webstyle Handbuch für den epages-online-shop Inhalt 1. Einleitende Worte Stand:

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1 Inhalt Einleitende Worte Anmeldung Administrationsseite Hilfestellungen Kategorien anlegen Produkte anlegen Versand- und Bezahlmöglichkeiten Kundeneinstellungen Bestellungen & Rechnungen Shop-Marketing Finale Einstellungsmaßnahmen Glossar 1. Einleitende Worte Sehr geehrter Webstyle-Kunde, Sie haben sich dazu entschlossen, Ihre Produkte im Internet anzubieten. Dafür haben wir Ihnen einen leistungsstarken, professionellen und umfangreichen Webshop eingerichtet, der nur noch darauf wartet, von Ihnen bestückt zu werden. Diese Kurzanleitung führt Sie durch die Grundfunktionen Ihres Shops und wird Ihnen den Einstieg in das Online-Geschäft erleichtern. Darüber hinaus zeigt Ihnen diese Anleitung noch spezielle Funktionen, mit denen Sie z.b. einzelnen Kundengruppen spezielle Rabatte zuordnen, verschiedene Zahlungsmethoden festlegen und Produkte einpflegen und bearbeiten können. Die Applikation ermöglicht es Ihnen als Händler, ohne große Hilfe eines Service-Providers einen Webshop im Internet einzurichten und zu pflegen, Produkte anzubieten und Kunden zu betreuen. Für Sie als Händler bietet die Anwendung browsergestützt folgende Funktionen, um Ihren Webshop optimal zu verwalten (nachfolgend einige Beispiele): Komfortables und unkompliziertes Bearbeiten des Designs und der Struktur Ihres Webshops Verwaltung von mehreren Währungen und Sprachen Verwalten unterschiedlicher Steuergebiete und Steuerklassen Anlegen und Verwalten verschiedener Versand- und Zahlungsmethoden Anlegen und Verwalten Ihrer Produktdaten Anlegen und Verwalten komplexer Katalogstrukturen mit wahlfreier Produktzuordnung Anlegen und Verwalten von Kundendaten Umfassender Überblick über die Bestellvorgänge und deren effiziente Bearbeitung. Doch nun wollen wir mit der Anleitung beginnen, so dass Sie in nur wenigen Handgriffen Ihren Shop online stellen und Ihre Kunden mit einem hohen Maß an Qualität verwöhnen können. Seite 1 von 33

2 2. Anmeldung Die Anmeldung für Ihren eigenen Shop ist einfach: Begeben Sie sich einfach auf die Webstyle Homepage ( und wählen dort unter Kundenlogin die Auswahl Online-Shop Einloggen. Auf der nun erscheinenden Seite melden Sie sich bitte mit Benutzernamen und Passwort an. Sie werden nun zur Administrationsseite weitegeleitet. Administrationsseite Die Administrationsseite ist das Kontrollzentrum für Ihren Shop. Von hier aus nehmen Sie alle erforderlichen Einstellungen vor, überwachen Aktivitäten und Daten, pflegen Ihre Produkte und gestalten Ihren Webauftritt. Bevor Sie anfangen Ihre Produkte einzupflegen, sollten Sie sich am besten erst einmal mit dem Grundaufbau des Shops auseinandersetzen. Diese besteht aus drei Bereichen, die unterschiedliche Funktionen haben: Im oberen Bereich befindet sich die Hauptnavigation. Am linken Rand befindet sich die Subnavigation, die unter anderem das Kontextmenü beinhaltet. In der Mitte befindet sich der Hauptbereich, in welchem Sie die detaillierten Informationen zu der jeweiligen Auswahl ersehenkönnen. Der Inhalt des Arbeitsbereiches ändert sich in Zusammenhang mit den von Ihnen ausgewählten Funktionen. Die Funktionen im linken Navigationsbereich sind zum größten Teil konstant, nur das Kontextmenu ändert sich in Abhängigkeit von der Arbeitsaufgabe. Seite 2 von 33

3 Die Administrationsseite Ihres Shops können Sie jederzeit durch einen Klick auf das Webstyle-Logo rechts oben wieder aufrufen. Weitere wichtige Bestandteile der Subnavigation sind die folgenden drei Reiter: In der Ablage können Sie Produkte oder Kategorien ablegen, die Sie in andere Bereiche wieder einpflegen wollen. Im Bereich Favoriten können Sie häufig besuchte Unterseiten ablegen, um einen schnelleren Zugriff auf diese zu haben. Um eine Seite in den Favoriten zu speichern, klicken Sie einfach auf das Sternchen mit dem Plussymbol im Verlauf. Wollen Sie eine Seite aus den Favoriten löschen, so brauchen Sie nur auf das Sternsymbol mit dem Minuszeichen klicken. Der Verlauf listet Ihnen die zehn zuletzt besuchten Seiten auf. Durch einen Klick auf das Sternchen mit dem Plussymbol können Sie die Seiten auch in den Favoriten speichern. Seite 3 von 33

4 4. Hilfestellungen Sollten Sie über manche Bereiche mehr wissen wollen oder Sie benötigen aktuell eine weiterführende Hilfe, stellt Ihnen der Shop zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Die kontextsensitive Hilfe erreichen Sie durch einen Klick auf das Buchsymbol (Nummer 1). Sie bekommen dann die Hilfe zum entsprechenden Thema in einem extra Browserfenster angezeigt. (Abb. unten) Eine weitere Hilfefunktion finden Sie in Form einer kleinen Spruchblase mit einem Ausrufezeichen darin. Wenn Sie mit dem Mauszeiger einige Sekunden lang die Spruchblase berühren, öffnet sich ein kleines Dialogfenster, in dem weitere Informationen aufgezeigt werden (Nummer 2). Diese Hilfefunktion ist zum einen nur an den Stellen verfügbar, an welchen auch dieses Symbol erscheint und zu anderen verschwindet der Hilfstext, sobald Sie den Mauszeiger weiterführen. Innerhalb der Hilfeseiten führen Links zu weiteren Erläuterungen. Sie können aber auch aus jeder Seite das Inhaltsverzeichnis der gesamten Hilfe aufrufen und sich von dort die Erklärungen zu anderen Themen anzeigen lassen. Folgende Funktionen stehen Ihnen innerhalb der Hilfe zur Verfügung: Eine Seite zurück blättern. Eine Seite vor blättern. Anzeigen der Inhaltsverzeichnisse der gesamten Hilfe Abspeichern eines Lesezeichens für diese Seite. Ausdrucken der aktuellen Seite Seite 4 von 33

5 5. Kategorien anlegen Der nächste Schritt sollte die Einrichtung einer grundlegenden Katalogstruktur sein. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Kategorien. Unter Kategorien werden hauptsächlich Warengruppen verstanden, aber auch andere wichtige Elemente Ihres Online-Shops. Hier finden Sie zum Beispiel die Startseite und können diese mit Hilfe des Text-Editors anpassen. Weitere wichtige Kategorien sind AGB, Impressum und Kundeninformation, die alle individuell auf Ihren Shop angepasst werden können. Ein Beispiel dazu: Ein Weinhändler kann hier z.b. Rotweine als Kategorie festlegen und in diese dann einzelne Unterpunkte, die Produkte einfügen, wie z.b. den Bordeaux. In vielen dieser Kategorien befinden sich bereits vordefinierte Inhalte. Besonders bei den Allgemeinen Geschäftsbedingungen empfehlen wir Ihnen, diese Inhalte nicht ohne eine Anpassung an Ihre Bedürfnisse zu übernehmen. Seite 5 von 33

6 Im Hauptbereich der Kategorien sehen Sie vier Spalten: Bezeichner, Name, Typ und Sortierung. In den Spalten Bezeichner und Name können prinzipiell identische Einträge stehen. Zu beachten ist dabei, dass im Bezeichner weder Umlaute noch ein ß stehen dürfen. Die Spalte Sortierung bestimmt die Reihenfolge der einzelnen Kategorien. Die Kategorie mit der niedrigsten Zahl wird zuerst in der Liste gezeigt. Zum einfachen Start legen wir eine Kategorie Produkte an, in die Sie später Ihre Produkte einordnen. Tragen Sie die Werte ein, wie in der Abbildung gezeigt. Klicken Sie zum Anlegen der Kategorie auf die Schaltfläche Speichern. Damit ist die erste Kategorie angelegt. Seite 6 von 33

7 Nun müssen Sie die Kategorie sichtbar schalten, damit diese auch in Ihrem Shop für Ihre Kunden sichtbar sind. Klicken Sie dazu in der Tabelle auf den Link Produkte und danach auf die Karteikarte Allgemein. Auf der folgenden Seite (siehe Abb.) klicken Sie in das Feld ja der Option Sichtbar und schon können Ihre Kunden diese Seiten online betrachten. Zum Abschluss klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Damit ist die Kategorie Produkte in Ihrem Shop sichtbar. Seite 7 von 33

8 Mit dem Typ Artikel können Sie Informationstexte in Ihrem Shop anlegen. Der Artikel zeigt in der Kategorie erstmal nur einen kleinen Einleitungstext, einen so genannten Teaser. Mit einem Klick auf mehr gelangt Ihr Kunde auf den gesamten Textblock. In diesem Bereich ist es auch möglich einen Download anzubieten oder ein Bild hoch zu laden. Mit dem Typ Frei gestaltbare Seite können Sie eine Seite nach Ihren Vorstellungen gestalten. Wenn Sie sich auf die HTML- Programmierung verstehen, können Sie mit Hilfe dieses Typs Ihren Ideen freie Bahn lassen. Seite 8 von 33

9 6. Produkte anlegen Nachdem wir die Kategorien angelegt haben, kommen wir nun zu Ihren Produkten. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf den Button Produkte. Danach sehen Sie die Produktbearbeitungsseite. Klicken Sie auf den in der Abbildung markierten Link Neues Produkt. Auch hier ein kleines Beispiel zum besseren Verständnis: Wenn nun ein Weinhändler seine Produkte in den Shop einpflegen möchte, so kann er hier einzelne Produkttypen einpflegen. Zum Beispiel kann er in die Kategorie Rotweine die verschiedene Bordeaux-Sorten stellen und diese dann professionell darstellen. Seite 9 von 33

10 Hinweis: Bei der Dateneingabe sind zwei Felder besonders wichtig! Wenn diese Felder nicht ausgefüllt werden, kann das Produkt nicht bestellt werden! Zum einen benötigt das Produkt eine Produktnummer und zum anderen einen Listenpreis (beide Angaben im Bereich Preise /Lager). Seite 10 von 33

11 Daraufhin wird Ihnen die folgende Seite angezeigt. Als wichtigste Daten erfassen Sie eine Produktnummer (1), einen Preis (2) und wählen die Steuerklasse (3) aus. Setzen Sie den Status für Sichtbar auf ja (4). Durch diese Einstellungen wird das Produkt im Shop sichtbar. Selbstverständlich können Sie auch sofort alle anderen Felder ausfüllen - klicken Sie dazu einfach auf den Link Beschreibung. Diese Beschreibung sehen Ihre Kunden also zuerst. Daher sollten Sie hier das Produkt in wenigen Sätzen beschreiben. Unter erweiterte Beschreibung können Sie das Produkt ausführlicher vorstellen. Dieser Text wird angezeigt, wenn ein Kunde ein Produkt anklickt, um weitere Informationen zu bekommen. Am Ende der Beschreibungsfelder können Sie Wörter für die Suchmaschine eingeben. Hier empfiehlt es sich, den Hersteller und einige Schlagwörter aus der Produktbeschreibung einzugeben. Seite 11 von 33

12 Sobald Sie damit fertig sind Ihre Daten einzutragen können Sie auf den Button Speichern klicken und Ihre eingetragenen Informationen werden in den Shop übernommen. Wenn Sie Ihre Eingaben für dieses Produkt gespeichert haben, erscheinen anschließend im oberen Teil des Hauptbereichs weitere Registerkarten. Unter Bilder können Sie verschiedene Produktbilder online stellen. Dazu klicken Sie auf durchsuchen und wählen auf Ihrem Rechner das Bild aus, welches Sie online stellen möchten. Zum Abschluss ordnen Sie das Produkt noch in die Kategorie Produkte ein. Dazu klicken Sie auf die Karteikarte Kategorien (Nr. 1). Klicken Sie dann auf die Auswahlbox (Nr. 2), in der alle angelegten Kategorien aufgelistet sind, um die Kategorie Produkte (Nr. 3) zu wählen. Bestätigen Sie die Auswahl mit Speichern. Damit haben Sie ein Produkt angelegt und in den Katalog eingeordnet. Mit weiteren Produkten verfahren Sie auf die gleiche Weise. Seite 12 von 33

13 Im Bereich Variationen können Sie einzelne Produktvariationen anlegen. Hierfür muss aber zuvor ein Produktattribut mit einer Werteauswahl definiert worden sein. Weitere Informationen zu den Produkttypen erhalten Sie weiter unten. Sind also Produktattribute definiert, können Sie hier einzelne Produktattribute anlegen. Um Preislisten zu erstellen müssen Sie im Kontextmenü auf den Reiter Preislisten klicken. Hier geben Sie der Preisliste einen Namen und bestimmen den Zeitraum, in welchem die Liste gültig ist. Beispiel: Einen Rabatt für eine Aktionswoche definieren: Bitte geben Sie die genaue Syntax im Gültigkeitsbereich an. Die korrekte Schreibweise lautet: TT.MM.JJ HH:mm (TT = Tag; MM = Monat; JJ = Jahr; HH =Stunde; mm = Minute) Nachdem Sie die Änderungen gespeichert haben, klicken Sie auf den Bezeichner, um in die Preisliste zu gelangen. Hier können Sie der Preisliste nun bestimmte Kundengruppen oder einzelne Kunden zuweisen. (Anlegen von Kundengruppen unter Einstellungen / Kundeneinstellung). Somit hat die Preisliste nicht nur einen zeitlichen Rahmen, sondern bezieht sich auch nur auf eine bestimmte Kundengruppe. Seite 13 von 33

14 7. Versand- und Bezahlmöglichkeiten Als Basis für die Versandmethoden (unter Einstellungen und dann Versand und Zahlung) stellt das System drei Berechnungsmodelle bereit: Hinweis: Die Kosten können neben dem eigentlichen Versand auch zusätzliche Aufwendungen, z.b. für die Verpackung der bestellten Waren beinhalten! Freie Lieferung (1): Das Modell beschreibt Methoden ohne weitere Kosten, d.h. hiermit bieten Sie dem Kunden z.b. die Frei- Haus-Lieferung an. Festpreis (2): Hier werden unabhängig vom Lieferumfang feste Lieferpreise vereinbart, welche die verschiedenen Lieferanten anbieten. So können Sie für jeden Lieferanten, der Festpreislieferung anbietet, eine eigene Versandmethode anlegen. Freigrenze (3): Mit Hilfe des Modells Freigrenze bieten Sie Ihren Kunden Frei-Haus-Lieferung ab einem bestimmtem Einkaufsvolumen an. Kauft ein Kunde z.b. für mehr als 300, dann liefern Sie frei Haus, bleibt er unter der Grenze, muss er Versandkosten bezahlen. Unter Versandmethoden werden Ihnen alle bisher definierten Methoden zum Versand Ihrer Waren aufgelistet. Sie haben den Überblick, wie die Methoden heißen, welche Berechnungsmodelle ihnen zu Grunde liegen sollen und welche als Standardmethode ausgewählt ist. Das Symbol vor dem Bezeichner kennzeichnet den Status einer Methode und zeigt die Sichtbarkeit an. Symbolerklärungen: Grünes Symbol: Versandmethode sichtbar, Kunde kann die Versandmethode auswählen. Graues Symbol: Versandmethode nicht sichtbar, Kunde kann die Versandmethode nicht auswählen Seite 14 von 33

15 Zum Anlegen einer neuen Versandmethode positionieren Sie den Cursor in das Textfeld (Nr. 1) in der letzten Zeile und geben einen Namen für die Methode ein. Danach aktivieren Sie das Auswahlfeld (Nr. 2) für die Berechnungsmodelle und wählen ein passendes aus. Beim Thema Zahlungsmethoden bilden sieben Berechnungsmodelle die Grundlage für die Zahlungsmethoden, die Sie anlegen können: Kostenfrei: Festpreis: Freigrenze: Bankeinzug: Kreditkarte: WorldPay: T-Pay: Dem Kunden entstehen keine weiteren Kosten, z.b. bei normaler Rechnungsstellung. Hier können Sie Kosten an den Kunden weiterreichen z.b. bei Bezahlung durch Nachnahme. Hier können Sie Zahlungsmethoden definieren, bei denen Sie den Kunden z.b. in Abhängigkeit von Einkaufsvolumen an den Zahlungskosten beteiligen. Analog zu Kostenfrei entstehen dem Kunden hier keine zusätzlichen Kosten. Dieses Modell sorgt dafür, dass während des Bestellprozesses im Shop die Bankverbindung des Kunden abgefragt wird. Mit dieser Methode bieten Sie dem Kunden alle Kreditkarten an, die Sie akzeptieren und manuell bearbeiten. Bei Verwendung dieser Methode werden die Kunden für den Bezahlvorgang auf das gesicherte System vom WorldPay geleitet. Dort finden die Datenerfassung und die Transaktion statt. Der Kunde wird für die Auswahl der Zahlungsmethode und den Zahlungsvorgang selbst auf das Bezahlsystem der T-Com geleitet und schließt die Transaktion dort ab. Seite 15 von 33

16 Die Seite Zahlungsmethoden zeigt Ihnen eine Übersicht über alle Zahlungsmethoden, die Sie Ihren Kunden zur Verfügung stellen. Nachfolgend noch die allgemeinen Parameter für alle Zahlungsmethoden: Feldname Bedeutung Feldtyp Beispiel Bezeichner Bezeichner für diese Methode Eingabefeld, alphanumerisch Invoice Sichtbar Soll die Methode im Shop für die Auswahl sichtbar sein? Optionsfeld Voreingestellt Soll die Methode als Standard definiert werden? Optionsfeld Rabatt Name Notiz In diesem Feld geben Sie einen Preisnachlass in Prozent ein. Diesen erhalten die Kunden, die diese Zahlungsmethode auswählen. Damit motivieren Sie Ihre Kunden bestimmte Zahlungsmethoden bevorzugt zu nutzen. Name, mit dem die Methode in der gewählten Sprache angezeigt wird. Erfassen Sie für jede Sprache einen Eintrag. In dieses Feld können Sie zusätzliche Hinweise zur Zahlungsmethode erfassen, z.b. Hinweise zur Angabe der Bankverbindung bei Bankeinzug. Der Inhalt wird dem Kunden in der Bestellbestätigung und anderen Bestellinformationen angezeigt. Zusätzlich wird die Information auf der Rechnung mit ausgedruckt. Eingabefeld, numerisch 10 Eingabefeld, alphanumerisch Rechnung/Invoice Eingabefeld, alphanumerisch Seite 16 von 33

17 8. Kundeneinstellungen Bei den Kundeneinstellungen (auf der Administrationsseite im rot markierten Kästchen) legen Sie Parameter fest, um Ihren Shop für Ihre Kunden komfortabler und effektiver zu gestalten und Kundenbeziehungen aufzubauen und zu pflegen. Hierzu gehören das Einteilen der Kunden inverschiede Kundengruppen, Erfassen von Kundendaten und die Einhaltung bestimmter Sicherheitsaspekte durch die Aktivierung von Login-Mechanismen. Um diese Einstellungen zu bearbeiten, klicken Sie im Kontextmenü auf Kundeneinstellungen. Den Zugang zu allen notwendigen Funktionen erhalten Sie direkt über das angepasste Kontextmenü und dem daraus resultierenden Arbeitsbereich. Seite 17 von 33

18 Über den Punkt Kundengruppen legen Sie verschiedene Gruppen an, denen Sie dann Ihre Kunden zuordnen können. Solche Gruppen sind sinnvoll, um Kunden z. B. verschieden Formen von Vergünstigungen (z.b. Großkundenrabatte etc.) oder Dienste (z.b. Newsletter) anzubieten. Zum Anlegen einer Kundengruppe positionieren Sie den Cursor im Textfeld in der letzten Tabellenzeile und tragen Ihren gewünschten Gruppennamen ein. Die Eingabe bestätigen Sie mit Speichern. Danach wird die neue Gruppe als neue Zeile in die Tabelle eingetragen. Die Kunden werden sowohl bei der Registrierung als auch bei einer Bestellung ohne Anmeldung bestimmten Kundengruppen zugeordnet. Welche Gruppen das sind, bestimmen Sie über die Optionsfelder Voreingestellt. Registrierte Kunden sind Kunden, die sich über den Anmeldeprozess in Ihrem Shop registrieren. Diesen Kunden stehen nach dem Anmelden mehr Funktionen zur Verfügung als den nicht registrierten. So können sie z.b. über Mein Konto bestimmte Voreinstellungen festlegen, Bestellungen verfolgen sowie mit Merkzetteln arbeiten usw. Ein nicht registrierter Kunde durchläuft den Anmeldeprozess nicht, sondern gibt bei jeder Bestellung seine Liefer- und Rechnungsadresse an und ist daher jedes Mal für das System ein neuer Kunde. Seite 18 von 33

19 Zusätzlich zu den Kundendaten können Sie sich einen Überblick verschaffen, welche Bestellungen dieser Kunde bisher durchgeführt hat. Dieser Überblick wird Ihnen angezeigt, wenn Sie die Karteikarte Bestellungen anklicken. Seite 19 von 33

20 9. Bestellungen & Rechnungen Unter dem Punkt Bestellungen finden Sie alle Bestellungen, die in Ihrem Shop aufgegeben wurden. Sie können die Bestellungen einsehen, prüfen, bearbeiten, den Status setzen und löschen, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften erzeugen sowie zusätzliche Bestellbestätigungen versenden (siehe den rot markierten Kasten). Parallel dazu haben Sie auch aus der Bestellung heraus sofort Zugriff auf den Kunden, der diese Bestellung ausgelöst hat. Um mit Ihren Bestellungen zu arbeiten, klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste auf den Link Bestellungen. Den Arbeitsbereich für Bestellungen mit zugehörigem Kontextmenü sehen Sie in folgender Abbildung. Seite 20 von 33

21 Weiterhin können Sie Stapelverarbeitungsaktionen ausführen, die sich je nach Auswahl auf eine oder mehrere Bestellungen gleichzeitig auswirken. Für die Bestellungen können Sie folgende Aktionen auslösen: Status setzen Für die Bestellungen können Sie bis zu zehn Status vergeben (Nr. 1 in Abb. vorherige Seite). Folgende Status stehen zur Verfügung: Gesehen, Abgelehnt, In Bearbeitung, Wartet, Zur Lieferung fertig, Teilweise ausgeliefert, Ausgeliefert, Lieferung beendet, Teilweise in Rechnung gestellt, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Geschlossen und Archiviert. Markieren Sie die Bestellungen, wählen Sie den Status, den Sie setzen wollen, aus dem Auswahlfeld und starten die Aktion mit Ausführen. Löschen Über diese Aktionen haben Sie die Möglichkeit, mehrere Bestellungen auf einmal zu löschen (Nr. 2 in Abb. vorherige Seite) analog zum Status setzen, wählen Sie die zu löschenden Bestellungen aus der Tabelle, klicken auf Löschen im Auswahlfeld und bestätigen mit Ausführen. Die nachfolgende Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit Löschen. Hinweis: Es können nur Bestellungen gelöscht werden, welche den Status Abgelehnt oder Archiviert haben. Exportieren Mit Hilfe dieser Aktion, können Sie ausgewählte Bestellungen in eine Textdatei speichern und bei Bedarf weiter bearbeiten. Dabei werden alle markierten Bestellungen in einer Datei gespeichert. Markieren Sie die betreffenden Bestellungen, wählen Exportieren (ebenfalls Nr. Nr. 1 in Abb. vorherige Seite) aus dem Auswahlfeld und starten die Aktion mit Ausführen. Danach wird Ihnen der Speichern-Dialog angezeigt, mit dessen Hilfe Sie bestimmen, wo und unter welchem Namen die Exportdatei abgelegt werden soll. Die Datei wird im Text-Format abgespeichert und kann mit jedem Textverarbeitungsprogramm geöffnet und bearbeitet bzw. zum Archivieren gesichert werden. Weitere Bestelldaten, wie Adressdaten, Artikelliste sowie Versand- und Zahlungsmethoden bearbeiten Sie, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. Für die Bearbeitung steht Ihnen die folgende Seite zur Verfügung. Seite 21 von 33

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23 In die Adressfelder Rechnungs- Lieferadresse werden die Daten vor eingetragen, die der Kunde bei der Bestellung mit angegeben hat. Bei registrierten Kunden werden diese Daten aus Mein Konto übernommen, unregistrierte Kunden geben ihre Adressdaten zu jeder Bestellung neu ein. Die Felder sind hier Eingabefelder, so dass Sie die Möglichkeit haben, Änderungen an den Adressangaben vorzunehmen, falls es notwendig sein sollte. Diese Änderungen gelten aber nur für diese Bestellung, sie werden nicht für die einzelnen Benutzerkonten übernommen (Kundendetails in der Händleradministration, Mein Konto beim Kunden direkt). Zu jeder Bestellung können Sie verschiede Dokumente erzeugen, wie Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften. Die Dokumente verwalten Sie parallel zu den allgemeinen Daten einer Bestellung auf einer extra Seite. Diese Seite rufen Sie auf, indem Sie auf die Karteikarte Dokumente klicken. Der Link ist nur aktiv, wenn Sie nicht im Bearbeitungs-Modus für eine Bestellung sind. In der Tabelle auf dieser Seite sind alle Dokumente aufgeführt, die Sie für die dazugehörige Bestellung angelegt haben. Über den Dokumenttyp können Sie auf die Details des jeweiligendokumentes zugreifen. Da Sie gleich mehrere Dokumente eines Typs anlegen können, zeigt die die Nummer in der Spalte Dokument neben der Nummer der Bestellung, die laufende Nummer des Typs (Abb. oben, Nr. 1) an. Sobald Sie ein Dokument abschließen, wird das Abschluss-Datum (Abb. oben, Nr. 2) zu Ihrer Information in der letzten Tabellenspalte angezeigt. Diesen Status eines Dokumentes zeigt auch das Symbol vor dem Namen an: Dokument ist aktiv und kann bearbeitet werden Dokument ist abgeschlossen und kann nicht mehr bearbeitet werden Seite 23 von 33

24 Folgende Hinweise bei der Arbeit mit den Bestell-Dokumenten sollten Sie beachten: Abgeschlossene Dokumente können nicht markiert und somit auch nicht gelöscht werden. In den Dokumenten können Sie die Mengen für die einzelnen Bestellpositionen ändern. Diese Änderungen wirken sich nicht auf Bestellung aus, d. h. die geänderten Mengen werden nicht in die Bestellung übernommen. Änderungen in Bestellung wirken sind nur auf Dokumente aus, die nach den Änderungen neu angelegt werden. Dokumente, die vor den Änderungen angelegt wurden, bleiben unverändert erhalten. Änderungen an den Mengen in den Dokumenten wirken sich nicht auf die Lagerbestände aus. Rechnungen Um eine Rechnung für eine Bestellung zu erzeugen, müssen Sie zuerst ein Dokument des Typs Rechnung anlegen. Die Einzelheiten für die Rechnung bearbeiten Sie, indem Sie auf den Typ-Bezeichner für diese Rechnung klicken. Auf dieser Seite werden alle rechnungstechnisch relevanten Daten der Bestellung angezeigt, so dass Sie die Rechnung gleich ausdrucken können. Seite 24 von 33

25 Zwei Angaben müssen Sie noch ergänzen: Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Für das Rechnungsdatum wird beim Anlegen automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Wollen Sie das Datum ändern, tragen Sie das gewünschte Datum im erforderlichen Format ein. Seite 25 von 33

26 Shop-Marketing Dieses Modul stellt Ihnen Funktionen zur Verfügung, um verkaufsfördernde Aktionen zu starten, die Kundenbindung zu festigen und zu pflegen und alle Nutzer mit wichtigen und nützlichen Informationen rund um Ihren Shop zu versorgen. Dazu gehört der Versand von Newslettern, Bearbeiten der Einstellungen für Produktempfehlungen, etracker, Trusted Shops, ebay, Produktexport nach Pangora, Kelkoo und Froogle, Anlegen von Gutscheinen sowie die Google-Registrierung Ihres Shops. Seite 26 von 33

27 Newsletter-Kampagnen Newsletter sind s, die Sie an Ihre Kunden versenden. Darin weisen Sie auf neue Angebote hin, bieten Produktinformationen, kündigen Aktionen und Veranstaltungen an etc.! Der Bereich für Newsletter bietet alle Funktionen, die Newsletter zu erstellen, zu verwalten, Kunden zuzuordnen, Produktinformationen hinzuzufügen usw. Newsletter die zeitlich oder inhaltlich zusammen gehören, gruppieren Sie in Newsletter-Kampagnen. Dies vereinfacht die Übersichtlichkeit und die Verwaltung der Newsletter. So können Sie z. B. Kampagnen für technische Newsletter, sich monatlich wiederholende oder ereignisbezogene Newsletter anlegen. Die Kampagne stellt gewissermaßen einen Container für eine Gruppe von Newslettern dar. Sie stellt über die allgemeinen Eigenschaften Grundeinstellungen für Ihre Newsletter zur Verfügung. Auch die Adressaten für die Newsletter werden über die Kampagne verwaltet, d.h. die Adressaten erhalten alle Newsletter dieser Kampagne, es gibt keine direkte Zuordnung Newsletter zu Adressaten, sondern von Kampagnen zu Adressaten. Um die Newsletter und die Kampagnen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link Newsletter-Kampagnen. Seite 27 von 33

28 Der Status der Tabellensymbole für die Newsletter: Blaues Icon: Kampagne aktiv und damit im Shop sichtbar. Kunden können sich dafür anmelden. Graues Icon: Kampagne nicht aktiv und damit im Shop nicht sichtbar. Kunden können sich dafür nicht anmelden. Die entsprechenden Newsletter können jedoch trotzdem verschickt werden. Adressaten sind dann alle Kun den die Sie in der Administrationsoberfläche zugewiesen haben. Die allgemeinen Details enthalten Parameter, die zum einen zur Beschreibung der Kampagne dienen und zum anderen Voreinstellungen für die Newsletter sind. Klicken Sie in der Detailansicht auf die Karteikarte Allgemein, um die allgemeinen Eigenschaften zu bearbeiten. Seite 28 von 33

29 Die einzelnen Parameter dieser Karteikarte haben folgende Bedeutung: Feldname Bedeutung Feldtyp Beispiel Bezeichner Bezeichner für die Kampagne. Er wird beim Anlegen vergeben. Sie können Eingabefeld, alphanumerisch NewProducts_DE ihn hier an der Stelle nochmals ändern Sichtbar Soll die Kampagne im Shop für die Kunden zum Abonnement sichtbar Optionsfeld sein? Name Name unter dem die Kampagne im Shop und in der Übersicht angezeigt Eingabefeld, alphanumerisch. Neue Ideen bei Milestones wird. Max. 255 Zeichen Beschreibung Mit Hilfe dieses Feldes beschreiben Sie die Kampagne kurz und weisen auf den Inhalt der Newsletter hin. Dieses Feld wird dem Kunden im Shop angezeigt, damit er weiß welche Inhalte die Newsletter dieser Kampagne Textfeld Erfahren Sie jeden Monat mit welchen Produkten wir unser Sortiment erweitern. haben. Sprache Sprache für die die Kampagne erstellt wird. Für jede Sprache im Auswahlfeld müssen Sie bei Bedarf eine eigene Kampagne und eigene Newsletter anlegen. Zur Auswahl stehen alle Sprachen die sie aktiviert haben. Eine Besonderheit ist die Sprache International. Kampagnen die mit dieser Option angelegt wurden sind für alle Sprachen gültig. Auswahlfeld Name des Absenders Newsletters ein. Dieser wird zusammen mit der Absender- -Adresse Tragen Sie hier einen aussagekräftigen Namen für den Absender des zu einer erweiterten zusammengefasst. Beispiel: Milstones Team des Absenderresse für alle Newsletter der Kampagne verwendet, kann aber für jeden Absender -Adresse. Diese Adresse wird als Absender- -Ad- Newsletter überschrieben werden. für Tests Empfänger- -Adresse für Testversand der Newsletter. Diese Adresse wrd für die gesamte Kampagne gesetzt. Betreff Kurzhinweis zum Inhalt der Kampagne. Dieser Betreff wird als Standard für jeden Newsletter verwendet, kann aber bei Bedarf angepasst werden. Der Betreff erscheint als Überschrift der beim Empfänger Gutschein-Kampagnren möchten, können Sie über dieses Auswahlfeld eine vordefinierte Wenn Sie mit Hilfe Ihrer Newsletter Gutschein-Aktionen durchfüh- Gutschein-Kampagne einbinden. Nach Auswahl und Speichern werden zwei neue Funktionen dafür sichtbar. Eingabefeld, alphanumerisch Milestones-Team Eingabefeld, alphanumerisch Eingabefeld, alphanumerisch Eingabefeld, alphanumerisch, max. 255 Neue Ideen bei Milestones Zeichen Auswahlfeld Betreff Hinweis: Die Felder Betreff, Name des Absenders und des Absenders dienen als Vorgabewerte für die einzelnen Newsletter. Die Werte werden bei Neuanlage eines Newsletters in dessen entsprechende Felder übernommen und können überschrieben werden. Seite 29 von 33

30 Nachdem Sie alle Eintragungen und Änderungen komplett erfasst und finalisiert haben, sichern Sie die Daten mit einem Klick auf den Button Speichern. Den Newsletter können Sie auf zwei Arten versenden: entweder Sie tragen einen Sendetermin ein und schließen mit Speichern ab. Dann wird der Newsletter zum eingestellten Termin vom System automatisch versandt. Oder Sie nutzen die Funktion Jetzt senden. Dabei wird der Newsletter sofort an die Adressaten verschickt, ein eventuell eingegebener Sendetermin wird ignoriert. Nach dem Versand des Newsletters, auf welche Art auch immer, können die zugehörigen Daten nicht mehr geändert und der Newsletter kann auch nicht noch einmal versandt werden. Hinweis: Bevor die Newsletter versandt werden, müssen Sie per Kontrollfrage bestätigen, dass die Newsletter auch wirklich abgeschickt werden sollen. Dies soll das versehentliche Versenden von Newslettern vermeiden. Die Übersicht der Newsletter-Empfänger listet Ihnen alle Kunden auf, an die der Newsletter verschickt wurde. Das sind alle Kunden, die für die Kampagne als Adressaten eingetragen wurden und den Status abonniert hatten. Die Liste rufen Sie auf, indem Sie in den Newsletterdetails auf die Karteikarte Empfänger klicken. Neben dem Namen (1) wird Ihnen die Adresse (2) angezeigt, an die der Newsletter verschickt und die Zeit (3) wann er versandt wurde. Bei einer großen Anzahl von Empfängern kann diese Zeit etwas von der geplanten Sendezeit abweichen. Seite 30 von 33