Über die Sitzung der Gemeinschaftsversammlung

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1 NIEDERSCHRIFT Über die Sitzung der Gemeinschaftsversammlung am 25. Januar 2012 Von den 8 ordnungsgemäß geladenen Beratungsberechtigten waren 8 anwesend, --- entschuldigt, --- nicht entschuldigt, so dass die beschlussfähige Zahl, nämlich mehr als die Hälfte der gesetzlichen Mitgliederzahl, anwesend war. Tagesordnung: Öffentlicher Teil: 1. Jahresrechnung 2010 Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen Feststellung der Jahresrechnung und Entlastung 2. Haushalt 2012 Beschluss der Haushaltssatzung mit Haushaltsplan 2012 Beschluss des Finanzplanes 3. Bericht über die überörtliche Kassenprüfung Vereinbarung über die Nutzung von Geobasisdaten der bayerischen Vermessungsverwaltung Änderung der bisherigen Vereinbarung 5. Beschaffung einer Sitzungssoftware

2 Seite 2 Punkt 1: Jahresrechnung 2010 Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen Feststellung der Jahresrechnung und Entlastung Nach Sitzungseröffnung übergab der Vorsitzende die Sitzungsleitung an den Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses, Herrn Bürgermeister Muth, zu Tagesordnungspunkt 1. Herr Muth berichtete über die am durchgeführte örtliche Rechnungsprüfung für das Jahr Er trug dem Gremium das Rechnungsergebnis vor, nach dem der Verwaltungshaushalt mit Soll-Einnahmen und Soll-Ausgaben von ,64 und der Vermögenshaushalt mit ,75, insgesamt ,39 abschließt. Er ging auch kurz auf die Haushaltsüberschreitungen ein, deren Auswertungsliste (H 27) den Verbandsmitgliedern vorlag. Der Kämmerer, Herr Hartmann, beantwortete kurze Rückfragen. Anschließende fasste die Gemeinschaftsversammlung folgende Beschlüsse: a) Genehmigung der Haushaltsüberschreitungen Die angefallenen Haushaltsüberschreitungen (Auswertungsliste H 27) für das Rechnungsjahr 2010 werden nachträglich genehmigt. b) Feststellung der Jahresrechnung 2010 und Entlastung Die Rechnung der Verwaltungsgemeinschaft Margetshöchheim für das Haushaltsjahr 2010 wird gemäß Art. 10 Abs. 2 VGemO in Verbindung mit Art. 40 Abs. 1 KommZG und Art. 102 Abs. 3 GO entsprechend dem vorliegenden Ergebnis der Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss festgestellt und Entlastung erteilt. 8 : 0 Stimmen Anschließend übergab Herr Muth die Sitzungsleitung wieder an den Vorsitzenden Herrn Brohm. Punkt 2: Haushalt 2012 Beschluss der Haushaltssatzung mit Haushaltsplan 2012 Beschluss des Finanzplanes Zu diesem Tagesordnungspunkt erteilte der Vorsitzende dem Kämmerer das Wort. Dieser erläuterte die Haushaltssatzung und die Berechnung der Verwaltungsumlage. Diese ist 2012 deutlich geringer als 2011, da Mittel aus der allgemeinen Rücklage zur Deckung des Finanzbedarfs mit herangezogen werden konnten.

3 Seite 3 Der Verwaltungshaushalt sieht Einnahmen und Ausgaben von und der Vermögenshaushalt von vor. Die Verwaltungsumlage beträgt und teilt sich nach der Einwohnerzahl auf ,29 für die Gemeinde Erlabrunn und ,71 für die Gemeinde Margetshöchheim. Anschließend erläuterte der Kämmerer die einzelnen Haushaltsansätze, insbesondere Änderungen der Ansätze zum Vorjahr. Nachfragen ergaben sich zum Stromverbrauch im Rathaus, da hier im Vergleich zum Vorjahr ein um 25 % gestiegener Verbrauch festzustellen war, wie dies bereits im Jahr 2009 der Fall war. Die Angelegenheit soll überprüft und darüber berichtet werden. Der Kämmerer erläuterte noch kurz den Finanzplan und die Anlagen zum Haushaltsplan. Anschließend fasste die Gemeinschaftsversammlung zum Haushalt 2012 folgende Beschlüsse: 1. Die Gemeinschaftsversammlung erlässt die nachstehende Haushaltssatzung und beschließt den vorliegenden Haushaltsplan 2012 mit den darin enthaltenen Ansätzen und Abschlussziffern. 2. Die Gemeinschaftsversammlung beschließt den als Anlage zum Haushaltsplan 2012 beigefügten Finanzplan. Punkt 3: Bericht über die überörtliche Kassenprüfung 2011 Der Bericht über die überörtliche Prüfung der Kasse der Verwaltungsgemeinschaft Margetshöchheim vom lag in vollständiger Kopie allen Verbandsmitgliedern vor. Der 1. Vorsitzende erläuterte kurz den Bericht und wies darauf hin, dass es keine Beanstandungen gab. Der Kämmerer beantwortete eine kurze Nachfrage. Anschließend fasste die Verbandsversammlung folgenden

4 Seite 4 Der Bericht vom über die überörtliche Prüfung der Kasse der Verwaltungsgemeinschaft Margetshöchheim wird von der Verbandsversammlung vollinhaltlich zur Kenntnis genommen. Prüfungsfeststellungen sind nicht zu behandeln. Punkt 4: Vereinbarung über die Nutzung von Geobasisdaten der bayerischen Vermessungsverwaltung Änderung der bisherigen Vereinbarung Der Vorsitzende erläuterte, dass die Verwaltungsgemeinschaft derzeit bereits die Geobasisdaten der bayerischen Vermessungsverwaltung nutzt. Das Angebot der bayerischen Vermessungsverwaltung wurde aufgrund einer Generalvereinbarung zwischen dem Bayerischen Gemeindetag und der bayerischen Vermessungsverwaltung erheblich erweitert und ermöglicht den Kommunen die Nutzung aller für die tägliche Verwaltungsarbeit nötigen Geobasisdaten rund um die Uhr. Eine Umstellung auf das neue Programm ist spätestens ab dem erforderlich, aber auch jetzt bereits möglich. Das neue Angebot bringt erhebliche Vorteile für die Verwaltung mit sich, ist jedoch auch mit Mehrkosten verbunden, die jedoch deutlich geringer sind, wenn die Dienste bereits jetzt in Anspruch genommen werden, als erst ab dem Der Vorsitzende schlug daher vor, die Beitrittserklärung zur Vereinbarung über die Nutzung von Geobasisdaten sowie Geodiensten der bayerischen Vermessungsverwaltung gemäß der Generalvereinbarung mit dem Bayerischen Gemeindetag bereits jetzt abzuschließen. Nach kurzer Beratung der Angelegenheit fasste die Gemeinschaftsversammlung folgenden Dem Abschluss der Beitrittserklärung zur Vereinbarung über die Nutzung von Geobasisdaten sowie Geodiensten der bayerischen Vermessungsverwaltung zum jetzigen Zeitpunkt wird zugestimmt. Punkt 5: Beschaffung einer Sitzungssoftware Zu diesem Tagesordnungspunkt erläuterte der 1. Vorsitzende, dass beabsichtigt sei, eine Sitzungssoftware zu beschaffen, um einen strukturierteren Ablauf des Sitzungsdienstes von der Sammlung von Tagesordnungspunkten über die Ladung, Protokollführung und Abarbeitung sowie Abrechung des Sitzungsgeldes zu erhalten. Dies würde damit einhergehen, dass die Mitglieder

5 Seite 5 der Gremien über eine passwortgeschützte Seite im Internet auf entsprechende Unterlagen bereits vor den Sitzungen und auch danach zugreifen könnten. Diese sei zudem mit einer Suchwortfunktion ausgerüstet. Hier gibt es verschiedenste Angebote, z.b. Session von der AKDB, das sehr umfangreich ist und einen hohen Schulungsbedarf erfordert, jedoch auch einfachere Angebote wie z.b. von Kommune Aktiv, das mehr oder weniger selbst erklärend ist, und nach einer Kurzeinweisung ohne Schulung bedient werden kann. Die Software wird bereits von der Stadt Lohr, von der Stadt Karlstadt, vom Markt Zellingen, Markt Giebelstadt und weiteren Kommunen mit vollster Zufriedenheit genutzt. Die Ersteinrichtung würde netto kosten, könnte aber evtl. noch zum Messepreis erhalten werden. Für die Wartung, Updates und Softwarepflege wird eine Jahresgebühr von etwas über fällig. Die Angelegenheit wurde eingehend beraten. Anschließend fasste die Verbandsversammlung folgenden Der Beschaffung der Sitzungssoftware von Kommune Aktiv wird zugestimmt.

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