Checkliste für den Projektsetup von Records Management Projekten

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1 Checkliste für den Projektsetup von Records Management Projekten Version 1.1 Daniel Burgwinkel/Jürg Hagmann Checkliste für den Projektsetup von Records Management Projekten Autoren: Daniel Burgwinkel (Credit Suisse), Jürg Hagmann (Novartis) Publikation: 2. Nationale Records Management Konferenz, Roundtable: RM-Projekte und Praxis mit Fokus Schweiz und Verwaltung Diese Checkliste soll bei Projektstart eine Hilfestellung für die Abklärung wichtiger Punkte bieten und auf Erfolgsfaktoren und Kernfragestellungen im Projekt hinweisen. Bereich Frage Checkpunkt Projekt-Setup Projekt-Scope Erfolgsfaktoren von RM Projekten Sind Projectscope, Ziele und Vorgehen definiert und von allen Beteiligten akzeptiert? Ausgangssituation und Setup des Projektes im Unternehmen Existieren Vorgaben und RM-Policies oder müssen diese im Projekt erarbeitet werden? Existiert eine Strategie für die RM Einführung im gesamten Unternehmen oder muss diese im Projekt erarbeitet werden? Sind die Verantwortungen im Unternehmen für RM geklärt oder müssen im Projekt organisatorische Konzepte erarbeitet werden? Scope Business Ist der Projektumfang in Bezug auf Organisationseinheiten und Dokumentenbestände klar abgegrenzt? o z.b. Einführung eines unternehmensweiten RM incl. Erarbeitung Policy und Umsetzung Organisation und IT o z.b. Einführung RM innerhalb einer Teilorganisation, Business Unit, Abteilung, Applikation. Scope IT Sind die betroffenen IT-Systeme und Usergruppen klar abgegrenzt? Ist der Umfang und Vorgehen für die Technologieauswahl definiert, z.b. ob neue Software eingeführt oder bestehende Systeme angepasst werden? o z.b. Einführung eines neuen DMS/Archiv/RM-Systems bzw. Erweiterung der Komponenten. Projektmanagement Stakeholdermanagement Sind in der Gesamtprojektplanung die Aktivitäten und Entscheidungswege zur Erarbeitung der Strategie, Policy, Organisations- und IT-Umsetzung klar definiert und die Abhängigkeiten berücksichtigt? o z.b. Abhängigkeit: Umsetzung erfordert Vorarbeiten Strategie und Policy. o z.b. Abhängigkeit: Kostenschätzung für gesamtes Unternehmen erfordert Gesamtkonzept für Umsetzung. Wurde analysiert, welche Aktivität der ISO im Projekt durchgeführt werden können und welchen Nutzen sie erbringen? Sind im RM-Projekt sowohl das unternehmensinterne Projektvorgehensmodell (Phasen/Meilensteine) als auch die die besondere Aktivitäten für RM-Projekte (siehe ISO 15489) berücksichtigt? Ist die Einhaltung von Projektmanagement Best Practices berücksichtigt? o z.b. Best Practices bzgl. Projektplanung und Risikomanagement (PM-Book 1, CMMI 2 etc.) Sind die relevanten Stakeholder und Ansprechpartner ins Projekt einbezogen und ist definiert wer Anforderungen bzgl. RM stellen darf? Sponsor des Projektes/Top-Management 1

2 Kosten/Nutzen Effizienz (ROI) Einführung / Userakzeptanz Records Management Fachkompetenz Requirements, Standards und Kriterienkataloge IT-Governance Vertreter der Enduser der relevanten Organisation Rechtsabteilung Archivabteilung IT-Abteilung Sind Kosten und Nutzen eindeutig identifiziert und ist das Management vom Business Case überzeugt? Sind die IST-Kosten/IST-Nutzen für das RM identifiziert und mit den SOLL-Kosten und Nutzen verglichen? (ggf. ROI Berechnungen mit einem definierten Zeithorizont ) Ist der Handlungsbedarf vom Management akzeptiert ("Need to Improve")? Sind Risiken in der IST- und SOLL-Situation analysiert und bewertet? Ist der Nutzen bzw. Kostensenkung bei Business Prozessen berücksichtigt? Sind zukünftige Projekt- und Betriebskosten abgeschätzt? Sind die Kosten für den unternehmensweiten Einsatz abgeschätzt und vom Management akzeptiert? Wie wird im Projekt sichergestellt, dass die Lösung von den Endusern akzeptiert wird (Usability-Test, Kommunikation, Schulung)? Bestehen Widerstände auf der Enduserseite? o z.b. da das RM-System Einsparungspotenziale bei der Bearbeitung ermöglicht? o z.b. dass die Einführung einer Taxonomie / Klassifikation und Dossierbildung Mühe bereitet? Wie wird bei der Einführung das Risiko minimiert und schrittweise Erfolge erzielt? o z.b. Pilot oder phasenweiser Rollout bei Usergruppen Ist im Projekt die notwendige interne und externe Records Management Fachkompetenz vorhanden: Rechtliche Aspekte Aspekte des digitalen und papiergebundene Dokumentenmanagements/Archivierung. Business Prozesse IT-Systeme Ist ein professionelles Anforderungsmanagement / Requirements Management sichergestellt: Einsatz Methoden Requirements Management Prüfung, ob Records Management Musteranforderungskataloge sinnvoll im Projekt genutzt werden können. o z.b. Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq) 3 Ist die Records Management Initiative mit der unternehmensinternen IT- Governance synchronisiert? Gibt es im Unternehmen ein Framework zur IT-Governance? o z.b. CobiT - Control Objectives for Information and Related Technology. Ist die IT-Governance für den Bereich Records Management Seite 2/6

3 definiert bzw. umgesetzt? IT-Aspekte Ist die RM-Lösung mit der unternehmensweiten IT-Strategie und IT-Architektur abgestimmt? o z.b. wie wird ein unternehmensweites RM sichergestellt, wenn Records in unterschiedlichen IT- Systemen aufbewahrt werden (verschiedene Hersteller, Eigenentwicklungen etc.) o z.b. wie wird das wachsende Speichervolumen und die Anforderungen an die rechtskonforme Aufbewahrung bewältigt? Sind die Kosten für Software, Hardware, Betrieb, Support akzeptabel? Kann die IT die Projekte innerhalb der gewünschten Zeit umsetzen? Wie wird der IT-Support für RM-Themen sichergestellt? Risiken in RM- Projekten Sind alle relevanten Risiken identifiziert, bewertet und entsprechende Massnahmen eingeleitet? Politische Risiken Priorisierung bzw. Repriosierung der RM-Projekte aufgrund der Unternehmensstrategie und Marktsituation. o z.b. Veränderungen in der Unternehmensstrategie bzw. neue Initiativen wie Kostensenkungsprogramme o z.b. Neue Complianceanforderungen Rahmenbedingungen und Umwelt Veränderung der rechtlichen Rahmenbedingungen o Compliance mit neuen regulatorischen Vorschriften Aktuelle Fälle in der Presse führen zu erhöhter Aufmerksamkeit für Thema RM. Soziale Risiken RM-Projekt führt zu Veränderung im Unternehmen o z.b. Widerstand von Stakeholdern, die an "Bewährten" festhalten oder RM eine niedrige Priorität zumessen. o z.b. Akzeptanz neuer Systeme bei Enduser Technologische Risiken Ist die langfristige Zukunftsfähigkeit der RM-Systeme sichergestellt? o Support und Weiterentwicklung durch Hersteller o Support durch interne IT Sind die neuen und alten IT-Systeme/Standards kompatibel bzw. kann eine Migration erfolgen? Wie wird eine einheitliches RM in einer stark heterogenen und verteilten IT-Landschaft sichergestellt? Welchen Einfluss hat der technologische Wandel (Neue Produkte) auf die RM-Projekte? Standards Zertifizierungen Ist definiert welche Standards/Richtlinen zwingend erfüllt bzw. optional erfüllt werden müssen? MUST Standards Ist definiert welche Standards zwingend erfüllt werden müssen? Prüfung des RM- Systems Ist geklärt worden, ob ein/e Prüfung/Gutachten/ Zertifizierung für das System, welches durch das RM-Projekt erstellt wird, zwingend oder sinnvoll ist? Seite 3/6

4 Klärung der Fachbegriffe für das RM-Projekt Ist definiert, welche Prüfkriterien für welche Teilbereiche zum Einsatz kommen? o z.b. Prüfkriterien in Deutschland: Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML) 4 oder Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (IDW RS FAIT 3) 5 Projektvorgehen Welche Aktivitäten, die in der ISO empfohlen werden, können sinnvoll im Projekt durchgeführt werden? Musteranforderungskatalog Standards für Metadaten Technische Standards Wurde analysiert, welche Musteranforderungskataloge für die Branche/Unternehmen/Projekt relevant sind und ob sie sinnvoll eingesetzt werden können? o z.b. MOREQ, o z.b. Standards in der öffentlichen Verwaltung Ist der Einsatz von Standards für Metadaten sinnvoll? o z.b. Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1 (ISO 15836) Wurde geklärt, ob weitere technische Standards für das RM- Projekt relevant sind? Sind die relevanten Fachbegriffe im Projekt definiert und werden diese von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert? Record, Dokument, Akte Retention Schedule (Aufbewahrungsplan) Klassifikation Ordnungsssystem (business classification scheme) Stammdaten File Plan (Ablageplan) Disposition (Vernichtung) Sind die Begriffe Record, Dokument, Akte/Dossier einheitlich definiert? Sind die Begriffe für die Systeme (DMS, RM, Archiv etc.) definiert und den bestehenden Systemen zugeordnet? Ist im Unternehmen ein einheitliches Konzept für die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen vorhanden? Sind die Aufbewahrungsfristen im Unternehmen dokumentiert? Gibt es ein Metadatenkonzept auf Ebene Gesamtorganisation? Wie sind die Stammdaten definiert und gibt es dafür eine autorisierte Instanz, die die Stammdaten zentral steuert und unterhält? Begriffe Taxonomie, Business Classification Scheme (Prozess orientiert) geklärt? Gibt es im Unternehmen ein Konzept für die Strukturierung der Ablagen (item level), sei es elektronisch (repositories) oder physisch? -> in der Regel departementsspezifisch. Gelten die Ablagepläne für den ganzen Lebenszyklus (aktive, semi-aktive, inaktive Phase) bis zur Vernichtung; werden die Ablagepläne bei Custodywechsel angepasst bzw. ergänzt? SInd die Begriffe Ablage (Filing) und Archivierung klar abgegrenzt? Ist die finale Disposition (Vernichtung) am Ende des Lifecycles für alle Records definiert? o z.b. endgültige Vernichtung, Transfer in die dauernde Aufbewahrung, Verlängerung der Aufbewahrung (legal hold) Wird der Vernichtungsprozess dokumentiert? Seite 4/6

5 Technologie und die Entwicklung am Markt in Projekten (Vernichtungsprotokolle) Legal Hold Wird der Prozess legal hold gemanagt? Vernichtungsstop bei Litigations. Prozess, Workflow, Business Process Management Bestehende Lieferanten Entwicklung am Markt Lieferantenauswahl RFP Sind im Unternehmen die Begriffe Prozessmgt., Workflow, BPM definiert? Sind die Abhängigkeiten zwischen Workflow- und Prozessmanagement und Records Management identifiziert? Wurde analysiert, welche Funktionen die bestehenden Lieferanten anbieten und ob diese die zukünftigen Anforderungen abdecken? Sind die aktuelle Entwicklung am Markt für RM Software und Dienstleistungen (z.b. Outsourcing) analysiert und die Auswirkungen auf das eigene Unternehmen bewertet? Sind bestehende und potentielle Lieferanten für RM identifiziert? Sind messbare Bewertungskriterien für den Ausschreibungsprozess definiert? Seite 5/6

6 Weitere Checklisten für Records Management Projekte (deutschsprachig, mit Schwerpunkt Schweiz) Projektchecklisten und Autor Titel Umsetzunghilfen Checklisten zur Erarbeitung RM-Policy Beglinger, Lehmann, Neuenschwander Wildhaber Records Management - Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in Wirtschaft und Verwaltung mit Checklisten, Mustern und Vorlagen Checkliste Umsetzung Fässler, Lukas Records Management. Sorgfaltspflicht für Führungskräfte: Was Manager wissen müssen!, Rheinfelden 2006 Empfehlungen für Projekte. S.21 Tipps für Records-Management- Projekte PWC Elektronische Verwaltung von Akten und Geschäftsprozessen onen.html Projektleitfaden für öffentliche Verwaltung in der Schweiz Schweizerischen Bundesarchiv Roter Faden für GEVER-Projekte 01/00205/index.html?lang=de Musteranforderungskatalog für RM- Systeme MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq) Taxonomie / Ordnungssystem Fracasso, Silvano (Diplomarbeit) Wesen und Zweck aufgabengegliederter Ordnungssysteme hnw-zweck-ordnungssysteme.pdf Generelle Informationen IGRM Interessengemeinschaft Records Management (IGRM) 1 Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Autor: Project Management Institute (PMI) 2 Capability Maturity Model Integration (CMMI) 3 Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq) Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML), VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.v., ISBN , 5 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (IDW RS FAIT 3), Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.v. (IDW), Seite 6/6