Informationen zum elektronischen euroshell Transaktionsdaten-Service EID/ETD Version 6.0 / 12

Transkript

1 Informationen zum elektronischen euroshell Transaktionsdaten-Service EID/ETD Version 6.0 / 12 Gültig ab 27. Oktober 2011 euroshell Deutschland GmbH & Co. KG Suhrenkamp D Hamburg Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 2

2 Versionskontrolle Datum Änderung Version Kommentar / 2 Positionsangaben und Längen für 801, 802 eingefügt. Kommentar eingefügt: Keine führenden Nullen / 3 Beschreibung der Felder Zusatzinfo I bis IV verbessert, Beschreibung des Kartenlayouts hinzugefügt / 4 Hinweis auf zwei Dateien für Inland / Ausland, Kartensummensatz (Satzart 810) ersatzlos gestrichen / 5 Warencode 71 entfernt (künftig WC 70) / 6 vereinfachte Belegungsregeln für Zusatzinfofelder / zukünftiges Kartenlayout / 7 Rechnungsnummer bei internationaler Rechnung alphanumerisch / 7 Warencode 29 und 69 hinzugefügt / Warencode 36, 38 und 39 umbenannt / 7 Warencode 19 hinzugefügt / 8 Lieferscheinnummer jetzt alphanumerisch / 8 Warencode 26 und 27 geändert / 9 FNR/Name jetzt alphanumerisch / 10 Neuregelung der Umsatzsteuererhebung bei Bezug von Dienstleistungen im Ausland / 11 Der Produktcode 24 wird OK Super E / 12 Änderung Produktcode 27 Neu OK Super 95 Änderung Produktcode 09 Neu CO2 Kompensation (Artik) Änderung Satzart 800: Neu euroshell Dt. GmbH & Co. KG Elektronischer euroshell Transaktionsdaten-Service euroshell bietet in Ergänzung zu unseren Abrechnungsdokumenten die Erstellung der Transaktionsdaten in Form einer Datei an. Dieser Service bietet folgende Vorteile: Die Transaktionsdatei ist für unsere Kunden einige Tage vor den Papierdokumenten verfügbar und bietet daher die Möglichkeit sofortiger Auswertung. Die Transaktionsdaten können in EDV-Systeme eingelesen, dort aufbereitet und anschließend an die Fachabteilungen zur Auswertung für die unterschiedlichsten Zwecke weitergeleitet werden. Nach den Verwaltungsanweisungen zu 14 UStG kann auf die Erstellung eines Einzelrechnungsdokuments (Auflistung jeder Lieferscheinposition) zugunsten einer Sammelrechnung (Ausweis von Produktsummen) verzichtet werden (Einsparung von Aufwand für Bearbeitung und Archivierung der Rechnungsdokumente). Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 3

3 Download Die Transaktionsdateien können i.d.r. per Download über das euroshell Online Portal EID bezogen werden. Im Falle großer Datenmengen ist der Versand via EDI/OFTP möglich. Aufbau der Transaktionsdatei Der Aufbau der Transaktionsdatei wurde aus der Empfehlung Nr des Arbeitskreises "Vordruckwesen und Datenaustausch" des Verbandes der Deutschen Automobilindustrie abgeleitet. Die Transaktionsdatei enthält verschiedene Satzarten, die Abrechnungsdaten auf verschiedenen Verdichtungsstufen (Rechnungskopfsatz, Rechnungseinzelsätze, Rechnungssummensatz, etc.) enthalten. Der Aufbau der verschiedenen Satzarten wird nachfolgend beschrieben. Auswertung der Transaktionsdatei durch den Kunden Die Auswertung der Transaktionsdatei ist auf verschiedenen Wegen möglich: Die EDV-Abteilung des Kunden erstellt anhand der euroshell Datensatzbeschreibung ein Programm, das die Daten einliest, gemäß der individuellen Anforderungen aufbereitet und die entsprechenden Daten den Fachabteilungen zur Verfügung stellt. Der Kunde erwirbt eine Fuhrpark-Management-Software eines beliebigen Herstellers, lässt sich die euroshell Transaktionsdatei durch seine EDV-Abteilung in das für die Software notwendige Datenformat konvertieren und liest die konvertierten Daten in die Software ein. Der Kunde importiert die euroshell Transaktionsdaten in eine Datenbank oder in ein Kalkulationsprogramm und wertet sie dort nach Wunsch aus. Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 4

4 Beschreibung der Transaktionsdatei Satzarten-Übersicht Die Transaktionsdatei enthält folgende Satzarten: Satzart Inhalt Anzahl Ebene 799 Feldnamensatz ( 799 nicht sichtbar im Datensatz) 800 Dateikopfsatz (Dateikennung, Kundenspezifikation etc.) 801 Rechnungskopfsatz (Rechnungsnummer, Rechnungssumme etc.) 802 Rechnungseinzelsatz (Kfz- Kennzeichen, Warencode, Menge, Betrag etc.) 809 Rechnungssummensatz (Mengenund Betragssumme aller Rechnungen etc.) 899 Dateiabschlusssatz (Firmennummer, Buchungsmonat, Version) 1 pro Datei Datei Gesamt 1 pro Datei Datei Gesamt 1 pro Rechnung/n pro Datei n pro Rechnung Rechnung pro Lieferscheinposition 1 pro Datei Datei Gesamt 1 pro Datei Datei Gesamt Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 5

5 Beschreibung der Datensatzversion Version Datensätze der Version haben eine konstante Länge von 300 Byte + CRLF. Die einzelnen Datenfelder sind durch Semikolon getrennt, haben aber ihre konstante Länge. Negative Werte haben ein vorangestelltes Minuszeichen ("-"), welches unmittelbar vor dem jeweiligen Wert steht. Der erste Datensatz der Datei enthält durch Semikolon getrennte Feldnamen (siehe Satzart 799). Die Datei kann als "Textdatei mit Trennzeichen" in ein beliebiges Standardprogramm (wie z.b. SAP, MS ACCESS, MS EXCEL, LOTUS, etc.) importiert und dort weiterverarbeitet werden. Alternativ kann die Datei auch je Satzart mit festen Längen eingelesen werden. Zu berücksichtigen ist dann jeweils eine Position für das Semikolon. Bedeutung der Formate: "999,99" bedeutet 3 Vor-, 2 Nachkommastellen mit führenden Nullen "-ZZZZZZZZ9,99" bedeutet: 9 Vorkommastellen, keine führenden Nullen, bei nega tivem Wert steht das - direkt links vor dem Wert (801 AH). Die Gesamtlänge ist = 13 Falls die Länge grösser ist als das Format ist, so wird links mit Leerzeichen aufgefüllt. Beispiel: Feld AN in 802 (Menge) hat 7 Vor- und 2 Nachkommastellen und das Komma. Die Gesamtlänge des Feldes ist jedoch 11. Dort wird links ein Leerzeichen aufgefüllt. Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 6

6 Beschreibung der Satzarten der Version Satzart 799 (Feldnamensatz, 799 nicht sichtbar im Datensatz), Version Feld Format Inhalt des Datenfeldes SA A6 "SA" FNR A6 "FNR" MONAT A6 "MONAT" AA A6 "AA" AB A6 "AB" AC A6 "AC" AD A6 "AD" AE A6 "AE" AF A6 "AF" AG A6 "AG" AH A6 "AH" AI A6 "AI" AJ A6 "AJ" AK A6 "AK" AL A6 "AL" AM A6 "AM" AN A6 "AN" AO A6 "AO" AP A6 "AP" AQ A6 "AQ" AR A6 "AR" AS A6 "AS" AT A6 "AT" AU A6 "AU" AV A6 "AV" AW A6 "AW" AX A6 "AX" AY A6 "AY" AZ A6 "AZ" BA A6 "BA" BB A6 "BB" BC A6 "BC" BD A6 "BD" BE A6 "BE" BF A62 BF Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 7

7 Satzart 800 (Dateikopfsatz), Version Feld Format Inhalt des Datenfeldes SA N3 "800" (Satzart) FNR A4 Firmennummer/Name für Datenträgerversand MONAT "JJJJMM" Rechnungsjahr und -monat AA A20 "euroshell Deutschland GmbH" AB "TT.MM.JJJJ" Datum der Datenträgererstellung AC A60 Leer AD A30 Leer AE A3 Leer AF A6 Leer AG A20 Leer AH A1 A =Ascii (nur ASCII möglich) AI A1 Leer (bei ETD D =Versand via , F =Versand via DFÜ (EDI)) AJ N1 Leer (bei ETD 5 =DFÜ Odette, 6 =DFÜ Telebox, 8 = - Versand) AK N2 fixe Belegung mit 60 A20 A99 Filler (Füllzeichen = Semikolon) Filler (Füllzeichen = Leerzeichen) Satzart 899 (Dateiabschlusssatz), Version Feld Format Inhalt des Datenfeldes SA N3 "899" (Satzart) FNR A4 Firmennummer/Name für Datenträgerversand MONAT "JJJJMM" Rechnungsjahr und -monat AA N2 Datensatzversionsnummer ( 60 ) A31 Filler (Füllzeichen = Semikolon) A251 Filler (Füllzeichen = Leerzeichen) Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 8

8 Satzart 801 (Rechnungskopfsatz), Version Feld Format / Beispiel von bis Län ge Inhalt des Datenfeldes SA N "801" (Satzart) FNR A Firmennummer/Name für Datenträgerversand MONAT "JJJJMM" Rechnungsjahr und Monat AA A Rechnungsnummer 1 ) AB N Rechnungsempfängernummer (SAP Id) AC N leer AD N leer AE N Ländercode des Lieferlandes (siehe Ländercode-Tab.) AF "TT.MM.JJJJ" Rechnungsdatum AG "Z9,9" Umsatzsteuersatz im Lieferland AH "-ZZZZZZZZ9,99" Rechnungsbetrag netto inkl. MwSt in Kundenwährung 2 ) AI A Währungsbezeichnung der Kundenwährung AJ A Währungsbezeichnung im Lieferland AK A Rechnungsempfänger: Firmenname AL A Rechnungsempfänger: Straße AM A Rechnungsempfänger: Länderkennzeichen AN A Rechnungsempfänger: PLZ AO A Rechnungsempfänger: Ort AP "99999,999999" Wechselkurs Landeswährung in EURO AQ "99999,999999" Wechselkurs EURO in EURO (Kurs = 1) AR N Datensatzversionsnummer (60) A Filler (Füllzeichen = Semikolon) A Filler (Füllzeichen = Leerzeichen) 1) 2) Bei nationaler Rechnung 9-stellig, bei internationaler Rechnung 7-stellig + 2 führende Nullen Netto = abzügl. Rabatte, zuzügl. Aufschläge zuzügl. Gebühren Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 9

9 Satzart 802 (Rechnungseinzelsatz), Version Feld Format von bis Län ge Inhalt des Datenfeldes SA N "802" (Satzart) FNR A Firmennummer/Name für Datenträgerversand MONAT "JJJJMM" Rechnungsjahr und -Monat AA A leer AB A Rechnungsnummer AC N Kundennummer der eingesetzten Karte (8-stellig, ohne Prüf- Kennziffer, mit führender 0) AD N leer AE N leer AF N Ländercode des Lieferlandes (siehe Ländercode-Tab.) AG N Kartennummer AH A KFZ-Kennzeichen AI N Tankstellennummer AJ "TT.MM.JJJJ" Lieferdatum AK SSMM Lieferzeit 1) AL A Belegnummer AM N Warencode (siehe Warencode- Tabelle) AN "-ZZZZZZ9,99" Menge in Litern (nur bei Kraftstoffen) AO "-ZZZ9,999" Preis pro Einheit in Landeswährung 2) AP "-ZZZ9,999" Aufschlag / Nachlass inkl. MwSt in Landeswährung AQ "-ZZZZZZZ9,999" Betrag netto inkl. MwSt in Landeswährung 3) AR "-ZZZZZZZ9,999" MwSt-Betrag in Landeswährung AS "-ZZZZZZZ9,999" MwSt-Betrag in Kundenwährung AT "-ZZZZZZZZ9,99" Betrag netto exkl. MwSt in Kundenwährung 3) AU "-ZZ9,99" MwSt-Satz AV "-ZZZZ9,99" Aufschlag / Nachlass inkl. MwSt in Kundenwährung AW "-ZZZZZZZ9,999" Betrag netto inkl. MwSt in Kundenwährung 3) AX A Zusatzinfo I 4) AY A Zusatzinfo II (Km-Stand) AZ A Zusatzinfo III 4) BA N Kenner (am Stationsort eingegeben) BB A Stationsort BC A Warencodetext (Produktbezeichnung) BD N Datensatzversionsnummer (60) BE A leer BF A Reserve 2 Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 10

10 1) 2) 3) 4) sofern übermittelt Tankstellenpreis inkl. MwSt. Netto = abzügl. Rabatt zuzügl. Aufschlag siehe Beschreibung Hinweise zur Version Satzart 809 (Rechnungssummensatz), Version Feld Format von bis Län ge Inhalt des Datenfeldes SA N "809" (Satzart) FNR A Firmennummer/Name für Datenträgerversand MONAT "JJJJMM" Rechnungsjahr und -monat AA N Anzahl Sätze mit Satzart 801 (Rechnungen) AB N Anzahl Sätze mit Satzart 802 (Lieferscheinpositionen) AC "-ZZZZZZ9,99" Summe Kraftstoffe in Litern (aus 802er-Sätzen) AD "-ZZZZZZZZ9,99" Summe aller Rechnungsbeträge netto inkl. MwSt in Kundenwährung 1) AE N Datensatzversionsnummer (60) A Filler (Füllzeichen = Semikolon) A Filler (Füllzeichen = Leerzeichen) 1) Netto = abzügl. Rabatte, zuzügl. Aufschläge zuzügl. Gebühren Hinweise zur Version alle Satzarten: im Feld Versionsnummer steht "60" Die Transaktionen werden je Abrechnung auf zwei unterschiedliche Dateien aufgeteilt: Eine Datei enthält nationale (deutsche, Ländercode 14) Transaktionen und Gebühren Eine andere Datei enthält internationale Tank-Transaktionen und Transaktionen bzw. daraus abgeleitete Gebühren internationaler und nationaler Dienstleister für Maut-, Fähr-, Tunnelgebühren und Reparaturservice... D.h., es können in der internat. Datei auch Transaktionen mit Ländercode 14 (Deutschland) enthalten sein. Diese Gebühren werden ausschließlich auf Kundennummerebene oder Zusatzinfo I Ebene summiert ausgewiesen. Das Feld Kartennummer bleibt bei Gebühren leer ( 000 ). Die Nummernkreise der Rechnungsnummern sind getrennt. Bei nationaler Rechnung 9-stellig, bei internationaler Rechnung 7-stellig mit 2 führenden Nullen wie in der nachfolgendden Erläuterung: Aufbau der Rechnungsnummern bei internationalen Rechnungen: Beispiel : 0008D1930 Position 3 bis 4 beschreibt die Liefergesellschaft (08 für Österreich im Beispiel), die restlichen 5 Positionen werden am Jahresanfang auf gesetzt und hochgezählt. Nach wird mit A0000, A0001,... weitergezählt, nach A9999 kommt B0000, usw. Die Rechnungsnummern für nationale Rechnungen sind nicht "sprechend", sondern eine fortlaufende Nummer. Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 11

11 Die Prüf-Kennziffer in der Kundennummer entfällt. Die Kundennummer ist also nur 8-stellig belegt, mit einer führenden 0. Die 3 Zusatzinformationsfelder AX, AY und AZ sind wie folgt belegt: Zusatzinfo I: Cardgroup (Feld AX, 12-stellig, belegt maximal die ersten 6 Positionen): Hier ist das Haupt-Sortierfeld der Rechnung hinterlegt (6-stellig). Ist dieses Feld leer, dann gilt folgende Sortierung: nach Kfz-Kz auf der nationalen Rechnung, nach Kartennummer auf der internationalen Rechnung (s.: Layout der geprägten Karte). Zusatzinfo II (Feld AY, 6-stellig): feste Belegung mit dem Kilometerstand Zusatzinfo III: CHN (Cardholdername, Feld AZ, 12-stellig): bis zu 12-stelliger Infotext, der auf die nationale Rechnung gedruckt wird (s.: Layout der geprägten Karte) Das Feld BA, (7-stellig, belegt maximal die ersten 6 Positionen) wird mit dem an der Station eingegebenen Kenner belegt. Die Satzart 810 (Kartensummensatz) entfällt. Die Summen lassen sich direkt aus den Sätzen mit Satzart 802 ableiten. Layout der geprägten Karte Zeile 1 - PAN: 19-stellige Kartennummer. Zeile 2 - CardGroup: 6-stellig: Info I im Datensatz Zeile 3 - Name: Kundenname oder Prägename (25 Stellen) + Produktkategorie (0,1,2 or 3) Zeile 4 - CHN: CardHolderName(27 Stellen). Info III im Datenatz, nur die ersten 12 Stellen werden übernommen. Tritt ein / innerhalb der 12 Stellen auf, dann wird nur der Teil links vom / in den elektr. Datensatz übernommen. Zeile 5 - VRN: KFZ Kennzeichen. (16 Stellen) + Intch-Des (1 Stelle), nat./int. Schlüssel + Verfallsdatum (4 Stellen) / \ PAN(19) > CardGroup(6)------> Name(25) > ABS GmbH 2 <----- Produktkategorie(1) CHN(27) > VRN(16) > HH QQ \ / Intch-Des.(1) 03/06 <----- Verfallsdatum(MM/JJ) Abschließende Bemerkungen: allgemeine Regeln für cardgroup und CardHolderName (relevant für Kartenbestellungen): Sortierkriterien für die Papierrrechnungen: Card Group ist das Hauptsortierkriterium für Papierrrechnungen mit internationalen Transaktionen, das untergeordnete Sortierkriterium ist die Kartennummer.. Card Group ist das Hauptsortierkriterium für Papierrrechnungen mit nationalen Transaktionen, das untergeordnete Kriterium ist das Kennzeichen. Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 12

12 Aufbau der euroshell Tankkartennummer (PAN) Alle euroshell Tankkarten besitzen eine 19-stellige Identifikationsnummer, die wie folgt aufgebaut ist: stellige Prüfziffer (Luhncheck-Digit) 3stellige Kartennummer 8stellige Kundennummer 1stellige Release-Nummer (Gültig z.zt. 0,1,7) 2stelliger Ländercode (14 = Deutschland) 4stellige Identifikationsnummer des Kartenherausgebers (euroshell PKW-Karte: 7002, LKW-Karte: 7077) Warencode-Tabelle (bitte beachten Sie die seit dem gültigen, mit *,**; *** und **** markierten Neuerungen) Warencode Produktgruppe 02 Servicegebühr * 03 Systembeitrag * 06 Rechnungsgebühr * Kartengebühr * CO2 Kompensation (Artik) 10 TMF (11,12,13,14) 11 Tunnel/Brücken 12 Autobahn-Mautgebühr 13 Fährgebühr ** 14 Straßennutzungsgebühr 15 Zollabfertigung 16 Eurovignette 17 Rollende Landstrasse 19 Fährgebühren Ust. Frei *** 20 Otto-Kraftstoff 21 OK Super Plus 22 OK Super 23 OK Normal 24 OK Super E10 25 OK verbleit 26 OK V-Power Racing OK Super OK Normal verbleit Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 13

13 29 Erdgas 30 Diesel 31 Truck Diesel 32 Diesel 33 V-Power Diesel 34 Flüssiggas 35 Zweitaktgemisch 36 Biodiesel 37 Heizöl 38 AdBlue 39 AdBlue Gebinde 40 Autoschmierstoff 41 Motoröl OK-Motoren 42 Motoröl DK-Motoren 43 Andere Öle 46 Frostschutzmittel 47 Ventilschutz 50 Reifen, Batterien, Zubehör 51 Reifen 52 Batterien 53 Zubehör 60 Service und Reparaturen 61 Tankreinigung 62 Ölwechsel/Abschmieren 65 Autowäsche ** 66 Pannennotdienst ** 67 Parkgebühren 69 Ust. frei *** 70 Shopartikel USt. voll 72 Getränke 73 Alkoholische Getränke 74 Tabakwaren 75 Lebensmittel 76 Druckwaren 77 Shopartikel USt. erm. 78 Shopartikel USt. frei 80 Leistungen Dritter 81 Autovermietung 82 Hotel 83 Restaurant 86 Telefon 90 Service USt. frei 94 Neu: Servicegebühren Ust. frei **** 95 Neu: Servicegebühren Ust. frei; außerhalb EU **** 96 Neu: Fährgebühren Ust. frei; außerhalb EU **** 97 Neu: Ust. frei außerhalb EU **** 98 Umsatzsteuerrückerstattung 99 Servicegebühren * Warencodes 2, 3, 6, 7 sind weiterhin gültig, einige Gebühren werden aber zukünftig steuerfrei über Warencode 94 (bei Firmensitz in EU) oder 95 (bei Firmensitz außerhalb EU) fakturiert ** Warencodes 13, 65, 66 sind weiterhin gültig, einige Transaktionen, die bislang über diese Codes fakturiert wurden, werden zukünftig über 19 und 69 (bei Firmensitz innerhalb EU), bzw. 96 und 97 (bei Firmensitz außerhalb EU) geführt. *** 19 und 69 sind weiterhin gültig, beinhalten zukünftig zusätzliche Transaktionen für Dienstleistungen, die bislang nicht netto fakturiert wurden. Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 14

14 **** Warencodes sind neue Codes, auf denen zukünftig einige der Transaktionen, die bisher in den o.g. Warencodes abgebildet wurden, geführt werden. Die Codes dabei ausschließlich bei Firmensitz außerhalb EU relevant. Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 15

15 Ländercode-Tabelle Ländercode Land 04 Irland 05 Großbritannien 06 Gibraltar 07 Andorra 08 Österreich 09 Belgien 10 Dänemark 11 Estland 12 Finnland 13 Frankreich 14 Deutschland 15 Griechenland 16 Italien 17 Luxemburg 18 Niederlande 19 Norwegen 20 Portugal 21 Spanien 22 Schweden 23 Schweiz 24 Liechtenstein * 25 Spanien 26 Lettland 27 Litauen 28 Bosnien * 29 Kroatien 30 Slowenien 31 Bulgarien 32 Tschechien 33 Slovakien 34 Ungarn 35 Ehem. Jugoslawien 36 Russland (CIS) 37 Polen 38 Rumänien 39 Albanien * 40 Weißrussland * 41 Türkei 42 Ukraine * 43 * 44 Malta * 45 Moldavien * 46 Montenegro * 47 Marokko * Transaktionsdaten-Versandservice, Seite 16