B-52.1 Allgemeine Angaben der Klinikumsverwaltung Bereich IV

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1 B-52.1 Allgemeine Angaben der Klinikumsverwaltung Bereich IV Fachabteilung: Art: Klinikumsverwaltung - Bereich IV nicht Betten führend Bereichsleiterin: Franziska Harant Ansprechpartner: Marlene Heinz (Sekretariat) Hausanschrift: Albert-Einstein-Allee Ulm Telefon: 0731/ Fax: 0731/ URL: marlene.heinz@uniklinik-ulm.de QUALITÄTSBERICHT 2010 UNIVERSITÄTSKLINIKUM ULM 619

2 Unser Bereich Der Bereich Controlling und Personal mit seinen Abteilungen Medizincontrolling, Leistungs- und Kostenentwicklung, Controlling, Berichtswesen, Organisation, Projekte und Projektcontrolling sowie Personaladministration, Personalbetreuung und Recruiting erfüllt folgende zentrale : Aufbereitung und Weiterverarbeitung der Leistungs- und Kostendaten Sicherstellung und Unterstützung der Kliniken bei der medizinischen Dokumentation und DRG-Kodierung Planung, Analyse und Freigabe der Daten an die Abteilungen Unterstützung der Abteilungen bei Entscheidungsfindungen und Projektabläufen Ausbau und Weiterentwicklung der Kalkulationen Integration und Ausbau einer optimalen Nutzung von EDV-Systemen Aufbau eines klinikweiten Projektsystems Unterstützung der Abteilungen in allen Personalangelegenheiten und -abrechnungsthemen Unsere Innovationen Folgende innovative Schwerpunkte sind im Berichtsjahr 2010 realisiert worden: Reorganisationsprojekt Dokumentation und Kodierung in der Klinik für Innere Medizin II Einrichtung Bettenband Tagesklinik Chirurgie Einführung einer automatischen OPS-Generierung für Psychiatrische OPS- Codes basierend auf der Leistungsdokumentation Validierung der erlösbasierten Referenzbetrachtung im Personalbedarf und der Klinikmatrix als modulorientierte Erlös-Aufwandsdarstellung auf Basis der InEK-Referenzwerte für Entscheidungen zur Ressourcenbereitstellung Neuorganisation des Personalwesens in die Gebiete Administration, Betreuung und Recruiting Entwicklung von neuen Beurteilungsleitlinien für Auszubildende und Studenten Entwicklung und Abschluss der Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement, der Dienstvereinbarung "Telearbeit" sowie der Dienstvereinbarung zur Verbesserung der Arbeitszeitbedingungen im Pflegedienst Vorbereitung einer neuen Entgeltordnung zum TV UK Weiterführung von Erhebungen zur Auslastung im Ruf-/Bereitschaftsdienst QUALITÄTSBERICHT 2010 UNIVERSITÄTSKLINIKUM ULM 620

3 Erarbeitung von Richtlinien der Medizinischen Fakultät der Universität Ulm und des Universitätsklinikums Ulm "Ihre Forschung, Ihr Gewinn: Prämien und Zulagen bei Drittmittelprojekten" Erstellung eines Recruitingkonzeptes und Implementierung eines Bewerbermanagementsystems Aufbau der Karrierewebsite Unsere Ergebnisse Die Umstrukturierungen aus 2009 sind erfolgreich umgesetzt und konsolidiert worden. Die Vorgaben wurden erreicht und haben zu einer wesentlichen Verbesserung der zeitnahen und detaillierten Abbildung von Leistungen und Kosten beigetragen. Darüber hinaus entstand durch Weiterentwicklungen der Berichte mehr Transparenz und mehr Steuerungsmöglichkeiten hinsichtlich Kapazitätsauslastungen. Die Leistungsdokumentation konnte durch Schaffung von Leistungspaketen vereinfacht werden. Die Bearbeitung der Vorgänge im Personalbereich konnte durch die Umstrukturierung beschleunigt werden. Unsere Mitarbeiter Um einen einheitlichen und aktuellen Informationsstand über wesentliche Themenschwerpunkte in unserem Bereich zu erlangen, nehmen unsere Mitarbeiter regelmäßig an Inhouse-Schulungen oder Angeboten Externer teil. Unsere Aktionen Einführung eines Schulungs- und Fortbildungsprogramms zum DRG-Fallpauschalensystem für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ziel des Schulungsangebotes ist, allen Interessierten einen Zugang zur Systematik und den Hintergründen des DRG- Systems zu ermöglichen bzw. Mitarbeiter mit DRG- für diese Tätigkeiten weiter zu qualifizieren. DRG-Basiswissen DRG-Intensivschulung für neue DRG-Beauftragte und DRG-Kodierfachkräfte DRG-Expertenwissen (Workshop für DRG-Kodierfachkräfte) Infoveranstaltungen zu den jährlichen Änderungen im DRG-System Unsere Ziele Unseren Ausblick auf das Berichtsjahr 2011 richten wir auf folgende Schwerpunkte: Ausweitung und Optimierung des Bewerbermanagementsystems Einführung eines Dokumentenmanagementsystems QUALITÄTSBERICHT 2010 UNIVERSITÄTSKLINIKUM ULM 621

4 Implementierung des Prozesses "Betriebliches Eingliederungsmanagement" Abstimmung der neuen Entgeltordnung zum TV UK mit ver.di Vorbereitung der Umsetzung des Universitätsmedizingesetzes Weiterführung von Personalentwicklungsmaßnahmen in Klinikum und Fakultät Reorganisation von Dokumentation und Kodierung in gemeinsam definierten Kliniken Weiterentwicklung des Monatsberichtswesens auf stetig steigende Anforderungen Ausdehnung der Personaleinsatzplanung auf Ärzte BW- Berichtswesen: Weiterentwicklung unter Berücksichtigung aktueller SAP- Technik Weiterentwicklung der vorhandenen ILV-Konzeption Eines unserer Hauptziele für das Berichtsjahr 2011 ist es, die Inbetriebnahme Neubau Chirurgie bestmöglich zu unterstützen. B-52.2 Tätigkeitsschwerpunkte der Klinikumsverwaltung Bereich IV Abteilung Medizincontrolling, Kosten- und Leistungsentwicklung (VX00) Dr. med. Günther Flämig (bis 03/2011) Dr. med. Christian Schliep (ab 04/2011) Erstellung der Profitcenter- bzw. Jahres-/ Monatsberichte für die Krankenversorgung und Fakultät Ausbau und Pflege der internen Leistungserfassung und -verrechnung Pflege des Kostenstellenplans Erstellung der Budgetunterlagen für die Fakultät Erstellung der Krankenhausstatistik Durchführung medizinischer Leistungsanalysen Gesamthaus und Kliniken für die Budgetverhandlungen und zur internen Steuerung Durchführung von Reorganisationsprojekten zur Dokumentation und Kodierung Medizinische Analysen von Extremkostenfällen Erstellung krankenhausinterner Vorgaben zur Dokumentation und Kodierung sowie Beratung der Kliniken QUALITÄTSBERICHT 2010 UNIVERSITÄTSKLINIKUM ULM 622

5 Unterstützung bei klinikinternen Prozessoptimierungen Konzeption, Ausbau und Durchführung von Dokumentations- und Kodierschulungen Weiterentwicklung der internen Feedbackliste für Zusatzentgelt/ NUB Organisation und Koordination der Externen Qualitätssicherung Abteilung Controlling (VX00) Angelika Wagner Erstellung von Analysen bei Plan-Ist-Abweichungen Beteiligung bei Prognose/Budget-Berechnungen für die Krankenversorgung und Fakultät Jährliche Kalkulation der neuen Krankenhausentgelte (DRG und Psychiatrie) und der Ausbildungsstätten in enger Koordination mit der Datenaufbereitung für das InEK Kalkulation der internen Verrechnungspreise Beteiligung am Benchmarking mit Kliniken innerhalb des VUD Beteiligung an unterschiedlichen Projekten (abteilungsbezogen und/oder fachübergreifend) Beteiligung an Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen im Rahmen von Struktur-, Beschaffungs- oder Kooperationsentscheidungen Gespräche mit Einrichtungsleitern zu Fragen der Kalkulation, zur Weiterentwicklung der Einrichtung und zur Profitcentersituation, ggf. unter Einbeziehen der InEK-Sollwerte Optimierung der Kommunikation zwischen der Schnittstelle Klinik und Verwaltung (durch die dezentral eingesetzten Klinikreferenten) Abteilung Berichtswesen (VX00) Joachim Dunkel Personalcontrolling operative und strategische Ausrichtung, Vorbereitung von personalrelevanten Entscheidungen, Vorhaltung von Personalkennzahlen Personalabrechnung, einschließlich der Folgeaktivitäten aus den Bereichen Sozialversicherung, Steuer, Zusatzversorgung/Alterssicherung sowie dem gesetzlichen Meldewesen QUALITÄTSBERICHT 2010 UNIVERSITÄTSKLINIKUM ULM 623

6 Personaleinsatzplanung Administration des SAP-Moduls mit Umsetzung gesetzlicher und tariflicher Anforderungen, Entwicklung neuer Projekte, Schulung und Anleitung der Anwender Customizing des Personalwesens Vor-/Aufbereitung gesetzlicher und tariflicher Änderungen und Übernahme in das SAP-Personalinformationssystem Betriebliches Berichtswesen - Reporting-Unterstützung der strategischen und operativen Unternehmensführung, Auf-/Ausbau eines Online-Berichtswesens mit SAP BW über das Intranet Erstellung von Einzelauswertungen - als Ergänzung des regulären Reportings und Basis für die Weiterentwicklung des Berichtswesens Abteilung Organisation und Projekte (VX00) Ingeborg Goeckelmann Organisation: Prüfung, Optimierung und Überwachung der Aufbau- und Ablauforganisation: Die Beauftragung der Untersuchungen erfolgt durch den Klinikumsvorstand. Das Ergebnis wird in Einzelberichten festgehalten und die Umsetzung wird überwacht. Projekte: Leitung und Steuerung von abteilungsübergreifenden Projekten: Die Projekte werden unter Einbeziehung der erforderlichen Bereiche organisiert und durchgeführt. Die Projektabläufe werden kontrolliert. Außerdem werden in Projekten Abläufe angepasst, die im Zusammenhang mit EDV- und Gesetzesänderungen erforderlich werden. Begleitung und Betreuung von Projekten ggf. gemeinsam mit Unternehmensberatern Verfolgung der beschlossenen Maßnahmen und Beobachtung der Umsetzung von Vereinbarungen. Projektcontrolling: Koordination der Projekte im Universitätsklinikum Ulm Aufbereitung und Vorlage der Projektanträge zur Genehmigung gemäß Projektmanagementkonzept. QUALITÄTSBERICHT 2010 UNIVERSITÄTSKLINIKUM ULM 624

7 Abteilung Personaladministration (VX00) Petra Rath Zahlbarmachung der Entgelte inkl. Steuer, Sozialversicherung, Altersversorgung Beratung von Beschäftigten zu abrechnungsrelevanten Themen Festsetzung nichtständiger Gehaltsbestandteile Betreuung der SchülerInnen, PraktikantInnen, PJ, FSJ, Bundesfreiwilligendienst, wiss. Hilfskräfte Familienkasse AnsprechpartnerInnen zum Thema Beruf und Familie Bewilligung und Abrechnung von Dienstreisen Vorbereitung von Tarifverhandlungen in enger Kooperation mit den anderen Uniklinika des Landes Umsetzung, Auslegung und Fortschreibung des Tarifrechts Abteilung Personalbetreuung (VX00) Carmen Zweifel Beratung von Führungskräften und Mitarbeitern Personelle Einzelmaßnahmen nach der Einstellung (z. B. Änderung der Arbeitszeit, Höhergruppierung, Umsetzung, Weiterbeschäftigung, Austritt) Bearbeitung von Mutterschutzangelegenheiten, Elternzeit, Beurlaubungen Störungen im Arbeitsverhältnis (Personalgespräche, Abmahnung, Kündigung) Betreuung Azubis Beteiligung Personalvertretung Betriebliches Eingliederungsmanagement Entwicklung und Prüfung von Arbeitszeitmodellen Ermittlung des Personalbedarfs Vertretung in arbeits- und verwaltungsgerichtlichen Verfahren Zeugnisrecht QUALITÄTSBERICHT 2010 UNIVERSITÄTSKLINIKUM ULM 625

8 Abteilung Recruiting (VX00) Joachim Dunkel / Melanie Hacker Bewerbungsmanagement: Anforderungsprofil erstellen Stellenausschreibung veröffentlichen Bewerberkorrespondenz Vorsortierung der Bewerbungsunterlagen Organisation und Moderation der Vorstellungsgespräche Durchführung der Einstellungen mit tarifgerechter Eingruppierung und Vertragserstellung Einbindung der Schwerbehindertenvertretung, der Beauftragten für Chancengleichheit und des Personalrates Betriebsärztlicher Dienst (VX00) 2010 wurden folgende Tätigkeiten der arbeitsmedizinischen Betreuung durch den betriebsärztlichen Dienst des TÜV SÜD geleistet: Leistung Anzahl Vertrauensärztliche Untersuchung 49 Strahlenschutzuntersuchungen 42 Allgemeine arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung 32 Zu den häufigsten Vorsorgeuntersuchungen in 2010 zählen: Hauterkrankungen: Tätigkeiten mit Infektionsgefährdung: Neben der allgemeinen Sprechstunde gehören auch Beratungen und betriebliche Eingliederungen zu den wesentlichen des betriebsärztlichen Dienstes. Darüber hinaus wurde auch im Jahr 2010 wieder die jährliche Grippeschutzimpfung angeboten und von über 500 MitarbeiterInnen in Anspruch genommen. QUALITÄTSBERICHT 2010 UNIVERSITÄTSKLINIKUM ULM 626