FORUM B Controlling Excellence Holding Reporting Services die workflowgesteuerte Lösung zur Bereitstellung von Topmanagement Reports im ÖBB Konzern

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1 FORUM B Controlling Excellence Holding Reporting Services die workflowgesteuerte Lösung zur Bereitstellung von Topmanagement Reports im ÖBB Konzern Benedict Leutner, Senior Specialist im Team für System- und Prozessmangement ÖBB Holding

2 Holding Reporting Services Die workflowgesteuerte Lösung zur Bereitstellung von Topmanagement Reports im ÖBB Konzern 38. Österreichischer Controllertag Wien, 26. Februar 2018

3 Agenda 1 ÖBB ein Konzern mit komplexem Umfeld 2 Die Anforderungen an das Top-Management Reporting im ÖBB Konzern Die daraus resultierenden Herausforderungen Harmonisierte Reportingschicht HRS HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Conclusio 2

4 Leistungsdaten des Konzerns 2016 GESAMTKONZERN Gesamterträge: EUR 6.415,8 Mio. Mitarbeiter: Personenverkehr Güterverkehr Infrastruktur 244,2 Mio. Fahrgäste Schiene 11,1 Mrd. Pkm Schiene 216,6 Mio. Fahrgäste Bus ~ 900 Bus-Linien 28,8 Mrd. tkm Transportleistung 111,8 Mio. t beförderte Güter Güterwagen 146,1 Mio. Zugkilometer ~6.350 Züge täglich km Streckennetz 246 Tunnel 90% Bahnstrom aus Wasserkraft 3

5 Integrierter Planung- und Steuerungsprozess im ÖBB Konzern Q1 Q2 Q3 Q4 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 66 vollkonsolidierte und 10 at-equity konsolidierte Gesellschaften Strategische Planung/Review (Konzern/TK/GF) Ableitung der Zielsetzungen für Konzern/TK/GF/LE im finanziellen Zielsystem Target Setting (Konzern/TK/GF/LE) (Laufende) Strategiekommunikation Mittelfristplanung als Instrument der Strategieumsetzung Jährliche Planung von 3 Forecasts, Budget und 5 Jahre Mittelfristplanung Monatliches, konzernweites IST- Reporting, mehrere planungsbegleitende Reports Vorschau Reporting Budget Kommentierung von 12 wesentlichen Einzelgesellschaften bzw. 3 Teilkonzernen und Konzern (financial und non-financial KPI s) Risikomanagement 4

6 Agenda 1 ÖBB ein Konzern mit komplexem Umfeld 2 Die Anforderungen an das Top-Management Reporting im ÖBB Konzern Die daraus resultierenden Herausforderungen Harmonisierte Reportingschicht HRS HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Conclusio 5

7 Die Anforderungen an das Top-Management Reporting im ÖBB Konzern Um ein aussagekräftiges Reporting gewährleisten zu können, ist eine klare Definition der Anforderungen notwendig Harmonisiert Stabil Belastbar Certified Aussagekräftig Qualitativ Standardisiert Kommentierung Zeitnah Verfügbarkeit Flexibilität Adressatengerecht Steuerungsrelevant Aktuell Inhalt Layout Modern Standardisiert Certified Report 6

8 Agenda 1 ÖBB ein Konzern mit komplexem Umfeld 2 Die Anforderungen an das Top-Management Reporting im ÖBB Konzern Die daraus resultierenden Herausforderungen Harmonisierte Reportingschicht HRS HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Conclusio 7

9 Die daraus resultierenden Herausforderungen Aus den definierten Anforderungen lassen sich drei wesentliche Themenfelder ableiten Inhalt Prozess Technik 8

10 Die daraus resultierenden Herausforderungen Aus den definierten Anforderungen lassen sich drei wesentliche Themenfelder ableiten Inhalt Daten Layout Information Kommentierung Prozess Technik 9

11 Die daraus resultierenden Herausforderungen Aus den definierten Anforderungen lassen sich drei wesentliche Themenfelder ableiten Inhalt Prozess Technik Stabil Zukunftssicher Flexibel Transparent Sicher 10

12 Die daraus resultierenden Herausforderungen Aus den definierten Anforderungen lassen sich drei wesentliche Themenfelder ableiten Inhalt Prozess Technik Abgestimmt Effizient Workflowgesteuert 11

13 Agenda 1 ÖBB ein Konzern mit komplexem Umfeld 2 Die Anforderungen an das Top-Management Reporting im ÖBB Konzern Die daraus resultierenden Herausforderungen Harmonisierte Reportingschicht HRS HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Conclusio 12

14 Harmonisierte Reportingschicht HRS SPRINT: das integrierte Planungs- und Berichtssystem des ÖBB Konzerns I HRS II Bilanz GuV Integration Finanzplanung III Aggregation IV Absatz Werttreiberplanung Anlagen Detail Personal IT- Mengen So. GuV Vorsysteme Ist - Mengen Vorsysteme Planung Integrationsmodell (Ist) 13

15 Harmonisierte Reportingschicht HRS SPRINT: das integrierte Planungs- und Berichtssystem des ÖBB Konzerns I HRS II Bilanz GuV Integration Finanzplanung III Aggregation IV Absatz Werttreiberplanung Anlagen Detail Personal IT- Mengen So. GuV Vorsysteme Ist - Mengen Vorsysteme Planung Integrationsmodell (Ist) 14

16 Harmonisierte Reportingschicht HRS Single Point of truth: die harmonisierte Reportingschicht Einzelgesellschaften Konzern- u. Teilkonzern Bilanz HRS KPI s GuV Cash Flow IST u. Plan Ziel der Harmonisierten Reportingschicht HRS ist es die o. a. Inhalte konzernweit übergreifend und einheitlich für das Berichtswesen zur Verfügung zu stellen und somit dem Single point of truth -Ansatz gerecht zu werden. 15

17 Agenda 1 ÖBB ein Konzern mit komplexem Umfeld 2 Die Anforderungen an das Top-Management Reporting im ÖBB Konzern Die daraus resultierenden Herausforderungen Harmonisierte Reportingschicht HRS HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Conclusio 16

18 HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Von der Anforderungsdefinition zur Implementierung Anforderungsdefinition Entscheidungsfindung Projekt HORSE Erstellung eines Lastenheftes Evaluierung der Angebote durch die diversen PoCs Entscheidung für Microsoft als Partner Kommunikation mit mgl. Anbietern Abstimmungsrunden zur Schärfung der Anforderungen Auftrag eines PoC Quer-Check der Anforderungen Check von Synergien: Aktive Wartungsverträge Lizenzlandschaft Aktuelle Plattformen & Know How IT-Strategie Definition einer Projektstruktur zwischen ÖBB-IT, Konzerncontrolling und Microsoft 17

19 HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Holding Reporting Services - HORSE Was ist HORSE? Eine workflowgesteuerte Reportinglösung, welche die inhaltlichen, technischen und prozessualen Herausforderungen in einem System harmonisiert. Was kann HORSE? Reporterstellung Design von Reports Aufarbeitung der Rohdaten Aktualisierung und Produktion von Reports Validierung und Qualitätssicherung Kommentierung der Berichte Ablage und Verteilung 18

20 HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Von den Rohdaten zum Top-Management Bericht HRS 1 Rohdaten Extraktion der Rohdaten aus der Harmonisierten Reportingschicht 19

21 HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Von den Rohdaten zum Top-Management Bericht HRS HORSE 1 2 Datenverarbeitung Upload der erzeugten Rohdaten auf einen SQL-Server Verarbeitung der Daten via Microsoft Reporting Services durch vordefinierte Metadaten 20

22 HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Von den Rohdaten zum Top-Management Bericht HRS HORSE Kommentierungsworkflow Anstoßen des Kommentierungsworkflows via SharePoint- Funktionalitäten 21

23 HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Von den Rohdaten zum Top-Management Bericht Kommentierungsworkflow Dezentrale Kommentierungsschritte Übernahme der Aufgabe durch den Verantwortlichen Durchführung der Kommentierung - Sofortige Kontrolle des Kommentars möglich Freigabe der Kommentierung Zentrale Kommentierungsschritte Validierung der abgegebenen Kommentierungen durch das Konzerncontrolling Feedback Kommentierung der Konzernberichtsblätter 22

24 HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Von den Rohdaten zum Top-Management Bericht HRS HORSE Kommentierungsflow Anstoßen des Kommentierungsworkflows via SharePoint- Funktionalitäten Produktion Produktion der fertigen PDF-Reports 23

25 HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Das Berechtigungskonzept gewährleistet den notwendigen Datenschutz Kommentierungsrolle Reportingrolle Kommentare erfassen, sichern & freigeben Reports öffnen, sichern & drucken 24

26 HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Von den Rohdaten zum Top-Management Bericht HRS HORSE Ablage & Verteilung Ablage der PDF-Reports auf SharePoint mit anschließender - Verteilung via Outlook 25

27 HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Die erreichten Verbesserungen des Berichtsprozesses führen zu einer Steigerung in Effizienz und Qualität Reporting-Tool alt HORSE Aktualisierung der einzelnen Blätter Ca. 45 min Ca. 15 min Extraktion der Rohdaten Sperren der Excel-Files via VBA Ca. 15 min Ca. 15 min Upload der Daten und Erstellung der Reports in SharePoint Man. Versand via Outlook Ca. 30 min 3 AT Start & Durchführung des Kommentierungsworkflows Retournierung der kommentierten Files 3 AT Ca. 30 min Erstellung von PDF-Paketen Erstellung von PDF-Paketen Ca. 14 h Ca. 5 min Automatischer Versand mit Link- Zugriff auf Ablage via Outlook Man. Versand der PDF s via Outlook Ca. 1 h Ca. 5 AT Ca. 3 AT 2 AT 26

28 Agenda 1 ÖBB ein Konzern mit komplexem Umfeld 2 Die Anforderungen an das Top-Management Reporting im ÖBB Konzern Die daraus resultierenden Herausforderungen Harmonisierte Reportingschicht HRS HORSE: Implementierung einer workflowgesteuerten Reportinglösung Conclusio 27

29 Conclusio Qualität Neben Grundlagen wie einer harmonisierten Datenbasis sind es auch definierte Mindestanforderungen sowie abgestimmte Inhalte und formale Vorgaben (Stichwort: Kommentarrichtlinie) die hohe Qualität auch in einem dynamischen Umfeld garantieren Flexibilität Stabilität darf Flexibilität nicht ausschließen! Technisch aber auch prozessual rasch auf ändernde Anforderungen oder Unvorhergesehenes reagieren zu können, bedingt transparente Umsetzung, Know- How Aufbau sowie profilierte Partner intern sowie extern Sicherheit Neben der Prämisse immer schneller zu werden und dabei die Qualität zu steigern, darf ein wesentlicher Bestandteil nicht vernachlässigt werden. Ohne Datenschutz und Sicherheit in der Datenhaltung, - verarbeitung und bereitstellung von Berichten kann kein Reporting mehr bestehen Zukunft Aktuelle Anforderungen abzubilden ist ein Muss, zukünftige Entwicklungen miteinzubeziehen ebenso. Im immer schneller drehenden Umfeld nicht den Anschluss aber auch nicht den Fokus für das Wesentliche im Projekt zu verlieren, bringt erhebliche Akzeptanz in der Kommunikation von technischen und prozessualen Umstellungen 28