Das Programm Euroschiff 2000

Transkript

1 Eine Kurzbeschreibung der einzelnen Programmgruppen und Module Die Schifffahrtsabrechnung ist ein komplexes Software-System. Sie ist in verschiedene Programmgruppen aufgeteilt. Jede dieser Programmgruppen erfüllt ihre Aufgaben und steht den anderen Gruppen zur Verfügung. Die Verzahnung der einzelnen Programm- Module erleichtert es Ihnen die täglichen Aufgaben schnell zu erledigen. Hier eine Kurzbeschreibung der einzelnen Gruppen und Module: Um das System im Ganzen zu erklären würden wir Ihnen gerne das Programm EuroSchiff 2000 persönlich vorstellen. Bitte vereinbaren Sie einen Termin mit uns. Wir können Ihnen dann die ganze Leistungsfähigkeit unseres Systems, an Hand von täglich vorkommenden Geschäftsvorfällen, zeigen. Seite 1 Seite 2-10 Seite Seite 14 Seite Seite 19 Einführung Stammdaten Aufträge (Reisen) Offerten Statistische Auswertungen Dienstprogramme Haben Sie weitere Fragen, rufen Sie uns einfach an. Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Ihr ComSoftDesign Team CommSoftDesign M.Broggiato Weißenburgstr Duisburg Tel: Fax Info@ComSotfDesign.de www ComSoftDesign.de Seite 1 von 19

2 Der Bereich Stammdaten In jedem Programmmodul steht Ihnen die Suche über Nummer oder Suchbegriff zur Verfügung. Bei der Suche über den Suchbegriff werden Ihnen Matchcodelisten aufgebaut. In diese Listen gelangen Sie auch immer nach der Bearbeitung eines Datensatzes zurück. Zu jedem Modul stehen Ihnen natürlich auch die entsprechenden Ausdrucke und Listen zur Verfügung. Debitoren und Kreditoren Seite 2 von 19

3 Die Debitoren und Kreditoren werden in einer Datenbank geführt. Die Nummernkreise sind individuell einstellbar. Übergabedaten für ein angeschlossenes Buchhaltungssystem sind hier berücksichtigt. Schiffsdatenbank In der Schiffsdatenbank finden Sie alle nötigen Angaben um eine Entscheidung für den anstehenden Transport zu treffen. Von der groben Auswahl bis zu einzelnen Angaben über die Laderäume. Für neue Schiffe steht Ihnen der Erhebungsbogen zur Verfügung. Seite 3 von 19

4 Die weiteren Bildschirme der Schiffsdatenbank werden hier nicht aufgeführt. Seite 4 von 19

5 Wasserstände Sie können auf diesen Bildschirmen die einzelnen Pegel verfolgen. Hochwasser und Kleinwasser sind verfolgbar. Güterarten Hier werden die Güterarten laut Güterberater-Verzeichnis erfasst und verwaltet. Sie sind später ein Bestandteil der Vertragsverwaltung. Es können auch eigene Datenbestände verwaltet werden. Seite 5 von 19

6 Kanalabgaben An dieser Stelle der Stammdaten können Sie die Kanalabgaben verwalten. Es lassen sich für alle Relationen die entsprechenden Strecken hinterlegen. Sie können Teilstrecken erfassen und die Kosten zuordnen. In der Abrechnung ( Positionsseite der Aufträge) haben Sie dann die Möglichkeit auf diese Daten zurückzugreifen, je nachdem welche Absprachen getroffen wurden. Fakturtexte (ohne Bildschirmausdruck) Die Fakturtexte sind einfache Textkonserven, die Ihnen in der Abrechnung immer wiederkehrende Eingaben abnehmen sollen. Sie können Sie innerhalb der Abrechnung an jeder Stelle einfügen. Seite 6 von 19

7 Systemtabellen Die Systemtabellen sind eine Sammlung von Stammdaten und Steuerwerten, die an vielen Stellen des Systems verwendet werden. Im Bereich der Stammdaten und in der Abrechnung sowie auch in der Offertenverwaltung. Hier werden auch die Daten für die Lade/Liegezeiten verwaltet. Telefonbuch Seite 7 von 19

8 Suchen Sie Ansprechpartner, eine Firma, eine Filiale. Suchen Sie Schleusen auf einer Reise in geografischer Reihenfolge, alle diese Informationen können Sie hier erhalten. Die Daten können von der Debitoren /Kreditorenverwaltung aktualisiert und angelegt werden. Kundenverträge Kundenverträge bilden einen wesentlichen Bestandteil der statistischen Auswertungen. Sie bieten für den Sachbearbeiter / Befrachter die Möglichkeit abgeschlossene Verträge, die über einen längeren Zeitraum laufen, zu überwachen. Seite 8 von 19

9 Die Kontrolle ob die Vertragsdaten eingehalten werden, kann anhand des Übersichtsbildschirm eingesehen werden. Mehr zu den Verträgen im Bereich Statistik, wo diese Informationen genauer ausgewertet werden. Sie können sich eine Kombination von verschiedenen Kriterien zusammenstellen. Seite 9 von 19

10 Auftragsbearbeitung (Reisen) Viele der vorgestellten Stammdaten werden an dieser Stelle des Programms wieder verwendet. Sie bilden die Basis und Sie kommen mit weniger Eingaben aus. Jeder Auftrag/Transport wird hier als Reise gesehen. Jede Reise spiegelt alle Geschäftsvorfälle wieder, von der Kundenrechnung über Schiffergutschrift bis hin zu Kanalabgaben und Liegegeldern. Die Reise wird unter einer einzigen Nummer die Speditions-Nr. mit Folgenummern zusammengefasst. Sie haben auf Knopfdruck den Überblick über alle Dokumente dieser Reise. Alle relevanten Daten der Reise inklusive der eigentlichen Reisedaten (siehe Bildschirm Reisedaten) bis hin zu allen Absprachen und Informationen werden vom System verwaltet und stehen zur Verfügung. Folgende Papiere können erstellt werden - Rechnungen (Ausgangs- und Eingangsrechnungen) - Gutschriften ( Ausgangs- und Eingangsgutschriften) - Transportabschluss für Kunden und Schiffer getrennt - Ladescheine - Begleitpapiere des Auftrages - Deckblätter für Dossier-Papiere Ihres Hauses - Saldoübersicht Die Fakturierung wird geteilt in eine Ausgangs- und eine Eingangsfakturierung. Alle dort verwendeten Informationen werden weiterverarbeitet und stehen dann für die umfangreichen statistischen Auswertungen zur Verfügung Seite 10 von 19

11 An vielen Stellen stehen Ihnen umfangreiche Auswahllisten (Matchcodes) zur Verfügung. Aus den meisten dieser Listen gelangen Sie direkt in die Bearbeitung der ausgewählten Reise und Sie können dort alle Vorgänge sehen und bearbeiten. Das System ist Fremdwährungsfähig bis hin zur einzelnen Zeile der Abrechnung. Seite 11 von 19

12 Die Reiseseiten bilden den Teil der Auftragsbearbeitung die für die Transportabschlüsse an Debitoren und Kreditoren erteilt werden. Alle Dokumente können Sie per Druck, Fax oder falls nötig per TTX versenden In der Abrechnung stehen Ihnen verschiedene Zeilenarten zur Verfügung, wie z.b. - Normale Zeile - Zuschläge - Einzelne Zu- und Abschläge - Schlusstexte u.s.w. Seite 12 von 19

13 Durch diese Zeilenarten gibt es so gut wie keinen Geschäftsvorfall, der sich nicht darstellen lässt. Wenn Sie eine Reise oder ein Dokument aus einer Reise löschen, bleiben die Daten gespeichert um das Gewesene verfolgen zu können. Das Löschen ist an bestimmte Berechtigungen innerhalb des Programms gebunden. Alle Fakturen werden über die Beleghistorie, die abrufbar für jeden Auftrag zur Verfügung steht, verfolgt. Die europäische Steuerregelung und Drittlandtransporte werden über die im Programm implementierte Steuerautomatik abgehandelt. Die entsprechenden Texte für die Ausgangsfaktur sind in den Konstanten individuell hinterlegt Seite 13 von 19

14 Offerten Die Offerten sollen Ihnen eine schnelle Bearbeitung von Kundenanfragen ermöglichen, Ihre Angebote zu verfolgen. Eine Wiedervorlage steht Ihnen pro Anwender zur Verfügung. Die Bearbeitung bei Vertretungen ist möglich. Grob gesehen ist die Verwaltung der Offerten ähnlich der Auftragsverwaltung. Ihnen stehen hier nur zusätzliche Seiten für Absprachen, Bemerkungen und Bedingungen zur Verfügung. Eine statistische Auswertung ist möglich. Die Kriterien legen Sie selbst fest. Bei Abschluss des Auftrages können Sie Daten in einen Auftrag übertragen. Die Offerte wird gekennzeichnet und mit ein paar Eingaben ist der Auftrag komplett erfasst. Seite 14 von 19

15 Statistische Auswertungen Ein großer Bereich der Ihnen Auskünfte über Ihre Klientel und Ihre eigene Leistungsfähigkei erteilt. Es stehen Ihnen Auskünfte zu folgenden Bereichen zur Verfügung: - Reisezählung - Umsätze Debitoren / Kreditoren - Gruppenumsatz - Gesamtumsatz - Vertragsumsätze - Statistische Listen In den Listen zur Statistik finden Sie natürlich auch das umfangreiche Speditionsbuch. Es ist nicht mehr nötig, das Speditionsbuch per Hand zu führen. Seite 15 von 19

16 Die einzelnen Auswertungen sollen Ihnen den geschäftlichen Verlauf aufzeigen, der sich ergeben hat über den von Ihnen gewählten Zeitraum. Die Zeiträume können frei gewählt werden in einem Bereich von einem Monat bis max. 24 Monaten. Einige statistische Bereiche dienen auch der internen Kontrolle. Fragen die häufig gestellt werden - wieviel habe ich umgesetzt gesamt und Gruppenweise - wieviel habe ich umgesetzt im Bergverkehr - wieviel habe ich umgesetzt im Talverkehr - wieviel habe ich umgesetzt im Chartergeschäft u.s.w. je nach Einteilung, die Sie vorgenommen haben. Es werden Umsatz und Einstand gegenübergestellt und die Roherlöse ermittelt. Seite 16 von 19

17 Im Bereich der Vertragsauswertung können viele Auskünfte über das System ermittelt werden. - welchen Umsatz habe ich mit Stahl, Ton, Mehl u.s.w. gemacht - welchen Umsatz für einen Kunden mit einem bestimmten Frachtgut - welchen Umsatz habe ich auf einer bestimmten Relation gemacht - welchen Umsatz habe ich mit einem Frachtgut auf einer Relation gemacht - u.s.w. All diese Informationen stehen Ihnen als Übersicht mit Umsätzen, fakturiert und offen, zur Verfügung und der entsprechenden Tonnage. Seite 17 von 19

18 Auf den folgenden Seiten erhalten Sie eine Einzelaufstellung für den gewählten Zeitraum. Die Übersicht zeigt Umsätze und Tonnagen. Diese Werte sind Netto und bereinigt auf das entsprechende Frachtgut. In der Übersicht sind die Werte für Liegegelder in den angezeigten Werten berücksichtigt. Die Gewinnverteilung ist prozentual gestaltet um Beifrachten verarbeiten zu können. In diesen Fällen wird Umsatz und Endstand prozentual den Tonnageanteilen verteilt. Seite 18 von 19

19 Dienstprogramme Um das System betreiben zu können, sind Einstellungen und Parameter zu verwalten. Das Systems ist mehrplatzfähig unter den folgenden Betriebssystemen - Novell ab Vers. 4.x - Windows NT - Windows 2000 Die einzelnen Parameter werden in den verschiedenen Programmteilen der Dienstprogrammen verwaltet. Natürlich ist das System auch als Einzelplatzlösung zu betreiben. Systemeinstellungen, Nummerkreise, Konstanten und die Dateireorganisation sind hier vertreten. Das System arbeitet nach Recordlocking, darum ist die Entsperrung von Datensätzen enthalten. Wir bedanken uns bei Ihnen und hoffen Sie können sich mit Hilfe dieser Kurzbeschreibung ein Bild von unserem System machen. Natürlich würden wir uns freuen von Ihnen zu hören. Seite 19 von 19