Vorlesung Projektmanagement und Teamorganisation

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1 Vorlesung Projektmanagement und Teamorganisation Dr. Bernhard Schätz Leopold-Franzens Universität Innsbruck Sommersemester 2003 B.Schätz : Projektmanagement 1

2 Übersicht 1. Übersicht 2. Projektmanagement und Software-Engineering 3. Projektstrukturen und Personalaktivitäten 1. Unternehmensstrukturen und Projektstrukturen 2. Rollen und Verantwortlichkeiten 4. Projektinitiierung und Projektplanung 5. Projektkontrolle und Projektsteuerung 6. Projektabschluss und Prozessverbesserung 7. Ausblick: Der Faktor Mensch im Projektmanagement B.Schätz : Projektmanagement 2

3 3 Projektstrukturen und Personalaktivitäten Projekt: Projekt: Ein Ein Vorhaben, Vorhaben, das das im im wesentlichen wesentlichen durch durch Einmaligkeit Einmaligkeit der der Bedingungen Bedingungen in in seiner seiner Gesamtheit Gesamtheit gekennzeichnet gekennzeichnet ist, ist, wie wie z.b. z.b. Zielvorgabe, Zielvorgabe, zeitliche, zeitliche, finanzielle, finanzielle, personelle personelle oder oder andere andere Begrenzungen, Begrenzungen, Abgrenzung Abgrenzung gegenüber gegenüber anderen anderen Vorhaben, Vorhaben, projektspezifische projektspezifische Organisation. Organisation. Projektorganisation: Gesamtheit Gesamtheit der der Organisationseinheiten und und der der aufbau- aufbau- und und ablauforganisatorischen Regelungen Regelungen zur zur Abwicklung Abwicklung eines eines bestimmten bestimmten Projektes Projektes [DIN [DIN ] 901] Einrichten einer projektspezifischen Organisation: Aufbauorganisation: Einbinden des Projekts in die Unternehmensorganisation Einrichten von Rollen und Verantwortlichkeiten Ablauforganisation: Abwickeln des Projekts entsprechend des sprozess Festlegen von Aktivitäten und Abläufen B.Schätz : Projektmanagement 3

4 3.1 Unternehmensstrukturen Mittellinie Betrieblicher Kern Stab Grundstruktur: Organisationsleitung: Funktion: Strategische Führung Beispiel: Geschäftsführung Mittellinie: Funktion: Operative Führung Beispiel: Mittleres Management, Gruppenleiter Betrieblicher Kern: Stab: Funktion: Operative Ausführung Beispiel: Entwickler Funktion: Unterstützende Ausführung Beispiel: Rechtsabteilung, Telefonzentrale, Methodenberatung B.Schätz : Projektmanagement 4

5 Varianten von Organisationsformen Formen der Unternehmensorganisation: Bereichsstruktur: Untergliederung nach Geschäftsfunktion Bereiche: z.b. Marketing,,, Buchhaltung, Forschung Beispiel: BMW, Microsoft Marktstruktur: Untergliederung nach Produktgemeinsamkeiten Märkte: z.b. BIS (ERP, CRM, etc.), Medizintechnik, Telekom Beispiel: Siemens Spezielle Varianten: Nach Niederlassungen Nach Kunden B.Schätz : Projektmanagement 5

6 B.Schätz : Projektmanagement 6 Bereichsstruktur Schwerpunkte: Know-How-Transfer, Ressourcenflexibilität Geschäftsleitung Geschäftsleitung Stabsstellen Stabsstellen

7 Marktstruktur Geschäftsleitung Geschäftsleitung Stabsstellen Stabsstellen Produkt Produkt 1 1 Produkt Produkt 2 2 Produkt Produkt 3 3 Produkt Produkt 4 4 Schwerpunkte: Effizienz, Produktidentifikation, minimierte Kommunikation B.Schätz : Projektmanagement 7

8 Vor- und Nachteile von Organisationsformen Bereichsstrukturierte Organisation: Vorteile: Standardisierung der Abläufe, erhöhte Wirtschaftlichkeit Spezialisierung, Fachhierarchien, Wissenstransfer Nachteile: Aufwändige Koordination funktionsübergreifender Tätigkeiten Mangelnde Flexibilität Ausrichtung: Fertigung von Standardprodukten Marktorientierte Gruppierung: Vorteile: Flexibilität (neue Marktsegmente) I.A. geringerer bürokratischer Aufwand Nachteile: Schwacher Wissenstransfer durch fehlende Spezialisierung Mangelnde Effizienz durch mangelnde Standardisierung Ausrichtung: Fertigung von Individualprodukten B.Schätz : Projektmanagement 8

9 Projektformen Wesentliches Element: Verantwortung Fachliche Verantwortung ( Was wird wann gemacht ) Führungsverantwortung (Personalverantwortung) ( Wer macht es wann mit welchem Aufwand ) Problem: Mitarbeiter sind in langfristige Organisationshierarchien eingebunden Projekte konkurrieren kurzfristig mit diesen Hierarchien Resultat: Konflikt zwischen Interessen der Linienhierarchie und der Projekthierarchie (i.e. Linienverantwortung vs. Projektverantwortung) Projektstrukturen: Stab-Linien-Organisation Projektorganisation Matrixorganisation B.Schätz : Projektmanagement 9

10 Projektorganisation Prinzip: Eigenständige Organisationseinheit für Projekt werden aus Bereichen freigestellt Verantwortung Projektleiter: Fachliche Verantwortung Führungsverantwortung Vorteile: Klare Kompetenzen und Verantwortlichkeiten Hohe Projektidentifikation Kurze Kommunikationswege Nachteile: Umstellungsaufwände durch Aus-/Eingliederung Schwächung der Bereiche Problem der ungleichmäßigen Projektbelastung B.Schätz : Projektmanagement 10

11 B.Schätz : Projektmanagement 11 Projektorganisation Eignung: Kritische Projekte mit hoher Priorität Geschäftsleitung Geschäftsleitung Stabsstellen Stabsstellen Projektleiter Projektleiter

12 Projektorganisation Geschäftsleitung Geschäftsleitung Stabsstellen Stabsstellen Projekt Projekt 1 1 Projekt Projekt 2 2 Projekt Projekt 3 3 Projekt Projekt 4 4 Extremfall: Projektstruktur als Unternehmensform B.Schätz : Projektmanagement 12

13 Stab-Linien-Organisation Prinzip: Keine sinstanz/organisationseinheit für Projekt verbleiben vollständig in Bereichen Verantwortung Projektleiter: Keine fachliche Verantwortung Keine Führungsverantwortung Stabsfunktion (berichtend, koordinierend) Vorteile: Schneller Know-How-Transfer Flexible Kapazitätsauslastung Keine Umstellungsaufwände Nachteile: Aufwändige Koordinations- und Abstimmungsprozesse Keine Projektidentifikation Keine Instanz mit Weisungsbefugnis B.Schätz : Projektmanagement 13

14 B.Schätz : Projektmanagement 14 Stabsorganisation Eignung: Niedrigpriore Projekte oder Konsensprojekte Geschäftsleitung Geschäftsleitung Stabsstellen Stabsstellen Projektleiter Projektleiter

15 Matrixorganisation Prinzip: Zeitlich befristetes Mehrliniensystem verbleiben vollständig in Bereichen Verantwortung Projektleiter: Fachliche Verantwortung Keine Führungsverantwortung Vorteile: Schneller Know-How-Transfer Optimale Kapazitätsauslastung Geringe Umstellungsaufwände Nachteile: Konfliktpotential durch Doppelunterstellung Hohe Anforderungen an Selbstdisziplin und Eigenständigkeit Hohe Anforderung an Teamfähigkeit und Sozialkompetenz von Mitarbeitern und skräften B.Schätz : Projektmanagement 15

16 Matrixorganisation Projektleiter Projektleiter Geschäftsleitung Geschäftsleitung Stabsstellen Stabsstellen Eignung: Flexible Projektabwicklung in dynamischem Umfeld (Marktund Technologiedynamik) B.Schätz : Projektmanagement 16

17 3.2 Rollen und Verantwortlichkeiten Festlegung der Projektstruktur: Bereitstellung von Mitarbeitern: Einbettung in die Unternehmensorganisation Einrichten einer internen Projektstruktur: Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten Projektstruktur: ähnlich Unternehmensstruktur: : Projektleiter Kern: Stab: Übergreifende Tätigkeiten (z.b. QM, KM) B.Schätz : Projektmanagement 17

18 Kommunikationsaufwand in Teams Management Management umfasst umfasst alle alle Aktivitäten Aktivitäten und und Aufgaben, Aufgaben, um um die die Aktivitäten Aktivitäten von von Mitarbeitern Mitarbeitern zu zu planen planen und und zu zu kontrollieren kontrollieren damit damit ein ein Ziel Ziel oder oder der der Abschluss Abschluss einer einer Aktivität Aktivität erreicht erreicht wird, wird, die die durch durch die die Mitarbeiter Mitarbeiter alleine alleine nicht nicht erreicht erreicht werden werden können können (...): (...): Planung, Planung, Organisation, Organisation, Personalauswahl, Personalauswahl,,, Kontrolle Kontrolle Balzert, Balzert, H. H. Lehrbuch Lehrbuch der der Software-Technik. Software-Technik. Spektrum, Spektrum, Konsequenz: Arbeitsteilung Abstimmung- und Kommunikationsaufwand Resultat: Zusätzlicher Aufwand Rechenbeispiel: Aufwand bei 3-Stunden-Besprechungen Zwei Parteien: 2*1*3 = 6 Ph/Woche Vier Parteien: 4*3*3 = 24 Ph/Woche Zehn Parteien: 10*9*3 = 270 Ph/Woche Konsequenz: Minimierung der Schnittstellen B.Schätz : Projektmanagement 18

19 Projekt- und Produktstruktur Management Management umfasst umfasst alle alle Aktivitäten Aktivitäten und und Aufgaben, Aufgaben, um um die die Aktivitäten Aktivitäten von von Mitarbeitern Mitarbeitern zu zu planen planen und und zu zu kontrollieren kontrollieren damit damit ein ein Ziel Ziel oder oder der der Abschluss Abschluss einer einer Aktivität Aktivität erreicht erreicht wird, wird, die die durch durch die die Mitarbeiter Mitarbeiter alleine alleine nicht nicht erreicht erreicht werden werden können können (...): (...): Planung, Planung, Organisation, Organisation, Personalauswahl, Personalauswahl,,, Kontrolle Kontrolle Balzert, Balzert, H. H. Lehrbuch Lehrbuch der der Software-Technik. Software-Technik. Spektrum, Spektrum, Arbeitsteilung: Nach Prozesstätigkeiten (z.b. Analyse, Design, Implementierung) Nach Produktstruktur (z.b. Präsentation, Logik, Datenhaltung) Beobachtung: Softwaresysteme: i.a. komplexe Produktstruktur Softwaresysteme: Modularisierung zur Komplexitätsreduktion Abstimmungsaufwand: Systemschnittstellen Konsequenz: Abbildung der Produktstruktur auf Projektstruktur B.Schätz : Projektmanagement 19

20 Personalaufwand in Projekten Beobachtung: Kommunikationsaufwand bestimmt durch Projektstruktur Projektstruktur bestimmt durch Produktstruktur Konsequenz: Erst: Festlegung der Produktstruktur Dann: Festlegung der Projektstruktur Evtl. iterativ Resultat: Ungleichmäßige Personalausstattung Beispiel: Ausstattung Laufzeit B.Schätz : Projektmanagement 20

21 Rollen Projektstruktur: Definiert durch Rollen Aktivitäten: Pflichten/Aufgaben Rechte/Kompetenzen Rollenstruktur: Beeinflusst von: Prozessstruktur (z.b. Analyse, Design, Implementierung, Integration) Produktstruktur (z.b. Präsentation, Logik, Datenhaltung) Projektrollen: Projektausschuss Auftraggeber Anwender Projektleiter (z.t. leitender Mitarbeiter) B.Schätz : Projektmanagement 21

22 Team-Rolle: Projektleiter Rolle: Projektleiter Aufgaben: Erstellung Projekt-, Termin- und Kostenplan Organisation und Koordination Projektteam Durchführung Fortschrittskontrolle Steuerung und Festlegung von Entscheidungen (fachlich) Evtl.: Personelle Betreuung Kompetenzen: Mitwirkung bei der Projektzieldefinition Mitspracherecht bei der Bestimmung der Fachverantwortlichen projektbezogenes Informations-, Weisungs- und Entscheidungsrecht B.Schätz : Projektmanagement 22

23 Team-Rolle: Mitarbeiter Rolle: Mitarbeiter Aufgaben: Mitwirkung an Projektplanung Durchführung der zugewiesenen Arbeitspakete Dokumentation der zugewiesenen Arbeitsergebnisse Kompetenzen: Vorbereitung/Herbeiführung von Entscheidungen Umsetzung von Vorgaben Einsatz von Ressourcen Variante: Leitender Mitarbeiter B.Schätz : Projektmanagement 23

24 Weitere Mitarbeiter-Rollen SE-spezifische Team-Rollen: Systemanalytiker Systementwickler Tester SE-Spezifische Stabs-Rollen: Qualitätsmanager, Qualitätsbeauftragter Konfigurationsmanager IT-Sicherheitsbeauftragter Projekt-Controller Generelle Prinzipien: Personifizierte Verantwortung Klare Aufgaben und Kompetenzen B.Schätz : Projektmanagement 24

25 Zusammenfassung Projektorganisation: Ablauforganisation: Prozessdurchführung Aufbauorganisation: Projektstruktur Projekte konkurrieren mit Unternehmensstruktur: Transparenz von Kompetenzen und Verantwortungen Identifikation gemeinsamer Ziele Linie/Projekt Projektstruktur: I.a. abhängig von Produktstruktur Rollen: Klare Kompetenzen, personifizierte Verantwortungen B.Schätz : Projektmanagement 25