Leitfaden SBS Rewe plus - Balanced Scorecard

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1 Inhalt 1. Balanced Scorecard Modul Einführung Balanced Scorecard Was ist eine Balanced Scorecard? Die vier Perspektiven Finanzperspektive Kundenperspektive Prozessperspektive Lern- und Entwicklungsperspektive Die Ursache-Wirkungskette Implementierung der Balanced Scorecard Lizenzierung Voraussetzung für die Nutzung des Balanced Scorecard Moduls Kanzleirahmen für Balanced Scorecard anlegen MS Office-Version Makrosicherheit in Microsoft Excel 2003/XP Makrosicherheit in Microsoft Excel Balanced Scorecard als Dokument bereitstellen Start des Dokumentes Symbolleiste Der Aufbau des Moduls Das Hauptmenü Neue Balanced Scorecard erstellen Kennzahlen für BSC Bericht auswählen Eingabe individueller Kennzahlen Definition SBS Rewe plus Variablen 19 Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 1 von 31

2 Einfügen von API Variablen Auswertung durchführen Der Balanced Scorecard Bericht Der Aufbau Die Cockpitansicht Der Radar-Chart Übersicht der kritischen Kennzahlen Die Kennzahlansicht Die Zusammenfassung Balanced Scorecard bearbeiten Kennzahlen korrigieren, ergänzen, löschen Individuelle Werte anpassen Auswertung aktualisieren Weitere Balanced Scorecard anlegen Daten löschen Bericht drucken Jahresvortrag 30 Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 2 von 31

3 Glossar Folgende Symbolik und Begriffe werden in diesem Dokument verwendet: Dokument fachliche Anwendung in der Akte Dialog Bearbeitungsmaske auf einem Dokument Registerkarte Unterteilung in einem Dialog ("TAB-Reiter") Funktion Beschreibung der Funktionsweise Bitte berücksichtigen Sie, dass die Bezeichnung der Dokumente unsere Standard-Bezeichnungen sind. Die Beschreibung der fachlichen Erläuterungen ist nach der Struktur in der Akte aufgebaut: Fachbereich Sachgebiet Dokument Dialog Funktion, Registerkarte Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 3 von 31

4 1. Balanced Scorecard Modul 1.1. Einführung Balanced Scorecard Die Balanced Scorecard kann auf eine 15-jährige Erfolgsgeschichte zurückblicken. Sie hat sich in dieser Zeit weltweit verbreitet und dabei als Standard-Instrument in vielen Unternehmen etabliert Was ist eine Balanced Scorecard? Die Balanced Scorecard ( ausgewogener Berichtsbogen ) ist eine ganzheitliche, ziel- und kennzahlenorientierte Managementmethode. Sie soll den Anwender bei der Umsetzung von Visionen und Strategien in Handlungen und Aktionen unterstützen. Ziel der Balanced Scorecard ist, die Unternehmensentwicklung aktiv zu fördern und nicht passiv zu prognostizieren. Abgebildet wird die Balanced Scorecard in meist vier Perspektiven, um eine einseitige Ausrichtung auf finanzielle Aspekte zu vermeiden Die vier Perspektiven Abb. 1: Die vier Perspektiven. In abgeänderter Form aus Jürgen Weber: Balanced Scorecard & Controlling. Gabler Verlag, Wiesbaden 2000, S Finanzperspektive Die finanzwirtschaftliche Perspektive bildet das oberste Ziel der Balanced Scorecard. Alle Ziele und Kennzahlen der Balanced Scorecard müssen mit diesem obersten Ziel verbunden sein. Jede gewählte Kennzahl der Scorecard sollte Teil einer Ursache-Wirkungskette sein. Ziel und Messgröße der Finanzperspektive vieler Unternehmen ist häufig die erzielte Kapitalverzinsung. Dargestellt werden diese Kennzahlen durch die Eigenkapital-, Gesamtkapital- oder Umsatzrentabilität. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 4 von 31

5 Besonders geeignet für die Auskunft über die Rentabilität ist der Return on Investment. Der ROI wird definiert als prozentuales Verhältnis der Summe aus Gewinn und Zinsen zum Gesamtkapital. Eine weitere Messgröße ist die Liquidität des Unternehmens. Sie drückt aus, ob ein Unternehmen in der Lage ist seinen Zahlungsverpflichtungen zu jeder Zeit nachzukommen. Eine, sowohl international als auch in Deutschland verwendete Kennzahl, ist der Cash-Flow. Wenn man den Cash-Flow als Summe aller Einzahlungen abzüglich der Summe aller Auszahlungen betrachtet, erhält man eine zuverlässige und wenig beeinflussbare Kennzahl. Häufig findet hierbei der Cash-Flow aus laufender Geschäftstätigkeit (operative cash flow) Verwendung. Welcher Ansatz nun bevorzugt wird, muss jedes Unternehmen individuell für sich entscheiden. Beispielkennzahl: Steigerung der Umsatzrentabilität in einem Jahr um 10% Kundenperspektive Bei der Kundenperspektive geht es darum, sich auf die Marktsegmente zu konzentrieren, in denen das Unternehmen konkurrenzfähig agieren kann. Sie stellt die Sicht des Kunden auf das jeweilige Unternehmen dar. Hier steht eine hohe Kundentreue und Zufriedenheit im Mittelpunkt des wirtschaftlichen Handelns. Es stellt sich für das Management also die Frage, wie das Unternehmen gegenüber dem Kunden auftreten muss, um die Strategie oder Vision zu verwirklichen. Beispielkennzahl: Reduzierung der Reklamationen im Bereich X. Abb. 2: Die Kundenperspektive Jürgen Weber: Balanced Scorecard & Controlling. Gabler Verlag, Wiesbaden 2000, S. 10 Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 5 von 31

6 Prozessperspektive Die Prozessperspektive stellt die Verknüpfung zwischen der Kunden- und der Entwicklungsperspektive (Mitarbeiterperspektive) dar. In dieser Perspektive müssen die Manager die für die Unternehmensstrategie kritischen Prozesse identifizieren. Dabei unterteilen Kaplan und Norton die interne Wertkette in drei Teile. Beispielkennzahl: Durchlaufzeit innerhalb einen Jahres um 25% reduzieren. Abb. 3: Die Prozessperspektive Jürgen Weber: Balanced Scorecard & Controlling. Gabler Verlag, Wiesbaden 2000, S Lern- und Entwicklungsperspektive Die Lern- und Entwicklungsperspektive, auch Mitarbeiterperspektive genannt, berücksichtigt alle Faktoren des Human Resources Management. Sie schafft die zur Erreichung der Ziele in den anderen Perspektiven notwendige Infrastruktur. Hierbei werden drei Kerngrößen unterschieden. Die Mitarbeiterzufriedenheit, die Mitarbeitertreue und die Mitarbeiterproduktivität. Beispielkennzahl: Verringerung der Fluktuation um 3%. Abb. 4: Die Lern- und Entwicklungsperspektive Jürgen Weber: Balanced Scorecard & Controlling. Gabler Verlag, Wiesbaden 2000, S. 12 Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 6 von 31

7 Die Ursache-Wirkungskette Die Ursache-Wirkungskette ist die Grundlage der Balanced Scorecard. Hier zeigt sich wie die einzelnen Perspektiven miteinander verknüpft sind. Wirtschaftlicher Erfolg einer Organisation entsteht ursächlich durch Einflussgrößen, die hinter den finanziellen Zielgrößen stehen. Die entscheidenden Perspektiven müssen berücksichtigt und die Ursache-Wirkungsbeziehungen analysiert werden. Beispiel: Durch gut geschulte und zufriedene Mitarbeiter erzielt man höchste Qualitätsstandards und somit eine geringe Anzahl an Reklamationen. Dies wiederum führt zu einer höheren Kundentreue und Wiederkaufrate, was zu Umsatzwachstum und somit zur Erreichung des Finanzziels führt Implementierung der Balanced Scorecard Es gibt zahlreiche Wege eine Balanced Scorecard für sein Unternehmen aufzustellen. An dieser Stelle wollen wir eine mögliche Vorgehensweise hierfür kurz beschreiben. Im ersten Schritt werden die Grundlagen für das Projekt geschaffen. Hierzu wird ein Projektteam gebildet. In vielen Fällen hat es sich als sinnvoll erwiesen hierbei externe Unterstützung zu Rate zu ziehen. Schließlich sollte noch die Planungsrichtung festlegt werden. Man kann hierbei entweder nach der topdown oder bottom-up Methode vorgehen. Beim nächsten Schritt kommt man zur Klärung der Strategie. Die unterschiedlichen Konzepte werden in den Workshops vorgestellt. Wichtig hierbei ist die Eindeutigkeit der Strategie. Im dritten Schritt sollten die vereinbarten Ziele direkt den einzelnen Perspektiven zugeordnet werden. Die Ziele der jeweiligen Perspektive sollten mit den darüber und darunterliegenden Zielen verknüpft sein und eine Ursache-Wirkungskette (siehe Kapitel 1.1.3) bilden. Achten Sie auch auf eine ausgewogene Anzahl der Kennzahlen in den einzelnen Perspektiven und vermeiden Sie soweit möglich konkurrierende Ziele. Formulieren Sie die Ziele aktionsorientiert. Entscheidend für die Zielauswahl der einzelnen Perspektiven ist die strategische Relevanz und nicht die Messbarkeit der Zielerreichung. Beim nächsten Punkt werden die zugehörigen Kennzahlen zu den formulierten Zielen identifiziert. Hierbei sollten Sie die Kennzahlen auswählen, die die Absicht der Zielsetzung am Besten zum Ausdruck bringen. Des Weiteren müssen Sie die hierfür notwendigen Datenquellen ermitteln. Anschließend werden die Zielwerte der einzelnen Kennzahlen festgelegt. Achten Sie darauf, keine unerreichbaren Ziele festzulegen. Noch ein Tipp für eine größere Akzeptanz der Balanced Scorecard in Ihrem Unternehmen: Legen Sie eine Kennzahl mit einem Zielwert fest, den Sie auf jeden Fall erreichen. Dies kann zu Motivation und einer stärkeren Unterstützung Ihrer Balanced Scorecard innerhalb Ihres Unternehmens führen. Beachten Sie, dass Sie kein Ziel ohne Maßnahme und keine Maßnahme ohne geeignete Steuerungsgröße zum Messen des Erfolgs festlegen. Wichtig für den Erfolg Ihrer Balanced Scorecard ist die Kommunikation Ihrer Strategie bis in die untersten Einheiten Ihres Unternehmens. Daher erfolgt im letzten Schritt eine Verknüpfung der Balanced Scorecard mit den untergeordneten Einheiten und die Abstimmung der organisatorischen Einheiten untereinander. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 7 von 31

8 1.2. Lizenzierung Die Nutzung der Balanced Scorecard ist nur mit der Lizenzierung des rating-bridge Moduls möglich. Hierzu muss eine Freischaltung mit einer entsprechenden Lizenzdatei in der SBS Rewe plus Management Console über die Aufgabe <Setup Lizenzeinstellung> erfolgen. Bitte beachten Sie hierzu unsere separate Dokumentation Lizenzierung auf der Installations-CD Voraussetzung für die Nutzung des Balanced Scorecard Moduls Folgende Voraussetzungen müssen für das Arbeiten mit dem Balanced Scorecard Moduls erfüllt sein Kanzleirahmen für Balanced Scorecard anlegen Für das Erstellen des Berichts werden die Auswertungsrahmen KR03/04 Balanced Scorecard - Ergebnisstruktur und KR03/04 Balanced Scorecard - Kapitalstruktur benötigt. Falls diese noch nicht bei der Installation vorkopiert wurden, wechseln Sie in die <Zentraldauerakte Auswertungsrahmen Auswertungen Servicefunktionen>. Wählen Sie in den Eigenschaften Betriebswirtschaftliche Auswertung aus und legen anschließend im geöffneten Dokument durch Kopieren und Einfügen für beide Auswertungsrahmen jeweils einen Kanzlei-Auswertungsrahmen an MS Office-Version Die von uns unterstützten MS Office-Versionen können Sie der Dokumentation Systemvoraussetzungen entnehmen. Benötigte Service Packs für MS Office sind auf der SBS Rewe plus CD-ROM enthalten, soweit dies möglich ist Makrosicherheit in Microsoft Excel 2003/XP Das Balanced Scorecard Modul erstellt den Bericht mit Hilfe von Makros. Um Fehlermeldungen beim Erstellen der Balanced Scorecard auszuschließen, bedarf es in Microsoft Excel 2003/XP folgende Einstellungen. Gehen Sie hierzu im Menü <Extras> auf <Makro> und wählen Sie den Menüpunkt <Sicherheit>. Nun erhalten Sie den folgenden Eigenschaftsdialog: Abb. 5: Sicherheitsstufe Makros Wählen Sie im Register >Sicherheitsstufe< maximal die Stufe,Hoch. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 8 von 31

9 Wechseln Sie anschließend in das Register >Vertrauenswürdige Herausgeber<. Abb. 6: Vertrauenswürdige Herausgeber Aktivieren Sie hier bitte die Checkbox Allen installierten Add-Ins und Vorlagen vertrauen und die Checkbox,Zugriff auf Visual Basic-Projekt vertrauen. Dies ist notwendig, damit die zur Berechnung und Auswertung verwendeten Makros korrekt ausgeführt werden können. Anschließend verlassen Sie den Eigenschaftsdialog durch Bestätigung der Schaltfläche [OK] Makrosicherheit in Microsoft Excel 2007 Bei der Verwendung von Microsoft Excel 2007 gelangen Sie über die Schaltfläche [Office] (siehe Abb. 7) und den Button [Excel-Optionen] zu den Optionen. Abb. 7: Microsoft Excel 2007 Schaltfläche Office Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 9 von 31

10 Hier wählen Sie auf der linken Seite Vertrauensstellungscenter. Über die Schaltfläche [Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter ] öffnet sich das Fenster Vertrauensstellungscenter. Hier können Sie über die Schaltfläche [Einstellungen für Makros] auf der linken Seite die Sicherheitsstufe der verwendeten Makros anpassen. Wählen Sie bei Einstellungen für Makros die Stufe Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren und aktivieren Sie bei Entwicklermakroeinstellungen bitte die Checkbox für Zugriff auf das VBA- Projektobjektmodell vertrauen. Abb. 8: Vertrauensstellungscenter Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 10 von 31

11 1.4. Balanced Scorecard als Dokument bereitstellen Um das Balanced Scorecard Modul nutzen zu können, müssen Sie die Vorlage als Dokument in der Jahresakte bereitstellen. Fügen Sie hierzu in der Jahresakte des Mandanten unter dem Register <Rating / Controlling> mit Hilfe des Kontextmenüs <Neu Dokument> die Balanced Scorecard Dokumentenvorlage ein. Der Umgang mit der neuen Dokumentenvorlage Balanced Scorecard wird im Folgenden beschrieben Start des Dokumentes Haben Sie in der Jahresakte unter dem Register <Rating / Controlling> das neue Dokument Balanced Scorecard ausgewählt, erhalten Sie nun folgende Dokumenteneigenschaften: Abb. 9: Dokumenteneigenschaft Bei Zeitraum können Sie den Startpunkt Ihrer Balanced Scorecard einstellen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei einer nachträglichen Änderung des Zeitraumes die API-Variablen aktualisieren. Eventuell ist ein Anpassen der individuellen Kennzahlen notwendig. Über die Auswahl Zustand können Sie selektieren, welche Buchungsform Sie berücksichtigen möchten. Über die Auswahl API-Variablen können Sie festlegen, ob Sie das Dokument mit bereits aktualisierten Variablen öffnen möchten. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 11 von 31

12 1.6. Symbolleiste Nach dem Start des Dokuments, stehen Ihnen folgende Funktionen in einer separaten Symbolleiste für die Bearbeitung der Balanced Scorecard zur Verfügung. Neu fügt eine SBS Rewe plus Variable in das Dokument ein Aktualisiert die aktuelle SBS Rewe plus Variable Aktualisiert die SBS Rewe plus Daten im Dokument Bearbeiten ermöglicht ein nachträgliches Verändern der Eigenschaften einer Variablen Stellt ein Dokument kanzleiweit als Vorlage zur Verfügung Hilfe Abb. 10: Symbolleiste Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 12 von 31

13 2. Der Aufbau des Moduls 2.1. Das Hauptmenü Das Hauptmenü gliedert sich in zwei Bereiche. Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit eine neue Balanced Scorecard zu erstellen oder eine bereits vorhandene zu bearbeiten und auszudrucken. Die Vorgehensweise hierzu wird unter Kapitel 3 ff. beschrieben. Über den Button [API anzeigen] können Sie sich die verwendeten API-Variablen einblenden lassen. Auf der rechten Seite finden Sie weiterführende Informationen, um sich mit dem Thema Balanced Scorecard etwas vertraut zu machen. Da es sich hierbei um ein sehr umfangreiches Thema handelt, empfehlen wir Ihnen vor der Erstellung einer Balanced Scorecard, zusätzlich die einschlägige Literatur zu studieren. Über den Button [Hilfe] erhalten Sie eine Erläuterung über die einzelnen Schaltflächen des Hauptmenüs. Abb. 11: Hauptmenü Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 13 von 31

14 3. Neue Balanced Scorecard erstellen 3.1. Kennzahlen für BSC Bericht auswählen Bevor Sie mit dem Anlegen einer neuen Balanced Scorecard beginnen, sollten Sie sich auf eine eindeutige Strategie einigen. Anschließend empfiehlt es sich die Ziele den einzelnen Perspektiven zuzuordnen und die zur Überwachung festzulegenden Kennzahlen auszuwählen. Nun können Sie eine Balanced Scorecard mit denen für Sie relevanten Kennzahlen erstellen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche [BSC erstellen]. Wurden die API-Variablen nicht bereits beim Öffnen des Dokuments aktualisiert, so werden Sie nun aufgefordert, die Finanzzahlen aus der SBS Rewe plus neu einzulesen. Sie können die API-Variablen über die oben erläuterte Symbolleiste (siehe Kapitel 1.6) aktualisieren. Im nun folgenden Dialog können Sie sich Ihre Kennzahlen individuell zusammenstellen: Abb. 12: Neue Balanced Scorecard - Analysemonat Im Register >Einstellungen< können Sie den von Ihnen gewünschten Analysemonat auswählen. Im Bericht werden jeweils die Werte des Analysemonats mit den von Ihnen angegebenen Zielwerten verglichen. Sie können den Analysemonat jederzeit über die Schaltfläche [BSC bearbeiten] anpassen. Danach bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche [Weiter]. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 14 von 31

15 Sie befinden sich nun bei den Kennzahlen der Finanzperspektive. Hier legen Sie Ihr oberstes Ziel der Balanced Scorecard fest. Wir empfehlen Ihnen sich hierbei auf ein bis zwei Kennzahlen zu beschränken. Abb. 13: Neue Balanced Scorecard - Finanzperspektive Im oberen Teil können Sie aus einigen bereits vordefinierten Kennzahlen auswählen. Diese werden direkt von der SBS Rewe plus bereitgestellt. Um eine entsprechende Kennzahl für Ihre Balanced Scorecard auszuwählen aktivieren Sie die Checkbox vor der jeweiligen Finanzkennzahl. Anschließend tragen Sie in das Feld Zielwert den von Ihnen gewünschten Wert ein. Mit Hilfe der Zielwertabweichung bestimmen Sie die maximal erlaubte Abweichung von Ihrem definierten Zielwert. Dieser Wert hat einen Einfluss auf die im Bericht verwendeten Ampeln (siehe Kapitel 4.2). Erfolgt eine negative Abweichung vom Zielwert, so wird dies durch eine rote Warnleuchte angezeigt. Bei einer positiven Abweichung sehen Sie stattdessen eine grüne Leuchte. Befindet sich die Abweichung innerhalb der von Ihnen angegebenen Zielwertabweichung, so wird dies durch eine gelbe Warnleuchte dargestellt. Beim Zielwertvergleich können Sie zwischen periodisch und kumuliert wählen. Periodisch: Die Werte werden auf Monatsbasis bereitgestellt. Der angegebene Zielwert bezieht sich auf den jeweiligen Monat. Kumuliert: Die Monatswerte werden kumuliert. Der angegebene Zielwert bezieht sich auf den Jahreswert. Dies ist sinnvoll wenn Ihre Zahlen starken Schwankungen unterliegen (z.b. Saisongeschäft). Bitte beachten Sie bei den jeweiligen Werten, welche Art von Zielwertvergleich für Sie sinnvoll erscheint. Eine Kumulierung kann, insbesondere bei prozentualen Werten, problematisch sein! Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 15 von 31

16 Wenn Sie innerhalb des Registers Finanzperspektive nach unten scrollen, haben Sie die Möglichkeit individuelle Kennzahlen festzulegen. Abb. 14: Hinzufügen individueller Kennzahlen Um eine eigene Kennzahl festzulegen, aktivieren Sie die jeweilige Checkbox. Danach können Sie wie bereits oben beschrieben, den Zielwert, die Zielwertabweichung und die Art des Zielwertvergleichs bestimmen. Zusätzlich können Sie der Kennzahl einen Namen geben und eine Einheit hierfür festlegen. Mit der Schaltfläche vor dem Zielwert können Sie bestimmen, ob der Zielwert größer oder kleiner gleich des von Ihnen angegebenen Wertes sein soll. Sobald Sie alle Angaben für die Finanzperspektive eingetragen haben, können Sie durch betätigen der Schaltfläche [Weiter] zur nächsten Perspektive wechseln. Sie befinden sich nun in der Kundenperspektive. Diese ist nach demselben Schema wie das Register der >Finanzperspektive< aufgebaut. Im oberen Teil können Sie wieder aus bereits vordefinierten Kennzahlen auswählen, oder im unteren Bereich eigene Kennzahlen bestimmen. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 16 von 31

17 Abb. 15: Neue Balanced Scorecard - Kundenperspektive Die Kennzahlen der Kundenperspektive können nicht durch SBS Rewe plus bereitgestellt werden. Die Erfassung erfolgt manuell durch den Anwender im Anschluss der Kennzahlauswahl. Bei der Auswahl der Kennzahlen sollten Sie darauf achten, dass diese mit den Kennzahlen der anderen Perspektiven verknüpft sind (siehe Kapitel 1.1.3). Achten Sie auf eine ausgewogene Anzahl der Kennzahlen in den einzelnen Perspektiven. Für eine übersichtliche Balanced Scorecard empfehlen wir Ihnen maximal Kenzahlen zu verwenden und konkurrierende Ziele auszuschließen. Nachdem Sie die gewünschten Kennzahlen ausgewählt haben gelangen Sie mit Hilfe der Schaltfläche [Weiter] zur Prozessperspektive. Wählen Sie hier ebenfalls die für Sie relevanten Kennzahlen und tragen Sie den Zielwert und die Zielwertabweichung ein. Nach der Bearbeitung und erneuten betätigen der Schaltfläche [Weiter] sind Sie in der Entwicklungsperspektive. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 17 von 31

18 Abb. 16: Neue Balanced Scorecard - Entwicklungsperspektive Nun haben Sie die Möglichkeit mit den Registerschaltflächen nochmals in die zurückliegenden Perspektiven zu wechseln oder durch drücken der Schaltfläche [Fertigstellen] zum nächsten Programmschritt zu wechseln Eingabe individueller Kennzahlen In der nun folgenden Tabelle haben Sie die Möglichkeit Ihre manuell erfassten Werte aus der Kunden-, Prozess- und Entwicklungsperspektive einzutragen. Abb. 17: Individuelle Kennzahlen Ergänzen Sie die fehlenden Werte, ohne Einheiten, bis zum gewünschten Analysemonat. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 18 von 31

19 Sollte Ihnen für einzelne Monate keine Daten zur Verfügung stehen, so tragen Sie in das jeweilige Feld eine 0. Sie können die Daten jederzeit über das Hauptmenü mit Hilfe der Schaltfläche BSC bearbeiten ergänzen oder korrigieren. Es besteht auch die Möglichkeit API-Variablen aus SBS Rewe plus zu integrieren Definition SBS Rewe plus Variablen SBS Rewe plus Variablen (API Variablen) bieten Ihnen die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen SBS Rewe plus Dokumenten in Bilanzberichten sowie Word- oder Exceldateien des Schriftverkehrs zu übernehmen. Dabei werden in das Dokument Variablen eingefügt, die als Platzhalter für die Daten dienen. Die eigentlichen Daten werden erst durch das Aktualisieren in das Dokument übernommen Einfügen von API Variablen Das Einfügen von Variablen kann über die SBS Rewe plus Symbolleiste, das SBS Rewe plus Menü oder über das Kontextmenü durch betätigen der rechten Maustaste im Dokument erfolgen. Abb. 18: API-Variablen einfügen Weitere Hinweise zur Arbeit mit SBS Rewe plus -Variablen finden Sie auf Ihrer CD in der Dokumentation Leitfaden Einführung API 2.0. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 19 von 31

20 3.3. Auswertung durchführen Nachdem alle Werte von Ihnen erfasst wurden, können Sie durch bestätigen der Schaltfläche [Auswertung] den Bericht Ihrer Balanced Scorecard erstellen. Abb. 19: Auswertung starten Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 20 von 31

21 4. Der Balanced Scorecard Bericht 4.1. Der Aufbau Sobald die Erstellung Ihres Berichts abgeschlossen ist, stehen Ihnen die einzelnen Seiten als Tabellenblätter zur Verfügung. Der Bericht gliedert sich folgendermaßen: Deckblatt (mit Mandantenangaben) Inhaltsverzeichnis Einführung (kurze Erläuterung der Balanced Scorecard) Cockpitansicht (siehe Kapitel 4.2) für o Finanzperspektive o Kundenperspektive o Prozessperspektive o Entwicklungsperspektive Radar-Chart (siehe Kapitel 4.3) Kritische Kennzahlen (siehe Kapitel 4.4) Zusammenfassung (siehe Kapitel 4.5) 4.2. Die Cockpitansicht Für jede der vier Perspektiven steht eine separate Cockpitansicht zur Verfügung. Mit Hilfe des folgenden Beispiels werden die einzelnen Bereiche des Cockpits genauer erläutert. Je nach Wahl der Zielwertabweichung bei der Zusammenstellung der Kennzahlen erfolgt die Darstellung der Daten im Chart periodisch oder kumuliert Die Chartansicht Die blauen Balken zeigen die jeweils erreichten Monatwerte der Kennzahlen. Die rote Linie stellt den zu erreichenden Zielwert dar. Die maximale Zielwertabweichung Abb. 20: Cockpitansicht Der von Ihnen angegebene und zu erreichende Zielwert. Die Abweichung vom Zielwert zum Zeitpunkt des ausgewählten Analysemonats. Die Ampelfunktion Erfolgt eine negative Abweichung vom Zielwert, so wird dies durch eine rote Warnleuchte angezeigt. Bei einer positiven Abweichung sehen Sie stattdessen eine grüne Leuchte. Befindet sich die Abweichung innerhalb der von Ihnen angegebenen Zielwertabweichung, so wird dies durch eine gelbe Warnleuchte dargestellt. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 21 von 31

22 4.3. Der Radar-Chart Beim Radar-Chart können Sie auf einen Blick erkennen, bei welchen Kennzahlen die größten Abweichungen von Ihrem Zielwert gegeben sind. Für die genaue Analyse der Kennzahlen empfiehlt sich die Cockpitansicht (siehe Kapitel 4.2) Ihrer Balanced Scorecard. Abb. 21: Radar-Chart Bei der Interpretation des Radar-Chart müssen Sie darauf achten, dass je nach Kennzahl, eine Überschreitung des Zielwertes positiv oder negativ gewertet werden kann. Anhand der im Beispiel (siehe Abb. 19) gezeigten Kennzahlen der Umsatzerlöse und der Gesamtkosten lässt sich dies verdeutlichen: Der Ist-Wert der Umsatzerlöse ist unterhalb des Zielwerts und somit negativ zu werten. Die Gesamtkosten befinden sich oberhalb des Zielwertes und sind in diesem Fall ebenfalls negativ zu bewerten. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 22 von 31

23 4.4. Übersicht der kritischen Kennzahlen Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Kennzahlen, welche den von Ihnen angegeben Zielwert nicht oder noch nicht erreicht haben. Des Weiteren werden die Kennzahlen in der Übersicht aufgelistet, deren Ist-Wert sich innerhalb der von Ihnen angegebenen Zielwertabweichung befindet. Abb. 22: Kritische Kennzahlen Die Kennzahlen sind den jeweiligen Perspektiven zugeordnet. Im oberen Bereich ist hierbei die Finanzperspektive angeordnet, da diese Kennzahlen das oberste Ziel Ihrer Balanced Scorecard symbolisieren. Darunter werden die Kunden-, Prozess- und Entwicklungskennzahlen dargestellt Die Kennzahlansicht Je nach Wahl der Zielwertabweichung bei der Zusammenstellung der Kennzahlen erfolgt die Berechnung des Ist-Wertes periodisch oder kumuliert. Abb. 23: Kennzahlansicht Der Ist-Wert zum ausgewählten Analysemonat. Die Abweichung vom Zielwert zum Zeitpunkt des ausgewählten Analysemonats. Die Ampelfunktion Erläuterung siehe Kapitel 4.2 Der von Ihnen angegebene und zu erreichende Zielwert. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 23 von 31

24 4.5. Die Zusammenfassung Die Zusammenfassung bildet den Abschluss des Berichts. Die Darstellungsart entspricht dem Aufbau der kritischen Kennzahlen (siehe Kapitel 4.4). Einziger Unterschied hierbei ist, dass alle Kennzahlen, der Balanced Scorecard aufgeführt werden, unabhängig davon ob der Zielwert erreicht wurde oder nicht. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 24 von 31

25 5. Balanced Scorecard bearbeiten 5.1. Kennzahlen korrigieren, ergänzen, löschen Wenn Sie bereits eine Balanced Scorecard erstellt haben können Sie diese im Hauptmenü, über die Schaltfläche [BSC bearbeiten], jederzeit überarbeiten und neue Monatswerte ergänzen. Abb. 24: Hauptmenü Wie bereits unter Kapitel 3.1 erläutert können Sie im darauf folgenden Dialog den Auswertungsmonat ändern und Kennzahlen hinzufügen. Bereits von Ihnen ausgewählte Kennzahlen und festgelegten Zielwerte werden im Dialog angezeigt und können korrigiert oder entfernt werden. Mit Hilfe der Schaltfläche [Fertigstellen] gelangen Sie wie unter Kapitel 3.2 beschrieben zur Eingabemaske für Ihre individuellen Werte. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 25 von 31

26 5.2. Individuelle Werte anpassen Nun können Sie neue Werte in die Tabelle aufnehmen oder falsche Angaben korrigieren. Abb. 25: Individuelle Kennzahlen 5.3. Auswertung aktualisieren Durch betätigen der Schaltfläche [Auswertung] (siehe Kapitel 3.3) wird der aktualisierte Bericht Ihrer Balanced Scorecard erstellt. 6. Weitere Balanced Scorecard anlegen Um eine weitere Balanced Scorecard zu erstellen, müssen Sie eine neue Vorlage als Dokument in der Jahresakte bereitstellen (siehe Kapitel 1.4). 7. Daten löschen Bei Bedarf können Sie im Hauptmenü mit der Schaltfläche [Alle Daten löschen] sämtliche von Ihnen eingegebenen Kennzahlen löschen und somit das komplette Dokument in den Ursprungszustand zurückversetzen. Nach dem Löschen der Daten wird die Schaltfläche [BSC erstellen] im Hauptmenü wieder aktiviert. Beim Betätigen der Schaltfläche [Alle Daten löschen] erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage (siehe Abb. 24). Nach dem Bestätigen und anschließendem Speichern des Dokuments werden alle Daten unwiderruflich gelöscht! Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 26 von 31

27 Abb. 26: Sicherheitsabfrage Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 27 von 31

28 8. Bericht drucken Im Hauptmenü erreichen Sie über den Button [BSC drucken] das Druckmenü der Balanced Scorecard. Abb. 27: Balanced Scorecard drucken Wir empfehlen Ihnen für den Druck des Berichts ausschließlich die Schaltfläche [BSC drucken] im Hauptmenü zu verwenden. Sollten Sie stattdessen den Ausdruck über das Microsoft Excel Menü starten, kann dies zu Problemen im Layout des Balanced Scorecard Berichts führen. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 28 von 31

29 Nach der Auswahl [BSC drucken] wird folgender Dialog angezeigt. Abb. 28: Druckmenü Es stehen Ihnen zwei Arten der Druckausgabe zur Verfügung. Im oberen Teil des Druckmenüs können Sie einen kompletten Bericht Ihrer Balanced Scorecard ausducken. Im unteren Teil können Sie Ihren Balanced Scorecard Bericht individuell zusammenstellen. Mit Bestätigung der Schaltfläche [OK] gelangen Sie in das Standard-Druckmenü. Abb. 29: Standard-Druckmenü Wählen Sie hier den von Ihnen gewünschten Drucker aus. Um ein optimales Druckergebnis zu erreichen, empfehlen wir Ihnen für die Ausgabe Ihres Berichts, die Verwendung eines Farbdruckers. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 29 von 31

30 9. Jahresvortrag Nach dem Jahresvortrag einer bereits im Vorjahr erstellten Balanced Scorecard bedarf es, für das korrekte Laden der API-Variablen, einer einmaligen manuellen Anpassung des Wirtschaftsjahres. Im Folgenden werden die hierzu erforderlichen Schritte kurz erläutert. Nach dem Übertragen der Balanced Scorecard in das neue Aktenjahr, öffnen Sie das Dokument. Anschließend wählen Sie im <SBS Rewe plus > Menü den Punkt <Dokumente bearbeiten> aus. Sie sehen nun den folgenden Dialog. Abb. 30: Wirtschaftsjahr anpassen Wählen Sie das Dokument BWA Ergebnisstruktur und anschließend den Button [Eigenschaften] (siehe Abb. 28). Den folgenden Warnhinweis können Sie mit [Ja] beantworten. Abb. 31: Warnhinweis Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 30 von 31

31 Nachdem Sie den Warnhinweis bestätigt haben, erscheint der Eigenschaftendialog der BWA Ergebnisstruktur. Abb. 32: Eigenschaftendialog BWA Ergebnisstruktur Hier müssen Sie in das Feld Wirtschaftsjahr Wie Berichtsdokument n und die Zahl -1 eintragen. Anschließend können Sie den Dialog über die Schaltfläche [OK] wieder verlassen. Sie befinden sich nun wieder in der Übersicht der verwendeten Dokumente (siehe Abb. 28). Wählen Sie nun das Dokument BWA Kapitalstruktur und führen Sie dieselben Schritte wie beim Dokument BWA Ergebnisstruktur erneut aus, um den Jahresvortrag für die Balanced Scorecard abzuschließen. Sobald Sie das Wirtschaftsjahr für die Dokumente BWA Ergebnisstruktur und BWA Kapitalstruktur angepasst haben, können Sie den Dialog über die Schalfläche [Schließen] verlassen. Nun steht Ihnen das Dokument zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung und Sie können die API-Variablen wie gewohnt aktualisieren. Dokument: Leitfaden Balanced Scorecard.doc Seite: 31 von 31