Versicherungsrechnungen mit Selbstbeteiligung

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1 Sehr geehrter -Nutzer, Osnabrück, im April 2013 mit der Aktualisierung auf Version Q2/2013 der repdoc Werkstattsoftware hat sich wieder einiges getan und es erwarten Sie viele neue Funktionen, Änderungen und Detailverbesserungen, die Sie bei der Erledigung der täglich anfallenden Aufgaben unterstützen werden! Nachfolgend möchten wir Ihnen die Neuerungen in einer kurzen Übersicht vorstellen. Detaillierte Informationen zu den interessantesten Verbesserungen finden Sie auf den nachfolgenden Seiten. Viele Grüße, Ihr -Team Wichtiger Hinweis: In zukünftigen Versionen von repdoc Werkstattsoftware wird der Microsoft SQL Server 7 nicht mehr unterstützt. Sollten Sie beim Programmstart nach dieser Aktualisierung eine entsprechende Meldung erhalten, wenden Sie sich bitte an das Support- und Service-Team. Versicherungsrechnungen mit Selbstbeteiligung Seite 2 Fest hinterlegbare abweichende Rechnungsempfänger Seite 3 Erlöskontenmatrizen Seite 4 Persönliche Kalender Seite 5 Weitere Verbesserungen basierend auf Ihren Anregungen Seite 5 Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 1 von 8

2 Versicherungsrechnungen mit Selbstbeteiligung Es wurde ein neuer Assistent im Kundenbeleg hinzugefügt, der Sie bei der Erstellung von Versicherungsrechnungen mit Abzug der Selbstbeteiligung und Berechnung derselben an den Kunden unterstützt. Sie finden den Assistenten, wenn Sie im Kundenbeleg auf den Pfeil neben der Schaltfläche zum Öffnen des Kunden klicken und die Funktion Versicherungsrechnung anklicken. Nachdem Sie die Versicherung, für die die Rechnung erstellt werden soll, gewählt haben, gelangen Sie in das Fenster, in dem Sie die Selbstbeteiligung, die der Kunde zu tragen hat, angeben können. Mit Fertigstellen des Assistenten wird der Rechnungsempfänger der Rechnung auf die Versicherung geändert und der Betrag der Selbstbeteiligung wird in Abzug gebracht. Gleichzeitig wird eine neue Rechnung für den ursprünglichen Kunden erstellt und die Selbstbeteiligung als Position eingefügt. Unterhalb der Angabe der Selbstbeteiligung haben Sie die Option, den Andruck der Adresse des Fahrzeughalters auf der Versicherungsrechnung zu aktivieren. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, die Kaskoschadennummer mit anzugeben. Die Schadennummer wird sodann auf der Versicherungsrechnung und der Rechnung über den Betrag der Selbstbeteiligung mit angedruckt. So generieren Sie schnell und einfach zwei Rechnungen und Offene Posten, ohne manuell Positionen einfügen und Berechnungen zur korrekten Hinterlegung der Selbstbeteiligung vornehmen zu müssen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 2 von 8

3 Fest hinterlegbare abweichende Rechnungsempfänger Ab und zu kommt es vor, dass der Kunde, für den ein Fahrzeug angelegt wurde, nicht der Rechnungsempfänger ist. Ein gutes Beispiel hierfür sind Firmenfahrzeuge von Außendienstmitarbeitern, die mit dem Fahrer als Kunde angelegt werden, deren Rechnungen jedoch an die Firma gesendet werden sollen. Hierzu gibt es nun die Möglichkeit, die Firma als abweichenden Rechnungsempfänger fest beim Halter des Fahrzeugs zu hinterlegen. Voraussetzung dafür ist, dass der Rechnungsempfänger, also die Firma, als Kunde angelegt ist. Um diese Firma als Rechnungsregulierer beim Halter des Fahrzeugs zu hinterlegen, öffnen Sie diesen und wechseln auf die Registerkarte Kontakt. Hier finden Sie mittig die Möglichkeit, auf die Kundenliste zuzugreifen und den Rechnungsempfänger auszuwählen. Beim Fertigstellen einer Rechnung für einen Kunden, für den ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt wurde, erscheint eine Abfrage, ob der Adressat der Rechnung geändert werden soll. So können Sie sowohl das Firmenfahrzeug als auch den ggf. vorhandenen Privatwagen unter einer Kundennummer verwalten und sind bei der Abrechnung flexibel. Neben der Änderung der Adressierung auf der Rechnung wird auch der Offene Posten für den Rechnungsempfänger erzeugt. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 3 von 8

4 Erlöskontenmatrizen Eine Erlöskontenmatrix ermöglicht es, den generierten Erlös, je nach Belegart, Gebietskennung des Kunden und Besteuerung der Position, auf verschiedene Erlöskonten zu verbuchen. So kann für die Belegarten Rechnung, Gutschrift/Stornorechnung und Garantie in den Gebietskennungen Inland, EU- Gebiet, Nicht-EU-Gebiet und Interne Belege für die Steuersätze Volle Steuer, Ermäßigte Steuer, AT-Steuer und Ohne Steuer jeweils ein eigenes Erlöskonto definiert werden, auf dem generierte Umsätze verbucht werden. So ist eine differenziertere Auswertung über den generierten Umsatz möglich. Die Erlöskontenmatrizen dienen beispielsweise dazu, den erzeugten Umsatz nach Gebieten (Inland, EU-Gebiet etc.) zu trennen, um sie besser auswerten zu können. Auch die Übergabe auf Automatikkonten in der Buchhaltung wird so erleichtert, da getrennt nach Steuersatz ein separates Konto angesprochen werden kann. So kann beispielsweise die Übergabe des Steuerschlüssels entfallen. Die Nutzung der Erlöskontenmatrizen aktivieren Sie systemweit unter Extras Optionen (für alle Computer im Netzwerk) auf der Registerkarte Einstellungen. Die anzuklickende Option nennt sich Erlöskontenmatrizen nutzen. Die Erlöskontenmatrizen können unter Extras Konten-Listen Erlöskontenmatrizen angelegt und bearbeitet werden. Dieser Punkt ist erst nach Aktivierung der Nutzung der Erlöskontenmatrizen in den Systemoptionen und einem anschließenden Neustart von repdoc sichtbar. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 4 von 8

5 Persönliche Kalender Um persönliche Termine zu verwalten oder Termine in Gruppen zu verwalten, auf die nicht jeder Mitarbeiter Zugriff haben muss, ist es nun möglich, den Zugriff auf einzelne Kalender für einzelne Mitarbeiter zu begrenzen. Öffnen Sie über Kalender Kalender die Liste aller im System angelegten Kalender. Hier öffnen Sie einen der Kalender per Doppelklick und klicken auf die Registerkarte Berechtigungen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche <Bearbeiten > rufen Sie die Liste der Benutzer auf, die Sie für den Zugriff auf den Kalender aktivieren können. Wenn kein Benutzer zugeordnet ist, ist der gewählte Kalender für alle Benutzer sichtbar. Weitere Verbesserungen basierend auf Ihren Anregungen Für einen Kunden ist es nun möglich, eine generelle Mahnsperre zu setzen, so dass OPs, die für diesen Kunden erzeugt werden, nicht angemahnt werden. Um die Mahnsperre zu setzen, öffnen Sie den Kunden und wechseln auf die Registerkarte FiBu. Hier finden Sie im Bereich Zahlungsziele die Option Mahnsperre, die sie aktivieren. Im Zahlungsassistenten wurde eine Option hinzugefügt, um für den OP, für den die Zahlung verbucht wird, eine Mahnsperre zu aktivieren. Sollte der OP nicht voll bezahlt werden, kann so optional aktiviert Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 5 von 8

6 werden, dass der Restbetrag nicht angemahnt werden soll. Die Einstellung, die im Kunden getätigt wird, wird an dieser Stelle ausgelesen: ist für den Kunden eine Mahnsperre aktiviert, wird die Option im Zahlungsassistenten ebenfalls aktiviert. Sofern in den lokalen Einstellungen ( Extras Optionen (nur für diesen Rechner) ) die Kurzsperrung über die Taste <Pause> aktiviert ist, kann diese Funktion nun auch im Wochen- und Werkstattplaner verwendet werden. Mit einem Druck der Taste <Pause> kann repdoc gesperrt werden und ist dann nur nach Eingabe des Benutzerpasswortes wieder nutzbar. In der Statistik, die Sie über Verkauf Umsatz-Statistik erreichen, können nun Mitarbeiter, die keinen Umsatz generiert haben, ausgeblendet werden. Öffnen Sie dazu die Listenfilter und aktivieren die Option Nur Mitarbeiter mit Umsatz anzeigen. Die Auswertung der Einstellung, welcher repdoc Katalog an die repdoc Werkstattsoftware angebunden ist, wurde geändert. Die Einstellung Automatische Erkennung startete bisher die lokal installierte Windows-Version des repdoc Katalogs. Nach der Aktualisierung wird, sofern Automatische Erkennung eingestellt ist, der repdoc Katalog 2.0 gestartet. Um die Einstellung zu ändern, öffnen Sie über Extras Optionen (nur für diesen Rechner) die lokalen Einstellungen und klicken auf die Registerkarte Module und dort auf die Schaltfläche Katalog. In das Feld zur manuellen Eingabe von Barcodes, das Sie bei aktivierter Barcode- Funktionalität durch Drücken der Tastenkombination Strg+B erreichen, können Inhalte nun auch per Strg+V eingefügt werden. Auf der Zulassungsvollmacht, die aus einem Fahrzeugverkauf im Fahrzeughandel gedruckt werden kann, besteht nun auch ein Feld, in das die evb-nummer eingetragen werden kann. Für die Angabe des Annahmedatums im Kundenbeleg auf der Registerkarte Anschrift wurde ein Assistent hinzugefügt, der die Wahl des Datums und die Angabe der Uhrzeit erleichtert. Im Ausdruck der Optionen der Buchhaltungsschnittstelle wird nun auch die Einstellung des Buchungstextes mit angedruckt. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 6 von 8

7 Auf Terminerinnerungen werden nun die Bemerkungstexte aus dem verknüpften Kundenbeleg angedruckt. Sollte kein Beleg verknüpft sein oder die Belegbemerkungen nicht gefüllt sein, werden weiterhin die Bemerkungen des Termins gedruckt. Beim Ausdruck der Liste der Serienbriefadressaten wird nun auch der Fahrzeughersteller mit ausgedruckt. Bei der Anlage eines neuen Leihfahrzeugs können Informationen zu Hersteller, Kennzeichen etc. nun direkt angegeben werden, ohne dass zuvor ein Fahrzeug aus dem Fahrzeugstamm gewählt werden muss. Auch beim Buchen einer neuen Anzahlung kann nun für Banküberweisungen das Buchhaltungskonto des Bankkontos, auf das die Überweisung getätigt wurde, angegeben werden. Das Feld zur Angabe des Datums für die Fahrtenschreiberprüfung auf der Registerkarte Weitere Daten im Kundenfahrzeug ist nun tagesgenau. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 7 von 8

8 Fehlerbereinigungen / -korrekturen: Beim Teilen eines Belegs erscheint nun eine Meldung, wenn sich in den markierten Positionen, die auf den neuen Beleg übernommen werden sollen, Paketpositionen befinden. Paketpositionen sind nicht übertragbar. Wenn eine Fahrzeughandelsrechnung für einen gesperrten Kunden erstellt wurde, kam es zu einer Fehlermeldung. Dieses Verhalten wurde korrigiert. Die Prüfung auf bereits vorhandene Belege findet nun auch statt, wenn während der Terminanlage ein neuer Beleg erzeugt wird. Beim Druck der Serienbriefadressatenliste wird nun auch der Fahrzeughersteller mit ausgegeben. Das Suchen in der Liste der Offenen Posten über den Rechnungsbetrag oder Restbetrag funktioniert nun wieder wie vorgesehen. Das Öffnen des zugehörigen Belegs aus einem Verleihvorgang ist nun wieder möglich. In importierten Lieferantenpreislisten können nun prozentuale Preisanpassungen auch mit Angabe von Prozentwerten mit zwei Nachkommastellen vorgenommen werden. Verleihvorgänge, die die gleiche Start- und Endzeit an unterschiedlichen Tagen haben, werden nun nicht mehr als ganztägiger Termin behandelt und nicht mehr in einem eigenen Bereich oberhalb der Spalten im Kalender angezeigt. Die Tabulatorreihenfolge in dem Fenster zur Neuanlage einer Kalenderposition berücksichtigt nun auch die Positionsarten. Die Suchfunktion in der Liste der Kalenderfarben und Kalenderpositionen funktioniert nun wie vorgesehen. Textbausteine, die mit einer Leerzeile beginnen, werden nun mit dieser Leerzeile in den Beleg übernommen. Die Scroll-Leiste im Editor der AGB-Texte funktioniert nun wieder wie vorgesehen. Das Speichern der abweichenden Rechnungsanschrift im Beleg konnte zu Problemen führen, wenn der Kunde aus dem Beleg heraus geöffnet wurde. Dieses Verhalten wurde korrigiert. Die Filter nach Anfang bzw. Ende von Mobilitätsgarantien in der Liste der Kundenfahrzeug-Termine funktioniert wieder wie vorgesehen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 8 von 8