Serienbriefe erstellen schnell und einfach

Transkript

1 Petra E. Reimann mobisek Seite 1

2 1 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis Einleitung Adresse nach DIN Der Adressaufbau Die korrekte Position der Adresse Die Datenquelle Datenquelle erstellen Adressaufbau in WORD Einstellen der Schrift Einstellen der Seitenränder Schritt 1 zum Serienbrief Einfügen der Seriendruckfelder Einfügen des n bei Herrn im Adressfeld Einfügen der Leerzeichen nur bei Bedarf Einfügen von entfernten, aber notwendigen Leerzeilen Adressen ohne Straßennamen oder Postfach Titel in der Briefanrede Briefanrede erstellen Guten Tag, Sehr geehrte Die fertige Vorlage Download Schlusswort Petra E. Reimann mobisek Seite 2

3 12 Über die Autorin Kontakt Nutzungsrechte für mobisek-e-books Haftungsausschluss Petra E. Reimann mobisek Seite 3

4 2 Einleitung Liebe Leserinnen, liebe Leser, aus eigener Erfahrung weiß ich, dass das Erstellen eines Serienbriefes manchmal viele Nerven und vor allem Zeit kosten kann. Für alle, die einen Serienbrief erstellen müssen und das meist unter Zeitdruck habe ich dieses ausführliche Handbuch geschrieben. Ob in Ihrer Adressdatei ein Dr., ein Prof. Dr., ein Rechtsanwalt oder ein Bachelor vorhanden ist, mit diesem E-Book platzieren Sie die Angaben auf der richtigen Position und das mit dem geringstmöglichen Aufwand. Ich zeige Ihnen, dass Sie ab sofort nur noch eine Serienbrief-Vorlage brauchen. Es gibt auch in WORD immer mehrere Wege, die ans Ziel führen. Ich habe mich in diesem Handbuch für die Petra E. Reimann mobisek Seite 4

5 Arbeitsweise entschieden, die sich in meiner langjährigen Berufserfahrung als einfach und schnell erwiesen hat. Dieses Buch habe ich geschrieben für Büroangestellte, die sich oft ihre Kenntnisse alleine aneignen müssen, weil keine Zeit für Kurse ist oder wenn Kurse, dann nicht der richtige. Selbstständige, die oft mit ihrem Schriftverkehr alleine fertig werden müssen und Büromanagement meist nur am Rande kennen gelernt haben. für Berufseinsteigerinnen, da erfahrungsgemäß dieses Thema meist nur oberflächlich unterrichtet wird. Quer- oder Wiedereinsteigerinnen, deren Kenntnisse einfach wieder ein bisschen in Schwung gebracht werden müssen. Für Sie alle soll dieses Buch anfangs eine Anleitung und dann nur noch ein Spickzettel sein. Petra E. Reimann mobisek Seite 5

6 3 Adresse nach DIN Der Adressaufbau Das gängige Schriftformat ist: Arial 12 Für das Anschriftenfeld haben Sie 9 Zeilen zur Verfügung. Zeilen die nicht beschrieben werden bleiben als Leerzeile erhalten. Beispiel:.. Einschreiben Müller GmbH Herrn Geschäftsführer Prof. Dr. Martin Mustermann Hauptstraße Berlin. Ist der Empfänger klar als Firma zu erkennen, entfällt das Wort Firma in der Anschrift. z. Hd. wird NICHT mehr geschrieben c/o wird NICHT mehr geschrieben Keine Leerzeile mehr zwischen Straße und Ort Innerhalb der Adresse erfolgen KEINE Formatierungen oder Unterstreichungen! Das Länderkennzeichen vor der PLZ entfällt Die Zeilen 1 3 sind reserviert für Postvermerke wie z. B. Petra E. Reimann mobisek Seite 6

7 Einschreiben oder Infopost. Wenn keine Postvermerke eingetragen werden, bleiben diese ersten 3 Zeilen FREI. Der 1. Postvermerk wird in Zeile 3 eingetragen, der 2. Postvermerk kommt in Zeile 2 und der 3. Postvermerk kommt dann in die Zeile 1. Alle Zeilen ohne eingetragenen Postvermerk bleiben erhalten und LEER! Ab Zeile 4 beginnt dann die Anschrift. Berufsbezeichnungen werden in der Zeile der Anrede eingetragen. Akademische Titel gehören direkt zum Namen. Für Briefe ins Ausland wird das Land in Großbuchstaben und in deutscher Sprache direkt in die Zeile nach dem Ort geschrieben. Der Ortsname wird dann auch in Großbuchstaben, aber in der Landessprache des Empfängers geschrieben. Petra E. Reimann mobisek Seite 7

8 Einstellung vom linken Blattrand: 2,50 cm Serienbriefe erstellen schnell und einfach 3.2 Die korrekte Position der Adresse Damit das Anschriftenfeld im Fensterkuvert deutlich sichtbar ist! Einstellung vom oberen Blattrand: 5,08 cm Zeile 1: Postvermerke Zeile 2: Zeile 3: Zeile 4: Anschrift ab hier Zeile 5: Zeile 6: Zeile 7: Zeile 8: Zeile 9:.. Einschreiben Müller GmbH Herrn Geschäftsführer Prof. Dr. Martin Mustermann Hauptstraße Berlin. Petra E. Reimann mobisek Seite 8

9 Für Ihre Notizen: Petra E. Reimann mobisek Seite 9

10 4 Die Datenquelle Ich zeige Ihnen den Aufbau anhand einer EXCEL- Datenquelle. Falls Sie schon eine Excel-Adressliste haben, dann passen Sie die Inhalte an, bevor Sie die Serienbrief- Vorlage erstellen. Da die Spaltenüberschriften in WORD als Seriendruckfeld-Bezeichnungen übernommen werden, müssen Sie sich vorher aussagekräftige Überschriften überlegen. Auch wenn Sie jetzt vielleicht noch keinen Prof. Dr. oder andere Titel in Ihrer Datenquelle haben, empfehle ich Ihnen, diese Möglichkeit gleich mit einzuarbeiten. Sobald sich Ihre Adressdatei erweitert, haben Sie Ihre Serienbrief-Vorlage schon perfekt vorbereitet und keine Arbeit mehr mit umständlichem Erweitern. Petra E. Reimann mobisek Seite 10

11 4.1 Datenquelle erstellen Ich baue die Adressdatei/Spaltenüberschriften immer so auf, wie auch die Briefadresse aufgebaut wird. Die Postvermerke (PV) stelle ich jedoch ans Ende der Spalten, da diese nicht so oft mit Informationen gefüllt werden. Bei den Titeln müssen Sie Folgendes beachten: Sie brauchen 3 separate Seriendruckfelder Titel 1 (Adressfeld vor dem Namen (Dr./Prof. Dr.)) Titel 2 (Adressfeld nach dem Namen (Bachelor)) TitelBriefAnrede (Professor wird ausgeschrieben (dies wird später als Einfüge-Übung gemacht)) Dann brauchen Sie noch Seriendruckfelder mit der Bezeichnung: Firma Anrede (damit meine ich die im Adressfeld) Beruf (Rechtsanwalt, Architekt usw.) Vorname Name Straße/Postfach Petra E. Reimann mobisek Seite 11

12 PLZ Ort Postleitzahl und Ort tragen Sie bitte in getrennte Felder ein, dann können Sie den Ort auch mal in der Grußformel verwenden. Nun erstellen Sie eine Datenquelle in EXCEL: Bitte achten Sie darauf, dass die Spaltenüberschriften zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr geändert werden. Dies führt zu Fehlermeldungen im Serienbriefdokument. Ergänzen können Sie diese Tabelle zu jeder Zeit. Damit immer klar ist, um welche Adressdaten es sich handelt, geben Sie auch dem Tabellenblatt eine aussagekräftige Bezeichnung. Ich nenne es A-Kunden. (Mit rechter Maustaste auf Tabelle 1 und dann auf Umbenennen ) Petra E. Reimann mobisek Seite 12

13 Bitte speichern Sie dies in einen Ordner, den Sie später gleich wieder finden. Ich beginne die Speichernamen für Serienbriefe/Datenquelle immer mit SB Nun füllen wir die Tabelle mit Adressen. In die Spalte Anrede wird nur Frau oder Herr eingetragen, da wir Herr auch noch in der Briefanrede verwenden müssen. Das fehlende n in der Anschrift fügen wir dann separat dazu. Aber dazu später. Bitte achten Sie darauf, dass in Ihrer Datenquelle KEINE leeren Zeilen zwischen den Datensätzen sind. Beispieldaten: Frau Dr. Marianne Huber, Huber GmbH, Huberstraße 222, Huberstadt Herr Prof. Dr. Martin Müller, Müller AG, Müllerstraße 333, Müllershofen, Vorstandsvorsitzender Petra E. Reimann mobisek Seite 13

14 Herr Klaus Hofer, B. A., Hoferstraße 44, Hofershausen, Einschreiben Speichern der EXCEL-Datenquelle nicht vergessen! Für Ihre Notizen: Petra E. Reimann mobisek Seite 14

15 5 Adressaufbau in WORD Bitte öffnen Sie ein neues WORD-Dokument. 5.1 Einstellen der Schrift Hier linker Mausklick Petra E. Reimann mobisek Seite 15

16 Danach hier linker Mausklick Petra E. Reimann mobisek Seite 16

17 Auswahl treffen und dann auf OK klicken. 5.2 Einstellen der Seitenränder Auf Registerkarte Seitenlayout und Dialogfeld Seite einrichten anklicken Für Seitenrand oben: 5,08 cm und für Seitenrand links: 2,50 cm eingeben und mit OK bestätigen Petra E. Reimann mobisek Seite 17

18 Jetzt haben Sie Ihr Dokument nach DIN 5008 eingestellt. Der Cursor blinkt jetzt in der ersten Zeile Ihres Adressfeldes. TIPP: Aktivieren Sie das Anzeigen der Absatzmarken & Co. Dann haben Sie alles im Blick, was in Ihrem Brief passiert. Petra E. Reimann mobisek Seite 18

19 6 Schritt 1 zum Serienbrief Auf der Registerkarte Sendungen auf Seriendruck starten klicken und Briefe auswählen. (Es gibt dazu keine sichtbare Veränderung) Danach auf Empfänger auswählen klicken und Vorhandene Liste verwenden aktivieren. Petra E. Reimann mobisek Seite 19

20 Dann sehen Sie den Explorer und Sie öffnen den Ordner, in den Sie die EXCEL-Datenquelle gespeichert haben. Führen Sie das Auswählen der Datei entweder mit einem Doppelklick auf Ihre Datenquelle aus oder mit einem Klick auf die Datei und dann ein Klick auf Öffnen. Petra E. Reimann mobisek Seite 20

21 Nun erhalten Sie folgende Ansicht: Aufgrund der Umbenennung des Tabellenblattes ist jetzt eindeutig zu erkennen, wo sich die Daten befinden. A-Kunden (bzw. Tabelle 1) ist bereits blau hinterlegt. Da in Ihrer Datenquelle in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften stehen, MUSS dieses Häkchen unbedingt drin sein. Dann auf OK klicken. Petra E. Reimann mobisek Seite 21

22 6.1 Einfügen der Seriendruckfelder TIPP: Verwenden Sie diese beiden Möglichkeiten bitte NICHT. Die Handhabung ist meiner Meinung nach viel zu umständlich und praxisfern. Nun fügen Sie nach und nach die Seriendruckfelder ein. Dazu klicken Sie bitte auf den Begriff Seriendruckfeld einfügen (NICHT auf die kleine Grafik darüber) Nun PV3 auswählen und ENTER drücken. Petra E. Reimann mobisek Seite 22

23 Danach wieder auf Seriendruckfeld einfügen klicken, dann auf PV2 und dann ENTER. Nun wieder auf Seriendruckfeld einfügen klicken, dann auf PV1 und dann ENTER. Bisheriges Ergebnis Der Cursor blinkt nun in der 4. Zeile des Adressfeldes. Auf Seriendruckfeld einfügen -> Firma -> ENTER Auf Seriendruckfeld einfügen -> Anrede danach drücken Sie einmal die Leertaste und dann Seriendruckfeld Beruf -> ENTER Bisheriges Ergebnis: Petra E. Reimann mobisek Seite 23

24 Alle Eingaben die über die Tastatur erfolgen erscheinen in JEDEM Serienbrief dieser Datenbank. Deshalb nur dann verwenden, wenn das Leerzeichen wirklich in jedem Brief vorkommen darf. Der kleine Punkt zwischen Anrede und Beruf bedeutet, sollte ein Beruf in der Datenquelle stehen, so wird er korrekt mit einem Leerzeichen Abstand in die Adresse eingetragen. Ist keine Berufsbezeichnung vorhanden, steht das Leerzeichen zwar auch da, aber man sieht es nicht. Und nun wieder auf Seriendruckfeld einfügen -> Titel1 anklicken und OHNE ein Leerzeichen direkt dran das Seriendruckfeld Vorname einfügen. Auch hier wieder direkt dran das Seriendruckfeld Name einfügen. Jetzt wieder über die Tastatur ein Leerzeichen einfügen und danach wieder Seriendruckfeld einfügen -> Titel2 -> anklicken und dann die ENTER-Taste. Petra E. Reimann mobisek Seite 24

25 Bisheriges Ergebnis: Zwischen Titel1, Vorname und Name ist KEIN festes Leerzeichen. Zwischen Name und Titel2 wurde ein Leerzeichen eingefügt. Nun wieder auf Seriendruckfeld einfügen -> StraßePostfach -> ENTER Seriendruckfeld einfügen -> PLZ und danach eine Leertaste und dann Seriendruckfeld Ort einfügen -> ENTER Petra E. Reimann mobisek Seite 25

26 Nun sehen Sie die 9 Zeilen des Adressfeldes mit allen notwendigen Seriendruckfeldern. Aber es müssen noch einige Einstellungen gemacht werden, damit wirklich jede Adresse korrekt dargestellt wird. Petra E. Reimann mobisek Seite 26

27 6.2 Einfügen des n bei Herrn im Adressfeld Stellen Sie bitte den Cursor direkt hinter das Feld Anrede. Das bedeutet: Der Cursor blinkt direkt nach den beiden Pfeilen und dann erst kommt das Leerzeichen. Nun verwenden wir die Regeln. Petra E. Reimann mobisek Seite 27

28 Ob wir in unserem Dokument eine Veränderung sehen, ist abhängig von dem Datensatz, den WORD momentan aktiv hat. Steckt hinter diesem Datensatz ein Herr, dann sehen wir das n. Steckt jedoch eine Frau dahinter, dann reagiert WORD nicht. So nun geht s los: Klicken Sie bitte auf Regeln und wählen Sie dann mit einem linken Mausklick Wenn Dann Sonst aus. Petra E. Reimann mobisek Seite 28

29 Bei Feldname wählen Sie Anrede aus. In das Feld Vergleichen mit: tippen Sie Herr ein (es muss exakt das sein, was auch in der EXCEL- Datenquelle steht.). Im Feld Dann diesen Text einfügen geben Sie bitte NUR ein n ein. Das Feld Sonst diesen Text einfügen: bleibt leer. (Wenn im Anredefeld Frau steht, dann brauchen wir das n ja nicht) Petra E. Reimann mobisek Seite 29

30 Ein Klick auf OK schließt Ihre Eingabe ab. Leider kann man in der Normalansicht nicht sehen, ob man nun diese Regel schon eingegeben hat oder nicht. Deshalb kommt es manchmal vor, dass mehrere Regeln an der gleichen Stelle eingegeben werden und das Chaos ist perfekt. Für alle die sehen wollen, wie es quasi hinter dem Dokument aussieht, die drücken mal gleichzeitig die beiden Tasten: alt+f9 Petra E. Reimann mobisek Seite 30

31 Ich habe die Regel markiert, damit Sie leichter erkennen, was passiert ist. Mit dieser Tastenkombination können Sie prüfen, ob schon eine Regel vorhanden ist. Sollte sich bei der Eingabe der Regel ein Tippfehler eingeschlichen haben, dann können Sie den in dieser Ansicht korrigieren. Mit der gleichen Tastenkombination: alt+f9 erhalten Sie wieder die gewohnte Ansicht. Petra E. Reimann mobisek Seite 31

32 6.3 Einfügen der Leerzeichen nur bei Bedarf In der Zeile Titel1-Vorname-Name haben wir zwischen den Seriendruckfeldern keine festen (über die Tastatur) Leerzeichen eingegeben, da nicht jeder Datensatz einen Titel hat, nicht immer ist der Vorname bekannt. Damit diese Leerzeichen auch nur dann erscheinen, wenn wir Sie wirklich brauchen machen wir Folgendes: Linker Mausklick direkt auf das Feld Titel1, damit es grau hinterlegt wird. Den Mauszeiger direkt auf die Markierung schieben und mit der RECHTEN Maustaste einmal anklicken. Petra E. Reimann mobisek Seite 32

33 Im jetzigen Kontextmenü wählen Sie bitte mit linkem Mausklick Feld bearbeiten Dann erhalten Sie diese Ansicht: Unter Feldoptionen machen Sie im 2. Kästchen durch linken Mausklick einen Haken und rechts im Eingabefeld geben Sie bitte 1 Leerzeichen ein. Der Cursor im Feld blinkt dann ein bisschen weiter rechts. Mit OK schließen Sie die Eingabe ab. Erklärung: WORD prüft nun das Feld Titel1, ob Text in der Datenquelle vorhanden ist. Wenn ja, dann wird ein Petra E. Reimann mobisek Seite 33

34 Leerzeichen gesetzt, wenn nein dann macht WORD nichts. Den gleichen Vorgang wiederholen Sie jetzt bitte bei dem Feld Vorname. Mit rechtem Mausklick auf das Feld. Feld bearbeiten Haken bei Danach einzufügender Text und rechts daneben das Leerzeichen eintippen Mit OK bestätigen. Wenn wir uns jetzt unseren Serienbrief ansehen, dann sind die Leerzeichen richtig vorhanden, denn unser 1. Datensatz enthält einen Titel und einen Vornamen. Petra E. Reimann mobisek Seite 34

35 6.4 Einfügen von entfernten, aber notwendigen Leerzeilen Zur Erinnerung: Das Adressfeld besteht aus 9 Zeilen und soll auch alle behalten. Wichtig: WORD nimmt jedoch Leerzeilen aus dem Adressblock heraus. Das heißt, sollte in einer Zeile nur ein Seriendruckfeld stehen und dafür keine einzutragenden Daten vorhanden sein, nimmt WORD die leere Zeile raus und schiebt den GANZEN Brief um eine Zeile nach oben. Dagegen können wir etwas tun. Wir fügen wieder eine Wenn-Dann-Sonst-Regel ein. Wichtig: Dabei ist unbedingt darauf zu achten, dass der Cursor genau an der Position steht, bei der die leere Zeile wieder eingefügt werden soll. Wir müssen die Zeilen der Postvermerke mit dieser Regel versehen, da nicht immer ein PV eingetragen ist. Petra E. Reimann mobisek Seite 35

36 Vorab ein kleiner Hinweis, um den Schrecken etwas zu mildern: Sollte in unserem 1. Datensatz kein PV eingetragen sein, wird in unsere SB-Vorlage eine leere Zeile eingefügt. Sieht erstmal furchtbar aus, ist aber richtig. Also bitte nicht löschen. Also auf zur Praxis: Der Cursor blinkt hinter dem Feld PV3. Auf Regeln klicken Auf Wenn Dann Sonst klicken Bei Feldname: PV3 auswählen Bei Vergleich: ist leer auswählen Den Cursor ins Feld Dann diesen Text einfügen: und einmal die ENTER-Taste drücken (es wird eine leere Zeile eingefügt) Mit OK abschließen Petra E. Reimann mobisek Seite 36

37 Ich gehe mal davon aus, dass Sie noch auf Datensatz 1 stehen, dann haben Sie jetzt folgende Ansicht: Sie sehen auch diese leere Zeile nach PV3? Dann haben Sie alles richtig gemacht. Petra E. Reimann mobisek Seite 37

38 Diesen Vorgang wiederholen Sie jetzt bitte noch mit den Zeilen PV2 und PV1. Bitte darauf achten, dass Sie in der Regel PV2 ist leer bzw. PV1 ist leer auswählen und der Cursor in der entsprechenden Zeile steht! Hinweis: WORD ist da gnadenlos. Die leere Zeile wird an der Cursorposition eingefügt. Nun sieht Ihr Adressfeld so aus. Mit einem Klick auf Vorschau Ergebnisse können Sie einen Blick auf die bisherige Adressgestaltung werfen. Petra E. Reimann mobisek Seite 38

39 Mit einem weiteren Klick auf Vorschau Ergebnisse sind Sie wieder in Ihrer Arbeitsansicht. 6.5 Adressen ohne Straßennamen oder Postfach Auch hier nimmt WORD die leere Zeile raus und wir haben nur noch 8 Zeilen im Anschriftenfeld. Also muss wieder eine Zeile rein, aber nicht an der eigentlichen Straße/Postfach-Position (sonst haben wir ja eine Leerzeile im Adressfeld), Also stellen Sie jetzt den Cursor in die leere Zeile nach PLZ/Ort. Auf Regeln klicken Auf Wenn Dann Sonst klicken Bei Feldname: Straße/Postfach auswählen Bei Vergleich: ist leer auswählen Den Cursor ins Feld Dann diesen Text einfügen: und einmal die ENTER-Taste drücken (es wird eine leere Zeile eingefügt) Mit OK abschließen Petra E. Reimann mobisek Seite 39

40 Was passiert nun bei dieser Regel: WORD schaut in die Datenquelle ins Feld Straße/Postfach. Ist es leer, dann wird oberhalb von PLZ und ORT die leere Zeile entfernt und nach dem PLZ und ORT wird diese wieder eingefügt. Perfekt. Petra E. Reimann mobisek Seite 40

41 7 Titel in der Briefanrede In unserem Übungsdatensatz 2 haben wir einen Prof. Dr. Diese Abkürzung sollte nur im Adressfeld stehen. In der Briefanrede sollte Herr Professor erscheinen. Das bedeutet, wir brauchen in unserer EXCEL-Tabelle eine weitere Spalte mit der Überschrift TitelAnredeBrief Dies ist auch gleich eine Übung, wie Sie in Ihrer Datenquelle Ergänzungen bzw. Änderungen vornehmen. Wichtiger Hinweis: Die bestehenden Spaltenüberschriften sollten Sie nicht mehr verändern. Das führt zu Fehlermeldungen beim erneuten Zusammenführen von der WORD-Vorlage und den Daten. Falls Sie es bis jetzt noch nicht getan haben, dann unbedingt das WORD-SB-Dokument SPEICHERN!!! Bitte öffnen Sie Ihre dazugehörige EXCEL-Datenquelle. Sollte der Hinweis kommen, dass diese Datei schreibgeschützt sei bzw. anderweitig verwendet, dann Petra E. Reimann mobisek Seite 41

42 speichern und schließen Sie Ihr WORD-SB-Dokument. Dann müsste das Öffnen der EXCEL-Datenquelle funktionieren. Da wir eine neue Spalte hinzufügen wollen, können wir nicht mit der Möglichkeit Datenquelle bearbeiten hantieren. Also die EXCEL-Datei ist jetzt offen. In der nach PV3 folgenden Spalte tragen Sie TitelBriefAnrede ein. Da dieses Seriendruckfeld in der Briefanrede eingesetzt wird, also bei Sehr geehrte bzw. Guten Tag, muss dies natürlich auch die Titel der anderen Datensätze enthalten. Petra E. Reimann mobisek Seite 42

43 Danach speichern Sie bitte die EXCEL-Datei und öffnen wieder das WORD-Dokument. Falls Sie vor dem Öffnen diesen Hinweis erhalten: Sie werden darauf aufmerksam gemacht, mit welcher Datenquelle die Serienbrief-Datei sich verbinden will. Wenn das die richtigen Daten sind, dann auf Ja. Wenn nicht, dann auf Nein klicken und die richtige Datendatei auswählen. Dann schauen Sie doch gleich mal nach, ob das neue Seriendruckfeld übernommen wurde. Klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen Petra E. Reimann mobisek Seite 43

44 Nun müsste an letzter Position der Begriff TitelBriefAnrede bereitstehen zum Einfügen. Wenn ja super. Wenn nein, bitte prüfen Sie Ihre Datenquelle und wiederholen ggf. den Vorgang. Petra E. Reimann mobisek Seite 44

45 8 Briefanrede erstellen 8.1 Guten Tag, Auch hier gilt: Jeder über die Tastatur eingegebene Text erscheint auf allen Briefen. Guten Tag, darf auf jedem Brief stehen, also geben wir das über die Tastatur ein (= feste Eingabe). Nach Guten Tag folgt ein Komma und ein Leerzeichen, nun muss das Feld Anrede hinzugefügt werden und ein festes Leerzeichen Petra E. Reimann mobisek Seite 45

46 Danach fügen Sie das Seriendruckfeld TitelBriefAnrede ein und DIREKT danach (OHNE Leerzeichen) das Feld Name und ein festes Komma. Da wir im Falle eines Titels in der Anrede auch ein Leerzeichen zwischen Titel und Name brauchen, müssen wir das Feld TitelBriefAnrede wieder bearbeiten. Rechter Mausklick auf das Feld TitelBriefAnrede. Feld bearbeiten mit linkem Mausklick auswählen. Haken bei Danach einzufügender Text und im rechten Eingabefeld ein Leerzeichen machen. Danach wieder mit OK bestätigen. Petra E. Reimann mobisek Seite 46

47 Aktivieren Sie bitte Vorschau Ergebnisse Somit steht bei Datensatz 1 Frau Dr. Huber, korrekt und bei Datensatz 2 wird auch der Titel Professor richtig angezeigt. Petra E. Reimann mobisek Seite 47

48 Bitte verwenden Sie für den Titel in der Briefanrede immer ein eigenes Seriendruckfeld, d. h. eine eigene Spalte in der Datenquelle. Petra E. Reimann mobisek Seite 48

49 8.2 Sehr geehrte Bei dieser Anrede wird es ein bisschen mehr Aufwand: Die Vorschau Ergebnisse in der Menueleiste sollte inaktiv sein, so dass Sie Ihre Felder-Ansicht vor sich haben. Das macht s ein bisschen einfacher. Sehr geehrte und ein Leerzeichen darf fest über die Tastatur eingegeben werden (steht ja dann auch auf jedem Brief) Nach dem Leerzeichen folgt das Seriendruckfeld Anrede mit anschließendem festen Leerzeichen. Danach folgt das Feld TitelBriefAnrede und DIREKT daran (OHNE Leerzeichen) das Feld Name mit anschließendem Komma. Petra E. Reimann mobisek Seite 49

50 Nun stellen Sie den Cursor bitte direkt hinter geehrte, denn dort soll bei Bedarf das r erscheinen. Das eingegebene Leerzeichen befindet sich rechts vom Cursor. Im Menüband auf Regeln klicken und Wenn Dann Sonst auswählen. Dann wie folgt eintragen: Petra E. Reimann mobisek Seite 50

51 Bei Feldname Anrede wählen, vergleichen mit Herr und bei Dann diesen Text einfügen: nur ein r eintragen und mit OK bestätigen. Nun brauchen Sie noch ein bedingtes Leerzeichen bei dem Titel der Briefanrede. Mit rechtem Mausklick auf das Feld TitelBriefAnrede und Feld bearbeiten auswählen. Petra E. Reimann mobisek Seite 51

52 Auch hier wieder Häkchen setzen und im rechten Bereich ein Leerzeichen eingeben. Mit OK bestätigen. Wichtig: SPEICHERN nicht vergessen Petra E. Reimann mobisek Seite 52

53 9 Die fertige Vorlage Die beiden Briefanreden sind natürlich nur als entweder/oder anzusehen. Nun steht Ihre Serienbrief-Vorlage fertig vor Ihnen. Sie können Ihre Datenquelle beliebig ergänzen mit neuen Datensätzen bzw. neue Spalten für neue Infos zu Ihren Datensätzen dranhängen. Tipp: Bauen Sie Ihre anderen (falls vorhanden) Datenquellen mit den gleichen Spaltenüberschriften auf (WICHTIG: Spaltenüberschriften und Seriendruckfeld-Bezeichnungen müssen exakt gleich sein) und Sie brauchen nur noch diese EINE Vorlage für all Ihre Serienbriefe. Nun prüfen wir unsere Musteradressen auf Richtigkeit: Aktivieren Sie die Vorschau Ergebnisse und klicken Sie durch die 3 Datensätze. Petra E. Reimann mobisek Seite 53

54 Datensatz 1: Petra E. Reimann mobisek Seite 54

55 Datensatz 2: Petra E. Reimann mobisek Seite 55

56 Datensatz 3: Petra E. Reimann mobisek Seite 56

57 10 Download Auf meiner Internet-Seite habe ich unter SB-Download die Originaldateien zu diesem E-Book für Sie bereitgestellt. Um die Seite zu öffnen benötigen Sie folgendes Passwort: SB-E-Book Speichern Sie die WORD-Datei und die EXCEL- Datenquelle auf Ihrem PC. Nach dem Öffnen der WORD-Datei verbinden Sie den Serienbrief einfach noch einmal mit der gespeicherten EXCEL-Datei. Gehen Sie so vor: Empfänger wählen - Vorhandene Liste verwenden - zum Speicherort der Excel-Tabelle gehen. Petra E. Reimann mobisek Seite 57

58 Die EXCEL-Datei auswählen und wie im Buch (Seite 19) beschrieben weiter arbeiten. Für Ihre Notizen: Petra E. Reimann mobisek Seite 58

59 11 Schlusswort Das war doch gar nicht schwer und Übung macht den Meister bzw. Meisterin. Meine Seminarteilnehmerinnen erstellen ihre Serienbrief- Vorlagen alle innerhalb von 10 Minuten (bei vorhandener Datentabelle). Wichtig sind die genauen Spaltenüberschriften, damit die Seriendruckfelder einwandfrei zu erkennen sind und Sie die richtige Position sofort zuordnen können. Falls Fragen oder Anmerkungen auftauchen, dann schreiben Sie mir einfach eine an: Bitte geben Sie Ihrer auch einen aussagekräftigen Betreff. s ohne Betreff landen bei mir sehr schnell im Papierkorb. Petra E. Reimann mobisek Seite 59

60 Ich freue mich auch über Kontakte über Facebook, Xing und Twitter. Einfach mobisek eingeben und schon sind Sie bei mir. Nun wünsche ich Ihnen viel Erfolg und alles Gute. Ihre Petra E. Reimann Petra E. Reimann mobisek Seite 60

61 12 Über die Autorin Petra E. Reimann ist IHK-geprüfte Sekretariatsfachkauffrau. Für den Abschluss mit der Note 1 wurde sie mit dem Meisterpreis der Bayerischen Staatsregierung ausgezeichnet. In den mehr als 25 Jahren Berufserfahrung hat sie den Wert und die Wirkung des geschriebenen Wortes kennengelernt. Im September 2000 gründete Petra E. Reimann ihr mobiles Sekretariat mobisek. Sie betreut kleine und mittelständische Unternehmen im Bereich Büroorganisation. Weitere Ausbildungen zur Projektassistentin und Dialogmanagerin festigten und erweiterten ihr Know How. Sie spezialisierte sich auf das Texten von Geschäftskorrespondenz, erfolgreichen Homepagetexten, Werbetexten und Bewerbungen. Seit 2007 betreut Frau Reimann ehrenamtlich Abschlussklassen zum Thema: Text und Gestaltung von individuellen Bewerbungen für Jugendliche. Im Juni 2009 wurde dieses ehrenamtliche Projekt beim Wettbewerb von Ariel/SAT1 Starke Frauen starke Taten von den Zuschauern mit großem Vorsprung auf den ersten Platz gewählt. Petra E. Reimann mobisek Seite 61

62 13 Kontakt mobisek - Mobiles Sekretariat Petra E. Reimann Neumarkter Straße 3 A Postbauer-Heng Tel Handy per@mobisek.de Internet: mobisek.de Petra E. Reimann mobisek Seite 62

63 14 Nutzungsrechte für mobisek-e-books Mit dem Kauf eines E-Books räumt mobisek/petra E. Reimann dem Käufer ein einfaches und nicht übertragbares Nutzungsrecht zum persönlichen und alleinigen Gebrauch ein. Dem Käufer ist jede Verbreitung, Veröffentlichung, Vervielfältigung oder gewerbsmäßige Nutzung untersagt, er kann aber zu Sicherungszwecken eine persönliche Kopie herstellen. 15 Haftungsausschluss Die Autorin gibt keine Garantien für die Genauigkeit, Umsetzbarkeit und Vollständigkeit. Für etwaige Fehler und die daraus resultierenden Folgen ist eine Haftung ausgeschlossen Petra E. Reimann Alle Rechte vorbehalten Dieses Buch ist urheberrechtlich geschützt. 2. Auflage Petra E. Reimann mobisek Seite 63