CRM - Umsatzprognosen. Angebote und Verkaufschancen im Forecast

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1 CRM - Umsatzprognosen Angebote und Verkaufschancen im Forecast

2 1. Gewichtete Angebote im Forecast Angebot erstellen Berechnung der Gewichtungen: Forecast Forecast-Übersicht Forecast Chart Verkaufschancen Neuerungen im Bereich Verkaufschancen Neuer Aufbau der Verkaufschancen Berechnung der Gewichtungen: Verkaufschance in ein Angebot überführen Benachrichtigungen Neuerungen in Kontakten Datenfelder in Verkaufschancen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 15

3 Potenzielle Umsätze besser im Blick Umsatzprognosen sind wichtig für die Unternehmenssteuerung und die Liquiditätsplanung. Doch welchen potenziellen Umsatz kann man aus einer Angebotssumme x ableiten? In den meisten Unternehmen existieren gewisse Erfahrungswerte darüber und oft werden komplizierte Excel- Tabellen gepflegt, um eine einigermaßen belastbare Zukunftsprognose treffen zu können. Mit Scopevisio geht das auch professioneller. Anhand von standardisierten Bewertungen und Gewichtungen können Vertriebs- und Geschäftsführer ohne großen Aufwand anhand der heutigen Angebote und Verkaufschancen den Auftragseingang von morgen abschätzen. 1. Gewichtete Angebote im Forecast Scopevisio kann mithilfe von gewichteten Wahrscheinlichkeiten aus Angeboten und/oder Verkaufschancen potenzielle Auftragseingänge und Umsätze berechnen. Umsatzprognosen werden dadurch präziser denn je und Änderungen im Status oder in der Bewertung von Angeboten schlagen sofort auf den Forecast durch. Damit haben Geschäftsführer und Vertriebsleiter ein Controlling- und Planungs-Tool zur Hand, das in dieser Form einmalig ist. 1.1 Angebot erstellen Sie können ein Angebot in Scopevisio direkt erstellen oder eine bereits erfasste Verkaufschance mit allen Informationen in ein Angebot überführen. Über Vertrieb > Angebot > Hinzufügen können Sie das Angebot erstellen und Daten für einen Umsatz-Forecast erfassen. Der Vertriebsmitarbeiter kann seine Einschätzung der Verkaufswahrscheinlichkeit eingeben. Jede Einschätzung ist mit einem Prozentsatz für die Gewichtung verbunden: Der Vertriebsleiter oder Geschäftsführer sieht sich diese Einschätzung an und kann sie für den Umsatz-Forecast mit einer Gewichtung verbinden. Damit hat er ein Korrektiv zu der bisweilen allzu optimistischen Einschätzung seines Vertriebs zur Verfügung. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 15

4 1.1.1 Berechnung der Gewichtungen: Im obigen Beispiel-Fall haben Sie ein Angebot in Höhe von 647,00. Die Verkaufswahrscheinlichkeit beträgt nach der Einschätzung des Vertriebsmitarbeiters 25%. Diese wird im Forecast durch den Vertriebsleiter oder Geschäftsführer allerdings nur mit halber Wahrscheinlichkeit bewertet und daher mit 50% in Ansatz gebracht. 25% von 647,00 sind gleich 161,75. Dies ist der Betrag-Gewichtet. 50% davon, also 12,5% vom Ausgangsbetrag, sind gleich 80,88. Dies ist der Betrag-Gewichtet im Forecast, d. h. diese Zahl fließt in die Umsatzprognose ein. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 15

5 1.2 Forecast Der Vertriebs-Forecast bezieht nunmehr sowohl gewichtete Angebote als auch gewichtete Verkaufschancen in die Gesamtbetrachtung mit ein. Die Neuerungen, die sich im Bereich der Verkaufschancen ergeben haben, werden im zweiten Kapitel dieses Dokuments behandelt Forecast-Übersicht Ein Klick auf Vertrieb > Forecast liefert nun beispielsweise folgendes Bild: 1. Der Forecast kann aus den Daten für Angebote, Verkaufschancen oder beidem erstellt werden (1). 2. Standardmäßig werden alle noch offenen Verkaufsprozesse einbezogen, aber die Ansicht kann auch durch Klick auf das Filtersymbol eingegrenzt werden (2). 3. Im obigen Bild wurden zur Veranschaulichung die Spalten Verkaufswahrscheinlichkeit, VL- Gewichtung, mit % im Forecast (3) und Summe Forecast (4) mit eingeblendet. Es ist zu erkennen, wie sich die Werte im Forecast aus den kombinierten Einschätzungen des Vertriebs und der Vertriebs- bzw. Geschäftsleitung ergeben. Die Neuerung: Jetzt werden auch Angebote in den Forecast einbezogen, während es früher nur die Verkaufschancen waren Forecast Chart Sie möchten eine grafische Darstellung Ihres Vertriebs-Forecast aufrufen? Dies tun Sie im Menü unter Berichte > Marketing & Vertrieb. Hier werden Ihre Angebote und Verkaufschancen in einer übersichtlichen Diagrammdarstellung zusammengefasst. Sie haben folgende Konfigurationsmöglichkeiten (die Punkte beziehen sich auf die Nummern in der nachfolgenden Abbildung): 1. Schränken Sie zunächst den Betrachtungszeitraum, den Belegstatus und weitere Optionen für Ihre Auswertungen ein. Beziehen Sie auf Wunsch auch die As-If-Sold-Perspektive in Ihren Forecast ein oder lassen Sie sich Ihre Top Leads anzeigen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 15

6 2. Lassen Sie sich die Forecast-Verteilung auf Angebote und Verkaufschancen als Grafik anzeigen. 3. Die Links unter Verteilung des Forecasts nach Verkaufswahrscheinlichkeiten/ nach den Top Leads/Interessenten ermöglichen Ihnen einen Drill-Down auf alle verknüpften Informationen. 4. Beziehen Sie sich in Ihrem Chart auf Verkaufschancen und Angebote oder auf einzelne Belegarten. Mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten lassen bspw. sich die angezeigten Beträge kumuliert anzeigen oder bestimmte Nettobeträge ein- oder ausblenden. 5. Über die Forecast Liste gelangen Sie per Drill Down zum gewünschten Beleg. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 15

7 2. Verkaufschancen 2.1 Neuerungen im Bereich Verkaufschancen Das Erscheinungsbild der Verkaufschancen in Scopevisio hat sich geändert. Während alle Daten, die in früheren Verkaufschancen gespeichert wurden, selbstverständlich erhalten bleiben, ist die Darstellung stringenter geworden, da sie mit der Darstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen vereinheitlicht wurde. Neue Datenfelder ermöglichen zusätzliche Angaben zu Ihren Verkaufschancen. Verkaufschancen sind dem Scopevisio-Abrechnungsprozess vorgeschaltet. Alle weiteren Abrechnungsbelege können aus einer Verkaufschance entwickelt werden. Das führt zu einem transparenten, durchgängigen Prozess ohne Redundanzen, Mehrfacheingaben oder Datensilos. Unter den Hauptpunkten Marketing und Vertrieb finden Sie nunmehr die Punkte Forecast und Forecast Chart. Hier rufen Sie ab jetzt gewichtete Zahlen und Diagramme zu Angeboten und Verkaufschancen auf Neuer Aufbau der Verkaufschancen Sie können weiterhin Verkaufschancen eingeben, indem Sie Vertrieb > Verkaufschancen wählen und den Button [Hinzufügen] betätigen. Das Formular zum Eingeben von Verkaufschancen ähnelt jetzt den bereits bekannten Formularen der anderen Abrechnungsbelege, wie etwa Angebote, Aufträge und Rechnungen. Das verbessert die Orientierung. Gleichzeitig gibt es viele sinnvolle Neuerungen, die im Folgenden erklärt werden. Die Zahlen in der Abbildung verweisen auf die anschließende nummerierte Liste. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 15

8 1. Das Formular öffnet sich auf dem Tab Positionen. Die Eingabe mindestens einer Position zur Verkaufschance ist verpflichtend. 2. Nach dem Speichern wird die Bezeichnung der Verkaufschance aus dem Lead und der Verkaufschancen-Nummer generiert. 3. Es gibt jetzt mehr und aussagekräftigere Statusangaben zur Verkaufschance. Diese Statusangaben können in der Systemadministration nicht mehr bearbeitet werden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 15

9 4. Die Optionen zu den Verkaufswahrscheinlichkeiten bleiben im Wesentlichen unverändert. Das Gleiche gilt für die VL-Gewichtung im Forecast ; hier gibt es weiterhin die drei Möglichkeiten unmöglich / mit halber Gewichtung / sicher mit den zugehörigen Prozentsätzen 0 / 50 / 100%. 5. Die Eingabe im Feld As-If-Sold (Monate) ist nicht verpflichtend. Sie ist sinnvoll für Fälle, in denen kein einmaliger Verkaufspreis, sondern eine monatliche Gebühr oder Rate bezahlt wird, z. B. Miete für Software-Lizenzen oder ein monatliches Abonnement. 6. Die Eingabe eines Entscheidungszeitpunktes ist zu empfehlen, wenn Sie im Forecast-Chart ein Diagramm der Verkaufschancen Ihrer Vertriebsmitarbeiter anzeigen möchten. 7. Anders als früher kann nun auch ein Mehrwertsteuersatz in der Verkaufschance angegeben werden. 8. Dem entsprechend wird in der Verkaufschance nun auch ein Brutto-Betrag ausgewiesen. 9. Unterhalb der Positionen werden ein Betrag-Gewichtet und ein Betrag-Gewichtet (im Forecast) angezeigt. Sofern die Position mit einer As-If-Sold-Angabe erfasst und das entsprechende Kontrollkästchen in der Position angehakt wurde, sehen Sie hier die Beträge der As-If-Sold-Betrachtung; ansonsten werden dieselben Beträge wie im Feld Betrag der Verkaufschance angezeigt Berechnung der Gewichtungen: Im vorliegenden Fall haben Sie eine Verkaufschance in Höhe von 1.350,00. Die Verkaufswahrscheinlichkeit beträgt nach der Einschätzung des Vertriebsmitarbeiters 25%. Diese wird im Forecast durch den Vertriebsleiter oder Geschäftsführer allerdings nur mit halber Wahrscheinlichkeit bewertet und daher mit 50% in Ansatz gebracht (4). 25% von 1.350,00 sind gleich 337,50. 50% davon sind gleich 168,75. Diese Zahl fließt in die Umsatzprognose ein. Die Angaben finden Sie im Feld Betrag der Verkaufschance. Da im Feld As-If-Sold der Wert 12 Monate angegeben ist (5), werden diese beiden Werte in der As-If- Sold-Betrachtung mit 12 multipliziert. Der gewichtete Betrag ist12 mal 337,50 = 4.050,00. Der gewichtete Betrag im Forecast beträgt wiederum 50% davon, mithin 2.025,00. Diese beiden Werte sind unten links unter den Positionen angegeben (9). Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 15

10 2.1.3 Verkaufschance in ein Angebot überführen Unterhalb des Brutto-Betrags der Positionen, am rechten unteren Formularrand, finden Sie einen Button, um die Verkaufschance mit einem Klick in ein Angebot oder einen Auftrag zu überführen: Wenn Sie die obige Verkaufschance in ein Angebot überführen, sehen Sie ein Formular, das dem zur Eingabe einer Verkaufschance ähnelt: Die Status- und Wahrscheinlichkeitsangaben haben sich hier geändert. Die Verkaufswahrscheinlichkeit ist nun 12,5% für Angebot in Abstimmung und der Status lautet Angebot entworfen. Gleichzeitig wurde die zugehörige Verkaufschance für die weitere Bearbeitung gesperrt ( ausgegraut ). Wenn Sie neben den Positionen den Tab Belegfluss auswählen, können Sie erkennen, wie dem Vorgang neben der vorherigen Verkaufschance nun auch ein Angebot zugeordnet wurde. Ein kurzer Hinweis erläutert, dass die Verkaufschance durch ein Angebot ersetzt worden ist. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 15

11 Ein dritter Tab namens Ereignisse protokolliert das, was zuvor unter Letzte Änderungen angezeigt wurde: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 15

12 Exkurs: Der Belegfluss in Scopevisio CRM und ABRECHNUNG Scopevisio folgt einem Belegfluss vom Angebot bis zur Rechnung bzw. Zahlung. Der Prozess beginnt aber eigentlich schon früher, nämlich mit der Verkaufschance. Durch die Vereinheitlichung der Felder und Eingaben kann eine Verkaufschance einfacher als früher in ein Angebot oder einen anderen Verkaufsbeleg überführt werden. Die folgende Tabelle stellt den Prozess mit seinen Stufen und dem dazugehörigen Beleg dar. Stufe Prozessschritt 0 Sie erstellen eine Verkaufschance, in der Sie die wesentlichen Bestandteile eines möglichen Angebotes bereits antizipieren, einschließlich Steuersatz und Bruttobetrag. 1 Sie erstellen ein Angebot und übermitteln es an den Kunden (ggf. aus einer Verkaufschance heraus, die in Kontakte und Vertrieb erfasst wurde). 2 Das Angebot in seiner endgültigen Form vom Kunden angenommen und es entsteht ein Auftrag. 2a Sofern es sich um physische Produkte handelt wird ein Lieferschein erstellt. 3 Sie schicken dem Kunden eine Rechnung über die gelieferten Produkte bzw. erbrachten Dienstleistungen. Diese Rechnung wird gebucht. 4 Die Rechnung wird bezahlt und die Zahlung wird erfasst bzw. gebucht. 4a Ggf. erfolgt eine Gutschrift über den in Rechnung gestellten Betrag bzw. einen Teilbetrag. Sie haben die Möglichkeit, einzelne Prozessschritte zu überspringen. Sie können z.b. ein Angebot direkt in eine Rechnung überführen oder eine Rechnung erstellen, ohne die vorherigen Stufen auszuführen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 15

13 Benachrichtigungen Sie möchten gerne über neue Verkaufschancen benachrichtigt werden? Aktivieren Sie die Benachrichtigungen unter Global > Systemadministration > Neue Ereignisse als an Benutzer senden. 2.2 Neuerungen in Kontakten Die Neuerungen betreffen auch die Anzeige der Abrechnungsbelege in den verschiedenen Kontaktrollen. Je nach der Rolle des ausgewählten Kontakts zeigt das Geschäftsobjekt Abrechnungsbelege die jeweils für die Rolle relevanten Belege an: Bei einem Lead werden Verkaufschancen angezeigt, bei einem Interessenten Angebote und bei einem Kunden Aufträge und Rechnungen. In der folgenden Abbildung werden die Verkaufschancen angezeigt, da die Rolle Lead angewählt wurde. Durch Verstellen des Filters Belegart können jedoch auch weitere Arten von Verkaufsbelegen eingeblendet werden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 13 von 15

14 2.3 Datenfelder in Verkaufschancen Keine Information geht verloren. Im Gegenteil: Sie haben in den neuen Verkaufschancen weitaus mehr Datenfelder zur Verfügung. Die nachfolgende Tabelle zeigt links die Datenfelder der früheren und rechts die Datenfelder der neuen Verkaufschancen an. Sie erkennen, wie die alten Felder übernommen wurden und welche neuen Informationen erfasst werden können. Alte Verkaufschancen Neue Verkaufschancen Tab Positionen Pos Pos Typ Produktnr. Bezeichnung Produktnr. Bezeichnung Menge (angeboten) Menge (noch in Auftrag zu geben) Menge (in Auftrag gegeben) Menge Menge Einheit Beschreibung Beschreibung Freitext 1 Freitext 2 Einzelpreis (netto) Einzelpreis (netto) Einzelpreis (brutto) Steuer Rabatt Rabatt % Gesamtpreis (netto) Gesamtpreis (netto) Gesamtpreis (brutto) Produktgruppe As-If-Sold Gesamtpreis (As-If-Sold) As-If-Sold Gesamtpreis (As-If-Sold) Tab Belegfluss Projekt-VID Projekt-Name Belegnummer Bestellnummer Teilprozess Belegnummer Bestellnummer Teilprozess Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 14 von 15

15 Interne Nummer Buchungsnummer Vorsystem Status Erstellt am Letzte Änderung Letzte Synchronisation Belegdatum Kunde Kundenname Kundennummer Notiz Währung Betrag-Fremdwährung Betrag (netto) Betrag (brutto) Letzte PDF-Datei Kundenbetreuer Geändert am Geändert von Interne Nummer Buchungsnummer Vorsystem Status Erstellt am Letzte Änderung Letzte Synchronisation Belegdatum Bezeichnung Verkaufsbeleg Kunde Kundenname Kundennummer Notiz Währung Betrag-Fremdwährung Summe Gesamtbetrag (netto) Summe Gesamtbetrag (brutto) Letzte PDF-Datei Beauftragte Rechnungslauf Letzter Zeitpunkt Letzter Empfänger Nachverfolgung URL Nachverfolgung gelesen Nachverfolgung Gelesen am Nachverfolgungs IP Nachverfolgungs User-Programm Schlagwörter Tab Ereignisse Typ Geändert am Geändert von Details Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 15 von 15