Reibungslose Arbeitsabläufe sind produktiver. /This is Why: Darum sollten Sharp Scanlösungen im Mittelpunkt Ihres Unternehmens stehen.

Transkript

1 Sharp Scanlösung EFFIZIENTE SCAN- UND DOKUMENTENKONTROLLE Reibungslose Arbeitsabläufe sind produktiver. /This is Why: Darum sollten Sharp Scanlösungen im Mittelpunkt Ihres Unternehmens stehen.

2 Sharp Scanlösung Produktivität beginnt mit Effizienz. /This is Why: Darum sind wir von den Vorzügen der Automatisierung überzeugt. Unsere Scanlösung ist ein für Sharp OSA-fähige Multifunktions produkte entwickeltes Software-Paket mit leistungsstarken Scan-Werkzeugen, die Ihnen helfen, zeitaufwendige und fehleranfällige manuelle Arbeitsabläufe im Rahmen Ihrer täglichen Bürotätigkeiten zu vermeiden. Und das ist nur der Anfang: Unsere Scanlösung kann die Effizienz und Produktivität mehrerer Arbeitsabläufe in Ihrem gesamten Unternehmen auf ein neues Niveau heben. Scanaufbereitung Zum schnelleren, leichteren und effizienteren Scannen mit umfassender Bildkorrektur für besser lesbare Kopien plus SMTP- -Funktion und die Optimierung von Aufgaben durch Scan-Profile. Optische Zeichenerkennung Ein OCR-Modul mit Mehrsprachenunterstützung zum Scannen in editierbare, durchsuchbare Dateiformate. Barcode Erkennung Erkennt und analysiert auto matisch mehr als 20 Industriestandard-Barcodes in Kombination inkl. QR-Codes. Datenbank-Anbindung Bietet einen integrierten Zugriff auf Ihre Unternehmensdatenbank oder andere Datenquellen (ODBC/Officetabellen) über das Display des Sharp MFPs sowie bequemes Scannen an jedes Ziel im Netzwerk. Exchange + Fax-Anbindung Integriert sich nahtlos in Microsoft Exchange und ausgewählte Fax-Server mit Scanund-Fax- sowie Scan-und- -Funktion zu allen Kontakten aus Ihrem Adressbuch mit automatischer Archivierung. SharePoint Anbindung Ermöglicht Ihnen, Dokumente ganz einfach direkt von Ihrem Sharp Multifunktionsprodukt aus in die Microsoft SharePoint Services zu scannen. TASTATUR FÜR SCHNELLE EIN- GABE VON PARAMETERN AM MFP 2

3 Scanaufbereitung und Scan-Profile Informationen sollten immer zugänglich sein. /This is Why: Darum helfen wir Ihnen, sie mit anderen zu teilen. Scanaufbereitung Mit der Sharp Scanlösung kann jeder Ihrer Mitarbeiter Dokumente mühelos scannen sogar, wenn sie Dokumentenstapel mit unterschiedlichen Formaten und Papiersorten handhaben müssen. Sie können in wenigen Sekunden neue Scan-Ziele erstellen, gleichzeitig scannen und drucken sowie Ihre Sicherheit mit der Active-Directory-Zugriffskontrolle erhöhen. Sich wiederholende Aufgaben können z. B. mittels Scan-Profilen optimiert werden. Und Sie sich dank der Funktionen Automatische Bildbereinigung und Geraderücken darauf verlassen, qualitativ hochwertige Ausdrucke zu erhalten. Wenn Sie versehentlich eine leere Seite scannen, wird diese gelöscht, wodurch möglicher Abfall reduziert wird. Darüber hinaus können Sie Regeln für die Vergabe von Dateinamen für Ihre Scans festlegen. Erstellen Sie mit der Funktion Leerseite einfügen ganz leicht mehrere Dateien in einem Scan-Vorgang. Alternativ können Sie den Prozess über Barcodes steuern. In jedem Fall wird das MFP den Auftrag in einem einzigen Arbeitsgang erledigen, wobei einzelne Dateien an Ihren PC gesendet werden. SCANNEN LEICHT GEMACHT Funktionen der Scanaufbereitung Auch das Verteilen, Speichern und Abrufen von gescannten Dokumenten ist ganz einfach. In nur wenigen Sekunden lassen sich Ihre Dokumente scannen und in einem Format Ihrer Wahl abspeichern, deskriptive Informationen (über frei konfigurierbare Felder) oder Paginierstempel hinzufügen und Ihre Dateien an - oder andere Netzwerk-Ziele senden. Die Dateien können durch Durchsuchen der Netzwerkordner am Bedienfeld des MFPs wieder abgerufen werden. Zuschneiden von Rändern Geraderücken Benennung Ihres Dokuments Konvertierung von Dateiformaten Bildbereinigung Benutzer Authentifizierung Löschung von Leerseiten Paginierstempel Suchfunktion für Netzwerkordner Durchsuchen des Ablagepfads Metadaten Drucken von Dokumenten Trennen von Dokumenten 3

4 Optische Zeichenerkennung Informationen schaffen Mehrwert. /This is Why: Darum helfen wir Ihnen, sie zu erfassen. Optische Zeichenerkennung (OCR) Jetzt können Sie sich Ihre Papierdokumente zunutze machen, indem Sie sie in editier- und durchsuchbare digitale Dateien umwandeln. Die OCR-Software ermöglicht das Scannen von Papierdokumenten in passwortgeschützte PDF-Dateien zur sichereren Verteilung, in PDF/A-Dateien zur Langzeitarchivierung und in diverse andere Formate, die mit verschiedenen gängigen Anwendungen wie Microsoft Word und Excel kompatibel sind. Es werden mehr als 130 Sprachen unterstützt, die Funktion Autorotation korrigiert falsch ausgerichtete Seiten und Metadaten können im CSV- und XML-Format in externe Anwendungen exportiert werden. Leistungsmerkmale Daten aus mehreren vordefinierten Bereichen werden extrahiert, wobei der umgebende Text ignoriert wird. Für jeden Bereich wird eine eindeutige Kennung erstellt, die Sie in der gesamten Anwendung verwenden können. Eine der leistungsstärksten Funktionen ist Reguläre Ausdrücke, um Zeichenketten optimal abzugleichen. Auf diese Weise können Sie innerhalb eines OCR-Bereiches nach einer Rechnungsnummer suchen oder bestimmte Zeichen in einem Bereich suchen und ersetzen. In Kombination mit den leistungsstarken Funktionen String- Manipulation und Datenextraktion können Sie einen Bereich,bereinigen, um den gesuchten Text zu extrahieren, selbst wenn der Bereich ungewünschten oder unlesbaren Text enthält. VERTRAGS- UND KUNDENNUMMERN WERDEN FÜR DIE DOKUMENTENABLAGE AUTOMA- TISCH AUSGELESEN ZAHLEN AUS RECHNUNGEN LASSEN SICH ZUR WEITERVERARBEITUNG IM CSV/XML-FORMAT BEREITSTELLEN 4

5 Barcode Module Der Informationsfluss sollte reibungslos funktionieren. /This is Why: Darum helfen wir Ihnen, Barcodes hinzuzufügen. Barcode-Erkennung Unser Barcode Module ermöglicht Ihnen, die Effizienz von Barcodes zu nutzen, um Ihre Dokumentenworkflows zu optimieren. Eine der gebräuchlichsten Anwendungen ist Document Routing. Um diesen Prozess von Anfang bis Ende zu organisieren, können Barcodes verwendet werden. Allerdings können Barcodes noch besser genutzt werden, um sensible Prozesse zu steuern, die eine externe Überprüfung, Rückverfolgung und Revision erfordern. Vielseitig Die Sharp Scanlösung bietet Ihnen alles, was Sie brauchen, um die modernsten Barcodetechnologien optimal zu nutzen. Sie können Barcode-Daten anhand von Trennzeichen aufteilen, Teile eines Barcodes extrahieren, mehrere Barcodes auf einer Seite verwenden u.v.m. Neben der Unterstützung von mehr als 20 Industriestandard- Barcodes liest das Modul 1D- und 2D-Barcodes an jeder beliebigen Position auf einem Dokument aus, unabhängig davon, ob der Barcode unscharf, beschädigt, horizontal, vertikal oder schief ausgerichtet ist. Bei Bedarf können Sie die Ableseposition vorgeben. Zur weiteren Absicherung Ihrer automatisierten Prozesse können Sie einen Mindestwert für die Erkennungswahrscheinlichkeit konfigurieren. Falls dieser Mindestwert unterschritten wird, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung. Erstellt einen Bericht über Art, Position und Erkennungswahrscheinlichkeit (konfigurierbar) für alle Barcodes Erkennt nahezu alle Barcode Ausrichtungen: horizontal, vertikal, 45 gedreht Liest Barcodes automatisch an jeder beliebigen Position auf einem Bild aus Position und Ausrichtung der zu lesenden Barcodes können festgelegt werden Unterstützte Barcodes: Code 39, Interleaved 2 of 5, EAN 128, PostNet, OataLogic, Patch Code, POF417, DataMatrix, QR-CODE u.v.m. EINGANGSBELEGE KOMFORTABEL MIT UNSEREN LABELTOOLS ERFASSEN DURCH AUSLESEN DES QR-CODES VERBESSERTES AUS- LESEN VON BARCODES 5

6 Datenbank-Anbindung, Microsoft Exchange und SharePoint Anbindung Gute Informationen für gute Entschei dungen. /This is Why: Darum helfen wir Ihnen, sie zu teilen. Datenbank-Anbindung Ermöglicht die Anbindung von Sharp OSA-fähigen MFPs an nahezu alle handelsüblichen Datenbanken, sodass Sie ganz bequem direkt über das Bedienfeld des MFPs auf die Informationen in Ihrem Netzwerk zugreifen können. Ermöglicht die Interaktion mit sowie das Abrufen von Informationen aus Ihrer Datenbank direkt vom Bedienfeld des MFPs aus Verwendet SQL (Standard Query Language) für weitestmögliche Kompatibilität und leichte Integration Die aus Ihrer Datenbank entnommenen Informationen können zur Befüllung der Indexfelder eines Scans genutzt werden Unterstützt die branchenüblichen Standard Ausgabeformate (ASCII, Text, CSV, XML) Unterstützt ODBC (Open Database Connectivity) und LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Exchange + Fax-Anbindung Der Exchange Fax Connector verwendet Industriestandard- Protokolle zur nahtlosen Integration von Microsoft Exchange und ausgewählten Fax-Servern. Scannen und versenden Sie Ihre Dokumente direkt an einen beliebigen Kontakt aus Ihrem Adressbuch. Gleichzeitig wird eine Kopie des gescannten Bildes in Ihrem Gesendet -Fach abgelegt. SharePoint Anbindung Unser SharePoint Connector bietet Ihnen die nahtlose Anbindung von Sharp OSA-fähigen MFPs an Ihr Microsoft Share- Point-System. Dieses Modul ermöglicht die automatische Verteilung der erfassten Informationen unter Verwendung von Auftragsprofilen, fortschrittlichen Bildverarbeitungstechnologien, individuell angepassten SharePoint-Feldern, Dateiformatkonvertierung, automatisch generierten Dateinamen und Ablagestrukturen. Indizieren Sie Ihre gescannten Dokumente am MFP und speichern Sie sie in SharePoint Erstellt automatisch einen neuen Ordner in SharePoint, wenn Sie ein gescanntes Dokument ablegen Befüllen Sie individuell angepasste Felder in SharePoint, wenn Sie ein gescanntes Dokument ablegen Durchsuchen Sie Ihre Ablagestruktur in SharePoint vom Bedienfeld des MFPs aus Versendet die Dokumente per E Mail, wenn diese in einem SharePoint-Ordner abgelegt werden Nahtlose Integration in Microsoft Exchange Zugriff auf allgemeine und persönliche Adressbuchdaten direkt vom Sharp MFP aus Zur Verbesserung der Sicherheit kann der Benutzerzugriff eingeschränkt werden. Unterstützt LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Versenden per E Mail und Archivierung von Dokumenten in einem einzigen Schritt. 6

7 Sharp OSA Die ganze Welt ist vernetzt. /This is Why: Darum brauchen Sie Sharp OSA. Eine neue Denkweise Unsere neueste Generation von Multifunktionsprodukten kann viel mehr als nur Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen. Dank Sharp OSA ermöglichen diese neuen Geräte den direkten Zugriff auf Netzwerkanwendungen, um Arbeitsabläufe schneller, einfacher und effizienter zu gestalten. Dies stellt einen Quantensprung in der Produktivität im Büro dar. Automatisierung für eine höhere Genauigkeit und Effizienz Sharp OSA ist ideal zur Automatisierung und Optimierung sich wiederholender Aufgaben wie z. B. das Scannen, Indizieren und Ablegen von Dokumenten. Einfache Integration und mühelose Bedienung Zur schnellen, problemlosen Integration und Unterstützung werden die Sharp OSA-Anwendungen, welche Industriestandard-Protokolle und -Schnittstellen verwenden, im gesamten Netzwerk eingesetzt. Überragender Return-on-Investment Sharp OSA-fähige Multifunktionsprodukte ermöglichen jedem, mehr zu erreichen. Sie stellen nicht das Ende des Dokumentenprozesses dar, sondern das Herzstück des Informations-Workflows. Keine zusätzliche Software an den Arbeitsplätzen Sämtliche Arbeitsarbläufe inkl. intelligenter Suchfunktionen erfordern in der Regel keinen Einsatz zusätzlicher Software an den Arbeitsplätzen der damit befassten Mitarbeiter. ZUGRIFF AUF NETZWERKANWENDUNGEN AUF SHARP OSA-FÄHIGEN MFPS 7

8 Willkommen bei Sharp Sharp produziert seit Jahrzehnten zuverlässige Drucker und Multifunktionsprodukte und entwickelt immer neuere, ergiebigere Möglichkeiten der Dokumentverwaltung. Viele dieser Drucker und Multifunktionsprodukte haben Auszeichnungen von anerkannten unabhängigen Forschungseinrichtungen erhalten. Alle Produkte sind außerordentlich leistungsfähig und steigern die Produktivität am Arbeitsplatz oftmals enorm. Sharp ist ein weltweites Unternehmen mit Niederlassungen in allen bedeutenden Ländern. Und unsere Fachkompetenz erstreckt sich nun weit über den Bereich des Office Printing hinaus. Mit Innovationen in den Bereichen LCDs, Laserdioden, Flash-Speicher, Solarzellen, Plasmacluster-Luftreinigern, Projektoren u.v.m. können wir heutzutage alle Bedürfnisse eines Unternehmens abdecken. Hinweise Design und technische Daten können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Zum Zeitpunkt des Drucks waren alle Daten korrekt. Im Rahmen des Sharp-Partnerprogramms stellt Sharp Software vor, die die Bedienung unserer Sharp-Produkte optimieren. Mitglieder des Sharp-Partnerprogramms sind unabhängige Firmen, über die Sharp keine Kontrolle ausübt. Für die Funktionalität/Beschaffenheit der Software leistet Sharp keine Gewähr, sondern ausschließlich der jeweilige Hersteller. Sharp, Sharp OSA und alle damit verbundenen Warenzeichen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Sharp Corporation und/oder ihrer Tochtergesellschaften. Windows, Windows NT und SharePoint sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Alle anderen Marken-, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Sharp Corporation Alle Warenzeichen anerkannt. E&OE. Stand: 10/13, Art.-Nr. BRO_ScanSol_10/13