CRM - Umsatzprognosen. Angebote und Verkaufschancen im Forecast

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1 CRM - Umsatzprognosen Angebote und Verkaufschancen im Forecast

2 Inhalt 1.Gewichtete Verkaufschancen im Forecast...3 Verkaufschancen erfassen...3 Berechnung der Gewichtungen Gewichtete Angebote im Forecast Angebote erfassen...4 Berechnung der Gewichtungen Forecast...6 Forecast-Übersicht...6 Forecast Chart Benachrichtigungen Abrechnungsdaten im Kontaktmanagement Belegfluss in Scopevisio CRM und ABRECHNUNG...8 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2

3 Umsatz- und Auftragsplanung leicht gemacht Umsatzprognosen sind wichtig für die Unternehmenssteuerung und die Liquiditätsplanung. Doch welchen potenziellen Umsatz kann man aus einer Angebotssumme x ableiten? In den meisten Unternehmen existieren gewisse Erfahrungswerte darüber und oft werden komplizierte Excel-Tabellen gepflegt, um eine einigermaßen belastbare Zukunftsprognose treffen zu können. Mit Scopevisio geht das auch professioneller. Anhand von standardisierten Bewertungen und Gewichtungen können Vertriebsleiter und Geschäftsführer ohne großen Aufwand anhand der Verkaufschancen und Angebote von heute den Auftragseingang von morgen abschätzen. Und den von übermorgen gleich mit. 1.Gewichtete Verkaufschancen im Forecast Verkaufschancen erfassen Sie können Verkaufschancen eingeben, indem Sie Vertrieb > Verkaufschancen wählen und den Button Hinzufügen betätigen. Das Formular zum Eingeben von Verkaufschancen ähnelt den Formularen der anderen Abrechnungsbelege, wie etwa Angebote, Aufträge und Rechnungen. So finden Sie sich leichter zurecht und können bereits frühzeitig alle notwendigen Angaben erfassen, um später die Verkaufschance mit einem einzigen Klick in ein Angebot oder einen Auftrag zu überführen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3

4 1. Das Formular öffnet sich auf dem Tab Positionen. Die Eingabe mindestens einer Position zur Verkaufschance ist verpflichtend. 2. Nach dem Speichern wird die Bezeichnung der Verkaufschance aus dem Lead und der Verkaufschancen-Nummer generiert. 3. Es können Verkaufswahrscheinlichkeiten, Statusangaben und Folgeaktivitäten zur Verkaufschance eingegeben werden. Die Gewichtung der Verkaufswahrscheinlichkeiten ist eine Grundlage für den Vertriebs-Forecast. 4. Es kann VL-Gewichtung im Forecast angegeben werden, damit der Vertriebsleiter die Möglichkeit hat, allzu optimistische Einschätzungen seines Teams nach unten zu korrigieren. 5. Es kann eine Phase und eine Klassifizierung der Verkaufschance eingegeben werden. Die Klassifizierung bedeutet, dass Prioritäten je nach der Einschätzung der Wichtigkeit und Dringlichkeit vergeben werden. 6. Die Eingabe im Feld As-If-Sold (Monate) ist nicht verpflichtend. Sie ist sinnvoll für Fälle, in denen kein einmaliger Verkaufspreis, sondern eine monatliche Gebühr oder Rate bezahlt wird, z. B. Miete für Software-Lizenzen oder ein monatliches Abonnement. 7. Die Eingabe eines Entscheidungszeitpunktes ist zu empfehlen, wenn Sie im Forecast-Chart ein Diagramm der Verkaufschancen Ihrer Vertriebsmitarbeiter anzeigen möchten. Berechnung der Gewichtungen Im obigen Fall haben Sie eine Verkaufschance in Höhe von 1.350,00. Die Verkaufswahrscheinlichkeit beträgt nach der Einschätzung des Vertriebsmitarbeiters 25%. Diese wird im Forecast durch den Vertriebsleiter oder Geschäftsführer allerdings nur mit halber Wahrscheinlichkeit bewertet und daher mit 50% in Ansatz gebracht. 25% von 1.350,00 sind gleich 337,50. 50% davon (12,5 % des Ursprungsbetrags) sind gleich 168,75. Da im Feld As-If-Sold der Wert 12 Monate angegeben ist, werden diese Werte in der As- If-Sold-Betrachtung jeweils mit 12 multipliziert. Der gewichtete Betrag ist 12 mal 337,50 = 4.050,00. Der gewichtete Betrag im Forecast beträgt wiederum 50% davon, mithin 2.025,00. 2.Gewichtete Angebote im Forecast Scopevisio kann mithilfe von gewichteten Wahrscheinlichkeiten aus Angeboten und/oder Verkaufschancen potenzielle Auftragseingänge und Umsätze berechnen. Umsatzprognosen werden dadurch präziser denn je und Änderungen im Status oder in der Bewertung von Angeboten schlagen sofort auf den Forecast durch. Damit haben Geschäftsführer und Vertriebsleiter ein Controlling- und Planungs-Tool zur Hand, das in dieser Form einmalig ist. 2.1 Angebote erfassen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4

5 Sie können ein Angebot in Scopevisio direkt erstellen oder eine bereits erfasste Verkaufschance mit allen Informationen in ein Angebot überführen. Über Vertrieb > Angebot > Hinzufügen können Sie das Angebot erstellen und Daten für einen Vertriebs-Forecast erfassen. Der Angebotsbearbeiter kann seine Einschätzung der Verkaufswahrscheinlichkeit eingeben. Jede Einschätzung ist mit einem Prozentsatz für die Gewichtung verbunden. Wenn Sie häufiger gleichförmige oder ähnliche Angebote abgeben, können Sie dieses Formular übrigens durch Klick auf den entsprechenden Button als Vorlage unter einem eigenen Namen speichern. Es erscheint dann in Ihrem Arbeitsplatzmenü unter dem Punkt Meine Vorlagen. Hinweis: Vorlagen können Sie nicht nur aus Angeboten, sondern auch aus allen anderen Abrechnungsbelegen erstellen. Berechnung der Gewichtungen Im obigen Beispiel haben Sie ein Angebot in Höhe von 647,00. Die Verkaufswahrscheinlichkeit beträgt nach der Einschätzung des Vertriebsmitarbeiters 25%. Diese wird im Forecast durch den Vertriebsleiter oder Geschäftsführer allerdings nur mit halber Wahrscheinlichkeit bewertet und daher mit 50% in Ansatz gebracht. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5

6 25% von 647,00 sind gleich 161,75. Dies ist der Betrag-Gewichtet. 50% davon, also 12,5% vom Ausgangsbetrag, sind gleich 80,88. Dies ist der Betrag-Gewichtet im Forecast, d. h. diese Zahl fließt in die Umsatzprognose ein. 1.Forecast Forecast-Übersicht Unter den Menüpunkten Marketing und Vertrieb finden Sie den Unterpunkt Forecast. Dieser fördert eine Forecastliste zu Tage, die Sie mithilfe der bekannten Filtermöglichkeiten von Scopevisio individuell anpassen und als Arbeitsliste speichern können. Hier lassen sich viele verschiedene Forecast-Berechnungen einblenden. Wenn Sie mit der Maus über die einzelnen Spaltenüberschriften fahren, wird die Berechnung der in der Spalte wiedergegebenen Werte erläutert. Die hier verfügbaren Berechnungen nehmen Ihnen die Arbeit ab, Excel-Tabellen zu erstellen und zu pflegen. Die Daten sind auf einen Klick in Echtzeit verfügbar. Detaillierte Informationen und Begriffsklärungen finden Sie im Dokument Marketing, Vertrieb und Forecast. Forecast Chart Der Vertriebs-Forecast bezieht sowohl gewichtete Angebote als auch gewichtete Verkaufschancen in die Gesamtbetrachtung mit ein. Ein Klick auf Berichte > Marketing & Vertrieb liefert nun beispielsweise folgendes Bild: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6

7 1. In der Berichtsauswahl (1) können Sie Filterkriterien (2) einstellen und Ihren Bericht als Arbeitsliste mit Klick auf das Symbol speichern. So können Sie Berichte definieren, um z. B. die Entwicklungen in einem bestimmten Vertriebsgebiet, für ein bestimmtes Produkt oder für einen bestimmten Vertriebsmitarbeiter zu beobachten. 2. Sie können Verkaufschancen und Angebote oder nur eines davon als Belegart (d. h. Berichtsgrundlage) wählen (3). 3. Im Balkendiagramm können Sie eine einfache oder eine kumulierte Betrachtung wählen (4). 4. Die Forecastliste (5) zeigt Ihnen die einzelnen Angebote und Verkaufschancen mit allen Details sowie Drill-Down-Links an. 5. Unter den Geschäftsobjekten Verteilung des Forecasts nach Verkaufschancen und Angeboten und Verteilung des Forecasts nach Verkaufswahrscheinlichkeiten können Sie sich weitere Informationen einblenden. 2. -Benachrichtigungen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7

8 Sie möchten gerne über neue Verkaufschancen benachrichtigt werden? Aktivieren Sie die Benachrichtigungen unter Global > Systemadministration > - und Dokumentverwaltung > Benachrichtigungen verwalten. 3.Abrechnungsdaten im Kontaktmanagement Die Neuerungen betreffen auch die Anzeige der Abrechnungsbelege in den verschiedenen Kontaktrollen. Je nach der Rolle des ausgewählten Kontakts zeigt das Geschäftsobjekt Abrechnungsbelege die jeweils für die Rolle relevanten Belege an: Bei einem Lead werden Verkaufschancen angezeigt, bei einem Interessenten Angebote und bei einem Kunden Aufträge und Rechnungen. In der folgenden Abbildung werden die Verkaufschancen angezeigt, da die Rolle Lead angewählt wurde. Durch Verstellen des Filters Belegart können jedoch auch weitere Arten von Verkaufsbelegen eingeblendet werden. 4.Belegfluss in Scopevisio CRM und ABRECHNUNG Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8

9 Scopevisio folgt einem Belegfluss vom Angebot bis zur Rechnung bzw. Zahlung. Der Prozess beginnt aber eigentlich schon früher, nämlich mit der Verkaufschance. Durch die Vereinheitlichung der Felder und Eingaben kann eine Verkaufschance einfacher als früher in ein Angebot oder einen anderen Verkaufsbeleg überführt werden. Die folgende Tabelle stellt den Prozess mit seinen Stufen und dem dazugehörigen Beleg dar. Stufe Prozessschrit 0 Sie erstellen eine Verkaufschance, in der Sie die wesentlichen Bestandteile eines möglichen Angebotes bereits antizipieren, einschließlich Steuersatz und Bruttobetrag. 1 Sie erstellen ein Angebot und übermitteln es an den Kunden (ggf. aus einer Verkaufschance heraus, die in Kontakte und Vertrieb erfasst wurde). 2 Das Angebot in seiner endgültigen Form vom Kunden angenommen und es entsteht ein Auftrag. 2a Sofern es sich um physische Produkte handelt wird ein Lieferschein erstellt. 3 Sie schicken dem Kunden eine Rechnung über die gelieferten Produkte bzw. erbrachten Dienstleistungen. Diese Rechnung wird gebucht. 4 Die Rechnung wird bezahlt und die Zahlung wird erfasst bzw. gebucht. 4a Ggf. erfolgt eine Gutschrift über den in Rechnung gestellten Betrag bzw. einen Teilbetrag. Sie haben die Möglichkeit, einzelne Prozessschritte zu überspringen. Sie können z.b. ein Angebot direkt in eine Rechnung überführen oder eine Rechnung erstellen, ohne die vorherigen Stufen auszuführen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9

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