Forum Historia Handbuch

Transkript

1 Forum Historia Handbuch 1. Was bedeutet Forum Historia 2. Allgemeine Beschreibung 3. Forum Historia als Notizfunktion 4. Vererbung 5. Dateien verwalten (DMS) 6. Dateien verwalten Dateien per Drag and Drop 8. Briefe schreiben mit den Forum Historia 9. Forum verwalten und durchsuchen 10. Von der Notiz zur Aufgabe 11. Funktion der Ampel 12. Erweiterte Forumsteuerung 13. Verantwortliche definieren 14. Überwacher definieren 15. Stammdaten 16. Reklamationen mit dem Forum Opos-Liste 17. Angebote verwalten mit dem Forum Historia 18. Ausblicke / Abo`s

2 1. Was bedeutet Forum Historia? Der Name kommt aus dem lateinischen. Forum ist der Platz, und Historia bedeutet Geschichte, aber auch Forschung oder Bericht. Unser Forum soll ein lebendiger Platz sein an dem Sie zentral alle Notizen und Informationen, aber auch zukünftige Aufgaben bündeln und verwalten können. 2. Allgemeine Beschreibung Das Forum Historia entstand aus dem vielfachen Wunsch unserer Kunden an verschiedenen Stellen im Programm Notizen eintragen zu können. Die Idee ist nun über ein Jahr alt, und wir haben lange überlegt wie man einfache Bedienung mit komplexer Funktionalität verbinden kann. Das Ende vom Lied ist ein Programmteil welcher so Leistungsfähig geworden ist dass ein eigenes Handbuch dazu geschrieben wurde. Das Erlernen der neuen Funktionen ist aber durchaus lohnenswert. Wir sind überzeugt: Wer die Funktionsweise vom Forum Historia erst einmal verstanden hat kann damit mühelos die verschiedensten Probleme flexibel lösen. 3. Forum Historia als Notizfunktion In erster Linie soll unser Forum die Möglichkeit bieten einfach an verschiedenen Stellen Notizen einzutragen. Derzeit ist das Forum für folgende Programmteile verfügbar: - Kunden - Lieferanten - Externe Personen (Kunden und Lieferanten) - Aufträge - Bestellungen Das Unterformular ist immer dasselbe. Sobald Sie das Forum irgendwo sehen können Sie in die oberste Zeile eine neue Notiz hinzufügen. Mit einem DOPPELKLICK in das Feld Notizen / Beschreibung können Sie außerdem ein größeres Feld zum eintragen (und besseren Lesen) der Notizen öffnen.

3 Lassen Sie das Feld Erledigen bis einfach leer, dann ist ihr neuer Eintrag eine einfache Aktennotiz. 4. Vererbung Das Forum ist so aufgebaut dass Einträge automatisch nach oben vererbt werden. Wenn Sie also z.b. zu einem Auftrag eine Notiz eintragen wird diese auch angezeigt wenn Sie das Forum unterhalb des Kunden öffnen.

4 Wenn Sie also an der derzeit untersten Ebene des Forums, bei einer Bestellung, eine Notiz hinterlegen wird diese auch beim Auftrag, beim Kunden und beim zugehörigen Lieferant eingetragen.

5 5. Dateien verwalten (DMS) Sie können, wie Sie es auch bislang von MMC gewohnt sind, zu jeder einzelnen Notiz ein Dokument einscannen und dazu abspeichern. Das zugehörige Barcodeetikett erhalten Sie entweder mit einem Doppelklick auf das Feld ID des jeweiligen Eintrags Oder durch anklicken des Barcode Buttons: Wenn Sie die Datei schon auf Ihrem PC haben speichern Sie diese wie gewohnt in den Ordner ScanArchivierung. Der Dateinamen lautet hierbei wie der Inhalt des Feld ID. Also im oberen Beispiel 6. Dateien verwalten 2.0 Unser Forum Historia kann darüber hinaus aber noch eine neue Dimension der Dateiverwaltung: Es können jegliche Dokumentarten zu einem Eintrag abgelegt werden. Bislang waren Sie es gewohnt PDF-Dateien mit MMC zu archivieren. Innerhalb des Forums haben wir diese Grenze jetzt gesprengt. Das vorgehen hat sich dabei aber nicht geändert: Alles was archiviert werden soll speichern Sie einfach mit dem richtigen Namen im Ordner ScanArchivierung. Bezogen auf obigen Eintrag also z.b. - usw. Derzeit beschränkt sich das ganze aber auf eine einzige Datei pro Typ und Eintrag. Sie können somit zu einem Forumseintrag ein Bild, ein Word-Dokument und ein PDF speichern, allerdings nicht mehrere PDF oder mehrere jpg. Vielleicht hilft in diesem Fall ja auch ein.zip-archiv. Sobald mehrere Dateien vorhanden sind öffnet sich in diesem Fall ein Dateiauswahl-Dialog:

6 7. Dateien per Drag and Drop Eine weitere Möglichkeit dem Forum Historia Dateien hinzu zu fügen ist das ganze per einfachem DragAndDrop zu erledigen. Ziehen Sie eine beliebige Datei auf die dafür vorgesehene Freifläche im Unterformular Forum Historia.

7 Anschließend wird mit dieser Datei ein neuer Forumseintrag erstellt. Die Kontaktart wird hierbei auf Automatisch gestellt und die Beschreibung erhält als Inhalt den Dateinamen. Wo Sie diese Funktion perfekt gebrauchen können? Um s zu archivieren. Ziehen Sie einfach aus Ihrem -Programm (Outlook, Tobit David,.) einfach eine auf die oben beschriebene Schaltfläche, und schon wird diese komplett abgespeichert. Inkl. Dateianhang. Die Originalnachricht im - Programm könnten sie löschen. Wenn Sie die abgespeicherte Datei im Forum öffnen dann wird diese in Ihrem -Programm geöffnet, sie können wieder alle Funktionen nutzen welche Ihnen auch sonst zur Verfügung gestanden hätten: Antworten, Weiterleiten,. 8. Briefe schreiben mit dem Forum Historia Seit der neusten Version unseres Forums können Sie nun auch Word fernsteuern und automatische Briefe erzeugen: - Erzeugen Sie einen neuen Forumseintrag der Kategorie Brief oder Fax - Speichern Sie den Forumseintrag - Führen Sie auf Kontaktart einen Doppelklick aus - Wählen Sie eine Word-Vorlage aus - Ggf. können Sie noch auf ein Projektdetail verweisen - Word öffnet, alle Daten und Adressen sind schon ausgefüllt - Der Brief selber wird natürlich sofort im Archiv zum Forum abgespeichert.

8 9. Forum verwalten und durchsuchen Auf der Startmaske finden Sie einen neuen Button Forum Historia. Dieser führt sie direkt zur Such- und Verwaltungsmaske des Forums. Hier können Sie das Forum nach verschiedenen Kriterien durchsuchen, Filtern und sortieren.

9 10. Von der Notiz zur Aufgabe Bislang haben wir das Forum nur zur Eingabe von Notizen und Bemerkungen verwendet. Sie können jedoch mit einer einzigen Eingabe aus einer Notiz eine Aufgabe machen: Definieren Sie einfach ein Datum unter erledigen bis Und schon steht der Status Erledigt dieses Eintrags auf Rot und wartet darauf erledigt zu werden. Dies führt nun zur Erklärung der Ampel auf der Startseite. 11. Funktion der Ampel Dem aufmerksamen Benutzer dürfte die neue Ampel auf der Startseite wohl kaum entgangen sein: Die neue Ampel gliedert sich in 3 Bereiche, betreffen wie gewohnt den aktuell angemeldeten Benutzer und helfen Ihnen hoffentlich die Aktivitäten im Forum im Blick zu behalten. Es sollte wohl gleich erwähnt werden dass der 3te Punkt Abo s derzeit noch ohne Funktion ist. Hier werden Sie später, ähnlich wie bei Twitter und co., Einträge einfach nur verfolgen können. (Melde mir wenn sich beim Auftrag etwas ändert.)

10 Die beiden anderen Ampeln zu erledigen und Überwachen haben jeweils 3 Statusmöglichkeiten: - Rot Gelb Grün Der Status grün braucht wohl keinerlei Erklärung. Rot wird die Ampel wenn a) Bei mindestens einem MICH betreffendem Eintrag der Abgabetermin überschritten wurde b) Mindestens ein MICH betreffender Eintrag neu den Status zu erledigen bekommen hat. Gelb wird die Ampel wenn c) Wenn es zwar noch MICH betreffende, zu erledigende Einträge gibt, ich aber alle als gelesen quittiert habe. Das Prinzip soll hier noch an einem kleinen Beispiel erklärt werden: Ich lege einen neuen Eintrag an (U_Wert noch durchgeben) und lege das Datum erledigen bis auf morgen fest: Die Ampel erledigt steht gleich einmal auf Rot. Zurück zur Starmaske ergibt sich nun eine rote Ampel bei zu erledigen weil ein neuer Eintrag auf meinen Namen eingetroffen ist:

11 Mit einem Doppelklick auf die Rote Ampel bekomme ich eine Übersicht der Einträge welche für die Rote Lampe verantwortlich sind: Mit einem Klick auf den Button Gesehen kann ich quittieren dass ich diesen Eintrag zur Kenntnis genommen habe. Somit ergibt sich auf der Ampel folgendes Bild (weil ich alle aktiven Einträge bereits gesehen habe: Sobald der als gelesen markierte Eintrag überfällig wird (in unserem Fall also morgen) wird die Ampel wieder rot, der Eintrag gerät in Alarmzustand. Mit den Buttons Hat Noch Zeit kann ich den Abgabetermin nochmals nach ein paar Arbeitstage nach hinten schieben. Sobald ich die Aufgabe erledigt habe kann ich die Aufgabe mit einem Klick auf den Button Quittiert als erledigt markieren.

12 Abschließend ist die Ampel auf der Startmaske wieder grün. 12. Erweiterte Forumsteuerung Hinter jedem Forumseintrag finden Sie einen bislang unbeachteten Button Anzeigen. Dieser führt uns dann zu einer erweiterten Darstellung des gesamten Eintrags: - Sie erhalten hier auf einen Blick alle Informationen zu diesem Forumseintrag. Einige Dinge sind zur Information, andere Werte können auch verändert werden: - Erledigen ab: Dieser Wert wird Standardmäßig auf das Erstell-Datum festgelegt. Über diesen Wert können Sie aber jedoch festlegen ab wann eine Aufgabe Aktiv ist. Bis dahin schlummert Sie einfach im System. - Erledigen bis: Dieses Feld ist nur ausgefüllt wenn ein Eintrag von Anfang an als Aufgabe definiert wurde und ist später auch nicht mehr veränderbar. - Erledigen bis(neu): Falls der Abgabetermin einer Aufgabe später verschoben steht der neue Termin an dieser Stelle. Dahinter sehen Sie welcher Benutzer die Aufgabe verschoben hat.

13 - Dateien: Hier finden Sie eine Auflistung aller Dateien welche zu diesem Eintrag archiviert wurden. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag öffnet sich die Datei mit dem hinterlegten Standardprogramm. - Kontakt gehört zu: Diese Felder sind nur nachrichtlich und nicht veränderbar. Sie sehen hier welchen Einträgen in der Datenbank die Notiz / Aufgabe zugeordnet wurde. - Kontaktverantwortliche und Überwachende: Siehe Kapitel 11 und Kontakt-Verantwortliche Bislang gingen wir davon aus dass der Ersteller einer Aufgabe auch für die Erledigung derselben zuständig ist. Das muss aber nicht zwingend so sein. Sie können auch eine Aufgabe anlegen und festlegen dass ein oder mehrere andere Benutzer für die Erledigung Verantworlich sind. In diesem Fall tragen Sie diese einfach unter Kontakt-Verantwortliche ein: Im Lauf der Zeit sieht man dann welcher Benutzer die Aufgabe wann gesehen, und wann erledigt hat. Die gesamte Aufgabe ist erst dann erledigt wenn alle Kontaktverantwortlichen Quittiert haben. 14. Kontakt-Überwachende Bei besonders wichtigen Aufgaben können noch Überwacher hinzufügen. Diese Person(en) bekommen Informationen wenn die Verantwortlichen Ihre Arbeit gemacht (oder nicht gemacht) haben und müssen abschließend Ihren Segen erteilen. Wenn ein Überwachender eine Aufgabe quittiert werden alle bis zu diesem Zeitpunkt offen stehenden Verantwortungen ebenfalls auf erledigt gesetzt.

14 15. Stammdaten In den Stammdaten finden Sie einen neuen Button Kontaktarten. Hier können Sie die möglichen Kontaktarten für das Forum Historia definieren. Mit einem Haken können Sie Ihre Angebotsarten als Angebot markieren. Diese finden dann wieder in der Kundenstatistik Berücksichtigung. (Siehe Punkt 16) 16. Reklamationen mit dem Forum Opos-Liste Wenn Sie Ihre Reklamationen und offenen Arbeiten mit dem Forum verwalten haben Sie die Möglichkeit diese Punkte auf der Liste Offene Posten mit anzeigen zu lassen. Somit sehen Sie nicht nur DASS Ihnen noch Geld vom Kunden fehlt sondern auch WARUM. 17. Angebote verwalten mit dem Forum Historia Viele Kunden haben innerhalb kürzester Zeit das Forum Historia für Ihre Angebotsverwaltung entdeckt. Markieren Sie einfach in den Stammdaten die

15 relevanten Forumseinträge als Angebot und tragen Sie Ihre Angebote beim Kunden unter ein, vergessen Sie nicht die Brutto-Angebotssumme mit in die Liste einzutragen. Anschließend können Sie in den Kundendaten die Angebote nach Jahren in der Satistik mit anzeigen. Mit den Auftragssummen und Kostensummen gegenüber gestellt.

16 18. Ausblicke Wir laden Sie alle herzlich dazu ein in gewohnter Weise an der Entwicklung dieser neuen Funktion mit zu wirken. Je nach dem welche Resonanz wir erfahren kann das Forum auf weitere Bereiche von MMC ausgeweitet werden. Es würde sicher auch für Benutzer, Lagerartikel oder auch Sammelbestellungen Sinn machen. Zunächst wünschen wir Ihnen viel Erfolg und vielleicht ja auch Spaß mit den FORUM HISTORIA