Umfassende Prozessorientierung als Voraussetzung für Verbesserung von Effizienz und Wirtschaftlichkeit in der Bundeswehr

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1 1 Brigadegeneral Hans-Herbert Schulz, Beauftragter für die Prozessorientierung SASPF der Bundeswehr, Bundesministerium der Verteidigung Umfassende Prozessorientierung als Voraussetzung für Verbesserung von Effizienz und Wirtschaftlichkeit in der Bundeswehr 10. Ministerialkongress Berlin, 9. Sept. 2005

2 Inhalt Grundlagen und Zielsetzung SASPF Transformation durch Prozessorientierung Das Management von Geschäftsprozessen Sachstand SASPF Ausblick 2

3 Inhalt Grundlagen und Zielsetzung SASPF Transformation durch Prozessorientierung Das Management von Geschäftsprozessen Sachstand SASPF Ausblick 3

4 Erneuerung der Bundeswehr von Grund auf Die Reform der Bundeswehr Weisung für die Weiterentwicklung der Bundeswehr vom Investition in Investition in Verbesserung der Material Menschen Wirtschaftlichkeit Effizienz von Beschaffung und Betrieb Fähigkeiten und Zukunftsaussichten Effizienz von Beschaffung und Betrieb Eckpfeiler der Neuausrichtung vom

5 Gedankliche Grundlagen Bundeswehr der Zukunft Intern wo militärisch möglich betriebswirtschaftlich optimiert Lead Nation in der DEIG für den neuen SAP-Standard (Defense Solution) In der Prozesskette mit Industrie und internationalen Partnern Flexibilität durch moderne und effektive Arbeitsabläufe auf Basis von Standardsoftware Zielkongruenz: Betriebswirtschaftliche Optimierung der Bw-Prozesse und Erneuerung der IT Modern und kostengünstig Einfache Versionswechsel Customizing im Standard Strategic Development Project Identifikation und Eliminierung unnötiger Funktionen Paradigmenwechsel von der Funktions- zur Prozessorientierung Ersatz der zahllosen DV- Inseln durch SAP Neue Sicherheitslage 5

6 Motivation für SASPF Insellandschaft der Fachinformationssysteme Budget-Situation Haushalt HIS DV-Kasse HÜL-DV Dez. KLR KOLIBRI ~250 Mio Bw-MILSTRAP ZTBÜ ZKoReBw PERKOS NOBKOS MABEKOS BRW SWPÄ und SW- Regeneration Logistik BESI - H/2 Rechnungswesen EMIR Personalwesen PERFIS WEWIS GEBAS UFIS Org.-Gdlg Rechenzentren Organistion Integrative Standard-Anwendungs- Software-Produkt-Familien Reengineering Neuentwicklung Aufgabenbezogene Standardanwendung 8

7 Ziele von SASPF HIS Funding DV-Kasse HÜL-DV Dez. KLR KOLIBRI Logistics Bw-MILSTRAP BESI - H/2 ZTBÜ ZKoReBw PERKOS NOBKOS MABEKOS Finance BRW EMIR Personnel Management PERFIS WEWIS GEBAS UFIS Other Fields Org.-Gdlg SD Sales & MM Distribution Materials PP Management Production Planning QM Quality Management PM Plant Maintenance R/3 FI Client / Server HR Human Resources Financial Accounting ISIS CO Controlling AM Asset Management WF Workflow Industry Solutions PS Project System 9

8 SASPF-Einführung: ein Organisationsprojekt Veränderungsprozess vom IST... Funktionale Arbeitsweise Logistik Qualitäts - Management Instandhaltung HR Personalwirtschaft PM Produktionsplanung QM Vertrieb R/3 FI Finanzwesen CO Controlling Basis Technologie Branchenlösungen SD MM Materialwirtschaft PP IS Projektsystem WF Workflow TR Treasury PS Workflow... zum SOLL Personalwirtschaft Rechnungswesen Branchenlösungen Geschäftsprozesse SASPF - Einführungsprozess 10

9 Inhalt Grundlagen und Zielsetzung SASPF Transformation durch Prozessorientierung Das Management von Geschäftsprozessen Sachstand SASPF Ausblick 11

10 A Key Insight Any process is better than no process! Dr. Michael Hammer ProcessWorld

11 Prozessoptimierung Geschäftsprozesse, die nicht gemessen werden, können auch nicht verbessert werden. (Quelle: August-Wilhelm Scheer, 2002) 13

12 Grundlage von Prozessen Kunde Marketing Einkauf Produktion Verkauf Ineffektivität: Zeitverluste Informationsverluste Doppelarbeit Hohe Kosten... Controlling 14

13 Von der Funktions- zur Prozessorientierung Strukturgestaltung im Vordergrund fachliche Spezialisierung Verrichtungsorientierte Arbeitsweise Starre Organisations- struktur Personal Entwicklung Vert rieb Produktion Service Buchhaltung Unternehmensstruktur Abteilungen Auftrags abwicklung Produktentwicklung dienst Prozessstruk tur Geschäftspr ozesse Verhaltensgestaltung im Vordergrund Objekt- und Kundenorientierung Funktionsorientierung Prozessorientierung Prozesse als wertschöpfende Tätigkeiten Flexible Organisations- struktur Kunden Finanzielles Berichtswesen Paradigmenwechsel 15

14 Grundannahme Unternehmen ohne Geschäftsprozesse gibt es nicht! Qualität und Innovation der Geschäftsprozesse bestimmen den Unternehmenserfolg! Kein Unternehmen kann sich ineffiziente Geschäftsprozesse erlauben! Der Druck auf die Geschäftsprozesse ist kontinuierlich! Quelle: Mike Hammer,

15 Inhalt Grundlagen und Zielsetzung SASPF Transformation durch Prozessorientierung Das Management von Geschäftsprozessen Sachstand SASPF Ausblick 17

16 Another Key Insight A good process is better than a bad process. Dr. Michael Hammer ProcessWorld

17 Prozessgestaltung Produkt- beschreibungen Geschäfts- partner Effizienz Mitarbeiter IT-Systeme Produkt Geschäfts- prozess Organisations- struktur Effektivität 19

18 Ziel der Prozessmodellierung Transparenz der Prozesse in der Bundeswehr Einheitliche, formale Beschreibungssprache OrgBereichsübergreifend harmonisierte Abläufe Wieder- und Weiterverwendbarkeit Das Prozessmodell Bundeswehr als Basis für die Einführung von SASPF und die zukünftige Prozessoptimierung (Quelle: IDS Scheer AG, 2002) 20

19 Ordnungsrahmen - Wechselbeziehungen der Prozesse - Steuernde Prozesse Prozess-übergreifende Vorgaben Kernprozesse: wertschöpfende Prozesse Supportprozesse: derivative Prozesse Prozess-übergreifende Standards / Regeln

20 Prozesssicht Prozessnetzwerk Bundeswehr Modellebene 1 Steuernde Prozesse Bundeswehrplanung Rechnungswesen Organisation Controlling Kernprozesse Rüstung/ Logistik Personal Gesundheitsversorgung Supportprozesse Individualausbildung Infrastruktur u. Umweltschutz Organisation Hauptprozesse der Bundeswehr Personal 22

21 Vorgehensweise; 3-Ebenen-Modell Leitung BMVg Hauptprozessverantwortliche; Prozessorganisation (PZO) Projektorganisation ( PJO) OrgBereiche; Einführungsorganisation (EFO) 23

22 - - Bundesministerium Implementierung der Prozesse Projekte Organisation Prozessgestaltung Machbarkeit Standardisierung Y-Match Fachkonzept Prozessmodell Prozessmodell BW... BW Ablauforganisation Datenfluss SD MM PP QA PMHR HR R/3 FI COAM AM PS WF IS Anforderungsdefinition Prozess- Organisation Realisierungsumfang Scope Supply Chains Geschäftsvorfälle... Prozesse Input (Papier) SAP- Komponente Output (elektr.) Input (elektr.) automat. Arbeitsschritt SAP- Komponente Projekt- Organisation Endereignis Arbeitsschritt Ergebnis Projektsteckbrief Startereignis Rolle Output (Arbeitsvorgang) Kommunikation Planung Dienststellen Grafisches Medium... Realisierung Controlling Test/QS IT-Implementierung Einführungs- Organisation Bundeswehr Organisationsimplementierung Ausbildung Information Organisation/Rollen Teil-Projekte Change- Management 24

23 The Future Even a good process can be made better! Dr. Michael Hammer ProcessWorld

24 Der Regelkreis Beschreibung / Gestaltung Dokumentation Aspekte: Abläufe Daten Rollen Anwendungssysteme Leistungen Prozessmodell Bundeswehr Design Prozessmanagement Controlling Managementsicht Diagnosesicht Ziel SD MM PP QA PMHR HR R/3 FI COAM AM PS WF IS Ausführung (Quelle: IDS Scheer AG, 2003) Tools Qualitative Dimension: Leistungsindikatoren Quellen Benchmarks Quantitative Dimension: Kenngrößen / Maße Rollen / Verantwortlichkeiten / Aufgaben 27

25 Inhalt Grundlagen und Zielsetzung SASPF Transformation durch Prozessorientierung Das Management von Geschäftsprozessen Sachstand SASPF Ausblick 28

26 Ergebnisse der Fokussierungsphase Die bisherige Vorgehensweise zur Realisierung von SASPF führte wegen des gewählten breiten Entwicklungsansatzes bei gleichzeitig fehlenden Personalressourcen sowie mangels einer übergreifenden Koordinierungsund Steuerungsverantwortung und trotz intensiver externer Unterstützung nicht zu den erwarteten Erfolgen. 29

27 Neuausrichtung des Projekts SASPF Reduzierung der Komplexitätsfalle durch: Einrichtung einer Ministeriellen Organisation SASPF, Anpassen der Vorgehensweise an die verfügbaren Ressourcen, insbesondere Sicherstellung personeller Ressourcen, Aufbau leistungsfähiger Organisationsstrukturen, Stärkung des Projektmanagements, Realisierung SASPF durch sequenzielles Umsetzen in Form von überschaubaren Teilprojekten unter Wahrung des integrativen Ansatzes. 30

28 Phasenübergreifender Ansatz SASPF Bw Prozessorganisation (PZO) Projektorganisation (PJO) Einführungsorganisation (EFO) Konzeptionsphase Realisierungssphase Einführungssphase Prozesse gestalten Prozesse optimieren Einbringen in SAP Customizing Einführen in die Dienststellen / Produktivbetrieb BMVg Prozessämter IT - AmtBw BMVg Einführungsämter Teilprojekt 1 Teilprojekt n TeilProjektsteckbriefe Leistungsvereinbarungen 31

29 SASPF - Leitungsboard Sts Dr. Eickenboom Sts Biederbick GenInsp Schneiderhahn Berichte Weisunge n IT Direktor Ltr OrgStab Ministerielle Organisation SASPF IT Stab Koord Real SASPF MR Göhring OrgStab BPrO SASPF Bw BG Schulz BMVg IT 6 Strategie und Querschnittsaufgaben Prozessmodell Bw 32

30 Aktueller Stand - Teilprojekte Priorität A Instandhaltungslogistik Go Live am 9. Juni 2004 Produktivbetrieb seit 07/04 Fehlerbeseitigung unter Einbeziehung PZO/EFO Zurzeit Standort-Review Augustdorf Personal PersMW abgeschlossen derzeit ca Nutzer eines der größten SAP HR Systeme weltweit, mit rund PersDatensätzen Business Information Warehouse (BW/SEM) Rechnungswesen I HKR-Schnittstelle arbeitet weitgehend problemlos nicht in vollem Umfang Go Live am 28. April

31 Aktuelle Teilprojekte in 2005 Personal Personalgewinnung 2005 Personalentwicklung 2005 SanMatWi Infrastruktur/Umweltschutz geplantes Ende Querschnittfunktionen Infrastruktur: Facility Management Umweltschutz: Gefahrartikelmanagement Drehflügler geplantes Ende Teile zentrale Disposition wie Ersatzteilmanagement Flugbetrieb Rechnungswesen II Vorbereitung der HH-Planung und des Vollzugs im Jahr 2007 Verbesserung der Prozessintegration ECC 5.0 / ECC 6.0 Zentrale Disposition Materialdisposition und Materialbewirtschaftung Lagerverwaltung geplantes Ende Ziel ist Ablösung der SinN PHAMOS und MMS in 2005 SDP Autarkie Mobile Anwendung Integration NATO Planung und Umsetzung von Einsätzen Wirkverbund Marine geplantes Ende Nutzungsmanagement / TLM 34

32 Teilprojekte in Vorbereitung Bundeswehrplanung Rüstung IT Unterstützung zur wirtschaftlicheren Bearbeitung der Aufträge der Dienststellen Fähigkeitsanalyse im Hauptprozess Bw-Planung (Vorbereitung der Ausschreibung) Personal OrgStPlanBw Gesundheitsversorgung Stellenwirtschaft Personalabrechnung zweistufiges Verfahren mil. OrgBer Truppensanitätsdienstliche Versorgung im Wirkverbund Berlin Teil A 35

33 Strategic Development Project (SDP) Ergebnis der Machbarkeitsstudie SASPF: Abdeckungsgrad > 80 % Die übrigen 20 %? Erlass BMVg IT 6 vom / Bundesministerium IT 6 Az: SASPF Bonn, 16. Januar 2001 Telefon: (0228) /6715 Telefax: (0228) Bundesamt für Wehrtechnik und Beschaffung - Abteilung IT - Postfach Koblenz mit NA für IT II IT II 6 Platanenweg Bonn Beuel Betr.: Einführung der Standard-Anwendungssoftware SAP R/3 in die Bundeswehr hier: Beginn eines Strategic Development Project (SDP) Bezug: BWB IT II 6 / SASPF vom Der mit Bezug vorgelegte Bericht wurde in der Sitzung der ministeriellen Steuergruppe SASPF am vorgestellt und erörtert. Es bestand Einvernehmen über - die Notwendigkeit eines SDP zur Erfüllung von bisher im SAP R/3 Standard nicht abgedeckten unabdingbaren Bw-Anforderungen (z. B. Autarkieanforderung) und zur Reduzierung der Nutzungskosten, - die Dringlichkeit des Handlungsbedarfs, - das Verständnis, in einem ersten SDP nur die Anforderungen abdecken zu können, die bisher bereits als Delta zum SAP R/3 erkannt wurden und für ein SDP spezifiziert werden können,. Der Schwerpunkt des SDP wird zunächst in den Forderungen der Einsatzlogistik und den damit verbundenen Prozessen gesehen. IT 6 wird in Umsetzung des o. a. Berichts (Bezug) und des Ergebnisses der Erörterung in der ministeriellen Steuergruppe SASPF in einer Vorlage der Leitung des BMVg ein Commitment für eine strategische Partnerschaft mit dem Ziel einer Defense-Lösung vorschlagen (z. B. als Letter of Intend ). Hinsichtlich der konkret anstehenden Aufgaben bitte ich, die für die SDP-Phase 1 erforderlichen Maßnahmen einschließlich des Vergabeverfahrens zur schrittweisen Projektierung einzuleiten. Die Arbeiten dieser Phase sollten darauf ausgerichtet sein, sowohl als Grundlage für eine SDP als auch für ein CDP (Customer Development Project) oder eine andere Ergänzungslösung dienen zu können. Die vertragliche Bindung darf sich nicht auf die SDP-Phase 2 erstrecken. Der Schwerpunkt des SDP wird zunächst in den Forderungen der Einsatzlogistik und den damit verbundenen Prozessen gesehen. Notwendigkeit eines SDP zur Erfüllung unabdingbarer Bw-Anforderungen und zur Reduzierung der Nutzungskosten Dringlichkeit des Handlungsbedarfs In einem ersten SDP können nur die Anforderungen abgedeckt werden, die bisher bereits als Delta zum SAP R/3 erkannt wurden Strategische Partnerschaft Bw und SAP zur Entwicklung neuer SAP-Standardder neuen Funktionalität in den funktionalität zur Integration SAP-Standard unter partnerschaftlicher Aufteilung der Entwicklungskosten 1. Schritt: Schließen der Lücken im SAP-Standard aus Sicht der fachlich notwendigen Anforderungen der Bw für eine Einsatz-/Autarkie-Lösung, Schwerpunkt Logistik 2. Schritt: Soweit erforderlich Erweiterung der SAP- Standardfunktionalität für eine umfassende SAP- Lösung für die FachInfoSys der Bw 36

34 Realisierungsstufen des SDP SDP 1a 11/2002: Abbildung der Bw-Anforderungen (R/3-Prozesserweiterungen, Org. Flexibilität) auf einem Zentralsystem Nutzung bei Online-Anbindung an das Zentralsystem möglich I/2003: Integrations- und Abnahmetest SDP 1b 10/2005: Autarkiefähigkeit auf Ebene Server (R/3) und Endgeräte (dezentrales R/3, Mobile Workplace) Schnittstelle zu Nato Systemen(LogFAS/ADAMS) und GIS autarkiefähiger Einsatz weitgehend möglich SDP 1c 04/2007: Autarkiefähigkeit für Nachschubeinrichtungen und Querverbindung zw. dezentralen Servern (Autarke Logistic Execution Systems [LES], ALE-Routing) 37

35 Technische Zielarchitektur SASPF Ebene 1 Zentrale Rechner Ebene 2 Autarke OrgEinheiten Autarke KRK- Systeme Entwicklungsund QS Systeme Intranet Bw / Internet BW / SEM Portals WAN ALE Stammdaten HR R/3 Enterprise A&D Autarke Inlandssysteme Anwendungen zur Unterstützung Logistik und Administration Ebene 3 Liegensch. Dienstst. Ebene 4 Nutzer Clients LAN- Server Clients LAN- Server IT-Plattform 38

36 Inhalt Grundlagen und Zielsetzung SASPF Transformation durch Prozessorientierung Das Management von Geschäftsprozessen Sachstand SASPF Ausblick 39

37 Risiken HERKULES/ IT-Gesellschaft? Lücken in SAP R / 3? Fehlende HH - Mittel? Personal? 40

38 Weitere Schritte in SASPF Bw Erweiterung der bisherigen Teilprojekte (Personal, Instandhaltungslogistik, Rechnungswesen, BW/SEM) um zusätzliche Funktionalitäten; Umsetzung weiterer Teilprojekte in allen Hauptprozessen; Vervollständigung des Prozessmodells Bundeswehr Regelmäßige Prozessreviews und Verstetigung des Prozessmanagements 41

39 Weitere Schritte in SASPF Bw Ablösung erster Altverfahren ab 2005, in größerem Umfang ab 2008 Auslieferung des Strategischen Entwicklungsprojekts (SDP) und Nutzung von SASPF im Einsatz; Flächendeckende Nutzung von SASPF mit ca Nutzern und weitgehende Ablösung der Altverfahren ca

40 SASPF - eine neue Bundeswehr entsteht! IRM BWL IT mit SAP Org / Prozesse 43 Fundiertere Finanzplanung Wirtschaftlichkeit Jointness Combinedness Industriepartnerschaft Handeln mit begrenztem Risiko Transparenz Vorsprung durch Wissen

41 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen 44