Optimierungen im Kalenderbereich

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1 Sehr geehrter -Nutzer, Osnabrück, im April 2012 in Version Q2/2012 der repdoc Werkstattsoftware erwarten Sie wieder viele Änderungen und Detailverbesserungen, die Sie bei der Erledigung der täglich anfallenden Aufgaben unterstützen werden! Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen die Neuerungen kurz vorstellen. Die interessantesten Verbesserungen finden Sie nachfolgend in einer Übersicht, detaillierte Informationen zu den wichtigsten Punkten finden Sie auf den nachfolgenden Seiten. Viele Grüße, Ihr -Team Abrechnung von Reifeneinlagerungen und Werkstattersatzfahrzeugen Seite 2 Optimierungen im Kalenderbereich Seite 4 Verbesserte Verknüpfung mit repdoc Katalog 2.0 Seite 5 Neue Exportformate für die Serienbrieferzeugung Seite 6 Verbesserte Nutzung der zuletzt geöffneten Datensätze Seite 7 Verifizierung ausländischer USt.-Ident.-Nummern Seite 7 Weitere Verbesserungen basierend auf Ihren Anregungen Seite 8 Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 1 von 10

2 Abrechnung von Reifeneinlagerungen und Werkstattersatzfahrzeugen Bei der Durchführung einer Reifeneinlagerung haben Sie nun direkt die Möglichkeit, eine Berechnung der Einlagerung an den Kunden durchzuführen. Beim Klick auf die Schaltfläche Einlagerung durchführen erscheint nun ein Assistent, der Ihnen neben der Erzeugung eines neuen Beleges zur Abrechnung auch die Möglichkeit bietet, einen bereits bestehenden Beleg des Kunden auszuwählen oder die Abrechnung über den ggf. im Hintergrund geöffneten Beleg durchzuführen. Auch Verleihvorgänge für Werkstattersatzfahrzeuge lassen sich nun komfortabel über repdoc abrechnen! Sie haben hier, wie bei der Berechnung der Reifeneinlagerungen, die Wahl zwischen der Erstellung eines neuen Belegs, dem Verwenden eines im Hintergrund geöffneten Belegs oder der Auswahl eines bereits bestehenden Kundenbelegs, was im Fall des Leihfahrzeugs zum Beispiel die Reparatur- oder Inspektionsrechnung des Kundenfahrzeugs sein kann. Über die Liste der Verleihvorgänge, die Sie über Kalender Fahrzeug-Verleihvorgänge erreichen, erhalten Sie eine Übersicht aller Verleihvorgänge. Hier können Sie sich alle Vorgänge, die noch nicht abgerechnet wurden, anzeigen lassen. Per Doppelklick auf einen Verleihvorgang öffnen Sie diesen und können über das Kontextmenü, das Sie über einen Rechtsklick erreichen, die Abrechnung starten. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 2 von 10

3 Die Werte für die Berechnung der Reifeneinlagerungen und Leih-fahrzeuge hinterlegen Sie als Fremdleistung/Reparatur. Erstellen Sie zunächst zwei neue Fremdleistungen/Reparaturen für die Abrechnung der Reifeneinlagerungen sowie der Leihfahrzeuge. Diese Datensätze ordnen Sie anschließend in der Grundeinrichtung von repdoc unter Extras Optionen (für alle Computer im Netzwerk) Reifeneinlagerungen bzw. im jeweiligen Leihfahrzeug unter Extras Weitere Listen Leihfahrzeuge zu. Hinweis: Sollten Sie die automatische Abrechnung nicht nutzen wollen, können Sie diese im Leihfahrzeug durch anhaken der Option Keine Abrechnung von Leihvorgängen über Fremdleistungen jederzeit deaktivieren. Um die Berechnung von Reifeneinlagerungen zu verhindern, aktivieren Sie die Option Keine Abrechnung über Fremdleistungen, die Sie über Extras Optionen (für alle Computer im Netzwerk)... Reifeneinlagerungen finden. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 3 von 10

4 Optimierungen im Kalenderbereich Die Anlage von Belegen aus einem bestehenden Termin oder während der Anlage eines neuen Termins wurde stark verbessert. Durch die Einführung der Kalenderpositionen können Sie nun die vorhandenen Terminbeschreibungen mit Positionsdatensätzen wie z.b. Arbeitswerten oder Paketen verknüpfen und auf diesem Wege einfach und schnell ganze Belege zusammenstellen. Um die Positionsdatensätze den Terminbeschreibungen zuzuordnen, öffnen Sie über Extras Weitere Listen die Kalenderpositionen. Hier können Sie über die Schaltfläche Neue Position... eine weitere Kalenderposition hinzufügen und diese mit einem in Ihrer Datenbank vorhandenen Arbeitswert, Artikel, Paket oder einer Fremdleistung verknüpfen. Bei der Anlage eines neuen Termins markieren Sie die benötigten Arbeiten in der Liste und aktivieren die Option Direkt Beleg anlegen. Nach einem Klick auf Weiter gelangen Sie anschließend in die Kunden. und Fahrzeugauswahl. Sobald das gewünschte Kundenfahrzeug gewählt wurde, wird automatisch ein Kundenbeleg angelegt und die den gewählten Kalenderpositionen zugeordneten Positionen in den Beleg eingefügt. Selbstverständlich können Sie den Termin auch ohne die Direktanlage eines Belegs erstellen und im Anschluss im Bearbeitungsfenster des Termins auf die Schaltfläche Auftrag erstellen klicken. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 4 von 10

5 Um das Erkennen der Bedeutung einer Kalenderfarbe zu vereinfachen, haben Sie nun die Möglichkeit, den vorhandenen Kalenderfarben eigene Bezeichnungen zuzuordnen. Rufen Sie dazu über Extras Weitere Listen Kalenderfarben die Verwaltung der Farbkombinationen auf und öffnen Sie mit einem Doppelklick die Farbe, der Sie eine eigene Bezeichnung zuordnen möchten. Hier geben Sie den gewünschten Text einfach in das Feld Bezeichnung ein. Verbesserte Verknüpfung mit repdoc Katalog 2.0 Aus dem Kundenfahrzeug, dem Kundenfenster und aus dem Kundenbeleg heraus haben Sie nun die Möglichkeit, direkt in die einzelnen Bereiche des repdoc Katalog 2.0 zu springen. So erreichen Sie beispielsweise mit zwei Klicks direkt die Motordaten oder Informationen zur Bremsanlage, ohne sich vorher durch das Menü des Katalogs zu klicken. Sie erreichen die Auswahl im Kundenbeleg über den Punkt Technik im Auswahlmenü neben der repdoc-katalog- Schaltfläche. Im Fahrzeugschein und dem Kundenfenster steht Ihnen ebenfalls eine Schaltfläche im unteren Bereich des Fensters zur Verfügung. Alternativ öffnen Sie das Kontextmenü durch Drücken derrechten Maustaste und wählen dort den Punkt Technik aus. In Listenfenstern wie der Kundenliste oder Fahrzeugliste steht Ihnen in der Symbolleiste der Liste ebenfalls eine Schaltfläche zur Verfügung, über die Sie den Direkteinstieg in den Katalog erreichen. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 5 von 10

6 Fahrzeugdaten wie Kennzeichen, Motorcode, Baujahr, Erstzulassung und Fahrzeug- Identifikationsnummer sowie der dazugehörige Kundenname werden nun auf der sogenannten Infoleiste auf allen Seiten des Katalogs angezeigt, falls dieser aus der repdoc Werkstattsoftware heraus gestartet wurde. Die Infoleiste wird direkt unter den Ribbons in repdoc Katalog 2.0 dargestellt. Kunden- und Fahrzeugdaten werden nun, sofern der repdoc Katalog 2.0 aus der repdoc Werkstattsoftware aufgerufen wurde, in die Wartungspläne übernommen, so dass eine manuelle Eingabe dieser Werte entfällt. Neue Exportformate für die Serienbrieferzeugung Für das Exportieren Ihrer Serienbriefdaten wurden einige Formate definiert, die das Zusammenspiel mit Serienbrief- Serviceanbietern für die Erstellung von HU-Anschreiben in Zukunft stark vereinfachen! So stehen Ihnen bei der Auswahl der Funktion Adressatenliste in Datei exportieren während der Serienbrieferstellung nun die Formate marketingtoolmcp.com, TÜV Card Service und TÜV NORD ErinnerungsService zur Verfügung, um Ihre Daten in einem Format, das zur Weiterverarbeitung durch die verschiedenen Anbieter geeignet ist, zu exportieren. Hinweis: Bei der Nutzung der Exportformate marketingtool-mcp.com und TÜV Card Service ist eine nachträgliche Bearbeitung der exportierten Daten notwendig. Der Name des Kunden, der in repdoc in einem Feld verwaltet wird, muss in der Adressdatei in Vor- und Nachname getrennt werden. Nutzen Sie dazu die Funktion Text in Spalten, die Sie auf dem Ribbon Daten in Microsoft Excel finden. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 6 von 10

7 Verbesserte Nutzung der zuletzt geöffneten Datensätze Die Zuletzt geöffneten Datensätze, die Ihnen das erneute Aufrufen von Daten, die Sie als letztes bearbeitet bzw. geöffnet haben, stark erleichtern, werden nun nicht mehr nur an Ihrem Arbeitsplatz angezeigt, sondern an jedem Computer, an dem Sie sich mit Ihrem Benutzernamen anmelden. So können Sie beispielsweise im Büro einen neuen Auftrag zu einem Fahrzeug erfassen und in der Werkstatt gleich wieder ohne langes Suchen auf den Auftrag zugreifen und von dort beispielsweise über die neue Möglichkeit des Direkteinstiegs in den repdoc Katalog 2.0 auf die Wartungspläne oder technischen Informationen des Fahrzeugs zugreifen! Verifizierung ausländischer USt.-Ident.-Nummern Um bei Geschäftskontakten mit ausländischen Unternehmen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger zu verlagern bzw. bei Vorliegen aller weiteren Voraussetzungen eine steuerfreie Rechnung erzeugen zu können, ist das Vorliegen einer Bestätigung der Korrektheit der USt.-Ident.- Nummer und der Adressdaten des Kunden notwendig. Eine Anfrage zur Bestätigung musste bisher umständlich über die Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern gestellt werden. repdoc bietet nun eine Schnittstelle, die die hinterlegten Kundendaten online mit dem Bundeszentralamt für Steuern abgleicht und eine direkte Rückmeldung ausgibt, ob die Kundendaten gültig sind oder nicht. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 7 von 10

8 Zusätzlich zur reinen Überprüfung der Daten kann auch das Anfordern einer schriftlichen Bestätigung aktiviert werden, die für eine korrekte Abwicklung von Geschäftsbeziehungen mit ausländischen Unternehmen zwingend erforderlich ist. Die Abfrage beim und der Versand der Bestätigung durch das Bundeszentralamt für Steuern ist kostenfrei. Weitere Verbesserungen basierend auf Ihren Anregungen Es wird empfohlen, auf Belegen, die keine Rechnung sind, einen Hinweis anzudrucken, dass der jeweilige Beleg nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Es wurden einige Textbausteine hinzugefügt, die Sie in den Belegtextvorgaben (erreichbar über Extras Optionen (für alle Computer im Netzwerk)... ) verwenden können, um dieser Empfehlung zu entsprechen. Zur Pflege von Steuersätzen wurde eine Tabelle hinzugefügt, in der Sie bestehende Steuersätze bei Bedarf ändern bzw. neue Steuersätze, falls nötig, anlegen können. Sie finden diese Tabelle unter Extras Weitere Listen Steuersätze. Die repdoc Werkstattsoftware erteilt nur die steuerlichen Vorgaben der BRD. Auf Terminalserver-Systemen kann repdoc nun auch gestartet werden, wenn keine Terminalserverfähigkeit lizenziert wurde. Der Zugriff ist jedoch auf eine Verbindung zur Datenbank beschränkt und lediglich zu Administrationszwecken vorgesehen, so dass Verbindungen per Remote Desktop Protocol nun möglich sind. Beim Druck der Liste der Serienbriefadressaten erscheint nun auch die Mobiltelefonnummer, wenn diese beim Kunden gepflegt wurde. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 8 von 10

9 Im Ausdruck von Überlassungsverträgen für Werkstattersatzfahrzeuge wird nun auch die Bereifung und die Fahrzeug-Ident.-Nummer mitgedruckt, sofern das Leihfahrzeug mit einem Fahrzeug im Stamm verknüpft ist und dort die entsprechenden Informationen gepflegt wurden. Im Ausdruck von Arbeitskarten ohne Rückrufinformationen wird nun auch die Mobiltelefonnummer des Kunden mitgedruckt, sofern diese beim Kunden hinterlegt wurde. Anstatt des festen Textes Sehr geehrte Damen und Herren wird nun auf Zahlungserinnerungen bzw. Sammelmahnungen auch die beim Kunden hinterlegte Briefanrede gedruckt. Bei der Nutzung der Scanfunktion in der Dokumentenablage kann nun zwischen den Formaten BMP und JPEG gewählt werden. Die Schnittstelle zu KOSYFA WEB wurde deaktiviert und entfernt, da der Server zur Bedienung der Schnittstelle seitens KOSYFA WEB nicht mehr zur Verfügung steht. Die verschiedenen Ausdrucke für Bestellungen wurden um die Steuernummer erweitert, die nun unterhalb der Firmendaten mitgedruckt wird. Beim Druck des Rechnungsausgangsjournals wird nun auch auf den Folgeseiten das Datum des Drucks mit ausgegeben. Auf Inventurzähllisten ohne Bestand (einspaltig und zweispaltig) wird nun die Mengeneinheit, in der der Artikel am Lager geführt wird, mitgedruckt. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 9 von 10

10 Fehlerbereinigungen / -korrekturen: Die Symbole im Rechnungsausgangsjournal werden nun wieder korrekt und vollständig angezeigt. Bei der Nutzung des PDF-Drucks mit gleichzeitigem Mailversand in Verbindung mit Fahrzeugscheinen konnte es dazu kommen, dass die ohne Dateianlage generiert wurde. Dieses Problem wurde behoben. Wenn eine über ERGO MAPFRE abgeschlossene Mobilitätsgarantie bei der Erstellung zurückdatiert wurde, wird nun das korrekte Datum der Garantie in der Übersicht der Garantien angezeigt. Dokumente, die direkt nach der Neuanlage eines Datensatzes abgelegt wurden, wurden nicht korrekt abgelegt und waren nach dem Speichern des Datensatzes nicht mehr zugeordnet. Dieses Verhalten wurde korrigiert. Der Filter nach Lieferanten in der Liste der Durchlaufartikel funktioniert nun wie vorgesehen. Beim Klick auf die Dokumentenverwaltung konnte es zu einer Fehlermeldung kommen, wenn es auf dem System kein Laufwerk C: gab. Diese Meldung tritt nun nicht mehr auf. Wenn für das Kundenfenster die Ansicht 2 Bereiche + Bemerkungen links unten gewählt war, kam es bei der Neuanlage eines Kunden zu einer Fehlermeldung. Die Anlage funktioniert nun korrekt, unabhängig von der gewählten Ansicht. Beim Export der Zeiterfassungsdaten ins Excel- Format werden nun auch negative Werte korrekt dargestellt. Die Anzeige der Tankfüllung bei neu erzeugten Verleihvorgängen wurde korrigiert. Im Ausdruck Zahlungsanweisung und Abtretung (ab Juli 2008) werden die Fahrzeugdaten nun wieder korrekt angedruckt. Limex Computer GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 10 von 10