KREDITORENBUCHHALTUNG

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1 KREDITORENBUCHHALTUNG 1

2 INHALTSVERZEICHNIS Seite 3 Spezielle Tasten, Diverse Optionen Hauptmenu 4 KREDITOREN Stammdatenverwaltung 111 Firmenstamm Zahlungsbedingungen Zahlungsmodus Lieferanten Sprachen-Verwaltung Zahlungsbriefe-Verwaltung 16 KREDITOREN Bearbeitung 121 Vorerfassung Fakturen / ändern Vorerfasste Fakturen kontieren/verbuchen Direkteingabe von Kreditorenfakturen Direkteingabe von Kreditoren-Gutschriften Gesperrte Fakturen/Gutschriften überprüfen Kontierung ändern (HB-Status) Zahlungskonditionen ändern (Kred.-Status) 30 KREDITOREN Abfragen 131 Bewegungen Kreditoren-Saldi 35 KREDITOREN Standardlisten 141 Bewegungen des Fakturaeingangsregisters Fakturaeingangsregister Lieferanten-Bewegungen Offene Posten Lieferanten-Saldi Liste nach Fälligkeiten Zahlungsanalyse Lieferantenliste 45 KREDITOREN Zahlungen 150 Zahlungsvorschlag erstellen 45 2

3 Kreditorenbuchaltung Das Modul 'Kreditoren' von SIMIC umfasst die folgenden Funktionen: - Mehrfirmen- oder Mehrmandantenfähigkeit Der Benutzer kann mit so vielen Firmen arbeiten wie er es wünscht, die lediglich in der Hauptbuchhaltung jedoch eröffnet sein müssen. - Mehrfachwährung Das Modul 'Kreditoren' benutzt den Währungsstamm der Hauptbuchhaltung. Ein einzelner Kreditor ist nicht mit einer Währung verbunden, so dass es möglich ist auf dem Kreditor verschiedene Währungen zu buchen. - Interaktive Bearbeitung Die erfassten Fakturen werden interaktiv verarbeitet, d.h., sie werden sofort verbucht und sind so direkt in der Hauptbuchhaltung verfügbar. Die erfassten Fakturen können jedoch auch in die Suspenddatei gestellt werden und sind somit zwar registriert, jedoch nicht verbucht. Das System erlaubt auch den Belegfluss der Fakturen im Unternehmen zu steuernd zu überwachen. - Perioden Die Buchungsperioden werden für das laufende und vergangene Jahr definiert. Die laufende Periode kann grösser, jedoch nicht kleiner sein als diejenige der Hauptbuchhaltung. - Mengenerfassung ist möglich in den gewünschten Konti. - Abfragen Die erfassten Belege können nach verschiedenen Kriterien abgefragt werden. Dies kann jederzeit über Bildschirm oder Drucker geschehen. - Standardlisten - Verschiedene Standardlisten sind verfügbar: Fakturaeingangsregister, offene Posten, Verfallbuch und verschiedene Bewegungslisten. Dieses Zeichen am linken Rand des Handbuches bedeutet 'Änderungen durch Release 1992'. Spezielle Tasten HILFEInteraktive Hilfetaste. F3 Zurück zum vorhegehenden Menu. 3

4 F4 F20 Kreditorenbuchaltung Abfrage von Informationen, entsprechend dem Feldinhalt bzw. dessen Bedeutung. Die Abfragemöglichkeit wird in der Regel mit einem Fenster angeboten mit einfacher Auswahlmöglichkeit. Ist diese Auswahlmöglichkeit ungenügend, so kann mit der Funktionstaste Eine Erweiterung der Abfragemöglichkeit angefordert werden, wobei auch der ganze Bildschirm zu Verfügung steht. Nach Vornahme der Auswahl, sei dies mit F4 oder F20, kehrt das Programm mit dem ausgewählten Feldinhalt zum Ausgangspunkt der Abfrage zurück und füllt das Feld mit der geholten Information. F12 Annullieren der Operation. Abruf Aufruf des alternativen Menus. Dieses Menu erlaubt alle berechtigten Optionen, ausser der Herkunftsoption. Dup Duplizieren. Das System kopiert die Information des vorher-gehenden Feldes in das Verlangte. Diverse Optionen des Hauptmenus BlätternSichtbarmachen der übrigen Menupositionen. F13 F14 Wahl einer Firma. Wahl eines Data Sets. 111 Firmenstamm Die Daten, die mit dieser Menu-Position erfasst werden, steuern die Aktivitäten im Modul Kreditoren für die betreffende Firma und komplettieren den Firmenstamm des Hauptbuches. Optionen 2=Ändern der erfassten Daten der Firma. 5=Anzeigen der erfassten Daten der Firma. Befehlstasten F4=Liste Konti Abfrage des Kontoplanes. F9=Ausführenin die Datei übertragen. 4

5 Definitionen der Felder Laufende Periode Data Set 1/2: Das System zeigt die im Firmenstamm des Hauptbuches definierten Perioden für die Data Sets 1 und 2 auf Firmenebene an. Diese sind änderbar. Die Perioden dürfen nicht kleiner als diejenigen des Hauptbuches sein. Journale aktualisieren Y/N: N Der Benutzer darf die Aufteilung des Betrages auf verschiedene Konten nach Verbuchung nicht ändern Y Die Änderungen sind gestattet Automatische Lieferanten-Nummer und Länge: N Keine automatische Zuordnung der Lieferanten-Nummer. Der Benutzer definiert die Nummerierung selbst. Y Automatische Nummern-Zuordnung, deren Länge bezeichnet sein muss. Bei Erfassung des Kreditors wird die Nummer linksbündig gestellt. Start Lieferanten-Nummer: Wenn die automatische Nummern-Zuordnung aktiviert ist, wird hier die erste gewünschte Nummer definiert. Das System verwaltet die Nummer selbständig. Die Nummer ist durch den Benutzer änderbar. Automatische Rechnungs-Numerierung Y/N und Start ab Nr.: N Keine automatische Zuordnung der Rechnungs-Nummer. Der Benutzer definiert die Nummerierung selbst. Y Das System aktiviert die automatische Rechnungs-Nummerierung. Die Rechnungs-Nummer ist ein Vorschlagswert und kann vom Benützer geändert werden. Interne Kontrolle der Zahlungen: N Die Kontrolle ist nicht aktiv. Y Kontrolle ist aktiv. Funktion ist beschrieben in Zusammenhang mit Menu-Position 151 und 152. Hauptbuch-Sammelkonto Kreditoren: Im Hauptbuch-Sammelkonto werden die Bewegungen aus der Kreditoren-buchhaltung im allgemeinen verbucht. Dieses wird jedem neuen Kreditor zugeordnet. Die Sammelkonten werden unbedingt in Firmen-Währung geführt. Das Kreditorensammelkonto ist nur durch das Modul Kreditoren ansprechbar. Die Verbuchung von Fakturen aus dem Hauptbuch heraus auf Kreditoren-Sammelkonten ist nicht möglich. Hauptbuch Zahlungskonto (Zahlstelle): 5

6 In diesem Feld wird das Konto angegeben, auf welchem üblicherweise die Zahlung verbucht werden soll. Zu jeder Zeit änderbar. Hauptbuch Rabatt-Konto: In diesem Feld wird das Konto angegeben, auf welchem üblicherweise Rabatte verbucht werden, in Verbindung mit dem Kreditor und den bestehenden Zahlungsbedingungen. Hauptbuch Rabatt auf Taxe-Konto: In diesem Feld wird das Konto angegeben, auf welchem üblicherweise Rabatt in Verbindung mit Steuern verbucht wird. Hauptbuch Taxe-Konto: In diesem Feld wird das Konto angegeben, auf welchem üblicherweise die Steuer verbucht wird. Hauptbuch unrealisierter Kursgewinn/-Verlust: Zwei Felder ermöglichen das getrennte Erfassen von Konti je für nicht realisierte Kursgewinne und/oder -Verluste auf Fremdwährungen. Hauptbuch realisierter Kursgewinn/-Verlust: Zwei Felder ermöglichen das getrennte Erfassen von Konti je für realisierte Kursgewinne und/oder -Verluste auf Fremd- Währungen. Clearing-Konto: Dient zur Saldierung von Journalen mit mehr als 99 Zeilen (z.b.: die von Schnittstellen gefüllt werden) und zeigt normalerweise einen Null-Saldo. Es wird ausserdem bei Option 69, Eröffnungs- Bilanz verwendet. Es ist ein Passiv-Konto des Typs 'L' und wird automatisch eröffnet. Das Konto kann jederzeit geändert werden. Hauptbuch-Konto Linie : In den Feldern 1 bis 6 können Aufwandskonti erfasst werden, fakultativ, die als Vorschlagswerte bei der Erfassung eines Lieferanten dienen. Keine obligatorischen Felder. Jederzeit änderbar. 112 Zahlungsbedingungen Diese Menu-Position ermöglicht die Steuerung der Zahlungsbedingungen In Verbindung mit den Kreditorenfakturen. 6

7 Zu beachten ist: Sie gelten ebenfalls für das Modul Debitoren, d.h.: die seitens des Unternehmens gewünschten Verfallfristen können sich bei Kreditoren im Verhältnis zu Debitoren unterschiedlich verhalten, wenn der angegebene Verfall mit dem zu kalkulierenden Wert, im Feld 'Fälligkeitstage', nicht übereinstimmt. Ist dies der Fall, empfehlen wir für Kreditoren eigene Zahlungsbedingungscodes. Dies geschieht dann dennoch in der gleichen Datei wie für die Debitoren. Optionen 2=Ändern der erfassten Daten der Firma. 4=Löschen der erfassten Daten. 5=Anzeigen der erfassten Daten der Firma. Befehlstasten F6=Erstellen einer neuen Kondition. F9=Ausführen, d.h. in die Datei übertragen. Definitionen der Felder Zahlungsbedingungscode: In diesem Feld kann ein Code bis zu drei Stellen (Alfanumerisch) erfasst werden. Der Code ist nicht änderbar. Beschreibung: Beschreibung der Kondition, die an allen Bildschirmen in Ver- Bindung mit dem Zahlungscode angezeigt wird. Typ 1 bis 3: Es sind drei Kalkulationsmethoden für die Verfallberechnung möglich. Je nach Typ verbindet die Berechnung die nachfolgenden Felder unterschiedlich miteinander und bildet daraus die Formel für den Verfall. 1 Der Verfall wird auf Basis des Rechnungsdatums der Faktur berechnet, zu dem die Anzahl 'Fälligkeitstage' addiert wird. 2 Der Verfall wird auf Basis des letzten Tages des Rechnungs- Monats der Faktur berechnet zu dem die Anzahl 'Fälligkeitstage' addiert wird. 3 Der Verfall wird auf Basis des letzten Tages des Rechnungs- Monats der Faktur berechnet zu dem die Anzahl 'Fälligkeits- Monate' addiert wird. Fälligkeitstage: 7

8 Enthält eine Zahl zwischen 001 und 360. Für Typ 1/2: Anzahl Tage, die dem Rechnungsdatum hinzuaddiert werden. Für Typ 3: Definiert fix die Anzahl Tage, die für einen Monat zu rechnen sind. Fälligkeitsmonate (Typ 3): Enthält eine Zahl zwischen 01 und 12. Diese Anzahl wird dem Monat des Rechnungsdatums hinzugerechnet. Tage Rabatt: Enthält eine Zahl zwischen 001 und 360 und dies sind die Anzahl Tage vor Verfall, die zu einem Rabattabzug berechtigen. Das System kalkuliert den Rabatt selbständig in Abhängigkeit der Anzahl Tage in Verbindung mit dem Rabatt in %. Rabatt in %: Enthält den Rabatt %-Satz, der zur Anwendung gelangt, sofern das vorherige Kriterium (Tage Rabatt) zum Rabatt-Abzug berechtigt. Beispiel: Rechnungsdatum : 15/01/91 Verfalltage : 10 Verfallmonate : 2 Typ 1 Verfalldatum : 25/01/91 (15/ Tage) Typ 2 Verfalldatum : 10/02/91 (31/ Tage) Typ 3 Verfalldatum : 10/03/91 (Januar + 2 Monate, den 10.) 113 Zahlungsmodus Diese Menuposition ermöglicht die Steuerung des Zahlungsmodus' einer Firma. Die erstellten Zahlungsmodi legen die Finanzkonti fest, über welche die Kreditoren-Rechnungen laufen. Zur Steuerung der Finanzen werden mehrere Zahlungsmodi vorgeschlagen. Mit der Eröffnung eines neuen Kreditors wird auch die üblich zu verwendende Zahlungsweise zugeordnet, die jederzeit änderbar ist. Auf der Ebene einer jeden Rechnung kann der Zahlungsmodus, unabhängig von der mit dem Kreditor verbundenen, bestimmt werden. Optionen 2=Ändern der erfassten Daten der Firma. 4=Löschen der erfassten Daten. 8

9 5=Anzeigen der erfassten Daten der Firma. Befehlstasten F6=Erstellen eines neuen Zahlungsmodus'. F9=Ausführenin die Datei übertragen. Definitionen der Felder Zahlungsmodus-Code: Mit der Erstellung eines neuen Zahlungsmodus' ermöglicht dieses Feld die Zuordnung eines Codes bis zu 3 Stellen (Alfanumerisch). Der Code ist nicht mehr änderbar. Vollbeschreibung: Feld für ausführlichen Text. Kurzbeschreibung: Diese wird auf allen Bildschirmen in Verbindung mit dem Zahlungsmodus angezeigt. Zahlungsmethode (Zahlungsmodus) (B/C/D): Drei mögliche Zahlungsmethoden werden mit den übrigen Parametern verbunden zu dem eigentlichen Zahlungsmodus. Das Feld kann nicht leer bleiben. B Bank C Cheque D Bar Zahlungen im Bankgiroverkehr, Zahlungen per Cheque, Zahlungen per Kasse, bar. Hauptbuch-Konto: Ein Finanz-Konto wird hiermit mit dem Zahlungsmodus verknüpft. Bank-Clearing-Nummer: In diesem Feld wird die Clearing-Nummer der Bank erfasst, die somit auch mit dem vorgehend erfassten Konto verbunden ist. Das Feld wird bei Zahlungsausführung sowohl für Zahlungslisten wie auch für DTA verwendet. Bei den Banken ist eine Broschüre mit dem Verzeichnis sämtlicher Clearing-Nummern erhältlich. Debit-Konto: Die Bankkonto-Nummer ist so mit dem Kreditoren-Sammel-Konto 9

10 verbunden. 114 Lieferanten Hiermit werden alle für den Lieferanten nötigen Angaben bearbeitet. Jeder Lieferant wird hier definiert. Es ist erforderlich zuvor die Menupositionen 111, 112 und 113 komplett erfasst zu haben. Optionen 2=Ändern der erfassten Daten des Lieferanten. 4=Löschen der erfassten Daten des Lieferanten. 5=Anzeigen der erfassten Daten des Lieferanten. Befehlstasten F4=Andere Sequenzermöglicht das Anzeigen der Lieferanten auf Basis folgender Kriterien: Lieferanten-Nummer / -Name / Lieferanten-Typ / Suchbegriff. F6=EröffnenErstellen eines neuen Lieferanten. F9=Nächstes BildNach Erfassen, mindestens der Pflichtfelder des ersten Bildes, Wechsel zum nächsten, mit den Vorschlagswerten der Belastungskonti. F9=Ausführenin die Datei übertragen. F10=Sicht gesperrtzeigt gesperrte Lieferanten an, die über eine Schnittstelle aus einer anderen Applikation in die Kreditorenbuchhaltung überführt, jedoch in SIMIC noch nicht registriert sind. Definitionen der Felder Lieferanten-Nummer: Mit der Eröffnung eines neuen Lieferanten ist es möglich diesem einen Code bestehend aus bis zu 15 Stellen auch dann manuell zuzuordnen, wenn die automatische Vergabe der Lieferanten-Nummer aktiviert ist, Menu-Position 111. Die Lieferanten-Nummer ist nach Eröffnung des Kreditors nicht mehr änderbar. Aktiv/nicht aktiv: N Nicht aktiv, noch keine Bewegungen mit dem Lieferanten verbunden. 10

11 Y Aktiv, Lieferant mit Bewegungen. Das Feld ist nicht änderbar. Name des Lieferanten: Obligatorisches 30-stelliges Feld für den Lieferantennamen. Adresse für Zahlungen: 30-stelliges Feld für die Zahlungsadresse. Adresse 1 und 2: Zwei 30-stellige Felder für die Adresse des Lieferanten. Postleitzahl und Ort: Land: Zwei Felder für Postleitzahl (10 Stellen) und Ort (30 Stellen) für die Adresse des Lieferanten. 30-stelliges Feld für die Angabe des Landes. Telefon-Nummer: 20-stelliges Feld für die Telefon-Nummer des Lieferanten. Kontaktperson: Fax- und Telex-Nr.: Zwei je 20-stellige Felder für Fax- und Telex-Nummer des Lieferanten. 30-stelliges Feld für die Angabe der Kontaktperson beim Lieferanten. Suchbegriff (Name Durchsuchung): Ersatzwert ist der Lieferantenname, wenn dieses 30-stellige, Alfanumerische Feld nicht erfasst wird. Dient in Verbindung mit der Funktionstaste F4 als Suchbegriff (Option 4). Zahlungsbedingungen (F4): Obligatorisches Feld. Zahlungsbedingungen gemäss der in Menu- Position 112 erfassten Codes. Kann jederzeit geändert werden. Zahlungsmodus (F4): 11

12 Obligatorisches Feld. Enthält einen der in Menu-Position 113 erfassten Zahlungsmodus-Codes. Ist jederzeit änderbar. Bank des Lieferanten: Feld mit der Bankbeziehung des Lieferanten. Wird verwendet bei Ausgabe des Bankbordereaus. Adresse der Bank des Lieferanten: Drei 30-stellige Felder für die Bank-Adresse. Werden verwendet bei Bearbeitung der Zahlungen und bei Ausgabe des Bankbordereaus. Bank-Konto des Lieferanten und Typ: Die Angabe der Bank-Konto-Referenz erfolgt auf vier Arten, die durch das nachfolgende Feld 'Typ' gekennzeichnet sind. Im Falle der Verwendung von DTA, gilt die Codierung gemäss dem Handbuch 'Zahlungen via DTA', wo die notwendigen Angaben ebenfalls enthalten sind. Diese sind nachfolgend in Kurzform aufgeführt. So gibt der Typ '1' an, dass in der Referenz (Bank-Konto) die Clearing-Nummer der Bank, Typ '2' gibt an, dass in der Referenz (Bank-Konto) die PC-Konto- Nummer der Bank erfasst ist. Typ '3' gibt an, dass in der Referenz (Bank-Konto) die Swift-Nr., in der Regel einer ausländischen Bank, angegeben ist. Die Swift-Nr. ist Alfanumerisch und ersetzt Namen und Adresse der Bank des Lieferanten. Typ '4' gibt an, dass in der Referenz (Bank-Konto) eine Konto- Nummer enthalten ist, die nicht Bestandteil einer Swift- Codierung ist, und in der Regel eine ausländische Bank identifiziert. Lieferanten-Konto und Typ: Die Angabe der Lieferanten-Konto-Referenz erfolgt auf zwei Arten, die durch das nachfolgende Feld 'Typ' gekennzeichnet sind. Im Falle der Verwendung von DTA, gilt die Codierung gemäss dem Handbuch 'Zahlungen via DTA', wo die notwendigen Angaben ebenfalls enthalten sind. Diese sind nachfolgend in Kurzform aufgeführt. So gibt der Typ '1' an, dass in der Referenz (Lieferanten-Konto) das Bank-Konto des Lieferanten bei der Bank, Typ '2' gibt an, dass in der Referenz (Lieferanten-Konto) die PC- Konto-Nummer des Lieferanten erfasst ist. Taxencode und Nummer: 12

13 Zurzeit noch nicht in Gebrauch. Ist gedacht für Verbindung mit anderen Applikationen. Lieferanten-Typ: Klassifizierungsmerkmal, fakultativ. Dient bei Abfragen in Verbindung mit Befehlstaste F4 (Option 03) zum Auffinden von Lieferanten. Sprache (F4): Enthält den zu verwendenden Sprach-Code, gemäss in Menu-Position 115 erfassten Sprachen. Mit der Funktionstaste F4 ist der Sprachcode über ein Fenster abfragbar. Die Angabe ist obligatorisch. Verwendung für Menu-Position 118, 'Zahlungsbriefe Verwaltung' und das Auslisten der Zahlungsankündigung. Gesperrt (Y/N): N Nicht gesperrt. Y Gesperrter Lieferant ohne weitere Erfassungsmöglichkeit irgendwelcher Bewegungen. Jederzeit änderbar. Zahlungstyp: Im Falle der Verwendung von DTA, gilt die Codierung gemäss dem Handbuch 'Zahlungen via DTA', wo die notwendigen Angaben ebenfalls enthalten sind. Diese sind nachfolgend in Kurzform aufgeführt. Das Feld ist nur in Verbindung mit DTA-Anwendung zu füllen. Um die Art der Dpa-Transaktion zu definieren, in Fällen, die nicht durch die Angaben in den Feldern 'Bank-Konto des Lieferanten und Typ' bzw. 'Lieferanten-Konto und Typ' abgedeckt werden können, in der Regel bei Zahlungen ins Ausland, kann in diesem Feld angegeben werden: Typ '4' = per Mandat in CHF oder Typ '5' = Zahlung an eine ausländische Bank in CHF oder Fremdwährung, wobei Name und Adresse der Bank angegeben werden müssen, oder Typ '6' = per Bankcheque in CHF oder einer ausländischen Währung. Mindest-Anzahl Rechnungen für Zahlungsankündigung: Anzahl der offenen Lieferanten-Rechnungen, bei denen eine Zahlungsankündigung gedruckt wird. Vorschlagswert ist '04'. Der Wert ist übersteuerbar. 13

14 Eröffnungsdatum: wird vom System verwaltet und ist nicht änderbar. Letzte Änderung: wird vom System verwaltet und ist nicht änderbar. Zu beachten: Die folgenden Felder sind zugänglich nach Drücken der Funktionstaste F9. Sie enthalten Informationen in Verbindung mit der Hauptbuchhaltung. Kreditoren-Sammelkonto: Ein Default-Wert aus dem Firmenstamm (111) wird vorgeschlagen. Der Vorschlag kann überschrieben werden. Das System gestattet nur ein Sammelkonto pro Kreditor, jedoch ist es möglich mehrere Sammelkonti in der Hauptbuchhaltung zu führen. Die über die Kreditorenbuchaltung verwendeten Sammel- Konti können durch das Hauptbuch nicht bebucht werden. Sobald ein Kreditorensammel-Konto mit einem Kreditor verbunden ist, dies geschieht effektiv mit F9, können auf diesem Konto keinerlei Buchungen aus dem Hauptbuch mehr vorgenommen werden. Das Feld ist jederzeit änderbar. Rabatt: Ein Default-Wert aus dem Firmenstamm (111) wird vorgeschlagen. Der Vorschlag kann überschrieben werden. Das Feld ist jederzeit änderbar. Rabatt auf Taxen: Taxen: Ein Default-Wert aus dem Firmenstamm (111) wird vorgeschlagen. Der Vorschlag kann überschrieben werden. Das Feld ist jederzeit änderbar. Ein Default-Wert aus dem Firmenstamm (111) wird vorgeschlagen. Der Vorschlag kann überschrieben werden. Das Feld ist jederzeit änderbar. Unrealisierte/realisierte Kursgewinne/-Verluste: Ein Default-Wert aus dem Firmenstamm (111) wird vorgeschlagen. Der Vorschlag kann überschrieben werden. Das Feld ist jederzeit änderbar. 14

15 Aufwandskonten Felder Prozent: Default-Werte aus dem Firmenstamm (111) werden vorgeschlagen. Die Vorschläge können überschrieben werden. Die Felder sind jederzeit änderbar. Mit der Prozentangabe ist die Aufteilung auf verschiedene Konti möglich. Diese Felder sind nicht obligatorisch zu erfassen. 115 Sprachen-Verwaltung Mit dieser Menu-Position werden die Sprachen (auch für die Debitoren-Buchhaltung) verwaltet. Der Sprach-Code, beim Lieferant erfasst, steuert die Druck-Ausgabe der Zahlungs- Briefe-Verwaltung. Optionen 2=Ändern 4=Löschen 5=Anzeigen der erfassten Daten der erfassten Daten der erfassten Daten Befehlstasten F6=Eröffnen eines neuen Sprach-Codes Definitionen der Felder Sprachen-Code: Einstelliges, Alfanumerisches Feld, zur Angabe des frei definierbaren Sprach-Codes. Bezeichnung: 30-stelliges, Alfanumerisches Feld zur Erfassung der Sprachbezeichnung. Kurbezeichnung: 8-stelliges, Alfanumerisches Feld zur Erfassung der Kurzbezeichnung. 118 Zahlungsbriefe-Verwaltung 15

16 Mit dieser Menu-Position werden die Zahlungsbriefe, Vorankündigung an den Lieferanten für zu erwartende Zahlungen, mit Hilfe von verschiedenen Parametern in allen Sprachen, die der Benützer wünscht, verwaltet. Die Briefe können je Sprache erstellt werden, unter Zuhilfenahme der Kopier- mit nachfolgender Änderungs- Möglichkeit. So kann das einmal erstellte Layout mit Parametern eines Briefes als Grundmuster erstellt und eine Übersetzung standgerecht abgeleitet werden. Die Parameter und der Stand sind jederzeit änderbar. Optionen 1=Auswahl 2=Ändern 3=Kopieren 4=Löschen 5=Anzeigen 7=Umbenennen von Briefen nach Bedienen von F7, 'Kopieren aus einer anderen Firma' (s.u.) von Briefen, mit Beginn auf 'Zeilen/Seite', von Zeilen, mit Beginn auf 'Zeilen-Typ'. von Briefen, mit Beginn auf 'Sprache', von Zeilen, mit Beginn auf 'Linien-Nr.'. von Briefen, mit Beginn auf 'Zeilen-Nr.', von Zeilen, mit Display zu löschender Zeile. von Briefen. von Briefen, mit Beginn auf 'Sprache', von Zeilen, mit Beginn auf 'Linien-Nr.'. Befehlstasten F6=Eröffnen F7=aus einer anderen Firma kopieren von Briefen, mit Beginn auf 'Sprache', von Zeilen, mit Beginn auf 'Linien-Nr.'. von Briefen, mit Auswahl der Firma und des gewünschten Sprachcodes eines Briefes. F4=Liste Variablen mit den Parametern: Linien-Typ (z.b.: Kopf-, Detail-Zeile usw.), mit 5 Typen sowie Feldern des Briefes (z.b.: Lieferanten-Nr., Adresse usw.), mit 34 Feldern zur Auswahl. F9=Ausführen Fortschreiben der Daten Definitionen der Felder Sprache (F4): Angabe eines gültigen Sprachcodes, der in Option 115 erfasst wurde. Linien Nr.: Angabe einer bis zu dreistelligen Ziffer zur Nummerierung der Zeilen, die auch in dieser Reihenfolge gedruckt werden. Auch Leerzeilen sind zu definieren mit einer Linien-Nr. Typ (F4): Angabe eines Linien-Typs, die die folgende Bedeutung haben: 16

17 - H = Kopfzeile, die fix für die erste Seite eines Briefes gilt. - D = Detailzeile, die nur als eine Zeile definiert jene Variablen aufnimmt, die aus den Bewegungen des Lieferanten stammen und solange angedruckt wird mit Werten, als Bewegungen dies erforderlich machen. - R = Seitenende, steuert den Seitenwechsel, wenn mehrere Seiten pro Lieferant erforderlich sind. - P = Nächste Seite Kopfzeile, die fix für die Folgeseite/n eines Briefes gilt. - S = Zusammenfassung bei Briefende, steuert den Wechsel auf neue Seite eines neuen Lieferanten und die Totalisierung pro Lieferant. Welche der möglichen Typen der Benützer anwendet, ist freigestellt. Linie (F4): Die Linie besteht aus 68 Alfanumerischen Feldern, die entweder mit Variablen (Feldern aus dem Lieferantenstamm und den Buchungen) via zur Auswahl stehender Parameter belegt werden kann, oder mit einem Text nach Wahl belegt wird. Die Mischung von Text und Parametern ist möglich. Die von dem Parameter benötigten Feldlängen sollten dabei jedoch beachtet werden. Folgt einem Paradirekt ein weiterer, ohne Beachtung der Feldlänge des ersten Parameter, so wird der Daten-Inhalt des ersten Parameters u.u. überdeckt. Gewisse Felder (z.b.: Lieferanten-Nr.), die vom Benutzer definiert werden, können in ihrer Feldlänge auf das Bedürfnis des Benützers ausgerichtet sein. Das Ausdrucken kann so oft wie gewünscht getestet werden und ist ohne Einfluss auf den Datenbestand. Auf der Zeile stehen die folgenden Parameter zur Verfügung: Var. Bezeichnung Code Feldlänge - $001 Lieferanten-Nummer 15 - $002 Referenz 10 - $003 Lieferanten-Referenz 10 - $004 Rechnungswährung 3 - $005 Referenz-Datum 8 - $006 Fälligkeit 8 - $007 Zahlungsbedingung 30 - $008 Transaktions-Typ 20 - $009 Rechnungsbetrag 14 - $010 Bezahlter Betrag 14 - $011 Skonto 14 - $012 Name 30 - $013 Name $014 Adresse

18 - $015 Adresse $016 Postleitzahl 10 - $017 Ort 30 - $018 Land 30 - $019 Telefon-Nummer 20 - $020 Kontaktperson 30 - $021 Fax-Nummer 20 - $022 Telex-Nummer 20 - $023 Elektron. Zahl-Code 20 - $024 Bank-Konto 20 - $025 Lieferantenbank 30 - $026 Bank Adresse $027 Bank Adresse $028 Bank Adresse $029 Total fakturiert 14 - $030 Total bezahlt 14 - $031 Total Skonti 14 - $032 Anzahl Seiten 3 - $033 Valuta Datum 10 - $034 Bezahlte Währung 3 Die Auswahl der Variablen nimmt der Benützer bedürfnis entsprechend vor. 121 Vorerfassung Fakturen im Rechnungsregister Mit dieser Menuposition kann der Belegfluss überwacht werden. Ab Erfassung des Beleges im Rechnungsregister mit allen erforderlichen Angaben ist die Rechnung registriert, jedoch noch nicht verbucht. Mit dem Rechnungsvisum und der Kontierung können sodann die Rechnungen mit der folgenden Menuposition 122 im System kontiert und verbucht werden. Optionen 2=Ändern 4=Löschen 5=Anzeigen der erfassten Daten der erfassten Daten der erfassten Daten Befehlstasten F4=Andere Sequenzermöglicht das Anzeigen des Rechnungs- Registers auf Basis folgender Kriterien: Rechnungs-Nr. / Lieferanten-Nummer / -Name / Währung / Zahlungsmodus / Rechnungsdatum / Lieferanten-Referenz / Empfänger F4=Suche Lieferant Aus der Erfassungsmaske des Rechnungs Registers ist mit der Funktionstaste F4 die Suche eines Lieferanten nach: Lieferanten-Nummer / Name / Typ und Zeichensatz möglich. 18

19 F14=Nach Zeichensatz Mit dieser Funktionstaste kann aus der Erfassung einer neuen Faktur im Register der Lieferant über einen Zeichensatz direkt gesucht werden. F6=EröffnenEintrag einer neuen Lieferantenrechnung in das Rechnungsregister F9=Ausführend.h. in die Datei übertragen Definitionen der Felder Lieferanten-Nummer: Feld mit Lieferanten-Nummer und nachfolgendem Namen. Mit F4 und F14 kann über diese Felder der Lieferant gesucht und im Änderungsmodus (2=ändern) auch durch einen anderen ersetzt werden. Rechnungs-/Gutschrifts-Referenz-Nummer: Mit der Registrierung einer Rechnung wird dieses Feld automatisch oder manuell mit einer Rechnungs-Nr. versehen, je nachdem, wie dies im Firmenstamm definiert wurde. Die Rechnungs-Nr. ist ein Alfanumerisches Feld und ein Vorschlag aus automatischer Nummernvergabe ist änderbar. Nach Erfassung ist die Rechnungs-Nummer nicht mehr änderbar. Lieferanten-Referenz: Hier kann die Lieferanten-Referenz erfasst werden, die auch als Suchkriterium dient. Rechnungs-/Gutschrift-Datum Obligatorisches Feld. Enthält das Datum im Format TTMMJJ und ist die Berechnungsbasis für den Verfall der Rechnung. Eingangsdatum: Dient als Information und zur internen Kontrollmöglichkeit der Dauer des Laufweges der Rechnung. Fälligkeit (Verfalldatum): Wird das Feld bei Erfassung leer gelassen, so wird das Datum aufgrund der Konditionen automatisch errechnet. Das Datum ist übersteuerbar. 19

20 Währung der Rechnung/Gutschrift (F4): Bei Erfassung wird die Firmenwährung vorgeschlagen und ist mit jeder für die Firma gültigen Fremdwährung übersteuerbar. Rechnungs-/Gutschrift Betrag: Rechnung wird ohne Vorzeichen, Gutschrift mit einem '-' Zeichen, das dem Betrag folgt, erfasst. Elektronischer Zahlungscode: Dieses Feld zeigt die Referenz bei einer elektronischen Zahlung über VESR und VESR+. Ein optisches OCR-Lesegerät kann für das automatische Ausfüllen dieses Feldes benutzt werden. (Beachten Sie auch den Handbuchteil 'Zahlungen via DTA') Zahlungsbedingungen (F4): Wird das Feld Leergelassen, so werden die Zahlungsbedingungen des Kreditors automatisch übernommen. Andernfalls sind diese gemäss Menuposition 112 einzugeben. Zahlungsmodus (F4): Wird das Feld Leergelassen, so wird der Zahlungsmodus des Kreditors automatisch übernommen. Andernfalls ist dieser gemäss Menuposition 113 einzugeben. Benutzertext: 30-stelliger variabler Text, der bei Verbuchung übernommen wird. Empfänger: 20-stelliges Feld für freien Text. Empfangsdatum: Wird von Eingangsdatum automatisch übernommen und ist übersteuerbar. Informatives Feld. Auftrag-Nr.: Rabatt: 10-stelliges, Alfanumerisches Feld für z.b.: Bestell-Nr. beim Lieferanten. Fakultatives Feld. Aus automatischer Berechnung, in Verbindung mit entsprechender Kondition. Übersteuerbar. Rabatt Zahlungsdatum (Rabatt-Verfall): Wird automatisch berechnet, entsprechend Konditionen und 20

21 Rechnungs-/Gutschrift-Datum. Übersteuerbar. Taxen-Basisbetrag (Wust): Fakultative Erfassung der Basisbeträge für die Wustberechnung entsprechend der Definitionen der Felder auf Firmenbasis (Kopfdaten). Taxen (Wust): Zur fakultativen Erfassung der Wustbeträge. Zur Beachtung Mit Datenfreigabe (die jederzeit möglich ist), wird eine Plausibilitätsprüfung der Eingabedaten vorgenommen. Fehlerhafte Felder werden farblich hervorgehoben, ein Fehlerhinweis am unteren Bildschirmrand erscheint, der Cursor steht auf dem ersten fehlerhaften Feld und Eingaben sind solange blockiert, bis die Taste 'Grdst' (Grundstellung) gedrückt ist. Nach Bereinigung der Fehler können die Eingaben mit der Funktionstaste F9 weggeschrieben werden. 122 Vorerfasste Fakturen kontieren/verbuchen Nachdem die Rechnungen mit der Menu-Position 121 registriert sind, kann die weitere Bearbeitung wie folgt vorgenommen werden: Man unterscheidet dabei 4 Phasen der Bearbeitung: 1. Auswahl der Rechnung im Register über die folgenden Suchkriterien: -Kreditoren (F4) Nummer, Name oder Referenz. -Faktur Nummer, Datum, Währungscode (F4) oder Zahlungsmodus (F4). -Empfänger. 2. Zuordnung einer Journal-Nummer und Angabe der Kopfdaten der Rechnung erfolgt durch das System. 3. Aufteilung des Gesamtbetrages auf die entsprechenden Konten des Hauptbuches. 4. Bewertung und Verbuchung mit der Funktionstaste F9. Mit Datenfreigabe wird auf der 1.Maske eine Plausibilität durchgeführt und der Rechnungs-/Gutschriftenbetrag in die Firmenwährung übernommen bzw. im Falle einer Fremdwährungsrechnung umgerechnet. Mit der Funktionstaste F9 erfolgt der Wechsel auf Maske 2. Optionen 21

22 1=Auswahl Befehlstasten aus dem Rechnungsregister F4=ListeErmöglicht das Anzeigen des Kontenplans, entsprechend des eingegebenen Suchkriteriums und die Auswahl eines Kontos F9=Ausführend.h. interaktiv verbuchen F10=Sperren Rechnung in die Sperrdatei stellen, um diese später mit der Menu-Position 125 zu bearbeiten. Definitionen der Felder Substitutionsperiode: Sofern dem Benutzer gestattet, kann der Vorschlagswert in eine andere Periode abgeändert werden. Rechnungs-/Gutschriften Betrag: Der Betrag einer Rechnung in Firmenwährung kann als Fremdwährungsbetrag in folgenden Fällen erfasst werden: - wenn man nicht die für die Periode gültigen Wechselkurse verwenden möchte, oder - der Betrag in Firmenwährung sei bereits bekannt. In diesem Falle kalkuliert das System den Wechselkurs. Saldo der Rechnung: Dieses Feld ist für die Erfassung gesperrt und wird vom System verwaltet. Vor Verbuchung muss dieser Saldo jeweils Null sein. Konto-Nummer: Das System schlägt die beim Kreditor erfassten Ersatzwerte vor, sofern vorhanden. Diese können abgeändert bzw. erfasst werden. Ausser den Kreditoren-Sammelkonten können alle Konten bebucht werden. Mit der Befehlstaste F4 kann ein Konto entsprechend dem Suchbegriff ausgewählt werden. Buchungs-Währung: Auf diesem Feld kann der Original-Rechnungsbetrag erfasst werden. Das System rechnet Fremdwährungen entsprechend der Währungstabelle bzw. evtl. eingebener Gesamtbeträge um in Firmenwährung resp. Kurs für die gewählte Periode. Ein positiver Betrag entspricht einer Belastung, ein negativer einer Gutschrift. Negativbeträge werden eingegeben, indem das 'Minus-Zeichen dem Betrag folgt. Dies kann der Bindestrich, in 22

23 der Alfanumerischen Tastatur oder die 'Eingeben der numerischen Tastatur sein. Bei Datenfreigabe wird das negative Vorzeichen validiert. Wrg (Währung): Kurs: Hier erfolgt die Angabe der Originalwährung der Rechnung, mit welcher die Rechnung verbucht wird. Das System verwendet automatisch den Kurs der entsprechenden Periode aus dem Währungsstamm. Der Kurs ist übersteuerbar. Wird ein Firmenbetrag eingegeben, rechnet das System den Kurs automatisch zurück. Firmen-Betrag: In diesem Feld wird stets der Betrag in Firmenwährung angezeigt. Diese Beträge werden ausgehend vom Originalbetrag und dem Kurs der Periode, wie im Währungsstamm definiert kalkuliert. Wenn der Benutzer einen anderen Wechselkurs oder einen anderen Betrag in der Firmenwährung angibt, so wird von diesen Beträgen ausgehend kalkuliert. Zur entsprechenden Neuberechnung sind diese Felder vorgängig zu leeren. Beschreibung: In diesem Feld kann eine bis zu 15-stellige Beschreibung der Rechnung angegeben werden. Wird das Feld leer gelassen, so wird es gefüllt mit der Nummer und dem Namen des Kreditors. Referenzfeld 1: In diesem 10-stelligen Alfanumerischen Feld kann eine Referenz eingegeben werden oder das System füllt diese mit der Rechnungs-Nummer. In den speziellen Optionen des Menus 122 kann dies verhindert werden durch die Eingabe 'YNNNN'. (Einstieg über SECURITY, Option 16 usw.) Das Feld kann für Abfragen und Auswertungen benutzt werden. Referenzfeld 2: Menge: Dieselbe Funktion wie Referenzfeld 1, ausser, dass dieses Feld vom System nicht automatisch gefüllt wird. In einem 10-stelligen numerischen Feld kann eine Menge erfasst werden (informativ). Referenzfeld 3: Dieselbe Funktion wie Referenzfeld 1, ausser, dass dieses Feld vom System nicht automatisch gefüllt wird. Anmerkung: 23

24 Mit Datenfreigabe werden nach der Erfassung die erfassten Felder plausibilisiert. Dies kann so oft wie gewünscht wiederholt werden. Fehlerhafte Angaben werden mit helleren Feldern angezeigt. Die interaktive Verbuchung erfolgt mit der Funktionstaste F Direkteingabe von Kreditorenfakturen Werden die Rechnungen nicht vorerfasst, so ist es möglich mit dieser Menu-Position analog der Menu-Position 121 zu erfassen und anschliessend entsprechend der zweiten Maske in Menu-Position 122 direkt zu bearbeiten (kontieren) und zu verbuchen in einem Arbeitsgang. Befehlstasten F4=Alpha suchen F4=Liste F9=Ausführen F10=Sperren Aus der Erfassungsmaske des Rechnungsregisters ist mit der Funktionstaste F4 die Suche eines Lieferanten nach: Lieferanten-Nummer / Name / Typ und Zeichensatz möglich. Zeigt den Kontoplan gemäss Suchbegriff und erlaubt entsprechende Kontoauswahl Interaktives Verbuchen Rechnung in die Sperrdatei stellen, um diese später mit der Menu-Position 125 zu bearbeiten. F14=Nach Zeichensatz Mit dieser Funktionstaste kann aus der Erfassung einer neuen Faktur im Register der Lieferant über einen Zeichensatz direkt gesucht werden. Definitionen der Felder Periode: Die laufende Periode wird vom System angezeigt und ist nicht änderbar. Substitutionsperiode: Sofern dem Benutzer gestattet, kann der Vorschlagswert in eine andere Periode abgeändert werden. Lieferanten-Nummer: Feld mit Lieferanten-Nummer und nachfolgendem Namen. Mit F4 und F14 kann über diese Felder der Lieferant gesucht werden. 24

25 Rechnungs-/Gutschrifts-Referenz-Nummer: Mit der Registrierung einer Rechnung wird dieses Feld automatisch oder manuell mit einer Rechnungs-Nr. versehen, je nachdem, wie dies im Firmenstamm definiert wurde. Die Rechnungs-Nr. ist ein Alfanumerisches Feld und ein Vorschlag aus automatischer Nummernvergabe ist änderbar. Nach Erfassung ist die Rechnungs-Nummer nicht mehr änderbar. Lieferanten-Referenz: Hier kann die Lieferanten-Referenz erfasst werden, die auch als Suchkriterium dient. Rechnungs-/Gutschrift-Datum Obligatorisches Feld. Enthält das Datum im Format TTMMJJ und ist die Berechnungsbasis für den Verfall der Rechnung. Fälligkeit (Verfalldatum): Wird das Feld bei Erfassung leer gelassen, so wird das Datum aufgrund der Konditionen automatisch errechnet. Das Datum ist übersteuerbar. Währung der Rechnung/Gutschrift (F4): Bei Erfassung wird die Firmenwährung vorgeschlagen und ist mit jeder für die Firma gültigen Fremdwährung übersteuerbar. Firmen-Währung: Hier wird die Firmenwährung angezeigt. Rechnungs-/Gutschriftsbetrag: Rechnung wird ohne Vorzeichen, Gutschrift mit einem '-' Zeichen, das dem Betrag folgt, erfasst. Elektronischer Zahlungscode: Dieses Feld zeigt die Referenz bei einer elektronischen Zahlung über VESR und VESR+. Ein optisches OCR-Lesegerät kann für das automatische Ausfüllen dieses Feldes benutzt werden. (Beachten Sie auch den Handbuchteil 'Zahlungen via DTA') Zahlungsbedingungen (F4): Wird das Feld Leergelassen, so werden die Zahlungsbedingungen des Kreditors automatisch übernommen. Andernfalls sind diese gemäss Menuposition 112 einzugeben. Zahlungsmodus (F4): Wird das Feld Leergelassen, so wird der Zahlungsmodus des Kreditors automatisch übernommen. Andernfalls ist dieser 25

26 gemäss Menuposition 113 einzugeben. Benutzertext: 30-stelliger variabler Text, der bei Verbuchung übernommen wird. Auftrag-Nr.: 10-stelliges, Alfanumerisches Feld für z.b.: Bestell-Nr. beim Lieferanten. Fakultatives Feld. Journal-Nummer: Rabatt: Vorschlagswert ist übersteuerbar. Eingabe eines Rabatt-Betrages. Wird das Feld leer gelassen, so erfolgt automatische Berechnung gemäss Konditionen. Rabatt Zahlungsdatum (Rabatt-Verfall): Wird automatisch berechnet, entsprechend Konditionen und Rechnungs-/Gutschrift-Datum. Übersteuerbar. Taxen-Basisbetrag (Wust): Fakultative Erfassung der Basisbeträge für die Wustberechnung entsprechend der Definitionen der Felder auf Firmenbasis (Kopfdaten). Taxen (Wust): Zur fakultativen Erfassung der Wustbeträge. 2.Maske: Rechnungskopf mit Saldo Rechnung: Das Feld ist für die Erfassung gesperrt. Der Saldo muss vor Verbuchung der Rechnung immer Null sein. Eingabeteil: Konto-Nummer: Das System schlägt die beim Kreditor erfassten Ersatzwerte vor, sofern vorhanden. Diese können abgeändert bzw. erfasst werden. Ausser den Kreditoren-Sammelkonten können alle Konten bebucht werden. Mit der Befehlstaste F4 kann ein Konto entsprechend dem Suchbegriff ausgewählt werden. 26

27 Buchungs-Währung: Auf diesem Feld kann der Original-Rechnungsbetrag erfasst werden. Das System rechnet Fremdwährungen entsprechend der Währungstabelle bzw. evtl. eingebener Gesamtbeträge um in Firmenwährung resp. Kurs für die gewählte Periode. Ein positiver Betrag entspricht einer Belastung, ein negativer einer Gutschrift. Negativbeträge werden eingegeben, indem das 'Minus-Zeichen dem Betrag folgt. Dies kann der Bindestrich, in der Alfanumerischen Tastatur oder die 'Eing - ' neben der numerischen Tastatur sein. Bei Datenfreigabe wird das negative Vorzeichen validiert. Wrg (Währung): Kurs: Hier erfolgt die Angabe der Originalwährung der Rechnung, mit welcher die Rechnung verbucht werden soll. Das System verwendet automatisch den Kurs der entsprechenden Periode aus dem Währungsstamm. Der Kurs ist übersteuerbar. Wird ein Firmenbetrag eingegeben, rechnet das System den Kurs automatisch zurück. Firmen-Betrag: In diesem Feld wird stets der Betrag in Firmenwährung angezeigt. Diese Beträge werden ausgehend vom Originalbetrag und dem Kurs der Periode, wie im Währungsstamm definiert kalkuliert. Wenn der Benutzer einen anderen Wechselkurs oder einen anderen Betrag in der Firmenwährung angibt, so wird von diesen Beträgen aus- gehend kalkuliert. Zur entsprechenden Neuberechnung sind diese Felder vorgängig zu leeren. Beschreibung: In diesem Feld kann eine bis zu 15-stellige Beschreibung der Rechnung angegeben werden. Wird das Feld leer gelassen, so wird es gefüllt mit der Nummer und dem Namen des Kreditors. Referenzfeld 1: In diesem 10-stelligen Alfanumerischen Feld kann eine Referenz eingegeben werden oder das System füllt diese mit der Rechnungs-Nummer. In den speziellen Optionen des Menus 122 kann dies verhindert werden durch die Eingabe 'YNNNN'. (SECURITY: Option 16 usw.). Das Feld kann für Abfragen und Auswertungen benutzt werden. Referenzfeld 2: 27

28 Dieselbe Funktion wie Referenzfeld 1, ausser, dass dieses Feld vom System nicht automatisch gefüllt wird. Menge: In einem 10-stelligen numerischen Feld kann eine Menge erfasst werden (informativ). Referenzfeld 3: Dieselbe Funktion wie Referenzfeld 1, ausser, dass dieses Feld vom System nicht automatisch gefüllt wird. Zur Beachtung Mit Datenfreigabe (die jederzeit möglich ist), wird eine Plausibilitätsprüfung der Eingabedaten vorgenommen. Fehlerhafte Felder werden farblich hervorgehoben, ein Fehlerhinweis am unteren Bildschirmrand erscheint, der Cursor steht auf dem ersten fehlerhaften Feld und Eingaben sind solange blockiert, bis die Taste 'Grdst' (Grundstellung) gedrückt ist. Nach Bereinigung der Fehler können die Eingaben mit der Funktionstaste F9 weggeschrieben werden. 124 Direkteingabe von Kreditoren-Gutschriften Für die Erfassung von Kreditoren-Gutschriften ist diese eigene Menu-Position vorgesehen. Die Bedienung ist dieselbe wie für die Kreditoren-Rechnungen der Menu-Position 123. Die Unterschiede sind die folgenden: - Die Zahlungsbedingungen und der Zahlungsmodus haben keinen Einfluss. - Das Verfalldatum entspricht dem Datum der Gutschrift. - Auf der 1. Erfassungsmaske kann der Betrag nur positiv erfasst werden. Das System bildet automatisch einen negativen Saldo, ausgewiesen auf der 2. Maske. - Auf der 2. Erfassungsmaske muss der Betrag im Feld der Buchungs-Währung mit negativem Vorzeichen, evtl. mit Aufteilung des Betrages auf verschiedene Konti, erfasst werden, damit der Saldo mit Null ausgleicht. Im Kreditoren-Konto ist die Gutschrift mit dem Typ 'GA' gekenn- 28

29 zeichnet. Benutzen Sie die Anweisungen gemäss der Menu-Position '123 Direkteingabe von Kreditorenfakturen' für den Gebrauch und die Definitionen der Felder. 125 Gesperrte Rechnungen/Gutschriften überprüfen Mit dieser Menu-Postion werden gesperrte Rechnungen bearbeitet, d.h. jene Rechnungen, die bei der Erfassung mit der Funktionstaste F10 abgeschickt worden sind. Die Bearbeitung von gesperrten Rechnungen ist die gleiche wie mit den Menu-Positionen 123 und/oder 124. Der einzig erwähnenswerte Unterschied ist: die Rechnungs- oder Gutschrifts-Nummer kann nicht geändert werden. Für den Gebrauch dieser Menu-Position verwenden Sie bitte die Beschreibungen der entsprechenden Menu-Positionen 123 oder Kontierung ändern (Hauptbuch-Status) Mit dieser Menu-Position können - der Rabatt - die Wustberechnung und - die Kontierung geändert werden. Das Journal kann über zwei Kriterien ausgewählt werden: - die Buchungsperiode und - die Kreditoren-Nummer. Danach werden die Journale gemäss Auswahl angezeigt. Anschliessend kann die Rechnung/Gutschrift in den eingangs erwähnten Feldern geändert werden. Ebenso ist eine Löschung des erfassten Beleges möglich. Im übrigen ist die Bedienung der Masken die gleiche, wie unter Menu-Position 123 bzw. 124 beschrieben. Die Unterschiede sind die folgenden: 29

30 - nur Rabatt und/oder Wustbeträge sind in der Kopfmaske änderbar. - Die Funktionstaste F19=Ersetzen, wird hier anstelle der Taste F9 benutzt. - Die Funktionstaste F23=Löschen, ermöglicht das Löschen des gesamten Beleges. Die Löschung eines Journals wird registriert und ist listbar mit der Menu-Position '72 Liste Buchungs-Journal-Änderungen'. Für die Benutzung der Felder orientieren Sie sich an der Beschreibung der Felddefinitionen in der Menu-Position 123 bzw

31 130 Abfragen Kreditoren-Bewegungen Die Abfrage ist nach mehreren Kriterien möglich. Nach Auswahl werden die den Kriterien entsprechenden Bewegungen angezeigt. Bei keiner definierten Auswahl werden alle Bewegungen angezeigt. Anschliessend können die Kopfangaben der Bewegung angeschaut werden. Anmerkung: Auskunft über Detailbuchungen usw. sind über die Menu-Position 35 'Journal-Verwaltung' der Hauptbuchbearbeitung erhältlich. Befehlstasten F4=Alpha suchen F9=Ausführen Auf dem Feld 'Lieferantenname' ist mit der Funktionstaste F4 die Suche eines Lieferanten nach: Lieferanten-Nummer / Name / Typ und Zeichensatz möglich. Interaktives Suchen F14=Nach Zeichensatz Mit dieser Funktionstaste kann aus dem Feld 'Lieferantenname' über einen Zeichensatz der Lieferant über einen Zeichensatz gesucht werden. F18=Offene Posten F19=Status des Lieferanten werden angezeigt mit 3 verschiedenen Sichtmöglichkeiten (F11) des Lieferanten wird angezeigt mit Summe der Fakturen, davon bezahlt und allfälliger Rabatt, sowie Saldo. Pro Währung erfolgt die Anzeige in 1 Zeile. Definitionen der Felder Durch Lieferanten-Nummer: Name: Eingabe der ganzen oder eines Teils der Lieferanten-Nr. als Such- Kriterium. Eingabe des ganzen oder eines Teils des Namens und zusätzliche Verwendung der Funktionstaste F14 als Suchkriterium. Durch Rechnungs-Nummer: Eingabe der Rechnungs-Nummer als Suchkriterium. Durch Check-Nummer: Eingabe der Check-Nummer als Suchkriterium. 31

32 Durch Periode von MM / JJJJ bis MM / JJJJ: Eingabe der Monats- und Jahreswerte für die Periode als als Suchkriterium. Auswahl (1=Rechnungen, 2=Zahlungen, 3=alles): 3 Alle Bewegungen werden ausgewählt, 2 nur Zahlungen werden ausgewählt, 1 nur Rechnungen/Gutschriften werden ausgewählt. Nach Datum sortieren Y/N (Rechnungs-Register ausgeschlossen): Die Rechnungen, ohne jene im Rechnungs-Register, werden selektiert absteigend nach Rechnungs-Datum angezeigt. Nach Datum sortieren Y/N (Rechnungs-Register inbegriffen): Die Rechnungen, mit jenen im Rechnungs-Register, werden selektiert absteigend nach Rechnungs-Datum angezeigt. Für jede Bewegung zeigt das System die folgenden Informationen an: Bei Auswahl nur eines Lieferanten wird ab der 3. Zeile des Bildschirmes die Lieferanten-Nummer und der Name des Lieferanten angezeigt. Ausserdem wird ab der 8. Zeile gezeigt: die Lieferanten-Nummer der Lieferanten-Name die Lieferanten-Referenz (F11) die Auftrags-Nummer (F11) die Originalwährung der Bewegung der Bewegungstyp RG Rechnung ZLG Zahlung GA Gutschrift BA Belastung der Status (im Register='*', verbucht ='N') gesperrt Y/N bei verbuchten Rechnungen die Rechnungsnummer (Referenz) die Zahlungsbedingung das Datum der Bewegung der Rechnungs-/Gutschrifts-Betrag die Buchungsperiode, bei verbuchten Rechnungen 32

33 Die Angabe '+' am rechten unteren Teil des Bildschirmes zeigt an, dass über die Blätterfunktion noch weitere Bewegungen angezeigt werden können. Mit der Option 5 können die Details des Rechnungskopfes angezeigt werden. Mit der Option 8 können von verbuchten Rechnungen die Journal- Transaktionen angezeigt werden. Abfragen Kreditoren offene Posten Der Benützer kann die offenen Posten nach Lieferanten-Nummer oder Name des Lieferanten auswählen. Im Anschluss werden die betroffenen Fakturen angezeigt. Wird keine Auswahl getroffen, so werden alle offenen Posten angezeigt und man kann sowohl den Kopf der Rechnung, als auch Journal-Transaktionen anzeigen lassen. Optionen 5=Anzeigen 8=Journal-Transaktionen anzeigen der Rechnung/Gutschrift/Zahlung der Journal-Buchungen Befehlstasten F4=Alpha suchen F9=Ausführen F11=Andere Sicht Auf dem Feld 'Lieferantenname' ist mit der Funktionstaste F4 die Suche eines Lieferanten nach: Lieferanten-Nummer / Name / Typ und Zeichensatz möglich. Interaktives Suchen gemäss Selektion des offenen Postens F14=Nach Zeichensatz Mit dieser Funktionstaste kann aus dem Feld 'Lieferantenname' über einen Zeichensatz der Lieferant über einen Zeichensatz gesucht werden. F19=Statusdes Lieferanten wird angezeigt mit Summe der Fakturen, davon bezahlt und allfälliger Rabatt, sowie Saldo. Pro Währung erfolgt die Anzeige in 1 Zeile. Definitionen der Datenfelder 33

34 Für jede Rechnung werden die folgenden Informationen angezeigt: - Nummer des Kreditors - Name - Referenz = Rechnungs-Nummer - Typ = RG Rechnung GA Gutschrift ZLG Zahlung - S = Status (Y=gesperrt) - Rchg-Datum = Rechnungs-/Gutschrift-Datum - Fälg-Datum = Fälligkeitsdatum - Wrg = Rechnungs-Original-Währung - Rchg-Betrag = Rechnungsbetrag Mit Befehlstaste F11=andere Sicht zuzüglich: - Lief/Ref. = Lieferanten-Referenz - Auftrag- Nr. = Auftrags-Nummer - Saldo = Saldo der Bewegung Mit der Option 5 können die Details einer Rechnung/Gutschrift angezeigt werden. Mit der Option 8 können von verbuchten Rechnungen die Journal-Transaktionen angezeigt werden. 34

35 138 Abfragen Kreditoren-Saldi Der Benützer kann den Lieferanten-Status nach Lieferanten-Nummer oder Name des Lieferanten auswählen. Im Anschluss wird der Status angezeigt. Wird keine Auswahl getroffen, so werden alle Lieferanten angezeigt, mit der Option der Anzeige von Bewegungen. Der Kopf der Rechnung, wie auch Journal-Transaktionen können anschliessend angezeigt werden. Mit Eingabe der Selektionskriterien kann mit der Periode von/bis und/oder nur negative Saldi (Y/N), Vorschlagswert = 'N', gearbeitet werden. Optionen 1=Auswahl Bewegungen 5=Anzeigen 8=Journal-Transaktionen anzeigen des Lieferanten der Rechnung/Gutschrift/Zahlung der Journal-Buchungen Befehlstasten F4=Alpha suchen F9=Ausführen F11=Andere Sicht Auf dem Feld 'Lieferantenname' ist mit der Funktionstaste F4 die Suche eines Lieferanten nach: Lieferanten-Nummer / Name / Typ und Zeichensatz möglich. Interaktives Suchen gemäss Selektion der Bewegung F14=Nach Zeichensatz Mit dieser Funktionstaste kann aus dem Feld 'Lieferantenname' über einen Zeichensatz der Lieferant über einen Zeichensatz gesucht werden. F18=Offene Posten des Lieferanten werden angezeigt mit 3 verschiedenen Sichtmöglichkeiten (F11) F19=Status des Lieferanten wird angezeigt mit Summe der Fakturen, davon bezahlt und allfälliger Rabatt, sowie Saldo. Pro Währung erfolgt die Anzeige in 1 Zeile. Definitionen der Datenfelder 35

36 Es werden die folgenden Informationen gezeigt: - die Nummer und der Name des Kreditors - die Originalwährung der Rechnungen - der Kumulationsbetrag der Rechnungen pro Währung - der Kumulationsbetrag der Zahlungen pro Währung - der Kumulationsrabatt pro Währung - der Saldo des Kreditorenkontos pro Währung KREDITOREN Standardlisten 141 Bewegungen des Fakturaeingangsregisters Mit dieser Menu-Position kann das Fakturaeingangssregister gedruckt werden, mit den Bewegungen seit dem letzten Abruf dieser Liste. In der Liste werden die Mutationen jeder Faktur des Registers ausgedruckt. Die Arbeit kann im Hintergrund ausgeführt werden und der Benutzer erhält eine Meldung bei Beendigung des Jobs. Befehlstasten F9=Ausführen der Arbeit gemäss der Kriterienangaben. Definitionen der Datenfelder In Batch verarbeiten Y/N: N (Vorschlagswert), die Arbeit wird interaktiv ausgeführt. Der Bildschirm (Session) ist während dieser Zeit blockiert. Y Die Arbeit wird im Hintergrund ausgeführt. Der Benützer wird durch eine Meldung bei Ende des Jobs informiert. Die gedruckte Liste enthält die folgenden Informationen: - die Nummer und den Namen des Lieferanten - die Rechnungsnummer - die Referenz des Lieferanten - die Zahlungsweise - die Zahlungskondition - das Rechnungs-, Eingangs-, Versanddatum, Verfalldatum Skonto - den Rechnungs-Empfänger 36