1. Einleitung - Heute die Kunden von morgen kennen Die Kontaktrollen des CRMs... 3

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1 CRM Erste Schritte

2 1. Einleitung - Heute die Kunden von morgen kennen Die Kontaktrollen des CRMs Leads Lead Qualifizierung nach der BANT-Methode Interessenten Produkte anlegen und verwalten As-if-sold Betrachtung Verkaufschancen erstellen Verkaufschance in ein Angebot überführen Angebote erstellen Angebot erstellen Angaben für den Forecast Angebote ausgeben Umsatzprognosen Forecast-Übersicht Forecast Chart Vertriebsübersicht Kampagnen und Serienbriefe Filtern Sie Ihre Scopevisio-Kontakte Verknüpfen Sie CleverReach und Scopevisio Export zu CleverReach Kampagne in Scopevisio abschließen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 18

3 1. Einleitung - Heute die Kunden von morgen kennen Mit Scopevisio CRM arbeiten Sie noch gezielter und steigern dadurch Ihren Verkaufserfolg. Das umfassende Kontaktmanagement bietet Ihnen nicht nur Platz für alle wichtigen Informationen, sondern auch die Möglichkeit, Dateien zu Ihren Kontakten an einem zentralen Ort zu speichern. Mit detaillierten Filtern definieren Sie Kundengruppen, versenden personalisierte s, Newsletter oder Briefe und rufen Auswertungen auf Knopfdruck ab. Mit der mobilen Anwendung CRM2GO von Scopevisio behalten Sie auch unterwegs den vollen Überblick über Ihr Unternehmen. 2. Die Kontaktrollen des CRMs Im Scopevisio CRM können Sie Kontakte als Leads oder Interessenten klassifizieren. 2.1 Leads Ein Lead ist ein Kontakt, der als potenzieller Interessent oder Käufer identifiziert wurde. Dies kann über die Zuweisung einer Verkaufschance geschehen oder über die Lead-Qualifizierung nach der BANT-Methodik. BANT steht für Budget, Authority, Need, Time (Budget, Entscheidungskompetenz, Bedarf, Dringlichkeit). Je nachdem, wie viele Punkte in diesen Kategorien vergeben werden, wird der Lead als A-Lead (>70 Punkte), B-Lead (30-69 Punkte) oder C-Lead (0-29 Punkte) eingestuft und erhält entsprechend bei der vertrieblichen Bearbeitung eine höhere oder niedrigere Priorität Lead Qualifizierung nach der BANT-Methode Wie im gezeigten Screenshot können Sie den Lead in den Kontaktdetails nach BANT zu qualifizieren. Wenn der Lead eine ausreichend hohe BANT-Punktzahl erreicht, schlägt Scopevisio vor ihn als Interessenten zu qualifizieren. Der Kontakt kann so vom Vertrieb leicht als potentieller Käufer identifiziert werden und es können entsprechende Marketingmaßnahmen durchgeführt werden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 18

4 2.2 Interessenten Wie der Lead mit einer Verkaufschance verbunden ist, so ist der Interessent mit einem Angebot verbunden. Wenn ein Angebot abgegeben wurde, wird der Kontakt automatisch zum Interessenten konvertiert. 3. Produkte anlegen und verwalten Wählen Sie Stammdaten > Produkte > Produkte anlegen und verwalten. (Scopen: Produkte) und klicken Sie auf [Hinzufügen]. Tragen Sie die Produktdetails in die Felder ein. Pflichtfelder sind Produktnummer und Bezeichnung. Wählen Sie eine Einheit und bestimmen Sie den Einzelpreis (netto). Tipp: Sie finden die gewünschte Einheit nicht in der Auswahlliste? Kein Problem: Dann scopen Sie Auswahlliste, erweitern den obersten Punkt ( Keine Angabe ), doppelklicken auf Einheit und legen die gewünschten Einheiten an. Nach Speichern und Aktualisieren der Ansicht stehen Ihre selbst erstellten Einheiten zum Anlegen von Produkten zur Verfügung. Fakturierbar: Hier können Sie angeben, ob eine Dienstleistung, die Sie bspw. über die Zeiterfassung erfasst haben, standardmäßig abgerechnet werden kann oder nicht. Diese Angabe kann im Zeiteintrag selbst geändert werden. Gesperrt: Gesperrte Produkte stehen für die Verwendung in neu erstellten Verkaufsdokumenten nicht mehr zur Verfügung. In alten Verkaufsdokumenten und der Produktverwendung sind gesperrte Produkte jedoch noch sichtbar; ebenso bleiben sie in Statistiken erhalten. Planwert: Geben Sie für Dienstleistungen die geschätzte Dauer ein. Erlöskonten: Geben Sie hier den Steuersatz an. Der restliche Bereich Erlöskonten ist für die Verwendung in Scopevisio ABRECHNUNG in Verbindung mit der Finanzbuchhaltung relevant. Hier können Sie die standardmäßig definierten Erlöskonten aus dem Kontenrahmen beibehalten bzw. selbst definierte Erlöskonten hinterlegen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 18

5 Erweiterte Produktfelder: WennSie ecommerce verwenden und in den ecommerce-einstellungen 'Erweiterte Produktfelder' aktiviert haben, erscheinen weitere Datenfelder, die Sie speziell für ecommerce verwenden können. Um einen Logistiker bei einem Produkt zu hinterlegen, legen Sie diesen zuerst im Kontaktmanagement als Gesellschaftskontakt an. Sie können ihn nun in der Produktverwaltung den einzelnen Produkten zuordnen. Bei der Erstellung von Warenlisten für Nachbestellungen können auf diese Weise einzelne Listen für die einzelnen Logistiker erstellt oder Lieferscheine ausgegeben werden. Positionstyp Versandkosten: Legen Sie Versandkosten als Produkt an und markieren Sie sie über die Auswahl als solche. Dadurch werden die Versandkosten (oder andere Produkte mit diesem Typ) nicht auf Lieferscheinen bzw. Aufträgen für Logistiker aufgeführt. 3.1 As-if-sold Betrachtung Die "As-if-sold" Betrachtung ermöglicht Ihnen, periodisch wiederkehrende Einkünfte (etwa Lizenzen, Mieten, Nutzungsentgelte) auf ihre Laufzeit zu verteilen. Unter Stammdaten > Verkaufschancen > Verkaufschancen auf Plausibilität prüfen legen Sie einen Standardwert für die As-if-sold Betrachtung in Ihrer Gesellschaft fest: wählbar sind 12, 24, 36, 48 und 60 Monate, auf die der Gegenwert der Produkte oder Leistungen umgelegt werden soll. Hier können Sie angeben, ob das Produkt auf die As-if-sold Betrachtung umrechenbar sein soll oder nicht. Wenn ja, wird die entsprechende Position in der Verkaufschance automatisch als As-if-sold gekennzeichnet. Unabhängig davon kann As-if-sold auch für jede andere Position der Verkaufschance über die entsprechende Checkbox aktiviert werden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 18

6 4. Verkaufschancen erstellen Verkaufschancen sind sich anbahnende Verkaufsabschlüsse und unterstützen Sie bei der Umsetzung eines einheitlichen Verkaufsprozesses. Die Vertriebsmitarbeiter bestimmen den voraussichtlichen Entscheidungszeitpunkt und die aktuelle Verkaufsphase. Im Formular zur Schnellerfassung eines Geschäftskontakts können Sie eine Verkaufschance durch Klick auf den gleichnamigen Button hinzufügen. Wenn einem bereits vorhandenen Kontakt eine Verkaufschance hinzufügen möchten, wählen Sie im Menü Vertrieb > Verkaufschancen und klicken auf [Hinzufügen]. Durch Eingabe einer Verkaufschance wird ein einfacher Kontakt zu einem Lead (potenziellen Interessenten) hochgestuft. Dies ist der Einstieg in den strukturierten Vertriebsprozess von Scopevisio. Das Formular zum Eingeben von Verkaufschancen ähnelt den Formularen der anderen Abrechnungsbelege, wie etwa Angebote, Aufträge und Rechnungen. So finden Sie sich leichter zurecht und können bereits frühzeitig alle notwendigen Angaben erfassen, um später die Verkaufschance mit einem einzigen Klick in ein Angebot oder einen Auftrag zu überführen. 1. Das Formular öffnet sich auf dem Tab Positionen. Die Eingabe mindestens einer Position zur Verkaufschance ist verpflichtend. 2. Nach dem Speichern wird die Bezeichnung der Verkaufschance aus dem Lead und der Verkaufschancen-Nummer generiert. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 18

7 3. Es können Verkaufswahrscheinlichkeiten, Statusangaben und Folgeaktivitäten zur Verkaufschance eingegeben werden. Die Gewichtung der Verkaufswahrscheinlichkeiten ist eine Grundlage für den Vertriebs-Forecast. 4. Es kann VL-Gewichtung im Forecast angegeben werden, damit der Vertriebsleiter die Möglichkeit hat, allzu optimistische Einschätzungen seines Teams nach unten zu korrigieren. 5. Es kann eine Phase und eine Klassifizierung der Verkaufschance eingegeben werden. Die Klassifizierung bedeutet, dass Prioritäten je nach der Einschätzung der Wichtigkeit und Dringlichkeit vergeben werden. 6. Die Eingabe im Feld As-If-Sold (Monate) ist nicht verpflichtend. Sie ist sinnvoll für Fälle, in denen kein einmaliger Verkaufspreis, sondern eine monatliche Gebühr oder Rate bezahlt wird, z. B. Miete für Software-Lizenzen oder ein monatliches Abonnement. 7. Die Eingabe eines Entscheidungszeitpunktes ist zu empfehlen, wenn Sie im Forecast-Chart ein Diagramm der Verkaufschancen Ihrer Vertriebsmitarbeiter anzeigen möchten. 4.1 Berechnung der Gewichtungen Im obigen Fall haben Sie eine Verkaufschance in Höhe von 1.350,00. Die Verkaufswahrscheinlichkeit beträgt nach der Einschätzung des Vertriebsmitarbeiters 25%. Diese wird im Forecast durch den Vertriebsleiter oder Geschäftsführer allerdings nur mit halber Wahrscheinlichkeit bewertet und daher mit 50% in Ansatz gebracht. 25% von 1.350,00 sind gleich 337,50. 50% davon (12,5 % des Ursprungsbetrags) sind gleich 168,75. Da im Feld As-If-Sold der Wert 12 Monate angegeben ist (5), werden diese beiden Werte in der As-If- Sold-Betrachtung mit 12 multipliziert. Der gewichtete Betrag ist 12 mal 337,50 = 4.050,00. Der gewichtete Betrag im Forecast beträgt wiederum 50% davon, mithin 2.025, Verkaufschance in ein Angebot überführen Unterhalb der Positionen finden Sie einen Button, um die Verkaufschance mit einem Klick in ein Angebot oder einen Auftrag zu überführen. 5. Angebote erstellen 5.1 Angebot erstellen Sie können über Vertrieb > Angebote > [Hinzufügen] ein Angebot in Scopevisio direkt erstellen oder eine bereits erfasste Verkaufschance in ein Angebot überführen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 18

8 Mit [Hinzufügen] können Sie der Tabelle weitere Zeilen hinzufügen. Durch Klick in das Tabellenfeld öffnet sich die Auswahlliste, aus der Sie die Produkte und Dienstleistungen für das Angebot auswählen können. In den einzelnen Kategorien der Reiter können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen. Sie können Zahlungsweise und Versandart bestimmen, nähere Angaben zum Ansprechpartner hinzufügen oder sich eine Vorgangsübersicht anzeigen lassen. Unter Textbausteine können Sie die Textbausteine für die Einleitungs- und Schlusssätze ändern oder einfügen. Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, speichern Sie Ihre Eingaben. Wenn Sie häufiger gleichförmige oder ähnliche Angebote abgeben, können Sie dieses Formular übrigens durch Klick auf den entsprechenden Button als [Vorlage] unter einem eigenen Namen speichern. Es erscheint dann in Ihrem Arbeitsplatzmenü unter dem Punkt Meine Vorlagen. Hinweis: Vorlagen können Sie nicht nur aus Angeboten, sondern auch aus allen anderen Abrechnungsbelegen erstellen. 5.2 Angaben für den Forecast Wenn Sie ein Angebot erstellen, können Sie zusätzlich Daten für einen Umsatz-Forecast erfassen. Der Vertriebsmitarbeiter kann seine Einschätzung der Verkaufswahrscheinlichkeit eingeben. Jede Einschätzung ist mit einem Prozentsatz für die Gewichtung verbunden: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 18

9 Der Vertriebsleiter oder Geschäftsführer sieht sich diese Einschätzung an und kann sie für den Umsatz-Forecast mit einer Gewichtung verbinden. Damit hat er ein Korrektiv zu der bisweilen allzu optimistischen Einschätzung seines Vertriebs zur Verfügung. Berechnung der Gewichtungen: Im vorliegenden Fall haben Sie ein Angebot in Höhe von 647,00. Die Verkaufswahrscheinlichkeit beträgt nach der Einschätzung des Vertriebsmitarbeiters 25%. Diese wird im Forecast durch den Vertriebsleiter oder Geschäftsführer allerdings nur mit halber Wahrscheinlichkeit bewertet und daher mit 50% in Ansatz gebracht. 25% von 647,00 sind gleich 161,75. Dies ist der Betrag-Gewichtet. 50% davon, also 12,5% vom Ausgangsbetrag, sind gleich 80,88. Dies ist der Betrag-Gewichtet im Forecast, d. h. diese Zahl fließt in die Umsatzprognose ein. 5.3 Angebote ausgeben Sie können Ihre Angebote im PDF-Format ausgeben lassen, um Sie bspw. auf Papier auszudrucken. Mit Klick auf [Drucken] wird als Grundlage für den Beleg das als Standard hinterlegte Dokumentenlayout herangezogen. Möchten Sie ein anderes Layout als Basis für Ihr PDF verwenden, klicken Sie auf [Dokumentenlayout] und Sie gelangen in die Übersichtstabelle aller gespeicherten Layouts. Wählen Sie das Gewünschte aus und klicken Sie auf [PDF-Datei erzeugen]. Das PDF-Dokument öffnet sich in einem separaten Fenster. Um die Angaben Ihres Angebots im Ausgabedokument nachzubearbeiten, klicken Sie auf [Nachbearbeiten]. Das Angebot öffnet sich mit OpenOffice. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie die Datei. Das geänderte Angebot wird in Scopevisio hochgeladen und zusätzlich als PDF im Reiter 'Dokumente' abgelegt. Um Ihr Angebot direkt per zu versenden, klicken Sie auf den Button [Versenden]. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 18

10 6. Umsatzprognosen Umsatzprognosen sind wichtig für die Unternehmenssteuerung und die Liquiditätsplanung. Doch welchen potenziellen Umsatz kann man aus einer Angebotssumme x ableiten? In den meisten Unternehmen existieren gewisse Erfahrungswerte darüber und oft werden komplizierte Excel- Tabellen gepflegt, um eine einigermaßen belastbare Zukunftsprognose treffen zu können. Mit Scopevisio geht das auch einfacher und professioneller. Mittels standardisierter Bewertungen und Gewichtungen können Vertriebs- und Geschäftsführer ohne großen Aufwand anhand der heutigen Angebote und Verkaufschancen den Auftragseingang von morgen abschätzen. 6.1 Forecast-Übersicht Ein Klick auf Vertrieb > Forecast liefert nun beispielsweise folgendes Bild: 1. Der Forecast kann aus den Daten für Angebote, Verkaufschancen oder beidem erstellt werden (1). 2. Standardmäßig werden alle noch offenen Verkaufsprozesse einbezogen, aber die Ansicht kann auch durch Klick auf das Filtersymbol eingegrenzt werden (2). 3. Im obigen Bild wurden zur Veranschaulichung die Spalten Verkaufswahrscheinlichkeit, VL- Gewichtung, mit % im Forecast (3) und Summe VW Forecast 1 (4) mit eingeblendet. Es ist zu erkennen, wie sich die Werte im Forecast aus den kombinierten Einschätzungen des Vertriebs ergeben. Hinweis: Eine detaillierte Beschreibung der möglichen Auswertungen finden Sie in dem Dokument Marketing, Vertrieb und Forecast. 6.2 Forecast Chart Sie möchten eine grafische Darstellung Ihres Vertriebs-Forecast aufrufen? Dies können Sie im Menü unter Berichte > Marketing & Vertrieb. Hier werden Ihre Angebote und Verkaufschancen in einer übersichtlichen Diagrammdarstellung zusammengefasst. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 18

11 Sie haben folgende Konfigurationsmöglichkeiten (die Punkte beziehen sich auf die Nummern in der nachfolgenden Abbildung): 1. Schränken Sie zunächst den Betrachtungszeitraum, den Belegstatus und weitere Optionen für Ihre Auswertungen ein. Beziehen Sie auf Wunsch auch die As-If-Sold-Perspektive in Ihren Forecast ein oder lassen Sie sich Ihre Top Leads anzeigen. 2. Lassen Sie sich die Forecast-Verteilung auf Angebote und Verkaufschancen als Grafik anzeigen. 3. Die Links unter Verteilung des Forecasts nach Verkaufswahrscheinlichkeiten/ nach den Top Leads/Interessenten ermöglichen Ihnen einen Drill-Down auf alle verknüpften Informationen. 4. Beziehen Sie sich in Ihrem Chart auf Verkaufschancen und Angebote oder auf einzelne Belegarten. Mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten lassen bspw. sich die angezeigten Beträge kumuliert anzeigen oder bestimmte Nettobeträge ein- oder ausblenden. 5. Über die Forecast Liste gelangen Sie per Drill Down zum gewünschten Beleg. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 18

12 6.3 Vertriebsübersicht Analysieren Sie unter dem Menüpunkt Vertrieb > Vertriebsübersicht detailliert Verkaufschancen, Angebote und Aufträge von allen Scopevisio Benutzern. Filtern Sie über das Geschäftsobjekt 'Vertriebsübersicht' den Zeitraum, den Benutzer, den Status oder den Kontakt, auf den Sie die angezeigten Informationen reduzieren möchten, und speichern Sie die Einstellung als Arbeitsliste, um diese wieder neu aufrufen zu können. Im Geschäftsobjekt 'Fachansicht' können Sie den Zeitraum der angezeigten Angebote und Verkaufswahrscheinlichkeiten noch weiter einschränken. Die so erzeugten Ergebnisse werden im Geschäftsobjekt 'Vertriebsvorgänge' angezeigt. Mit einem Doppelklick in die entsprechende Zeile können Sie direkt in den gewünschten Beleg springen und sich die Detailinformationen anzeigen lassen 7. Kampagnen und Serienbriefe Erstellen Sie anhand der Daten aus dem Kontaktmanagement eine Zielgruppe für Ihre Werbung oder Serienbriefe und versenden Sie sie direkt aus dem System heraus per . Wahlweise können Sie auch Adress-, - und Telefonlisten für den Direktvertrieb erstellen. Erstellen Sie eine neue Kampagne über Menü > Marketing > Kampagnen über Klick auf [Hinzufügen]. Screenshot Scopevisio Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Kampagne z.b. CeBIT Nachbereitung Screenshot Scopevisio Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 18

13 7.1 Filtern Sie Ihre Scopevisio-Kontakte Nutzen Sie die Möglichkeiten gezielt nach beliebig vielen Kriterien aus dem Kontaktmanagement zu filtern um aus dem bestehenden Adressbestand die gewünschte Zielgruppe zu erstellen. Screenshot Scopevisio Im Beispiel wird auf das Schlagwort Cebit2014_Di gefiltert, welches vorher an die entsprechenden Kontakten im Kontaktmanagement vergeben wurde. Nachdem Sie alle Kriterien hinterlegt haben, können Sie diese Filter über den Link Berechnen aktivieren. In der Tabelle werden alle Kontakte angezeigt, auf die die Kriterien zutreffen. Screenshot Scopevisio In der Tabelle Zielgruppe werden die einzelnen Kontakte als Tabelle aufgelistet: Screenshot Scopevisio Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 13 von 18

14 Mit dem Minuszeichen neben jeder Zeile können Sie bei Bedarf einzelne Kontakte wieder entfernen. Mit dem Button [Weitere hinzufügen] fügen Sie Kontakte hinzu, die nicht den Kriterien entsprechen, aber trotzdem angeschrieben werden sollen. Direkt unterhalb der Zielgruppenliste finden Sie einen Button, um die Verknüpfung zu CleverReach herzustellen. 7.2 Verknüpfen Sie CleverReach und Scopevisio Klicken Sie auf den Button [CleverReach], um die Kontaktdaten zu CleverReach zu exportieren. Screenshot Scopevisio Haben Sie Ihren CleverReach Account noch nicht mit Scopevisio verknüpft, öffnet sich eine Benachrichtigung. Über den Link Konto in der Benachrichtigung können Sie die nötigen Einstellungen vornehmen. Screenshot Scopevisio Klicken Sie auf den Link, um die CleverReach Einstellungen zu öffnen, in denen Sie Ihre Empfängergruppen und auch Ihre API-Keys finden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 14 von 18

15 Den eindeutigen API Key finden Sie in Ihren CleverReach Account-Einstellungen. Kopieren Sie diesen in das entsprechende Feld in Scopevisio Export zu CleverReach Speichern Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf den Zurück-Pfeil um sich erneut die Kampagne anzeigen zu lassen. Nun können Sie die Daten nach CleverReach exportieren. Screenshot CleverReach Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 15 von 18

16 Im Feld Segmentierungsmerkmal können Sie ein eindeutiges Merkmal für diese Kampagne hinterlegen. Z. B. CeBIT. Anhand dieses Merkmals können Sie innerhalb der Gruppe ein Segment in CleverReach bilden. Sie können die Daten in CleverReach in eine bestehende Gruppe exportieren oder eine neue Gruppe erstellen. Screenshot CleverReach In CleverReach wird bei der entsprechenden Einstellung eine neue Gruppe angelegt. Screenshot CleverReach Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 16 von 18

17 Innerhalb der Gruppe wird ein Feld scopevisio angelegt. Dieses Feld enthält den Wert aus dem Feld Segmentierungsmerkmal aus Scopevisio. Falls Sie diese Gruppe für verschiedene Kampagnen verwenden, können Sie hierdurch auf dieses Merkmal ein entsprechendes Segment bilden. Screenshot CleverReach Sie können nun Ihr gewünschtes Mailing an diese Gruppe und dieses Segment versenden. 7.3 Kampagne in Scopevisio abschließen Nach dem Export der Dateien kann diese Kampagne als exportiert markiert werden. Somit kann der Inhalt dieser Kampagne zwar noch eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden. Screenshot Scopevisio Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 17 von 18

18 Hinweis: In der Produkthilfe CRM Weitere Schritte erfahren Sie weitere Nutzungsmöglichkeiten von Scopevisio CRM. So können Sie z. B. die Auswahllisten an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, Aufgaben und ein Web2Lead Formular erstellen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 18 von 18