Scopevisio 365. Die Office App

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1 Scopevisio 365 Die Office App

2 Inhalt 1. Was ist Scopevisio 365? Login bei Scopevisio Funktionsweise von Scopevisio Kontakte Verwendung Auswahlmöglichkeiten Einsatzbeispiele Kampagnen Verwendung Auswahlmöglichkeiten Einsatzbeispiele Produkte Verwendung Auswahlmöglichkeiten Einsatzbeispiele Projekte Verwendung Auswahlmöglichkeiten Einsatzbeispiele... 7 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 7

3 1. Was ist Scopevisio 365? Mit Scopevisio 365 können Sie Inhalte aus Scopevisio mit einem Mausklick in Ihre Word- oder Excel- Dokumente übernehmen. Anwender können z. B. eine Adresse in ein Anschreiben einfügen, einen Serienbrief aus dem Scopevisio-Kampagnenmanagement in Word generieren, Produkt- oder Projektdetails in Office-Dokumente übernehmen und vieles mehr. Scopevisio 365 ist eine Office-App von Agindo, die in Zusammenarbeit mit Scopevisio entwickelt wurde. Die App steht für Word und Excel zur Verfügung; eine Anbindung von Microsoft Outlook ist in Planung. 2. Login bei Scopevisio 365 Anwender melden sich mit der -Adresse/Passwort- Kombination an, die sie auch für Scopevisio verwenden. Die Anmeldeinformationen werden bei der Erstanmeldung gespeichert und müssen nicht jedesmal neu eingegeben werden. Falls der Anwender mehrere Instanzen und/oder Gesellschaften bei Scopevisio hat, wählt er nach der Anmeldung aus, in welche Instanz und in welche Gesellschaft er sich einloggen möchte. Bei der Authentifizierung wird geprüft, welche Lizenz der Anwender gebucht hat. Abhängig von der Lizenz werden dann auch nur die passenden Felder (Suche, Anzeige) bereitgestellt. So wird z.b. kein Projekt zur Suche angezeigt, wenn nicht die passende Lizenz vorhanden ist. Dieses Dokument unterstellt, dass Sie alle Funktionen von Scopevisio 365 sehen können. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 7

4 3. Funktionsweise von Scopevisio 365 Verwendung in Word und Excel 3.1 Kontakte Die Oberfläche der App präsentiert sich mit vier Tabs: Kontakte, Kampagnen, Produkte und Projekte. Beim Öffnen ist der Tab Kontakte vorausgewählt Verwendung Ein Filtersymbol ermöglicht eine Vorauswahl der Kontakte nach unterschiedlichen Kontaktrollen. In Checkboxen können Sie abhaken, welche Art von Kontakten Sie sehen möchten (Abbildung 2). Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Geben Sie einen Namen, eine Kundennummer, eine Debitoren- oder Kreditorennummer o.ä. in das Feld Kontakte finden ein, um einen Kontakt zu finden. Wenn Sie auf einen Kontakt oder (Abbildung 1) klicken, öffnet sich eine Detailseite, in der die Daten des Kontaktes angezeigt werden. (Abbildung 3). Daneben befindet sich ein Word- (oder Excel-) Symbol. Der Scopevisio-Inhalt Abbildung 1 wird durch Anklicken des Symbols in ein geöffnetes Word-Dokument an der Cursor-Position eingefügt. Sind z. B. mehrere Adressen usw. vorhanden, öffnet ein Klick auf das Symbol dem Sie die gewünschte Adresse auswählen können. einen Bildschirm, in Hinweis: Diese Navigations- und Auswahl-Prinzipien ziehen sich konsistent durch die gesamte App. Abbildung 2 Abbildung 3 Abbildung 4 Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 7

5 3.1.2 Auswahlmöglichkeiten Folgende am Kontakt hinterlegten Angaben können ausgewählt werden: Jede Adresse Jeder Ansprechpartner / Mitarbeiter sowie auch dessen Adresse(n) Jede Bankverbindung Offene Posten-Salden und Einzelposten Maps-Link für die Routenplanung Skype-Aufruf Einsatzbeispiele Mit der Kontakte-Option der Scopevisio 365 App können Sie z. B. einzelne Briefe oder Verträge aufsetzen und Saldenbestätigungen an Kunden oder Lieferanten verschicken. 3.2 Kampagnen Verwendung Ein Klick auf den Tab Kampagnen öffnet eine Ansicht, in der Sie eine Kampagne auswählen können, um wiederum zum zugehörigen Detailbildschirm zu navigieren. Hier haben Sie Gelegenheit, aus einer angezeigten Kampagne per Mausklick einen Serienbrief in Word zu erstellen oder einen Verteiler in Excel zu exportieren. Die Daten aus der Scopevisio-Kampagne müssen nicht unverändert übernommen werden. Einzelne Empfänger können in der App aus der Kampagne entfernt oder über den Button [Neuen Kontakt hinzufügen] hinzugefügt werden Auswahlmöglichkeiten Auswahlliste der vorhandenen Kampagnen Anzeige und Selektionsmöglichkeit der in der Kampagne vorhandenen Kontakte Weiteren Kontakt hinzufügen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 7

6 3.2.3 Einsatzbeispiele Mit der Kampagnen-Option der Scopevisio 365 App können Sie z. B. die Adressen einer Kampagne in einen Serienbrief übernehmen und den Verteiler nachbearbeiten, bevor Sie den Serienbrief aussenden 3.3 Produkte Verwendung Im Tab Produkte können Sie Produkte filtern und auswählen sowie Produktdetails in Office- Dokumente übernehmen. Die Funktionen gleichen denen im Tab Kontakte, nur der Inhalt ist ein anderer Auswahlmöglichkeiten Produkte können ausgewählt und in Word bzw. Excel als Tabelle übernommen werden. Anhand der Produktbezeichnungen ist eine Mehrfachauswahl möglich. Folgende Felder können übernommen werden: Produktgruppe Produktnummer Produktbezeichnung Produktbeschreibung Einheit Einzelpreise brutto und netto inklusive der vorhandenen drei Preisgruppen Übersetzungen der Produktbezeichnung, Produktbeschreibung und Einheit Einsatzbeispiele Mit der Produkte-Option der Scopevisio 365 App können Sie z. B. einen neuen Produktkatalog übermitteln oder Details über ein Produkt in ein Anschreiben übernehmen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 7

7 3.4 Projekte Verwendung Der Tab Projekte bietet die Möglichkeit, aus der App heraus umfangreiche Details zu Projekten in Excel-Listen oder Word- Dokumente zu übernehmen. Nach dem ersten Bildschirm mit der Vorauswahl der Projekte gelangen Sie wie immer in die Detailseite des angeklickten Projekts Auswahlmöglichkeiten Es können Projekte ausgewählt werden können. Aus einem gewählten Projekt können Sie folgende Daten in ein Word/Excel-Dokument übernehmen: Projektbezeichnung Projektbeschreibung Projektträger Projektadressat Projektstart und Projektende Projektaufgaben (einzelne Aufgaben können ausgewählt werden) Projektteam (einzelne Aufgaben können ausgewählt werden) Einsatzbeispiele Mit der Projekte-Option der Scopevisio 365 App können Sie z. B. einen Projektplan in einem Office- Dokument erstellen, Berichte zusammenstellen, eine Aufgaben-Übersicht generieren oder Projekt- Details in ein Schreiben oder eine Auswertung übernehmen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 7