Buchhaltung. Version 2015

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1 Buchhaltung Version 2015

2 Inhaltsverzeichnis 1 Willkommen im Programm AGRIS-Buchhaltung Der Einstieg in das Programm in Kürze Wenn Sie mit der Version 2015 neu beginnen Wenn Sie bereits eine ältere Version als 2003 verwenden Informationen zum Programm Informationen zur Programmbeschreibung Programminstallation Vorbereitungen zur Installation Installation Version Installationsanleitung Benutzerkontensteuerung Windwos Zugriffsrechte Programmstart Programm freischalten Mehrbetriebsfähigkeit Online Registrierung Betrieb anlegen Betriebe - Betriebsdaten Register Betriebsdaten Register Grundeinstellungen Register Gewinnermittlung Ust Register Weitere Einstellungen Register Auswertung Register Lohnansatz Register Kontrollen / Kennwort Register OP / Mahnung Register Vermietung / Vermarktung od. Warenwirtschaft / Biogas Register Kellermanagement Einstellen des Datenpfades - Netzwerkfähigkeit Das Hauptfenster des Programmes Aufgabenleiste Menüpunkte Symbolleiste Besondere Schaltflächen Schaltflächen Stammdaten Aufbau und Funktionen im Stammdatenbereich Register Konten Register Kunden/Lieferanten Register Kontengruppen Kostenstellen Steuersätze Einheiten Bankkonten Arbeitsschritte im Buchführungsjahr Betrieb anlegen Kontenplan anpassen AGRIS GmbH Seite: 2

3 12.3 Anlagen eintragen Inventur eintragen Geldbestände eintragen Vermögen auswerten Eröffnung verbuchen Buchungsjournal anzeigen Buchungen eintragen Buchungen auswerten Umsatzsteuer auswerten Schnittstelle Finanz-Online / Ust-Formular 2013 usw Formular U30 f. BF Jahr Formular U30 f. BF Jahr Gewinn auswerten Gewinn und Verlust-Rechnung (GuV) Betriebszweigauswertung Außerbetriebliches Einkommen Sozialeinkommen Privatverbrauch Budgetauswertung Bilanz erstellen Eröffnungsbilanz Zwischen- und Schlussbilanz Bilanzvergleich Kennzahlen auswerten Eigenkapitalentwicklung Kennzahlen Geldflussrechnung Saldenliste Vorbereitungen zum Jahresabschluss Kontrolle der Kontostände Aktualisieren der Anlagenkartei Verkauf Alt-Traktor Kauf Neu-Traktor Verbuchen der Abschreibung Durchführen der Inventur im Betrieb Eingabe der Inventur in das Programm Verbuchen der Mehr und Minderwerte Erfassung des Naturalverbrauches Bewerten und verbuchen von innerbetrieblichen Lieferungen und Leistungen Umbuchungen zwischen Kostenstellen bzw. Betriebszweigen Umbuchungen zwischen Privatbereich und Betrieb Sollsaldo Habensaldo Verbuchen des Jahresabschlusses Anlegen des neuen Buchführungsjahres Verbuchen der Eröffnung Nachträgliche Änderungen im Buchführungsjahr Weitere Funktionen Belegvorlagen Formularfelder Voreinstellungen zum Einbinden von Bankdaten Anlegen der Bankkonten in den Stammdaten AGRIS GmbH Seite: 3

4 19.2 Ersetzen von nicht benötigten Buchungstexten Einlesen der Bankdaten Anzeige der Bankdaten Zuordnung von Konten zu bestimmten Buchungstexten Verbuchen der Bankdaten Einbinden von Bankdaten Bankschnittstelle Raiffeisen Elba Vorbereitungen im Telebanking-Programm Elba mit MBS Version Vorbereitungen im Telebanking-Programm Elba-Internet Vorbereitungen im Telebanking-Programm Volksbank Internetbanking Vorbereitungen im Telebanking-Programm Sparkasse- Netbanking Vorbereitungen im Telebanking-Programm Sparkasse-Telebanking Vorbereitungen im Telebanking-Programm Erste Bank MBS Vorbereitungen im Telebanking-Programm Postsparkasse PSK Vorbereitung im Telebanking-Programm Vorbereitung im Telebanking-Programm Volkskreditbank VKB Vorbereitung zum Telebanking-Programm Volksbank Internetbanking Vorbereitung zum Telebanking SPK George Verbuchen von Innergemeinschaftlichen Erwerben (IG) Anlegen eines IG - Vorsteuerkontos Anlegen der IG - Umsatzsteuerkonten Anlegen der IG - Umsatzsteuersätze Verbuchen des innergemeinschaftlichen Erwerbes Reverse-Charge Umsätze / IG-Arbeitsleistung Vorsteuerpauschale für Pferdeeinstellbetriebe Kunden- u. Lieferantenverwaltung Aktivierung der Rechnungsverwaltung Anlage von Kunden- u. Lieferanten Ändern der Kunden/Lieferanten Daten Kunden / Lieferantenauswertung Kundensalden / Lieferantensalden Schnittstelle zu Mauß-Kellermanagement Version Schnittstelle zu Agreto Biogas / Warenwirtschaft Voreinstellungen zur Datenübernahme Doppelte Buchhaltung und Offene Posten-Verwaltung Einnahmen / Ausgaben Rechnung Schnittstelle zu Vermietung, Vermarktung, Kellermanagement Voreinstellungen zur Datenübernahme Verbuchen von Barrechnungen Verbuchen von Zielrechnungen Verbuchung von Anzahlungen Anrechnen von Anzahlungen Offene Postenverwaltung Anzeige der Offenen Posten Eingabe der Offenen Posten Voreinstellung zur Verbuchung der Offenen Posten mit der doppelten Buchhaltung Verbuchung der Offenen Posten mit der doppelten BH Verbuchung der Offenen Posten mit der E/A-Rechnung Auswertung offener Rechnungen AGRIS GmbH Seite: 4

5 28 Erstellen/Drucken von Rechnungen Grundeinstellungen Drucken von Rechnungen Rechnungsverwaltung Kommastellen Eingabe / Ausgabe Ändern von Formularen Mahnwesen Kundenbezogene Mahnungen Datensicherung Daten sichern Daten rücksichern Reorganisieren Datenexport Onlinefreischaltung und Online-Update Info Online-Update Fernwartung Weitere Informationen und Hilfestellungen AGRIS GmbH Seite: 5

6 1 Willkommen im Programm AGRIS-Buchhaltung 2015 Vielen Dank für den Erwerb des Programmes AGRIS-Buchhaltung, herzlich willkommen in der Familie der Anwender unserer Programme. Wir hoffen, dass Sie mit unserem Produkt zufrieden sind, und wünschen Ihnen viel Freude und viel Erfolg bei der Arbeit mit Ihrem neuen Programm AGRIS- Buchhaltung. 2 Der Einstieg in das Programm in Kürze Hier finden Sie in kurzen Worten den Einstieg in das Programm beschrieben. Wenn Sie detailliertere Informationen brauchen, dann lesen Sie im entsprechenden Teil der Programmbeschreibung nach. 2.1 Wenn Sie mit der Version 2015 neu beginnen Installieren Sie das Programm auf Ihre Festplatte. Legen Sie dazu die CD in Ihr Laufwerk, sollte die CD nicht automatisch starten, verwenden Sie das Setupprogramm setup.exe bzw. setup auf der CD. Die Installationsroutine erstellt im Startmenü unter Programme eine Programmgruppe AGRIS, von dort aus wird das Programm gestartet. Sie können auch eine Verknüpfung auf dem Desktop erstellen (z.b.: Ziel: C:\Programme\AGRIS-Buchhaltung\bu.exe) Beim ersten Programmstart wird das Fenster zum Freischalten des Programmes geöffnet. Besorgen Sie sich online oder bei der AGRIS-Hotline (Tel.: ) die Lizenznummer unter Bekanntgabe der Installationsnummer. Im nächsten Fenster legen Sie Ihren Betrieb mit Ihren Betriebszweigen an und bestimmen das erste Buchführungsjahr. Im Fenster der allgemeinen Betriebsdaten legen Sie die Grundeinstellungen und die Einstellung zur Gewinnermittlung und Umsatzsteuer fest. In der Aufgabenleiste, die lt. Ihren Einstellungen bei den allgemeinen Betriebsdaten zusammengestellt wird finden Sie nun einen Leitfaden, der Sie durch die einzelnen Arbeitsgänge des Buchführungsjahres führt. 2.2 Wenn Sie bereits eine ältere Version als 2003 verwenden Für die Datenübernahme aus älteren Programmversionen wenden Sie sich bitte an die AGRIS- Hotline. AGRIS GmbH Seite: 6

7 2.3 Informationen zum Programm Das Programm AGRIS-Buchhaltung ist für folgende Einsatzbereiche konzipiert: Buchhaltung in allen landwirtschaftlichen Betrieben (Vollpauschalierung, Regelbesteuerung, Teilpauschalierung, Buchführungspflicht) Buchhaltung für landw. Nebentätigkeiten, Kleingewerbe, Direktvermarktung, Zimmervermietung usw. Teilnahme an Arbeitskreisen und überbetriebliche Vergleiche von Ergebnissen Ausbildung in den landwirtschaftlichen Berufs-, Fach- und Höheren Schulen. Ablegung der landwirtschaftlichen Facharbeiter- und Meisterprüfung Das Programm ist sehr flexibel und anpassungsfähig, je nach den verwendeten Funktionen und den von Ihnen eingegebenen Daten kann das Programm von einer einfachen Einnahmen-Ausgaben- Rechnung bis zur vollständigen doppelten Buchhaltung alle Informationen, Ergebnisse und Abschlüsse liefern. Das Programm wird mit Standardwerten und Vorgaben für die österreichische Landwirtschaft geliefert. Arbeitsabläufe und Eingaben können aber dem persönlichen Bedarf angepasst werden. Je nach Ihrem Verwendungszweck können Sie selbst entscheiden, wie umfangreich und detailliert Sie Ihre Buchhaltung gestalten möchten, um Ihre Ziele zu erreichen. 2.4 Informationen zur Programmbeschreibung Die Programmbeschreibung beinhaltet neben dem allgemeinen Teil detaillierte Anleitungen zur laufenden Arbeit mit dem Programm im Laufe eines Buchführungsjahres. Dabei handelt es sich um Arbeitsanleitungen und besondere Vorgangsweisen zu bestimmten Themen, sowie zum Teil auch um Anregungen und Tipps des Autors, die Ihnen vielleicht bei verschiedenen Problemen weiterhelfen und die Arbeit etwas erleichtern. Wenn Sie diese schriftlichen Anleitungen durcharbeiten, dann starten Sie am besten die jeweils angegebenen Menüpunkte in Ihrem Programm und führen die beschriebenen Programmschritte durch. Diverse Bildschirmausschnitte, Schriften, usw. können in dieser Programmbeschreibung von Ihren Bildschirmanzeigen auf Grund verschiedener Einstellungen und Betriebssysteme abweichen. Wenn Sie das Programm in Form einer Demoversion besitzen, dann sind einige der beschriebenen Funktionen nicht verfügbar. Sie werden aber vom Demoprogramm jedes Mal darauf aufmerksam gemacht, wenn Sie Funktionen aufrufen, die in der Demoversion gesperrt sind oder wenn Sie die Grenzen der Demoversion erreicht haben. Verschiedene Programmfunktionen hängen von Einstellungen im Programm ab. Wenn eine Funktion an eine bestimmte Einstellung gebunden ist, dann ist dies aber in der Programmbeschreibung vermerkt. AGRIS GmbH Seite: 7

8 3 Programminstallation Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass diese Software urheberrechtlich geschützt ist, und jede unrechtmäßige Verwendung strafrechtlich verfolgt wird. Die Demoversion ist frei kopierbar und darf auch weitergegeben werden. Mit der Installation wird das Programm von der Programm-CD auf Ihre Festplatte kopiert und auf Ihrem System eingerichtet. Die Arbeit mit dem Programm erfolgt dann ausschließlich mit der Installation auf Ihrer Festplatte, dort werden auch Ihre eingegebenen Daten gespeichert. Verwahren Sie Ihre Programm-CD an einem sicheren Ort. Sollten Sie einmal eine neuerliche Programminstallation durchführen müssen, dann brauchen Sie dazu Ihre Programm-CD. 3.1 Vorbereitungen zur Installation Verwenden Sie für das Datum bei den Windows-Systemeinstellung das österreichische Standardformat TT.MM.JJJJ (z.b.: ). Korrigieren Sie eventuell Ihre Einstellung mit der Windows-Systemsteuerung. Wenn Sie bei der Ländereinstellung das Gebietsschema Deutsch(Österreich) auswählen (und diese nicht speziell verändert haben), dann sind dort bereits die richtigen Einstellungen enthalten. Verwenden Sie den Punkt als Tausendertrennzeichen und den Beistrich als Komma (korrigieren Sie eventuell Ihre Windows-Systemeinstellungen). Wenn Sie bei der Ländereinstellung das Gebietsschema Deutsch(Österreich) auswählen (und dieses nicht speziell verändert haben), dann sind dort bereits die richtigen Einstellungen enthalten. Stellen Sie sicher, dass keine Windows-Anwendungen geöffnet sind bzw. schließen Sie alle Windows-Anwendungen. Wenn Sie ein Anti-Virus-Programm haben, das automatisch gestartet wird, dann beenden Sie dieses ebenfalls oder stellen Sie zumindest sicher, dass das Virenschutzprogramm das Kopieren von Dateien auf die Festplatte erlaubt (auch EXE-Dateien müssen kopiert werden können). 3.2 Installation Version 2015 Installieren Sie die AGRIS-Buchhaltung 2015 von der neuen CD nach der unten angeführten Installationsanleitung. Sie können dies jederzeit auch innerhalb eines laufenden Buchführungsjahres durchführen. Es gibt keinen Unterschied zwischen einer Neuinstallation und einem Update, die neue Version wird einfach über Ihre bestehende ältere Version installiert. Ihre vorhandenen Daten bleiben unverändert erhalten, die Systemdateien werden ergänzt / erneuert und Sie können sofort mit der neuen Version weiterarbeiten. Sollten Sie in Zukunft eine Neuinstallation durchführen müssen, dann brauchen Sie ausschließlich immer nur die neueste CD zu verwenden. AGRIS GmbH Seite: 8

9 3.3 Installationsanleitung Legen Sie die CD in das Laufwerk, schließen Sie die Lade des Laufwerkes und warten Sie ca. 20 Sekunden. Wenn Sie die AutoPlay-Eigenschaft des CD-Laufwerkes aktiviert haben, dann wird das Setupprogramm automatisch aufgerufen. Wenn Sie Windows VISTA oder Windows 7 / 8 verwenden und eine Auswahl für die Automatische Wiedergabe geöffnet wird wählen Sie den Eintrag setup.exe ausführen. Bei eingeschalteter Benutzerkontensteuerung müssen Sie außerdem die Frage, ob Sie das Ausführen der Setuproutine zulassen wollen mit Ja beantworten. Bei allen Eingabemöglichkeiten während der Installation drücken Sie am besten immer die Taste [Enter], um das Programm mit den vorgegebenen Parametern zu installieren. Im ersten Fenster kann die Sprache für die Installation ausgewählt werden. Das zweite Fenster dient nur zur Information Im dritten Fenster können Sie den Ordner auf Ihrer Festplatte bestimmen, in dem das Programm eingerichtet wird. Bitte ändern Sie den Vorschlag nur in Ausnahmefällen! Im vierten Fenster können Sie bestimmen, in welche Programmgruppe des Startmenüs die Verknüpfung zum Start des Programmes gestellt werden soll. Im fünften Fenster können Sie bestimmen, ob auch auf dem Desktop eine Verknüpfung erstellt werden soll. Das sechste Fenster dient wieder nur zur Information Nachdem die Installation durchgeführt wurde können Sie im letzten Fenster das Programm gleich starten. Nehmen Sie die CD aus Ihrem Laufwerk. 4 Benutzerkontensteuerung Die Windows Versionen Vista und Win 7 / 8 haben eine Benutzerkontensteuerung integriert, um Daten vor unerwünschten Zugriffen zu schützen. Aus diesem Grund werden die Daten von Windows aus in einem speziellen Pfad Virtual Store abgelegt. Dieser Pfad kann über den Windows-Explorer sichtbar gemacht werden, indem im Menüpunkt Organisieren Ordner und Suchoptionen Register Ansicht Erweiterte Einstellung folgende Einstellungen gemacht werden: Haken entfernen bei: Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden Haken entfernen bei: Geschützte Systemdateien ausblenden Versteckte Dateien und Order: Optionspunkt setzen bei: Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen Die Änderungen mit Übernehmen und OK bestätigen. AGRIS GmbH Seite: 9

10 Suchen Sie am Lokalen Datenträger (C) den Ordner Benutzer und dann den entsprechenden Unterordner des Benutzers. Öffnen Sie den Unterordner des Benutzers und in Folge die Ordner AppData Local - Virtual Store Programm Files - Agris-Buchhaltung. In diesem Ordner befinden sich nun Ihre Daten. 5 Windwos Zugriffsrechte Windows Explorer öffnen C:\Programme\Agris-Buchhaltung mit der rechten Maustaste anklicken und auf den Eintrag Eigenschaften klicken Register Sicherheit Feld Gruppen- u. Benutzername den Eintrag Benutzer(PCName..)Benutzer markieren und den Button Bearbeiten anklicken, im nächsten Fenster wieder denselben Benutzer markieren und im Feld Berechtigungen den Haken bei Vollzugriff, Ändern, Schreiben setzen mit Button Übernehmen und 2 x OK bestätigen. 6 Programmstart Um das Programm zu starten, gehen Sie folgendermaßen vor: Starten Sie Microsoft Windows. Wählen Sie aus dem Startmenü den Menüpunkt Programme AGRIS Buchhaltung oder verwenden Sie die Verknüpfung am Desktop. 7 Programm freischalten Das Fenster zum Freischalten des Programmes wird solange beim Start aufgerufen, bis eine gültige Lizenznummer eingetragen wird. Eine Demoversion des Programmes kann auch ohne Lizenznummer mit den Einschränkungen der Demoversion verwendet werden. Mit dem Freischalten des Programmes wird der volle Programmumfang eingerichtet. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Starten Sie die Buchhaltung, der Menüpunkt System Programm freischalten wird automatisch aufgerufen. Notieren Sie die im Startfenster vorgeschlagene Installationsnummer. Besorgen Sie sich die Lizenz-Nummer bei der AGRIS- Hotline per Fax, (verwenden Sie dafür die vorgesehenen Schaltflächen) oder Telefon unter der Nummer Dazu müssen Sie die vom Programm vorgeschlagene Installationsnummer bekannt geben. Geben Sie die erhaltene Lizenznummer ohne Abstände und Zwischenzeichen in das entsprechende Eingabefeld ein. AGRIS GmbH Seite: 10

11 Betätigen Sie die Schaltfläche <OK>. Das Programm wird auf Ihrem PC eingerichtet und beendet. Starten Sie das Programm erneut, jetzt können Sie bereits mit der Arbeit beginnen. 7.1 Mehrbetriebsfähigkeit Wenn Sie später zusätzliche Mandanten benötigen, dann können Sie diese jederzeit über den Menüpunkt System Programm freischalten nachträglich bei der AGRIS Hotline, ohne zusätzliche Kosten, freischalten lassen. 7.2 Online Registrierung Starten Sie die Agris Buchhaltung, der Menüpunkt System Programm freischalten wird automatisch aufgerufen. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Online-Registrierung>. Ein Installationsprogramm für den Zugriff auf die Registrierungsdaten wird gestartet. Betätigen Sie in diesem Installationsprogramm immer die Standardschaltfläche. Im Fenster für die Lizensierungsdaten tragen Sie Ihren Familien und Vornamen bzw. Ihren Firmennamen, sowie Ihre sechsstellige Kundennummer bitte exakt lt. Ihrer Rechnung ein und klicken auf die Schaltfläche <Anmelden>. Im nächsten Fenster wird die Installationsnummer angezeigt. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche <Lizenznummer generieren>. Die Lizenznummer wird errechnet. AGRIS GmbH Seite: 11

12 Im nächsten Fenster wird die Lizenznummer angezeigt. Notieren Sie sich die Lizenznummer und tragen Sie diese im Programm in das gelbe Feld Lizenznummer ein. Sie können auch die Nummer mit der Maus (gedrückte linke Maustaste) markieren, mit der Tastenkombination StrgC kopieren und mit StrgV im Programm in das gelbe Feld Lizenznummer einfügen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche <OK> um die Registrierung abzuschließen. Das Programm wird auf Ihrem PC eingerichtet und beendet. Starten Sie das Programm erneut, jetzt können Sie bereits mit der Arbeit beginnen. 8 Betrieb anlegen Beim ersten Start des Programmes erscheint ein kleines Willkommensfenster, das Sie mit <Ok> schließen können. Solange Sie noch keinen Betrieb angelegt haben wird nun das Fenster zum Anlegen des Betriebes automatisch geöffnet. Wählen Sie nun die Art Ihres Betriebes aus, indem Sie das entsprechende Optionsfeld mit dem Punkt markieren. AGRIS GmbH Seite: 12

13 Nehmen Sie an einem Arbeitskreis teil oder wollen Sie die Stammdaten eines anderen Betriebes übernehmen, so wählen Sie zusätzlich aus, an welchem Arbeitskreis Sie teilnehmen bzw. von welchem Betrieb Sie die Stammdaten übernehmen wollen. Geben Sie nun den Namen des Betriebes ein und wählen Sie das Kalenderjahr aus in dem Sie die Buchhaltung beginnen wollen. Bestätigen Sie nun mit <OK>. 9 Betriebe - Betriebsdaten Sie befinden sich nun im Fenster zur Auswahl der Betriebe und der Buchführungsjahre und zur Einstellung der allgemeinen Betriebsdaten. 9.1 Register Betriebsdaten Tragen Sie hier im Register Betriebsdaten die wichtigsten Informationen zu Ihrem Betrieb ein und treffen Sie in den Registern Grundeinstellungen und Gewinnermittlung/Ust. eventuell notwendige Einstellungen für Ihren Betrieb. AGRIS GmbH Seite: 13

14 9.2 Register Grundeinstellungen In diesem Register können Sie die Währung einstellen, den Zeitraum des Buchführungsjahres festlegen, die für Sie relevanten Programmfunktionen aktivieren / deaktivieren und die bevorzugte Buchungsmaske festlegen. 9.3 Register Gewinnermittlung Ust Unter diesem Punkt legen Sie fest nach welcher Methode der Gewinnermittlung Sie arbeiten möchten, ob Pauschalierung oder Regelbesteuerung eingestellt wird, betriebswirtschaftliche oder steuerliche Buchhaltung zur Aufzeichnung verwendet wird und um welche Betriebsart es sind handelt, entweder Landw. Betrieb oder Gewerbebetrieb. 9.4 Register Weitere Einstellungen In diesem Register können Sie die Vergleichszahlen für die gesamtbetriebliche Auswertung, die Funktion der Enter-Taste, die Einstellungen zur Buchungsmaske und zum Buchungsjournal festlegen. 9.5 Register Auswertung Hier können Sie, falls notwendig, die Ränder für die Auswertungen beim Ausdruck verändern und entscheiden ob die Auswertungsformulare mit Designer oder die fixen Auswertungsformulare verwenden. Ebenso kann festgelegt werden, ob das Erstellungsdatum der Auswertung gedruckt werden soll oder nicht. 9.6 Register Lohnansatz Hier können Sie den Lohnansatz der nicht entlohnten Arbeitskräfte hinterlegen, der bei verschiedenen Auswertungen herangezogen wird. 9.7 Register Kontrollen / Kennwort In diesem Register können Sie die Warnungen bei unüblichen Zuständen aktivieren / deaktivieren (negativer Kassabestand oder unüblichen Buchungen) und auch ein Kennwort für das jeweilige Buchführungsjahr vergeben. Kennwort vergeben / ändern: Vergeben Sie erstmals ein Kennwort oder geben Sie das gewünschte Kennwort ein und im Wiederholungsfeld das gleiche Kennwort wieder (um Tippfehler zu verhindern). Beim Ändern eines bestehenden Kennwortes müssen Sie zuerst das alte Kennwort und dann zweimal das neue Kennwort eingeben. Kennwort löschen: Zum Löschen des Kennwortes müssen Sie das aktuelle Kennwort eingeben. Ist das Kennwort nicht bekannt, drücken Sie die Leertaste und bestätigen die Eingaben mit OK, wiederholen Sie den Vorgang so lange, bis der Stammdatenbetrieb geladen wird, nun kann in den gewünschten Betrieb gewechselt werden. AGRIS GmbH Seite: 14

15 Tritt der gewünschte Erfolg nicht ein, setzen Sie sich bitte mit der AGRIS Hotline in Verbindung um die weitere Vorgangsweise zu besprechen. 9.8 Register OP / Mahnung In diesem Register können Sie die Zahlungskonditionen für Zielrechnungen und Mahnstufen mit Konditionen hinterlegen. Ebenso wird hier voreingestellt welches Bankkonto und Kassakonto (die beiden gelben Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein, ist dies nicht der Fall kann es während des Arbeitens zu Warnmeldungen kommen) bei der Verbuchung der Rechnung und Zahlung verwendet werden soll. 9.9 Register Vermietung / Vermarktung od. Warenwirtschaft / Biogas Hier können Sie, falls die die AGRIS Vermietung oder Vermarktung bzw. die Warenwirtschaft oder Biogas verwenden, den Datenpfad für die Übernahme der Rechnungen hinterlegen. Zum Aktivieren dieser Funktion verwenden Sie den Register Grundeinstellung und haken das Kontrollkästchen für die gewünschte Programmfunktion an Register Kellermanagement Hier können Sie, falls das Mauß Kellermanagement verwendet wird, den Datenpfad für die Übernahme der Rechnungen hinterlegen. Zum Aktivieren dieser Funktion verwenden Sie das Register Grundeinstellung und setzen den Haken im Kontrollfeld Kellermanagement einbinden. Nach dem Ausfüllen der Registerblätter drücken Sie das Feld <Schließen> um mit dem Betrieb im ersten Buchführungsjahr zu arbeiten Einstellen des Datenpfades - Netzwerkfähigkeit Ab der Version 2014 ist auch für die Standardversion der Buchhaltung (ohne Mehrbetriebsfähigkeit) die Funktion zur Einstellung des Datenpfades verfügbar. Mit dieser Funktion ist es möglich, den Speicherort der Buchführungsjahre zu verändern. Als Standardpfad ist jener Ordner eingestellt, in dem auch die Buchhaltung installiert ist. Falls Sie die Buchhaltung auf mehreren PCs in einem Netzwerk nutzen und auf den gleichen Datenbestand zugreifen wollen, können Sie als Datenpfad einen gemeinsamen, im Netzwerk verfügbaren Pfad einstellen. Eventuell bestehende Buchführungsjahre werden nicht automatisch verschoben, sondern müssen bei Bedarf manuell in den neuen Ordner kopiert werden. AGRIS GmbH Seite: 15

16 10 Das Hauptfenster des Programmes Sobald ein Betrieb angelegt wurde, erscheint beim Start des Programmes immer das Hauptfenster, es besteht aus: der Titelleiste mit dem Namen und der Jahreszahl des aktuellen Buchführungsjahres der Menüleiste mit den Menüpunkten für sämtliche Funktionen des Programmes der Symbolleiste mit den Schaltflächen für die wichtigsten Programmfunktionen der Aufgabenleiste mit einem Leitfaden, der Ihre Arbeitsschritte durch ein Buchführungsjahr vorschlägt und verfolgt dem Arbeitsbereich für die Darstellung der einzelnen Arbeitsfenster innerhalb des Programmes AGRIS GmbH Seite: 16

17 10.1 Aufgabenleiste Abhängig von Ihrer Betriebsart und Ihren Einstellungen wird nach dem Anlegen des Betriebes eine individuelle Aufgabenleiste zusammengestellt, die jene Arbeitsschritte beinhaltet, die Sie in Ihrem Betrieb benötigen. Verwenden Sie diese Aufgabenleiste als roten Faden durch das Buchführungsjahr, und starten Sie die einzelnen Programmschritte aus dem Bereich Aufgaben am besten in der vorgegebenen Reihenfolge. Die bereits erledigten Aufgaben können Sie jederzeit wieder aus dem Bereich erledigte Aufgaben aufrufen. Die Aufgabenleiste ist vor allem für den Einstieg in das Programm gedacht. Wenn Sie aus einer älteren Version Datenbestände übernehmen, dann kann das Programm unter Umständen nicht erkennen, welche Arbeitsschritte bereits durchgeführt wurden, und die Verwendung der Aufgabenleiste ist nicht sinnvoll. Die Deaktivierung der Aufgabenleiste wird unter dem Menüpunkt Eingabe Betrieb Grundeinstellungen vorgenommen, indem der Haken im Kontrollfeld <Aufgabenleiste> entfernt und das Fenster mit dem Button <Schließen> geschlossen wird. Soll die Aktivierung wieder erfolgen, starten Sie erneut den oben genannten Menüpunkt, setzen den Haken im Kontrollfeld <Aufgabenleiste>und speichern durch das Schließen des Fensters Menüpunkte Eingabe Betrieb Stammdaten Neue Buchung Journal bearbeiten Neue Ausgangsrechnung Auswertung Buchungen Gewinnermittlung Bilanz Umsatzsteuer Neue Eingangsrechnung Rechnungen bearbeiten Anlagevermögen Umlaufvermögen Naturalverbrauch Kennzahlen Gesamtübersicht Vermögen Stammdaten Formularfelder Belegvorlagen Bankdaten Ende Rechnungen Mahnungen Kunden- u. Lieferanten AGRIS GmbH Seite: 17

18 System Datenübernahme (Agris Vermietung/Vermarktung Agreto Warenwirtschaft/Biogas Mauß Kellermanagement Agris Buchhaltung 2002) Datenexport (Arbeitskreis UaB, Arbeitskreis Unternehmensführung) Programm freischalten Online Update Fenster Überlagernd Untereinander Nebeneinander Hilfe Hilfe an die Agris Hotline Agris im Internet Symbole anordnen Text ausschneiden Strg + X Text kopieren Strg + C Agris Fernwartung Info Text einfügen Strg + V 10.3 Symbolleiste Neue Buchung eingeben Journal bearbeiten Betriebsdaten eingeben Stammdaten bearbeiten Anlagevermögen eingeben Umlaufvermögen eingeben Naturalverbrauch eingeben Buchungen auswerten Gewinnermittlung auswerten Bilanz auswerten Umsatzsteuer auswerten Kennzahlen auswerten Vermögen auswerten Stammdaten auswerten Kunden / Lieferanten auswerten Programm freischlaten Voriges Buchführungsjahr Nächstes Buchführungsjahr Daten sichern Text ausschneiden Strg + X Text kopieren Strg + C Text einfugen Strg + V Hilfe an die AGRIS-Hotline AGRIS im Internet AGRIS Fernwartung Info Programm beenden AGRIS GmbH Seite: 18

19 10.4 Besondere Schaltflächen Das Programm beinhaltet in verschiedenen Bereichen besondere Schaltflächen, sogenannte <Mehrfachschaltflächen>. Diese Mehrfachschaltflächen sind mit verschiedenen Funktionen hinterlegt, die durch anklicken der kleinen Pfeilbuttons auf der rechten Seite der Mehrfachschaltfläche ausgewählt / gewechselt werden können. Nach der entsprechenden Auswahl wird die Schaltfläche angeklickt um die gewählte Funktion auszuführen. In folgenden Bereichen finden Sie solche Mehrfachschaltflächen: Eingabe - Journal bearbeiten Schaltfläche <Ändern/Stornieren> und <Eröffnung/Ust- Abschluss/Naturalverbrauch/Abschreibung/Mehr-Minderwerte/Jahresabschluss> Schaltfläche <Ändern>: Eine Buchung kann geändert / editiert werden. Schaltfläche <Stornieren>: Eine irrtümliche Buchung wird in der steuerlichen doppelten Buchhaltung storniert. Schaltfläche <Eröffnung>: Automatische Verbuchung der Eröffnung. Schaltfläche <Ust-Abschluss>: Automatische Verbuchung des Umsatzsteuer-Abschlusses (monatlich, vierteljährlich, jährlich..) Schaltfläche <Naturalverbrauch>: Automatische Verbuchung des Naturalverbrauchs, nachdem der Naturalverbrauch erfasst und bewertet wurde. Schaltfläche <Abschreibung>: Automatische Verbuchung der Abschreibung. Schaltfläche <Mehr/Minderwerte>: Automatische Verbuchung der Mehr/Minderwerte, nachdem die Mehr/Minderwerte (Selbsterzeugte Vorräte, Zugekaufte Vorräte und Vieh) erfasst und bewertet wurden. Schaltfläche <Jahresabschluss>: Automatische Verbuchung des Jahresabschlusses. Auswertung Auswertung Gewinnermittlung <Vorschau/Drucken/Designer/Auswahl/Excel/Pdf> Auswertung Mahnungen <Vorschau/Drucken/Designer/Auswahl/Excel/Pdf> Auswertung Kunden/Lieferanten <Vorschau/Drucken/Designer/Auswahl/Excel/Pdf> Schaltfläche <Vorschau>: Eine Voransicht der Auswertung wird am Bildschirm angezeigt. Schaltfläche <Drucken>: Die Auswertung wird sofort ohne Voransicht ausgedruckt. Schaltfläche <Designer>: Der Listendesinger wird gestartet um das Formular der Auswertung individuell zu gestalten. Schaltfläche <Auswahl>: Das Ausgabemedium kann eingestellt oder gewechselt werden, sowie die Optionen für den Drucker. AGRIS GmbH Seite: 19

20 Schaltfläche <Excel>: Die Auswertung wird im Format Microsoft Excel dargestellt. Schaltfläche <Pdf>: Die Auswertung wird im Format Pdf dargestellt Schaltflächen Schaltfläche <Neu>: Ein neuer Datensatz wird geöffnet. In diesem ist zum Speichern der eingegebenen Daten auch der Button <Ok> aktiv (dunkel). Schaltfläche <Kopieren>: Es wird eine Kopie des markierten Datensatzes erstellt. Es muss nun eine neue Nummer und entsprechende Bezeichnung eingetragen werden. Der Button <Ok> ist wiederum aktiv um die Eingaben zu speichern. Schaltfläche <Löschen>: Ein markierter Datensatz wird durch anklicken dieses Buttons unwiderruflich gelöscht. Schaltfläche <Export>: Ein markierter Datensatz wird durch anklicken dieses Buttons im Format htm erstellt. Schaltfläche <Excel>: Ein markierter Datensatz wird durch anklicken dieses Buttons im Format Microsoft Excel dargestellt. Um Datensätze die nicht mehr benötigt werden aus der Liste zu entfernen ist es sinnvoll diese inaktiv zu setzen (Haken entfernen bei Aktives Konto). Sollte zu einem späteren Zeitpunkt ein weiteres Konto wieder benötigt werden, stellt man den Filter auf inaktive Konten usw. und aktiviert es durch setzen des Hakens Speichern von Änderungen Werden in Datenzeilen (Konten, Kunden/Lieferanten, Bankkonten usw.) Änderungen im Text ect. durchgeführt, ist diese Änderung nicht mit dem Button <Ok> zu speichern, sondern es wird in der linken Tabelle auf eine andere Zeile geklickt. Selbstverständlich kann auch der Button <Schließen> verwendet werden, bringt aber den Nachteil mit sich, dass das gesamte Fenster geschlossen und zur weiteren Bearbeitung wieder geöffnet werden muss. 11 Stammdaten Öffnen Sie den Menüpunkt Eingabe Stammdaten. In diesem Bereich wird der Kontenplan angepasst, die Kunden/Lieferanten erfasst, die Kontengruppen aufgelistet, die Einheiten erweitert, die Kostenstellen individuell erstellt und die Bankdaten für das jeweilige Telebanking Programm hinterlegt. Die Kontengruppen und Steuersätze werden mitgeliefert und sollten nicht verändert werden Aufbau und Funktionen im Stammdatenbereich Die Fenster im Stammdatenbereich teilen sich in einen linken tabellarischen Teil, indem die einzelnen Datensätze angezeigt werden und in den rechten Teil, indem die Allgemeinen Daten, sowie weitere Zusatzeinstellungen hinterlegt werden können. AGRIS GmbH Seite: 20

21 Im tabellarischen Teil werden die Spalten Nummer und die Bezeichnung verwendet. Unter den Spaltenköpfen befindet sich eine Filterzeile. In diese Filterzeile kann entweder die Nummer und/oder die Bezeichnung des gesuchten Datensatzes eingetragen werden. Die Suche nach dem gewünschten Datensatz wird dadurch wesentlich verkürzt. Der rechte Teil ist mit mehreren Registerkarten unterteilt. Jeder Registerkarte enthält gelbe Pflichtfelder die unbedingt mit Daten ausgefüllt werden müssen. In den übrigen weißen Feldern werden zusätzliche Informationen zu den einzelnen Kategorien der Datensätze hinterlegt. Datensatznavigator: Mit diesem Navigator können Sie zum ersten Datensatz wechseln oder zum Letzten, bzw. einen Datensatz nach vor oder zurück wechseln. Filter: Bei der Filterauswahl stehen vordefinierte (z.b.: aktive Konten, inaktive Konten und alle Konten) Filter zur Verfügung, die nach Bedarf ausgewählt werden können. Es werden in der Datensatztabelle immer jene Datensätze angezeigt, die den Auswahlkriterien des aktuellen Filters entsprechen. Erstellen eines neuen Datensatzes: Durch die Betätigung der Schaltfläche <Neu> befinden Sie sich im Modus Datensatz erstellen und die Eingabefelder werden mit Standardwerten gefüllt bzw. leergesetzt. Sie können die nötigen Informationen für den neuen Datensatz eintragen und diesen entweder mit <Ok> speichern und zur Liste hinzufügen, oder mit <Abbrechen> die Eingabe verwerfen. Aktiv geladenen Datensatz duplizieren: Durch die Betätigung der Schaltfläche <Kopieren> befinden Sie sich im Modus Datensatz kopieren und der aktive Datensatz wird geladen. Sie können die nötigen Informationen für den neuen Datensatz verändern und diesen entweder mit <Ok> speichern und zur Liste hinzufügen, oder mit <Abbrechen> die Eingabe verwerfen. Löschen eines Datensatzes: Durch die Betätigung der Schaltfläche <Löschen> befinden Sie sich im Modus Datensatz löschen" und der aktiv geladene Datensatz wird gelöscht. Speichern eines Datensatzes: Mit der Schaltfläche <OK> werden die eingetragenen oder geänderten Daten im Modus Neu oder Kopieren gespeichert. Ändern eines Datensatzes: Um die durchgeführten Änderungen zu speichern, klicken Sie auf der linken Fensterhälfte auf einen anderen Datensatz in der Tabelle. Die Schaltfläche <OK> ist inaktiv. Fenster schließen: Mit einem Klick auf die Schaltfläche <Schließen> wird das offene Fenster geschlossen. Kontrollfeld Aktiv: Wenn Sie diesen Datensatz nicht oder nicht mehr verwenden, aber auch nicht löschen wollen, dann können Sie diesen Datensatz inaktiv setzen, indem Sie die Markierung in diesem Kontrollfeld entfernen. Der Datensatz wird dann bei den inaktiven Datensätzen angezeigt und kann später auch wieder aktiviert werden Register Konten Im Register Konten können neue Konten angelegt, bestehende gelöscht oder geändert, Konten aktiviert oder deaktiviert/inaktiv gesetzt werden. Um ein neues Konto anzulegen, ohne selbst die gesamten notwendigen Zuordnungen machen zu müssen, wird empfohlen, in der gewünschten Kontengruppe ein Konto zu markieren und mit der Schaltfläche <Kopieren> zu duplizieren. Nun muss nur noch eine neue Kontonummer und die relevante Bezeichnung eingetragen sowie der Datensatz gespeichert werden. Die weitere Vorgangsweise wird im Punkt 12.2 beschrieben. AGRIS GmbH Seite: 21

22 11.3 Register Kunden/Lieferanten Die Vorgangsweise zum Anlegen von Kunden/Lieferanten und zusätzlichen Informationen sowie deren weitere Verwendung wird im Punkt 20 beschrieben Register Kontengruppen In diesem Register werden die Kontengruppen aufgelistet. Änderungen sind in diesem Bereich nicht notwendig Kostenstellen In diesem Bereich können verschiedenen Kostenstellen für die unterschiedlichen Betriebszweige angelegt werden. Die Kostenstelle hat die Aufgabe in einem bestimmten Betriebszweig die angefallenen Kosten und Erlöse zu sammeln. Somit ist es möglich den Profit der einzelnen Bereiche zu ermitteln und nötige Maßnahmen zur Optimierung zu ergreifen. Die Zuteilung der einzelnen Kostenstellen und deren prozentuelle Aufteilung an die betreffenden Konten erfolgt entweder im Register Konten Register Aufteilung-Budget oder direkt beim Buchen in der Buchungsmaske Zusatzeinstellungen zur Kostenstellen- und Privataufteilung Bei der Voreinstellung zur Kostenstellenaufteilung bzw. bei der Voreinstellung des Privatanteils im Kontenplan können 2 zusätzliche Voreinstellungen getroffen werden. Wenn Sie bei jeder Buchung auf diesem Konto die voreingestellte Aufteilung sehen bzw. ändern möchten, dann markieren Sie das Kontrollfeld Aufteilungsfenster in der Buchungseingabe AGRIS GmbH Seite: 22

23 automatisch anzeigen. Um eventuelle Rundungsdifferenzen, die durch eine Aufteilung entstehen, automatisch auszugleichen markieren Sie das Kontrollfeld Rundungsdifferenzen durch die Aufteilung automatisch korrigieren. Bei der Differenz handelt es sich meist maximal um einen Cent, der bei der letzten Kostenstelle bzw. am Privatkonto ausgeglichen wird Individuelle Kostenstellen- und Privataufteilung Wenn Sie ein Konto bebuchen, für das eine Kostenstellenaufteilung bzw. ein Privatanteil im Kontenplan voreingestellt ist, und im Kontenplan das Kontrollfeld Aufteilungsfenster in der Buchungseingabe automatisch anzeigen markiert ist, dann wird dieses Aufteilungsfenster beim Verlassen des Betrages geöffnet. Sie können hier den Prozentsatz für jede Buchung individuell ändern, oder auch eine betragsmäßige Zuordnung vornehmen. Sollte im Kontenplan die Markierung nicht gesetzt sein, dann können Sie das Fenster trotzdem mit einem Doppelklick in das Betragsfeld oder mit der Taste [k] auf der Tastatur öffnen Kostenstellen mit unterschiedlicher steuerlicher Einstufung Wenn Sie auf Ihrem Betrieb Betriebszweige mit unterschiedlicher steuerlicher Einstufung in Verwendung haben ist dies unter dem Menüpunkt Stammdaten Kostenstellen Gewinnermittlung / Ust. für den betreffenden Betriebszweig / Kostenstelle ein zustellen. AGRIS GmbH Seite: 23

24 Kostenstellen auswerten Menüpunkt Auswertung Buchungen Kontoauszug können auch die Kostenstellen in Summe oder getrennt ausgewertet werden, soweit diese auf bestimmte Konten im Kontenplan zugeteilt worden sind. Alle Kontenklassen (Ausnahme Finanzkonten) können separat nach Kostenstellen ausgewertet werden. Markieren Sie die gewünschte Kostenstelle und klicken auf den Button Vorschau. ACHTUNG: Eine Auswertung der Finanzkonten getrennt nach Kostenstellen ist nicht möglich. Hier könnte bei den Zusatzeinstellungen als Sortierung Text und als Formular Gegenkonto eingestellt werden um ein Gruppierung mit Summe zu erhalten Steuersätze In diesem Register werden die benötigten Steuersätze inklusive IG-Steuersätze (Innergemeinschaftlicher Verkehr) aufgelistet. Änderungen oder Ergänzungen sind normalerweise nicht nötig Einheiten Einige der Einheiten wurden bereits mitgeliefert. Zusätzlich können individuell benötigte Einheiten erfasst und gespeichert werden Bankkonten In diesem Register werden die relevanten Daten für das verwendete Telebanking-Programm erfasst. Die weitere Vorgansweise wird ausführlich im Punkt 18 behandelt. 12 Arbeitsschritte im Buchführungsjahr Die hier beschriebenen Arbeitsschritte aus der Aufgabenleiste beziehen sich auf eine doppelte Buchhaltung. Bei einer einfacheren Methode der Buchhaltung sind nicht alle Funktionen erforderlich und in der Aufgabenleiste auch nicht verfügbar. Die einzelnen Arbeitsschritte sollten in der Reihenfolge, wie sie in der Aufgabenleiste stehen durchgeführt werden. Sobald die jeweilige Funktion ausgeführt wurde, wird sie in den Bereich der erledigten Aufgaben verschoben. Sie können allerdings jederzeit Funktionen auch aus dem erledigten Bereich der Aufgabenleiste verwenden. Im Menü- bzw. in der Symbolleiste finden Sie sowieso jederzeit alle Programmfunktionen Betrieb anlegen Dieser Arbeitsschritt befindet sich jetzt bereits bei den erledigten Aufgaben und wurde unter Punkt 6 beschrieben. AGRIS GmbH Seite: 24

25 12.2 Kontenplan anpassen Das Anlegen der Konten können Sie sich fast zur Gänze ersparen, da Sie beim Anlegen des Betriebes den Kontenplan auf Ihre am Betrieb notwendigen Betriebszweige gekürzt haben. Sie können sich darauf beschränken, jene Konten neu anzulegen, die Sie bei der Buchungseingabe im Laufe des Jahres vermissen. Eventuell können Sie am Jahresanfang den Kontenplan etwas durchforsten, indem Sie jene Konten inaktiv setzen (Entfernung des Hakens im Kontrollfeld Aktives Konto ), die für Ihren Betrieb nicht benötigt werden. Sie haben dadurch den Vorteil, sollten Sie später Konten in dieser Kontenklasse benötigen, ein passendes inaktives Konto wieder zu aktivieren (Setzen des Hakens im Kontrollfeld Aktives Konto ), die Bezeichnung entsprechend zu ändern und alles mit einem Klick auf ein anderes Konto in der Tabelle zu speichern. Die Konten sind ein zentrales Thema in der Buchhaltung, und im Kontenplan ist für jedes Konto eine Reihe von Angaben gespeichert. Viele davon dienen einfach dazu, um die Buchungseingabe zu erleichtern und zu beschleunigen. Mit der Kontonummer ist ein Konto eindeutig identifiziert, eine Kontonummer kann nicht doppelt im Kontenplan vorkommen. Die Kontonummer muss mindestens dreistellig eingegeben werden, nach den ersten drei Stellen der Kontonummer wird der Kontenplan auch sortiert. Sie können die Kontonummer bei Bedarf bis auf sechs Stellen erweitern, die Anzahl der Stellen im Feld Kontonummer kann aber auch variiert werden. Wenn Sie zu einem bestimmten Detail (z.b.: Forderungen oder Verbindlichkeiten) zusätzliche Konten benötigen, dann können Sie die Kontonummern auch nur in diesem Bereich auf mehrere Stellen ausdehnen. Wenn Sie die Offene-Posten-Verwaltung verwenden, dann ist es sinnvoll, nicht alle Konten als Sachkonten zu führen, sondern die Kundenkonten und Lieferantenkonten speziell zu kennzeichnen, damit Sie in den Auswertungen Eingrenzungen treffen können. Die einzelnen Eingabeelemente eines Kontos und die weiteren Register sind in der Online-Hilfe des Programmes beschrieben. Diese kann mit der Taste [F1] jederzeit aufgerufen werden. Hier im Handbuch werden nur Grundsätze und Zusammenhänge zu verschiedenen Eingabeelementen beschrieben. HINWEIS: Die Konten VST 2500, UST 3500, USt-Zahllast 3520 und das Privatsummenkonto 9400 dürfen nicht gelöscht oder inaktiv gesetzt werden. AGRIS GmbH Seite: 25

26 ACHTUNG: Werden Konten kopiert, achten Sie darauf, dass die Kontoart Privat Summe vom Konto 9400 Privat-Summenkonto nicht doppelt vorkommt, da sonst keine Abschlussbuchungen verbucht werden können. Kopieren Sie ein Konto kontrollieren Sie immer die Kontoart, die muss zur jeweiligen Verwendung / Zuordnung des Kontos passen. Bankzuordnungstexte Bei den Sachkonten und bei den Kunden- und Lieferantenkonten können pro Konto bis zu 10 Bankzuordnungstexte eingetragen werden (z.b.: 4245 Milch und Milchprodukte Register Bank- Zuordnungstexte - Bankzuordnungstext 1 Molkerei ). Somit können nun bei der Bankdatenübernahme (z.b.: von Elba-Internet usw.) die Buchungen auch automatisch zu Kunden- bzw. Lieferantenkonten zugeteilt werden. Wenn Sie zum Beispiel laufend Zahlungen an den Lieferant mit dem Namen XY leisten, dann tragen Sie beim Lieferantenkonto einen Bank-Zuordnungstext XY ein, damit wird das Lieferantenkonto bei der Buchung automatisch vorgeschlagen. HINWEIS: Diese Funktion ist natürlich nur dann möglich, wenn Sie auch die Rechnungsverwaltung verwenden und im Rahmen einer doppelten Buchhaltung Ihre Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen über Kunden- und Lieferantenkonten buchen. Die Feldlänge erlaubt maximal 20 Zeichen. Anmerkung Der Register Anmerkung ist für die optierenden Betriebe relevant, da hier die erforderlichen Ust- Kennziffern für die betroffenen Umsätze bei den entsprechenden Konten hinterlegt werden müssen (z.b.: Innergemeinschaftlicher Erwerb; Anschaffungs- u. Herstellkosten, Instandhaltung, Treibstoffe von Fahrzeugen; Anschaffungs- u. Herstellkosten, geleistete Anzahlungen, in Bau befindlicher Anlagen von Gebäuden; Eigen-Naturalverbrauch ect.). Im Beispiel ist die Zuordnung für den Eigen-Naturalverbrauch zu sehen. Kontenplan drucken Wollen Sie Ihren Kontenplan ausdrucken, so erfolgt dies unter dem Menüpunkt - Auswertung Stammdaten Register Konten Anlagen eintragen Die einzelnen Anlagegüter werden mit ihrem Anschaffungswert in die Buchhaltung aufgenommen. Für eine steuerliche Buchführung sind Vermögensgegenstände ab einem Anschaffungswert von 400,-- ohne Umsatzsteuer als Anlage zu aktivieren. Vermögensgegenstände unter 400,-- (geringwertige Wirtschaftsgüter) dürfen im Jahr der Anschaffung als Aufwand verbucht werden (voll abgeschrieben AGRIS GmbH Seite: 26

27 werden). Vermögensgegenstände, die aus mehreren Teilen bestehen, aber nach ihrem wirtschaftlichen Zweck eine Einheit bilden dürfen nicht getrennt werden (und eventuell getrennt als geringwertige Wirtschaftsgüter verbucht werden). Der Anschaffungswert setzt sich zusammen aus: Einkaufspreis (um Rabatt bzw. Skonto vermindert) Aufwände für den Bezug der Anlage (Transport, Zoll...) eventuelle Steuern (bei Regelbesteuerung allerdings nicht die Umsatzsteuer) und sonstigen Abgaben (Notar, Gericht...) Aufwände für die Aufstellung, Inbetriebnahme Selbst errichtete Anlagen (z.b.: Gebäude) werden mit den Herstellungskosten in die Anlagenkartei aufgenommen. Der Anschaffungswert (die Herstellungskosten) wird (werden) im Zuge der Abschreibung gleichmäßig auf die Nutzungsdauer aufgeteilt. Damit wird sichergestellt, dass die Anlage das Betriebsergebnis im Jahr der Anschaffung nicht mit dem gesamten Kaufpreis verändert, sondern nur die jährliche Wertminderung im jeweiligen Buchführungsjahr berücksichtigt wird. Der Abschreibungszeitraum bzw. die Nutzungsdauer kann für die Buchhaltung nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten möglichst realistisch angenommen werden, damit die jährlich berücksichtigte Abschreibung auch dem tatsächlichen Wertverlust der Anlage entspricht. Die Grundstücke haben in einem landwirtschaftlichen Betrieb eine Sonderstellung. Sie unterliegen in der Regel keiner Wertminderung, und werden normalerweise auch nicht bewertet und abgeschrieben, und daher auch nicht in das Programm eingetragen. Bestimmte Anlagen, die im Programm unter Sonstige Anlagen eingetragen werden können unterliegen ebenfalls keiner Wertminderung, werden aber mit ihrem Kaufpreis bzw. Wert in das Programm eingetragen. Dabei handelt es sich z.b. um Anteile bei einer Genossenschaft. Die Nutzungsdauer bzw. der Abschreibungsprozentsatz wird in diesem Fall mit Null eingetragen. Alle anderen Anlagegüter werden mit ihrem Wert in die Buchhaltung aufgenommen und im Laufe der eingegebenen Nutzungsdauer abgeschrieben. Bei den meisten Anlagegütern ist die Feststellung des Anschaffungswert bzw. der Herstellungskosten kein Problem, da genaue Rechnungen vorhanden sind. Schwierig wird es unter Umständen bei älteren Gebäuden, da diese bereits längere Zeit bestehen, und keine Angaben darüber vorhanden sind, bzw. die sehr alten Zahlen nicht verwendet werden können. In solchen Fällen empfiehlt es sich, Richtsätze heranzuziehen, und den Wert des Gebäudes zu errechnen. Wenn das Gebäude aber keinen wirklichen finanziellen Wert mehr hat, und auch in letzter Zeit keine Reparaturen an diesem Gebäude vorgenommen wurden, die bewertet werden könnten, dann besteht auch die Möglichkeit, dieses Gebäude überhaupt nicht in die Buchhaltung aufzunehmen. Die einzelnen Arten des Anlagevermögens werden nach deren Bewertung mit dem Menüpunkt Eingabe-Anlagen in das Programm eingegeben und können dann im Zuge des Jahreswechsels jeweils in das nächste Buchführungsjahr übertragen werden. Die Anlagenbestände brauchen also nicht für jedes Buchführungsjahr neu erfasst zu werden. Sie brauchen die Anlagenlisten also immer nur zu aktualisieren, wenn im Laufe des Buchführungsjahres eine neue Anlage aufgenommen wird, oder eine bestehende Anlage ausscheidet. Wenn Sie im Laufe des Buchführungsjahres einen Anlagenzugang oder einen Anlagenabgang auf einem Anlagenkonto im Hauptbuch verbuchen, dann macht Sie das Programm auch darauf aufmerksam, dass Sie die Anlagenliste aktualisieren müssen. AGRIS GmbH Seite: 27

28 Die Inventar-Nummer der Anlage wird vom Programm aufsteigend vorgeschlagen, wenn Sie eine neue Anlage erfassen. Jeder Anlage ist ein Bestandeskonto und ein Abschreibungskonto zu zuordnen. Auf das Bestandeskonto wird die Anlage im Zuge der automatischen Eröffnungsbuchung eröffnet, auf das Abschreibungskonto wird am Jahresende bei den Vorbereitungen zum Jahresabschluss die im laufenden Buchführungsjahr anfallende Abschreibung verbucht. Der Wert, mit dem die Anlage eröffnet wird, berechnet sich aus dem Anschaffungswert zum Abschaffungsdatum abzüglich der bisherigen Abschreibungsbeträge. Anlagen, die erst im Laufe des Buchführungsjahres angeschafft werden, scheinen in der Eröffnungsbilanz natürlich nicht auf. Eine Ausnahme bilden jene Anlagen, deren Anschaffungsdatum der 1. Tag des Buchführungsjahres ist. Diese Anlagen werden in die Eröffnung mit ihrem Anschaffungswert aufgenommen. Der Abschreibungsbetrag wird nach den gesetzlichen Vorgaben aus dem Anschaffungswert und der Nutzungsdauer bzw. dem Abschreibungsprozentsatz berechnet. Im Jahr der Anschaffung wird dann der volle Abschreibungsbetrag berücksichtigt, wenn das Anschaffungsdatum im ersten Halbjahr liegt. Wenn das Anschaffungsdatum im zweiten Halbjahr liegt, dann wird im Anschaffungsjahr nur die Hälfte des jährlichen Abschreibungsbetrages berücksichtigt. Wenn das Datum der Inbetriebnahme vom Anschaffungsdatum abweicht, dann ist das Datum der Inbetriebnahme einzusetzen, da dieses Datum für die Abschreibungsberechnung maßgeblich ist. Als Grundlage für die Berechnung der Abschreibung können Sie entweder die Nutzungsdauer oder den Prozentsatz der Abschreibung eingeben. Von Ihrer Eingabe aus erfolgt dann auch die Berechnung der einzelnen Abschreibungsbeträge. Sie können jede Anlage entweder komplett auf 0 abschreiben, oder einen Erinnerungswert 1 als Restwert belassen. In der EDV-Buchhaltung kann die Anlage auf 0 abgeschrieben werden, und trotzdem im Anlagenverzeichnis bestehen bleiben, der Sinn des Erinnerungswertes hat damit an Bedeutung verloren. Im zweiten Register Anlagenkonto wird das komplette Anlagenkonto mit allen Bewegungen angezeigt. Hier können Sie auch spezielle Bezeichnungen für die Inbetriebnahme und den Abgang der Anlage eingeben, um das Anlagenkonto zu vervollständigen Abschreibung von Förderungen / Zuschüssen Erhalten Sie für eine Anlage eine Förderung oder einen Zuschuss, vermindert dies eigentlich den Anschaffungswert der Anlage und muss daher als eigene Anlage mit Minusvorzeichen beim Betrag AGRIS GmbH Seite: 28

29 (erhaltener Zuschuss) als Anschaffungswert eingetragen auf die restliche Laufzeit der zugehörigen Anlage abgeschrieben werden. Die Verbuchung des Zuschusses erfolgt erst, wenn das Geld tatsächlich am Bankkonto eingelangt ist Bank / 8440 Förderung Investitionszuschüsse Details zur Gebäudebewertung Im Anlagenbereich steht für die Bewertung von Gebäuden eine spezielle Funktion zur Verfügung. Wenn der Register Gebäude ausgewählt ist sehen Sie rechts die Eingabefelder für Anschaffungsdatum und Anschaffungswert sowie die neue Schaltfläche <? >. Mit dieser Schaltfläche wird das neue Berechnungsfenster für den Anschaffungswert bzw. Wiederbeschaffungswert unter Zuhilfenahme der Baurichtsätze geöffnet. Wenn Sie Ihre Gebäude zum ersten Mal bewerten oder die Bewertung Ihrer Gebäude aktualisieren möchten, können Sie dies mit dem neuen Fenster auf einfache und übersichtliche Weise durchführen. Allgemeine Daten Oben links werden das Anschaffungsdatum und die Gesamtnutzungsdauer aus der Anlageneingabe bereits vorgeschlagen. Bei einer Neubewertung tragen Sie diese beiden Angaben hier ein. Berechnungsvariante der Abschreibung Oben rechts legen Sie fest, ob Sie die Berechnung der Abschreibung wie üblich nach der Gesamtnutzungsdauer des Gebäudes durchführen möchten oder die Variante nach Restnutzungsdauer. Die Berechnung der jährlichen Abschreibung erfolgt immer aus dem Anschaffungswert und der Gesamtnutzungsdauer. AGRIS GmbH Seite: 29

30 Bei der Variante nach Gesamtnutzungsdauer werden das tatsächliche Anschaffungsdatum, der Anschaffungswert und die Gesamtnutzungsdauer auch so in die Anlagenkartei übernommen. Bei der Variante nach Restnutzungsdauer muss zusätzlich das Eingabefeld für die Restnutzungsdauer ausgefüllt werden. Für den Anschaffungswert wird die berechnete jährliche Abschreibung mit der Restnutzungsdauer multipliziert und das Ergebnis als Anschaffungswert in die Anlagenkartei übernommen. Als Anschaffungsdatum wird der erste Tag des aktuellen Buchführungsjahres verwendet. Diese Variante wird vor allem bei älteren Gebäuden verwendet. Art des Baukostenrichtsatzes Je nach dem, welchen Baukostenrichtsatz Sie verwenden und um welches Gebäude es sich handelt kann der Richtsatz entweder für einen m2 oder für einen m3 Satz gelten. Wählen Sie hier die verwendete Variante aus. Ausmaße des Gesamtgebäudes Hier tragen Sie das Gebäude bzw. bis zu 3 Gebäudeteile mit Bezeichnung und Ausmaßen ein. Normalerweise werden bei der Anwendung von Baurichtsätzen Außenmaße verwendet. Bei der Berechnung nach m2 fällt die Höhe weg, bei der Berechnung nach m3 entnehmen Sie die richtige Bemessung der Höhe Ihren Baurichtsätzen (z.b.: bis zur Traufe oder fixe Höhe). Die Kubaturen werden automatisch berechnet und aufsummiert. Abzüglich Gebäudeteile und Einbauten mit anderer Nutzung Hier können Sie bis zu 2 Gebäudeteile eintragen, die vom Ausmaß des Gesamtgebäudes abgezogen werden. Wenn Sie zum Beispiel eine Halle mit einem eingebauten Stall bewerten dann tragen Sie beim Gesamtgebäude die komplette Halle ein und bei den Abzügen die Ausmaße des eingebauten Stalles. Für die weitere Berechnung mit dem Baurichtsatz der Halle wird nur das verbliebene Ausmaß berücksichtigt. Es geht hier nur um die Ermittlung des richtigen Ausmaßes für die Halle, den Stall müssen Sie mit den hier abgezogenen Ausmaßen als eigene Anlage mit dem Baurichtsatz für den Stall eintragen. Baukostenrichtsatz/Zuschläge/Abschläge Den Baukostenrichtsatz pro m3 oder pro m2 tragen Sie lt. den Angaben in Ihren verwendeten Baukostenrichtsatztabellen ein. In den Zeilen Abschläge und Zuschläge können Sie jeweils einen Text und einen Prozentsatz erfassen. Je nach den verwendeten Richtsätzen gibt es unterschiedliche Arten von Zu- und Abschlägen. Fast immer werden Abschläge bei älteren Gebäuden berechnet. Hier werden vom Programm auch Vorschläge je nach Textauswahl gemacht. Betrieblicher Anteil des Gebäudes G Reduzieren Sie hier bei Bedarf den Prozentsatz von 100 auf den jeweiligen Betriebsanteil des Gebäudes. Wenn zum Beispiel ein Raum zu 50 Prozent privat genutzt wird oder 50 Prozent zu einem anderen Betrieb gehören dann tragen Sie hier 50 Prozent ein. Ergebnisse Rechts unten sehen Sie den berechnete Anschaffungswert und die jährliche Abschreibung. Mit der Schaltfläche <Ok> werden die Eingaben in diesem Fenster auf jeden Fall gespeichert, die Übernahme der Ergebnisse in die Anlagenkartei erfolgt nur nach Bestätigung der Abfrage mit <Ja>. Beachten Sie bitte, dass eine Änderung der Abschreibungsberechnung sich nicht automatisch auf bereits bestehende Eröffnungs- oder Abschreibungsverbuchungen auswirkt. AGRIS GmbH Seite: 30

31 12.4 Inventur eintragen Beim Umlaufvermögen gibt es Teile, die in der Buchhaltung sowieso auf einzelnen Konten laufend verrechnet werden wie z.b. aktive Geldbestände und passive Geldbestände, eventuell auch Warenbestände. Diese Teile des Umlaufvermögens werden nur am Beginn des ersten Buchhaltungsjahres in das Programm aufgenommen, damit der Vermögenswert des Betriebes für die erste Eröffnungsbilanz bestimmt werden kann. In weiterer Folge kann der jeweilige Bestand auch mit einem entsprechend dafür eingerichteten Konto laufend ermittelt werden. Bei jenen Teilen des Umlaufvermögens, deren Veränderungen nicht laufend berücksichtigt werden und laufend auf Konten verbucht werden, erfolgt jeweils zu Beginn und Ende der Buchführungsjahres eine Bestandsaufnahme (Inventur). Beide Bestände werden dann in das Programm eingetragen und aus der Gegenüberstellung der Bestände errechnet das Programm dann deren Veränderung. Dabei handelt es sich dann um einen Mehrwert (wenn der Bestand am Jahresende größer ist als der Bestand am Jahresanfang) oder einen Minderwert (wenn der Bestand am Jahresende kleiner ist als der Bestand am Jahresbeginn). Im Zuge des Jahreswechsels können die Bestände per Jahresende eines Buchführungsjahres automatisch in das nächste Buchführungsjahr per Jahresanfang übernommen werden. Im Laufe der Jahre ist somit nur eine Inventur pro Jahr und auch eine Eingabe pro Jahr, nämlich immer zum Jahreswechsel erforderlich. Bei der Eingabe der ersten Inventur zum Jahresbeginn des ersten Buchführungsjahres werden also alle Arten von Umlaufvermögen erfasst. Dies geschieht mit dem Menüpunkt Eingabe - Umlaufvermögen. Das hier dargestellt Fenster stammt von den zugekauften Vorräten, und gilt in gleicher Form für die selbsterzeugten Vorräte und für die Viehbestände. Für die aktiven und passiven Geldbestände wird dieses Fenster in vereinfachter Form angezeigt. Bei den Geldbeständen gibt es nur ein Bestandskonto und einen Anfangswert zum Jahresbeginn, und die Verbuchung des Mehroder Minderwertes am Jahresende entfällt, da die Geldbestände sowieso in der Buchhaltung auf eigenen Konten laufend geführt werden. Die Nummer des Bestandes wird vom Programm automatisch aufsteigend vorgeschlagen, wenn Sie einen neuen Inventurbestand eingeben. Diese Nummer hat in der Buchhaltung keine weitere Bedeutung. Wenn Sie die Standardversion installiert haben, dann können Sie den Inventurbestand gleich einer Kostenstelle zuordnen, damit der Mehr- oder Minderwert am Jahresende der richtigen Kostenstelle zugeordnet wird. AGRIS GmbH Seite: 31

32 Für jeden Inventurbestand werden das Bestandskonto und das Erfolgskonto eingegeben. Auf das Bestandskonto wird der Inventurbestand zum Jahresbeginn im Zuge der automatischen Eröffnungsbuchung eröffnet. Auf das Erfolgskonto wird am Jahresende bei den Vorbereitungen zum Jahresabschluss der Mehr- oder Minderwert verbucht. Das Erfolgskonto ist bei den zugekauften Vorräten meist ein Aufwandskonto, wenn sich ein Mehrwert ergibt, dann wird dieser als Aufwands- Storno verbucht. Bei den selbsterzeugten Vorräten und Viehbeständen ist das Erfolgskonto meist ein Ertragskonto, wenn sich hier ein Minderwert ergibt, dann wird dieser als Ertrags-Storno verbucht. Zur Berechnung des Mehrwertes oder des Minderwertes ist neben dem Inventurbestand zum Jahresbeginn auch der Inventurbestand zum Jahresende nötig. Dieser wird dann am Jahresende ebenfalls mit diesem Menüpunkt eingegeben. Die Arbeiten zum Jahresabschluss werden später noch genau beschrieben Geldbestände eintragen Das Eintragen der Geldbestände erfolgt im gleichen Fenster wie das Eintragen der Inventur. Dafür stehen die Register Aktive Geldbestände de und Passive Geldbestände zur Verfügung. Sie müssen hier nur mehr die diversen Anfangsbestände im allerersten Buchführungsjahr eintragen. Sollten Konten fehlen, dann müssen Sie diese im Kontenplan zuerst anlegen. Ab dem zweiten Buchführungsjahr sind hier keine weiteren Eingaben notwendig, da die Zahlen für die Eröffnung bereits aus dem Jahresabschluss verwendet werden können Vermögen auswerten Um die bisher eingegebenen Vermögensdaten besser überblicken zu können, steht Ihnen in diesem Programmpunkt eine Auswertung der einzelnen Vermögenswerte zu Verfügung. Die Schaltflächen Vorschau, Export und Excel finden sich in den verschiedensten Auswertungen wieder. Die Vorgehensweise ist überall ident und wird daher nur einmal beschrieben Anlagevermögen auswerten Über den Menüpunkt Auswertung Vermögen Register Anlagevermögen kann das Anlagevermögen mit einem Klick auf die Schaltfläche <Vorschau> am Bildschirm dargestellt und ausgedruckt werden. Mit der Schaltfläche <Export> wird eine htm Datei erstellt und das Ablageverzeichnis angezeigt. Mit der Schaltfläche <Excel> wird die Auswertung im Format MS Ecxel dargestellt Umlaufvermögen auswerten Über den Menüpunkt Auswertung Vermögen Register Umlaufvermögen kann das Umlaufvermögen mit einem Klick auf die Schaltfläche <Vorschau> am Bildschirm dargestellt und ausgedruckt werden Naturalverbrauch auswerten Über den Menüpunkt Auswertung Vermögen Register Naturalverbrauch können die eingetragenen Naturallieferungen mit einem Klick auf die Schaltfläche <Vorschau> am Bildschirm dargestellt und ausgedruckt werden. AGRIS GmbH Seite: 32

33 12.7 Eröffnung verbuchen Diese Funktion ruft das Fenster zur Verbuchung der Eröffnung auf. Für die doppelte Buchhaltung ist die Eröffnungsbuchung normalerweise die erste Buchung im Buchführungsjahr, und erhält die Belegnummer 1. Für die automatische Erstellung der ersten Eröffnungsbilanz müssen Sie die Daten aus den Anlagen- und Inventurbeständen verwenden, da noch kein Vorjahr vorhanden ist, aus dessen Schlussbilanz die Daten verwendet werden könnten. Wenn Sie sich dann bereits im zweiten Buchführungsjahr befinden, können Sie aus der Schlussbilanz des Vorjahres gleich die Eröffnungsbuchung erstellen lassen. Die durchgeführte Eröffnungsbuchung steht wie alle anderen Buchungen im Buchungsjournal. Mit diesem Programm können Sie die Eröffnungsbuchung eventuell erst zu einem späteren Zeitpunkt erledigen, und bereits vorher mit der Verbuchung der laufenden Geschäftsfälle beginnen. In diesem Fall lassen Sie bei der Verbuchung der laufenden Geschäftsfälle die Belegnummer 1 für die spätere Eröffnungsbuchung frei. Es ist auch möglich, die Eröffnungsbuchung nachträglich zu ändern, dazu ist es notwendig die ursprüngliche Eröffnungsbuchung zu löschen. Durch das Löschen der Eröffnungsbuchung wird die Funktion in der Aufgabenleiste wieder aktiv bzw. stellt sich die Schaltfläche für die Sonderbuchungen wieder auf Eröffnung um. Sie können die Eröffnungsbuchung nun aus den veränderten Vermögensbeständen erneut verbuchen Buchungsjournal anzeigen Wenn als erste Buchung bereits die Eröffnung durchgeführt wurde, dann wird die Funktion für die Anzeige des Buchungsjournals in der Aufgabenleiste bei den bereits erledigten Aufgaben angezeigt. Als Grundlage für die laufende Verbuchung wird das Buchungsjournal im sogenannten Journalfenster dargestellt, es wird mit dem Menüpunkt Journal bearbeiten aufgerufen. In diesem Fenster werden die bereits bestehenden Buchungen jeweils für ein Monat angezeigt. Jeder verbuchte Beleg und auch alle vom Programm automatisch verbuchten Belege stehen mit allen Buchungszeilen in diesem Journal. Auch eine eventuell verbuchte Umsatzsteuer auf den Steuerkonten steht als eigene Buchungszeile im Journal. Die Tabelle der Journalbuchungen kann durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift beliebig sortiert werden. Diese Sortierung wird nun gespeichert und beim nächsten Erscheinen der Tabelle wieder verwendet. AGRIS GmbH Seite: 33

34 Filterung Im unteren Filter-Bereich können Sie einstellen, welche Monate und welche Belegkreise angezeigt werden sollen. Mit den Pfeilschaltflächen << und >> kann ebenfalls zwischen den einzelnen Monaten gewechselt werden. Dabei wird nach dem Jänner wieder der Dezember und nach dem Dezember wieder der Jänner des Buchführungsjahres angezeigt. Sortierung Mit einem Mausklick auf eine Spaltenbezeichnung der Tabelle kann das Journal nach der jeweiligen Spalte sortiert werden. Eine Sortierung nach Text oder Betrag ist dann hilfreich, wenn Sie nach einem bestimmten Beleg suchen, und nur dessen Buchungstext oder Betrag kennen. Für die Buchungseingabe verwenden Sie dann aber wieder die Sortierung nach Belegnummer, da Sie sonst wahrscheinlich die Übersicht verlieren, die chronologische Reihenfolge ist dann nämlich nicht mehr gegeben. Buchungszeile Buchung - Beleg Jede Buchungszeile belegt auch eine Zeile im Journal. Eine Buchung bzw. ein Beleg besteht mindestens aus einer Zeile im Soll und aus einer Zeile im Haben. Wenn Sie Mehrfachbuchungen erstellen, dann besteht eine Buchung natürlich aus mehreren Zeilen. Das gleiche gilt, wenn Sie einen Beleg mit Regelbesteuerung erstellen, bei dem die automatische Verbuchung der Umsatzsteuer oder der Vorsteuer ebenfalls jeweils eine eigene Buchungszeile in Anspruch nimmt. Ein Beleg kann immer nur als Ganzes angesprochen werden. Wenn Sie einen Beleg löschen oder ändern, dann sind davon immer alle Buchungszeilen des Beleges davon betroffen. Welche Zeile des Beleges Sie im Journalfenster markieren, ist nicht wichtig. Bei Belegen, die mit steuerlicher Gewinnermittlung verbucht wurden, haben Sie die Möglichkeit des Änderns und Löschens nicht, bei einer fehlerhaften Buchung müssen Sie diese Stornieren und/oder berichtigen. AGRIS GmbH Seite: 34

35 Schaltflächen - Buttons Die Schaltflächen unter den Buchungszeilen sind in der Funktion identisch mit den Schaltflächen bei den Stammdaten. Die Schaltfläche zur Erstellung einer Vorlage wird später noch genau beschrieben Buchungsjournal Detail Auswertungen Um unteren Bereich des Journals befinden sich Auswertungen über das Einkommen, den Privatverbrauch, die Umsatzsteuer und eine Kontoauswertung jenes Kontos, welches derzeit im Journal markiert ist. Wobei sich die Auswertung auf den Zeitraum beschränkt, der beim Monat auswählen eingestellt ist. Sie haben die Möglichkeit die Position der einzelnen Auswertungen im Menüpunkt Eingabe Betrieb unter dem Register Weitere Einstellungen umzustellen. Mit der Schaltfläche Details können Sie die dazugehörige Komplettauswertung sofort starten Buchungen eintragen Abhängig von Ihrer Einstellung bei den Betriebsdaten wird nun eine der folgenden Buchungsmasken verwendet. Als Buchungsmaske versteht man jene Eingabemaske, in der die einzelnen Buchungen eingetragen werden bzw. betriebswirtschaftliche Buchungen verändert werden können. Sie können entscheiden, ob Sie Ihre Geschäftsfälle lieber nach dem Soll/Haben-Prinzip oder nach dem Einnahmen/Ausgaben- Prinzip eingeben wollen. Für jede der beiden Varianten gibt es eine eigene Eingabemaske mit vielen zusätzlichen Funktionen und Hilfestellungen Die Buchungsmaske nach dem Soll/Haben-Prinzip Die in einer doppelten Buchhaltung normalerweise verwendete Maske ist die Soll/Haben-Maske. Somit stellt sich bei jedem Geschäftsfall die Frage, wofür der Betrag verwendet wurde und woher er stammt. Sollbuchung heißt Mittelverwendung Habenbuchung heißt Mittelherkunft Diese Buchungsmaske besteht aus dem Belegkopf, und aus den beiden Buchungsseiten Soll und Haben. Bei der Eingabe einer Buchung gehen Sie am besten die Eingabefelder der Reihe nach ein und drücken in jedem Eingabefeld die Taste <ENTER>, um in das nächste Feld zu gelangen. Mit dieser Vorgangsweise werden Sie durch alle wichtigen Eingabefelder der Buchungsmaske geführt. AGRIS GmbH Seite: 35

36 Die einzelnen Eingabeelemente eines Kontos und die weiteren Register sind in der Online-Hilfe des Programmes und im Handbuch beschrieben. Diese kann mit der Taste [F1] jederzeit aufgerufen werden. Beleg Nr.: Alpha-Numerisches Eingabefeld, Wertbereich: 1 bis Geben Sie die Belegnummer ein, unter der Sie den Beleg verbuchen wollen. Vom Programm wird automatisch die nächste freie Belegnummer vorgeschlagen, die Sie sinnvollerweise auch gleich verwenden sollten. Wenn Sie Buchungen zu einem bestehenden Beleg hinzufügen wollen, dann geben Sie einfach die Belegnummer des bestehenden Beleges ein. Die erste Stelle der Belegnummer kann auch ein Buchstabe von A bis Z sein. Das Eingabefeld für die Belegnummer kann mit dem Menüpunkt Betriebsdaten Register Weitere Einstellungen deaktiviert werden, damit Sie nicht bei jeder Buchung das Feld bestätigen müssen. Wenn das Feld Belegnummer deaktiviert ist, dann müssen Sie aber immer die vorgeschlagene nächste Belegnummer verwenden. Da die Belege aber sowieso aufsteigend verbucht werden, ist diese Einstellung wahrscheinlich sinnvoll. Fremdbeleg: Text Eingabefeld mit Auswahlfunktion, Feldlänge: 10 Geben Sie jene Nummer ein, die Ihr Geschäftspartner für seine Rechnung als Belegnummer verwendet, oder lassen Sie dieses Feld leer, wenn Sie diese Eingabe nicht benötigen. Dieses Feld dient außerdem noch für die Kennzeichnung von bestimmten Sonderbuchungen. Dabei handelt es sich einerseits um die Eröffnungsbuchungen und um die Abschlussbuchungen, und andererseits um die unbaren Aufwands- und Ertragsbuchungen wie Abschreibung, Mehrwert, Minderwert und Naturalverbrauch. Die Kennzeichnung der Eröffnungs- und der Abschlussbuchungen wird automatisch vom Programm erledigt, sofern Sie diese Buchungen mit den entsprechenden Menüpunkten automatisch durchführen lassen. Wenn Sie diese Buchungen selbst eingeben oder verändern, dann müssen Sie diese Kennzeichnung selbst durchführen. Bei den unbaren Aufwands- und Ertragsbuchungen müssen Sie die Kennzeichnung im Feld Fremdbeleg ebenfalls nur dann durchführen, wenn Sie diese Buchungen im Zuge der Vorbereitungen zum Jahresabschluss selbst verbuchen. Wenn Sie die Menüpunkte zur automatischen Verbuchung der Abschreibung, der Mehr- und Minderwerte und des Naturalverbrauchs verwenden, dann wird die Kennzeichnung vom Programm durchgeführt. Verbuchen Sie sämtliche Sonderbuchungen automatisch mit dem Programm und geben Sie nicht die Rechnungsnummer Ihres Geschäftspartners ein, dann wäre es sinnvoll wenn Sie das Eingabefeld Fremdbeleg deaktivieren würden. Das erfolgt im Menüpunkt-Betrieb-Weitere Einstellungen- Einstellungen zur Buchungseingabe, dort müssen sie den Fremdbeleg deaktivieren. Datum: Datum Eingabefeld mit Kalenderfunktion, Format: TT.MM.JJJJ Geben Sie ein gültiges Buchungsdatum im laufenden Buchführungsjahr ein. Wenn Sie keine Jahreszahl eingeben, dann wird das laufende Buchführungsjahr angenommen, wenn Sie kein Monat eingeben, dann wird das aktuelle Buchungsmonat angenommen. Als Buchungsdatum wird normalerweise das Belegdatum eingegeben, also jenes Datum an dem der Beleg ausgestellt wurde und nicht an dem der Beleg tatsächlich eingegeben wurde, da das Datum der Verbuchung im Prinzip egal ist. AGRIS GmbH Seite: 36

37 Soll Konto: Numerisches Eingabefeld mit Auswahlfunktion, Wertbereich: gültige Kontonummer Geben Sie die Kontonummer jenes Kontos ein, das Sie bebuchen wollen, oder wählen Sie aus der Liste ein Konto aus. Wenn Sie die ersten Buchstaben der Kontobezeichnung eingeben, dann werden in der Auswahlliste nur jene Konten angezeigt, die der Eingabe entsprechen, und Sie können ein bestimmtes Konto damit schneller auffinden. Ebenso funktioniert es mit den Ziffern der Kontonummer. Wenn Sie ein Konto aufrufen bei dem eine Kostenstelle, eine Einheit und ein Steuersatz im Kontenplan voreingestellt sind, dann werden diese Einstellungen in der Buchungsmaske angezeigt. Sind diese Vorschläge für den aktuellen Buchungssatz korrekt brauchen Sie diese nur mehr bestätigen. Das Anlegen und Einstellen der Voreinstellungen erfolgt unter dem Menüpunkt Eingabe Stammdaten Konto. Kostenstelle: Eingabefeld mit Auswahlfunktion Geben Sie die Kostenstelle ein, der die Buchungen auf dem Konto normalerweise zugeordnet werden. Text: Text Eingabefeld, Feldlänge: 30 Hier können Sie einen beliebigen zusätzlichen Text eingeben, der am Kontoauszug erscheint. Menge: Numerisches Eingabefeld, Wertbereich: 0 bis ,99 Hier können Sie die Menge als Information zur Buchung eintragen. Einheit: Eingabefeld mit Auswahlfunktion. Geben Sie die Einheit ein, die für die Buchungen auf diesem Konto verwendet wird. Steuersatz: Eingabefeld mit Auswahlfunktion Geben Sie den Steuersatz ein, den Sie als Standard für die Buchungen auf diesem Konto verwenden Nettobetrag: etrag: Numerisches Eingabefeld, Wertbereich: ,99 bis ,99 Hier können Sie den Nettobetrag der Rechnung eintragen und durch betätigen der Entertaste wird der Steuer- und Bruttobetrag berechnet. Bruttobetrag: Numerisches Eingabefeld, Wertbereich: ,99 bis ,99 Hier können Sie den Bruttobetrag der Rechnung eintragen und durch betätigen der Entertaste wird der Steuer- und Nettobetrag berechnet. Neue Zeile: Schaltfläche Durch betätigen der Schaltfläche Neue Zeile wird eine neue Buchungszeile auf der Soll Seite hinzugefügt und es können somit Mehrfachbuchungen durchgeführt werden. Zeile löschen: Schaltfläche Durch betätigen der Schaltfläche Zeile löschen können Buchungszeilen auf der Soll Seite gelöscht werden. Eine Buchungszeile muss mindestens verbleiben. Zusatztext: Text-Eingabefeld, Feldlänge: 60 Wenn Sie mit den 30 Zeichen des Feldes Text nicht das Auslagen finden, dann können Sie hier zusätzliche 60 Zeichen beliebigen Text eingeben. Valutadatum: Datum Eingabefeld mit Kalenderfunktion, Format: TT.MM.JJJJ Geben Sie ein gültiges Valutadatum ein. Unter Valutadatum versteht man jenes Datum, an dem der Betrag fällig wird, bzw. eine eventuelle Zinsenberechnung beginnt. Wenn Sie keine Jahreszahl eingeben, dann wird das laufende Buchführungsjahr angenommen, wenn Sie keinen Monat eingeben, dann wird der aktuelle Buchungsmonat angenommen. Dieses Eingabefeld ist nur für jene Konten verfügbar, für die im Kontenplan eine Mengeneingabe vorgesehen ist. AGRIS GmbH Seite: 37

38 Haben Konto: Numerisches Eingabefeld mit Auswahlfunktion, Wertbereich: gültige Kontonummer Geben Sie die Kontonummer jenes Kontos ein, das Sie bebuchen wollen, oder wählen Sie aus der Liste ein Konto aus. Wenn Sie die ersten Buchstaben der Kontobezeichnung eingeben, dann werden in der Auswahlliste nur jene Konten angezeigt, die der Eingabe entsprechen, und Sie können ein bestimmtes Konto damit schneller auffinden. Ebenso funktioniert es mit den Ziffern der Kontonummer. Wenn Sie ein Konto aufrufen bei dem eine Kostenstelle, eine Einheit und ein Steuersatz im Kontenplan voreingestellt sind, dann werden diese Einstellungen in der Buchungsmaske angezeigt. Sind diese Vorschläge für den aktuellen Buchungssatz korrekt brauchen Sie diese nur mehr bestätigen. Kostenstelle: Eingabefeld mit Auswahlfunktion Geben Sie die Kostenstelle ein, der die Buchungen auf dem Konto normalerweise zugeordnet werden. Text: Text Eingabefeld, Feldlänge: 30 Hier können Sie einen beliebigen zusätzlichen Text eingeben, der am Kontoauszug erscheint. Menge: Numerisches Eingabefeld, Wertbereich: 0 bis ,99 Hier können Sie die Menge als Information zur Buchung eintragen. Einheit: Eingabefeld mit Auswahlfunktion. Geben Sie die Einheit ein, die für die Buchungen auf diesem Konto verwendet wird. Steuersatz: Eingabefeld mit Auswahlfunktion Geben Sie den Steuersatz ein, den Sie als Standard für die Buchungen auf diesem Konto verwenden Nettobetrag: Numerisches Eingabefeld, Wertbereich: ,99 bis ,99 Hier können Sie den Nettobetrag der Rechnung eintragen und durch betätigen der Entertaste wird der Steuer- und Bruttobetrag berechnet. Bruttobetrag: Numerisches Eingabefeld, Wertbereich: ,99 bis ,99 Hier können Sie den Bruttobetrag der Rechnung eintragen und durch betätigen der Entertaste wird der Steuer- und Nettobetrag berechnet. Neue Zeile: Schaltfläche Durch betätigen der Schaltfläche Neue Zeile wird eine neue Buchungszeile auf der Soll Seite hinzugefügt und es können somit Mehrfachbuchungen durchgeführt werden. Zeile löschen: Schaltfläche Durch betätigen der Schaltfläche Zeile löschen können Buchungszeilen auf der Soll Seite gelöscht werden. Eine Buchungszeile muss mindestens verbleiben. Zusatztext: Text-Eingabefeld, Feldlänge: 60 Wenn Sie mit den 30 Zeichen des Feldes Text nicht das Auslangen finden, dann können Sie hier zusätzliche 60 Zeichen beliebigen Text eingeben. Valutadatum: Datum Eingabefeld mit Kalenderfunktion, Format: TT.MM.JJJJ Geben Sie ein gültiges Valutadatum ein. Unter Valutadatum versteht man jenes Datum, an dem der Betrag fällig wird, bzw. eine eventuelle Zinsenberechnung beginnt. Wenn Sie keine Jahreszahl eingeben, dann wird das laufende Buchführungsjahr angenommen, AGRIS GmbH Seite: 38

39 wenn Sie kein Monat eingeben, dann wird das aktuelle Buchungsmonat angenommen. Dieses Eingabefeld ist nur für jene Konten verfügbar, für die im Kontenplan eine Mengeneingabe vorgesehen ist. Buchungs-Assistent: Schaltfläche Der Aufruf des Buchungs-Assistenten erfolgt im Fenster Buchung erstellen durch betätigen der Schaltfläche. Der Assistent dient zum Abrufen der gespeicherten Belegvorlagen. Siehe auch Arbeiten mit Belegvorlagen. Offene Rechnungen: Schaltfläche Aufruf des Assistenten zum Abruf von offenen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen aus der Fakturierung. Siehe auch Offene Posten austragen. Sonderfunktionen Preisanzeige in der Buchungsmaske In der Soll/Haben-Buchungsmaske zeigt das Programm in einem Informationsfeld beim Verlassen des Feldes Bruttobetrag den Bruttopries, beim Verlassen des Feldes Nettobetrag den Nettopreis der eingetragenen Buchungszeile an. Voraussetzung ist, dass das Mengenfeld aktiv ist und auch eine Menge eingetragen wurde. Erstellen einer Mehrfachbuchung In der Praxis tauchen häufig Belege auf, deren einzelne Posten auf mehrere Konten aufgeteilt werden müssen. Da der Beleg aber als Ganzes behandelt wird und auch nur eine Belegnummer erhält gibt es in der Buchungsmaske auf beiden Seiten eine Schaltfläche <Neue Zeile>, mit der ohne Einschränkung zusätzliche Buchungszeilen bereitgestellt werden können. Die Erstellung einer Mehrfachbuchung erfolgt anfangs nach dem gleichen Schema wie die Eingabe einer einfachen Buchung mit einer Soll- und einer Habenzeile. Füllen Sie die Eingabefelder mit der ersten zu verbuchenden Position aus, und drücken Sie dann auf jener Seite der Buchungsmaske auf die Schaltfläche <Neue Zeile>, auf der Sie einen weiteren Eintrag verbuchen wollen. In der Überschrift auf der entsprechenden Buchungsseite werden immer die momentan aktuelle Buchungszeile und die Gesamtanzahl der vorhandenen Buchungszeilen angezeigt. Die Schaltfläche <Neue Zeile> funktioniert nur dann, wenn sich der Eingabecursor in einem Feld auf jener Seite befindet, auf der Sie den Mehrfacheintrag erstellen wollen. Wenn Sie zum Beispiel im Soll eine Mehrfachbuchung erstellen wollen, und sich der Cursor aber bereits im Feld Konto im Haben befindet, dann müssen Sie (am besten mit der Maus) in eines der Felder im Soll zurückkehren, um die Mehrfachfunktion im Soll zu aktivieren. Das Feld Konto im Haben können Sie übrigens erst dann verlassen, wenn Sie dort ein gültiges Konto eingegeben haben. Mit der vertikalen Laufleiste auf der jeweiligen Buchungsseite können Sie sich durch die bereits eingegebenen Zeilen des Beleges blättern. Die Mehrfachfunktion kann im Soll und im Haben auch gleichzeitig verwendet werden. AGRIS GmbH Seite: 39

40 Die Buchungsmaske nach dem Einnahmen/Ausgaben-Prinzip Die zweite Buchungsmaske ist nach dem Einnahmen/Ausgaben-Prinzip aufgebaut. Sie können mit dieser Buchungsmaske ebenfalls alle laufenden Geschäftsfälle verbuchen. Diverse Sonderbuchungen der doppelten Buchhaltung wie Eröffnungsbuchung, Abschlussbuchung, Ust- Zahllast usw. können mit dieser Maske nicht erstellt werden, diese kann das Programm aber sowieso automatisch verbuchen. Wenn Sie mit den Begriffen Soll und Haben wenig anfangen können, dann verwenden Sie am besten diese Buchungsmaske. Diese Buchungsmaske besteht aus dem Belegkopf, dem Block zur Festlegung der Buchungsart Einnahme oder Ausgabe mit der Eingabe des Finanzkontos und aus dem Block zur detaillierten Eingabe der einzelnen Buchungszeilen. Bei der Eingabe einer Buchung gehen Sie am besten die Eingabefelder der Reihe nach ein und drücken in jedem Eingabefeld die Taste <ENTER>, um in das nächste Feld zu gelangen. Mit dieser Vorgangsweise werden Sie durch alle wichtigen Eingabefelder der Buchungsmaske geführt. Erstellen einer Mehrfachbuchung In der Einnahmen/Ausgaben-Maske gibt es eine sehr einfache Möglichkeit, Mehrfachbuchungen übersichtlich einzugeben, da die einzelnen Buchungszeilen untereinander in Zeilenform angezeigt werden. Verwenden Sie einfach die Schaltfläche <Neue Zeile> und füllen Sie die bereitgestellte Zeile aus. Die Anzahl der Zeilen ist nicht begrenzt, Sie können also auf jeden Fall alle Posten eines Beleges in einer Buchung eingeben. Mit der vertikalen Laufleiste auf der rechten Seite des Fensters können Sie sich durch die bereits eingegebenen Zeilen des Beleges blättern. Folgende Konten können in der E/A Maske NICHT bebucht werden Dies betrifft das USt-Zahllastkonto 3520 und die Vorsteuerkonten und Umsatzsteuerkonten des innergemeinschaftlichen Warenverkehrs. Benötigen Sie diese Konten in Ihrer Buchführung ist unbedingt die S/H-Maske zu verwenden. AGRIS GmbH Seite: 40

41 Bessere Auswahl der Konten Wenn in der Buchungsmaske ein Konto durch die Eingabe der Anfangsbuchstaben der Kontobezeichnung ausgewählt wird, dann werden in der Auswahl nur mehr jene Konten angezeigt, die den eingetragenen Anfangsbuchstaben entsprechen Textvorschläge aus dem Vorjahr In den Buchungsmasken wird bei den Textvorschlägen nun auch das Vorjahr (sofern vorhanden) mit einbezogen. Damit stehen auch am Beginn des Buchführungsjahres bereits die Textvorschläge zur Verfügung. Die verwendeten Texte aus dem Vorjahr werden nach den Texten aus dem aktuellen Jahr alphabetisch sortiert angezeigt Berechnung von Skontoabzügen In jedem Betragsfeld in den Buchungsmasken kann mit der Taste [s] auf der Tastatur ein kleines Fenster zur Eingabe eines Skontoprozentsatzes geöffnet werden. Wird hier ein Prozentsatz eingetragen, dann wird das Betragsfeld, von dem aus der Skontoabzug gestartet wurde, um den eingetragenen Prozentsatz reduziert. Diese Funktion ist vor allem bei Mehrfachbuchungen interessant, wo von jedem Teilbetrag ein Skonto abgezogen werden soll. Tragen Sie zuerst den Betrag ein und drücken dann die Taste [s]. Es wird das kleine Fenster zur Skonto Eingabe geöffnet. Hinterlegen Sie hier den relevanten Prozentsatz und bestätigen dies mit OK. Der Betrag wird um den Skontoprozentsatz reduziert Sortierungen werden gespeichert In den Tabellen Journal, Belegvorlagen und Bankbuchungen können die Tabellen durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift beliebig sortiert werden. Diese Sortierung wird nun gespeichert und beim nächsten Erscheinen der Tabellen wieder verwendet Verwenden von Belegvorlagen Mit der Schaltfläche <Buchungs-Assistent> können Sie das Fenster mit den Belegvorlagen öffnen, und eine Vorlage für Ihre Buchung auswählen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Belegvorlagen Verwenden von Bankdaten Wenn Sie ein Telebanking-Programm verwenden, und die Einbindung im Programm eingestellt haben, dann können Sie mit der Schaltfläche <Buchungs-Assistent> eine Bankbewegung zur Verbuchung auswählen. Weitere Informationen finden Sie im Kapital Einbinden von Bankdaten. AGRIS GmbH Seite: 41

42 Die Behandlung der Umsatzsteuer bei der Buchungseingabe Bezüglich der Umsatzsteuerbehandlung gibt es im Menüpunkt Eingabe Betrieb die Einstellung zur Umsatzsteuer, bei der zwischen Pauschalierung und Regelbesteuerung gewählt werden kann. Wenn Sie die Kostenstellenrechnung verwenden, dann können Sie diese Einstellung im Menüpunkt Eingabe Stammdaten auch für jede Kostenstelle getrennt treffen. Abhängig von dieser Einstellung in den Stammdaten wird die Umsatzsteuer bei der Verbuchung behandelt. Die Buchungseingabe erfolgt unabhängig von der Umsatzsteuereinstellung aber immer nach der gleichen Art. Immer dann, wenn Sie ein Konto bebuchen, bei dem grundsätzlich eine Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer möglich ist, wird in der Überschrift zur aktuellen Buchungszeile je nach der verwendeten Umsatzsteuereinstellung entweder Pauschalierung oder Regelbesteuerung angezeigt, und die Eingabe auch danach verbucht. Bei Pauschalierung wird der Bruttobetrag auf das Erfolgskonto verbucht, und der Steuerbetrag nur im Programm mitgespeichert, um auch bei der pauschalierten Verbuchung eine Umsatzsteuerauswertung zu ermöglichen. Bei Regelbesteuerung wird der Nettobetrag auf das Erfolgskonto verbucht, und der Steuerbetrag auf jenes Umsatzsteuerkonto oder Vorsteuerkonto, das für den verwendeten Steuersatz in den Stammdaten eingestellt ist. Die Umsatzsteuer ist auch im Journal in einer eigenen Buchungszeile ausgewiesen Buchungen auswerten Buchungsjournal In der Journalauswertung (Menüpunkt Auswertung Buchungen - Register Buchungsjournal) werden alle Einzelbuchungen nach bestimmten Kriterien eingegrenzt und sortiert ausgegeben. Sie können den Zeitraum der Auswertung durch die Auswahl bestimmter Monate (durch drücken der Strg-Taste können Sie mehrere einzelne Monate und durch drücken der Shift-Taste mehrere Monate hintereinander markieren) festlegen. Weiters haben Sie die Möglichkeit die Buchungen nach Buchungsart und Kostenstelle auszuwerten Kontoauszug In der Kontoauszugsauswertung (Menüpunkt Auswertung Buchungen Register Kontoauszug) werden alle Buchungen auf einem bestimmten Konto (oder auf mehreren Konten) nach bestimmten Kriterien eingegrenzt und sortiert ausgegeben. Sie können den Zeitraum der Auswertung durch die Auswahl bestimmter Monate (durch drücken der Strg-Taste können Sie mehrere einzelne Monate bzw. Konten und durch drücken der Shift-Taste mehrere Monate bzw. Konten hintereinander markieren) festlegen. AGRIS GmbH Seite: 42

43 Kontoauszug nach Buchungstext sortieren und gruppieren Gruppe zusammengefasst und eine Zwischensumme gebildet. Bei der Auswertung der Kontoauszüge kann die Sortierung Text eingestellt werden. Damit werden alle angezeigten Buchungen innerhalb eines Jahres nach dem eingegebenen Buchungstext sortiert. Außerdem werden die Buchungen mit dem gleichen Text zu einer Für die Gruppierung wird der erste Teil des Textes bis zum ersten vorhandenen Leerzeichen verwendet, die Texte Telefon Jänner, Telefon Februar usw. werden zur Gruppe Telefon zusammengefasst. In dieser Zwischensumme sind auch die Mengen und Preise vorhanden, sofern diese Spalten im verwendeten Formular angezeigt werden. Filterzeile Unter den Spaltenköpfen Nummer und Bezeichnung befindet sich eine Filterzeile. Tragen Sie hier die gesuchte Kontonummer oder Kontobezeichnung ein und das gesuchte Konto wird angezeigt, bzw. die Auswahlliste verkürzt. Kontoauszug für Statistikbetriebe (grüner Bericht) Bei der Auswertung der Kontoauszüge kann in der Formularauswahl das Formular Grüner Bericht eingestellt werden. Im Kontenplan kann bei den Geldkonten dieses Formular als Standard voreingestellt werden. Kontoauszug nach verschiedenen Formularen In der Formularauswahl stehen folgende Formulare zur Verfügung: Standard, Fremdbeleg, Kostenstellen, Mengen, Mengen und Preise, Valutadatum, Gegenkonto, Zusatztext, Saldo, Standard Netto, Standard Brutto und Grüner Bericht Umsatzsteuer auswerten Voranmeldung Mit der Umsatzsteuerauswertung können Sie für einen bestimmten Zeitraum für jeden Steuersatz die Umsätze und Steuerbeträge getrennt nach Umsatzsteuer und Vorsteuer auswerten, und die Zahllast (Vorauszahlung bzw. Überschuss) bestimmen. Für diese Auswertung ist es nicht relevant, ob die Buchungen mit Umsatzsteuer-Regelbesteuerung oder mit Umsatzsteuer-Pauschalierung erstellt worden sind, diese Auswertung kann also auch für einen pauschalierten Betrieb erstellt werden, um die Umsatzsteuer im Falle einer Regelbesteuerung feststellen zu können. AGRIS GmbH Seite: 43

44 Hinweis: Für den regelbesteuernden Betrieb liefert diese Auswertung die Zahlen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Umsatzsteuerauswertung können Sie auch für eine bestimmte Kostenstelle erstellen. Wenn Sie im Fenster der Kostenstellen nicht alle, sondern eine einzelne oder mehrere Kostenstellen auswählen, dann werden nur jene Buchungen in die Auswertung mit einbezogen, die auf die markierten Kostenstellen verbucht wurden. Diese Funktion ist für jene Betriebe wichtig, wo die Umsatzsteuer- Regelbesteuerung nur für einzelne Betriebszweige angewendet wird. Bei der Umsatzsteuerauswertung können im Register Voranmeldung mit den entsprechenden Schaltflächen die Umsatzsteuervoranmeldungs-Formulare U30 und U31 für den ausgewählten Zeitraum am Bildschirm erstellt und gedruckt, bzw. mit den Buttons U30xml und U31xml Dateien für die Schnittstelle Finanz Online bereitgestellt werden. Hinweis: Die allgemeinen Daten wie Finanzamt-Nummer, Finanzamt, Steuernummer, UID-Nummer, BIC, IBAN usw. können Sie bei den Betriebsdaten eintragen. Geschäftsjahr entspricht nicht dem Kalenderjahr Bei all jenen Betrieben bei denen das Geschäftsjahr ungleich ist dem Kalenderjahr werden in der UST-Voranmeldung, dem jeweiligen Halbjahr entsprechend, das richtige UST-Formular U30 verwendet. Für die Verwendung der U30.xml Datei für die FinanzOnline Schnittestelle gilt dasselbe Prinzip. Dieses Geschäftsjahr trägt immer die Jahreszahl des Jahres indem der Abschluss erfolgt (z.b.: bis , Datenbank: Testbetrieb.2016) Belegliste Mit dieser Auswertung erstellen Sie eine Liste aller umsatzsteuerrelevanten Belege, die für die Berechnung der Zahllast im ausgewählten Bereich herangezogen werden Verprobung Diese Auswertung vergleicht die auf den Steuerkonten verbuchten Steuerbeträge mit den Steuerbeträgen, die sich aus den zugrundeliegenden Umsätzen errechnen. Sollte hier eine Differenz auftreten, dann handelt es sich dabei um jene Buchungen, die unüblicherweise direkt auf Umsatzsteuerkonten durchgeführt wurden. Für pauschalierte Buchungen ist diese Funktion natürlich nicht möglich, da keine Steuerbeträge auf die Steuerkonten verbucht werden Ust-Kennzahlen für U30 und Finanz-Online Im Menüpunkt Stammdaten - Konten Register Anmerkung können die Ust-Kennziffern 027 und 028 für die betroffenen Umsätze eingestellt werden. In der Kennziffer 027 sind Vorsteuerbeträge betreffend Anschaffungs- bzw. Herstellkosten von Kraftfahrzeugen sowie aus deren laufenden Aufwendungen (Instandhaltung, Treibstoff, ect.) gesondert anzugeben. In der Kennziffer 028 sind Vorsteuern betreffend Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten von Gebäuden einschließlich diesbezüglich geleisteter Anzahlungen und in Bau befindlicher Gebäude zusätzlich einzutragen. AGRIS GmbH Seite: 44

45 Dies gilt auch für diesbezüglich anfallende Vorsteuern aus innergemeinschaftlichen Erwerben. Das U30-Formular und die Finanz-Online Schnittstelle wurden dahingehend erweitert Formular U30 Querformat (Jahr 2013) Das Formular U30 (Umsatzsteuervoranmeldung) wurde zur Gänze an das neue vierseitige Formular in Querformat angepasst und steht ab dem Jahr 2013 für den UVA Ausdruck zur Verfügung. Das bisherige U30 Formular bleibt für die vorangegangenen Jahre erhalten Auswertung Umsatzsteuer Belegliste Menüpunkt Auswertung Umsatzsteuer Belegliste. Hier wurde das Kontrollkästchen Kontobezeichnung integriert. Wird das Kästchen angehakt und die Vorschau erstellt, ist im Feld Bezeichnung die Bezeichnung des Kontos lt. Kontenplan und der Buchungstext ersichtlich. Wird das Kästchen NICHT angehakt und die Vorschau erstellt, ist im Feld Bezeichnung NUR der Buchungstext angeführt. AGRIS GmbH Seite: 45

46 Zusammenfassende Meldung Die zusammenfassende Meldung über innergemeinschaftliche Warenlieferungen befindet sich im Menüpunkt Auswertung Umsatzsteuer. Diese Meldung ist für Betriebe vorgeschrieben, die umsatzsteuerfrei unter Angabe der UID-Nummer an Kunden im übrigen Gemeinschaftsgebiet der EU Warenlieferungen durchführen. Das Programm erstellt aus den Ausgangsrechnungen, die an Kunden mit einer nicht-österreichischen UID-Nummer ausgestellt sind für den ausgewählten Zeitraum eine Liste mit der Summe der Bemessungsgrundlage pro Kunde. Diese Liste kann am Bildschirm erstellt, gedruckt, exportiert oder direkt in Excel übernommen werden. Auf die Integration des Formulars zum Ausdrucken wurde verzichtet: Dieses Formular sollte über die FinanzOnline Schnittstelle eingereicht werden, da bei Abgabe in Papierform der Abgabetermin um ein halbes Monat vorverlegt ist Ust Voranmeldung f. Kostenstellen Verwenden Sie in Ihrem Betrieb unterschiedliche steuerliche Einstufungen bei Ihren Kostenstellen / Betriebszweigen so markieren im Register Voranmeldung das gewünschte Monat oder die relevanten Monate und im Abschnitt Kostenstellen die betreffende Kostenstelle und erstellen im Anschluss das Formular U30 oder die xml-datei für FinanzOnline Schnittstelle Schnittstelle Finanz-Online / Ust-Formular 2013 usw. Die Formulare U30 (Umsatzsteuervoranmeldung) und U31 (Rückzahlung) sowie die Schnittstelle zu Finanz-Online wurden den Bedürfnissen angepasst. AGRIS GmbH Seite: 46

47 Wichtig ist, dass bei den Betriebsdaten auch die entsprechenden Informationen IBAN und BIC ausgefüllt werden. Im Menüpunkt Auswertung Umsatzsteuer können für die Übermittlung der Umsatzsteuerformulare über die FinanzOnline Schnittstelle mit der Buchhaltung nun die entsprechenden Dateien im vorgegebenen XML-Format erstellt werden. Dies geschieht über die Schaltflächen <U30.xml> für die Umsatzsteuervoranmeldung, <U31.xml> für die Beilage zur Umsatzsteuervoranmeldung und <U13.xml> für die Zusammenfassende Meldung. Um die entsprechenden Dateien zu erstellen wählen Sie den Zeitraum aus und klicken auf die jeweilige Schaltfläche. Das Programm erstellt im Ordner der Buchhaltung die entsprechenden Dateien, aus dem Dateinamen geht hervor, um welches Formular und um welchen Zeitraum es sich handelt. Für die Umsatzsteuervoranmeldung des Monats Jänner 2014 heißt die Datei zum Beispiel: U30_ XML. Zum Übermitteln der Datei starten Sie Ihren FinanzOnline-Zugang und wählen im Bereich Eingaben Übermittlung Formular auswählen die entsprechende XML.Datei aus dem Ordner Ihrer Buchhaltung aus. Hinweis: Um diese Funktionen nutzen zu können, müssen Sie bei der Installation des Programmes die Zusatzoption FinanzOnline-Schnittstelle markiert haben. Falls dies nicht der Fall ist können Sie die Installation jederzeit wiederholen. AGRIS GmbH Seite: 47

48 12.13 Formular U30 f. BF Jahr 2014 Das Formular U30 (Umsatzsteuervoranmeldung) wurde nach den Vorgaben angepasst. Es wird im Buchhaltungsjahr 2014 automatisch verwendet. Falls Sie eine Berichtigung zur Umsatzsteuervoranmeldung erstellen müssen, verwenden Sie das neue Kontrollfeld Berichtigung AGRIS GmbH Seite: 48

49 13 Formular U30 f. BF Jahr 2015 Das Formular U30 (Umsatzsteuervoranmeldung) wurde nach den Vorgaben angepasst. Es wird im Buchhaltungsjahr 2015 automatisch verwendet. AGRIS GmbH Seite: 49

50 14 Gewinn auswerten 14.1 Gewinn und Verlust-Rechnung (GuV) Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt die betrieblichen Erträge und die betrieblichen Aufwände gegenüber und berechnet die Einkünfte aus Landund Forstwirtschaft bzw. die Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Diese Auswertung kann auch für eine einzelne oder mehrere Kostenstellen erstellt werden, das Ergebnis ist dann jener Teil der Einkünfte, den die einzelnen Kostenstellen zum gesamten Einkommen beitragen. Die Zusatzeinstellungen beschränken sich auf die Auswertung pro Vergleichseinheit und ev. auf die Währung. Die Zusatzeinstellungen RLG-Auswertung, Gruppenunterteilung, Durchschnittsspalte, Summenspalte und Grafik werden durch Auswahl des entsprechenden Formulars umgesetzt Formularauswahl Im unteren Bereich ist die Auswahl des gewünschten Formulars möglich. Die einfache Liste ist als Standardformular jeweils voreingestellt. Das Programm merkt sich allerdings das zuletzt verwendete Formular. Dies ist vor allem bei der Verwendung eigener Formulare sinnvoll. Das voreingestellte Standardformular entspricht der bekannten Darstellung der älteren Versionen. Die Namen der anderen Formulare erklären sich normalerweise selbst. Für den Bereich der Gewinn- und Verlustrechnung sind folgende Formulare verfügbar: Auswertung_Gewinn_Liste Einfaches Formular mit Spalten für Beträge und Prozentanteile für ein oder zwei Buchführungsjahre. Werden zwei Jahre ausgewertet, ist eine Durchschnittspalte samt Prozentanteilen zusätzlich sichtbar. Auswertung_Gewinn_Liste_Kontengruppen Formular mit Spalten für Beträge und Prozentanteile innerhalb der Kontengruppe für ein oder zwei Buchführungsjahre. Die Darstellung erfolgt gruppiert nach Kontengruppen. Werden zwei Jahre ausgewertet, ist eine Durchschnittspalte samt Prozentanteilen zusätzlich sichtbar. Auswertung_Gewinn_Liste_Querformat Liste wie oben für bis zu 4 Buchführungsjahre. Auswertung_Gewinn_Liste_Kontengruppen_Querformat ewinn_liste_kontengruppen_querformat AGRIS GmbH Seite: 50

51 Liste wie oben für bis zu 4 Buchführungsjahre. Auswertung_Gewinn_Liste_Rechnungslegungsgesetz Formular mit Gruppierung nach RLG-Zuordnung für ein Buchführungsjahr. Auswertung_Gewinn_Grafik Formular mit jeweils einer Grafik für die kontenweise Darstellung der Erträge und Aufwände für ein bis zehn Buchführungsjahre. Auswertung_Gewinn_Grafik_Monatsauswertung Formular mit jeweils einer Grafik für die kontenweise Darstellung der monatlichen Ertragssummen und Aufwandssummen für ein bis zehn Buchführungsjahre. Für die anderen Bereiche der Gewinnauswertung sind die Formulare ebenfalls nach dem gleichen Schema verfügbar Bildschirmdarstellung der Auswertungen Mit der Schaltfläche <Vorschau> wird die Berechnung gestartet und die Auswertung mit dem ausgewählten Formular am Bildschirm dargestellt. Die Auswertungen werden im rechten Bereich des Fensters dargestellt. Mit den Funktionen in der Symbolleiste kann die Darstellung verändert bzw. gezoomt werden. Außerdem finden Sie Funktionen zum Drucken, Speichern und versenden per in der Leiste. Im linken Bereich des Vorschaufensters werden die Auswertungsseiten in einer kleinen Übersicht dargestellt. Mit einem Klick auf eine Seite wird die ausgewählte Seite rechts groß dargestellt Mehrfachschaltfläche Vorschau AGRIS GmbH Seite: 51

52 Die Schaltfläche <Vorschau> kann nicht nur für die Anzeige einer Bildschirmvorschau verwendet werden. Durch Anklicken des Auswahlpfeiles rechts von der Schaltfläche werden die weiteren Funktionen sichtbar und können angeklickt werden. Gleichzeitig stellt sich die Bezeichnung der Mehrfachschaltfläche auf die zuletzt ausgewählte Funktion um. Erst beim neuerlichen Öffnen des Fensters wird wieder auf die Standardfunktion Vorschau gewechselt. Drucken Mit dieser Funktion wird die Auswertung mit dem ausgewählten Formular ohne weitere Abfrage direkt auf dem eingestellten Standarddrucker ausgedruckt. Designer Mit dieser Funktion wird das ausgewählte Formular mit dem Formulardesigner zur Bearbeitung geöffnet. Auswahl Mit dieser Funktion erscheint ein zusätzliches Fenster zur Auswahl der Ausgabeform und für die Einstellung spezieller Details für die Ausgabe. Excel Mit dieser Funktion wird die gewählte Auswertung direkt im Format Microsoft Excel dargestellt, sofern dieses installiert ist. Pdf Mit dieser Funktion wird die gewählte Auswertung direkt als Pdf in Ihrem eingerichteten Standardprogramm für die Anzeige von PDF-Dateien angezeigt (normalerweise Acrobat Reader) Formulardesigner Ab der Version 2008 der Buchhaltung wird ohne Zusatzkosten der Formulardesigner List&Label der Fa. Combit mitgeliefert. Sie können damit auch die neuen Formulare für die Gewinnauswertung selbst gestalten. Um ein gespeichertes Formular zu verändern wählen Sie zuerst in der Auswahl das gewünschte Formular aus und klicken Sie anschließend auf die Auswahlfunktion der Schaltfläche <Vorschau> und wählen aus der Liste den Eintrag Designer. Der mitgelieferte Formulardesigner öffnet sich und zeigt im linken Bereich die im Formular verwendeten Objekte (das sind die grün hinterlegten Bereiche in der Vorschau) und den dazugehörigen Eigenschaftendialog, im mittleren Bereich eine Layoutvorschau des Formulars und im rechten Bereich eine Liste der zur Verfügung stehenden Variablen. Sie können hier jedes Detail des Formulars ändern und Ihren Wünschen anpassen. Bevor Sie eine Änderung vornehmen speichern Sie am besten gleich das Formular unter einem eigenen Namen. Damit wird das Originalformular nicht verändert und Sie verhindern damit auch, dass beim nächsten Update Ihre Änderungen wieder mit dem Originalformular überschrieben werden. AGRIS GmbH Seite: 52

53 Die Formulare werden normalerweise im Ordner C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Reporte gespeichert. Dorthin müssen auch die eigenen Formulare gespeichert werden damit sie verwendet werden können. Falls Sie den Speicherort der Formulare ändern müssen, können Sie dies im Menüpunkt Eingabe Betrieb im Register Auswertung tun Beispiel: Erstellen eines Formulars mit 3D-Grafikauswertung Starten Sie den Menüpunkt Auswertung Gewinnermittlung und wählen Sie im Register Gewinnund Verlustrechnung das Formular Auswertung_Gewinn_Grafik aus. Verwenden Sie die Auswahlfunktion der Vorschauschaltfläche und klicken Sie auf den Eintrag Designer. Im Designer werden im Bereich links oben die Objekte der Auswertung angezeigt. Klicken Sie darunter auf den Register Berichtstruktur, damit der Berichtscontainer des Formulars angezeigt wird. Klicken Sie mit der Maus doppelt aus den ersten Eintrag Ertrag, das Eigenschaftenfenster der Ertragsgrafik wird geöffnet. In der Liste rechts oben kann der Typ der Grafik ausgewählt werden. Klicken Sie hier auf gruppiert (3D) und speichern Sie die Auswahl mit der Schaltfläche <Ok>. Wiederholen Sie den Vorgang mit dem Eintrag Aufwand Wählen Sie den Menüpunkt Datei Speichern Als, tragen Sie als Dateinamen für Ihre neue Auswertung z.b.: Auswertung_Gewinn_Grafik3D ein und klicken Sie auf die Schaltfläche <Speichern>. Achten Sie darauf, dass die ersten beiden Teile des Namens (hier: AGRIS GmbH Seite: 53

54 Auswertung_Gewinn) unbedingt gleich bleiben müssen damit das Programm das Formular der richtigen Auswertung zuordnet. Beenden Sie den Designer und schließen Sie das Auswertungsfenster. Öffnen Sie das Auswertungsfenster erneut, wählen Sie aus der Formularliste Ihr neues Formular und sehen Sie sich das Ergebnis am Bildschirm an Betriebszweigauswertung Hier können Sie eine Betriebszweigauswertung für einen bestimmten Zeitraum erstellen Außerbetriebliches Einkommen Die Auswertung des Außerbetrieblichen Erwerbseinkommens summiert die Salden aller Konten, die als außerbetriebliches Einkommen eingestuft sind. Hier können Sie die Auswertung für ein Jahr, alle Monate, für ausgewählte Monate, für alle Kostenstellen oder ausgewählte Kostenstellen erstellen lassen. Es stehen zwei Grafik und diverse Listenformulare für diese Auswertung zur Verfügung Sozialeinkommen Die Auswertung des Sozialeinkommens summiert die Salden aller Konten, die als Sozialeinkommen eingestuft sind. Hier können Sie die Auswertung für ein Jahr, alle Monate, für ausgewählte Monate, für alle Kostenstellen oder ausgewählte Kostenstellen erstellen lassen Privatverbrauch Diese Auswertung berechnet den Privatverbrauch aus den privaten Einnahmen (sofern vorhanden), den Ausgaben für die Lebenshaltung und den Ausgaben für die private Vermögensbildung. Es stehen zwei Grafik und diverse Listenformulare für diese Auswertung zur Verfügung Budgetauswertung Mit der Budgetauswertung können Sie die bei den Ertrags- und Aufwandskonten eingetragenen Budgetwerte mit den tatsächlichen Aufwänden und Erträgen im Buchführungsjahr gegenüberstellen und prozentuell die Budgeterfüllung auswerten. 15 Bilanz erstellen Die Bilanz im finanziellen Rechnungswesen ist eine Aufstellung / Gegenüberstellung von Herkunft und Verwendung des Kapitals eines Unternehmens und gliedert sich in Aktiva (Soll Seite) und Passiva (Haben Seite). AGRIS GmbH Seite: 54

55 15.1 Eröffnungsbilanz Mit dieser Auswertung wird die betriebswirtschaftliche oder die steuerliche Bilanz zum Jahresbeginn erstellt. Jahre: Liste der Jahre Wählen Sie das Jahr oder mehrere (durch das Halten der Shift-Taste) Jahre aus, die in der Vorschau Eröffnungsbilanz angezeigt werden sollen. Alle: Schaltfläche Durch betätigen der Schaltfläche <Alle> werden alle Jahre markiert und in der Vorschau Eröffnungsbilanz angezeigt. Zusatzeinstellungen Zusatzeinstellungen: Kontrollfelder Gruppenunterteilung: Es werden die Konten in Kontengruppen unterteilt. Werte pro Vergleichseinheit: Es werden sämtliche Werte auf die Vergleichseinheit bezogen. Erfolgt eine Auswertung für eine Kostenstelle, dann bezieht sich die Vergleichseinheit speziell auf die der Kostenstelle, sonst auf die gesamtbetriebliche Vergleichseinheit. Durchschnittsspalte: Bei Auswertungen von mehreren Jahren wird der Durchschnitt berechnet. Summenspalte: Es wird die Summe mehrerer Jahre berechnet. Kunden verdichten: Eine Mehrfachbuchung eines Kunden wird zu einer Belegzeile zusammengezogen Lieferanten verdichten: Eine Mehrfachbuchung eines Lieferanten wird zu einer Belegzeile zusammengezogen Währung: Optionsfeld Konten-Bilanz: Optionsfeld 15.2 Zwischen- und Schlussbilanz RLG-Bilanz: Optionsfeld Mit dieser Auswertung kann eine Bilanz zu einem bestimmten Stichtag erstellt werden. Jahre: Liste der Jahre Wählen Sie das Jahr oder mehrere (durch das Halten der Shift-Taste) Jahre aus, die in der Vorschau Zwischen- und Schlussbilanz angezeigt werden sollen. Alle: Schaltfläche Durch betätigen der Schaltfläche <Alle> werden alle Jahre markiert und in der Vorschau Zwischenund Schlussbilanz angezeigt. Bilanz per: Eingabefeld mit Kalenderfunktion Wählen Sie hier das Datum, mit dem Sie eine Zwischen- oder Schlussbilanz erstellen wollen. Zusatzeinstellungen: Optionsfelder und Kontrollfelder Gruppenunterteilung: Es werden die Konten in Kontengruppen unterteilt. Werte pro Vergleichseinheit: Es werden sämtliche Werte auf die Vergleichseinheit bezogen. Erfolgt eine Auswertung für eine Kostenstelle, dann bezieht sich die Vergleichseinheit speziell auf die der Kostenstelle, sonst auf die gesamtbetriebliche Vergleichseinheit. AGRIS GmbH Seite: 55

56 Durchschnittsspalte: Bei Auswertungen von mehreren Jahren wird der Durchschnitt berechnet. Summenspalte: Es wird die Summe mehrerer Jahre berechnet. Kunden verdichten: Eine Mehrfachbuchung eines Kunden wird zu einer Belegzeile zusammengezogen Lieferanten verdichten: Eine Mehrfachbuchung eines Lieferanten wird zu einer Belegzeile zusammengezogen Währung: Optionsfeld 15.3 Bilanzvergleich Konten-Bilanz: Optionsfeld RLG-Bilanz: Optionsfeld Diese Auswertung stellt die wichtigsten Positionen der Bilanz im Laufe der Zeit gegenüber. 16 Kennzahlen auswerten 16.1 Eigenkapitalentwicklung Diese Auswertung summiert die Einkünfte aus der Land- und Forstwirtschaft, das Außerbetriebliche Erwerbseinkommen und das Sozialeinkommen auf und berechnet das Gesamteinkommen. Nach Abzug des Privatverbrauchs ergibt sich die Eigenkapitalbildung. Sie berechnet auch die Verzinsung des Eigenkapitals, also jene Zahl, die dem Betriebsleiter sagt, ob er reicher oder ärmer geworden ist Kennzahlen Die Auswertung berechnet spezielle betriebswirtschaftliche Kennzahlen zum Kapital und zum Gewinn. In der Kennzahlenauswertung konnte bisher nur nach der reduzierten landwirtschaftlichen Nutzfläche ausgewertet werden. Ab der Version 2013 kann zusätzlich auch nach der Forstfläche oder nach der gesamten Kulturfläche ausgewertet werden. Im Menüpunkt Eingabe Betrieb im Register Weitere Einstellungen kann die Forstfläche in ha erfasst werden. AGRIS GmbH Seite: 56

57 Reduzierte landw. genutzte Fläche in ha; diese wird für die Berechnung der Kennzahlen pro ha verwendet. Zinsanspruch in Prozent; für die Berechnung des Zinsanspruches des eingesetzten Kapitals Anzahl der am Betrieb beschäftigten, nicht entlohnten Arbeitskräfte; für die Berechnung der Kennzahlen pro Arbeitskraft Forstfläche in ha; diese wird für die Berechnung der Kennzahlen pro ha Forstfläche verwendet. Bruttolohn pro Monat; für die Berechnung des Lohnanspruches der nicht entlohnten Arbeitskräfte. Die mitgelieferten Werte entsprechen ca. dem Kollektivvertragslohn + anteilige Sonderzahlungen + Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung für die entsprechende Tätigkeit. Betriebsleiterzuschlag je 100 Euro DB; Für die Tätigkeit des Betriebsleiters wird zum Lohnanspruch pro Euro Deckungsbeitrag ein kalkulatorischer Wert addiert. gezeigte Tabelle ist ein Ausschnitt davon. Bei der Gegenüberstellung mehrerer Jahre gibt ein farbiger Pfeil an, ob die Kennzahl sich positiv oder negativ entwickelt. Für eine Interpretation der Entwicklung des Betriebes sind mindestens zwei, besser drei Jahre und die Durchschnittsspalte erforderlich. Die Auswertung besteht aus zwei Seiten, die hier Die Darstellung erfolgt in gewohnter Form. Neu sind die farbigen Pfeile, die eine schnelle Einschätzung der Entwicklung einzelner vergleichbarer Kennzahlen, bzw. ein schnelles Erkennen der Stärken und Schwächen des Betriebes erlauben. Ein grüner Pfeil bedeutet eine Verbesserung um mehr als 5 Prozent in die entsprechende Richtung, ein roter Pfeil bedeutet eine Verschlechterung um mehr als 5 Prozent in die entsprechende Richtung. Die Kennzahlen mit den orangen Pfeilen bewegen sich innerhalb des Bereiches +/- 5 Prozent. Der hier in der Kennzahlenauswertung verwendete Lohnanspruch ist eine kalkulatorische Zahl für die Beurteilung der Rentabilität des Betriebes, ohne Berücksichtigung von Nebeneinkommen und Privatverbrauch. Für die tatsächliche Eigenkapitalsbildung müssen die konkreten Zahlen, wie sie in der Eigenkapitalauswertung zur Verfügung stehen herangezogen werden. AGRIS GmbH Seite: 57

58 Im Menüpunkt Auswertung Kennzahlen im Register Kennzahlen wird eingestellt, welche Fläche für die Darstellung der Kennzahlen pro Hektar verwendet werden soll. In der Auswertung werden im oberen Bereich die Flächenangaben RLN, Forstfläche und Gesamtfläche angezeigt. Die ausgewiesenen Kennzahlen pro Hektar werden jeweils für die gewählte Fläche dargestellt Arbeitsstundenauswertung Bei den allgemeinen Betriebsdaten können im Register Lohnansatz neben der Anzahl der Arbeitskräfte auch die geleisteten Arbeitsstunden eingetragen werden. AGRIS GmbH Seite: 58

59 Damit wird in der Kennzahlenauswertung auch der Arbeitsverdienst pro nicht entlohnte Arbeitsstunde berechnet Kurzbeschreibung der Berechnung der Kennzahlen Reduzierte landw. genutzte Fläche; Eingabe bei den allgemeinen Betriebsdaten im Register Weitere Einstellungen Nicht entlohnte Arbeitskräfte; Eingabe bei den allgemeinen Betriebsdaten im Register Lohnansatz Ertrag; Summe der verbuchten Beträge auf allen Ertragskonten Ertrag aus der Produktion; Summe der verbuchten Beträge auf Konten der Kontoart Ertrag Ertrag öffentliche Gelder; Summe der verbuchten Beträge auf Konten der Kontoart Zuschüsse Aufwand; Summe der verbuchten Beträge auf allen Aufwandskonten Aufwandsrate; Aufwand/Ertrag*100 Variabler Aufwand; Summe der verbuchten Beträge auf Konten der Kontoart Variabler Aufwand Fixer Aufwand (ohne AfA); Summe der verbuchten Beträge auf Konten der Kontoart Fixer Aufwand Abschreibung; Summe der verbuchten Beträge auf Konten der Kontoart Abschreibung Fixer Aufwand (gesamt); Summe der verbuchten Beträge auf Konten der Kontoarten Fixer Aufwand und Abschreibung Gesamtdeckungsbeitrag; Ertrag Variabler Aufwand Deckungsbeitrag aus der Produktion; Ertrag aus der Produktion Variabler Aufwand (Deckungsbeitrag ohne Öffentliche Gelder) AGRIS GmbH Seite: 59

60 Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft; Ertrag Aufwand Cash-Flow; Einkünfte + Abschreibung Eigenkapitalbildung; Eigenkapital am Jahresende Eigenkapital am Jahresbeginn Durchschnittliches Eigenkapital; (Eigenkapital Jahresbeginn + Eigenkapital Jahresende) / 2 Durchschnittliche Eigenkapitalquote; Durchschnittliches Eigenkapital / (Durchschnittliches Gesamtkapital) * 100 Durchschnittliches Fremdkapital; (Fremdkapital Jahresbeginn + Fremdkapital Jahresende) / 2 Durchschnittlicher Verschuldungsgrad; Durchschnittliches Fremdkapital / (Durchschnittliches Gesamtkapital) * 100 Kalkulatorischer Zinsansatz des Eigenkapitals; Durchschnittliches Eigenkapital * Eingetragener Prozentsatz aus den Betriebsdaten im Register Weitere Einstellungen Kalkulatorischer Lohnansatz der nak; Summe der Lohnansätze der nicht entlohnten Arbeitskräfte + Betriebsleiterzuschlag lt. Eingaben bei den Betriebsdaten im Register Lohnansatz Solleinkommen; Zinsansatz + Lohnansatz; Das Solleinkommen ist jenes Einkommen, dass erwirtschaftet werden muss, um sowohl den Zinsanspruch für das eingesetzte Kapital als auch den Lohnanspruch für alle beteiligten, nicht entlohnten Arbeitskräfte abzudecken Geldflussrechnung Diese Auswertung berechnet die Herkunft und die Verwendung des Geldes. Die Geldflussrechnung ist jene Auswertung, in der die tatsächlichen Geldflüsse im Betrieb nachvollzogen werden können. In der Geldflussrechnung spielen nur jene Buchungen eine Rolle, die auch tatsächlich einen Geldfluss dar stellen. Alle unbaren bzw. kalkulatorischen Buchungen wie Abschreibung, Naturalverbrauch, Mehrwert/Minderwert werden in der Geldflussrechnung nicht berücksichtigt. In dieser Auswertung kann am besten nachvollzogen werden, wo das im Umsatzbereich eingenommenen Geld verblieben ist oder wieder ausgegeben wurde; entweder in Anlagen investiert, oder im Privatbereich ausgegeben, oder auf Guthabenkonten angelegt bzw. Rückzahlung von Verbindlichkeiten Saldenliste Im Menüpunkt Auswertung Kennzahlen Register Saldenliste können Auswertungen für beliebige Bereiche von Konten Summen- und Saldenlisten erstellt werden. Die Saldenliste kann mit der Funktion <Gruppenunterteilung> nach Kontengruppen gruppiert und mit Zwischensummen ausgewertet werden. 17 Vorbereitungen zum Jahresabschluss In diesem Abschnitt werden der Jahresabschluss mit seinen Vorbereitungen und der Jahreswechsel im System der doppelten Buchhaltung beschrieben. Dazu sind verschiedene Arbeitsschritte notwendig, die auch in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen. AGRIS GmbH Seite: 60

61 Die Verbuchung der laufenden Geschäftsfälle ist höchstwahrscheinlich mit dem 31. Dezember noch nicht abgeschlossen. Erfahrungsgemäß sollte ca. bis Ende Jänner des Folgejahres zugewartet werden, bevor mit dem Jahresabschluss begonnen wird. Unabhängig davon kann das nächste Buchführungsjahr aber bereits gestartet werden, doch dazu später mehr. Wenn dann alle laufenden Belege des Buchführungsjahres verbucht sind geht der Abschluss des Buchführungsjahres, und die Eröffnung des neuen Buchführungsjahres folgendermaßen vor sich Kontrolle der Kontostände Sofern Sie nicht laufend Ihre Kontostände mit kontrollieren sollten Sie zumindest am Jahresende die Kontostände der Kassa-, Bank-, Kunden- und Lieferantenkonten lt. Ihrer Buchhaltung mit den Salden der letzten Kontoauszüge bzw. den Bargeldbeständen vergleichen. Eventuelle Differenzen müssen gefunden und berichtigt werden Aktualisieren der Anlagenkartei Im Anlagenbereich sind durch Zugänge und Abgänge im Laufe des Buchführungsjahres einige Arbeitsschritte erforderlich. Diese können sofort beim Zugang oder Abgang der Anlage durchgeführt werden oder spätestens jetzt, vor Beginn des Jahresabschlusses Zugänge von Anlagen Wenn Sie im Laufe des Buchführungsjahres neue Anlagen gekauft bzw. in Betrieb genommen haben, und diese noch nicht in der Anlagenkartei erfasst haben, dann müssen Sie dies jetzt erledigen, damit die neue Anlage in der automatischen Abschreibungsverbuchung berücksichtigt wird. Geben Sie die Anlage einfach mit den vorhandenen Daten in die Anlagenkartei ein, sofern dies noch nicht geschehen ist, um die Berechnung der Abschreibung zu gewährleisten. Haben Sie im Buchführungsjahr eine Anlage errichtet und bereits in Betrieb genommen, und die laufenden Aufwendungen auf das Konto In Bau befindliche Anlagen verbucht, dann müssen Sie den Saldo dieses Kontos jetzt auf das entsprechende Anlagenkonto umbuchen. Diese Buchung kann zum Beispiel folgendermaßen aussehen: 0210 Gebäude und bauliche Anlagen / 0710 Anlagen in Bau Ist die Anlage noch nicht fertiggestellt bzw. noch nicht in Betrieb, dann wird das Konto für die in Bau befindliche Anlage über die Bilanz in das nächste Jahr übertragen Instandhaltung und Erweiterung von Anlagen Bestehende Anlagen müssen mitunter umgebaut, erweitert, renoviert, repariert bzw. gewartet werden. In einer steuerlichen Buchhaltung gelten Aufwendungen für Instandhaltung (kleinere Reparaturen, Wartung, Service...) und Instandsetzung (größere Reparaturen) als Erhaltungsaufwand, der für die Erhaltung der Betriebsfähigkeit der Anlage getätigt wird. Diese Aufwände für die Instandhaltung und Instandsetzung können im Jahr der Aufwendung voll als Aufwand verbucht werden. Aufwände für den Umbau und die Erweiterung von Anlagen gelten hingegen als Herstellungsaufwand und müssen normalerweise auf die Restnutzungsdauer der Anlage verteilt abgeschrieben werden. In besonderen Fällen wird durch einen Umbau oder eine Erweiterung auch die Restnutzungsdauer einer Anlage verlängert. AGRIS GmbH Seite: 61

62 Für die betriebswirtschaftliche Buchhaltung können eventuell auch größere Reparaturen, die den Wert der Anlage stark erhöhen in das Anlagevermögen aufgenommen werden. Wird eine Reparatur oder eine Erweiterung einer Anlage in die Anlagenkartei eingetragen, dann wird eine neue, zusätzliche Anlage erstellt. Die Kosten der Reparatur oder Erweiterung werden als Anschaffungswert verwendet, als Nutzungsdauer wird die Restnutzungsdauer der zugrundeliegenden Anlage eingetragen. Es besteht auch die Möglichkeit, die zu Grunde liegende Anlage in der Anlagenkartei ausscheiden zu lassen, und eine neue Anlage anzulegen. Als Anschaffungswert wird dann der Restbuchwert der zugrundeliegenden Anlage aus dem Ende des vorigen Buchführungsjahres samt den Kosten der Reparatur bzw. Erweiterung verwendet. Die neuerliche Nutzungsdauer kann in diesem Fall frei gewählt werden Abgänge von Anlagen Anlagen können entweder gegen Entgelt (Verkauf, in Zahlung gegeben, Schadensfall mit Versicherungsleistung) oder unentgeltlich (Schadensfall ohne Versicherungsleistung) aus dem Betrieb ausscheiden. Für Anlagen, die im laufenden Buchführungsjahr ausscheiden, muss in der Anlagenkartei das Abgangsdatum gesetzt werden, sofern dies nicht gleich bei der Verbuchung des Anlagenabganges als Geschäftsfall geschehen ist. Bereits vollständig abgeschriebene Anlagen, die sich noch im Betrieb befinden können ohne weiteres in der Anlagenkartei verbleiben, da diese von der Abschreibungsverbuchung nicht mehr erfasst werden. Ist die Anlage gegen Entgelt ausgeschieden, dann wurde der Geschäftsfall spätestens beim Zahlungseingang ja verbucht. Kontrollieren Sie bei einem Maschinentausch, ob der Aufpreis oder Neupreis einer Maschine verbucht wurde. Bei der Verbuchung des Aufpreises wird die Neumaschine nicht mit dem vollen Anschaffungswert in die Buchhaltung aufgenommen und das Altgerät verbleibt im Betrieb Vereinfachte Verbuchung In der betriebswirtschaftlichen Buchhaltung wird zum Zeitpunkt des Ausscheidens der Anlage oft nur der Buchwert am Anlagenkonto ausgebucht und die eventuelle Differenz zwischen Buchwert und Verkaufspreis als Aufwand oder Ertrag verbucht. z.b.: Verkauf über dem Buchwert 2800 Girokonto / 0400 Maschinen und Geräte oder z.b.: Verkauf unter dem Buchwert / 4600 Erlöse aus Anlagenabgang 2800 Girokonto / 0400 Maschinen und Geräte 7830 Verluste aus Anlagenabgang Ordnungsgemäße Verbuchung In der Steuerlichen Buchhaltung stellen Anlagenverkäufe Hilfsgeschäfte dar, die folgendermaßen verbucht werden: Zum Zeitpunkt des Verkaufs wird der Verkaufserlös verbucht z.b.: AGRIS GmbH Seite: 62

63 2700 Kassa / 4600 Erlöse aus Anlagenabgang Am Jahresende wird die Abschreibung bis zum Zeitpunkt des Verkaufes verbucht (bei Abgang im ersten Halbjahr ein halber Jahresbetrag, bei Abgang im zweiten Halbjahr ein voller Jahresbetrag): 7010 Abschreibung / 0400 Maschinen und Geräte Im nächsten Schritt wird der verbleibende Buchwert zum Zeitpunkt des Ausscheidens der Anlage ausgebucht z.b.: 7820 Buchwert abgegangener Anlagen / 0400 Maschinen und Geräte Als letzter Schritt wird der Saldo zwischen dem Verkaufserlös (am Konto 4600) und dem Buchwert (am Konto 7820) ermittelt und umgebucht. Ist der Erlös größer als der Buchwert werden beide auf das Ertragskonto 4630 Gewinne aus Anlagenabgang umgebucht Gewinne aus Anlagenabgang / 7820 Buchwert abgegangener Anlagen 4600 Erlöse aus Anlagenabgang / 4630 Gewinne aus Anlagenabgang Ist der Erlös kleiner als der Buchwert werden beide auf das Aufwandskonto 7830 Verluste aus Anlagenabgang umgebucht Verluste aus Anlagenabgang / 7820 Buchwert abgegangener Anlagen 4600 Erlöse aus Anlagenabgang / 7830 Verluste aus Anlagenabgang Wird eine alte Anlage für die Anschaffung einer neuen Anlage in Zahlung gegeben, dann muss trotzdem der gesamte Wert der neuen Anlage festgestellt und in die Anlagenkartei eingetragen werden. Die Verbuchung wird dann am besten in einen Kauf und einen Verkauf aufgeteilt und wie oben verbucht Verkauf Alt-Traktor Kauf Neu-Traktor Befolgen Sie die Vorgangsweise laut Punkt für die Erfassung der relevanten Daten in der Anlagenkartei. Die Buchung erfolgt folgender Maßen: 0400 Traktorankauf neu (voller Neupreis) / 2800 Bank (voller Neupreis) 2800 Alt-Traktorverkauf (Erlös) / 4600 Erlöse aus Anlagenverkauf Alt-Traktor (Erlös) 17.4 Verbuchen der Abschreibung In der AGRIS-Buchhaltung können Sie entweder über die Aufgabenleiste oder über die Mehrfachschaltfläche <Abschreibung> im Buchungsjournal die automatische Verbuchung der Abschreibung starten. Die Abschreibungsbeträge werden für alle im Betrieb befindlichen Anlagen berechnet und anhand der in der Anlagenkartei eingetragenen Werte auf die entsprechenden Konten und Kostenstellen im Journal verbucht. Im Menüpunkten Auswertung Vermögen können Sie eine Liste der zu verbuchenden Anlagen und Abschreibungsbeträge erstellen und als Beleg verwenden. Im Menüpunkt Auswertung Buchungen können Sie die Abschreibungsbuchungen im Journal auswerten, indem Sie nur die Abschreibungsbuchungen markieren. AGRIS GmbH Seite: 63

64 Die Abschreibung wird im Soll auf das Abschreibungskonto (meist 0710) verbucht und im Haben auf das jeweilige Anlagenkonto (Maschinen, Gebäude...). Sie können die Buchungen im Journal mit der Schaltfläche <Ändern> anzeigen und die Buchungen nachvollziehen Durchführen der Inventur im Betrieb Dieser Arbeitsschritt ist der einzige, der womöglich genau zum Jahreswechsel erfolgen sollte. Bei der Inventur geht es nämlich um die mengen- und wertmäßige Erfassung der Warenbestände (Selbsterzeugte Vorräte und Zugekaufte Vorräte) sowie der Tierbestände. Die Eingabe der Endbestände der Inventur erfolgt in derselben Eingabemaske, in der sich bereits die Anfangsbestände befinden. Sie können im Menüpunkt Auswertung Vermögen die Vorräte und Viehbestände ausdrucken und diese Liste als Hilfestellung zur Durchführung der Inventur verwenden. Nicht neu erfasst werden die Anlagen, die bereits zum Jahresanfang in das Programm eingegeben wurden und die automatisch von einem Buchführungsjahr in das nächste übertragen werden. Zum Zweck des Jahresabschlusses brauchen auch die Geldbestände (Guthaben und Schulden bzw. Aktive und Passive Geldbestände) nicht erfasst zu werden, da diese in der Buchführung ohnehin laufend mitgerechnet werden Eingabe der Inventur in das Programm Die zum Jahresende erstellte Inventur wird mit dem Menüpunkt Eingabe Umlaufvermögen eingegeben. In den Eingabemasken befinden sich die Eingabefelder für den Bestand zum Jahresende. In diese Eingabefelder werden die laut Inventur vorhandenen Vorräte und Viehbestände und deren Wert eingetragen Verbuchen der Mehr und Minderwerte In der AGRIS-Buchhaltung können Sie entweder über die Aufgabenleiste oder über die Mehrfachschaltfläche <Mehr/Minderwert> im Buchungsjournal die automatische Verbuchung der Mehr- und Minderwerte starten. Das Programm berechnet die Differenz der Inventurbestände per Jahresbeginn und per Jahresende und verbucht diese Differenz der beiden Bestände entweder als Mehrwert (wenn der Bestand im Laufe des Buchführungsjahres größer geworden ist) oder als Minderwert (wenn sich der Bestand im Laufe des Buchführungsjahres verringert hat). Im Menüpunkten Auswertung Vermögen können Sie eine Liste der Vorräte und Viehbestände mit den Mehr- und Minderwerten erstellen und als Beleg verwenden. Im Menüpunkt Auswertung Buchungen können Sie die Mehr- Minderwertbuchungen im Journal auswerten, indem Sie nur die Mehr- Minderwertbuchungen markieren. Wenn Sie die Endstände per über den Menüpunkt Eingabe Umlaufvermögen Register Selbsterzeugte Vorräte / Zugekaufte Vorräte / Vieh in dem Feld Jahresende eingegeben haben, dann können mit dieser Funktion die Mehr- und Minderwerte vom Programm automatisch verbucht werden. Dabei werden Mehrwerte als Ertrag im Haben und Minderwerte als Aufwände im Soll unter Verwendung der beim Umlaufvermögen eingetragenen Konten verbucht. Bei der Verbuchung der zugekauften Vorräte werden die Aufwandskonten verwendet, bei den selbsterzeugten Vorräten und beim Vieh werden die Ertragskonten verwendet. Die Gegenbuchung erfolgt dann auf dem jeweiligen Bestandskonto (Vorräte, Vieh...). AGRIS GmbH Seite: 64

65 Durch die Verbuchung der Mehr und Minderwerte wird erst der tatsächliche Verbrauch an Waren im laufenden Buchführungsjahr sichtbar. Zur Verbuchung gelangen ja im Laufe des Jahres nur die zugekauften und die verkauften Waren. Die Veränderungen der Bestände vom Jahresanfang bis zum Jahresende stellen aber ebenfalls einen Aufwand oder einen Ertrag für das Buchführungsjahr dar, der berücksichtigt werden muss. Minderwerte erhöhen den Aufwand (bzw. verringern den Ertrag), Mehrwerte erhöhen den Ertrag (bzw. verringern den Aufwand). In der doppelten Buchhaltung wird also der tatsächlich im Buchführungsjahr liegende Aufwand und Ertrag berechnet Erfassung des Naturalverbrauches Beim Naturalverbrauch handelt es sich um betriebliche Erträge, die aber nicht verbucht werden, da die Erträge in den privaten Bereich bzw. zum Ausgedinge fließen. Um den betrieblichen Ertrag exakt festzustellen, müssen aber derartige Lieferungen vom Betrieb zum Privatbereich erfasst werden. Mit dem Menüpunkt Eingabe Naturalverbrauch kann der Naturalverbrauch eingetragen und im Anschluss daran vom Programm über die Mehrfachschaltfläche <Naturalverbrauch> im Journal automatisch verbucht werden. Der Naturalverbrauch kann für einen beliebigen Zeitabschnitt eingetragen werden. In der Praxis ist es aber meist ausreichend, den Naturalverbrauch am Ende des Buchführungsjahres für das gesamte Jahr in einem Arbeitsgang einzutragen. Bei einer Umsatzsteuerpflicht muss der Naturalverbrauch/Eigenverbrauch aber berücksichtigt und eventuell monatlich oder vierteljährlich eingegeben und verbucht werden Verbuchung des Eigenverbrauchs bei Optierung Optierende Betriebe müssen den Eigenverbrauch getrennt während des Jahres verbuchen, damit dieser Verbrauch auch in der UVA ausgewiesen wird. Dazu ist es notwendig die erforderlichen Konten in den Kontenplan aufzunehmen und die entsprechende Umsatzsteuer-Kennziffer zu hinterlegen. Im Menüpunkt Eingabe Stammdaten bearbeiten Konten markieren Sie ein Konto der Klasse 4 und klicken auf die Schaltfläche <kopieren>. Vergeben Sie eine neue Kontonummer und Bezeichnung. z.b.: 4900 Eigenverbrauch Natural 10% und das zweite Konto 4901 Eigenverbauch Natural 20%. Klicken Sie nun auf den Register Anmerkung und tragen Sie links unten im Feld Kostenart: 3500 und rechts im Feld Umsatzsteuer-Kennziffer: 001 ein. Speichern Sie die Eingaben mit OK Verbuchen des Naturalverbrauches In der AGRIS-Buchhaltung können Sie entweder über die Aufgabenleiste oder über die Mehrfachschaltfläche <Naturalverbrauch> im Buchungsjournal die automatische Verbuchung des Naturalverbrauchs starten. Im Menüpunkten Auswertung Vermögen können Sie eine Liste der Naturallieferungen erstellen und als Beleg verwenden. Im Menüpunkt Auswertung Buchungen können Sie die Naturalbuchungen im Journal auswerten, indem Sie nur die Naturalbuchungen markieren. AGRIS GmbH Seite: 65

66 17.9 Bewerten und verbuchen von innerbetrieblichen Lieferungen und Leistungen Wenn Sie eine aussagekräftige, nach Betriebszweigen getrennte Auswertung erstellen wollen, dann müssen Sie auch die innerhalb des Betriebes, zwischen einzelnen Betriebszweigen erfolgten Lieferungen und Leistungen bewerten und verbuchen. Dabei handelt es sich meist um Lieferungen von einer Kostenstelle zu einer anderen Kostenstelle (zum Beispiel die Lieferung von Getreide von der Kostenstelle Ackerbau zur Kostenstelle Tierhaltung oder die Lieferung von Wirtschaftsdünger von der Kostenstelle Viehhaltung zur Kostenstelle Ackerbau). Derartige Lieferungen sind für die einzelnen Kostenstellen entweder Aufwände oder Erträge (das Getreide stellt einen Aufwand für die Tierhaltung und einen Ertrag für den Ackerbau dar und der Wirtschaftsdünger einen Aufwand für den Ackerbau und einen Ertrag für die Tierhaltung). Die Verbuchung erfolgt auf den entsprechenden Aufwands- und Ertragskonten, wirkt sich aber auf das Betriebsergebnis insgesamt nicht aus Umbuchungen zwischen Kostenstellen bzw. Betriebszweigen Wenn Sie eine nach Kostenstellen getrennte Buchhaltung führen, dann können Sie wahrscheinlich manche Buchungen zum Zeitpunkt der Verbuchung nicht exakt einer Kostenstelle zuordnen, bzw. können Sie noch nicht abschätzen, wie die Aufteilung auf die einzelnen Kostenstellen erfolgen soll. In diesem Fall empfiehlt sich, diese Buchungen vorerst einer einzigen Kostenstelle (immer der gleichen) zuzuordnen oder diese Buchungen vorerst einer allgemeine Kostenstelle zuzuordnen (z.b.: 0-Allgemein). Am Jahresende werden dann die so verbuchten Summen auf den einzelnen Konten am besten mit einem Kontoauszug ausgewertet, und dann die Aufteilung auf die einzelnen Kostenstellen bestimmt. Dazu werden dann die umzubuchenden Beträge bei der vorerst verwendeten Kostenstelle storniert und bei der Kostenstelle, die den Betrag zugewiesen bekommt, verbucht. Die Umbuchung erfolgt am besten Kontenweise, bei einer Buchung verwenden Sie also sowohl im Soll als auch im Haben immer nur das gleiche Konto, aber verschiedene Kostenstellen. Jene Kostenstellen, die Beträge erhalten werden genauso verbucht, wie beim ursprünglichen Beleg, also Aufwände im Soll, und Erträge im Haben. Im Gegenzug dazu werden jene Kostenstellen, von denen die Beträge weggebucht werden, dann auf der Gegenseite eingegeben, also Storno-Aufwände im Haben und Storno-Erträge im Soll. Durch diese Umbuchungen wird das Betriebsergebnis einer einzelnen Kostenstelle erst gerecht, und nur so können dann aussagekräftige Zahlen einer einzelnen Kostenstelle ausgewertet werden. Auf das Betriebsergebnis im Gesamten wirken sich derartige Umbuchungen natürlich nicht aus, da ja alle Beträge auf dem gleichen Konto einmal im Soll und einmal im Haben verbucht werden Umbuchungen zwischen Privatbereich und Betrieb Ähnlich wie bei den Kostenstellen verhält es sich auch mit der Aufteilung von Buchungen auf den betrieblichen und den privaten Bereich. Auch hier kann zum Zeitpunkt der Verbuchung nicht immer eine eindeutige Zuordnung erfolgen und auch hier empfiehlt sich, die Buchungen vorerst entweder nur auf ein privates oder nur auf ein betriebliches Konto zu verbuchen und am Jahresende jenen Teil, der nicht zum verwendeten Bereich gehört mit einer Umbuchung weg zu buchen. AGRIS GmbH Seite: 66

67 Soll allerdings während des Buchführungsjahres eine genaue Auswertung erstellt werden, dann müssen die Buchungen zu diesem Zeitpunkt bereits eindeutig zugeordnet sein. Dies gilt vor allem dann, wenn es sich um eine steuerliche Buchhaltung mit Umsatzsteuerverrechnung handelt Sollsaldo Habensaldo Sollsaldo (Aktivsaldo): Die Umsätze sind im Soll (linke Seite des Kontos/Buchungsmaske) größer als im Haben (rechte Seite des Kontos/Buchungsmaske). Der Sollsaldo wird unter den Aktiva der Bilanz ausgewiesen. Habensaldo (Passivsaldo): Die Umsätze sind im Haben größer als im Soll. Der Habensaldo wird unter den Passiva der Bilanz ausgewiesen. Der Saldo zeigt den Bestand / Wert eines Kontos an mit dem es in die Bilanz oder GuV übertragen wird. Ein Erfolgskonto mit Sollsaldo fließt in die GuV bei den Aufwendungen ein. Ein Erfolgskonto mit Habensaldo fließt in die GuV bei den Erträgen ein Verbuchen des Jahresabschlusses Unter der Verbuchung des Jahresabschlusses versteht man die letzte Buchung im Buchführungsjahr, bei der alle Konten saldiert und die Salden auf das jeweilige Abschlusskonto übertragen werden. Aufgerufen wird diese Buchung entweder aus der Aufgabenleiste oder mit der Mehrfachschaltfläche <Jahresabschluss> im Buchungsjournal. Die Abschlussbuchungen werden wie folgt durchgeführt: Bestandskonten in die Schlussbilanz (aktive + passive Bestandskonten, Kontenklassen 0-3) Erfolgskonten auf GuV (Kontenklassen 4-8) GuV auf Eigenkapital Außerbetriebliches Erwerbseinkommen auf Eigenkapital Sozialeinkommen auf Eigenkapital Privatkonten auf Privat-Summe Privat-Summe auf Eigenkapital Eigenkapital in die Schlussbilanz Anlegen des neuen Buchführungsjahres Das neue Buchführungsjahr wird entweder aus der Aufgabenleiste heraus oder mit dem Menüpunkt Eingabe Betrieb Schaltfläche <Neues BF-Jahr> angelegt. Die Stammdaten und Vermögensbestände werden in das neue Buchführungsjahr übernommen. HINWEIS: Sind die Endbestände der Vermögenswerte in der Inventur (Selbsterzeuge Vorräte, Zugekaufte Vorräte, Vieh) noch nicht erfasst und Sie legen ein neues Buchführungsjahr an, fehlen im neuen Jahr die Anfangsbestände der Inventur! Diese können nur noch per Hand im neuen Jahr angelegt werden, wenn schon Buchungen vorhanden sind. Gibt es noch keine Buchungen kann das AGRIS GmbH Seite: 67

68 BF-Jahr nochmals gelöscht, die Endbestände im Vorjahr ergänzt und das neue BF-Jahr wieder angelegt werden Verbuchen der Eröffnung Die erste Buchung im Buchführungsjahr ist bei einer doppelten Buchhaltung normalerweise die Eröffnungsbuchung. Erstellen Sie diese entweder aus der Aufgabenleiste oder aus dem Journal mit der Mehrfachschaltfläche <Eröffnung>. Wenn Sie das neue Buchführungsjahr bereits zu einem Zeitpunkt beginnen wollen, zu dem das alte Buchführungsjahr noch nicht abgeschlossen ist, dann können Sie die Eröffnungsbuchung auch später nachholen. Lassen Sie dazu in jedem Fall die Belegnummer 1 einstweilen frei, um die Eröffnungsbuchung später mit dieser Belegnummer erstellen zu können, damit die Eröffnungsbuchung auch als erste Buchung im Buchführungsjahr aufscheint Nachträgliche Änderungen im Buchführungsjahr Alle hier beschriebenen Arbeitsschritte können beliebig rückgängig gemacht werden, um eventuell notwendige Änderungen noch vorzunehmen. Sollten noch Buchungen im alten Buchführungsjahr auftauchen, dann empfiehlt es sich alle Schritte, die im Zuge des Jahreswechsels bereits durchgeführt wurden entweder auf Auswirkungen zu kontrollieren, oder diese Schritte zu löschen und neu zu verbuchen. Bei jenen Schritten, die vom Programm automatisch durchgeführt werden, ist es auf jeden Fall ratsam, die entsprechenden Buchungen zu löschen, und dann noch einmal verbuchen zu lassen. Alle vom Programm automatisch erstellten Buchungen wie Abschreibung, Mehr- und Minderwerte, Naturalverbrauch, Jahresabschluss und Eröffnung können im Menüpunkt Eingabe Journal bearbeiten Mehrfachschaltfläche wie jede andere Buchung auch gelöscht werden. Hinweis: Wenn Sie eine steuerliche Gewinnermittlung durchführen, dann sind die Möglichkeiten des Löschens von Buchungen auf die tatsächlichen Abschluss- und Eröffnungsbuchungen beschränkt. 18 Weitere Funktionen 18.1 Belegvorlagen Um die Eingabe der einzelnen Buchungen zu beschleunigen und um die Buchungseingabe zu unterstützen, gibt es in beiden Buchungsmasken den Buchungs-Assistent. Dieser kann bei der Eingabe einer neuen Buchung aufgerufen werden. In diesem Buchungsassistent befindet sich eine Tabelle mit Belegvorlagen. Die Tabelle der Belegvorlagen im Buchungs-Assistent kann durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift beliebig sortiert werden. Diese Sortierung wird nun gespeichert und beim nächsten Erscheinen der Tabelle wieder verwendet Belegvorlagen verwenden Bei einer Belegvorlage handelt es sich um die gleichbleibenden Daten einer bestimmten Buchung, die zur Erstellung einer neuen Buchung als Grundlage herangezogen werden können. AGRIS GmbH Seite: 68

69 Die Belegvorlagen gehören eigentlich zu den Stammdaten, und es werden umfangreiche Belegvorlagen für viele anfallende Buchungen bereits mit dem Programm mitgeliefert. Wenn Sie mit der Einnahmen/Ausgaben-Maske arbeiten, dann wird bereits bei den Belegvorlagen zwischen Einnahmen und Ausgaben unterschieden, und Sie können die entsprechende Belegart auswählen. Wenn Sie den Buchungs-Assistent aufrufen, dann werden dort alle im Programm vorhandenen Belegvorlagen in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Aus diesen Belegvorlagen können Sie jetzt jene aussuchen, die für Ihre einzugebende Buchung am geeignetsten scheint, oder eventuell auch genau Ihre Buchung beinhaltet. Sie können durch die Eingabe der Anfangsbuchstaben der Bezeichnung Ihrer Buchung, die Liste zu jenen Belegvorlagen aufrufen, deren Bezeichnung Ihrem eingegebenen Text entspricht. Wenn Sie in den Belegvorlagen keinen passenden Eintrag finden, dann können Sie auch einen ähnlichen Geschäftsfall auswählen, damit Sie zumindest die Art der Verbuchung oder die verwendeten Konten und die Buchungsseite daraus sehen können Belegvorlagen anlegen In der landwirtschaftlichen Buchhaltung gibt es viele Geschäftsfälle die monatlich und im Quartal wiederkehren. Für diese Buchungen wäre es sinnvoll, wenn Sie diese in die Belegvorlagen aufnehmen würden (vorausgesetzt sie sind noch nicht enthalten). Die Erstellung eigener Belegvorlagen geschieht am besten im Journalfenster. Wenn Sie aus einer bereits bestehenden Buchung eine Belegvorlage erstellen wollen, dann markieren Sie einfach im Journalfenster eine beliebige Zeile der Buchung und drücken Sie auf die Schaltfläche < ->Vorlage>. Aus der Buchung wird sofort eine Belegvorlage erstellt, die Sie beim nächsten Aufruf der Buchungsmaske auch gleich aus dem Buchungs-Assistent abrufen können. Als Bezeichnung wird der markierte Buchungstext der Buchung verwendet. Wenn Sie eine Belegvorlage erstellen möchten, zu der noch keine Buchung existiert, dann können Sie auch den Menüpunkt Eingabe Belegvorlagen verwenden. Hier können Sie die Bezeichnung und die Buchungstexte eingeben, und die zu verwendenden Konten bestimmen. Mit diesem Menüpunkt können auch bestehende Belegvorlagen - die vielleicht auch aus dem Journal erstellt worden sind - geändert und angepasst werden Formularfelder Mit dem Menüpunkt Formularfelder können die vordefinierten Formulare geändert bzw. neue Formulare erstellt werden. Jedes Formular kann mit bis zu 10 Spalten in beliebiger Reihenfolge zusammengestellt. Im Drop Down Menü stehen folgende Datenzeilen zur Verfügung: Buchungsdatum TT.MM. JJ Buchungsdatum TT.MM.JJJJ Belegnummer Kontonummer Fremdbeleg Kontobezeichnung KST-Nummer KST-Bezeichnung Buchungstext Menge Soll Menge Haben Menge versetzt Preis Nettopreis Bruttopreis Betrag Soll Betrag Haben AGRIS GmbH Seite: 69

70 Beträge versetzt UST Prozent UST-Betrag Soll UST-Betrag Haben UST-Beträge versetzt Netto Betrag Soll Netto Betrag Haben Netto Beträge versetzt Brutto Betrag Soll Brutto Betrag Haben Brutto Beträge versetzt Valutadatum TT.MM Valutadatum TT.MM.JJ Valutadatum TT.MM.JJJJ Saldo Soll Saldo Haben Saldo versetzt Netto Saldo Soll Netto Saldo Haben Netto Salden versetzt Brutto Saldo Soll Brutto Saldo Haben Brutto Salden versetzt Zusatztext Gegenkontonummer Gegenkontobezeichnu ng Einheit Diese Formulare stehen NUR unter dem Menüpunkt Auswertung Buchungen Kontoauszug / Kundenkonten / Lieferantenkonten zur Verfügung. Standardmäßig ist das Formular Standard fix hinterlegt. Benötigen Sie ein anderes Formular, wählen Sie dieses über das Drop Down Menü aus und stellen die Auswertung über den Button <Vorschau> am Bildschirm dar. Zum Ausdrucken der dargestellten Auswertung verwenden Sie das Druckersymbol in der Symbolleiste. 19 Voreinstellungen i. d. BH zum Einbinden v. Bankdaten 19.1 Anlegen der Bankkonten in den Stammdaten Im Menüpunkt Eingabe Stammdaten werden im Register Bankkonten die Daten der Girokonten eingetragen, deren Kontobewegungen Sie automatisiert verbuchen wollen. Es können beliebig viele Girokonten eingebunden werden. Nur für die als Aktiv gekennzeichneten Bankkonten werden Daten eingelesen. Wählen Sie die von Ihnen verwendete Telebanking- Software aus. Davon abhängig wird das Konto entweder über Kontonummer und Bankleitzahl oder über IBAN definiert. AGRIS GmbH Seite: 70

71 Die Bezeichnung dient nur zur Information und kann beliebig gewählt werden. Als Datenpfad wählen Sie den Pfad aus, in den Sie die aus Ihrer Telebanking-Software exportierten Daten speichern bzw. jenen Pfad, in den Ihre Telebanking-Software automatisch die Daten speichert. Es wird empfohlen, für jedes Girokonto einen eigenen Datenpfad zu verwenden. Als Girokonto stellen Sie das zu diesem Bankkonto verwendete Girokonto in der Buchhaltung ein. Hier sollte unbedingt für jedes Bankkonto ein eigenes Girokonto verwendet werden. Im unteren Bereich kann ausgewählt werden, welche Textzeile der Bankdaten als Buchungstext und welche Textzeile als Zusatztext im Programm ankommen soll. Falls in der zweiten Textzeile die sinnvolleren Texte übermittelt werden kann die Einstellung geändert werden Ersetzen von nicht benötigten Buchungstexten Beim jeweiligen Bankkonto im Register Texte können pro Bankkonto bis zu 10 Texte definiert werden, die beim Einlesen der Bankdaten entweder weggelassen oder durch andere Texte ersetzt werden. Dadurch wird erreicht, dass nicht benötigte Textteile entfernt werden und nicht unnötig Platz im Buchungstext belegen. Die eventuell weiter hinten im Text der Bank stehenden Informationen finden dadurch Platz im Buchungstext und werden dadurch erst sichtbar. AGRIS GmbH Seite: 71

72 Wird nur ein Text in der linken Spalte eingetragen, wird dieser bei Vorhandensein aus dem Banktext entfernt. Die Position des Textes ist dabei nicht relevant. Wird auch in der rechten Spalte ein Ersatztext eingetragen, wird der linke Text aus dem Banktext bei Vorhandensein durch den rechten Text ersetzt. Die im Beispiel eingetragenen Texte bewirken folgende Änderungen: Originaltext INTERNET-ÜW / Haberfellner Gri Eingelesener Text Haberfellner Grießkirchen SCT: Maier Anton Maier Anton Rechnung vom Gutschrift K:4452 D: N Firma Lindner, Gutschrift vom Re vom Gs. K:4452 D: N1322 Firma Lindner, Gs. vom Einlesen der Bankdaten Sobald ein aktives Bankkonto existiert, sucht das Programm bei jedem Start automatisch nach Dateien mit entsprechenden Buchungen im angegebenen Pfad und liest die Buchungen ein. Es werden nur Buchungen eingelesen, die in den Zeitraum des aktuellen Buchführungsjahres passen. Die beim Bankkonto hinterlegten Textersetzungen werden berücksichtigt Anzeige der Bankdaten Im Menüpunkt Eingabe Bankdaten werden die eingelesenen Bankdaten zur Kontrolle angezeigt. Mit einem Klick auf eine Spaltenbezeichnung werden die Datensätze nach dieser Spalte sortiert. AGRIS GmbH Seite: 72

73 Hier können Sie sehen, welche Buchungstexte und Zusatztexte sich aus der Voreinstellung beim Bankkonto ergeben (Einstellung erste Zeile, zweite Zeile). Auch die Textpassagen, die beim Einlesen entfernt oder ersetzt werden sind hier bereits sichtbar. Wenn Sie bei den Bankkontoeinstellungen Änderungen vornehmen, dann wirkt sich das nur auf zukünftig einzulesende Bankdaten aus. Es ist aber möglich, bestehende (noch nicht verbuchte) Bankdaten zu löschen und nach Änderung der Einstellungen beim Bankkonto erneut einzulesen. In diesem Fall verwenden Sie die Schaltflächen <Löschen> bzw. <Alle nicht verbuchten löschen> und <Einlesen>. Die Schaltfläche <Einlesen> löst jenen Einlesevorgang aus, der beim Programmstart automatisch ausgelöst wird. Sie ersparen sich den Neustart des Programmes. Wird ein Bankdatensatz über den Assistent verbucht, wird er in der Spalte Verbucht mit Ja gekennzeichnet. Er bleibt aber trotzdem vorhanden und darf hier nicht gelöscht werden. Mit den beiden Schaltflächen <Verbucht Ja> und <Verbucht Nein> können Sie den Status der Buchung ändern. Falls Sie einen bereits als verbucht gekennzeichneten Bankdatensatz erneut über den Assistent verbuchen wollen, dann verwenden Sie die Schaltfläche <Verbucht Nein> Zuordnung von Konten zu bestimmten Buchungstexten Im nächsten Schritt geht es darum, das Verbuchen der Banktexte soweit möglich zu automatisieren. Wird ein Bankdatensatz verbucht, ist neben dem Betrag und dem Text vorerst nur das Girokonto bekannt und wird in die Buchungsmaske eingetragen. Aus den Buchungstexten ist es oft möglich, zu erkennen um welche Buchung es sich handelt und dadurch auch das Gegenkonto voreinzustellen. Im Menüpunkt Eingabe Stammdaten können bei den Konten und bei den Kunden/Lieferanten jeweils im Register Bank-Zuordnungstexte bis zu 10 Texte definiert werden. Wird beim Verbuchen dann eine Übereinstimmung bei einem bestimmten Konto gefunden, dann wird dieses Konto als Gegenkonto vorgeschlagen und auch die Gegenseite der Buchung ausgefüllt. Die Konten werden in einem zweistufigen Verfahren durchsucht. Bei Ausgaben werden zuerst die Aufwandskosten, bei Einnahmen zuerst die Ertragskonten durchsucht. Ergibt sich hier noch keine Übereinstimmung, werden in einem zweiten Suchvorgang auch die Finanzkonten und Privatkonten mit einbezogen. Das heißt, wenn mehrere Konten den gleichen Zuordnungstext hinterlegt haben wird den Erfolgskonten der Vorrang gegeben. Auch hier besteht die Möglichkeit (wie beim Bankkonto), Texte oder Textteile durch andere zu ersetzen. Im Unterschied zu den Textänderungen beim Bankkonto wird die eventuelle Änderung hier erst beim Verbuchen des Bankdatensatzes durchgeführt und nur wenn eine Übereinstimmung bei einem bestimmten Konto gefunden wurde. Außerdem wird der gesamte Text durch den in der rechten Spalte eingetragenen Text ersetzt (falls vorhanden). AGRIS GmbH Seite: 73

74 Dadurch besteht die Möglichkeit, kontobezogen individuelle und sinnvolle Buchungstexte zu erzeugen. Die im Beispiel eingetragenen Texte bewirken folgende Änderungen: Text / Textteil am Bankkontoauszug Telefon Telekom BOB Bewirkt: Keine Änderung, nur Kontozuordnung Keine Änderung, nur Kontozuordnung Als Buchungstext wird Handy Martin vorgeschlagen, der Originaltext wird komplett ersetzt 19.6 Verbuchen der Bankdaten Aus den beiden Buchungsmasken heraus kann der Buchungs-Assistent aufgerufen werden. In diesem Fenster werden im oberen Bereich die eingelesenen Bankdaten angezeigt. Werden mehrere Bankkonten verwendet muss zuerst das entsprechende Bankkonto aus der Liste ausgewählt werden. Die Verbuchung eines Bankdatensatzes bzw. Übernahme in die Buchungsmaske erfolgt normalerweise mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile. Die Eingabefelder der Buchungsmaske werden mit allen Informationen aus dem Bankdatensatz und aus den vorbereiteten Texten befüllt. Beim Doppelklick auf die Buchungszeile kann noch einmal entschieden werden, welcher der beiden Texte als Buchungstext und welcher als Zusatztext in die Buchungsmaske eingetragen werden soll. AGRIS GmbH Seite: 74

75 Wird bei der dritten Zeile im Beispiel das Wort Maschinenring doppelgeklickt, dann wird dieser Text zum Buchungstext und das Wort Huber Max zum Zusatztext bzw. umgekehrt. Ein gefundenes Gegenkonto wird ebenfalls eingetragen. Im Idealfall ist also die Buchungsmaske wie in diesem Beispiel der Telefonrechnung fertig ausgefüllt und die Buchung muss nur mehr gespeichert werden. Kostenstellen (auch Aufteilungen), Steuersätze und Einheiten werden immer aus den Voreinstellungen des Kontenplans geladen. Das gleiche gilt, wenn Sie die Einnahmen-Ausgaben Maske verwenden. Mit der Übernahme einer Zeile in die Buchungsmaske wird der Bankdatensatz als gebucht markiert, und scheint im Assistent damit nicht mehr auf. Dies ist unabhängig davon, ob die damit erstellte Buchung in der Buchungsmaske gespeichert wird oder nicht. Soll die Übernahme eines Bankdatensatzes wiederholt werden, müssen Sie im Menüpunkt Eingabe Bankdaten den Status des Bankdatensatzes auf Verbucht nein ändern. Wird keine Textübereinstimmung gefunden, muss die Buchung manuell vervollständigt werden (das Gegenkonto manuell eingetragen werden). Auch Aufsplittungen in mehrere Konten (Mehrfachbuchungen) müssen immer manuell erfolgen, da diese Informationen nicht von der Bank kommen. AGRIS GmbH Seite: 75

76 In der Einnahmen-Ausgaben-Maske wird für diesen Fall eine Hilfssumme angezeigt, um die ursprüngliche Buchungssumme beim Aufsplitten zu sehen. Bei der Eingabe der weiteren Buchungszeilen wird jeweils der fehlende Betrag auf die ursprüngliche Summe vorgeschlagen. Standardtexte Bei der Übernahme der Girokontobuchungen von Bankprogrammen werden oft diverse Standardtexte verwendet, die wenig aussagekräftig sind. Solche Standardtexte werden bei der Übernahme in die Buchungsmaske so weit als möglich entfernt (z.b.: INTERNET-ÜW). Buchungs-Assistent Beginnen Sie eine neue Buchung über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung oder über das Symbol in der Symbolleiste und einem Klick auf den Button <Buchungs-Assistent> können Sie nun das relevante Bankkonto oder alle Bankkonten mit den Bankbewegungszeilen zur Verbuchung heranziehen. Die gewünschte Zeile wird markiert und mit dem Button <OK> oder einem Doppelklick übernommen. Sortierung Die Tabelle der Bankbuchungen im Buchungs-Assistent kann durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift beliebig sortiert werden. Diese Sortierung wird nun gespeichert und beim nächsten Erscheinen der Tabelle wieder verwendet. 20 Einbinden von Bankdaten Nachstehend ist das Einbinden von verschiedenen Telebanking Programmen (z.b.: Raiffeisen, Sparkasse, Volksbank, Postsparkasse, George, Volkskreditbank, Erste Bank MBS) ausführlich beschrieben. AGRIS GmbH Seite: 76

77 20.1 Bankschnittstelle Raiffeisen Elba 5 Diverse Änderungen machten einige Anpassungen bei der Schnittstelle notwendig, Das Einrichten der Datenübertragung finden Sie nachstehend beschrieben Einstellen des Datenpfades Im Menüpunkt Grundeinstellungen Systemparameter Exporteinstellungen werden die Pfade für den Datenexport konfiguriert. Um eventuell vorhandene Einstellungen nicht zu überschreiben setzen Sie den Punkt auf Ablagekonfiguration für jede Datenart separat festlegen und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche <Konfiguration >. Klicken Sie auf den Register Kontoauszug (MT940). Wählen Sie im Rahmen Einstellungen um Feld Ablage gruppieren die Einstellung je Konto aus. Stellen Sie im Rahmen Pfadangaben als Basisverzeichnis jenen Ordner ein, in dem die Daten abgelegt werden sollen. Es wird empfohlen, einen eigenen Ordner direkt auf der Festplatte dafür anzulegen und zu verwenden. Damit umgehen Sie eventuelle Probleme mit unterschiedlichen Programme-Ordnern und vorhandenen bzw. nicht vorhandenen Schreibrechten. Elba erstellt für jedes Konto automatisch einen Unterordner. Dieser Unterordner muss anschließend in der AGRIS- Buchhaltung für das entsprechende Bankkonto eingestellt werden. AGRIS GmbH Seite: 77

78 Aktivieren des Exportes Im Menüpunkt Grundeinstellungen Zugangsdaten Eigene Konten wird die Erstellung des Exportes aktiviert. Markieren Sie in der Kontoübersicht das gewünschte Konto und klicken Sie unten auf den Register Export- Daten. Setzen Sie den Haken im Feld Kontoauszug MT940:. Zur Information wird im Feld rechts der Ausgabepfad angezeigt. Dieser muss in der AGRIS-Buchhaltung für das betreffende Bankkonto eingestellt werden, in diesem Beispiel C:\ElbaExport\AT EUR. Der Text dahinter ist nur ein Beispiel für den Dateinamen Einstellung in der Buchhaltung In der AGRIS- Buchhaltung wird in den Stammdaten bei den Bankkonten das Konto lt. folgendem Beispiel angelegt. AGRIS GmbH Seite: 78

79 20.2 Vorbereitungen im Telebanking-Programm Elba mit MBS Version 5 Verwenden Sie Elba Version mit MBS, können Sie alle Ihre Konten bei den meisten österreichischen Banken verwalten und kontrollieren. Starten Sie Elba. Im Menüpunkt Stammdaten Auftraggeber markieren Sie aus der Liste das Auftraggeberkonto. Im Register Export-Daten setzen Sie die Markierung im Kontrollfeld Kontoauszug MT94B (Belegdaten). Im Feld Die Daten werden im Verzeichnis...abgelegt wählen Sie den Pfad auf Ihrer Festplatte aus, den Sie auch im Buchhaltungsprogramm für dieses Bankkonto als Datenpfad verwenden. Empfohlen wird hier der Pfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten ohne Unterordner. Ab der nächsten Datenfernübertragung in Elba werden nun vollautomatisch Protokolldateien nach dem MT94B-Standard angelegt. Diese werden von der Buchhaltung gelesen. Starten Sie die Buchhaltung. Menüpunkt Stammdaten bearbeiten Register Bankkonten. Legen Sie mit der Schaltfläche <Neu> das erste Konto an. Im Feld Telebanking wählen Sie nun Ihr Telebanking Programm Erste Bank (MBS) aus. Tragen Sie die Kontonummer (mit führenden Nullen ab Version Elba 5.4), die Bezeichnung des Kontos und die Bankleitzahl ein. Klicken Sie nun mit der Maus auf die Schaltfläche <...> um den Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankkonten auszuwählen und mit der Schaltfläche <OK> zu übernehmen. Wählen Sie nun das Girokonto z.b.: 2800 Girokonto Raika aus der Buchhaltung aus.. Speichern Sie die Eingaben und schließen Sie die Buchhaltung. Starten Sie die Buchhaltung. Die Bankdaten werden nun eingelesen. Zur Kontrolle klicken Sie auf den Menüpunkt Eingabe Bankdaten. In diesem Fenster werden alle eingelesenen Bankdaten angezeigt. Über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung Schaltfläche <Buchungs-Assistent> können die Bankdaten zur Verbuchung in die Buchungsmaske übernommen werden. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die Buchhaltungs-Hotline oder an den zuständigen Betreuer in Ihrer Bank Vorbereitungen im Telebanking-Programm Elba-Internet Wenn Sie Ihre Bankgeschäfte über ELBA-Internet abwickeln, dann werden keine Umsätze auf Ihrem Rechner automatisch gespeichert. Sie können allerdings manuell Ihre Bankbewegungen in eine Datei speichern, die von der AGRIS-Buchhaltung gelesen wird. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Starten Sie ELBA-Internet Wählen Sie das gewünschte Konto aus Erstellen Sie die Umsätze für das gewünschte Konto im gewünschten Zeitraum. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Daten exportieren>. AGRIS GmbH Seite: 79

80 Speichern Sie die Umsätze im Format Raiffeisen Finanzmanager in jenen Ordner(Datei erstellen, Datei downloaden), den Sie für dieses Konto in den Stammdaten der Buchhaltung eingetragen haben (C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten) ev. mit Unterordner, und verwenden Sie einen Dateinamen, der mit KTA beginnt, und mit der Erweiterung.DAT endet. Z.B.: KTA01_ei.DAT Starten Sie die Buchhaltung. Menüpunkt Stammdaten bearbeiten Register Bankkonten. Legen Sie mit der Schaltfläche <Neu> das erste Konto an. Im Feld Telebanking wählen Sie nun Ihr Telebanking Programm Raiffeisen Elba-Internet aus. Tragen Sie die Kontonummer (ohne führende Nullen, Punkte, Striche), die Bezeichnung des Kontos und die Bankleitzahl ein. Klicken Sie nun mit der Maus auf die Schaltfläche <...> um den Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit Unterordner) auszuwählen und mit der Schaltfläche <OK> zu übernehmen. Wählen Sie nun das Girokonto z.b.: 2800 Girokonto Bank aus der Buchhaltung aus. Speichern Sie die Eingaben und schließen Sie die Buchhaltung. Starten Sie die Buchhaltung. Die Bankdaten werden nun eingelesen. Zur Kontrolle klicken Sie auf den Menüpunkt Eingabe Bankdaten. In diesem Fenster werden alle eingelesenen Bankdaten angezeigt. Über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung Schaltfläche <Buchungs-Assistent> können die Bankdaten zur Verbuchung in die Buchungsmaske übernommen werden. ACHTUNG: Da ELBA-Internet keine Automatik für eine Datenbereitstellung zur Verfügung stellt, sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass sämtliche Umsätze in Dateien gespeichert werden. Wenn Sie unvollständig arbeiten, dann fehlen Buchungen in der Buchhaltung, und die Buchhaltung kann dies auch nicht kontrollieren. Am besten erstellen Sie für jedes Monat eine Datei und wählen einen bezeichnenden Dateinamen in jedem Monat (z.b.: KTA1001_ei.DAT bis KTA1012_ei.DAT für die Monate Jänner 2010 bis Dezember 2010) Änderung bei Raiffeisen Elba Internet Im Dezember 2012 gab es teilweise eine Änderung im Dateiformat Raiffeisen Finanzmanager. In der Folge wurden teilweise Buchungen immer wieder eingelesen. Dieser Umstand tritt ab der Version 2013 nicht mehr auf. Wenn in Ihrem Buchführungsjahr Bankdaten bereits mehrfach vorhanden sind, dann müssen diese im Menüpunkt Eingabe Bankdaten manuell gelöscht werden Vorbereitungen im Telebanking-Programm Volksbank Internetbanking Wenn Sie Ihre Bankgeschäfte über Volksbank-Internetbanking abwickeln, dann werden keine Umsätze auf Ihrem Rechner automatisch gespeichert. Sie können allerdings manuell Ihre Bankbewegungen in eine Datei speichern, die von der AGRIS-Buchhaltung gelesen wird. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: Starten Sie das Volksbank-Internetbanking und melden Sie sich an AGRIS GmbH Seite: 80

81 Wählen Sie die Umsätze für das gewünschte Konto im gewünschten Zeitraum. Exportieren Sie die Umsätze im Format MT942 in jenen Ordner, den Sie für dieses Konto in den Stammdaten der Buchhaltung eingetragen haben (C:\Programme\Agris- Buchhaltung\Bankdaten) und verwenden Sie einen beliebigen Dateinamen mit der Erweiterung.MT942 endet. Z.B.: Jänner.MT942. ACHTUNG: Da im Internetbanking keine Automatik für eine Datenbereitstellung zur Verfügung steht, sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass sämtliche Umsätze in Dateien gespeichert werden. Wenn Sie unvollständig arbeiten, dann fehlen Buchungen in der Buchhaltung, und die Buchhaltung kann dies auch nicht kontrollieren. Am besten erstellen Sie für jedes Monat eine Datei und wählen einen bezeichnenden Dateinamen in jedem Monat (z.b.: Jänner2015.MT942 bis Dezember2015.MT942 für die Monate Jänner 2015 bis Dezember 2015) Vorbereitungen im Telebanking-Programm Sparkasse- Netbanking Um Daten von Sparkasse-Netbanking zu verwenden gehen Sie folgendermaßen vor: Melden Sie sich im Netbanking an und markieren Sie in der Kontoübersicht das gewünschte Konto. Klicken Sie das Untermenü Auszugs/Umsatzservice und Kontoumsätze downloaden an Für die Auswahl der Umsätze verwenden Sie die Eingrenzung nach Buchungsdatum (oder seit dem letzten Download) und tragen den gewünschten Zeitraum ein. Als Format stellen Sie CSV(Beistrich getrennt) ein. Spaltenformat und Reihenfolge der Spalten: Bezeichnung / Valutadatum / Betrag / Währung (diese 4 Spalten werden in der genannten Reihenfolge für die Schnittstelle benötigt). Klicken Sie auf die Schaltfläche <Download starten> und verwenden Sie die Option Datei auf dem Datenträger speichern. Als Ordner zum Speichern der Datei wählen Sie am besten den Ordner des Buchhaltungsprogrammes, normalerweise C:\Programme\AGRIS-Buchhaltung und verwenden Sie den vorgeschlagenen langen Dateinamen. Starten Sie die Buchhaltung. Menüpunkt Stammdaten bearbeiten Register Bankkonten. Legen Sie mit der Schaltfläche <Neu> das erste Konto an. Im Feld Telebanking wählen Sie nun Ihr Telebanking Programm Sparkasse-Netbanking aus. Tragen Sie die Kontonummer (mit führenden Nullen), die Bezeichnung des Kontos und die Bankleitzahl ein. Klicken Sie nun mit der Maus auf die Schaltfläche <...> um den Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankkonten (ev. Mit Unterordner) auszuwählen und mit der Schaltfläche <OK> zu übernehmen. Wählen Sie nun das Girokonto z.b.: 2800 Girokonto SPK aus der Buchhaltung aus. Speichern Sie die Eingaben und schließen Sie die Buchhaltung. Starten Sie die Buchhaltung. Die Bankdaten werden nun eingelesen. Zur Kontrolle klicken Sie auf den Menüpunkt Eingabe Bankdaten. In diesem Fenster werden alle eingelesenen Bankdaten angezeigt. AGRIS GmbH Seite: 81

82 Über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung Schaltfläche <Buchungs-Assistent> können die Bankdaten zur Verbuchung in die Buchungsmaske übernommen werden Vorbereitungen im Telebanking-Programm Sparkasse- Telebanking Zum Einrichten der Übertragung gehen Sie folgendermaßen vor: Starten Sie den Telebanking-Navigator Im Register Grundeinstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche <Ordner Einstellungen>. Im Register Zusatzfunktionen setzen Sie den Haken bei Export von Kontoinformationen im MT940-Format Speichern Sie die Einstellung mit der Schaltfläche <Speichern>. Um Daten vom Sparkasse-Telebanking zu übernehmen gehen Sie folgendermaßen vor: Starten Sie den Telebanking-Navigator Im Register Zahlungsverkehr klicken Sie auf die Schaltfläche <Ordner Kontoauszüge>. Im Register Umsätze wählen Sie Ihr Konto aus und starten den Menüpunkt Bearbeiten MT940-Export. Tragen Sie ein, für welche Auszüge Sie die Umsätze exportieren wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche <Speichern unter> und wählen Sie jenen Ordner aus, den Sie auch in der Buchhaltung für die Bankdaten eingestellt haben (normalerweise C:\Programme\AGRIS- Buchhaltung). Als Dateiname verwenden Sie zum Beispiel E DAT für den Jänner Die ersten vier Buchstaben E940 und die Erweiterung.DAT muss unbedingt verwendet werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Speichern> und anschließend auf die Schaltfläche <Exportieren>. Es wird der Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit Unterordner) empfohlen, verwenden Sie den vorgeschlagenen Dateinamen (z.b.: E dat) und unbedingt als Erweiterung.DAT. Speichern Sie die Datei im Pfad und bestätigen Sie die Meldung Datei wurde gespeichert mit einem Klick auf die Schaltfläche <Ok>. Starten Sie die Buchhaltung. Menüpunkt Stammdaten bearbeiten Register Bankkonten. Legen Sie mit der Schaltfläche <Neu> das erste Konto an. Im Feld Telebanking stellen Sie nun Ihr Telebanking Programm Sparkasse-Telebanking ein. Tragen Sie die Kontonummer die Bezeichnung des Kontos und die Bankleitzahl ein. Klicken Sie nun mit der Maus auf die Schaltfläche < > um den Datenpfad C:\Programme\Agris- Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit Unterordner) auszuwählen und mit der Schaltfläche <OK> zu übernehmen. Wählen Sie nun das Girokonto von Ihrem Kontenplan (z.b.: 2800 Giro) in der Buchhaltung aus. Speichern Sie die Eingaben und schließen Sie die Buchhaltung. Starten Sie die Buchhaltung. Die Bankdaten werden nun eingelesen. Zur Kontrolle klicken Sie auf den Menüpunkt Eingabe Bankdaten. In diesem Fenster werden alle eingelesenen Bankdaten angezeigt. AGRIS GmbH Seite: 82

83 Über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung Schaltfläche <Buchungs-Assistent> können die Bankdaten zur Verbuchung in die Buchungsmaske übernommen werden Vorbereitungen im Telebanking-Programm Erste Bank MBS Starten Sie den Menüpunkt Kontoauszug erstellen und wählen Sie den gewünschten Abschnitt aus (die Nummerierung richtet sich nach dem letzten erfolgten Export). Klicken Sie nun auf die Schaltfläche <Export> und veranlassen Sie einen Datenexport. Exportieren Sie die gewünschten Buchungen im Textformat (Tab-Format). Es wird der Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit Unterordner) empfohlen, verwenden Sie den vorgeschlagenen Dateinamen (z.b.: kta_ txt) und unbedingt als Erweiterung.TXT. Speichern Sie die Datei im Pfad und bestätigen Sie die Meldung Datei wurde gespeichert mit einem Klick auf die Schaltfläche <Ok>. Starten Sie die Buchhaltung. Menüpunkt Stammdaten bearbeiten Register Bankkonten. Legen Sie mit der Schaltfläche <Neu> das erste Konto an. Im Feld Telebanking stellen Sie nun Ihr Telebanking Programm Erste Bank MBS ein. Tragen Sie die Kontonummer die Bezeichnung des Kontos und die Bankleitzahl ein. Klicken Sie nun mit der Maus auf die Schaltfläche < > um den Datenpfad C:\Programme\Agris- Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit Unterordner) auszuwählen und mit der Schaltfläche <OK> zu übernehmen. Wählen Sie nun das Girokonto von Ihrem Kontenplan (z.b.: 2800 Giro) in der Buchhaltung aus. Speichern Sie die Eingaben und schließen Sie die Buchhaltung. Starten Sie die Buchhaltung. Die Bankdaten werden nun eingelesen. Zur Kontrolle klicken Sie auf den Menüpunkt Eingabe Bankdaten. In diesem Fenster werden alle eingelesenen Bankdaten angezeigt. Über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung Schaltfläche <Buchungs-Assistent> können die Bankdaten zur Verbuchung in die Buchungsmaske übernommen werden. ELBA 5 mit Erste Bank MBS RFM (Raiffeisen Finanzmanager) / Tabulator exportieren Kta_ei_MT94B.dat in BH Elba Internet ein stellen Kta_ in BH Erste Bank ein stellen 20.8 Vorbereitungen im Telebanking-Programm Postsparkasse PSK Starten Sie den Menüpunkt Kontoauszug erstellen und wählen Sie den Zeitraum für die gewünschten Umsätze aus. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche <Export> und veranlassen Sie einen Datenexport. Exportieren Sie die ausgewählten Buchungen im Format csv. Es wird der Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit einem Unterordner) empfohlen, verwenden Sie den vorgeschlagenen Datenamen (z.b.: PSK_Umsatzliste.csv) und unbedingt als Erweiterung.csv. Speichern Sie die Datei im Pfad und bestätigen Sie die Meldung Datei wurde gespeichert Download abgeschlossen mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. AGRIS GmbH Seite: 83

84 Starten Sie die Buchhaltung. Menüpunkt Stammdaten bearbeiten Register Bankkonten. Legen Sie mit der Schaltfläche <Neu> das erste Konto an. Im Feld Telebanking stellen Sie nun Ihr Telebanking Programm BAWAG, PSK, EasyBank CSV ein. Tragen Sie in das entsprechende Feld den IBAN (AT ) und die Bezeichnung des Kontos ein. Klicken Sie nun mit der Maus auf die Schaltfläche < > um den Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit einem Unterordner) auszuwählen und mit der Schaltfläche <OK> zu übernehmen. Wählen Sie nun das Girokonto von Ihrem Kontenplan (z.b.: 2800 Giro) in der Buchhaltung aus. Speichern Sie die Eingaben und schließen Sie die Buchhaltung. Starten Sie die Buchhaltung. Die Bankdaten werden nun eingelesen. Zur Kontrolle klicken Sie auf den Menüpunkt Eingabe Bankdaten. In diesem Fenster werden alle eingelesenen Bankdaten angezeigt. Über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung Schaltfläche <Buchungs-Assistent> können die Bankdaten zur Verbuchung in die Buchungsmaske übernommen werden Vorbereitung im Telebanking-Programm Starten Sie den Menüpunkt Umsätze und wählen Sie den Zeitraum für die gewünschten Umsätze aus. Klicken Sie nachdem die Umsatzliste am Bildschirm angezeigt wird auf die Schaltfläche <download CSV>. Exportieren Sie die ausgewählten Buchungen im Format CSV. Es wird der Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (Ev. mit einem Unterordner) empfohlen, verwenden Sie den vorgeschlagenen Datennamen (z.b.:easybank_umsatzliste_ _0841.csv) und unbedingt als Erweiterung.csv. Speichern Sie die Datei im Pfad und bestätigen Sie die Meldung Datei wurde gespeichert Download abgeschlossen mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. Starten Sie die Buchhaltung. Menüpunkt Stammdaten bearbeiten Register Bankkonten. Legen Sie mit der Schaltfläche <Neu> das erste Konto an. Im Feld Telebanking stellen Sie nun Ihr Telebanking Programm BAWAG, PSK, EasyBank CSV ein. Tragen Sie in das entsprechende Feld den IBAN (AT ) und die Bezeichnung des Kontos ein. Klicken Sie nun mit der Maus auf die Schaltfläche < > um den Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit einem Unterordner) auszuwählen und mit der Schaltfläche <OK> zu übernehmen. Wählen Sie nun das Girokonto von Ihrem Kontenplan (z.b.: 2800 Giro) in der Buchhaltung aus. Speichern Sie die Eingaben und schließen Sie die Buchhaltung. Starten Sie die Buchhaltung. Die Bankdaten werden nun eingelesen. Oder verwenden Sie den Menüpunkt Eingabe Bankdaten und den Button <Einlesen>. Zur Kontrolle klicken Sie auf den Menüpunkt Eingabe Bankdaten. In diesem Fenster werden alle eingelesenen Bankdaten angezeigt. Über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung Schaltfläche <Buchungs-Assistent> können die Bankdaten zur Verbuchung in die Buchungsmaske übernommen werden. AGRIS GmbH Seite: 84

85 20.10 Vorbereitung im Telebanking-Programm Volkskreditbank VKB Starten Sie den Menüpunkt Kontoauszug erstellen und wählen Sie den Zeitraum für die gewünschten Umsätze aus. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche <Export> und veranlassen Sie einen Datenexport. Exportieren Sie die ausgewählten Buchungen im Format csv-strichpunkt getrennt (csv;). Es wird der Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit einem Unterordner) empfohlen, verwenden Sie den vorgeschlagenen Datenamen (z.b.: elbe_umsatzliste.csv) und unbedingt als Erweiterung.csv. Speichern Sie die Datei im Pfad und bestätigen Sie die Meldung Datei wurde gespeichert Download abgeschlossen mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. Starten Sie die Buchhaltung. Menüpunkt Stammdaten bearbeiten Register Bankkonten. Legen Sie mit der Schaltfläche <Neu> das erste Konto an. Im Feld Telebanking stellen Sie nun Ihr Telebanking Programm Volkskreditbank VKB ein. Tragen Sie die Kontonummer die Bezeichnung des Kontos und die Bankleitzahl ein. Klicken Sie nun mit der Maus auf die Schaltfläche < > um den Datenpfad C:\Programme\Agris- Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit einem Unterordner) auszuwählen und mit der Schaltfläche <OK> zu übernehmen. Wählen Sie nun das Girokonto von Ihrem Kontenplan (z.b.: 2800 Giro) in der Buchhaltung aus. Speichern Sie die Eingaben und schließen Sie die Buchhaltung. Starten Sie die Buchhaltung. Die Bankdaten werden nun eingelesen. AGRIS GmbH Seite: 85

86 Zur Kontrolle klicken Sie auf den Menüpunkt Eingabe Bankdaten. In diesem Fenster werden alle eingelesenen Bankdaten angezeigt. Über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung Schaltfläche <Buchungs-Assistent> können die Bankdaten zur Verbuchung in die Buchungsmaske übernommen werden Vorbereitung zum Telebanking-Programm Volksbank Internetbanking Für die Software Volksbank Internetbanking wurde eine neue Schnittstelle integriert. Die Daten müssen im Format CSV gespeichert werden. Starten Sie den Menüpunkt Kontoauszug erstellen und wählen Sie den Zeitraum für die gewünschten Umsätze aus. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche <Export> und veranlassen Sie einen Datenexport. Exportieren Sie die ausgewählten Buchungen im Format csv-strichpunkt getrennt (csv;). Es wird der Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit einem Unterordner) empfohlen, verwenden Sie den vorgeschlagenen Datenamen und unbedingt als Erweiterung.csv. Speichern Sie die Datei im Pfad und bestätigen Sie die Meldung Datei wurde gespeichert Download abgeschlossen mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. Starten Sie die Buchhaltung. Menüpunkt Stammdaten bearbeiten Register Bankkonten. Legen Sie mit der Schaltfläche <Neu> das erste Konto an. Im Feld Telebanking stellen Sie nun Ihr Telebanking Programm Volksbank Internet CSV ein. Tragen Sie den IBAN und die Bezeichnung des Kontos ein. Klicken Sie nun mit der Maus auf die Schaltfläche < > um den Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (ev. Mit Unterordner) auszuwählen und mit der Schaltfläche <OK> zu übernehmen. Wählen AGRIS GmbH Seite: 86

87 Sie nun das Girokonto von Ihrem Kontenplan (z.b.: 2800 Giro) in der Buchhaltung aus. Speichern Sie die Eingaben und schließen Sie die Buchhaltung. Starten Sie die Buchhaltung. Die Bankdaten werden nun eingelesen. Zur Kontrolle klicken Sie auf den Menüpunkt Eingabe Bankdaten. In diesem Fenster werden alle eingelesenen Bankdaten angezeigt. Über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung Schaltfläche <Buchungs-Assistent> können die Bankdaten zur Verbuchung in die Buchungsmaske übernommen werden Vorbereitung zum Telebanking SPK George Starten Sie den Menüpunkt Exportieren und wählen Sie den Zeitraum für die gewünschten Umsätze aus. Klicken Sie nachdem die Umsatzliste am Bildschirm angezeigt auf den Optionspunkt CSV und stellen unter Optionen das Trennzeichen Tabulator, sowie das Anführungszeichen < > ein. Standardmäßig sind folgende Auswahlfelder in der genannten Reihenfolge ausgewählt (Buchungsdatum, Partner, Betrag, Währung, Buchungstext). Exportieren Sie nun die ausgewählten Buchungen im Format CSV über den Button >Download>.. Es wird der Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit einem Unterordner) empfohlen, verwenden Sie den vorgeschlagenen Datennamen (z.b.:tab-transactions_ _ csv) und unbedingt als Erweiterung.csv. Speichern Sie die Datei im Pfad und bestätigen Sie die Meldung Datei wurde gespeichert Download abgeschlossen mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. Starten Sie die Buchhaltung. Menüpunkt Stammdaten bearbeiten Register Bankkonten. Legen Sie mit der Schaltfläche <Neu> das erste Konto an. Im Feld Telebanking stellen Sie nun Ihr Telebanking Programm Sparkasse Georg CSV ein. Tragen Sie in das Feld IBAN (AT ) und im Feld Bezeichnung die Bezeichnung des Kontos ein. Klicken Sie nun mit der Maus auf die Schaltfläche < > um den Datenpfad C:\Programme\Agris-Buchhaltung\Bankdaten (ev. mit einem Unterordner) auszuwählen und mit der Schaltfläche <OK> zu übernehmen. Wählen Sie nun das Girokonto von Ihrem Kontenplan (z.b.: 2800 Giro) in der Buchhaltung aus. Speichern Sie die Eingaben und schließen Sie die Buchhaltung. Starten Sie die Buchhaltung. Die Bankdaten werden nun automatisch eingelesen. Oder verwenden Sie den Menüpunkt Eingabe Bankdaten und den Button <Einlesen>. Zur Kontrolle klicken Sie auf den Menüpunkt Eingabe Bankdaten. In diesem Fenster werden alle eingelesenen Bankdaten angezeigt. Über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung Schaltfläche <Buchungs-Assistent> können die Bankdaten zur Verbuchung in die Buchungsmaske übernommen werden. AGRIS GmbH Seite: 87

88 AGRIS GmbH Seite: 88

89 21 Verbuchen von Innergemeinschaftlichen Erwerben (IG) Wenn Sie von einem Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedsland eine Lieferung für Ihren Betrieb erhalten liegt ein Innergemeinschaftlicher Erwerb vor. Auf der Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, die Umsatzsteuer wird auch nicht vom Aussteller der Rechnung abgeführt, sondern von Ihnen. Wenn Ihr Betrieb vorsteuerabzugsberechtigt ist, dann können Sie diese auf den Innergemeinschaftlichen Erwerb entfallende Umsatzsteuer wieder als Vorsteuer geltend machen. Da sich in diesem Fall Umsatzsteuer und Vorsteuer ausgleichen könnte der Umsatz gleich ohne Umsatzsteuer eingebucht werden. Um die steuerpflichtigen Innergemeinschaftlichen Erwerbe und die dazugehörige Vorsteuer aus den innergemeinschaftlichen Erwerben in der Umsatzsteuervoranmeldung richtig auszuweisen müssen beide verbucht werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 21.1 Anlegen eines IG - Vorsteuerkontos Erstellen Sie im Menüpunkt Stammdaten - Konten durch Kopieren eines bestehenden Vorsteuerkontos ein eigenes Vorsteuerkonto (z.b.: 2501 VST-IG Erwerb) für den innergemeinschaftlichen Erwerb. Im Register Anmerkung stellen Sie als Umsatzsteuer-Kennziffer 065 und als Kostenart 2500 ein Anlegen der IG - Umsatzsteuerkonten Erstellen Sie im Menüpunkt Stammdaten Konten durch Kopieren eines bestehenden Umsatzsteuerkontos für jeden verwendeten Steuersatz ein Umsatzsteuerkonto (z.b.: 3501 UST IG Erwerb 20% mit Kennziffer 072, 3502 UST IG Erwerb 10% mit Kennziffer 073) für den innergemeinschaftlichen Erwerb. Im Register Anmerkung stellen Sie als Umsatzsteuer-Kennziffer je nach Steuersatz 072, 073 oder 088 und als Kostenart 3500 ein Anlegen der IG - Umsatzsteuersätze Erstellen Sie im Menüpunkt Stammdaten Steuersätze für jeden verwendeten Prozentsatz einen eigenen Steuersatz. Als Umsatzsteuer-Kennziffer stellen Sie je nach Steuersatz 071(=0%), 072(=20%), 073(=10%), 088(19%), 076 oder 077 ein. Im Register spezielle Konten stellen Sie als Vorsteuerkonto jenes für den innergemeinschaftlichen Erwerb und als Umsatzsteuerkonto jenes für den innergemeinschaftlichen Erwerb ein Verbuchen des innergemeinschaftlichen Erwerbes Im Soll können Sie ein beliebiges Aufwands- oder Anlagenkonto verwenden, verwenden Sie auf jeden Fall den Umsatzsteuersatz für den Innergemeinschaftlichen Erwerb für jenen Steuersatz, dem das Produkt in Österreich unterliegen würde. Die Vorsteuer aus dem innergemeinschaftlichen Erwerb wird dadurch automatisch verbucht. AGRIS GmbH Seite: 89

90 Im Haben verbuchen Sie auf dem Finanzkonto nur den Nettobetrag und in einer zweiten Zeile den Umsatzsteuerbetrag direkt auf jenes Umsatzsteuerkonto mit dem entsprechenden Umsatzsteuer- Prozentsatz des innergemeinschaftlichen Erwerbes. Beispiele: 5060 Düngemittel + Steuersatz IG 20% / 2800 Bank / 3501 UST IG 20% 5270 Futtermittel + Steuersatz IG 10% / 2800 Bank / 3502 UST IG 10% 0400 Maschinen + Steuersatz IG 20% / 2800 Bank / 3501 UST IG 20% Da sich beim innergemeinschaftlichen Erwerb Umsatzsteuer und Vorsteuer ausgleichen (beide Konten werden gegen das Zahllastkonto 3520 abgeschlossen), werden die Buchungszeilen am Kontoauszug des Zahllastkontos nicht angezeigt. Erst beim monatlichen UST- Abschluss wird die betreffende Zeile mit dem relevanten Betrag im Soll und im Haben dargestellt (nur bei Optierung und steuerlicher doppelter Buchhaltung) und somit auch in der Umsatzsteuervoranmeldung richtig ausgewiesen. Hinweis: Verwenden Sie beim Verbuchen von IG-Erwerben immer die Soll/Haben Maske um die Vorsteuer und die Umsatzsteuerkonten verwenden zu können. Mit der Einnahmen / Ausgabenmaske können die notwendigen Konten z.b.: 3520 Ust-Zahllast nicht angesprochen werden. AGRIS GmbH Seite: 90

91 21.5 Reverse-Charge Umsätze / IG-Arbeitsleistung Anlegen des IG - VST-Kontos Erstellen Sie im Menüpunkt Stammdaten - Konten durch Kopieren eines bestehenden Vorsteuerkontos ein eigenes Vorsteuerkonto für die innergemeinschaftliche Arbeitsleistung Reverse- Change Umsätze. Im Register Anmerkung stellen Sie als Umsatzsteuer-Kennziffer 066 und als Kostenart 2500 ein Anlegen des IG - UST-Kontos Erstellen Sie im Menüpunkt Stammdaten Konten durch Kopieren eines bestehenden Umsatzsteuerkontos für den verwendeten Steuersatz ein Umsatzsteuerkonto (z.b.: 3503 IG Arbeitsleistung 20%) für die innergemeinschaftliche Arbeitsleistung. Im Register Anmerkung stellen Sie als Umsatzsteuer-Kennziffer 057 und als Kostenart 3500 ein Verbuchen der IG-Arbeitsleistung Im Soll können Sie ein beliebiges Aufwands- oder Anlagenkonto verwenden, verwenden Sie auf jeden Fall den Umsatzsteuersatz für die innergemeinschaftliche Arbeitsleistung für jenen Steuersatz, dem das Produkt in Österreich unterliegen würde. Die Vorsteuer aus dem innergemeinschaftlichen Erwerb wird dadurch automatisch verbucht. Im Haben verbuchen Sie auf dem Finanzkonto nur den Nettobetrag und in einer zweiten Zeile den Umsatzsteuerbetrag direkt auf jenes Umsatzsteuerkonto mit dem entsprechenden Umsatzsteuer- Prozentsatz des innergemeinschaftlichen Erwerbes. Beispiel: 5281 Sonst. Aufwand Tierhaltung IG / 2800 Bank / 3503 IG-Arbeitsleistung 20% 21.6 Vorsteuerpauschale für Pferdeeinstellbetriebe Der Pauschalbetrag von 24,-- pro Einstellpferd stellt keinen Ertrag dar, sondern direkt den Vorsteuerbetrag. Aus diesem Grund ist es notwendig das 2500 Vorsteuerkonto mit der Ust-Kennziffer 060 direkt zu bebuchen und als Gegenkonto ein Privatkonto aus der Klasse 9 zu verwenden. Buchungsbeispiel: 2500 VST 372,-- / 9015 Sonstige private Einnahmen 372,-- Am Monats- od. Quartalsende werden das Vorsteuerkonto und das Umsatzsteuerkonto gegen das Konto Ust-Zahllast abgeschlossen. Der Vorsteuerbetrag vermindert den Umsatzsteuerbetrag und somit ergibt sich entweder eine Vorauszahlung / Zahllast oder ein Überschuss / Gutschrift. AGRIS GmbH Seite: 91

92 22 Kunden- u. Lieferantenverwaltung Im Menüpunkt Eingabe- Stammdaten können im Register Kunden/Lieferanten die Kunden- und Lieferantenkonten angelegt werden. Jeder Kunde und jeder Lieferant erhält ein Konto in der Buchhaltung und kann auch in der Buchungsmaske direkt angesprochen werden Aktivierung der Rechnungsverwaltung Menüpunkt Betriebe Register Grundeinstellungen Haken bei Rechnungsverwaltung setzen. Nun steht im Menüpunkt Eingabe Stammdaten der Register Kunden/Lieferanten zur Verwendung zur Verfügung und auch die Menüpunkte Eingabe Neue Ausgangsrechnung, Eingabe Neue Eingangsrechnung, Eingabe Rechnungen bearbeiten. Ebenso werden dadurch sämtliche notwendige Auswertungen unter dem Menüpunkt Auswertung Rechnungen, Mahnungen, sowie Kunden/Lieferanten aktiviert Anlage von Kunden- u. Lieferanten Öffnen Sie den Menüpunkt Eingabe Stammdaten Kunden/Lieferanten und klicken Sie auf die Schaltfläche <Neu> um einen Kunden/Lieferanten mit seinen relevanten Daten zu erfassen. Die gelben Pflichtfelder müssen auf jeden Fall mit Daten hinterlegt werden. Dies betrifft ebenso die Felder Straße, PLZ und Ort. Es wird empfohlen die Kunden beginnend mit den Nummer 200 fortlaufend anzulegen und die Lieferanten ab der Nummer 300 zu erfassen. Somit werden die Kunden und die Lieferanten in der entsprechenden Kontenklasse zugeordnet und können in der Buchungsmaske ausgewählt werden. Nummer: Pflichtfeld. Nummerisches Feld. Die Nummer muss mindestens 3stellig sein. Kunde: Kontrollfeld. Setzen Sie einen Haken, wenn es sich um einen Kunden handelt. Lieferant: Kontrollfeld. Setzen Sie einen Haken, wenn es sich um einen Lieferanten handelt. Aktives Konto: Kontrollfeld. Setzen Sie einen Haken, wenn es sich um einen aktiven Kunden/Lieferanten handelt. Bezeichnung: Pflichtfeld. Tragen Sie hier die Bezeichnung des Kunden/Lieferanten ein. Kürzel: Pflichtfeld. Tragen Sie hier ein aussagekräftiges Kürzel des Kunden/Lieferanten ein. AGRIS GmbH Seite: 92

93 Anrede / Titel: Eingabefeld mit Auswahlfunktion. Tragen Sie hier die Anrede und den Titel des Kunden/Lieferanten ein. Vorname: Eingabefeld. Tragen Sie hier den Vornamen des Kunden/Lieferanten ein. Name / Firma: Pflichtfeld. Tragen Sie hier den Namen oder den Firmennamen des Kunden/Lieferanten ein. Straße: Pflichtfeld. Eingabefeld. Tragen Sie hier die Adresse des Kunden/Lieferanten ein. PLZ / Ort: Pflichtfelder. Eingabefelder. Tragen Sie hier die Postleitzahl und den Postort des Kunden/Lieferanten ein. Land: Eingabefeld mit Auswahlfunktion. Tragen Sie hier das Land des Kunden/Lieferanten ein. Branche: Eingabefeld mit Auswahlfunktion. Tragen Sie hier die relevante Branche des Kunden/Lieferanten ein. Kontaktperson: Eingabefeld. Tragen Sie hier die Kontaktperson oder den Ansprechpartner des Kunden/Lieferanten ein. Briefanrede: Eingabefeld mit Auswahlfunktion. Hinterlegen Sie hier die entsprechende Anrede für den Schriftverkehr mit dem Kunden/Lieferanten. Bank: Eingabefeld. Tragen Sie hier den Namen der Bank des Kunden/Lieferanten ein. BLZ / Konto: Eingabefelder. Tragen Sie hier die aktuelle Bankleitzahl und die Kontonummer des Kunden/Lieferanten ein. UID-Nr.: Eingabefeld. Tragen Sie hier die UID-Nummer (UmsatzsteuerID IDentifikationsnummer) des Kunden/Lieferanten ein. Telefon: Eingabefeld. Tragen Sie hier die Telefonnummer des Kunden/Lieferanten ein. Telefax: Eingabefeld. Tragen Sie hier die Fax-Nummer des Kunden/Lieferanten ein. Mobiltelefon: Eingabefeld. Tragen Sie hier die relevante Mobiltelefon Nummer ein. Eingabefeld. Tragen Sie hier die aktuelle Adresse des Kunden/Lieferanten ein. Internet: Eingabefeld. Tragen Sie hier die Internet Adresse des Kunden/Lieferanten ein. Gesch.Zeit: Eingabefeld. Tragen Sie die Geschäftszeiten des Kunden/Lieferanten ein. Vertreter: Eingabefeld mit Auswahlfunktion. Tragen Sie den Vertreter des Kunden/Lieferanten ein. Tour: Eingabefeld mit Auswahlfunktion. Tragen Sie hier die Tour des Kunden/Lieferanten ein. Sammelkonto: Eingabefeld. Dieses Feld wird vom Programm automatisch ausgefüllt. Exportkonto: Eingabefeld. Dieses Feld wird vom Programm automatisch ausgefüllt. Standard Kontoauszug: Pflichtfeld mit Auswahlfunktion. Hinterlegen Sie hier das Format des Kontoauszuges bei der Auswertung für den Kunden/Lieferanten. Mahnen: Kontrollfeld. Setzen Sie hier einen Haken, wenn der Kunde/Lieferant bei Zahlungsverzug gemahnt werden soll. Zahlung automatisch zuordnen: Kontrollfeld. Setzen Sie hier einen Haken, wenn die Zahlung des Kunden/Lieferanten automatisch (Buchungs-Assistent, Offene Rechnungen) zugeordnet werden soll. Der zweite Register Bank-Zuordnungstexte enthält 10 Eingabefelder um verschiedene Bank- Zuordnungstext für den Kunden/Lieferanten zu hinterlegen. Werden Bankdaten von Telebanking Programmen eingelesen, prüft das Programm ob ein hinterlegter Bank-Zuordnungstext vorkommt. AGRIS GmbH Seite: 93

94 Ist dies der Fall, wird das Konto bei dem dieser Text hinterlegt wurde, in die Buchungsmaske übernommen. Es muss nur noch die Buchung auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft werden. Das dritte Register Anmerkung bietet ausreichend Platz um weitere interessante Informationen zu dem Kunden/Lieferanten zu erfassen und zu speichern. Haben Sie alle relevanten Daten des Kunden/Lieferanten erfasst, speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. Alle erfassten und gespeicherten Kunden/Lieferanten werden in der Tabelle auf der linken Seite des Fensters mit Nummer und Bezeichnung aufgelistet. Filterzeile Unterhalb der Spaltenköpfe Nummer und Bezeichnung befindet sich eine Filterzeile. Hier können Sie den gewünschten Kunden/Lieferanten entweder nach der Nummer oder nach der Bezeichnung suchen. Zeitersparnis, wenn bereits sehr viele Kunden/Lieferanten erfasst sind Ändern der Kunden/Lieferanten Daten Öffnen Sie den Menüpunkt Eingabe Stammdaten - Kunden/Lieferanten und wählen Sie in der Tabelle den gewünschten Kunden/Lieferanten durch anklicken aus. Nun können Sie am Register Allgemeine Daten die notwendigen Änderungen vornehmen. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie in der Tabelle auf einen anderen Kunden/Lieferanten klicken. Die Schaltfläche <OK> ist inaktiv. 23 Kunden / Lieferantenauswertung Mit dem Menüpunkt Auswertung Kunden/Lieferanten wird das Fenster zum Eingrenzen der Adressen für die Auswertung geöffnet. Im oberen Bereich können Sie einstellen, wie die Adressen sortiert und wie die Namen und Titel in der Namenszeile angeordnet sein sollen. Mit dem Modus wird festgelegt, ob Sie nur eine Liste, einen Serienbrief oder Adressetiketten erstellen möchten. Im Register Globale Auswahl können in den Feldern Länder, Branchen, Touren, Vertreter und PLZ einzelne oder mehrfache Markierungen gesetzt werden. In die Auswertung werden dann nur jene Adressen mit einbezogen, bei denen alle Kriterien zutreffen. Wenn Sie einzelne Adressen direkt auswählen oder abwählen möchten, dann klicken Sie auf die Schaltfläche <In die Einzelauswahl übernehmen> und anschließend auf den Register Einzelauswahl. AGRIS GmbH Seite: 94

95 Sie können dort mit den Tasten 0 und 1 für jede einzelne Adresse bestimmen, ob sie in der Auswertung verwendet werden soll oder nicht. Den Status sehen Sie in der linken Spalte (0=nicht markiert, 1 = markiert). Für jeden Modus wird ein Standardformular mitgeliefert, das über den integrierten Designer an eigene Bedürfnisse angepasst werden kann. Modus Liste Setzen Sie im Abschnitt Modus den Optionspunkt bei dem Eintrag Liste und stellen Sie die gewünschten Filter im Abschnitt Zusatzeinstellungen und Globale Auswahl ein. Klicken Sie nun auf die Mehrfachschaltfläche <Vorschau> und die Liste wird mit den Kriterien am Bildschirm angezeigt. Auf der linken Seite des Dokuments werden sämtliche Seiten in Miniaturansicht dargestellt. Klicken Sie auf eine bestimmte Seite wird diese nun rechts in Normalgröße angezeigt. Das Layout der Liste kann individuell über die Mehrfachschaltfläche <Designer> angepasst und verändert werden. Modus Serienbrief Setzen Sie im Abschnitt Modus den Optionspunkt bei dem Eintrag Serienbrief und stellen Sie die gewünschten Filter im Abschnitt Zusatzeinstellungen und Globale Auswahl ein. Klicken Sie nun auf die Mehrfachschaltfläche <Designer> und das Programm List&Lable wird geöffnet um den Serienbrief nun mit den relevanten Texten zu versehen. Es wird das Standardformular geöffnet, um dieses nicht zu verändern, speichern Sie am besten das Formular unter einem eigenen bezeichnenden Namen. Wählen Sie den Menüpunkt Datei Speichern Als. Es wird das Fenster Speichern Als geöffnet. Im Eingabefeld speichern in wird der Ordner Reporte angezeigt und darin sämtliche enthaltenen Formulare. Als Dateiname wird vorgeschlagen: Auswertung_Kunden_Serienbrief.lbl. Sie müssen nun den Dateinamen ergänzen z.b.: Auswertung_Kunden_Serienbrief_Weihnachten.lbl danach klicken Sie auf die Schaltfläche <Speichern>. Hinweis: Achten Sie darauf, dass die ersten drei Teile des Dateinamens (hier: Auswertung_Kunde_Serienbrief) unbedingt gleich bleiben müssen, damit das Programm das Formular der richtigen Auswertung zuordnet. Tragen Sie den gewünschten Text und ev. Grafiken ein, speichern Sie die Eingaben und schließen den Designer. Wählen Sie Ihr selbsterstelltes Formular aus und klicken auf die Mehrfachschaltfläche <Vorschau>. Der Serienbrief wird am Bildschirm angezeigt und kann nun ausgedruckt werden. AGRIS GmbH Seite: 95

96 Modus Adressetiketten Setzen Sie im Abschnitt Modus den Optionspunkt bei dem Eintrag Adressetiketten und stellen Sie die gewünschten Filter im Abschnitt Zusatzeinstellungen und Globale Auswahl ein. Klicken Sie nun auf die Mehrfachschaltfläche <Vorschau> und die Adressetiketten werden mit den Kriterien am Bildschirm angezeigt. Mit der Schaltfläche < Adressen in Zwischenablage> können alle bei den Kunden/Lieferanten hinterlegten Adressen in die Zwischenablage kopiert und in Ihrem Programm bei einem neuen in die entsprechende Zeile (An, CC, BCC) eingefügt werden (in die Zeile klicken, rechte Maustaste drücken, einfügen anklicken). Die Erstellung der Auswertung und die Bedienung des Designers können Sie im Punkt 18.3 nachlesen. AGRIS GmbH Seite: 96

97 23.1 Kundensalden / Lieferantensalden Im Menüpunkt Auswertung Kennzahlen Register Kundensalden und Register Lieferantensalden können für die verwendeten Kunden- u. Lieferanten für ein bestimmtes Monat, mehrere Monate oder alle Monate Saldenlisten nur für ausgewählte bzw. alle Kunden / Lieferanten erstellt werden. In dieser Auswertung werden die Kunden / Lieferanten mit Ihrer zugewiesenen Kontonummer, der Bezeichnung, Summe Soll, Summe Haben und den daraus resultierenden Saldo, sowie den Gesamtsummen aufgelistet. 24 Schnittstelle zu Mauß-Kellermanagement Version 2012 Die Schnittstelle zur Software Kellermanagement von Ing. Mauß musste angepasst werden, da sich die Datenbankversion im Kellermanagement verändert hat. Ab der Version 2012 des Kellermanagements muss unbedingt die Version 2012 der Agris-Buchhaltung verwendet werden. Die Version 2012 der Buchhaltung kann auch auf Daten von älteren Versionen des Kellermanagements zugreifen. 25 Schnittstelle zu Agreto Biogas / Warenwirtschaft AB der Version 2012 ist es möglich die Software AGRETO Biogas / Warenwirtschaft mit der Buchhaltung zu verknüpfen und so die Barrechnungen und Zielrechnungen in das Programm zu integrieren Voreinstellungen zur Datenübernahme Im Menüpunkt Eingabe Betriebe - Register Grundeinstellungen ist der Haken bei Rechnungsverwaltung zu setzen, sowie bei Warenwirtschaft/Biogas einbinden. Erst dann wird auch der betreffende Register Warenwirtschaft/Biogas aktiv. Für die Übernahme aus der Biogas bzw. Warenwirtschaft werden im Register Warenwirtschaft/Biogas bei den Betriebsdaten die Informationen für die Datenübernahme eingetragen. Die wichtigste Eingabe ist die Verknüpfung mit der Datenbank des Betriebes aus dem Programm Biogas bzw. Warenwirtschaft. AGRIS GmbH Seite: 97

98 Klicken Sie auf den Button mit den 3 Punkten und wählen nun den Pfad der Biogas bzw. Warenwirtschaft Datenbank aus. Dateiname des Betriebes z.b. AGRIS.0001 Speichern Sie die Eingaben mit dem Button <Schließen> Doppelte Buchhaltung und Offene Posten-Verwaltung Verwenden Sie die Einstellung in der Buchhaltung, ist unter dem Menüpunkt Eingabe Betriebe Grundeinstellung auch der Haken im Kontrollkästchen über OP-Verwaltung zu setzen und der Menüpunkt System Datenübernahme Agreto Warenwirtschaft/Biogas zu verwenden. In dieser Datenübernahme können Sie den Zeitraum bestimmen und auch die Rechnungsnummern. Wollen Sie auch bereits übernommene Rechnungen nochmals einlesen, setzen den Haken in das Kontrollfeld <auch bereits übernommene Rechnungen>. Betätigen Sie den Button <OK> wird die Übernahme gestartet. AGRIS GmbH Seite: 98

99 25.3 Einnahmen / Ausgaben Rechnung Arbeiten Sie mit der Einnahmen/Ausgaben Rechnung in der Buchhaltung genügt es, den Haken bei Rechnungsverwaltung Warenwirtschaft/Biogas einbinden zu setzen. Die Buchhaltung greift auf diese Datenbank zu und holt die Zielrechnungen zur Verbuchung ins Programm. Diese sind über den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung Offene Posten Kundenkonto für die Verbuchung abrufbar. Die Barrechnungen sind über den Menüpunkt System Datenübernahme Agreto Warenwirtschaft / Biogas in das Programm zu übernehmen. Betätigen Sie den Button <OK> wird die Übertragung gestartet. 26 Schnittstelle zu Vermietung, Vermarktung, Kellermanagement Ab der Version 2003 der Buchhaltung ist es nicht mehr erforderlich, die Rechnungen in der Vermietung bzw. Vermarktung bzw. Kellermanagement zu exportieren und in der Buchhaltung wieder zu importieren, die Buchhaltung greift direkt auf die Datenbestände zu Voreinstellungen zur Datenübernahme Für die Übernahme aus der Vermietung bzw. Vermarktung werden im Register Vermietung/Vermarktung bei den Betriebsdaten die Informationen für die Datenübernahme eingetragen. AGRIS GmbH Seite: 99

100 Die wichtigste Eingabe ist die Datenbank des Betriebes im Programm Vermietung bzw. Vermarktung od. Kellermanagement. Wenn Sie nur einen Betrieb angelegt haben, dann ist dies die Datenbank FA MDB 0.MDB (=Vermarktung und Vermietung) wie im Bild ersichtlich. Die Einstellung Belegzeilen verdichten, bedeutet, dass Rechnungszeilen mit gleichen Konten in einer Buchungszeile zusammengefasst werden. Für die Übernahme aus dem Kellermanagement werden im Register Kellermanagement bei den Betriebsdaten die Informationen für die Datenübernahme eingetragen. (C:\Kellermanagement\Daten\entweder Betrieb od. eigener Name + die letzten 3 Stellen f. das Jahr) 26.2 Verbuchen von Barrechnungen Mit dem Menüpunkt System Datenübernahme AGRIS-Vermietung / Vermarktung und dem Menüpunkt System Datenübernahme Kellermanagement können Barrechnungen eines beliebigen Zeitraumes automatisch in der Buchhaltung mit dem Rechnungsdatum verbucht werden. Die Nummerierung der Belege beginnt mit der hier eingetragenen Nummer und wird im begonnenen Belegkreis weitergezählt. Für die Verbuchung wird das oben eingestellte Kassakonto sowie die in der Vermietung / Vermarktung bei den Artikelgruppen eingestellten Erfolgskonten bzw. im Kellermanagement bei den Steuerartikelgruppen eingestellten Konten verwendet. Die Verbuchung wird erst dann begonnen, wenn das Programm alle vorhandenen Daten kontrolliert hat. Sollten Informationen fehlen, dann werden Sie vorher darauf hingewiesen. Die übernommenen Rechnungen werden im Programm Vermietung / Vermarktung / Kellermanagement als übernommen markiert. Eine zweite Übernahme einer Rechnung ist nicht möglich. Dadurch können Sie aber einen Zeitraum auch ein zweites Mal übernehmen, falls noch Rechnungen dazugekommen sind. AGRIS GmbH Seite: 100

101 26.3 Verbuchen von Zielrechnungen Die Bezahlung der Zielrechnungen wird über die Schaltfläche <Offene Rechnungen> in der Buchungsmaske erledigt. Die offenen Rechnungen des ausgewählten Kunden werden im Fenster dargestellt. Die Zuordnung des bezahlten Betrages zu den Rechnungen wird vom Programm automatisch vorgeschlag en, kann aber individuell verändert werden. Wenn Sie mit der Schaltfläche mit den 3 Punkten aus der Liste aller offenen Rechnungen eine auswählen, dann werden der Kunde und der offene Betrag der ausgewählten Rechnung im Fenster eingetragen. Mit der Schaltfläche <OK> werden die für jede Rechnung zugeordneten Beträge in den Datenbestand des Programmes Vermietung bzw. Vermarktung bzw. Kellermanagement gespeichert und die Buchung in der Buchungsmaske vorgeschlagen Verbuchung von Anzahlungen In der AGRIS-Vermietung ist es möglich, bei der Buchung eines Zimmers eine Anzahlung zu fordern. Für den Zahlungseingang dieser Anzahlungen gibt es in der Buchhaltung eine eigene Funktion. In der Buchungsmaske wird über die Schaltfläche <Offene Anzahlungen> die Bezahlung der Anzahlungen erledigt. Die offenen Anzahlungen des ausgewählten Kunden werden im Fenster dargestellt. Die Zuordnung des bezahlten Betrages zu den einzelnen Buchungen wird vom Programm automatisch vorgeschlagen, kann aber individuell verändert werden. Wenn Sie mit der Schaltfläche mit den 3 Punkten < > aus der Liste aller offenen Anzahlungen eine auswählen, dann werden der Kunde und der offene Anzahlungsbetrag der ausgewählten Buchung im Fenster eingetragen. Mit der Schaltfläche <Ok> werden die für jede Anzahlung zugeordneten Beträge in den Datenbestand der Vermietung gespeichert und die Buchung in der Buchungsmaske vorgeschlagen. AGRIS GmbH Seite: 101

102 26.5 Anrechnen von Anzahlungen Bei der automatischen Verbuchung einer Barrechnung oder bei der Verbuchung des ersten Zahlungseinganges einer Zielrechnung aus der Vermietung wird kontrolliert, ob für diese Rechnung eine Anzahlung eingelangt ist, und diese bei Bedarf wieder zurückgebucht. In der Einnahmen/Ausgaben-Maske geschieht dies mit einer Minusbuchung lt. Abbildung, in der Soll/Haben-Maske wird ein Ertrag im Soll (=Ertragsminderung) gebucht. 27 Offene Postenverwaltung Unter Offene Posten-Verwaltung (kurz OP-Verwaltung) versteht man die detaillierte Verwaltung aller Eingangsrechnungen (Rechnungen von Lieferanten) und Ausgangsrechnungen (Rechnungen an Kunden), die nicht sofort bei Rechnungslegung, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt werden. Die Programmteile zur Verwaltung der Offenen Posten bzw. Offenen Rechnungen müssen in der Buchhaltung speziell aktiviert werden. Dies geschieht im Register Grundeinstellungen der allgemeinen Betriebsdaten. Erst wenn dort das Kontrollfeld Rechnungsverwaltung angehakt ist, stehen diese Funktionen im Programm zur Verwendung zur Verfügung. AGRIS GmbH Seite: 102

103 Die OP-Verwaltung ist dann sinnvoll, wenn Sie eine größere Anzahl von Eingangsrechnungen erst zu einem späteren Zeitpunkt zahlen und/oder eine größere Zahl von Ausgangsrechnungen von Ihren Kunden bzw. Abnehmern erst zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt werden, und Sie eine detaillierte Übersicht darüber in der Buchhaltung haben wollen. Für die Erstellung der Buchhaltung an sich ist die OP-Verwaltung nicht unbedingt erforderlich. Unbedingt zu empfehlen ist die OP-Verwaltung, wenn Sie Daten aus dem Kellermanagement, aus der AGRIS-Vermietung oder aus der AGRIS-Vermarktung einlesen wollen. Durch eine OP-Verwaltung ergeben sich in der Buchhaltung mehrere Vorteile: Sie haben in der Buchhaltung jederzeit und über den Jahreswechsel hinweg eine Übersicht über alle offenen Einzelrechnungen. In einer doppelten Buchhaltung sind die offenen Rechnungen zwar auch auf Forderungen und Verbindlichkeiten verbucht, jedoch meist nicht sehr detailliert. Bei einer Einnahmen/Ausgaben-Rechnung scheinen offenen Rechnungen auf Konten der Buchhaltung überhaupt nicht auf. Sie können Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen in einer eigenen Eingabemaske erfassen, das Programm übernimmt die Verbuchung (nur erforderlich bei doppelter Buchhaltung) automatisch. Wenn Sie das Kellermanagement, die AGRIS-Vermietung oder die AGRIS-Vermarktung verwenden, dann kann die Buchhaltung die Rechnungen von diesen Programmen, wenn die notwendigen Voreinstellungen getroffen sind, direkt einlesen und Sie können diese Rechnungen automatisch verbuchen lassen. Die Zahlungseingänge der Kunden und die Zahlungsausgänge an Lieferanten können mit einem Assistent unter Berücksichtigung der Einhaltung von Zahlungskonditionen den offenen Rechnungen zugeordnet werden. Zahlungen und Skonto werden vom Programm automatisch verbucht Anzeige der Offenen Posten Die offenen Posten werden in der Buchhaltung in einer eigenen Liste angezeigt. Diese kann mit dem Menüpunkt Eingabe - Rechnungen bearbeiten aufgerufen werden. Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen werden getrennt geführt. Über die Optionspunkte Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung kann ausgewählt werden, welche Rechnungen im Übersichtsfenster angezeigt werden sollen. Bei den Kontrollfeldern besteht die Möglichkeit die Zielrechnungen offen, bezahlt und Barrechnungen gemeinsam anzeigen zu lassen, oder haken Sie nur den gewünschten Eintrag an. AGRIS GmbH Seite: 103

104 27.2 Eingabe der Offenen Posten Die Eingabe einer offenen Rechnung erfolgt ähnlich wie die Eingabe einer Buchung. Es handelt sich im Prinzip um einer der Buchung vorgelagerte Eingabemaske, wobei die eigentliche Verbuchung (nur bei doppelter Buchhaltung) im Hintergrund geschieht. Die Schaltflächen in der Liste haben die gleichen Funktionen wie beim Journal. <Neu>: Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird die Eingabemaske für eine neue ER oder AR geöffnet. <Kopieren>: Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird von der markierten Zeile in der Liste eine Kopie mit der nächsten freien Rechnungsnummer erstellt und am Schirm angezeigt. Bestätigen Sie die Eingaben mit der Schaltfläche <OK> wird diese Rechnung gespeichert. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Abbrechen> wird das Fenster geschlossen, ohne die Daten zu speichern. <Löschen>: Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird die markierte Zeile gelöscht. Wurde bei den Allgemeinen Betriebsdaten die steuerliche Gewinnermittlung ausgewählt, steht diese Funktion nicht zur Verfügung. <Ändern>: Mehrfachschaltfläche. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird die markierte Zeile zur Ansicht und Änderung aufgerufen und am Bildschirm angezeigt. Nun ist es möglich Daten zu ergänzen oder zu verändern. Wurde bei den Allgemeinen Betriebsdaten die steuerliche Gewinnermittlung ausgewählt, steht diese Funktion nicht zur Verfügung. <Stornieren>: Mehrfachschaltfläche. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird die markierte Zeile zur Kontrolle und Stornierung aufgerufen und am Bildschirm angezeigt. Der Betrag und die Menge werden in roter Schrift dargestellt. Wollen Sie diese Rechnung nun stornieren klicken Sie auf die Schaltfläche <OK>. Mit der Schaltfläche <Abbrechen> wird das Fenster ohne Speicherung geschlossen. <Gegenverrechnen>: Hat der Kunde bereits einmal eine Gutschrift erhalten, kann mit dieser Schaltfläche die Gutschrift mit einer Rechnung gegenverrechnet werden. Dasselbe gilt auch für Lieferanten von denen eine Gutschrift erhalten wurde. <Schließen>: Mit dieser Schaltfläche wird das angezeigte Fenster geschlossen. Mit den beiden Menüpunkten Eingabe Neue Ausgangsrechnung und Eingabe Neue Eingangsrechnung ist auch eine schnelle Dialogeingabe möglich Beispiel Ausgangsrechnung / Eingangsrechnung Als Beispiel ist hier eine Ausgangsrechnung angeführt, für Eingangsrechnungen gelten die Anweisungen sinngemäß. Die Erfassung erfolgt ähnlich wie bei einem Rechnungsformular mit Belegkopf, Artikelzeilen und Zusatzinformationen zur Zahlung und Mahnung. Die offenen Posten können entweder mit Nettobeträgen oder mit Bruttobeträgen eingegeben werden. Der Kunde wird entweder mit seiner Kontonummer oder über die Anfangsbuchstaben der Kontobezeichnung, die normalerweise mit dem Namen übereinstimmt ausgewählt. In den Detailzeilen finden Sie die Eingabefelder für die Informationen zur Verbuchung der offenen Rechnung wie Konto, Kostenstelle und Steuersatz. Wie bei einer Buchung werden auch Text, Menge, Einheit und entweder Netto- oder Bruttobetrag eingegeben. Im rechten Bereich finden Sie die Eingabefelder für spezielle Steuern /Abgaben, die bei AGRIS GmbH Seite: 104

105 Bedarf ausgefüllt werden. Die Anzahl der Detailzeilen kann mit der Schaltfläche <Neue Zeile> beliebig erweitert werden. Nach dem Block der Detailzeilen finden Sie die Informationen über die Zahlung der Rechnung. Diese Felder werden vom Programm im Zuge der Verbuchung der Bezahlung der Rechnung automatisch ausgefüllt. Auf dem Register Zahlung werden die Zahlungskonditionen, die bereits bei den Allgemeinen Betriebsdaten Register OP/Mahnung erfasst und gespeichert wurden, angezeigt. Ebenfalls ist hier ersichtlich welcher Betrag noch offen ist, die Summe der bereits bezahlten Beträge, die letzte Zahlung am (Datum), und ob die Zahlung abgeschlossen ist. Auf dem Register Mahnung werden die Einstellungen zur Mahnung, die bereits bei den Allgemeinen Betriebsdaten Register OP/Mahnung erfasst und gespeichert wurden, angezeigt. Hier ist ersichtlich ab welchen Tagen die oder 3. Mahnung verschickt werden soll, sowie die anfallenden Mahnspesen und die Verzugszinsen in Prozent. Zu jeder Mahnung kann das Durchführungsdatum eingetragen werden. Die Zahlungskonditionen und auch die Mahnfristen können für jede Rechnung individuell eingetragen und auch verändert werden. Diese Informationen sind dafür verantwortlich, wie die Bezahlung abgewickelt wird, und wann eine Rechnung zur Mahnung herangezogen werden soll. AGRIS GmbH Seite: 105

106 27.3 Voreinstellung zur Verbuchung der Offenen Posten mit der doppelten Buchhaltung Um eine ordnungsgemäße Verbuchung der offenen Posten zu gewährleisten, sind vor Beginn einige Voreinstellungen bzw. Kontrollen notwendig. Menüpunkt Eingabe Stammdaten Register Konten. In dem verwendeten Kontenplan sollten folgende Konten vorhanden sein: 4411 Kundenskonti 10% 4412 Kundenskonti 20% 4401 Erlösberichtigung 10% 4402 Erlösberichtigung 20% 5880 Lieferantenskonti Materialaufwand 5881 Lieferantenskonti Anlagenkäufe Die hier angeführten Konten können in Ihrem Kontenplan durchaus bereits mit anderen Kontennummern vorhanden sein. Sind die Konten nicht aufgelistet müssen diese von Ihnen selbst mit den richtigen Zuordnungen angelegt werden. Zum Anlegen eines Kontos klicken Sie auf die Schaltfläche <Neu> oder Sie markieren in der gewünschten Kontenklasse ein Konto und klicken nun auf die Schaltfläche <Kopieren>. In beiden Fällen müssen die Kontonummer, die Bezeichnung und auch die Zuordnung eingetragen bzw. geändert werden. Nachstehend einige ige Bespiele: 4411 Kundenskonti 10%, Kontoart: Ertrag, Gruppenzuordnung: 4 Betriebliche Erträge, Standard Kontenplan: 1Standard, Standardsteuersatz: 1 Ermäßigter Steuersatz 10%, RLG-Zuordnung: 1 Umsatzerlöse Kundenskonti 20%, Kontoart: Ertrag, Gruppenzuordnung: 4 Betriebliche Erträge, Standard Kontenplan: 1Standard, Standardsteuersatz: 1 Normaler Steuersatz 20%, RLG-Zuordnung: 1 Umsatzerlöse Erlösberichtigung 10%, Kontoart: Ertrag, Gruppenzuordnung: 4 Betriebliche Erträge, Standard Kontenplan: 1Standard, Standardsteuersatz: 1 Ermäßigter Steuersatz 10%, RLG-Zuordnung: 1 Umsatzerlöse Erlösberichtigung 20%, Kontoart: Ertrag, Gruppenzuordnung: 4 Betriebliche Erträge, Standard Kontenplan: 1Standard, Standardsteuersatz: 1 Normaler Steuersatz 20%, RLG-Zuordnung: 1 Umsatzerlöse Lieferantenskonti Materialaufwand, Kontoart: Variabler Aufwand, Gruppenzuordnung: 5 Materialaufwand, RLG-Zuordnung: 5 Materialaufwand für bezogene Leistungen 5881 Lieferantenskonti Anlagenkäufe, Kontoart: Variabler Aufwand, Gruppenzuordnung: 5 Materialaufwand, RLG-Zuordnung: 5 Materialaufwand für bezogene Leistungen Nach dem die Konten im Kontenplan erfasst wurden, müssen nun auf dem Register Steuersätze ebenfalls die entsprechenden Zuordnungen gemacht werden. Im folgenden Beispiel wird der Steuersatz 2 Normaler Steuersatz 20% angezeigt. Für die weiteren Steuersätze gelten die Zuordnungen sinngemäß. Speichern Sie die Eingaben und schließen Sie das Fenster. AGRIS GmbH Seite: 106

107 27.4 Verbuchung der Offenen Posten mit der doppelten BH Wenn Sie eine neue offene Ausgangsrechnung mit der Schaltfläche <OK> speichern, dann wird diese bei einer doppelten Buchhaltung automatisch im Journal als Beleg verbucht. Dabei wird auch berücksichtigt, ob die Rechnung mit Nettobeträgen oder mit Bruttobeträgen erstellt wurde. Sind sonstige Steuern und Abgaben eingetragen worden, dann werden auch diese im Journal unter der gleichen Belegnummer verbucht. Sie bekommen auch eine kurze Information mit der verwendeten Belegnummer angezeigt. Unter dieser Belegnummer wird der Beleg im Kreis der Ausgangsrechnungen abgelegt. Starten Sie den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung. Es wird das Fenster zum Erstellen einer neuen Buchung geöffnet. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche <Offene Rechnungen>. Nun wird das Fenster Offene Posten ausbuchen angezeigt. In diesem Fenster wählen Sie in dem Feld Kundenkonto den gewünschten Kunden/Lieferanten aus. Entweder indem Sie die Nummer in das Feld eintragen, oder durch die Eintragung der Anfangsbuchstaben, ebenso können Sie die Auswahlliste öffnen und den Kunden durch Markierung, Mausklick, Enter-Taste übernehmen. Es werden nun alle offenen Rechnungen dieses Kunden im Fenster aufgelistet. Jede Rechnung wird mit Datum, Re-Nummer, Betrag, bereits bezahlt, offen, Skontobedingungen angezeigt. AGRIS GmbH Seite: 107

108 Komplette Bezahlung einer offenen Rechnung mit der doppelten BH Wurde die Rechnung vom vom Kunden innerhalb der Skontofrist bezahlt, tragen Sie das richtige Datum und den erhaltenen Betrag rechts oben in das Feld <bezahlter Betrag> ein und drücken die Entertaste. Es wird von Programm automatisch der Haken bei <Ausgleich mit Skontoabzug erl. bis > gesetzt und der bezahlte Betrag in der Spalte <verwendeter Betrag> eingetragen. Sind keine weiteren Geldeingänge dieses Kunden einzutragen, speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. Das Fenster Offene Posten wird geschlossen und in der Buchungsmaske werden die übernommenen Daten in einer oder mehreren Buchungszeilen dargestellt. In der ersten Zeile wird das Girokonto auf der Sollseite und das Kundenkonto auf der Habenseite mit den um den Skonto verminderten Betrag angezeigt. Mit der Laufleiste kann nun auf die weitere Buchungszeile gewechselt werden. AGRIS GmbH Seite: 108

109 In der zweiten Zeile wird nun die Verbuchung des Skontos angezeigt. Speichern Sie die Eingaben nun mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. Die Buchung wird nun ins Buchungsjournal übernommen und in dem entsprechenden Monat angezeigt Erhaltener Betrag größer als offene Rechnung mit der doppelten BH Wurde die Rechnung vom vom Kunden innerhalb der Skontofrist mit einem höheren Betrag als die Rechnung ausmachte bezahlt, tragen Sie das richtige Datum und den gesamten erhaltenen Betrag rechts oben in das Feld <bezahlter Betrag> ein und drücken die Entertaste. AGRIS GmbH Seite: 109

110 Es wird von Programm automatisch der Haken bei <Ausgleich mit Skontoabzug erl. bis > gesetzt und der bezahlte Betrag für die Rechnung von in der Spalte <verwendeter Betrag> eingetragen. Da aber mehr bezahlt wurde als diese Rechnung ausmachte, wird der Mehrbetrag zum Teilausgleich der nächsten offenen Rechnung herangezogen und in der Spalte <verwendeter Betrag> eingetragen. Sind keine weiteren Geldeingänge dieses Kunden einzutragen, speichern Sie die Eingaben mit einem Kick auf die Schaltfläche <OK>. Das Fenster Offene Posten wird geschlossen und in der Buchungsmaske werden die übernommenen Daten in einer oder mehreren Buchungszeilen dargestellt. In der ersten Zeile wird das Girokonto auf der Sollseite mit dem erhaltenen Gesamtbetrag und das Kundenkonto auf der Habenseite mit den um den Skonto verminderten Betrag, der Rechnung vom , angezeigt. Mit der Laufleiste kann nun auf die weitere Buchungszeile gewechselt werden. In der zweiten Zeile wird nun die Verbuchung des Skontos angezeigt. In der dritten Zeile auf der Habenseite wird nun der bezahlte Teilbetrag der nächsten offenen Rechnung angezeigt. In der ersten Zeile der Sollbuchung wird der gesamte erhaltene Betrag ausgewiesen. Speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. AGRIS GmbH Seite: 110

111 Die Buchung wird nun ins Buchungsjournal übernommen und in dem entsprechenden Monat angezeigt Verbuchung der Offenen Posten mit der E/A-Rechnung Haben Sie bei den Allgemeinen Betriebsdaten Register Grundeinstellungen die einfache Einnahmen/Ausgaben-Rechnung oder die erweiterte Einnahmen/Ausgaben-Rechnung mit Inventurverwaltung gewählt, dann gilt folgendes. Wenn Sie eine neue offene Ausgangsrechnung mit der Schaltfläche <OK> speichern, dann wird diese offene Rechnung NICHT bei der Erfassung im Journal verbucht. Kunden- und Lieferantenkonten werden bei dieser gewählten Aufzeichnungsform ebenfalls NICHT bebucht. AGRIS GmbH Seite: 111

112 Die Verbuchung im Journal wird erst bei der späteren Bezahlung, da zu diesem Zeitpunkt erst die Einnahme für den Betrieb anfällt, angezeigt. Die Rechnung wird in der Zwischenzeit auch nicht als Beleg in der Buchhaltung gebraucht, sondern wird meist erst bei der Zahlung mit dem Zahlungsbeleg gemeinsam in die Belegsammlung eingeordnet. HINWEIS: Da bei der OP mit der E/A Rechnung die Kunden-/Lieferantenkonten nicht bebucht werden, gibt es in Folge auch keine Salden zur Übernahme in das nächste BF-Jahr und auch keine Auswertung Kunden-/Lieferantenkonten. Einen Gesamtüberblick über alle bereits erstellten Ausgangs- und Eingangsrechnungen erhalten Sie über den Menüpunkt Eingabe Rechnungen bearbeiten. Hier kann wiederum zwischen der Anzeige Eingangs- oder Ausgangsrechnungen gewählt werden. Ebenso ob ein bestimmtes Monat oder alle Monate angezeigt werden sollen. Es werden auch noch nicht bezahlte Rechnungen vorangegangener Jahre mit angezeigt. Starten Sie nun den Menüpunkt Eingabe Neue Buchung. Es wird nun das Fenster zum Erstellen einer neuen Buchung geöffnet. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche <Offene Rechnungen>. Nun wird das Fenster Offene Posten ausbuchen angezeigt. In diesem Fenster wählen Sie in dem Feld Kundenkonto den gewünschten Kunden/Lieferanten aus. Entweder indem Sie die Nummer in das Feld eintragen, oder durch die Eintragung der Anfangsbuchstaben, ebenso können Sie die Auswahlliste öffnen und den Kunden durch Markierung, Mausklick, Enter-Taste übernehmen. Es werden nun alle offenen Rechnungen dieses Kunden im Fenster aufgelistet. AGRIS GmbH Seite: 112

113 Jede Rechnung wird mit Datum, Re-Nummer, Betrag, bereits bezahlt, offen, Skontobedingungen angezeigt Komplette Bezahlung einer offenen Rechnung mit der E/A-Rechnung Wurde die Rechnung vom vom Kunden innerhalb der Skontofrist bezahlt, tragen Sie das richtige Datum und den erhaltenen Betrag rechts oben in das Feld <bezahlter Betrag> ein und drücken die Entertaste. Es wird von Programm automatisch der Haken bei <Ausgleich mit Skontoabzug erl. bis > gesetzt und der bezahlte Betrag in der Spalte <verwendeter Betrag> eingetragen. Sind keine weiteren Geldeingänge dieses Kunden einzutragen, speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. Das Fenster Offene Posten wird geschlossen und in der Buchungsmaske werden die übernommenen Daten in einer Buchungszeile dargestellt. AGRIS GmbH Seite: 113

114 Es wird das Girokonto auf der Sollseite und das Ertragskonto z.b.: Waldbau auf der Habenseite mit den um den Skonto verminderten Betrag angezeigt. Speichern Sie die Buchung mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. Ein Ausbuchen des Skontos ist nicht notwendig, da bei der Erstellung der Ausgangsrechnung im Journal keine Eintragung gemacht wurde. Bei der gewählten Aufzeichnungsform <Einnahmen/Ausgaben-Rechnung> werden auch die Kunden- und Lieferantenkonten nicht bebucht. Aus diesem Grund muss auch dort keine Skontoausbuchung erfolgen. Erst nachdem die Buchung mit der Schaltfläche <OK> gespeichert wurde, wird die Verbuchung im Journal und auch auf dem entsprechenden Ertragskonto angezeigt. Über den Menüpunkt Auswertung Buchungen Register Kontoauszug, Markierung des gewünschten Monats und des Ertragskontos und einem Klick auf die Schaltfläche <Vorschau> wird das Konto mit sämtlichen Buchungszeilen am Bildschirm angezeigt. Über das Druckersymbol kann die Auswertung ausgedruckt werden Erhaltener Betrag größer als offene Rechnung mit der E/A-Rechnung Wurde die Rechnung vom vom Kunden innerhalb der Skontofrist mit einem höheren Betrag als die Rechnung ausmachte bezahlt, tragen Sie das richtige Datum und den gesamten erhaltenen Betrag rechts oben in das Feld <bezahlter Betrag> ein und drücken die Entertaste. AGRIS GmbH Seite: 114

115 Es wird von Programm automatisch der Haken bei <Ausgleich mit Skontoabzug erl. bis > gesetzt und der bezahlte um den Skonto verminderten Betrag für die Rechnung von in der Spalte <verwendeter Betrag> eingetragen. Da aber mehr bezahlt wurde als diese Rechnung ausmachte, wird der Mehrbetrag zum Teilausgleich der nächsten offenen Rechnung herangezogen und in der Spalte <verwendeter Betrag> eingetragen. Sind keine weiteren Geldeingänge dieses Kunden einzutragen, speichern Sie die Eingaben mit einem Kick auf die Schaltfläche <OK>. Das Fenster Offene Posten wird geschlossen und in der Buchungsmaske werden die übernommenen Daten in einer oder mehreren Buchungszeilen dargestellt. In der ersten Zeile wird das Girokonto auf der Sollseite mit dem erhaltenen Gesamtbetrag und das Ertragskonto auf der Habenseite mit den um den Skonto verminderten Betrag, der Rechnung vom , angezeigt. Mit der Laufleiste kann nun auf die weitere Buchungszeile gewechselt werden. In der zweiten Zeile wird nun die Verbuchung des Teilbetrages der nächsten offenen Rechnung angezeigt. Auf der Sollseite bleibt das Girokonto mit dem erhaltenen Gesamtbetrag stehen und auf der Habenseite wird in der zweiten Zeile nun wieder das Ertragskonto Waldbau mit dem bezahlten Teilbetrag der noch offenen Rechnung vom angezeigt. AGRIS GmbH Seite: 115

116 Speichern Sie die Buchung mit einem Klick auf die Schaltfläche <OK>. Die Buchung wird nun auch ins Journal übernommen und im entsprechenden Monat angezeigt. Über den Menüpunkt Auswertung Buchungen Register Kontoauszug, Markierung des gewünschten Monats oder der Monate, des Ertragskontos und einem Klick auf die Schaltfläche <Vorschau> wird das Konto mit sämtlichen Buchungszeilen am Bildschirm angezeigt. Über das Druckersymbol kann die Auswertung ausgedruckt werden Auswertung offener Rechnungen Im Menüpunkt Auswertung - Rechnungen können die offenen Rechnungen nun bezogen auf das Rechnungsdatum oder das Fälligkeitsdatum ausgewertet werden. Im Register Rechnungslisten werden Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen getrennt geführt. Über die Optionspunkte Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung kann ausgewählt werden, welche Rechnungen im Übersichtsfenster angezeigt werden sollen. Bei den Kontrollfeldern besteht die Möglichkeit die Zielrechnungen offen, bezahlt und Barrechnungen gemeinsam anzeigen zu lassen, oder haken Sie nur den gewünschten Eintrag an. Über den Register Offene Posten werden außerdem in der Liste offenen Rechnungen der Saldo lt. Konto und eventuell geleistete Anzahlungen angezeigt. Voraussetzung für die Erkennung einer Anzahlung ist, dass bei der Einbuchung der Anzahlung am Kunden- bzw. Lieferantenkonto als Zusatztext die Rechnungsnummer eingetragen wird. AGRIS GmbH Seite: 116

117 28 Erstellen/Drucken von Rechnungen 28.1 Grundeinstellungen Um die Funktion des Rechnungsdruckes nutzen zu können muss bei den Betriebsdaten im Bereich Grundeinstellungen die Rechnungsverwaltung markiert sein. Damit sind die bereits seit einigen Jahren vorhandenen Bereiche Kunden/Lieferantenverwaltung und Ausgangs/Eingangsrechnungen grundsätzlich aktiviert Drucken von Rechnungen Im Übersichtsfenster der Rechnungen finden Sie im unteren Bereich die Schaltfläche <Vorschau> für die Ansicht des ausgewählten Formulars am Bildschirm. Rechts daneben im Auswahlfeld für das Formular können Sie aus den gespeicherten Formularen das gewünschte auswählen. Dabei geht es um die Auswahl des Layouts bzw. des Designs des AGRIS GmbH Seite: 117

118 Formulars, welches nicht fix im Programm gespeichert ist, sondern für jedes Formular in einer eigenen Datei abgelegt wird. Mit dem Programm werden folgende Formulare mitgeliefert, die Namen sind selbsterklärend. Ausgangsrechnungen_Formular Ausgangsrechnungen_Formular_Mahnung1 Ausgangsrechnungen_Formular_Mahnung2 Ausgangsrechnungen_Formular_Mahnung3 Eingangsrechnungen_Formular Um aus einer bereits gespeicherten Rechnung ein Formular zu erstellen klicken Sie einfach auf die AGRIS GmbH Seite: 118

119 Schaltfläche <Vorschau> und Sie erhalten eine Bildschirmansicht des aktuell eingestellten Formulars. In dieser Bildschirmansicht können Sie mit den Zoomfunktionen die Ansicht vergrößern und verkleinern, um sich einen Überblick über das Formular zu verschaffen. Um das Formular aus der Vorschau heraus zu drucken klicken Sie auf das rechte der beiden Druckersymbole. Um bei einem mehrseitigen Formular nur die aktuelle Seite zu drucken klicken Sie auf das linke der beiden Druckersymbole. Um vor dem Druck eine Druckerauswahl angezeigt zu bekommen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Druckersymbol. Um das Formular in eine Datei zu speichern klicken Sie auf das Symbol mit der Diskette und wählen anschließend ein Dateiformat und einen Speicherordner. Um das Formular als Anhang per zu versenden klicken Sie auf das Symbol mit dem Brief und wählen anschließend das Dateiformat aus (z.b.: PDF). Das Formular erscheint als Anhang in einem neuen in Ihrem Standard -Programm. Um die Vorschau zu schließen verwenden Sie das Symbol mit der Tür. Sie können ein Formular auch ohne Vorschau am Bildschirm direkt drucken indem Sie mit der Auswahlfunktion der Schaltfläche den Eintrag Drucken anklicken. Weitere Funktionen dieser Schaltfläche sind: Designer: Öffnet den Designer mit dem ausgewählten Formular Auswahl: Öffnet eine Auswahl weiterer Funktionen Excel: Exportiert das Formular in Excel (muss vorher installiert sein) Pdf: Erstellt direkt eine PDF-Datei Rechnungsverwaltung Kommastellen Eingabe / Ausgabe Es ist nun möglich beim Erstellen einer Rechnung den Preis auf 4 Kommastellen genau einzugeben. ACHTUNG: Beim Ausdruck der Rechnungen wird NUR die Anzahl der Kommastellen ausgegeben, die im Kontenplan bei den Konten eingestellt wurde. Sind im Kontenplan bei dem entsprechenden Konto 2 Kommastellen hinterlegt, werden beim Ausdruck auch nur 2 ausgegeben, unabhängig von der Eingabe beim Erstellen der Rechnung. Somit kann die Ausgabe der Kommastellenanzahl am Rechnungsausdruck individuell angepasst werden Ändern von Formularen Ab der Version 2008 der Buchhaltung wird ohne Zusatzkosten der Formulardesigner List&Label der Fa. Combit mitgeliefert. Sie können damit Ihr Formular selbst gestalten. Wenn Sie dabei Hilfe benötigen erstellen wir Ihnen auch gerne ein Formular nach Ihren Wünschen. Um ein gespeichertes Formular zu verändern wählen Sie zuerst in der Auswahl das gewünschte Formular aus und klicken Sie anschließend auf die Auswahlfunktion der Schaltfläche <Vorschau> und wählen aus der Liste den Eintrag Designer. AGRIS GmbH Seite: 119

120 Der mitgelieferte Formulardesigner öffnet sich und zeigt im linken Bereich die im Formular verwendeten Objekte (das sind die grün hinterlegten Bereiche in der Vorschau) und den dazugehörigen Eigenschaftendialog, im mittleren Bereich eine Layoutvorschau des Formulars und im rechten Bereich eine Liste der zur Verfügung stehenden Variablen. Sie können hier jedes Detail des Formulars ändern und Ihren Wünschen anpassen. Bevor Sie eine Änderung vornehmen speichern Sie am besten das Formular unter einem eigenen Namen. Damit wird das Originalformular nicht verändert und Sie verhindern damit auch, dass beim nächsten Update Ihre Änderungen wieder mit dem Originalformular überschrieben werden. Die eigenen Formulare müssen immer in den Unterordner Reporte im Programmordner der Buchhaltung gespeichert werden. Um Änderungen in einem bestimmten Bereich des Formulars vorzunehmen klicken Sie mit der Maus doppelt auf den entsprechenden grünen Bereich in der Ansicht. Sie erhalten das Einstellungsfenster für das entsprechende Objekt und können mit den kleinen Schaltflächen über der Liste einzelne Zeilen des Objektes ändern, löschen oder hinzufügen. AGRIS GmbH Seite: 120

121 Die im Formular bereits vorhandenen Objekte enthalten mitunter in den einzelnen Zeilen spezielle Funktionen und Formeln, die für die Darstellung oder die Berechnung notwendig sind. Um hier Änderungen vorzunehmen sind spezielle Kenntnisse des Designers und der integrierten Skriptsprache notwendig. Um die Position eines Objektes zu ändern ziehen Sie den grünen Bereich einfach an die gewünschte Stelle. Sie können auch selbst Objekte einfügen. Um zum Beispiel ein Logo auf dem Formular zu platzieren verwenden Sie den Menüpunkt Objekte Einfügen Bild und markieren in der Ansicht mit der Maus den Bereich wo das Logo dargestellt werden soll. Mit einem Doppelklick auf den gerade neu erstellten grünen Bereich erhalten Sie die Auswahl für den Pfad und die Bilddatei. Wählen Sie nun Ihre Datei mit dem Logo aus und schon haben Sie Ihr Logo auf der Rechnung. Der mitgelieferte Designer ist einer der mächtigsten und flexibelsten am Markt, eine detaillierte Beschreibung würde den Rahmen dieser Broschüre bei weitem sprengen. Sie können allerdings die integrierten Hilfefunktionen des Designers verwenden. 29 Mahnwesen In der Rechnungsverwaltung wurden Funktionen für die automatische Erstellung von Mahnungen integriert. Die Daten für die Mahnungen kommen für jede Rechnung individuell aus dem Register Mahnung bei den Ausgangsrechnungen. AGRIS GmbH Seite: 121

122 Mit dem Menüpunkt Auswertung Mahnungen wird das Fenster für den Mahnlauf gestartet. Im oberen Bereich wählen Sie aus, für welche Mahnstufe die Rechnungen durchsucht werden sollen und Mahnformulare erstellt werden sollen. Mit der Sortierung legen Sie fest, in welcher Sortierreihenfolge die Mahnungen ausgegeben werden sollen. Die beiden Datumsangaben Zahlungseingänge berücksichtigt bis und Frist bis können ausgefüllt und im Text der Mahnformulare verwendet werden. Unten können Sie auswählen, welches Formular verwendet werden soll. Für jede Mahnstufe wird ein vorbereitetes Formular mitgeliefert. Sie können diese mitgelieferten Formulare auch mit dem Designer öffnen und Ihren Bedürfnissen anpassen. Die Formulare werden aus dem Ordner geladen, den Sie bei den Betriebsdaten im Register Auswertung für die Reporte eingestellt haben. Für die Erstellung der Mahnungen klicken Sie immer zuerst auf die Schaltfläche Vorschau, um die für die ausgewählte Mahnstufe fälligen Mahnungen am Bildschirm zu erstellen und zu kontrollieren. Damit eine Rechnung in die Mahnstufe 1 fällt müssen folgende Kriterien erfüllt sein: Es muss sich um eine Zielrechnung handeln. Im Register Zahlung darf der Haken im Feld Zahlung abgeschlossen nicht gesetzt sein. Im Register Mahnung muss der Haken im Feld diese Rechnung mahnen gesetzt sein Die Rechnung muss zur 1. Mahnung fällig sein. Die Tage im Feld 1. Mahnung nach... Tagen müssen vom Rechnungsdatum an bereits verstrichen sein. Die erste Mahnung darf noch nicht erstell worden sein, das Datum im Feld durchgeführt am muss in der erste Zeile noch leer sein. Damit eine Rechnung in die Mahnstufe 2 fällt müssen folgende Kriterien erfüllt sein: Es muss sich um eine Zielrechnung handeln. Im Register Zahlung darf der Haken im Feld Zahlung abgeschlossen nicht gesetzt sein. Im Register Mahnung muss der Haken im Feld diese Rechnung mahnen gesetzt sein Für die Rechnung muss die erste Mahnung bereits durchgeführt worden sein, das Datum im Feld durchgeführt am muss in der ersten Zeile bereits ausgefüllt sein. Die Rechnung muss zur 2. Mahnung fällig sein. Die Tage im Feld 2. Mahnung nach... Tagen müssen vom Rechnungsdatum an bereits verstrichen sein. Die zweite Mahnung darf noch nicht erstell worden sein, das Datum im Feld durchgeführt am muss in der zweiten Zeile noch leer sein. AGRIS GmbH Seite: 122

123 Damit eine Rechnung in die Mahnstufe 3 fällt müssen folgende Kriterien erfüllt sein: Es muss sich um eine Zielrechnung handeln. Im Register Zahlung darf der Haken im Feld Zahlung abgeschlossen nicht gesetzt sein. Im Register Mahnung muss der Haken im Feld diese Rechnung mahnen gesetzt sein Für die Rechnung muss die zweite Mahnung bereits durchgeführt worden sein, das Datum im Feld durchgeführt am muss in der zweiten Zeile bereits ausgefüllt sein. Die Rechnung muss zur 3. Mahnung fällig sein. Die Tage im Feld 3. Mahnung nach... Tagen müssen vom Rechnungsdatum an bereits verstrichen sein. Die dritte Mahnung darf noch nicht erstell worden sein, das Datum im Feld durchgeführt am muss in der dritten Zeile noch leer sein. Alle in die ausgewählte Mahnstufe fallenden Rechnungen werden nach Kunden gruppiert in das entsprechende Mahnformular übernommen und in Tabellenform aufgelistet. Das heißt, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen in einer Mahnstufe hat, stehen die alle am gleichen Mahnformular. Sie können in der Vorschau die einzelnen Mahnungen kontrollieren und aus der Vorschau drucken. AGRIS GmbH Seite: 123

124 Oder Sie verwenden den Eintrag Drucken aus der Mehrfachschaltfläche im Fenster Mahnungen. Die Vorschau und den Ausdruck können Sie beliebig oft wiederholen. Wenn Sie feststellen, dass Rechnungen fehlen oder unbeabsichtigt im Mahnformular aufscheinen können Sie den ganzen Mahnlauf abbrechen, bei den Rechnungen die erforderlichen Änderungen durchführen (siehe Kriterien) und die Auswertung noch einmal starten. In der Vorschau werden die Mahnungen in einer Druckvorschau am Bildschirm ausgegeben. Erst wenn für die gewählte Mahnstufe alle Mahnungen richtig und vollständig erstellt und gedruckt sind verwenden Sie die Schaltfläche <Speichern>. Damit werden die Mahnungen der ausgewählten Mahnstufe gespeichert und mit dem Durchführungsdatum bei der Rechnung vermerkt. Falls Sie unabsichtlich eine Mahnung gespeichert haben können Sie den Vorgang nur rückgängig machen, indem Sie das entsprechende Datumsfeld für die durchgeführte Mahnung bei der betroffenen Rechnung leeren. Damit gilt die entsprechende Mahnung als nicht durchgeführt (siehe Kriterien). Mit der Schaltfläche <Schließen> beenden Sie die Auswertung. Falls Sie ein Mahnformular Ihren Bedürfnissen anpassen möchten, dann wählen Sie das entsprechende Mahnformular aus und verwenden Sie aus der Mehrfachschaltfläche den Eintrag Designer. Es empfiehlt sich, ein verändertes Formular unter einem anderen Namen zu speichern. Damit bleibt das Originalformular erhalten und Ihr eigenes Formular wird bei einem Programmupdate nicht überschrieben Kundenbezogene Mahnungen Im Menüpunkt Auswertung Mahnungen ist es nun möglich, den Mahnlauf in der jeweiligen Mahnstufe nicht nur für alle fälligen Mahnungen gesammelt, sondern auch kundenspezifisch durchzuführen. Beim Starten des Menüpunktes sind alle Kunden markiert, der Mahnlauf funktioniert wie gewohnt. Wenn Sie nur einzelne Kunden, oder einzelne Kunden nicht mahnen wollen dann setzen Sie in der Tabelle Kunden die entsprechende Markierung. AGRIS GmbH Seite: 124

125 30 Datensicherung In Ihrer Buchhaltung befinden sich wichtige Daten, deren Eingabe Ihre Arbeitszeit in Anspruch genommen hat. Legen Sie daher größten Wert auf eine regelmäßige externe Datensicherung (USB- Stick, Externe Festplatte, CD, DVD, SD-Karte, Band). Im Programm gibt es eine Funktion, mit der die Datensicherung auf einfache und schnelle Art durchgeführt werden kann, und im Schadensfall die gesicherten Daten auch wiederhergestellt werden können. Eine Datensicherung ist auch dazu geeignet, die Daten eines Buchführungsjahres von einem PC zu einem anderen PC zu transportieren, und dort mit den Daten weiterzuarbeiten. Dabei muss aber unbedingt auf beiden PCs die gleiche Version des Programmes installiert sein und Sie sollten genau darauf achten, dass Sie immer eine aktuelle Datensicherung erstellen, und diese dann auch immer einspielen, bevor Sie mit der Arbeit am anderen PC beginnen. Wenn Sie Ihr gesamtes System auf CD, DVD oder Band sichern, dann kann die spezielle Datensicherung im Buchhaltungsprogramm selbst unterbleiben. Achten Sie aber darauf, dass die Gesamtsicherung ordnungsgemäß durchgeführt wird. Um das Risiko eines Datenverlustes zu minimieren, verwenden Sie zumindest 2 Generationen von Sicherungsmedien, und setzen Sie diese abwechselnd ein Daten sichern Im Fenster Betriebe können Sie mit der Schaltfläche <Sichern> entweder das aktuelle Buchführungsjahr oder den gesamten Betrieb auf eine Disketten oder andere Datenträger (USB-Stick, externe Festplatte us.) sichern. In dieser Sicherung befinden sich immer alle Daten des Buchführungsjahres bzw. des Betriebes, auch die Stammdaten. Wenn eine Datensicherung erstellt wird, dann bleiben die Daten auf der Festplatte im ursprünglichen Zustand erhalten, es wird nur eine Sicherungskopie erstellt. Dabei wird der Sicherungsdatenträger bei jeder Datensicherung vorher gelöscht, und dann wird der aktuelle Datenbestand von der Festplatte auf den Datenträger kopiert. Eine Diskette kann nur ein einziges Buchführungsjahr aufnehmen, für jedes Buchführungsjahr müssen Sie also eine eigene Diskette bzw. bei sehr umfangreichen Jahren sogar 2 oder 3 Disketten verwenden. Disketten haben eine begrenzte Lebensdauer und sollten daher nicht verwendet werden. Empfohlen werden externe Datensicherungsträger Daten rücksichern Im Fenster Betriebe kann mit der Schaltfläche <Rücksichern> ein Datenbestand aus einer Datensicherung zurückgeholt werden. Die Daten auf dem Datenträger werden vorerst gelesen und identifiziert. Erst wenn die Daten vom Programm für in Ordnung befunden werden, können diese auch wirklich verwendet werden Reorganisieren Beim Reorganisieren wird die Datenbank kontrolliert. Die Reorganisation erfolgt immer vor dem Sichern der Daten und wenn das Programm unsachgemäß beendet wurde. Das heißt, Sie müssen selbst nie reorganisieren, es sei denn es zeigt sich, dass Ihr Datenbestand nicht in Ordnung ist. AGRIS GmbH Seite: 125

126 30.4 Datenexport Der Datenexport erfolgt über den Menüpunkt System Datenexport. Sollten Sie an einem Arbeitskreis Unternehmensführung oder Urlaub am Bauernhof teilnehmen, so können Sie hier die Daten für den überbetrieblichen Vergleich auslagern. Je nach dem welcher Export gewählt wird, werden die unterschiedlichsten Fenster für die Bereitstellung der zu exportierenden Daten geöffnet. Tragen Sie die relevanten Daten in den einzelnen Registern ein und erstellen Sie die Exportdatei entweder über den Register <Export> oder über die Schaltfläche <Export>. 31 Onlinefreischaltung und Online-Update Info Der Bereich der Online-Freischaltung und des Online-Updates wurde überarbeitet. Es ist jetzt nicht mehr erforderlich, einen MySQL-Datenbanktreiber zu installieren, da auf ein php-bereich eingerichtet wurde, der den Datenbankzugriff auf die Kundendaten und Versionsdaten erledigt. Dadurch sollten die Freischaltung und das Online-Update auf jedem Rechner mit Internetzugang funktionieren. Falls die Buchhaltung auf einem PC ohne Internetzugang installiert ist, ist es auch möglich, sich die Lizenznummer auf einem anderen Rechner mit Internetzugang zu besorgen. Sie müssen nur den Link, den das Buchhaltungsprogramm erzeugt in den Browser des Rechners eintragen, der Internetzugang hat. Die Berechtigung für diese Funktionen ist am Agris-Server hinterlegt, die Anmeldung erfolgt wie bisher mit Name und Kundennummer. Bitte verwenden Sie genau den Namen, der auch auf Ihrer Servicevertragsabrechnung steht (Familienname und Vorname bzw. Firmenname). 32 Online-Update Als Besitzer eines Wartungsvertrages haben Sie die Möglichkeit, Updates direkt im Programm online durchzuführen, wobei vor dem Download geprüft wird, ob ein Update für Ihre bestehende Version verfügbar und sinnvoll ist. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Starten Sie den Menüpunkt System Online-Update Sie werden automatisch zur Login Eingabemaske weitergeleitet Tragen Sie nun Ihren Familiennamen, Vornamen und die Kundennummer lt. Rechnung ein Klicken Sie auf die Schaltfläche <ANMELDEN> AGRIS GmbH Seite: 126

127 Klicken Sie nun auf <Download starten> Betätigen Sie nun den Button <Ausführen> Bestätigen Sie die Abfrage Ob die Anwendung zugelassen werden soll mit JA/OK Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten Nach dem Beenden des Installationsvorganges betätigen Sie den Button <Abmelden> um die Download Internetseite zu verlassen. Starten Sie die Agris-Buchhaltung um Ihre Eintragungen fortzusetzen AGRIS GmbH Seite: 127

128 33 Fernwartung Damit wir unsere Anwender auch Online professionell unterstützen können haben wir ein Fernwartungstool für unsere Bedürfnisse angepasst und stellen dies auch direkt im Programm bereit. Mit dem Menüpunkt Hilfe Agris-Fernwartung wird die Fernwartung gestartet. Wenn Sie ein kniffliges Problem haben oder sich eine bestimmte Vorgangsweise zeigen lassen möchten dann starten Sie einfach die Fernwartung und melden sich telefonisch bei der Agris-Hotline. Damit sich ein Hotline-Mitarbeiter mit Ihrem PC verbinden kann müssen Sie uns lediglich die bei Ihnen angezeigte ID bekannt geben. Unser Mitarbeiter kann damit Ihren PC quasi fernsteuern und Ihnen bei Ihrem Problem direkt helfen. Sie können natürlich auf Ihrem Bildschirm alles genau mit verfolgen und sich die durchgeführten Arbeitsschritte auch erklären lassen. Für die Fernwartung ist auf jeden Fall ein eingerichteter Internetzugang auf Ihrem PC erforderlich, wobei ein Breitbandanschluss unbedingt empfohlen wird. Das Fernwartungstool wird nicht in Ihrem System integriert sondern lediglich ausgeführt. Nach Beendigung des Tools verbleibt nichts davon auf Ihrem PC und es kann auch niemand mehr auf Ihren PC zugreifen. 34 Weitere Informationen und Hilfestellungen Wenn Sie Fragen zu Ihrer Buchhaltung haben, dann können Sie sich an die AGRIS Buchhaltungs- Hotline wenden. Diese ist werktags von Montag bis Freitag von 8 bis 12 Uhr erreichbar und ist für Besitzer eines Wartungsvertrages kostenlos. AGRIS-Hotline Tel.: +43 (0) Wenn Sie Verbesserungsvorschläge oder Anregungen zum Programm haben, dann sind wir über Ihre Rückmeldung dankbar, denn so ist es uns möglich, das Programm auch in Zukunft weiterzuentwickeln, und an die Bedürfnisse der Praxis optimal anzupassen. Alle Angaben in diesem Handbuch erfolgen trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr. Eine Haftung des Autors ist ausgeschlossen. Copyright 2014, AGRIS GmbH AGRIS-GmbH GmbH Agrarinformationssysteme Pommersdorf 11 A-3820 Raabs / Thaya T: F: office@agris.at Web: Shop: AGRIS GmbH Seite: 128