Inhalt Vorwort 9 Projektvorbereitung: Das müssen Sie im Vorfeld klären Projektplanung: eine solide Grundlage für den Erfolg

Transkript

1

2 Inhalt Vorwort 9 1 Projektvorbereitung: Das müssen Sie im Vorfeld klären Ihr Startpunkt: Wie sieht die Ausgangssituation aus? Zieldefinition: Was wollen Sie erreichen? Phasenplan: Welche Schritte führen zum Ziel? Projektaufbauorganisation: Wer soll Ihnen zur Seite stehen? Projektablauforganisation: Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Projekt? Projektfinanzierung: Woher kommt das nötige Geld? 40 2 Projektplanung: eine solide Grundlage für den Erfolg So erstellen Sie eine Anforderungsspezifikation Wie Sie den Aufwand richtig abschätzen Aufgaben verteilen und Termine festlegen: die Ablaufplanung Ressourcenverteilung: Wer tut was? Unumgänglich: die Risikoanalyse Damit Ihr Projekt zum Erfolg wird: der Qualitätsplan Wie Sie eine Ausschreibung durchführen 61 3 Für einen reibungslosen Ablauf: pro-aktive Projektsteuerung Die Kick-off-Veranstaltung als Sprungbrett Regeltermine: So bleiben alle auf dem Laufenden 3.3 Projektstatuserfassung: Wo stehen wir gerade? 70 72

3 Inhalt 3.4 Damit nichts vergessen wird: die Offene-Punkte-Liste Wie Sie Wissen im Projekt verteilen und sichern So steuern Sie externe Mitarbeiter und Lieferanten Wie Sie Ihr Projektteam motivieren 82 4 Projektcontrolling: auf interne und externe Einflüsse achten Diese Kontrollinstrumente haben Sie Projektfortschrittskontrolle als Entscheidungsgrundlage Meilensteintrendanalyse: Können die Termine gehalten werden? Finanzen immer im Blick: Kosten- und Budgetverfolgung Wie Sie mit Änderungsanforderungen umgehen So prüfen und steuern Sie das Projektumfeld Wann eine Planaktualisierung nötig ist Ergebnisse prüfen: das Qualitätsmanagement Wozu Reviews gut sein können So prüfen Sie externe Leistungen Wie Sie die Ergebnisse praktisch testen Übergabe, Einführung und Abnahme als Maß für den Erfolg Was es bei der Übergabe zu beachten gilt Was geschieht bei der Abnahme? So führen Sie Ihr Projektergebnis ein Endlich am Ziel! der Projektabschluss Wie Sie den Projekterfolg messen können Was steht im Projektabschlussbericht? Aus Fehlern lernen: der Lessons-Learned-Workshop Mehr als nur ein Wort zum Abschied: die letzte Teambesprechung Wie Sie sich beim Team bedanken 144 6

4 Inhalt 8 Erfolgsfaktoren: So handeln Sie am effektivsten Definieren Sie ein sinnvolles Vorgehen Ziehen Sie Experten zurate Kommunizieren Sie zielgerichtet Seien Sie immer auf dem aktuellen Stand Stellen Sie Ihr Team effektiv auf Generieren Sie Zwischenerfolge Klären und Steuern Sie die Erwartung der Stakeholder Eskalieren Sie Probleme rechtzeitig Vermeiden Sie implizites Wissen Bereinigen Sie Konflikte zügig Schauen Sie über den Tellerrand des Projekts Seien Sie Vorbild 174 Anhang 177 Projektantrag 179 Aufwandsschätzung 183 Risikoanalyse 184 Statusbericht 185 Offene-Punkte-Liste 186 Meilensteintracking 187 Budgetcontrolling 188 Review 190 Übergabeschein 191 Abnahmeschein 192 Projektabschlussbericht 193 Weiterführende Literatur bei Haufe 198 Stichwortverzeichnis 199 Der Autor 205 7

5 1 Projektvorbereitung: Das müssen Sie im Vorfeld klären Sie haben den Auftrag erhalten, ein Projekt zu leiten. Oft bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber nicht mehr als eine grobe Zielrichtung in der Art: Führen Sie eine neue Vertriebssteuerung in unserer Firma ein. Zu dieser groben Zieldefinition kommt meistens noch eine sehr genaue Zeitvorstellung: In sechs Monaten müssen Sie fertig sein und schließlich noch eine gehörige Portion Vertrauen: Immerhin vertraut Ihnen Ihr Auftraggeber für die Umsetzung des Projekts ein Budget und wahrscheinlich auch Personal an. Als Projektleiter sind Sie ab sofort für Ihr Projekt verantwortlich; es ist Ihr Baby. Jetzt liegt es an Ihnen, die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge zu unternehmen. Das Ziel der Projektvorbereitung ist die Genehmigung und Freigabe durch den Auftraggeber. Bei internen Projekten kann dies eine formlose Freigabe durch den Vorgesetzten oder eine förmliche Freigabe durch ein Projektsteuerungsgremium sein. Bei externen Projekten ist dies in der Regel die Beauftragung durch den Kunden. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie einiges erarbeiten, bevor das eigentliche Projekt startet: die Hintergründe für die Projektidee beleuchten die Ausgangssituation analysieren mögliche Risiken identifizieren und Maßnahmen zu deren Minimierung einleiten gemeinsam mit dem Auftraggeber die Ziele definieren eine erste grobe Phasenplanung erstellen eine Projektorganisation aufsetzen einen ersten Schätzwert der Projektkosten ermitteln und die Finanzierung sicherstellen Woran Sie in dieser häufig auch Projekt-Setup genannten Phase denken müssen, zeigt Ihnen die folgende Checkliste. Lassen Sie sich Ziel: Genehmigung und Freigabe Wichtige Schritte zur Vorbereitung 11

6 1 Projektvorbereitung: Das müssen Sie im Vorfeld klären von den für Sie vielleicht noch unbekannten Begriffen nicht irritieren; in den folgenden Kapiteln gehe ich auf die Bezeichnungen im Detail ein. Siehe CD-ROM Checkliste Projektvorbereitung Kennen Sie die Ziele des Projekts und sind diese mit den Stakeholdern abgestimmt? Haben Sie die Ausgangssituation analysiert und bewertet? Haben Sie eine Projektumfeldanalyse durchgeführt und Maßnahmen definiert? Haben Sie die Maßnahmen aus der Projektumfeldanalyse umgesetzt? Haben Sie einen Phasenplan erstellt und mit den Stakeholdern diskutiert? Liegt eine erste grobe Aufwands- und Kostenschätzung vor? Haben Sie die Projektorganisation definiert und mit den Stakeholdern abgestimmt? Sind alle Projektteilnehmer eingeplant und verfügbar? Ist die Art der Finanzierung des Projekts definiert und mit den Sponsoren abgestimmt? Haben Sie definiert, wer die zur Freigabe Ihres Projektvorgehens wesentlichen Stakeholder sind? Haben Sie die Freigabe für Budget, Ressourcen und Termine durch Ihren Auftraggeber erhalten? Freigabe: formlos und formell möglich Alle hier aufgelisteten Schritte sind nötig, um einen Projektantrag (Muster siehe Anhang und CD-ROM) erstellen und um schließlich den letzten Punkt der Checkliste abhaken zu können: Die Freigabe durch den Auftraggeber. Haben Sie bereits eine grobe Vorstellung von der Zielsetzung? Dann würden Sie jetzt vermutlich am liebsten sofort loslegen und auf die Ziele hinarbeiten. Oft drängt Sie auch Ihr Auftraggeber, schnell mit 12

7 Ihr Startpunkt: Wie sieht die Ausgangssituation aus? 1 der Arbeit zu beginnen, um keine Zeit zu verlieren die Ziele seien doch sowieso schon klar. Doch handeln Sie nicht übereilt: Die Vorbereitung ist genau der richtige Zeitpunkt, um schon von Anfang an Ruhe in das Projekt zu bringen. Um Erfolg zu haben, müssen Sie sich eine Strategie für die Projektumsetzung zurechtlegen. Diese Strategie beschreibt Ihren Weg, bestehend aus einzelnen Aktivitäten im Verlauf Ihres Projekts. Und zu einem Weg gehört neben der Zieldefinition ein klar definierter Startpunkt. 1.1 Ihr Startpunkt: Wie sieht die Ausgangssituation aus? Einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten ist eine unzureichende Analyse der Ausgangssituation. Es ist nun mal ein Unterschied, ob Sie von Hamburg nach Berlin reisen wollen oder von New York nach Berlin. Bei gleichem Ziel werden Sie sich aufgrund der verschiedenen Startpunkte unterschiedlich vorbereiten, unterschiedliche Wege und (Transport-)Mittel wählen und sich unterschiedlich ausrüsten: Denken Sie nur an Ihre Schwimmweste, die an Bord eines Schiffes essenziell ist, die Sie bei einer reinen Autofahrt aber nur behindert. Das macht die Analyse Ihrer Ausgangssituation so wichtig. Ihr Ziel ist es, herauszufinden, in welchem Umfeld Ihr Projekt beginnt und wer oder was Ihr Projekt beeinflussen kann. Um diese Kenntnisse zu erlangen, müssen Ihnen die Hintergründe des Projekts klar werden. Bringen Sie also in Erfahrung, wie Ihr Projekt sich in Ihre Organisation einbettet und welche Einflüsse es zu berücksichtigen gilt. Nach der Analyse der Ausgangssituation sollten Sie in der Lage sein, folgende Fragen mit Ja zu beantworten: Wichtig: Strategie überlegen Ausgangssituation analysieren 13

8 1 Projektvorbereitung: Das müssen Sie im Vorfeld klären Siehe CD-ROM Checkliste Startpunkt Kennen Sie die Projektmotivation? ( Warum wird das Projekt durchgeführt? ) Kennen Sie das Umfeld, in dem das Projekt läuft? ( Welche Einflüsse wirken auf das Projekt? ) Kennen Sie die Stakeholder des Projekts? ( Wer ist beteiligt oder betroffen? ) Haben Sie die Projektpriorität ermittelt? ( Wie wichtig ist das Projekt? ) Kennen Sie das grobe Projektziel? ( Welches übergeordnete Ziel soll erreicht werden? ) Wissen Sie, welcher Nutzen durch Ihr Projekt erzeugt wird? ( Was hat die Organisation vom Projekt? ) Kennen Sie die momentane Situation? ( Wie sieht der Prozess/das Produkt heute aus? ) Wie Sie die Projektmotivation ermitteln Im ersten Schritt ermitteln Sie die Motivation, die hinter dem Projekt steht. Führen Sie sich hierbei vor Augen, dass es einen Grund geben muss, dieses Projekt durchzuführen. Die Motivation zu kennen hilft Ihnen nicht nur bei der Start- und Zieldefinition, sondern dient auch als Orientierung im weiteren Projektverlauf. Beispiel: Warum reise ich nach Berlin? Lassen Sie uns das obige Beispiel der Berlinreise noch einmal aufgreifen. Hier fragen Sie sich zunächst einmal: Warum soll ich überhaupt nach Berlin reisen? Als Antwort finden Sie: Ich möchte eine Messe besuchen und neue Abnehmer für mein Produkt akquirieren. In diesem Fall ist die Motivation also nicht: Ich möchte nach Berlin reisen, sondern: Ich möchte die Messe in Berlin besuchen. Doch auch das ist nur ein kleiner Teil. Die eigentliche Motivation ist: Ich möchte auf der Messe in Berlin neue Geschäftspartner akquirieren. 14

9 Ihr Startpunkt: Wie sieht die Ausgangssituation aus? 1 Das Beispiel erscheint auf den ersten Blick trivial, führt aber vor Augen, vor welchen Problemen Sie als Projektleiter häufig stehen: Sie müssen die eigentliche Motivation ermitteln, die Ihren Auftraggeber dazu bewogen hat, das Projekt ins Leben zu rufen. Nur so werden Sie in der Lage sein, sich eine Projektstrategie zurechtzulegen. Wie wichtig sind Projektpriorität und Projektnutzen? In unserem Berlinbeispiel wird Ihr Auftraggeber Ihnen möglicherweise sagen, dass es zur Unternehmensstrategie gehöre, im folgenden Jahr zehn neue Großabnehmer für Ihr Produkt zu akquirieren. Das Problem ist also, dass Ihr Unternehmen noch keine zehn neuen Großabnehmer gefunden hat (sonst müssten Sie ja nicht nach Berlin zur Messe). Der Nutzen für Ihren Auftraggeber ist es, dem Ziel zehn neue Großabnehmer näher zu kommen. Wie nah, das müssen Sie in Ihren Projektzielen definieren. Aus dem Nutzen ergibt sich in der Regel direkt die Priorität Ihres Projekts. Die Information über die Priorität des Projekts ist für das Formulieren der Ziele und im weiteren Projektverlauf enorm wichtig: Anhand der Priorität Ihres Projekts innerhalb der Organisation werden Ihnen Unternehmensressourcen zugeteilt und Konflikte mit anderen Projekten und Bereichen geregelt. Als Projektleiter in einem Unternehmen sollten Sie immer versuchen zu erreichen, dass Ihr Projekt eine hohe Priorität erhält. Dadurch verbessern Sie Ihre Erfolgsaussichten beim Kampf um die begrenzten Unternehmensressourcen. Hierzu zählen vor allem Geld und Personal. Je höher die Priorität Ihres Projekts, desto eher werden Ihnen die notwendigen Mittel und das notwendige Personal zugeteilt. Doch wie schaffen Sie es, die Priorität Ihres Projekts in Ihrem Unternehmen so hoch wie möglich ansetzen zu lassen? Zunächst einmal müssen Sie überhaupt erst in Erfahrung bringen, welche Priorität Ihr Projekt hat. In manchen Firmen ist es gar nicht üblich, Projekten eine Priorität zuzuweisen. In diesem Fall sollten Sie zumindest dafür sorgen, dass die Geschäftsleitung Ihnen mitteilt, wie wichtig Ihr Projekt für sie ist. Wenn Sie aus welchen Gründen auch Eigentliche Motivation ermitteln Hohe Priorität vorteilhaft 15

10 Stichwortverzeichnis A Ablauforganisation Siehe Projektablauforganisation Ablaufplanung Siehe Aufgabenund Terminplanung Abnahme 121, 126 Checkliste 126 Planung 127 Zustandekommen 128 Abschlusspräsentation 140 Agile Prinzipien 150 Aktualisierung der Projektplanung Siehe Planaktualisierung Akzeptanz des Projekts 162 Änderungsanforderungen 98 Aufgaben Change Manager 101 Checkliste 99 Anforderungsspezifikation 45 Checkliste 46 Anwendungsfall 116 Aufbauorganisation Siehe Projektaufbauorganisation Aufgaben- und Terminplanung 51 Checkliste 51 Kritischer Pfad 52 Netzstrukturplan 52 Projektstrukturplan 52 Aufwandsschätzung 48 Checkliste 49 Kostenarten 50 Ausgangssituationsanalyse 13 Checkliste 14 Projektmotivation 14 Projektpriorität und -nutzen 15 Projektumfeldanalyse 19 Stakeholderanalyse 16 Ausschreibung 61 Checkliste 62 Grundregeln 63 B Bauchgefühl 157 Belohnung des Teams 144 Checkliste 145 Besprechungen 35, 71 Brainstorming 143 C Change Manager 101 Checklisten Abnahme 126 Änderungsanforderungen 99 Anforderungsspezifikation 46 Aufgaben- und Terminplanung 51 Aufwandsschätzung 49 Ausgangssituationsanalyse 14 Ausschreibung 62 Belohnung des Teams 145 Einführung 130 Erfolgsmessung

11 Stichwortverzeichnis Informations- und Dokumentenablage 39 Kick-off-Veranstaltung 68 Kosten- und Budgetverfolgung 95 Lessons-Learned- Workshop 142 Letzte Teambesprechung 143 Meilensteintrendanalyse 91 Motivation des Projektteams 82 Offene-Punkte-Liste 76 Organisationsformen 28 Planaktualisierung 103 Planungsphase 44 Pro-aktive Projektsteuerung 66 Projektablauforganisation 34 Projektabschluss 133 Projektabschlussbericht 139 Projektaufbauorganisation 26 Projektcontrolling 86 Projektfinanzierung 41 Projektfortschrittskontrolle 89 Projektmarketing 38 Projektphasen 24 Projektstatuserfassung 73 Projektumfeldanalyse 20 Projektumfeldsteuerung 102 Projektvorbereitung 12 Prüfung externer Leistungen 112 Qualitätsmanagement 106 Qualitätsplan 60 Regeltermine 71 Ressourcenverteilung 54 Review 108 Risikoanalyse 56 Rolle Projektleiter" 31 Rollenverteilung 29 Steuerung externer Mitarbeiter 80 Testdurchführung 118 Testkonzepterstellung 115 Testplanung 114 Tests 113 Übergabe 123 Übergabe, Abnahme, Einführung 121 Wissenssicherung 78 Zieldefinition 22 Controlling Siehe Projektcontrolling E Einführung 121, 129 Checkliste 130 Planung 130 Entlastungskriterien bei Projektabschluss 141 Erfolgsfaktoren 147 Experten 152 Vorgehen im Projekt 148 Erfolgsmessung 134 Checkliste 135 Ergebniserfolg 137 Umsetzungserfolg 136 Eskalation 36, 164 Grundregeln 165 Experten 152 Externe Leistungen, Prüfung 111 Externe Mitarbeiter, Steuerung 80 F Finanzierung 40 Fortschrittskontrolle Siehe Projektfortschittskontrolle 200

12 Stichwortverzeichnis Fortschrittsmessung 75 Freigabe Projektvorhaben 12 I Implizites Wissen 167 Informations- und Dokumentenablage 38 Checkliste 39 Istkostenermittlung 96 K Kick-off-Veranstaltung 67 Checkliste 68 Projektpräsentation 69 Teilnehmer 69 Kommunikation, zielgerichtete 153 Konfliktbereinigung 170 Konflikt zwischen Linienorganisation und Projekt 172 machtpolitischer Konflikt 173 persönlicher Konflikt 170 sachlicher Konflikt 172 Konfliktpotenzial, Reduktion 160 Kosten- und Budgetverfolgung 95 Checkliste 95 Ermitteln von Ist- und Plankosten 96 Kostenentwicklungsanalyse 97 Kostenentwicklungsanalyse 97 Kostenschätzung Siehe Aufwandsschätzung Kritischer Pfad 52 L Lastenheft Siehe Anforderungsspezifikation Lenkungsausschuss 36 Lessons-Learned-Workshop 141 Checkliste 142 M Mängelbeseitigung 119 Checkliste 120 Matrixorganisation 28 Meilensteintrendanalyse 90 Abzuleitende Maßnahmen 93 Checkliste 91 Missverständnisse 167 Motivation des Projekts 14 Motivation des Projektteams 82, 161, 163 Checkliste 82 N Netzstrukturplan 52 O Offene-Punkte-Liste 76 Checkliste 76 Organisationsformen 27 Checkliste 28 P Phasen Siehe Projektphasen Planaktualisierung 103 Checkliste 103 Plankostenermittlung 96 Planung Siehe Projektplanung 201

13 Stichwortverzeichnis Planungsphase Checkliste 44 Priorität Siehe Projektpriorität und -nutzen Pro-aktive Projektsteuerung 65 Checkliste 66 Kick-off-Veranstaltung 67 Motivation des Projektteams 82 Offene-Punkte-Liste 76 Projektstatuserfassung 72 Regeltermine 70 Steuerung externer Mitarbeiter 80 Wissenssicherung 78 Projektablauforganisation 34 Checkliste 34 Informations- und Dokumentenablage 38 Projektmarketing 37 Projektabnahme Siehe Abnahme Projektabschluss 133 Belohnung des Teams 144 Checkliste 133 Erfolgsmessung 134 Lessons-Learned- Workshop 141 Letzte Teambesprechung 143 Projektabschlussbericht 139 Projektabschlussbericht 139 Checkliste 139 Projektaufbauorganisation 25 Checkliste 26 Organisationsformen 27 Rollenverteilung 29 Projektcontrolling 85 Änderungsanforderungen 98 Checkliste 86 Kosten- und Budgetverfolgung 95 Meilensteintrendanalyse 90 Planaktualisierung 103 Projektfortschrittskontrolle 88 Projektumfeldsteuerung 101 Projektfinanzierung 40 Checkliste 41 Projektfortschrittskontrolle 75, 88 Checkliste 89 Projektleiter 31 Checkliste 31 Vorbildfunktion 174 Projektmarketing 37 Checkliste 38 Projektmotivation 14 Projektphasen 23 Checkliste 24 Phasenplan 23 Projektplanung 43 Anforderungsspezifikation 45 Aufgaben- und Terminplanung 51 Aufwandsschätzung 48 Ausschreibung 61 Checkliste 44 Qualitätsplan 59 Ressourcenverteilung 53 Risikoanalyse 55 Projektpräsentation 69 Projektpriorität und -nutzen 15 Kriterien 16 Projektstatuserfassung 72 Checkliste 73 Fortschrittsmessung 75 Statusbericht 74 Statusgespräch

14 Stichwortverzeichnis Projektsteuerung, pro-aktive Siehe Pro-aktive Projektsteuerung Projektsteuerung, reaktive Siehe Projektcontrolling Projektstrukturplan 52 Projektübergabe Siehe Übergabe Projektumfeldanalyse 19, 101, 173 Checkliste 20 Projektumfeldsteuerung 101 Checkliste 102 Projektvorbereitung 11 Ausgangssituationsanalyse 13 Checkliste 12 Projektablauforganisation 34 Projektaufbauorganisation 25 Projektfinanzierung 40 Projektphasen 23 Zieldefinition 21 Prüfung externer Leistungen 111 Checkliste 112 Q Qualitätsmanagement 105 Checkliste 106 Prüfung externer Leistungen 111 Review 107 Tests 112 Qualitätsmanager 157 Qualitätsplan 59 Checkliste 60 Quality Gates 107 Querschnittsfunktionen 157 Quick Win 161 R Rapid Prototyping 150 Regeltermine 35, 70 Checkliste 71 Statusbericht 35 Ressourcenverteilung 53 Checkliste 54 Review 107 Bewertung der Rückmeldungen 110 Checkliste 108 Durchführung 109 Umsetzen von Änderungswünschen 111 Risikoanalyse 55 Checkliste 56 Rolle 29 Rollenverteilung 29 Checkliste 29 Kriterien 33 Projektleiter 31 S Sponsoren 40 Stabsorganisation 28 Stakeholder 17 ~analyse 16, 154 Beeinflussung 162 Statusbericht 35, 74, 156 Statusbesprechung 156 Statusgespräch 75 Steuerung externer Mitarbeiter 80 Checkliste

15 Stichwortverzeichnis T Teamaufstellung 158 Teambesprechung, letzte 143 Checkliste 143 Teilerfolge 160 Tests 112 Checkliste 113 Durchführung 117 Durchführung, Checkliste 118 Konzepterstellung 115 Konzepterstellung, Checkliste 115 Mängelbeseitigung 119 Mängelbeseitigung, Checkliste 120 Planung 113 Planung, Checkliste 114 Testfälle 116 Teststatusmeeting 119 U Übergabe 121, 122 Checkliste 123 Durchführung 125 Vorbereitung 124 Use Cases 117 V Vorbereitung Siehe Projektvorbereitung Vorbildfunktion des Projektleiters 174 Vorgehen im Projekt Agile Prinzipien 150 Iterativ 149 Linear 149 Rapid Prototyping 150 W Wissen, implizites 167 Wissenssicherung 78 Checkliste 78 Work Breakdown Structure 52 Z Zieldefinition 21 Checkliste 22 Zwischenerfolge 160 Zwischenlieferungen