Controlling im Mittelstand Eine empirische Studie der SWOT Controlling GmbH

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1 Eine empirische Studie der SWOT Controlling GmbH Wissenschaftliche Begleitung: Prof. Dr. Holger Wassermann Prof. Dr. Roland Wolf KCE KompetenzCentrum für Entrepreneurship & Mittelstand der FOM Berlin, im Juni 17

2 Inhaltsübersicht Methodik der Studie Management Summary Stimmungen: Aktuelle Trends im Controlling Primäres Ziel des Reportings Eingesetzte Reporting-Kennziffern und deren Bewertung Zufriedenheit mit dem aktuellen Reporting Einsatz von Business Intelligence- und Controlling-Branchensoftware Unter der Lupe: Controllingprozesse in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Fazit Über die Software SWOT Controlling Ansprechpartner 1

3 Inhaltsübersicht Methodik der Studie Management Summary Stimmungen: Aktuelle Trends im Controlling Primäres Ziel des Reportings Eingesetzte Reporting-Kennziffern und deren Bewertung Zufriedenheit mit dem aktuellen Reporting Einsatz von Business Intelligence- und Controlling-Branchensoftware Unter der Lupe: Controllingprozesse in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Fazit Über die Software SWOT Controlling Ansprechpartner 2

4 Methodik der Studie Stichprobe: 134 Controllingverantwortliche Methode: Online-Befragung u ber die Plattform Maschinenmarkt, Vogel Verlag Wu rzburg Befragungszeitraum: Ende März bis Mitte 17 Wissenschaftliche Begleitung: Prof. Dr. Holger Wassermann Prof. Dr. Roland Wolf KCE KompetenzCentrum fu r Entrepreneurship & Mittelstand der FOM 3

5 Methodik der Studie Struktur der Stichprobe: Unternehmensgrößen auf Basis Mitarbeiteranzahl Bis bis bis bis Position im Unternehmen Geschäftsführung 55 Leiter Finanzen 11 Leiter Controlling 16 Andere 18 Sind in Ihrem Unternehmen die Geschäftsführer bzw. Vorstände auch Gesellschafter? Ja 4 Ja, in der Mehrzahl 15 Ja, in der Minderheit 1 Nein 35 Ab Alle Angaben in Prozent, n = 134 4

6 Inhaltsübersicht Methodik der Studie Management Summary Stimmungen: Aktuelle Trends im Controlling Primäres Ziel des Reportings Eingesetzte Reporting-Kennziffern und deren Bewertung Zufriedenheit mit dem aktuellen Reporting Einsatz von Business Intelligence- und Controlling-Branchensoftware Unter der Lupe: Controllingprozesse in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Fazit Über die Software SWOT Controlling Ansprechpartner 5

7 Management Summary Das könnte doppelt so effektiv sein Eine Studie von SWOT, wissenschaftlich begleitet von Prof. Dr. Holger Wassermann und Prof. Dr.Roland Walter vom Kompetenzcentrum für Entrepreneurship & Mittelstand der FOM Berlin, im Juni 17 Die Controllingverantwortlichen im deutschen Mittelstand haben zwar die Herausforderungen der Zeit längst erkannt, aber sie verfügen nur unzureichend über die richtigen Werkzeuge, wie eine Befragung mittelständischer Unternehmen zeigt. 77% der befragten 134 Controllingverantwortlichen erwarten in Zeiten von Terror, Trump und Brexit, dass sich das Controlling deutlich mehr mit Szenarien befassen wird und 8% sehen die Automatisierung von Reporting- und Forecastprozessen als immer dringlicher an, um ihre Ressourcen weiter von Routineaufgaben zu entlasten. Schließlich erwarten 94%, dass regelmäßige Cash flow Forecasts immer wichtiger werden, um die Prognosesicherheit weiter zu erhöhen. 6

8 Management Summary Angesichts der Volatilität vieler Märkte und voranschreitender Digitalisierung von Geschäftsprozessen erwarten auch 73%, dass das Reporting in Echtzeit zu einem Schlüsselfaktor wird, um Frühwarnfunktionen verbessern zu können. Sehr deutlich votieren Controller insbesondere in Unternehmen mit mehr als 25 Beschäftigten dafür, dass der Aufwand für Standard-Reportingprozesse erheblich reduziert werden muss (7%), um dringend erforderliche Ressourcen für mehr Analysen und Szenarien zu schaffen. Im Schnitt gehen im Controlling in mittelständischen Unternehmen 6% der Arbeitszeit für Standardprozesse drauf. 7

9 Management Summary Die Studie zeigt, dass eine Vielzahl mittelständischer Unternehmen nur unzureichend über die richtigen Werkzeuge verfügen, um diesen Herausforderungen begegnen zu können. So kommen für mehrdimensionale Analysen in nur rund der Hälfte aller Unternehmen ab 25 Beschäftigte sogenannte Business Intelligence Werkzeuge zum Einsatz, um komplexere Zusammenhänge sichtbar zu machen. Eines der wichtigsten Werkzeuge, um mehr Ad hoc-auswertungen und Szenarien liefern zu können, ist eine einheitliche Datenquelle, ein Finance Data Warehouse. Gerademal nur 4% aller mittelständischen Firmen verfügen darüber. Ab einer Beschäftigtenzahl von 25 erkennt man deutlich, wie die Schere zwischen Unternehmen mit und ohne Data Warehouse im Controlling so richtig aufgeht. Ein Beispiel: Danach gefragt, wieviel Manntage es bedarf, die Anpassung des Controlling- Modells bei einer angenommen starken Veränderung von Produktionsbedingungen vorzunehmen, schätzten jene, die mit einem Finance Data Warehouse arbeiten, 1 Arbeitstage - die ohne Data Warehouse 22 Tage. 8

10 Inhaltsübersicht Methodik der Studie Management Summary Stimmungen: Aktuelle Trends im Controlling Primäres Ziel des Reportings Eingesetzte Reporting-Kennziffern und deren Bewertung Zufriedenheit mit dem aktuellen Reporting Einsatz von Business Intelligence- und Controlling-Branchensoftware Unter der Lupe: Controllingprozesse in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Fazit Über die Software SWOT Controlling Ansprechpartner 9

11 Trends im Controlling Trifft voll und ganz zu 1 27 Das Controlling wird in Zeiten von Terror, Trump und Brexit künftig deutlich mehr mit der Entwicklung von Szenarien befasst sein Trifft überhaupt nicht zu

12 Trends im Controlling Es wird in letzter Zeit viel über einen erforderlichen Rollenwandel des Controllers vom Zahlenknecht hin zum Entscheidungsunterstützer berichtet. Wie stehen Sie zu dieser Forderung? Trifft voll und ganz zu Trifft überhaupt nicht zu

13 Trends im Controlling Die Akzeptanz von Controlling wird sich firmenintern vor allem verbessern, wenn das Controlling aktiv mithilft, branchen- und abteilungsspezifische Kennzahlen mitzuentwickeln und nicht nur übergeordnete Soll / Ist- Abweichungen aus Kostenstellensicht liefert. Trifft voll und ganz zu Trifft überhaupt nicht zu

14 Trends im Controlling Trifft voll und ganz zu 1 67 Regelmäßige Cashflow- oder Liquiditäts Forecastings werden immer wichtiger, um die prognostischen Aussagen des Controlling zu verbessern Trifft überhaupt nicht zu

15 Trends im Controlling Trifft voll und ganz zu 1 34 Reporting in Echtzeit wird künftig zu einem Schlüsselfaktor, damit das Controlling seine Funktion als Frühwarnsystem verbessern kann Trifft überhaupt nicht zu

16 Trends im Controlling Die Automatisierung von Reporting- und Forecastprozessen wird immer dringlicher, um die Controlling-Ressourcen weiter von Routineaufgaben zu entlasten. Trifft voll und ganz zu Trifft überhaupt nicht zu

17 Inhaltsübersicht Methodik der Studie Management Summary Stimmungen: Aktuelle Trends im Controlling Primäres Ziel des Reportings Eingesetzte Reporting-Kennziffern und deren Bewertung Zufriedenheit mit dem aktuellen Reporting Einsatz von Business Intelligence- und Controlling-Branchensoftware Unter der Lupe: Controllingprozesse in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Fazit Über die Software SWOT Controlling Ansprechpartner 16

18 Ziel des Reportings Was ist das primäre Ziel des Reportings in Ihrem Unternehmen? Entscheidungsunterstützung Forecast Information Dokumentation Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 17

19 Inhaltsübersicht Methodik der Studie Management Summary Stimmungen: Aktuelle Trends im Controlling Primäres Ziel des Reportings Eingesetzte Reporting-Kennziffern und deren Bewertung Zufriedenheit mit dem aktuellen Reporting Einsatz von Business Intelligence- und Controlling-Branchensoftware Unter der Lupe: Controllingprozesse in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Fazit Über die Software SWOT Controlling Ansprechpartner 18

20 Reporting im Mittelstand Welche Arten von Kennziffern setzen Sie ein? Bitte geben Sie den Anteil in Prozent an. finanz. Kennzahlen nicht-finanz. Kennzahlen externe Kennzahlen Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 19

21 Reporting: Unternehmen bis 49 MA Welche Kennziffern sollten verstärkt, wie bisher oder vermindert eingesetzt werden? verstärkt wie bisher vermindert finanz. Kennzahlen nicht-finan. Kennz. externe Kennzahlen Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 74)

22 Reporting: Unternehmen von 5 bis 249 MA Welche Kennziffern sollten verstärkt, wie bisher oder vermindert eingesetzt werden? verstärkt wie bisher vermindert finanz. Kennzahlen nicht-finan. Kennz. externe Kennzahlen Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 24) 21

23 Reporting: Unternehmen von 25 bis 999 MA Welche Kennziffern sollten verstärkt, wie bisher oder vermindert eingesetzt werden? verstärkt wie bisher vermindert finanz. Kennzahlen nicht-finan. Kennz. externe Kennzahlen Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 19) 22

24 Reporting: Unternehmen von 1+ MA Welche Kennziffern sollten verstärkt, wie bisher oder vermindert eingesetzt werden? verstärkt wie bisher vermindert finanz. Kennzahlen nicht-finan. Kennz. externe Kennzahlen Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 12) 23

25 Inhaltsübersicht Methodik der Studie Management Summary Stimmungen: Aktuelle Trends im Controlling Primäres Ziel des Reportings Eingesetzte Reporting-Kennziffern und deren Bewertung Zufriedenheit mit dem aktuellen Reporting Einsatz von Business Intelligence- und Controlling-Branchensoftware Unter der Lupe: Controllingprozesse in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Fazit Über die Software SWOT Controlling Ansprechpartner 24

26 Aufwand für Standard- und Ad hoc-reporting Wie verteilt sich der zeitliche Aufwand unterteilt in Standard- und Ad hoc-reporting in %? Standard Ad hoc Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 25

27 Zeitlicher Aufwand für das Standard-Reporting Wie beurteilen Sie den zeitlichen Aufwand für das Standard-Reporting? sollte höher sein Genau richtig Sollte niedriger sein Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 26

28 Zeitlicher Aufwand für die Reportingprozesse Wie teilt sich prozentual der zeitliche Aufwand für den Reportingprozess auf (in PTagen) 7 Datensammlung, -bereinigung und Bericterstattung Plausibilisierung & Abstimmung, Analyse & Kommentierung Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 27

29 Zufriedenheit mit der Aktualität des Reportings Bitte vergeben Sie für jedes Kriterium einen Wert zwischen 1 (= sehr zufrieden) und (= sehr unzufrieden) Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 28

30 Zufriedenheit mit der Vollständigkeit des Reportings Bitte vergeben Sie für jedes Kriterium einen Wert zwischen 1 (= sehr zufrieden) und 5 (= sehr unzufrieden) Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 29

31 Zufriedenheit mit dem Umfang des Reportings Bitte vergeben Sie für jedes Kriterium einen Wert zwischen 1 (= sehr zufrieden) und 5 (= sehr unzufrieden) Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. 8 Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 3

32 Zufriedenheit mit dem Detailgrad des Reportings Bitte vergeben Sie für jedes Kriterium einen Wert zwischen 1 (= sehr zufrieden) und 5 (= sehr unzufrieden) Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 31

33 Zufriedenheit mit der Vergleichbarkeit der Reports Bitte vergeben Sie für jedes Kriterium einen Wert zwischen 1 (= sehr zufrieden) und 5 (= sehr unzufrieden) Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 32

34 Reporting-Zufriedenheit in puncto Steuerungshilfe Bitte vergeben Sie für jedes Kriterium einen Wert zwischen 1 (= sehr zufrieden) und 5 (= sehr unzufrieden) Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 33

35 Inhaltsübersicht Methodik der Studie Management Summary Stimmungen: Aktuelle Trends im Controlling Primäres Ziel des Reportings Eingesetzte Reporting-Kennziffern und deren Bewertung Zufriedenheit mit dem aktuellen Reporting Einsatz von Business Intelligence- und Controlling-Branchensoftware Unter der Lupe: Controllingprozesse in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Fazit Über die Software SWOT Controlling Ansprechpartner 34

36 Analyse Nutzen Sie ein BI Business Intelligence Tool für multidimensionale Auswertungen? für Ist (Reporting) für Forecast für die Olanung Nein Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 35

37 Planung Mit welchen Instrumenten erstellen Sie Ihre Finanzplanung? Spezielle Software Tabellenkalkulation/Excel Mischform aus beiden Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 36

38 Datenquellen für das Standard-Reporting Gibt es eine einheitliche Datenquelle (Data Warehouse) für das Standard-Reporting? Ja Nein Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 37

39 Inhaltsübersicht Methodik der Studie Management Summary Stimmungen: Aktuelle Trends im Controlling Primäres Ziel des Reportings Eingesetzte Reporting-Kennziffern und deren Bewertung Zufriedenheit mit dem aktuellen Reporting Einsatz von Business Intelligence- und Controlling-Branchensoftware Unter der Lupe: Controllingprozesse in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Fazit Über die Software SWOT Controlling Ansprechpartner 38

40 Datenquelle und Aufwand für das Reporting Beurteilung des Aufwandes für das Standard-Reporting in Abhängigkeit des Vorhandenseins einer einheitlichen Datenquelle in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern sollte höher sein genau richtig sollte niedriger sein Ja Nein Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 39

41 Zeitlicher Aufwand für verschiedene Reportingprozesse Primäres Ziel des Reportings in Abhängigkeit des Vorhandenseins einer einheitlichen Datenquelle in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern. Plausibilisierung/ Abstimmung/ Analyse/ Kommentierung Datensammlung/ Bereinigung/ Berichterstellung Ja Nein Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 4

42 Ziel des Reportings Primäres Ziel des Reportings in Abhängigkeit des Vorhandenseins einer einheitlichen Datenquelle in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern. Entscheidungsunterstützung Forecast Information Dokumentation Ja Nein Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 41

43 Planung Angenommen, die Produktionsbedingungen würden sich sehr stark verändern, wie hoch schätzen Sie die Anzahl an Personentagen ein, um Ihr Controlling-Modell anzupassen? Personentage Personentage Bis 49 5 bis bis 999 Über 1. Angaben nach Unternehmensgröße auf Basis Mitarbeiteranzahl (n = 134) 42

44 Im Detail Schätzung der Anzahl an Personentagen zur Anpassung des Controlling-Modells bei einer angenommen starken Veränderung von Produktionsbedingungen in Abhängigkeit des Vorhandenseins einer einheitlichen Datenquelle in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Tage 25 Tage Ja Nein 43

45 Inhaltsübersicht Methodik der Studie Management Summary Stimmungen: Aktuelle Trends im Controlling Primäres Ziel des Reportings Eingesetzte Reporting-Kennziffern und deren Bewertung Zufriedenheit mit dem aktuellen Reporting Einsatz von Business Intelligence- und Controlling-Branchensoftware Unter der Lupe: Controllingprozesse in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Fazit Über die Software SWOT Controlling Ansprechpartner 44

46 Über SWOT Mit Tabellenkalkulationen werden Sie in Zukunft geliefert sein mit SWOT geliefert haben! Je dynamischer die Märkte werden, desto schneller muss das Controlling sein. Mit SWOT wissen Sie tagesaktuell, wo Sie mit dem Umsatz stehen, welche Produkte aktuell welche Deckungsbeiträge liefern oder wie bei der heutigen Auftragslage der Cashflow im nächsten Quartal aussehen wird oder... Richten Sie Ihr Controlling auf die Anforderungen der Zukunft aus: auf Informationen in Echtzeit, automatisiertes Reporting und Forecasting, schnelle Analysen und Szenarien für neue Geschäftsmodelle. Die beste Sicht hat man bekanntlich im Cockpit: Mit dem SWOT Dashboard haben Sie Ihre Kennzahlen immer genau im Blick, und das über alle Kostenstellen hinweg bis hinunter auf die Belegebene. Visualieren Sie schnell und klar Abweichungen, Trends und Korrelationen. Sie mögen Würfel für ein unseriöses Instrument im Business halten, manchem hat es bei Bankgesprächen aber sehr geholfen. Mit SWOT Cube können Sie Ihre Daten tiefer und mehrdimensional analysieren. Welcher Artikel, Kunde oder welches Vertriebsgebiet liefert anteilig welchen Deckungsbeitrag? 45

47 Über SWOT Sobald Sie in Echtzeit berichten, haben Sie endlich mal echt Zeit... nämlich Zeit für die wesentlichen Aufgaben des Controlling: Vergessen Sie die Zeiten, in denen Sie mühselig die Zahlen zusammensuchen mussten. Über das SWOT-Schnittstellenmanagement werden tagesaktuell die Daten Ihrer IT-Systeme zusammengeführt. So wissen Sie immer, wo Sie stehen und können rechtzeitig Maßnahmen einleiten. Möchten Sie Ihre Zukunft weich orakeln oder lieber hart berechnen? Mit SWOT haben Sie das Werkzeug, das Sie brauchen, um auf der Basis aktueller Zahlen und Prognosen Szenarien exakt durchzurechnen. Wie etwa würden sich GuV, Bilanz- und Cashflow entwickeln, wenn man Produktionsstandorte verlagerte, Vertriebsgebiete ausweitete oder ein Joint venture einginge? Im Handumdrehen haben Sie mit SWOT einen Fünfjahres-Forecast für Deckungsbeiträge, Cashflow, Liquidität und Bilanz auf Monats- und Quartalsbasis. So werden Sie der sich wandelnden Anforderung an das Controlling gerecht der Vorbereitung und Unterstützung unternehmerischer Entscheidungen! 46

48 Inhaltsübersicht Methodik der Studie Management Summary Stimmungen: Aktuelle Trends im Controlling Primäres Ziel des Reportings Eingesetzte Reporting-Kennziffern und deren Bewertung Zufriedenheit mit dem aktuellen Reporting Einsatz von Business Intelligence- und Controlling-Branchensoftware Unter der Lupe: Controllingprozesse in Unternehmen von 25 bis 999 Mitarbeitern Fazit Über die Software SWOT Controlling Ansprechpartner 47

49 Ansprechpartner Maik H.Lais Robert Werner 48

50 Impressum SWOT Controlling GmbH Hohentwielsteig 6 a, Berlin Tel.: +49 (3) Fax: +49 (3) Geschäftsführer: Maik H. Lais Amtsgericht Charlottenburg HRB Umsatzsteuer-ID DE