Qualitätsfutter für Ihr Controlling und Ihre Unternehmensplanung: Die effiziente Auswertung & detaillierte Erfassung von IST- und PLAN-Daten

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1 Qualitätsfutter für Ihr Controlling und Ihre Unternehmensplanung: Die effiziente Auswertung & detaillierte Erfassung von IST- und PLAN-Daten Josephine Günther Saxess Software GmbH

2 Ihre derzeitigen Herausforderungen im Controlling Schnelleres Reporting an das Topmanagement liefern Fehlender Support der IT-Abteilung Eingeschränktes technisches Wissen & wenig Einarbeitungszeit Externe Beratungsfirmen zu langsam Keine einheitliche Datenbasis Vielzahl von Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen Mangelnde Zusammenarbeit mit Unternehmensabteilungen bei der Planung

3 Symptome von zwei großen Trends, die uns alle derzeit umtreiben Digitalisierung Vermeiden von Medienbrüchen Optimierung der Leistungsfähigkeit von Prozessen Mobile sowie ortsungebundene Zusammenarbeit & Wissensteilung Business Intelligence Methoden und Softwarelösungen zur gezielten Auswertung von Unternehmensdaten Entscheidungsfindungsprozesse stärker an erfasste Daten anlehnen

4 BARC-Trends 2018 Data Discovery Self-Service BI Datenvorbereitung/- integration für den Fachanwender

5 IST-Datenauswertung im Rechnungswesen Variante 1: In der Oberfläche des ERP-Systems

6 IST-Datenauswertung im Rechnungswesen Variante 1: In der Oberfläche des ERP-Systems Vorteile: Nachteile: vordefinierte Standards schnelle Ergebnisse geringer Abstimmungsaufwand statische Darstellung geringe Flexibilität in Design und Layout aggregierte Werte in nur einer Perspektive Anpassung nur durch Customizing möglich

7 IST-Datenauswertung im Rechnungswesen Variante 2: Manueller Export und Verknüpfung relevanter Tabellen

8 IST-Datenauswertung im Rechnungswesen Variante 2: Manueller Export und Verknüpfung relevanter Tabellen Vorteile: Nachteile: schnelle Ergebnisse erhöhte Flexibilität gesellschafts- und jahresübergreifende Darstellung manuelle und damit fehleranfällige Datenaufbereitung erhöhter Überprüfungsaufwand aufwendige Datenaktualisierung bedingt mehrbenutzerfähig

9 IST-Datenauswertung im Rechnungswesen Variante 3: Automatisierter Export und Ablage in zentraler Datenbank

10 IST-Datenauswertung im Rechnungswesen Variante 3: Automatisierter Export und Ablage in zentraler Datenbank Vorteile: Nachteile: schnelle Ergebnisse hohe Flexibilität gesellschafts- und jahresübergreifende Darstellung intuitive Bedienung automatische Datenaktualisierung Single Point of Truth durch zentrale Datenhaltung Schnell gegessen!

11 Erfassung von PLAN-Daten z.b. Verträge Variante 1: Gar nicht

12 Erfassung von PLAN-Daten: z.b. Verträge Variante 1: Gar nicht Vorteile: Nachteile: Weniger Arbeit, mehr Genuss Versteckte, hohe Kosten Einsparungspotentiale von bis zu 20% verpasst.

13 Erfassung von PLAN-Daten z.b. Verträge Variante 2: In Excel

14 Erfassung von PLAN-Daten z.b. Verträge Variante 2: Mit Excel Vorteile: Nachteile: Einsparungspotentiale teilweise realisiert Kein Schulungsbedarf, weil bekannt Kostengünstig Erfordert Zeit, die Sie nicht haben Oft manuelle Recherche und Erfassung Hoher Abstimmungsbedarf mit anderen Abteilungen z.b. bei Wartungsverträge für Lösungen Eingeschränkte Funktionsweise bei großen Datenmengen

15 Erfassung von PLAN-Daten z.b. Verträge Variante 3: Dezentrale Erfassung und Ablage in zentraler Datenbank

16 Erfassung von PLAN-Daten z.b. Verträge Variante 3: Dezentrale Erfassung und Ablage in zentraler Datenbank Vorteile: Nachteile: Zeitersparnis, da Templates vorhanden sind Nicht nur Zahlungsflüsse, sondern auch Fristen und Dokumente Einbeziehung von anderen Abteilungen via Webclient Single Point of Truth durch zentrale Datenhaltung Schnell gegessen! Und Lust auf mehr

17 Erfassung von noch mehr PLAN-Daten Mit SX DataFactory Personalkosten Liquiditätsplanung und vieles mehr

18 Leasingverbindlichkeiten separat in der Bilanz ausweisen Folgende Informationen müssen tabellarisch aufgeführt werden: potentielle, künftige Mittelabflüsse (z.b. aus variablen Leasingzahlungen) Kündigungs- und Verlängerungsoptionen Restriktionen und Covenants, die in Leasingverhältnissen begründet sind Art der Leasingverhältnisse Sales-and-Lease-back- Transaktionen Exkurs: Leasingbilanzierung nach IFRS 16 Anforderungen an das Vertragsmanagement Klassifizierung ob Bilanzpflicht vorliegt

19 Folgende Vertrags-Details sollten erfasst werden: Stammdaten des Vertrags Zu zahlende Raten Bereits gezahlte Raten Variable Zahlungen Zinssätze Anreizzahlungen für den Vertragsabschluss, lease incentives Vertragslaufzeiten Kaufpreisoptionen Vereinbarte Entschädingungszahlungen Servicekomponenten Exkurs: Leasingbilanzierung nach IFRS 16 Anforderungen an das Vertragsmanagement

20 Welche Details beeinflussen die Klassifizierung zur Bilanzpflicht? Exkurs: Leasingbilanzierung nach IFRS 16 Anforderungen an das Vertragsmanagement Beispiel 1: Vertragslaufzeit Bei Neubewertung von Leasingverbindlichkeiten gibt es bei einer Vertragslaufzeit von unter 12 Monaten ein Wahlrecht, ob der RoU- Ansatz angewendet werden soll oder nicht Diese Verträge wären dann nicht bilanzpflichtig Dies gilt aber nicht bei einer vereinbarten Kaufoption

21 Welche Details beeinflussen die Klassifizierung zur Bilanzpflicht? Exkurs: Leasingbilanzierung nach IFRS 16 Anforderungen an das Vertragsmanagement Beispiel 2: Neuwert Bei Neubewertung von Leasingverbindlichkeiten von low-value- Assets unter US$ gibt es ein Wahlrecht, ob der RoU-Ansatz angewendet werden soll oder nicht Diese Verträge wären dann ebenfalls nicht bilanzpflichtig

22 Automatische Klassifizierung der Verträge nach relevanten Kriterien Nichteinbezug von variablen Leasingzahlungen, die vom Umsatz abhängig sind (erst wenn sie anfallen) Indexbasierte, variable Leasingzahlungen Automatisches Berechnen, Einfügen und Aktualisieren in der Bilanz Ermittlung des Barwertes durch den Zinssatz Wenn sich Vertragsdauer ändert Mehrwährungsfähigkeit Mehrsprachigkeit Nahtlose Einbeziehung in die Finanzplanung Exkurs: Leasingbilanzierung nach IFRS 16 Wünsche für das Vertragsmanagement

23 Und wer nicht nach IFRS 16 bilanziert?... sollte die Möglichkeit in Betracht ziehen, dass auch das HGB diesbezüglich geändert werden könnte gewinnt durch ein effizientes Vertragsmanagement trotzdem, nämlich: Mehr bilanzielle Transparenz für seine Anleger, Gesellschafter oder Banken Besseres Vertragskostenmanagement Besseres Cash-Flow-Management U.v.m.

24 Vielfältigen Input Was braucht das Controlling in Zeiten von Digitalisierung und BI? oder Universelle Übernahme von IST-Daten aus einer Vielzahl von ERP-Systemen und Vielfältige, dezentrale Erfassung von detaillierten PLAN-Daten Qualitätsfutter für Ihre BI-Lösung und Unternehmensplanung:

25 Einfache Grundversorgung oder Was braucht das Controlling in Zeiten von Digitalisierung und BI? Zentrale, konsolidierte Speicherung und Standardisierte Datenbasis Qualitätsfutter für Ihre BI-Lösung und Unternehmensplanung:

26 Was braucht das Controlling in Zeiten von Digitalisierung und BI? Kraftvollen, flexiblen Output

27 Qualitätsfutter für Ihre BI-Lösung und Unternehmensplanung: Was braucht das Controlling in Zeiten von Digitalisierung und BI? Oder flexible, effiziente Auswertungen auf Knopfdruck

28 Was bekommt das Controlling? Genaues und gesundes Reporting und Fitte und flexible Unternehmensplanung

29 Lust auf Qualitätsfutter? Josephine Günther Head of Marketing Saxess Software GmbH Springerstraße Leipzig Telefon: +49(341) Mobil: +49(151) Zentrale: +49(341) Mail: josephine.guenther@saxess-software.de Web: Bildnachweis: Depositfoto, fotoquique, yelantsevv, KrisCole, VadimVasenin, njene, tiloligo, msk_nina, Kardash, Dionisvera