Informationsbrief für die Personalabteilung

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1 Informationsbrief für die Personalabteilung Inhalt: 1. ELENA Verfahren ab dem Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung 3. Neue Steuerklasse ab 2010 ( Faktorverfahren ) 4. Neues Brutto/Netto Abrechnungsformular 5. Informationen zur Kurzarbeit 1. ELENA ( Elektronischer Entgeltnachweis ) ab dem Der elektronische Entgeltnachweis soll zukünftig die Grundlage für die Leistungsberechnungen der Wohn- und Elterngeld Behörde und der Bundesagentur für Arbeit sein. Die Richtlinie soll Mindeststandards für den Inhalt der Entgeltbescheinigungen bestimmen. Ziel ist, durch eine zentrale Datenbank zur Speicherung von Arbeitnehmer-Daten die Arbeit in deutschen Behörden und Arbeitsagenturen zu erleichtern. Eine schnelle Online-Abfrage über die auf einem Zentralrechner der Rentenversicherung gespeicherten Einkommensnachweise soll dabei helfen, einige Millionen Euro Bürokratiekosten pro Jahr zu sparen. Bescheinigungen in Papierform sollen später entfallen. Insgesamt sollen durch die neue Datenbank Arbeitgeber und Behörden entlastet werden. Die Vorteile, die durch den Abbau bürokratischer Hürden entstehen, sollen den Leistungsberechtigten zugute kommen. Voraussetzung für den Erhalt einer entsprechenden Leistung ist, dass sich der Beschäftigte mit einer qualifizierten elektronischen Signatur als Teilnehmer zum ELENA-Verfahren anmeldet. Die Daten können nur nach Anmeldung und mit seiner Mitwirkung, unter Einsatz der qualifizierten Signatur von der Leistungsbehörde abgerufen werden. Die Bescheinigungen in Papierform sollen bis 2012 entfallen. Ab Januar 2010 müssen aus systemgeprüften Programmen monatlich für jeden Arbeitnehmer Entgeltdaten elektronisch an die Zentrale Speicherstelle gemeldet werden. Für die Umsetzung ist ein neues Datenübermittlungsverfahren erforderlich. Die Details des geplanten multifunktionalen Verdienstdatensatz (MVDS) werden in einer gesonderten (Entgeltdaten-)Verordnung festgelegt. Das ELENA - Verfahrensgesetz wird die Arbeit in den Lohn- und Personalbüros nachhaltig verändern. Lohnsachbearbeiter benötigen künftig viel mehr Informationen als bisher. In bestimmten Situationen können - unabhängig vom "normalen" Termin der Lohnabrechnung - Meldungen und damit auch Lohnabrechnungen erforderlich werden. Seite 1

2 Die Abläufe in den Lohn- und Personalbüros müssen an die neuen Anforderungen angepasst werden. Selbstverständlich übernehmen wir diese neue Meldung im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Sie. Dabei sind schon viele für das ELENA-Verfahren notwendigen Daten bereits in unseren Lohndaten vorhanden. Darüber hinaus sind künftig teilweise auch abrechnungsunabhängige Daten zu melden. Ab dem ist es zwingend notwendig die wöchentliche Arbeitzeit der Mitarbeiter zu melden. Bei Veränderungen wie zum Beispiel der Verringerung der Arbeitszeit von Vollzeit auf Teilzeit muss dies nun gemeldet werden, d. h. der Grund der Veränderung! Des Weiteren müssen die Angaben bei den Auszubildenden ab dem ergänzt werden. Hierzu benötigen wir unbedingt die Ausbildungsverträge in Kopie. Ihre zuständigen Sachbearbeiter in unserem Hause werden Sie rechtzeitig auf diese Problematik hinweisen bzw. ansprechen. Ab Juli 2010 genügt es nicht mehr, bei der Kündigung eines Arbeitnehmers dem Lohnsachbearbeiter nur das Austrittsdatum des Arbeitnehmers mitzuteilen. Alle Fragen, die bisher nach dem Austritt des Arbeitnehmers in der Arbeitsbescheinigung beantwortet werden mussten, müssen ab Juli 2010 direkt in die Lohnabrechnung einfließen. Wir werden Sie über die 2. Phase der Umsetzung des ELENA Verfahren zeitnah informieren. 2. Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung Durch die Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts (Beschluss v , 2 BvL 1/0606, 2 BvR 1220/04, 2 BvR 410/05 u.a.) war die Bundesregierung verpflichtet die Abzugsmöglichkeiten bei der Kranken- und Pflegeversicherung zu ändern bzw. anzupassen. Mit dem Gesetzentwurf wird die steuerliche Berücksichtigung von Vorsorgeaufwendungen deutlich erweitert. Erstmals sollen die Aufwendungen für eine Kranken- und Pflegeversicherung auf sozialhilferechtlich gewährleistetem Leistungsniveau vollständig als Sonderausgaben nach 10 ff. EStG berücksichtigt werden. Darüber hinaus sollen privat Krankenversicherte erstmals die entsprechenden Beiträge für ihre mitversicherten Kinder steuerlich vollständig absetzen können. Bisherige Regelung: Die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung konnten zusammen mit anderen Vorsorgeaufwendungen wie z.b. Unfall- und Haftpflichtversicherung oder Arbeitslosenversicherung bis zu einem Höchstbetrag von bzw angesetzt werden. Die Grenze war für gesetzlich Versicherte bestimmt, die einen steuerfreien Zuschuss zur Krankenversicherung erhalten und für Beihilfeberechtigte. Die Grenze bis zu galt für Steuerpflichtige die ihre Krankenversicherung selbst finanzieren mussten ( z. B. Selbstständige ). Seite 2

3 Künftige Regelung ab 2010: Die Abzugsgrenzen von und werden um 400 angehoben; d.h. zukünftig auf bzw ( 10 Abs. 4 EStG ) Des Weiteren wird sichergestellt, dass für die Basiskranken- und Pflegepflichtversicherung gezahlten Beiträge in voller Höhe absetzbar sind. D.h. Beiträge zu diesen Versicherungen sind im Ergebnis unbeschränkt bzw. ohne Deckelung abzugsfähig. Die Finanzierung des Krankengeldes kann nicht angesetzt werden. Hierzu wird bei gesetzlichen Versicherten ein Abschlag von 4 % pauschal angenommen. ( 10 Abs. 1 Nr. 3 Satz 4 EStG ) Zusatzleistungen wie zum Beispiel Chefarztbetreuung oder Einzelzimmer fallen auch nicht unter die Absetzbarkeit. Folgerichtig auch das Krankentagegeld bei Privatversicherten. Zusammengefasst heißt das, dass Beiträge die über die Basisversorgung hinausgehen nicht absetzbar sind. Im Gegensatz zur Krankenversicherung sind die Beiträge zur Pflegeversicherung nicht zu kürzen. Hier erfolgt eine Berücksichtigung zu 100 %. Die Änderungen, die das Bürgerentlastungsgesetz - Krankenversicherung mit sich bringt, wirken sich deshalb nur indirekt auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus. Damit sich bei Arbeitnehmern die regelmäßig anfallenden Vorsorgeaufwendungen für die Renten-, Kranken und Pflegepflichtversicherung nicht erst nach Ablauf des Kalenderjahres bei der Einkommensteuerveranlagung, sondern bereits im laufenden Jahr auswirken, wird bei der Lohnsteuerberechnung eine Vorsorgepauschale berücksichtigt. Durch diese Vorsorgepauschale wird ein möglicher Sonderausgabenabzug vorweggenommen bzw berücksichtigt. Die Eintragung eines Freibetrages für Vorsorgeaufwendungen auf der Lohnsteuerkarte ist daher nicht notwendig. Änderungen um Einzelnen: Die Vorsorgepauschale wird auf die Steuerklassen V und VI ausgeweitet. Die Folge dieser Erweiterung der Vorsorgepauschale auf die Steuerklassen V und VI ist, dass das Nettoeinkommen dieser betroffenen Personen steigt. Ab 2010 wird die pauschalierte Vorsorgepauschale auf 12% erhöht (bisher 11%). Die maximale Begrenzung liegt in 2010 bei 1.900,00 Euro (bisher 1.500,00 Euro) für die Steuerklassen I, II, IV, V und VI. Für die Steuerklasse III beträgt die Mindestvorsorgepauschale höchstens 3.000,00 Euro. Sind die geleisteten Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung höher als die Mindestvorsorgepauschale, sind diese im vollen Umfang zu berücksichtigen. Für private Krankenversicherungen gilt, dass nur Versicherungsleistungen, die in Art, Umfang und Höhe den Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung entsprechen, abziehbar sind. Beitragsanteile die darüber hinausgehen, beispielsweise Chefarztbehandlung oder Einbettzimmer im Krankenhaus, dürfen nicht bei den Sonderausgaben berücksichtigt werden. Seite 3

4 Absetzbar sind Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung in Höhe des am eingeführten Leistungskatalogs des Basistarifs, vermindert um die steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse. Darüber hinaus sollen privat Krankenversicherte erstmals die entsprechenden Beiträge für ihre mitversicherten Kinder steuerlich vollständig absetzen können. Versicherungsunternehmen sind verpflichtet, für Ihre Versicherten diesen Betrag festzustellen. Die Versicherung teilt den gezahlten Beitrag nach einem Punktesystem in begünstigte und nicht begünstigte Versicherungsleistungen auf. Die Punktsumme für einen vertraglichen Anspruch auf ein Einbettzimmer im Krankenhaus beträgt beispielsweise 3,64 Punkte. Maximal kann es zu Abschlägen von rund 20 % kommen. Als Faustformel kann davon ausgegangen werden, dass mindestens 80 % der tatsächlich gezahlten privaten Krankenversicherungsbeiträge begünstigt und somit als Sonderausgabe abzugsfähig sind. Deshalb müssen alle privat versicherte Arbeitnehmer ihre Bescheinigung über die zu zahlenden Beiträge ab dem Jahr 2010 rechtzeitig im Personalbüro abgeben damit die richtigen Vorsorgeaufwendungen berücksichtigt werden können. Ist dies nicht der Fall so werden privat versicherte Arbeitnehmer wie die gesetzlich versicherten Arbeitnehmer bei der Berechnung der Vorsorgepauschale behandelt. Hierzu können Sie sich auf unserer Internetseite ( ) ein Informationsschreiben für die privat Versicherten Arbeitnehmer herunterladen. Sie finden das Schreiben unter Aktuelles / Downloads 3. Neue Steuerklasse ab 2010 ( Faktorverfahren ) Die Wahl der richtigen Lohnsteuerklassen-Kombination bei Ehepaaren ist von zahlreichen Faktoren abhängig. Verheiratete Arbeitnehmer werden vor die Lohnsteuerklassenwahl gestellt. So kann derzeit zwischen den Steuerklassenkombinationen III/V und IV/IV gewählt werden. Da in der Steuerklasse III die ehebezogenen Entlastungen (insbesondere der doppelte Grundfreibetrag) berücksichtigt werden, ergibt sich für den Ehegatten mit der Steuerklasse V eine verhältnismäßig hohe Lohnsteuerbelastung, insbesondere höher als in Steuerklasse IV. Ab dem Jahr 2010 kommt das neue Faktorverfahren hinzu (vgl. 39f EStG n.f.). Dadurch können beide Ehegatten zukünftig die Steuerklasse IV mit einem zusätzlichen Faktor eintragen lassen. Dies führt bei dem geringer verdienenden Ehegatten zu einem geringeren Lohnsteuerabzug gegenüber der Lohnsteuerklasse V. Das neue Faktorverfahren führt insgesamt zu einem genaueren Lohnsteuerabzug während des Jahres. Dadurch können größere Steuernachzahlungen im Rahmen der gemeinsamen Einkommensteuerveranlagung, wie dies häufig bei der Steuerklassenkombination III/V der Fall ist, vermieden werden. Generell ist ein frühzeitiges Handeln erforderlich, da die Lohnsteuerklassenwahl erst ab dem Folgemonat greift, in dem der Antrag auf Wechsel der Lohnsteuerklasse gestellt wurde. Seite 4

5 Die Eintragung des Faktors erfolgt über den Lohnsteuerermäßigungsantrag (letzte Seite Großbuchstabe F). Der Antrag ist beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers zu stellen. Beispiel zum Faktorverfahren ab 2010: Arbeitnehmer-Ehegatte A , Lohnsteuer IV Arbeitnehmer-Ehegatte B , Lohnsteuer IV 0. Summe Gesamtsteuer IV / IV Gesamtsteuer nach dem Splittverfahren beträgt dieser Betrag muss vom Finanzamt ausgerechnet werden Faktor Berechnung: / = 0,833 = FAKTOR Arbeitgeber A wendet das Faktorverfahren an x 0,833 = 3.998,40 Arbeitgeber B wendet das Faktorverfahren an. 0 x 0,833 = 0 Summe beider Ehegatten ist somit 3.998,40 Somit beträgt die Steuerdifferenz zwischen u ,40 nur 1,60 4. Neues Brutto/Netto Abrechnungsformular Zahlreiche gesetzliche Änderungen, Verordnungen und Kundenwünsche haben in vergangenen Zeiten ihre Spuren auf der Brutto/Netto-Abrechnung hinterlassen; weitere Anforderungen werden sicherlich in Zukunft folgen. Gründe, die die DATEV dazu veranlasst haben, das Formular auf den Prüfstand zu stellen und es in neuer, verbesserter Form anzubieten. Mit der Januar-Abrechnung 2010 erhält das Brutto/Netto-Formular zur Bescheinigung des monatlichen Entgelts ein neues Gesicht. Doch nicht nur optisch, auch inhaltlich gibt es Neuerungen. In der Anlage zu diesem Informationsschreiben befindet sich die Brutto/Netto-Abrechnung kurz erklärt. Um Ihren Arbeitnehmern einen Überblick über Aufbau und Inhalt Ihrer Entgeltbescheinigung zu geben, stehen Ihnen auf unserer Internetseite ( ) ein Musterschreiben zu Verfügung. Sie finden das Schreiben unter Aktuelles / Downloads 5.Informationen zur Kurzarbeit Mandanten die in 2009 von der Kurzarbeit betroffen waren können auf unserer Internetseite ( ) sich das Informationsblatt für Arbeitnehmer zum Thema Progressionsvorbehalt bei der persönlichen Einkommensteuererklärung runterladen. Sie finden das Schreiben unter Aktuelles / Downloads. Seite 5