Excel für Hotellerie, Gastronomie und Catering. 1 Einführung Datum und Uhrzeit Fortgeschrittene Funktionen...

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1 Excel 2007 für Hotellerie, Gastronomie und Catering 1 Einführung Der Aufbau von Excel Dateneingabe Zellen markieren Rechnen mit Excel Kapitelübersicht Rechnung Hochzeit Grundrechenarten Prozentrechnung Formatierung Einführung Dienstplan Einfügen und Entfernen von Zeilen und Spalten Reihe ausfüllen Zeichenformatierung Zeilenhöhe und Spaltenbreite Ausrichtung von Zelleninhalten Rahmenlinien Formatvorlagen Einfache Funktionen Kapitelübersicht - Restaurantumsatz Summenfunktion Max, Min, Durchschnitt Relative und absolute Bezüge Wenn-Funktion Kapitelübersicht Serviceprovision Die Wenn()-Funktion Anwenden der Wenn()-Funktion Bezüge als Funktionsargument Wenn()-Funktionen verschachteln Und()-Funktion, Oder()-Funktion ZählenWenn und SummeWenn Bedingte Formatierung Kapitelübersicht Meldebestand Getränkelager Das Verändern von Textinhalten Verwenden der farbigen Vorlagen Spezialfall leere Zellen Datum und Uhrzeit Einführung Aushilfenabrechnung Datums- und Zeitfunktionen Fortgeschrittene Funktionen Kapitelübersicht Provisionsberechnung Sverweis und Wverweis Große Tabellen organisieren Kapitelübersicht Getränkelager Sortieren, Suchen und Ersetzen Bearbeiten von Tabellenblättern Ein- und Ausblenden Gruppieren Filtern Zoomen und Zellen fixieren Druckbereich Umbruchvorschau und Seite einrichten Kopf- und Fußzeile Relative Bezüge in Tabellenblättern Diagramme Kapitelübersicht Restaurantumsatz Einfügen von Diagrammen Diagramme bearbeiten Sonderfälle Zusammenführen von Tabellen Konsolidieren Pivot Table Einfache Pivot Table-Berichte Sonderfall mehrere Konsolidierungsbereiche Verschiedenes Zusammenarbeit mit Word und PowerPoint Kennwortschutz Excel - 1

2 Kapitel 1 Einführung 1 Einführung 1.1 Der Aufbau von Excel Das Programm Excel Excel ist ein Programm von Microsoft Office. Daher stehen Befehle wie Schriftgröße, Fett- oder Kursivschrift, Kopieren, Einfügen usw. hier auch zur Verfügung. Genauso sind die Menüs wie in allen Programmen in Multifunktionsleisten aufgeteilt, in denen sich weitere Menüs öffnen lassen. Allerdings ist eine Excel-Datei völlig anders aufgebaut als eine Word-Datei Die Datei Die Datei heißt hier nicht Dokument sondern Arbeitsmappe. Jede Mappe hat verschiedene Tabellenblätter, die am linken, unteren Rand aufgelistet sind. Das jeweils aktive Blatt ist weiß hinterlegt und im Vordergrund: Zeilen, Spalten, Zellen Excel ist ein Tabellenprogramm. Der Arbeitsbereich ist darum aufgeteilt in Zeilen und Spalten. Ein einzelnes Feld heißt Zelle. Jede Zelle wird nach dem Buchstaben und der Zahl im Spalten- bzw. Zeilenkopf benannt. Sie heißt also zum Beispiel A1 oder F28. Zeile 1 Spaltenköpfe Spalte A Zelle C4 1.2 Dateneingabe Um in einer Zelle Daten einzutragen, klicken Sie in diese Zelle. Sie ist nun dick umrandet. Sie können jetzt in dieser Zelle schreiben oder Zahlen eintragen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe am Ende mit der Eingabe-Taste ( ). Um später in Zellen etwas zu ändern, klicken Sie doppelt in die Zelle. Tun Sie dies nur ein Mal, wird der alte Inhalt überschrieben. Die Alternative: Die Eingabe ist auch in der BEARBEITUNGSLEISTE möglich. Manchmal, vor allem bei komplizierten Funktionen, lässt es sich gar nicht vermeiden, dort zu schreiben. 2 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

3 Kapitel 1 Einführung 1.3 Zellen markieren Sie können nicht nur mit einzelnen Zellen arbeiten. Wenn Sie mehrere Zellen gleichzeitig markieren wollen, klicken Sie in die erste Zelle und halten die linke Maustaste gedrückt. Jetzt können Sie durch Bewegen des Cursors einen beliebig großen Bereich von Zellen markieren. Achten Sie darauf, dass der Cursor weiß ist. Markierte Zellen oder Bereiche können verschoben werden, wenn man den Cursor auf die Umrandung der Zelle führt. Wenn sich der Cursor verändert, wie Sie es unten sehen, können Sie die Zelle verschieben. Sie können auch mehrere getrennte Zellen oder Bereiche markieren. Wie beim Markieren verschiedener Textteile in Word können Sie mit gedrückter Strg-Taste mehrere Zellen anklicken. Genauso funktioniert das Markieren von mehreren Bereichen, wie oben beschrieben. Öffnen Sie eine leere Excel-Mappe und probieren Sie aus, wie Sie Zellen anklicken, markieren und darin schreiben können. Excel - 3

4 Kapitel 2 Rechnen mit Excel 2 Rechnen mit Excel Kapitelübersicht Rechnung Hochzeit Mit Excel kann man Berechnungen ausführen. Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen und man kann Zahlen oder Zellinhalte zusammenrechnen. Die Grundrechenarten Excel kennt alle Grundrechenarten und befolgt mathematische Regeln. Es beachtet Punkt- vor Strichrechnung und berechnet Klammern zuerst. Man kann Formeln mit der Intelligenten Ecke in die anderen Zellen übertragen. Prozentrechnung Excel kann auch mit Prozentzahlen rechnen. Es rechnet dafür alle Prozentwerte in absolute Zahlen um. Zum Beispiel sind 100 % für Excel 1. Dadurch kann man auch Rechnungen mit Mehrwertsteuer erstellen oder Umsatzanteile berechnen. Übungsaufgaben: Rechnung Hochzeit 4 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

5 Kapitel 2 Rechnen mit Excel 2.1 Kapitelübersicht Rechnung Hochzeit Excel ist ein Kalkulationsprogramm. Es wird also dazu benutzt, Berechnungen in Tabellen auszuführen. Darum ist es wichtig, etwas über das Rechnen mit dem Programm zu wissen. Rechnungen in Excel beginnen immer mit einem Gleichheitszeichen. Dieses fügen Sie ein, indem Sie die Shift-Taste und 0 ( + 0 ) drücken. Erst dahinter steht die eigentliche Formel (z. B. = ). Genauso kann man aber auch den Inhalt von Zellen zusammenrechnen (z. B. =A5- B5 ) Die Situation: Sie stellen eine einfache Rechnung für eine Hochzeit aus, die bei Ihnen stattgefunden hat. Dabei sollen alle Gerichte und Getränke zusammengerechnet werden, um den Gesamtpreis zu erhalten. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Rechnung Hochzeit.xlsx aus dem Ordner RECHNEN IN EXCEL der Buch-CD. 2.2 Grundrechenarten Die verschiedenen Rechenzeichen sind alle im Nummernblock der Tastatur zu finden. In der Tastatur eines Laptops finden Sie die Zeichen so: Plus: + + Minus: - - Mal: * Geteilt: / Anders als bei einem Taschenrechner gilt in Excel der Stern als Mal- und der Schrägstrich als Geteilt-Zeichen! Das x ist hier nur ein Buchstabe und kein Rechenzeichen. Excel berücksichtigt die mathematischen Regeln. Also gilt Punktrechnung vor Strichrechnung und Klammern werden zuerst berechnet: 4+5*2 =4+10 Ergebnis: 14 (4+5)*2 =9*2 Ergebnis: 18 Rechnen Sie jetzt in D4 den Gesamtpreis für die Tortenstücke zusammen. Dazu klicken Sie in die Zelle und geben dort ein: =B4*C4. Dann bestätigen Sie mit der Eingabe-Taste ( ). Sie müssen die Formel nicht jede Zeile einzeln eintragen. Sie können diese und später genauso auch Funktionen, in andere Zellen übertragen. Dazu klicken Sie in die Zelle, die Sie übertragen Excel - 5

6 Kapitel 2 Rechnen mit Excel möchten. Wenn Sie nun den Cursor auf das kleine Rechteck unten rechts an der markierten Zelle ziehen, wird dieser dünner und schwarz: Klicken Sie auf diese Intelligente Ecke und ziehen Sie die Markierung über die Zellen, in denen die gleiche Formel verwendet werden soll: Die Tabelle kann auf diese Weise schneller ausgefüllt werden und Sie erhalten dieses Ergebnis: Als Nächstes addieren Sie die Gesamtpreise, um die Gesamtsumme zu erhalten. Fügen Sie in der Zelle D11 die Formel =D4+D5+D6+D7+D8+D9 ein. Die Tabelle sieht dann folgendermaßen aus: 6 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

7 Kapitel 2 Rechnen mit Excel 2.3 Prozentrechnung Natürlich lassen sich auch Prozentrechnungen mit Excel durchführen. Dabei rechnet das Programm jede Prozentzahl in einfache Zahlen um. 100 % sind für Excel also 1, 50 % 0,5 usw. Das passiert allerdings automatisch und Sie können ganz einfach mit dem Prozentzeichen arbeiten. Das Zeichen finden Sie, wenn Sie die Shift-Taste und 5 ( + 5 ) drücken. Rechnen Sie im Beispiel den Nettopreis aus. Dazu müssen Sie beachten, dass der Bruttopreis 119 % entspricht. Die Formel muss also lauten: =D11/119%. Vom Nettopreis können Sie jetzt den Umsatzsteuerbetrag berechnen. Das sind 19% von den 2741,60. Die Formel hierfür ist: =D12*19%. Sollte bei einer Prozentrechnung einmal ein Wert wie 0,357 als Ergebnis angegeben werden, denken Sie daran, dass Excel mit Zahlen rechnet. Überprüfen Sie immer erst, ob die Formatierung richtig ist, bevor Sie an Ihrer Formel zweifeln. Meist ist dies das einzige Problem. Excel - 7

8 Kapitel 3 Formatierung 3 Formatierung Einfügen und Entfernen von Spalten Spalten und Zeilen können über der alten Zeile oder links von der alten Spalte eingefügt werden. Ist der Spaltenkopf markiert, wird sofort eine ganze Spalte eingefügt. Ist nur eine Zelle markiert, kann man wählen, was eingefügt werden soll. Reihe ausfüllen Werte in Zellen können in andere Zellen übertragen werden. Auf diese Weise kann man auch Zahlenreihen oder Datumsangaben in einer Reihe ausfüllen. Hat die Reihe Lücken, braucht Excel zwei Werte, um die Reihe fortsetzen zu können. Zeichenformatierung Zeichen können wie in Word formatiert werden. Zusätzlich kann man aber das Format von Zahlen einstellen und zum Beispiel Euro oder Prozent anzeigen lassen. Zeilenhöhe und Spaltenbreite Die Größe von Zeilen und Spalten kann entweder im Zeilen- oder Spaltenkopf oder in der Gruppe Start/Zellen eingestellt werden. Ausrichtung von Zelleninhalten Zellen können verbunden werden. In den Zellen kann der Inhalt oben, mittig oder unten und links, zentriert oder rechts ausgerichtet werden. Rahmenlinien Es gibt Schaltflächen, um Rahmenlinien einzufügen. Individueller kann man Linien selbst zeichnen. Formatvorlagen Excel 2007 bietet viele fertige Tabellenvorlagen, die die Arbeit ersparen, selbst ein Design zu erstellen. Außerdem füllen die Vorlagen Reihen automatisch aus. Übungsaufgaben: Dienstplan Logisumsatz 2006 Preisaufschlag 8 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

9 Kapitel 3 Formatierung 3.1 Einführung Dienstplan Die Situation: Sie wollen einen übersichtlichen Dienstplan erstellen, damit Ihre Mitarbeiter leicht erkennen können, wann und wo sie arbeiten müssen. Dafür erstellen Sie eine Excel-Tabelle und wollen diese Tabelle formatieren. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Dienstplan.xlsx aus dem Ordner FORMATIERUNG der Buch-CD. 3.2 Einfügen und Entfernen von Zeilen und Spalten Wenn Sie Zellen oder ganze Zeilen bzw. Spalten einfügen, müssen sie beachten, dass Excel die neuen Zeilen über und die neuen Spalten links von der markierten Zelle einfügt. Als Erstes fügen Sie eine leere Zeile unter der Überschrift ein. Dazu klicken Sie in den Zeilenkopf der Zeile B. Jetzt suchen Sie in der Multifunktionsleiste im Register START die Gruppe ZELLEN und klicken dort auf die Schaltfläche über dem Wort EINFÜGEN. Die Alternativen: Sie klicken irgendwo in die Zeile 5. Nun öffnen Sie das Menü EINFÜGEN, indem Sie auf den Pfeil unter dem Wort klicken. Dann wählen Sie aus, was Sie einfügen möchten. In diesem Fall gibt es einen Unterschied, ob Sie ZELLEN EINFÜGEN oder BLATTZEILEN EINFÜGEN wählen. Wenn ein Zeilen- oder Spaltenkopf markiert ist, fügt Excel in beiden Fällen eine ganze Zeile ein. Ist aber nur eine Zelle markiert, fragt das Programm was eingefügt werden soll. Excel - 9

10 Kapitel 3 Formatierung Wählen Sie GANZE ZEILE und bestätigen Sie mit OK. Für den dritten Weg klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen Zeilenkopf. In dem Fenster, das sich dann öffnet, können Sie auch die Funktion Zellen einfügen auswählen. Das Löschen von Zeilen und Spalten funktioniert genauso wie das Einfügen. Löschen Sie die leere Spalte B. Dazu klicken Sie in die Spalte. Dann suchen Sie in der Multifunktionsleiste wieder das Register START und klicken dort in der Gruppe ZELLEN auf die Schaltfläche LÖSCHEN. Wählen Sie Blattspalten löschen. Die Tabelle sieht danach so aus: 10 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

11 Kapitel 3 Formatierung 3.3 Reihe ausfüllen Als Nächstes füllen Sie Wochentage und Datum aus. Aber es ist nicht nötig, in jeder Zelle einzeln den entsprechenden Tag einzutragen. Markieren Sie die beiden Zellen und ziehen Sie diese mit der Intelligenten Ecke über die restlichen Wochentage. Man kann aber auch noch ganz andere Zahlenreihen automatisch ausfüllen. Für Zahlenreihen und Reihen mit Lücken müssen zwei Werte angegeben werden, damit Excel erkennt, wie die Reihe aussehen soll. Aus diesen Werten lässt sich dann auch die Reihe fortsetzen. Man kann Reihen nicht nur nach links oder unten, sondern auch nach rechts und oben ausfüllen. In Tabellenformatvorlagen werden Spalten mit Formeln und Funktionen automatisch ausgefüllt. Das erspart in großen Tabellen viel Arbeit. 3.4 Zeichenformatierung Die Zellinhalte lassen sich wie in Word bearbeiten. Zusätzlich kann man aber das Format für Zahlen einstellen. In der Multifunktionsleiste gibt es auch hier das Register START, in dem die Gruppe SCHRIFTART enthalten ist. Beginnen Sie mit der Überschrift. Vergrößern Sie die Schrift auf 18 pt und machen Sie sie fett. Ändern Sie die Schriftfarbe in ein dunkles Blau und den Hintergrund in ein helles Blau. Auch die Wochentage und die Namen sollen fett sein. Stellen Sie für alle Zellen außer der Überschrift die Schriftgröße auf 12 pt. Excel - 11

12 Kapitel 3 Formatierung Jetzt ändern Sie das Format des Datums. In der Multifunktionsleiste im Register START finden Sie die Gruppe ZAHL. Dort können Sie einige Zahlformate (Währung, Prozent oder Tausendertrennzeichen) direkt einstellen. Außerdem können Sie die Anzahl der Nachkommastellen einstellen. Über diesen Schaltflächen wird das aktuelle Zellformat angezeigt. Markieren Sie nun die Datumsangaben. Danach öffnen Sie das Fenster ZELLEN FORMATIEREN, indem Sie auf den Pfeil unten in der Gruppe ZAHL klicken. Die Alternative: Öffnen Sie das Menü neben der Formatanzeige und klicken Sie am unteren Ende auf MEHR. In dem Fenster wählen Sie aus der Kategorie DATUM das Format 14.Mrz. : Genauso lassen sich auch Zahlen, Eurowerte, Uhrzeiten und andere Formate einstellen. 12 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

13 Kapitel 3 Formatierung 3.5 Zeilenhöhe und Spaltenbreite Bisher haben Sie nur das automatische Zellformat genutzt. Dabei passt Excel die Zellen automatisch an den Inhalt an. Für die Aufgabe stellen Sie aber jetzt die Details selbst ein. Zuerst ändern Sie die Zellengröße. Das lässt sich auf verschiedene Weise durchführen. Als Erstes bewegen Sie den Rand der Spalte A mit dem Cursor. Dazu führen Sie den Cursor auf den Rand des Spaltenkopfes, bis er zu einem Strich mit zwei Pfeilen wird. Klicken Sie mit der linken Maustaste und halten sie gedrückt. Jetzt können Sie die Spalte nach rechts erweitern, indem Sie den Cursor dort hinziehen. Stellen Sie die Spalte auf 120 Pixel ein. Dadurch passt der Name aller Mitarbeiter in die Spalte. Als Zweites stellen Sie die restlichen Spalten der Tabelle auf die gleiche Breite ein. Markieren Sie die Köpfe der Spalten B bis H. Jetzt klicken Sie in der Multifunktionsleiste im Register START, in der Gruppe ZELLEN auf die Schaltfläche FORMAT. In dem Menü, das sich dann öffnet, wählen Sie SPALTENBREITE, um zum nächsten Fenster zu gelangen. Dort stellen Sie die Spaltenbreite auf 15 ein. Auf die gleiche Art vergrößern Sie auch die Zeilen 6 bis 11. Stellen sie die Größe auf 40. Und zuletzt passen Sie Zeile 3 an. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Zeilenkopf und wählen Sie im Menü den Punkt ZEILENHÖHE. Stellen Sie diese auf 25. Excel - 13

14 Kapitel 3 Formatierung Wenn Sie alle Änderungen durchgeführt haben, sieht die Tabelle so aus: 3.6 Ausrichtung von Zelleninhalten Zellen verbinden und Zeilenumbruch Die Überschrift soll mittig über der Tabelle stehen und das Wort Datum für beide Datumszeilen gelten. Außerdem soll das Feld Ruhetag über den ganzen Montag reichen. Dafür müssen Sie die Zellen verbinden. Die Schaltfläche Zellen verbinden finden Sie in der Funktionsleiste im Register START in der Gruppe AUSRICHTUNG. Markieren Sie die Zellen A1 bis H1 und klicken Sie auf die Schaltfläche. Ändern Sie genauso auch die Zellen A3 und A4 und die Zellen B6 bis B11. Klicken Sie auch mal auf den Pfeil neben der Schaltfläche VERBINDEN UND ZENTRIEREN, und probieren Sie aus, wie sich die einzelnen Punkte unterscheiden. Wenn Sie alle Änderungen durchgeführt haben, sollten Sie zu dieser Tabelle gelangen: 14 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

15 Kapitel 3 Formatierung In der Zelle D10 passt der Inhalt nicht in die Zelle. Da das Format aber beibehalten werden soll, kann nicht einfach die Spalte vergrößert werden. Markieren Sie die Zelle und klicken Sie danach in der Gruppe AUSRICHTUNG auf die Schaltfläche ZEILENUMBRUCH. Dadurch wird der Zelleninhalt automatisch in zwei Zeilen verteilt. Wenn es sich bei dem Inhalt nur um ein langes Wort handelt, müssen Sie an einer Stelle einen Trennstrich einfügen Zelleninhalte ausrichten Die Inhalte sollen natürlich nicht einfach links unten in den Zellen stehen bleiben. Um das zu ändern, nutzen Sie wieder die Gruppe AUSRICHTUNG im Register START. Markieren Sie die Wochentage und die Datumsangaben. Diese formatieren Sie so, dass die Einträge unten in der Zelle stehen und zentriert sind. Dazu klicken Sie bei den oberen Schaltflächen die rechte und bei den unteren Schaltflächen die mittlere an. Excel - 15

16 Kapitel 3 Formatierung Mit den oberen Schaltflächen stellt man also ein, ob der Zelleninhalt oben, mittig oder unten in der Zelle stehen soll. Die unteren Schaltflächen bestimmen, wie bei Word, ob der Inhalt links- oder rechtsbündig, bzw. zentriert sein soll. Ändern Sie auch die restlichen Zellen: Das Wort Datum soll mittig und zentriert sein. Die Namen stellen Sie mittig und linksbündig ein. Alle Einträge in den Zellen B6 bis H11 werden mittig gestellt und zentriert. Wenn Sie mit diesen Schritten fertig sind, sieht die Tabelle folgendermaßen aus: Zuletzt soll Ruhetag senkrecht in die Spalte geschrieben werden und das Datum um 30 gekippt werden. Beginnen Sie mit dem Wort Ruhetag. Klicken Sie in die Zelle. In der Gruppe AUSRICHTUNG gibt es die Schaltfläche ORIENTIERUNG. Damit können Zellinhalte gekippt werden. Wählen Sie in dem Menü, das sich öffnet, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken die Option TEXT NACH OBEN DREHEN. Dadurch dreht sich der Text in der Zelle senkrecht. 16 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

17 Kapitel 3 Formatierung Als Nächstes kippen Sie das Wort Datum um 30. Markieren Sie wieder die Zelle. Wenn Sie einfach GEGEN DEN UHRZEIGERSINN DREHEN wählen, wird der Text automatisch um 45 gekippt. Da es aber weniger stark gedreht werden soll, klicken Sie auf Zellenausrichtung formatieren. In dem Fenster, das sich dann öffnet, können Sie den Winkel genau bestimmen. Nachdem Sie damit fertig sind, sieht Ihr Dienstplan so aus: Excel - 17

18 Kapitel 3 Formatierung 3.7 Rahmenlinien Es gibt drei Wege, Rahmenlinien einzufügen. Jeder davon ist in bestimmten Situationen der Praktischste. Alle lassen sich über die Schaltfläche RAHMEN ausführen. Diese finden Sie in der Multifunktionsleiste im Register START in der Gruppe SCHRIFTART. Beginnen Sie mit dem Einfügen von Linien in markierten Zellen. Markieren Sie dafür die Gesamte Tabelle. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche und wählen Sie aus den Voreinstellungen RAHMENLINIEN AUßEN. Nun die zweite Möglichkeit. Markieren Sie die Überschrift und klicken Sie wieder auf den Pfeil neben der Schaltfläche. In dem Menü können Sie zwar zwischen einigen Voreinstellungen wählen. Mehr Auswahl haben Sie aber, wenn Sie auf WEITERE RAHMENLINIEN klicken. In diesem Fenster können Sie genau einstellen, welche Linienart eingefügt werden soll, und anklicken, welche Linien in und um die markierten Zellen eingesetzt werden sollen. 18 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

19 Kapitel 3 Formatierung Und die dritte Möglichkeit bietet die individuellsten Möglichkeiten. Wählen Sie unter RAHMENLINIEN ZEICHNEN zuerst eine gestrichelte LINIENART. Danach zeichnen Sie mit der Option RAHMENRASTER ZEICHNEN ein Tabellengitter über die Zellen A3 bis H11. Danach wählen Sie eine andere LINIENART und zeichnen mit der Option Rahmenlinie zeichnen die Ränder neu nach. Klicken Sie dazu auf eine Außenlinie und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Jetzt können Sie den Cursor über die Zellen ziehen, die Sie umranden wollen. Ziehen Sie ihn nur an einer Linie entlang, wird auch nur diese gezeichnet. Ziehen Sie den Cursor über die ganzen Zellen, wird ein Tabellenraster gezeichnet. Wenn Sie Diese Optionen verwenden wechselt der Cursor zu einem Stift. Achten Sie darauf, dass Sie in diesem Modus sind, wenn Sie eine Linie zeichnen wollen. Die Tabelle sieht nach diesen Schritten so aus: Excel - 19

20 Kapitel 3 Formatierung 3.8 Formatvorlagen Die neue Office-Version bietet zu diesen Möglichkeiten noch viele vorgefertigte Tabellen- und Zellformate. Diese finden Sie in der Multifunktionsleiste im Register START in der Gruppe FORMATVOR- LAGEN. Diese Vorlagen vollständig zu beschreiben würde die Möglichkeiten dieses Buches sprengen. Darum nur einige Anmerkungen zu diesen Vorlagen. Die Funktion ZELLEN VERBINDEN steht hier nicht zur Verfügung. Dadurch sind selbst erstellte Tabellen individueller und manchmal übersichtlicher. Für das Erstellen einer schnellen, einfachen Tabelle sind die Vorlagen aber sehr praktisch, da sie Ihnen viel Arbeit beim Formatieren abnehmen. Die Auswahl dabei ist extrem groß und Sie können die Tabellen zusätzlich anpassen. In den Vorlagen wird in den Tabellenköpfen automatisch ein Pfeil eingefügt, der ein Menü öffnet, das Funktionen beinhaltet, die im Kapitel Bedingte Formatierung näher erklärt werden. Excel 2007 macht dem Anwender das Bearbeiten von Vorlagen oder eingefügten Grafiken und Objekten sehr leicht. In der Multifunktionsleiste wird eine neue Ebene angezeigt. In dieser farbigen Ebene gibt es dann ein neues Register unter dem, auch in Register unterteilt, alle Bearbeitungstools zusammengefasst sind. Probieren Sie selbst in den Vorlagen herum und suchen sich vielleicht ein paar davon aus, die Sie für einfache Tabellen nutzen können. 20 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

21 Kapitel 4 Einfache Funktionen 4 Einfache Funktionen Kapitelübersicht - Restaurantumsatz Excel kennt einige einfache Funktionen, die häufig benutzte Berechnungen automatisch ausführen. Summenfunktion Mit der Summenfunktion können alle Werte in einem markierten Bereich zusammengezählt werden. Excel gibt zwar einen möglichen Bereich vor, aber man sollte immer aufpassen, dass genau die richtigen Zellen markiert sind. Max, Min, Durchschnitt Das Menü mit den weiteren Funktionen öffnet man, indem man auf den Pfeil unter (oder neben) dem Summenzeichen klickt. Die Max - Funktion sucht den höchsten, die Min -Funktion den kleinsten Wert im markierten Bereich. Die Mittelwert -Funktion addiert alle markierten Werte und teilt sie durch ihre Anzahl. Die Anzahl-Funktion zählt die markierten Werte. Relative und absolute Bezüge Gibt man in einer Formel einen Zellwert ein (z. B. B5), ist das ein relativer Bezug. Überträgt man die Formel in andere Zellen, wird der Bezug in jeder neuen Zelle korrigiert. Ein absoluter Bezug wird mit Dollarzeichen fixiert. Dadurch bezieht sich die Formel in jeder Zelle auf denselben Wert. Übungsaufgaben: Restaurantumsatz Umsatzübersicht Hotelumsätze Excel - 21

22 Kapitel 4 Einfache Funktionen 4.1 Kapitelübersicht - Restaurantumsatz Die Situation: Bisher haben Sie alle Rechnungen selbst eingetragen. Dabei konnten Sie nur die Grundrechenarten anwenden. Dadurch ergeben sich oft lange und unübersichtliche Formeln. In diesem Kapitel werden einige Funktionen vorgestellt, die viele häufig gebrauchte Rechnungen vereinfachen können. Die folgenden Funktionen lassen sich aber nur auf Zahlen anwenden. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Restaurantumsatz.xlsx aus dem Ordner EINFACHE FUNKTIONEN der Buch-CD. 4.2 Summenfunktion Wie auch bei vielen anderen Funktionen in den neuen Office-Programmen gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine Summenfunktion einzufügen. Der neue und sehr übersichtliche Weg führt über die Multifunktionsleiste. Im Register FORMELN finden Sie alle Formeln gesammelt und nach Kategorien zusammengefasst. Dort finden sie links ein großes griechisches, das mathematische Zeichen für eine Summe. Die Alternative: In der Multifunktionsleiste gibt es im Register START die Gruppe BEARBEITEN. Auch dort finden Sie das Summenzeichen. Es hat die gleiche Funktion, wie das Zeichen in FORMELN. Berechnen Sie die Summen für Ihre Gästezahlen und den Umsatz am Mittwoch. Markieren Sie die Zelle C16 und klicken Sie dann auf das SUMMENZEICHEN. Excel bietet Ihnen automatisch einen Bereich an, in dem es die Werte summieren kann. Dieser Bereich ist mit einem farbigen, sich bewegenden Rahmen umgeben. 22 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

23 Kapitel 4 Einfache Funktionen Excel hat hier eine Zelle mehr markiert als benötigt. Der Bereich wird bei den nächsten Funktionen aber wichtig. Darum achten Sie immer darauf, welchen Bereich das Programm vorschlägt. Wenn über und neben der Zelle Werte stehen, kann es auch passieren, dass Excel den falschen Bereich auswählt. Gerade für die weiteren Funktionen wird der markierte Bereich aber besonders wichtig. Ziehen Sie jetzt mit dem Cursor einen Bereich von C5 bis C14. Der Rahmen wird neu gesetzt und in der Zelle steht die Formel: =Summe(C5:C14). Die Tabelle sieht nun so aus: Excel - 23

24 Kapitel 4 Einfache Funktionen 4.3 Max, Min, Durchschnitt Es gibt noch mehr Funktionen, die bestimmte Werte in einem markierten Bereich ermitteln. Wenn Sie auf den Pfeil unter dem SUMMENZEICHEN klicken oder neben dem Zeichen im anderen Fall öffnet sich ein Menü mit den weiteren Funktionen. Summe: Diese Funktion kennen Sie bereits. Sie wird automatisch genutzt, wenn Sie nur auf das Zeichen klicken. Mittelwert: Excel rechnet für den Mittelwert alle Werte zusammen und teilt die Summe durch die Anzahl der markierten Zellen. Hier ist der markierte Bereich besonders wichtig, da schon bei einem kleinen Fehler das Ergebnis verfälscht wird. Anzahl: Diese Funktion zählt alle markierten Zellen. In großen Tabellen kann man so leicht die genaue Anzahl zum Beispiel der Öffnungstage ermitteln, ohne bis weit über 300 zählen zu müssen. Max: Excel ermittelt hier den höchsten Wert (Maximum) im markierten Bereich. Es vergleicht alle eingetragenen Werte und gibt den höchsten davon als Ergebnis an. Min: Bei dieser Funktion sucht Excel den kleinsten markierten Wert (Minimum). Wie bei der Max-Funktion werden alle Werte im Bereich verglichen und der kleinste wird angezeigt. Als Nächstes soll in der Aufgabe der Durchschnitt (Mittelwert) ermittelt werden. Dazu fügen Sie die Mittelwert-Funktion in der Zelle C17 ein. Markieren Sie wie bei der Summenfunktion den genauen Bereich, für den der Mittelwert berechnet werden soll, und bestätigen Sie mit der Eingabe-Taste ( ). Wiederholen Sie diese Schritte in den restlichen beiden Zeilen mit der Min - und der Max - Funktion. Wenn Sie alle Funktionen eingesetzt haben, erhalten Sie dieses Ergebnis: Übertragen Sie die Funktionen in die restlichen Spalten, wie Sie es bei den Rechenformeln schon getan haben. Dazu müssen Sie alle vier Zellen markieren und mit der Intelligenten Ecke bis zur Spalte L ziehen. 24 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

25 Kapitel 4 Einfache Funktionen Dabei überträgt Excel leider auch das Zahlenformat. Sie müssen die entsprechenden Spalten in Eurobeträge zurückändern. Wählen Sie dazu das Format WÄHRUNG. Alternativ können Sie aber auch die ersten beiden Spalten ausfüllen und dann acht Zellen übertragen. Dabei wird die Formatierung dann auch in jede zweite Spalte übertragen und das Format bleibt erhalten. Wählen Sie den Weg aus, der Ihnen einfacher erscheint. Am Ende soll die Tabelle so aussehen: 4.4 Relative und absolute Bezüge An dieser Stelle soll erklärt werden, wie die verschiedenen Bezüge funktionieren. Relative Bezüge haben Sie eigentlich schon angewendet, nur ohne diese Bezeichnung. Das sind die Zellen, die Sie im Kapitel RECHNEN MIT EXCEL in die Formeln eingesetzt haben. Das heißt, in Formeln, wie =B2+B3, werden, statt Zahlen, relative Bezüge verwendet. Wenn Sie diese Formeln in andere Zeilen übertragen haben, wurde aus der Formel beispielsweise =C2+C3, =D2+D3, usw. Excel hat die Formel also automatisch auf die neuen Zeilen übertragen und sie gleichzeitig korrigiert. Das eigentlich Neue in diesem Kapitel sind daher die absoluten Bezüge. Absolut bedeutet, dass diese Bezugszelle in jeder Zeile oder Spalte dieselbe sein soll. Sie soll nicht wie ein relativer Bezug in jeder Zeile verschoben werden. Die Situation: Errechnen Sie, wie viel Prozent Ihres Jahresumsatzes in jedem Quartal erwirtschaftet wurden. Erstellen Sie die obige Tabelle oder öffnen Sie die Datei Umsatzübersicht.xlsx aus dem Ordner EINFACHE FUNKTIONEN der Buch-CD. Excel - 25

26 Kapitel 4 Einfache Funktionen Berechnen Sie mithilfe der Summenfunktion den Jahresumsatz. Wenn man es genau betrachtet, nutzen auch diese Funktionen relative Bezüge. Im nächsten Schritt sollen die Quartalsumsätze im Vergleich zum Jahresumsatz dargestellt werden. Die Formel für diese Rechnung ist also =Quartalsumsatz/Jahresumsatz. Im ersten Fall tragen Sie in C4 die Formel =B4/B9 ein. Würden Sie diese Formel jetzt bestätigen und mit der Intelligenten Ecke in die anderen Zellen der Spalte übertragen, würde sich die Formel in der Zelle C5 schon auf B10 beziehen und nicht mehr auf B9. Also ist es wichtig, den zweiten Bezugswert zu fixieren. Das geschieht mit Hilfe von Dollarzeichen. Das Zeichen finden Sie auf der Tastatur, wenn Sie die Shift-Taste und 4 ( + 4 ) drücken. Es gibt aber eine einfachere und schnellere Methode, den Bezugswert zu fixieren. Dazu klicken Sie in die Formel, und zwar in den Teil, der fixiert werden soll. Passen Sie auf, dass der Cursor wirklich im richtigen Teil der Formel blinkt, damit nicht aus Versehen ein falscher Bezug als absolut festgelegt wird. Das wird auch in späteren Kapiteln noch wichtig werden. Wenn Sie den Cursor richtig gesetzt haben, drücken Sie auf F4 ( f4 ). Die Zelle, in der der Cursor steht, wird jetzt automatisch mit Dollarzeichen versehen. Die Formel muss am Ende so aussehen: Bestätigen Sie die Formel nun mit der Eingabe-Taste ( ) und übertragen Sie diese in die anderen Zellen. Passen Sie die Formatierung an, indem Sie die Zellen als Prozentzahl mit zwei Stellen nach dem Komma darstellen lassen. Auf einfache Weise haben Sie jetzt dieses Ergebnis erhalten: Dieses einfache Hilfsmittel wird vor allem bei großen, unübersichtlichen Tabellen sehr praktisch, da es hilft, Formeln leichter zu ändern. 26 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

27 Kapitel 5 Wenn-Funktion 5 Wenn-Funktion Die Wenn()-Funktion Die Wenn()-Funktion fragt eine Bedingung ab und gibt abhängig vom Ergebnis einen Wert zurück. Verschachtelte Wenn()-Funktion In einer Wenn()-Funktion können eine oder mehrere weitere Wenn()- Funktionen eingefügt werden. So können nacheinander mehrere Bedingungen abgefragt werden. Wenn()-Funktion mit Und() / Oder() Die Und()- und die Oder()-Funktion prüfen mehrere Bedingungen gleichzeitig. Dabei müssen entweder alle oder nur eine der Bedingungen erfüllt sein. Die Funktionen werden mit der Wenn()- Funktion zusammen verwendet. ZählenWenn und SummeWenn Die ZählenWenn-Funktion zählt in einem vorgegeben Bereich alle Zellinhalte, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen. Die SummeWenn- Funktion addiert Werte in einem Zellbereich, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen. Übungsaufgaben: Serviceprovision Serviceprovision_Und_Oder Personalplan Meldebestand Weinkeller Renner-Penner-Analyse Excel - 27

28 Kapitel 5 Wenn-Funktion 5.1 Kapitelübersicht Serviceprovision Die Situation: Mit Hilfe der Wenn()-Funktion fragen Sie eine Bedingung ab. Ihre Servicekräfte erhalten z. B. eine Provision von 5 %, wenn Sie mehr als 4000 monatlichen Umsatz erzielen. Setzt ein Mitarbeiter weniger um, erhält er keine Provision. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Serviceprovision.xlsx aus dem Ordner WENNFUNKTION der Buch-CD. 5.2 Die Wenn()-Funktion Wie gesagt, prüft die Wenn()-Funktion eine Bedingung (z. B. Umsatz größer als 4000 ) und gibt abhängig vom Ergebnis der Bedingung einen Wert zurück. Dabei gibt es verschiedene Rechenzeichen, mit denen diese Bedingung dargestellt wird. Das sind: = gleich <> ungleich < kleiner als > größer als <= kleiner oder gleich (bis) >= größer oder gleich (ab) Und so ist die Formel aufgebaut: Wenn( Bedingung; Dann_Wert; Sonst_Wert ) Wenn( Umsatz in B4 größer als 4000 ; 5% Provision; 0% Provision ) Wenn( B4>4000; 5%; 0% ) 5.3 Anwenden der Wenn()-Funktion Probieren Sie also die Funktion am Beispiel aus. Die Umsatzzahlen der Mitarbeiter für den letzten Monat wurden gesammelt und in die Tabelle eingetragen. Das soll die Grundlage für die Anwendung der Funktion sein. Wie schon bei den einfachen Funktionen gibt es auch hier mehrere Möglichkeiten, die Funktion einzufügen. Klicken Sie in die Zelle, in der das Ergebnis angezeigt werden soll (beginnen Sie in C4). Der einfachste Weg, eine Formel einzufügen, ist auch hier die Multifunktionsleiste FORMELN. Wenn Sie auf die Formelsammlung LOGISCH klicken, können Sie dort die Wenn()-Funktion auswählen. Wenn Sie die Funktion schon genutzt haben, finden Sie diese auch im Menü ZULETZT VERWENDET. Diesen Weg werden wir auch weiterhin benutzen, um mit Formeln zu arbeiten. 28 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

29 Kapitel 5 Wenn-Funktion Die Alternative: Als zweiten Weg kann man aber auch auf das klicken, um den FUNKTIONSASSISTENTEN aufzurufen. -Zeichen links über der Tabelle Dabei öffnet sich das Fenster FUNKTION EINFÜGEN. Wählen Sie die Kategorie LOGIK und dort die Wenn()-Funktion. Einigen von Ihnen ist dieser Funktionsassistent vielleicht schon aus alten Excel-Versionen bekannt. Wenn Ihnen dieser Weg besser gefällt, bleiben Sie dabei. Allerdings ist die Multifunktionsleiste nach einer kurzen Umgewöhnung viel bequemer zu benutzen. Probieren Sie einfach aus, was Ihnen leichter fällt. Wenn Sie nun die Wenn()-Funktion ausgewählt haben, öffnet sich das Fenster FUNKTIONSARGU- MENTE. Der Cursor wird im Feld Prüfung blinken. Excel - 29

30 Kapitel 5 Wenn-Funktion Klicken Sie jetzt in die Zelle, die geprüft werden soll (in diesem Beispiel B4). Geben Sie als Nächstes das Rechenzeichen für die Prüfung (Sie brauchen das Zeichen für größer als > ) und danach den Wert, mit dem die Zelle verglichen werden soll (hier 4000), ein. Dort steht nun also: B4>4000. Als Nächstes klicken Sie in das Feld Dann_Wert, um festzulegen, was in der markierten Zelle C4 stehen soll, wenn die Bedingung erfüllt wird (also der Umsatz in B4 größer als 4000 ist). In diesem Fall soll der Wert 5% angezeigt werden. Also tragen Sie auch 5% in das Feld ein. Im letzten Schritt klicken Sie in das Feld Sonst_Wert und geben ein, was in der Zelle stehen soll, wenn die Bedingung nicht erfüllt wurde. Sie tragen hier 0% ein. Das Fenster sollte nun so aussehen: Der FUNKTIONSASSISTENT zeigt hinter der Prüfungszeile an, ob die Bedingung WAHR oder FALSCH ist. Der Umsatz von Herrn Meier liegt über unserem Grenzwert, darum ist die Bedingung für die Zelle B4 wahr. Bestätigen Sie die Formel, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken. In C4 steht nun 0,05. Um in der Zelle die Prozentzahl anzuzeigen, ändern Sie, wie im Kapitel Formatierung beschrieben, das Format in Prozent. Übertragen Sie die Funktion auf die anderen Zellen. Für die letzte Zeile multiplizieren Sie die Spalten B und C (B4*C4). Wenn Sie dies eingefügt haben, sollte die Tabelle so aussehen: Vergleichen Sie die Schreibweise der Wenn()-Funktion, die in der Bearbeitungsleiste angezeigt wird, mit den Einträgen im Fenster FUNKTIONSARGUMENTE. Sie werden alle drei Felder in der Klammer wiederfinden, jeweils von einem Semikolon getrennt: Soll die Bedingung für eine Prüfung eine leere Zelle sein, fügen Sie in die Formel doppelte Anführungsstriche ( ) ein. So wie Text in Anführungszeichen stehen muss, damit Excel ihn als solchen erkennt, bedeuten die Zeichen ohne Text, dass die Zelle leer sein soll. 30 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

31 Kapitel 5 Wenn-Funktion 5.4 Bezüge als Funktionsargument Bei den einfachen Funktionen wurden wichtige Bezugswerte, die in allen Zellen gleich sein sollten, als absolute Bezüge fixiert. Dafür sollen jetzt die wichtigen Bezugswerte für die Formel außerhalb der eigentlichen Tabelle eingefügt werden. Fügen Sie drei Felder ein, in denen die geforderte Umsatzhöhe und die dafür angesetzte Provision eingegeben werden: Nun passen Sie die Funktion so an, dass sie Bezug auf diese Werte nimmt. Dafür öffnen Sie wieder das Fenster zum Erstellen der Wenn()-Funktion. Am schnellsten kommen Sie dort hin, indem Sie das Feld mit der Formel markieren (wieder C4) und auf das -Zeichen klicken. Jetzt können Sie die einzelnen Felder so bearbeiten, dass Sie am Ende immer nur die drei neuen Zellen ändern müssen: Löschen Sie die 4000 in der Prüfungszeile. Der Rest der Zeile kann bleiben, wie er ist. Jetzt blinkt der Cursor am Ende der Zeile. Klicken Sie in das Feld B9 und fixieren Sie die Zelle. Tragen Sie also für den Bezugswert $B$9 ein: Für den Dann_Wert und den Soll_Wert tragen Sie die entsprechenden Bezüge zu den Zellen B10 und B11 ein. Sie löschen die Prozentsätze aus den Feldern und beziehen die Werte auf die genannten Zellen. Wenn nur ein Teil einer Zeile fest sein soll, setzen Sie den Cursor in diesen Teil, damit nicht aus Versehen ein falscher Wert fixiert wird. Die Formel sieht nun so aus: Bestätigen Sie wieder durch Klicken auf die Schaltfläche OK und übertragen die Formel in den Rest der Spalte. An der Tabelle hat sich zwar scheinbar nichts geändert, aber wenn Sie in C4 klicken und dann die Bearbeitungsleiste betrachten, sehen Sie, dass jetzt die neue Formel angezeigt wird. Ändern Sie zur Probe die Provision auf 3 %. Excel - 31

32 Kapitel 5 Wenn-Funktion 5.5 Wenn()-Funktionen verschachteln Die Situation: Sie erwarten, dass die Umsätze durch den neuen Anreiz für die Mitarbeiter steigen werden. Um dies noch zu verstärken, setzen Sie eine zweite Provisionsstufe fest. Es soll nun bei einem Umsatz über % und über % geben. Erweitern Sie die Bezugsfelder entsprechend: Jetzt sollen also zwei Bedingungen geprüft werden. Wenn die erste Bedingung geprüft wurde und WAHR ist, soll der erste Provisionssatz gezahlt werden. Ist die Bedingung FALSCH, soll überprüft werden, ob die nächste Bedingung zutrifft. Das heißt, in den Sonst_Wert muss eine weitere Wenn()-Funktion eingetragen werden, um die zweite Bedingung zu prüfen. Die Bedingungen müssen so geordnet werden, dass sie wie eine Autobahn mit verschiedenen Ausfahrten funktionieren. Bei jeder wahren Bedingung fährt man ab, ist die Bedingung falsch fährt man weiter auf der Bedingungskette. Beginnen sie dafür wieder in der Zelle C4. Diesmal schreiben Sie die Formel neu und löschen dazu am Besten den alten Zelleninhalt. Beginnen Sie bei der höchsten Zahl und stellen Sie in den ersten beiden Zeilen der Funktion den Bezug zu den Werten aus Spalte C her: Klicken Sie nun den Sonst_Wert an. Um hier eine neue Funktion einzufügen, klicken Sie links oben in das Feld, in dem nun WENN steht. Die Funktion wurde scheinbar gelöscht, aber Sie sind nur in einem neuen Fenster, wie Sie auch in der BEARBEITUNGSLEISTE sehen können. Fügen Sie nun die Funktion ein, wie sie ursprünglich in C4 stand (also mit Bezug zu B9 bis B11) und bestätigen Sie mit OK. In der BEARBEITUNGSLEISTE steht nun: 32 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

33 Kapitel 5 Wenn-Funktion Und so ist die verschachtelte Wenn()-Funktion immer aufgebaut: WENN( Bedingung Dann_Wert Sonst_Wert) WENN( B4>$C$9 C 10 WENN( Bedingung Dann_Wert Sonst_Wert ) WENN( B4> B 9 B 10 B 11 ) Es können natürlich auch mehr als zwei Wenn()-Funktionen verschachtelt werden. Passen Sie dabei nur auf, dass die Bedingungen eine logische Kette ergeben. Sonst kann es sein, dass die Formel nicht funktioniert. Die verschachtelte Wenn()-Funktion ist häufig einsetzbar. Ein weiteres Beispiel für die Erstellung von Mailings ist: WENN( Bedingung Dann_Wert Sonst_Wert) WENN( A6= Herrn Sehr geehrter Herr ; WENN( Bedingung; Dann_Wert; ) WENN( A6= Frau ; Sehr geehrte Frau ; ) Wenn Sie in einer Formel Wörter benutzen, müssen Sie diese in Anführungszeichen setzen. Wenn Sie nach der Eingabe die Tabulator-Taste ( ) drücken, werden die Zeichen automatisch eingefügt. Oft können Sie sogar die Funktion einfach bestätigen und Excel ergänzt alle fehlenden Anführungszeichen automatisch. Das funktioniert aber leider nicht immer. 5.6 Und()-Funktion, Oder()-Funktion Und()-Funktion Mit einer Und()-Funktion prüft man mehrere Bedingungen gleichzeitig (für die Serviceprovision z. B. Umsatz größer als 4000 und ab einem Alter von 35 Jahren). Auch hier wird als Ergebnis der Prüfung der Wert WAHR oder FALSCH ausgegeben. Die Bedingungen müssen allerdings alle wahr sein, damit insgesamt der Wert WAHR ausgegeben wird. Die Und()-Funktion lässt sich also für die Prüfung einer Wenn()-Funktion nutzen. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Serviceprovision_Und_Oder.xlsx aus dem Ordner WENNFUNKTION der Buch-CD. Fügen Sie in D4 eine Wenn()-Funktion ein. In der Prüfungszeile geben Sie aber jetzt keine Bedingung ein, sondern fügen eine weitere Funktion ein. Dazu klicken Sie auf den Pfeil links oben, neben dem WENN. In dem Menü, das sich dann öffnet, müssen Sie beim ersten Mal ganz unten auf WEITERE FUNKTIONEN klicken und dann im Funktionsassistenten die Und()-Funktion auswählen (Kategorie: LOGIK). Danach steht die Funktion in der Liste, wie es auch bei den zuletzt verwendeten Funktionen der Fall ist. Excel - 33

34 Kapitel 5 Wenn-Funktion Wenn Sie die Und()-Funktion ausgewählt haben, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie, wie gewohnt, die Bedingungen eingeben. Lassen Sie zuerst prüfen, ob der Mitarbeiter alt genug ist, um die Provision zu bekommen. Da es ab einem Alter von 35 Jahren eine Provision gibt, benutzen Sie das Rechenzeichen für größer oder gleich (>=). Danach prüfen Sie, ob der Umsatz hoch genug war. Beziehen Sie dabei alle Bedingungen auf die Felder außerhalb der Tabelle. Das Fenster sieht dann so aus: Bestätigen Sie jetzt aber nicht mit OK, sonst wird eine Fehlermeldung angezeigt, da in der Wenn()-Funktion noch Einträge fehlen. Klicken Sie stattdessen in der BEARBEITUNGSLEISTE in das Wort WENN. Dadurch öffnet sich das Fenster der Wenn()-Funktion wieder und Sie können den Rest der Formel ergänzen. Sollte Ihnen trotzdem einmal passieren, dass Sie zu früh die Schaltfläche OK anklicken, bestätigen Sie die Fehlermeldung einfach. Um in der Wenn()-Funktion weiter zu arbeiten, klicken Sie in der BEARBEITUNGSLEISTE in das Wort WENN und klicken dann auf. Auf diese Art können Sie auch später immer wieder bestimmte Teile einer verschachtelten Funktion bearbeiten, ohne die ganze Formel neu zu schreiben. Die Funktion sieht nun folgendermaßen aus: Bestätigen Sie nun mit OK und übertragen Sie die Formel in die restlichen Zellen. Füllen Sie auch die letzte Spalte aus, wie Sie es bereits im letzten Beispiel getan haben, um zu diesem Ergebnis zu kommen: 34 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

35 Kapitel 5 Wenn-Funktion Die Formel ist so aufgebaut: Wenn( Bedingung; Dann_Wert; Sonst_Wert ) Wenn( UND(Alter>=35;Umsatz > 4000 ); 5% Provision; 0% Provision ) Wenn( UND(B4>=$D$9;C4> B 9); $B$10; B 11 ) Oder()-Funktion Die Oder()-Funktion prüft ähnlich wie die Und()-Funktion mehrere Bedingungen. Hier muss aber nur eine der Bedingungen erfüllt sein, um als Ergebnis WAHR zu erhalten. Beginnen Sie wieder mit der letzen Übung, indem Sie die Provisionsspalten löschen oder die Datei neu öffnen. Fügen Sie eine Wenn()-Funktion ein und dann, wie schon oben beschrieben, in der Prüfungszeile eine Oder()-Funktion. Tragen Sie wieder die Bedingungen ein und klicken Sie in die Wenn()- Funktion, um diese zu ergänzen. Wenn Sie wie bei der Und()-Funktion alle Felder ausgefüllt haben, sieht die Tabelle so aus: Diese Funktion kann in Hotels für Mailings sehr hilfreich sein. So lassen sich Gäste etwa in Kategorien einteilen: WENN(ODER(Gast= Geschäftsreisender ;Gast= Seminarteilnehmer );Dann ) WENN(ODER(Sport= Golf ;Sport= Tennis );Dann:Sportprospekt;Sonst: Excel - 35

36 Kapitel 5 Wenn-Funktion 5.7 ZählenWenn und SummeWenn ZählenWenn Die Situation: Die Funktion ZählenWenn zählt alle Zelleninhalte in einem bestimmten Bereich, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen. Im folgenden Beispiel werden in der Zelle B17 alle Servicekräfte zusammengezählt, in B18 alle Küchenmitarbeiter. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Personalplan.xlsx aus dem Ordner WENNFUNKTION der Buch-CD. Hier sehen Sie den Personalplan eines Betriebes. Die Mitarbeiter sollen nach ihren Abteilungen zusammengezählt werden. Öffnen Sie nun die Multifunktionsleiste FORMELN und dann in der Formelsammlung MEHR FUNKTIONEN das Menü STATISTISCH. Dort der vorletzte Eintrag ist die ZählenWenn-Funktion. Im der Zeile Bereich geben Sie die Zellen an, die gezählt werden sollen. Markieren Sie also den Bereich B4 bis B15. Als Suchkriterium geben Sie den Begriff Service ein. 36 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

37 Kapitel 5 Wenn-Funktion Wiederholen Sie den Vorgang in der nächsten Zeile mit dem Kriterium Küche. Die Tabelle sieht jetzt so aus: Sie können in die ZählenWenn-Funktion auch eine Bedingung eingeben. Probieren Sie das einmal aus, indem Sie zwischen Anzahl Personal und Anzahl Stunden die Mitarbeiter mit Überstunden eintragen. Lassen Sie nun prüfen, wie viele Mitarbeiter mehr als neun Stunden gearbeitet haben. Dafür geben Sie als Bereich die Zellen D4 bis D15 ein und als Kriterium >9. Es haben drei Mitarbeiter an diesem Tag Überstunden gemacht. Excel - 37

38 Kapitel 5 Wenn-Funktion SummeWenn Diese Funktion ist eigentlich eine Erweiterung der ZählenWenn-Funktion. Sie addiert alle Werte, die einem bestimmten Kriterium entsprechen. Rechnen Sie also in dem gegebenen Beispiel die Arbeitsstunden des Service zusammen. Fügen Sie in D17 aus der Formelsammlung MATHEMATIK UND TRIGONOMETRIE die SummeWenn-Funktion ein. In der Bereichszeile geben Sie den Bereich B4 bis B15 ein. Das Suchkriterium ist wieder der Begriff Service. Ab hier unterscheidet sich die SummeWenn- allerdings von der ZählenWenn- Funktion. Denn jetzt erst kommt der Bereich, in dem die Werte addiert werden sollen. Geben Sie in der Summe_Bereich -Zeile die Arbeitsstunden von D4 bis D15 ein. Das Funktionsfenster soll am Ende so aussehen: Fügen Sie die Funktion in D18 auch für die Küche ein. Wenn Sie die Funktionen fertig haben, sollte die Tabelle diesem Muster entsprechen: 38 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

39 Kapitel 6 Bedingte Formatierung 6 Bedingte Formatierung Kapitelübersicht Meldebestand Getränkelager Bedingte Formatierungen funktionieren wie eine Funktion. Ein Kriterium wird geprüft und der Zelleninhalt als Ergebnis verändert. Verändern von Textinhalten Eine Möglichkeit, die Zellen mit einer bedingten Formatierung zu verändern, ist, den Text neu zu formatieren (fett, farbig) oder den Hintergrund der Zelle zu verändern. Verwenden der Vorlagen Excel 2007 bietet viele farbige Vorlagen für bedingte Formatierungen. Dabei kann man mit Symbolen oder Diagrammbalken die Zellen verändern. Spezialfall leere Zellen Man kann auch leere Zellen umformatieren. Dazu gibt man als Kriterium Leerzeichen ein. Übungsaufgaben: Meldebestand Getränkelager Rechnungsübersicht Excel - 39

40 Kapitel 6 Bedingte Formatierung 6.1 Kapitelübersicht Meldebestand Getränkelager Die bedingte Formatierung funktioniert ähnlich wie eine Funktion. Die Formatierung der Zelle oder des Inhaltes wird auf eine festgelegte Weise verändert, wenn der Zelleninhalt ein bestimmtes Kriterium erfüllt. In der neuen Version bietet Excel aber zusätzlich viele Möglichkeiten, farbige Symbole oder Grafiken in die Zellen einzufügen Die Situation: Sie installieren ein einfaches Kontrollsystem für Ihr Getränkelager. Dazu soll in einer Excel-Tabelle leicht erkennbar angezeigt werden, ob Sie das jeweilige Getränk nachbestellen müssen, oder ob davon genug vorhanden ist. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Meldebestand Getränkelager.xlsx aus dem Ordner BEDINGTE FORMATIERUNG der Buch-CD. 6.2 Das Verändern von Textinhalten Diese Tabelle zeigt einen Ausschnitt des Getränkeangebots. Hinter den Beständen wird bereits angegeben, ob Ware bestellt werden muss. Aber das ist noch nicht deutlich genug. Darum soll die Schrift in dieser Spalte farbig sein und, wenn bestellt werden muss, soll die Zelle rot hinterlegt sein. Beginnen Sie damit, dass Sie die Zellen mit den Hinweisen markieren. In der Multifunktionsleiste gibt es im Register START die Gruppe FORMATVORLAGEN, die Sie schon im Kapitel Formatierung benutzt haben. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG. Dabei öffnet sich ein Menü, in dem Sie alle möglichen bedingten Formatierungen auswählen oder selbst gestalten können. Öffnen Sie das Untermenü REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN und wählen Sie dort die Option TEXT- INHALT. 40 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

41 Kapitel 6 Bedingte Formatierung Dabei öffnet sich ein Fenster, das bei allen anderen Formatierungen ähnlich aufgebaut ist. Geben Sie in das Feld den Text ACHTUNG! BESTELLEN! ein. Sobald Excel den Text zuordnen kann, fügt es das voreingestellte Format in die Zellen ein. Da die Füllung alles enthält, was eingestellt werden sollte, bestätigen Sie mit OK. Als Nächstes soll die Schrift der restlichen Hinweise verändert werden. Weitere Formatierungen können Sie einfach nacheinander eingeben, da die Zellen immer noch markiert sind. Öffnen Sie wieder das Menü REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN und wählen die Option TEXTINHALT. Diesmal öffnen Sie aber das Menü mit den Formaten und wählen mit BENUTZERDEFINIERTEM FORMAT. Jetzt öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie in verschiedenen Registern Einstellungen vornehmen können. Excel - 41

42 Kapitel 6 Bedingte Formatierung Stellen Sie den Schriftschnitt beispielsweise auf Fett und wählen eine blaue Schriftfarbe. Wenn Sie jetzt alle Fenster mit OK bestätigen, sieht die Spalte etwa so aus: Versuchen Sie jetzt eine der Regeln zu verändern. Tauschen Sie dafür die Farbe für das Alles okay! in einen beliebigen Grünton. Klicken Sie auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG und dann auf REGELN VERWALTEN. 42 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

43 Kapitel 6 Bedingte Formatierung In dem Fenster, das sich öffnet, können Sie die einzelnen Regeln bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die Regel, die Sie ändern möchten und dann auf REGEL BEARBEITEN, um zum nächsten Fenster zu gelangen. In diesem Manager kann man auch Regeln, die überflüssig sind oder Ihnen nicht gefallen, löschen. Wenn Sie auf REGEL BEARBEITEN geklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster. In diesem klicken Sie auf FORMATIEREN, um zu dem Fenster zu kommen, in dem Sie auch vorher schon das Format festgelegt haben. Ändern Sie die Schriftfarbe in ein dunkles Grün und im Register AUSFÜLLEN den Hintergrund in ein helles Grün. Bestätigen Sie alle Fenster mit OK. Dann hat sich die Tabelle so verändert, wie Sie es festgelegt haben. Excel - 43

44 Kapitel 6 Bedingte Formatierung 6.3 Verwenden der farbigen Vorlagen Sie haben bisher Texte bearbeitet. Aber als Kalkulationsprogramm wird in Excel hauptsächlich mit Zahlen gearbeitet. Sie können die bedingten Formatierungen wie oben für Texte beschrieben eingeben und zum Beispiel die Schrift verändern oder die zehn höchsten Werte farbig hinterlegen. Excel bietet aber viele Vorlagen an, mit denen schnell eine ansprechende Formatierung erstellt werden kann. Markieren Sie die Zahlen in der Spalte Bestand, um diese Vorlagen auszuprobieren. Öffnen Sie das Menü BEDINGTE FORMATIERUNG und wählen Sie DATENBALKEN aus. Klicken Sie dann auf WEITERE REGELN. Jetzt öffnet sich ein Fenster, in dem Sie genau einstellen können, wie die Balken aussehen sollen. Ändern Sie die Farbe der Balken in einen beliebigen Farbton. Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf OK, um die Formatierung zu bestätigen. In der Spalte sind die Diagrammbalken nun im Hintergrund zu sehen. 44 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

45 Kapitel 6 Bedingte Formatierung In Tabellen mit Datenreihen für Statistiken können diese Datenbalken sehr praktisch sein. Für dieses Beispiel sollen nur die Möglichkeiten von Excel vorgestellt werden. Übertragen Sie die Zahlen mit einem relativen Bezug in die Spalte E. Mit diesen Zahlen können Sie eine weitere praktische Vorlage ausprobieren. Öffnen Sie wieder das Menü BEDINGTE FORMATIERUNG und wählen Sie SYMBOLSÄTZE. Klicken Sie dann auf WEITERE REGELN um das nächste Fenster zu öffnen. Passen Sie die Einträge an die Abbildung an. Ändern Sie den Typ auf Zahl. Ändern Sie beide Rechenzeichen in größer als (>) Löschen Sie den ersten Wert und klicken Sie auf das Bezugsfeld des Meldebestands. (Excel trägt automatisch einen absoluten Bezug ein) Der zweite Wert wird bei der ersten Änderung auf 0 gesetzt. Ändern Sie die Symbole auf DREI SYMBOLE (OHNE KREIS). Klicken Sie auf die Schaltfläche NUR SYMBOL ANZEIGEN. Excel - 45

46 Kapitel 6 Bedingte Formatierung Bestätigen Sie mit OK und die Tabelle sieht nun so aus: Probieren Sie auch die restlichen Vorlagentypen einmal aus und wählen die aus, die Sie für sich gebrauchen können. 6.4 Spezialfall leere Zellen Die Situation: Es gibt noch mehr Möglichkeiten, bedingte Formatierungen zu nutzen. Eine davon ist eine Mahnliste zu führen. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Meldebestand Getränkelager.xlsx aus dem Ordner BEDINGTE FORMATIERUNG der Buch-CD. 46 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

47 Kapitel 6 Bedingte Formatierung Diesmal sollen die leeren Zellen rot ausgefüllt werden. Markieren Sie dazu die Werte in der Spalte bezahlt Öffnen Sie dann das Menü BEDINGTE FORMATIERUNG. Im Untermenü REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN klicken Sie auf WEITERE REGELN. In der Wenn()-Funktion in der Hilfsspalte sehen Sie die doppelten Anführungszeichen für eine leere Zelle, wie sie in Kapitel 5 schon beschrieben sind. Für die bedingte Formatierung gibt es diese Eingabe nicht. Stellen Sie im nächsten Fenster den Zellwert auf Leerzeichen. So muss hier eine leere Zelle als Kriterium eingegeben werden. Das Fenster wird deutlich kleiner und es gibt keine weiteren Eingabefelder. Klicken Sie jetzt auf FORMATIEREN. Im Register AUSFÜLLEN ändern Sie die Hintergrundfarbe auf Rot. Bestätigen Sie alle Fenster mit OK und Sie erhalten dieses Ergebnis: Alle Zellen, in denen kein Inhalt steht, werden eingefärbt. Wenn Sie den Zellwert in KEINE LEER- ZEICHEN ändern, geschieht dasselbe. Hier ändern sich alle Zellen in denen etwas steht. Excel - 47

48 Kapitel 7 Datum und Uhrzeit 7 Datum und Uhrzeit Datum und Uhrzeit in Excel Excel kann nur mit Zahlen rechnen. Darum wird jedes Datum in Zahlen umgerechnet. Uhrzeiten werden als Bruchteil von 1 berechnet. Rechnen mit Uhrzeiten Uhrzeiten untereinander können ganz normal zusammengerechnet werden. Zum Beispiel kann man Arbeitszeiten berechnen. Sollen Zeiten mit anderen Zahlen verrechnet werden, etwa für die Lohnberechnung, müssen diese mit 24 multipliziert werden, um daraus Zahlen zu erhalten (Zeit*24). Mitternachtsprüfung Bei Zeiträumen über Mitternacht hinaus muss zum Ende des Zeitraumes ein Tag addiert werden (Zeit+1) Datums- und Zeitfunktionen Es gibt verschiedene Funktionen, die Zeiten und Daten darstellen. Je eine davon setzt das aktuelle Datum oder die aktuelle Zeit ein, die restlichen stellen Teile des Datums dar (z. B. Jahr() ). Übungsaufgaben: Aushilfenabrechnung Geburtstagsliste Hotelrechnung_Sportstunden 48 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

49 Kapitel 7 Datum und Uhrzeit 7.1 Einführung Aushilfenabrechnung Damit Excel mit Datum und Uhrzeit rechnen kann, wandelt das Programm jedes Datum in eine Zahl um. Als Richtwert rechnet das Programm mit dem = 1 und zählt für jeden Tag eins dazu. Für den ergibt das zum Beispiel die Zahl Format: Datum Zahl Auch Uhrzeiten kann Excel nur als Zahlen rechnen. Dazu wandelt das Programm automatisch jede Uhrzeit in den Bruchteil eines Tages um. Wenn ein Tag der Zahl 1 entspricht, ist 18:00 Uhr für Excel also 0,75. Wie auch immer das Datum in der Anzeige formatiert ist, in der Zelle steht immer das gesamte Datum. Also auch, wenn nur der angezeigt wird, steht in der Zelle Di, Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Aushilfenabrechnung.xlsx aus dem Ordner DATUM UND UHRZEIT der Buch-CD. Wenn Sie die Tabelle selbst erstellen, formatieren Sie die Zellen mit Zeitangaben, indem Sie in der Multifunktionsleiste im Register START die Gruppe ZAHL auswählen und dann das Fenster ZELLEN FORMATIEREN öffnen und dort unter Uhrzeit das Format 13:30 auswählen. Anschließend ändern Sie in der Kategorie Benutzerdefiniert die Uhrzeit in das Format hh:mm. Damit kann das Format individueller angepasst werden, als mit den Vorlagen aus der Kategorie Uhrzeit. Die Stunden werden mit h, die Minuten mit m und die Sekunden mit s abgekürzt. Die Excel - 49

50 Kapitel 7 Datum und Uhrzeit Anzahl der Buchstaben legt fest, wie viele Stellen angezeigt werden. Das Gleiche gilt auch für Datumsangaben. Die Kombination TT.MM.JJJJ hh:mm sieht dann so aus: : Arbeitszeiten berechnen Als Erstes berechnen Sie nun die Arbeitszeit für die Aushilfen. Dazu müssen Sie im einfachsten Fall immer vom höchsten Wert den oder die kleineren abziehen. Das heißt, Sie ziehen vom Arbeitsende den Arbeitsbeginn und eventuelle Pausenzeiten ab. Zum Beispiel: Ende - Beginn - Pause 23:00-11:30-02:00 C7 - B7 - D7 Berechnen Sie auf diese Weise in E7 die Arbeitszeit für Thomas Schultz und übertragen Sie die Formel in die restlichen Felder Arbeitszeiten über Mitternacht hinaus In zwei Zeilen des obigen Beispiels wird kein Ergebnis angezeigt. Das liegt daran, dass die Mitarbeiter über Mitternacht hinaus gearbeitet haben. Nach Mitternacht beginnt Excel wieder von vorn zu zählen. Dadurch ist der Wert für das Arbeitsende kleiner als der für den Arbeitsbeginn. So wird bei der Arbeitszeit zum Beispiel 03:30-10:00 gerechnet. Das führt zu einem negativen Ergebnis was nicht sein darf. Das Problem lässt sich umgehen, wenn zu jedem Arbeitsende nach 00:00 Uhr 24 Stunden addiert werden. Dann ist der Wert wieder größer als der Arbeitsbeginn und Excel kann die Arbeitszeit berechnen. Da dies aber nur für die Werte nach Mitternacht gilt, muss das Arbeitsende mit einer Wenn()-Funktion geprüft werden. Um die Mitternachtsprüfung möglichst einfach zu halten, prüfen wir nur, ob der Wert für das Arbeitsende kleiner ist als der für den Arbeitsbeginn. Normalerweise wird kein Mitarbeiter länger als 24 Stunden arbeiten, daher reicht diese Prüfung völlig aus. Prüfen Sie nun die Bedingung in der Wenn()-Funktion: Da Excel für jeden Tag im Datum eine 1 addiert, reicht dies auch für diese Wenn()-Funktion. Damit wird zu dem gegebenen Wert ein Tag (also 24 Stunden) aufgeschlagen. Wenn die Bedingung erfüllt wird, lassen Sie zum Arbeitsende +1 addieren: 50 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

51 Kapitel 7 Datum und Uhrzeit Ist die Bedingung nicht erfüllt, bleibt die Berechnung, wie Sie sie am Anfang aufgestellt haben: Übertragen Sie sie diese Funktion in alle Zellen in der Spalte E. Die Arbeitszeiten werden nun richtig berechnet und die Tabelle sieht folgendermaßen aus: Arbeitszeiten summieren Es ist wichtig, immer den Überblick über die Arbeitszeiten der Aushilfen zu haben, da diese ein wichtiger Kostenpunkt sind. Nutzen Sie die Summenfunktion, um die Zeiten zusammenzurechnen. Wenn Sie die Summenzelle noch nicht als Uhrzeit formatiert haben, oder im gleichen Format, wie die übrigen Zellen, steht in E13 jetzt: oder Die Aushilfen haben deutlich mehr als zweieinhalb Stunden gearbeitet. In der Formel kann kein Fehler sein, also muss es an der Formatierung liegen. Öffnen Sie wie oben das Fenster ZELLEN FORMATIEREN und legen das Format 37:30:55 fest. Suchen Sie in der Kategorie BENUTZER- DEFINIERT das Format: [h]:mm und legen Sie dies als Format fest. Die eckigen Klammern zeigen an, dass die Stunden fortlaufend gezählt werden und nicht nach 24 Stunden neu begonnen wird. Mit dem neuen Format stimmt das Ergebnis und die Summe beträgt jetzt 50:30 Stunden: Excel - 51

52 Kapitel 7 Datum und Uhrzeit Lohnberechnung Am Anfang des Kapitels wurde erklärt, wie Excel mit Zeiten rechnet. Darum können nicht einfach Zeiten mit anderen Zahlen (wie Eurowerten) zusammengerechnet werden. In Zeile 7 der Aufgabe ergäbe sich sonst zum Beispiel ein Lohn von 3,76. Um den Lohn für die Aushilfen berechnen zu können, muss Excel die Stunden also als Zahlen verstehen. Dafür rechnen Sie die Zeit mal 24. Dadurch wird beispielsweise aus der Zeit 18:00 (vorher die Zahl 0,75) auch wirklich die Zahl 18. Füllen Sie die Hilfsspalte F mit den Arbeitszeiten in Zahlen aus. Anschließend summieren sie die Zahlen: Mit diesen Zahlen können Sie jetzt leicht den Arbeitslohn für die Aushilfen berechnen. Wenn Sie die Hilfsspalte nicht brauchen, lassen sich diese Schritte auch in einer Rechnung zusammenfassen. Die Rechnung lautet dann: = B 3*E7*24. Summieren Sie auch die Löhne und Sie erhalten als Ergebnis folgende Tabelle: 52 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

53 Kapitel 7 Datum und Uhrzeit 7.2 Datums- und Zeitfunktionen Es gibt in Excel auch verschiedene Funktionen für Uhrzeit und Datum. Die Einfachsten sind Heute() und Jetzt(), da diese keine Bedingungen brauchen. Sie ermitteln das aktuelle Datum oder die aktuelle Zeit und fügen diese in die Zelle ein. Alle weiteren Funktionen beziehen sich immer auf eine Zelle oder eine der ersten zwei Funktionen. Unten sehen Sie eine Aufstellung der verschiedenen Funktionen Datumsfunktionen Eingabe in Excel Ergebnis Heutiges Datum =Heute() Jahr =Jahr(B2) oder =Jahr(Heute()) 2008 Monat =Monat(B2) oder =Monat(Heute()) 9 Tag =Tag(B2) oder =Tag(Heute()) Zeitfunktionen Eingabe in Excel Ergebnis Aktuelles Datum und Zeit =Jetzt() :35:22 Stunde =Stunde(B2) oder =Stunde(Jetzt()) 11 Minute =Minute(B2) oder =Minute(Jetzt()) 35 Sekunde =Sekunde(B2) oder =Sekunde(Jetzt()) Anwenden von Zeitfunktionen Geburtstagsliste Die Situation: Sie wollen Stammgästen an runden Geburtstagen ein Geschenk überreichen. Dafür führen Sie eine Liste mit den Geburtstagen dieser Gäste. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Geburtstagsliste.xlsx aus dem Ordner DATUM UND UHRZEIT der Buch-CD. Tragen Sie nun in D2 das aktuelle Jahr ein. Dafür nutzen Sie einmal die Jahr()-Funktion aus der Formelsammlung DATUM UND UHRZEIT. In diese Funktion fügen Sie nun die Funktion Heute() ein. Die Funktion lautet jetzt =Jahr(Heute()) und das Ergebnis ist die aktuelle Jahreszahl. Diese Aufgabe wurde für das Jahr 2008 erstellt. Überprüfen Sie also gegebenenfalls, ob das Ergebnis stimmt, aber um die restlichen Arbeitsschritte nachvollziehen zu können, sollten Sie in D2 die Zahl 2008 eintragen. Ermitteln Sie das Geburtsjahr für die verschiedenen Gäste indem Sie mit der Jahr()-Funktion das Jahr der Geburtstage anzeigen lassen. Die Funktion in der ersten Zeile lautet also: =Jahr(D7). Übertragen Sie die Funktion in die restlichen Zellen, um dieses Ergebnis zu erhalten: Excel - 53

54 Kapitel 7 Datum und Uhrzeit Als Nächstes rechnen Sie das Alter der Gäste aus. Dazu ziehen Sie vom aktuellen Jahr das Geburtsjahr ab. Also heißt die Formel = D 2-E7. Damit erhalten Sie folgendes Ergebnis: Fügen Sie eine verschachtelte Wenn()-Funktion ein, um zu ermitteln, wer ein Geschenk erhält: Zur Kontrolle die Funktion muss lauten: Wenn F7=$B 2; dann C 2; sonst Wenn F7= B 3; dann C 3; sonst Wenn F7= B 4; dann C 4; sonst Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

55 Kapitel 8 Fortgeschrittene Funktionen 8 Fortgeschrittene Funktionen Kapitelübersicht Provisionsberechnung Statt einer langen Kette von Wenn()-Funktionen kann man auch einen Verweis einfügen. Diese Funktionen suchen ein Kriterium in einem Zellbereich, statt sich auf einzelne Zellen zu beziehen. SVerweis und WVerweis Der SVerweis prüft ein Kriterium in einer Spalte (senkrecht), der WVerweis prüft in einer Zeile (waagerecht). Die Matrix, in der die Funktion den Wert prüft, wird als absoluter Bezug eingegeben. Argument Bereich_Verweis Wenn in der Zeile Bereich_Verweis nichts oder wahr steht, müssen die Werte in der Matrix aufsteigend sortiert sein. Schreibt man in die Zeile falsch, sucht die Funktion die genaue Zeichenfolge (bei unsortierten Zahlen oder Text). Spezialfall IstLeer()-Funktion Wenn die Funktion keinen Wert prüfen kann, gibt sie als Ergebnis #NV zurück. Um das abzustellen, fügt man eine IstLeer()-Funktion als Prüfung in eine Wenn()-Funktion ein. Als Sonst_Wert fügt man dann wieder den Verweis ein. Übungsaufgaben Provisionsberechnung Preisberechnung Kellnerkasse Getränke Excel - 55

56 Kapitel 8 Fortgeschrittene Funktionen 8.1 Kapitelübersicht Provisionsberechnung Statt eine lange Kette von Wenn()-Funktionen einzufügen, können Sie in Excel auf Bereiche verweisen. So können Sie eine Provisionsberechnung, wie Sie sie bisher gemacht haben mit viel kleineren Provisionsstufen durchführen. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Provisionsberechnung.xlsx aus dem Ordner FORTGESCHRITTENE FUNKTIONEN der Buch-CD. 8.2 Sverweis und Wverweis Der SVerweis prüft ein Kriterium in einer senkrechten Spalte. Der WVerweis prüft in einer waagerechten Zeile. Daher kommen auch die Bezeichnungen der Funktionen. Beide funktionieren auf die gleiche Weise. Darum wird an dieser Stelle nur der SVerweis erklärt. Die Prüfkriterien werden in einer zweiten Tabelle geprüft, die im gleichen Tabellenblatt stehen können, aber oft wegen ihrer Größe in einem anderen Blatt steht. Fügen Sie in der Spalte PROVISIONSSATZ einen SVerweis ein. Sie finden die Verweise in der Multifunktionsleiste im Register FORMELN. Klicken Sie auf die Formelsammlung NACHSCHLAGEN UND VERWEISEN, um den SVerweis einzufügen. 56 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

57 Kapitel 8 Fortgeschrittene Funktionen Wie immer bei Funktionen öffnet sich das Fenster FUNKTIONSARGUMENTE. Als Suchkriterium tragen Sie die Zelle ein, in der das Kriterium steht. In diesem Fall also den Umsatz der Mitarbeiter (B4). Danach fügen Sie die Matrix (also den Zellbereich) ein, mit dem die Funktion die Werte vergleichen soll. Wichtig ist, den Bereich als absoluten Bezug einzufügen. Nachdem Sie die f4 Zellen markiert haben, drücken Sie einfach F4 ( ). Im dritten Feld tragen Sie die Spalte der Matrix ein, in der die Werte stehen, die als Ergebnis angezeigt werden sollen. Bestätigen Sie Eingaben mit OK und übertragen Sie die Funktion auf die restliche Spalte. Dann sieht Ihre Tabelle so aus. Berechnen Sie die Provision mit einer einfachen Formel. Dafür multiplizieren Sie den Umsatz mit dem eingefügten Provisionssatz. Excel - 57

58 Kapitel 8 Fortgeschrittene Funktionen Argument Bereich_Verweis Sie haben in der Funktion nur drei von vier Eingabefeldern ausgefüllt, da das letzte Feld nicht immer wichtig ist. Man kann im Feld BEREICH_VERWEIS entweder wahr oder falsch eintragen. Ist kein Wert eingetragen oder steht dort wahr, muss das Suchkriterium im Matrixbereich unbedingt aufsteigend sortiert vorliegen. Das funktioniert aber nicht, wenn Sie nach Texten suchen oder die Reihe nicht sortiert ist. Tragen Sie aber falsch im Feld BEREICH_VERWEIS ein, sucht Excel für das Kriterium die genaue Zeichenkombination, also den Text oder Zahlen aus einer ungeordneten Reihe. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Preisberechnung.xlsx aus dem Ordner FORTGESCHRITTENE FUNKTIONEN der Buch-CD. Fügen Sie in Spalte B einen SVerweis ein. Der Verweis soll für die eingetragene Artikelnummer in der zweiten Tabelle den entsprechenden Preis suchen. 58 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

59 Kapitel 8 Fortgeschrittene Funktionen Wenn Sie die Funktion in die anderen Zellen übertragen, stimmen die Preise nicht mit den Artikelnummern überein, da die Artikelnummern nicht in der richtigen Reihenfolge sind. Öffnen Sie die Funktion erneut und tragen Sie als BEREICH_VERWEIS falsch ein. Wenn Sie die Formel jetzt übertragen, stimmen die Preise wieder mit den Nummern überein. Excel - 59

60 Kapitel 8 Fortgeschrittene Funktionen Spezialfall IstLeer()-Funktion Löschen Sie als Nächstes die Zelle A6. In der zweiten Zelle steht nun #NV (Nicht Verfügbar). Das soll natürlich nicht so bleiben. Um das zu verhindern, fügen Sie eine IstLeer()-Funktion ein. Löschen Sie den SVerweis aus der Zelle B4. Für die IstLeer()-Funktion müssen Sie mit einer Wenn()-Funktion beginnen. Fügen Sie also eine Wenn()-Funktion in die Zelle ein. Die finden Sie in der Multifunktionsleiste im Register FORMELN in der Formelsammlung LOGISCH oder ZULETZT VERWENDET. In der Prüfungszeile fügen Sie eine IstLeer()-Funktion ein. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben dem Wort Wenn in der Bearbeitungsleiste. Klicken Sie auf WEITERE FUNKTIONEN und suchen Sie in der Kategorie INFORMATION die IstLeer()- Funktion. Tragen Sie in die Funktion die Zelle A4 ein, denn diese soll für den SVerweis geprüft werden. Klicken Sie danach in das Wenn der ersten Funktion in der Bearbeitungsleiste, um dorthin zurückzugelangen. Als Dann_Wert fügen Sie doppelte Anführungsstriche ein, damit die Zelle leer bleibt. 60 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

61 Kapitel 8 Fortgeschrittene Funktionen In den Sonst_Wert fügen Sie den SVerweis ein, wie er vorher in der Zelle stand. Bestätigen Sie die Formel dann mit OK. Übertragen Sie die Formel in die anderen Zellen der Spalte. Jetzt wird aber der Gesamtpreis falsch ausgegeben. Fügen Sie also in dieser Spalte auch eine Wenn()- und eine IstLeer()-Funktion ein. Im Sonst_Wert der Wenn()-Funktion tragen Sie die ursprüngliche Rechnung ein. Excel - 61

62 Kapitel 8 Fortgeschrittene Funktionen Am Ende übertragen Sie die Formel auf die restlichen Zellen und erhalten jetzt wieder das richtige Ergebnis. 62 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

63 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren 9 Große Tabellen organisieren Kapitelübersicht - Getränkelager Jede Arbeitsmappe hat mehrere Tabellenblätter. Man kann mehrere Blätter nutzen und diese aufeinander beziehen. Sortieren, suchen und ersetzen In Excel können Tabellen nach Begriffen und Werten sortiert werden. Man kann auch nach mehreren Bedingungen nacheinander sortieren. Fehler müssen nicht einzeln berichtigt werden. Man kann einen falschen Begriff suchen und durch den richtigen ersetzen. Bearbeiten von Tabellenblättern Tabellenblätter können gelöscht, hinzu gefügt und formatiert werden. Zum Beispiel können die Register von Tabellenblättern umbenannt und farblich gekennzeichnet werden. Ein- und ausblenden, Gruppieren Zeilen oder Spalten, die nicht jeder sehen soll, können ausgeblendet werden. Wenn ein ganzer Bereich ausgeblendet werden soll, können die Spalten oder Zeilen gruppiert werden. Filtern Spalteninhalte können gefiltert werden. Dadurch werden nur die Teile der Spalten angezeigt, die benötigt werden. In Tabellenvorlagen ist diese Funktion automatisch aktiv. Zoomen, Zellen fixieren Mit gedrückter Strg-Taste und dem Mausrad kann die Tabelle schnell vergrößert oder verkleinert werden. Man kann Überschriften fixieren, die immer im Bildschirm bleiben sollen. Excel fixiert immer die Zellen über und links von einer markierten Zelle Druckbereich, Umbruchvorschau und Seite einrichten Um sie auszudrucken, kann man Tabellen einrichten. Dazu kann man den Druckbereich und Seitenumbrüche so festlegen, dass ein bestimmter Teil der Tabelle so gedruckt wird, dass er auf die Seiten passt. Kopf- und Fußzeile In der Seitenlayoutansicht können Kopf- und Fußzeilen eingefügt werden. Diese sind jeweils in drei Bereiche eingeteilt. Relative Bezüge in Tabellenblättern Formeln und Funktionen können sich auf andere Tabellenblätter beziehen. Genauso können Bezüge zu anderen Arbeitsmappen hergestellt werden. Übungsaufgaben Getränkelager Jahresumsätze zusammenfassen Weinsortierung Excel - 63

64 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren 9.1 Kapitelübersicht Getränkelager Im Kapitel Einführung wurde schon erklärt, dass Dateien in Excel Arbeitsmappe heißen und mehrere Tabellenblätter enthalten. Bisher haben Sie immer nur mit dem ersten Tabellenblatt gearbeitet. Jetzt werden Sie lernen, mit mehreren Tabellenblättern zu arbeiten und diese zu bearbeiten. Die Situation: Sie haben eine Liste Ihrer Getränke erstellt. Die Getränke sind alphabetisch sortiert. Allerdings ist diese Tabelle viel zu groß, um damit arbeiten zu können. Öffnen Sie die Datei Getränkelager.xlsx aus dem Ordner GROSSE TABELLEN der Buch-CD. 9.2 Sortieren, Suchen und Ersetzen Sortieren Beginnen Sie damit, die Inhalte des Tabellenblatts zu bearbeiten. Zuerst sortieren Sie die Getränke nach Gruppen. Dafür hat Excel eine Schaltfläche in der Multifunktionsleiste. Im Register START finden Sie in der Gruppe BEARBEITEN die Schaltfläche SORTIEREN UND FILTERN. Klicken Sie in eine beliebige Zelle der Spalte, die Sie ändern möchten (Spalte A). Danach klicken Sie auf die Schaltfläche und öffnen Sie das dazu gehörige Menü. Wählen Sie die Option VON A BIS Z SORTIEREN. 64 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

65 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren Die Getränke sind nun alphabetisch nach Gruppen sortiert. Die erste Gruppe sind die AFG. Wiederholen Sie das Ganze und wählen Sie diesmal VON Z BIS A SORTIEREN. Diesmal beginnen die Getränkegruppen mit den warmen Getränken. Häufig ist es aber noch praktischer, wenn man eine Tabelle nach mehreren Kriterien sortiert. So sollten die Getränke innerhalb einer Gruppe Alphabetisch sortiert sein. Wenn Sie aber jetzt in die Spalte B klicken und diese sortieren, ist die vorherige Ordnung aber gelöscht. Darum öffnen Sie noch einmal das Menü SORTIEREN UND FILTERN. Wählen Sie diesmal die Option BENUTZERDEFINIERTES SORTIEREN. Jetzt öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nach mehreren Kriterien nacheinander sortieren können. Fügen Sie beliebig viele Ebenen ein, wie Excel die Tabelle nacheinander sortieren soll. Lassen Sie die Gruppe nach den Werten aufsteigend von A bis Z sortieren. Lassen Sie danach die Getränke nach den Werten aufsteigend von A bis Z sortieren. Lassen Sie zum Schluss die VK-Preise nach ihrer Größe absteigend. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Die Tabelle ist nun nach allen Kriterien sortiert. Die Alternative: Im Register DATEN in der Multifunktionsleiste gibt es eine Gruppe SORTIEREN UND FILTERN. In dieser Gruppe gibt es Schaltflächen für das aufsteigende oder absteigende Sortieren. Mit der dritten, größeren Schaltfläche SORTIEREN öffnen Sie das Fenster, das Sie eben für das benutzerdefinierte Sortieren benutzt haben. Excel - 65

66 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren Suchen und Ersetzen Sie wollen den Begriff AFG gegen das Wort Softgetränke austauschen. Um nicht jede Zelle einzeln ändern zu müssen, hat Excel eine praktische Funktion für diesen Fall. So können zum Beispiel auch Rechtschreibfehler korrigiert werden. Klicken Sie in eine der Zellen, die geändert werden sollen. In der Multifunktionsleiste im Register START suchen Sie in der Gruppe BEARBEITEN die Schaltfläche SUCHEN UND AUSWÄHLEN. Klicken Sie auf diese Schaltfläche um das Menü zu öffnen. Wählen Sie die Option ERSETZEN, um zum nächsten Fenster zu gelangen. Tragen Sie bei SUCHEN NACH den Begriff ein, den Sie ersetzen wollen. Achten Sie auf die Schreibweise, da Excel nur die genauen Worte erkennen kann. Genauso tragen Sie dann den neuen Begriff ein. Wenn Sie beide Begriffe eingetragen haben, klicken Sie erst auf ERSETZEN. Dabei wird nur die markierte Zelle geändert. Wenn in den Einträgen ein Fehler ist, kann man das so erkennen, bevor man am Ende Alle ersetzen anklickt. 66 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

67 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren 9.3 Bearbeiten von Tabellenblättern Um die Getränke besser einteilen zu können, sollen bestimmte Getränkegruppen auf einzelnen Tabellenblättern stehen. Diese sollen nach ihren Gruppen benannt werden. Löschen Sie erst die leeren Blätter. Markieren Sie dafür die beiden Tabellenregister. Das Strg funktioniert wie in allen Office Programmen mit der Strg-Taste ( ). Löschen können Sie die Tabellenblätter in der Multifunktionsleiste. Im Register START in der Gruppe ZELLEN klicken Sie auf die Schaltfläche LÖSCHEN. Im Menü wählen Sie dann die Option BLATT LÖSCHEN. Jetzt kopieren Sie das übrig gebliebene Tabellenblatt drei Mal. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Register. In dem Menü, das sich öffnet, wählen Sie die Option VER- SCHIEBEN/KOPIEREN. Dadurch öffnet sich das Fenster VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN in dem Sie nur auf KOPIE ERSTELLEN klicken und wählen, an welcher Position das neue Tabellenblatt stehen soll. Excel - 67

68 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren Bestätigen Sie ihre Eingabe mit OK. Klicken Sie jetzt doppelt in jedes der Register. Die Schrift wird schwarz hinterlegt und Sie können den Text überschreiben. Klicken Sie noch einmal erscheint ein Cursor im Text und Sie können einzelne Teile des Registernamens ändern. Ändern Sie nun auch noch die Registerfarbe. Markieren Sie wieder alle Tabellenblätter und klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Register. Wählen Sie im Menü die Option Registerfarbe und wählen Sie einen beliebigen Farbton. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Tabellenblätter können ganz leicht neu eingefügt werden, indem Sie auf das Symbol im letzten Register klicken. Fügen Sie mit dieser Schaltfläche noch ein leeres Tabellenblatt ein und nennen Sie es Anzahl Getränke. Ändern Sie die Registerfarbe in eine andere Farbe als die übrigen. Jetzt klicken Sie mit der linken Maustaste auf das neue Register und halten die Maustaste gedrückt. Verschieben Sie auf diese Weise das Register nach links außen. Ein Pfeil zeigt Ihnen, wo das Register platziert wird, wenn Sie die Taste loslassen. Löschen Sie jetzt in den Tabellenblättern die überflüssigen Zeilen. In den Tabellenblättern sollen stehen: Wein und Sekt: Alkoholfrei: Flaschen Wein, Offener Wein, Sekt/Champagner AFG, warme Getränke Bier und Spirituosen: Bier, Spirituosen Sonstige: Aperitif, Mixgetränke, sonst. Getränke 68 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

69 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren 9.4 Ein- und Ausblenden Vielleicht soll nicht jeder, der Zugang zu dieser Datei hat, die Einkaufspreise sehen können. Dazu können Sie Zeilen oder Spalten ausblenden. Öffnen Sie das Tabellenblatt Wein und Sekt. Klicken Sie zum Beispiel mit der rechten Maustaste in den Spaltenkopf D, um die Einkaufspreise auszublenden. Dabei öffnet sich dieses Menü: In den unteren beiden Punkten können Sie Zellen ein- oder ausblenden. Klicken Sie also auf die Option AUSBLENDEN. Die Zeile ist verschwunden und in den Zeilenköpfen fehlt das D. Um die Spalte wieder zurückzuholen, markieren Sie die Spaltenköpfe um den ausgeblendeten Bereich herum. Dann können Sie mit der Option EINBLENDEN die Spalte wieder einblenden. Wenn Sie die ersten beiden Zeilen ausblenden, können Sie nicht vor und hinter den Zeilen markieren. Diesmal müssen Sie den Cursor an die Grenze zur linken oberen Ecke führen, bis er sich zu einem Schieberegler ändert. Damit können Sie die Zeilen wieder herausziehen. Um alle ausgeblendeten Bereiche zurückzuholen, müssen Sie auf die linke obere Ecke klicken. Dabei wird die gesamte Tabelle markiert und, wenn Sie jetzt in einem Zeilenkopf das Menü öffnen und die Zeilen einblenden, werden alle Zeilen eingeblendet, die Sie in diesem Tabellenblatt vorher ausgeblendet haben. Genauso funktioniert das auch mit den Spalten. 9.5 Gruppieren Sie können auch einen ganzen Bereich von Zellen zusammenfassen. Markieren sie dafür im Tabellenblatt Bier und Spirituosen die beiden Preiszellen. In der Multifunktionsleiste ist im Register DATEN die Gruppe GLIEDERUNG. Dort finden Sie die Schaltflächen GRUPPIEREN und GRUPPIERUNG AUFHEBEN. Excel - 69

70 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren Klicken Sie auf GRUPPIEREN, um die Spalten zusammenzufassen. Über den Spalten steht nun eine Klammer mit einem Minus. Klicken Sie auf das Minus, wird der gruppierte Bereich ausgeblendet. Klicken Sie auf das Plus, das dann erscheint, werden die Zellen wieder eingeblendet. Mit der Schaltfläche Gruppierung aufheben können Sie den Vorgang rückgängig machen. 9.6 Filtern Öffnen Sie als Nächstes das Tabellenblatt Alkoholfrei. Dort werden Sie jetzt die Inhalte filtern. In der Multifunktionsleiste haben Sie die gleichen Möglichkeiten, wie beim Sortieren. Die Erste ist wieder die Gruppe BEARBEITEN im Register START. Die Zweite ist auch hier die Gruppe SORTIEREN UND FILTERN im Register DATEN. Im Register Start öffnen Sie das Menü SORTIEREN UND FILTERN und wählen dort die Option FILTERN. Im Register Daten gibt es dafür wieder direkt eine Schaltfläche. Wenn Sie die Funktion FILTERN aktivieren, erscheinen in den Titelzellen der Spalten Felder mit Pfeilen. Beim Anklicken dieser Felder öffnet sich ein Menü, in dem die Inhalte der Spalten gefiltert werden können. Lassen Sie in der ersten Spalte nur die Softgetränke anzeigen. Dazu löschen Sie mit einem Mausklick das Häkchen aus dem Feld WARME GETRÄNKE. Bestätigen Sie dann mit OK. 70 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

71 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren Stellen Sie als Nächstes die Getränke so ein, dass nur Coca Cola angezeigt wird. Dazu öffnen Sie das Menü zu dieser Spalte. Diesmal löschen Sie nicht die einzelnen Positionen sondern suchen nach dem Wortanfang. Geben Sie im nächsten Fenster den Begriff ein, nach dem gefiltert werden soll. In diesem Beispiel also Coca. Das reicht aus, um alle anderen Getränke auszuschließen. Wenn Sie die Filter gesetzt haben, sieht dieses Tabellenblatt nur noch so aus: Excel - 71

72 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren Um die Filter zu löschen, können Sie das Menü der Spalte wieder öffnen und die Option FILTER LÖSCHEN AUS auswählen. Dort können Sie auch den Filter bearbeiten. In den Tabellenformatvorlagen wird die Filterfunktion automatisch eingefügt. Die Spalten können so direkt gefiltert werden, ohne erst den Filter einrichten zu müssen. 9.7 Zoomen und Zellen fixieren Um Details besser sehen zu können oder die gesamte Tabelle zu überblicken können Sie die Strg- Strg Taste ( ) drücken und das Mausrad drehen. So können Sie in einer Excel-Mappe schnell heranoder herauszoomen. Eine Tabelle ist oft übersichtlicher, wenn die Überschriften der Spalten und Zeilen immer zu sehen sind. Das ist in Excel möglich. In der Multifunktionsleiste finden Sie im Register ANSICHT die Gruppe FENSTER. Dort gibt es die Schaltfläche FENSTER FIXIEREN. Hier können Sie die erste Zeile oder Spalte fixieren. Klicken Sie aber auf FENSTER FIXIEREN, um mehrere Zeilen und Spalten zu fixieren. Wenn Sie ein Fenster fixieren möchten, beachten Sie, dass Excel immer die Zeilen über und die Spalten links von einer markierten Zelle. Fixieren Sie also jetzt die Spalten Gruppe und Getränk und lassen Sie auch die Spaltenüberschriften immer anzeigen. Klicken Sie in die Zelle C4 und danach auf die Schaltfläche FENSTER FIXIEREN. Jetzt wählen Sie wieder FENSTER FIXIEREN. 72 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

73 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren In der Tabelle sind jetzt zwei Linien zu sehen. Wenn Sie in der Tabelle nach unten oder rechts scrollen bleiben die Überschriften und die Getränke immer im Bild. Die Linien sind die Grenzen für die Fixierung. Auf dem gleichen Weg, wie Sie das Fenster fixiert heben, können Sie die Fixierung wieder aufheben. 9.8 Druckbereich Mithilfe des Druckbereichs können Sie bestimmen, dass nicht die ganze Tabelle ausgedruckt werden soll. Damit muss man also nicht unbedingt Zeilen ausblenden, um nur einen Ausschnitt zu drucken. Markieren Sie im Tabellenblatt Sonstige alles außer die sonst. Getränke. Klicken Sie dann im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf DRUCKBEREICH. Wählen Sie die Option DRUCKBEREICH FESTLEGEN. Excel zeigt Ihnen nun die Umbrüche als gestrichelte Linie an, wie die Seite gedruckt werden würde. Einen Rahmen um den ganzen Bereich und je nach Größe des Bereichs auch Seitenumbrüche. Eventuell müssen Sie die Seite also noch einrichten, um das optimale Ergebnis zu erzielen. 9.9 Umbruchvorschau und Seite einrichten Um die Seite, die Sie eben als Druckbereich festgelegt haben, fertig einzurichten, klicken Sie auf die Schaltfläche UMBRUCHVORSCHAU in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHTEN. Diese finden Sie in der Multifunktionsleiste im Register ANSICHT. Dabei öffnet sich eine Ansicht, in der der Druckbereich und die Seitenumbrüche blau umrandet sind. In dieser Ansicht können Sie mit gedrückter Maustaste die Seitenumbrüche so verschieben, wie Sie es haben möchten. Passen Sie zum Beispiel die Umbrüche so an, dass der Druckbereich auf eine Seite passt. Dazu ziehen Sie den Seitenumbruch hinter den Getränken bis zum rechten Rand. So können Sie natürlich auch größere Tabellen einrichten. Excel - 73

74 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren Sie können die Seite zum Drucken einrichten. Aktivieren Sie dazu im Register ANSICHT das SEITENLAYOUT. Dann wechseln Sie in das Register SEITENLAYOUT um mithilfe der Gruppe SEITE EINRICHTEN die einzelnen Einstellungen vorzunehmen. Suchen Sie sich eine Beliebige Einstellung für die Seitenränder aus oder stellen Sie die Ränder selbst ein, indem Sie die Option BENUTZERDEFINIERTE SEITENRÄNDER auswählen. Genauso können Sie das Papierformat mit der Schaltfläche GRÖSSE (normalerweise werden Sie immer auf DinA4 drucken) und Hoch- bzw. Querformat mit der Schaltfläche ORIENTIERUNG einstellen. Wenn Sie in einem der Menüs auf BENUTZERDEFINIERTE EINSTELLUNGEN klicken öffnet sich dasselbe Fenster, das Sie auch öffnen können, indem Sie auf den Pfeil rechts unten in der Gruppe klicken Kopf- und Fußzeile Da Sie im letzten Absatz die Seitenansicht benutzt haben, ist Ihnen sicherlich schon der Satz über der Tabelle aufgefallen. Klicken Sie nun auf den Satz, um eine Kopfzeile einzufügen. Wenn Sie das tun, wechselt die Multifunktionsleiste automatisch zu den KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS. Die Kopfzeile ist in drei Bereiche aufgeteilt. Tragen Sie in der mittleren Zelle das Wort Sonstige ein. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Kopfzeile links im Register KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS. Suchen sie das Wort Sonstige aus der Liste und fügen Sie es durch Anklicken ein. Formatieren Sie es mit dem Register START so, dass die Schrift 14 pt groß und kursiv ist. Dabei sehen Sie auch, das Sie den Registernamen (Tabellenblattnamen) eingefügt haben 74 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

75 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren Wechseln Sie nun in die Fußzeile. Im Register KOPF- UND FUSSZEILENTOOLS finden Sie die Gruppe NAVIGATION. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche ZU FUSSZEILE WECHSELN. Fügen Sie in der rechten Zelle die Seitenzahl in diesem Format ein: Seite 1 von 2. Dafür schreiben Sie das Wort Seite in die Zelle und fügen ein Leerzeichen ein. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Seitenzahl. Als Nächstes fügen Sie das Wort von ein, mit einem Leerzeichen davor und danach. Klicken Sie zuletzt auf die Schaltfläche ANZAHL DER SEITEN. Wenn Sie eine andere Zelle anklicken, wird die Anzeige eingerichtet. Probieren Sie auch die restlichen Schaltflächen aus, um zu sehen, was sie bewirken. Wenn Sie in der Normalansicht sind und im Register EINFÜGEN in der Gruppe TEXT auf die Schaltfläche KOPF- UND FUßZEILE klicken öffnet sich automatisch das Seitenlayout und der Cursor blinkt im mittleren Feld der Kopfzeile Relative Bezüge in Tabellenblättern. Sie können relative Bezüge (=B4+C3) auch über verschiedene Tabellenblätter einfügen. Fügen Sie in alle Tabellenblätter eine Zelle ein, die mit der Anzahl()-Funktion die Artikel zusammenzählt. Dann soll im Tabellenblatt Übersicht die Gesamtzahl der Artikel berechnet werden. Löschen Sie die Filter und blenden Sie alle Spalten wieder ein, um alle Getränke erfassen zu können. Fügen Sie in einer Zeile Eine Anzahl()-Funktion aus den SUMMENFUNKTIONEN im Register FORMELN. Lassen Sie die Funktion die VK-Preise zählen. Erstellen Sie dann eine Tabelle wie die unten im Tabellenblatt Anzahl Getränke. Lassen Sie die Zahlen der einzelnen Tabellenblätter in der Zeile Summe zusammenrechnen. Geben Sie jetzt in der Zelle C5 ein Gleichheitszeichen ( + 0 ) ein und wechseln Sie in das Tabellenblatt WEIN UND SEKT. Klicken Sie in die Zelle mit der Anzahl()-Funktion (B57). In der Bearbeitungszeile steht nun eine Formel: Excel - 75

76 Kapitel 9 Große Tabellen organisieren Bestätigen Sie diese Formel durch Drücken der Eingabe-Taste ( ). Excel springt automatisch in das erste Tabellenblatt zurück. Fügen Sie auf die gleiche Art die restlichen Bezüge ein. Dann erhalten Sie diese Tabelle: 76 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

77 Kapitel 10 Diagramme 10 Diagramme Kapitelübersatz Restaurantumsatz Tabellen lassen sich am besten als Diagramm präsentieren. Daten sind dann leichter vergleichbar. Einfügen von Diagrammen Diagramme können leicht über die Multifunktionsleiste ausgewählt und eingefügt werden. Diagramme bearbeiten Excel bietet drei Register mit Tabellentools an. Im ersten Register legen Sie ein grobes Format und Layout fest. Im Zweiten verändern Sie das Layout genauer und im dritten Register legen Sie das genaue Format fest. Sonderfälle Man kann die Werte an einer Datenreihe oder einem Datenpunkt anzeigen lassen. 3D-Diagramme lassen sich so verändern, dass man alle Balken sehen kann. Auch die Breite und Tiefe von Diagrammen kann eingestellt werden. Übungsaufgaben Restaurantumsatz Vergleich Personalkosten Break Even_Eisdiele Excel - 77

78 Kapitel 10 Diagramme 10.1 Kapitelübersicht Restaurantumsatz Tabellen lassen sich am deutlichsten durch Diagramme darstellen. Die Daten werden dadurch leichter vergleichbar. So können auch große Tabellen für andere leicht verständlich präsentiert werden. Die Situation: Sie wollen die Restaurantumsätze eines Jahres in einem Diagramm darstellen. Erstellen Sie die obige Tabelle in einer Excel-Mappe oder öffnen Sie die Datei Restaurantumsatz.xlsx aus dem Ordner DIAGRAMME der Buch-CD Einfügen von Diagrammen Diagramme können nur für vorgegebene Bereiche eingefügt werden. Markieren Sie dafür im Beispiel die Zellen A3 bis E6. Jetzt öffnen Sie in der Multifunktionsleiste das Register EINFÜGEN. Dort können Sie in der Gruppe DIAGRAMME die Art des Diagramms auswählen. Für diese Tabelle ist ein Liniendiagramm am geeignetsten. Darum klicken Sie auf die Schaltfläche Linie und wählen das LINIENDIAGRAMM MIT DATENPUNKTEN. Achten Sie darauf, ein Diagramm mit sich kreuzenden Linien auszusuchen. Die anderen Liniendiagramme bauen aufeinander auf die Werte in der obersten Linie wären also die Summe von allen vier Zeilen. Das dritte Diagramm bezieht sich auf 100 %. Die Alternative: Wenn Sie einmal nicht sicher sind, was für ein Diagramm Sie einfügen möchten, öffnen Sie mit dem Pfeil unten rechts in der Gruppe, oder indem Sie in den Menüs auf ALLE DIA- GRAMMTYPEN klicken, die gesamte Auswahl, die in Excel zur Verfügung steht. 78 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

79 Kapitel 10 Diagramme Wenn Sie das Diagramm eingefügt haben, erhalten Sie eine einfache Vorlage. Die Werte wurden eingetragen und Excel erkennt die Überschriften automatisch für die Achsenbeschriftung und die Legende. Wenn in den Beschriftungen der Werte zum Beispiel Jahreszahlen stehen, erkennt Excel diese automatisch als Werte im Diagramm. In dem Fall lassen Sie diese Zellen aus dem markierten Bereich heraus. Wählen Sie dann in der Multifunktionsleiste Entwurf die Option Daten auswählen. Klicken Sie im nächsten Fenster auf eine der Datenreihen und dann auf BEARBEITEN. Dabei öffnet sich ein Fenster, in dem Sie als Reihenname in die entsprechende Zelle klicken können. Dann wird der Name aktualisiert. Excel - 79

80 Kapitel 10 Diagramme 10.3 Diagramme bearbeiten Multifunktionsleiste Entwurf Beginnen Sie jetzt, das Diagramm ansprechend zu formatieren. In der Multifunktionsleiste hat sich beim Einfügen des Diagramms automatisch das Register ENTWURF geöffnet. Dort können Sie in den verschiedenen Gruppen die Einzelheiten des Diagramms ändern. Die erste wichtige Gruppe ist DATEN. Excel fügt die Daten automatisch in das Diagramm ein. Dabei kann es passieren, dass die Bezeichnung der Achsen nicht sinnvoll ist. Das können Sie einfach mit der Schaltfläche ZEILE/SPALTE WECHSELN beheben. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um sich einmal anzusehen, wie das Diagramm bei einer falschen Einteilung der Achsen ausgesehen hätte. Die nächste Gruppe heißt Diagrammlayouts. In dieser Gruppe können Sie zwischen vielen Vorlagen wählen. Diese können immer noch nachträglich bearbeitet werden, aber sie nehmen einem viel Arbeit ab, Bezeichnungen und Ähnliches einzufügen. Wählen Sie im Beispiel das Layout 3. Dadurch wird automatisch ein Titel eingefügt und die Legende ist unter das Diagramm gerückt. Um den Diagrammtitel zu ändern, klicken Sie auf den Titel. Jetzt können Sie in der Bearbeitungszeile den Titel ändern. Geben Sie Restaurantumsatz 2007 als Überschrift für das Diagramm ein. Bestätigen Sie den Titel durch Drücken der Eingabe-Taste ( ). 80 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

81 Kapitel 10 Diagramme Die Alternative: Sie können aber noch einmal doppelt in den Titel klicken und diesen so markieren. Jetzt können Sie den Titel direkt im Diagramm ändern. In der Gruppe Diagrammformatvorlagen können Sie die Farbe des Diagramms bestimmen. In diesem Fall bleibt aber alles, wie es ist Multifunktionsleiste Layout Das zweite Register mit Diagrammtools heißt LAYOUT. Dort und im letzten Register finden Sie links die praktischste Gruppe für individuelle Einstellungen. Sie können in AKTUELLE AUSWAHL die einzelnen Teile des Diagramms verändern. Beginnen Sie mit dem Diagrammbereich. Stellen Sie für diesen Bereich eine GRADUELLE FÜLLUNG von LINKS OBEN ein. Die Rahmenfarbe soll eine GRADUELLE LINIE von RECHTS UNTEN sein. Stellen Sie in RAHMENARTEN die BREITE auf 3 pt und markieren Sie ABGERUNDETE ECKEN. Bestätigen Sie die Einstellungen, indem Sie das Fenster schließen. Wenn Sie den Hintergrund eingestellt haben, sieht das Diagramm aus, wie unten gezeigt. Die Zeichnungsfläche ist noch weiß hinterlegt. Darum werden Sie diese als Nächstes ändern. Excel - 81

82 Kapitel 10 Diagramme Wählen Sie in der Gruppe AKTUELLE AUSWAHL die ZEICHNUNGSFLÄCHE. Es öffnet sich wieder das Fenster für die Einstellungen. Klicken Sie hier auf KEINE FÜLLUNG und schließen Sie das Fenster. Die Alternative: Klicken Sie auf den Teil des Diagramms, dass Sie ändern möchten. Dieser Teil ist dann mit Randmarkierungen versehen und auch in der Gruppe AKTUELLE AUSWAHL ist dieser Teil automatisch ausgewählt. Da die grüne Linie auf dem blauen Hintergrund schlecht zu sehen ist, ändern Sie die Farbe in Gelb. Wählen Sie REIHEN ABEND und ändern Sie die MARKIERUNGSFÜLLUNG und die LINIENFARBE auf EINFARBIGE FÜLLUNG in der Farbe gelb. Beachten Sie, dass Excel um die Markierungen auch einen Rahmen zieht. 82 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

83 Kapitel 10 Diagramme Diesen Rahmen müssen Sie auch ändern. Öffnen Sie wieder das Fester DATENREIHEN FORMATIEREN und stellen die MARKIERUNGSLINIENFARBE auf KEINE LINIE oder passen Sie die Farbe an den Rest an. Durch die neue Farbe ist die Datenreihe wieder deutlicher zu erkennen. Das Diagramm sieht dadurch so aus: In diesem Jahr haben Sie mit Bankettveranstaltungen begonnen. Fügen Sie also eine weitere Zeile in die Tabelle ein: Bankett 25000, , , ,00 Um die neue Zeile in das Diagramm einzufügen, führen Sie den Cursor auf eine der Ecken des Wertebereichs und ziehen Sie diesen Bereich nach unten über die neuen Zellen. Excel - 83

84 Kapitel 10 Diagramme Wenn Sie den Bereich erweitert haben, wird das Diagramm um die neue Linie erweitert. Da die Bankettveranstaltungen neu sind, sollen sie noch extra dargestellt werden. Markieren Sie Strg die Spaltenüberschriften und die letzte Zeile der Tabelle, indem Sie dabei die Strg-Taste ( ) gedrückt halten. Öffnen Sie wieder das Register Einfügen in der Multifunktionsleiste. In der Gruppe Diagramme klicken Sie auf die Schaltfläche Kreis und wählen Sie ein dreidimensionales Kreisdiagramm aus. In der Multifunktionsleiste hat sich wieder automatisch das Register ENTWURF geöffnet Da die Datenreihe im ersten Diagramm violett ist, wählen Sie in der Gruppe DIAGRAMMFORMATVORLAGEN für das neue Diagramm auch eine violette Vorlage aus. Als Nächstes soll das erfolgreichste Quartal herausgestellt werden. Klicken Sie auf das Diagramm und dann noch einmal genau auf die Fläche für das 1. Quartal. Jetzt ist nur noch das eine Feld markiert. Wenn Sie auf das Feld klicken und die Maustaste gedrückt halten, ändert sich der Cursor und Sie können diesen Teil des Diagramms bewegen. Wenn das ganze Diagramm markiert ist, werden alle Teile auseinandergezogen. 84 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

85 Kapitel 10 Diagramme Als Nächstes fügen Sie auch in dieses Diagramm einen ansprechenden Hintergrund ein. Diesmal soll aber ein Bild eingefügt werden. Öffnen Sie das Register LAYOUT in der Multifunktionsleiste und bearbeiten in der Gruppe AKTUELLE AUSWAHL den Diagrammbereich. Klicken Sie im Bearbeitungsfenster auf BILD- ODER TEXTUR- FÜLLUNG und danach auf DATEI. Fügen Sie dann aus dem Ordner DIAGRAMME der Buch-CD die Grafik Restaurant ein und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Excel - 85

86 Kapitel 10 Diagramme Multifunktionsleiste Format Wenn Sie die letzten Änderungen vorgenommen haben, sind die Legende und der Titel nur noch schwer zu lesen. Dies soll nun geändert werden. Bearbeiten Sie zuerst die Legende. Öffnen Sie dazu wieder das Bearbeitungsfenster und stellen Sie bei FÜLLUNG eine EINFARBIGE FÜLLUNG in Weiß ein, die zu 35 % TRANSPARENT sein soll. Dadurch lässt sich die Legende wieder besser lesen. Und jetzt ändern Sie noch den Titel so, dass er deutlich hervorsticht. Klicken Sie auf den Titel und wählen Sie im Register FORMAT aus der Gruppe WORDART-FORMATE ein helles Format aus. Die Alternative: Sie können natürlich auch die Schriftfarbe im Register START in der Multifunktionsleiste ändern. Klicken Sie dafür in der Gruppe SCHRIFTART auf die Schaltfläche SCHRIFT- FARBE. Dort können Sie die Farbe auch ändern. 86 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

87 Kapitel 10 Diagramme Das Diagramm sieht nun folgendermaßen aus. Ziehen Sie die beiden Diagramme so auseinander, dass sie nebeneinander passen. Dazu klicken Sie in die Diagrammfläche oder auf den Rahmen und bewegen das Diagramm mit gedrückter Maustaste. Wenn die Maße nicht so wichtig sind, können Sie für ein Diagramm an diesem Rahmen auch die Größe ändern. Klicken Sie dafür auf die gepunkteten Bereiche des Rahmens und ziehen Sie diese in die gewünschte Richtung. So wie Sie das ganze Diagramm vergrößern oder verschieben können, können Sie auch einzelne Diagrammbereiche vergrößern oder im Diagramm verschieben. Stellen Sie jetzt noch die Größe der Diagramme genau ein. In der Gruppe GRÖSSE können Sie die Maße des Diagramms genau festlegen. Ändern Sie die Größe für beide Diagramme auf 7,5 cm Höhe und 14 cm Breite. Excel - 87

88 Kapitel 10 Diagramme 10.4 Sonderfälle Datenreihen und Datenpunkte beschriften Um an einer einzelnen Datenreihe die Werte anzeigen zu lassen, klicken Sie einmal auf diese Reihe. Wenn die Punkte markiert sind, können Sie in der Gruppe BESCHRIFTUNGEN im Register LAYOUT auf die Schaltfläche DATENBESCHRIFTUNGEN klicken. Dann wählen Sie ein Beschriftungsformat aus der Liste. Wenn Sie noch einmal auf einen der Datenpunkte klicken, ist nur noch dieser markiert. Sie können wie oben die Beschriftung einfügen. 88 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

89 Kapitel 10 Diagramme Verbunddiagramme So, wie Sie einzelne Datenreihen beschriften können, können Sie auch eine Reihe in einer anderen Diagrammart anzeigen lassen. Markieren Sie dazu die Datenreihe und wählen dann einen neuen Diagrammtyp aus, indem Sie im Register ENTWURF in der Gruppe TYP auf die Schaltfläche DIAGRAMMTYP ÄNDERN klicken. So können Sie zum Beispiel in einem Säulendiagramm den Durchschnitt als Linie anzeigen lassen Beschriftung der Achsen anpassen Sie können auch die Achsenbeschriftungen verändern. Stellen Sie zum Beispiel die Eurowerte in der Y-Achse neu ein. Stellen Sie das Hauptintervall auf 10000,0 und lassen Sie die Einheit Tausende einblenden. Das sieht dann etwa so aus, kann aber wie sonst auch noch verändert werden. Excel - 89

90 Kapitel 10 Diagramme Klicken Sie auch in die Beschriftung der X-Achse. Wechseln Sie im Bearbeitungsfenster in das Register AUSRICHTUNG und ändern Sie die Ausrichtung der Schrift mit der Option BENUTZER- DEFINIERTER WINKEL. Stellen Sie die Beschriftung beispielsweise schräg. Auf diese Art können Sie in allen Diagrammen Beschriftungen ändern Sekundärachse (= zweite Y-Achse) einfügen Wenn eine Datenreihe so klein ist, dass sie im Diagramm kaum ausgewertet werden kann, kann für sie eine eigene Y-Achse angezeigt werden. Dazu markieren Sie die Datenreihe und öffnen das Bearbeitungsfenster. Dort können Sie eine Sekundärachse anzeigen lassen, indem Sie die automatische Einstellung ändern. 90 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

91 Kapitel 10 Diagramme D-Diagramme Wenn in 3D-Diagrammen die hintere Reihe von anderen verdeckt wird, können Sie die Anzeige verstellen. Dazu ändern Sie die Winkel im Bearbeitungsfenster so, dass die Balken am besten zu sehen sind Schnittpunkt der Achsen Wenn die Werte sehr hoch sind, können Sie die Achsen so einstellen, dass sie nicht bei 0 beginnen. Dazu öffnen Sie das Bearbeitungsfenster und legen den kleinsten Wert auf der Achse fest. Wenn Ihnen die Achseneinteilung nicht gefällt, können Sie hier auch das Intervall ändern, in dem die Y-Achse beschriftet ist. Excel - 91

92 Kapitel 10 Diagramme Zwischenraum, Abstandsbreite, Diagrammtiefe Sie können die Abstände zwischen Balkengruppen einstellen und die Diagrammtiefe verändern. Im Bearbeitungsfenster stellen Sie die Abstandstiefe ein, um die Tabelle nach hinten zu verlängern. Mit der Abstandsbreite werden die Abstände zwischen den Balkenblöcken vergrößert oder verkleinert. 92 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

93 Kapitel 11 Zusammenführen von Tabellen 11 Zusammenführen von Tabellen Konsolidieren Durch das Konsolidieren werden mehrere einheitliche Tabellen zusammengefasst. Man kann die einzelnen Werte summieren oder auch eine andere Funktion wie Mittelwert oder Anzahl auswählen. Ist die konsolidierte Tabelle mit den Quelldaten verknüpft, werden die Daten aktualisiert, wenn das Original geändert wird. Die einzelnen Werte jeder Summe können durch Klicken auf das Pluszeichen an der Zeile eingeblendet werden. Pivot Table Ungeordnete Tabellen mit einfachen Spaltenüberschriften können mit einem Pivot Table-Bericht zusammengefasst werden. Die einzelnen Werte werden mit gedrückter Maustaste in die einzelnen Felder gezogen. Die Daten werden automatisch summiert und können dann leicht sortiert und gefiltert werden. Um Details eines bestimmten Wertes anzuzeigen, klickt man doppelt auf den Wert. So wird eine Gesamtsumme in einem neuen Tabellenblatt in die Einzelheiten aufgeschlüsselt. Um mehrere Zellenbereiche in einem Pivot Table-Bericht zu Alt konsolidieren, muss man mit + N P und den Pivot-Assistenten aus der Office Version 2003 aktivieren. Übungsaufgaben Umsatzkonsolidierung Leo`s Sonderaktion Lagerbestände auswerten Excel - 93

94 Kapitel 11 Zusammenführen von Tabellen 11.1 Konsolidieren Tabellen oder Tabellenbereiche können zusammengelegt oder konsolidiert werden. Die Tabellen müssen dafür aber einheitlich aufgebaut und beschriftet sein. Öffnen Sie die Datei Umsatzkonsolidierung.xlsx aus dem Ordner ZUSAMMENFÜHREN VON TABELLEN der Buch-CD Konsolidieren von Zellbereichen Die Quartalszahlen der Abteilungen sollen zusammengefasst werden. Dazu werden die Tabellen konsolidiert. Fügen Sie ein neues Tabellenblatt in die Arbeitsmappe ein und benennen Sie es in Gesamt um. Geben Sie als Überschrift der neuen Tabelle auch Gesamt ein und klicken Sie dann in die Zelle, in der die konsolidierte Tabelle beginnen soll. Lassen Sie eine Leerzeile zur Überschrift und klicken in A3. Jetzt öffnen Sie in der Multifunktionsleiste das Register DATEN. In der Gruppe DATENTOOLS finden Sie die Schaltfläche KONSOLIDIEREN. Klicken Sie darauf, um die Datenbereiche festzulegen, die zusammengefasst werden sollen. Dabei öffnet sich das Fenster KONSOLIDIEREN in dem Sie als Erstes die Konsolidierungsfunktion auswählen können. Automatisch ist hier Summe eingetragen, aber Sie können zum Beispiel auch die Mittelwerte berechnen lassen. 94 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

95 Kapitel 11 Zusammenführen von Tabellen Nun sollen die verschiedenen Tabellen in das Feld VERWEIS eingetragen werden. Sie können die Zellen im Hintergrund markieren, während das Fenster geöffnet ist. Wenn Sie auf DURCHSUCHEN klicken, können Sie auch andere Arbeitsmappen öffnen und auf diese verweisen. Wechseln Sie also in das Tabellenblatt Restaurant und markieren die Zellen A6 bis D13. Klicken Sie auf HINZUFÜGEN und wiederholen den Vorgang bei den beiden anderen Tabellen. Da die drei Tabellen identisch sind und auch gleich positioniert, behält Excel den markierten Zellbereich in den weiteren Tabellenblättern bei. Das vereinfacht das Hinzufügen der Verweise. Markieren Sie auch die Optionen unter BESCHRIFTUNG AUS. Das Übernehmen der Überschriften von Zeilen oder Spalten funktioniert aber nur, wenn die Zuordnung der Werte in den Tabellen gleich ist. Bestätigen Sie mit OK. Excel - 95

96 Kapitel 11 Zusammenführen von Tabellen Konsolidieren mit Quelldatenverknüpfung Die Konsolidierung kann auch mit den ursprünglichen Daten verknüpft werden. Erstellen Sie ein weiteres Tabellenblatt und nennen Sie es mit Quellverknüpfung. Geben Sie wieder die Überschrift Gesamt ein und markieren Sie die Zelle A3. Fügen Sie wieder die Verweise im Fenster KONSOLIDIEREN ein. Diesmal markieren Sie aber auch die Option VERKNÜPFUNGEN MIT QUELLDATEN. Die Tabelle sieht aus wie die Erste ohne Verknüpfungen. Aber am linken Rand werden mehrere Pluszeichen angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, werden die Ursprungswerte zu dem jeweiligen Punkt eingeblendet. Dazu auch der Verweis auf die Arbeitsmappe, aus der die Daten stammen. Außerdem werden die Daten jetzt aktualisiert, wenn das Original geändert wird. 96 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

97 Kapitel 11 Zusammenführen von Tabellen 11.2 Pivot Table 11.3 Einfache Pivot Table-Berichte Pivot-Tabellen gehen noch weiter als die Konsolidierung. Große ungeordnete Tabellen können durch Pivot Tables summiert, sortiert und gefiltert werden. Die Tabellen müssen eindeutige Spaltenüberschriften haben und dürfen keine Leerzeilen oder Summenfunktionen enthalten. Um einen Pivot Table-Bericht einzufügen, öffnen Sie im Register EINFÜGEN in der Multifunktionsleiste in der Gruppe TABELLEN das Menü PIVOTTABLE. Klicken Sie auf PIVOTTABLE und geben Sie den Bereich ein, der in die Pivot Tabelle eingefügt werden soll. Sie können den Bericht in einem neuen Tabellenblatt oder in einem freien Bereich des aktuellen Blattes einfügen. Excel - 97

98 Kapitel 11 Zusammenführen von Tabellen Beim Bestätigen öffnet sich das neue Tabellenblatt mit einer Feldliste, in der die einzelnen Kategorien verteilt werden. Dazu ziehen Sie den jeweiligen Begriff mit gedrückter Maustaste in das entsprechende Feld. Die Tabelle wird dabei automatisch aktualisiert. Wenn mehrere Werte vorliegen, kann man nur bestimmte davon anzeigen. An den Pfeilen können die Werte gefiltert werden. Man kann etwa nur das erste Quartal oder die "Italienische Woche" anzeigen lassen. Um Details für einen bestimmten Wert zu erhalten, klicken Sie doppelt auf den Wert. Das Gesamtergebnis der "Italienischen Woche" (46425) wird dabei in einem neuen Tabellenblatt aufgeschlüsselt. 98 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

99 Kapitel 11 Zusammenführen von Tabellen 11.4 Sonderfall mehrere Konsolidierungsbereiche Um mehrere Zellbereiche in einem Pivot Table-Bericht zusammenzuführen, muss man mit einer Alt Tastenkombination das Office 2003-Menü öffnen. Drücken Sie dazu Alt und N ( + N ) und dann P ( P ). Folgen Sie dem Menü des alten Pivot-Assistenten. Klicken Sie auf MEHRERE KONSOLIDIERUNGSBEREICHE Lassen Sie die EINFACHE SEITENFELDERSTELLUNG stehen Geben Sie die Zellbereiche zum Beispiel aus verschiedenen Tabellenblättern ein Lassen Sie den Pivot Table-Bericht IN NEUEM ARBEITS- BLATT anzeigen Bestätigen Sie die Einstellungen, indem Sie auf FERTIG STELLEN klicken Die Daten werden automatisch in die Tabelle eingesetzt. Natürlich können die allgemeinen Bezeichnungen noch angepasst werden. Excel - 99

100 Kapitel 12 Verschiedenes 12 Verschiedenes 12.1 Zusammenarbeit mit Word und PowerPoint Tabellen einbetten Sie können eine Excel-Tabelle in ein Word-Dokument oder eine PowerPoint-Präsentation einfügen. Kopieren Sie den entsprechenden Zellenbereich in die Zwischenablage und fügen Sie ihn in Word wieder ein. Die Tabelle wird in das Dokument eingefügt, aber sie muss auch jedes Mal ausgetauscht werden, wenn die ursprüngliche Arbeitsmappe geändert wird Tabellen verknüpfen Die Excel-Tabelle kann aber auch mit einer Verknüpfung in ein anderes Programm eingefügt werden. Dann wird die Tabelle bei jeder Änderung des Originals aktualisiert. Kopieren Sie wieder die Tabelle in die Zwischenablage. In Word klicken Sie dann im Register START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf EINFÜGEN. Wählen Sie die Option INHALTE EINFÜGEN und markieren dann VERKNÜPFUNG EINFÜGEN. 100 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

101 Kapitel 12 Verschiedenes Leere Excel-Tabelle einfügen Da in Word nicht wirklich gerechnet werden kann, können Sie in ein Word-Dokument auch eine leere Excel-Tabelle einfügen. Dazu klicken Sie in der Multifunktionsleiste im Register EINFÜGEN in der Gruppe TABELLE auf die Schaltfläche. Wählen Sie dann die Option EXCEL-KALKULATIONS- TABELLE, um eine Tabelle mit allen Möglichkeiten von Excel zu öffnen. Dabei ändern sich auch die Register in der Multifunktionsleiste, solange Sie die Tabelle bearbeiten. Wenn Sie außerhalb der Tabelle weiter schreiben, sieht die Tabelle wie eine normale Word-Tabelle aus. Mit einem Doppelklick in die Tabelle können Sie diese aber wieder bearbeiten. Excel - 101

102 Kapitel 12 Verschiedenes 12.2 Kennwortschutz Fremde können in einer Mappe, Tabelle oder Zelle, die geschützt wurde, nichts mehr verändern. So können zum Beispiel Formulare geschützt werden, in denen nur noch bestimmte Zellen für Einträge genutzt werden sollen Gesamte Arbeitsmappe schützen Im Register ÜBERPRÜFEN in der Multifunktionsleiste können Sie in der Gruppe ÄNDERUNGEN den Schutz der Arbeitsmappe aktivieren. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE ARBEITSMAPPE schützen, um im nächsten Fenster den Schutz zu aktivieren und ein Kennwort einzugeben Tabellenblatt schützen Sie können ein Tabellenblatt auf zwei Wegen schützen. Die erste Möglichkeit finden Sie im Register START der Multifunktionsleiste in der Gruppe ZELLEN die Schaltfläche FORMAT. Dort können Sie auf BLATT SCHÜTZEN klicken und dann den Schutz aktivieren. Die Alternative: Sie öffnen wieder das Register ÜBERPRÜFEN und klicken auf die Schaltfläche BLATT SCHÜTZEN in der Gruppe ÄNDERUNGEN. 102 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

103 Kapitel 12 Verschiedenes In beiden Fällen kommen Sie zu diesem Fenster, in dem Sie den Schutz anpassen und ein Kennwort eingeben können. Excel - 103

104 Kapitel 12 Verschiedenes Zellschutz Es gibt zwei Möglichkeiten, Zellen in einer Excel-Tabelle zu schützen. Beide werden im Zusammenhang mit dem Blattschutz verwendet. In der Grundeinstellung von Excel sind alle Zellen automatisch gesperrt. Das heißt, wenn Sie nur einige Zellen freigeben wollen, markieren Sie die entsprechenden Zellen. Dann öffnen Sie im Register Start in der Gruppe Zellen das Menü Format und klicken auf Zellen formatieren. Im nächsten Fenster wechseln Sie dann in das Register SCHUTZ und löschen das Häkchen bei GESPERRT. Wenn Sie jetzt das Tabellenblatt schützen, bleiben diese Zellen änderbar. Sie können aber auch nur wenige Zellen sperren und den Rest ungeschützt lassen. Dazu klicken Sie erst in die Ecke zwischen Spalten- und Zeilenköpfen und markieren so die ganze Tabelle. Dann löschen Sie wie oben den automatischen Schutz in den Zellen. Wenn Sie jetzt einzelne Zellen wieder sperren und dann das Tabellenblatt schützen, können nur die gesperrten Zellen nicht geändert werden. 104 Excel 2008 Daniel Stöltzing & Henning Schmidt

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