Eidg. Mustereamt. MS Project. Richtlinien für den Tooleinsatz Fassung vom 31. März by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 1 von 25

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1 MS Project Richtlinien für den Tooleinsatz Fassung vom 31. März by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 1 von 25

2 Inhaltsverzeichnis 1 Ausgangslage Vorgaben und Ziele Rahmenbedingungen Massnahmenbereiche und Themen Vorgehensmodelle IT-Projekte Nicht IT-Projekte Projektplanmanagement Grundsätzliche Vorgaben Der Masterplan Standardvorgaben Global.mpt Vorlage für Projektpläne Ressourcenpool Struktur der Ablage Die Ablage auf den zentralen Servern Ablagestruktur (grafisch) Darstellungsrichtlinien Ressourcentabelle Der Ressourcenpool Sporadisch eingesetzte Ressourcen Einbinden des Ressourcenpools Automatische Einbindung des Ressourcenpools DBM Organisation der Projektablage Zusatztools für die DBM-Projektpläne Feiertage Feiertage in Standardkalener übertragen Feiertage löschen resp. auf Standardeinstellung setzen Projektvorgänge nach Outlook exportieren Vorbereiten des Exports Selektierte Vorgänge nach Outlook exportieren Kategorienbildung in Outlook Basisplan erstellen und anzeigen Basisplan nur für markierte Vorgänge speichern Spezielle Ansichten / Felder Ansicht Info DBM Ampelsystem Dringlichkeit Sammelvorgänge DBM Prioritäten Kalenderwoche Anhänge by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 2 von 25

3 1 Ausgangslage Der Dienst für Besondere Muster (DBM) setzt künftig MS Project für die Projektverwaltung ein. Dies betrifft in erster Linie die zukünftige Organisationseinheit (OE) Technik sowie die Tätigkeiten im Rahmen des Projekts MUSTERHOSE. Die oben erwähnte Projektverwaltung soll aber auch für weitere Tätigkeiten und OE innerhalb des DBM eingesetzt werden. Eine entsprechende Strukturierung der Arbeitsabläufe, der elektronischen Ablagen sowie des Tooleinsatzes soll sich dabei vorteilhaft auf die Effektivität auswirken. Zugleich soll dieses Instrument als Planungs- und Kontrollmittel für MitarbeiterInnen und Leitungsstellen dienen. 1.1 Vorgaben und Ziele Herr Robert Muster (mus) wird beauftragt, 1. die Grundlagen und Richtlinien für den Tooleinsatz zu definieren 2. die Standardvorlage für die Projektpläne des DBM festzulegen 3. eine den Anforderungen entsprechende Ablagestruktur aufzubauen und den betroffenen Stellen zu kommunizieren 4. für die Ablagestruktur benötigte Zugriffsrechte festlegen und einrichten (mit ISC EJPD) 5. sich das benötigte Wissen zum Thema "MS Project" und "Projektmanagement" anzueignen 6. das Leitbild für die Projektplanung, -steuerung und -umsetzung mit MS Project zu erstellen und die daraus abzuleitenden verbindlichen Richtlinien schriftlich festzuhalten und den betroffenen wie auch den interessierten Kreisen innerhalb des DBM zur Verfügung zu stellen. Der Termin für diese Massnahmen wurde auf den 11. März 2005 festgelegt. Der Auftraggeber ist Herr Hans Pudel, Leiter DBM. Als externer Berater steht gur die Firma EDU Consult GmbH, vertreten durch Henri J.P. Jendly, zur Seite. Insbesondere für die Grundausbildung "Projektmanagement Grundlagen" sowie die Vermittlung des Grundwissens in MS Project XP (2002). 1.2 Rahmenbedingungen MS Project ist als Produkt definiert und steht den AnwenderInnen zur Verfügung. Die Tätigkeiten werden in der Regel projektbezogen definiert und durchgeführt. Eine zentrale Projektkoordination ist in Planung (Leitung Technik). Die momentane Projektkoordination wird durch Frau Mira Frunge (fru) vorgenommen by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 3 von 25

4 1.3 Massnahmenbereiche und Themen Folgende Massnahmen und Themen sind im Rahmen der vorliegenden Richtlinien zu definieren: Generelles Vorgehensmodell für die Projektplanung des DBM Management der Projektpläne (Erstellung/Bearbeitung, Plandaten, Koordination) Standardvorgaben für MS Project (Standardeinstellungen DBM) Ablagestrukturen und Zugriffsrechte (Fremdzugriffe auf Projektpläne) Darstellung der Projektpläne (Grafische Präsentation, Auswertungen etc.) 2006 by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 4 von 25

5 2 Vorgehensmodelle 2.1 IT-Projekte Soweit es sich um Informatikprojekte handelt, gelten die Richtlinien HERMES. Das Vorgehensmodell HERMES ist via Internet zugänglich: Entsprechend sind die Vorlagendokumente zu verwenden. Es bestehen keine definierten Vorgaben für den Einsatz von Software-Tools. 2.2 Nicht IT-Projekte Für alle Projekte, die nicht im Zusammenhang mit IT stehen, besteht kein konkretes Vorgehensmodell. o Situationsanalyse (was stimmt nicht, was läuft falsch?) o Was wollen wir erreichen? o Wie soll das Projekt gestaltet werden? o Welche Aufgaben sind zu lösen bzw. zu erledigen? o Wer ist der Auftraggeber? o Wann ist der Projektstart? o Wie organisieren wir das Projekt und die Teams? o Wann ist der Abgabetermin? o Sind diese Fragen beantwortet, können die detaillierten Vorgehensschritte festgelegt werden. Hinweis: Das oben erwähnte Vorgehen bezieht sich nicht auf DBM-Projekte, bei welchen die Einzelmassnahmen von Anfang an klar sind und für die MS-Project als Koordinationstool eingesetzt wird. In diesen Fällen ist die umfassende Projektplanung (gemäss HERMES) nicht angezeigt, da sie den Rahmen der Verhältnismässigkeit sprengen würde (viele DBM-Projekte enthalten eine geringe Anzahl von Arbeitspaketen) by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 5 von 25

6 3 Projektplanmanagement 3.1 Grundsätzliche Vorgaben Die Projektpläne werden von den jeweiligen ProjektleiterInnen erfasst und verwaltet. Die Planberechnung in MS Project erfolgt grundsätzlich vom Projektanfangstermin. Ein allfällig festgelegter oder vorgegebener Projektendtermin wird mit der Vorgangseinschränkung muss enden am definiert und eingetragen. Die Projektpläne werden in einer Masterdatei zusammengefasst und dargestellt. Für das Führen der Masterdatei ist eine hauptverantwortliche Person bestimmt (gur), zusätzlich eine Stellvertretung (lur), welche über alle Rechte verfügen. Die übrigen MitarbeiterInnen erhalten das Leserecht. Die Ablage der Projektdateien wird weiter unten geregelt. 3.2 Der Masterplan Die Aufgabe des Masterplans besteht darin, sämtliche das DBM betreffende Projekte darzustellen. Dadurch werden übergreifende Abhängigkeiten dargestellt und allfällige Kapazitätsengpässe, die erst auf Stufe Masterplan ersichtlich sind, offenbart. Weiter zeigt der Masterplan ein realistisches Abbild aller im DBM laufenden und ggf. abgeschlossenen Projekte und dient der Gesamtschau der Projektsituation. Im Masterplan werden keine eigenständigen Vorgänge erfasst und dargestellt. Diese sind immer in Projektplänen zu verwalten. Der Masterplan dient ebenfalls als Basis für die übergreifenden Auswertungen sämtlicher Projektpläne. 4 Standardvorgaben Damit alle ProjektmitarbeiterInnen, insbesondere bei der Erstellung von neuen Projektplänen, über einheitliche Standardvorgaben verfügen, werden folgende Dateien zur Verfügung gestellt: Global.mpt Dokumentvorlage für Projektpläne Ressourcenpool Diese Dateien sind schreibgeschützt und werden durch den Project-Administrator (gur) bearbeitet und den interessierten MitarbeiterInnen zur Verfügung gestellt. 4.1 Global.mpt In der Global.mpt-Datei sind die für die Projektverwaltung verbindlich anwendbmren Voreinstellungen vorgenommen worden (siehe Anhang A). Damit alle Projektmitar by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 6 von 25

7 beiterinnen über einheitliche Vorgaben bei der Bearbeitung von Projektplänen verfügen (z.b. Feiertage, Ansichten, Darstellung, Kalender etc.), werden die anwendereigenen Global.mpt-Dateien durch die erwähnte Global.mpt-Datei ersetzt. Dies geschieht durch eine automatische Steuerung. Allfällig notwendige Änderungen bzw. Ergänzungen werden auf Anfrage durch den Project-Administrator (gur) vorgenommen. 4.2 Vorlage für Projektpläne Die Vorlage für Projektpläne dient dazu, Projektinformationen einheitlich zu gestalten. Diese Vorlage ist ebenfalls mit dem zentralen Ressourcenpool verknüpft und verfügt über definierte Grundeinstellungen für Projektinformationen. Siehe auch T:\DBM\Technik\Projektplanung\Grundlagen Weitere Informationen zur Dokumentvorlage können unter Punkt 6 Darstellungsrichtlinien entnommen werden. 4.3 Ressourcenpool Im Ressourcenpool sind neben DBM-MitarbeiterInnen, auch wichtige, regelmässig eingesetzte externe MitarbeiterInnen sowie die wichtigsten materiellen Ressourcen (LIS, LITS, AMIS, etc.) aufgeführt. Im Ressourcenpool sind folgende Standard-Einstellungen vorgenommen worden: gesetzliche Feiertage 5-Tage-Woche 8-Stunden-Arbeitstag DBM-MitarbeiterInnen: Standardsätze nach NoveIT Möglichkeit einer individuellen Erfassung von Ferien und sonstigen Abwesenheiten Die MitarbeiterInnen der zukünftigen OE Technik verfügen über max. Ressourcen von 60%. Damit sollen vor allem Basistätigkeiten berücksichtigt und somit Überlastungen vermieden werden. Diese Korrektur erfolgt jedoch nur beim erwähnten Personenkreis, da die erwähnte Projektverwaltung in erster Linie als Planungs- und Kontrollinstrument für die zukünftige OE Technik eingesetzt wird. Siehe auch T:\DBM\Technik\Projektplanung\Datenplanung 2006 by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 7 von 25

8 5 Struktur der Ablage Damit eine klare Struktur besteht, wird den AnwenderInnen von MS Project unter T:\DBM\Technik\Projektplanung ein Ablagesystem mit folgenden Merkmalen zur Verfügung gestellt: Projektbezogene Struktur mit Unterteilung in die einzelnen (Teil-)Projekte. 5.1 Die Ablage auf den zentralen Servern Laufwerk R: Zentrale Ablage der Masterdatei mit Lese- und Schreibrechten für die Project-Administration. Die übrigen MitarbeiterInnen erhalten das Leserecht. Laufwerk T: Projektbezogene Ablagestruktur mit Subfoldern für die einzelnen (Teil-) Projekte zwecks Ablage der Project-Dateien sowie der Projekt-Dokumente. Die ProjektleiterInnen erhalten auf den eigenen Projektverzeichnissen sowohl Lese- wie auch Schreibrechte. Die übrigen (Projekt-)MitarbeiterInnen erhalten das Leserecht. 5.2 Ablagestruktur (grafisch) Masterdatei Projektpläne \\EMA\DBM \Musterserver (R:) DBM DBM - Ausbildungsprogramme siehe auch R:\DBM\DAS\Support\Projektplanung DBM (Master) siehe auch T:\DBM\Technik\Projektplanung 2006 by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 8 von 25

9 6 Darstellungsrichtlinien Um eine einheitliche Darstellung der Projektpläne zu gewährleisten, auch im Hinblick auf die Verknüpfung mit der Masterdatei, wird auf die Benützung einer entsprechenden Vorlage für Projektpläne verwiesen. Siehe auch T:\DBM\Technik\Projektplanung\Grundlagen Bei der Darstellung von Projekten sind jedoch zwingend folgende Informationen (Spalten) anzuzeigen: Vorgangsname Dauer (in Tage) Arbeit (in Stunden) Anfang Ende Vorgänger Ressourcennamen Beispiel Projektplan 2006 by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 9 von 25

10 6.1 Ressourcentabelle Die Ressourcentabelle besteht als zentraler Ressourcenpool. Der Ressourcenpool kann nicht individuell von einzelnen AnwenderInnen verändert werden. Dafür ist der Project-Administrator zuständig Der Ressourcenpool Im Ressourcenpool sind alle MitarbeiterInnen des DBM sowie regelmässig eingesetzte externe MitarbeiterInnen erfasst. Die Ressourcen der OE Technik, die in erster Linie für die vorliegende Projektverwaltung eingesetzt werden, sind mit einer maximalen Einheit (Verfügbarkeit für Projektarbeit im Rahmen der üblichen Arbeitszeit) von 60% festgelegt. Das heisst, dass alle dem Projekt X zugewiesenen MitarbeiterInnen bzw. Ressourcen mit einer Ausgangsverfügbarkeit von 60% ihrer "vertraglichen" Arbeitszeit kalkuliert werden. Die Ressourcenkalender selbst (bzw. Ansicht "Arbeitszeit") erfahren keine projektbezogene Zeitanpassung auf die 60%ige Einheitsmenge. Dies wird nur auf Anfrage für bestimmte MitarbeiterInnen vorgenommen, falls die täglich zu erbringenden vertraglichen Arbeitsleistungen zu bestimmten Zeiten erfolgen müssen. Beispiel: Ein Mitarbeiter kann für Projektarbeiten eingesetzt werden. Er erhält im Pool die 60% max. Einheit. Im Falle einer Zuweisung wird er im Rahmen seiner Verfügbarkeit dem Vorgang mit 60% zugewiesen. Das erfolgt jedoch fliessend. Hat der Mitarbeiter aber täglich von 08:00 bis 10:30 Uhr bestimmte Arbeiten zu erledigen, darf der Einsatz nicht von der maximalen Einheit abhängig gemacht werden, sondern diese Einschränkung muss im Arbeitskalender für diesen Mitarbeiter festgelegt werden, d.h. es wird eine Arbeitszeit von 10:30 bis 17:00 Uhr festgelegt. Auf diesem Weg kann keine Zuordnung während der fest geplanten Arbeitszeit erfolgen und der Plan wird korrekt berechnet. Achtung: Bei einer nachträglichen Zeiteinschränkung im Kalender werden allfällig im Standardkalender definierte Feiertage überschrieben by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 10 von 25

11 6.1.2 Sporadisch eingesetzte Ressourcen Ressourcen, die je nach Auftrag und Projekt zum Einsatz kommen (z.b. externe MitarbeiterInnen, Verwaltungsstellen etc.), sind direkt in der Ressourcentabelle des jeweiligen Projektes zu erfassen. Sofern es sich um externe MitarbeiterInnen oder Gruppen handelt, die regelmässig in verschiedenen Projekten zum Einsatz gelangen, können sie auf Anfrage in den zentralen Ressourcenpool übernommen werden Einbinden des Ressourcenpools Wird eine neue Project-Datei durch die Projektleitung erstellt, ist nach Beginn zu überprüfen, dass der Ressourcenpool eingebunden wird. Ist dies nicht der Fall, kann die Einbindung manuell vorgenommen werden. Vorgehen: 1. Eröffnen der neuen Projektdatei, Eingabe Startdatum 2. Prüfen, ob Ressourcenpool aktiviert. Erscheint der Ressourcenpool (bzw. sind die Ressourcen in der Ressourcentabelle ersichtlich), ist die Einbindung erfolgt. Wenn nicht vorhanden: 3. Ressourcentabelle aus dem Verzeichnis Datenpool öffnen (Datei - Öffnen ). Es erscheint folgende Meldung: Mit OK bestätigen by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 11 von 25

12 4. Zurück in die eigentliche Projektdatei und im Menü Extras - Ressourcen - Gemeinsame Ressourcennutzung aktivieren 5. Die entsprechende "Ressourcen.mpp" auswählen und mit OK bestätigen. Der Ressourcenpool steht nun zur Verfügung Automatische Einbindung des Ressourcenpools DBM Da in der Mehrheit auf denselben Ressourcenpool zugegriffen wird, steht den Usern ein Symbol für die automatische Aktivierung und Einbindung des Ressourcenpools zur Verfügung. Dazu muss das neue Projekt erstellt und das entsprechende Symbol angeklickt werden. Der Ressourcenpool wird geöffnet, automatisch mit dem Projekt verbunden und zurück zum aktiven (sprich vorherigen ) Projekt zurück gesprungen. Hier klicken, um den Ressourcenpool einzubinden! 2006 by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 12 von 25

13 6.2 Organisation der Projektablage Nach Eröffnung eines neuen Projektes muss die Datei abgespeichert werden. Damit wir eine einheitliche Struktur haben, ist unter dem jeweiligen Haupt-Projektbegriff im Windows Explorer eine neue Subprojektstruktur für das Projekt eröffnet. Das muss jeder ErstellerIn einer neuen Project-Datei selber vornehmen. Vorgehen: 1. Datei erstellen, Grundeinstellungen prüfen 2. Datei - Speichern wählen 3. Wechsel ins Laufwerk T:\DBM\Technik\Projektplanung 4. Auswahl der Unterprojektverzeichnisgruppe 5. Linksklick auf das Symbol neuen Ordner erstellen und die Bezeichnung für das neue Projektverzeichnis eingeben 6. Datei speichern Beispiel: DBM Bei Unklarheiten oder Problemen kann jederzeit Support durch den Project-Administrator angefordert werden. Wichtig: Damit neu erstellte Projektpläne im Masterplan eingebunden werden können, ist eine Information per mit Hinweisen auf den Speicherort der Project-Datei unerlässlich. an: zur Kenntnisnahme an: 2006 by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 13 von 25

14 7 Zusatztools für die DBM-Projektpläne Damit die Arbeit mit MS Project vereinfacht wird, wurden in der allgemein verteilten GLOBAL.MPT einige VBA-Tools entwickelt und integriert, welche das Arbeiten mit MS Project erleichtern sollen. 7.1 Feiertage Da in MS Project keine Funktion zur Verfügung steht, welche die Feiertage für einen bestimmten Zeitraum automatisch in den Kalender überträgt, wurde ein VBA-Modul entwickelt und in die global.mpt eingebunden, das diese Funktione neu übernimmt Feiertage in Standardkalener übertragen 1. Im Menü Extras den Befehl Feiertage eintragen wählen (oder wahlweise das Symbol Feiertage eintragen mit der linken Maustaste anklicken. 2. In der erscheinenden Eingabemaske wählen Sie den Zeitraum (in Jahren) sowie ob die römisch-katholischen Feiertage (Fronleichnam und Allerheiligen) mitberücksichtigt werden sollen by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 14 von 25

15 Hinweis: Der Wert des Schlussjahres darf 2049 nicht überschreiten, da MS Project nur einen Kalender bis zum zur Verfügung stellt. Wird ein höherer Wert eingetragen, wird davon ausgegangen, dass 2049 gemeint ist, was entsprechend als Wert übernommen wird. 3. Durch Linksklick auf Übernehmen werden die Feiertage in den Arbeitskalender der aktuellen Projektdatei übernommen. 4. Wird die Checkbox inkl. Fronleichnam / Allerheiligen aktiviert, werden auch diese Daten eingetragen. Bemerkung: Die Berechnung der nicht fixen Daten (zb. Ostertage, Pfingsten, Auffahrt etc.) basieren auf der Grundlage der Osterfunktion nach Carl Friederich Gauss (1800). Der Gültigkeitsbereich für diese Berechnung liegt zwischen dem Jahr 1583 bis zum Jahr Der MS Project-spezifische Grenzwert von 2049 wird direkt im Programm abgefangen und entsprechend automatisch korrigiert Feiertage löschen resp. auf Standardeinstellung setzen 1. Durch Linksklick auf den Button Standard werden die Feiertage aus dem Basiskalender Standard entfernt. Es erscheint noch zusätzlich eine Sicherheitsabfrage, die mit JA beantwortet werden muss, sollen die Feiertage wirklich gelöscht werden by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 15 von 25

16 7.2 Projektvorgänge nach Outlook exportieren Ohne Installation des MS Project Server existiert keine standardmässige Exportfunktion, um bestimmte Projektvorgänge nach MS Outlook zu exportieren. Die von uns zur Verfügung gestellte Funktion wirkt diesem Mangel etwas entgegen Vorbereiten des Exports Zur Vorbereitung des Exports bestimmter Vorgänge wird optimalerweise ein Filter gesetzt. Aufgrund des Praxiserfahrung werden natürlich primär Vorgänge in den persönlichen Outlook-Kalender exportiert, welche mit dem Besitzer der Outlookdatei übereinstimmen. Um den Filter zu setzen, geht man wie folgt vor: 1. Klick mit der linken Maustaste auf das Symbol Filter setzen 2. Aufklappen der Combobox und gewünschte Ressource wählen 3. Mit OK die Wahl bestätigen 4. Die Vorgänge werden nach Ressourcen gefiltert (es werden alle Vorgänge angezeigt, bei welchen die gewählte Ressource zugeordnet ist). 5. Die nach Outlook zu exportierenden Vorgänge werden markiert. 6. Jetzt kann die Funktion Outlook Export angewendet werden by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 16 von 25

17 7.2.2 Selektierte Vorgänge nach Outlook exportieren 1. Mit der linken Maustaste Symbol Outlook Export aktivieren. 2. Gewünschte Wahl in der erscheinenden Dialogbox treffen: 3. Button Export anklicken und der Export nach Outlook erfolgt. 4. Outlook öffnen und im Kalender, Aufgabenansicht oder Notizen prüfen, ob die korrekten Vorgänge eingefügt wurden. 5. Nach dem Export wird in der MS Projectdatei der Filter wieder aufgehoben und es werden alle Vorgänge angezeigt. Erklärung zu den Auswahlkriterien der Dialogbox Terminexport : Bezeichnung Alle Vorgänge Selektierte Vorgänge Termin Aufgabe Notiz Beschreibung Es werden alle Vorgänge der Projektdatei exportiert, der Filter wird ignoriert. Es werden nur die wie unter beschriebenen Vorgänge exportiert. Die Vorgänge werden in den Outlook-Kalender exportiert. Die Vorgänge werden in die Aufgabenliste von Outlook exportiert Es wird je Vorgang eine Notiz in Outlook erstellt by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 17 von 25

18 7.2.3 Kategorienbildung in Outlook Da der Projektname bestandteil des Exports ist, wird für jedes Projekt eine separate Kategorie in Outlook erstellt, damit man mittels Kategorienansicht eine Unterscheidung der unterschiedlichen Projekte vornehmen kann Meilenstein 2 Vorgang mit maximaler Dauer von 1 Tag 3 Vorgang mit Dauer > 1 Tag (oder dauert mindestens einen Tag, kann aber nicht morgens um Uhr beginnen und dauert demnach bis mindestens zum nächsten Tag) by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 18 von 25

19 7.3 Basisplan erstellen und anzeigen Damit einige Arbeitsschritte eingespart werden können, wurde die Funktion Basisplan speichern eingerichtet. Durch Klick mit der linken Maustaste des Symbols Basisplan speichern wird für alle Vorgänge der Basisplan gespeichert und die Ansicht Basisplan anzeigen aktiviert. Die Ansicht Basisplan anzeigen befindet sich auf der Ansichtsleiste, links. Durch anklicken wird der GANTT samt Basisplan dargestellt Basisplan nur für markierte Vorgänge speichern Aufgrund sich laufend veränderter Situationen kann es Sinn machen, nur die neuen oder ggf. aufgrund der neuen Situatione veränderte Vorgänge im Basisplan (nach) zu speichern. Zu diesem Zweck klickt man auf das entsprechende Symbol für das Speichern des Basisplan für die gewählten Vorgänge. Es werden anschliessend alle markierten Vorgänge im Basisplan gespeichert, die nicht markierten behalten ihren ursprünglich im Basisplan gespeicherten Wert by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 19 von 25

20 8 Spezielle Ansichten / Felder 8.1 Ansicht Info DBM Diese Ansicht informiert über - die Kalenderwoche des Start dieses Vorgangs - Priorität des Vorgangs - Ampelsystem bezogen auf den Projektstart Ampelsystem Dringlichkeit Das Ampelsystem soll den die Projektdatei führenden User aufmerksam machen wie nahe der betreffende Anfangstermin bereits gerückt ist. Dabei bedeuten die farbigen Punkte folgendes: Farbe Bedeutung Termin vorbei Termin ist heute (Differenz aktuelles Datum / Anfangsdatum = 0) Termin innerhalb der nächsten 5 Tage Termin in 5 bis 9 Tagen Termin in frühestens 10 oder mehr Tagen Sammelvorgänge Die Sammelvorgänge geben einen Überblick über die gesamte Gruppe. Es empfiehlt sich also, sich auf die Detailvorgänge zu konzentrieren. Insbesondere die gelben und die roten Punkte sollen beachtet werden by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 20 von 25

21 8.2 DBM Prioritäten Da die Prioritätenliste von MS Project relativ ungenau resp. weitläufig ist (Werte von 1 bis 999 möglich), wurde eine DBM-spezifische Prioritätenregelung eingebaut, welche von hoher (1) bis niedrige (3) Priorität reicht. Der Standardwert ist 2 resp. mittlere Priorität. Die Prioritäten können in der Ansicht DBM-Info-Ansicht eingestellt werden. Diese Spalte dient zur Zeit rein der Information und hat keine direkten Auswirkungen auf bestimmte Vorgänge. 8.3 Kalenderwoche Da es häufig dienlich ist, dass man zu einem Datum (hier: Anfangsdatum) die entsprechende Kalenderwoche angezeigt erhält, wurde eine separat berechnete und dargestellte Kalenderwochen-Spalte definiert. Sie befindet sich standarsmässig ebenfalls in der Ansicht DBM-Info-Ansicht. Bei Bedarf kann diese Spalte in jeder beliebigen Tabellenansicht eingefügt werden by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 21 von 25

22 9 Anhänge Anhang A Vorgaben für die Optionen Für eine einheitliche Planung sind einheitliche Voreinstellungen zwingend. In der Folge werden die wichtigsten Optionseinstellungen dargestellt, die im Zweifelsfalle zu überprüfen sind (unter Extras - Optionen): Register Ansicht Register Allgemein 2006 by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 22 von 25

23 Register Bearbeiten Register Kalender 2006 by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 23 von 25

24 Register Terminplan Register Berechnen Im Register <Speichern> ist der folgende Vorlagenpfad einzutragen: R:\DBM\DAS\Support\Sekretariat\Vorlagen\Vorlagen DBM Für Projekte, die in ihrer Struktur ähnlich sind und die in dieser Form häufiger vorkommen, kann von der Project-Administration eine geeignete Vorlage erstellt werden und über das oben genannte Vorlagenverzeichnis zur Verfügung gestellt werden by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 24 von 25

25 Anhang B Problemfälle - Fragen und Antworten Falscher Kalender bzw. fehlender Feiertage Wenn die offiziellen Feiertage in den Arbeitskalendern fehlen, ist davon auszugehen, dass die GLOBAL.MPT fehlt oder falsch ist. Lösung: an den Project-Administrator, damit die GLOBAL.MPT durch die zentrale Steuerungsdatei ersetzt werden kann. Prioritäten Die Prioritäten beginnen immer mit 500 statt 1, 2 oder 3 (Vorgabe DBM) Lösung: Es darf nicht das Standardfeld "Prioritäten" von MS Project verwendet werden, sondern das Feld "DBM-Priorität" (wurde eigens für die DBM-Projekte definiert) by EDU Consult GmbH Rel. 1.06/2006 Seite 25 von 25