Handreichung für die Arbeitshilfe zur Priorisierung von Prozessen in der Berliner Verwaltung

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1 Handreichung für die Arbeitshilfe zur Priorisierung von Prozessen in der Berliner Verwaltung Erarbeitet in Kooperation von Mitarbeitenden der SKzl, SenFin, SenInnDS, SenGPG, SenIAS, SenJustVA und SenWiEnBe, sowie der Bezirksämter Friedrichshain-Kreuzberg, Mitte, Reinickendorf und Tempelhof-Schöneberg sowie der Geschäftsstelle GPM der Bezirke mit der Peters & Co. GmbH Unternehmensberatung Stand: Seite 1

2 Inhalt 1. Warum und von wem ist diese Arbeitshilfe erarbeitet worden? 2. Für wen ist die Arbeitshilfe nützlich? Wer kann sie anwenden? 3. Grundidee und Handhabung 4. Weitere Hinweise zur Arbeitshilfe Seite 2

3 1. Warum und von wem ist diese Arbeitshilfe erarbeitet worden? Das Berliner E-Government-Gesetz gibt eine Optimierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse der Berliner Verwaltung vor. Das Gesetz enthält keine Vorgaben zur Priorisierung der einzelnen Prozesse. Es gibt vielmehr vor, dass mit wenigen Ausnahmen alle Geschäftsprozesse optimiert und digitalisiert werden sollen. Da sich diese langfristige Aufgabe nur Schritt für Schritt bewältigen lassen wird, stehen die Verantwortlichen nun vor der Frage: Womit sollen wir anfangen? Mit anderen Worten: Unter der Bedingung knapper Ressourcen müssen sie priorisieren, welche Prozesse schnellstmöglich und welche Prozesse zu einem späteren Zeitpunkt optimiert und digitalisiert werden sollen. Keine Behörde kann alle Prozesse gleichzeitig und gleich intensiv verbessern. Hinzu kommt, dass es unterschiedliche Erwartungen und Ansichten zu Prioritäten zwischen den beteiligten Behörden geben kann. Es geht also auch darum, Priorisierungsentscheidungen transparent, nachvollziehbar und möglichst einvernehmlich vorzubereiten und zu treffen. Hiermit wird eine Arbeits- und Entscheidungshilfe bereitgestellt, die die Verantwortlichen entlastet und dazu beiträgt, dass nach einem standardisierten Verfahren vorgegangen werden kann. Es geht um die effiziente Vorbereitung von Entscheidungen, welche Digitalisierungsprojekte kurzfristig, mittelfristig oder langfristig angegangen werden sollten. Mitarbeitende aus den Bezirksämtern sowie der Hauptverwaltung des Landes Berlin haben sich daher in der AG Prozesspriorisierung gemeinsam mit der zuständigen Stelle der SenInnDS und mit externer Beratung durch Peters & Co. GmbH Unternehmensberatung zusammengesetzt und diese Arbeitshilfe konzipiert. Seite 3

4 2. Für wen ist diese Arbeitshilfe nützlich? Wer kann sie anwenden? Die Arbeitshilfe kann von allen Verantwortlichen für Prozessoptimierung und Digitalisierung angewendet werden (bei Anwendungsfragen steht das GPM-Team der SenInnDS unter gerne zur Verfügung). Eingesetzt werden sollte sie in Workshops oder Arbeitsgruppen mit prozesskundigen Mitarbeitenden. Die Aussagekraft der erzielten Ergebnisse ist umso höher, je mehr Prozesswissen eingeflossen ist. Die Arbeitshilfe dient der Vorbereitung von Führungsentscheidungen in einer Behörde oder auch behördenübergreifend in einem Politikfeld. Über die Anwendung sollte vorab Einvernehmen hergestellt werden. Selbstverständlich kann eine Priorisierung auch ohne diese Arbeitshilfe vorgenommen werden. Ebenfalls sollte klar gestellt sein, dass es keinen Entscheidungsautomatismus auf Basis der Ergebnisse gibt. Die Ergebnisse sind als faktenbasierte Diskussionsgrundlage zu verstehen. Darüber hinaus kann sie aufgrund der Informationen zu den einzelnen Prozessen wichtige Hinweise für die Arbeitsplanung der Projekte der verschiedenen Häuser liefern. Sie kann für landesweite, aber auch kleinere Prozesse Anwendung finden. Die Arbeitshilfe beinhaltet eine Reihe von standardisierten Kriterien zur Einschätzung von Potenzialen (insgesamt 7) und Hürden (insgesamt 6). Wer möchte, kann diese jeweils auf bis zu 10 erweitern. Um die Akzeptanz zu erhöhen, ist die Kommunikation der Ergebnisse und Entscheidungen gegenüber der Verwaltungsöffentlichkeit oder zumindest den von Priorisierungsentscheidungen direkt betroffenen Beschäftigten und Bediensteten ratsam. Seite 4

5 3. Grundidee und Handhabung Die folgende Darstellung zeigt schematisch die einzelnen Bearbeitungsschritte bei einer Prozesspriorisierung mit Hilfe der Arbeitshilfe auf. 1. Verfahrens- Entscheidung Prozessauswahl * (kommunizieren) 2. Prozesse in die Arbeitshilfe eintragen (Übersicht) 3. Jeden Prozess nach Potenzialen/ Hürden in der Arbeitshilfe bewerten 4. Ergebnisgrafiken auswerten und in einer Vorlage kommentieren 5. Diskussion und Entscheidung durch Führungskräfte 6. Kommunikation der Ergebnisse und Planung konkreter Optimierungsprojekte *eine Auswahl von Prozessen kann z. B. auf der Basis des bezirklichen TOP 100-Kataloges, aus Produktblättern sowie unter Hinzuziehung der Verfahrensverantwortlichen erfolgen (s. u.) 1. bis 4. werden durch die GPM- Einheiten der Verwaltungen unter Einbeziehung der fachlich Verantwortlichen (z. B. in Workshops) vorbereitet. Seite 5

6 3. Grundidee und Handhabung Zunächst muss entschieden werden, welche Prozesse in einem Priorisierungsverfahren berücksichtigt werden sollen. Quellen für eine Erstellung der Übersicht können z. B. der bezirkliche TOP-100-Katalog, Produktblätter und Interviews in den Fachbereichen sein (zum Vorgehen siehe auch den Praxisleitfaden zum Geschäftsprozessmanagement). Es macht Sinn, sich mit einer begrenzten Anzahl von Prozessen zu beschäftigen (die Arbeitshilfe sieht bis zu 20 vor). Zur Übersicht über die in der Arbeitshilfe von Ihnen berücksichtigten Prozesse nutzen Sie bitte das Tabellenblatt Übersicht. Es gibt mit den Potenzialen und Hürden zwei Betrachtungsdimensionen, die zusätzlich durch eine dritte Dimension ergänzt wird (entweder Angaben zu VZÄ bzw. Mitarbeitendenanzahl oder den Fallzahlen). Generell bitte nur Eintragungen in die grün hinterlegten Felder vornehmen. Ab Zeile 7 benennen Sie in den Spalten B-D die Prozesse inkl. des ungefähren Start- und Endereignisses für diesen Prozess. Diese Daten werden dann automatisch in die Tabellenblätter für die einzelnen Prozesse übernommen. Außerdem müssen Sie unter Ergebnis-Grafik 1 per Dropdown-Liste auswählen, ob je nach Verfügbarkeit in der grafischen Darstellung als dritte Dimension das Vollzeitäquivalent (VZÄ) oder die Anzahl der Mitarbeitenden (MA) herangezogen werden soll. Seite 6

7 3. Grundidee und Handhabung (Tabellenblätter Prozess ) hier: Basisdaten In diese Tabellenblätter tragen Sie die Basisdaten für jeden Prozess ein. Die Basisdaten beschreiben den Prozess genauer. Bitte nehmen Sie Basisdaten-Eintragungen nur in den hellgrün unterlegten Feldern entsprechend dem in Spalte J/K definiertem Format vor. Bei anderen Eingaben erscheint sonst eine Fehlermeldung. Dann bitte die Eintragung in korrektem Format wiederholen. Erscheint in der oberen rechten Ecke in Spalte B ein kleines rotes Dreieck, dann ist dort ein Kommentar als zusätzliche Information hinterlegt. Dieser Kommentar wird sichtbar, wenn Sie mit der Maus in den Bereich der Zelle ziehen. Seite 7

8 3. Grundidee und Handhabung (Tabellenblätter Prozess ) hier: Potenziale/Hürden Nun schätzen Sie jeden Prozess einzeln in Abstimmung mit den fachlich Verantwortlichen hinsichtlich seiner Optimierungs-/Digitalisierungspotenziale und der zu berücksichtigenden Hürden ein. Für diese gibt es jeweils vordefinierte Merkmale, die Sie individuell bis auf 10 Stück ergänzen können. In Spalte C nehmen Sie eine Gewichtung der einzelnen Kriterien vor. Die Summe aller Eintragungen muss 100 ergeben. Zur Kontrolle wechselt die Farbe der Überschrift ( Summe xx von 100 ) erst dann von rot zu grau (vgl. Abbildung), wenn die Summe der Eintragungen 100 ergibt. In den Spalten D-J zur Bewertung der einzelnen Kriterien bitte genau ein kleines x setzen. Zur Kontrolle erscheint in Spalte K "!!!", falls kein oder zu viele x gesetzt wurden; dann bitte korrigieren. Seite 8

9 niedrig Hürden hoch 3. Grundidee und Handhabung Tabellenblätter Grafik 1 und Grafik 2 6,0 Prozesse ,5 1,0 1,0 3,5 6,0 niedrig Potenzial hoch In diesen beiden Tabellenblättern werden die Ergebnisse automatisch erzeugt und dargestellt. Es können keine Daten mehr eingegeben werden. Individuelle Anmerkungen können ggf. über die Kommentarfunktion vorgenommen werden. Oberhalb der Grafik sind alle Prozesse mit der Farblegende aufgeführt. Die Größe der Kreise ergibt sich dabei aus den VZÄ oder Anzahl der Mitarbeitenden (Grafik 1) bzw. den Fallzahlen (Grafik 2). Seite 9

10 niedrig Hürden hoch 3. Grundidee und Handhabung mögliches Priorisierungsergebnis Abschließend werden für alle Prozesse je nach ihrer Positionierung in den Portfolio-Quadranten Prioritäten und Strategien abgeleitet. Nachfolgend ist eine Möglichkeit der Interpretation dargestellt. Die Diskussionsergebnisse werden dann in einen Maßnahmenkatalog und individuelle Projektskizzen überführt. 6,0 Prozesse ,5 1,0 1,0 3,5 6,0 niedrig Potenzial hoch Seite 10

11 4. Weitere Hinweise zur Arbeitshilfe Die Arbeitshilfe wird von der SenInnDS im Beschäftigtenportal für Anwenderinnen und Anwender bereitgestellt. Jede Behörde des Landes Berlin darf die Arbeitshilfe kostenfrei nutzen. Sie kann bzgl. der Erweiterung der Kriterienanzahl und -gewichtung individuell angewendet und angepasst werden. Es gibt eine offizielle Original-Version mit Versionsnummer, diese stellt Peters & Co. GmbH der SenInnDS bereit. Seite 11

12 5. Dank Das Team des gesamtstädtischen GPM bedankt sich herzlich bei allen, die an der Erstellung dieser Handreichung sowie der Arbeitshilfe mitgewirkt haben: Karola Bartsch (Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg) Claudia Förster (Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg) Berit Göhlert (Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg) Lars Graf (Geschäftsstelle GPM der Bezirke) Christian Hirschmann (Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe) Kathrin Huth (Bezirksamt Mitte) Matthias Kaysen (Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung) Fabian Lotz (Senatsverwaltung für Justiz, Verbraucherschutz und Antidiskriminierung) Ralf Meyer (Senatsverwaltung für Finanzen) Toni Nguyen (Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe) Marion Penzkofer (Der Regierende Bürgermeister von Berlin Senatskanzlei) Paul Petau (Bezirksamt Reinickendorf) Seite 12