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1 Die besten Fachkräfte finden und erfolgreich gewinnen. Finden Planen Sage HR Motivieren Entwickeln Betreuen Binden Sage HR Focus: Mitarbeiterlebenszyklus Teil 2: Mitarbeiter-Gewinnung & Onboarding

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3 Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. (Sprichwort) 3

4 Dieses Whitepaper ist der zweite Teil unseres Sage HR Focus Mitarbeiterlebenszyklus. In dieser Reihe stellen wir Ihnen verschiedene Schwerpunktthemen als Infopapier zur Verfügung, die Ihnen von der Personalplanung bis zum Austritt der Mitarbeiter Tipps und Hinweise für Ihr Personalmanagement und nützliche Checklisten dazu an die Hand geben. Die Sage HR Focus-Papiere Mitarbeiterlebenszyklus richten sich vor allem an mittelständische Unternehmen mit bis zu Mitarbeitern. 4

5 Mitarbeiter-Gewinnung & Onboarding für den Mittelstand. Trends und Herausforderungen im Recruiting 6 Bedeutung des Internets für das Recruiting 7 Mitarbeitersuche im Web Chancen und Risiken 8 Herausforderungen Ausbildungsmarketing - Tipps zum Recruiting von Auszubildenden 9 Exkurs: Social Media Richtlinien - 10 Tipps 12 Eigene Karriere-Website richtig nutzen 14 Stufen eines Bewerberauswahlprozesses - klassisch und IT-gestützt 15 Wie vermeiden Sie die 10 häufigsten Fehler bei der Mitarbeiterbeschaffung 17 IT optmiert Personalbeschaffung 19 Onboarding - Mitarbeiterbindung von Anfang an 21 Der Onboarding-Prozess 22 Ihre nächsten Schritte 24 5

6 Trends und Herausforderungen im Recruiting Mittelständische Unternehmen stehen heute zunehmend vor der Herausforderung, offene Vakanzen mit qualifiziertem Personal zu besetzen. Die langfristig rückläufige Entwicklung des Erwerbspotentials ist die Hauptursache für einen zukünftig stärkeren Fachkräftemangel und damit die Schwierigkeit, qualifiziertes Personal zu rekrutieren. Darüber hinaus kommen mit Social Media und Employer Branding teils neue Aufgaben und Chancen, aber auch noch nicht vollständig verstandene Herausforderungen auf Personalverantwortliche zu. Eine effektive und effiziente Rekrutierung verlangt, dass Unternehmen geeignete Maßnahmen ergreifen, um auf alte und neue Trends angemessen reagieren zu können. Die Studie Recruiting Trends, die jährlich vom Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) der Universitäten Bamberg und Frankfurt am Main in Kooperation mit der Monster Worldwide GmbH durchgeführt wird, belegt, dass Social Media-Anwendungen im Vergleich mit klassischen Rekrutierungsinstrumenten eher verhalten genutzt werden. Stattdessen konzentrieren sich Unternehmen vor allem auf die aktive Suche, zum einen nach qualifizierten Kandidaten selbst und zum anderen nach Informationen über Kandidaten, die bereits vorab identifiziert wurden. Top-5 Themen 2011 (unternehmensübergreifend) 1) Demografischer Wandel Demografische Änderung des Bewerberpools 2) Fachkräftemangel Knappheit qualifizierter Bewerber 3) Gesetzliche Rahmenbedingungen z.b. Einfluss des Allg. Gleichbehandlungsgesetzes 4) Mitarbeiterfluktuation Abwanderung der Mitarbeiter aus dem eigenen Unternehmen 5) Geringe Bewerbermobilität Geringe räumliche Flexibilität der Kandidaten Top-5 Schlüsselherausforderungen 2011 (intern) 1) Mitarbeiterbindung Mitarbeiter im Unternehmen halten 2) Internes Employer Branding Aufbau einer internen Arbeitgebermarke, um bei den Mitarbeitern der Arbeitgeber der Wahl ( Employer of Choice ) zu bleiben 3) Employer Branding Aufbau einer externen Arbeitgebermarke 4) Alignment Übergreifende Ausrichtung/ Positionierung, d.h. Verzahnung zwischen HR- und Fachabteilungen 5) Candidate Relationship Management Langfristige Kandidatenbindung Quelle: Recruiting Trends im Mittelstand 2011, Monster Worldwide GmbH 6

7 Bedeutung des Internets für das Recruiting Das Internet ist heute der Recruiting-Kanal Nr. 1. Das belegen nicht nur die Erfahrungen der Personaler, sondern auch verschiedene Untersuchungen. Demnach werden heute die meisten Ausschreibungen über Online-Jobbörsen und Karriere-Websites geschaltet; gefolgt von Printmedien. Social Media Netzwerke gewinnen insbesondere bei der Suche nach jüngeren Mitarbeitern an Bedeutung. Die Platzierung von Stellenausschreibungen und entsprechenden Bewerbungsmöglichkeiten im Internet erleichtern nicht nur die Stellensuche und die Bewerbung des Arbeitssuchenden, sondern auch den Ausschreibungs-, Auswahl- und Einstellungsprozess des Unternehmens. Weiterer Vorteil des Internets als Recruiting-Plattform: Im Gegensatz zu Stellenanzeigen in Printmedien sind Jobangebote im Internet jederzeit und über einen längeren Zeitraum für die Zielgruppe verfügbar. Dadurch erhöhen Sie auch die Reichweite Ihrer Stellenausschreibung, vor allem gegenüber der lokalen Tagespresse. In Zeiten des drohenden Nachwuchs- und Fachkräftemangels rückt bei den Bewerbern ein weiteres Kriterium bei der Auswahl einer neuen Stelle in den Mittelpunkt: Die Außenwirkung des Unternehmens. Das Internet bietet hier vielfältige Möglichkeiten der Darstellung: auf der eigenen Unternehmenswebseite, aber auch über soziale Netzwerke wie XING, Facebook, Twitter oder Youtube. Es geht darum, dem eigenen Unternehmen eine attraktive Arbeitgebermarke, Employer Branding, zu verleihen, die im Wettbewerb mit anderen Unternehmen um potentielle Bewerber die Aufmerksamkeit auf Ihr Angebot zieht. Die Möglichkeiten hier sind vielfältig, von der Gestaltung des Karrierebereiches der eigenen Webseite über Imagefilme bis hin zu werbenden Mitarbeitern auf Arbeitgeberbewertungsplattformen. 7

8 Mitarbeitersuche im Web Chancen und Risiken Web 2.0 bezeichnet eine neue Form des Internet, in dem die Benutzer aktiv Inhalt und Aussehen mitgestalten. Social Media - oder Soziale Medien - bündelt die Plattformen und Netzwerke, die soziale Interaktion im Netz ermöglichen. Über die Sozialen Medien tauschen die Benutzer des Internet Erfahrungen und Meinungen aus und bewerten sich gegenseitig. Social Media ermöglicht demnach das Mitmach-Internet Web ) Hauptsächlich werden diese Plattformen von Unternehmen genutzt, um aktiv nach potentiellen Mitarbeitern zu suchen und sich bei Kenntnis der Person entsprechende Informationen zu beschaffen, die nicht aus der Bewerbung ersichtlich sind. Darüber hinaus nutzen Arbeitgeber Social Media-Kanäle zur Unternehmenspräsentation (Aufbau Arbeitgebermarke), zur aufmerksamkeitswirksamen Ansprache von potentiellen Mitarbeitern und nutzen so die Möglichkeit, mit der Zielgruppe in einen ersten Dialog zu treten. Daher müssen sich Unternehmen im Klaren sein, dass sie vor Nutzung dieser Medien eine Recruiting-Strategie im Web 2.0 erarbeiten und die Konzeption sowie Umsetzung konsequent nachhalten müssen, um letztlich erfolgreich zu agieren. Social Recruiting-Strategie:? Zielstellung und Zielgruppe? Umfang und Inhalt der Aktivitäten? Festlegung der Plattformen? Mitarbeiter Know-How zur Betreuung der Interaktion? Ausarbeitung Social Media Guideline für Mitarbeiter, Redakteure Eine zunehmende Bedeutung nehmen soziale Netzwerke (Xing, Facebook etc.) und Microblogging (Twitter) insbesondere bei der Suche nach jüngeren Mitarbeitern ein. (vgl. dazu Kapitel: Herausforderungen Ausbildungsmarketing) Social Media bietet Unternehmen sowohl Chancen, als auch Risiken. Schnell kann kostengünstig ein breites Publikum erreicht werden. So attraktiv Social Media ist, birgt es allerdings auch die Gefahr, außer Kontrolle zu geraten, da die Meinungen im Internet nicht denen des Unternehmens entsprechen müssen. Leicht können dann negative Einstellungen im Web dem Image einer Marke oder einer Firma schaden. Dies wiederum kann für Unternehmen aber auch eine große Chance sein, die Kritik aufzugreifen und an ihrem Image zu arbeiten. 2) 1) vgl. aexea GmbH, 2) vgl. 8

9 Herausforderungen Ausbildungsmarketing Tipps zum Recruiting von Auszubildenden Von der Lehrstellen- zur Nachwuchslücke Seit 2009 erhebt das Bundesinstitut für Berufsausbildung (BIBB) den Datenreport zum Berufsbildungsbericht. Seit dem ist die Anzahl an neu abgeschlossenen Ausbildungsverträgen kontinuierlich gesunken, zuletzt im Jahr 2010 leicht um auf (vgl. Datenreport zum Berufsbildungsbericht 2011, S. 11). Da jedoch auch die Zahl an Schulabgängern stetig sinkt, wird es in Zukunft de facto ein Überangebot an Ausbildungsplätzen bei sinkendem Nachfragepotenzial geben. Noch im Jahr 2005 wurden knapp 1 Mio. Abgänger und Absolventen aus allgemeinbildenden Schulen vermerkt, nur fünf Jahre später beläuft sich diese Zahl nur noch auf etwa Sank auch bereits im Jahr 2009 die Zahl der registrierten Ausbildungsstellenbewerber um 8,8 Prozent auf Jugendliche, ging diese Zahl 2010 weiter zurück auf nur noch Ausbildungsstellenbewerber (vgl. Datenreport zum Berufsbildungsbericht 2011, S. 14.) Doch nicht nur die quantitative Nachwuchslücke wird größer. Unternehmen, vor allem im Mittelstand, sehen sich zunehmend im Kampf um gute Auszubildende im Wettbewerb mit Hochschulen und ebenso mit Großunternehmen. Schulabgänger erreichen und gezielt ansprechen Wie also können gerade mittelständische Unternehmen dieser knappen Nachwuchsressource begegnen und im Kampf um die besten Azubis bestehen? Getreu dem Motto, Der frühe Vogel fängt den Wurm müssen Unternehmen umdenken und auf die veränderte Situation durch Schnelligkeit und frühzeitige Rekrutierung der Auszubildenden reagieren. Viele Unternehmen schließen Verträge bereits frühzeitig ab, weit vor Beginn des eigentlichen Ausbildungsjahres. Gerade Großunternehmen setzen dafür auf ein umfassendes Ausbildungsmarketing, welches frühzeitig vor Ende des Schulabschlusses der zukünftigen Azubikandidaten ansetzt. Dabei müssen Unternehmen über die Kommunikationskanäle ihrer Zielgruppe auf sich aufmerksam machen. Sie müssen also dort präsent sein, wo sich Schulabgänger generell sowie im speziellen zu ihrer Berufswahl informieren. Neben den klassischen Medien und dem Internet wachsen Jugendliche heute quasi mit Sozialen Netzwerken als zentrale Informations- und Kommunikationsplattformen auf. Hier gilt es für Unternehmen, eine gute Verbindung zwischen einer Social Media Präsenz 9

10 Beispiel Firmenpräsenz auf Facebook mit Verbindung zu Sage HR E-Recruiting und ihrer Firmenwebsite zu schaffen. Gerade im Social Web können sich Unternehmen im Wettbewerb um gute Azubis abheben, wenn sie die Web 2.0-Möglichkeiten professionell nutzen und mit den Jugendlichen über Chats, Foren sowie Webinaren oder Podcasts in Dialog treten. Auch in Bezug zu anderen vertrauensbildenden Informationsquellen für Jugendliche spielt die Präsenz des Unternehmens im Internet eine wesentliche Rolle. Wer hier professionell als Unternehmen auftritt, schafft auch bei wichtigen Meinungsbildnern für Jugendliche, wie Familie, Freunde und Lehrer, im ersten Schritt Vertrauen. Praxistipp Nutzen Sie für die Ansprache und Gewinnung von Auszubildenden professionelle Rekrutingprozesse, wie bei Fachund Führungskräften. IT-Tipp Das Sage HR Recruiting ist ein professionelles Werkzeug, das Online und Offline-Bewerbermanagement verbindet. Hinterlegen Sie Ihre Anforderungsprofile an Bewerber und Auszubildende mit allen Muss- und Kann-Kriterien, publizieren Sie Ihre Ausschreibungen per Knopfdruck auf Ihrer Firmenwebsite, in externen Stellenportalen (z.b. Monster, Stellenanzeigen.de) sowie sozialen Netzwerken wie Facebook, SchülerVZ,

11 StudiVZ, XING und sparen Sie sich selbst den Aufwand der Dateneingabe durch automatisierte Übergabe der vom Bewerber ausgefüllten Online-Formulare in Ihr zentrales Sage Bewerbermanagementsystem. Auch Freitext-Dokumente, wie Lebensläufe, lassen sich über einen CV-Reader automatisiert tabellarisch extrahieren und ins Programm übernehmen. Schulabgänger begeistern und gewinnen Begeistern Sie Jugendliche für eine Ausbildung in Ihrem Unternehmen! Zukünftig suchen sich nicht die Unternehmen die Bewerber aus, sondern gute Bewerber die Unternehmen. Wenn die Zahl der Bewerbungen um Ausbildungsplätze zurückgeht, sinkt oftmals auch ihre Qualität. Um bei den rar gesäten guten Kandidaten zu punkten, muss sich gerade der Mittelstand mit seinen flachen Hierarchien, direkten Kommunikationswegen sowie Aufstiegs- und Entwicklungschancen nicht hinter Konzernen verstecken. Die wichtigsten Einflüsse auf die Arbeitgeberwahl, wie persönliche Wertschätzung, ein gutes, kollegiales Arbeitsklima und die Identifikation mit Mitarbeitern und dem Unternehmen sprechen gerade für den Mittelstand und stehen auf der Kriterienliste weiter oben als Entlohnung, Standort oder Reputation des Unternehmens, die eher für Großunternehmen sprechen würden. TOP 10 Einflussfaktoren der Arbeitgeberwahl 1 Akzeptanz und Wertschätzung 2 Sicherheit 3 Arbeitsklima eines Unternehmens 4 Ein geregeltes Arbeitsleben 5 Berufseinstieg und Entwicklungschancen 6 Identifikation mit dem Unternehmen 7 Entlohnung 8 Reputation und Prestige 9 Standort 10 Kreativität und Modernität Kommunizieren Sie Ihre Vorteile in ihrem Ausbildungsmarketing und seien Sie konsistent und schnell im Rekrutingprozess. Ausbildungsmarketing ist als mehrstufiges Konzept zu sehen, das weitreichende Kanäle zuverlässig verbinden muss. So nützt eine professionelle Präsenz auf Ausbildungsmessen wenig, wenn im Nachgang auf Rückfragen nur spärlich oder nicht geantwortet wird, Rekrutierungsprozesse danach ins Stocken geraten oder die Jugendlichen gar keine zuverlässigen Kontaktmöglichkeiten zu einem Ansprechpartner für Ausbildungsfragen im Unternehmen haben. In jedem Fall sind kurzfristige und teure Stellenanzeigen in Printmedien der falscheste Weg darüber lässt sich Begeisterung für Ihr Unternehmen quasi in letzter Minute nicht erzeugen. Praxistipp Behandeln Sie Bewerber um Ausbildungsplätze genauso professionell wie qualifizierte Fachkräfte. Lassen Sie sie ebenso wenig im Unklaren oder auf Rückmeldung warten. Verkürzen Sie Ihre Auswahlprozesse und Ihre Reaktionszeiten. Nur so sind Sie einen Schritt voraus, wenn es um das Recruiting guter Nachwuchskräfte geht. IT-Tipp Mit dem Sage HR Recruiting haben Sie nicht nur schnell und einfach Ihre Kandidaten im System. Sie können auch umgehend Azubis untereinander sowie mit den Stellenanforderungen vergleichen. Dadurch erhalten Sie Entscheidungshilfen für eine zügige Vorauswahl und können sofort Absagebriefe, Zwischenbescheide oder Einladungen zu Vorstellungsgesprächen auslösen. Bei Einstellung der Auszubildenden werden die Qualifikationsprofile in den Arbeitnehmerstamm übernommen, so dass Sie anhand der Berufs- und Ausbildungsprofile mühelos die Ausbildungspläne Ihrer Azubis erstellen können. Quelle: Nadja Kölbl, 2009, azubister.de 11

12 Exkurs: Social Media Richtlinien - 10 Tipps Im April 2011 waren laut IT-Bundesverband Bitkom rund 40 Millionen Bundesbürger und damit jeder zweite Deutsche in sozialen Netzwerken aktiv. Das entspräche rund drei Viertel aller Internetnutzer. Bei den Unter-30-jährigen seien sogar 96 Prozent Mitglied eines Social Networks. Innerhalb eines Jahres wären damit rund 10 Millionen neue Nutzer hinzugekommen, so dass sich die sozialen Netzwerke vom Nischenphänomen zum Internet-Standard entwickelt hätten, so der Hightech-Verband. Auch wenn Mitarbeiter verschiedene soziale Netzwerke nur in ihrer Freizeit nutzen, verschwimmen private und berufliche Inhalte immer mehr im Social Web. Durch das steigende Interesse an sozialen Netzwerken, Online-Communities, Kommunikations-Tools und Dienstleistern rund um Social Media sehen Unternehmen einen Handlungsbedarf, ihre Mitarbeiter aktiv zu lenken und gleichzeitig ihre Marken, Produkte und Dienstleistungen zu schützen. Social Media-Richtlinien sind ein angemessenes Mittel zur Bildung eines aktiven Bewusstseins für den richtigen Umgang mit den neuen Kommunikationsmechanismen im Internet. 3) Folgende Punkte sollen als Hilfestellung dienen, eine Social Media Richtlinie für das eigene Unternehmen zu erarbeiten. Denn vor dem aktuellen Hintergrund ist es wichtig, Mitarbeiter für den Umgang und die daraus entstehende Verantwortung im Social Web zu sensibilisieren und gleichzeitig auch Risiken und Fallstricke aufzuzeigen. 4) 1. Ziele definieren Unternehmensziele von Social Media für Mitarbeiter klar und verständlich darstellen. 2. Geheimnisse sind geheim und Interna bleiben intern Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet oder als solche erkennbar sind (Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse), sind von den Mitarbeitern geheim zu halten und zu schützen. 3. Mitarbeiter müssen authentisch sein Man sollte sich darüber im Klaren sein, dass man bei jeder Aktivität im Web 2.0 einen digitalen Fingerabdruck hinterlässt, der ggf. zurückverfolgt werden kann und durch den man ggf. auch als Mitarbeiter identifizierbar ist: Was jeder von uns ob in seiner Arbeitsoder Freizeit in Foren oder Blogs schreibt, kann eine Auswirkung sowohl auf seinen Ruf als Einzelperson wie auch auf den weltweiten Ruf als Unternehmen haben. Grundsätzlich ist es daher sinnvoll, alle privaten Äußerungen auch als private Meinung kenntlich zu machen. Dies kann z.b. dadurch geschehen, dass in der ersten Person ( Ich ) kommuniziert wird oder ein entsprechender Hinweis an geeigneter Stelle ( Impressum ) hinterlegt wird. 4. Wer veröffentlicht, übernimmt Verantwortung Grundsätzlich gilt, dass jeder Mitarbeiter für seine Äußerungen im Web 2.0 ob beruflich oder privat - selbst verantwortlich ist. 5. Interne Kritik ist erlaubt, bleibt aber intern Da im World Wide Web veröffentlichte kritische oder polemische Äußerungen über den eigenen Arbeitgeber eine immens große und schnelle Verbreitung finden können und für den Ruf einer Firma extrem schädlich sein können, gilt: Konflikte und Kritik sollten intern diskutiert und gelöst werden! 6. Mit Fehlern offen umgehen Fehler sind menschlich. Wenn Mitarbeiter Fehler machen, sollten sie dazu stehen. Blogeinträge, Kommentare oder Tweets sollten nicht einfach unkommentiert verändert oder insgeheim entfernt werden. Die Fehler müssen vielmehr proaktiv und konstruktiv kommentiert werden. Mitarbeiter sollten ehrlich mit sich selbst umgehen und im Zweifelsfall ihre Vorgesetzten auf die Fehler ansprechen. Einen Fehler einzugestehen, wirkt in der Öffentlichkeit besser als der Versuch der Rechtfertigung und Löschung. 3) 4) in Anlehnung an: Social Media Richtlinien - 10 Tipps für Unternehmen und Mitarbeiter, BVDW e.v. 12

13 7. Geschäftsbeziehungen schonen Jeder Mitarbeiter sollte die Regeln des Anstands in sozialen Medien befolgen und sich gegenüber anderen an Diskussionen beteiligten Personen respektvoll verhalten. Selbst wenn Partner und Kunden Mitarbeitern Stress oder Ärger bereiten, sollten Mitarbeiter ihren persönlichen Frust niemals in der Öffentlichkeit ablassen. 8. Geltendes Recht beachten Rechtlich unzulässig sind z. B. vorsätzlich gemachte geschäfts- oder rufschädigende Äußerungen, Drohungen und Beleidigungen, falsche Tatsachenbehauptungen gegen Unternehmen ebenso wie gegenüber Personen. 9. Private Nutzung während der Arbeitszeit einschränken Sofern die private Nutzung des Internet am Arbeitsplatz nicht ausgeschlossen ist, empfiehlt es sich, Mitarbeitern die Nutzung von Social Media in Maßen zu erlauben. Während der Arbeitszeit ist der Mitarbeiter verpflichtet, seine Arbeitskraft in den Dienst des Arbeitgebers zu stellen. Wenn Mitarbeiter Social Media während der Arbeitszeit intensiv nutzen, sollten Sie die Möglichkeit haben, diese Zeit an die eigentliche Arbeitszeit anzuhängen und das Büro später zu verlassen. Da sich die Mitarbeiter in einem direkten Vertragsverhältnis befinden, gilt zudem ein allgemeines Rücksichtnahme-Gebot während der Arbeitszeit. D.h. als Angestellter muss der Mitarbeiter Rücksicht auf die Interessen des Arbeitgebers nehmen und daher alles unterlassen, was die andere Vertragspartei schädigt. 10. Social Media erfordert kontinuierliches Engagement Social Media Richtlinien bedürfen einer laufenden Erweiterung und Anpassung an aktuelle Anforderungen. Zudem sollte sicher gestellt sein, dass Mitarbeiter die Sinnhaftigkeit der Richtlinien verstehen, diese befolgen und über das entsprechende Know How verfügen. Darüber hinaus empfiehlt sich einen Ansprechpartner für Social Media im Unternehmen zu bestimmen, der bereichsübergreifend denkt. Oftmals sind dies Mitarbeiter aus dem Personalbereich oder der PR- und Öffentlichkeitsarbeit. 13

14 Eigene Karriere-Website richtig nutzen Nach den klassischen Suchmaschinen sind die Unternehmens-Homepage und der Recruitingbereich der Homepage die wichtigste Informationsquelle für Bewerber. Hier suchen sich Bewerber also die relevanten Informationen über den Arbeitgeber und die ausgeschriebene Stelle. Der Karrierebereich auf der eigenen Unternehmens- Homepage bietet zahlreiche Vorteile: Sie können wichtige Informationen über das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle vermitteln, Sie können Möglichkeiten zur Direktbewerbung (per Anbindung einer Bewerbermanagement-Software) bieten und für Ihre Ausschreibung relevante Unterlagen der Bewerber abfordern. Nicht zuletzt kann der Karrierebereich der Unternehmensseite etwas über die Unternehmenskultur und über den gewünschten Typ Mitarbeiter vermitteln. Zeigen Sie, was Ihr Unternehmen auszeichnet, was ein Mitarbeiter bei Ihnen erwarten kann und was Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten. Auf welche Kriterien also sollten Sie beim Aufbau Ihrer Karrierewebseite bzw. dem Karrierebereich Ihrer Unternehmenswebseite achten (Entstanden in Anlehnung an die Studie Human Resources im Internet 2010 von Wolfgang Jäger, Christian Meser): 1. Erreichbarkeit der Karriereseite gute Auffindbarkeit über Suchmaschinen mittels suchmaschinenoptimierter Texte (Stichwort SEO, Verwenden von gängigen Begriffen/Keywords innerhalb von Stellenbeschreibungen, nach denen gesucht wird) Aussagekräftiger Titel Ihrer Karriere-Website (betrifft vor allem die Bezeichnung in der oberen Browserleiste) ggf. eigene URL für den Karrierebereich zur besseren Erreichbarkeit Mobile Website 2. Navigation innerhalb der Karriereseite Gute Erreichbarkeit der Karriereseite (von der Unternehmens-Homepage ausgehend) Schlüssige und konsistente Navigationsstruktur innerhalb des Karrierebereichs, z.b. durch Angaben von Pfaden sowie eine nachvollziehbare Menüstruktur Volltextsuche zum schnelleren Auffinden bestimmter Informationen Treffendes Verschlagworten (Keywords, siehe 1.) der Navigation und der Ausschreibungen (für Suchfunktionen) 3. Richtiger Informationsgehalt der Karriereseite Allgemeine HR-Informationen (das Unternehmen als Arbeitgeber betreffend) Karrierespezifische Informationen (Bewerbungen betreffend) Aktualität und Vollständigkeit der ausgeschriebenen Stellenangebote 4. Design der Karriereseite Corporate Design des Unternehmens aufgreifen (Wiedererkennbarkeit) Barrierefreiheit für relevante Hardware und Internetbrowser Sinnvolle Seitenstruktur, intuitive Bedienung und Navigation Sinnvoller Einsatz von multimedialen Elementen (z.b. Imagefilm) 5. Interaktivität der Karriereseite Bewerbungsmodul zur sofortigen elektronischen Erfassung von Bewerbungen Idealerweise Anbindung des Bewerbungsmoduls an die HR-Systeme des Unternehmens zur einfacheren Auswertung / Bewertung der eingehenden Bewerbungen (Vereinfachung der Sichtung, des Vergleichs, der Auswahl) Kontaktmöglichkeiten für Nachfragen Verweis auf Social Media Plattformen des Unternehmens (Facebook, XING etc.) Einsatz von Benutzerkonto & Personalisierung für ein Talent Relationship Management (Talent-Pool für künftige Ausschreibungen) 14

15 Die Stufen eines Bewerberauswahlprozesses - klassisch und IT-gestützt Der Such- und Auswahlprozess umfasst vielfältige Aufgaben, welche die Qualität und Schnelligkeit maßgeblich beeinflussen. Je zielgerichteter die Ausschreibung, je detaillierter die Bewertung, umso besser das Ergebnis. Wir zeigen Ihnen, welche Stufen Sie zu erklimmen haben, wenn Sie den richtigen Bewerber suchen und wie Sie IT- Lösungen dabei unterstützen können: KLASSISCH ohne Software IT-gestützt mit Software Sage HR Recruiting 1. Ausschreibung / Initiativbewerbungen Manuelles Erstellen von Ausschreibungen Erstellung interner und externer Ausschreibungen per Knopfdruck Veröffentlichung von Ausschreibungen auf firmeneigener Homepage, in Jobportalen usw. 2. Eingang der Bewerbungen aus verschiedenen Kanälen (schriftlich, , Jobportale usw.) Erfassung der Bewerbungen in Excel Abheften/ Ablegen aller wichtigen Unterlagen und Dokumente Erfassung der Bewerbungen im System mit allen Profileigenschaften (Werdegang, Fähigkeiten, Kenntnisse) Automatische Übernahme von Onlinebewerbungen ins Bewerbermanagement-System CV-Reader: Tabellarisches Extrahieren von Freitext-Dokumenten, wie z.b. Lebensläufe, und automatische Übernahme ins Programm 3. Vorselektion geeigneter Kandidaten Manueller Qualifikationsabgleich der Bewerber mit den Stellenanforderungen sowie Bewerber gegen Bewerber oder gegen Mitarbeiter Automatischer Qualifikationsabgleich der Bewerber mit Stellenanforderungen sowie Bewerber gegen Bewerber oder Bewerber gegen Mitarbeiter Definition von K.O.-Kriterien: ungeeignete Bewerbungen fallen sofort durch das Anforderungsprofil Bewerberpool: Kandidaten, die momentan für keine Stelle geeignet sind, werden in einem Pool gesammelt und können für spätere Suchen heran gezogen werden 15

16 KLASSISCH ohne Software IT-gestützt mit Software Sage HR Recruiting 4. Schriftverkehr: Zwischenbescheide, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, erste Absageschreiben Manuell mit Word und Excel Automatisches Auslösen des Schriftverkehrs aus dem System heraus, z.b. Einladungs- oder Absagebrief 5. Vorstellungsgespräche und Auswahlverfahren Ergebnisse in Papierform, Word oder Excel Ergebnisse der Gespräche werden im System gepflegt, Vergleichsfunktion erleichtert die Entscheidung 6. Transparenz und Auskunftsfähigkeit Nur bedingte Transparenz und Auskunftsfähigkeit, da alle Daten zum Bewerber und dessen Unterlagen sich an verschiedenen Stellen befinden/ befinden könnten Transparenz über alle Vorgänge bei der Personalauswahl Jederzeit aktuelle Auskunftsfähigkeit über Bewerbungen, Ergebnisse und Kosten Elektron. Bewerberakte: strukturierte Ablage u. Verwaltung aller Dokumente des Bewerbers 7. Vertragsverhandlungen und Absagebriefe Manuelle Erstellung der Verträge/ rechtliche Prüfung Manuelle Erstellung Absageschreiben Umfangreiches Mustervertragswerk mit Arbeitsverträgen, befristeten Verträge u.a. Automatisches Auslösen des Schriftverkehrs 8. Übernahme des Mitarbeiters Manuelle Anlage des Mitarbeiter für die Personalakte und die Lohnabrechnung Automatische Übernahme in den Mitarbeiterstamm/ elektronische Personalakte oder entsprechende Lohnabrechnung 16

17 So vermeiden Sie die 10 häufigsten Fehler bei der Mitarbeiterbeschaffung Es sind immer die gleichen Fehler, die bei der Mitarbeitergewinnung gemacht werden. Die folgende Liste präsentiert die TOP 10 der häufigsten Fehler bei der Mitarbeiterbeschaffung und gibt Ihnen sogleich Tipps aus der Praxis, wie Sie diese Fehler vermeiden können: 1. Sie bekommen nur wenige qualifizierte Bewerbungen. Und das, obwohl Ihnen die Stellenausschreibung interessant erschien. Praxistipp: Prüfen Sie, auf welche Weise Sie Ihre Stellenausschreibung in weiteren Medien publizieren können. Es kann sein, dass die Stellenanzeige in Printmedien im falschen Format, zum falschen Zeitpunkt oder in nicht zielgruppenrelevanten Publikationen erscheint. Haben Sie die richtigen Jobportale für Ihre Stellenveröffentlichung gewählt? Hilft eine ergänzende Platzierung über Social Media (XING; Facebook etc.)? Mit dem Onlinetool Sage HR E-Recruiting lassen sich Stellenausschreibungen ganz einfach auf Ihrer Webseite publizieren. Nutzen Sie diverse Textbausteine und Vorlagen für Ihre Stellenausschreibung. 2. Sie suchen nach Bewerbern, die Ihnen ähnlich sind. Sie sind erst zufrieden, wenn Sie den Bewerber gefunden haben, der einen ähnlichen Werdegang hat wie Sie und/oder Ihnen in der Mentalität ähnlich ist. Praxistipp: Bewerten Sie die eigenen Erfahrungen nicht zu sehr. Geben Sie allen Bewerbern eine Chance - auch denen, die andere Bildungs- und Berufspfade gegangen sind als Sie. 3. Die Bewerber passen nicht auf die Stelle. Zwar haben Sie das Gefühl, gute Leute einzustellen, aber diese scheinen für die Stelle nicht geeignet zu sein. Praxistipp: Erstellen Sie vor der Ausschreibung einer Stelle ein klares Anforderungsprofil für geeignete Bewerber. So suchen Sie gezielt eine Person für die zu besetzende Stelle. Im Sage HR Recruiting sind Profilabgleiche der Bewerber mit den Stellenanforderungen sofort möglich. 4. Sie lassen den Bewerber zu wenig zu Wort kommen. Sie freuen sich über ein gutes Bewerbungsgespräch, weil der Bewerber gut zuhören konnte und Sie ihm die aktuelle Problemlage des Unternehmens schildern konnten. Praxistipp: Arbeiten Sie auf eine angemessene Verteilung der Redezeiten hin. 80 % der Redeanteile in einem Erstgespräch sollten dem Bewerber gehören, 20 % Ihnen. 5. Sie bewerten den ersten Eindruck bei einem Bewerbungsgespräch zu stark. Praxistipp: Relativieren Sie bewusst Ihren ersten Eindruck. Sichern Sie die ersten Eindrücke durch weitere Prüfungen ab. Geben Sie den Kandidaten die Chance zum zweiten Eindruck. 17

18 6. Bisherige Erfahrungen mit Assessment-Centern waren schlecht. Im Beobachterteam gab es eine heftige Diskussion über die Güte der Kandidaten. Man konnte sich auf keinen Bewerber einigen. Praxistipp: Lassen Sie alle Beobachter schulen. Erstellen Sie vor einem Assessment-Center ein Anforderungsprofil, das von den Beobachtern akzeptiert wird. 7. Viele Bewerber springen während des Auswahlverfahrens ab. Praxistipp: Ziehen Sie das Auswahlverfahren zügig durch. Denn: Gute Bewerber werden nicht alt : Gerade geeignete Kandidaten werden schnell auf andere Posten abgeworben oder geben bei einem sich hinauszögernden Auswahlverfahren auf. Mit dem Sage HR Recruiting können Sie Zwischenbescheide, Einladungsschreiben oder Absagebriefe auf Knopfdruck generieren. 8. Bei früheren Stellenbesetzungen mussten einzelne Mitarbeiter gegen den Willen einzelner Verantwortlicher durchgesetzt werden. Praxistipp: Ein Mitarbeiter hat schon verloren, wenn er gegen den Willen des Fachvorgesetzten oder des Personalverantwortlichen eingestellt wurde. Tun Sie alles, um einen Konsens über den besten Bewerber herzustellen. Prüfen Sie bisherige Auswahlmethoden, ggf. wiederholen Sie einzelne Schritte der Bewerberauswahl. Legen Sie sich mit dem Sage HR Recruiting einen Bewerberpool an, auf den Sie jederzeit zurückgreifen können. So lassen sich Bewerber auch miteinander vergleichen. Darüber hinaus bietet der Einsatz des Sage HR Portal die Möglichkeit, Bewerber im Auswahlprozess durch Fachabteilungen und Führungskräfte beurteilen und bewerten zu lassen. So beziehen Sie weitere Entscheidungsträger effektiv in den Auswahlprozess ein. 10. Sie können sich nicht für einen Kandidaten entscheiden. Praxistipp: Nur Mut: Entscheiden Sie schnell. Wenn Sie alle sachlichen Kriterien ausgewertet haben und zu einem Gleichstand in der Bewertung gekommen sind, setzen Sie auf Ihr Gefühl. Entscheiden hat immer auch mit Nichtwissen zu tun. Ob der Kandidat wirklich der Richtige ist, wird sich erst im Arbeitsprozess zeigen. Aber warten Sie nicht, bis Bewerber von sich aus absagen und damit die Entscheidung ohne Sie getroffen wird. Entscheiden Sie! Gerade die besten Bewerber dürfen Sie nicht zu lange hinhalten. Hinterlegte Textbausteine im Sage HR Recruiting erleichtern Ihnen das Erstellen von Zusagen oder Absagebriefen. Bei Einstellung lässt sich das Bewerberprofil auf Knopfdruck in den Arbeitnehmerstamm übernehmen. 18

19 IT optimiert Personalbeschaffung Studien belegen: Verbesserungen in der Personalbeschaffung durch IT-Nutzung! Durch das E in E-Recruiting, also durch IT-Nutzung, haben die Studienteilnehmer in den letzten Jahren Performance-Verbesserungen ihrer Rekrutierungsprozesse in den Dimensionen Zeit, Kosten und Qualität erreichen können. Mehr als sechs von zehn Unternehmen konnten in der jüngeren Vergangenheit die Qualität der Bewerberdaten und 58,4 Prozent den Anteil der erfolgreich eingestellten Wunschkandidaten steigern. Die Zeit zwischen der Identifikation einer Vakanz und dem Schalten der Stellenanzeigen konnte von 63,5 Prozent verkürzt werden. Nahezu jeder zweiten antwortenden Firma gelang es in den vergangenen Jahren die Time-to-Hire zu reduzieren. Die Kosten für die interne Bearbeitung von Bewerbungen wie auch die Kosten je bearbeiteter Bewerbung konnten jeweils von annähernd der Hälfte der Teilnehmer an der Studie verringert werden. Bei der Analyse des Einflusses von IT auf die Leistung der Geschäftsprozesse in der Personalbeschaffung zeigen Korrelationsanalysen darüber hinaus, dass Formularbewerbungen Daten- und Bewerberqualität erhöhen sowie Durchlaufzeiten und Kosten je Bewerbung reduzieren können und dass der Einsatz von Bewerbermanagementsystemen mit sinkenden Kosten je bearbeitender Bewerbung einhergeht. 5) persönlichen Daten und ihren Wunsch, die Stelle zu wechseln. Dafür erwarten sie Vertraulichkeit, Fairness und eine baldige Antwort. Lassen Sie die Bewerber nicht im Ungewissen. Zwischenbescheide pflegen Ihr Image als Arbeitgeber. Mit dem Sage HR Recruiting können Sie Zwischenbescheide, Einladungsschreiben oder Absagebriefe auf Knopfdruck generieren. 2. Schnelle Antworten vermitteln dem Bewerber ein positives Bild über Ihr Unternehmen. Bewerber, die eine Stelle suchen, bewerben sich meist bei mehreren Unternehmen gleichzeitig und warten auf die Reaktionen der möglichen künftigen Arbeitgeber. Wer sich schnell meldet, zeigt, dass er den Bewerber ernst nimmt. Langes Abwarten signalisiert dagegen die Mentalität: Wir haben es nicht nötig. Reagieren Sie sofort. Das zeigt dem Bewerber, dass Sie kundenorientiert handeln. Mit dem Online-Tool Sage HR E-Recruiting sind Sie im Vorteil: Die automatische Datenübernahme ins System ermöglicht eine schnelle Datenverarbeitung und Reaktion. Freitext-Dokumente, wie Lebensläufe, lassen sich über einen CV-Reader automatisiert tabellarisch extrahieren und ins Programm übernehmen. Tipps zum professionellen Umgang mit Bewerbern Die Außenwirkung eines Unternehmens wird mitbestimmt von seinem Umgang mit den Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, aber auch Bewerbern. Ebenso wie Sie einen gewissen Anspruch an das Auftreten eines Bewerbers haben, so hat der Bewerber eine Erwartungshaltung zum Umgang mit seiner Bewerbung an Sie als Personaler. 1. Zwischenbescheide: Lassen Sie die Bewerber nicht hängen. Bewerber auf eine Stellenanzeige bringen Ihnen einen Vertrauensvorschuss entgegen. Sie offenbaren ihre 5) vgl. Recruiting Trends 2011, Monster Worldwide Deutschland GmbH Befragt wurden die Top Unternehmen aus Deutschland sowie die 300 größten deutschen Unternehmen aus den Branchen Finanzdienstleistung, Informationstechnologie (IT) und öffentlicher Dienst. 19

20 3. Gute Bewerber sofort einladen Sie haben die Stellenanzeige erst kürzlich veröffentlicht und schon wenige Tage später die Unterlagen eines geeigneten Bewerbers vorliegen. Jetzt stehen Sie vor der Frage: Warte ich ab, ob noch bessere Bewerber kommen? Schicke ich einen Zwischenbescheid? Oder lade ich den Bewerber sofort zu einem Vorstellungsgespräch ein? Wenn der Bewerber Ihren Anforderungen voll und ganz entspricht, zögern Sie nicht mit der Einladung. Im Sage HR Recruiting sind Profilabgleiche der Bewerber mit den Stellenanforderungen sofort möglich. Umfangreiche Musterverträge erleichtern Ihnen den folgenden Einstellungsprozess. 4. Bedingt geeigneten Bewerbern einen Zwischenbescheid schicken. Handeln Sie auch, wenn Sie das Gefühl haben, ein Bewerber könnte zwar für die Stelle passen, er ist jedoch auf Grund der vorliegenden Unterlagen nicht Ihr Traumkandidat. Schicken Sie dem Bewerber in diesem Fall einen Zwischenbescheid. Damit weiß er, dass seine Unterlagen bei Ihnen eingegangen sind und er noch im Rennen ist. Legen Sie sich mit dem Sage HR Recruiting einen Bewerberpool an, auf den Sie jederzeit zurückgreifen können. So lassen sich z.b. Bewerber auch miteinander vergleichen oder auch Talente für eventuelle andere vakante Positionen erfassen. 5. Ungeeigneten Bewerbern sofort absagen Auch Bewerber, die Ihren Anforderungen in keiner Weise entsprechen, haben ein Recht auf eine schnelle Antwort. In diesem Fall stehen Sie vor der Frage: Sage ich sofort ab und stoße den Bewerber damit vielleicht vor den Kopf? Schicke ich erst einen Zwischenbescheid und sage dann nach einer Anstandsfrist ab? Ein Zwischenbescheid weckt beim Bewerber Hoffnungen. Früher oder später werden diese Hoffnungen enttäuscht. Zusätzlich macht Ihnen der Zwischenbescheid Arbeit und verursacht Kosten. Wenn Sie von vornherein wissen, dass ein Bewerber nicht infrage kommt, sollten Sie ihm die Bewerbungsunterlagen sofort mit einer angemessenen Begründung zurückschicken. Hinterlegte Textbausteine im Sage HR Recruiting erleichtern Ihnen das Erstellen der Absagebriefe. Praxistipp: Vermeiden Sie in Absagebriefen die vermeintlich gutgemeinten Mitleidsbekundungen wie: Wir hoffen, dass Sie bald eine Stelle finden werden, die Ihren Fähigkeiten entspricht. Erstens stimmt das meistens nicht und zweitens verärgert das den Empfänger mehr, als es ihm hilft. Gleiches gilt für Sätze wie: Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass.... Begründen Sie sachlich Ihre Entscheidung: Da Sie keine Kenntnisse auf dem Gebiet... aufweisen, können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen. Daher erhalten Sie Ihre Unterlagen zurück. Vielen Dank für Ihr Vertrauen in unser Unternehmen. 20

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