besondere Merkmale des neuen Win-IMOS sind: - einfachste Datenerfassung von beliebig vielen Objekten und Interessenten - neue moderne und übersichtliche Oberfläche - neue integrierte Textverarbeitung, die das Versenden der Dokumente per oder Internetfax ermöglicht. - Zahlreiche integrierte Musteranschreiben und Musterdokumente - mehrstufiges automatisches Suchsystem zum Auffinden passender Objekte und Interessenten - automatische und manuelle Nachweisführung - eingebauter Terminplaner - vollautomatische Microsoft Word Schnittstelle zur Erstellung von Exposes - enorm "Ausdrucksstark" durch vollkommen frei gestaltbare Listen - Integrierte Provisionsabrechnung - Anzeigenverwaltung - Internetmodul zur schnellen und einfachen Übertragung Ihrer Objekte in bis zu 16 Immobilienportalen - auch als Netzwerkversion lieferbar - und, und, und 2. Erster Start Der Start von Win-IMOS wird durch das nachfolgende Kennwort geschützt Klicken Sie diese Option, wenn Sie den Start von Win-IMOS durch ein Kennwort schützen wollen. Geben Sie das Kennwort ein und wiederholen Sie sicherheitshalber die Eingabe. Das neue Kennwort wird gespeichert. Gleich nach dem Start fragt Win-IMOS das Kennwort ab. Wenn das Kennwort 3x falsch eingegeben wurde, wird der Programmstart abgebrochen. Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben und Sie sich als rechtmäßiger Besitzer von Win-IMOS ausweisen können, kontaktieren Sie bitte unseren Vertrieb. Der Kennwortschutz wird nicht mehr benötigt und soll deshalb aufgehoben werden Wenn Sie es nicht für erforderlich halten den Programmstart durch ein Kennwort zu schützen, wählen Sie diese Option. Die Abfrage des Kennwortes bei einem Programmstart entfällt. Kennwort-Dialog Beim Start von Win-IMOS werden Sie nach einem Kennwort gefragt. Wenn Sie noch kein Kennwort vergeben haben oder das Programm gerade erst installiert haben, drücken Sie einfach die Return-Taste. Um das Kennwort einzugeben, zu ändern oder zu löschen, wählen Sie den Register Sonstiges Kennwort. Durch die Eingabe eines Kennwortes ist es für Unbefugte nicht möglich Win-IMOS zu starten.

5 Hauptbildschirm Die neue Oberfläche von Win-IMOS 7 Übersichtliche Aufteilung in Register: 1. Titelleiste mit Schaltflächen für die Textverarbeitung, Termine und Nachweise 2. Register: Angebot/Expose, Objekte, Interessenten, Kontakte, Internet, Sonstiges und Hilfe. Eine Unterteilung in Gruppen mit Titel und den darin enthaltenen Schaltflächen sorgen für die optimale Übersicht. 3. Hauptfensterbereich, dessen Inhalt sich - je nach dem ausgewählten Register (siehe 2.) - verändert. 4. Statusleiste: hier sind Informationen (z.b. Objekt-/Interessentenanzahl, Programmversion etc.) und Schaltflächen für weitere Programmfunktionen zu finden. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Arbeiten mit Win-IMOS.

6 Ihr Win-IMOS Projektteam P.S. Bei Fragen oder Anregungen, steht Ihnen unser Vertrieb jederzeit gerne zur Verfügung. Schnellsuche - Allgemein Die Schnellsuche dient zur Auswahl von Objekten, Interessenten oder Kontakten. Über das Eingabefeld geben Sie den Suchbegriff (mindestens 3 Zeichen) ein. Wenn Sie die Suche mit <Eingabe> oder <Tab> starten wird der Begriff in allen Feldern der entsprechenden Datenbanktabelle gesucht. Als Ergebnis erscheinen die wichtigsten Informationen zum Datensatz und in welchem Feld der Suchbegriff gefunden wurde. Schalter Alle Auswählen: Alle Datensätze des Ergebnisses werden als Auswahl vorbelegt und an das vorherige Fenster übergeben. Sie können auch nur ein Ergebnis anklicken, dann wird der gewählte Eintrag als Auswahl vorbelegt und an das vorherige Fenster übergeben. Das Ergebnisfenster wird geschlossen. Schalter Stop: Das Fenster wird ohne Auswahl geschlossen. Option: Ganze Wörter Suche liefert nur Ergebnisse, die mit ganzen Wörtern in der Datenbank und dem Suchbegriff übereinstimmen.

7 Nachweise Dokumenten- und Nachweis Management Was ist das? Unter Dokumenten- und Nachweismanagement versteht man das Archivieren jeglicher Art von Korrespondenz. Für den Immobilienmakler bedeutet dies die Archivierung aller wichtigen Vorgänge mit dessen Kontakten und Interessenten. Durch mehrere Auswahlmöglichkeiten, wie z.b. die Suche nach dem Interessenten, ist eine schnelle Übersicht des Schriftverkehrs von diesem Interessenten möglich. Wenn Sie in der internen Textverarbeitung Serienbriefe schreiben oder s/Faxe versenden, haben Sie immer die Möglichkeit einen Nachweis dafür anzulegen dem Sie auch ein Dokument zuordnen können. Oder wenn Sie einen Besichtigungstermin haben, erstellen Sie einen Nachweis. Später können Sie dann zusammen mit den anderen Nachweisen dem Eigentümer belegen, welche Aktivitäten Sie für dieses Objekt durchgeführt haben. Dokumenten- und Nachweis Management In Win-IMOS können Sie auf ein integriertes Dokumenten- und Nachweismanagement zurückgreifen. Dadurch haben Sie immer alle Ihre Dokumente und Nachweise unter Kontrolle. Dokumenten- und Nachweismanagement - Was ist das? Alle Listen und sonstige Auswertungen lassen sich sehr einfach automatisch archivieren. Wenn Sie sich z.b. in der Druckvorschau der Liste aller verkauften Objekte befinden, klicken Sie den Schalter Exportieren nach PDF, Excel usw. Wählen Sie z.b. das PDF-Format und speichern Sie die Liste unter einem bestimmten Namen ab, z.b. verkaufte Objekte 2009". Nachdem Sie das Dokument gespeichert haben, erfolgt von Win-IMOS eine automatische Abfrage, ob ein Nachweis erstellt werden soll. Wenn Sie auf "Ja" klicken wird automatisch ein neuer Nachweis erstellt und mit dem PDF-Dokument verknüpft. Somit können Sie jederzeit frühere Listen einsehen. Das Menü: Gruppe Auswahl: Schalter Zurück: Speichert die Eingaben und verlässt das Dokumenten- und Nachweismanagement. Schalter Drucken: Dieser Schalter startet die Druckfunktion um die Nachweisliste zu drucken. Das Fenster Bericht drucken öffnet sich

8 Gruppe Nachweis: Schalter Bearbeiten: Öffnet den markierten Nachweis aus der Liste zum Bearbeiten. Schalter Neu: Erstellt einen neuen Nachweis. Schalter Löschen: Löscht wahlweise den markierten oder alle Nachweise unwiderruflich aus der Liste. Schalter Wiedervorlage: Mit dieser Funktion können Sie für einen Nachweis eine Wiedervorlage erstellen. Wählen Sie zuerst den Nachweis in der Liste aus, den Sie als Wiedervorlage erstellen wollen. Klicken Sie anschließend auf den Schalter Wiedervorlage. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit "Ja". Die erste Wiedervorlage wird im Betreff mit einer (1) gekennzeichnet. Erstellen Sie von diesem Nachweis mehrere Wiedervorlagen, wird im Betreff die Anzahl pro Wiedervorlage angezeigt. Schalter In die Terminliste: Fügt eine Kopie des markierten Nachweises in die Terminliste. Schalter In anderen Ordner: Verschiebt den markierten Nachweis in ein anderes Archiv/Ordner. Schalter Dokumente-Dateiordner: Öffnet ein Fenster, das Ihnen eine Übersicht bietet, in welchen Ordnern auf Ihrem Rechner Dokumente abgespeichert sind, die einem Nachweis zugeordnet sind. Sie können hier den Pfad für automatisch erstellte Nachweise ändern oder den unten beschriebenen Nachweisordner verschieben und so an einem anderen Ort abspeichern. Löschen Sie keine Dokumente von Ihrer Festplatte die einem Nachweis zugeordnet sind. Die Zuordnung würde gelöscht werden, da das Dokument nicht mehr existiert. Es wird empfohlen alle Dokumente in dem zugewiesenen Nachweisordner abzulegen (dieser wird bei der Installation von Win-IMOS automatisch unter <Eigene Dateien>\WinIMOS\Nachweise erstellt). Gruppe Senden: Schalter Das Fenster Empfänger wird geöffnet. Sie können direkt aus dem Dokumenten- und Nachweismanagement eine versenden lassen, sofern Sie dem Nachweis einen Interessenten zugeordnet haben. Schalter Fax: Das Fenster Empfänger wird geöffnet. Sie können direkt aus dem Dokumenten- und Nachweismanagement ein Fax versenden lassen.

9 Gruppe Liste: Schalter Datenexport: Nach dem Klick auf die Schaltfläche "Datenexport" beginnt Win-IMOS selbstständig mit dem Export und informiert Sie nach erfolgreicher Beendigung mit einer Meldung über den Speicherort der CSV-Datei, in der die Nachweisliste gespeichert wurde. Diese CSV-Datei kann z.b. mit Microsoft Excel weiterverarbeitet werden. Gruppe Ansicht: Auswahlfeld Gruppiert nach Datum: Mit dieser Funktion können Sie die Nachweise nach Datum gruppieren lassen. Die Gruppierung nach Datum erfolgt, sobald Sie den Haken gesetzt haben. Bei Entfernen des Hakens, wird die Gruppierung aufgehoben. Suchkriterien für Nachweise: Interessent/Kontakt -> Schalter / : Über den ersten Schalter können Sie Nachweise anzeigen lassen, die speziell einem Interessent oder Kontakt zugeordnet sind. Ein Klick auf den zweiten Schalter setzt die Einschränkung zurück. Objekt -> Schalter / : Über den ersten Schalter können Sie Nachweise anzeigen lassen, die speziell einem Objekt zugeordnet sind. Ein Klick auf den zweiten Schalter setzt die Einschränkung zurück. Auswahl Zeitraum: In diesem Auswahlfeld können Sie den anzuzeigenden Zeitraum einschränken. Hierzu stehen Ihnen vordefinierte Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Je nach Auswahl stehen Ihnen 2 Datumsfelder zur Verfügung, über die Sie den Zeitraum manuell angegeben können. Bearbeiter: Haben Sie den Nachweisen bestimmte Bearbeiter zugewiesen, können Sie über diese Option die Ansicht einschränken. Auswahlfeld Nur mit Dokument: Ist diese Option aktiviert, werden nur Nachweise mit zugeordneten Dokumenten angezeigt. Nachweise ohne Dokumente werden hierbei nicht berücksichtigt. Auswahlfeld Nur Kosten: Ist diese Option aktiviert, werden nur Nachweise mit entstandenen Kosten angezeigt. Nachweise ohne

10 eingetragenen Kosten werden hierbei nicht berücksichtigt. Anzeige der Nachweise: Links - Ordnerstruktur / Archiv: Die Nachweise lassen sich im Archiv beliebig in Ordnern ablegen, vergleichbar mit dem Windows-Explorer. Allerdings stellen diese Ordner keine Ordner auf Ihrer Festplatte dar, sondern sind nur virtuell angelegt. In unserem Beispiel sind Schriftverkehr und Verträge eine Hauptgruppe. Angebote, Expose, Kontakte etc. nennen sich Ordner. Klicken Sie eine beliebige Hauptgruppe oder einen Ordner mit der rechten Maustaste an, es öffnet sich ein neues Auswahlmenü. Den selben Effekt hat auch der Schalter, der sich über der Suchenfunktion befindet. Mehrere Möglichkeiten stehen Ihnen dazu zur Verfügung: Umbenennen Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Hauptgruppen oder Ordner umbenennen. Neuen Ordner in dieser Hauptgruppe anlegen Jeder Hauptgruppe können Sie beliebig viele Ordner zuordnen. Sie klicken die Hauptgruppe an, wo Sie Ihren Ordner hinterlegen möchten. Das Fenster Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen öffnet sich. Neue Hauptgruppe anlegen

11 Es können beliebig viele Hauptgruppen angelegt werden. Ordner löschen Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Ordner löschen. Klicken Sie in der Liste der Dokumentenvorlagen den Ordner an den Sie löschen möchten. Wenn einem Ordner ein Dokument hinterlegt ist, erscheint eine Abfrage ob dieser Ordner wirklich gelöscht werden soll. (Alle darin gespeicherten Nachweise mit Dokumentenzuordnung werden dabei ebenfalls gelöscht. Das Dokument selbst bleibt auf der Festplatte gespeichert.) Diese Meldung bestätigen Sie dann mit ja oder nein. Wenn einem Ordner kein Dokument hinterlegt ist, wird der Ordner ohne Abfrage gelöscht. Hauptgruppe löschen Löscht die gewählte Hauptgruppe inklusive Ordner und deren zugeordneten Dokumente. Dokumente aus Ordner verschieben in... Mit dieser Funktion können bereits angelegte Nachweise in andere Ordner verschoben werden. Die zugeordneten Dokumente werden ebenfalls in den neu ausgewählten Ordner verschoben. Mitte - Liste: Diese Liste zeigt Ihnen alle Nachweise, die auf Grund Ihrer Auswahl (Suchkriterien für Nachweise) passend sind. Angezeigt wird dabei das Datum, Betreff und die Aktivität des Nachweises. Das weiße Feld unterhalb der Liste ermöglicht es Ihnen, Notizen zu den jeweiligen Nachweisen hinzuzufügen. Klicken Sie einen Nachweis in der Liste an, schreiben Sie eine Notiz, diese wird zu dem gewählten Nachweis gespeichert. Beim nächsten Mal, wenn Sie diesen Nachweis in der Liste anklicken, sind Ihre Notizen wieder sichtbar. Rechts - Vorschau: Ist einem Nachweis ein Dokument zugeordnet, so können Sie in diesem Abschnitt die Vorschau des Dokuments betrachten. aktiviert die Vorschau im Dokumenten-/Nachweismanagement Sollten Sie dem Nachweis ein Dokument zugeordnet haben, das in der Vorschau nicht angezeigt werden kann, erscheinen Ihnen zusätzlich zu der Autovorschau die Symbole und. Mit dem Fernglas können Sie versuchen das Dokument in der Vorschau anzuzeigen. Mit der zweiten Schaltfläche starten Sie die Datei mit dem dafür zugeordnetem Standard-Programm. Folgende Symbole unter der Vorschau sind nur sichtbar, wenn dem Nachweis ein Dokument zugeordnet ist: Mit dieser Funktion können Sie für einen Nachweis eine Wiedervorlage erstellen. Wählen Sie zuerst den Nachweis aus, den Sie als Wiedervorlage erstellen wollen. Klicken Sie anschließend auf den Schalter Wiedervorlage. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit "Ja". Das Fenster Dokument und Nachweis zur Bearbeitung wird geöffnet. Die erste Wiedervorlage wird im Betreff mit einer (1) gekennzeichnet. Erstellen Sie von diesem Nachweis mehrere Wiedervorlagen, wird im Betreff die Anzahl pro Wiedervorlage angezeigt. Um das zugeordnete Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf den Schalter Bearbeiten.

12 Das Dokument wird geöffnet. Mit diesem Schalter können Sie direkt aus der Dokumentenvorschau einen von Ihnen markierten Text in die Zwischenablage kopieren. Diesen kopierten Text können Sie z.b. in ein Word Dokument wieder einfügen oder aber auch in ein anderes bereits in Win-IMOS angelegten Dokument. Mit dem Lupensymbol Plus und Minus können Sie den Zoomfaktor verändern. Klicken Sie auf das Lupensymbol Plus, wird die Vorschau vergrößert, klicken Sie auf das Lupensymbol Minus wird die Vorschau verkleinert. Unten - Fußleiste: Suche starten (F4 auf Ihrer Tastatur): Im linken unteren Fensterbereich finden Sie eine Suchenfunktion. Klicken Sie dazu in das Feld "Suche starten" und geben den Namen des Nachweises ein, den Sie suchen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Lupe um die Suche zu starten. Mit dem Schalter Suchenfunktion., der nach Eingabe des Suchwortes erscheint, beenden Sie die Diese Statusleiste zeigt Ihnen die Zuordnung des Nachweises zu Objekten und Interessenten an. Desweiteren wird angegeben, in welchem Verzeichnis das zugewiesene Dokument gespeichert ist.

13 Dokumenten- und Nachweis Management - Neu Mit Hilfe dieses Fensters erstellen Sie die Nachweise für Ihre Interessenten, Objekte und Kontakte. Gruppe Bearbeiten: Schalter Speichern: Speichert die angegebenen Daten in die Datenbank. Schalter Abbruch: Über diesen Schalter verlassen Sie dieses Fenster ohne die geänderten Daten zu speichern. Gruppe Ausgewähltes Dokument: In dieser Gruppe wird Ihnen angezeigt ob Sie ein Dokument bereits hinzugefügt haben. Ihnen wird nicht der gesamte Pfad zur Datei angezeigt, sondern lediglich der Dateiname. Je nachdem ob Sie eine Datei zugeordnet haben oder nicht, können Sie folgende Aktionen ausführen: - Sie wählen über den Windows-Explorer eine neue Datei aus, die dem Nachweis dann zugeordnet wird. - Sie löschen die Zuordnung der Datei zu dem Nachweis (im Beispiel die Datei angebot-lang kauf1_ _1807.doc). - Sie schauen sich das zugewiesenen Dokument in der Vorschau an.!bitte Beachten! Die Dateien die Sie den Nachweisen zuordnen werden nicht in der Datenbank abgespeichert. Wenn Sie diese Dateien auf Ihrer Festplatte verschieben oder entfernen kann Win-IMOS diese Dokumente nicht mehr zuordnen und anzeigen. Weitere Hinweise für Kunden mit der Netzwerkversion finden Sie hier. In der weiteren Anzeige dieses Fenster können Sie die spezifischen Daten zu diesem Nachweis angeben. Feld Datum: Geben Sie über dieses Feld das Datum des Nachweises an. Bei einer Neuanlage wird das Tagesdatum vorbelegt. Klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil um die Kalenderfunktion zu öffnen und das Datum auszuwählen. Feld Zeit: Geben Sie nun das Datum des Nachweises an. Bei der Neuanlage wird hier die aktuelle Zeit vorbelegt, welche Sie aber natürlich überschreiben können. Feld Dauer in Min: Geben Sie die voraussichtliche Dauer des Termins an. Textfeld Betreff:

14 Geben Sie hier den Grund des Nachweises ein, z.b. Gutachten Objekt FO0001. Auswahlbox Ordner: Wählen Sie den Speicherort im Dokumenten-/Nachweismanagement aus, an dem dieser Nachweis abgelegt werden soll. Auswahlbox Aktivität: Wählen Sie die entsprechende Aktivität, z.b. Telefonanruf aus der Liste aus. Die Vorgaben können Sie im Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Listen ändern. Auswahlbox Bearbeiter: Hier können Sie den Bearbeiter festlegen. Die Vorgaben könne Sie im Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Einstellungen ändern. Textfeld Treffpunkt: Geben Sie hier einen evtl. Treffpunkt an. Textfeld Kosten: Es können evtl. entstandene Kosten eingetragen werden. Textfeld PKW-km: Hier können Sie gefahrene Kilometer angeben. Textfeld Bemerkung: Dieses Feld steht zur freien Verfügung. Sie können dort alles Wichtige hinzu fügen. Schalter und : Über das Lupen-Symbol öffnet sich die Schnellsuche. Über diese geben Sie einen Suchbegriff ein. Je nachdem ob Sie ein Objekt, Interessent oder Kontakt suchen, wird Ihnen dann die Liste der gefundenen Datensätze angezeigt. Nachdem Sie einen Datensatz ausgewählt haben, wird dieser dem Nachweis zugeordnet Über das schwarze Kreuz-Symbol entfernen Sie den verweis zwischen dem Objekt, Interessent oder Kontakt mit dem Nachweis. Wenn Sie die Interessenten- oder Objektnummer bereits wissen, die Sie dem Nachweis zuordnen wollen, können Sie diese in die jeweiligen Eingabefelder eintragen ohne vorher die Schnellsuche starten zu müssen. Da Sie bei den Kontakten keine eigene Nummer vergeben könne, steht diese Funktion hier nicht zur Verfügung.

15 Dokumenten- und Nachweis Management - Umbenennen Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit in der Baumansicht die Hauptgruppe oder den Ordner zu wählen, den Sie umbenennen möchten. Aktuell ausgewählt: Hier wird angezeigt welche Hauptgruppe oder Ordner Sie ausgewählt haben, der umbenannt werden soll. Umbenennen in: Hier tragen Sie den neuen Namen der Hauptgruppe oder des Ordners ein. Anschließend klicken Sie auf den Schalter Umbenennen. Die Hauptgruppe oder der Ordner wurde in der Liste der Dokumentenvorlage umbenannt. Schalter Zurück Wenn Sie zuvor den Schalter Umbenennen getätigt haben, speichert der Schalter Zurück die Eingaben und schließt das Fenster. Sollten Sie den Schalter Umbenennen nicht angeklickt haben, wird das Fenster ohne zu speichern geschlossen. Dokumenten- und Nachweis Management - Dateiordner wechseln Wenn Sie über das Dokumenten- und Nachweismanagement Nachweise mit zugewiesenen Dokumenten erstellen, dann können die zugewiesenen Dokumente an unterschiedlichen Orten auf Ihrer Festplatte liegen. Sollte aus bestimmten Gründen das Dokument auf der Festplatte fehlen, kann Win-IMOS das Dokument im Nachweismanagement nicht mehr aufrufen. Daher ist es sinnvoll alle Nachweise zentral in einem Ordner zu sichern. Das erleichtert ebenfalls das Sichern Ihrer Firmendaten. Wenn Sie sich entscheiden Dokumente aus einem bestimmten Ordner in einen anderen zu verschieben, müssen Sie erst die Dokumente suchen und in das neue Verzeichnis umkopieren. Die entsprechenden Nachweise müssen nachbearbeiten und die Dokumente aus dem neuen Ordner den Nachweisen wieder neu zugeordnet werden. In diesen Schritten unterstützt Sie folgendes Fenster:

16 Es zeigt Ihnen an, in welchen unterschiedlichen Pfaden Ihre Dokumente liegen. Die Pfade auf dem Screenshot sind Beispielpfade und weichen möglicherweise von denen auf Ihrem Rechner ab. Über wenige Klicks können Sie die Dokumente verschieben und die Nachweise werden entsprechend angepasst. Das Fenster ist wie folgt aufgebaut: Text: Der aktuell zugewiesene Ordner für automatisch generierte Dokumente (Nachweis automatisch erstellen) ist Hier wird Ihnen der Pfad angezeigt, in dem Win-IMOS Nachweise erzeugt. Dies ist z.b. dann der Fall, wenn Sie in der internen Textverarbeitung einen Seriendruck durchführen und Nachweise erzeugen lassen wollen. Dann werden die PDF-Dokumente in das angegebene Verzeichnis erstellt. Über das Lupen-Symbol auf der rechten Seite können Sie diesen Pfad ändern. Textfeld: Die den Nachweisen zugeordneten Dokumente befinden sich aktuell in folgenden Ordnern In diesem Textfeld werden Ihnen die unterschiedlichen Pfade angezeigt, in denen die Nachweise bzw. deren Dokumente gespeichert sind. Sobald Sie einen Eintrag markiert haben, wird dieser Pfad als Quelle übernommen. Text: Quelle Beinhaltet den ausgewählten Pfad aus dem Textfeld. Text: Ziel Wählen Sie über das rechte Lupen-Symbol das Verzeichnis aus, in dem die Dokumente von "Quelle"

17 verschoben werden sollen. Schalter: Ausgewählten Ordner verschieben Mit dieser Schaltfläche verschieben Sie die Dokumente von "Quelle" nach "Ziel". Desweiteren werden die Nachweise, deren Dokumente in "Quelle" liegen, automatisch nachbearbeitet und der Pfad zum Dokument auf das Ziel-Verzeichnis geändert. Dokumenten- und Nachweis Management - in andere Ordner verschieben Von Ordner: Klicken Sie zuerst links in der Baumansicht auf den Ordner, dessen Dokumente Sie verschieben möchten. Mit Klick auf "in andere Ordner verschieben" wird der Name des Ordners angezeigt. In Ordner: Klicken Sie links in der Baumansicht den Ordner an, in den die Dokumente des zuerst gewählten Ordners verschoben werden sollen. Anschließend klicken Sie auf den Schalter Verschieben. Das Fenster wird geschlossen. Die Dokumente werden in den anderen Ordner verschoben. Schalter Zurück Die Eingaben werden nicht gespeichert und das Fenster wird geschlossen. Dokumenten- und Nachweis Management - Nachweis als neuen Termin übernehmen In diesem Fenster wählen Sie den Tag und die Uhrzeit aus, für die der Nachweis als Termin gespeichert werden soll. Schalter Speichern Speichert den Termin in der Terminliste. Schalter Abbruch Die Eingaben werden nicht gespeichert und das Fenster wird geschlossen. Fenster Datum und Zeit eingeben In diesem Fenster können Sie das Datum und die Uhrzeit des Termins festlegen.

18 Dokumenten- und Nachweis Management - Neue Hauptgruppe anlegen Neue Hauptgruppe: Hier legen Sie eine neue Hauptgruppe an. Dazu klicken Sie in das vorgesehene Feld und tragen den Namen der Hauptgruppe ein. für eine Hauptgruppe: Angebot oder Schriftverkehr. Neuer Ordner: Hier bestimmen Sie einen Ordner, der der Hauptgruppe zugeordnet wird. Dazu klicken Sie in das vorgesehene Feld und tragen den Namen des Ordners ein. Einer neuen Hauptgruppe muss mindestens ein Ordner zugeordnet sein. für einen Ordner: Angebot Mit Bildern oder Verträgen. Anschließend klicken Sie auf den Schalter Anlegen. Das Fenster wird geschlossen. Win-IMOS legt eine Hauptgruppe und einen neuen Ordner an. In einer Hauptgruppe können beliebig viele Ordner angelegt werden. Schalter Zurück Die Eingaben werden nicht gespeichert und das Fenster wird geschlossen. Dokumenten- und Nachweis Management - Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen In Hauptgruppe: In dieser Hauptgruppe wird der neu angelegte Ordner in der Liste der Dokumentenvorlage angezeigt. Wenn Sie eine falsche Hauptgruppe ausgewählt haben, verlassen Sie das Fenster mit Zurück. Neuer Ordner: Geben Sie hier den Namen des Ordners ein. für einen Ordner: Arbeitsvertrag oder Mietvertrag Anschließend klicken Sie auf den Schalter Anlegen. Das Fenster wird geschlossen. Win-IMOS legt einen Ordner in der ausgewählten Hauptgruppe an. Schalter Zurück Die Eingaben werden nicht gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

19 Brief Textverarbeitung - Win-IMOS Win-IMOS bietet zwei Möglichkeiten der Textverarbeitung. Die Win-IMOS integrierte Textverarbeitung und die Anbindung an externe Textverarbeitungsprogramme wie z.b. Microsoft Word. Win-IMOS Textverarbeitung Der Vorteil bei der integrierten Textverarbeitung von Win-IMOS ist die Serienbrieferstellung. Ohne Verbinden der Datenquelle kann ein Serienbrief erstellt werden, bei anderen Programmen wie z.b. in Microsoft Word ist es häufig notwendig die Datenquelle zu verbinden. Die Empfänger können direkt ausgewählt werden. Die Dokumente, die Sie mit der Win-IMOS Textverarbeitung erstellen, werden automatisch bei einer Datensicherung mit gesichert. Dies sind nur zwei Vorteile von vielen gegenüber einer externen Textverarbeitung. Wie die Win-IMOS Textverarbeitung funktioniert und weitere Vorteile finden Sie hier. Externe Textverarbeitung (z.b. Microsoft Word) verwenden Haben Sie eine externe Textverarbeitung (z.b. Microsoft Word) in den Voreinstellungen eingestellt, so startet Win-IMOS über den Schalter links oben automatisch diese Textverarbeitungssoftware. Beim Aufruf einer externen Textverarbeitung erscheint das "Textverarbeitung starten"-fenster. Wenn Sie einen Serienbrief erstellen wollen, wählen Sie "Seriendruckdatei". Anschließend öffnet sich das Fenster Empfänger zur Erstellung einer Serienbriefdatei. Dabei erstellt Win-IMOS die Datei SERIENBR.DOC die Sie über die Serienbrieffunktion Ihrer Textverarbeitung einbinden müssen. Details zur Serienbrieffunktion Ihrer Textverarbeitung entnehmen Sie direkt der Dokumentation oder der Onlinehilfe Ihrer Textverarbeitungssoftware. Die Datenquelle wird automatisch dem Dokument zugewiesen, sobald Sie ein Dokument über Win-IMOS starten. Sollten Sie die Serienbriefe manuell über den Explorer starten, kann es vorkommen, dass Sie nach dieser Datenquelle gefragt werden. Die Datenquelle SERIENBR.DOC liegt in Eigene Dateien\Win-IMOS\Daten. Die Voreinstellung mit welcher Textverbeitung Sie arbeiten möchten finden Sie hier.

20 Textverarbeitung - Externe In Win-IMOS haben Sie die Möglichkeit Ihre Serienbriefe auch über eine externe Textverarbeitung zu erstellen. In der Regel wird dies Microsoft Word sein. Bei Fragen zur Textverarbeitung verwenden Sie bitte die dort integrierte Hilfe-Funktion. Diese können Sie durch Drücken der F1-Taste starten. Bitte beachten Sie, dass durch die externe Textverarbeitung keine automatischen Nachweise mit zugewiesenem Dokument, wie bei der internen Textverarbeitung erstellt werden können. Wenn Sie Nachweise mit zugeordnetem Dokumenten erstellen wollen, müssen Sie dies manuell tun. Wichtige Hinweise zur Datenquelle für die Serienbriefe Wenn Sie die Serienbriefe über Microsoft Word erstellen und drucken wollen, verlangt Microsoft Word nach einer Datenquelle (Steuerungsdatei). Diese Datei wird von Win-IMOS in das Verzeichnis \Eigene Dateien\WinIMOS\Daten erzeugt und lautet serienbr.doc. Wenn Sie ein Serienbriefdokument über Win-IMOS aus dem Auswahlfenster für Dokumente starten, wird dem Dokument automatisch der Pfad zu der Datenquelle übergeben. Nur wenn Sie Dokumente über den Explorer starten kann es vorkommen, das Sie nach der Datenquelle gefragt werden. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie dem Dokument einmalig den Pfad zu der Datenquelle angeben. Wie Sie ein Dokument mit einer Datenquelle verbinden erfahren Sie in der Hilfe von Word. Verbinden Sie das Dokument mit der Datenquelle serienbr.doc und speichern das Word Dokument. Dadurch wird auch der Pfad zur Datenquelle gespeichert. Beim nächsten Start des Dokumentes können Sie sofort auf die Seriendruckfelder zurückgreifen! Bitte beachten Sie die Hinweise für Dokumente und Dateien im Netzwerk. Hinweise zum Einfügen von Bildern in Microsoft Word - Serienbriefen Sobald Sie in Ihren Serienbriefen Bilder von Objekten einfügen wollen, gilt es zu beachten, dass Microsoft Word die Platzhalter für die Bilder nicht automatisch aktualisiert. Damit die Bilder aufgrund des Pfades aus einem Seriendruckfeld angezeigt werden können, wird eine spezielle Funktion verwendet. Diese Funktion muss manuell aktualisiert werden. Sollten Sie beim Öffnen Ihres Dokumentes keine Bilder sehen, müssen Sie alle Seriendruckfelder aktualisieren. Dies können Sie entweder über Menü Bearbeiten auf Alles markieren oder über die Tastenkombination [STRG] + [A] erreichen und drücken dann die Taste [F9]. Damit sollten alle Felder, auch die Bilder, aktualisiert werden. Schritte für das Einfügen von Bildern in Serienbriefen: 1. Das Serienbriefdokument starten und ggf. mit der Datenquelle verbunden werden. 2. Größe des Bildes festlegen An der Stelle an der das Bild später erscheinen soll, muss eine Tabelle erstellt werden, 1 Zeile und 1 Spalte. In den Tabelleneigenschaften muss die bevorzugte Zeilenhöhe und die bevorzugte Zellenbreite angegeben werden. In den Tabelleneigenschaften -> Register Tabelle -> Schaltfläche Optionen sollte die Option "Automatische Größenänderung zulassen" deaktiviert sein. Die Größe sollte der gewünschten Größe angepasst werden.

21 3. Eingabe der Feldfunktion Um die Feldfunktionen Ein-/ Auszuschalten drücken Sie die Tastenkombination [Alt] + [F9]. Geben Sie dann folgende Zeile als Zelleninhalt ein: { IF { MERGEFIELD O_Bild1}<> { INCLUDEPICTURE {MERGEFIELD O_Bild1 } MERGEFORMAT \d} } Die Klammern {} müssen Sie mit [Strg] + [F9] einfügen. 4. Anzeige des Bildes Blenden Sie nun die Feldfunktionen wieder aus ([Alt] + [F9])und klicken auf die Seriendruckvorschau (Word 2002/2003 -> << abc >> ; Word > Vorschauergebnisse anzeigen). Danach markieren Sie den gesamten Text ([STRG] + [A]) und drücken die Taste [F9] um alle Felder zu aktualisieren. Nun sollte das Bild des Objektes erscheinen. Allgemeine Hinweise zu den Bildern in Serienbriefen: In den Versionen von Microsoft Word 2002 und 2003 kommt es vor, dass die Feldfunktion zum Anzeigen der Bilder beim Speichern umgeschrieben wird, im Gegensatz zu Microsoft Word Dann wird der Teil {MERGEFIELD O_Bild1 } in z.b. /../../demobilder/bild123.jpg umgeschrieben. Die Folge ist, dass immer das gleiche Bild angezeigt wird. Lösung: Starten Sie das Microsoft Word. Klicken dort auf das Menü Extras Optionen Register Allgemein Schaltfläche Weboptionen Register Dateien und deaktivieren dort die Option Links beim Speichern aktualisieren. Dann wird die Funktion zum Aufrufen der Bilder nicht mehr von Microsoft Word verändert.

22 Textverarbeitung - Interne, Start Sofern Sie die interne Textverarbeitung in den Voreinstellungen eingestellt haben, erscheint vor der eigentlichen Textverarbeitung dieses Fenster. Hier können Sie alle Ihre hinterlegten Dokumente verwalten. Gruppe Auswahl: Schalter Öffnen Öffnet ein bereits bestehendes Dokument, dass Sie vorher aus der Liste der Dokumentenvorlage ausgewählt haben. Schalter Neu Öffnet ein neues leeres Dokument, dass Sie beliebig als Brief oder Serienbrief gestalten können. Schalter Löschen Löscht das Dokument, dass Sie aus der Liste der Dokumentenvorlage ausgewählt haben. Beim Löschen des Dokuments erfolgt eine Abfrage, ob dies wirklich gelöscht werden soll. Diese Meldung bestätigen Sie mit ja oder nein. Schalter Vorschau Stellt das von Ihnen ausgewählte Dokument aus der Liste der Dokumentenvorlage im unteren rechten Fensterbereich als Vorschau zur Verfügung. So können Sie sich schnell einen Überblick über das Dokument verschaffen, dass Sie verfasst haben. Wenn Sie keine Vorschau benötigen, klicken Sie erneut auf den Schalter Vorschau. Damit wird die Vorschau ausgeblendet. Erneutes Einblenden des Dokuments erfolgt wieder mit einem Klick auf den Schalter Vorschau.

23 Schalter Abbruch Die Win-IMOS Textverarbeitung wird geschlossen. Gruppe Dokument Schalter Importieren Mit dieser Funktion können Sie bereits bestehende Dokumente von Ihrer Festplatte in die Win-IMOS Textverarbeitung importieren. Wählen Sie aus der Liste der Dokumentenvorlage eine Hauptgruppe aus, in dem das Dokument hinterlegt werden soll. Klicken Sie nun auf den Schalter Importieren. Das Fenster Öffnen wird geöffnet. Wählen Sie in diesem Fenster Ihr Dokument aus. Wenn Sie Ihr Dokument ausgewählt haben und dieses Fenster mit Öffnen verlassen, öffnet sich das Fenster Dokumentenvorlage speichern als... Schalter Exportieren Mit dieser Funktion können Dokumente, die Sie mit der Win-IMOS Textverarbeitung verfasst haben, extern gespeichert werden, z.b. auf einen USB-Stick oder direkt auf der Festplatte. Wenn Sie auf den Schalter Exportieren klicken, öffnet sich das Fenster Speichern unter. Bei "Speichern in:" stellen Sie den Pfad ein, wohin das Dokument gespeichert und später wieder aufgerufen werden soll. Sie können den bereits vorgegebenen Dateinamen verwenden oder auch ändern. Klicken Sie dazu in die Zeile Dateiname und überschreiben Sie den bereits angezeigten Dateinamen. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit das Dokument unter einem anderen Dateityp zu speichern. Schalter Eigenschaften Öffnet das Fenster Dokumentenvorlage speichern als... Mit dieser Funktion können Sie bereits bestehende Dokumente umbenennen. Gruppe Ansicht Klickfeld "Gruppiert nach Datum" Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente nach Datum gruppieren lassen. Die Gruppierung nach Datum erfolgt, sobald Sie den Haken gesetzt haben. Bei Entfernen des Hakens, wird die Gruppierung aufgehoben. Sie können die Liste auch nach der Bezeichnung oder nach dem Zusatz sortieren. Dazu klicken Sie einfach einmal auf die Spaltenüberschrift. Links - Ordnerstruktur / Ordner: Die Dokumente lassen sich im Archiv beliebig in Ordnern ablegen, vergleichbar mit dem Windows-Explorer. Allerdings stellen diese Ordner keine Ordner auf Ihrer Festplatte dar, sondern sind nur virtuell angelegt. In unserem Beispiel sind Angebot und AGB eine Hauptgruppe. Kurz, Lang, Eigentümer etc. nennen sich Ordner. Klicken Sie eine beliebige Hauptgruppe oder einen Ordner mit der rechten Maustaste an, es öffnet sich ein neues Auswahlmenü. Den selben Effekt hat auch der Schalter, der sich über der Suchenfunktion befindet. Mehrere Möglichkeiten stehen Ihnen dazu zur Verfügung: Umbenennen

24 Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Hauptgruppen oder Ordner umbenennen. Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen Jeder Hauptgruppe können Sie beliebig viele Ordner zuordnen. Sie klicken die Hauptgruppe an, wo Sie den neuen Ordner anlegen möchten. Das Fenster Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen öffnet sich. Neue Hauptgruppe anlegen Es können beliebig viele neue Hauptgruppen angelegt werden. Ordner löschen Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Ordner löschen. Klicken Sie in der Baumansicht den Ordner an den Sie löschen möchten. Wenn einem Ordner ein Dokument hinterlegt ist, erscheint eine Abfrage, ob dieser Ordner wirklich gelöscht werden soll. Diese Meldung bestätigen Sie mit ja oder nein. Wenn einem Ordner kein Dokument hinterlegt ist, wird der Ordner ohne Abfrage gelöscht. Hauptgruppe löschen Löscht die gewählte Hauptgruppe inklusive Ordner und deren zugeordneten Dokumente. Dokumente aus Ordner verschieben in... Mit dieser Funktion können bereits angelegte Ordner in andere Ordner verschoben werden. Die im Ordner enthaltenen Dokumente werden ebenfalls in den neu ausgewählten Ordner verschoben. Rechts - Oben - Liste: Diese Liste zeigt alle Dokumente, die auf Grund Ihrer Auswahl in der Baumansicht passend sind. Angezeigt wird dabei die Bezeichnung, der Zusatz und das Änderungsdatum des Dokumentes. Rechts - Unten - Vorschau: In diesem Abschnitt sehen Sie die Vorschau des ausgewählten Dokumentes. Mit den beiden Lupen-Symbolen rechts unter der Vorschau, können Sie die Ansicht zoomen. Unten - Fußleiste: Suche starten (F4 auf Ihrer Tastatur): Im linken unteren Fensterbereich finden Sie eine Suchenfunktion. Klicken Sie dazu in das Feld Suche starten und geben den Namen des Dokumentes ein, das Sie suchen möchten. Klicken Sie anschließend auf die Lupe um die Suche zu starten. Mit dem Schalter die Suchfunktion., der nach Eingabe des Suchwortes erscheint beenden Sie Textverarbeitung - Interne, Neu/Bearbeiten Navigation zu den Registerreitern:

25 Start Einfügen Einstellungen Unabhängig von den bestehenden Registern haben Sie unter den jeweiligen Menüs die Möglichkeit den Seriendruck jederzeit zu starten. Schalter Seriendruck: Öffnet das Fenster Seriendruck wo Sie abschließend die Empfänger des Dokumentes angeben. Schalter Seriendruckfeld einfügen: Mit diesem Schalter wird im Dokument der Auswahlblock Seriendruckfelder im rechten Fensterbereich geöffnet. In diesem Bereich finden Sie alle Seriendruckfelder die zur Verfügung stehen. Beschreibung siehe hier. Pfeiltasten: Wenn Sie mehrere Empfänger ausgewählt haben, können Sie mit den Pfeiltasten zwischen den Dokumenten der Empfänger navigieren. Die angegebene Zahl zeigt bei welchem Dokument an welcher Stelle Sie sich gerade befinden. Beispiel: Sie schreiben einen Serienbrief an Herrn Meier, Herrn Müller und an Herrn Huber. Die Zahl zwischen den Pfeilen zeigt die 3 an. Das bedeutet, dass der angezeigte Brief des Dokuments an Herrn Müller gerichtet ist. Schalter Empfänger: Öffnet das Fenster Empfänger. Schalter und Fax: Mit den beiden Schaltflächen können Sie wählen, ob Sie das erstellte Dokument per oder Fax versenden möchten. Schalter PDF-Export: Ermöglicht den Export des erstellten Dokuments in das PDF-Format. Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil rechts neben der Schaltfläche öffnet sich ein Auswahlmenü, das Ihnen erlaubt das Dokument auch als.doc,.docx,.txt.,.rtf oder HTML zu exportieren. Register Start Gruppe Dokument Schalter Drucken Druckt das ausgewählte Dokument über den eingestellten Standarddrucker. Über den nach unten gerichteten Pfeil können Sie über das Druckmenü den Drucker vorbelegen oder das Dokument in der Vorschau betrachten. Schalter Speichern Das Fenster Dokumentenvorlage speichern als... wird geöffnet.

26 Schalter Neu Öffnet ein neues leeres Dokument, das beliebig z.b. als Serienbrief gestaltet werden kann. Schalter Öffnen Öffnet das Fenster Dokumentenvorlage wählen. Aus diesem Fenster können Sie bereits bestehende Dokumente öffnen und bearbeiten. Gruppe Schrift und Farbe Mit dieser Gruppe können Sie Ihren markierten Text über verschiedenste Funktion verändern. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung (von Links nach Rechts): Schriftart: Mit diesem Schalter wählen Sie die Schriftart Ihres Textes. Eine Auswahl der Schriftarten erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Schriftgröße: Mit diesem Schalter wählen Sie die Schriftgröße Ihres Dokuments aus. Eine Auswahl der Schriftgrößen erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Wenn Ihnen die vorgegebenen Schriftgrößen nicht zusagen, klicken Sie einfach in das Feld der Schriftgröße und überschreiben die Schriftgröße nach Ihrem Wunsch. Schriftgröße erhöhen/verkleinern: Markieren Sie zuerst den Text der vergrößert oder verkleinert werden soll. Klicken Sie anschließend auf den entsprechenden Schalter. Der markierte Text wird um eine Schriftgröße verändert. Je öfter Sie auf diesen Schalter klicken, umso größer bzw. kleiner wird die Schriftgröße. Schalter Fett: Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text fett hervorgehoben. Schalter Kursiv: Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text kursiv hervorgehoben. Schalter Unterstrichen: Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text unterstrichen. Schalter Durchgestrichen: Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text durchgestrichen. Schalter Hochgestellt:

27 Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text hochgestellt. Schalter Tiefgestellt: Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text tiefgestellt. Schalter Schriftfarbe: Mit diesem Schalter wählen Sie die Schriftfarbe des Textes aus. Eine Auswahl der Schriftfarben erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Schalter Texthintergrundfarbe: Mit diesem Schalter wählen Sie die Texthintergrundfarbe des Textes aus. Eine Auswahl der Texthintergrundfarbe erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Schalter Kontrollzeichen einblenden: Wenn Sie auf diesen Schalter klicken, werden die Kontrollzeichen eingeblendet. Um diese wieder auszublenden, klicken Sie erneut auf den Schalter Kontrollzeichen. Wenn Sie am Text gleichzeitig z.b. Schriftgröße, Schriftart und Schriftfarbe verändern möchten, klicken Sie am rechten Rand der Gruppenüberschrift "Schriftart & Farbe" auf das Symbol. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Auswahlmöglichkeiten, wie Ihr Text formatiert werden kann. Gruppe Absatz: Über die Gruppe Absatz setzen Sie die Absatz-Formatierungen. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung (von Links nach Rechts): Schalter Aufzählung: Mit diesem Schalter können Sie eine Aufzählung einfügen. Eine Auswahl der Aufzählungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Um die Aufzählung zu beenden, klicken Sie erneut auf diesen Schalter. Schalter Nummerierung: Mit diesem Schalter können Sie den Text nummerieren lassen. Eine Auswahl der Nummerierungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Um die Nummerierung zu beenden, klicken Sie erneut auf diesen Schalter. Schalter Einzug erhöhen/verkleinern: Mit diesem Schalter wird der Einzug des Absatzes vergrößert bzw. verkleinert. Schalter Ausrichtung:

28 Mit diesem Schalter richten Sie den markierten Text linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz aus. Schalter Zeilenabstand: Mit diesem Schalter wählen Sie den Zeilenabstand des Textes aus. Eine Auswahl der Zeilenabstände erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Wenn der Text bereits verfasst ist, müssen Sie den gesamten Text zuerst markieren, um den Zeilenabstand zu ändern. Wenn Sie am Text gleichzeitig z.b. Ausrichtung und Zeilenabstand verändern möchten, klicken Sie am rechten Rand der Gruppenüberschrift "Absatz" auf das Symbol. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Auswahlmöglichkeiten, wie der Text formatiert werden kann. Gruppe Zwischenablage: Schalter Einfügen: Mit diesem Schalter können Sie Texte aus der Zwischenablage einfügen. Um Texte aus der Zwischenablage einfügen zu können, müssen Sie erst einen Text aus einem anderen Programm markieren und kopieren. Schalter Ausschneiden: Mit diesem Schalter können Sie Texte ausschneiden. Um den Schalter zu aktivieren, muss der Text den Sie ausschneiden möchten markiert sein. Schalter Kopieren: Mit diesem Schalter können Sie einen Text kopieren und diesen in ein anderes Dokument übernehmen. Um den Schalter zu aktivieren, muss der Text den Sie kopieren wollen markiert sein. Schalter Alles markieren: Mit diesem Schalter markieren Sie den kompletten Text. Gruppe Bearbeiten: Schalter Suchen: Mit diesem Schalter können Sie das geöffnete Dokument nach einem bestimmten Schlagwort durchsuchen lassen. Schalter Ersetzen: Mit diesem Schalter können Sie einen Text oder eine Zahl durch einen anderen Text oder eine andere Zahl ersetzen lassen. Dies ist sehr praktisch wenn Sie z.b. die Jahreszahl von 2008 auf 2009 ersetzen möchten. Schalter Löschen: Mit diesem Schalter können Sie Texte löschen. Der Text den Sie löschen möchten muss zuerst markiert werden.

29 Gruppe Rückgängig: Über die beiden angezeigten Schaltflächen können Sie zuletzt durchgeführte Änderungen rückgängig machen oder erneut durchführen. Register Einfügen: Gruppe Kopf & Fußzeilen: Schalter Kopfzeile einfügen: Der Schalter Kopfzeile einfügen fügt dem Dokument eine Kopfzeile hinzu. Eine Kopfzeile hat den Vorteil, wenn das Dokument aus mehreren Seiten besteht, dass die Kopfzeile auf jeder Seite automatisch angezeigt bzw. ausgedruckt wird. Wenn Sie etwas an der Kopfzeile ändern, wird diese Änderung automatisch auch auf alle weiteren Seiten übertragen. Auch wenn das Dokument aus mehreren Seiten besteht, können Sie zu jeder Seite eine andere Kopfzeile erstellen. Sobald Sie auf den Schalter Kopfzeile einfügen klicken, erfolgt eine Meldung die Sie mit Ja oder Nein bestätigen müssen. Folgen Sie dem entsprechend der Anweisung. Schalter Fußzeile einfügen: Mit diesem Schalter fügen Sie eine Fußzeile in das Dokument ein. Eine Fußzeile hat den Vorteil, wenn das Dokument aus mehreren Seiten besteht, dass die Fußzeile auf jeder Seite automatisch angezeigt bzw. ausgedruckt wird. Wenn Sie etwas an der Fußzeile ändern, wird die Änderung automatisch auch auf alle weiteren Seiten übertragen. Schalter Kopfzeile löschen: Mit diesem Schalter wird die Kopfzeile gelöscht. Schalter Fußzeile löschen: Mit diesem Schalter wird die Fußzeile gelöscht. Gruppe Text Schalter Textfeld: Mit diesem Schalter können Sie ein Textfeld einfügen. Klicken Sie mit der Maus im Dokument an die Stelle, an der das Textfeld eingefügt werden soll. Anschließend klicken Sie auf den Schalter Textfeld. Der Vorteil eines Textfeldes ist, dass es von der Größe beliebig verändert werden kann und mehrere Textfelder auf einer Seite angeordnet werden können oder wenn Sie einen bestimmten Text unterschiedlich ausrichten möchten. Schalter Text aus Datei: Mit diesem Schalter können Sie einen bereits fertigen Text in Ihr Dokument einfügen. Alle Texte die Sie unter der Dateiendung.txt gespeichert haben, können hier eingefügt werden. Wenn Sie auf den Schalter Text aus Datei klicken, öffnet sich ein Auswahlfenster. Hier stellen Sie den Pfad ein, wo Sie Ihre Textdatei gespeichert haben.

30 Schalter Seitenumbruch: Mit diesem Schalter bestimmen Sie, wann eine neue Seite beginnen soll. Die Win-IMOS Textverarbeitung fügt am Ende der Seite automatisch einen Seitenwechsel ein. Sie können den Seitenwechsel aber durch einen Seitenumbruch selbst bestimmen. Klicken Sie an die Stelle ab der die neue Seite beginnen soll. Anschließend klicken Sie auf den Schalter Seitenumbruch. Eine neue Seite wird angezeigt. Gruppe Tabelle Schalter Tabelle: Mit diesem Schalter können Sie eine Tabelle in Ihr Dokument einfügen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol unter dem Schalter Tabelle, es öffnet sich ein Auswahlmenü: Untergruppe Tabelle: Schalter Einfügen: Mit diesem Schalter bestimmen Sie wie viele Spalten und Zeilen Ihre Tabelle haben soll. Um alle Schalter in der Gruppe Tabelle benutzen zu können, muss mindestens eine Tabelle einfügt sein. Schalter Löschen: Mit diesem Schalter löschen Sie die Tabelle. Die Tabelle wird komplett gelöscht, auch wenn diese aus mehreren Zeilen und Spalten besteht. Schalter Eigenschaften: Mit diesem Schalter können Sie die Tabelle formatieren. Es stehen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl. Z.B. ob ein Rahmen gesetzt werden soll oder die Größe der Tabelle. Schalter Gitterlinien anzeigen: Mit diesem Schalter können Sie Gitterlinien anzeigen lassen. Um die Anzeige der Gitterlinien zu deaktivieren, klicken Sie erneut auf den Schalter Gitterlinien anzeigen. Untergruppe Zeile Schalter Einfügen (unten): Mit diesem Schalter können Sie eine neue Zeile einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle wo eine neue Zeile eingefügt werden soll. Die Zeile wird unterhalb des Cursors eingefügt. Schalter Einfügen (oben): Mit diesem Schalter können Sie eine neue Zeile einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle wo eine neue Zeile eingefügt werden soll. Die Zeile wird oberhalb des Cursors eingefügt. Schalter Löschen: Mit diesem Schalter können Sie eine Zeile löschen. Klicken Sie dazu in der Tabelle in die Zeile, die gelöscht werden soll und anschließend auf den Schalter Löschen. Die Zeile wird gelöscht.

31 Wenn Sie gleichzeitig mehrere Zeilen löschen möchten, markieren Sie die Zeilen mit der Maus und gehen auf den Schalter Löschen. Alle von Ihnen markierten Zeilen werden gelöscht. Untergruppe Spalte: Schalter Einfügen (rechts): Mit diesem Schalter können Sie eine neue Spalte einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle wo eine neue Spalte eingefügt werden soll. Die Spalte wird rechts vom Cursor eingefügt. Schalter Einfügen (links): Mit diesem Schalter können Sie eine neue Spalte einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle wo eine neue Spalte eingefügt werden soll. Die Spalte wird links vom Cursor eingefügt. Schalter Löschen: Mit diesem Schalter können Sie eine Spalte löschen. Klicken Sie dazu in der Tabelle in die Spalte die gelöscht werden soll und anschließend auf den Schalter Löschen. Die Spalte wird gelöscht. Wenn Sie gleichzeitig mehrere Spalten löschen möchten, markieren Sie die Spalten mit der Maus und gehen auf den Schalter Löschen. Alle von Ihnen markierten Spalten werden gelöscht. Gruppe Bilder und Objekte Schalter Grafik: Mit diesem Schalter können Sie eine Grafik in das Dokument einfügen. Dazu klicken Sie auf den Schalter Grafik. Im Fenster Suchen geben Sie den Pfad an wo Ihre Grafik gespeichert ist. Schalter Objekt (OLE): Object Linking and Embedding (OLE, engl. Objekt-Verknüpfung und -Einbettung) ist ein von Microsoft entwickeltes Objektsystem und Protokoll, das die Zusammenarbeit unterschiedlicher (OLE-fähiger) Applikationen ermöglichen soll. Zum Beispiel kann ein Bild, das mit einem Zeichenprogramm erstellt wurde, in ein Textdokument eingebunden werden. Die Besonderheit ist dabei, dass dieses eingebettete Bild direkt aus dem Textprogramm heraus per Doppelklick mit dem ursprünglichen Zeichenprogramm bearbeitet werden kann. Dieses läuft dazu erkennbar am geänderten Menüaufbau als Rumpfprogramm innerhalb der Dokument-Applikation. OLE-Objekte können entweder verlinkt (Object Linking) oder eingebettet (Embedding) werden. Bei einer Verlinkung wird nur eine Referenz auf das eingebundene Objekt erstellt und im Dokument gespeichert, während bei einer Einbettung eine Kopie des Objekts im Dokument gespeichert wird. Diese Verlinkung bzw. Einbettung kann u.a. via Drag & Drop oder Copy & Paste erstellt werden. Der Vorteil des Einbettens besteht darin, dass das Verbunddokument von den Quelldateien der eingebundenen Objekte unabhängig ist. Allerdings benötigen durch Embedding erzeugte Dokumente auch mehr Speicherplatz als die durch Object Linking erzeugten. Schalter Hyperlink: Mit diesem Schalter können Sie einen Link direkt auf eine Website einfügen. Wenn Sie auf diesen Schalter klicken, öffnet sich das Fenster Neuer Link. Hier geben Sie den Text ein, der in Ihrem Dokument erscheinen soll und anschließend die Linkadresse. Der Text wird automatisch unterstrichen und in eine andere Schriftfarbe gewandelt. Die Schriftfarbe kann verändert werden, siehe Auswahlbox Schriftart & Farbe.

32 Wenn Sie auf den Text klicken, werden Sie automatisch direkt mit der Internetseite verbunden. Der Rechner muss dazu einen Internetzugang eingerichtet haben. Gruppe Rückgängig: Mit diesen Schaltern können Sie die letzte Bearbeitung rückgängig machen oder den ursprünglichen Vorgang wiederherstellen. Register Einstellungen: Gruppe Einstellungen: Schalter Seitenformat: Mit diesem Schalter können Sie die Seitengröße und Ränder Ihres Dokuments einstellen. Schalter Absatz: Mit diesem Schalter können Sie einen Absatz in Ihrem Dokument formatieren. Es stehen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung wie z.b. den Absatz linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder als Blocksatz zu formatieren. Um den Absatz formatieren zu können, muss dieser markiert sein. Schalter Tabulatoren: Mit diesem Schalter können Sie in Ihrem Dokument Tabulatoren setzen. Durch klicken dieses Schalters wird das Fenster Tabulatoren geöffnet. Hier können Sie die Tabulatorposition bestimmen, sowie die Ausrichtung einstellen. Um alle gesetzten Tabulatoren aus Ihrem Dokument zu löschen, klicken Sie erneut auf den Schalter Tabulatoren. Gruppe Ansicht: Schalter Lineal: Mit diesem Schalter können Sie als Hilfsmittel das Lineal ein- oder ausschalten. Textverarbeitung - Interne - Schalter Seriendruckfeld einfügen Auf der rechten Seite vom Dokument öffnet sich ein Auswahlblock, in dem Sie alle zur Verfügung stehenden Seriendruckfelder wählen können. Die Seriendruckfelder sind gruppiert nach: Klickfeld O = Objekte Klickfeld I = Interessenten Klickfeld K = Kontakte Klickfeld M = Maklerdaten

33 Schalter Einfügen Mit dem Schalter Adressblock können Sie automatisch alle Seriendruckfelder für die Adresse in Ihr Dokument einfügen lassen. Dies erspart Ihnen jedes Seriendruckfeld einzeln hinzuzufügen. Das Klickfeld I erscheint nur, wenn Sie die Textverarbeitung aus der Interessentenliste starten. Das Klickfeld K ist nur sichtbar, wenn Sie die Textverarbeitung aus der Kontakteliste starten. Die beiden Klickfelder O und M dagegen sind immer zur Auswahl möglich. Um den Adressblock für die Interessenten einfügen zu lassen, klicken Sie auf das Klickfeld I, für die Kontakte klicken Sie auf K. Um ein Seriendruckfeld einzufügen, klicken Sie an die Stelle Ihres Dokuments an der das Seriendruckfeld erscheinen soll. Anschließend klicken Sie im rechten Fensterbereich das Seriendruckfeld, dass Sie benötigen doppelt an, es wird in Ihr Dokument eingefügt. Um Seriendruckfelder zu löschen, klicken Sie das gewünschte Feld mit der Maus an. Es öffnet sich das Fenster, hier können Sie löschen wählen. Seriendruckfelder können nur durch Anklicken mit der Maus gelöscht werden, nicht durch markieren und entfernen! Damit Sie wissen, mit welchen Daten das Seriendruckfeld später befüllt wird, können Sie sich den Inhalt direkt anzeigen lassen, in dem Sie das Seriendruckfeld anklicken. Der Inhalt zeigt an, was in Ihrem Dokument ausgedruckt wird. Die Bedeutung der einzelnen Seriendruckfelder können Sie erfahren, wenn Sie ein Seriendruckfeld im Auswahlblock auf der rechten Seite einmal anklicken. Am Ende des Auswahlblocks finden Sie eine kurze Erklärung. Textverarbeitung - Dokumentvorlage speichern als Bezeichnung: Der bereits vergebene Name des Dokuments wird angezeigt. Wenn das Dokument unter einem anderen Namen erscheinen soll, überschreiben Sie die Bezeichnung mit dem neuen Namen. Zusatz: Hier haben Sie die Möglichkeit einen Zusatz zu diesem Dokument anzugeben. Ordner: Es werden alle Ordner angezeigt, die der Hauptgruppe zugeordnet sind. Wählen Sie den Ordner aus, in dem das Dokument hinterlegt werden soll. Schalter Speichern Speichert das Dokument, das Sie dem Ordner zugeordnet haben. Schalter Abbruch

34 Die Eingaben werden nicht gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

35 Textverarbeitung - Interne - Automatische Archivierung Mit der Win-IMOS Textverarbeitung können Sie automatisch eine Archivierung Ihres - und Faxverkehrs in Form eines Nachweises erstellen lassen. Somit haben Sie immer einen Überblick, an welchen Interessenten oder Kontakte ein oder Fax versendet wurde. Neben dem Datum und der Uhrzeit wird auch der Anhang über diesen Nachweis angezeigt. Wenn der Interessent oder Kontakt eine Frage zu einer bestimmten oder zu einem bestimmten Fax hat, können Sie anhand des Nachweises sofort erkennen, was Sie diesem wann geschickt haben. Die Nachweise können nach Erstellung direkt aus dem Dokumenten- und Nachweismanagement aufgerufen werden. Ob ein automatischer Nachweis erzeugt werden soll, können Sie über das Klickfeld Nachweis automatisch erzeugen bestimmen. Sobald dieses Feld angeklickt ist, wird automatisch von Win-IMOS ein Nachweis für diese oder für dieses Fax erstellt. Der Nachweis wird gleich in das von Ihnen ausgewählte Archiv erzeugt. Das Archiv legen Sie direkt über das Dokumenten- und Nachweismanagement an. Das Klickfeld Nachweis automatisch erzeugen finden Sie in dem Fenster und Fax. Versenden Sie ein oder ein Fax gleichzeitig an mehrere Empfänger, wird automatisch für jeden dieser Empfänger ein eigener Nachweis erstellt. Dies ist eine erhebliche Zeitersparnis. Textverabeitung - Interne - Nachweis erstellen In diesem Fenster geben Sie die Informationen für die Nachweise ein, die automatisch erstellt werden sollen. Schalter Weiter Speichert alle eingegebenen Daten und startet den Druckauftrag. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne etwas gespeichert zu haben. Auswahlfeld Datum Das Datum, an dem der Nachweis erstellt wurde. Das Tagesdatum wird automatisch vorbelelgt. Auswahlfeld Aktivität Im Auswahlfeld Aktivität können Sie den Betreff des Nachweises eintragen, z.b. Mietvertrag. Auswahlfeld Bemerkung Es können Bemerkungen zum Nachweis hinzugefügt werden, z.b. Herr Meier hat zwei Katzen. Auswahlfeld Ordner Im Auswahlfeld Ordner geben Sie das Archiv an, in dem der Nachweis gespeichert werden soll. Den Nachweis können Sie direkt über das Dokumenten- und Nachweismanagement öffnen.

36 Auswahlfeld Bearbeiter Sie können dem Nachweis einen Bearbeiter zuordnen. Einen Bearbeiter können Sie im Register Verwaltung - Schalter Voreinstellungen eingeben/ändern. Klickfeld Dokument aus der Textverarbeitung an den Nachweis anhängen Mit dieser Option können Sie steuern, ob das erzeugte Dokument aus der internen Textverarbeitung dem Nachwies später angehängt werden soll oder ob der Nachweis keinem Dokument zugeordnet werden soll. Termine Terminliste Mit dem integrierten Terminplaner verwalten Sie alle anfallenden Termine. Ein besonderer Vorteil dabei ist die Verbindung zur Interessenten-, Objekt- und Kontaktliste. So können Sie jedem Termin, falls gewünscht, einen Interessenten, ein Objekt oder einen Kontakt zuweisen. Das Fenster der Terminliste: Schalter Zurück: Speichert die Daten und schließt die Terminliste Gruppe Termine: Schalter Neu: Öffnet das Fenster Termin, wo Sie einen neuen Termin anlegen können. Schalter Bearbeiten: Öffnet einen ausgewählten Termin, um die Daten des Termins zu bearbeiten. Schalter Löschen: Über das aufklappbare Auswahlmenü (Pfeil nach unten) kann entweder der markierte Termin oder alle angezeigten Termine in der Liste gelöscht werden. Bevor Sie die Termine löschen können müssen Sie eine Sicherheitsabfrage bestätigen. Gruppe Daten: Schalter Drucken: Über die Druckfunktion können Sie die angezeigten Termine ausdrucken. Sie können vorgefertigte oder selbsterstellte Berichte für den Druck auswählen. Schalter Export:

37 Alle aufgelisteten Termine werden automatisch in das CSV-Format exportiert. Dieses Format kann von anderen Anwendungen z.b. Microsoft, Lotus Organizer geöffnet und weiterverarbeitet werden. Die exportierte Datei befindet sich in dem Ordner Eigene Dateien\WinIMOS\Daten. Schalter Als Nachweis: Speichert den gewählten Termin zusätzlich als Nachweis. Gruppe der Suchoptionen: Über weitere Optionen können Sie die Anzeige der Termine zusätzlich einschränken. Schalter / bei Interessent und Kontakt: Betätigen Sie den ersten Schalter, wird ein neues Fenster geöffnet wo Sie nach Interessenten oder Kontakten suchen können. Wenn Sie einen Eintrag ausgewählt haben, wird die Auflistung in der Terminliste entsprechend angepasst. Wenn Sie den zweiten Schalter klicken, wird die Auswahl des Interessenten oder Kontaktes zurückgesetzt und es werden wieder alle Termine für die Interessenten oder Kontakte angezeigt. Schalter / bei Objekt: Betätigen Sie den ersten Schalter, wird ein neues Fenster geöffnet wo Sie nach Objekten suchen können. Wenn Sie einen Eintrag ausgewählt haben, wird die Auflistung in der Terminliste entsprechend angepasst. Wenn Sie den zweiten Schalter klicken, wird die Auswahl des Objektes zurückgesetzt und es werden wieder alle Termine für die Objekte angezeigt. Auswahl Zeitraum: Über die Auswahl Zeitraum können Sie die Liste der Termine aufgrund eines Zeitrahmens weiter eingrenzen. Auswahl Bearbeiter: Die Liste können Sie zusätzlich anhand der vorhandenen Bearbeiter eingrenzen. Diese legen Sie im Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Bearbeiter an. Auswahl Aktivität: Jedem Termin können Sie eine gewisse Aktivität zuweisen. Diese können Sie ebenfalls in den Voreinstellungen vorbelegen. Mit der Auswahl Aktivität können Sie eine bestimmte Aktivität wählen um die Ergebnisse weiter einzuschränken. Option nur Kosten: Klicken Sie die Option Kosten an, wenn Sie nur die Termine anzeigen lassen wollen, wo Sie im Feld "Kosten" einen Betrag eingetragen haben. Schnellsuche : Wenn Sie hier einen Suchtext angeben (min. 3 Zeichen) wird zusätzlich der angegebene Text in der Kurzbeschreibung und in der Beschreibung des Termines gesucht. In der tabellarischen Ansicht unter den Suchoptionen werden die Termine, aufgrund der Suche angezeigt. Die Spalten der Liste können Sie beliebig anordnen, dazu klicken Sie einfach auf die Spaltenüberschrift und ziehen das Feld mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position nach links oder rechts. Auch die Liste der Termine kann beliebig sortiert werden,z.b. nach Datum, Objekt etc. Hierzu klicken Sie einmal in die Spaltenüberschrift, nach der sortiert werden soll.

38 Mehr zum Thema Listeneinstellungen finden Sie hier. Terminliste - Neu/Bearbeiten Dieses Fenster öffnet sich, wenn Sie einen neuen Termin erstellen oder bearbeiten wollen. Hier geben Sie die eigentlichen Daten für den Termin an. Folgende Angaben können Sie für einen Termin speichern: Auswahl Datum: Geben Sie hier das Datum des Termins an. Über den Schalter mit dem Pfeil nach unten können Sie das Datum aus einem Kalender auswählen. Auswahl Zeit: Geben Sie die Uhrzeit für den Termin an. Je nachdem ob Sie mit dem Cursor in Stunden oder Minuten sind, können Sie über die Pfeile rechts die Werte erhöhen oder verringern. Feld Dauer in Minuten: Geben Sie hier die geschätzte Dauer ein. Feld Text: Hier können Sie eine Kurzbeschreibung zum Termin eingeben. Auswahl Aktivität: Die Aktivität bezieht sich auf die Art des Termins. Die Voreinstellungen für die Aktivitäten wie z.b. Objektbesichtigung", Besuch Interessent" etc. können im Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen vorbelegt werden. Auswahl Bearbeiter: Jedem Termin kann ein Bearbeiter zugeordnet werden. Die Bearbeiter können Sie ebenfalls über die Voreinstellungen ändern. Feld Treffpunkt: Hier können Sie einen Treffpunkt eingeben. Feld Kosten: Hier können Sie evtl. entstandene Kosten eingeben. In der Terminliste können Sie mit dem Schalter "Nur Kosten" selektieren, dass nur Termine angezeigt werden, die Kosten verursacht haben. Mit "Drucken" können Sie einen Bericht "Tätigkeits- und Kostennachweis" drucken, in dem die Kosten summiert werden. Feld Pkw-Km: Die gefahrenen Km können erfasst werden. Feld Bemerkung: Dies ist ein Textfeld, in dem ein beliebiger Text mit Hinweisen zum Termin eingegeben werden kann. Haben Sie Microsoft Outlook als Terminplaner in den Voreinstellungen angelegt und Sie erstellen einen neuen Termin, können Sie zusätzlich zu den oben genannten Eingaben auch festlegen, ob Microsoft Outlook eine Erinnerung für Sie erzeugen soll. Dazu klicken Sie das entsprechende Klickfeld an und wählen eine Zeit aus.

39 Schalter / bei Interessent, Objekt und Kontakt: Die Termine können zum Einen einem Interessenten, einem Objekt oder einem Kontakt zugeordnet werden. Die Zuordnung wird über den ersten Schalter mit der Lupe durchgeführt. Es öffnet sich eine Suche, über die Sie gezielt nach den Datensätzen suchen können. Wenn Sie eine Auswahl getroffenen haben, wird die entsprechende eindeutige Nummer in die Felder geschrieben. Hat der zugewiesene Interessent eine Telefonnummer hinterlegt, können Sie ihn über den Schalter Tel. anrufen. Dazu ist jedoch die TAPI-Telefonie vorausgesetzt. Terminliste - Termin als Nachweis In diesem Fenster wählen Sie den Ordner aus, in dem der Termin als Nachweis gespeichert werden soll. Hier erscheinen alle Ordner die Sie bereits im Dokumenten- und Nachweismanagement angelegt haben. Klickfeld Termin nach dem Kopieren löschen Wenn dieses Klickfeld angeklickt ist, wird automatisch der Termin nach dem dieser als Nachweis übernommen wurde, gelöscht. Schalter Speichern Der Termin als Nachweis wird gespeichert und kann über das Dokumenten- und Nachweismanagement aufgerufen werden. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne einen Nachweis angelegt zu haben.

40 Register Angebot/Exposé Hauptmenü - Register Angebot/Expose Das Register Angebot/Exposé: Objektliste (links) und Interessentenliste (rechts) teilen sich den Registerreiter Angebot/Exposé, was einen optimalen Überblick verschafft und ein effizientes Schreiben von Angeboten und Exposés ermöglicht. In beiden Listen werden nur die Objekte und Interessenten angezeigt, die aktiv sind. Gesperrte Objekte und Interessenten werden nicht angezeigt, auch wenn Sie über die verschiedenen Objekte suchen. Gruppe Objekte: Schalter Angebot: Wählen Sie zuerst in der Liste ein Objekt und einen oder mehrere Interessenten aus (die gewünschten Zeilen anklicken, Mehrfachmarkierungen mit Strg-Taste gedrückt halten, die Markierungen sind durch einen Pfeil am Anfang der Zeile sichtbar). Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Angebot klicken, erscheint ein Zwischenfenster, welches Ihnen Ihre Auswahl anzeigt. Sie können über das geöffnete Fenster auswählen, ob Sie das Angebot Drucken, per oder Internetfax versenden möchten. Bei diesen Auswahlmöglichkeiten, startet die Textverarbeitung. Zusätzlich zu den eben genannten Auswahlmöglichkeiten, können Sie die Angebote auch in Listenform (Berichtsdesigner) ausdrucken lassen. Schalter Exposé:

41 Wählen Sie zuerst in der Liste ein oder mehrere Objekte aus (die gewünschten Zeilen anklicken, Mehrfachmarkierungen mit Strg-Taste gedrückt halten, die Markierungen sind durch einen Pfeil am Anfang der Zeile sichtbar). Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Exposé klicken, erscheint ein Zwischenfenster, welches Ihnen Ihre Auswahl anzeigt. Sie können über das geöffnete Fenster auswählen, ob Sie das Exposé Drucken, per oder Internetfax versenden möchten. Bei diesen Auswahlmöglichkeiten startet die Textverarbeitung. Zusätzlich zu den eben genannten Auswahlmöglichkeiten, können Sie die Exposés auch in Listenform (Berichtsdesigner) ausdrucken lassen. Schalter Schnellsuche (für Objekte): Sobald Sie auf Schnellsuche klicken öffnet sich die Volltextsuche (über alle Objektfelder) am unteren linken Bildschirmrand. Geben Sie in das Suchfeld mindestens 3 Zeichen ein, um die Suche zu starten. Nachdem die Suche beendet ist, können Sie über "Alle auswählen" die Suchergebnisse in die Vorauswahl übernehmen. Schalter Kriteriensuche (für Objekte): Bei dieser speziellen Art der Suche können Sie nach bestimmten Kriterien suchen lassen. Die Kriteriensuche umfasst die Angaben der Objektstammdaten, der Suchfelder, der Kriterien, der Nebenflächen, der Infrastruktur und der sonstigen Angaben. Wenn Sie bei der Kriteriensuche auf den nach unten gerichteten Pfeil klicken, können Sie ebenfalls die Kriteriensuche starten. Allerdings werden die Suchkriterien des markierten Interessenten auf der rechten Seite aus der Interessentenliste, in der Kriteriensuche vorbelegt. Nachdem Sie die Suche gestartet haben, werden die Suchergebnisse in der Objektliste auf der linken Seite angezeigt. Schalter Alle zeigen: Zeigt alle erfassten Objekte an, deren Kriterien der Gruppe "Auswahl" (z.b. Wohnen: Häuser; Miete) entsprechen. Wenn bereits alle Objekte aus der Gruppe Auswahl gelistet sind, ist die Schaltfläche nicht aktiv (grau hinterlegt). Gruppe Interessenten: Schalter Angebot: Wählen Sie zuerst in der Liste einen Interessenten und ein oder mehrere Objekte aus (die gewünschten Zeilen anklicken, Mehrfachmarkierungen mit Strg-Taste gedrückt halten, die Markierungen sind durch einen Pfeil am Anfang der Zeile sichtbar). Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Angebot klicken, erscheint ein Zwischenfenster, welches Ihnen Ihre Auswahl anzeigt. Sie können über das geöffnete Fenster auswählen, ob Sie das Angebot Drucken, per oder Internetfax versenden möchten. Bei diesen Auswahlmöglichkeiten startet die Textverarbeitung. Zusätzlich zu den eben genannten Auswahlmöglichkeiten, können Sie die Angebote auch in Listenform (Berichtsdesigner) ausdrucken lassen. Schalter Schnellsuche (für Interessenten): Sobald Sie auf Schnellsuche klicken öffnet sich die Volltextsuche (über alle Interessentenfelder) am unteren linken Bildschirmrand. Geben Sie in das Suchfeld mindestens 3 Zeichen ein, um die Suche zu starten. Nachdem die Suche beendet ist, können Sie über "Alle auswählen" die Suchergebnisse in die Vorauswahl übernehmen. Schalter Kriteriensuche

42 Bei dieser speziellen Art der Suche können Sie nach bestimmten Kriterien suchen lassen, die für einen Interessenten in Frage kommen. Die Kriteriensuche umfasst die Angaben der Anforderungen, der Suchfelder, der Kriterien, der Nebenflächen, der Infrastruktur und der sonstigen Angaben. Wenn Sie bei der Kriteriensuche auf den nach unten gerichteten Pfeil klicken, können Sie ebenfalls die Kriteriensuche starten. Wenn Sie vorher auf der linken Seite in der Objektliste ein Objekt markiert haben, werden dessen Daten in den Feldern für die Kriteriensuche vorbelegt. Nachdem Sie die Suche gestartet haben, werden die Suchergebnisse in der Interessentenliste auf der rechten Seite angezeigt. Schalter Alle zeigen: Zeigt alle erfassten Interessenten an, deren Kriterien der Gruppe "Auswahl" (z.b. Wohnen: Häuser; Miete) entsprechen. Wenn bereits alle Interessenten aus der Gruppe Auswahl gelistet sind, ist die Schaltfläche nicht aktiv (grau hinterlegt). Schalter Kontaktieren: Über den nach unten gerichteten Pfeil können Sie den ausgewählten Interessenten auf verschiedene Weise kontaktieren. Wenn Sie ein Systemtelefon angeschlossen bzw. die TAPI-Telefonie aktiviert haben, können Sie über Ihr Telefon den Kunden aus Win-IMOS heraus anrufen. Desweiteren können Sie dem Interessenten eine schreiben. Dazu startet Win-IMOS Ihren Standard- -Client und erzeugt eine neue . Ein Klick auf die Internetadresse startet Ihren Standard-Internet-Browser mit der vorbelegten Adresse. Gruppe Auswahl: Schalter "Art der Immobilie" z.b. Wohnen:Häuser (Pfeil nach unten) In dem geöffneten Menü können Sie die Art der gesuchten Immobilien auswählen, die in der Objekt- bzw. Interessentenliste vorausgewählt werden sollen. Mieten / Kaufen: Zusätzlich zu der Art der Immobilie können Sie angeben, ob nach Miet- oder Kaufobjekte ausgewählt werden soll. Funktionsleiste über der Objektliste: Über diese Leiste können Sie schnell auf verschiedene Funktionen zugreifen, ohne in das Register Objekte wechseln zu müssen. Folgende Funktionen können Sie aufrufen: - Objekt bearbeiten Über diese Schaltfläche gelangen Sie zu dem Fenster der Objektdaten. Dort können Sie sämtliche Informationen zu dem Objekt angeben/ändern und speichern. - Objekt neu anlegen Diese Schaltfläche legt ein neues Objekt an. Bevor Sie allerdings die Objektdaten eingeben können, erscheint ein Zwischenfenster, in welches Sie die neue Objektnummer angeben müssen. In diesem Zwischenfenster werden auf der rechten Seite die letzten 10 eingegebenen Objektnummern angezeigt.

43 Erst nach Eingabe einer eindeutigen noch nicht vorhandenen Objektnummer erscheint das Fenster für die Objektdaten. Die Objektnummer kann aus Buchstaben und/oder Zahlen bestehen. - Objekt kopieren Nach einem Klick auf diese Schaltfläche erscheint ein Zwischenfenster und Sie werden aufgefordert eine neue Objektnummer einzugeben. Auf der rechten Seite sehen Sie (nur zur Information) die zuletzt eingegebenen Objekte. Danach wird das markierte Objekt aus der Liste kopiert und das Fenster für die Objektdaten öffnet sich. Das Kopieren des Objektes beinhaltet nicht das Kopieren der bestehenden Nachweise, Termine und zugeordnete Kontakte. - Objekt löschen Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken folgt eine Frage, ob Sie das Objekt wirklich löschen möchten. Wenn Sie dies mit "Ja" bestätigen, wird das markierte Objekt unwiderruflich aus dem Datenbestand gelöscht. Die zugeordneten Eigentümer bzw. Kontakte werden nicht entfernt, lediglich die Verbindung zwischen den Datensätzen. Desweiteren werden Termine und Nachweise gelöscht, die nur diesem Objekt zugeordnet waren. Termine und Nachweise werden nicht gelöscht, wenn zusätzlich zu dem Objekt noch ein Interessent oder Kontakt zugeordnet ist. In diesem Fall wird nur die Verbindung vom Objekt zum Nachweis oder Termin entfernt. - Objektadresse in der Karte anzeigen Zeigt die Adresse des ausgewählten Objektes in einer Karte an. Weitere Informationen dazu hier. - Alle Objekte markieren Markiert alle aufgelisteten Objekte in der Liste. - Keine Objekte markieren Setzt alle Markierungen in der Liste zurück. - Objektliste sortieren nach Die Objektliste kann nach den, in der Auswahlbox aufgeführten Kriterien sortiert werden. Funktionsleiste über der Interessentenliste: Über diese Leiste können Sie schnell auf verschiedene Funktionen zugreifen, ohne in das Register Interessenten wechseln zu müssen. Folgende Funktionen können Sie aufrufen: - Interessent bearbeiten Über diese Schaltfläche gelangen Sie zu dem Fenster der Interessentendaten. Dort können Sie sämtliche Informationen zu dem Interessent angeben/ändern und speichern. - Interessent neu anlegen Diese Schaltfläche erzeugt einen neuen Interessenten. Bevor Sie allerdings die Interessentendaten eingeben können, erscheint ein Zwischenfenster in welches Sie als erstes überprüfen können, ob der Interessent bereits vorhanden ist. Wenn nicht, können Sie im Folgefenster die neue Interessentennummer angeben. Auf der rechten Seite werden die letzten 10 eingegebenen Interessentennummern angezeigt. Erst nach Eingabe einer eindeutigen noch nicht vorhandenen Interessentennummer erscheint das Fenster für die Interessentendaten.

44 - Interessent kopieren Nach einem Klick auf diese Schaltfläche erscheint ein Zwischenfenster und Sie werden aufgefordert eine neue Interessentennummer einzugeben. Auf der rechten Seite sehen Sie (nur zur Information) die zuletzt eingegeben Interessenten. Danach wird der markierte Interessent aus der Liste kopiert und das Fenster für die Interessentendaten öffnet sich. Das Kopieren des Interessenten beinhaltet nicht das Kopieren der bestehenden Nachweise und Termine. - Interessent löschen Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, folgt eine Frage, ob Sie den Interessenten wirklich löschen möchten. Wenn Sie dies mit "Ja" bestätigen, wird der markierte Interessent unwiderruflich aus dem Datenbestand gelöscht. Desweiteren werden Termine und Nachweise gelöscht, die nur diesem Interessent zugeordnet waren. Termine und Nachweise werden nicht gelöscht, wenn zusätzlich zu dem Interessent noch ein Objekt oder Kontakt zugeordnet ist, in diesem Fall wird ebenfalls nur die Verbindung vom Interessent zum Nachweis oder Termin entfernt. - Kontakte aus Outlook importieren Dies erlaubt Ihnen die Kontakte, die Sie in Microsoft Outlook eingegeben haben in die Interessentenliste zu importieren. Weiterführende Informationen finden sie hier. - Interessentenadresse in der Karte anzeigen Zeigt die Adresse des ausgewählten Interessenten in einer Karte an. Weitere Informationen dazu hier. - Alle Interessenten markieren Markiert alle aufgelisteten Interessenten in der Liste. - Keine Interessenten markieren Setzt alle Markierungen in der Liste zurück. - Interessentenliste sortieren nach Die Interessentenliste kann nach den, in der Auswahlbox aufgeführten Kriterien, sortiert werden. Eingabefeld für die Schnellsuche: Über das Eingabefeld auf der unteren linken Seite starten Sie die Schnellsuche für Objekte und Interessenten. Diese durchsucht sämtliche Felder der Objekt- und Interessentenliste nach dem Suchbegriff, der mindestens 3 Zeichen lang sein muss. Die Ergebnisse werden in einem weißen Rahmen angezeigt, indem Sie dann entweder alle Suchergebnisse in die Vorauswahl der Objekt- oder Interessentenliste übernehmen können oder nur ein einzelnen Eintrag.

45 Register Objekte Hauptmenü - Register Objekte Das Register Objekte: Dieses Register zeigt die Objektliste. Alle angelegten Objekte, auch die gesperrten werden angezeigt. Sie können hier die Hauptaufgaben wie Objekte anlegen, löschen, kopieren und bearbeiten übersichtlich erledigen. Gruppe Objekt: Schalter Neu: Diese Schaltfläche erzeugt ein neues Objekt. Bevor Sie allerdings die Objektdaten eingeben können, erscheint ein Zwischenfenster, in welches Sie die neue Objektnummer angeben müssen. In diesem Zwischenfenster werden auf der rechten Seite die letzten 10 eingegebenen Objektnummern angezeigt. Erst nach Eingabe einer eindeutigen noch nicht vorhandenen Objektnummer erscheint das Fenster für die Objektdaten. Die Objektnummer kann aus Buchstaben und/oder Zahlen bestehen. Schalter Bearbeiten: Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Eingabemaske der Objektdaten. Dort können Sie sämtliche Informationen zu dem Objekt angeben/ändern und speichern. Schalter Löschen: Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird das markierte Objekt unwiderruflich aus dem Datenbestand gelöscht. Die zugeordneten Eigentümer bzw. Kontakte werden nicht entfernt, lediglich die Verbindung zwischen den Datensätzen. Termine und Nachweise werden gelöscht, wenn sie nur diesem Objekt zugeordnet waren. Termine und Nachweise werden nicht gelöscht, wenn zusätzlich zu dem Objekt noch ein Interessent oder Kontakt zugeordnet ist, in diesem Fall wird nur die Verbindung vom Objekt zum Nachweis oder Termin entfernt. Schalter Kopieren: Nach einem Klick auf diese Schaltfläche erscheint ein Zwischenfenster und Sie werden aufgefordert eine neue, noch nicht vorhandene Objektnummer einzugeben. Auf der rechten Seite sehen Sie (nur zur Information) die zuletzt eingegeben Objektnummern. Danach wird das markierte Objekt aus der Liste kopiert und die Eingabemaske für die Objektdaten geöffnet. Das Kopieren des Objektes beinhaltet nicht das Kopieren der bestehenden Nachweise, Termine und zugeordnete Kontakte. Schalter Kriteriensuche: Bei dieser speziellen Art der Suche können Sie nach bestimmten Kriterien suchen lassen. Die

46 Kriteriensuche umfasst die Angaben der Objektstammdaten, der Suchfelder, der Kriterien, der Nebenflächen, der Infrastruktur und der sonstigen Angaben. Weitere Informationen finden Sie hier. Schalter Alle zeigen: Zeigt alle erfassten Objekte an, auch die gesperrten Objekte. Gruppe Liste: Schalter Drucken: Sie können die angezeigte Objektliste entweder als Bericht drucken oder als Serienbrief. Wenn Sie die Option "Bericht" wählen, können Sie über einen vorgefertigten oder selbst erstellten Bericht die Objektliste ausdrucken. Weitere Informationen zum Berichtsdesigner finden Sie hier. Wenn Sie die Option "Serienbrief" wählen, startet automatisch die Textverarbeitung und druckt die Liste über ein vorgefertigtes Dokument. Schalter Export: Die Daten der Objekte werden in das CSV-Format gespeichert. Dieses Format erlaubt Ihnen die Datei über z.b. Microsoft Excel, Lotus Organizer oder OpenOffice Math zu öffnen und weiter zu bearbeiten. Die exportierte Datei wird automatisch in Ihren Eigenen Dateien -> WinIMOS -> Daten -> OBJEKTE.CSV gespeichert. Schalter Import: Über diese Schaltfläche erhalten Sie die Möglichkeit externe Daten, die im TXT oder CSV-Format sind, in die Liste der Objekte zu importieren. Informationen zu dem Import-Assistent erhalten Sie hier. Schalter Verkaufte Objekte: Diese Schaltfläche öffnet ein neues Fenster in dem Sie die verkauften Objekte ausdrucken können, die in einem von Ihnen bestimmten Zeitraum liegen. Gruppe Zusatzfunktionen: Schalter Provisionsabrechnung: Über die Provisionsabrechnung können Sie die einzelnen Objekte abrechnen, die Sie vermietet oder verkauft haben. Fortführende Informationen finden Sie unter Provisionsabrechnung. Schalter Statistik: Die Statistiken ermöglichen es Ihnen verschiede Auswertungen Ihrer Daten anzuzeigen, z.b. Anzahl neuer Objekte, Provisionen etc. Weitere Informationen finden Sie hier. Schalter Neue Anzeige: Mit dem aufklappbaren Menü können Sie bis zu 3 Anzeigen für das ausgewählte Objekte erstellen (siehe Anzeige erstellen). Zusätzlich können Sie die Zeitung/Publikation auswählen bzw. neu erstellen, für die Sie die Anzeige schalten möchten. Die Zeitungen/Publikationen werden als Kontakte in Win-IMOS angelegt und können im Register Kontakte gegebenenfalls geändert, gelöscht oder neu erstellt werden. Achten Sie bei der Neuanlage darauf, dass die richtige Kategorie eingestellt ist. Schalter Anzeige bearbeiten:

47 In der Anzeigenverwaltung können Sie auf bereits erstellte oder archivierte Anzeigen zurückgreifen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit Anzeigen zu bearbeiten, zu löschen oder auch Neue zu erstellen. Weiterführende Informationen finden Sie hier. Funktionsleiste über der Objektliste: - Objektadresse in der Karte anzeigen Zeigt die Adresse des ausgewählten Objektes in einer Karte an. Weitere Informationen dazu hier. - Objektliste sortieren nach Die Objektliste kann nach den, in der Auswahlbox aufgeführten Kriterien sortiert werden. Eingabefeld für die Schnellsuche: Am unteren Ende links vom Fenster der Objektliste finden Sie das Eingabefeld für die Schnellsuche. Klicken Sie mit der Maus in das weiße Eingabefeld oder betätigen Sie auf Ihrer Tastatur F4 und der Cursor blinkt automatisch im Eingabefeld. Es öffnet sich darüber nun ein weißes Kästchen, in dem dann die Ergebnisse angezeigt werden. Sie können ganze Wörter oder auch nur einen Teil eines Wortes eingeben, die Ergebnisse werden im weißen Fenster aufgelistet, mit einem Hinweis in welchen Feldern das Suchwort gefunden wurde. Die Suche läuft über alle Datenfelder der Objekte, dabei wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Sie möchten nach einem Objekt suchen, wissen jedoch nicht mehr die ganze Objektnummer nur dass es irgendetwas mit zu tun hat. Geben Sie in das Suchfeld "830" ein und im weißen Fenster erscheinen die Suchergebnisse: z.b. das Objekt mit der Nummer und ein Objekt mit der PLZ Die Suche läuft über alle Datenfelder der Objektliste und liefert daher alle Ergebnisse, die die Zahlen 830 beinhaltet. Bei Wörtern wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Objektdaten - Allgemein Dieses Eingabefenster dient zur Eingabe bzw. Bearbeitung sämtlicher Objektdaten. Die Daten des Objektes sind in verschiedene Register eingeteilt und können durch einfaches Anklicken gewechselt werden. Menüleiste: Schalter Speichern: Speichert Objektdaten in die Datenbank. Wenn Sie ohne auf Speichern zu klicken das Fenster verlassen, werden die Daten nicht gespeichert. Schalter Abbruch: Wenn Sie das Fenster mit Abbruch verlassen, werden die Daten, die Sie geändert haben nicht gespeichert.

48 Schalter Drucken: Sämtliche Objektdaten können Sie über vorgefertigte oder selbst erstellte Berichte (siehe Berichtsdesigner) anzeigen und ausdrucken. Schalter Termine: Über diesen Schalter können Sie direkt in die Terminliste wechseln, dazu wird das Objekt als Kriterium zum einschränken der Auswahl bereits vorbelegt. Schalter Nachweise: Wie bei der Terminliste können Sie die Nachweisliste ebenfalls direkt und mit eingeschränkter Auswahl öffnen lassen. Register der Objektdaten: Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien, Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten

49 Objektdaten - Register Objekt In diesem Register werden sämtliche Daten erfasst, die direkt das Objekt betreffen, z.b. die Adresse, die Kurzbeschreibung, die Objektart, die Infrastruktur, etc. Die Vorgaben für die Auswahlboxen Objektart und Status können Sie nicht ändern, sie sind fest im Programm integriert. Andere Vorgaben wie Gebiet, Kategorie, Bearbeiter, Land und Suchfelder können Sie über die Voreinstellungen definieren. Gehen Sie dazu entweder über das Hauptmenü in das Register Sonstiges - Schalter Voreinstellungen oder klicken Sie auf eines der blauen Zahnräder. Weitere Register der Objektdaten: Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien, Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten Objektdaten - Register Preis Dieses Register dient dazu je nach Art des Objektes, den Kaufpreis bzw. die Miete zu erfassen und die Provision zu definieren. Es teilt sich in den Bereich für die Eingaben der Daten der Verkaufsobjekte und für die Eingabe der Daten für Mietobjekte. Sie können ein Objekt entweder nur als Miet- oder Kaufobjekt anlegen. Bereich Verkaufsdaten: Klickfeld Als Verkaufsobjekt führen: Wenn Sie das Objekt verkaufen möchten, aktivieren Sie das Klickfeld "Als Verkaufsobjekt führen". Die Eingabefelder für die Verkaufsdaten werden eingeblendet, die Eingabefelder für Mietobjekte im unteren Bereich werden automatisch ausgeblendet. Neben dem Kaufpreis gibt es die Möglichkeit, den Preis pro m² und die Nebenkosten einzugeben. Mit dem Taschenrechner-Symbol neben der Angabe Preis/m² können Sie den m²-preis automatisch aufgrund der angegebenen Hauptfläche und dem Kaufpreis berechnen lassen. Sofern Sie in den Voreinstellungen 2 Währungen eingestellt haben, erscheinen auch 2 Eingabefelder, jeweils für Kaufpreis und Preis pro m². Mit dem eingeblendeten Taschenrechner neben dem Kaufpreis können Sie dann die Umrechnung von der Währung 1 in 2 automatisch vornehmen. Neben der Angabe für den Preis können Sie entscheiden, ob eine MwSt. angegeben werden muss. Nach einem Klick auf das Klickfeld " Mwst. ausweisbar" erscheint eine Auswahlbox mit Mehrwertsteuersätzen, dessen Werte Sie über die Voreinstellungen ändern können. Schalter Verkaufen, Schalter : Die Daten für die verschiedenen Provisionen geben Sie in dem neu geöffneten Fenster Objektdaten - Register Preis - Daten Verkauf an. Hier hinterlegen Sie das Datum des Verkaufs, den erzielten Verkaufsbetrag und die Provision, die dann später in der Provisionsabrechnung vorbelegt bzw. die zu Beginn zu den Immobilienportalen übertragen werden soll.

50 Bereich Vermietungsdaten: Klickfeld Als Miet-/Pachtobjekt führen: Wenn Sie das Objekt vermieten möchten, aktivieren Sie das Klickfeld "Als Miet-/Pachtobjekt führen". Die Eingabefelder für die Mietdaten werden eingeblendet, die Eingabefelder für Verkaufsobjekte im oberen Bereich werden automatisch ausgeblendet. Neben dem Mietpreis haben Sie auch die Möglichkeit, die Miete pro m², die Nebenkosten und die Kaution einzugeben. Mit dem Taschenrechner-Symbol neben der Angabe der Miete/m² können Sie den m²-preis automatisch aufgrund der angegebenen Hauptfläche und den Mietpreis berechnen lassen. Sofern Sie in den Voreinstellungen 2 Währungen eingestellt haben, erscheinen auch 2 Eingabefelder jeweils für die Miete und Miete pro m². Mit dem eingeblendeten Taschenrechner neben dem Mietpreis können Sie dann die Umrechnung von der Währung 1 in 2 automatisch vornehmen. Neben der Angabe für den Preis können Sie entscheiden, ob eine MwSt. angegeben werden muss. Nach einem Klick auf das Klickfeld " Mwst. ausweisbar" erscheint eine Auswahlbox mit Mehrwertsteuersätzen, dessen Werte Sie über die Voreinstellungen ändern können. Schalter Vermieten, Schalter : Die Daten für die verschiedenen Provisionen geben Sie in dem neu geöffneten Fenster Objektdaten - Register Preis - Daten Vermietung an. Hier hinterlegen Sie das Datum der Vermietung, die erzielte Miete und die Provision, die dann später in der Provisionsabrechnung vorbelegt bzw. die zu Beginn zu den Immobilienportalen übertragen werden soll. Weitere Register der Objektdaten: Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien, Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten

51 Objektdaten - Register Preis - Daten Verkauf In diesem Fenster werden die Verkaufsdaten, die letztendlich Grundlage für die Provisionsberechnung sind, eingegeben. Die Eingaben werden in 2 Register unterteilt: Register Preis Feld Preis lt. Angebot: Es wird der Verkaufspreis ausgewiesen, den Sie in den Objektstammdaten hinterlegt haben. Das Feld ist nicht aktiviert und der Betrag kann nur geändert werden, indem Sie in die Objektstammdaten zurück gehen und dort die Änderung des Verkaufspreises vornehmen. Feld Erzielter Preis: In diesem Feld geben Sie den Betrag an, den Sie tatsächlich für das Objekt erzielt haben. Sollten Sie in den Voreinstellungen (Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Währung) 2 Währungen angegeben haben, erhalten Sie für jede Währung ein Eingabefeld. Feld Verkauft am: Hier geben Sie das Datum des Verkaufes an. Schalter Verkauf rückgängig machen: Wenn Sie den Verkauf bereits getätigt haben, erscheint neben dem Verkaufsdatum eine Schaltfläche "Verkauf rückgängig machen", die es Ihnen ermöglicht den Verkaufsvorgang ggf. zu stornieren. Schalter : Über diesen Schalter wählen Sie den Interessenten, der das Objekt gekauft hat.

52 Register Courtage Im Register Courtage erfassen Sie in der oberen Gruppe die Provision, die der Verkäufer und in der Unteren die Provision, die der Käufer tragen muss. Auswahlbox Berechnung: Bietet die Möglichkeit zwischen verschiedenen Berechnungen auszuwählen. Allerdings können Sie die Einträge nicht ändern, sie sind fest im Programm hinterlegt. Feld Satz: Je nach Berechnungsart geben Sie entweder einen Prozentwert oder einen Betrag an. Dieser wird später in der Provisionsabrechnung berücksichtigt. Optionen exkl./inkl. MwSt.: Bei den Immobilienportalen wird der Provisionstext mit übergeben. Über diese Option ergänzen Sie die Angabe, ob die Provision inklusiv oder ohne Mehrwertsteuer ist. Schalter Zurück: Über diesen Schalter gelangen Sie zurück zum vorherigen Fenster. Sollten Sie dieses Fenster aus den Objektstammdaten gestartet und die Kaufdaten eingetragen haben, wird das Objekt automatisch auf den Status "vermittelt" gesetzt. Objektdaten - Register Preis - Daten Vermietung

53 In diesem Fenster werden die Vermietungsdaten, die letztendlich Grundlage für die Provisionsberechnung sind, eingegeben. Die Eingaben werden in 2 Register unterteilt: Register Preis Feld Preis lt. Angebot: Es wird der Mietpreis ausgewiesen, den Sie in den Objektstammdaten hinterlegt haben. Das Feld ist nicht aktiviert und der Betrag kann nur geändert werden, indem Sie in die Objektstammdaten zurück gehen und dort die Änderung des Mietpreises vornehmen. Feld Erzielter Preis: In diesem Feld geben Sie den Betrag an, den Sie tatsächlich für das Objekt erzielt haben. Sollten Sie in den Voreinstellungen (Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Währung) 2 Währungen angegeben haben, erhalten Sie für jede Währung ein Eingabefeld. Feld Vermietet am: Hier geben Sie das Datum der Vermietung an. Schalter Vermietung rückgängig machen: Wenn Sie die Vermietung bereits getätigt haben, erscheint neben dem Mietdatum eine Schaltfläche "Vermietung rückgängig machen", die es Ihnen ermöglicht den Mietvorgang ggf. zu stornieren. Schalter : Über diesen Schalter wählen Sie den Interessenten, der das Objekt gemietet hat. Register Courtage Im Register Courtage erfassen Sie in der oberen Gruppe die Provision, die der Verkäufer und in der Unteren die Provision, die der Mieter tragen muss. Auswahlbox Berechnung: Bietet die Möglichkeit zwischen verschiedenen Berechnungen auszuwählen. Allerdings können Sie die Einträge nicht ändern, sie sind fest im Programm hinterlegt. Feld Satz: Je nach Berechnungsart geben Sie entweder einen Prozentwert oder einen Betrag an. Dieser wird später in der Provisionsabrechnung berücksichtigt. Optionen exkl./inkl. MwSt.: Bei den Immobilienportalen wird der Provisionstext mit übergeben. Über diese Option ergänzen Sie die Angabe, ob die Provision inklusiv oder ohne Mehrwertsteuer ist. Schalter Zurück: Über diesen Schalter gelangen Sie zurück zum vorherigen Fenster. Sollten Sie dieses Fenster aus den Objektstammdaten gestartet und die Mietdaten eingetragen haben, wird das Objekt automatisch auf den Status "vermittelt" gesetzt.

54 Objektdaten - Register Flächen/Kriterien Über dieses Register geben Sie für das Objekt die Hauptfläche, die Nebenflächen und die Kriterien an. In Win-IMOS können Sie für die Objekte bis zu 4 Nebenflächen und 8 Kriterien angeben. Bitte beachten Sie, dass diese Angaben von der ausgewählten Objektart unter Register Objekt abhängig ist. Über das -Symbol gelangen Sie in die Voreinstellungen, wo Sie für jede Objektart die passende Hauptfläche, die Nebenflächen und die Kriterien betiteln können. Diese Unterscheidung pro Objektart wurde durchgeführt, da z.b. für Wohnungen andere Flächen und Kriterien maßgeblich sind als für z.b. Hallen- und Produktionsflächen. Weitere Register der Objektdaten: Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten Objektdaten - Register Texte Das Register Texte: In diesem Register können Sie verschiedene Texte eintragen, die Sie später z.b. in die Textverarbeitung übernehmen oder zu den Immobilienportalen übertragen lassen können. Bereich Symbolleiste (Beschreibung von Links nach Rechts):

55 Schalter Neu: Setzt den Text zurück und Sie können Neuen eingeben. Schalter Öffnen: Über diesen Schalter können Sie Texte, die als Text-Datei (*.txt) vorliegen, öffnen und einfügen. Bitte beachten Sie, dass Sie hier keine Dokumente zuweisen oder öffnen können. Dies können Sie im Register Bilder/Dokumente oder über die Nachweise. Schalter Speichern: Wenn Sie die angelegten Texte separat auf Ihren Rechner speichern möchten, können Sie das über diesen Schalter tun. Der Text wird als Text-Datei (*.txt) abgespeichert. Die.txt-Datei steht jedoch in keinem Zusammenhang mit der Textverarbeitung bzw. der Serienbrieffunktion. Schalter Drucken: Ruft das Fenster für die Druckeinstellungen auf. Sobald Sie das Fenster mit OK verlassen, wird ein Druckauftrag an Ihren Drucker versendet. Schalter Ausschneiden: Schneidet den markierten Text aus und legt ihn in die Zwischenablage. Schalter Kopieren: Kopiert den markierten Test und legt ihn in die Zwischenablage. Schalter Einfügen: Fügt den Inhalt der Zwischenablage an die Mausposition im Text ein. Mit den Registern am unteren Rand des Fensters haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Textbausteine zu definieren. Folgende Texte sind möglich: Beschreibung (extern) Beschreibung (intern) Preis Lage Ausstattung Sonstiges Anzeige 1 Anzeige 2 Anzeige 3 Bis auf die Textbausteine Beschreibung (intern), Anzeige 1, Anzeige 2 und Anzeige 3 werden alle Texte (falls ein Inhalt vorhanden ist) an die Immobilienportale übertragen. In den Textbausteinen Anzeige 1-3 werden die Texte eingetragen, die in der Anzeigenverwaltung von Win-IMOS verwenden werden sollen. Nähere Informationen finden Sie unter der Anzeigenverwaltung. Weitere Register der Objektdaten: Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien,

56 Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten Objektdaten - Register Bilder/Dokumente Das Register Bilder/Dokumente: In diesem Register können Sie beliebig viele Bilder und Dateien dem Objekt zuordnen. Die Bilder und Dokumente werden allerdings nicht in die Datenbank gespeichert. Win-IMOS speichert lediglich die Pfade zu den Dateien in die Datenbank. Das bedeutet, dass Sie die zugewiesenen Dateien separat speichern müssen. Wenn Sie die Dateien aus dem Zielpfad löschen oder verschieben, kann Win-IMOS die Dateien nicht mehr finden. Weitere Hinweise für Kunden mit der Netzwerkversion finden Sie hier. Sobald Sie ein Bild zugewiesen haben, wird nach dem Speichern des Objektes aus dem ersten Bild ein Vorschaubild erzeugt, welches dann in der Objektliste angezeigt wird. Linke Seite: Auf der linken Seite erhalten Sie eine Auflistung der zugeordneten Dateien zu dem Objekt. Angegeben sind die Position in dieser Liste und der Titel des Bildes. Schalter Hinzufügen: Über diesen Schalter können Sie sämtliche Dateien dem Objekt zuordnen. Empfehlenswert sind hier Bilder, Grundrisse als PDF-Dokument oder kleine Videos zum Objekt. Sonstige Dokumente können Sie über einen Nachweis mit Zuordnung zu dem Objekt speichern. Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, werden Sie gebeten einen Titel für das Bild anzugeben.

57 Schalter Löschen: Über diesen Schalter entfernen Sie die Verknüpfung zwischen Objekt und Datei. Die Datei wird nicht gelöscht. Schalter Position erhöhen: Erhöht die Position des markierten Eintrages. Dies ist wichtig in Bezug auf die Übertragung der Dateien in die Immobilienportale. Schalter Position verringern: Verringert die Position des markierten Eintrages. Dies ist wichtig in Bezug auf die Übertragung der Dateien in die Immobilienportale. Rechte Seite: Rechts neben der Auflistung der Dateien erscheint, wenn Sie ein Bild angeklickt haben, die Vorschau des Bildes. Dieses Bild wird nicht in der Originalgröße angezeigt sondern passend für die Vorschau. Das Bild selber wird nicht geändert. Eingabefeld für den Titel: Unter der Vorschau können Sie über ein Eingabefeld das Bild bzw. das Dokument betiteln. Dieser Titel erscheint dann links in der Auflistung und auch in den Immobilienportalen. Es folgt die Pfadangabe zu der Datei, die Sie dem Eintrag zugeordnet haben. Klickfeld auf Immobilienportale übertragen erlaubt: Über dieses Klickfeld können Sie bestimmen, ob die angegebene Datei später zu den Immobilienportalen übertragen werden darf oder nicht. Weitere Register der Objektdaten: Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien, Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten Objektdaten - Register Internet Mit Win-IMOS können Sie Ihre erfassten Objekte auf bis zu 16 Immobilienportale übertragen. 5 Dieser Portale sind bereits vordefiniert, es stehen Ihnen somit noch 11 Portale zur freien Verfügung zu denen Sie übertragen können. Weitere Informationen siehe Hauptmenü - Register Internet - Zugangsdaten. Nachdem Sie die entsprechenden Klickfelder vor den Immobilienportalen angeklickt und das Objekt gespeichert haben, taucht das Objekt im Hauptmenü - Register Internet auf und kann an die Immobilienportale übertragen werden. Klickfeld Adresse des Objektes im Immobilienportal anzeigen lassen:

58 Die Adresse des Objektes muss an die Immobilienportale übertragen werden, weil die Adresse zu den Pflichtangaben gehört. Die Portale bieten allerdings die Möglichkeit im Online-Exposé die Adresse zu unterdrücken. Nur wenn Sie diese Option aktiviert haben, wird die Adresse später auf der Internetseite des Portales angezeigt werden. Die Immobilienportale bieten eine Fülle an Informationen für die Übertragung an. Darum sind nicht alle Daten, die Sie an die Portale übertragen können vordefiniert. Es gibt allerdings die Möglichkeit Win-IMOS soweit zu konfigurieren, dass Sie spezielle Informationen an die Immobilienportale übertragen können. Klicken Sie dazu auf den Schalter. Dieser Schalter öffnet ein PDF-Dokument, das eine Auflistung der Informationen enthält, die Sie an die Immobilienportale übertragen können. Achten Sie bitte darauf, dass ImmobilienScout24 als Einzigstes gegenüber den anderen Portalen eine eigene Spezifikation zur Übertragung hat und damit auch andere Felder zur Verfügung stehen. Darum ist das Dokument in 2 Abschnitte unterteilt, einmal die Daten für ImmobilienScout24 und einmal die Daten für die Portale, die den OpenImmo-Standard verwenden. Weitere Register der Objektdaten: Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien, Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten Objektdaten - Register Eigentümer In diesem Register können Sie den Eigentümer des Objektes angeben. Dieser muss als Kontakt angelegt sein, damit Sie ihn zuordnen können. Dadurch haben Sie den Vorteil den Eigentümer nur einmal anzulegen, aber mehreren Objekten zuzuordnen ohne das Sie den Kontakt mehrmals anlegen müssen. Schalter Eigentümer auswählen: Diese Schaltfläche öffnet das Suchen-Fenster in dem Sie den Kontakt suchen können. Sollte die Person nicht vorhanden sein, können Sie auf den Schalter "Neu eingeben" klicken. Weitere Register der Objektdaten: Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien, Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register Kontakte, Objektdaten - Register Daten Objektdaten - Register Kontakte Wenn Sie dem Objekt weitere Kontakte außer dem Eigentümer zuordnen wollen, verwenden Sie den Register Kontakte. Schalter Hinzufügen: Öffnet das Suchen-Fenster, über welches Sie bestehende Kontakte suchen und auswählen können. Der Kontakt wird dem Objekt zugeordnet und erscheint in der Liste.

59 Schalter Entfernen: Entfernt die Verbindung zwischen dem Kontakt und dem Objekt. Der Kontakt selber wird nicht aus dem Datenbestand gelöscht. Schalter Bearbeiten: Mit dem Schalter Bearbeiten gelangen Sie in die Daten des Kontaktes um die Stammdaten zu bearbeiten. Schalter Neu: Nach dem Klick auf die Schaltfläche Neu erscheint ein leeres Fenster für die Eingabe eines neuen Kontaktes. Nachdem Sie die Daten gespeichert haben, wird der Kontakt dem Objekt zugeordnet. Schalter Serienbrief: Die Schaltfläche Serienbrief erstellt die Datenquelle für die aufgelisteten Kontakte, startet die Textverarbeitung und ermöglicht den sofortigen Schriftverkehr von dieser Stelle aus ohne das Fenster schließen zu müssen. Weitere Register der Objektdaten: Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien, Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Daten

60 Objektdaten - Register Daten Über diesen Register können Sie, auf 60 Freifelder verteilt, zusätzliche Informationen für das Objekt angeben. Diese Felder sind intern durch nummeriert und stehen Ihnen in der Textverarbeitung ebenfalls zur Verfügung. Wie bei den Flächen und Kriterien werden die Freifelder pro Objektart angegeben. Den Titel der Freifelder können Sie ganz nach Ihren Anforderungen individuell ändern, dazu klicken Sie doppelt auf den Titel. Achtung: Die 60 Freifelder verteilen sich auf drei Register, die Sie am unteren Bildschirmrand wechseln können! Weitere Register der Objektdaten: Objektdaten - Register Objekt, Objektdaten - Register Preis, Objektdaten - Register Flächen/Kriterien, Objektdaten - Register Texte, Objektdaten - Register Bilder/Dokumente, Objektdaten - Register Internet, Objektdaten - Register Eigentümer, Objektdaten - Register Kontakte Kriteriensuche - Objekt Mit Hilfe dieses Fensters haben Sie die Möglichkeit, Ihre Objektsuche abhängig der Interessentenkriterien einzuschränken bzw. anzupassen. Dabei werden nur die Kriterien in die Suche aufgenommen, deren Häkchen vor dem Kriterium aktiviert sind.

61 Schalter Suchen: Nachdem Sie Ihre Suchkriterien angegeben haben und auf diesen Schalter geklickt haben, wird die Suche gestartet. Die Ergebnisse werden im Hauptfenster in der Liste der Objekte angezeigt. Schalter Abbruch: Schließt das Fenster ohne eine Suche zu starten. Schalter Zurücksetzen: Mit diesem Schalter setzen Sie die Häkchen sämtlicher Kriterien zurück. Option "Bereits angebotene Objekte nicht mehr anbieten": Ist diese Option aktiviert, werden nur die Objekte angezeigt, die diesem Interessenten noch nicht angeboten wurden. Es wird überprüft ob ein Nachweis vorhanden ist der: dem Interessent zugeordnet, dem Objekt und die "Aktivität" mit "Angebot" angegeben ist. Diese Option befindet sich in der Gruppe "Anforderungen" aber auch nur dann, wenn Sie eine Kriteriensuche über passende Objekte für einen Interessenten suchen. Angenommen, Sie finden kein passendes Objekt für einen bestimmten Interessenten, wollen ihm aber trotzdem eines anbieten, können Sie in den Suchoptionen einstellen, dass z.b. keine Übereinstimmung zwischen Interessentgesuch und Objekt in den Feldern "Grundstücksfläche" und "Etagen" gewünscht wird. Dazu klicken Sie einfach auf die entsprechenden Kästchen "Grundstücksfläche" und "Etagen", so dass die Markierung entfernt wird. Es werden nun auch Objekte selektiert, die nicht unbedingt genau mit den Interessentengesuch bezüglich der Etagenanzahl und der Größe der Grundstücksfläche entsprechen. Die Vorgaben für die Auswahlboxen Kategorie, Gebiet sowie die Suchfelder können Sie, wie auch die Kriterien und die Nebenflächen über Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Listen vornehmen. Import aus Fremddatenbanken In Win-IMOS können Sie über die Schaltfläche "Import" in den Registern Objekte, Interessenten und Kontakte Daten aus einer externen Quelle in das Programm bzw. in die entsprechende Liste importieren. Sobald Sie den Assistenten für den Datenimport gestartet haben, können Sie über die Schaltflächen Zurück und Weiter auf die verschiedenen Schritte des Imports zugreifen. Diese Schritte lauten wie folgt: 1. Schritt: Willkommen im Experten für die Importierung der Datenbanken. In diesem Schritt müssen Sie angeben, in welche der Tabellen Sie die Daten aus der externen Datenquelle importieren wollen. Zur Auswahl stehen die Tabellen: - Interessenten - Objekte - Kontakte

62 2. Schritt: Zieldatenbank löschen? Legen Sie fest, ob der Inhalt der Ziel-Tabelle vor dem Import gelöscht werden soll oder der Inhalt der externen Datenquelle zu den bestehenden Daten hinzugefügt werden sollen. 3. Schritt: Typ der Datenquelle: Den Datenimport in Win-IMOS können Sie nur über Text- oder CSV-Dateien (Comma Separated Values = Durch Komma getrennte Werte) durchführen. Die verschiedenen Datenbanken oder auch Tabellenkalkulationen (z.b. Microsoft Excel) sollten mindestens eines dieser beiden Formate unterstützen. Dabei wird ein Trennzeichen für die einzelnen Datenfelder (=Name, Vorname, Anschrift) definiert und ein Trennzeichen, welches den Beginn der Daten des nächsten Datensatzes anzeigt. Diese beiden Trennzeichen müssen Sie kennen, damit die Daten übernommen werden können. Die Textdatei kann in jedem beliebigen Editor oder in jeder beliebigen Textverarbeitung geöffnet werden. Eine Textdatei, deren Datenfelder durch einen Strichpunkt und die einzelnen Daten durch die Eingabetaste (Return) getrennt sind, kann wie folgt aussehen: "Name","Vorname","Strasse","PLZ","Ort" Meyer","Hans","Bahnweg 8","80000","München" Musterfrau","Birgit","Alte Mühle 1","80001","München" In der ersten Zeile müssen die Spaltennamen angegeben werden, damit Sie später bei der Zuordnung auch die korrekten Spalten verbinden. Die Anführungszeichen die jedes Datenfeld in diesem Beispiel einschließt, sind nicht zwingend erforderlich. Diese werden beim Import automatisch entfernt. 4. Schritt: Datenbank auswählen: In diesem Schritt müssen Sie die Datei auswählen dessen Daten Sie importieren wollen. Auf der rechten Seite können Sie das Laufwerk und das Verzeichnis wählen, auf der linken Seite die Datei bzw. den Dateityp. Nachdem Sie eine Datei markiert haben, können Sie auf Weiter klicken. 5. Schritt: Format der Textdatei: In diesem Schritt müssen Sie angeben, welches Trennzeichen verwendet wird, um die Datenfelder zu trennen. Je nach Auswahl ändert sich die Vorschau (maximal 30 Datensätze) im unteren Rand. Der Import-Assistent geht davon aus, dass in Ihrer Datei die Datensätze mit "Enter" getrennt sind. Die Felder in der Vorschau können auch abgeschnitten dargestellt werden. Sie werden später dann aber korrekt in die Datenbank übernommen. Alle Windows-Programme verwenden die Windows ANSI Umlaute. Wenn Sie Daten aus einem älteren Programm übernehmen wollen, dann wählen Sie die Option DOS ASCII Umlaute" aus, damit die Umlaute und Sonderzeichen richtig dargestellt werden. 6. Schritt: Felder zuordnen:

63 Jede Datenbank hat andere Bezeichnungen für die Datenfelder. So kann z.b. das Feld "Vorname" in anderen Datenbanken auch VNAME" oder bei englischen Programmen auch First Name" oder FNAME" heißen. Da Win-IMOS nicht wissen kann, wie andere Programme Ihre Felder bezeichnen, muss die Zuordnung teilweise manuell erfolgen. Wie ordne ich Felder zu? Auf dem Bildschirm sehen Sie drei Listen. Die linke Liste zeigt alle Datenfelder von Win-IMOS an. In der rechten Liste befinden sich alle Felder der fremden Datenquelle. In der unteren Liste werden alle Feldzuordnungen angezeigt. In der fremden Datenbank gibt es beispielsweise ein Feld namens First Name" (engl. für Vorname). Klicken Sie in der linken Liste das Feld Vorname" an und in rechten Liste das Feld First Name". Klicken Sie dann auf den Schalter Hinzufügen, um das Feldpaar in die untere Liste zu übernehmen. Auf diese Weise können Sie alle Felder von Win-IMOS zuordnen. Wählen Sie immer die zwei zusammengehörigen Felder aus der IMOS- und der Fremddatenbank aus und klicken den Schalter Hinzufügen. Wenn die fremde Datenbank nicht so viele Felder wie Win-IMOS hat, bleiben in der linken Liste noch Felder übrig. Diese werden einfach leer gelassen. Hat z.b. die Datenquelle kein Feld für Funktion", dann bleibt bei allen importierten Datensätzen dieses Feld leer. Schalter Automatisch: Diese Schaltfläche dient dazu, automatisch die Felder zu verbinden. Dies ist aber nur dann möglich, wenn die Felder von Win-IMOS die gleichen Titel haben wie die aus der externen Datenquelle. 7. Schritt: Vorschau Nachdem Sie die Felder der externen Datenquelle mit denen aus der Win-IMOS Datenbank verbunden haben, erhalten Sie eine Vorschau der zu importierenden Daten. Hier können Sie überprüfen, ob die Zuordnungen korrekt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie über Zurück zu der Feldzuordnung zurück kehren. Es wurden noch keine Daten in Win-IMOS importiert! 8. Schritt: Datenübernahme Sobald dieser Schritt aufgerufen wird, werden die selektierten Daten in die Ziel-Tabelle übernommen. Es wird je nach Datenmenge ein Halbkreis angezeigt, um zu zeigen wie weit der Import voran geschritten ist. Wenn der Import beendet ist, können Sie den Experten beenden. Die Daten stehen nun im Programm zur Verfügung. Hauptmenü - Register Objekte - Liste der verkauften Objekte

64 In der Liste der verkauften Objekte (lt.makler-bauverordnung für das Finanzamt) werden Ihre verkauften Objekte aufgeführt. Gruppe Funktion Schalter Zurück: Schließt das Fenster und kehrt zum Register Objekte zurück. Schalter Drucken: Druckt eine Übersicht aller verkauften Objekte, je nach ausgewähltem Zeitraum inkl. aller wichtigen Objektdaten. Gruppe Zeitraum Über die Auswahlbox können Sie den Zeitraum bestimmen, den Sie anzeigen und auch ausdrucken wollen.

65 Register Objekte - Provisionen Über dieses Menü bzw. Fenster können Sie die Provisionsabrechnung für alle Ihre Objekte erstellen. In der Liste erscheinen nur die Objekte, dessen Daten Sie für den Verkauf oder Vermietung eingetragen haben. Siehe Objektdaten - Register Preis. Gruppe Funktion: Schalter Zurück: Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptfenster zurück. Schalter Drucken: Ermöglicht den Ausdruck einer Provisionsübersicht. Schalter Provisionen: Mit dem Schalter Provisionen öffnen Sie das Fenster für die Provisionen des markierten Objektes. Hier können Sie die Provisionen ändern, hinzufügen oder löschen. Schalter Abschluss rückgängig / Abschließen: Dieser Schalter ist abhängig von der Anzeigeoption Abgeschlossen" oder Nicht Abgeschlossen". Wenn Abgeschlossen" markiert wurde, werden nur alle abgeschlossenen Provisionen angezeigt und der Schalter Abschluss rückgängig" eingeblendet. Wenn Nicht Abgeschlossen" markiert ist, wird der Schalter Abschließen" angezeigt. Gruppe der Optionen: Auswahlbox Zeitraum: Über diese Auswahl treffen Sie die Entscheidung, für welchen Zeitraum Sie die Daten anzeigen lassen wollen. Klickfeld Abgeschlossen/Nicht Abgeschlossen: Je nach angeklickter Option werden die abgeschlossenen oder nicht abgeschlossenen Objekte angezeigt. Abgeschlossen bedeutet, dass Sie sämtliche Provisionen zu dem Objekt eingegeben und die Provisionsabrechnung gedruckt haben. Auswahlbox Art:

66 Hier müssen Sie auswählen, ob Sie die Liste für vermietete oder verkaufte Objekte anzeigen lassen wollen. Auswahlbox Bearbeiter: Zusätzlich wird als Einschränkung angeboten, die Liste anhand der zugewiesenen Bearbeiter zu selektieren. Die Bearbeiter können Sie in den Voreinstellungen (Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen) ändern. Register Objekte - Provisionen - Provisionen In diesem Fenster kommt es zur eigentlichen Provisionsabrechnung. Hier bekommen Sie eine Übersicht auf bisher eingetragene Provisionen bzw. Positionen. Diese können Sie entweder löschen, bearbeiten, hinzufügen oder auch ausdrucken. Gruppe Funktion: Schalter Zurück: Schließt das Fenster und kehrt zur Auflistung der Objekte die abgeschlossen oder nicht abgeschlossen sind zurück. Schalter Bearbeiten: Öffnet das Provisionsfenster zum Bearbeiten bereits bestehender Provisionen.

67 Schalter Löschen: Löscht die ausgewählte Provision. Schalter Liste drucken: Druckt eine Liste aller erfassten Provisionen zu dem angegebenen Objekt aus. Gruppe Finanzen: Schalter Einnahme neu: Öffnet das Provisionsfenster zur Eingabe von einer neuen Einnahme. Schalter Ausgabe neu: Öffnet das Provisionsfenster zur Eingabe von einer neuen Ausgabe. Schalter Rechnung drucken: Druckt eine Rechnung über die ausgewählte Provision. Unter dem oben beschriebenen Menü sind nochmals wichtige Daten (Objektnummer, Objektart, Preis, erzielter Preis, etc.) des vorher ausgewählten Objekts eingeblendet. Eingabefeld Letzte Rechnungsnummer: Dieses Eingabefeld enthält die letzte Rechnungsnummer, die Sie vergeben haben. Diese wird automatisch hochgezählt, wenn Sie eine Rechnung drucken. Register Objekte - Provisionen - Provisionen - Neu/Bearbeiten

68 In diesem Fenster können Sie die eigentliche Provision angeben. Alle Informationen die zur Berechnung der Provision nötig sind, sind hier aufgelistet. Schalter Je nach Art der Provision und Einnahme oder Ausgabe wird über diesen Schalter der Zahlungspflichtige ausgewählt. Dazu öffnet sich, wenn es nicht der Mieter oder Käufer ist, das Fenster für die Suche nach den Kontakten. Das Einnahmen- bzw. Ausgaben-Fenster besteht aus zwei Registern: Register Berechnung: Der Inhalt dieses Registers richtet sich nach der Art der im vorherigen Fenster ausgewählten Provision (Einnahme oder Ausgabe). Im Feld Buchung" finden Sie daher den Text "Einnahme" oder "Ausgabe". 1. Einnahme Auswahlbox Art: Je nachdem ob das ausgewählte Objekt ein Miet- oder Kaufobjekt ist, stehen hier die beiden Provisionsarten Verkäufer-/Käufer Courtage zur Verfügung.

69 Auswahlbox Berechnung: Die Berechnung richtet sich nach den Angaben, die Sie in den Objektstammdaten - Register Preis - Daten Verkauf/Daten Vermietung angegeben haben. Diese werden automatisch hinterlegt und können in diesem Fenster nicht geändert werden. Über den Schalter gelangen Sie entweder in die Verkaufsdaten oder zu den Daten der Vermietung wo Sie Änderungen vornehmen können. Feld Satz: Diese Angabe wird, wie die Berechnung, aus den Objektstammdaten automatisch vorbelegt und ist in diesem Fenster nicht änderbar. Feld MwSt: Sie können wählen ob ohne, mit oder ausschließlich MwSt. gerechnet wird. Außerdem können Sie die Höhe der Mehrwertsteuer auswählen. Die MwSt-Sätze bestimmen Sie im Register Sonstiges Voreinstellungen MwSt. Am Ende können Sie das Rechnungsdatum eintragen und markieren, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde oder nicht. 2. Ausgabe Auswahlbox Art: Wählen Sie hier die Art der Ausgabe aus. Die Vorgaben für die Auswahl können Sie nicht verändern, diese sind fest im Programm eingebunden. Auswahlbox Berechnung: Hier ist auszuwählen, welche Berechnungsart Sie verwenden möchten. Die Vorgaben sind nicht änderbar und fest im Programm eingebunden. Feld Satz: Geben Sie in diesem Eingabefeld an, in welcher Höhe die Ausgabe anhand der Berechnungsart berechnet werden soll. Feld MwSt: Sie können wählen ob ohne, mit oder ausschließlich MwSt. gerechnet wird. Außerdem können Sie die Höhe der Mehrwertsteuer auswählen. Die MwSt-Sätze bestimmen Sie im Register Sonstiges Voreinstellungen MwSt. Am Ende können Sie das Rechnungsdatum eintragen und markieren, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde oder nicht. Register Text: Dieses Register dient zum Vermerken von Informationen und Notizen, die für die Provisionsberechnung wichtig sein könnten!

70 Register Objekt - Statistik Über dieses Fenster können Sie verschiedene Statistiken aus Ihren Daten in Win-IMOS erstellen und drucken. Gruppe Funktion: Schalter Zurück: Über diesen Schalter gelangen Sie wieder zurück zu der Liste der Objekte. Schalter Andere Statistik: Über das aufklappbare Untermenü können Sie auf die verschiedenen Statistiken zugreifen. Zur Verfügung stehen: - Anzahl neuer Objekte - Objektkategorien - Zeitraum Verkauf/Vermietung - Kaufpreise/Mieten pro Objekt - Provisionen - Objekte nach PLZ - Anzahl neuer Interessenten - Interessent sucht Objektkategorien - Kaufpreise/Mieten pro Interessent - Interessenten nach PLZ Schalter Drucken: Mit diesem Schalter drucken Sie die angezeigte Statistik ohne Vorschau direkt auf den Standard-Drucker. Gruppe Einstellungen: Je nach Auswahl der Statistik stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Einstellung zur Verfügung. Auswahl Zeitraum: Über die Auswahl Zeitraum stellen Sie das gewünschte Jahr ein, welches Sie auswerten möchten. Auswahl Periode: Entscheiden Sie über die Auswahl Periode, ob Sie die Statistik in Monaten oder im Quartal anzeigen wollen. Auswahl Art: Selektieren Sie mit der Auswahlbox Art, ob Sie alle Objekte oder nur Miet- oder Kaufobjekte auswerten möchten. Auswahl Bearbeiter: Schränken Sie zusätzlich die Anzeige anhand der Bearbeiter ein. Auswahl Kategorie: Mit dieser Auswahl geben Sie an, welche Objektart (z.b. Häuser, Wohnungen, Grundstücke,...) Sie speziell auswerten möchten.

71 Register Objekte - Anzeigen (Schalter "Anzeigen bearbeiten") Im Fenster Anzeigenverwaltung haben Sie die Möglichkeit komplette Zeitungsannoncen mit nur wenigen Mausklicks zu bearbeiten, zu drucken und zu archivieren. Hinweis: Wenn Sie neue Anzeigen erstellen möchten, wählen Sie im Register Objekte die Schaltfläche "Neue Anzeige". Das Menü: Gruppe Funktion: Schalter Zurück: Speichert die Eingaben und schließt das Fenster. Schalter Anzeigen drucken: Druckt die ausgewählte, markierte Anzeige. Vor dem Druck kann zwischen mehreren Anzeigen-Stilen gewählt werden, mit dem Berichtsdesigner können Sie die Anzeige individuell gestalten. Gruppe Bearbeitung: Schalter Neu: Neue Anzeigen können in diesem Fenster nicht erstellt werden. Dazu wechseln Sie zurück in die Liste der Objekte und wählen in der Gruppe "Zusatzfunktionen" den Schalter "Neue Anzeige". Nun können Sie für das ausgewählte Objekt eine neue Anzeige erstellen. Schalter Bearbeiten: Öffnet das Fenster für die Eingabe bzw. die Änderung des Anzeigentextes. Der Anzeigenpreis und das Datum der Erscheinung können Sie hier ebenfalls bearbeiten. Schalter Löschen: Löscht die in der Liste markierte Anzeige aus dem Datenbestand. Gruppe Archiv: Schalter Archivieren/Neue Anzeige:

72 Wenn Sie im Untermenü - Register Neue Anzeigen sind und eine Anzeige markiert haben, können Sie diese archivieren um damit die Übersicht verbessern. Sobald Sie in das Register Archiv wechseln, können Sie über diesen Schalter eine archivierte Anzeige als eine neue Anzeige umwandeln. Das Untermenü besteht aus drei Registern: Register neue Anzeigen: Dieser Register ist beim Aufruf der Anzeigenverwaltung voreingestellt. Sämtliche neu geschaltete Anzeigen werden hier angezeigt. Die Auswahlbox Zeitung/Publikation" enthält alle von Ihnen eingegebenen Zeitungen/Publikationen. Wenn Sie eine Neue hinzufügen möchten, klicken Sie auf, es öffnet sich das Eingabefenster für Kontakte. Hier können Sie einen neuen Kontakt/Zeitung eintragen. Wichtig ist, dass bei Kategorie "Anzeigen" angegeben ist, damit dieser Kontakt auch hier zur Auswahl erscheint. Sollten Sie einen Kontakt vermissen, kontrollieren Sie im Register Kontakte dessen Kategorieeintrag auf "Anzeigen". Register Archiv: Mit Hilfe dieses Register können Sie statistische Angaben über Ihre Zeitungsanzeigen abfragen. Auswahlbox Zeitung/Publikation: Hier wählen Sie das entsprechende Medium aus. Auswahlbox Statistik: Sie haben die Möglichkeit einen bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen oder Sie wählen die Anzeige einfach nach bestimmten Objekten aus. Hierbei haben Sie die Wahl zwischen Alle (Objekte) oder mit dem Schalter möchten. können Sie ein bestimmtes Objekt auswählen, für das Sie die Anzeige(n) sehen Nach Auswahl der Anzeigekriterien werden die gefundenen Annoncen aufgelistet. Register Chart: Im Register Chart werden alle geschalteten Anzeigen als Balkendiagramm grafisch dargestellt. Auswahlbox Zeitung/Publikation: Hier wählen Sie das anzuzeigende Medium aus. Wie im Register Neue Anzeigen - Zeitung/Publikation beschränkt sich die Auswahl auf die eingetragenen Kontakte mit der Kategorie "Anzeigen". Auswahlbox Chart: Wählen Sie hier, ob Sie für ganze Jahre oder einzelne Monate das Diagramm anzeigen wollen. Auswahl Jahr/Anzahl der Jahre: In der ersten Auswahl geben Sie das Jahr ab wann Sie die Auswertung starten und in der zweiten wieviele Jahre Sie auswerten möchten. Sie können maximal 5 Jahre auswerten. Schalter Drucken:

73 Über diesen Schalter können Sie das angezeigte Diagramm ohne weitere Vorschau ausdrucken. Es wird automatisch auf Ihren Standard-Drucker gedruckt. Achtung: Die Grafik wird erst nach Drücken des Schalters Anzeigen" dargestellt!!! Register Objekte - Anzeigen - Neu/Bearbeiten. Dieses Fenster dient dazu, die Eingabe bzw. Anpassung von Anzeigentexten vorzunehmen. Bei einer Neuanlage greift Win-IMOS auf die in den Objektstammdaten vordefinierten Textbausteine (Anzeige 1, Anzeige 2 und Anzeige 3) zurück. Gruppe Funktion: Schalter Speichern: Speichert die aktuellen Daten in die Datenbank und kehrt zum vorherigen Fenster zurück. Schalter Abbruch:

74 Schließt das Fenster ohne die Daten zu speichern und kehrt ebenfalls zurück zum vorherigen Fenster. Bereich Symbolleiste (Beschreibung von Links nach Rechts): Schalter Neu: Setzt den Text zurück und ein neuer Text kann eingeben werden. Schalter Öffnen: Über diesen Schalter können Sie Texte, die als Text-Datei (*.txt) oder Rich-Text-Format (*.rtf) vorliegen öffnen und einfügen. Schalter Speichern: Wenn Sie die angelegten Texte separat auf Ihren Rechner speichern möchten, können Sie mit dem Schalter Speichern den Text als Text-Datei (*.txt) oder Rich-Text-Format (*.rtf) abspeichern. Diese Datei steht jedoch in keinem Zusammenhang mit der Textverarbeitung bzw. der Serienbrieffunktion. Schalter Drucken: Ruft das Fenster für die Druckeinstellungen auf. Sobald Sie das Fenster mit OK verlassen, wird ein Druckauftrag an Ihren Drucker gesendet. Schalter Ausschneiden: Schneidet den markierten Text aus und legt ihn in die Zwischenablage. Schalter Kopieren: Kopiert den markierten Text und legt ihn in die Zwischenablage. Schalter Einfügen: Fügt den Inhalt der Zwischenablage an die Mausposition im Text ein. Auswahlbox Schriftart: Setzt für den markierten Text die Schriftart. Auswahlbox Schriftgröße: Setzt für den markierten Text die Schriftgröße. Schalter Kursiv: Setzt für den markierten Text kursiv. Schalter Fett: Setzt für den markierten Text fett. Schalter Unterstrichen: Unterstreicht den markierten Text. Schalter Linksbündig: Setzt den markierten Text linksbündig.

75 Schalter Zentriert: Setzt den markierten Text zentriert. Schalter Rechtsbündig: Setzt den markierten Text rechtsbündig. Schalter Gliederung: Fügt an der angegebenen Position eine Gliederung (Punkte) ein. Sonstige Einstellungen: Über die Gruppe im unteren Teil des Fensters können Sie weitere Informationen zu den Anzeigen eintragen. Dazu gehören das Datum und auch der Preis der Anzeige. Zusätzlich können Sie der Anzeige einen Bearbeiter zuweisen, den Sie im System angegeben haben. (Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Bearbeiter) Option In die Statistik übernehmen: Sie können die Anzeige in die Statistik aufnehmen, die Sie anschließend in der Anzeigenverwaltung im Register Chart auswerten können. Option Als Nachweis führen: Haben Sie diese Option angeklickt und speichern die Anzeige, wird ein Nachweis für die Anzeige erzeugt. Beim nächsten Öffnen der Anzeige ist dieses Klickfeld wieder deaktiviert. Aktivieren Sie diese Option erneut und speichern die Anzeige, wird auch ein neuer Nachweis generiert.

76 Adresse - Karte anzeigen Mit dieser Funktion können Sie direkt über das Internet die Adresse anzeigen lassen. Dazu wird der Microsoft live search Kartendienst verwendet, siehe Voraussetzung für den Kartendienst aus Win-IMOS ist eine Internetanbindung auf dem Rechner wo Win-IMOS installiert ist. Erst mit einem Klick auf "Karte anzeigen" oder "Route anzeigen" wird im rechten Bereich die Karte angezeigt. Mit dem Mausscrollrad können Sie den Zoomfaktor vergrößern oder verkleinern. Des weiteren können Sie unterhalb der Karte (wenn Sie auf einen der beiden eben genannten Schaltflächen geklickt haben) den Kartenausschnitt ausdrucken. Straße Hier geben Sie die Straße an, die Sie auf der Karte anzeigen lassen wollen oder die Ziel-Straße für die Routenberechnung. Beim Start des Fensters wird automatisch die Straße des Objektes, Interessenten oder Kontaktes vorbelegt, dessen Eintrag Sie im vorherigen Fenster ausgewählt haben. PLZ Ort Hier geben Sie die PLZ und den Ort an, den Sie auf der Karte anzeigen lassen wollen oder die Ziel-Daten für die Routenberechnung. Beim Start des Fensters werden automatisch die Daten des Objektes, Interessenten oder Kontaktes vorbelegt, dessen Eintrag Sie im vorherigen Fenster ausgewählt haben. Schalter Anzeigen Wenn Sie sich eine andere Adresse anzeigen lassen möchten, klicken Sie in das Feld Straße, PLZ Ort und geben die neue Anschrift ein. Anschließend klicken Sie auf den Schalter "Anzeigen". Route von Straße Hier geben Sie die Straße an, die Sie als Start-Straße für die Routenberechnung verwenden wollen. Beim Start des Fensters wird automatisch die Straße aus den Makler-Stammdaten vorbelegt. PLZ Ort Hier geben Sie die PLZ und den Ort an, die Sie als Start-Daten für die Routenberechnung verwenden wollen. Beim Start des Fensters wird automatisch die PLZ und der Ort aus den Makler-Stammdaten vorbelegt. Schalter Route anzeigen Über diese Schaltfläche starten Sie die Routenberechnung auf Grund der angegebenen Anschriften. Das Ergebnis wird Ihnen im rechten Bereich des Fensters angezeigt. Unter der angezeigten Karte können Sie dann den Kartenausschnitt ausdrucken.

77 Register Interessent Hauptmenü - Register Interessent Das Register Interessenten: Dieses Register zeigt die Interessentenliste. Sämtliche angelegte Interessenten, auch die gesperrten, werden hier angezeigt. Sie können hier die Hauptaufgaben wie Interessenten anlegen, löschen, kopieren und bearbeiten übersichtlich erledigen. Gruppe Interessent: Schalter Neu: Diese Schaltfläche erzeugt einen neuen Interessenten. Bevor Sie allerdings die Interessentendaten eingeben können, erscheint ein Fenster, in welches Sie als erstes überprüfen können, ob der Interessent bereits vorhanden ist. Wenn nicht und Sie wählen "Neu anlegen", müssen Sie zuerst eine neue Interessentennummer vergeben. In diesem Fenster werden auf der rechten Seite die letzten 10 eingegebenen Interessentennummern angezeigt. Erst nach Eingabe einer eindeutigen noch nicht vorhandenen Interessentennummer folgt die Maske für die Interessentendaten. Achtung: Das Vorgehen bei der Neuanlage eines Interessenten hängt von Ihren Voreinstellungen ab. Win-IMOS startet bei jeder Neuanlage zuerst eine Suchfunktion. Dadurch wird verhindert, dass Interessenten irrtümlicherweise zwei- oder mehrmals eingegeben werden. Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch im Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Einstellungen - Ansicht/Termine deaktiviert werden und die Eingabe von Interessenten kann ohne vorherige Suche vorgenommen werden. Schalter Bearbeiten: Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Eingabemaske der Interessentendaten. Dort können Sie sämtliche Informationen zu dem markierten Interessenten angeben/ändern und speichern. Schalter Löschen: Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird der markierte Interessent und ihm zugeordnete Termine und Nachweise aus dem Datenbestand unwiderruflich gelöscht. Termine und Nachweise werden nicht gelöscht, wenn zusätzlich zu dem Interessent noch ein Objekt oder Kontakt zugeordnet ist, in diesem Fall wird nur die Verbindung vom Interessent zum Nachweis oder Termin entfernt. Schalter Kopieren: Kopiert den markierten Interessenten. Zunächst erscheint das Zwischenfenster zur Eingabe der neuen

78 Interessentennummer. Auf der rechten Seite sehen Sie (nur zur Information) die zuletzt eingegebenen Interessentennummern. Danach wird der markierte Interessent aus der Liste kopiert und das Fenster für die Interessentendaten öffnet sich. Das Kopieren des Interessenten beinhaltet nicht das Kopieren der bestehenden Nachweise und Termine. Schalter Kriteriensuche: Bei dieser speziellen Art der Suche können Sie nach bestimmten Kriterien suchen lassen. Die Kriteriensuche umfasst die Angaben der Anforderungen, der Suchfelder, der Kriterien, der Nebenflächen, der Infrastruktur und der sonstigen Angaben. Weitere Informationen finden Sie hier. Schalter Alle zeigen: Zeigt alle erfassten Interessenten, auch die Gesperrten. Schalter Kontaktieren: Über den nach unten gerichteten Pfeil können Sie den ausgewählten Interessenten auf verschiedene Weise kontaktieren. Wenn Sie ein Systemtelefon angeschlossen bzw. die TAPI-Telefonie aktiviert haben, können Sie über Ihr Telefon den Kunden aus Win-IMOS heraus anrufen. Sie können dem Interessenten eine schreiben, dazu startet Win-IMOS Ihren Standard- -Client und erzeugt eine neue . Ein Klick auf die Internetadresse startet Ihren Standard-Internet-Browser mit der vorbelegten Adresse. Gruppe Sonstiges: Schalter Drucken: Sie können die angezeigte Interessentenliste entweder als Bericht drucken oder als Serienbrief. Wenn Sie die Option "Bericht" wählen, können Sie über einen vorgefertigten oder selbst erstellten Bericht die Interessentenliste ausdrucken. Weitere Informationen zum Berichtsdesigner finden Sie hier. Wenn Sie die Option "Serienbrief" wählen, startet automatisch die Textverarbeitung und druckt dann die Liste über ein vorgefertigtes Dokument. Schalter Export: Die Daten der Interessenten werden in das CSV-Format gespeichert. Dieses Format erlaubt Ihnen die Datei über z.b. Microsoft Excel, Lotus Organizer oder OpenOffice Math zu öffnen und weiter zu bearbeiten. Die exportierte Datei wird automatisch in Ihren Eigenen Dateien -> WinIMOS -> Daten -> INTERESSENTEN.CSV gespeichert. Schalter Import: Über diese Schaltfläche erhalten Sie die Möglichkeit externe Daten, die im TXT oder CSV-Format sind, in die Liste der Interessenten zu importieren. Informationen zu dem Import-Assistent erhalten Sie hier. Schalter Als Kontakt: Diese Schaltfläche bewirkt, dass die Daten des markierten Interessenten als Kontakt abgespeichert werden. Der Interessent mit zugeordneten Terminen oder Nachweisen wird bei diesem Vorgang nicht gelöscht, die Termine und Nachweise werden nicht mit kopiert. Funktionsleiste über der Interessentenliste:

79 - Kontakte aus Outlook importieren Dies erlaubt Ihnen, Kontakte aus Microsoft Outlook in die Interessentenliste von Win-IMOS zu importieren. Weiterführende Informationen finden sie hier. - Interessentenadresse in der Karte anzeigen Zeigt die Adresse des ausgewählten Interessenten in einer Karte an. Weitere Informationen dazu hier. - Interessentenliste sortieren nach Die Interessentenliste kann nach den, in der Auswahlbox aufgeführten Kriterien sortiert werden. Eingabefeld für die Schnellsuche: Am unteren Ende links vom Fenster der Interessentenliste finden Sie das Eingabefeld für die Schnellsuche. Klicken Sie mit der Maus in das weiße Eingabefeld oder betätigen Sie auf Ihrer Tastatur F4 und der Cursor blinkt automatisch im Eingabefeld. Es öffnet sich darüber nun ein weißes Kästchen, in dem dann die Ergebnisse angezeigt werden. Sie können ganze Wörter oder auch nur Teile eines Wortes eingeben. Die Ergebnisse werden im weißen Fenster aufgelistet, mit einem Hinweis in welchen Feldern das Suchwort gefunden wurde. Die Suche läuft über alle Datenfelder der Interessenten, dabei wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Sie möchten nach einem Interessenten suchen, wissen jedoch nicht mehr den ganzen Namen nur dass es irgendetwas mit...heim... zu tun hat. Geben Sie in das Suchfeld "heim" ein und im weißen Fenster erscheinen die Suchergebnisse: z.b. der Interessent namens Kielheim und alle Interessenten die im Ort Kehlheim wohnen. Die Suche läuft über alle Datenfelder der Interessentendaten und liefert daher alle Ergebnisse, die das Wort "heim" beinhaltet. Dabei wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

80 Interessentendaten - Allgemein Diese Maske dient zur Eingabe aller Interessentendaten. Dazu gehören neben den personenspezifischen Daten wie Adresse, Telefon, etc. auch die Suchkriterien sowie sonstige Daten. Gruppe Funktion; Schalter Speichern: Speichert die Interessentendaten in die Datenbank. Wenn Sie ohne auf Speichern zu klicken das Fenster verlassen, werden die Daten nicht gespeichert. Schalter Abbruch: Verwirft die bisherigen Eingaben und schließt das Fenster. Schalter Drucken: Sämtliche Interessentendaten können Sie über vorgefertigte oder selbst erstellte Berichte (siehe Berichtsdesigner) anzeigen und ausdrucken lassen. Gruppe Kommunikation: Schalter Brief: Öffnet die Textverarbeitung um ein Schriftstück für den Interessenten zu erstellen, die Interessentendaten müssen nicht extra verlassen werden. Der Brief kann wahlweise gedruckt, als PDF per oder über ein Internetfax versendet werden. Schalter Kontaktieren: Wenn Sie die TAPI-Telefonie aktiviert haben (Hauptmenü Register - Sonstiges - Voreinstellungen - Register Einstellungen - Sonstiges ), können Sie mit dieser Schaltfläche direkt mit dem Interessenten in Verbindung treten. Sie können auch mit einem Klick auf die -Adresse Ihren -Client starten, wo die -Adresse automatisch vorbelegt wird und eine verfasst werden kann. Durch einen Klick auf die Internetadresse startet Ihr Internet-Browser und öffnet die angegebene Seite. Gruppe Termine & Nachweise: Schalter Dokumente/Nachw.: Über diesen Schalter können Sie direkt in die Nachweisliste wechseln, dazu wird der Interessent als Kriterium zur einschränkten Auswahl bereits vorbelegt. Schalter Termine:

81 Wie bei der Nachweisliste können Sie die Terminliste ebenfalls direkt und mit Interessenten bezogener Auswahl öffnen lassen. Die Angaben zu dem Interessenten sind in die folgenden Register unterteilt: - Interessent - Sucht Objekt - Bemerkungen - Sonstige Daten Interessentendaten - Register Interessent In diesem Register werden alle personenspezifischen Daten zum Interessenten eingegeben. Dazu gehören neben dem Namen und der Adresse auch Telefon- und Fax Nummer sowie die -Adresse (falls vorhanden). Achtung: Die Auswahlboxen mit den Vorgaben, wie beispielsweise Anrede, Funktion oder Quelle etc. können Sie im Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Listen individuell ändern bzw. vorgeben. Interessentendaten - Register sucht Objekt Alle Daten zur Objektsuche des Interessenten werden in diesem Register festgehalten. Dazu gehört neben der Objektart und der Kategorie auch das Gebiet. Das Fenster ist zweigeteilt: Im oberen Teil werden die allgemeinen Kriterien angegeben. Der untere Teil ist zur Spezifizierung gedacht und besteht aus weiteren vier Registern: Register Kriterien: Der Inhalt dieses Register ist von der ausgewählten Objektart abhängig! Sie können sämtliche Kriterien (maximal 8 pro Objektart) frei definieren. Diese Angaben können Sie in Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Listen - Kriterien ändern bzw. hinzufügen oder löschen. Register Nebenflächen: Der Inhalt dieses Register ist von der ausgewählten Objektart abhängig! Sie können sämtliche Nebenflächen (maximal 4 pro Objektart) frei definieren. Diese Angaben können Sie in Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Listen - Nebenflächen ändern bzw. hinzufügen oder löschen. Register Infrastruktur / Kennzeichen: In diesem Register können neben der Infrastruktur auch besondere Kennzeichen frei eingegeben werden. Register Suchfelder: Sie können sämtliche Suchfelder frei definieren, es stehen Ihnen aber nur insgesamt 6 zur Verfügung. Diese Angaben können Sie in Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Register Listen - Suchfelder ändern oder löschen. Sie können hier sowohl den Titel des Suchfeldes aber auch die Auflistung ändern.

82 Interessentendaten - Register Bemerkungen Hier können Bemerkungen zum Interessenten eingegeben werden. Das obere Textfeld ist dabei für externe Bemerkungen gedacht, während das Untere für Interne reserviert ist. Interessentendaten - Register Sonstige Daten In diesem Register können bis zu 20 freie Datenfelder definiert werden. Um ein Datenfeld zu definieren klicken Sie einfach auf die Bezeichnung des Feldes (z.b. Datenfeld 5). Dadurch öffnet sich ein Fenster indem Sie den Namen für das Feld eintragen können. Diese Informationen können Sie später im Bericht oder im Serienbrief anzeigen lassen. Kriteriensuche - Interessent Mit Hilfe dieses Fensters haben Sie die Möglichkeit, Ihre Interessentensuche abhängig der Objektkriterien einzuschränken bzw. anzupassen. Dabei werden nur die Kriterien in die Suche aufgenommen, deren Häkchen vor dem Kriterium aktiviert sind. Schalter Suchen: Nachdem Sie Ihre Suchkriterien angegeben haben und auf diesen Schalter geklickt haben, wird die Suche gestartet. Die Ergebnisse werden im Hauptfenster in der Liste der Interessenten angezeigt.

83 Schalter Abbruch: Schließt das Fenster ohne eine Suche zu starten. Schalter Zurücksetzen: Mit diesem Schalter setzen Sie die Häkchen sämtlicher Kriterien zurück. Option "Bestehende Angebote an Interessent nicht anzeigen": Ist diese Option aktiviert, werden nur die Interessenten angezeigt, denen dieses Objekt noch nicht angeboten wurde. Es wird überprüft ob ein Nachweis vorhanden ist der: dem Interessent zugeordnet, dem Objekt und die "Aktivität" mit "Angebot" angegeben ist. Diese Option befindet sich in der Gruppe "Anforderungen" aber auch nur dann, wenn Sie eine Kriteriensuche über passende Interessenten für ein Objekt suchen. Angenommen, Sie finden keinen passenden Interessenten für ein bestimmtes Objekt, wollen es aber trotzdem anbieten, nun können Sie in den Suchoptionen einstellen, dass z.b. keine Übereinstimmung zwischen Interessentgesuch und Objekt in den Feldern "Grundstücksfläche" und "Etagen" gewünscht wird. Dazu klicken Sie einfach auf die entsprechenden Kästchen "Grundstücksfläche" und "Etagen", so dass die Markierung entfernt wird. Es werden nun auch Interessenten selektiert, deren Wünsche nicht unbedingt genau mit dem Objekt bezüglich der Etagenanzahl und der Größe der Grundstücksflächen entsprechen. Die Vorgaben für die Auswahlboxen Kategorie, Gebiet sowie die Suchfelder können Sie wie auch die Kriterien und die Nebenflächen, über Hauptmenü - Register Sonstiges - Voreinstellungen - Listen vornehmen. Kontakte aus Outlook importieren Wenn Sie Outlook zur Verwaltung Ihrer s und Kontakte verwenden, können Sie ganz einfach Kontakte nach Win-IMOS übernehmen. Um Kontakte aus Outlook zu übernehmen, klicken Sie auf das Symbol im Register Angebot/Expose (Toolbar im Bereich Interessenten), Register Interessent oder Register Kontakte. Das Fenster "Kontakte aus Outlook importieren" wird aufgerufen, allerdings nur dann, wenn Sie auch wirklich Microsoft Outlook installiert haben. Bitte beachten Sie, dass Kontakte nicht aus Outlook Express gelesen werden können. Beim ersten Aufruf haben alle Kontakte den Status "Neu". Klicken Sie den Schalter "Importieren", um den ausgewählten Kontakt nach Win-IMOS zu importieren. Nach dem Import wechselt der Status auf "Importiert". Wenn Sie dieses Fenster zu einem späteren Zeitpunkt aufrufen, hat die Statusanzeige folgende Bedeutung: Neu - Dieser Kontakt wurde seit dem letzten Import neu in Outlook hinzugefügt. Nicht importiert - Dieser Kontakt war seit dem letzten Import in der Liste und wurde nicht importiert. Importiert - Dieser Kontakt war seit dem letzten Import in der Liste und wurde bereits importiert.

84 Auswahl "Zeige Kategorie" In Outlook können Sie in der Kontaktliste einen Kontakt mit der rechten Maustaste anklicken und "Kategorien..." auswählen. Dem Kontakt können Sie dadurch eine oder mehrere Kategorien zuordnen (z.b. Privat, Geschäftlich etc.). Sie können auch neue Kategorien anlegen. In "Zeige Kategorie" stehen alle Kategorien zur Auswahl, die Sie in Outlook angelegt haben und diesen Kontakte zugeordnet haben. Legen Sie eine Kategorie "Interessent" in Outlook an. Wenn Sie in Outlook einen neuen Interesenten erfassen, weisen sie ihm diese Kategorie zu. Die Kontaktdaten aus einer empfangenen als neuen Kontakt anlegen: Wenn Sie z.b. Objekte auf Internetportalen veröffentlichen, erhalten Sie Kontaktanfragen von Interessenten per . Wenn Sie eine in Outlook doppelklicken können Sie die rechte Maustaste auf der Absenderadresse klicken und "Zu Outlook-Kontakte hinzufügen" auswählen. Das Kontakt-Daten Fenster wird geöffnet und Absendername und E-Mal werden vorbelegt. Sie können weitere Daten aus der (z.b. Anschrift, Telefon) ausschneiden und in die Kontaktdaten einfügen. Speichern Sie den neuen Kontakt. Wenn Sie jetzt in Win-IMOS "Kontakte aus Outlook importieren" aufrufen, können Sie den neuen Kontakt in die Interessentenliste importieren! vcard-dateien importieren Eine vcard ist eine elektronische Visitenkarte, die ein Benutzer mit einem Mausklick direkt in das Adressbuch seines -Programms oder PIMs übernehmen kann. vcards können in HTML-Seiten eingebettet oder als Dateianhänge zu einer verschickt werden. Mobiltelefone und PDAs verwenden auch vcards, um Kontaktinformationen zu speichern und mit IrDA oder Bluetooth auszutauschen. Die Erweiterung für vcard-dateien ist in der Regel VCF. Über dieses Fenster können Sie eine oder mehrere vcard-dateien auswählen, die dann entweder in die Liste der Interessenten oder der Kontakte übernommen werden soll. Schalter Dateien einlesen: Über diesen Schalter wählen Sie aus einem Verzeichnis eine oder mehrere vcard-dateien (*.vcf) aus. Nachdem Sie die Dateien geöffnet haben werden die Daten aus den Dateien in die Liste eingefügt. Schalter Importieren: Dieser Schalter startet den Import der aufgelisteten Daten in die Interessenten- oder Kontaktliste. Wenn Sie Daten in die Interessentenliste importieren wollen, müssen Sie bei jedem Datensatz in der ersten Spalte die Interessentennummer angeben. Bei den Kontakten ist die Spalte "Nr." ausgeblendet, da die Datensätze eine interne Nummer zugewiesen bekommen.

85 Register Kontakte Hauptmenü - Register Kontakte Das Register Kontakte: Dieses Register zeigt Ihnen alle angelegten Kontakte in Form der Kartenansicht an. Sie können hier die Hauptaufgaben wie Kontakte anlegen, löschen, kopieren und bearbeiten übersichtlich erledigen. Gruppe Kontakt: Schalter Neu: Diese Schaltfläche erzeugt einen neuen Kontakt und zeigt ein leeres Fenster für die Eingabe der Kontaktdaten an. Schalter Bearbeiten: Über diese Schaltfläche gelangen Sie zu dem Fenster der Kontaktdaten für den markierten Kontakt. Dort können Sie sämtliche Informationen zu dem Kontakt angeben/ändern und speichern. Schalter Löschen: Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird der markierte Kontakt aus dem Datenbestand gelöscht. Termine und Nachweise, die nur diesem Kontakt zugeordnet sind werden ebenfalls gelöscht. Termine und Nachweise werden nicht gelöscht, wenn zusätzlich zu dem Kontakt noch ein Objekt oder Interessent zugeordnet ist. In diesem Fall wird nur die Verbindung vom Kontakt zum Nachweis oder Termin und dem zugeordneten Objekt entfernt. Schalter Kopieren: Hierdurch kopieren Sie den markierten Kontakt und das Fenster für die Kontaktdaten öffnet sich. Das Kopieren des Kontaktes beinhaltet nicht das Kopieren der bestehenden Nachweise und Termine. Schalter Alle zeigen: Zeigt alle erfassten Kontakte. Schalter Kontaktieren: Über den nach unten gerichteten Pfeil können Sie den ausgewählten Kontakt auf verschiedene Weise kontaktieren. Wenn Sie ein Systemtelefon angeschlossen bzw. die TAPI-Telefonie aktiviert haben, können Sie über Ihr Telefon den Kontakt aus Win-IMOS heraus anrufen. Sie können dem Kontakt auch eine schreiben, dazu startet Win-IMOS Ihren Standard- -Client und erzeugt eine neue . Ein Klick auf die Internetadresse startet Ihren Standard-Internet-Browser mit der vorbelegten Adresse.

86 Gruppe Sonstiges: Schalter Drucken: Die angezeigte Kontaktliste kann entweder als Bericht oder als Serienbrief gedruckt werden. Wenn Sie die Option "Bericht" wählen, können Sie über einen vorgefertigten oder selbst erstellten Bericht die Kontaktliste ausdrucken. Weitere Informationen zum Berichtsdesigner finden Sie hier. Wenn Sie die Option "Serienbrief" wählen, startet automatisch die Textverarbeitung und druckt dann die Liste über ein vorgefertigtes Dokument. Schalter Export: Die Daten der Kontakte werden in das CSV-Format gespeichert. Dieses Format erlaubt Ihnen die Datei über z.b. Microsoft Excel, Lotus Organizer oder OpenOffice Math zu öffnen und weiter zu bearbeiten. Die exportierte Datei wird automatisch in Ihren Eigenen Dateien -> WinIMOS -> Daten -> KONTAKTE.CSV gespeichert. Schalter Import: Über diese Schaltfläche erhalten Sie die Möglichkeit externe Daten, die im TXT oder CSV-Format sind, in die Liste der Kontakte zu importieren. Informationen zu dem Import-Assistenten erhalten Sie hier. Schalter Als Interessent: Diese Schaltfläche bewirkt, dass die Daten des markierten Kontaktes als Interessent abgespeichert werden. Der Kontakt inkl. Termine und Nachweise wird bei diesem Vorgang nicht gelöscht, die Termine und Nachweise werden jedoch nicht dem Interessenten hinzugefügt. Funktionsleiste über der Kontaktliste: - Kontakte aus Outlook importieren Dies erlaubt Ihnen, Kontakte aus Microsoft Outlook in die Kontaktliste von Win-IMOS zu importieren. Weiterführende Informationen finden sie hier. - Kontaktadresse in der Karte anzeigen Zeigt die Adresse des ausgewählten Kontaktes in einer Karte an. Weitere Informationen dazu hier. - Kontaktliste sortieren nach Die Kontaktliste kann nach den, in der Auswahlbox aufgeführten Kriterien sortiert werden. Eingabefeld für die Schnellsuche: Am unteren Ende links vom Fenster der Kontaktliste finden Sie das Eingabefeld für die Schnellsuche. Klicken Sie mit der Maus in das weiße Eingabefeld oder betätigen Sie auf Ihrer Tastatur F4 und der

87 Cursor blinkt automatisch im Eingabefeld. Es öffnet sich darüber nun ein weißes Kästchen, in dem dann die Ergebnisse angezeigt werden. Sie können ganze Wörter oder auch nur Teile eines Wortes eingeben. Die Ergebnisse werden im weißen Fenster aufgelistet, mit einem Hinweis in welchen Feldern das Suchwort gefunden wurde. Die Suche läuft über alle Datenfelder der Kontakte, dabei wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Sie möchten nach einem Kontakt suchen, wissen jedoch nicht mehr den ganzen Namen nur dass er mit Feld... beginnt. Geben Sie in das Suchfeld "feld" ein und im weißen Fenster erscheinen die Suchergebnisse: z.b. der Kontakt namens Feldmayer und alle Kontakte die im Ort Fürstenfeld wohnen. Die Suche läuft über alle Datenfelder der Kontaktdaten und liefert daher alle Ergebnisse, die das Wort "feld" beinhalten. Dabei wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Kontaktdaten - Allgemein Diese Maske dient zur Eingabe aller Daten zu einem Kontakt. Dazu gehören neben den personenspezifischen Daten wie Adresse, Telefon, etc. auch die Notizen sowie sonstige Daten. Zu den Kontakten zählen z.b. Kooperationspartner, Handwerker, Eigentümer etc. Interessenten dürfen in diesem Fenster nicht angegeben werden. Wechseln Sie, wenn Sie Interessenten eintragen wollen in die Liste der Interessenten. Gruppe Funktion; Schalter Speichern: Speichert die Kontaktdaten in die Datenbank. Wenn Sie ohne auf Speichern zu klicken das Fenster verlassen, werden die Daten nicht gespeichert. Schalter Abbruch: Verwirft die bisherigen Eingaben und schließt das Fenster. Schalter Drucken: Sämtliche Kontaktdaten können Sie über vorgefertigte oder selbst erstellte Berichte (siehe Berichtsdesigner) anzeigen und ausdrucken lassen. Gruppe Kommunikation: Schalter Brief: Öffnet die Textverarbeitung um ein Schriftstück für den Kontakt zu erstellen, die Kontaktdaten müssen nicht extra verlassen werden. Der Brief kann wahlweise gedruckt, als PDF per oder über ein Internetfax versendet werden.

88 Schalter Kontaktieren: Wenn Sie die TAPI-Telefonie aktiviert haben (Hauptmenü Register - Sonstiges - Voreinstellungen - Register Einstellungen - Sonstiges ), können Sie mit dieser Schaltfläche direkt mit dem Kontakt in Verbindung treten. Sie können mit einem Klick auf die -Adresse Ihren -Client starten, in dessen die -Adresse automatisch vorbelegt wird und eine verfasst werden kann. Durch einen Klick auf die Internetadresse startet Ihr Internet-Browser und öffnet die angegebene Seite. Gruppe Termine & Nachweise: Schalter Dokumente/Nachw.: Über diesen Schalter können Sie direkt in die Nachweisliste wechseln, dazu wird der Kontakt als Kriterium zur einschränkten Auswahl bereits vorbelegt. Schalter Termine: Wie bei der Nachweisliste können Sie die Terminliste ebenfalls direkt und mit Kontakt bezogener Auswahl öffnen lassen. Die Angaben zu dem Kontakt sind in die folgenden Register unterteilt: Register Adresse: In diesem Register werden allen personenspezifischen Daten zum Kontakt, wie beispielsweise Adresse, Telefon und (falls vorhanden) eingetragen. Register Notizen: In diesem Register können Sie freie Notizen zu jedem Kontakt eintragen. Register Sonstige Daten: In diesem Register können bis zu 20 freie Datenfelder definiert werden. Um ein Datenfeld zu definieren klicken Sie einfach auf die Bezeichnung des Feldes (z.b. Datenfeld 5). Dadurch öffnet sich ein Fenster indem Sie den Namen für das Feld eintragen können. Diese Informationen können Sie später im Bericht oder im Serienbrief anzeigen lassen.

89 Register Internet Hauptmenü - Register Internet Das Register Internet: Sobald Sie ein oder mehrere Objekte in den Objektdaten für die Immobilienportale aktiviert haben, können Sie diese hier zu den jeweiligen Immobilienportalen übertragen. Auf der linken Seite des Registers haben Sie die Immobilienportale aufgelistet. Win-IMOS bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Objekte auf bis zu 16 unterschiedlichen Immobilienportalen zu übertragen. Die Portale RDM (Immonet), ImmobilienScout24, Immopool, Immowelt und Immobilien.de sind feste Immobilienportale und können nicht geändert werden. Die restlichen Portale können Sie individuell einrichten und Ihre Objekte zu anderen Portalen übertragen. Wenn Sie Ihre Objekte zu anderen Immobilienportalen übertragen wollen, muss das Portal den OpenImmo Standard unterstützen und die Übertragung der Daten per FTP ermöglichen. Gruppe Internetportal: Schalter Übertragen: Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die Daten für die Übertragung im Hintergrund vorbereitet und eine Verbindung mit dem FTP-Server aufgebaut. Die Objektdaten werden nach einer Bestätigung übertragen.

90 Schalter Zugangsdaten: Dieser Schalter öffnet das Fenster für die Zugangsdaten. Dort geben Sie Benutzername/Kennwort und je nach Portal, die FTP-Zugangsdaten an. Hier erhalten Sie auch die Möglichkeit die Titel für die Immobilienportale zu ändern. Weitere Informationen finden Sie hier. Schalter Einstellungen: Über diese Schaltfläche gelangen Sie in die Voreinstellungen des Programmes, um weitere Einstellungen bezüglich der Übertragung vorzunehmen. Siehe Voreinstellungen - Register Einstellungen. Hauptmenü - Register Internet - Zugangsdaten Wenn Sie Ihre Objekte zu den Immobilienportalen übertragen möchten, benötigen Sie die FTP-Zugangsdaten des Immobilienportales. In der Regel erhalten Sie diese Zugangsdaten separat vom Immobilienportal bei der Anmeldung. Sollten Sie keine FTP-Zugangsdaten erhalten haben, müssen Sie beim jeweiligen Support des Immobilienportales nachfragen. Nur Immonet bildet in diesem Fall eine Ausnahme. Siehe Hinweis weiter unten. Mit Win-IMOS können Sie Ihre Objekte auf bis zu 16 verschiedenen Immobilienportale übertragen, wobei 5 dieser Portale fest vordefiniert sind und auch nicht verändert werden können. Wenn Sie Ihre Objekte zu anderen Portalen übertragen wollen, muss das Portal den OpenImmo Standard unterstützen und die Übertragung der Daten per FTP ermöglichen. In der Regel geben Sie in Win-IMOS folgende Daten zu den Immobilienportalen an: - den Benutzer (Benutzername, Kundennummer) - das Passwort - die Adresse des Zielcomputers zu dem Sie übertragen wollen, dies kann eine IP-Adresse oder eine Web-Adresse (z.b. ftp.immoftp.de) sein - der Port über den übertragen wird, Standard 21 Bei manchen Immobilienportalen müssen Sie zusätzlich zu dem Benutzer eine Anbieternummer angeben. Sollten diese Angaben bei einem Ihrer Portale nicht notwendig sein, werden die entsprechenden Felder leer gelassen. Welche Informationen Sie genau für die Übertragung benötigen erfragen Sie beim jeweiligen Portalbetreiber. Eine Ausnahme bezüglich der FTP-Zugangsdaten bildet das Immobilienportal Immonet. Wie bei den anderen Portalen müssen Sie sich ebenfalls anmelden. Allerdings bekommen Sie keine FTP-Zugangsdaten von Immonet. Die Firma Software24.com GmbH ist bei Immonet registriert und erhält die Zugangsdaten. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Objekte über unseren FTP-Zugang hochladen. Daher ist es notwendig, dass Sie uns Ihre Anbieternummer und den Firmennamen vor der ersten Übertragung mitteilen. Senden Sie eine mit den Daten an: info@software24.com Wir leiten die an Immonet mit Bitte um Freischaltung weiter. Anschließend werden Sie für die

91 Übertragung über unseren Zugang freigeschaltet und Ihre Objekte können übertragen werden. Die Titel der nicht-vordefinierten Immobilienportale (freies Portal 1-11) können Sie über das Eingabefeld "Name des Portales" angeben. Dieser Titel erscheint anschließend im Register Internet der Objektdaten und im Hauptmenü - Register Internet. Klickfeld nur geänderte Daten übertragen (Teilabgleich): Vollabgleich (=deaktivierte Option) bedeutet: Objekte, die schon an das Immobilienportal übertragen wurden bzw. im Immobilienportal aktiv sind, werden gelöscht und durch die Objekte ersetzt, welche bei der nächsten Übertragung übermittelt werden. Teilabgleich (=aktivierte Option) bedeutet: Die zu übertragenden Objekte, werden mit den Objekten verglichen, welche bereits in den Immobilienportalen vorhanden sind. Ist das Objekt nicht vorhanden so wird dieses dem Portal hinzugefügt. Ist das Objekt vorhanden, so werden die Daten dieses Objektes aktualisiert. Ein Objekt wird nur dann gelöscht, wenn es explizit erlaubt ist. Dies ist der Fall, wenn Sie ein Objekt bereits übertragen haben und in den Objektdaten das Häkchen vor dem betreffenden Portal entfernen. Anschließend wird das Objekt in der Liste der zu übertragenden Objekte mit dem Status löschen aufgelistet. Bei der nächsten Übertragung wird das Objekt aus dem Angebot des Immobilienportals gelöscht.

92 Register Sonstiges Hauptmenü - Register Sonstiges Das Register Sonstiges: Über das Register Sonstiges können Sie Ihre Daten sichern und wiederherstellen. Hier werden auch die Voreinstellungen des Programmes getätigt. Gruppe Datenbank Einstellungen: Schalter Kennwort: Wenn Sie Ihre Daten vor neugierigen Blicken schützen wollen, können Sie ein Kennwort vergeben. Über den Schalter Kennwort gelangen Sie direkt in das Fenster für das Kennwort. Hier können Sie das Kennwort eingeben, ändern oder zurücksetzen. Gleich nach dem Start von Win-IMOS wird das Kennwort abgefragt. Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben und Sie sich als rechtmäßiger Besitzer von Win-IMOS ausweisen können, kontaktieren Sie unseren Vertrieb. Schalter Datenbankreorganisation: Diese Datenbank-Funktion dient dazu, die Datenbank zu reorganisieren. Wenn Sie im Lauf der Zeit sehr viele Datensätze gelöscht, geändert, hinzugefügt und aufwendige Datenbankaufgaben durchgeführt haben, vergrößert sich der interne Datenbank Zwischenspeicher. Die Datenbankreorganisation leert den Zwischenspeicher, die Datenbank mit allen Tabellen und Feldern wird neu aufgebaut und die Indexe werden neu erstellt. Bevor Sie diese Schaltfläche betätigen, machen Sie unbedingt zur Sicherheit eine Datensicherung! Schalter Netzwerkeinstellungen (nur sichtbar wenn Arbeitsplatzversion): Über diesen Schalter können Sie Ihre Netzwerkeinstellungen überprüfen und gegebenenfalls nachträglich ändern.

93 Gruppe Datenimport: Schalter Aus früheren Versionen: Über diesen Punkt können Sie die Daten aus der früheren Version 6 in die jetzige Programmversion importieren. Gehen Sie bitte sicher, dass die frühere Version auf dem gleichen Rechner installiert ist, auf dem auch Win-IMOS 7 installiert ist. Win-IMOS sucht automatisch nach dem Pfad der früheren Version und zeigt Ihnen den Pfad in einer Meldung an. Sollte der angegebene Pfad nicht korrekt sein, klicken Sie in der Meldung auf "Nein" um den Pfad manuell anzugeben. Nachdem die Daten übernommen worden sind, erscheint eine Bestätigung, nach der das Programm geschlossen wird. Die Daten aus der Version 5 können nicht direkt in die neue Version übernommen werden. Sie benötigen daher ein Zwischenupdate, das automatisch mit Beschreibung mitgeliefert wird. Fragen hierzu beantwortet gerne unser Vertrieb. Beachten Sie jedoch, dass diese Funktion nur für den erstmaligen Import Ihrer Daten aus der Win-IMOS 6 gedacht ist. Wenn Sie Ihre laufende Datensicherung, z.b. nach einem Stromausfall wieder einlesen wollen, benutzen Sie die Funktion Wiederherstellung (siehe unten) im Register Sonstiges. Schalter Aus der Testversion: Mit dieser Funktion können Sie Daten, die Sie in die Testversion von Win-IMOS eingegeben haben in die Vollversion von Win-IMOS übernehmen. Dies erspart Ihnen die erneute Eingabe der Daten in Win-IMOS. Es ist nur eine der zwei Datenimportmöglichkeiten umsetzbar, entweder Daten aus einer früheren Version oder Daten aus der Testversion übernehmen. Beispiel: Sie arbeiten bereits mit Win-IMOS 6, haben die Testversion von Win-IMOS 7 angefordert und Daten zum Testen eingetragen. Wenn Sie nun die Vollversion von Win-IMOS 7 erwerben, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie mit den Daten der Testversion oder mit den Daten aus Win-IMOS 6 weiterarbeiten möchten. Das Einlesen einer Datensicherung aus früheren Versionen (z.b. Win-IMOS 6) ist nicht möglich. Für den Datenimport muss "Aus früheren Versionen" oder "Aus der Testversion" gewählt werden. Sie testen Win-IMOS 7? Ein Datenimport aus früheren Versionen (z.b. Win-IMOS 6) in die Testversion ist nicht möglich. Gruppe Programmeinstellungen: Schalter Voreinstellungen: Wenn Sie auf diesen Schalter klicken, öffnet sich das Fenster für die Voreinstellungen des Programmes. Siehe Voreinstellungen. Schalter Makler-Stammdaten: Über diesen Schalter gelangen Sie in das Eingabefenster, in dem Sie Ihre Makler-Stammdaten eingeben und speichern können. Register Datensicherung:

94 Sichert alle Win-IMOS Daten in komprimierter Form auf z.b. eine Festplatte oder einen USB-Stick. Bei Bedarf können die gesicherten Daten im Register Sonstiges - Wiederherstellung auf Ihrem System wieder eingelesen werden. Wir empfehlen regelmäßig die Daten auf einem externen Speichermedium (z.b. USB-Stick) zu erstellen. Im Falle eines Computerabsturzes (z.b. durch Virenbefall, Hardwareschaden etc.) können Sie die gesicherten Daten jederzeit wiederherstellen. Bitte beachten Sie, dass Sie nicht direkt auf eine CD oder DVD sichern können. Sie müssen die Datensicherung erst auf der Festplatte erzeugen und dann können Sie die Sicherungsdatei über ein Brennprogramm auf CD/DVD brennen. Auswahlfeld Sichern auf: Wählen Sie das Laufwerk über den Schalter Pfadauswahl aus, auf dem Ihre Daten gesichert werden sollen. Sie können dazu z.b. eine Festplatte oder einen USB-Stick auswählen. Schalter Datensicherung starten: Klicken Sie den Schalter Datensicherung starten, um mit der Sicherung zu beginnen. Nach Erstellung der Datensicherung erhalten Sie ein Informationsfenster mit der Angabe des Verzeichnisses, Datum und Uhrzeit der Datensicherung. Register Wiederherstellung: Liest die Win-IMOS Datensicherung wieder ein. Eine Wiederherstellung ist immer dann erforderlich, wenn die aktuellen Win-IMOS Daten aus irgendeinem Grund (z.b. durch Virenbefall, Hardwareschaden etc.) beschädigt wurden. Eine Wiederherstellung direkt von CD oder DVD ist nicht möglich. Kopieren Sie die Datensicherung zuerst auf die Festplatte und entfernen über die Datei-Eigenschaften den Schreibschutz. Erst dann ist es möglich die Datensicherung wiederherzustellen. Durch eine Wiederherstellung einer Datensicherung werden immer alle bestehenden Daten überschrieben. Vergewissern Sie sich deshalb unbedingt, dass Sie die richtige Datensicherung wiederherstellen. Wiederherstellen aus Ordner: Über den Schalter Pfadauswahl möchten. können Sie die Datensicherung auswählen, die Sie wiederherstellen Schalter Wiederherstellung starten: Klicken Sie den Schalter Wiederherstellung starten, um die Wiederherstellung zu starten. Nachdem die Daten eingelesen wurden, müssen Sie das Programm neu starten.

95 Hauptmenü - Register Sonstiges - Kennwort ändern Wenn Sie es wünschen, können Sie beim Start der Software ein Kennwort abfragen lassen. Nur nach Eingabe des korrekten Passwortes wird die Software mit den Daten gestartet. Klickfeld "Der Start von Win-IMOS wird durch das nachfolgende Kennwort geschützt": In dem ersten Eingabefeld tragen Sie das neue Passwort ein. Um Schreibfehler zu verhindern, werden Sie gebeten das neue Passwort in das zweite Eingabefeld erneut einzutragen. Sind beide Angaben identisch und Sie klicken auf Speichern, wird das Passwort beim nächsten Start der Software abgefragt. Wird das Passwort bei beim Start 3x falsch angegeben, wird der Programmstart abgebrochen! Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben und Sie sich als rechtmäßiger Besitzer von Win-IMOS ausweisen können z.b. durch Ihre Kundennummer oder der Rechnung, dann kontaktieren Sie bitte die Software24.com GmbH. Klickfeld "Der Kennwortschutz wird nicht mehr benötigt und soll deshalb aufgehoben werden": Wenn Sie es nicht für erforderlich halten, den Programmstart durch ein Kennwort zu schützen, wählen Sie diese Option. Die Abfrage des Kennwortes bei einem Programmstart entfällt. Hauptmenü - Register Sonstiges - Lizenzdaten Geben Sie in diesem Fenster Ihre Lizenzdaten ein um Win-IMOS freizuschalten. Die Lizenzdaten sind auf Ihrer Rechnung oder auf der Lizenzkarte eingetragen.

96 Register Hilfe Hauptmenü - Register Hilfe Das Register Hilfe: In der Gruppe Links finden Sie weitere zusätzliche Informationen zu Win-IMOS. Durch Anklicken der folgenden Schalter, gelangen Sie direkt auf unsere Internetseite zu dem ausgewählten Bereich. Im unteren Teil erhalten Sie eine Übersicht über Informationen zu Ihrer Installation. Zum einen die Programmversion, in welchem Verzeichnis Ihr Win-IMOS installiert ist, wie der Pfad zu der Datenbank lautet und den Pfad zu den Einstellungen in den Eigenen Dateien. Gruppe Online-Hilfe:

97 Schalter Hilfe: Startet diese HTML-Online-Hilfe. Gruppe Links: Schalter Newsletter: Um immer aktuell über Neuigkeiten per informiert zu werden, können Sie unseren Newsletter abonnieren. Schalter Service: Hier finden Sie alle Serviceleistungen wie z.b. den Support- & Softwarevertrag. Schalter Onlineshop: Leitet Sie direkt weiter zu unserem Onlineshop. Schalter Blog: In unserem Blog erhalten Sie immer aktuelle Beiträge und Themen rund um die Immobilienwirtschaft. Schalter Software24.com: Sie werden direkt auf die Startseite von der Software24.com GmbH weitergeleitet. Schalter Neuigkeiten: Hier finden Sie alle Neuigkeiten. (Für alle Funktionen der Gruppe Links wird eine aktive Internetverbindung benötigt.) Besondere Hilfethemen Hinweise zu der Netzwerkinstallation Netzwerkinstallation von Win-IMOS Die Netzwerkinstallation von Win-IMOS (Server- und Arbeitsplatzinstallation) läuft weitgehenst automatisch ab. Ein Netzwerkadministrator ist nicht zwingend erforderlich. Grundvoraussetzung ist ein vorhandenes funktionierendes Netzwerk. Wenn Sie die unten stehenden Installationsanweisungen genau beachten, sollte die Installation problemlos funktionieren. Win-IMOS als Netzwerkversion besteht aus zwei CD-ROM s: "Win-IMOS Immobilienmaklersoftware für Server, nachfolgend CD-ROM 1 genannt und "Win-IMOS - Installation für Arbeitsplatzrechner, nachfolgend CD-ROM 2 genannt. 1. Installation der Server-Version

98 CD-ROM 1 installieren Sie auf dem Server, d.h. auf dem Rechner, auf dem sich die gemeinsam genutzte Datenbank von Win-IMOS befinden soll. Legen Sie die CD- ROM 1 ein, das Installationsprogramm startet automatisch. (Sollte die Autostart-Option des CD-ROM Laufwerkes ausgeschaltet sein, starten Sie das Setup-Programm von der CD-ROM manuell, z.b. im Windows-Explorer). Sie können die Win-IMOS Serverversion in den vorgeschlagenen Ordner C:\Programme\Win-IMOS7 (Vista: C:\Win-IMOS7) installieren oder einen anderen Installationspfad auf einer lokalen Festplatte des Server-PCs wählen. Wichtig ist, dass Sie sich den lnstallationspfad notieren, da Sie diesen später bei der Installation der Arbeitsplatz-CD benötigen. Nachdem die Win-IMOS Dateien installiert wurden, erhalten Sie ein Hinweisfenster, dass der Firebird-SQL-Datenbankserver installiert werden muss. Der Firebird-SQL-Server ist erforderlich, damit Win-IMOS auf die SQL-Datenbank zugreifen kann. Bestätigen Sie mit OK, damit der Firebird-SQL-Datenbankserver installiert wird. Der Firebird-SQL-Server startet als Dienst im Hintergrund. 1.1 Win-IMOS auf dem Server starten Sie können nun die Win-IMOS Serverversion durch Doppelklick auf das Win-IMOS Icon auf dem Desktop starten (wurde bei der Installation angelegt). Alternativ kann das Programm auch unter Start-Programme-Win-IMOS gestartet werden. Beim ersten Programmstart werden Sie nach der Produkt- und Lizenznummer gefragt. Diese finden Sie auf der linken Innenseite Ihrer CD-Hülle. In der Titelleiste des Win-IMOS Hauptfensters steht nun Win-IMOS (Server). Schliessen Sie jetzt Win-IMOS. Damit ist die Serverinstallation abgeschlossen. Wichtig: Bitte Win-IMOS auf dem Server mindestens einmal starten und die Produkt- und Lizenznummer eingeben, bevor Sie die Arbeitsplatzrechner installieren. 1.2 IP-Adresse des Server- PCs feststellen Bevor Sie mit der Installation der Arbeitsplatzrechner mit CD-ROM 2 beginnen, müssen Sie noch die IP-Adresse des Server-PCs feststellen und notieren. Diese wird später bei der Konfiguration des Arbeitsplatz-PCs benötigt. Über die IP-Adresse erfolgt der Zugriff vom Arbeitsplatz auf die Win-IMOS Datenbank auf dem Server-PC. IP-Adresse Was ist das? Win-IMOS verwendet eine moderne Client/Server SQL-Datenbank, die für Netzwerkzugriffe hoch optimiert ist. Von einem Arbeitsplatz-PC wird auf die Win-IMOS Datenbank über das TCP/IP-Protokoll (Internetprotokoll) zugegriffen. Wie auch im Internet hat jeder PC in einem lokalen Netzwerk eine IP-Adresse. Das ist bildlich gesagt die Hausnummer, über die die Netzwerknutzer auf diesen PC zugreifen. Wie ermittelt man die IP-Adresse des Win-IMOS Server PC? Am Server-PC (auf dem CD-ROM 1 installiert wurde) klicken Sie auf Start-Ausführen (Windows XP) oder Start-Alle Programme-Zubehör-Ausführen (Windows Vista/7) und geben cmd in das Eingabefeld

99 Öffnen ein und mit OK bestätigen. Ein Fenster Eingabeaufforderung wird geöffnet. Hier geben Sie den Befehl ipconfig ein und drücken die Eingabetaste. Die IP-Adresse Ihres PC wird nun ausgegeben. Im Beispiel unten: IP-Adresse...: Notieren Sie bitte Ihre IP-Adresse. Unter Windows Vista heißt diese IPv4-Adresse. 2. Installation der Arbeitsplatzrechner Auf jeden Arbeitsplatzrechner installieren Sie anschließend CD-ROM 2. Starten Sie dafür unter Windows das Installationsprogramm NETSETUP von der CD-ROM. Alle erforderlichen Dateien werden auf der lokalen Festplatte des Arbeitsplatzrechners installiert. Ferner wird ein Symbol zum Starten von Win-IMOS unter Start-Programme-Win-IMOS und auf dem Desktop angelegt. Nach dem ersten Start von Win-IMOS auf dem Arbeitsplatzrechner wird das Netzwerk-Verbindungsfenster eingeblendet, in dem Sie die IP-Adresse des Server-PC (siehe 1.2.) eingeben und den Pfad, in den Win-IMOS auf dem Server-PC installiert wurde (siehe 1.).

100 Im Beispiel oben ist die IP-Adresse des Server-PC und der Pfad zu Win-IMOS 7 auf dem Server-PC c:\imos7. Aus diesen Informationen "IP-Adresse + Pfad kann die Verbindung zur Win-IMOS Datenbank vom Arbeitsplatz auf den Server-PC hergestellt werden. Klicken Sie auf Verbinden. Wenn die Verbindungsdaten richtig sind, wird die Arbeitsplatzversion von Win-IMOS gestartet. Die Verbindungsdaten werden selbstverständlich gespeichert und müssen nur dann wieder neu eingegeben werden, wenn eine Verbindung zur Datenbank nicht möglich ist (weil der Win-IMOS Ordner auf dem Server verschoben wurde oder der Systemadministrator die IP-Adresse geändert hat). Die aktuellen Verbindungsinformationen werden unter dem Register Sonstiges-Netzwerkeinstellungen angezeigt. Damit ist die Netzwerkinstallation abgeschlossen. Wiederholen Sie die Installation auf allen anderen Netzarbeitsplätzen und geben Sie beim 1. Start die gültigen Verbindungsinformationen ein. 3. Wichtige Hinweise Sie erhalten hier technische Informationen, falls es zu Problemen beim Betrieb von Win-IMOS im Netzwerk kommt. 3.1 Überprüfen, ob der Firebird SQL-Server läuft Der Firebird SQL-Server muss auf dem Server- und Arbeitsplatz-PC gestartet sein, damit der Zugriff auf die Win-IMOS Datenbank möglich ist. Bei der Installation von CD-ROM 1 und 2 wird der Firebird SQL-Server nach der Installation von Win-IMOS mit installiert. Er läuft als Dienst im Hintergrund. Sobald

101 Win-IMOS gestartet wird, wird automatisch auf den Dienst zugegriffen. Sollte der Dienst nicht gestartet sein, erhalten Sie beim Start von Win-IMOS die Meldung Unavailable Database bzw. Datenbank nicht vorhanden. Klicken Sie auf Start-Systemsteuerung. Falls die Kategorie-Ansicht eingestellt ist, wählen Sie Zur klassischen Ansicht wechseln. In der Liste finden Sie den Eintrag "Firebird Server Manager, mit einem Doppelklick darauf öffnet das Firebird-Server-Control Fenster: In der ersten Zeile wird angezeigt, ob der Firebird-Server läuft. Falls der Server nicht läuft ( The Firebird Server ist not running ) klicken Sie auf Start, um den Server zu starten. Klickfeld Use the Guardian sollte markiert sein. Im Bereich Run sollte as Service gewählt sein, damit der Server als Dienst im Hintergrund läuft. Im Bereich Start muss Automatically ausgewählt sein, damit der Firebird-Server nach jedem PC-Neustart automatisch als Dienst im Hintergrund läuft Der Firebird SQL-Server wurde deinstalliert Falls in der Systemsteuerung kein Eintrag Firebird Server Manager (siehe 3.1) vorhanden ist, wurde der Firebird Server versehentlich deinstalliert. Sie können den Firebird Server neu installieren. Sie finden das Firebird-Setup-Programm entweder im Installationsordner von Win-IMOS auf dem Server-PC (z.b. c:\programme\imos7\firebird) oder auf der CD-ROM Die Firewall des Win-IMOS Server-PC konfigurieren Angesichts von Virenprogrammen, Trojanern etc. sind PCs heutzutage durch eine Firewall geschützt. Wenn auf Ihrem Win-IMOS Server-PC eine Firewall aktiv ist, muss diese so konfiguriert werden, dass einem Win-IMOS Netzarbeitsplatz-PC der Zugriff auf die Win-IMOS SQL-Datenbank auf dem Server erlaubt wird. Ansonsten erhalten Sie beim Start von Win-IMOS auf einem Netzarbeitsplatz-PC die Fehlermeldung Eine Verbindung zur Win-IMOS Datenbank konnte nicht hergestellt werden.

102 Netzwerkverbindung wurde verweigert.. Der Zugriff auf SQL-Datenbanken wird technisch über einen sogenannten Port (=Tor) ermöglicht. Der Firebird SQL-Server ist auf Port 3050 eingestellt. Port 3050 muss somit in der Firewall freigegeben werden, damit ein Zugriff auf die Datenbank erlaubt wird. Im Beispiel weiter unten wird gezeigt, wie der Port 3050 in der Windows-Firewall (verfügbar ab Version Windows XP SP2) freigegeben wird. Wenn Sie eine Firewall eines anderen Herstellers installiert haben, schauen Sie bitte in der Hilfe des Herstellers nach, wie ein Port freigegeben wird. Beispiel Windows-Firewall Klicken Sie auf Start-Systemsteuerung und Windows-Firewall. (Unter Vista Einstellung ändern wählen) im Registerreiter Allgemein ist normalerweise Aktiv angeklickt. Das Klickfeld Keine Ausnahmen zulassen ist nicht angeklickt. (Falls Inaktiv angeklickt ist, muss kein Port freigegeben werden, da die Firewall nicht aktiv ist.) Wechseln Sie in den Registerreiter Ausnahmen und klicken Sie auf den Schalter Port (Vista: Port hinzufügen ). Im Eingabefeld Name geben Sie firebird ein und unter Portnummer Das Klickfeld TCP soll angeklickt sein. Beenden Sie mit OK. Firebird steht jetzt in der Liste der Ausnahmen. Bitte starten Sie Ihren Rechner neu und danach lässt die Firewall eine Verbindung von einem Netzarbeitsplatz-PC auf die Win-IMOS Datenbank auf dem Server zu.

103 Internetfax - Was ist das? 1. Wie funktioniert Internetfax? Eine Faxlösung via Internet ersetzt das lokale Faxgerät beim Senden (und wenn gewünscht auch beim Empfangen) von Faxen und ermöglicht den zu Fax- Datentransfer. Mit Ihrer eigenen -Adresse können Sie somit Faxe (als Dokumentenanhang) über einen Internetfax Anbieter versenden. Zeitersparnis Faxen Sie ein beliebiges personalisiertes Dokument aus der Textverarbeitung oder einen Bericht aus der Druckvorschau an einen oder mehrere Interessenten/Kontakte mit wenigen Mausklicks. Der Ausdruck auf Papier, der Gang zum Faxgerät, Wahl der Fax-Nr. etc. entfällt. Erstellen Sie einen automatischen Dokumentennachweis. Bei Rückfragen finden Sie das Fax sehr schnell im Dokumentenmanagement und können das Dokument zur Wiedervorlage verwenden. Kostenersparnis Reduzieren Sie die Papierverbrauchskosten! 2. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Sie benötigen eine Adresse und eine Anmeldung bei einem der zahlreichen Internetfax Anbieter. 3. Wie finden Sie einen Internetfax Anbieter? Einfach in Ihrer bevorzugten Suchmaschine (z.b. Google) nach dem Begriff Fax online versenden suchen. Vergleichen Sie das Angebot (z.b. durchschnittlicher Versandkosten für eine Seite innerhalb Deutschlands) der verschiedenen Anbieter. Bei den meisten Anbietern können Sie sich online anmelden und ein Startguthaben einzahlen. Die Versandkosten werden pro Fax vom Guthaben abgezogen, bis das Guthaben aufgebraucht ist. Das Guthaben kann durch eine neue Einzahlung aufgeladen werden. Manche Anbieter bieten auch eine Flatrate, d.h. Sie bezahlen eine monatliche Pauschale und dürfen dafür eine maximale Anzahl von Faxen versenden. Schätzen Sie die Anzahl der Faxe, die Sie monatlich versenden und wählen Sie den für Sie günstigsten Anbieter aus. 4.. Wie funktioniert das online Versenden von Faxen? Wenn Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, füllen Sie das Online-Formular des Anbieters aus. Hier geben Sie die eigene Adresse an. Über diese Adresse (Absender) senden Sie s an den Anbieter. Diese enthält die Fax-Nr. des Empfängers. Das an die angehängte Dokument wird an die Fax-Nr. des Empfängers gesendet, der Empfänger muss nicht beim Online-Anbieter angemeldet sein. Das Fax kommt beim Empfänger in Papierformat an. 5. Klingt kompliziert? Ist es nicht, denn Win-IMOS erledigt alles automatisch für Sie! Win-IMOS erstellt automatisch ein PDF-Dokument (z.b. ein Angebot in der Textverarbeitung, einen beliebigen Bericht aus der Berichte-Vorschau), holt sich die Fax-Nummer aus den Stammdaten des Interessenten oder der Kontaktadresse und sendet eine mit dem PDF-Dokument als Anhang an Ihren Fax Server Anbieter. Dieser sendet das PDF-Dokument als Fax an den Empfänger @efaxsend.com (faxnummer des empfängers@ihrfaxserveranbieter.com) Sie sind in der internen Textverarbeitung und haben ein Angebot an einen Interesseten Maier, Fax

104 089/ geschrieben. Klicken Sie auf den Schalter "Fax". Win-IMOS generiert ein PDF-Dokument und sendet eine an die obenstehende Adresse. Sekunden später erhält der Interessent Maier das Fax an seinem Fax-Gerät. Selbstverständlich können Sie auch die Seriendruck-Funktion verwenden, um personlisierte Faxe an mehrere ausgewählte Interessenten/Kontakte zu versenden. Unter Konto konfigurieren müssen Sie unbedingt auch Ihr -Konto einrichten, um Faxe mit dem PC versenden zu können! Netzwerk - Einstellung der Pfade Hinweise für Netzwerkkunden Korrekte Einstellung der Pfade Dateien, die Sie den Objekten oder Nachweisen in Win-IMOS zuordnen werden nicht in der Datenbank direkt gespeichert. Lediglich die Pfade zu den Dateien werden in einem Datenbankfeld eingetragen, z.b.: C:\Dokumente\Objekt_997\Maklervertrag.pdf Wenn das Programm im Netzwerk betrieben wird kann es zu folgendem Problem kommen: Am Arbeitsplatz A wird ein Nachweis generiert und die Datei C:\Dokumente\Objekt_997\Maklervertrag.pdf zugeordnet. Arbeitsplatz B möchte sich diesen Nachweis anschauen und das Dokument dazu aufrufen. Dieser bekommt aber nur die Meldung Das Dokument wurde verschoben oder entfernt. Wählen Sie ein neues Dokument aus.. Die Ursache ist Folgende: Arbeitsplatz A hat das Dokument bei sich auf dem Rechner unter C:\Dokumente\Objekt_997\Maklervertrag.pdf abgespeichert. Nun versucht Win-IMOS am Arbeitsplatz B auch das Dokument unter C:\Dokumente\Objekt_997\ aufzurufen, was es aber nicht kann, da dieses Dokument nicht hier, sondern bei Arbeitsplatz A vorhanden ist. Das gleiche gilt ebenfalls für Dateien, die Sie den Objekten zugewiesen haben. Lösung: Als erstes müssen alle Dokumente und Bilder zentral auf einem Rechner abgelegt werden, auf dem alle Arbeitsplätze über das Netzwerk Zugriff haben. z.b.: auf dem Server -> R:\Dokumente_Bilder Als nächstes wird dieser Ordner im Netzwerk, mit Lese-/Schreibzugriff für alle beteiligten Arbeitsplätze, freigegeben. Danach muss an allen Arbeitsplätzen, welche Win-IMOS installiert haben (einschließlich Server) ein Netzlaufwerk mit gleichem Laufwerksbuchstaben erstellt werden (siehe Grafik). Starten Sie dazu den Windows-Explorer oder öffnen den Arbeitsplatz und gehen auf Menü Extras Netzlaufwerk verbinden bzw. zuordnen. Wichtig ist, dass überall der gleiche Laufwerksbuchstabe vergeben wird. Auch am Server (wenn dort Win-IMOS installiert ist) muss dieses Netzlaufwerk erstellt werden. Wenn Sie in Zukunft den Nachweisen oder Objekten Dateien zuweisen, müssen Sie stets das neue Laufwerk (wie in diesem Beispiel, das R:\ Laufwerk) auswählen und die Dateien zuordnen. Damit ist sichergestellt, egal welcher Arbeitsplatz Zugriff haben möchte, dass die Datei gefunden und auch aufgerufen werden kann. Zum Anderen wird die Sicherung der Dateien vereinfacht.

105 (Abbildung: Erstellung eines Netzlaufwerkes) TAPI - Telefonie Dieses Fenster zeigt sich, wenn ein Anruf über Ihr Systemtelefon hereinkommt. Im oberen Teil des kleinen Fensters sehen Sie, falls bekannt die Telefonnummer des Anrufers. Im Mittleren Teil sehen Sie 2 Auswahlfelder. Im Linken, werden alle Interessenten gezeigt, die mit der anrufenden Nummer identifiziert wurden. Auf der rechten Seite das Selbe mit den Kontakten. Wenn die Nummer bekannt ist und diese einem Interessent oder Kontakt zugeordnet ist, wird der Name angezeigt. Wenn Sie auf den Namen klicken und auf den Schalter Datenblatt anzeigen", öffnet sich das passende Datenblatt des Interessenten oder Kontaktes. Das Fenster Einkommender Anruf" schließt sich automatisch nach Verbindungsunterbrechung.

106 Voreinstellungen - Allgemein Das Fenster Voreinstellungen: In diesem Fenster legen Sie über 2 Register verschiedene grundlegende Einstellungen für das Programm fest. Klicken Sie auf das jeweilige Register um weitere Informationen über die einzelnen Einstellungen zu bekommen: - Register Einstellungen - Register Listen

107 Voreinstellungen - Einstellungen Einstellungen - Ansicht/Termine: Gruppe Ansicht: Klickfeld Kaufobjekt voreingestellt bei Neuanlage Objekt: Legt fest, ob bei der Neuanlage eines Objektes im Register Preis das Klickfeld für Verkaufsobjekte angeklickt ist. Wenn nicht, wird das Klickfeld für Mietobjekte aktiviert. Klickfeld Interessenten vor Neuanlage suchen ob bereits vorhanden: Wenn diese Option aktiviert ist, wird vor der Eingabe der neuen Interessentennummer ein Fenster aufgerufen, in dem Sie suchen können ob der Interessent bereits vorhanden ist. Ist diese Option deaktiviert, erscheint sofort das Fenster für die Eingabe der neuen Interessentennummer. Gruppe Termine: Hier können Sie wählen, ob Sie den Terminplaner von Win-IMOS verwenden möchten oder Microsoft Outlook. Wenn Sie Microsoft Outlook wählen, werden neue Termine nicht in Win-IMOS sondern nur in Microsoft Outlook gespeichert. Bitte beachten Sie, dass Sie Microsoft Outlook installiert haben müssen und verwenden. Microsoft Outlook Express oder Windows Mail können nicht verwendet werden. Da nur Microsoft Outlook eine Fernsteuerung der Software zulässt. Einstellungen - Textverarbeitung: In Win-IMOS können Sie wahlweise die Win-IMOS Textverarbeitung oder eine externe Textverarbeitung (z.b. MS-Word) verwenden. Option Integrierte Textverarbeitung verwenden: Bei Aufruf einer Textverarbeitungsfunktion im Programm wird automatisch die Win-IMOS Textverarbeitung gestartet. Der Vorteil dabei ist, dass alle Serienbriefe direkt in der Win-IMOS Textverarbeitung erstellt werden können ohne eine Datenquelle verbinden zu müssen. Alle Dokumente werden zentral in der Datenbank von Win-IMOS abgelegt. Beim Durchführen der Datensicherung in Win-IMOS, werden automatisch alle Dokumente gesichert und bei einer Wiederherstellung wieder hergestellt. Für Kunden, die im Netzwerk arbeiten besteht durch die Win-IMOS Textverarbeitung der Vorteil, dass die Dokumente zentral am Server hinterlegt sind und alle Arbeitsplätze auf diese Dokumente zugreifen können. Bereits bestehende Dokumente z.b. aus Microsoft Word, können in die Win-IMOS Textverarbeitung übernommen werden und müssen nicht nochmals neu geschrieben werden. Neben dem Serienbrief können Sie auch ganz normale Briefe mit der Win-IMOS Textverarbeitung verfassen.

108 Option Microsoft Word als Textverarbeitung verwenden; Klicken Sie dieses Feld an, wenn Sie mit Ihrer gewohnten Textverarbeitung arbeiten möchten. Um die Verbindung zur Textverarbeitung herzustellen geben Sie hier den Installationspfad (siehe Beispiel) ein. Wenn Sie auf das blaue "W" rechts neben dem Eingabefeld klicken, versucht Win-IMOS den Pfad automatisch zu suchen. Sollte dies nicht gelingen, klicken Sie rechts auf den Auswahlbaum und suchen den Pfad manuell. Beispiel für MS-Word: Hier könnte der Pfad z.b. C:\Programme\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE heißen. Klickfeld Zeilenumbrüche bei Feldern wie Infrastruktur und Sonstige Kennzeichen zulassen: Diese Einstellung hat zur Folge, dass die Texte die Sie in Infrastruktur und sonstige Kennzeichen eingegeben haben mit Zeilenumbrüchen in den Briefen exportiert werden. Bei deaktivierter Option werden alle Einträge der beiden Felder hintereinander geschrieben. Einstellungen - Währung: Dieses Register dient zur Einstellung der währungsspezifischen Optionen: Klickfeld Zwei Währungen verwenden: Sie haben die Möglichkeit neben der Haupt-Währung EUR auch noch eine Zweit-Währung, beispielsweise $ zu führen. Wenn diese Option angeklickt ist, können Sie in der zweiten Box Name der Währung den Namen für die zweite Währung eintragen, Bsp. hier $. Bei Währung 1 muss immer die Haupt-Währung erfasst werden. In der dritten Box Konvertierung kann der momentane Wechselkurs eingeben werden,so dass später Kaufpreise usw. umgerechnet werden können. Ist das Klickfeld nicht aktiv, so können Sie in Win-IMOS auch nur mit einer Währung, normalerweise wird dies der EUR sein, rechnen. Die Einstellungs- bzw. Umrechnungsmöglichkeiten entfallen damit. Einstellungen - MwSt.: In dieser Einstellung können Sie bis zu acht verschiedene MwSt -Sätze vordefinieren. Mit der Auswahlbox Voreingestellt legen Sie den Standardsatz, derzeit 19%, fest. Hierzu wählen Sie die Satznummer, in der Sie den entsprechenden MwSt -Satz eingetragen haben in der Auswahlbox aus. Einstellungen - Sonstiges: Klickfeld "Objektart die beim Neuanlegen eines Objektes oder Interessenten voreingestellt werden soll": Hier können Sie eine bestimmte Objektart auswählen, die automatisch bei einer Neuanlage eines Objekts oder Interessenten vorbelegt sein soll.

109 Eingabefeld Letzte Rechnungsnummer: Hier können Sie Ihre letzte Rechnungsnummer erfassen, wenn Sie nun neue Rechnungen aus Win-IMOS schreiben wird die Nummer automatisch hoch gezählt. Bsp. Sie tragen in diesem Feld die 46 ein, so erhält die nächste Rechnung automatisch die Nummer 47. Auswahlbox Trennzeichen für CSV -Export: Hiermit legen Sie fest, welches Trennzeichen Sie verwenden wollen, wenn Sie aus der Objekt-, Interessenten- und Kontaktliste die Daten in das CSV-Format exportieren. Klickfeld Bereits angebotene Objekte nicht mehr anbieten: Beispiel: Sie schreiben an 5 Interessenten ein Angebot für das zur Suche passende Objekt 123, ein halbes Jahr später ist der Interessent 1 und das Objekt 123 immer noch in Ihrer Datenbank registriert. Schreiben Sie nun erneut ein Angebot an Interessenten, die ein Objekt wie Objekt 123 suchen, würden Sie dem Interessenten 1 wieder ein Angebot schicken. Das können Sie mit der Option "Bereits angebotene Objekte nicht mehr anbieten" verhindern. Voraussetzung ist, dass Sie im ersten Durchlauf die Nachweise für dieses Angebot erzeugt haben. Gruppe Telefonie: Mit Win-IMOS haben Sie die Möglichkeit das am PC angeschlossene Telefon über die Software anzusprechen. Das bedeutet, Sie können Anrufe aus der Software starten und es wird signalisiert wenn ein Anruf reinkommt. Zusätzlich wird, wenn die Nummer bekannt ist, angezeigt welcher Interessent oder Kontakt Sie gerade anrufen möchte. Klickfeld Telefonie verwenden: Aktivieren Sie die Option, wenn Sie Ihr Telefon über Win-IMOS ansprechen wollen. Es erscheinen die weiteren Einstellungen zur TAPI-Telefonie. Auswahlbox TAPI - Treiber: Legen Sie fest welcher TAPI-Treiber verwendet werden soll um Ihr Systemtelefon anzusprechen und damit zu telefonieren. Den TAPI-Treiber sollten Sie zu Ihrem Telefon erhalten haben und er muss vor der Verwendung installiert werden. Auswahlfeld Amtskennziffer: Wenn Sie eine Amtskennziffer verwenden müssen, um nach draußen zu telefonieren, müssen Sie die Option anklicken und die Kennziffer in das Eingabefeld eintragen. Deaktivieren Sie diese Option, falls Sie keine Amtskennziffer benötigen. Lassen Sie auch das Eingabefeld nicht leer, wenn Sie die Option aktiviert haben. Einstellungen - Immobilienportale: Auswahlbox Bilder mit max. Auflösung übertragen: Mit dieser Auswahl bestimmen Sie, in welcher Auflösung die Bilder an die Immobilienportale übertragen werden sollen. Die Auswahl ist notwendig, da die Immobilienportale maximale Größen für Bilder bestimmt haben. Es reduziert auch die Dauer der Übertragung, je mehr Bilder Sie mit einem Mal übertragen.

110 Auswahlbox FTP-Übertragungsart: Um Daten per FTP (File Transfer Protocol) an das Immobilienportal zu übertragen, muss eine Verbindung zu dem Server aufgebaut werden. Die Verbindung kennt die Arten Aktiv und Passiv. Aktiv bedeutet, das Ihr Rechner die Verbindung zu dem Server aufbaut und die Übertragung etc. einleitet. Passiv bedeutet, dass der Ziel-Server einen Port öffnet und Ihrem Rechner mitteilt, um dann die Daten zu übertragen. Diese Technik wird eingesetzt, wenn der Server keine Verbindung zu Ihrem Rechner aufbauen kann. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Ihr Rechner sich hinter einem Router befindet, der die Adresse Ihres Rechners mittels NAT umschreibt oder wenn eine Firewall das Netzwerk des Rechners vor Zugriffen von außen abschirmt. Daher wird diese Art als Standard angegeben. Klickfeld Provisionstext ausblenden: Für die Provisionen (siehe Objektdaten - Verkauf/Vermietung) gibt Win-IMOS bestimmte, nicht änderbare Provisionstexte vor. z.b.: v. Netto-VK Preis bei einem Kaufobjekt. Wenn Sie die Texte nicht an die Portale übertragen möchten, sondern nur die Prozentzahl oder der Betrag der Provision, können Sie diese Option aktivieren. Klickfeld Alle Objekte mit der Länderkennung DEU übertragen: In den Dateien für die Übertragung an die Immobilienportale, müssen unter anderem die Länderkennung übermitteln werden. Wenn Sie ausschließlich Objekte aus Deutschland anbieten, können Sie diese Option aktivieren ohne die Ländereinstellung in den Objektdaten überprüfen zu müssen. Einstellungen - konfigurieren: Damit Sie später über die interne Textverarbeitung s versenden können, müssen Sie ein -Konto in Win-IMOS konfigurieren. Eine der folgenden Einstellungen können Sie wählen: Option s direkt versenden: Unabhängig davon, ob Sie ein -Konto bei einem freien -Anbieter wie Web.De, T-Online.de, Freenet.de, GMX.de etc. oder ein -Konto bei der eigenen Internetseite haben, müssen Sie in Win-IMOS die Zugangsdaten zum -Server eingeben, damit s direkt aus Win-IMOS versendet werden können. Feld Ihre -Adresse: Geben Sie hier Ihre -Adresse ein, die Sie verwenden möchten. Feld Ihr Server (SMTP): Die Server-Adresse erfragen Sie entweder bei Ihrem -Anbieter direkt oder suchen die Information in einer Internet-Suchmaschine. Wenn Sie z.b. Kunde bei Web.de sind, heißt der Postausgangsserver smtp.web.de. Einfach bei Google nach web.de Postausgangsserver suchen und schon finden Sie das gewünschte Ergebnis. Wenn Sie eine eigene Homepage besitzen, fragen Sie den Systemadministrator nach Ihren -Konto Zugangsdaten. Feld Port: Hier geben Sie den Port an. Der Standard-Port zum versenden ist 25. Den für Sie richtigen Port erfahren Sie in Verbindung mit dem Postausgangsserver.

111 Typ: Standard: Es werden keine weiteren Daten benötigt Simple Login: In den Anfangszeiten des Internets konnten s ohne Anmeldung an den -Server versendet werden. Mittlerweile sollte jedes Postfach so konfiguriert sein, dass eine Anmeldung erforderlich ist. Zur Anmeldung ist die Eingabe eines Benutzernamens (Benutzername oder Adresse Ihres -Accounts) und Kennworts (Paßwort Ihres -Accounts) erforderlich. Geben Sie diese Daten ein, wenn Sie Mit Anmeldung gewählt haben. Schalter Test versenden: Klicken Sie auf den Schalter, nachdem Sie alle erforderlichen Zugangsdaten eingegeben haben. Eine Test- wird an Ihre -Adresse (Eintrag im Feld "Ihre -Adresse") gesendet. Sollten die Zugangsdaten falsch sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Prüfen und korrigieren Sie die Zugangsdaten. Im Register - Sonstiges - Makler-Stammdaten muss ebenfalls Ihre -Adresse (wie im oben genannten Feld "Ihre -Adresse") eingetragen werden, damit der Versand funktioniert. Falls Sie Probleme mit der Eingabe der -Konfigurationsdaten haben, fragen Sie am Besten Ihren -Anbieter bzw. lesen dessen Hilfeseite. In der Regel bietet jeder -Anbieter die notwendigen Informationen, um s aus anderen Programmen zu versenden. Option s über MS Outlook versenden: Ist auf Ihrem PC Microsoft Outlook installiert und ein -Konto konfiguriert, werden s aus Win-IMOS über Microsoft Outlook versendet. Ist das Feld grau hinterlegt, wurde die Microsoft Outlook Installation auf Ihrem Rechner nicht gefunden. Bitte beachten Sie, dass über Microsoft Outlook Express keine s aus Win-IMOS versendet werden können, da dieses Programm eine Fernsteuerung nicht zulässt. Weitere Informationen finden Sie an dieser Stelle in Win-IMOS. Einstellungen - Internetfax konfig.: Die Konfiguration ist denkbar einfach, geben Sie die Adresse des Internet Fax Servers ein, für den Sie sich entschieden haben. Diese und die Angaben für das -Postfach reichen aus, um aus Win-IMOS s und Faxe an ausgewählte Interessenten oder Kontakte zu senden. Weitere Informationen siehe und Internetfax. Einstellungen - Bearbeiter: Über diese Voreinstellungen können Sie die Bearbeiter angeben, die Sie benötigen um Objekten, Nachweisen, Terminen oder Anzeigen Bearbeiter zuweisen zu können. Wenn Sie einem Objekt einen Bearbeiter zugeordnet haben, können diese Daten im Serienbrief angezeigt werden. Die Angaben werden auch zu den Immobilienportalen als Kontakt übermittelt.

112 Einstellungen - Nachweisdokumente: Legen Sie hier den Pfad fest, in welchen die Nachweise automatisch von Win-IMOS gespeichert werden sollen. Voreinstellungen - Listen Mit Hilfe dieses Registers können Sie die verschiedenen Auflistungen im Programm vordefinieren. Dazu gehören: - Anrede - Briefanrede - Titel - Funktion - Kategorie (Adressen) - Land - Quelle - Gebiete - Aktivität - Kategorie (pro Objektart) - Nebenflächen (pro Objektart) - Kriterien (pro Objektart) - Hauptfläche (pro Objektart) - Suchfelder Je nach Art der Auflistung können Sie über verschiedene Schaltflächen auf der rechten Seite Einträge hinzufügen, entfernen oder umbenennen.

113 Bericht auswählen - Fenster Wählen Sie zunächst im Auswahlfeld (Liste) den gewünschten Standard-Bericht (oder später selbst erstellte Berichte) aus. Gruppe Drucken: Schalter Drucken: Druckt ohne Nachfrage den gewählten Bericht auf den Standard-Drucker aus. Schalter Vorschau: Öffnet das Vorschaufenster indem das Berichtslayout kontrolliert und anschließend ausgedruckt werden kann. Der Bericht kann über den Export-Schalter in verschiedene, gängige Formate exportiert werden. Näheres dazu erfahren Sie unter Export von Berichten. Schalter Abbruch: Schließt das Fenster. Gruppe Senden:

114 Schalter Startet die Vorschau, über die Sie dann diesen Bericht per versenden können. Schalter Fax: Startet die Vorschau, über die Sie dann diesen Bericht per Fax (siehe Internetfax konfigurieren) versenden können. Gruppe Berichtsdesigner: Schalter Bericht: Dient zur Neuanlage, Bearbeitung und Löschung von Berichten mit Hilfe des Berichtsdesigners. Der Pfeil nach unten bei dem Schalter Bericht öffnet ein neues Auswahlmenü mit folgenden Möglichkeiten: Menü Bearbeiten: Der markierte Bericht kann mit dieser Funktion geändert werden. Menü Neu: Dient zur Neuanlage eines Berichts. Hierzu wird eine Kopie des vorhandenen Berichts erstellt, die dann frei editiert und unter anderem Namen abgespeichert werden kann. Menü Umbenennen: Dient zum Umbenennen des markierten Berichtes. Menü Löschen: Löscht den markierten Bericht. Bericht - Exportieren In Win-IMOS haben Sie die Möglichkeit alle Listen, Berichte und Abrechnungen in verschiedene gängige

115 Formate zu exportieren und anschließend z.b. in Excel weiter zu verarbeiten. Folgende Formate stehen Ihnen dabei zur Verfügung: QuickReport-Datei (.QRP) HTML Document (.htm) Adobe Acrobat Document (.pdf) Rich Text Format (.rtf) Microsoft Excel Worksheet (.xls) Text Document (.txt) GIF Image File (.gif) JPEG Image File (.jpg) Bitmap File (.bmp) Enhanced Metafile (.emf) Windows Metafile (.wmf) Wie gehen Sie beim Export von Dateien vor und was müssen Sie dabei beachten? Möchten Sie z.b. ein Objekt Datenblatt exportieren, wählen Sie zuerst im Register Objekte das Objekt aus und die Schaltfläche "Bearbeiten". Im folgendem Fenster klicken Sie auf den Schalter Drucken. Es öffnet sich das Fenster Bericht auswählen. Klicken Sie im Fenster Bericht auswählen den Schalter Vorschau an, um in die Berichtsvorschau zu gelangen. In der Vorschau betätigen Sie den Schalter Exportieren um das Auswahlfenster (siehe Abbildung) zu öffnen. Im Auswahlfenster wählen Sie im Auswahlfeld "Speichern in:" den entsprechenden Pfad, indem die exportierte Datei gespeichert werden soll.

116 Zuletzt vergeben Sie einen Dateinamen und wählen im Auswahlfeld Dateityp das Format, in das der Bericht exportiert werden soll (siehe Abbildung). Berichtsdesigner - Was ist das? Der Berichtsdesigner ist ein Modul für Win-IMOS. Sie können damit alle in Win-IMOS eingebauten Berichte (=Ausdrucke) nach Ihren Wünschen abändern bzw. komplett neue Berichte erstellen. Der Berichtsdesigner steht Ihnen in vielen Fenstern mittels des Schalters BERICHT zur Verfügung. z.b. Register Objekte Drucken Fenster Bericht auswählen Schalter Bericht Wozu dient der Berichtsdesigner? Sie möchten Ihr Firmenlogo in den Kopf der Objektliste einbinden, eine Schriftart vergrößern oder fett setzen, eine neue Spalte in einen Bericht einfügen, bestimmte Daten aus einem Bericht

117 entfernen oder neue Daten aufnehmen, Querformat statt Hochformat einstellen, um z.b. die Spaltenbreiten zu vergrößern u.v.m. Ein Praxisbeispiel bitte hier klicken. Der Berichtsdesigner ist ein umfassendes Werkzeug. Ähnlich wie z.b. in MS-Excel stehen mathematische, logische oder statistische Funktionen für berechnete Felder zur Verfügung. Ein Anwendungsbeispiel wäre das Einfügen eines neuen berechneten Feldes, das Ihnen aufgrund eines Betrages die Provision ausrechnet. Innerhalb des gestarteten Berichtsdesigners steht Ihnen per F1-Taste die umfangreiche eigene Online-Hilfe des Berichtsdesigners zur Verfügung. Für detailliertere Informationen wenden Sie sich an unseren Vertrieb. Oder besuchen Sie uns im Internet unter Berichtsdesigner - Praxisbeispiel Hier sehen Sie die Original Interessentenliste: Nach Überarbeitung mit dem Berichtsdesigner könnte die Interessentenliste dann so aussehen:

118 Fenster Bestellung Durch Aufruf dieser Funktion können Sie bei uns erhältliche Programmversionen schnell und einfach direkt aus dem Programm heraus bestellen. Im oberen Teil des Fenster geben Sie bitte Ihre Adresse an, wohin die Bestellung gesendet werden soll. Wenn Sie das Bestellfax ausdrucken, wird die Adresse im Ausdruck vorbelegt. Schalter Drucken: Hier wird die Funktion aufgerufen, die den Bestellschein ausdruckt. Schalter Zurück: Sie kehren zurück zum vorherigen Fenster. Der untere Teil ist in 2 Register unterteilt: Register Win-IMOS Vollversion: Hier wird Ihnen die Möglichkeit gegeben eine Auswahl zu treffen, welche Programmversion Sie bestellen wollen. Desweiteren können Sie angeben, welche der vordefinierten Zahlungsarten Sie bevorzugen. Die Vorauswahl können Sie über den Schalter Ändern aufrufen. Auch müssen Sie angeben, woher Sie die Testversion von Win-IMOS bezogen haben. Dazu geben Sie z.b. den Namen der Zeitschrift an. Wenn Sie die Testversion von uns erhalten haben, geben Sie bitte Ihre Kundennummer an. Register Win-IMOS Hotlineservice:

119 Für Immobilienmakler, die verstärkt Support und telefonische Beratung benötigen, bieten wir den kostengünstigen Support- & Softwareservice zum Pauschalbetrag von 99,00 EUR für 6 Monate (somit nur 16,50 EUR pro Monat) an. Der Support- & Softwareservice beinhaltet: Telefonische Hotline über die Hotlineservicenummer / (bei Anruf bitte Kundennummer bereit halten). Halbjährliche Zusendung der neuesten Service-Datei (passend zu Ihrer erworbenen Hauptversionsnummer) Der Support- & Softwareservice verlängert sich automatisch um weitere 6 Monate, wenn Sie nicht vor Ablauf kündigen. Die Kündigung muss mündlich, schriftlich, per Fax oder per Brief 4 Wochen vor Ablauf erfolgen. Wenn Sie Interesse am Support- & Softwareservice haben, rufen Sie das Register Hilfe - Schalter Service auf. Fenster senden Bevor Sie die s aus Win-IMOS heraus versenden, können Sie einen ergänzenden -Text, den Betreff und wenn gewünscht weitere Anhänge hinzufügen. Schalter Senden: Sendet die s aufgrund der angegebenen Daten. Schalter Abbruch: Schließt dieses Fenster ohne s zu versenden. Auswahlbox Absender: Als Absender wird die -Adresse verwendet, die Sie in den Makler-Stammdaten (Hauptfenster Register Sonstiges - Makler-Stammdaten) angegeben haben. Sollte kein Absender angezeigt werden, prüfen Sie bitte die Angaben in den Makler-Stammdaten. Auswahlbox Betreff: Geben Sie hier den Betreff der an. Diese Funktionen stehen Ihnen in der folgenden Symbolleiste zur Verfügung (von links nach rechts): Schalter Vorlage: Sollten Sie -Texte haben, die Sie oft brauchen, können Sie diese einmal eingeben und als Vorlage speichern. Wenn Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil klicken erhalten Sie die Möglichkeit Vorlagen

120 zu speichern und zu entfernen. Die gespeicherten Vorlagen werden hier ebenfalls aufgelistet und Sie können eine davon auswählen. Schalter Platzhalter einfügen: Die Platzhalter (ähnlich den Seriendruckfeldern) werden mit den richtigen Daten ersetzt, wenn die s versendet werden. Als mögliche Platzhalter stehen Ihnen Briefanrede und Name zur Verfügung. Schalter Löschen: Löscht den markierten Platzhalter. Schalter Einfügen: Fügt einen Text aus der Zwischenablage an die Stelle der markierten Cursorposition ein. Schalter Ausschneiden: Schneidet einen markierten Text aus und legt diesen in die Zwischenablage. Schalter Kopieren: Der markierte Text wird in die Zwischenablage kopiert. Schalter Alles markieren: Markiert nur den gesamten Text der . Unter dem -Text wird Ihnen in einer Auswahlbox der zu versendende Anhang angezeigt. Sollten Sie weitere Anhänge zu der hinzufügen wollen, klicken Sie auf der rechten Seite auf das Klammer-Symbol mit dem grünen Plus. Wenn Sie einen Anhang entfernen wollen, klicken Sie auf das Minus-Symbol. Zur Kontrolle werden Ihnen in der Auflistung ganz unten im Fenster noch einmal alle Empfänger mit -Adresse angezeigt. Fenster Fax senden Schalter Senden: Sendet das Internetfax aufgrund der angegebenen Daten an den Internetfax-Server, den Sie in den Voreinstellungen angegeben haben. Schalter Abbruch: Schließt dieses Fenster ohne Faxe zu versenden. Auswahlbox Absender: Als Absender wird der Immobilienmakler verwendet, den Sie in den Makler-Stammdaten (Hauptfenster Register Sonstiges - Makler-Stammdaten) angegeben haben. Sollte kein Absender angezeigt werden, prüfen Sie bitte die Angaben in den Makler-Stammdaten.

121 Im unteren Bereich des Fensters wird Ihnen in einer Auswahlbox der zu versendende Anhang angezeigt. Sollten Sie weitere Anhänge zu dem Internetfax hinzufügen wollen, klicken Sie auf der rechten Seite auf das Klammer-Symbol mit dem grünen Plus. Wenn Sie einen Anhang entfernen wollen, klicken Sie auf das Minus-Symbol. Zur Kontrolle werden Ihnen in der Auflistung ganz unten im Fenster noch einmal alle Empfänger mit dessen Faxnummer angezeigt. Angebot und Exposé - Auswahl Nachdem Sie im Hauptfenster die Auswahl bezüglich der Interessenten und/oder Objekte getroffen haben, wird Ihnen in diesem Fenster die Auswahl gegeben, wie Sie das Angebot oder Exposé erstellen möchten. Unter der Symbolleiste wird entweder das Objekt (wenn Sie ein Objekt mehreren Interessenten anbieten möchten) oder der Interessent (wenn Sie diesem mehrere Objekte anbieten wollen) mit den wichtigsten Informationen noch einmal angezeigt. Schalter Drucken, Schalter , Schalter Fax: Wenn Sie auf eine dieser Schaltflächen klicken, wird die Textverarbeitung gestartet. Nur über die interne Textverarbeitung haben Sie dann die Möglichkeit die Angebote personalisiert an die Interessenten per oder Internetfax zu versenden. Wenn Sie die externe Textverarbeitung gewählt haben, muss diese Textverarbeitung diese Funktionalität durchführen. Schalter Angebot in Listenform: Sie können das Angebot auch mit dem Berichtsdesigner erstellen. Sie können entweder einen vordefinierten Bericht verwenden oder einen Eigenen erstellen. Schalter Abbruch: Schließt dieses Fenster und kehrt zum Hauptfenster zurück.

122 Listeneinstellung Manche Listen können Sie über vordefinierte Einstellungen anpassen. Über das Symbol auf erweiterte Einstellungen zur Darstellung der Liste zugreifen. können Sie Mit Klick auf das Symbol öffnet sich folgendes Auswahlfenster: Indikator anzeigen: Setzt am Anfang der Zeile einen Markierungspfeil (Indikator). Gitterlinien anzeigen: Hebt senkrechte und waagrechte Linien der Tabelle hervor. Spaltenbreite auf Fensterbreite anpassen: Komprimiert die Spalten so, dass alle Spalten von der Breite in das Fenster von Win-IMOS passen. Bei längerem Text in einer Spalte kann es bei dieser Einstellung vorkommen, dass Buchstaben abgeschnitten werden. Spaltenbreite an Inhalt anpassen: Die Spaltenbreite wird optimal auf den Inhalt der Felder angepasst. Gruppieren: Dieser Auswahlpunkt bietet die Möglichkeit nach bestimmten Spalten zu gruppieren und zu sortieren. Wenn Sie diesen Punkt wählen, erscheint oberhalb der Tabelle ein Kästchen, ziehen Sie hier einen Spaltennamen nach dem gruppiert werden soll mit der Maus hinein. Sortieren: Ermöglicht die Sortierung des Tabelleninhaltes, klicken Sie hierzu auf die Spaltenüberschrift der Liste, nach der sortiert werden soll. Filtern: Ermöglicht das Filtern der Daten. Klicken Sie auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift, Sie können nun die Daten auswählen, die sichtbar sein sollen.