ECDL - Europäischer Computer Führerschein. Christian Münster, Peter Wies 1. Ausgabe, Mai 2011

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1 ECDL - Europäischer Computer Führerschein Christian Münster, Peter Wies 1. Ausgabe, Mai 2011 Modul AM4 - Tabellenkalkulation advanced level (mit Windows Vista und Office Excel 2007) gemäß Syllabus 2.0 ECDLAM4-07-2_ATCH

2 I ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) 1 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Was Sie wissen sollten Professionell mit Tabellenblättern arbeiten Bereich als Tabelle formatieren Tabellen(-teile) sortieren Arbeitsblätter verschieben und kopieren Benutzerdefinierte Zellformate erstellen Zeilen und Spalten fixieren Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Tabellen mit Kommentaren versehen Schnellübersicht Übung Formatierung an Bedingungen knüpfen Grundlagen zu bedingter Formatierung Individuelle Regeln aufstellen Werteverteilung mit grafischen Elementen darstellen Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Regeln bearbeiten Mit mehreren Regeln arbeiten Schnellübersicht Übungen Tabellen gliedern Gliederungen erstellen Mit Detaildaten arbeiten Daten einer Gliederung markieren Gliederungen entfernen Mit Teilergebnissen arbeiten Schnellübersicht Übungen Arbeitsmappen effektiv einsetzen Was sind Mustervorlagen? Mit Mustervorlagen arbeiten Arbeitsmappen schützen Arbeitsblätter und Zellen schützen Anzeige der Arbeitsblätter festlegen Schnellübersicht Übungen Spezielle Bezugsarten und Namen nutzen Zellbezüge auf andere Tabellenblätter in Formeln nutzen Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen in Formeln nutzen Hyperlinks nutzen Zellen verknüpfen Namen vergeben Namen in Formeln einsetzen Nützliches zu Namen Schnellübersicht Übungen Filter in Tabellen verwenden Mit Filtern arbeiten Den AutoFilter aktivieren Suchkriterien für den AutoFilter definieren Benutzerdefinierten AutoFilter einsetzen Spezialfilter einsetzen Spezielle Suchkriterien bei Spezialfiltern einsetzen Schnellübersicht Übung Daten kombinieren und konsolidieren Daten kombinieren Grundlagen der Tabellenkonsolidierung Daten mit Formeln konsolidieren Daten nach Position konsolidieren Daten nach Rubrik konsolidieren Konsolidierungsergebnisse bearbeiten Schnellübersicht Übung Professionell mit Funktionen arbeiten Verschachtelte Funktionen erstellen Beispiele für mathematische Funktionen Beispiele für statistische Funktionen Beispiele für Datums-, Uhrzeit- und Textfunktionen Beispiele für Datenbankfunktionen Beispiele für finanzmathematische Funktionen Beispiele für logische Funktionen Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS Übungen HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10 Formeln überwachen Die Formelüberwachung verwenden Formeln auf Fehler prüfen Zellinhalte überwachen Datenüberprüfung bei der Eingabe vornehmen Schnellübersicht Übungen Pivot-Tabellen nutzen Daten in Pivot-Tabellen auswerten Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Berechnungsfunktion im Wertebereich ändern Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen Daten in der Pivot-Tabelle filtern und aktualisieren Tabellen in Pivot-Tabellen konsolidieren Daten einer Pivot-Tabelle individuell gruppieren Schnellübersicht Übung Szenarien und Datentabellen einsetzen Den Szenario-Manager verwenden Szenarien erstellen und schützen Mit Szenarien arbeiten Datentabellen für die Datenanalyse nutzen Schnellübersicht Übung Professionell mit Diagrammen arbeiten Grundlagen zur Diagrammbearbeitung Diagramme bearbeiten Diagrammobjekte bzw. -blätter verknüpfen Im Diagramm dargestellten Tabellenbereich ändern Wert-Achse eines Diagramms skalieren Sekundärachse einblenden Grafiken und Objekte in einem Diagramm verwenden Schnellübersicht Übung Kommunikation mit anderen Anwendungen Textdateien nach Excel importieren Excel-Tabellen in Microsoft Word einbinden Schnellübersicht Übung Makros verwenden Makros aufzeichnen Makros absolut oder relativ aufzeichnen Makros (testweise) ausführen Arbeitsmappen mit Makros speichern Makros in Makroarbeitsmappen ausführen Symbol für die Ausführung eines Makros bereitstellen Makros löschen Schnellübersicht Übung Im Team arbeiten Versionen einer Arbeitsmappe vergleichen Grundlagen zur Teamarbeit Arbeitsmappen für die Teamarbeit vorbereiten Arbeitsmappen überarbeiten Änderungen verfolgen Freigabe einer Arbeitsmappe aufheben bzw. schützen Schnellübersicht Übung So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 1 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) 1 Überblick In diesem Kapitel erfahren Sie was der ECDL (Europäische Computer Führerschein) ist welche Lehrplaninhalte das Modul AM4 hat wie Sie mit diesem Buch arbeiten können Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, wir begrüßen Sie herzlich im ECDL Programm! Die Initiative Europäischer Computer Führerschein (ECDL, European Computer Driving Licence ) bietet Ihnen mit dem ECDL Core ein IT-Zertifikat, mit dem Sie Basisfertigkeiten im Umgang mit dem Computer nachweisen. Der ECDL Core besteht aus 7 Modulen. Jedes Modul deckt einen Fertigkeitsbereich ab. Dabei ist der ECDL international anerkannt standardisiert und produktunabhängig Der europaweite Erfolg der ECDL Initiative ist beachtlich. Neben 40 europäischen Staaten wird der ECDL auch in außereuropäischen Staaten als ICDL (International Computer Driving Licence) angeboten. Mit mehr als 9 Millionen Teilnehmern ist der ECDL/ICDL die größte IT- Ausbildungsinitiative der Welt. ECDL/ICDL Zertifikate können in 148 Staaten der Welt und in 36 Sprachen erworben werden. Alleine in Österreich haben schon weit mehr als Menschen das ECDL Core Zertifikat in der Tasche und weitere bereiten sich darauf vor. Die von uns approbierte ECDL Lernunterlage in Ihrer Hand ist ein erster Baustein auf dem Weg zu Ihrem ECDL. Mit einem ECDL Zertifikat sichern auch Sie sich Ihren Vorsprung in Beruf, Studium und Schule. Profitieren auch Sie davon! Machen Sie den Europäischen Computer Führerschein! Informationen zum ECDL bekommen Sie bei der Österreichische Computer Gesellschaft Eine Übersicht der ECDL -Prüfungszentren bzw. Test Center finden Sie hier: Deutschland Österreich Schweiz 4 HERDT-Verlag

5 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Wissenswertes über den Europäischen Computer Führerschein Der Europäische Computer Führerschein (kurz ECDL) stellt ein in Europa standardisiertes Zertifikat über die Kenntnisse und Fertigkeiten der Computeranwender dar, das in ganz Europa gültig ist. Der ECDL wird von den der CEPIS (Council of European Professional Informatics Societies) angehörenden Computergesellschaften betreut. Die Europäische Union (EU) fördert die Entwicklung des ECDL, der die fundierte Vermittlung von Computerwissen zum Ziel hat. Der ECDL basiert auf einem einheitlichen europäischen Lehrplan (Syllabus). Dieser Lehrplan dient der Sicherstellung eines gemeinsamen europaweiten Standards im Bereich Computerwissen. Fundierte Grundkenntnisse, wie sie der ECDL-Core mit dem Syllabus 5 in sieben Modulen zertifiziert, werden in den vier ECDL-Advanced Modulen mit dem Syllabus 2 vertieft und auf eine professionelle Anwender-Ebene weitergeführt. Lehrplan für das Modul AM4 Syllabus 2 unter Windows Vista mit Microsoft Excel 2007 Die Teilnehmer sollen Zellen und Tabellen anspruchsvoll formatieren können; Formeln und Funktionen entsprechend einsetzen; Diagramme erstellen und formatieren; Daten analysieren und Tabellen sortieren und filtern; Gültigkeitskriterien anwenden und Daten überwachen; die Produktivität steigern durch Zellbenennung und spezielle Einfüge-Optionen anwenden können; Arbeitsmappen auf Basis von Vorlagen erstellen; Daten verknüpfen, einbetten und importieren können; Makros zur Automatisierung einsetzen können; Änderungen bei gemeinsamen Arbeiten nachverfolgen und Daten überarbeiten; Dokumente gemeinsam bearbeiten und überprüfen können; Sicherheitseinstellungen bei Arbeitsmappen anwenden können. Lernziel Die Inhalte des vorliegenden Buches gehen teilweise über die geforderten Lehrplaninhalte hinaus, um dem Leser mit diesem Buch ein komplettes Nachschlagewerk zu allen Themen bieten zu können. HERDT-Verlag 5

6 1 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) 1.2 Was Sie wissen sollten Zu diesem Buch Mit Büchern aus der Classic-Reihe des HERDT-Verlags können Sie sich schnell und grundlegend in ein Programm einarbeiten bzw. Ihre Kenntnisse vertiefen. Das vorliegende Buch ist in übersichtliche Kapitel gegliedert. Sie lernen so die Funktionen des Programms schnell kennen und können die Arbeitsanleitungen direkt Schritt für Schritt am Computer umsetzen. Am Kapitelende können Sie mithilfe der praktischen Schnellübersichten nochmals nachschlagen, wie die beschriebenen Funktionen aufgerufen werden. Zusätzlich können Sie mit den Übungen das Gelernte trainieren. Um mit diesem Buch direkt arbeiten zu können, sollten Sie über die folgenden Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur.G Sie beherrschen den Umgang mit der Startschaltfläche und der Taskleiste von Windows.G Sie können Fenster und den Windows-Explorer problemlos bedienen. Hervorhebungen im Text KAPITÄLCHEN GROSSBUCHSTABEN Kursivschrift Symbol Symbole,, kennzeichnen Namen von Programmelementen (z. B. Register START). kennzeichnen Menü- bzw. Kontextmenüpunkte (z. B. KOPIEREN). kennzeichnet Ordnernamen und Links (z. B. kennzeichnet Arbeitsschritte. kennzeichnen Übungsschritte bzw. Verweise auf Abbildungen. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis 6 HERDT-Verlag

7 Überblick 1 Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten Programmfunktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Dateien im Internet auf der Website des HERDT- Verlages unter oder herunterzuladen. Sie finden die entsprechenden Dateien, indem Sie zunächst Ihr Portal wählen und dann über das obere Suchfeld nach ECDLAM suchen. Klicken Sie in der Trefferliste auf den Titel des Buches und starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite die Schaltfläche ÜBUNGSDATEIEN betätigen. Einige der Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Uebung (C:\Uebung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Übungsdateien (ecdlam4-07-2_bu). Verwendete (Software-)Einstellungen In den Funktionsbeschreibungen des Buches wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Office Excel 2007 unter dem Betriebssystem Windows Vista Ultimate und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Abhängig von der Bildschirmauflösung bzw. der Hardware Ihres Computers kann das Aussehen der Symbole und Schaltflächen in Excel 2007 und die Fensterdarstellung unter Windows Vista gegebenenfalls von den Abbildungen im Buch abweichen. HERDT-Verlag 7

8 2 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) 2 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie einen Bereich als Tabelle formatieren wie Sie Tabellen(teile) sortieren wie Sie benutzerdefinierte Zellformate erstellen wie Sie Spalten/Zeilen fixieren bzw. ein- und ausblenden wie Sie in Tabellen Kommentare verwenden Voraussetzungen Tabellen erstellen und bearbeiten Mit Formeln und Funktionen arbeiten 2.1 Bereich als Tabelle formatieren Tabellen mit Tabellenformatvorlagen formatieren In Excel können Sie einen beliebigen Bereich als sogenannte Tabelle definieren und ihn so anhand vorgegebener Muster (Tabellenformatvorlagen) schnell formatieren. Eine solche Tabelle bietet Ihnen viele nützliche Funktionen. Beispielsweise können Sie die dort vorhandenen Daten mit den Listenfeldern in der Kopfzeile sortieren (vgl. folgenden Abschnitt). Außerdem werden beim Bewegen in einem als Tabelle definierten Bereich die Spaltenbezeichnungen (A, B, C ) durch die jeweiligen Einträge der Kopfzeile ersetzt. So bleiben die Tabellenüberschriften dauerhaft eingeblendet (fixiert). Als Tabelle definierter Bereich (Spalte A - D) Fixierte Tabellenüberschriften in einem als Tabelle definierten Bereich Markieren Sie den Bereich, den Sie als Tabelle definieren möchten, oder markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb eines zusammenhängenden Datenbereichs. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche ALS TABELLE FORMATIEREN. Eine Liste der verfügbaren Formatierungsmuster (Tabellenformatvorlagen) wird eingeblendet. Wählen Sie in der Liste das gewünschte Formatierungsmuster. Excel öffnet das Dialogfenster ALS TABELLE FORMATIEREN. 8 HERDT-Verlag

9 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten 2 Wenn der entsprechende Bereich nicht über Spaltenüberschriften verfügt, stellen Sie sicher, dass das Kontrollfeld deaktiviert ist. Bestätigen Sie mit OK. Excel wandelt den markierten Bereich in eine Tabelle um und blendet in der Multifunktionsleiste automatisch das Register ENTWURF ein. Tabellenbereich festlegen Register ENTWURF Sie können einen Bereich auch als Tabelle definieren, indem Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe TABELLEN die Schaltfläche TABELLE betätigen. In diesem Fall wird die Tabelle automatisch mit einer Standard-Tabellenformatvorlage formatiert und das Register ENTWURF eingeblendet. Um die speziellen Funktionen eines als Tabelle definierten Bereichs nutzen zu können, müssen Sie eine Zelle innerhalb des entsprechenden Bereichs markieren. Wenn Sie in eine - an die definierte Tabelle grenzende - Zeile bzw. Spalte Daten eingeben, werden diese sofort in die Tabelle integriert. Der entsprechende Tabellenbereich wird ebenfalls automatisch erweitert, wenn Sie innerhalb der Tabelle Zeilen oder Spalten einfügen. Formatierung einer definierten Tabelle nachträglich ändern Markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb der definierten Tabelle. Wechseln Sie zum Register ENTWURF. Nehmen Sie entsprechend der folgenden Tabelle die gewünschten Einstellungen vor. Sie möchten die erste bzw. letzte Spalte einer Tabelle hervorheben gerade und ungerade Zeilen bzw. Spalten unterschiedlich formatieren der definierten Tabelle eine andere Tabellenformatvorlage zuweisen Aktivieren Sie in der Gruppe OPTIONEN FÜR TABELLEN- FORMAT das Kontrollfeld ERSTE SPALTE bzw. LETZTE SPALTE. Schalten Sie in der Gruppe OPTIONEN FÜR TABELLENFORMAT das Kontrollfeld VERBUNDENE ZEILEN bzw. VERBUNDENE SPALTEN ein. Klicken Sie in der Gruppe TABELLENFORMATVORLAGEN auf das Symbol SCHNELLFORMATVORLAGEN, um sämtliche zur Verfügung stehenden Tabellenformatvorlagen anzuzeigen. Wählen Sie eine Tabellenformatvorlage. Definierte Tabelle in einen "normalen Bereich" umwandeln Markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb der definierten Tabelle. Betätigen Sie im Register ENTWURF in der Gruppe TOOLS die Schaltfläche IN BEREICH KONVERTIEREN. HERDT-Verlag 9

10 2 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) oder Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle innerhalb der definierten Tabelle, und wählen Sie den Kontextmenüpunkt TABELLE - IN BEREICH KONVERTIEREN. Bestätigen Sie die eingeblendete Rückfrage mit der Schaltfläche JA. Excel wandelt die Tabelle in einen "normalen Bereich" um, in dem die speziellen Tabellenfunktionen nicht mehr nutzbar sind. Die Formatierung der ehemaligen Tabelle bleibt jedoch auch nach der Umwandlung erhalten. 2.2 Tabellen(-teile) sortieren Verschiedene Sortierreihenfolgen nutzen Häufig werden die Informationen einer Tabelle in einer anderen Reihenfolge benötigt, als sie eingegeben wurden. Sie können die Tabelle bzw. Tabellenteile jederzeit nach einer bestimmten Systematik (alphabetische oder numerische Reihenfolge) sortieren. Unsortierte Tabelle Sortierung nach Name Sortierung nach Station (innerhalb der Station nach Dienst) Eine Tabelle nach verschiedenen Spalten sortieren Tabellen schnell alpha(numerisch) sortieren Eine Tabelle können Sie schnell aufsteigend bzw. absteigend sortieren. Excel erkennt automatisch einen zusammenhängenden Datenbereich als Tabelle, markiert diese ohne Spaltenüberschriften und führt eine zeilenweise Sortierung durch. Die Sortierung richtet sich hierbei nach der Spalte, in der sich der Cursor befindet. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Spalte, nach der Sie sortieren möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Symbol SORTIEREN UND FILTERN. Klicken Sie in der geöffneten Liste auf den mit dem Symbol gekennzeichneten Eintrag, um eine aufsteigende Sortierung vorzunehmen. Tabelleninhalte sortieren 10 HERDT-Verlag

11 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten 2 oder Klicken Sie auf den mit dem Symbol gekennzeichneten Eintrag, um eine absteigende Sortierung durchzuführen. Der Text der Einträge (Symbole, ) verändert sich je nach Datentyp der aktiven Zelle. Zellinhalt Beschriftung Bedeutung Texteinträge Zahlenwerte VON A BIS Z SORTIEREN VON Z BIS A SORTIEREN NACH GRÖSSE SORTIEREN (AUFSTEIGEND) NACH GRÖSSE SORTIEREN (ABSTEIGEND) Alphanumerische Sortierung, wobei Groß- und Kleinbuchstaben gleich behandelt werden Numerische Sortierung nach der Größe Datumseinträge NACH DATUM SORTIEREN (AUFSTEIGEND) NACH DATUM SORTIEREN (ABSTEIGEND) Chronologische Sortierung Mit dem Rückgängig-Befehl können Sie die Sortierung wieder zurücknehmen. Die Symbole und finden Sie auch im Register DATEN in der Gruppe SORTIEREN UND FILTERN. Einen als Tabelle definierten Zellbereich schnell sortieren Wenn Sie einen Zellbereich in Excel als Tabelle definieren, werden neben den Spaltenüberschriften Pfeilsymbole eingeblendet, sobald Sie eine Zelle in dieser Tabelle aktivieren. Klicken Sie auf den Pfeil der Spalte, nach der Sie die Tabelle sortieren möchten. Wählen Sie in der geöffneten Liste die gewünschte Sortierung. Definierte Tabelle sortieren Die Sortierung wird durch ein geändertes Pfeilsymbol (aufsteigend) bzw. (absteigend) angezeigt. Tabellen sortieren, die von Excel-Standardtabellen abweichen Excel erkennt eine Tabelle automatisch, wenn Zeilen- und Spaltenüberschriften über bzw. links von einem zusammenhängenden Datenblock angeordnet sind und die Tabelle höchstens eine Tabellenüberschrift besitzt. Entsprechen Ihre Tabellen nicht diesem Standard, können ungewollte Sortierungen entstehen, beispielsweise werden Spalten- und Zeilenüberschriften mit sortiert. Es ist deshalb wichtig, in diesem Fall Ihre Tabelle vor dem Sortieren zu markieren, damit nur der markierte Bereich sortiert wird. Excel führt die Sortierung nach der Spalte durch, in der sich die aktive Zelle befindet. HERDT-Verlag 11

12 2 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) Markieren Sie den Bereich, den Sie sortieren möchten - inklusive der Spaltenüberschriften. Aktivieren Sie innerhalb des markierten Bereichs mit der T-Taste eine beliebige Zelle in der Spalte, nach der sortiert werden soll. Führen Sie die aufsteigende bzw. absteigende Sortierung durch, indem Sie beispielsweise in der Liste des Symbols SORTIEREN UND FILTERN (Register START, Gruppe BEARBEITEN) den entsprechenden mit bzw. gekennzeichneten Eintrag wählen. Mit zwei Tabellenüberschriften weicht die Tabelle von einer Standardtabelle ab. Der zu sortierende Bereich muss zuerst markiert werden. Von Excel-Standardtabellen abweichende Tabelle sortieren Nach mehreren Kriterien (alpha)numerisch sortieren Zeilen und Spalten können in mehreren sogenannten Sortierebenen auf- oder absteigend sortiert werden. Die einzelnen Ebenen haben abnehmende Priorität. Nur bei Übereinstimmung innerhalb der ersten Sortierebene wird auch nach den Angaben in der zweiten Ebene sortiert usw. Markieren Sie eine beliebige Zelle der Tabelle. oder Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich sortieren möchten bzw. wenn die Tabelle von Excel-Standardtabellen abweicht, markieren Sie den zu sortierenden Bereich. Klicken Sie im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Symbol SORTIEREN UND FILTERN, und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag BENUTZERDEFINIERTES SORTIE- REN. Alternative: Register DATEN, Gruppe SORTIEREN UND FILTERN, Symbol SORTIEREN Das Dialogfenster SORTIEREN wird geöffnet. 12 HERDT-Verlag

13 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten 2 Durch Aktivieren des Kontrollfelds im Dialogfenster SORTIEREN können Sie angeben, dass die Tabelle bzw. der markierte Bereich Überschriften enthält. Überschriften werden standardmäßig von der Sortierung ausgeschlossen. Wählen Sie im Listenfeld die Spalte aus, nach der zuerst sortiert werden soll. Bestimmen Sie die Sortierreihenfolge. Ebenen hinzufügen Fügen Sie gegebenenfalls über die Schaltfläche weitere Ebenen hinzu, und wählen Sie auch für diese Ebenen die Spalte und die Sortierreihenfolge. Starten Sie den Sortiervorgang mit OK. Über die Pfeilsymbole und im Dialogfenster SORTIEREN können Sie die Reihenfolge der Ebenen und so die Priorität des jeweiligen Sortierkriteriums ändern. Zuvor markieren Sie die Ebene, die Sie verschieben möchten, indem Sie in der entsprechenden Zeile auf den Text SORTIEREN NACH bzw. DANN NACH klicken. Um eine Ebene (ein Sortierkriterium) zu entfernen, markieren Sie die Ebene und betätigen die Schaltfläche EBENE LÖSCHEN. Wenn Sie nach einer selbst definierten Sortierreihenfolge sortieren möchten, wählen Sie im Listenfeld REIHENFOLGE den Eintrag BENUTZERDEFINIERTE LISTE. Im anschließend geöffneten Dialogfenster können Sie eine bereits definierte Liste wählen und so in das Listenfeld übernehmen oder eine neue individuelle Liste erstellen. Standardmäßig sind beispielsweise Listen für die Monatsnamen und Wochentage bereits vorhanden. Weitere Sortieroptionen festlegen Im Dialogfenster SORTIEREN können Sie über die Schaltfläche OPTIONEN weitere Sortiermöglichkeiten wählen: Wenn Sie spaltenweise statt zeilenweise sortieren möchten, aktivieren Sie das Optionsfeld. Falls Groß- bzw. Kleinschreibung bei der Sortierung beachtet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollfeld. Sortieroptionen bestimmen Tabellen nach bestimmten Formatierungen bzw. nach Symbolen sortieren Nicht nur nach den Zellinhalten, sondern auch nach der Zell- bzw. Schriftfarbe können Sie einen Zellbereich sortieren. Wenn Sie - z. B. um eine Bewertung vorzunehmen - einzelne Zellen in einer Spalte mit einer Hintergrundfarbe oder einer anderen Schriftfarbe hervorheben, können Sie anschließend die Tabelle nach Farben sortieren und so die farbig hervorgehobenen Zellen an den Anfang bzw. das Ende der Tabelle stellen. HERDT-Verlag 13

14 2 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Office Excel 2007) Aktivieren Sie eine Zelle in der Tabelle, die Sie sortieren möchten, bzw. markieren Sie den zu sortierenden Zellbereich. Klicken Sie im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Symbol SORTIEREN UND FILTERN, und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag BENUTZERDEFINIERTES SORTIE- REN. Wählen Sie im Listenfeld die Spalte, die die Formatierung enthält, nach der Sie sortieren möchten. Legen Sie im Listenfeld das Sortierkriterium fest: Wählen Sie beispielsweise den Eintrag ZELLENFARBE, um die farbige Hervorhebung der Zellen bei der Sortierung zu berücksichtigen. Wählen Sie den Eintrag SCHRIFTFARBE, wenn Sie nach der Schriftfarbe der Zellinhalte sortieren möchten. Wählen Sie den Eintrag ZELLENSYMBOL, wenn Sie mithilfe der bedingten Formatierung Zellensymbole zugewiesen haben und nach diesen sortieren möchten. Wählen Sie im Listenfeld die Farbe bzw. das Zellensymbol aus, für das Sie die Position in der sortierten Liste festlegen möchten. Für die gewählte Farbe (das gewählte Symbol) bestimmen Sie im Listenfeld, ob die so hervorgehobenen Zellen beim Sortieren an den Anfang (OBEN) oder an das Ende der Tabelle (UNTEN) gestellt werden sollen. Weitere Sortierebenen festlegen Anschließend legen Sie in zusätzlichen Sortierebenen für weitere Farben die Sortierreihenfolge fest. Um nicht für jede Farbe die Einstellungen in den Listenfeldern und erneut durchführen zu müssen, können Sie die bereits festgelegte Sortierebene kopieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche EBENE KOPIEREN. Es wird eine neue Ebene eingefügt, in der alle Einstellungen übernommen werden. Wählen Sie für die neu eingefügte Ebene die Sortierreihenfolge in den Feldern und. Sortierung ausführen Bestätigen Sie mit OK, um die Sortierung auszuführen. In diesem Beispiel wird die Liste nach der Hintergrundfarbe sortiert. Am Anfang der Liste stehen die Zellen, deren Farbe in der obersten Ebene gewählt wurde. Am Ende der Liste stehen die nicht hervorgehobenen Tabelleneinträge. 14 HERDT-Verlag

15 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten 2 Ursprüngliche Datenreihenfolge wiederherstellen Fügen Sie in Ihre Tabelle vor der Sortierung eine zusätzliche Spalte ein. Geben Sie in die Zellen der Spalte fortlaufende Nummern ein. Wenn Sie nach mehreren Sortierungen den Ursprungszustand der Tabelle wiederherstellen möchten, können Sie die Tabelle nach dieser zusätzlichen Spalte sortieren. Daten transponieren Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, die Zeilen- und Spaltenüberschrift einer Tabelle zu vertauschen. Markieren Sie die zu transponierende Tabelle. Kopieren Sie die Tabelle durch Betätigen der Tastenkombination S c in die Zwischenablage. Wählen Sie eine leere Zelle aus. Klicken Sie im Register START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf den Pfeil der Schaltfläche EINFÜGEN, und wählen Sie den Eintrag TRANSPONIEREN. Die Tabelle mit den vertauschten Zeilen- und Spaltenüberschriften wird eingefügt und steht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. 2.3 Arbeitsblätter verschieben und kopieren Arbeitsblätter über ein Dialogfenster verschieben bzw. kopieren Markieren Sie die betreffenden Arbeitsblätter. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der markierten Register und rufen Sie den Kontextmenüpunkt VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN auf. Wählen Sie im Listenfeld die Arbeitsmappe, in die Sie die Arbeitsblätter verschieben/kopieren möchten. Wählen Sie im Listenfeld das Arbeitsblatt, vor dem die Arbeitsblätter eingefügt werden sollen. oder Wählen Sie den Eintrag, um die Arbeitsblätter am Ende der Arbeitsmappe einzufügen. Aktivieren Sie das Kontrollfeld, wenn Sie die Arbeitsblätter - statt sie zu verschieben - kopieren möchten. Bestätigen Sie mit OK. HERDT-Verlag 15