Serienbrief mit Word 2003

Transkript

1 Serienbrief mit Word Inhalt Die Daten Der Brief Der Text Die Verknüpfung zwischen dem Brief und den Kundendaten Die Kunden Anschrift Ein Bedingungsfeld einfügen Den Seriendruck drucken Inhalt Dieses Dokument ist eine kurze allgemeine Beschreibung über die Erstellung von Serienbriefe mit Word Das folgende Beispiel soll die Vorgangsweise veranschaulichen. Die Trainingsmanagement spezifische Datenquellen werden in der Trainingsmanagement-Hilfe beschrieben und sind nicht Gegenstand dieses Dokuments. Eine zehnjährige Jubiläenfeier wird als Beispiel dienen. Seite 1 von 8

2 2 Die Daten In einer EXCEL-Datei befinden sich die erforderlichen Kunden-Angaben. Ihr Dateiname lautet: Kunden.xls Sie wird zuerst angelegt: Geburtsdatum Name Vorname Strasse Stadt PLZ Geschlecht Adams Gaby Goublestr Köln Bill Gates Microsoft Seattle Diana Frances Lady Di Sandringham, England w Disney Walt Hier.str Chicago Ford Henry Seestr. 4 Dearnborn Gonxha Bojaxhiu Agnes Mother Teresa Shkup, Ottoman Empire Kroc Ray Mc Donald Oak Park III Merrill Charles Poststr. 23 Green Grove Springs Monroe Marilyn Hier.str Los Angeles w Morita Akio Sony Nagoya, Japan Muhammad Ali Cassuis Clay Str. Luisville, Ky Mustermann Günter Seestr. 4 Hamburg m Mustermann Laurent Seestr. 4 Hamburg m Walton Sam Wal-Marrt Kingfischer, Okla Watson Thomas IBN street Dayton, Ohio m Hinweis Die erste Zeile muss alle Spaltentitel beinhalten (Name, Vorname, ). Seite 2 von 8

3 3 Der Brief 3.1 Der Text In WORD wird der Brieftext geschrieben und unter dem Dateinamen Brief.doc gespeichert. Sehr geehrte [NAME] Vor zwanzig Jahren entstand unser Unternehmen. Unsere Erfolge und unser zehnjähriges Jubiläum möchten wir gemeinsam mit unseren Kunden, Partnern und Freunden feiern. Sie sind herzlich eingeladen! Die Feier findet statt am Donnerstag, den 29. September ab Uhr in unseren Büroräumen. Die Veranstaltung gliedert sich in zwei Teile: beginnen werden wir mit einer Fachtagung, auf der wir uns mit den Zukunftsperspektiven beschäftigen wollen. Am Abend wird es eine Jubiläumsfeier mit gutem Essen und Musik geben. Es würde uns sehr freuen, Sie auf der Veranstaltung begrüßen zu können. Mit freundlichen Grüßen Herr Mustermann Vorsitzender Geschäftsführer Meine Firma Seite 3 von 8

4 3.2 Die Verknüpfung zwischen dem Brief und den Kundendaten. Für den Seriendruck wird die Seriendruck-Symbolleiste eingeblendet: Klick auf Extras / Briefe und Sendungen / Seriendruck-Symbolleiste einblenden u.s.w. Mit einem Klick auf Hauptdokument-Setup öffnet sich ein Fenster, in dem der Typ des Dokuments bestimmt werden kann: Wir suchen unsere Datenquelle mit Klick auf (Datenquelle öffnen) und verbinden mit einem Doppelklick auf Kunden.xls unseren Text mit der Datenquelle... Seite 4 von 8

5 ... und wählen die benötigte Tabelle aus: 3.3 Die Kunden Anschrift Oberhalb unseres Brieftextes schalten wir die erforderlichen Leerzeilen klicken auf (=Seriendruckfeld einfügen) und holen uns die Angaben für die Anschrift - zuerst den Vorname anklicken und mit Einfügen bestätigen nach einem Leerschritt Name Einfügen... u. s. w. Seite 5 von 8

6 die fertige Anschrift sieht dann so aus: 3.4 Ein Bedingungsfeld einfügen Im nächsten Schritt sorgen wir dafür, dass neben Sehr geehrte... bei einem männlichen Empfänger ein r eingefügt wird: Klick auf OK daneben setzen wir nach einem Klick auf die Seriendruckfelder «Vorname» und «Name» ein. Seite 6 von 8

7 Kontrollieren wir kurz das Ergebnis der bisherigen Arbeit: Ein Klick auf das Symbol setzt die einzelnen Datensätze ein mit dem Symbol bewegen wir uns durch die Datensätze und stellen fest, dass sich die Anschriften ändern und bei Nummer 12 in die Anrede ein r eingesetzt wurde: Wir schalten wieder aus und widmen uns dem ersten Textabsatz: 3.5 Den Seriendruck drucken Mit einem Klick auf (Seriendruck an Drucker) und Bestätigung dass alle Briefe gedruckt werden sollen, werden alle 11 Briefe gedruckt. Seite 7 von 8

8 Wer sich mit der Hilfe eines Assistenten eine Datenquelle auswählen möchte, klickt nach (Datenquelle öffnen) auf Neue Quelle. und schon ist der Assistent da: Die weiteren Schritte sind von Ihrem Datenquellentyp abhängig und werden hier nicht detailliert. Herr Dipl. Ing. Laurent Devos, Lindberghstr. 150, Mönchengladbach. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Produktspezifikationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die Bildschirmfotos stellen den aktuellen Stand bei der Drucklegung dar und können von den tatsächlich gelieferten Produkten abweichen. Seite 8 von 8