Projekte initiieren. Von der Idee über das Konzept bis zur Umsetzung (Workshop)

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1 Arbeitsgruppe 1 Projekte initiieren Von der Idee über das Konzept bis zur Umsetzung (Workshop) AWO-Fachtagung Bürgerschaftliches Engagement Erfurt, 07. Dezember 2006

2 Erfolgreiches Projektmanagement

3 Definition Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist grundsätzlich ein komplexes Vorhaben unter einmaligen Bedingungen, gekennzeichnet durch bestimmte Zielvorgaben zeitliche Begrenzung finanzielle, personelle u.a. Begrenzungen Abgrenzung von anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation

4 Projekte durchführen Schritt für Schritt 1. Ziel- und Inhaltsklärung 2. Projektplanung 2a. Erstellung eines Projektplans 2b. Klärung der Aufgaben und Arbeitspakete 2c. Bestimmung der Ressourcen: Was brauche ich zur Umsetzung? 2d. Welche Vorgaben (z.b. Richtlinien) muss ich berücksichtigen? (2e. Projektförderantrag stellen) 3. Projektdurchführung 3a. Aufgaben umsetzen 3b. Kontrolle: Zeitplan, Finanzbudget, Arbeitsfortschritte 4. Projektabschluss 4a. Dokumentation Abschnitte eines Projekts

5 Projekte durchführen Schritt für Schritt Vor Projektbeginn: W-Fragen stellen! 1. Projektziel in Form von Wirkungsaussagen fassen Was will ich / wollen wir mit dem Projekt letztlich erreichen? 2. Welche Inhalte und Aufgaben gehören dazu? 3. Was brauche ich zur Umsetzung? Zeit Finanzen Personen Know how (z.b. Dachverband, Stadtverwaltung, Partner etc.) 4. Welche Vorgaben (z.b. Gesetze, Richtlinien) muss ich berücksichtigen? (5. ggf.: Wo kann ich einen Förderantrag stellen?)

6 Projekte durchführen Schritt für Schritt Planungsablauf 1. Ziel- und Inhaltsklärung 2. Projektplan (Konzept) erstellen 2a. Klärung der Aufgaben und Arbeitspakete 2b. Ressourcen bestimmen (Zeiten, Personen, Finanzen) 2c. Vorgaben berücksichtigen 3. ggf. Förderantrag F stellen

7 1. Zielklärung Leitlinien für f r die Zielerstellung (1) Projektziel in Form von Wirkungsaussagen fassen Was soll mit dem Projekt letztlich erreicht werden je nach Projekt einfach, z.b. PC für Büro anschaffen oder schwieriger, z.b. eine Fachtagung zum Thema Freiwilliges Engagement in der Sozialen Arbeit organisieren, denn: Wer und was soll mit der Tagung erreicht werden? Leitfragen: 1. Woran erkenne ich, dass das Ziel erreicht wurde? 2. Woran erkennen relevante andere (Projektgruppenmitglieder, Externe je nach Zielgruppe: PolitikerInnen, SozialarbeiterInnen, JournalistInnen etc.), dass das Ziel erreicht wurde?

8 1. Zielklärung Leitlinien für f r die Zielerstellung (2) Wichtig daher: Ziel in konkrete Aussagen fassen, z.b. Mit der Fachtagung soll das Thema Freiwilliges Engagement in der Sozialen Arbeit stärker in das Bewusstsein der ThüringerInnen gebracht werden. Zielgruppe sind daher Personen aus Freier Wohlfahrtspflege, Politik und Medien, wie insbesondere SozialarbeiterInnen, Thüringer Landtagsabgeordnete und JournalistInnen. Geplante Teilnehmerzahl: 50 Personen

9 Projekte durchführen Schritt für Schritt Planungsablauf 1. Ziel- und Inhaltsklärung 2. Projektplan erstellen 2a. Klärung der Aufgaben und Arbeitspakete 2b. Ressourcen bestimmen (Zeiten, Personen, Finanzen) 2c. Vorgaben berücksichtigen 3. ggf. Förderantrag F stellen

10 2a. Projektplan erstellen Projektplanung fehlende Projektplanung ist Grundlage für einen Projektmisserfolg mit Terminverzögerungen, Qualitätsmängeln, Kommunikationsproblemen und unnötiger Hektik bei der Projektdurchführung Reduzierung des Aufwands in der Durchführungsphase

11 Wie erstelle ich einen Projektplan? Projektplan rojektziel eilaufgabe rbeitspakete

12 Projekte durchführen Schritt für Schritt Planungsablauf 1. Ziel- und Inhaltsklärung 2. Projektplan erstellen 2a. Klärung der Aufgaben und Arbeitspakete 2b. Ressourcen bestimmen (Zeiten, Personen, Finanzen) 2c. Vorgaben berücksichtigen 3. ggf. Förderantrag F stellen

13 2a. Erstellung eines Projektplans: Klärung der Aufgaben und Arbeitspakete Zerlegung des Ziels in Teilaufgaben (a) Leitfrage: Was müssen wir alles tun, um das Projektziel zu erreichen? Teilaufgaben sind relativ umfassend, allgemein und enthalten mehrere Arbeitsschritte Ziel: Gesamtüberblick über alle notwendigen Aktivitäten erreichen Beispiele: Öffentlichkeitsarbeit organisieren, Finanzierung sicherstellen, Konzept entwickeln

14 2a. Erstellung eines Projektplans: Klärung der Aufgaben und Arbeitspakete Zerlegung des Ziels in Teilaufgaben (b) 1. Teilaufgaben aufschreiben und ordnen (gute Möglichkeit: auf Karten und an Pinnwand heften) 2. prüfen: Haben wir alles erfasst, was wir tun müssen, um ans Ziel zu kommen? ggf. weitere Teilaufgaben ergänzen

15 . Erstellung eines Projektplans: Klärung der Aufgaben und Arbeitspakete Untergliederung der Teilaufgaben in Arbeitspakete Ein Arbeitspaket (AP) = kleinste sinnvolle Planungseinheit - die als in sich geschlossener Vorgang innerhalb eines Projekts - von einer einzelnen Person - mit definiertem Ergebnis und Aufwand ausgeführt werden kann. Beispiele: in Zeitung inserieren, Antragsformulare organisieren, Finanzplan erstellen

16 Wie erstelle ich einen Projektplan? Projektplan Fachtagung rojektziel Freiwilliges Engagement in der Sozialen Arbeit eilaufgabe Raum organisieren Inhaltliches Konzept entwickeln Öffentlichkeitsarbeit machen rbeitspakete Tagungshäuser anfragen Förderantrag für Mietzuschuss stellen Rahmendaten festlegen (Wer nimmt teil? Wie lange Referate? Welche Methoden?...) Ziele schriftlich festhalten......

17 Projekte durchführen Schritt für Schritt Planungsablauf 1. Ziel- und Inhaltsklärung 2. Projektplan erstellen 2a. Klärung der Aufgaben und Arbeitspakete 2b. Ressourcen bestimmen (Zeiten, Personen, Finanzen) 2c. Vorgaben berücksichtigen 3. ggf. Förderantrag F stellen

18 2b. Ressourcen bestimmen Termine bestimmen und Zeitaufwand schätzen Start- und Endtermin des Projekts festlegen Für jedes einzelne Arbeitspaket Zeitaufwand (in Arbeitsstunden) schätzen Achtung: tendenziell dabei eher pessimistisch vorgehen! Zeitpuffer einplanen

19 2b. Ressourcen bestimmen Personen- und Finanzaufwand kalkulieren Personen zuordnen Für jedes Arbeitspaket eine Person namentlich zuordnen Dabei vergewissern: Wissen alle, was zu tun ist? Finanzaufwand festlegen Auflistung und Bezifferung benötigter Mittel

20 2b. Ressourcen bestimmen Alternative Darstellungsmöglichkeit glichkeit eines Projektplans Beispielprojekt: Fachtagung Freiwilliges Engagement in der Sozialen Arbeit Nr Teilaufgabe/ Arbeitspaket Zuständige Person(en) KW 23 KW 24 KW 25 KW 26 KW 27 1 Raum organisieren Herr L., Herr X., Frau P. 1.1 Tagungshäuser anfragen Herr L Kosten kalkulieren Herr X Förderantrag stellen Herr X. 2 Inhaltliches Konzept erstellen Frau S., Herr M., Frau Y. 2.1 Rahmendaten festlegen (Wer...? Wie...? Wann...? Wo?...) Frau S

21 Projekte durchführen Schritt für Schritt Planungsablauf 1. Ziel- und Inhaltsklärung 2. Projektplan erstellen 2a. Klärung der Aufgaben und Arbeitspakete 2b. Ressourcen bestimmen (Zeiten, Personen, Finanzen) 2c. Vorgaben berücksichtigen 3. ggf. Förderantrag F stellen

22 2c. Vorgaben berücksichtigen Vorgaben berücksichtigen Allgemeine rechtliche Rahmenbedingungen: z.b. Mietrecht, Sozialgesetzgebung durch Förderrichtlinien vorgegebene Auflagen Ziele des Vereins bzw. der Einrichtung (Leitbild, CI) Corporate Design, z.b. Vorgaben für das Lay-out

23 Ziel und Auftragsklärung: systematische Konkretisierung Erstellung von Zielindikatoren mit Hilfe der SMART-Formel Formel: S M A R T Spezifisch Messbar Aktionsorientiert Realistisch Terminiert Konkrete und präzise Formulierung des Endzustands Ein Ziel und dessen Erreichungsgrad müssen überprüft werden Ansatzpunkte für eine positive Veränderung vom Beteiligten aktiv beeinflussbar Hoch gesteckt, aber immer noch erreichbar Angemessener zeitlicher Bezug zum Endzeitpunkt

24 Vielen Dank für r die Aufmerksamkeit! Thomas Engemann Der PARITÄTISCHE Thüringen Bergstraße Neudietendorf Tel.: Mail:

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