MS Office Integration

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1 MS Office Integration

2 Inhalt 1. Office Integration in Scopevisio Scopevisio365 App Scopevisio 365 zur lokalen Office-Anwendung hinzufügen Scopevisio 365 zur Office Web App hinzufügen Login bei Scopevisio Funktionsweise von Scopevisio Kontakte Kampagnen Produkte Projekte MS Office Connector MS Office Connector buchen und installieren Word Dokumente aus Scopevisio laden Dokumente nach Scopevisio veröffentlichen Einzelne Adressen aus Scopevisio einfügen Serienbriefe erstellen Excel Word-ähnliche Funktionen Zusätzliche Möglichkeiten Outlook Neue erstellen nach Scopevisio veröffentlichen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 15

3 1. Office Integration in Scopevisio Scopevisio kann ohne Medienbruch mit MS Office Anwendungen zusammen benutzt werden. Dafür sorgen die Scopevisio365 App aus dem Microsoft Store und unser MS Office Connector, der Scopevisio als Add-In in Ihre Office-Anwendungen einbindet. Im Folgenden werden beide Möglichkeiten erklärt 2. Scopevisio365 App Mit der Gratis-App Scopevisio365 aus dem Windows Store können Sie Inhalte aus Scopevisio mit einem Mausklick in Ihre Word- oder Excel-Dokumente übernehmen. Anwender können z. B. eine Adresse in ein Anschreiben einfügen, Produkt- oder Projektdetails in Office-Dokumente übernehmen und vieles mehr. Voraussetzung für die Nutzung der Anwendung ist, dass Sie Scopevisio benutzen und die entsprechenden Rechte für die Installation der App haben. 2.1 Scopevisio 365 zur lokalen Office-Anwendung hinzufügen Klicken Sie auf dem Ribbon Ihres MS Office-Programms (z. B. MS Word) auf Einfügen > Store, um den Windows Store zu öffnen. Anschließend geben Sie Scopevisio in das Suchfeld des Stores ein, bestätigen mit der Eingabetaste und klicken auf die Scopevisio App. Im nachfolgenden Bildschirm klicken Sie auf den Button [Vertrauen]. Damit stimmen Sie den Datenschutz- und Nutzungsbedingungen zu und die App wird rechts neben Ihrem Arbeitsbereich in Ihrer MS Office Anwendung geöffnet. Sie können die App mit der Maus an eine andere Position ziehen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 15

4 2.2 Scopevisio 365 zur Office Web App hinzufügen Wenn Sie ein Microsoft-Konto haben und mit den Office Web Apps arbeiten, profitieren Sie von dem geräte- und standortunabhängigen Zugriff auf die Scopevisio365 App. Navigieren Sie über diesen Link zur entsprechenden Seite im Office Store und klicken Sie auf [Hinzufügen]. Anschließend loggen Sie sich in Ihrem Microsoft-Konto ein und folgen den Installationsanweisungen. Wenn Sie einen Unternehmensrechner verwenden, muss die Installation gegebenenfalls von einem Administrator vorgenommen werden. 2.3 Login bei Scopevisio 365 Anwender melden sich mit ihrer Kundennummer und der - Adresse/Passwort-Kombination an, die sie auch für Scopevisio verwenden. Die Anmeldeinformationen werden bei der Erstanmeldung gespeichert und müssen nicht jedesmal neu eingegeben werden. Falls der Anwender mehrere Instanzen und/oder Gesellschaften bei Scopevisio hat, wählt er nach der Anmeldung aus, in welche Instanz und in welche Gesellschaft er sich einloggen möchte. Bei der Authentifizierung wird geprüft, welche Lizenz der Anwender gebucht hat. Abhängig von der Lizenz werden dann auch nur die passenden Felder (Suche, Anzeige) bereitgestellt. So werden z.b. Projekte nur dann angezeigt, wenn die passende Lizenz vorhanden ist. Dieses Dokument unterstellt, dass Sie alle Funktionen von Scopevisio 365 sehen können. 2.4 Funktionsweise von Scopevisio 365 Verwendung in Word und Excel Kontakte Die Oberfläche der App präsentiert sich mit vier Tabs: Kontakte, Kampagnen, Produkte und Projekte. Beim Öffnen ist der Tab Kontakte vorausgewählt. Darunter sehen Sie ein Eingabefeld, daneben ein Lupen- und ein Filtersymbol. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 15

5 Verwendung Geben Sie einen Namen, eine Kundennummer, eine Debitoren- oder Kreditorennummer o.ä. in das Feld Kontakte finden ein und klicken Sie auf das Lupensymbol angezeigt (Abbildung 1).. Ihre Suchergebnisse werden Das Filtersymbol ermöglicht eine Vorauswahl der Kontakte nach unterschiedlichen Kontaktrollen. In Checkboxen können Sie anhaken, welche Art von Kontakten Sie sehen möchten. Eine Mehrfachauswahl ist möglich (Abbildung 2). Wenn Sie auf einen Kontakt oder klicken, öffnet sich eine Detailseite, in der die Daten des Kontaktes angezeigt werden. Daneben befindet sich ein Word- (oder Excel-) Symbol. Der Scopevisio-Inhalt wird durch Anklicken des Symbols in ein geöffnetes Dokument an der Cursor-Position eingefügt (Abbildung 3). Sind z. B. mehrere Adressen vorhanden, öffnet ein Klick auf das Symbol die gewünschte Adresse auswählen können. einen Bildschirm, in dem Sie Hinweis: Diese Navigations- und Auswahl-Prinzipien ziehen sich konsistent durch die gesamte App. Abbildung 1 Abbildung 2 Abbildung Auswahlmöglichkeiten Folgende am Kontakt hinterlegten Angaben können ausgewählt werden: Jede Adresse Jeder Ansprechpartner / Mitarbeiter sowie auch dessen Adresse(n) Jede Bankverbindung Offene Posten (Salden und Einzelposten) Maps-Link für die Routenplanung Skype-Aufruf Einsatzbeispiele Mit der Kontakte-Option der Scopevisio 365 App können Sie z. B. mit einem einzigen Mausklick eine Adresse in einen Brief oder einen Standardtext in einen Vertrag oder ein Anschreiben einfügen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 15

6 2.4.2 Kampagnen Verwendung Ein Klick auf den Tab Kampagnen öffnet eine Ansicht, in der Sie eine Kampagne auswählen können, um wiederum zum zugehörigen Detailbildschirm zu navigieren. In nächster Zukunft haben Sie hier Gelegenheit, aus einer angezeigten Kampagne per Mausklick einen Serienbrief in Word zu erstellen oder einen Verteiler in Excel zu exportieren. Dabei müssen die Daten aus der Scopevisio-Kampagne nicht unverändert übernommen werden. Einzelne Empfänger können in der App aus der Kampagne entfernt oder über den Button [Neuen Kontakt hinzufügen] hinzugefügt werden Auswahlmöglichkeiten Auswahlliste der vorhandenen Kampagnen Anzeige und Selektionsmöglichkeit der in der Kampagne vorhandenen Kontakte Weiteren Kontakt hinzufügen Einsatzbeispiele Mit der Kampagnen-Option der Scopevisio 365 App können Sie z. B. die Adressen einer Kampagne in einen Serienbrief übernehmen und den Verteiler nachbearbeiten, bevor Sie den Serienbrief aussenden Produkte Verwendung Im Tab Produkte können Sie Produkte filtern und auswählen sowie Produktdetails in Office-Dokumente übernehmen. Die Funktionen gleichen denen im Tab Kontakte, nur der Inhalt ist ein anderer Auswahlmöglichkeiten Produkte können ausgewählt und in Word bzw. Excel als Tabelle übernommen werden. Anhand der Produktbezeichnungen ist eine Mehrfachauswahl möglich. Folgende Felder können übernommen werden: Produktgruppe Produktnummer Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 15

7 Produktbezeichnung Produktbeschreibung Einheit Einzelpreise brutto und netto inklusive der vorhandenen drei Preisgruppen Übersetzungen der Produktbezeichnung, Produktbeschreibung und Einheit Einsatzbeispiele Mit der Produkte-Option der Scopevisio 365 App können Sie z. B. einen neuen Produktkatalog übermitteln oder Details über ein Produkt in ein Anschreiben übernehmen Projekte Verwendung Der Tab Projekte bietet die Möglichkeit, aus der App heraus umfangreiche Details zu Projekten in Excel-Listen oder Word- Dokumente zu übernehmen. Nach dem ersten Bildschirm mit der Vorauswahl der Projekte gelangen Sie wie immer in die Detailseite des angeklickten Projekts Auswahlmöglichkeiten Es können Projekte ausgewählt werden können. Aus einem gewählten Projekt können Sie folgende Daten in ein Word/Excel-Dokument übernehmen: Projektbezeichnung Projektbeschreibung Projektträger Projektadressat Projektstart und Projektende Projektaufgaben (einzelne Aufgaben können ausgewählt werden) Projektteam (einzelne Aufgaben können ausgewählt werden) Einsatzbeispiele Mit der Projekte-Option der Scopevisio 365 App können Sie z. B. einen Projektplan in einem Office- Dokument erstellen, Berichte zusammenstellen, eine Aufgaben-Übersicht generieren oder Projekt- Details in ein Schreiben oder eine Auswertung übernehmen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 15

8 3. MS Office Connector Der MS Office Connector schlägt die Brücke zwischen der Office- und der Scopevisio-Welt. Er ist ein Add-In, das in MS Word, Excel und Outlook jeweils eine zusätzliche Scopevisio-Registerkarte installiert. Über diese Registerkarte haben Sie vollen Zugriff auf Ihre Scopevisio-Daten innerhalb der gewohnten MS-Office-Anwendungen. Jetzt können Sie z. B. s, Dokumente und Tabellen direkt am Kontakt in Ihrem Scopevisio CRM speichern. Berichte und Serienbriefe werden durch den Zugriff auf Scopevisio-Daten schneller und einfacher generiert. Versionsprobleme, Redundanzen und Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an. Der Datei-Overhead sinkt, Informationen fließen in Echtzeit und die Produktivität wächst. 3.1 MS Office Connector buchen und installieren Klicken Sie auf das Shop-Symbol, um in den Scopevisio Shop zu gelangen, und wählen Sie eine Lizenz von MS Office Connector aus. Hinweis: Um dies zu tun, benötigen Sie eine entsprechende Berechtigung für den Shop. Wenn Sie diese nicht haben, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Schließen Sie alle eventuell geöffneten Office-Anwendungen auf Ihrem Computer. Anschließend gehen Sie in Scopevisio auf das Einstellungssymbol und wählen den Menüpunkt Mein Scopevisio aus der Gruppe System. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 15

9 Im nächsten Bildschirm finden Sie in der Gruppe Meine Scopevisio2GO-Apps den Link MS Office Connector installieren. Klicken Sie darauf. Der Installationsprozess startet. Falls Windows-Benutzerkontensteuerung und der Microsoft Office- Anpassungs-Installer eine verlangen, bestätigen Sie bitte die Installation. Am Ende des Installationsprozesses erscheint die Meldung, dass das Add-In erfolgreich installiert wurde. Klicken Sie auf Schließen. Wenn Sie nun MS Outlook, MS Word oder MS Excel öffnen, bemerken Sie rechts in der Tab-Leiste eine neue Registerkarte namens Scopevisio. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 15

10 3.2 Word Nach der Installation hat das Menüband (Ribbon) Ihrer Office-Programme ganz rechts eine neue Registerkarte namens Scopevisio Dokumente aus Scopevisio laden In der linken Gruppe Dokument können Sie wie gewohnt neue Dokumente erstellen, aber auch Dokumente aus Word-Vorlagen laden oder aus Teamwork in Word öffnen. Nach einem Klick auf [Dokumente aus Teamwork laden] öffnet sich ein Scopevisio-Fenster, in dem Sie mit Suchbegriffen nach dem gewünschten Dokument scopen können. Mit einem Doppelklick öffnen Sie das Dokument in Word. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, speichern Sie das Dokument mit dem Word-Speicherbutton oder indem Sie [Aktives Teamwork-Dokument speichern] klicken. Es wird automatisch zur neuesten Version und steht jetzt auch anderen wieder zur Bearbeitung zur Verfügung Dokumente nach Scopevisio veröffentlichen Nachdem Sie ein neues Dokument erstellt haben, können Sie es mit einem Klick auf [Dokument nach Teamwork veröffentlichen] in Ihre Teamwork-Dokumentensammlung laden, damit auch andere Teammitglieder darauf zugreifen können. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 15

11 3.2.3 Einzelne Adressen aus Scopevisio einfügen Use Case: Sie möchten s aus Ihrem Mail-Programm versenden, indem Sie -Empfänger aus Ihrem Scopevisio-Kontaktmanagement hinzufügen. Eine praktische Funktionalität ist der Zugriff auf die Scopevisio Stammdaten aus MS Word heraus. Mit den Funktionen aus der Gruppe Datenfeld und Empfänger können Sie, wenn Sie z. B. Einzelbriefe oder Serienbriefe schreiben möchten, die Adressdatensätze direkt aus Scopevisio holen. Wenn Sie einen [Einzelempfänger scopen], indem Sie z. B. seinen Nachnamen in das Suchfeld eingeben, wird ein Scopevisio-Fenster mit den Treffern eingeblendet. Doppelklicken Sie auf die gesuchte Person, so wird Ihnen angeboten, die Adresse in Ihr Word-Dokument einzufügen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 15

12 3.2.4 Serienbriefe erstellen Use Case: Sie möchten auf einfache Weise eine Kampagne oder ein Rundschreiben aus Ihrem Word- Programm versenden und dabei auf Ihre Scopevisio-Kontakte zurückgreifen. Für Serienbriefe können Sie auch Empfängergruppen selektieren, indem Sie [Empfänger wählen]. Die Daten können Sie nach unterschiedlichen Datenfeldern auswählen, wenn Sie z. B. vorhaben, all Ihre Leads im Kreis Bonn anzuschreiben. Nachdem Sie die ausgewählten Kontakte mit dem Häkchen-Button bestätigt haben, gelangen Sie zurück in Ihr Dokument. Automatisch wurde im Menüband die Registerkarte Sendungen geöffnet. Über den Button [Seriendruckfeld einfügen] können Sie nun mit Platzhaltern die Positionen von Adresse und Anrede bestimmen. Fügen Sie die über die Platzhalter die anzuzeigenden Informationen an die gewünschte Stelle in Ihrem Dokument ein. Über den Button [Vorschau Ergebnisse] können Sie sich die eingefügten Daten anzeigen lassen. 3 Um den Serienbrief ausgeben zu lassen, klicken Sie auf [Fertig stellen und zusammenführen]. So werden alle Briefe in einem Dokument angezeigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 15

13 3.3 Excel Word-ähnliche Funktionen Use Case: Sie möchten in Excel Arbeitsmappen aus Scopevisio laden oder neue Arbeitsmappen direkt zu Scopevisio hochladen. Auch in Excel haben Sie jetzt die neue Scopevisio-Registerkarte, die Ihnen ähnliche Funktionen bietet. Klicken Sie auf [Arbeitsmappe aus Teamwork laden], um auf Ihre Scopevisio-Dateien zuzugreifen, oder auf [Arbeitsmappe nach Teamwork veröffentlichen], um eine neue Arbeitsmappe in einer von Ihnen einzustellenden Sammlung zu speichern Zusätzliche Möglichkeiten Use Case: Sie möchten Ihre gewohnten Excel-Berichte und Pivot-Tabellen auch weiterhin nutzen und mit den Daten aus Scopevisio befüllen. Allerdings kann Excel mit den Daten aus Scopevisio noch weit mehr tun, als nur Adressen übernehmen und Serienbriefe generieren. Der Vollzugriff auf die Stammdaten aus MS-Excel heraus eröffnet Ihnen ganz neue Möglichkeiten, adhoc-reports, Statistiken und Diagramme zu erstellen. Sie können Artikelstammdaten, Verkaufszahlen, Benchmarks, Klicks, was immer Sie möchten, aus Scopevisio in Excel laden und weiterverarbeiten. Schnell, aktuell, ohne Medienbruch. Wenn Sie auf den Button [Arbeitsmappe aus Teamwork laden] klicken, werden die Scopevisio-Daten fix und fertig als Excel-Liste geladen, die Sie wie gewohnt bearbeiten können. Mit der Funktion [Daten aus Scopevisio holen] generieren Sie im Handumdrehen Verteilerlisten. Wenn Sie eine Arbeitsmappe fertig bearbeitet haben, können Sie die [Aktive Teamwork-Arbeitsmappe speichern], um sie als neue Version wieder an ihrem ursprünglichen Platz abzulegen, oder die [Arbeitsmappe nach Teamwork veröffentlichen], um sie in einer Sammlung, auf die Sie Zugriff haben, zur Verfügung zu stellen. Hinweis: Sie können das Dokument anschließend im Scopevisio-Menü DMS Teamwork nur sehen, wenn Sie die betreffende Sammlung auch abonniert haben. Dadurch ist es Ihnen möglich, die gewohnten Reports auch nach der Migration auf Scopevisio weiter zu verwenden. Es muss nicht alles neu gebaut werden. Die weiteren Vorteile sind wie bei Word: Sie haben eine zentrale Datenbank für alle Anwendungen und keine Insel-Lösungen oder separaten Excel- oder Verteilerlisten außerhalb von Scopevisio. Die Excel- Berichte werden mit tagesfrischen Daten befüllt. Und die Stammdaten müssen nur einmal gepflegt werden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 13 von 15

14 3.4 Outlook Use Case: Sie möchten die Kontaktdaten und die Scopen-Funktion aus Scopevisio auch in Ihrem - Programm nutzen, um Empfängeradressen schnell zu finden. Auch Outlook hat jetzt den Ihnen bereits bekannten Scopevisio-Reiter, aber er sieht etwas anders als in Word und Excel aus: Hier können Sie einen -Empfänger scopen, eine Mail an ihn aufsetzen und diese anschließend nach Scopevisio veröffentlichen. Das Schöne daran: Die wird mit einem Kontakt assoziiert entweder vollautomatisch, oder nach den von Ihnen gemachten Vorgaben und direkt in der Scopevisio-Kontaktakte gespeichert Neue erstellen Sobald Sie auf Neue Mail erstellen klicken, öffnet sich folgendes Fenster: Hier geben Sie im gelben Scopen-Feld die Anfangsbuchstaben des gewünschten Namens ein und bekommen sofort die passenden Kandidaten vorgeschlagen. Wählen Sie den oder die gewünschten Empfänger aus und fügen Sie eventuell ein Dokument aus DMS Teamwork hinzu. Mit einem Klick auf [ erstellen] öffnet sich Ihr gewohntes Mailprogramm mit der Empfänger-E- Mail-Adresse. Alternativ geben Sie die Anfangsbuchstaben des Namens in das Feld [Neue an Kontakt(e)] ein und bestätigen, um ein ganz ähnliches Fenster einzublenden, in dem Ihnen passende Empfänger vorgeschlagen und die Option [jetzt neue erstellen] gegeben wird. Tipp: Ähnlich wie im Abschnitt ( Serienbrief erstellen ) beschrieben, können Sie auch einen größeren Empfängerkreis scopen und eine Kampagne erstellen! nach Scopevisio veröffentlichen Use Case: Sie versenden an Kunden oder andere Kontakte s, die für Sie und die anderen Bearbeiter mit Scopevisio-Zugriff so wichtig sind, dass sie in der Kontaktakte gespeichert werden sollen. Mit einem Klick auf [ nach Scopevisio veröffentlichen] erreichen Sie, dass Ihre Nachricht mit dem Empfänger-Kontakt in Ihrer Kontaktdatenbank assoziiert (d. h. an dem Kontakt gespeichert) wird. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 14 von 15

15 Sie können in den [Einstellungen], die über das Zahnradsymbol erreichbar sind, auf dem Reiter Weitere Einstellungen bestimmen, ob Ihre Mails vollautomatisch den Kontakten zugeordnet werden sollen, oder ob (und in welchem Format) Sie sie manuell, z. B. am Ende des Arbeitstages, über eine Vorschlagliste den Kontakten zuordnen möchten In der nebenstehenden Abbildung wurde das vollautomatische Speichern gewählt. Auf diese Weise gehen Ihnen keine wichtigen Informationen mehr im Postfach unter und Ihr Team ist tagesaktuell über die neuen Entwicklungen in der Kundenbeziehung informiert. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 15 von 15