Richtlinie für Reiserechnungen

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1 Richtlinie für Reiserechnungen Allgemeines Vorab ist eine Abwesenheitsmeldung (Dienstreise) auszufüllen und an die Personalabteilung zu übermitteln (nur ÖAW-Angestellte). Das ÖAW-Reiserechnungsformular ist vollständig ausgefüllt und unterzeichnet (Reisender und Anweisungsberechtigter) an die Buchhaltung zu übermitteln. Für alle getätigten Ausgaben (Hotel, Flug, Konferenzgebühr, Taxifahrt etc.) sind Rechnungen einzureichen. Ausnahme: Bahn- und Öffitickets auf denen der Preis bereits aufgedruckt ist. Sämtliche Belege und Rechnungen sind im Original beizulegen! Die Belege sind mit Nummern versehen einzutragen. Sämtliche Rechnungen müssen auf den Reisenden (nicht das Institut) ausgestellt werden (bei Buchungen durch das Institut, z.b. Hotel, muss der Reisende zumindest als Gast auf der Rechnung ersichtlich sein). Privataufenthalte sind gesondert zu vermerken (z.b. anschließender Urlaub etc.). Jede Dienstreise beginnt in der Regel mit der Abfahrt vom und endet in der Regel mit der Rückkehr an den Dienst- oder Wohnort. Werden z.b. mehrere Tage hintereinander Dienstreisen zum selben Ort unternommen und wird jeden Tag zum Dienst- oder Wohnort zurückgekehrt, sind für jeden Tag einzelne Reiserechnungen vorzulegen. Vorab vom Institut bezahlte Rechnungen (Flug, Hotel etc.) sind unter dem Vermerk vorab bezahlt einzutragen (ohne den -Betrag). Der Rechnungsleger ist für die Richtigkeit seiner Angaben in der Reiserechnung verantwortlich. Einreichfristen Die Abrechnung hat spätestens einen Monat nach Beendigung der Reise bei der Buchhaltung aufzuliegen. Sollte es dennoch zu einer verspäteten Abgabe kommen, ist dies kurz schriftlich auf der Reiserechnung zu begründen. In Anlehnung an den 36 (2) der RGV erlischt der Anspruch auf Reisegebühren, wenn er nicht innerhalb von sechs Kalendermonaten, beginnend mit dem Kalendermonat, in den das Ende der Reise fällt, geltend gemacht wird. (Reise endet im Jänner Anspruch erlischt am 1. Juli). Es gilt das Datum des Eingangs in der Buchhaltung. Sollten Sie bei Aussendung der Richtlinien noch diesbezügliche Reiserechnungen nicht eingereicht haben, kontaktieren Sie uns bitte unverzüglich. Vorschüsse Für Angestellte der ÖAW ist es möglich, vor der Reise einen Reisekostenvorschuss zu beantragen (mittels Eingangsrechnungsbuch), um die finanzielle Belastung der Vorabzahlungen zu verringern - dieser muss bei Legung der Reiserechnung unter Vorschuss erhalten am mit dem erhaltenen Betrag eingetragen werden. Entsendungen Bei Reisen ins Ausland, welche länger als zwei Monate andauern, empfehlen wir Ihnen, statt der Legung einer Reiserechnung vorab eine Entsendung zu vereinbaren. Genauere Informationen dazu erhalten Sie in der Personalabteilung. 1

2 Ausfüllhilfe zum Abrechnungsformular Das Abrechnungsformular kann auf der ÖAW-Homepage des Rechnungswesens abgerufen werden (PDF und Excel) und ist entweder händisch oder gleich in der Excel-Datei auszufüllen. Formulare können auch an den Instituten angefragt werden. Seite 1: Jede Spalte der ersten Seite ist auszufüllen. Der Name ist, gegebenenfalls auch mit Titel/n, anzugeben. Die gesamte Privatadresse ist anzugeben (nicht nur der Wohnort). Die Bankverbindung ist mittels IBAN und BIC (bei Auslandsüberweisungen, die nicht mittels SEPA- Zahlung abgewickelt werden können: Kontonummer + Swiftcode oder Routingnumber sowie Bankname- und Adresse) anzugeben. Kostenarten: (Reise normal) (Teilnahme wiss. Veranstaltung) (Einladung wiss. Gäste) Kostenstelle und Finanzierung sind am jeweiligen Institut zu erfragen. Seite 2: Jede Dienstreise beginnt und endet mit Abfahrt/Ankunft von/in der Wohnung oder Dienststelle - Datum und genaue Uhrzeit, sowie die Reiseroute sind einzutragen. Bei Auslandsreisen mittels Bahn/Bus/KFZ sind auch die jeweiligen Grenzübertritte zu vermerken. Fahrtkosten Eingereicht werden können sämtliche Ausgaben für die benötigten Fahrten zum/am/vom Reiseziel (Fahrten mit eigenem KFZ, Bahn-, Bus- und Öffitickets, Flug-, Mietwagen- und Taxirechnungen nach Notwendigkeit etc.). Fahrt mit eigenem KFZ: Das amtliche Kilometergeld beträgt 0,42/KM, damit abgegolten sind auch sämtliche anfallende Spesen, die in diesem Zusammenhang anfallen (Parkgebühr, Maut, Benzin etc. können nicht, weder in der Reiserechnung, noch als extra Refundierung, bezahlt werden). Pro dienstlich notwendigem Beifahrer werden zusätzlich 0,05 verrechnet diese Beifahrer sind einzutragen (Name). Bei Nicht- ÖAW-angestellten Beifahrern ist deren Funktion anzugeben (z.b. Montagehelfer, Gastvortragender etc.). Anzugeben sind des Weiteren: Kilometeranfangs- und Endstand, die gefahrenen Kilometer sowie das PKW-Kennzeichen. Sollte es zu größeren Abweichungen (+5 Kilometer) der üblichen Route kommen (durch Stau, dienstlich notwendigen Zwischenstopp etc.) ist dies zu vermerken. Die Bewilligung des jeweiligen Anweisungsberechtigten ist vorab einzuholen und mittels Unterschrift des Anweisungsberechtigten auf der zweiten Seite des Formulars zu bestätigen. Sollte die Fahrt nicht genehmigt werden, werden die Kosten einer Bahnfahrt 2. Klasse ersetzt (eine Preisauskunft ist beizulegen!), dies ist auf der Abrechnung zu vermerken (eigener PKW Verrechnung Bahn). Alternativ können auch die tatsächlichen Ausgaben (Benzin-, Tank- und Mautrechnungen ) eingereicht werden somit entfällt allerdings das pauschale Kilometergeld. Mietwagen: Neben der Rechnung für den Mietwagen können, im Gegensatz zur Benützung des Privat-PKWs, auch noch angefallene Kosten für Benzin etc. eingereicht werden. 2

3 Bahnfahrten: Die jeweiligen preislich gekennzeichneten Bahnkarten sind im Original, falls vorhanden auch mit Rechnung, beizulegen. Gleiches gilt für Fahrten mit Bussen und öffentlichen Verkehrsmitteln. Sollte der Preis nicht auf dem jeweiligen Ticket vermerkt sein, ist eine Rechnung (falls diese nicht vorhanden ist ein Preisausdruck) der gefahrenen Strecke beizulegen. Handschriftlich dazugeschriebene Beträge ohne Preisauskunft werden nicht akzeptiert. Bei automatisch eingezogenen Fahrkarten ist eine Preisauskunft der gefahrenen Strecke beizulegen. Der Einzug der Tickets ist anzumerken. Bahnfahrten 1. Klasse müssen gesondert mit Begründung genehmigt werden. Sitzplatzreservierungen werden bei Vorlage einer Reservierungsbestätigung erstattet. Schlafwägen: Die Bewilligung ist im Vorhinein einzuholen und mittels Unterschrift des Anweisungsberechtigten auf der zweiten Seite des Formulars zu bestätigen. Flugreisen: Eine Genehmigung durch Unterschrift des Anweisungsberechtigten ist nicht mehr notwendig. Die Originalrechnung sowie die Boardingpässe sind beizulegen. Sollte es keine genau aufgeschlüsselte Rechnung oder nur E-Tickets geben (vor allem bei Buchungen über das Internet), ist dies zu vermerken und ein Zahlungsbeleg (Kreditkartenabrechnung, Überweisungsbestätigung) beizulegen. Business-Class Flüge benötigen weiterhin eine Sondergenehmigung. Auch bei Vorabbezahlung des Fluges oder Einladung durch den Gastgeber ist eine Kopie der Flugrechnung (mit Flugzeiten) oder eine Kopie der Boardingpässe beizulegen. Notwendige Reisestornoversicherungen bei Flügen werden ab einem Flugpreis von 750,- erstattet. Verpflegung/Tagessatz Das Feld Verpflegung/Tagessatz darf auf keinen Fall unausgefüllt bleiben! Tagessätze werden dem Reisenden für seinen Verpflegungsmehraufwand refundiert diese gebühren dem Reisenden für die gesamte Dienstreise, auch für die Tage der An- und Abreise (unabhängig vom Wochentag). Im Inland: Der Tagessatz beträgt für alle Reisenden 26,40 pro 24 Stunden, und wird ab drei Stunden durch die Zwölftel-Regelung aliquotiert (unter drei Stunden gibt es kein Taggeld). Im Ausland: Die jeweiligen Sätze und Einstufungen entnehmen Sie bitte dem Kollektivvertrag der ÖAW (Seite 28/29 bzw. Anhang 4 Reisegelder) Erhaltene Geschäftsmahlzeiten (in Konferenzgebühr enthalten, vom Gastgeber übernommen, etc.) sind mit Datum versehen anzugeben, diese führen zur teilweisen Kürzung des Taggeldes. Im Inland führt jede erhaltene Mahlzeit (Mittag- und Abendessen, nicht aber das Frühstück im Hotel) zu einer Kürzung um die Hälfte des Satzes. Im Ausland führt ein erhaltenes Geschäfts-/Dienstessen pro Tag, darunter fallen auch Mahlzeiten innerhalb einer Konferenz, noch zu keiner Kürzung der Tagessätze, bei zwei erhaltenen Geschäftsessen pro Tag (Mittag- und Abendessen, nicht aber das Frühstück auf der Hotelrechnung) wird das Taggeld um 2/3 gekürzt. Nicht anzuführen sind Privatverpflegungen wie Ausgaben für die Minibar, Mittagessen mit Kollegen, Snacks etc., für diese gebührt das Taggeld. Restaurant- und Essensrechnungen für die Privatverpflegung werden nicht refundiert, dafür gebührt das Taggeld. Restaurantrechnungen für Einladungen von Geschäftspartnern werden unter folgenden Voraussetzungen refundiert: Angabe des Zwecks des Geschäftsessens, sowie den/die Namen der eingeladenen Person/en. 3

4 Das Feld Verpflegung/Tagessatz ist beispielsweise wie folgt auszufüllen: Ja - keine Mahlzeiten erhalten Ja Mittagessen von xx sowie Abendessen am xx in Konferenzgebühr enthalten Ja Abendessen am xx von Universität XY übernommen Ja außer xx Privataufenthalt Ja außer xx, wird zur Gänze fremdfinanziert Nein wird von anderer Stelle finanziert Nein kommt nicht zur Verrechnung Nein Reisender verzichtet darauf Nächtigungsgebühr Wenn auf einer Dienstreise genächtigt wird, allerdings keine Hotelrechnung vorhanden ist, bzw. ein privater Schlafplatz (ohne inkludiertem Frühstück) zur Verfügung steht, kann das pauschale Nachtgeld verrechnet werden (Sätze siehe Anhang 4 KV der ÖAW). Alternativ dazu können die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten (Hotelrechnung) rückerstattet werden, wenn diese Rechnung im Original eingereicht wird. Auch das Frühstück, wenn in der Hotelrechnung veranschlagt, kann refundiert werden, ohne dass es zu einer Kürzung des Tagessatzes kommt. Es gibt allerdings Höchstgrenzen für eine Nacht im Hotel des jeweiligen Landes. Diese errechnen sich wie folgt: 5x die pauschale Nächtigungsgebühr = Maximum für eine Nacht im Hotel (inkl. Frühstück). In Österreich entspricht dies 75,- da die Nächtigungsgebühr 15,- pro Nacht ist. Sollte diese Grenze überschritten werden, ist eine Genehmigung durch den Anweisungsberechtigten einzuholen. Im Falle der Buchung eines Doppelzimmers ist die alleinige Nutzung anzumerken. Im Falle einer Mehrbelegung des Doppelzimmers kann, sofern die zweite Person (X) auch an der ÖAW angestellt und auf Dienstreise ist, der Gesamtbetrag der Person (Y) refundiert werden, die das Hotel bezahlt. Der Name der zweiten Person (X) ist anzugeben. In der Reiserechnung von Person (X) ist weiters einzutragen, dass Person (Y) die Hotelkosten bezahlt hat. Im Falle einer Mehrbelegung des Doppelzimmers durch eine Privatperson werden nur die anteiligen 50% der Hotelrechnung refundiert. Maßgebend dabei ist nicht, ob der Preis bei Alleinnutzung gleich wäre. Es wird auch nicht der fiktive Einzelzimmerpreis erstattet. Bei Buchungen über das Internet, bei denen keine zusätzliche Rechnung zur Reservierungsbestätigung erhalten werden kann, ist dies auf der einzureichenden Reservierung zu vermerken (keine Rechnung vorhanden) und ein Zahlungsnachweis ist beizulegen. Das Feld Nächtigungsgebühr ist beispielsweise wie folgt auszufüllen: Übernachtung privat vom xx, Nächtigungsgebühr verrechnen Übernachtung privat vom xx, Nächtigungsgebühr nicht verrechnen Übernachtungskosten anderweitig finanziert Hotelrechnung ABC, 4 Übernachtungen Österreich 250,- (keine Genehmigung erforderlich) Hotelrechnung ABC, 4 Übernachtungen Österreich 350,- hier wäre eine Genehmigung erforderlich. Dies ist folgendermaßen zu handhaben: Im Feld Nächtigungsgebühr, zusätzlich zur Rechnung, Hotelrechnung ausdrücklich genehmigt mit Unterschrift des Anweisungsberechtigten einreichen Hotelrechnung ABC, 4 Übernachtungen Österreich 350,- - nur ÖAW-Maximum erstatten Hotelrechnung ABC, 3 Übernachtungen Österreich 150,- und 1 Nacht privat, bitte Nächtigungsgebühr verrechnen/nicht verrechnen Hotelrechnung ABC, Doppelzimmer, 3 Übernachtungen Österreich 300,- für Reisenden und Angestellten Y (keine Überschreitung da pro Person/Nacht max. 75,-) 4

5 Nebenspesen Auch folgende Ausgaben können im Zuge der Reiserechnung als Nebenspesen rückerstattet werden: Telefonkosten (auch bei Hotelrechnungen) werden übernommen, wenn die Telefonate einen dienstlichen Zweck hatten Telefonate dienstlich ist anzumerken. Impfkosten für Auslandsaufenthalte werden nur auf Empfehlung (diese hat schriftlich beizuliegen) des Ministeriums bzw. Tropeninstituts refundiert. Internetkosten Kopierkosten (während der Reise notwendig) Druckkosten (während der Reise notwendig) Membership-Beträge für Konferenzen Registrationsgebühren Kosten für Visumsbeschaffung Folgende Ausgaben können nicht mittels Reiserechnung erstattet werden und müssen in das Eingangsrechnungsbuch eingetragen werden: ÖBB-Vorteilscard Kauf von Büchern für das Institut Gastgeschenke Nicht rückerstattbar sind folgende Ausgaben: Trinkgelder Personenbezogene Versicherungen (zusätzliche Reiseversicherungen, Reiseunfallversicherungen, Reisestornoversicherungen bei Flugpreisen unter 750,- etc.) In Verlust geratene Taxirechnungen Ausgaben für mitreisende Privatpersonen Zahlungen mit Fremdwährungen Werden in einem Nicht-Euro-Land Ausgaben über die private Kreditkarte finanziert, ist eine Kopie der Kreditkartenabrechnung erforderlich, damit die tatsächlichen Kosten refundiert werden können (inkl. Manipulationsgebühren). Bei Nichtvorlage dieser Kreditkartenabrechnung oder von Wechselkursbestätigungen bei Barausgaben wird der vom BM für Finanzen verlautbarte Kassenwert (des Monats, in den der Reiseanfang fällt) der jeweiligen Währung zur Verrechnung herangezogen. Reiserechnungen für eingeladene Gäste der ÖAW Diese sind analog zu den Reiserechnungen für ÖAW-Angestellte auszufüllen und einzureichen. Bitte achten Sie auf alle Fälle darauf, dass die Privatadresse, sowie die genauen Bankdaten (IBAN + BIC bzw. Kontonummer + Swift/Routingnumber + Name und Adresse der Bank) angegeben sind. 5

6 Reiserechnungen für Wirkliche Mitglieder der ÖAW zu den Sitzungen Sonderregelungen: Es wird kein amtliches Kilometergeld bezahlt stattdessen wird eine Bahnfahrt 1. Klasse refundiert (ausgenommen davon sind kurze Fahrten z.b. Wohnung-Bahnhof aufgrund mangelnder öffentlicher Verkehrsmittel). Diese Fahrten müssen allerdings auf der zweiten Seite durch den Anweisungsberechtigten genehmigt werden. Die Kosten für Flugreisen werden nicht übernommen, stattdessen wird eine Bahnfahrt 1. Klasse refundiert. Ausnahme: Der Flug ist billiger als ein Ticket 1. Klasse dies muss allerdings belegt werden. Bahnfahrten 1. Klasse brauchen bei Einreichung der entsprechenden Tickets keine Genehmigung. Es wird kein Taggeld ausbezahlt. Nächtigungskosten werden bis zu 100,- pro Nacht erstattet. Beträge, welche darüber hinausgehen, müssen privat finanziert werden. Der Zweck der Reise muss angegeben werden. Reiserechnungen aus EU-Projekten Ausgaben für Flug, Hotel, Konferenzgebühren etc. werden nur gegen Vorlage einer Rechnung refundiert! Bitte informieren Sie sich im Vorfeld vor jeder Buchung über das Internet darüber, dass eine Rechnung angefordert werden kann. Reservierungsbestätigungen, Buchungsbestätigungen bzw. Zahlungsbestätigungen können nicht als Rechnungen sensu stricto angesehen werden. Sämtliche Rechnungen müssen auf die Forschungseinrichtung (ÖAW), Institutsname und -adresse ausgestellt werden. Zusätzlich muss der Name des Reisenden ersichtlich sein (entweder in der Anschrift oder zumindest im Fließtext). Bei eventuellen Rückfragen kontaktieren Sie bitte: Frau Pichler Tamara Tel.: Tamara.Pichler@oeaw.ac.at oder Frau Filoreta Odza Tel.: Filoreta.Odza@oeaw.ac.at 6