ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel

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1 ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel Gruppe: Gruppenmitglieder: Matrikelnummern: 3931 Klaus Steininger Peter Bierbamer Matthias Rausch Roland Ladengruber Martin Hackl Aufgabenstellung: Bearbeitung des Themas Arbeitszeit im Hinblick auf notwendige Einstellungen im SAP System der Firma Olymp Vertriebs GmbH. Bitte beachten: Ersetzen Sie bei der Dateibezeichnung xxxx durch Ihre Gruppennummer! Die Dokumentation kann Englisch oder Deutsch verfasst sein. Bezeichnen Sie die Abschnitte mit dem jeweiligen Autor! Umfang etwa 20 Seiten, Grafiken max. eine halbe Seite groß (Flussdiagramme, Rest kleiner) 3931-Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 1 von 23

2 Inhaltsverzeichnis Dokumentation... 3 Dokumentation Thema Prozesse Elektronische (dezentrale) Zeiterfassung Manuelle (dezentrale) Zeiterfassung (alternativ zu 2.1) Monatsabschluss durchführen Schnittstellen Voraussetzungen Umzusetzender Prozess & Annahmen Implementierung Zeiterfassung aus Sicht des Anwenders Anlegen von Erfassungsprofilen Costumizing der CATS Zeiterfassungsoberfläche Hinterlegung der SOLL-Arbeitszeit Arbeitszeitgruppen Tagesabrechnungszeitpläne festlegen Der Zeitplan Die Risiken... 3 Anhang... 3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Integration Personalzeitwirtschaft... 3 Abbildung 2: Prozess für elektronische Zeiterfassung... 3 Abbildung 3: Kaba Benzing Bedanet Zeiterfassungsterminal... 3 Abbildung 4: Prozess für manuelle Zeiterfassung... 3 Abbildung 5: Prozess für Monatsabschluss... 3 Abbildung 6: Zu implementierender Prozess... 3 Abbildung 7: CATS Anwendungsoberflächen... 3 Abbildung 8: Transaktion CAT Abbildung 9: Transaktion CAT2 Zeiten für einen Benutzer pflegen... 3 Abbildung 10: SPRO - Customizing Projektbearbeitung... 3 Abbildung 11: HR306 Konfigurationsmaske... 3 Abbildung 12: CATS Erfassungsprofil erstellen... 3 Abbildung 13: Festlegen der Feldauswahl... 3 Abbildung 14: Organisationsmanagement Regelwerte für Arbeitszeit... 3 Abbildung 15: Art der Arbeitszeit-Prüfung ändern... 3 Abbildung 16: Bearbeiten der Aufbauorganisatorischen Einstellungen... 3 Abbildung 17: Vermerken Stunden täglicher Arbeitszeit je Organisationseinheit... 3 Abbildung 18: Arbeitszeitgruppen anlegen Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 2 von 23

3 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Schnittstellen... 3 Tabelle 2: Risiken Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 3 von 23

4 Dokumentation 1 Thema (Verfasser: Roland Ladengruber) Die Firma Olymp Vertriebs GmbH hat ihren Sitz in Wien, Blitzgasse 1, Die von den Mitarbeitern zu erbringende Arbeitszeit unterliegt dabei folgenden Regeln: Im Innendienst gilt eine SOLL-Arbeitszeit von 38.5 Stunden pro Woche mit Gleitzeit. Im Vertriebsbereich hingegen wird eine SOLL-Arbeitszeit von 40 Stunden erwartet, wobei Überstunden jeglicher Art bezahlt werden. Der eben erwähnte Sachverhalt ist von der Gruppe 3931 in einem SAP System, welches von der Übungsleitung zur Verfügung gestellt wurde, abzubilden. In diesem Zusammenhang ist vor allem das SAP Modul Personalwirtschaft von besonderer Relevanz. Das System Personalwirtschaft setzt sich im Wesentlichen aus den Komponenten Personalmanagement, Personalzeitwirtschaft und Personalabrechnung zusammen. Resultierend aus diesen Komponenten können Daten in das eng mit dem Modul Personalwirtschaft in Verbindung stehende Modul Rechnungswesen übergeben werden. Im Modul Rechnungswesen werden die Daten dann meist im Bereich Finanzwesen bzw. Controlling verarbeitet. Leistungsdaten werden über Rückmeldungen in das Modul Logistik, im speziellen Produktionsplanung und Steuerung eingebucht. 1 Zur Lösung der Aufgabenstellung wird von der Gruppe besonderer Fokus auf die Komponente PT (Personalzeitwirtschaft) gelegt. Diese Komponente unterstützt bei der Durchführung aller personalwirtschaftlichen Abläufe, welche die Planung, Erfassung und Bewertung der Arbeitsleistungen und Abwesenheitszeiten von internen und externen Mitarbeitern betreffen. (Quelle: SAP Hilfe). Die Personalzeitwirtschaft unterstützt mit anwenderorientierten Oberflächen sowohl eine zentrale als auch eine dezentrale Erfassung und Verwaltung von Personalzeiten. Unter zentral wird die Bearbeitung durch Zeitsachbearbeiter in einer Personalabteilung verstanden. Dezentral bedeutet in diesem Kontext, dass Zeitbeauftragte wie Meister in der Produktion, Sekretäre und die Mitarbeiter selbst die Zeitdaten in das System einpflegen. Abbildung 1: Integration Personalzeitwirtschaft (Quelle: SAP Hilfe) 1 SAP Tutorial INSO TU Wien : Lara Lebedinski, Siegfried Zeilinger, Dr. Thomas Grechenig 3931-Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 4 von 23

5 Im SAP Modul PT (Personalzeitwirtschaft) wird unter Arbeitszeit die Dauer und Lage der Zeit eines Arbeitnehmers verstanden, während der er seine betrieblichen Aufgaben ausführt. Dabei ist zu beachten, dass abgesehen von besonderen Regelungen, Verträgen usw. die Arbeitszeit keine Ruhepausen beinhaltet. (Quelle: SAP Hilfe). Ein anderer wichtiger Faktor um die Aufgabenstellung optimal bewältigen zu können ist die enge Zusammenarbeit mit anderen Gruppen wie z.b. Personal- und Organisationsstruktur, Planstellen oder Mitarbeitergruppen, Mitarbeiterkreise. Diese Gruppen liefern wichtige Informationen, welche eng mit dieser Problemstellung in Verbindung stehen. Grundvoraussetzung für eine personenbezogene Zeiterfassung ist laut IMG klarerweise, dass für alle Mitarbeiter Personalnummern vergeben sind. 2 Prozesse (Verfasser: Martin Hackl) Folgende Prozesse sind im Zusammenhang mit dem Thema Arbeitszeit zu berücksichtigen, und werden daher auch nachfolgend beschrieben. 2.1 Elektronische (dezentrale) Zeiterfassung Eine elektronische Zeiterfassung bringt eine Reihe von Vorteilen gegenüber einer manuellen Erfassung, da die tatsächliche Anwesenheitszeit über Terminals erfaßt werden muß. Der einzige Akteur der an diesem Prozess beteiligt ist, ist der Mitarbeiter, welcher seine Arbeitszeit erfassen möchte. Abbildung 2: Prozess für elektronische Zeiterfassung (Quelle: Eigene Darstellung, 2008) Die im oberen Prozess dargestellten Aktivitäten, welche Bezug auf ein Terminal nehmen (Grüne, Rote und Gelbe Taste), könnten mit nachfolgend dargestellter Hardware erfüllt werden, und elektronisch in das SAP System übernommen werden Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 5 von 23

6 Abbildung 3: Kaba Benzing Bedanet Zeiterfassungsterminal (Quelle: ) 2.2 Manuelle (dezentrale) Zeiterfassung (alternativ zu 2.1) Eine manuelle Zeiterfassung ist für kleinere Unternehmen durchaus angebracht, da keine Terminals angeschafft werden müssen. Weiters bietet der Prozess der für die Erfassung der Arbeitszeit notwendig ist weniger Komplexität. Der einzige Akteur der an diesem Prozess beteiligt ist, ist der Mitarbeiter, welcher seine Arbeitszeit erfassen möchte. Abbildung 4: Prozess für manuelle Zeiterfassung (Quelle: Eigene Darstellung, 2008) Annahme: Hier wurde die Annahme getroffen, dass jeder Mitarbeiter selbst Zugang zum SAP System besitzt, und dort seine Arbeitszeit entsprechend selbst erfassen kann. Alternativ könnte die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter auch auf entsprechend vorbereiteten Zeitbögen erfolgen, welche am Monatsende von entsprechend befugten Mitarbeitern (zentral) in das SAP System eingetragen werden. 2.3 Monatsabschluss durchführen Bevor die (täglich) erfaßten Arbeitszeiten zur Abrechnung gelangen können, müssen sie vom betreffenden Mitarbeiter kontrolliert und dezidiert freigegeben werden. Um Missbrauch und 3931-Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 6 von 23

7 Betrug zu verhindern steht es in der Verantwortung des direkt vorgesetzten Mitarbeiters die vom Mitarbeiter angegebenen Zeiten zu bestätigen. Daraus ergeben sie 2 Akteure: Der Mitarbeiter, mit der Absicht seine während des Monats erfaßten Zeiten für die Abrechnung freizugeben. Der Vorgesetzte, welcher die Verantwortung trägt, dass seine ihm direkt unterstellten Mitarbeiter die Arbeitszeiten ordnungsgemäß erfaßt haben. Abbildung 5: Prozess für Monatsabschluss (Quelle: Eigene Darstellung, 2008) Annahme: Die zuvor notierte Annahme, sollten die einzelnen Mitarbeiter keinen Zugang zum SAP System besitzen, hat natürlich auch auf den Genehmigungsprozeß Auswirkungen. In diesem Fall würde der Zeitbogen des einzelnen (erfassenden) Mitarbeiters vor Übergabe an die zur SAP-Eingabe befugte Person von dessen direkt Vorgesetzten mit einer Unterschrift bestätigt werden Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 7 von 23

8 3 Schnittstellen (Verfasser: Martin Hackl, Roland Ladengruber) Folgende Themen nehmen Einfluss auf den Bereich Arbeitszeit: Vorangehende (V) oder Nachfolgende (N) Abhängigkeit V V N N Nr. Tabelle 1: Schnittstellen Themenbeschreibung Art der Beeinflussung Human Resources: Personal- und Organisationsstruktur, 04 Planstellen Da je Organisationseinheit unterschiedliche Soll-Arbeitszeiten gelten (siehe Kapitel 1 Thema) müssen die Arbeitszeiten auf die entsprechend definierte Organisationsstruktur angepasst werden. 05 Human Resources: Mitarbeitergruppen, Mitarbeiterkreise Da in Bezug auf die zu betrachtenden Prozesse unterschiedliche Berechtigungen notwendig sind, müssen auch diese entsprechend betrachtet werden. 10a Human Resources: Abwesenheiten Zur Bewertung und Erfassung von Abwesenheitszeiten ist die Kenntnis der jeweiligen SOLL-Arbeitszeit des Mitarbeiters von Nöten. 16 Human Resources: Abrechnung Zur Abrechnung der Gehälter und Löhne sind die entsprechend erfaßten Arbeitszeiten notwendig. Quelle: Eigene Darstellung, 2008 Durch die intensive Kommunikation mit den anderen für uns relevanten Gruppen haben wir zunächst folgendes herausarbeiten können. Betreffend Gruppe Human Resources Mitarbeitergruppen und Mitarbeiterkreise: Mitarbeitergruppen: Da die Firma Olymp Vertriebs GmbH eine Hauptbetriebsstelle und drei weitere Filialen hat sowie eine Vielzahl an Mitarbeiter ist es unumgänglich exakte Mitarbeiterkreise zu erstellen, welche in Mitarbeitergruppen zusammengefasst werden. Die Unterteilung in zwei Gruppen ist vor allem für die Buchhaltung von großer Relevanz, da hier die Aufteilung der Mitarbeiter in Arbeiter und Angestellte vollzogen wird. Da die Lagerarbeit in der Regel schwer ist werden hier hauptsächlich Arbeiter angestellt. Folglich wäre ein neuer Prozess des Unternehmens die Aufteilung der Mitarbeiter in die Mitarbeitergruppe Lagerarbeiter für Personen, die im Lager beschäftigt sind. Lagerarbeiter Wien: Maia, Medusa, Megaira, Melete, Melpomene Lagerarbeiter in Insbruck: Metis, Mneme, Mnemosyne, Morpheus Alle anderen Mitarbeiter sind folglich Angestellte und sind entweder im Vertrieb, oder im Innendienst beschäftigt. Mitarbeiterkreise: Mithilfe der Mitarbeitergruppen ist bereits eine grobe Einteilung der Mitarbeiter in Lagerarbeiter und Angestellte geschehen. Eine Feingliederung ist mithilfe der Mitarbeiterkreise möglich. Da das Leitungssystem der Firma Olymp Vertriebs GmbH streng Hierarchisch gegliedert ist, ist es notwendig vorerst einen eigenen Mitarbeiterkreis für Leitende Angestellte zu kreieren: Im Vertrieb in jeder Filiale: Lachesis, Leto, Leukothea, Lips Generell auch: Apollon und Hermes Sowie die Leiter im jeweiligen Lager: Maia und Metis 3931-Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 8 von 23

9 Als auch die Leiter im Innendienst: Bei der Buchhaltung wäre dies Okeanos und bei Einkauf Rhea. Zeus selbst ist jedoch kein Leitender Angestellter, da er im eigentlichen Sinn kein Mitarbeiter ist und auch nicht entlohnt wird, sondern sich des Gewinnüberschusses bedient. Da er einzig und allein das Unternehmen regiert ist es nicht notwendig einen eigenen Kreis für seine Funktion zu erstellen. Da die Entlohnung und die Arbeitszeiten für Mitarbeiter im Innendienst und Vertrieb bzw. Einzelhandels unterschiedlich sind, ist es notwendig für diese beiden Angestelltengruppen einen eigenen Arbeitskreis zu einzurichten: Unter dem Arbeitskreis des Innendienstes finden sich die Mitarbeiter der Buchhaltung: Okeanos, Orion, Okeanid, Orthos sowie des Einkaufs: Rhea, Rhode Der Vertrieb in den einzelnen Filialen besteht zum Großteil aus dem Einzelhandel und grenzt sich somit vom Innendienst ab. Die Mitarbeiter des Einzelhandels in Wien: Demeter, Dike, Dionysos, Doris Die Mitarbeiter des Einzelhandels in Linz: Leto, Helios, Hemera, Hephaistos, Hera, Herakles Die Mitarbeiter des Einzelhandels in Insbruck: Leukothea, Hermaphroditos, Hermes, Hestia, Horen, Hybris, Hydra, Hyperion, Hymenaios, Hypnos Die Mitarbeiter des Einzelhandels in Klagenfurt: Hebe, Hekate, Hekatoncheiren, Helena Der Vertrieb besteht allerdings aus Einzelhandel auf der einen und Groß- und Internethandel auf der anderen Seite. Diese Unterteilung ist vor allem deshalb notwendig, da diese beiden Angestelltengruppen auch im Innendienst arbeiten. Aus diesem Grund heißt diese Sparte Innenhandel und besteht aus den Mitarbeitern des Großhandels in Kärnten: Hades, Harmonia sowie des Internetverkaufs in Wien: Daphne, Deimos 4 Voraussetzungen (Verfasser: Peter Bierbamer) Das System bietet ein Modul Personal in dem auch die Zeiterfassung (Zeitwirtschaft) der Arbeitszeit durchgeführt wird und zwar mittels CATS (Arbeitszeitblättern). Bezugnehmend auf Kapitel 3 wird davon ausgegangen, dass im Rahmen von Thema 04 Human Resources: Personal- und Organisationsstruktur, alle im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter mit einem Zugang zum SAP System ausgestattet werden. Weiters wird davon ausgegangen, dass die entsprechende organisatorische Zuteilung dieser Mitarbeiter gemäß Angabe vorgenommen wird, sodass darauf basierend die entsprechenden SOLL-Arbeitszeiten definiert werden können Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 9 von 23

10 5 Umzusetzender Prozess & Annahmen (Verfasser: Peter Bierbamer, Matthias Rausch) Für die Firma Olymp Vertriebs GmbH haben wir uns für die Implementierung des folgenden Prozesses entschieden: Abbildung 6: Zu implementierender Prozess Die Mitarbeiter, die über einen SAP Zugang verfügen, haben am Ende des Arbeitstages ihre geleisteten Stunden im SAP System zu verbuchen. Alle Mitarbeiter, die selbst keinen SAP Zugang haben. Werden weiterhin eine Zeitkarte führen, die am Ende des Monats in der Personalverwaltung zentral im SAP System einzupflegen ist. Aus diesem Prozess ergibt sich für uns folgender Aufwand: Es muss eine Transaktion zur Verfügung stehen, mit jeder Benutzer seine eigenen Zeiten eingeben kann. Hierbei ist es wichtig, dass der Benutzer nur seine eigenen und die Zeiten dieses Monats verändern kann. In SAP spricht man hier von einer Arbeitszeit Einzelerfassung[5.2]. Eine weitere Transaktion soll die Eingabe und das Verändern von Zeiten aller Mitarbeiter ermöglichen. Diese Transaktion ist zum Einpflegen der Zeitkarten der Mitarbeiter ohne SAP Zugang und auch zur Berichtigung von Falschbuchungen gedacht. Diese Transaktion darf allerdings nur von einer Bestimmten Rolle der Personalverwaltung ausgeführt werden. In SAP entspricht dies der Arbeitszeit Listerfassung [5.2]. Diese beiden Erfassungstransaktionen sind laut SAP-Help [5.1] beide durch reines Customizing implementierbar und sind deshalb gut geeignet im Rahmen dieser Lehrveranstaltung realisiert zu werden Die Besondere Schwierigkeit wird darin liegen, dass die Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeitverrechnungsmodelle aufweisen. Das Arbeitszeitsystem muss diese Verrechnungsmodelle berücksichtigen, damit ein korrekte Gehalts- und Arbeitszeitabrechnung am Ende des Monats möglich ist. [5.1] helpdata/de/64/4003ba470211d e8322d00/frameset.htm [5.2] /helpdata/de/64/4003ba470211d e8322d00/frameset.htm 3931-Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 10 von 23

11 6 Implementierung (Verfasser: Roland Ladengruber, Peter Bierbamer, Klaus Steininger, Matthias Rausch, Martin Hackl) 6.1 Zeiterfassung aus Sicht des Anwenders (Verfasser: Roland Ladengruber) Die Implementierung soll mit den von SAP zur Verfügung gestellten Arbeitszeitblättern (CATS) durchgeführt werden. Diese Arbeitszeitblätter können über die Transaktionscodes CAT2 Arbeitszeiten erfassen und CAT3 Arbeitszeiten anzeigen aufgerufen werden. Das Arbeitszeitblatt (CATS) ist ein anwendungsübergreifendes Werkzeug zur Erfassung von Arbeitszeiten und Tätigkeiten. Damit werden alle betriebswirtschaftlichen Abläufe gesteuert, die im Zusammenhang mit den Tätigkeiten der Mitarbeiter stehen - von der Bezahlung des Mitarbeiters über die Projektfortschrittskontrolle bis hin zur Rechnungserstellung. Obwohl das Arbeitszeitblatt auch eine zentrale Datenerfassung, z. B. durch Sekretariate, ermöglicht, liegt seine Stärke darin, dass Mitarbeiter eine selbständige Datenerfassung durchführen können. Dadurch werden die entsprechenden Fachabteilungen spürbar entlastet. Die Daten, welche von den Mitarbeitern in das Arbeitszeitblatt eingeben werden, bestehen nicht nur aus Arbeitszeiten und Tätigkeiten, sondern tragen eine ganze Reihe so genannter Arbeitszeitattribute für die Versorgung der Zielkomponenten. Das SAP-System erkennt anhand des Arbeitszeitattributes, für welche SAP-Anwendung die erfassten Arbeitszeiten verwendet werden sollen. Die Angaben in den entsprechenden Feldern bei der Erfassung verweisen z.b. auf bestimmte Aufträge oder Netzpläne (Logistik), Kostenzuordnungen (Controlling) und An-/Abwesenheiten (Personalwirtschaft). In den Zielkomponenten werden die eingegebenen Daten weiterverarbeitet. Das Arbeitszeitblatt stellt eine breite Palette von Anwendungsoberflächen zur Verfügung und eignet sich damit für den Einsatz in den unterschiedlichsten Branchen und Arbeitsgebieten. (Quelle: SAP Hilfe) Abbildung 7: CATS Anwendungsoberflächen (Quelle: SAP Hilfe) 3931-Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 11 von 23

12 CATS classic: CATS classic ist die ursprüngliche Anwendungsoberfläche des Arbeitszeitblattes im SAP-Backend. Sie eignet sich besonders für Anwender, die auch andere Aufgaben mit dem System erledigen. Für eine personenübergreifende Arbeitszeiterfassung, z. B. durch Sekretariate, ist CATS classic die geeignetste Anwendungsoberfläche. CATS regular / Arbeitszeiterfassung (Web-Dynpro): CATS regular bietet ein ähnliches Erfassungsbild und einen vergleichbaren Funktionsumfang wie CATS classic. Diese Anwendungsoberfläche wurde jedoch für den Einsatz als Employee Self-Service im Web-Browser optimiert. Mobile Time Sheet: Mobile Time Sheet (MTS) ähnelt im Erfassungsbild CATS classic und CATS regular und läuft ebenfalls im Web-Browser. Es ist für den Einsatz auf Notebooks konzipiert und eignet sich besonders für mobile Mitarbeiter, die nicht immer eine Verbindung zum SAP-System aufbauen können, um Arbeitszeiten zu erfassen. MTS sichert die eingegebenen Arbeitszeiten in einer eigenen Datenablage auf dem Notebook. Bei der nächsten Verbindung mit dem SAP-System synchronisiert MTS diese Datenablage mit der CATS-Datenbank. CATS for service providers: CATS for service providers stellt hinsichtlich des Erfassungsbildes eine Alternative zu CATS classic, CATS regular und MTS dar. Das Erfassungsbild von CATS for service providers erinnert weniger an einen Stundenzettel, denn es orientiert sich an der Erfassung fakturierbarer Dienstleistungen. Mit CATS for service providers können Rahmendaten festgelegt werden, die oft für mehrere Tage gelten, und zu diesen Rahmendaten tagesbezogene Tätigkeitskomponenten (gefahrene Kilometer, geleistete Überstunden usw.) erfassen. (Quelle: SAP Hilfe) Im Zusammenhang mit unserer Aufgabenstellung ist die Anwendungsoberfläche CATS classic ausreichend und wird zur Realisierung verwendet werden. Abbildung 8: Transaktion CAT Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 12 von 23

13 Durch drücken der Taste F5 Zeiten erfassen können Zeiten für einen Benutzer eingepflegt werden. Abbildung 9: Transaktion CAT2 Zeiten für einen Benutzer pflegen Wie aus der Angabe hervorgeht, gibt es einen Unterschied zwischen Innendienst und Vertriebsbereich. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, gibt es unterschiedliche Erfassungsprofile (3781-INN, 3781-VER) welche wie im nachfolgenden Kapitel beschrieben angelegt werden. 6.2 Anlegen von Erfassungsprofilen (Verfasser: Roland Ladengruber, Klaus Steininger) Springen in die Transaktion SPRO Customizing Projektbearbeitung und dort das Projekt HR306 Konfiguration Zeiterfassung hinzufügen. Abbildung 10: SPRO - Customizing Projektbearbeitung Durch Doppelklick auf den Projektnamen (HR306) gelangt man in die Konfigurationsmaske Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 13 von 23

14 Abbildung 11: HR306 Konfigurationsmaske Durch starten des Reports Erfassungsprofile einrichten können die zuvor erwähnten Erfassungsprofile erstellt werden. Weiters werden an dieser Stelle, die bereits vorhandenen Profile EXC_APPR und HR-ONLY entfernt Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 14 von 23

15 Abbildung 12: CATS Erfassungsprofil erstellen Die Zeiterfassung soll so erfolgen, dass jeder Mitarbeiter seine Zeiten selbst in das System einpflegt. Des Weiteren soll auch die Möglichkeit bestehen, dass Zeiten von einer Sekretärin nachgepflegt werden können. Um das System so einfach wie möglich zu halten, wird hier ohne ein hinterlegtes Genehmigungsverfahren gearbeitet. 6.3 Costumizing der CATS Zeiterfassungsoberfläche (Verfasser: Roland Ladengruber, Matthias Rausch) Die CATS Zeiterfassungsoberfläche kann unter folgendem Punkt gecostumized werden, so daß nur die (minimal) notwendigen Informationen für den Zeiterfasser sichtbar sind Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 15 von 23

16 Abbildung 13: Festlegen der Feldauswahl 6.4 Hinterlegung der SOLL-Arbeitszeit (Verfasser: Martin Hackl, Peter Bierbamer) Im Costumizing Modul HR 505 Organisationsmanagement welches eine Schnittstelle zu Gruppe 04 darstellt - muß wie in der folgenden Grafik dargestellt unter Regelwerte pflegen die Einstellung für die Art der Arbeitszeitprüfung auf täglich gesetzt werden Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 16 von 23

17 Abbildung 14: Organisationsmanagement Regelwerte für Arbeitszeit Die Default Einstellung für die Art der Arbeitszeit-Prüfung muss von M(onthly) auf D(aily) gestellt werden. Damit wird idf die Soll-Arbeitszeit mit Tagessummen, statt mit Monatssummen, angeführt. Abbildung 15: Art der Arbeitszeit-Prüfung ändern. Nach erfolgtem Speichern der Einstellungen kann im Bereich Organisationsmanagement je Organisationseinheit die zu leistende Soll-Arbeitszeit definiert werden Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 17 von 23

18 Abbildung 16: Bearbeiten der Aufbauorganisatorischen Einstellungen Dazu muß nach Auswahl der jeweiligen Organisationseinheit unter der Registerkarte Arbeitszeit die angeführte tägliche SOLL Arbeitszeit für den Vertrieb mit 8 Stunden definiert werden, und für die restlichen Organisationseinheiten mit 7,70 Stunden. Annahme: Auch wenn in der Eingabe von wöchentlichen Soll-Arbeitszeiten gesprochen wird, so halten wir es für sinnvoll diese Tageweise festzulegen, da es ansonsten im Falle von Feiertagen in einer Woche zu unnötiger Komplexität führen würde. Eine monatliche Festlegung (wie im Default-Fall festgelegt) wäre darüber hinaus äußerst schwierig, da die Arbeitstage je Monat stets variieren Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 18 von 23

19 Abbildung 17: Vermerken Stunden täglicher Arbeitszeit je Organisationseinheit 6.5 Arbeitszeitgruppen (Verfasser: Matthias Rausch, Peter Bierbamer) Hier werden die beiden Arbeitsgruppen unseres Unternehmens eingetragen. Dies dient damit die Mitarbeiter den einzelnen Gruppen zugeordnet werden und diese ihre entsprechende Arbeitszeit haben. Abbildung 18: Arbeitszeitgruppen anlegen Die Planung von Arbeitszeiten für die einzelnen Bereiche eines Unternehmens ist ein arbeitsintensiver Prozeß. Es wird eine Optimierung des Bearbeitungsaufwandes erreicht, indem man die organisatorischen Einheiten, in welchen gleiche Arbeitszeitpläne benötigt werden, gruppiert Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 19 von 23

20 Die gewünschten bzw. bestehenden Arbeitszeitpläne bildet man im Customizing ab. Für die Erstellung von Arbeitszeitplänen werden Gruppierungen vorgenommen von Gruppe 04: Die Aufbauorganisation Mitarbeiterkreise, deren Mitarbeiter nach denselben Arbeitszeiten arbeiten sollen. Hier gruppieren wir Mitarbeiterkreise wie z.b. Arbeiter, Angestellte, Auszubildende etc. Dieses ermöglicht uns, die Mitarbeiter zusammenzufassen, die nach den gleichen Arbeitszeitplanregeln wie 38,5 und 40 Wochenstunden arbeiten. Tagesabrechnungszeitpläne festlegen Die Unterstellungsbeziehungen des Unternehmens, die die Strukturelemente, Plansellen sowie Personen betreffen kann man unter dem Begriff Aufbauorganisation zusammenfassen. Diese stellt den Grundbetrieb des Unternehmens mit durch die Zusammenführung von Teilen der Truppendienstliche Unterstellung und beziehungsweise oder der Verteidigungsstruktur. (Quelle: : ) Tabelle??: Verknüpfungen der Aufbauorganisation Verknüpfung Objekttypen Bedeutung A/B 002 O O Ordnet Strukturelemente der Aufbauorganisation einander zu berichtet (L) an / ist Linien- Vorgesetzter von A/B 003 gehört zu / umfasst O S Ordnet eine Planstelle einem Strukturelement in der Aufbauorganisation zu A/B 008 S P Ordnet eine Person einer Planstelle in der Aufbauorganisation zu Inhaber / Inhaber O = Strukturelement, S = Planstelle, P = Person (Quelle: : Abbildung 19: Verknüpfung der Aufbauorganisation (grafische Darstellung) (Quelle: : ) Als Truppendienstliche Unterstellung bezeichnen wir die für den Friedensfall vorgesehene Organisationsstruktur aus Strukturelementen, Planstellen und Personen. Alle Elemente dieser Organisationsstruktur sind Teil der Aufbauorganisation. (Quelle: : m, ) Tabelle??: Verknüpfungen der Truppendienstlichen Unterstellung Verknüpfung Objekttypen Bedeutung A/B 803 O O Unterstellt Strukturelemente truppendienstlich berichtet an (Truppendienstlich) / leitet (Truppendienstlich) A/B 828 O S Unterstellt eine Planstelle einem Strukturelement truppendienstlich gehört zu (Truppendienstlich) / umfasst (Truppendienstlich) 3931-Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 20 von 23

21 A/B 008 Inhaber / Inhaber S P Ordnet eine Person einer Planstelle in der Aufbauorganisation zu (wird aus der Aufbauorganisation übernommen) O = Strukturelement, S = Planstelle, P = Person (Quelle: : ) Abbildung 20: Verknüpfungen der Truppendienstlichen Unterstellung (grafische Darstellung) (Quelle: : ) ( m) Im Gegensatz hierzu bildet die Verteidigungsstruktur die hierarchischen Beziehungen, die organisatorische Struktur, von Strukturelementen, Planstellen und Personen für den Verteidigungsfall. (Quelle: : ) Tabelle??: Verknüpfungen der Verteidigungsstruktur Verknüpfung Objekttypen Bedeutung A/B 800 O O Ordnet Strukturelemente einer Verteidigungsstruktur einander zu berichtet an (Verteidigung) / leitet (Verteidigung) A/B 801 gehört zu (Verteidigung) / umfasst O S Ordnet eine Planstelle einem Strukturelement in der Verteidigungsstruktur zu (Verteidigung) A/B 802 S P Ordnet eine Person einer Planstelle in der Verteidigungsstruktur zu unterstellt (Verteidigung) / umfasst (Verteidigung) 3931-Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 21 von 23

22 O = Strukturelement, S = Planstelle, P = Person (Quelle: : ) Abbildung 21: Verknüpfungen der Verteidigungsstruktur (grafische Darstellung) (Quelle: : ) Im Modus Aufbauorganisation stehen folgende barrierefreien Transaktionen zum Abruf bereit: Tabelle??: barrierefreie Transaktionen des Modi Aufbauorganisation Transaktion Name der Transaktion PPO5 Eigenschaften ändern PPO6 Eigenschaften anzeigen PPOCE Organisation und Besetzung anlegen PPOCW Organisation und Besetzung (WF) anlegen PPOME Organisation und Besetzung ändern PPOMW Organisation und Besetzung (WF) ändern PPOSE Organisation und Besetzung anzeigen PPOSW Organisation und Besetzung (WF) anzeigen PP01 Plandaten pflegen (menügeführt) PP01_DISP Plandaten anzeigen (menügeführt) PP03 Plandaten pflegen (maßnahmengesteuert) PP03 Maßnahme direkt ausführen (Quelle: ) 3931-Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 22 von 23

23 6.6 Tagesabrechnungszeitpläne festlegen (Verfasser: Martin Hackl) Es wurden alle nicht benötigten Tagesarbeitszeitpläne entfernt. 2 Arbeitszeitpläne wurden belassen und zwar jener für Gleitzeitarbeit (7,70 Stunden) und einer mit Normalarbeitszeit (8 Stunden). Es wurde die Annahme getroffen, dass jeweils eine halbe Stunde unbezahlte Mittagspause zu berücksichtigen ist. 7 Der Zeitplan (Verfasser: Martin Hackl) Aus derzeitiger Planungssicht wird von folgendem Zeitplan in der Implementierungsphase gerechnet: Tabelle 2: Terminplan Nr Task Dauer 1 Tagesabrechnungszeitpläne definieren 1 Tag 2 Einstellung der SOLL Arbeitszeit 0,5 Tag 3 Arbeitszeitblätter in CATS costumizen 2 Tage 4 Tests der vorgenommen Einstellungen 5 Tage 5 Evtl. Überarbeitung und Nachbesserung 2 Tage 6 Erzeugung von Testdaten 1 Tage Quelle: Eigene Darstellung, Die Risiken (Verfasser: Klaus Steininger) Risiken hinsichtlich des umzusetzenden Prozesses: Tabelle 3: Risiken Kennung Bezeichnung Relevanz RIS-01 Missbrauch im Rahmen der manuellen Zeiterfassung RIS-02 Fehlende Kontrollmechanismen durch Verzicht auf Freigabeprozess Quelle: Eigene Darstellung, 2008 Anhang 3931-Dokumentation_Arbeitszeit v0.11.doc Seite 23 von 23