Inkassoanwendung WebInkasso einfach und präzise für Mitglieder

Transkript

1 Einführung in WebInkasso Bei WebInkasso handelt es sich um ein Webportal von Creditreform, über das Inkassoaufträge erteilt und verwaltet werden können. WebInkasso kann nur von registrierten Creditreform-Mitgliedern benutzt werden und bietet nach der Freischaltung folgende Möglichkeiten: Inkassoaufträge erfassen und an Creditreform übergeben nach bereits übergebenen Inkassoverfahren suchen Details eines laufenden Verfahrens betrachten einem laufenden Verfahren weitere Forderungspositionen hinzufügen Zahlungseingänge verbuchen Mitteilung verfassen und an Creditreform senden Mitteilungen von Creditreform lesen auf Mitteilungen antworten statistische Auswertungen erzeugen Voraussetzungen für den Betrieb Um WebInkasso nutzen zu können, sollten im Vorfeld folgende Punkte geregelt sein: Ihnen liegt eine von uns zugeteilte Mitgliedsnummer inkl. der 3-stelligen Ansprechpartner - kennung vor Ihnen wurde ein allgemeines Kennwort zugeteilt Ihnen wurde ein persönliches Kennwort zugeteilt am Arbeitsplatz des Nutzers ist ein Internetzugang vorhanden am Arbeitsplatz des Nutzers ist ein funktionstüchtiger Internet-Browser installiert entweder der Microsoft Internet-Explorer ab Version 6.0, oder der Mozilla Firefox Browser ab Version 2.0. am Arbeitsplatz des Nutzers ist ein Programm zum Lesen von PDF-Dateien installiert mit Ihnen wurde eine entsprechende vertragliche Vereinbarung über die Abwicklung der Inkassoverfahren getroffen WebInkasso starten Die Anwendung können Sie im Internet unter folgendem Link aufrufen: 1

2 Nach Klick auf den grünen Login-Button erscheint der Menüpunkt WebInkasso, den Sie bitte mit Doppelklick bestätigen. Es erscheint der Dialog zum Anmelden im System: Mitgliedsnummer Die Mitgliedsnummer besteht immer aus 12 Ziffern (9-stellige Mitgliedsnummer und 3-stellige Ansprechpartnerkennung) und wird Ihnen seitens Creditreform entsprechend zugewiesen. Allgemeines Passwort Das allgemeine Passwort wird Ihnen ebenfalls von Creditreform zugewiesen und besteht aus mehreren Ziffern und Zeichen, die immer unter Beachtung der Groß-/Kleinschreibung eingegeben werden müssen. Persönliches Passwort Das persönliche Passwort wird Ihnen für Ihre erste Anmeldung von Creditreform zugewiesen. Ihre Anmeldedaten (Mitgliedsnummer, Allgemeines Passwort, Persönliches Passwort) finden Sie bitte in Ihrem Kundenordner im Kapitel 2 auf Ihrem Zugangsdatenblatt. 2

3 Speichern Wenn Sie im Feld Speichern ein Häkchen setzen, merkt sich Ihr Rechner an Ihrem Arbeitsplatz Ihre Anmeldeinformationen wie Mitgliedsnummer und Allgemeines Passwort und vereinfacht damit Ihre zukünftigen Anmeldevorgänge. Anmelden Nachdem alle Zugangsinformationen korrekt eingegeben wurden, nehmen Sie mit Klick auf diese Schaltfläche die Anmeldung am System vor. Es folgt ein allgemeiner Begrüßungstext. Mit Klick auf den Menüpunkt Forderungsmanagement öffnen Sie die Auswahlmöglichkeiten des WebInkassos. Fehlermeldung beim Anmelden Sofern Sie mindestens drei Mal ein falsches Kennwort eingegeben haben, wird Ihr Zugang zum System gesperrt. In diesem Fall müssen Sie bitte Kontakt zu Creditreform aufnehmen, zu Frau Sylvia Nonnengäßer, telefonisch unter 0671/ oder per an bad-kreuznach.creditreform.de Im Regelfall wird dann Ihr persönliches Kennwort wieder zurückgesetzt und der Anmeldevorgang kann dann wie oben beschrieben unter Angabe eines neuen persönlichen Passwortes wiederholt werden. 3

4 Passwort ändern Unter der Menüauswahl Passwort ändern gelangen Sie zu dem entsprechenden Dialog. Ihr persönliches Passwort können Sie jederzeit ändern. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, dies auch in regelmäßigen Abständen zu tun. Ihr persönliches Passwort muss mindestens einen Groß- und einen Kleinbuchstaben sowie eine Ziffer enthalten und darf eine Gesamtlänge von sechs Zeichen/Ziffern nicht unterschreiten (maximale Gesamtlänge acht Zeichen). Sonderzeichen und Umlaute sind nicht zulässig. Mit der Bestätigung Passwort ändern wird das alte persönliche Passwort überschrieben und das neue Passwort erhält Gültigkeit Durch WebInkasso navigieren Nach der Anmeldung wird das Online-Portal von Creditreform angezeigt. Dieser Leitfaden beschäftigt sich ausschließlich mit den Elementen, die sich auf das Creditreform- Forderungsmanagement beziehen. Es gilt dabei generell: Es dürfen niemals die browsereigenen Schaltflächen für Vor und Zurück zur Navigation durch das Creditreform-Portal verwendet werden. Alle Eingabefelder, die zusätzlich mit einem Stern (*) markiert sind, sind sogenannte Pflichtfelder und müssen einen sinnvollen Inhalt haben, bevor die erfassten Informationen gespeichert bzw. übermittelt werden können. Wenn beim Speichern der Informationen ein Fehler festgestellt wird, wird im oberen Bildbereich ein entsprechender Hinweis in roter Farbe ausgegeben und vor den fehlerhaften Feldern steht ein rotes Ausrufezeichen. Durch Klick auf die entsprechenden Menüunterpunkte können Sie die nachfolgend beschriebenen Funktionen starten. 4

5 Forderungsmanagement Auftrag Mahnservice Nach Rechnungsstellung an Ihren Kunden kann Creditreform für Sie den folgenden Mahnlauf übernehmen. Der Creditreform Mahnservice optimiert Ihre Geschäftsprozesse und beschleunigt die Zahlungseingänge, ohne gleich von Inkasso zu sprechen. Häufige Mahnschreiben sind oftmals wirkungslos und werden ignoriert. Mit dem Creditreform-Mahnservice signalisieren Sie Ihren Kunden gegenüber ein professionelles Forderungsmanagement mit klaren Konsequenzen. Bei Interesse und für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechpartner der Vertriebsabteilung, die Sie unter den folgenden Kontaktdaten erreichen können: Herrn Nelson Rodrigues, Tel.:0671/ , Frau Sylvia Nonnengäßer, Tel.: 0671/ , 5

6 Auftrag Mahnsache (Abkürzung: MS) Achtung: Bei Übergabe einer neuen Forderung an Creditreform ist grundsätzlich Auftrag Mahnsache anzugeben!! Sie können Forderungen, die der Kunde trotz Mahnung nicht beglichen hat, als Inkassoauftrag an Creditreform zwecks Beitreibung dieser Forderungen selbst übergeben. Nach Start der Funktion Auftrag Mahnsache wird folgendes Bild angezeigt: Allgemeine Angaben für den Inkassoauftrag Schuldnerdaten werden übernommen, wenn alle erforderlichen Informationen korrekt erfasst wurden. Im unteren Bereich des Fensters sind die einzelnen Forderungspositionen zu erfassen wie z. B. Mahnkosten, Rücklastkosten oder Zahlungen. 6

7 Beispiel zum Erfassen einer Privatperson: Wichtig für die Aktenbearbeitung: Je mehr Kontaktdaten Sie uns zur Verfügung stellen, desto mehr Möglichkeiten gibt es, mit dem Schuldner in Kontakt zu treten! Zwingend wichtig bei Privatpersonen ist die Angabe des Geburtsdatums!! Es ermöglicht eine deutlich vereinfachte Identifizierung des Schuldners und beschleunigt somit das Verfahren. Art der Adresse Hier kann die Art der Adresse ausgewählt werden. Als Standardvorschlagswert ist dieses Feld mit Zustelladresse vorbelegt. Es kann pro Schuldner nur eine Adresse angegeben werden. Sind mehrere Adressarten bekannt, sollte nach Möglichkeit die Zustelladresse verwendet werden. Zustelladresse: Hierbei handelt es sich um die per Post zustellbare Adresse, bei der sowohl Straße, als auch Postleitzahl und Ort angegeben werden müssen. Postfachadresse: Hierbei handelt es sich um eine Postfachadresse, bei der neben Postleitzahl und Ort auch die Nummer des Postfaches angegeben werden muss. Großkundenadresse: Eine Großkundenadresse benötigt nur eine Postleitzahl und einen Ort, nicht jedoch eine Straße oder eine Postfachnummer. Telefon: Sofern bekannt, sollte an dieser Stelle die Telefonnummer angegeben werden, unter der der Schuldner erreichbar ist. Insbesondere die Kontaktaufnahme per Telefon ist für den außergerichtlichen Beitreibungserfolg von Bedeutung. Abweichungen beim Erfassen einer Firma: Wenn bei der Anrede Firma ausgewählt wurde, ändert sich die Anzeige der Erfassungsfelder. Firmenname Hier muss anstelle des Vor- und Nachnamens einer Privatperson der Firmenname angegeben werden. Auch hier ist auf eine exakte Eingabe der offiziellen Firmierung eines Unternehmens zu achten, um eine schnelle und rechtssichere Bearbeitung des Verfahrens zu gewährleisten. 7

8 Schuldnerdaten einer Schuldnergemeinschaft erfassen Sofern zu den ausstehenden Forderungen nur ein Schuldner bekannt ist, ist die Schuldnerdatenerfassung mit der Aufnahme einer Person beendet. Nicht selten können Forderungen von einer sogenannten Schuldnergemeinschaft geschuldet werden. Beispiele hierfür können Mietforderungen Versorgungsleistungen -Strom/Gas/Wasser/Wärmeo. ä. sein, die häufig von Ehepartnern oder Lebensgemeinschaften geschuldet werden. Auch sind Forderungen von Firmen mit bestimmten Rechtsformen i. d. R. Forderungen an eine Schuldnergemeinschaft. Beispiel hierfür ist die GbR, bei der die Forderung grundsätzlich von allen Gesellschaftern gleichermaßen geschuldet wird. Sofern mehrere Schuldner gleichermaßen die Forderung schulden, können alle bekannten Personen erfasst werden. Es können durchaus auch Firmen und Privatpersonen gemischt erfasst werden. Name einer Schuldnergemeinschaft Wenn eine Akte mehrere Schuldner im Rahmen einer Schuldnergemeinschaft enthält, wird ein zusätzlicher Name erzeugt, der sich aus den Elementen SG für Schuldnergemeinschaft Name des ersten erfassten Schuldners Name des zweiten erfassten Schuldners zusammensetzt. Dieser wird an mehreren Stellen angezeigt, kann aber generell nicht für eine Suche benutzt werden. Schuldner entfernen Nach der Aufnahme jedes einzelnen Schuldners werden diese in der Schuldnerliste aufgeführt: Stellen Sie nach Prüfung der aufgenommenen Schuldner ein Fehler in den Daten fest, können Sie die betreffende Person aus der Schuldnerliste entfernen und anschließend neu erfassen. 8

9 Sonstige Angaben zur Erfassung von MS-Forderung(en) Diese Angabe dient der Vereinfachung der Kommunikation zwischen Ihnen als Auftraggeber und Creditreform. Es kann ein eigenes Identifikationsmerkmal, wie z. B. eine Debitorennummer, Kundennummer, o. ä. angegeben werden. In dieses Feld kann eine freie Textbemerkung mit höchstens 1000 Zeichen eingegeben werden. Der Text kann dazu benutzt werden, Creditreform für die Abwicklung des neuen Inkassoverfahrens besondere Instruktionen oder Hinweise zu geben. Zinssatz Mit dem Setzen dieses Merkmals bestätigt der Inkassoauftraggeber, die Vereinbarungen erhalten, gelesen und anerkannt zu haben. Ohne dieses Merkmal ist eine Beauftragung nicht möglich! Gemäß 280, 286 BGB umfasst der von einem in Verzug befindlichen Schuldner zu tragende Verzugsschaden auch die Zinsen, die ab Fälligkeit der Forderung entstanden sind. gesetzlicher Zinssatz Sofern zwischen den Vertragsparteien nichts anderes vereinbart wurde und dem Gläubiger kein höherer Zinsschaden entstanden ist, richtet sich der Zinssatz nach 288 BGB. Dieser gesetzliche Zinssatz beträgt gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank und gegenüber sogenannten Nicht-Verbrauchern (z. B. Firmen) 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank. Dies gilt speziell für Rechnungen ab dem !! Alle Rechnungen jüngeren Datums gelten noch 8 Prozentpunkte über dem jeweiligen Basiszinssatz! Der Basiszinssatz kann sich am 1.1. und am 1.7. eines Jahres ändern. Er wird immer aktuell im Browser angezeigt. Haben die Vertragsparteien einen von der gesetzlichen Regelung abweichenden Zinssatz für den Fall des Verzugs vereinbart, kann entweder ein fester Zinssatz oder ein variabler Zinssatz das heißt, ein vom gesetzlichen Zinssatz abweichender Aufschlag auf den Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank angegeben werden. 9

10 Rechnungsposition erfassen: Pflichtfelder Alle Felder mit einem Stern (*) sind Pflichtfelder und müssen gefüllt werden. Ohne diese Angaben kann das Inkassoverfahren nicht beauftragt werden. Die eingegebenen Daten werden zur Forderungsposition gespeichert und in einer Tabelle unterhalb des Erfassungsbereichs aufgeführt. Rechnungsdatum Es muss das exakte Datum der Rechnung bzw. bei Dauerschuldverhältnissen das Datum der jeweiligen Fälligkeit der einzelnen Forderungen (z. B. der 1. Tag des jeweiligen Monats bei Wohnraummiete) erfasst werden. Achtung: Neuerungen ab dem Gesetz zur Informations- u. Darlegungspflicht Bei Verträgen muss ab sofort auch ein Vertragsdatum angegeben werden, aus dem der angeschriebene Schuldner sofort erkennen kann, in welchem Zusammenhang er eine Zahlungsaufforderung erhalten hat. Bei Wohnraummiete z. B. das Datum, an dem der Mietvertrag unterzeichnet wurde und bei Warenlieferungen z. B. das Datum des erteilten Auftrages (Auftragsbestätigung). Forderungsgrund Mit dem Forderungsgrund wird die Art der Forderung näher spezifiziert. Es steht eine Liste aller derzeit in Deutschland im gerichtlichen Mahnverfahren zulässigen Forderungsgründe zur Verfügung. Zins-ab-Datum Hier muss das Datum gewählt werden, ab dem sich der Schuldner mit der Forderung in Verzug befindet. Es muss jünger als das Rechnungsdatum sein. Leistungszeitraum von - bis Sofern die vom Schuldner nicht beglichene Leistung zum Rechnungsdatum erbracht wurde, muss kein Leistungszeitraum angegeben werden. Je nach Art der Forderung kann es sich aber um Leistungen handeln, die über einen längeren Zeitraum erbracht wurden. Beispiel hierfür wäre u. a. die Versorgungsleistung - Strom/Wasser/Gas -. 10

11 Weitere Forderungsposition erfassen z.b. Mahnkosten, Bankstornokosten etc. Datum der jeweiligen Mahnung Forderung/Rechnung Die eingegebenen Daten werden zur Forderungsposition gespeichert und in einer Tabelle unterhalb des Erfassungsbereichs aufgeführt. Mit dieser Auswahl wird eine ausstehende Rechnung oder sonstige nicht beglichene Forderung erfasst. Es können beliebig viele davon aufgenommen werden. Zu allen aufgenommenen Forderungen/Rechnungen muss es Belege geben, die den Anspruch rechtfertigen und aus denen hervorgeht, dass sich der Schuldner mit dem Ausgleich der Forderung in Verzug befindet. Mahnkosten Grundsätzlich ist es möglich, mehrere einzelne Beträge zu Mahnkosten summiert zu erfassen. Es sollte dann aber das Datum des jüngsten Belegs angegeben werden. Bankkosten Wenn im Vorfeld Bankkosten, z. B. in Form einer Rücklastschrift entstanden sind, können diese mit dieser Auswahl aufgenommen werden. Darunter sind keine Verzugszinsen zu verstehen, da diese durch Angabe eines Zinssatzes automatisch berechnet werden. 11

12 Ermittlungskosten Wenn im Vorfeld Informationen zum Schuldner eingeholt wurden (z. B. durch eine Anfrage beim Einwohnermeldeamt oder den Abruf einer Creditreform-Auskunft), können die Kosten dafür mit dieser Position aufgenommen werden. Gutschrift Wenn dem Schuldner von der Hauptforderung nachträglich Teilbeträge gutgeschrieben wurden, kann dies hier erfasst werden. Der Betrag der Gutschrift wird grundsätzlich mit der ältesten Forderungsposition/Rechnung verrechnet. Sofern eine abweichende Verrechnung erforderlich sein sollte, kann diese Information als Texthinweis an Creditreform übermittelt werden. Zahlung vor Abgabe Wenn der Kunde bereits vor der Abgabe der Forderung an Creditreform eine Zahlung geleistet hat und diese vorab nicht schon von der ausstehenden Forderung abgezogen wurde, kann diese hier erfasst werden. Forderungsposition korrigieren Wurde eine Forderungsposition mit der Schaltfläche Forderung hinzufügen zur Liste hinzugefügt, kann sie nicht mehr verändert werden. Wenn eine Korrektur an einer Position erforderlich ist, muss diese mit dem Kreuzsymbol in der letzten Spalte der Liste gelöscht und anschließend korrekt neu erfasst werden. Auftrag erteilen Wenn alle erforderlichen Forderungspositionen, Schuldnerdaten und sonstige Angaben erfasst wurden, kann mit der Schaltfläche Auftrag erteilen der Auftrag zur Durchführung des Inkassoverfahrens an Creditreform übermittelt werden. 12

13 Es wird bei Creditreform umgehend eine Akte angelegt und das System bestätigt die Übernahme in das Creditreform-Inkassosystem nach einer kurzen Wartezeit, wie folgt, mit einer Auftragsbestätigung: Mit einem Klick auf den Link wird der Auftrag in einer Textform angezeigt, und kann optional mit der browsereigenen Druckfunktion ausgedruckt werden. Je nach Vereinbarung mit Creditreform wird Ihnen kurze Zeit später eine Auftragsbestätigung per Post zugeschickt oder online in Ihrem Portal zugestellt. Die für den erteilten Auftrag vergebene Aktennummer wird ihnen als Link angeboten. Ein Klick auf diesen Link öffnet die angelegte Akte. Auftragsdatei Neben der Möglichkeit der manuellen Erfassung eines Inkassoauftrags über die Funktion Auftrag Mahnsache besteht die Möglichkeit, Creditreform zu jedem beliebigen Zeitpunkt eine Auftragsdatei im vereinbarten Format zu übermitteln, die beliebig viele Mahnaufträge beinhaltet. Eine solche Auftragsdatei kann in unterschiedlichen Formaten übergeben werden z. B.: CSV Excel Access XML Falls Sie eine Auftragsdatei übermitteln möchten, halten Sie hierfür bitte in jedem Fall vorher Rücksprache mit Creditreform um die Voraussetzungen abzuklären. 13

14 Akteninfo Diese Funktion öffnet einen Dialog mit diversen Feldern zum Suchen und Finden von Akten. Die wichtigsten sind: Die Aktennummer ist das eindeutige Identifikationsmerkmal, unter der ein Inkassoverfahren bei Creditreform gespeichert ist. Es handelt sich um eine bis zu 9-stellige Zahl, die ohne Sonderzeichen oder Leerschritte vollständig eingegeben werden muss. Sofern bei der Beauftragung Ihr Zeichen übergeben wurde, kann eine Akte auch darüber gesucht werden. Es ist durchaus möglich, dass mehrere Aufträge unter Angabe eines identischen Zeichens erteilt werden, so dass dieses Zeichen nicht unbedingt eindeutig sein muss. Bei einer Firma: Suche über den vollständigen Namen. Bei Privatperson: Suche entweder nur mit dem Vornamen oder dem Nachnamen. Der Name muss nicht unbedingt vollständig eingegeben werden. Name einer Schuldnergemeinschaft Wenn eine Akte mehrere Schuldner im Rahmen einer Schuldnergemeinschaft enthält, wird ein zusätzlicher Name erzeugt, der sich aus den Elementen SG für Schuldnergemeinschaft Name des ersten erfassten Schuldners Name des zweiten erfassten Schuldners zusammensetzt. Dieser wird an mehreren Stellen angezeigt, kann aber generell nicht für eine Suche benutzt werden. Vor allem die Suche nach SG führt nicht zum Erfolg. Stattdessen müssen auch Schuldnergemeinschaftsakten nach dem konkreten Namen eines Schuldners gesucht werden. Wichtig: Es werden nur Suchkriterien für die Suche herangezogen, die einen Inhalt haben, leere Felder werden ignoriert. Sind mehrere Suchfelder gefüllt, werden nur Akten gefunden, auf die alle Suchkriterien zutreffen. 14

15 Sofern die Suche einer Akte zu einem exakten Treffer führt, wird diese automatisch geöffnet. Führt die Suche zu keinem genauen Treffer, werden alle in Betracht kommenden Akten in einer Liste angezeigt. Diese können durch Klick auf die Aktennummer geöffnet werden. Akte öffnen 1. Direkte Eingabe der Aktennummer 2. Mit Klick auf suchen öffnet sich die Akte automatisch 15

16 Akte bearbeiten Nach dem Öffnen einer Akte wird diese wie folgt angezeigt: Die Registerkarten ermöglichen einen noch detaillierteren Blick auf die Bearbeitung der Akte. Auch die Korrespondenz zwischen Ihnen und Creditreform kann hierüber abgewickelt werden. In diesem Block wird der Name des Schuldners angezeigt, wenn in der Akte nur ein Schuldner enthalten ist. Sind mehrere Schuldner enthalten, wird der Name der Schuldnergemeinschaft angezeigt. Mit der Schaltfläche Schuldnergemeinschaft öffnen wird eine Liste aller Schuldner der Schuldnergemeinschaftsakte geöffnet. 16

17 Bonität Die Farben der Bonitätsampel sorgen für einen schnellen Überblick über die finanziellen Verhältnisse des Schuldners. Die einzelnen Farben stehen für die folgenden Informationen: Grün: keine Negativmerkmale oder weitere Inkassoverfahren bekannt. Gelb: Es sind weitere Inkassoverfahren oder weiche Negativmerkmale bekannt. Rot: Zum Schuldner ist mindestens eines der nachfolgend genannten harten Negativmerkmale bekannt: Vermögensauskunft nicht abgegeben Gläubigerbefriedigung ausgeschlossen Gläubigerbefriedigung nach 1 Monat nicht nachgewiesen Insolvenz läuft Eidesstattliche Versicherung abgegeben Haft zur zwangsweisen Abgabe der eidesstattlichen Versicherung wurde angeordnet In der Übersicht wird das jüngste der bekannten Negativmerkmale zum Schuldner als Erstes angezeigt. Die Schaltfläche hinter dem jeweiligen Negativmerkmal öffnet eine Liste aller bekannten Merkmale zu der Person. 17

18 Posteingang Hier werden alle Schreiben aufgeführt, die Creditreform über dieses Online-Portal an den Auftraggeber gesendet hat. Schreiben, die in fetter Schrift dargestellt werden, wurden von Ihnen noch nicht gelesen. Schreiben öffnen Durch Klick auf den Namen des Schreibens wird das Schreiben als PDF-Dokument in einem neuen Browserfenster geöffnet. Dieses kann auf Wunsch mit den browsereigenen Methoden gespeichert oder gedruckt werden. Schreiben beantworten Es besteht die Möglichkeit, der Creditreform-Geschäftsstelle zu einem Schreiben eine Antwort zukommen zu lassen. Vor allem Schreiben, in denen um eine Antwort gebeten wird, können auf diese Weise einfach und schnell beantwortet werden. Sodann öffnet sich das nachfolgende Fenster: Nachricht an Creditreform erfassen Nachricht an Creditreform übermitteln Es öffnet sich ein Textfenster, in das ein Text mit bis zu 1000 Zeichen eingegeben werden kann. 18

19 Die übermittelte Nachricht wird sofort an Creditreform übertragen und dort umgehend bearbeitet. Die Nachricht wird in Ihrem Portal als Postausgang abgelegt und kann später erneut eingesehen werden. Hierbei ist es unerheblich, ob die Nachricht in Verbindung mit einem konkreten Schreiben oder unabhängig davon verfasst wurde. Fortgang Die Registerkarte Fortgang zeigt beginnend mit dem jüngsten Datum einen groben Überblick über die im Inkassoverfahren abgelaufenen Verfahrensschritte (Aktenbearbeitung). 19

20 Forderung In der Registerkarte Forderung werden sämtliche zum Einzug übergebenen Forderungspositionen aufgeführt, die im Verlauf des Verfahrens ab der Anlage bis zum aktuellen Tag erfasst wurden. Wenn die Akte bereits titulierte Forderungen enthält, weicht die Tabelle geringfügig von der unten dargestellten ab und es sind keine Nacherfassungen möglich. Forderungsposition nacherfassen Unter bestimmten Umständen ist es in der Registerkarte Forderung möglich, während des bereits in Bearbeitung befindlichen Inkassoverfahrens zusätzlich angefallene bzw. nachträglich bekannt gewordene Forderungspositionen zu erfassen. Wird der Forderungsgrund Forderung/Rechnung ausgewählt, werden alle bekannten Felder zur Erfassung einer Forderung eingeblendet. Nach der Eingabe der Daten kann mit der Schaltfläche Neue Forderung/Rechnung erfassen die neue Position an Creditreform übertragen werden. Sofern die Schaltfläche zum Auswählen einer Positionsart nicht angezeigt wird, befindet sich das Inkassoverfahren bereits in einem Verfahrensstadium, zu dem eine nacherfasste Forderungsposition aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nicht mehr in dieses konkrete Verfahren mit einbezogen werden kann. Bei folgenden Verfahrensständen ist mithin keine Nachmeldung mehr möglich: Akte wurde bereits abgeschlossen die Forderung befindet sich im gerichtlichen oder nachgerichtlichen Mahnverfahren ein Gerichtsvollzieher wurde mit der Beitreibung beauftragt Creditreform wartet auf eine Antwort vom Auftraggeber für die Forderung wurde mit dem Schuldner ein Vergleich vereinbart und der ausstehende Restbetrag soll in Raten bezahlt werden 20

21 Zahlungen anzeigen In der Registerkarte Zahlungen werden sämtliche Zahlungseingänge von Schuldnern aufgeführt, die im Verlauf des Verfahrens ab der Anlage bis zum aktuellen Tag erfasst wurden. Es können auch weitere Zahlungen oder Gutschriften direkt eingegeben werden: Wichtig: In einer Akte mit mehreren Schuldnern ist der Schuldner auszuwählen, der die Zahlung geleistet hat. Diese Angabe ist deshalb wichtig, da jeder Schuldner neben den von allen Schuldnern gleichermaßen zu begleichenden Forderungen auch solche zu zahlen hat, die nur ihm belastet wurden. Nach Eingabe der Werte über die jeweiligen Schaltflächen Zahlungsart Datum Betrag Schuldner wird die Zahlung mit der Schaltfläche Neue Zahlung/Gutschrift erfassen an Creditreform übermittelt und in die Liste aller Zahlungen aufgenommen. Sofern die Schaltfläche zum Auswählen einer Zahlungsart Bitte wählen nicht angezeigt wird, befindet sich das Inkassoverfahren bereits in einem Verfahrensstadium, zu dem eine nacherfasste Zahlungsmeldung bzw. Gutschrifterteilung aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nicht mehr in dieses konkrete Verfahren mit einbezogen werden kann. 21

22 Bei folgenden Verfahrensständen ist mithin keine Nachmeldung möglich: die Akte wurde bereits abgeschlossen die Akte befindet sich gerade in einer Prüfungsphase durch Creditreform Statistiken abrufen Es besteht die Möglichkeit, im WebInkasso-Portal Berichte und statistische Auswertungen selbstständig abzurufen. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktionalität ist jedoch die vorherige Festlegung der benötigten Berichte sowie die Freischaltung derselben. Die Ansicht kann je nach Absprache variieren. Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Inkassoabteilung Ihrer Creditreform- Geschäftsstelle. Sprechen Sie uns gerne an! Per Telefon: 0671/ oder per Beispiele für statistische Auswertungen: Abmelden Mit dieser Funktion melden Sie sich vom System ab. Achtung: Nicht gespeicherte Daten gehen verloren!! Alle Daten, die zuvor eingegeben wurden und noch nicht gespeichert oder an Creditreform übergeben wurden, gehen beim Abmelden verloren und müssen neu erfasst werden!! 22