Projekte und Zeiterfassung. für Beratungsunternehmen

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1 Projekte und Zeiterfassung für Beratungsunternehmen

2 Inhalt 1. Vorbereitung: Leistungskatalog anlegen Projekt anlegen Masterprojekt erstellen Projektkostenstelle vorbelegt Masterprojekt duplizieren und individuelles Projekt ableiten Projektangaben individualisieren Projekte und Zeiterfassung Zeiteintrag erstellen Über das Kalender-Icon Über das Menü Über die Stoppuhr Direkt im Kalender Zeitabrechnung und Leistungsnachweise Theorie und Praxis: Zusammenspiel von Scopevisio Client und PROJEKTE2GO Projektsteuerung Soll-Ist-Vergleich der Zeiten und Leistungen Deckungsbeitragsrechnung (nur mit FiBu möglich) Aktivitäten-Management im Projekt Verbundene Informationen Aktualisiert Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 11

3 Dieser Anwendungsfall kommt insbesondere bei Beratungsunternehmen vor: Sie haben mehr oder weniger standardisierte Beratungsprojekte und Stundensätze, die Sie beim Kunden abrechnen. Das individuelle Projekt wird in Arbeitspakete zerlegt, die den Mitgliedern des Projektteams als Aufgaben zugeordnet sind. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie in Scopevisio ein Masterprojekt anlegen können, in dem die wesentlichen Standardangaben bereits hinterlegt sind, und aus diesem Masterprojekt durch Duplizieren und Individualisieren konkrete Einzelprojekte ableiten. Sie erfahren, wie Sie Zeiten und Leistungen erfassen und abrechnen und wie Sie vom Termin oder von der Aufgabe in das Projekt navigieren bzw. von einem Projekt ins nächste springen können. 1. Vorbereitung: Leistungskatalog anlegen Es ist sinnvoll, Ihre Dienstleistungen als Produkte im System anzulegen. Wählen Sie hierzu im Menü Global > Stammdaten > Produkte > Produkte verwalten. Hier sehen Sie einige Produkte, die in der Scopevisio Demo AG angelegt wurden. Über den Button Hinzufügen könne Sie eigene Produkte anlegen bzw. bearbeiten oder, wenn Sie mehrere, ähnliche Produkte haben, das eine über den Button Duplizieren als Vorlage für das nächste verwenden. Über Systemadministration > System > Auswahllisten verwalten können Sie die Auswahllisten modifizieren, die Ihnen zum Anlegen neuer Produkte zur Verfügung stehen. Um z. B. die Abrechnungseinheiten zu ändern, erweitern Sie im nächsten Bildschirm den Punkt Keine Angabe, markieren Einheiten und klicken auf Bearbeiten. Hier wurden als Beispiel über den Hinzufügen-Button die Einheiten Seiten, Wörter und Zeilen zur Verwendung z. B. in einem Redaktionsoder Übersetzungsbüro als Einheiten neu angelegt. Mithilfe dieser Einträge wurden im Folgenden verschiedene Produkte mit der Produktart Dienstleistung neu angelegt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 11

4 2. Projekt anlegen 2.1 Masterprojekt erstellen Angenommen, Sie haben ein Beratungsunternehmen, in dem Kundenprojekte von einem Projektleiter durchgeplant und von Consultants beim Kunden umgesetzt werden. Der Umfang, die Zeitdauer, die konkreten Termine und andere Parameter sind variabel, aber die Consultants und sonstigen Mitarbeiter, ihre Stundensätze und Aufgaben bleiben im Wesentlichen gleich. Es ist für Sie also sinnvoll, eine Projektvorlage ein Masterprojekt zu erstellen, auf der dann die konkreten Kundenprojekte basieren. Um ein Masterprojekt anzulegen, wählen Sie im Menü Projekte und klicken auf Hinzufügen. Sie befinden sich nun im Formular Projekt, wo Sie folgende Angaben hinterlegen: Wählen Sie die Projektart aus, z. B. Kundenprojekt. Vertriebsprojekte können Sie später auf Kundenprojekte umstellen. Projektträger und Projektadressat sind in diesem Fall beide Ihre Firma. Im Feld Projektbeschreibung könnten Sie z. B. erläutern, was beim Duplizieren des Projektes zu beachten ist. Füllen Sie die Angaben zum Projekt so weit aus, wie es angesichts Ihres Standardisierungsniveaus sinnvoll erscheint. Als Projektphase könnten Sie z. B. Projektvorbereitung einstellen, als Projekt-Priorität mittel usw. Legen Sie anschließend die Aufgaben an, indem Sie unter dem Geschäftsobjekt Aufgaben rechts neben der Tabelle auf das kleine Pluszeichen klicken und Aufgabendetails eingeben. Bei einem Masterprojekt empfiehlt es sich, den Termin einige Jahre in der Zukunft festzulegen, damit Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 11

5 Sie die Aufgabe nicht dauernd unter Ihren Aufgaben in Scopevisio angezeigt bekommen. Eine Aufgabe kann aus mehreren Tätigkeiten bestehen. Geben Sie diese im Abschnitt Tätigkeiten an, indem Sie erneut auf das kleine Pluszeichen rechts klicken und beliebig viele Tätigkeiten erstellen. Aufgaben und Tätigkeiten können den Status Anstehend, Begonnen oder Erledigt haben. Tätigkeiten können in Aufgaben konvertiert werden. Mehr darüber im Dokument Aufgaben. Unter Teamwork Dokumente können Sie Dokumente hochladen oder aus Teamwork zuordnen, die standardmäßig mit einem Projekt verknüpft sind, z. B. Checklisten, Vordrucke, Vertragsmuster und dergleichen mehr. Tragen Sie im Geschäftsobjekt Projekt jetzt Ihre Teammitglieder ein. Beim späteren Duplizieren des Projekts können Sie ankreuzen, wer im konkreten Fall beteiligt ist. Blenden Sie, falls noch nicht geschehen, mit der rechten Maustaste das Geschäftsobjekt Zeitaufschreibung ein. Hier können Sie Leistungen, Mitarbeiter, Planarbeitszeiten usw. eintragen. Wenn die betreffende Leistung fakturierbar ist, vergessen Sie bitte nicht, dies in der Tabellenspalte Fakturierbar anzugeben. Gleiches gilt für das Geschäftsobjekt Leistungsaufschreibung. Die Kostenstelle des Projekts wird beim Speichern automatisch gefüllt. In der Business Line ist die dritte Kostendimension für Projekte reserviert. In der Enterprise Line können Sie auch selbst eine Kostenstelle anlegen. 2.2 Projektkostenstelle vorbelegt Wird eine Rechnung auf ein Projekt geschrieben (d.h. im Geschäftsobjekt Beschreibung der Rechnung unter Abrechnung > Rechnungen / Gutschriften wird ein Projekt ausgewählt bzw. die Rechnung wird aus einem Projekt heraus geschrieben) ist die Projektkostenstelle für alle Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 11

6 Rechnungspositionen fest vorbelegt. Sie kann nicht geändert werden. Eine so geschriebene Rechnung gilt als 100% auf das Projekt gestellt. Wird eine Rechnung auf einen Kontakt geschrieben, das Feld Projekt also leer gelassen, schlägt das System eine eventuell am Sachkonto hinterlegte Projektkostenstelle vor. Ist keine hinterlegt, bleibt das Feld leer. Die Projektkostenstelle kann individuell bearbeitet werden. Einzelnen Positionen können auch unterschiedliche Projektkostenstellen zugeordnet werden. 2.3 Masterprojekt duplizieren und individuelles Projekt ableiten Sobald Ihre Projektvorlage fertig ist, können Sie diese duplizieren, um individuelle Projekte daraus abzuleiten. Dazu klicken Sie im Menü auf Projekte > Projekte, markieren Ihr Masterprojekt in der Projektübersicht und klicken unten auf den Button Duplizieren. Jetzt können Sie durch Abhaken der Checkboxen auswählen, welche Bestandteile des Projekts mitkopiert werden sollen. Eine Kopie Ihres Masterprojekts öffnet sich nun im Formular Projekt. 2.4 Projektangaben individualisieren Geben Sie hier als Erstes die Bezeichnung und Beschreibung Ihres neuen Projekts ein. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 11

7 Als Projektadressat geben Sie Ihren Kunden ein. Anschließend füllen Sie die Felder Projektstart / -ende. Wenn Sie damit fertig sind, dürfte Ihre Projektbeschreibung ungefähr folgendermaßen aussehen: Unter Umständen haben Sie die Ressourcen und Zeitbudgets Ihrer Projekte bereits in der Vorlage angelegt. Wenn nicht, werden diese Einstellungen nun ebenfalls individuell festgelegt. Das Projektteam und die Beteiligten werden abschließend benannt und mit ihren jeweiligen Mannstunden durchgeplant. Der Projektinhaber ist normalerweise auch der Projektleiter. Scrollen Sie nun abwärts zum Geschäftsobjekt Aufgaben. In Ihrem Masterprojekt haben Sie als Kunden Ihre eigene Firma eingegeben. Nun ordnen Sie in der Spalte Kontakt das neue Projekt dem Kunden zu, auf den es sich bezieht. Hierzu klicken Sie auf den kleinen Abwärtspfeil, der neben dem Kontakt-Eintrag erscheint, wenn Sie diesen markieren und geben im anschließend eingeblendeten Formular einfach die Anfangsbuchstaben des Kunden ein, um diesen dann aus der Vorschlagsliste auszuwählen. In der Spalte Kontakt wird auf diese Weise der Projektkunde einschließlich Kundennummer und aller am Kontakt gespeicherten Daten mit dem Projekt verknüpft. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 11

8 In ähnlicher Weise können Sie in den weiteren Geschäftsobjekten weitere Informationen mit dem Projekt verknüpfen, z. B. ein Angebot, einen Auftrag, Vertragsdokumente, s und sogar Kampagnen. Tipp: Wenn Sie ein Schulungsunternehmen oder eine Event-Agentur haben und häufig zielgruppengerechte Einladungen an einen größeren Personenkreis versenden, können Sie die Einladung als Kampagne abwickeln und mit einem entsprechenden Projekt verknüpfen. 3. Projekte und Zeiterfassung Lesen Sie mehr zu diesem Thema im Dokument Zeiterfassung und Zeitabrechnung. 3.1 Zeiteintrag erstellen Über das Kalender-Icon Im Formular Projekt, wie auch in manchen anderen Formularen, sehen Sie rechts oben ein Kalender-Icon. Wenn Sie darauf klicken, erscheint eine Zeiterfassungsmaske, in der das Projekt, aus dem Sie kommen, bereits voreingestellt ist. Hier können Sie Zeiteinträge erstellen, die direkt mit dem Projekt verknüpft sind Über das Menü Ebenso können Sie über den Menüpunkt Projekte > Zeiterfassung einen Zeiteintrag erstellen. Diesen verknüpfen Sie manuell mit dem Projekt oder einem anderen Bezugsobjekt. Hier sehen Sie einen Zeiteintrag in der Zeiterfassungsliste. Wenn Sie in der markierten Zeile in einem Feld auf den kleinen Dreieckpfeil klicken, öffnet sich wie immer in Scopevisio eine Auswahlliste, aus der Sie den relevanten Eintrag ergänzen können. Sie können in dieser Liste Einträge neu hinzufügen, bearbeiten oder entfernen, oder Sie können Einträge durch Klick auf Folgeeintrag hinzufügen duplizieren und neue Uhrzeiten eintragen Über die Stoppuhr Unten rechts auf Ihrem Bildschirm, gleich neben dem Abmelden-Symbol, befindet sich ein Stoppuhrsymbol. Hier können Sie Ihre Zeit stoppen. Klicken Sie auf das Symbol, so sehen Sie die letzten Zeiterfassungs-Einträge und die Option Stoppuhr starten. Diese klicken Sie an, um Ihre Zeit zu erfassen. Als Nächstes sehen Sie, dass die Stoppuhr zu laufen begonnen hat: Den per Stoppuhr erstellten Zeiteintrag können Sie ebenfalls einem Projekt, Kontakt oder sonstigen Bezugsobjekt zuordnen und durch eine Leistungsnummer und -bezeichnung spezifizieren. Starten Sie die Stoppuhr aus einem Projekt heraus, wird der Zeiteintrag direkt dem Projekt zugeordnet. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 11

9 3.1.4 Direkt im Kalender Im Kalender erstellen Sie Zeiteinträge, wie Sie es von anderen Kalenderanwendungen gewöhnt sind: Sie klicken mit der rechten Maustaste in den Kalender, wählen Neuer Eintrag am und geben die Details ein. 3.2 Zeitabrechnung und Leistungsnachweise Die von den Mitarbeitern erfassten Zeiten sind im Scopevisio Client sofort sichtbar, wenn Sie den Menüpunkt Projekte > Zeiterfassung auswählen. Zeitabrechnungen und Leistungsnachweise lassen sich in Scopevisio automatisch generieren. Mehr darüber im Dokument Zeiterfassung und Zeitabrechnung. 4. Theorie und Praxis: Zusammenspiel von Scopevisio Client und PROJEKTE2GO In der Praxis wird häufig ein Projektleiter im Scopevisio-Client die Aufgaben zuweisen und das Projekt steuern, während Projektmitarbeiter beim Kunden Leistungen erbringen und ihre dafür aufgewendete Zeit dokumentieren. Dafür eignet sich die mobile App PROJEKTE2GO hervorragend. Lesen Sie mehr darüber im Dokument PROJEKTE2GO. Die Mitarbeiter können auf ihren mobilen Geräten Arbeitszeiten erfassen und direkt am Projekt speichern, während der Projektleiter die Zeiteinträge genehmigt und über die Exportfunktionalität von Scopevisio ausdruckt, um sie der Kundenabrechnung hinzuzufügen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 11

10 Zeiterfassung über PROJEKTE2GO Wenn Sie auf den Reiter Zeiterfassung klicken, sehen Sie folgenden Bildschirm: 1. Neben dem Tab Zeiterfassung haben Sie die Tabs Kontakte, Projekte, Aktivitäten und Scopen zur Verfügung. 2. Klicken Sie einmal auf die Stoppuhr, um einen Zeiteintrag zu starten, und ein zweites Mal, um ihn mit einem Klick auf wieder zu beenden. 3. Sie können Zeiteinträge nach Mitarbeiter, Kontakt, Projekt, Auftrag, Leistung und Aufgabe filtern. 4. Wählen Sie ein Zeitintervall (siehe Abbildung), um nur Zeiteinträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums anzeigen zu lassen. 5. Mit einem Klick auf Neuer Eintrag erstellen Sie manuell einen neuen Zeiteintrag. 6. Klicken Sie auf den Zeiteintrag-Link, um die Details des Zeiteintrags zu öffnen und zu bearbeiten. Wie Sie es gewohnt sind, enthält der Bildschirm zusätzlich ein Suchfeld sowie das Einstellungssymbol oben rechts Einstellungen ändern können., mit dem Sie grundlegende Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 11

11 5. Projektsteuerung 5.1 Soll-Ist-Vergleich der Zeiten und Leistungen Im Projekt haben Sie die Möglichkeit, in den Abschnitten Zeitaufschreibung und Leistungsaufschreibung Soll- und Ist-Werte zu erfassen. Stundensätze oder Leistungshonorare werden automatisch aus dem System übernommen. Wenn Sie neben den Plandaten hier auch die Ist-Daten eintragen, haben Sie einen Überblick, ob das Projekt im budgetierten Zeitrahmen bewältigt wird. 5.2 Deckungsbeitragsrechnung (nur mit FiBu möglich) Wenn Sie für Ihre Buchhaltung ebenfalls Scopevisio nutzen, können Sie sich direkt im Projekt Ihre Kosten und Erlöse anzeigen lassen. Diese werden der Kostenstelle des Projekts direkt beim Erfassen und Buchen zugeordnet, sodass Sie Ihre Deckungsbeitragsrechnung immer im Blick haben. 5.3 Aktivitäten-Management im Projekt Projektmanager können für Mitarbeiter Aufgaben einstellen und mit dem Projekt verknüpfen. Mehr über Aufgaben lesen Sie im entsprechenden Dokument. Arbeitsergebnisse und Informationen, wie z. B. Dokumente und s, können wiederum mit einem Projekt oder einer Aufgabe unter diesem Projekt verknüpft werden. Durch den Bearbeitungsstatus kann der Manager erkennen, wie weit die jeweilige Arbeit erledigt ist. 5.4 Verbundene Informationen Durch die Integration der Scopevisio-Komponenten können Sie über Links zwischen Kontakt, Projekt und Aufgabe wechseln und verbundene Informationen sehen. Wechseln Sie mit einem Mausklick vom Termin ins Projekt und von der Aufgabe in den Termin oder von einem Projekt ins nächste. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 11