DORIS im Überblick. Dokumentieren Organisieren Reporten Informieren Strukturieren. TRIOLOGY GmbH Brabandtstraße Braunschweig

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1 DORIS im Überblick Dokumentieren Organisieren Reporten Informieren Strukturieren TRIOLOGY GmbH Brabandtstraße Braunschweig Tel. +49 (0) Fax. +49 (0)

2 Inhaltsverzeichnis 1 DORIS EINE SOFTWARE, VIELE ANWENDUNGEN! 4 Ich möchte Informationen zentral verwalten. 4 Ich möchte nachvollziehbar und revisionssicher dokumentieren. 5 Ich möchte Daten und Informationen auswerten. 5 Die Software soll sich an unsere Geschäftsprozesse anpassen und nicht umgekehrt. 5 Strukturierte Dokumentenablage... ist DORIS eine Verzeichnisstruktur? 6 Strukturierte Eingabeformulare... ist DORIS ein Web Content Management System (WCMS)? 6 Überwachung und Koordination von Terminen... ist DORIS eine Groupware? 7 Versionierung, Volltextsuche... ist DORIS ein Dokumenten Management System (DMS)? 7 Freigabemechanismus und 4-Augen-Prinzip... ist DORIS ein Workflow System? 8 Verfügbarkeit im Web und Bereitstellung von Kommentaren und Verlinkung... ist DORIS ein Wiki? 8 Änderungshistorie, Archivierung und Revisionssicherheit... ist DORIS ein Archivsystem? 9 Berechtigungskonzept und Benutzerrollen... ist DORIS eine Datenbank? 9 Erfassung und Import von Kennzahlen... ist DORIS ein Data Warehouse? 10 Analyse von Kennzahlen und Berichte... ist DORIS ein Business Intelligence System? 10 Flexible Anpassung der Anwendung... ist DORIS eine Programmiersprache? 11 Nahtlose Integration... ist DORIS kompatibel zu meiner vorhandenen IT-Infrastruktur? 11 Von klein bis ganz groß... ist DORIS für alle Branchen und Unternehmensgrößen nutzbar? 11 2 WIE WIRD DORIS EINGESETZT? 12 Anlagen-Informationssystem 12 Filial-/ Länderdatenbank 12 Handbuch des Risikomanagements 12 Umwelt Management System 13 3 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN 13 Anforderungen an den Server 13 Anforderungen an den Arbeitsplatz 13 SIE MÖCHTEN DORIS NÄHER KENNENLERNEN? 14 2

3 Bevor Sie eine Entscheidung treffen: Fragen Sie DORIS! Adresslisten, Datenblätter, Dokumentationen, Tabellen, Reportings, Exceldateien... Überall in Ihrem Unternehmen werden zu unterschiedlichen Themen Daten erfasst, gespeichert, dokumentiert, archiviert und ausgewertet. Wäre es nicht schön, wenn die für Sie relevanten Informationen in nur einem System zu finden wären, auf das Sie darüber hinaus von überall Zugriff hätten? Ganz einfach, ganz unkompliziert und ganz günstig? DORIS ist die auf ORACLE-Technologie basierende Webanwendung zur Strukturierung, Verknüpfung, Archivierung und Auswertung von Informationen, Dokumenten und Kennzahlen für Unternehmen mit einem hohem Bedarf und Bedürfnis nach Transparenz und Sicherheit. DORIS hilft bei der zentralen Verwaltung von Informationen. Fassen Sie Daten aus unterschiedlichen Programmen zusammen. Kommentieren und bewerten Sie diese. Eröffnen Sie Infoportale und Projekträume. Bilden Sie Prozesse ab.... sorgt für eine bessere Dokumentation von Daten und Dokumenten. Finden Sie Ihre Dokumente schnell und unkompliziert. Schützen Sie sie vor Missbrauch und fremdem Zugriff. Schaffen Sie Revisionssicherheit.... analysiert die gesammelten Daten und Informationen. Erstellen Sie auf Knopfdruck Unternehmenskennzahlen. Und werten Sie diese aus. Erkennen Sie so echte Chancen und vermeiden Sie Risiken.... unterstützt die Entwicklung Ihres Unternehmens. Passen Sie die Software den Veränderungen in Ihrem Unternehmen an. Schnell und unkompliziert. Dabei bleiben alle Funktionen erhalten und die Daten an ihrem Platz. Abbildung 1 Startseite am Beispiel DORIS als Software Management System. 3

4 1 DORIS EINE SOFTWARE, VIELE ANWENDUNGEN! DORIS vereint die wichtigsten Eigenschaften aus folgenden Systemen unter einer einfach zu bedienenden Oberfläche, die Sie im Folgenden kennen lernen werden: Verzeichnisstruktur Archivsystem Web Content Management System Datenbank Groupware Data Warehouse Dokumenten Management System Business Intelligence System Workflow System Programmiersprache Wiki Kommen Ihnen einige der folgenden Anforderungen aus Ihrer täglichen Arbeit bekannt vor? Dann informieren Sie sich auf den nächsten Seiten, wie DORIS Sie unterstützen kann. Ich möchte Informationen zentral verwalten. Ich möchte Dokumente strukturiert ablegen. Die Dokumente sollen zu jeder Zeit, an jedem Ort und auf verschiedenen Endgeräten verfügbar sein und ich möchte nicht nur Dateien, sondern auch weitere Informationen, z. B. Kommentare, Verlinkungen oder einen stichtagsbezogenen Status ablegen. Ich möchte Kennzahlen erfassen bzw. über Schnittstellen aus anderen Systemen importieren. Darüber hinaus ist es meine Aufgabe, Termine zu überwachen und die anfallenden Termine optimal zu koordinieren. Die Struktur für Eingabeformulare soll für bestimmte Anwender vorgegeben sein. Informieren Sie sich hier: Verzeichnisstruktur Web Content Management System Groupware 4

5 Ich möchte nachvollziehbar und revisionssicher dokumentieren. Es muss verschiedene Benutzerrollen geben, um einen unberechtigten Zugriff auf Dokumente zu verhindern. Ich benötige einen Freigabemechanismus, um ein 4-Augen-Prinzip und gute Datenqualität zu gewährleisten. Ich möchte die abgelegten Dokumente versionieren und per Volltextsuche leicht wieder auffinden. Ich bin verpflichtet, dass jede Änderung an den Daten nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert ist. Ich muss jeden Stand der Daten zu jedem beliebigen Zeitraum wieder abrufen können. Informieren Sie sich hier: Dokumenten Management System Workflow System Wiki Archivsystem Datenbank Data Warehouse Ich möchte Daten und Informationen auswerten. Ich möchte die Kennzahlen analysieren können und formatierte Berichte in PDF, Excel, Powerpoint, Word und HTML darüber erstellen. Informieren Sie sich hier: Business Intelligence System Die Software soll sich an unsere Geschäftsprozesse anpassen und nicht umgekehrt. Mein Unternehmen passt sich den ständig verändernden Marktsituationen an. Das System soll durch berechtigte Benutzer ohne Programmierkenntnisse an diese Veränderungen ebenfalls flexibel angepasst werden können. Das System muss sich nahtlos in unsere bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Das System muss für kleine, mittelständische und große Unternehmen passen. Es sollte mit dem Unternehmen mitwachsen können. Informieren Sie sich hier: Programmiersprache 5

6 Strukturierte Dokumentenablage... ist DORIS eine Verzeichnisstruktur? DORIS organisiert Informationen ganz ähnlich zu einer Verzeichnisstruktur. Dabei kennt das Formularkonzept von DORIS wesentlich mehr Arten von Verzeichniseinträgen als nur "Ordner" und "Dokumente". Es ist z. B. möglich, eine Struktur in der Art "Unternehmen Standort Gebäude Anlage" oder "Abteilung Unterabteilung Mitarbeiter" anzulegen. Sowohl die Art der Einträge als auch ihre Strukturierung können Sie in DORIS selbst frei konfigurieren. Stellen Sie dieselben Inhalte parallel in unterschiedlichen Ordnerstrukturen dar. Zugriffsberechtigungen sorgen für Datensicherheit. Abbildung 2 Strukturbaum von DORIS am Beispiel eines weltweit tätigen Finanzdienstleistungsunternehmens. Strukturierte Eingabeformulare... ist DORIS ein Web Content Management System (WCMS)? DORIS stellt Funktionalitäten bereit, die auch in CM-Systemen Anwendung finden, wie z. B. einen einfachen Redaktions-Workflow oder die Pflege von Inhalt und Struktur einer Webseite. Der Schwerpunkt von DORIS liegt hierbei auf der Informationsbereitstellung im Web. Bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand durch die Anzeige der letzten Änderungen auf der Startseite von DORIS und automatischer -Benachrichtigung. Abbildung 3 Anzeige der letzten Änderungen auf der Startseite 6

7 Überwachung und Koordination von Terminen... ist DORIS eine Groupware? Ob Wiedervorlagetermin, Gültigkeitszeiträume oder terminliche Koordination von Audits - Sie können jegliche Arten von Terminen inklusive Wiederholungsintervallen in DORIS ablegen. Sie werden auf der Startseite der Anwendung oder auf Wunsch per an die entsprechenden Termine erinnert. Eine Terminfilterfunktion sorgt für Übersicht, so dass Sie anstehende und zukünftige Termine optimal koordinieren können. Das Terminformat ist kompatibel zu MS Outlook oder Lotus Notes. Abbildung 4 DORIS bietet verschiedene Möglichkeiten zum Überwachen und Koordinieren von Terminen. Versionierung, Volltextsuche... ist DORIS ein Dokumenten Management System (DMS)? DORIS fokussiert sich auf die wesentlichen Funktionalitäten eines DMS, wie z. B. Volltextsuche über Dokumenteninhalte, Versionierung und Archivierung von Dokumenten, Zugriffsberechtigungen und Ablegen von Meta-Informationen (Autor, Erstellungsdatum etc.) zu Dokumenten. Anhand der Dokumentenhistorie können Sie Änderungen an Dateien nachvollziehen. Verlieren Sie nie wieder Dokumente durch versehentliches Löschen oder Überschreiben. Abbildung 5 Suchfunktion 7

8 Freigabemechanismus und 4-Augen-Prinzip... ist DORIS ein Workflow System? In DORIS ist ein Workflow-Mechanismus zur Prüfung und Freigabe von Eingaben realisiert. Hierdurch wird eine bessere Datenqualität durch dezentrale Erfassung und zentrale Prüfung erreicht. Der Workflow ist konfigurierbar und je nach Einstellung optional oder zwingend. Abbildung 6 Beispiel zur Einstellung eines Workflows: im Formulartyp "Länder" darf der "Leser" lesen und die Historie einsehen, der "Autor" darf darüber hinaus neue Inhalte anlegen, ändern und verschieben. Verfügbarkeit im Web und Bereitstellung von Kommentaren und Verlinkung... ist DORIS ein Wiki? Nutzen Sie die Möglichkeiten zur Online-Zusammenarbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen. DORIS kann Informationen auf unterschiedlichen Kanälen wie z. B. Intranet, Internet oder automatisch per zur Verfügung stellen. DORIS ist in der Lage, neben Dokumenten auch andere Arten von Informationen zu erfassen- ganz egal, ob Sie einen Kommentar eingeben, eine Statusmeldung durch eine Ampel darstellen oder die URL einer Webseite ablegen möchten. DORIS bietet für alle Arten von Informationen vorgefertigte Eingabemöglichkeiten. Darüber hinaus können alle Informationen auf einfache Weise untereinander und mit externen Systemen verknüpft werden. Abbildung 7 Neben Dokumenten ist die Erfassung einer Vielzahl weiterer Informationen möglich. 8

9 Änderungshistorie, Archivierung und Revisionssicherheit... ist DORIS ein Archivsystem? Jede Änderung an den Daten wird in DORIS mit dem Änderungsdatum, dem ändernden Benutzer und der Art der Änderung historisiert. In der Oberfläche von DORIS können Sie über eine Auswahlliste alte Datenstände einfach per Mausklick wieder aufrufen (aber nicht mehr verändern). Nicht mehr benötigte Daten werden in ein Datenarchiv verschoben und können bei Bedarf wieder hergestellt werden. So sind Fehleingaben und versehentliche Löschungen einfach korrigierbar. Abbildung 8 Auswahlliste der historisierten Datenstände Berechtigungskonzept und Benutzerrollen... ist DORIS eine Datenbank? DORIS verwendet zur Ablage der Daten eine ORACLE-Datenbank. Profitieren Sie von der Performance, Skalierbarkeit und Sicherheit. Vereinfachen Sie Datensicherungen durch automatische Datenbank-Backups. Die in der Datenbank erfassten Daten stehen Ihnen für Berichte und Auswertungen zur Verfügung. Abbildung 9 Der Anmeldebildschirm von DORIS 9

10 Erfassung und Import von Kennzahlen... ist DORIS ein Data Warehouse? DORIS ist als Empfänger und Lieferant eines bestehenden Data Warehouses oder selbst als Data Warehouse nutzbar. Sie können wahlweise manuell über DORIS erfasste Informationen in ein bestehendes Data Warehouse schreiben oder Informationen aus einem Data Warehouse über eine Schnittstelle in DORIS importieren. Abbildung 10 Über Export- und Import-Schnittstellen kann DORIS an andere Systeme angebunden werden. Analyse von Kennzahlen und Berichte... ist DORIS ein Business Intelligence System? Konfigurieren Sie sich eigene Berichte in DORIS. Oder nutzen Sie interaktive Dashboards und pixelgenau formatierte Berichte der Oracle BI Suite, um Chancen und Risiken zu erkennen. Die Berichte können in den Formaten Adobe PDF, MS Excel, MS Word, MS PowerPoint, HTML und CSV erstellt werden. Lassen Sie sich Regelberichte automatisch zeitgesteuert per zustellen. Ein integriertes Analysetool bietet Ihnen die Möglichkeit durch einfaches Drag- and Drop Ad-hoc- Analysen Ihrer in DORIS erfassten Daten zu erstellen. Abbildung 11 Beispiel für ein Unternehmens-Cockpit. 10

11 Flexible Anpassung der Anwendung... ist DORIS eine Programmiersprache? Passen Sie DORIS an Ihre Geschäftsprozesse an (nicht umgekehrt). Sie können die Struktur, die Formulare, die Berechtigungslogik und die Workflow-Mechanismen individuell einstellen, ohne auch nur eine einzige Zeile Programmiercode zu schreiben. Für verschiedene Standard-Geschäftsprozesse stehen Ihnen fertige Formulare zur Verfügung. Abbildung 12 Menü zur Formular- und Strukturdefinition Nahtlose Integration... ist DORIS kompatibel zu meiner vorhandenen IT-Infrastruktur? DORIS basiert auf etablierten Industriestandards, so dass die Integration von DORIS in vorhandene IT-Infrastrukturen einfach möglich ist. Schnittstellen zu anderen Datenbanken und Systemen sind in DORIS realisierbar. Von klein bis ganz groß... ist DORIS für alle Branchen und Unternehmensgrößen nutzbar? DORIS wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Die Architektur von DORIS sorgt für optimale Skalierbarkeit von einer kleinen Arbeitsgruppe bis zum konzernweiten Einsatz an verschiedenen Standorten. 11

12 2 WIE WIRD DORIS EINGESETZT? Es gibt viele Möglichkeiten, DORIS gewinnbringend in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Im Folgenden sind drei der mit DORIS bei Kunden umgesetzten Anwendungsszenarien beschrieben. Anlagen-Informationssystem DORIS stellt ein frei konfigurierbares zentrales Anlagenkataster bereit. Die Hinterlegung von Dokumenten an den Anlagen, wie z. B. Wartungsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter und Prüfdokumente schafft eine wertvolle Informationsquelle für Anlagenbetreiber und -bediener. Die Erfassung von Wartungs- und Reparaturkosten an den Anlagen wird für das Kosten-Controlling oder der internen Verrechnung genutzt. Die Unternehmensbereiche Wartung und Instandhaltung sowie Umweltschutz und Arbeitssicherheit nutzen eine gemeinsame Datenbasis. Filial-/ Länderdatenbank DORIS stellt Informationen über einzelne Filialen eines Unternehmens strukturiert nach Regionen/ Länder/ Rechtseinheiten zentralisiert und elektronisch im Intranet zur Verfügung. Die abzulegenden Informationen dienen der einfachen Informationsrecherche sowie der Bereitstellung von Auswertungen über die Rechtseinheiten zu Controlling- und Risikomanagementzwecken. Handbuch des Risikomanagements DORIS bietet die Möglichkeit, Dokumente zu erfassen und zu verwalten. Die Softwarelösung ist als datenbankbasierte Webanwendung verfügbar und stellt für alle Benutzer dieselben und aktuellen Dokumente zur Verfügung. Ein integriertes Berechtigungskonzept stellt Rollen bereit, um Dokumente zu sehen, neu zu erstellen, vorhandene zu ändern, freizugeben und zu archivieren. Änderungen von Informationen werden historisiert und können Sie somit revisionssicher nachvollziehen. Workflows gewährleisten einen optimalen Informationsfluss. 12

13 Umwelt Management System Mit DORIS können Sie Ihre vorhandenen Produktionsressourcen sicherer, effizienter und kostengünstiger managen. Die webbasierte Lösung ermöglicht es Ihnen, alle Daten zu Standorten, Gebäuden, Anlagen, Stoffen etc. zentral zu erfassen und auszuwerten. Die Hinterlegung von Terminen und Dokumenten ermöglicht eine lückenlose Dokumentation Ihrer Anlagen. Workflows zwischen Anlagenbetreibern, Umweltabteilung und ggf. externen Auditoren gewährleisten einen optimalen Informationsfluss. 3 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Anforderungen an den Server Es müssen die folgenden Bedingungen für Datenbank- und Webserver erfüllt sein, um eine funktionsfähige DORIS-Anwendung zu erhalten: Server Komponente Minimum Empfehlung Datenbank Betriebssystem Datenbanklizenz Arbeitsspeicher freier Platz auf der Festplatte Bildschirmauflösung CPU - Oracle Server 10g SE1 1 GB 5 GB SVGA 1024 * 768 Pixel Pentium IV 2 GHz MS Windows Server 2003 Oracle Server 11gR2 SE 2 GB 80 GB SVGA 1024 * 768 Pixel Intel Xeon 2 x 2,5 Ghz Webserver Java Development Kit Application Server Arbeitsspeicher freier Platz auf der Festplatte Bildschirmauflösung CPU JDK GB 5 GB SVGA 1024 * 768 Pixel Pentium IV 2 GHz JDK 1.5 Apache Tomcat 5.0 oder OC4J 2 GB 5 GB SVGA 1024 * 768 Pixel Intel Xeon 2 x 2,5 Ghz Es ist möglich, wenn auch nicht in allen Fällen empfohlen, Datenbank und Webserver auf dem selben physischen Server zu betreiben. Anforderungen an den Arbeitsplatz Es müssen die folgenden Bedingungen für einen PC-Arbeitsplatz erfüllt sein, um eine funktionsfähige DORIS- Anwendung zu erhalten: Komponente Minimum Empfehlung Betriebssystem MS Windows XP SP3 MS Windows Vista Webbrowser MS Internet Explorer 6.0 SP2 Mozilla Firefox MS Internet Explorer 8.0 Mozilla Firefox Office-Software MS Office 2003 Adobe Arcobat Reader 6.0 MS Office 2003 Adobe Arcobat Reader

14 SIE MÖCHTEN DORIS NÄHER KENNENLERNEN? Sie haben Ideen oder fragen sich, wie Sie DORIS konkret in Ihrem Unternehmen einsetzen können? Gerne beraten wir Sie in den Möglichkeiten, die DORIS Ihnen bietet. Zögern Sie nicht- vereinbaren Sie einfach einen Termin. Wir beraten Sie gern. TRIOLOGY GmbH Brabandtstraße Braunschweig Tel Fax