Erläuterungen zum Datenschutz beim Einsatz des Kursmanagementsystems Stud.IP an der Universität Osnabrück

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1 Erläuterungen zum Datenschutz beim Einsatz des Kursmanagementsystems Stud.IP an der Universität Osnabrück Stand: 24. August 2009 Die in dieser Erläuterung gemachten Angaben beziehen sich auf die an der Universität Osnabrück unter der Adresse zugängliche Versin des Kursmanagementsystem Stud.IP inkl. der vrgenmmenen Knfiguratinen mit Stand vm 24. August 2009, die durch die Versinsbezeichnung 1.9 identifiziert wird. Ob sich die vrliegende Fassung der Datenschutzerläuterung mit der aktuell zugänglichen Installatin deckt, können Sie durch Vergleich der hier genannten Hauptrevisinsbezeichnung mit der auf der Seite angegebenen überprüfen. Veränderungen der Sftware und bzw. der der Knfiguratin, die datenschutzrechtliche Knsequenzen haben, führen jeweils zu einer höheren Hauptrevisinsbezeichnung und einer aktualisierten Fassung dieser Erläuterung. Eine Liste der Veränderungen wird dem Dkument jeweils in Kurzfrm angehängt. Die aktuelle Fassung kann jederzeit unter eingesehen werden. Der rechtliche Status dieses Dkumentes wird am Ende des Textes erläutert. Seit dem Wintersemester 2004/2005 wird an der Universität Osnabrück das Kursmanagementsystem Stud.IP (im Flgenden kurz Stud.IP) zur Unterstützung der Planung, Durchführung und Archivierung aller ffiziellen Lehrveranstaltungen im Regelbetrieb eingesetzt. Neben einzelnen Lehrveranstaltungen, bei denen die jeweiligen DzentInnen entscheiden, Stud.IP für die Anmeldung der als verpflichtende Ergänzung ihrer Präsenzlehre einzusetzen, wickeln einige Fächer in Gänze der in Teilen Kursanmeldungen zwingend über Stud.IP ab der stellen wichtige Infrmatinen zu Lehrveranstaltungen nur über Stud.IP zur Verfügung. Mit dieser Datenschutzerläuterung sll den NutzerInnen transparent gemacht werden, welche Daten vn wem unter welchen Umständen über Stud.IP eingesehen und/der verändert werden können. Grundsätzliches zum Datenschutz In Lehrmanagement- und Kursverwaltungssystemen fallen typischerweise persnenbezgene Daten über Studierende an, z.b. durch: Speicherung vn Meinungsäußerungen in Diskussinsfren, Chats, Ankündigungen (News), Gästebüchern, Kmmentaren und Wiki-Webs Speicherung vn Visitenkarten mit persönlichen Daten wie Namen, Titeln, Studienfach, ( -) Adresse usw. Benutzer-Tracking mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad Lgfiles über Seitenzugriffe Prtkllierung vn Nutzeraktinen wie Eintragen in und Austragen aus Veranstaltungen und Änderung der persönlichen Daten. Diese Infrmatinen sind zur Klärung vn Fragen bei Zweifeln/Entscheidungsfällen wichtig, damit nachvllziehbar ist, wann und vn wem Änderungen vrgenmmen wurden. Passive Nutzung, Infrmatinen über das Herunterladen vn Dateien, Lesen vn News, Ansehen vn Nutzerhmepages usw. werden niemals prtklliert. Ein grundsätzliches Recht auf infrmatinelle Selbstbestimmung ergibt sich aus Artikel 1 und 2 Absatz 1 Grundgesetz. Die Erhebung und Verbreitung persnenbezgener Daten stellen einen Grundrechtseingriff dar. Der Eingriff ist aber gerechtfertigt, wenn die Einwilligung des Studierenden vrliegt der eine gesetzliche Grundlage besteht, die den Eingriff erlaubt der anrdnet. Liegt keine Einwilligung vr, muss eine Abwägung vn Grundrecht des Betrffenen und dem allgemeinen Interesse vrgenmmen werden. Eine gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung persnenbezgener Daten durch die Universität Osnabrück - und damit mittels Stud.IP - findet sich im Niedersächsischen Hchschulgesetz (NHG). Danach dürfen die persnenbezgenen Daten verarbeitet werden, 1

2 die für die Einschreibung, die Teilnahme an Lehrveranstaltungen und Prüfungen, die Nutzung vn Hchschuleinrichtungen swie die Kntaktpflege mit ehemaligen Hchschulmitgliedern erfrderlich und durch Ordnung festgelegt sind ( 17 Absatz 1 Satz 1 (NHG). Der Senat der Universität hat dementsprechend die Ordnung für die Erhebung persnenbezgener Daten vn Studienbewerberinnen/ Studienbewerbern und vn Mitgliedern swie Angehörigen der Universität Osnabrück, die nicht in einem Dienst- der Arbeitsverhältnis zu ihr stehen beschlssen, in der die zu verarbeitenden Daten explizit genannt sind ( DatenerhebungsO_ pdf). Weitere für den Betrieb vn Stud.IP relevante Bestimmungen zum Datenschutz befinden sich im Niedersächsischen Datenschutzgesetz (NDSG). Für die Arbeit mit Stud.IP sind z.b. Daten für Verbindung und Authentifizierung erfrderlich. Dazu gehören im Zusammenhang mit Lehrveranstaltungen insbesndere auch die studienbezgenen Daten wie Matrikelnummer, Studienfach und Fachsemester swie allgemeine Authentifizierungsdaten wie Vr- und Nachname swie eine -Adresse, über die Lehrende ihre Kursteilnehmer erreichen können. Das Zentrum für Infrmatinsmanagement und virtuelle Lehre der Universität Osnabrück (im Flgenden: Zentrum virtuos) und das Rechenzentrum der Universität Osnabrück sehen sich als Betreiber des Systems dem allgemeinen gesetzlichen Grundsatz verpflichtet, wnach keine der s wenig wie möglich persnenbezgene Daten zu erheben und zu verarbeiten sind. Beide Einrichtungen arbeiten eng mit dem behördlichen Datenschutzbeauftragten der Universität zusammen, um sicherzustellen, dass bei möglichst sparsamer Erhebung und Speicherung vn persnenbezgenen Daten ein reibungslser Lehrbetrieb mit Hilfe der gewählten Kursmanagementsftware gewährleistet ist. Mit Stud.IP wurde dabei eine Sftware gewählt, die im Gegensatz zu vielen kmmerziellen Lehr-/Lernplattfrmen nur ein sehr begrenztes User-Tracking (d.h. Zurückverflgen vn Aktinen einzelner Nutzer) ermöglicht. Um den NutzerInnen vn Stud.IP möglichst nachvllziehbar darzulegen, welche Daten über sie in Stud.IP gespeichert werden und wie und vn wem diese eingesehen werden können, werden im Flgenden die Rechteverwaltung swie zahlreiche datenrelevante Funktinen unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes beschrieben. Rllen und Zugriffsrechte Die Datenhaltung in Stud.IP geschieht in einer zentralen Stud.IP-Datenbank. Zugriffe auf die Inhalte dieser Datenbank sind grundsätzlich auf zwei Ebenen möglich: (1) direkte Eingriffe in die Datenbank (im Flgenden: Datenbankebene) und (2) durch Stud.IP kntrllierte Eingriffe (im Flgenden: Anwendungsebene). Auf Datenbankebene sind alle vrgehaltenen Daten hne Einschränkungen abfragbar, veränderbar und kmbinierbar. Zugriff auf diese Ebene haben die SystemadministratrInnen, die den Stud.IP-Server betreiben. Bei ffiziellen Stud.IP-Installatinen in Bildungseinrichtungen (hier der Universität Osnabrück) unterliegen die SystemadministratrInnen strengen datenschutzrechtlichen Auflagen, die Nutzung und Herausgabe der Daten betreffen. Datenabfragen und -aggregatinen persnenbezgener Daten auf Datenbankebene, die nicht durch diese Erläuterung abgedeckt sind und insbesndere die Weitergabe slcher Daten an Dritte, unterliegen der Kntrlle des Datenschutzbeauftragten. Auf Anwendungsebene bestimmen der glbale Status einer BenutzerIn und ihre speziellen Berechtigungen in einzelnen Einrichtungen bzw. Veranstaltungen die Zugriffsmöglichkeiten auf die Stud.IP-Daten. D.h. eine BenutzerIn mit dem glbalen Status "Dzent" kann in keinem Fall Abfragen durchführen und Änderungen durchführen, die nur der Rlle "Administratr" vrbehalten sind. Wichtig: Allein aus der Tatsache, dass bestimmte Daten in der Datenbank gespeichert werden, kann nch nicht geschlssen werden, dass denkbare Aggregatinen aus diesen Daten auf Anwendungsebene durchführbar sind. Im Gegenteil beschränkt Stud.IP die 2

3 Möglichkeiten der Einsichtnahme in persönliche Daten für alle Rechtestufen auf Anwendungsebene sehr stark. Alle Rechtestufen ab Dzent setzen ein Dienst- bzw. Lehrauftragsverhältnis an der Universität Osnabrück vraus. Im Rahmen der Einstellung unterschreiben die beteiligten Persnen dabei u.a. die Verpflichtung zur Geheimhaltung der ihnen im Rahmen Ihrer Tätigkeit bekannt gewrdenen Daten. Zu unterscheiden ist weiterhin die Sichtbarkeit und Zugreifbarkeit vn Daten auf glbaler Ebene, d.h. unabhängig vn knkreten Veranstaltungen und Einrichtungen, swie auf lkaler Ebene, d.h. für NutzerInnen, die Zugriffsrechte auf knkrete Veranstaltungen und Einrichtungen haben. Auf glbaler Ebene wurden technische Vrkehrungen in Frm eines Sichtbarkeitsstatus geschaffen, die es NutzerInnen auf Wunsch ermöglichen, unsichtbar zu sein. Das bedeutet insbesndere, dass sie über die glbale Persnensuche nicht gefunden werden, nicht in der Wer ist nline? - Liste erscheinen und keinerlei Infrmatinen über sie, einschließlich des Namens und der -Adresse, zugänglich sind. Wichtig: Die Entscheidung über die Sichtbarkeit ist nicht für alle Rechtestufen möglich (s.u.) und NutzerInnen höherer Rechtestufen können u.u. trtzdem auf die Daten nicht sichtbarer NutzerInnen zugreifen, um z.b. Supprtdienstleistungen anbieten zu können. Näheres dazu wird im Flgenden dargelegt. Die Kntrlle über die Sichtbarkeit vn NutzerInnen auf lkaler Ebene bliegt im Wesentlichen den jeweiligen DzentInnen und EinrichtungsadministratrInnen. Insgesamt sind flgende Rechtestufen in Stud.IP vrgesehen und werden in Osnabrück genutzt: Autren (Studierende) können sich zu Veranstaltungen anmelden, die Prgrammberfläche persnalisieren und frei über die glbale Sichtbarkeit der eigenen Daten entscheiden. Sie haben die Möglichkeit, nach registrierten NutzerInnen zu suchen, die den Status sichtbar gewählt haben. Für Tutren (studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte) gelten grundsätzlich die gleichen Rechte wie für Autren. Zusätzlich können sie in einzelnen Veranstaltungen annähernd gleiche Rechte wie Dzenten mit Ausnahme des Zugriffs auf Zusatzinfrmatinen über Studierende erhalten. Grundsätzlich können nur Persnen den Status Tutr erlangen, mit denen ein vertragliches Verhältnis besteht, aus dem besndere datenschutzrechtliche Verpflichtungen erwachsen. Besteht zum Tutr kein vertragliches Verhältnis, muss dieser eine Datenschutzerklärung unterschreiben. Verantwrtlich dafür ist der Dzent/Admin, der den Tutr in der Veranstaltung als slchen einträgt. Dzenten (Lehrende und VerwaltungsmitarbeiterInnen) können eigene Veranstaltungen anlegen und administrieren swie Zugriff auf Zusatzinfrmatinen über Studierende in der eigenen Veranstaltung erhalten. Dieser Zugriff kann abhängig vn Veranstaltungstypen (z.b. ffizielle Lehrveranstaltungen, inffizielle Veranstaltungen, studentische Arbeitsgemeinschaften, spezielle Diskussinsfren) eingeschränkt werden. Studienbezgene Infrmatinen (Matrikelnummer, Studiengang etc.) sind nur für Lehrende in ffiziellen Lehrveranstaltungen zugänglich. In ihren eigenen Lehrveranstaltungen bliegt Dzenten die Einhaltung besnderer datenschutzrechtlicher Pflichten, die insbesndere die Zugänglichmachung vn Teilnehmerdaten und -meinungsäußerungen gegenüber anderen TeilnehmerInnen der Veranstaltung betreffen. Dzenten haben nicht die Möglichkeit, ihren Sichtbarkeitsstatus zu verändern, sie sind stets sichtbar. Sind Dzenten in Veranstaltungen der Einrichtungen eingetragen, in denen sie nicht selbst Lehrende sind, haben sie drt die gleichen Rechte wie ein Autr der maximal Tutr. Grundsätzlich können nur Persnen den Status Dzent erlangen, mit denen ein vertragliches Verhältnis besteht, aus dem besndere datenschutzrechtliche Verpflichtungen erwachsen. Administratren (spezielle Beauftragte einer Einrichtung / Fakultät und einzelne MitarbeiterInnen der allgemeinen Verwaltung) haben vllen Zugriff auf alle Veranstaltungen, die der eigenen Einrichtung zugerdnet sind. Desweiteren können sie Persnen der eigenen Einrichtung zurdnen und ihnen im Rahmen ihres glbalen 3

4 Status Rechte verleihen und entziehen. Außerhalb ihrer eigenen Einrichtung haben Administratren keine Rechte. Für Administratren gelten erhöhte datenschutzrechtliche Pflichten, die in einem vertraglichen Verhältnis begründet sein müssen. Administratren haben nicht die Möglichkeit, ihren Sichtbarkeitsstatus zu verändern, sie sind stets sichtbar. NutzerInnen mit der Rechtestufe Rt (einzelne MitarbeiterInnen des Zentrum virtuos und des Rechenzentrums) können alle auf Anwendungsebene möglichen Aktinen durchführen. Sie können auf alle Veranstaltungen und alle auf Anwendungsebene zugreifbaren NutzerInnen-Daten zugreifen. Der Zugriff muss dabei jeweils begründet sein, z.b. zur Bearbeitung vn Supprtanfragen durch die betreffende NutzerIn, der aus technischen Gründen zur Aufrechterhaltung des Betriebs. Dieser Zugriff beinhaltet z.b. nicht den Zugriff auf systeminterne Nachrichten ( Stud.IP-Mails ). NutzerInnen der Rechtestufe Rt unterliegen höchsten datenschutzrechtlichen Pflichten, die sich aus einem Vertragsverhältnis und einem besnderen Auftrag ergeben müssen. Außerhalb des Rechtesystems in Stud.IP stehen SystemadministratrInnen, die direkt auf die Datenbankebene zugreifen können und damit keinerlei Beschränkungen im Zugriff auf die gespeicherten Daten unterliegen. Sfern diese Zugriffe nicht technischen Zwecken der Datenpflege und -krrektur swie der Erzeugung nicht persnengebundener Nutzungsstatistiken dienen, sind sie im Einzelfall mit dem Datenschutzbeauftragten abzustimmen. Dies gilt insbesndere für die Weitergabe der gewnnen Daten an Dritte. Direkten Datenbankzugriff haben ausschließlich einzelne MitarbeiterInnen des Zentrum virtuos und des Rechenzentrums. In zwei Fällen sind besndere Zugriffsmöglichkeiten auf die in der Datenbank gespeicherten Daten geschaffen wrden, die sich in beiden Fällen strikt auf die jeweiligen Bereiche beschränken: Zum Zwecke der Abrechnung der Gebühren für die Sprachkurse des Sprachenzentrums werden aggregierte Teilnehmerlisten und weitere persnenbezgene Daten aller Sprachkurse mit gesnderter Zustimmung der TeilnehmerInnen an das Sprachenzentrum übermittelt (s.u.). Zum Zwecke der Abrechnung der Gebühren für spezielle Veranstaltungen und der Erstellung interner Statistiken des Zusatzqualifikatinsprgramms :verna haben die Verantwrtlichen (MitarbeiterInnen der Universität) Zugriff auf verschiedene aggregierte Teilnehmerlisten aller :verna-veranstaltungen. Speicherung vn persnenbezgenen Daten In der Datenbank werden flgende Persnendaten und persnenbezgene Einstellungen zwingend gespeichert: Benutzername: Ein Pseudnym, das zur Identifikatin dem System gegenüber dient. Alle Mitglieder der Universität Osnabrück haben Anrecht auf ein Benutzerknt im Rechenzentrum. Studierende erhalten ein slches Benutzerknt mit der Einschreibung autmatisch. MitarbeiterInnen, die nch über kein Benutzerknt verfügen, können dies beim Rechenzentrum beantragen. Der Benutzername dieses Rechenzentrums-Benutzerknts wird auch als Stud.IP-Benutzername verwendet und stellt die Verbindung zwischen Stud.IP und der Benutzerdatenbank des Rechenzentrums her. NutzerInnen, die nicht Mitglied der Universität sind der über kein Benutzerknt im Rechenzentrum verfügen, können in begründeten Fällen ein Stud.IP Nutzerknt mit gesndert vergebenem Benutzernamen bekmmen. Authentifizierungsverfahren: Für jede NutzerIn wird aus technischen Gründen gespeichert, b sie über ein zugerdnetes Rechenzentrums-Benutzerknt samt zugehörigem Passwrt der direkt über die Stud.IP-Datenbank authentifiziert wird. In letzterem Fall werden die Passwörter verschlüsselt in der Stud.IP-Datenbank abgelegt (MD5-Verschlüsselung). In keinem Fall kann eine SystemadministratrIn ein Passwrt einsehen. Dies ist durch die MD5-Verschlüsselung nicht einmal auf 4

5 Datenbankebene möglich. Es ist in begründeten und ausreichend legitimierten Fällen lediglich möglich, das Passwrt auf einen Anfangswert zurückzusetzen und der NutzerIn diesen Anfangswert erneut mitzuteilen. Name: In Stud.IP werden der echte Vr- und Zuname der BenutzerInnen gespeichert. Bei Nutzern, deren Authentifizierung über ein Rechenzentrums-Benutzerknt erflgt, wird der Name aus der Rechenzentrums-Datenbank übernmmen. -Adresse: Bei NutzerInnen, deren Authentifizierung über ein Rechenzentrums- Benutzerknt erflgt, wird standardmäßig die diesem Knt zugerdnete - Adresse eingetragen. NutzerInnen können ihre - Adresse bei Bedarf selbst ändern. Es ist nicht möglich, vllständig auf die Angabe einer -Adresse zu verzichten, da wichtige Systemnachrichten per verschickt werden. Akademische Titel: Stud.IP bietet die Möglichkeit, Titel und akademische Grade einzutragen. An der Universität Osnabrück geben NutzerInnen diese Titel selbst an und sind smit selbst für die Krrektheit der Angaben verantwrtlich. Die Zurdnung zu Einrichtungen (bei MitarbeiterInnen und Hilfskräften) bzw. Studiengängen (bei Studierenden). Glbaler Status in Stud.IP gemäß ben beschriebener Rechteverteilung. Angaben zur Persnalisierung der Benutzerberfläche. Stud.IP bietet die Möglichkeit, die bevrzugte Kmmunikatinssprache für Systemmeldungen und Prgramm- Menüs zu wählen, Optinen zur Sichtbarkeit freiwillig angegebener Daten zu setzen und weitere persönliche Einstellungen des Systemverhaltens vrzunehmen. Diese Angaben müssen aus technischen Gründen gespeichert werden, damit die NutzerIn beim nächsten Besuch des Systems das gewhnte Verhalten des Systems vrfindet. Sichtbarkeitsstatus. Für NutzerInnen, die eine freie Entscheidung über ihre Sichtbarkeit auf glbaler Ebene treffen dürfen (s..), muss diese Entscheidung gespeichert werden, damit die Wahrung der damit verbundenen Zugriffseinschränkungen auf ihre Daten gewährleistet ist. Geschlecht. Zu Zwecken der Persnalisierung vn Systemmeldungen können NutzerInnen ihr Geschlecht angeben. Derzeit ist im System der Status nicht angeben nicht vrgesehen, s dass die Angabe männlich die Bedeutung männlich der nicht angegeben, die Angabe weiblich die Bedeutung weiblich trägt. Eine Änderung dieses Systemverhaltens ist geplant. Studiengang. Zur Teilnahme an Anmeldeverfahren für einzelne Veranstaltungen ist es aus technischen Gründen ntwendig, Studierende (mindestens) einem Studiengang zuzurdnen. Da die Differenzierungsmöglichkeiten dieser Angabe den praktischen Erfrdernissen für eine sinnvlle Nutzung dieser Funktin derzeit nicht gerecht werden, werden alle Studierenden autmatisch dem Pseudstudiengang Studierende der Universität Osnabrück zugerdnet. Eine differenzierte Angabe der Studiengangsinfrmatinen wird im flgenden Abschnitt dargestellt. Einrichtungszugehörigkeit. Um auf Ankündigungen, Stundenpläne, allgemeine Infrmatinen einzelner Einrichtungen bequem zugreifen zu können, wird eine Liste der selbst gewählten Einrichtungen (Fachbereiche, Lehreinheiten etc.) gespeichert. Diese Liste kann hne Einschränkungen in der Systemnutzung leer bleiben. Zeitpunkt der letzten Systemnutzung. Aus Sicherheitsgründen und wegen der Einschränkungen des verwendeten technischen Systems (http-prtkll) ist es ntwendig, den Zeitpunkt der letzten Systemnutzung zu speichern. Nur s kann Stud.IP entscheiden, b ein Sicherheitszeitraum überschritten wurde und eine erneute Authentifizierung mit Benutzernamen und Passwrt ntwendig ist. Überdies ist es für die Bearbeitung vn Supprtanfragen ftmals ntwendig, NutzerInnen der Rechtestufe Rt Infrmatinen über den Zeitpunkt der letztmaligen Nutzung des Benutzerknts zu geben. Alle NutzerInnen ab der Rechtestufe Autr" können über den Namen eine freie Suche und Srtierung aller sichtbaren BenutzerInnen des Systems durchführen. In der s entstehenden Liste sind Namen, Titel und glbaler Status aufgeführt. Für jede einzelne sichtbare BenutzerIn sind dann über den Aufruf der persönlichen Hmepage" die Daten zu - 5

6 Adresse und Einrichtungs- bzw. Studiengangszurdnung (in der Regel Studierende der Universität Osnabrück ) verfügbar. Die Infrmatinen sind aber nicht frei such- und aggregierbar, s dass es NutzerInnen unterhalb der Rechtestufe Rt" nicht möglich ist, autmatisiert Listen aller NutzerInnen des Systems mit -Adresse und Studiengangszurdnung zu erstellen bzw. nach bestimmten Kriterien zu srtieren. Alle NutzerInnen ab der Rechtestufe Autr können sich über die Funktin Wer ist nline? anzeigen lassen, welche sichtbaren NutzerInnen außer ihnen zum jetzigen Zeitpunkt in Stud.IP aktiv sind. Dabei wird der Vr- und Nachname swie ein Link auf die persönliche Hmepage angezeigt. Wenn sich eine sichtbare NutzerIn in einem Chatraum befindet, wird dies ebenfalls durch ein rtes Chatsymbl angezeigt. Als weitere Angabe erscheint die Zeit seit der letzten Aktin, sweit diese nicht länger als 15 Minuten zurückliegt. Darüber hinaus kann vn niemandem auf Anwendungsebene nachvllzgen werden, in welcher Veranstaltung sich eine NutzerIn aufhält bzw. was sie gerade tut. In den Lg-Dateien des Webservers können, wie bei Webservern üblich, Zugriffe auf Seiten, zugehörige Zeiten und IP-Adressen gespeichert werden. Eine direkte Zurdnung vn Zugriffen zu Benutzern ist auf dieser Ebene nicht möglich. Jede Auswertung der Lg- Dateien, die nicht internen technischen Zwecken (z.b. Systemptimierung, Aufspüren vn Missbrauchsversuchen etc.) der Zwecken der Generierung nicht persnenbezgener Statistiken dient, muss im Einzelfall mit dem Datenschutzbeauftragten der Universität Osnabrück abgestimmt werden. Des Weiteren wird außerdem der letzte Zugriff auf eine Veranstaltung generell swie Zugriff auf Teile der Veranstaltung wie z.b. Frum, Dateibereich, Wiki etc gespeichert. Dies dient dem Zweck, dass Stud.IP den NutzerInnen aufzeigen kann, was sich für sie seit dem letzten Lgin/Abruf der Veranstaltung geändert hat. Neuigkeiten wie z.b. neue Dateien der News werden durch ein rtes Icn kenntlich gemacht. Diese Infrmatin ist ausschließlich vn den jeweiligen NutzerInnen selbst abrufbar und kann nicht vn weiteren Persnen eingesehen werden. Zusatzinfrmatinen über Studierende Darüber hinaus werden weitere Infrmatinen über Studierende gespeichert, die nur NutzerInnen der Rechtestufe "Dzent" (in ffiziellen Lehrveranstaltungen, in denen sie als Lehrende eingetragen sind), der Rechtestufe Administratr (in Veranstaltungen, die der eigenen Einrichtung zugerdnet sind) und der Rechtestufe Rt zugänglich sind: Matrikelnummer angestrebte Studienabschlüsse Studienfächer Fachsemesterzahlen Diese Infrmatinen können vn DzentInnen nur für die TeilnehmerInnen in ihren eigenen, ffiziellen Lehrveranstaltungen eingesehen werden. AdministratrInnen und Rts können diese Daten für alle NutzerInnen einsehen. Diese Daten können vn den NutzerInnen nicht selbst gelöscht der geändert werden, da sie für die rdnungsgemäße Durchführung vn Lehrveranstaltungen über Stud.IP zwingend ntwendig sind. Sie selbst können die über sie gespeicherten Daten selbstverständlich ebenfalls einsehen. Die Daten werden mit Zustimmung des Datenschutzbeauftragten in regelmäßigen Abständen direkt aus dem Verwaltungssystem des Studentensekretariates übernmmen. Bei fehlerhaften Daten ist zunächst der Stud.IP-Supprt der richtige Ansprechpartner. Freiwillige Angabe weiterer Persnendaten Jede NutzerIn hat über die "persönliche Hmepage" die Möglichkeit, weitere Persnendaten wie ein Ft, Adressinfrmatinen und beliebige weitere frei definierbare Daten auf freiwilliger Basis anzugeben. Wenn eine sichtbare NutzerIn sich entscheidet, freiwillig weitere Daten einzugeben, sind diese vn allen NutzerInnen über einen Aufruf Ihrer persönlichen 6

7 Hmepage sichtbar. Auch NutzerInnen, die den glbalen Status unsichtbar gewählt haben, können die eigene persönliche Hmepage sehen und pflegen. Achtung: Die Ansicht ihrer eigenen persönlichen Hmepage entspricht nicht der Ansicht, die andere NutzerInnen angezeigt bekmmen. Bitte schauen Sie sich die Hmepages anderer NutzerInnen an, um einen Eindruck davn zu bekmmen, wie Ihre Hmepage für andere aussieht. Nutzerdmänen In Stud.IP ist ab der Versin die Nutzung des Nutzerdmänenknzepts möglich, um evtl. externen NutzerInnen einen datenschutzrechtlich unbedenklichen Zugriff auf das System geben zu können. Durch die s genannten Nutzerdmänen wird sichergestellt, dass externe NutzerInnen keine persnenbezgenen Daten vn Studierenden der Universität Osnabrück einsehen können, sfern diese nicht explizit zugestimmt haben. Entsprechend der Nutzerdmäne gibt es verschiedene Einschränkungen bezüglich der Eintragung in Lehrveranstaltungen und der Sichtbarkeit anderer NutzerInnen. Alle NutzerInnen können alle sichtbaren Veranstaltungen finden, Unterschiede ergeben sich lediglich bei der Eintragung in diese. Grundsätzlich können NutzerInnen, die einer Nutzerdmäne zugewiesen sind, sich nur in Veranstaltungen eintragen, die für ihre Nutzerdmäne freigegeben sind. Sie können auch nur slche NutzerInnen sehen (Aufruf persönlicher Hmepages, Wer-ist-Online-Liste, Auffinden über Suchfunktin), die der gleichen Dmäne zugerdnet sind der explizit erklärt haben, für Nutzer aller Dmänen sichtbar sein zu wllen. Für Rt sind NutzerInnen aller Nutzerdmänen sichtbar. NutzerInnen können sich selbst keinen Nutzerdmänen zurdnen, dies ist nur für AdministratrInnen und Rt möglich. Alle NutzerInnen haben die Möglichkeit in der Nutzerkntenverwaltung einzusehen, welchen Nutzerdmänen sie zugerdnet sind. Slange keine Nutzerdmänen eingerichtet sind, verhält sich das System an allen betrffenen Stellen wie vr der Einführung vn Nutzerdmänen. Mit Anlegen der ersten Nutzerdmäne werden die erweiterten Möglichkeiten aktiviert. ViPs Das virtuelle Prüfungssystem Im Rahmen der Nutzung des virtuellen Prüfungssystem ViPs ist es für DzentInnen möglich, Übungsaufgaben, Klausuren und Tests vn Studierenden elektrnisch in Stud.IP bearbeiten zu lassen. Hierbei sind die eingegebenen Aufgabenlösungen vn Übungsblättern und Klausuren vn Studierenden für die DzentInnen und eingetragene TutrInnen der Veranstaltung sichtbar. Die Sichtbarkeit der Ergebnisse für TutrInnen kann jedch durch den Lehrenden der Veranstaltung auf die vm dem/der TutrIn betreuten Übungsgruppen beschränkt werden. Wenn der/die DzentIn die Optin Krrekturen sichtbar eingeschaltet hat, sind die Krrekturen auch jeweils für den Studierenden, der die Aufgaben bearbeitet hat, sichtbar. Keinesfalls ist es jedch für Studierende möglich, auf die Ergebnisse und Krrekturen anderer Studierende zuzugreifen. Zusammenfassung: 7

8 Für "nrmale" NutzerInnen des Systems, d.h. Studierende, sind Name, -Adresse, glbaler Status und Studiengangs- bzw. Einrichtungszugehörigkeit abrufbar, wenn die betreffende NutzerIn den glbalen Status sichtbar gewählt hat. DzentInnen können sich zusätzlich die Matrikelnummer, Studienfach, Fachsemesteranzahl und angestrebten Abschluss für die TeilnehmerInnen ihrer eigenen Lehrveranstaltungen anzeigen lassen. Studierende und DzentInnen können sich (außerhalb einzelner Veranstaltungen) nur Namen, Benutzernamen und glbalen Status in Listenfrm sichtbarer NutzerInnen anzeigen lassen. Insbesndere haben DzentInnen keinen Zugriff auf Infrmatinen über Lginhäufigkeit und -zeiten. Teilnehmerlisten und Infrmatinen über belegte Veranstaltungen Dzenten können für ihre Veranstaltungen Teilnehmerlisten abrufen. Auf diesen Teilnehmerlisten sind neben dem Status der TeilnehmerInnen ( Tutr, Autr mit Schreibrechten, Leser hne Schreibrechte, vrläufig akzeptiert, auf der Warteliste) Vr- und Zuname, ein Link auf die persönliche Hmepage (nur für sichtbare NutzerInnen aktiv), die Zusatzinfrmatinen über Studierende (s..) swie die Anzahl an Diskussinsbeiträgen und hchgeladenen Dateien sichtbar. Dies gilt auch für TeilnehmerInnen mit den Status vrläufig eingetragen. Für TeilnehmerInnen, die auf der Warteliste stehen, sind die genannten Zusatzinfrmatinen für Dzenten nicht abrufbar. TeilnehmerInnen können die Teilnehmerliste einer Veranstaltung einsehen. Die Namen vn TeilnehmerInnen mit dem glbalen Status unsichtbar sind jedch vn anderen TeilnehmerInnen nicht abrufbar. Es ist jedch für Studierende möglich, den eigenen Sichtbarkeitsstatus für einzelne Veranstaltungen (unabhängig vm glbalen Status) zu ändern. Die TeilnehmerInnen können dabei vn in der Veranstaltung sichtbaren Studierenden ebenfalls Status, Vr- und Zuname, den Link auf die persönliche Hmepage swie die Anzahl der Diskussinsbeiträge und hchgeladenen Dateien einsehen. TeilnehmerInnen (und auch TutrInnen) ist es jedch insbesndere nicht möglich, sich die Zusatzinfrmatinen über Studierende (s..) anzeigen zu lassen. NICHT möglich: Stud.IP kann für NutzerInnen unterhalb der Rechtestufe Rt nicht ausgeben, welche Veranstaltung einzelne Studierende besuchen, d.h. z.b. ein Fachbereich kann nicht auf einfache Weise nachvllziehen, in welche Veranstaltungen sich Studierende eingetragen haben. Rt kann diese Infrmatinen zur Behebung vn technischen Prblemen einsehen. Es erflgt jedch keine Weitergabe dieser Infrmatinen an Dritte, insbesndere Prüfungsämter der Lehrende. Sprachkursanmeldungen Für die Sprachkurse des Sprachzentrums der Universität Osnabrück, gibt es ab Stufe Grundkurs II (ehemals A2) Zugangsvraussetzungen. Um sicher zu stellen, dass sich nur diejenigen NutzerInnen für einen Sprachkurs ab Stufe Grundkurs II anmelden können, die auch die entsprechenden Vraussetzungen erfüllen (in der Regel ist dies das Bestehen des vrausgehenden Kurses der Einstufungstests für den entsprechenden Kurs) wird für alle NutzerInnen, gespeichert, welches Sprachniveau sie je Sprache erreicht haben. Zugriff auf diese Infrmatinen haben ausschließlich die Administratren des Sprachenzentrums swie des Zentrum virtuos. Nach Abschluss des Anmeldeverfahrens werden die Teilnehmerlisten swie die eingegebenen Bankdaten vm Zentrum virtuos an das Sprachenzentrum übermittelt. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erflgt nicht. Nach Ende des jeweiligen Semesters werden diese Daten gelöscht. Frum, Chat, Mail, Dateibereich und Abstimmungen 8

9 Frum: Im Diskussinsfrum sind der Name der NutzerIn und der Beitrag selbst swie Metadaten wie Datum und Uhrzeit der Erstellung des Beitrags für alle NutzerInnen sichtbar. Dies gilt auch, wenn die NutzerIn den glbalen Status unsichtbar gewählt hat, da annyme Beiträge aus vielfältigen Gründen nicht zugelassen werden können. Beiträge können vn DzentInnen (in eigenen Veranstaltungen), AdministratrInnen und Rts verändert der gelöscht werden. Bei Veränderungen findet sich dann ein entsprechender Hinweis. Für Frenbeiträge können NutzerInnen sich auch anzeigen lassen, wie ft ein Beitrag gelesen bzw. aufgerufen wurde. Dabei wird jedch nicht gespeichert, wer diesen Beitrag gelesen hat. Wiki-Web: In Wiki-Webs arbeiten mehrere AutrInnen an gemeinsamen Texten. Dabei wird jede Änderung gespeichert und allen leseberechtigten NutzerInnen angezeigt, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vrgenmmen hat. In einer speziellen Ansicht wird zudem die Zurdnung einzelner Absätze des aktuellen Textes zu den jeweiligen AutrInnen angezeigt. Auch bei NutzerInnen, die den glbalen Status unsichtbar gewählt haben, wird den Name allen Leseberechtigten angezeigt, da es aus vielfältigen Gründen nicht möglich ist, annyme Beiträge zuzulassen. Chat: Namen der Chatteilnehmer sind während des Chats für alle Nutzer sichtbar. Unsichtbares Lesen ist damit nicht möglich. Äußerungen im Chat können vm System auf Anfrderung des Besitzers des jeweiligen Chat-Raumes prtklliert werden, eine laufende Aufzeichnung wird allen Benutzern angezeigt. Außerdem ist es für einzelne Nutzer möglich, Passagen zu markieren und per cpy and paste in einen Editr der ein Textverarbeitungsprgramm zu kpieren und drt auch wie jede nrmale Textdatei zu speichern und zu bearbeiten. Stud.IP-Mail: NutzerInnen haben in Stud.IP die Möglichkeit, systeminterne Nachrichten zu versenden und empfangen. Die gesendeten und empfangenen Nachrichten werden in einem Pstfach gespeichert und können drt vn den NutzerInnen auf Wunsch gelöscht werden. Auch bei Persnen, die den glbalen Status unsichtbar gewählt haben, wird bei vn ihnen versendeten Nachrichten der vllständige Name als Absender angezeigt, da es möglich sein sll zu erkennen, wer der Autr einer Nachricht ist. Es besteht in Stud.IP keine Möglichkeit, annyme Nachrichten zu verfassen. NutzerInnen, die den glbalen Status unsichtbar gewählt haben, können systeminterne Nachrichten nur als Antwrt auf vn ihnen selbst versendete Nachrichten der vn DzentInnen der Veranstaltungen, in die sie als TeilnehmerIn eingetragen sind, erhalten. Gelöschte Nachrichten sind dann endgültig gelöscht, wenn swhl Absender als auch Empfänger sie gelöscht haben, und können dann selbst auf Datenbankebene vn SystemadministratrInnen nicht wiederhergestellt werden. Nachrichten, die im Pstfach vn NutzerInnen gespeichert sind, können auf Anwendungsebene ausschließlich vn diesen eingesehen werden. Auch AdministratrInnen und Rt haben keinen Zugriff auf diese Daten. Da die Nachrichten jedch in der Datenbank gespeichert werden müssen, um auf Anwendungsebene für die jeweiligen NutzerInnen einsehbar zu sein, wäre es auf Datenbankebene theretisch möglich, darauf zugreifen (s..). Standardmäßig werden Stud.IP-interne Nachrichten an die im System eingetragene - Adresse in Kpie weitergeleitet. Dabei bekmmt die AbsenderIn der Nachricht keine Kenntnis vn dieser -Adresse. Auf der persönlichen Einstellungsseite ist es möglich, die autmatische Weiterleitung interner Nachrichten an die eigene -Adresse abzuschalten. Dateibereich 9

10 Für hchgeladene Dateien wird gespeichert, wer eine Datei hchgeladen hat und zu welchem Zeitpunkt das geschehen ist. Hier wird zusätzlich die IP-Adresse in der Stud.IP- Datenbank gespeichert. Die Auswertung und Zurdnung der IP-Adresse zu knkreten Persnen kann nur in begründeten Fällen unter Einschaltung des Datenschutzbeauftragten und der Strafverflgungsbehörden geschehen. In der Übersicht der Dateien wird auch der Vr- und Nachname des Nutzers für alle NutzerInnen sichtbar angezeigt. Die Anzahl der Dwnlads wird gespeichert und allen NutzerInnen angezeigt. Im Dateibereich ist es nicht möglich, die Dwnlads bestimmten Persnen zuzurdnen. Abstimmungen und Evaluatinen In Stud.IP können NutzerInnen in Einrichtungen, Veranstaltungen und auf persönlichen Seiten Abstimmungen und Umfragen (s genannte Vtes bzw. Evaluatinen) zu unterschiedlichen Themen erstellen. Dabei kann die NutzerIn, die die Abfrage startet, festlegen, b die Abstimmung annym der nicht annym erflgen sll. Bei annymen Abstimmungen ist es nicht möglich, persnenbezgen auszuwerten. Bei nicht annymen Abstimmungen kann nachvllzgen werden, wer für welche Optin vtiert hat. In diesem Fall wird jedch darauf hingewiesen, dass es sich nicht um eine annyme Abstimmung handelt. Gästebucheinträge Auf persönlichen Hmepages ist es möglich, Einträge in einem Gästebuch zu hinterlassen, wenn die BesitzerIn der Hmepage das Gästebuch aktiviert hat. Alle Gästebucheinträge werden für alle Leseberechtigten sichtbar mit Namen der VerfasserIn und Zeitpunkt des Eintrags gekennzeichnet. Dies gilt auch, wenn die AutrIn zum Zeitpunkt des Eintrags den glbalen Status unsichtbar gewählt hatte der später wählt, da es aus vielfältigen Gründen nicht möglich ist, annyme Beiträge zuzulassen. News und Newskmmentare In Einrichtungen, Veranstaltungen und auf persönlichen Hmepages ist es möglich, Ankündigungen (s genannte News ) einzugeben. In einzelnen Fällen ist es allen Leseberechtigten möglich, Kmmentare zu diesen Ankündigungen zu verfassen, die dann ebenfalls allen Leseberechtigten zugänglich sind. In allen Fällen werden News und Kmmentare für alle Leseberechtigten sichtbar mit Namen und Zeitpunkt des Eintrags gekennzeichnet. Dies gilt auch, wenn die AutrIn zum Zeitpunkt des Eintrags den glbalen Status unsichtbar gewählt hatte der später wählt, da es aus vielfältigen Gründen nicht möglich ist, annyme Beiträge zuzulassen. Ergänzende Hinweise zum glbalen Status unsichtbar Grundsätzlich gilt, dass NutzerInnen die den glbalen Status unsichtbar wählen, in Stud.IP nicht sichtbar in Erscheinung treten und vn NutzerInnen unterhalb der Rechtsstufe Rt nicht anhand ihres Namens der anderer Kennzeichen gefunden werden können, s lange sie sich passiv verhalten. Sichtbares, aktives Verhalten muss immer mit Namen und Zeitpunkt der Aktin gekennzeichnet werden, weil keine annymen Meinungsäußerungen, Beiträge etc. zugelassen werden können. Nachrichten können damit ihren Verfassern zugerdnet werden. Die Angabe vn Namen erflgt in Stud.IP grundsätzlich in Frm eines Links auf die persönliche Hmepage der handelnden Persn. Bei Persnen, die den glbalen Status unsichtbar gewählt haben, ist diese persönliche Hmepage nicht zugreifbar, s dass Dritte, die versuchen, dem Link zu einer Aktin einer aktiv handelnden unsichtbaren Persn zu flgen, eine Fehlermeldung erhalten. Aus diesem Systemverhalten kann geschlssen werden, dass die betreffende Persn den Status unsichtbar gewählt hat. Die indirekte Offenlegung dieser Infrmatin ist technisch nicht vermeidbar. Wer sich als aktiv im System bewegt, muss damit rechnen, dass einzelne NutzerInnen Schlüsse auf den gewählten Sichtbarkeitsstatus ziehen können. 10

11 Zum rechtlichen Status dieses Dkumentes Die vrliegende Datenschutzerläuterung hat rein infrmativen Charakter. Die dargelegten datenschutzrechtlichen Sachverhalte ergeben sich aus den einschlägigen rechtlichen Regelungen und sind unabhängig vn dieser Erläuterung gültig. Das Zentrum virtuos hält diese Erläuterung nach bestem Wissen stets auf dem aktuellen Stand. Falls die Darstellung in dieser Erläuterung und das tatsächliche Verhalten vn Stud.IP (z.b. durch zu bestimmten Zeitpunkten bestehende Prgrammfehler) vneinander abweichen, ergeben sich allein aus dieser Tatsache keinerlei Ansprüche. Weitere Fragen Gerne sind wir bereit, ffen gebliebene datenschutzrechtliche Fragen mit Ihnen zu diskutieren. Nutzen Sie hierzu bitte zunächst den allgemeinen Stud.IP-Supprt, den Sie wie flgt erreichen: Telefn: 0541/ Fax: 0541/ Pstalisch: Zentrum virtuos, Universität Osnabrück, Osnabrück Für das Zentrum virtuos: Tbias Thelen Veränderungen August 2009: - URL zu Studip vn auf geändert - Kapitel: Grundsätzliches zum Datenschutz: Prtkllierung vn Nutzeraktivitäten wie Ein- und Austragen in und aus Veranstaltungen, Änderung der persönlichen Daten wird vn Stud.IP vrgenmmen - Kapitel: Speicherung vn persnenbezgenen Daten In Stud.IP ist ab der Versin die Nutzung des Nutzerdmänenknzepts möglich. Sind NutzerInnen einer Nutzerdmäne zugerdnet, ergeben sich verschiedene Einschränkungen bezüglich der Eintragung in Lehrveranstaltungen und der Sichtbarkeit anderer NutzerInnen. Im Rahmen des virtuellen Prüfungssystems ViPs können DzentInnen Übungsaufgaben, Tests und Klausuren in elektrnischer Frm in Stud.IP einstellen. Die Aufgaben können drt vn den Studierenden bearbeitet und anschließend vn den DzentInnen der TutrInnen ausgewertet werden. - Kapitel: Rllen und Zugriffsrechte: Tutren, die in Veranstaltungen eingetragen sind, und über keinen Vertrag verfügen, müssen eine Datenschutzerklärung unterschreiben. Die Verantwrtung übernimmt der Dzent/Admin, der den Tutr als slchen in die Veranstaltung einträgt. - Kapitel: Sprachkursanmeldungen Die Sprachkurse werden nicht mehr vm Verein für Sprache und Kultur e.v. sndern vm Sprachenzentrum der Universität Osnabrück angebten. Zur Abwicklung der Anmeldungen werden aggregierte Teilnehmerlisten, Bankdaten und weitere persnenbezgene Daten der Teilnehmer erfasst und an das Sprachenzentrum übermittelt. Diese Daten werden nach Ablauf des Semesters, in dem der besuchte Sprachkurs stattfand, gelöscht. Für alle TeilnehmerInnen bleibt jedch gespeichert, welches Sprachniveau sie je Sprache erreicht haben um die Eintragung in Flgekurse zu ermöglichen. Diese Infrmatin ist nur für AdministratrInnen der Sprachkurse einsehbar. - Kapitel: Teilnehmerlisten und Infrmatinen über belegte Veranstaltungen: Dzenten können sich für TeilnehmerInnen, die auf der Warteliste einer Veranstaltung stehen, keine Zusatzinfrmatinen wie z.b. Studiengang der Semesterzahl ausgeben lassen. Bei in die Veranstaltung vrläufig eingetragenen Studierenden der regulär als Autr eingetragenen Studierenden sind diese Zusatzinfrmatinen jedch für den Dzenten einsehbar. Alle Studierenden können, unabhängig vm glbalen Status ( sichtbar der unsichtbar ), entscheiden, b sie in einer Veranstaltung für andere Studierende sichtbar auf der Teilnehmerliste erscheinen möchten. 11

12 Rt kann, zur Behebung vn technischen Prblemen, einsehen, in welche Veranstaltungen Studierende eingetragen sind. Es erflgt jedch keine Weitergabe dieser Infrmatinen an Dritte, insbesndere Prüfungsämter der Lehrende. 12