Studie ERP-Praxis: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven. ERP-Praxis: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven 2012 / 2013

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1 Fragebogen zur Trovarit-Studie ERP-Praxis: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven 2012 / 2013 Bitte nicht ausfüllen, dieser Fragebogen ist nur zur Information bestimmt! Zur Teilnahme an der Studie nutzen Sie bitte den Online-Fragebogen unter: Legende Pflichtfeld Mehrfachauswahl Einfachauswahl 1. Kontaktdaten Firmenname Anrede Vorname Name Abteilung/Bereich Straße, Hausnummer PLZ, Ort Telefon 2. Sind Sie ein Anwenderunternehmen, das eine ERP- oder Business-Software nutzt? Ja Nein 3. Wie stufen Sie Ihren persönlichen Bezug zu der nachfolgend bewerteten ERP-Lösung ein? Bitte wählen Sie den Schwerpunkt aus. (Einfachauswahl) Verantwortlich für ERP-Betrieb Administrator & Anwender-Support Intensiv-Nutzer (Eigene Nutzung für z.b. Disposition, Sachbearbeitung) Informations-Nutzer (Eigene Nutzung für Reports & Analysen) Melde-Nutzer (Eigene Nutzung v.a. für Auftragsrückmeldung) Keine eigene Anwendungserfahrung 4. Bitte geben Sie an, welche (IT-relevanten) Geschäftsstrategien für Ihr Unternehmen derzeit besonders relevant sind. Mehrfachauswahl / 1-3 Antworten Prozesse verschlanken und vereinfachen Prozesse schneller und effizienter machen Die Agilität / Anpassungsfähigkeit der Prozesse erhöhen Prozesse standardisieren (bereichsübergreifende) Transparenz der Geschäftsprozesse erhöhen Planbarkeit und Messbarkeit der Prozesse steigern Komplexität u. Variantenvielfalt beherrschen / reduzieren Kapazitätsauslastung optimieren Kundenzufriedenheit mit der Auftragsabwicklung verbessern Kundenzufriedenheit mit dem Produkt steigern Vernetzung und Synchronisation länder- bzw. standortübergreifender Prozesse Kosten reduzieren Wachstum durch Unternehmenskauf, Erschließung neuer Regionen Sonstige 2012, Trovarit AG, Aachen 1 Fax

2 5. Benennen Sie Ihre ERP-Lösung Systemname Release-Bezeichnung Anzahl Benutzer (ca.) Bereitstellungsform Bezahlmodell Server-Datenbank Server-Betriebssystem Anbieter (Hersteller) der Software Systemtyp / Einsatzschwerpunkt Verwaltung / Administration Logistik / Produktion Integriert (Administration & Logistik) An wie vielen Standorten innerhalb Ihres Unternehmens läuft das ERP-System? In wie vielen Ländern (inkl. dem Land des Hauptsitzes) läuft das ERP-System? (ungefähr) 6. Verwendete Sprachen Mehrfachauswahl Deutsch Englisch Französisch Italienisch Spanisch Schwedisch Finnisch Norwegisch Dänisch Ungarisch Polnisch Tschechisch Slowakisch Kroatisch Serbisch Russisch Rumänisch Traditional Chinese 2012, Trovarit AG, Aachen 2 Simplified Chinese Koreanisch Japanisch Hindi Türkisch Arabisch Weitere

3 7. Software-Landschaft - Geben Sie bitte an, welche Software in den nachfolgenden Bereichen eingesetzt wird ERP Kernbereiche o.g. ERP- Lösung Andere Lösung Buchhaltung (Fibu und ReWe) Controlling, Kostenrechnung Personal-Verwaltung (HR) Lohnbuchhaltung Vertrieb und Auftragsabwicklung Produktionsplanung (PPS) Materialwirtschaft/Beschaffung/Lagerverwaltung (LVS) Supply Chain Management (SCM) Qualitätsmanagement (CAQ, QMS) Kundenbeziehungsmanagement (CRM) Projektmanagement Führungsinformationssystem (MIS), Business Intelligence (BI) Dokumentenmanagement (DMS), Archivierung Weitere Einsatzbereiche Anlagenbuchhaltung (AnBu) Personaleinsatzplanung (PEP) Personalzeiterfassung (PZE) Fertigungssteuerung (MES) Variantenkonfigurator Instandhaltung (IPS) Betriebsdatenerfassung (BDE) Maschinendatenerfassung (MDE) Online-Shop Kundendienst (SMS) Electronic Data Interchange (EDI) Product Life Cycle Management (PDM/PLM) Computer Aided Design (CAD) Zollabwicklung Logistik Execution System (LES), Transportoptimierung & -management Workflow-Management AutoID, RFID Business Process Management (BPM) Eigenentwicklung/ MS-Office 2012, Trovarit AG, Aachen 3

4 8. Projektkenndaten Implementierungspartner: Durch welchen ERP-Anbieter wurden Sie bei der Einführung betreut? (Firma) Start Vorarbeiten [MM.JJJJ] Wurde bei der System-/Anbieterauswahl ein anbieterneutraler Berater hinzugezogen? Start Implementierung [MM.JJJJ] Produktiv-Start [MM.JJJJ] Hardware - Kosten (grobe Angabe) Software - Kosten (Lizenzen; grobe Angabe) Einführungskosten (Beratung, Anpassung, Implementierung; grobe Angabe) Anzahl interne Mitarbeiter im Projektteam [Durchschnitt, grobe Angabe] Anzahl externe Berater im Projektteam [Durchschnitt, grobe Angabe] 9. Welche Leistungen wurden vom Implementierungspartner bezogen? Mehrfachauswahl Lizenzen - Software Lizenzen - Datenbank Software as a Service, Applications Service Providing Hardware Konzeptionelle Beratung Programmierung / Customizing Wartung Schulung Hosting, Betrieb Rechenzentrum Weitere - Keine, da Eigenimplementierung 10. Was war der Auslöser für die Neueinführung? Einfachauswahl Geänderte Anforderungen/Prozesse (z.b. Reorganisation) Strategische Neuausrichtung der Geschäftstätigkeit Veränderung der Unternehmensstruktur (z.b. durch Akquisition, Downsizing, starkes Wachstum, etc.) Veränderte rechtliche Vorgaben/Compliance (u.a. Basel II, KonTRAG, FDA, SOX) Betriebskosten der alten Lösung zu hoch Ablauf Lizenz- oder Wartungsvertrag Unzufriedenheit mit der alten Lösung / deren Anbieter System/Systemanbieter nicht mehr am Markt Abkehr von Eigenprogrammierung Veraltetes System (z.b. Technologie, Bedienerfreundlichkeit) Andere Gründe: 2012, Trovarit AG, Aachen 4 keuro keuro keuro

5 11. Benennen Sie die Ziele, die mit der Neueinführung ursprünglich verfolgt wurden. Mehrfachauswahl / 1-3 Antworten Abläufe / Prozesse vereinfachen und beschleunigen Prozesse automatisieren Höhere Prozessintegration Bessere Information Schneller Zugriff auf Informationen Höhere Datenintegration Komplexität der IT reduzieren Anzahl der verwendeten Systeme und Schnittstellen reduzieren Bessere Performance der IT IT Aufwand und Kosten senken Prozess-Kosten senken IT "unter Kontrolle" der Geschäftsleitung bringen Sicherheit / Datensicherheit erhöhen Bessere externe Integration (EDI) Andere Ziele: 12. Welche Lösungen wurden bei der ERP-Auswahl als Alternative untersucht (Top 3)? Mehrfachauswahl / 1-3 Antworten Abacus (Abacus Business Software) abas-business-software APplus (ehem. P2plus) BMD Business Software Büroware Comarch ERP Enterprise (ehem. Semiramis) Corporate Winline Datev IFS Applications Exact Globe Infor ERP COM Infor ERP LN (ehem. Baan) JD Edwards EnterpriseOne Lawson M3 (ehem. Movex) Microsoft Dynamics AX Microsoft Dynamics NAV proalpha ProConcept ERP PSIpenta rs2 (Ramsauer & Stürmer) Sage ERP b7 (ehem. Sage Bäurer) Sage Office Line / Classic Line Sage X3 (ehem Adonis) SAP ERP Business One SAP ERP (Business Suite, All in One, R3) SAP ERP Business-by-Design Selectline Steps Business Solution Anderes System: Anderes System: Kein anderes System untersucht 2012, Trovarit AG, Aachen 5

6 13. Welche Gründe waren für die Auswahl des Systems ausschlaggebend? Mehrfachauswahl / 1-5 Antworten Funktionalität: Hoher Abdeckungsgrad der funktionalen Anforderungen Praktikabilität: Besondere Eignung des Systems für KMU/Mittelstand Ergonomie: Gute Bedienbarkeit/Einfache und verständliche Benutzerführung Technologie: Verfügbarkeit einer bestimmten technologischen Plattform (z.b. iseries, Linux) Moderne und zukunftsweisende Technologie Anpassbarkeit, Flexibilität der Software Internationale Ausrichtung der Software (z.b. verfügbare Sprach-, Länderversionen) Richtiges Kosten-Nutzen-Verhältnis Ausgewiesene, günstige Betriebskosten (TCO:Total Costs of Ownership) Ausgewiesene, gute Release-Fähigkeit Einführungsdauer: Verfügbarer Termin-Rahmen Anschaffungskosten: Verfügbares Projekt-Budget Beibehaltung des bestehenden ERP-Anbieters Angebotenes Betriebs-/Preismodell (Software a a Service, Software on Demand) Standorte des Anbieters (Regionale Nähe, internationale Präsenz) Fachkompetenz und Auftreten des Anbieters Besondere Branchenkompetenz des Anbieters Referenzen bei anderen Unternehmen Große Verbreitung der Software Marktposition des Anbieters (z.b. Marktführerschaft, Bekanntheit) Wirtschaftliche Perspektive des Anbieters Überzeugende Projekteinführungsmethodik Ausreichende Verfügbarkeit von Personalressourcen des Anbieters Attraktive Zusatzleistungen (z.b. Finanzierung, Schulungsprogramm, Hotline etc.) Emotionale Gründe (z.b. Besonderes Engagement, persönliche Bekanntschaft) Andere Gründe: 2012, Trovarit AG, Aachen 6

7 14. Wie bewerten Sie den Implementierungspartner während des Einführungsprojekts bezüglich folgender Punkte? Allgemein: Wie beurteilen Sie die Leistung Ihres Implementierungspartnes allgemein? sehr gut gut befriedigend ausreichend mangelhaft Mitarbeiter-Schulung: Wie beurteilen Sie die Wirksamkeit der Mitarbeiter-Schulung? Support während Projekt: Wie beurteilen Sie den Support in Bezug auf technische und fachliche Fragen während des Projektverlaufs? Kompetenz: Wie beurteilen Sie die Branchenkompetenz des gewählten Partners? Engagement: Wie beurteilen Sie das Engagement des Implementationspartners bei Problemen während des Projektverlaufs. Projektmanagement: Wie beurteilen Sie das Projektmanagement des gewählten Partners? Customizing: Wie beurteilen Sie das Customizing / die Einstellung des Systems in Bezug auf Abläufe, Prozesse, Masken etc. durch den Implementierungspartner? nicht zutreffend 15. Wie bewerten Sie das Ergebnis des Implementierungsprojekts bezüglich folgender Punkte? Allgemein: Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit dem Ergebnis? Zielerreichung: Wie gut wurden die inhaltlichen Projektziele erreicht? Budgettreue: Wie gut wurde das Projekt- Budget eingehalten? Termintreue: Wie gut wurde der Terminplan eingehalten? Personalaufwand: Wie gut wurde das geplante Kapazitätsbudgets eingehalten? Eigenentwicklung: Wie beurteilen Sie Ihren Eingenentwicklungsanteil (Hält sich in sinnvollen Grenzen u. bewährt sich im Betrieb)? sehr gut gut befriedigend ausreichend mangelhaft nicht zutreffend 2012, Trovarit AG, Aachen 7

8 16. Wie gut wurden bei der Systemeinführung die Planungsziele eingehalten? Vorgabe mehr als 5% unterschritten Vorgabe eingehalten (+/- 5%) Vorgabe bis 25% überschritten Vorgabe bis 50% überschritten Vorgabe mehr als 50% überschritten keine Angabe Termineinhaltung Budgeteinhaltung 17. Was waren die Hauptprobleme während der Einführung? Mehrfachauswahl / 1-3 Antworten Die Prozesse im System bilden die Unternehmensprozesse nicht ausreichend ab Zu viele Systemanpassungen Aufbereitung der erforderlichen Daten, Datenmigration Anforderungen an Software im Vorfeld nicht ausreichend definiert Mangelnde Technische bzw. Fachkompetenz seitens des Implementierungspartners Mangelnde Branchenkompetenz seitens des Implementierungspartners Fehlende Ressourcen seitens des Implementierungspartners Fehlende Ressourcen im Projektteam Sehr großer Schulungsaufwand, Erlernbarkeit der Lösung Knapper Zeitplan Kosten höher als geplant Mangelnde Kommunikation im Projektteam Mangelndes Projektmanagement Projekt-Methodik des Implementierungspartners während der Einführung Mangelnder Kooperationswille durch Berater (z.b. Arroganz, auf Probleme nicht eingegangen) Andere Probleme: keinerlei Probleme 18. Betriebskenndaten Durch welchen Anbieter wird Ihre ERP- Installation aktuell betreut? (Firma) Wartungsgebühren je Jahr (grobe Angabe) Anzahl interne Mitarbeiter für Systembetreuung (Vollzeitäquivalent, Durchschnitt p.a., grobe Angabe) Zusatzliche Kosten für Leistungen zur Anpassungen u. Systempflege (nicht im Wartungsvertrag, grober jährlicher Durchschnitt) Letzter Release-Wechsel [MM.JJJJ] Nur Bei On Demand Service / Miete: Gebühren (durchschnittl. Gesamtbetrag p.a.) keuro keuro keuro 2012, Trovarit AG, Aachen 8

9 19. Wie bewerten Sie die Unterstützung des Anbieters während des Betriebes bezüglich folgender Punkte? Allgemein: Wie beurteilen Sie die Leistung Ihres Software-Partners insgesamt? Support/Hotline: Wie beurteilen Sie den Support (Hotline) während der Betriebsphase? sehr gut gut befriedigend ausreichend mangelhaft Account-Manager: Wie beurteilen Sie den Ansprechpartner beim gewählten Vertragspartner? Schulungs- und Informationsangebot: Wie beurteilen Sie das Schulungs- und Informationsangebot? Updates/Release-Wechsel: Wie beurteilen Sie den Support bei Updates/Release-Wechseln? 20. Wie bewerten Sie Ihr System betreffend folgender Punkte? Gesamteindruck: Wie beurteilen Sie die eingesetzte Lösung allgemein? Funktionalität: Wie beurteilen Sie die effektive Funktionalität des System im Tagesgeschäft? Schnittstellen: Wie beurteilen Sie die Möglichkeit zur Anbindung / Schnittstellen zu anderen Applikationen? Ergonomie: Wie beurteilen Sie die Ergonomie (Oberfläche/Benutzerführung) des Systems? Performance: Wie beurteilen Sie die Performance des Systems (Antwortzeiten, etc.)? Release-Fähigkeit: Wie beurteilen Sie die Möglichkeit zur Implementierung von Upgrades/Neuen Releases? Formulare & Auswertungen: Wie beurteilen Sie die Anpassbarkeit des Systems in Bezug auf Formulare, Reports, Auswertungen? KMU-Tauglichkeit: Wie beurteilen Sie die Eignung des Systems für den Mittelstand /KMU (< 500 Mitarbeiter)? Preis-/Leistungsverhältnis: Wie beurteilen Sie das Preis-/Leistungsverhältnis der eingesetzten Lösung insgesamt? Anpassbarkeit / Flexibilität: Wie beurteilen Sie die Anpassbarkeit / Flexibilität des Systems? Stabilität: Wie beurteilen Sie die Stabilität und Störungsfreiheit des Systems? nicht zutreffend sehr gut gut befriedigend ausreichend mangelhaft nicht zutreffend 2012, Trovarit AG, Aachen 9

10 21. Was sind die besonderen Vor- und Nachteile des Systems? Vorteile: Was ist besonders gut? Nachteile: Was ist besonders schlecht? 22. Wie stufen Sie den Systemeinsatz bezüglich folgender Punkte ein? Wie oft werden Office-Applikationen wie Excel, Access usw. als Ergänzung für die tägliche Arbeit verwendet? Wie oft werden aufgrund der Anforderungen aus dem Tagesgeschäft Anpassungen der Software vorgenommen? Sehr oft 23. Was sind die Hauptprobleme während des Betriebs? Mehrfachauswahl / 1-5 Antworten Funktionalität der Software: Mangelnde Unterstützung der Geschäftsprozesse Ergonomie: Mangelnde Bedienerfreundlichkeit Praktikabilität: Mangelnde Mittelstandstauglichkeit Datenqualität (Aktualität, Redundanz, Integrität) Anpassbarkeit: Mangelnde Flexibilität der Software Schnittstellen: Fehlende Anbindung an andere Systeme "Office-Integration": Fehlende Exportfähigkeit von Daten nach Excel, Access etc. Performance: Das System läuft zu langsam oder hat zu hohe Antwortzeiten Umfang des Supportbedarfs höher als geplant Supply Chain Management: Unzureichende Firmenübergreifende Integration Web-Fähigkeit/Mobilität: Fehlender externe Zugriff auf die Software-Applikation Veraltete Technologie (Hardware, Betriebssytstem, Programmiersprache etc.) Wartungs- & Betriebskosten zu hoch Aufwand für die System- bzw. Anwenderbetreuung Aufwand für Datenpflege Wartungskonzept: Art/Inhalt und Umfang der Wartungsleistungen Aufwand zur Implementierung von Upgrades/Neuen Releases Reaktionszeit des Supports, Erreichbarkeit der Hotline Fachkompetenz der Hotline/des Account Managers Fehlendes bzw. wechselndes Support-Personal seitens des Software-Partners 2012, Trovarit AG, Aachen 10 Oft Ausgewo gen Selten Nie Unsicherheit aufgrund der Produktstrategie bzw. Überlebensfähigkeit des Software-Partners Andere: keinerlei Probleme

11 24. Ist der Abschluss eines Wartungsvertrags obligatorisch? Einfachauswahl Nein, da Wartung Bestandteil des Cloud- / Mietservices ist. Ja, zeitlich begrenzt (z.b. 2 Jahre) Ja, zeitlich unbegrenzt 25. Welchen Status weist Ihr Wartungsvertrag auf? Einfachauswahl Standard Support Erweiterter Support Individueller / Customized Support kein externer Support / Wartungsvertrag Kein Wartungsvertrag 26. Welche Leistungen schließt der Wartungsvertrag mit dem Software-Anbieter ein? Mehrfachauswahl Kein Wartungsvertrag Updates (Weiterentwicklung der Software, Anpassung an gesetzl. Vorgaben) Fehlerbehebung / Störungsbeseitigung Updates/Migration individueller Anpassungen Hotline Website/Informationsportal Wissensdatenbank 27. Welchen Nutzenbeitrag liefert das System? Mehrfachauswahl / 1-5 Antworten Es trägt zur Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse bei. Es liefert schnell und einfach Informationen. Es liefert korrekte und nützliche Informationen. Es steigert Transparenz und Prozessverständnis. Es reduziert Fehlerhäufigkeit und Fehlerfolgen. Es liefert aussagekräftige Kennzahlen. Es unterstützt die Automatisierung von Prozessen Es reduziert die Dauer von Entscheidungen. Es führt zu einer durchgängigen Unterstützung der Geschäftsprozesse. Es schützt vor Datenverlust, -entwendung und -missbrauch. Es liefert eine durchgängige Rückverfolgbarkeit aller relevanten Daten. Es redudiert den Aufwand für Dokumentation und Archivierung. Es vereinfacht die internationale Zusammenarbeit. Es reduziert IT-Aufwand & IT-Kosten. Es reduziert die Prozesskosten. Es vereinfacht und beschleunigt die firmenübergreifende Zusammenarbeit. Es reduziert die Komplexität der Software-Landschaft Sonstiger Nutzen: 2012, Trovarit AG, Aachen 11

12 28. Möchten Sie ein weiteres System bewerten? Ja Nein 29. In welchen Anwendungsbereichen planen Sie Neu-/Ersatzinvestitionen? in diesem Jahr im nächsten Jahr in zwei Jahren 2012, Trovarit AG, Aachen 12 später nicht geplant Integrierte ERP-Lösung Buchhaltung (FiBu und ReWe) Controlling, Kostenrechnung Personal-Verwaltung (HR) Lohnbuchhaltung Vertrieb und Auftragsabwicklung Produktionsplanung (PPS) Materialwirtschaft/Beschaffung/Lagerverwaltung (LVS) in diesem Jahr Supply Chain Management (SCM) Qualitätsmanagement (QMS, CAQ) Kundenbeziehungsmanagement (CRM) Projektmanagement Führungsinformationssystem (MIS) /Business Intelligence (BI) Dokumentenmanagement (DMS/ECM) Leitstand / MES Produktdatenmanagement (PDM/PLM) Andere Andere Andere

13 30. Branche des Unternehmens Dienstleistung Banken Versicherungen Gastgewerbe, Touristik EDV-Dienstleistungen Beratung (incl. Recht, Marketing) Medien, Verlage Telekommunikation Transport, Verkehr, Logistik Energie- und Wasserversorgung Öffentliche Verwaltung und Dienste Gesundheits- und Sozialwesen Sonstige Dienstleistungen Handel Grosshandel, Filialisierender Einzelhandel Technischer Handel (inklusive.fahrzeughandel) Versandhandel Einzelhandel Sonstiger Handel Verarbeitendes Gewerbe, Industrie Land- und Forstwirtschaft Rohstoffgewinnung, -förderung Grundstoffverarbeitende Industrie (z.b. Baustoffe, Papier, Holz) Metallverarbeitung Kunststoffindustrie Elektronik- und Gerätebau Maschinen- und Anlagenbau Automobil- & Fahrzeugindustrie (incl. KFZ-Zulieferer) Chemie, Pharma Nahrungs- und Genussmittel Textil und Bekleidung Handwerk Baugewerbe Sonstiges verarbeitendes Gewerbe 31. Tragen Sie bitte hier Ihre Unternehmenskenndaten ein. Anzahl Beschäftigte im gesamten Unternehmen [grobe Angabe] Anzahl Beschäftigte im Betrieb/am Standort [grobe Angabe] Anzahl Standorte Ihres Unternehmens [Stk.] Anzahl der Länder in denen das Unternehmen Niederlassungen hat (ca.) Umsatz pro Jahr (grobe Angabe) keuro 2012, Trovarit AG, Aachen 13

14 32. Durch wen sind Sie auf die Studie aufmerksam geworden? Fachmedien (u.a. Computerwoche, IS-Report, Computerwelt, Monitor, SAPport, Infoweek) Durch die Organisatoren der Studie (Trovarit AG, 2BCS, ERP-Tuner, pragmatiq) Unsere(n) Software-Lieferanten Empfehlung von Kollegen, Bekannten Durch die Anwendervereingung für unsere Software Durch Fachverbände (u.a. VDMA, BITKOM, VOI) Sonstiges Vielen Dank für Ihre Unterstützung! Der Fragebogen wurde erfolgreich ausgefüllt. 2012, Trovarit AG, Aachen 14