REFLEX MultiLager. Bedienungsanleitung. Copyright 2008 by GEVITAS GmbH

Transkript

1 REFLEX MultiLager Bedienungsanleitung Copyright 2008 by GEVITAS GmbH Stand

2 REFLEX-MultiLager 2 Inhalt 1 ALLGEMEINES Begriffserklärungen Bestände im MultiLager Stammdaten Artikel, Bestandfelder Umbuchen Einzelartikel Standard-Filiale, Filiale wechseln Rücknahme in andere Filiale Transportvorgang, Sende-/Empfangsaufträge BEARBEITEN UND BUCHEN VON TRANSPORTVORGÄNGEN Hauptmenü Neuen Transportauftrag anlegen Erfassen und Bearbeiten der Positionen Transportauftrag drucken Transportauftrag suchen und bearbeiten Transportauftrag Ausgang und Eingang buchen Ausgang buchen Eingang buchen Filialtransporte bearbeiten Neuen Transportauftrag anlegen: Transportauftrag ergänzen: Position aus Transportauftrag löschen: Transportauftrag löschen: AUFTRAGSERFASSUNG MIT MULTILAGER Auftrag, fremden Auftrag bearbeiten DISPO MIT MULTILAGER Dispo-Grafik Dispo-Grafik, Transportaufträge Unterdeckungsliste im MultiLager LAGERVERWALTUNG MIT MULTILAGER ToDo-Liste des Lagers MIGRATION VOM EINZELLAGER ZUM MULTILAGER Benutzer-Standardlager anlegen MultiLager aktivieren Lager anlegen MulitLager-Migrationsassistent starten Signaturen bei MultiLager TECHNISCHE INFORMATIONEN 36

3 REFLEX-MultiLager 3 1 Allgemeines 1.1 Begriffserklärungen Das Mehrlagersystem MultiLager von REFLEX ermöglicht Ihnen, für beliebig viele Lager (Filialen) Bestände für Miet- und Verkaufsartikel zu führen. Begriffe innerhalb des Programms: Lager, Filiale Lager oder Filiale ist der Begriff für die unterschiedlichen Standorte, z. B. Hauptlager Köln, Filiale München usw. Wenn man ein Zentrallager hat, wird dieses programmtechnisch wie eine Filiale behandelt. Artikel-Lagerort Artikel-Standort Lagerbestand Konzern-Bestand Lagerort ist ein Standplatz innerhalb eines Lagers. Ein Artikel hat einen Lagerort im Lager, z. B. Regal 1. Ein Artikel steht immer irgendwo! Ist er am Lager, so steht er am Lagerort. Ist er ausgegeben, steht er beim Kunden. REFLEX trägt als Standort anfangs den Lagerort ein; bei der Ausgabe den Kunden-Kurznamen. Bei der Rückgabe eines Mietartikels wird wieder der Artikel-Lagerort gespeichert. Der Bestand eines Artikels bezogen auf ein bestimmtes Lager. Die Summe aller Bestände aller Lager. Jeder Auftrag, jede Rechnung, jeder Einzelartikel usw. haben ein Kennzeichen, das die zugehörige Filiale kennzeichnet. Ein normaler Anwender sieht dann immer nur die Aufträge, Angebote usw. seiner Filiale. Nur ein Anwender mit einem speziellen Recht kann die Filiale wechseln, also tun, als ob der sich in einer anderen Filiale befände. Filiale TRANS Wenn man den Ausgang auf einen Transportauftrag bucht, werden die Artikel temporär auf die Dummy- Filiale TRANS gebucht. Es empfiehlt sich, eine solche Filiale in den Stammdaten Filialen anzulegen, damit man die Bestände der Transporte bei den Filialen abfragen kann. In den Auswahllisten der Filialen in den diversen Programmteilen ist TRANS nicht vorhanden, d. h. man kann nicht versehentlich auf diese Dummy-Filiale buchen! Die notwendigen Schritte zum Umstieg auf das MultiLager werden am Ende des Kapitels beschrieben. Fehlermeldungen: Soweit möglich, überprüft das Programm Ihre Eingaben und meldet sachliche Fehler. Diese Meldungen werden als Hinweisfenster rechts unten eingeblendet. Beispiel: Nach einigen Sekunden (siehe Benutzerprofil in REFLEX) verschwinden diese Meldungen wieder.

4 1.2 Bestände im MultiLager REFLEX-MultiLager 4 Bei jedem Artikel sind die Lagerbestände hinterlegt, also z. B. der Soll-Bestand (für Mietartikel der bestand, den die Firma besitzt), der aktuelle Bestand (wie viel im Moment am Lager sind), der Verkaufsbestand usw. Im MultiLager gibt es eine zusätzliche Tabelle, in der die Lagerbestände für die einzelnen Filialen abgelegt sind. Artikel ArtNr. : 4711 Typ : Muster Bezeichnung : Musterartikel Soll-Bestand : 10 Aktueller Best : 5 Verk.bestand : 20 Filiale Soll Aktuell Verk.best. AAA BBB Beim Artikel steht hier immer der Konzernbestand, also die Summe der Filialbestände. Bei Einzelartikeln gibt es außerdem ein Filialkennzeichen, das die aktuelle Filiale des jeweiligen Einzelartikels angibt. Artikel ArtNr. : 4711 Typ : Muster Bezeichnung : Musterartikel LfdNr Ser.Nr. Filiale AAA AAA BBB CCC AAA Usw. Ein Einzelartikel weiß also, in welche Filiale er gehört. Diese Information kann man entweder in den Artikelstammdaten ändern (wenn ein Artikel dauerhaft in einer anderen Filiale steht) oder über Transportaufträge. 1.3 Stammdaten Artikel, Bestandfelder Im Fenster zum Suchen eines Artikels (auch in der Auftragsverwaltung/Faktura!) werden nun einem normalen Benutzer nur die Spalten mit dem Bestand der aktuellen Filiale angezeigt. Die Spalten mit dem Konzernbestand werden ausgeblendet. Nur Benutzer, die das Recht Darf auf anderes Lager buchen haben, sehen auch den Konzernbestand.

5 REFLEX-MultiLager Umbuchen Einzelartikel: Um einen Artikel auf eine andere Filiale zu buchen (z. B. im Rahmen der Inventur), ändert man einfach das Filialkennzeichen in den Artikel-Stammdaten: Mengenartikel: Wenn man einen Mengenartikel von einer Filiale auf eine andere umbuchen will, geht das über den Programmteil Lagerzugang/-Abgang. Den kann man aufrufen über das Menü Lager Zugang/Abgang buchen über die Artikelstammdaten In diesem Programmteil wählt man die Option und gibt die Filiale von/nach sowie die Menge ein, die man umbuchen will. Dieses Umbuchen sollte nur bei Bestandskorrekturen ausgeführt werden! Warentransporte zwischen den Filialen werden über Transportaufträge ausgeführt!

6 1.5 Standard-Filiale, Filiale wechseln REFLEX-MultiLager 6 Anhand der Anmeldung an das Programm und die in der Zugriffssteuerung hinterlegte Standardfiliale erkennt das Programm, in welcher Filiale sich der Benutzer befindet. Alle Buchungen, Anzeigen usw. beziehen sich standardmäßig auf diese Filiale! In den diversen Programmteilen werden dem Benutzer standardmäßig nur die Vorgänge der aktuellen Filiale angezeigt, z. B. in der Auftragserfassung: Wenn ein Benutzer das Recht Darf auf andere Filiale buchen hat, kann er jedoch die Anzeige der Aufträge auf eine andere Filiale oder alle Filialen (Auswahl *) ausweiten. Wichtig: Wenn man die Anzeige auf eine andere Filiale umstellt heißt das nicht, dass bei der Neuanlage eines Auftrags diese Filiale für den neuen Auftrag verwendet wird! Ein Auftrag wird immer für die aktuelle Filiale angelegt! Wenn man einen Auftrag für eine andere Filiale anlegen will, muss man die Filiale wechseln! Um auf eine andere Filiale zu wechseln, doppelklickt man mit der Maus auf die Anzeige der aktuellen Filiale in der Statuszeile von REFLEX: Aus dem Dialogfenster wählt man die gewünschte Filiale an. Damit geht man praktisch zu der Filiale, d.h. alle nachfolgenden Vorgänge beziehen sich auf die ausgewählte Filiale!

7 REFLEX-MultiLager Rücknahme in andere Filiale Wenn man eine Lagerrücknahme in einer anderen Filiale als der Ausgabe-Filiale vornimmt, erkennt das Programm dieses und bucht den Bestand entsprechend um. Beispiel: Filiale Ges.Bestand Akt.Bestand A 5 5 B 0 0 Filiale A bucht nun 2 Artikel aus: Filiale Ges.Bestand Akt.Bestand A 5 3 B 0 0 Filiale B bucht die 2 Artikel bei sich ein: Filiale Ges.Bestand Akt.Bestand A 3 3 B Transportvorgang, Sende-/Empfangsaufträge Ein wesentlicher Bestandteil des MultiLagers sind Transportaufträge, mit denen der Warentransport zwischen den Filialen (oder von einem Zentrallager zu einer Filiale) geregelt wird. Wenn ein interner Warentransport gemacht werden soll, wird dazu ein Transportvorgang (Transportauftrag) angelegt. Der Transportvorgang erzeugt dazu zwei interne Aufträge: Der Sendeauftrag wird für die ausgebende Filiale erzeugt. Er reduziert bei Mietartikeln den Dispobestand im angegebenen Zeitraum. Wird ein Sendeauftrag im Lager ausgegeben, wird der Lagerbestand auf die Standard-Filiale TRANSPORT gebucht und der eigene Lagerbestand entsprechend reduziert. Der Empfangsauftrag wird für die empfangende Filiale erzeugt. Er erhöht bei Mietartikeln den Dispobestand im angegebenen Zeitraum. Wird ein Empfangsauftrag im Lager zurückgenommen, wird der Lagerbestand von der Standard-Filiale TRANSPORT abgebucht und der eigene Lagerbestand entsprechend erhöht. Jeder Sende- und Empfangsauftrag bekommt eine eigene Auftragsnummer. Ein Feld in den Aufträgen verweist dabei auf den jeweils anderen, d. h. eine Sendeauftrag kennt die Auftragsnummer der zugehörigen Empfangsauftrags und umgekehrt. Beispiel: Filiale: HH DD Bestand: 1 4 HH schreibt einen Auftrag über 4 Artikel und hat eine Unterdeckung von -3. Der Zentraldisponent entscheidet, HH von DD 3 Artikel zu schicken. Er legt einen Transportvorgang dazu an, der aus einem Sende- und einem Empfangsauftrag besteht. Das hat folgende Auswirkungen: Der Dispo-Bestand (=die Verfügbarkeit) von DD wird ab dem Absendedatum des Sendeauftrags um 3 reduziert. Ist im Sendeauftrag ein Bis-Datum angegeben, zeigt die Dispo ab diesem Datum einen (theoretischen) Dispobestand an. Der Dispo-Bestand (=die Verfügbarkeit) von HH wird ab dem Empfangsdatum des Empfangsauftrags um 3 erhöht, seine Unterdeckung also entfernt. Ist im Empfangsauftrag ein Bis- Datum angegeben, zeigt die Dispo ab diesem Datum einen (theoretischen) reduzierten Dispobestand an.

8 REFLEX-MultiLager 8 Wenn der Zeitpunkt gekommen ist, wird der Sendeauftrag in DD ausgegeben. Dabei werden die Lagerbestände von DD auf die Filiale TRANSPORT umgebucht... Filiale: HH DD TRANSPORT Bestand: und der Sendeauftrag abgeschlossen. Dadurch fällt er aus der Dispo heraus, für DD ist der Vorgang erst einmal abgeschlossen. In HH wird der Empfangsauftrag eingebucht. Dabei werden die Lagerbestände von TRANSPORT auf HH umgebucht... Filiale: HH DD TRANSPORT Bestand: und der Empfangsauftrag abgeschlossen. Dadurch fällt er aus der Dispo heraus, für HH ist der Vorgang jetzt auch abgeschlossen. HH kann nun seinen Auftrag (um den es ja eigentlich ging) ganz normal abwickeln (Lagerausgabe/Rücknahme). Wenn das Material zurück nach DD gehen soll, wird dazu manuell ein Transportvorgang angelegt und alles beginnt wie am Anfang, nur in umgekehrte Richtung. Durch das Erstellen von Transportaufträgen wird die Dispo/Verfügbarkeit der Sende- und der Empfangsfiliale beeinflusst: Sendeaufträge verringern den Dispo-Bestand (Verfügbarkeit) der Filiale von dem angegebenen Datum des Sendeauftrags bis unendlich. Empfangsaufträge erhöhen den Dispo-Bestand (Verfügbarkeit) der Filiale von dem angegebenen Datum des Empfangsauftrags bis unendlich.

9 REFLEX-MultiLager 9 2 Bearbeiten und Buchen von Transportvorgängen 2.1 Hauptmenü Zum Bearbeiten und Buchen von Transportvorgängen innerhalb der Filialen gibt es im Menü Lager den Punkt Transport-Aufträge. Mit diesem Programmteil werden alle Vorgänge des internen Transports abgewickelt. Nach dem Öffnen des Programmteils zeigt sich zuerst das Hauptmenü: Von hier aus kann der Benutzer die gewünschten Programmteile aufrufen: Neuer Transport Transport bearbeiten Filial-Transport Ausgang buchen Liste Eingang buchen Hiermit legen Sie einen neuen Transport von Ihrer Filiale an eine andere Filiale an. Es wird dadurch für Ihre Filiale ein Sendeauftrag und für die Empfangsfiliale ein Empfangsauftrag angelegt. Benutzer mit erweiterten Rechten können Von-/Nach-Transporte für beliebige Filialen anlegen, Benutzer mir normalen Rechten immer nur von ihrer eigenen Filiale. Hiermit bearbeiten Sie einen zuvor angelegten Transport von Ihrer Filiale an eine andere Filiale. Diese Funktion ist mit einem speziellen Zugriffsrecht versehen. Wenn Sie dieses nicht haben, können Sie keine Änderungen an einem Transportauftrag vornehmen. Hiermit können Sie anhand der Filial-Unterdeckungen neue Transporte von Filialen zu Filialen erstellen. Es werden dadurch automatisch entsprechende Sende- und Empfangsaufträge angelegt. Dieser Menü-Punkt steht nur Benutzern mit einem speziellen Zugriffsrecht zur Verfügung. Hiermit wird der Ausgang eines Transports an eine andere Filiale gebucht. Der Ausgang bezieht sich dabei immer auf einen zuvor angelegten Transport-Auftrag! Liste über Transportaufträge drucken. Hiermit wird der Eingang eines Transports von einer anderen Filiale gebucht. Der Eingang bezieht sich dabei immer auf einen zuvor angelegten Transport-Auftrag!

10 2.2 Neuen Transportauftrag anlegen REFLEX-MultiLager 10 Nach der Auswahl dieses Programmteils im Hauptmenü muss man zuerst die Empfänger-Filiale auswählen und den Beginn, die Dauer und ggf. den Rücktransport angeben: Anwender mit Standard-Rechten können nur die Empfangsfiliale auswählen. Anwender mit erweiterten Rechten können sowohl die Sender- als auch die Empfangsfiliale auswählen. Empfänger-Filiale festlegen: Klicken Sie auf die gewünschte Filiale in der Tabelle Nach: (Empfänger) Bemerkung zum Transport: Hier können Sie optional eine Bemerkung eintragen, die im Sende- und Empfangsauftrag abgespeichert wird, z. B. ein Hinweis auf eine Veranstaltung, um den Auftrag später besser zu identifizieren oder einfacher zu suchen. Versandart: Hier können Sie optional eine Versandart eingeben bzw. aus den Stammdaten auswählen. Der Versandtext ist eine freie Ergänzung zur Versandart. Beginn des Transports: Hier legen Sie fest, wann der Transport beginnen soll. Dauer des Transports: Hier wird angegeben, wie lange der Transport dauert. Diese Angabe wird verwendet, um das Eingangs- Datum (Datum Von) des Empfangauftrags festzulegen. Das Absendedatum des Transportauftrags wird dabei als 1 Tag gerechnet. Beispiel: Beginn des Transports: Dauer: 2 Tage Eingangsdatum des Empfangsauftrags:

11 REFLEX-MultiLager 11 Rück-Transport: Wenn ein Rücktransport erfolgen soll, können Sie hier das Datum der Rücklieferung angeben. Wenn es einen Rücktransport geben soll, deaktivieren Sie das Optionsfeld "Kein Rücktransport",...dadurch werden für den Rücktransport automatisch ein Sende- und ein Empfangsauftrag angelegt: Die Aufträge beinhalten die gleichen Artikel wie der Hin-Transport. Will man andere Artikel zurücksenden oder bestimmte Artikel nicht zurücksenden, muss man die Rück-Transportaufträge bearbeiten. Weiter: Mit [F8 Weiter] kommt man zur Erfassung der Transport-Positionen. Ein Doppelklick auf die Tabelle Nach: (Empfänger) hat den gleichen Effekt wie die Schaltfläche [Weiter].

12 2.2.1 Erfassen und Bearbeiten der Positionen REFLEX-MultiLager 12 In diesem Fenster werden die Positionen des Transportauftrags erfasst oder geändert: Dazu stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Neue Position Neue Position in dem Transport-Auftrag anlegen. Es öffnet sich der Artikel- Suchen-Dialog, in dem man den gewünschten Artikel aussuchen und übernehmen kann. Die Position erhält eine fortlaufende Positionsnummer. Position bearbeiten Position löschen Eine gespeicherte Position ändern. Geht nur, solange noch kein Ausgang gebucht wurde. Eine gespeicherte Position löschen. Geht nur, solange noch kein Ausgang gebucht wurde. Aktuelle Position nach unten schieben. Aktuelle Position nach oben schieben. Die erfassten Positionen speichern, d. h. einen neuen Transportauftrag anlegen. Im Anschluss daran werden Sie gefragt, ob Sie den Transportauftrag (Sendeauftrag) drucken wollen. Mit [F8 Fertig, speichern] kommt man zum Drucken des Transport-Auftrags, um dort z. B. eine Packliste zu drucken. Erst durch diesen Vorgang [F8 Fertig, speichern] werden die erfassten Positionen gespeichert, d. h. es wird ein Sende- und ein Empfangsauftrag angelegt bzw. die Änderungen in diesen Aufträgen ausgeführt.

13 2.2.2 Transportauftrag drucken REFLEX-MultiLager 13 Von den verschiedensten Programmteilen aus kann man einen Transportauftrag drucken, z.b. im Fenster Transportauftrag bearbeiten. Beispiel: Das Druckfenster für Transportaufträge bietet die üblichen Auswahlmöglichkeiten: Mit kommen Sie zum zuletzt geöffneten Fenster zurück. Mit kommen Sie zum Hauptmenü zurück.

14 2.3 Transportauftrag suchen und bearbeiten REFLEX-MultiLager 14 Nach der Auswahl dieses Programmteils im Hauptmenü kann man den gewünschten Transportauftrag aussuchen und bearbeiten: Hier werden sowohl Sende- als auch Empfangsaufträge angezeigt. Je nach Zugriffsrecht des Benutzers werden nur die Aufträge einer bestimmten Filiale angezeigt oder alle Filialen. Mit [F8 Weiter] kommt man in das Fenster zur Erfassung/Bearbeitung der Positionen (s. o.). Die Symbole in der Tabelle haben folgende Bedeutung: (Grün = Sendeauftrag, Blau = Empfangsauftrag) Status-Nr. Beschreibung Symbol 1 Erfasster Sendeauftrag 2 Aktiver Sendeauftrag (Ausgang teilweise gebucht) 3 Aktiver Sendeauftrag (Ausgang vollständig gebucht) 4 Teil-gebuchter Sendeauftrag (Eingang in Empfangsfiliale teilweise gebucht) 5 Abgeschlossener Sendeauftrag (Eingang in Empfangsfiliale vollständig gebucht) 11 Erfasster Empfangsauftrag 12 Zugehöriger Sendeauftrag teilweise ausgebucht 13 Zugehöriger Sendeauftrag vollständig ausgebucht 14 Aktiver Empfangsauftrag (Eingang teilweise gebucht) 15 Abgeschlossener Empfangsauftrag (Eingang vollständig gebucht) 6/16 Stornierte Aufträge

15 REFLEX-MultiLager 15 Beispiel: Bearbeiten/Ändern: Sie können den Sendeauftrag (entsprechendes Zugriffsrecht vorausgesetzt!) ändern. Den Empfangsauftrag kann man nicht ändern! Er wird beim Ändern des Sendeauftrags automatisch geändert. Zum Ändern eines Auftrags klicken Sie auf die Schaltfläche [Auftrag ändern] oder doppelklicken Sie auf den entsprechenden Auftrag. Sie können einzelne Positionen oder den ganzen Auftrag löschen, solange noch kein Ausgang gebucht wurde. 2.4 Transportauftrag Ausgang und Eingang buchen Zum Buchen des Ausgangs oder Eingangs kann man einen Auftrag über dieses Dialogfenster suchen: Mit [OK] wird der ausgewählte Auftrag ausgewählt und der ausgewählte Vorgang geöffnet.

16 REFLEX-MultiLager Ausgang buchen Mit diesem Programmteil wird der Ausgang eines Transports gebucht. Dabei gelten folgende Regeln: Man kann einen Ausgang nur auf einen bestehenden Transportauftrag buchen. Man kann nur Artikel buchen, die in dem Transportauftrag enthalten sind. Vorgehensweise: Wenn man noch keinen Transportauftrag ausgewählt hat, muss man zuerst einen auswählen wie im vorigen Kapitel beschrieben. Das Fenster zur Ausgabe: Das Fenster besteht aus den folgenden Bereichen: 1 Hier werden die Auftragsdaten angezeigt. 2 In dem gelben Eingabefeld kann man den Artikel eingeben, der ausgebucht werden soll. Man entweder einer Inventarnummer eingeben (auch über einen integrierten Scanner!) oder eine Artikelnummer. Wenn man eine Artikelnummer angibt, wird man nach der gewünschten Inventarnummer bzw. dem Einzelartikel gefragt, d. h. alle Einzelartikel des Artikels werden angezeigt und man kann einen bestimmten auswählen. 3 Nach der Auswahl eines Artikels werden hier die Artikeldaten angezeigt. 4 Bei Mengenartikeln wird man hier nach der Menge gefragt, die man ausbuchen will. Die eingegebene Menge kann nicht größer sein als die, die im Auftrag festgelegt wurde. 5 Hier werden die Positionen des Transportauftrags angezeigt. Optional kann man nur die offenen (noch nicht ausgebuchten) Positionen anzeigen oder alle. Ein Doppelklick auf die Tabelle ermöglicht die Ausgabe der angewählten Position. 6 Diese Tabelle zeigt die bereits ausgebuchten Positionen an. 7 Wenn Einzelartikel ausgebucht wurden, zeigt diese Tabelle Einzelheiten zu der oben ausgewählten Position an.

17 Die Ausgabe kann folgendermaßen verbucht werden: REFLEX-MultiLager 17 Doppelklick auf eine Position des Auftrags. Eingabe/Scannen einer Artikelnummer Eingabe/Scannen einer Inventarnummer Eingabe/Scannen einer Artikelnummer Bei Mengenartikeln kann man eine Menge eingeben und den Ausgang verbuchen. Bei Einzelartikeln kann man den gewünschten Einzelartikel aus einer Liste auswählen und dann den Ausgang verbuchen. Bei Mengenartikeln kann man eine Menge eingeben und den Ausgang verbuchen. Bei Einzelartikeln kann man den gewünschten Einzelartikel aus einer Liste auswählen und dann den Ausgang verbuchen. Man kann den gewünschten Einzelartikel anhand der Eingabe/Abscannen der Barcode-Nummer (Inventarnummer) verbuchen. Bei Mengenartikeln kann man eine Menge eingeben und den Ausgang verbuchen. Bei Einzelartikeln kann man den gewünschten Einzelartikel aus einer Liste auswählen und dann den Ausgang verbuchen. Es können nur (Artikel) Positionen ausgegeben werden, die in dem Transportauftrag enthalten sind. Mit [F8 Weiter] kommt man zum Drucken des Transport-Auftrags, um dort z. B. einen Lieferschein zu drucken. Mit [Nächster Auftrag] können Sie einen anderen Auftrag zur Buchung auswählen Eingang buchen Mit diesem Programmteil wird der Eingang eines Transports gebucht. Man kann einen Eingang nur auf einen bestehenden Transportauftrag buchen. Man kann nur Artikel buchen, die in dem Transportauftrag ausgebucht wurden. Vorgehensweise: Wenn man noch keinen Transportauftrag ausgewählt hat, muss man zuerst einen auswählen wie zuvor beschrieben. Das Fenster zum Eingang:

18 Das Fenster besteht aus den folgenden Bereichen: REFLEX-MultiLager 18 1 Hier werden die Auftragsdaten angezeigt. 2 In dem gelben Eingabefeld kann man den Artikel eingeben, der eingebucht werden soll. Man kann entweder eine Inventarnummer eingeben (auch über einen integrierten Scanner!) oder eine Artikelnummer. Wenn man eine Artikelnummer angibt, wird man nach der gewünschten Inventarnummer bzw. dem Einzelartikel gefragt, d. h. alle Einzelartikel des Artikels werden angezeigt und man kann einen bestimmten auswählen. 3 Nach der Auswahl eines Artikels werden hier die Artikeldaten angezeigt. 4 Bei Mengenartikeln wird man hier nach der Menge gefragt, die man einbuchen will. Die eingegebene Menge kann nicht größer sein als die, die im Auftrag ausgebucht wurde. 5 Hier werden die Positionen des Transportauftrags angezeigt. Optional kann man nur die offenen (noch nicht eingebuchten) Positionen anzeigen oder alle. Ein Doppelklick auf die Tabelle ermöglicht die Erfassung der angewählten Position. 6 Wenn Einzelartikel ausgebucht wurden, zeigt diese Tabelle Einzelheiten zu der oben ausgewählten Position an. 7 Diese Tabelle zeigt die bereits eingebuchten Positionen an. Der Eingang kann verbucht werden: Doppelklick auf eine Position des Auftrags. Eingabe/Scannen einer Artikelnummer Eingabe/Scannen einer Inventarnummer Eingabe/Scannen einer Artikelnummer Bei Mengenartikeln kann man eine Menge eingeben und den Eingang verbuchen. Bei Einzelartikeln kann man den gewünschten Einzelartikel aus einer Liste auswählen und dann den Eingang verbuchen. Bei Mengenartikeln kann man eine Menge eingeben und den Eingang verbuchen. Bei Einzelartikeln kann man den gewünschten Einzelartikel aus einer Liste auswählen und dann den Eingang verbuchen. Man kann den gewünschten Einzelartikel anhand der Eingabe/Abscannen der Barcode-Nummer (Inventarnummer) verbuchen. Bei Mengenartikeln kann man eine Menge eingeben und den Eingang verbuchen. Bei Einzelartikeln kann man den gewünschten Einzelartikel aus einer Liste auswählen und dann den Eingang verbuchen. Es können nur (Artikel) Positionen eingebucht werden, die in dem Transportauftrag ausgebucht wurden. Mit [F8 Weiter] kommt man zum Drucken des Transport-Auftrags, um dort z. B. einen Lieferschein zu drucken. Mit [Nächster Auftrag] können Sie einen anderen Auftrag zur Buchung auswählen.

19 2.5 Filialtransporte bearbeiten REFLEX-MultiLager 19 Hiermit können Sie anhand der Filial-Unterdeckungen neue Transporte von Filialen zu Filialen erstellen. Es werden dadurch automatisch entsprechende Sende- und Empfangsaufträge angelegt. Diese werden dann über die Programmteile Ausgang buchen bzw. Eingang buchen ganz normal in der Sende- bzw. Empfangsfiliale verbucht. Dieser Programmteil steht nur den Benutzern mit dem Recht auf andere Filialen buchen zur Verfügung. Das Fenster dazu: 1 Links oben werden die aktuellen Unterdeckungen der Filialen angezeigt. Diese Tabelle ist der Ausgangspunkt für die Erstellung von Transportaufträgen. Die Sortierung ist wählbar nach: - Filiale + Artikel - Artikel - Datum von-bis Neben den Spalten Filiale, Artikelnummer usw. sind vor allem zwei Spalten dieser Tabelle wichtig: Dispomenge Diese Spalte zeigt an, wie viele Artikel der Filiale im angegebenen Auftragszeitraum fehlen. Bestellt Hier wird angezeigt, wie viele Artikel die Filiale schon bestellt hat, also wie viel Transportaufträge dieser Filiale mit diesem Artikel schon erfasst wurden. 2 Rechts oben wird die Verfügbarkeit des in A ausgewählten Artikels in den anderen Filialen angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen der Einträge kann man einen Transportauftrag (Sende- und Empfangsauftrag) anlegen. Dazu wird man nach der gewünschten Menge gefragt. Für eine unterdeckte Position kann man beliebig viele Transportaufträge für unterschiedliche Filialen anlegen.

20 REFLEX-MultiLager 20 3 Neuen Transportauftrag anlegen AN die unterdeckte Filiale VON der verfügbaren Filiale mit der maximal möglichen Menge der VON-Filiale. Den markierten Transportauftrag löschen. Geht nur, wenn noch keine Position ausgebucht wurde! Anzeige in der Tabelle der Transportaufträge wird gefiltert: Es werden nur die Transportaufträge angezeigt, die AN die Filiale gerichtet sind, die die oben ausgewählte Unterdeckung hat. 4 Anzeige in der Tabelle der Transportaufträge wird gefiltert: Es werden nur die Transportaufträge angezeigt, die VON der Filiale kommen, die die rechts oben Verfügbarkeit hat. Damit können Sie schnell ermitteln, ob schon ein Transportauftrag von der rechts oben ausgewählten Filiale an die links oben ausgewählte Filiale geht und diesen u. U. ergänzen. Neue Position in dem ausgewählten Transportauftrag anlegen mit der maximal möglichen Menge der VON-Filiale. Die markierte Position löschen. Geht nur, wenn noch kein Ausgang gebucht wurde! 5 In der Tabelle unten werden die erstellten und noch nicht gebuchten Transportaufträge angezeigt. Wenn man einen Transport für einen Filiale erstellt (s. u.), werden sofort die Daten in der Tabelle gespeichert und die Zahlen in der Tabelle (A) aktualisiert. 6 Hier werden die Positionen des links unten ausgewählten Transportauftrags angezeigt. Vorgehensweise: Wenn Sie das Fenster öffnen, werden links oben in der Tabelle (1) die Unterdeckungen der Filialen angezeigt. Prüfen Sie in der Tabelle (2) rechts oben, welche Filiale(n) in dem angegebenen Zeitraum (der Unterdeckung) diesen Artikel verfügbar haben. Zur Kontrolle wird in der Tabelle (5) angezeigt, ob es schon Transportaufträge zu der Filiale gibt, für die es Unterdeckungen gibt. Sie können nun einen dieser Transportaufträge ergänzen oder einen neuen anlegen Neuen Transportauftrag anlegen: Markieren Sie die gewünschte Sendefiliale rechts oben durch einen Mausklick. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche sich. Beispiel: links. Das Fenster zum Anlegen eines neuen Auftrags öffnet

21 REFLEX-MultiLager 21 Sende- und Empfangsfiliale sind schon eingetragen und können nicht verändert werden. Auch das Von- Datum (Sendedatum) ist schon eingetragen, dieses können Sie jedoch verändern. Geben Sie ggf. die weiteren Auftragsdaten an und klicken auf [OK]. Es wird nun ein neuer Transportauftrag angelegt und eine neue Position mit dem ausgewählten Artikel in der unterdeckten Menge. Wenn die Verfügbarkeitsmenge der Filiale nicht ausreicht, wird die maximal mögliche Menge verwendet Transportauftrag ergänzen: Markieren Sie die gewünschte Sendefiliale rechts oben durch einen Mausklick. Doppelklicken Sie auf die die Transportauftragstabelle oder klicken Sie auf die Schaltfläche in den Auftragspositionen. Es wird nun eine neue Position mit dem ausgewählten Artikel in der unterdeckten Menge angelegt. Wenn die Verfügbarkeitsmenge der Filiale nicht ausreicht, wird die maximal mögliche Menge verwendet Position aus Transportauftrag löschen: Mit der Schaltfläche über den Auftragspositionen können Sie eine Position aus einem Transportauftrag löschen. Das Löschen ist aber nur möglich, solange noch kein Ausgang auf die Position gebucht wurde! Transportauftrag löschen: Mit der Schaltfläche über der Auftragstabelle können Sie einen Transportauftrag löschen. Das Löschen ist aber nur möglich, solange noch kein Ausgang auf eine der Positionen gebucht wurde!

22 3 Auftragserfassung mit MultiLager REFLEX-MultiLager 22 In der Übersicht der Auftragserfassung werden dem Benutzer standardmäßig nur die Aufträge der aktuellen Filiale angezeigt: Wenn ein Benutzer das Recht Darf auf andere Filiale buchen hat, kann er jedoch die Anzeige der Aufträge auf eine andere Filiale oder alle Filialen (Auswahl *) ausweiten. Wichtig: Wenn man die Anzeige auf eine andere Filiale umstellt heißt das nicht, dass bei der Neuanlage eines Auftrags diese Filiale für den neuen Auftrag verwendet wird! Ein Auftrag wird immer für die aktuelle Filiale angelegt! Wenn man einen Auftrag für eine andere Filiale anlegen will, muss man die Filiale wechseln! 3.1 Auftrag, fremden Auftrag bearbeiten Benutzer, die das Recht Darf auf fremde Lager buchen haben, können ja einen Auftrag einer anderen Filiale öffnen, indem sie in der Übersicht eine andere Filiale auswählen. Allerdings können Sie keine Änderungen an einem Fremdauftrag durchführen, das wird vom Programm mit einer entsprechenden Meldung abgelehnt. Wenn man einen Auftrag einer Fremdfiliale ändern will, muss man in die Filiale wechseln (z.b. Doppelklick auf die Filiale rechts unten in der Statusleiste). Dann kann man alle gewünschten Änderungen vornehmen.

23 REFLEX-MultiLager 23 4 Dispo mit MultiLager Wenn man einen Auftrag erfasst, bezieht sich die Dispo/Verfügbarkeit immer auf die aktuelle Filiale! Auch in der grafischen Dispo-Anzeige (Dispo-Service) wird standardmäßig immer die aktuelle Filiale angezeigt. Wenn ein Benutzer das Recht Darf auf andere Filiale buchen hat, kann er jedoch die Anzeige der Dispo auf eine andere Filiale oder alle Filialen ausweiten. Beispiele: Einzelne Grafik: Filiale FELLB: Filiale KÖLN: Alle Filialen: (Auswahl "*")

24 REFLEX-MultiLager 24 Mehrere Artikel: Filiale FELLB: Filiale KÖLN: Alle Filialen: (Auswahl "*")

25 REFLEX-MultiLager 25 Aufträge: Filiale FELLB: Filiale KÖLN: Alle Filialen: (Auswahl "*")

26 REFLEX-MultiLager 26 Durch das Erstellen von Transportaufträgen wird die Dispo/Verfügbarkeit der Sende- und der Empfangsfiliale beeinflusst: Sendeaufträge verringern den Dispo-Bestand (Verfügbarkeit) der Filiale von dem angegebenen Datum des Sendeauftrags bis unendlich. Empfangsaufträge erhöhen den Dispo-Bestand (Verfügbarkeit) der Filiale von dem angegebenen Datum des Empfangsauftrags bis unendlich. 4.1 Dispo-Grafik Wenn das MultiLager aktiviert ist, gibt es im Menü Auftrag den Menü-Punkt Dispo-Grafik. Dieses Fenster zeigt die Verfügbarkeit der einzelnen Filialen bzw. des Konzerns in verschiedenen Varianten an. Dabei werden Transportaufträge berücksichtigt, d.h. eine Sendeauftrag verringert den fiktiven Bestand der entsprechenden Filiale ab dem Sendetag, ein Empfangsauftrag erhöht den fiktiven Bestand der Empfangsfiliale ab dem Empfangstag. Der hier angezeigte Bestand ist ein fiktiver Bestand, der in der Dispo verwendet wird, um die Verfügbarkeit unter Berücksichtigung der Filial-Transporte zu berechnen. Erst wenn der jeweilige Transportauftrag tatsächlich gebucht wird, verändert sich der tatsächliche Bestand der Filiale! Um eine der Ansichten zu aktivieren, wählen Sie den gewünschten Artikel und das Anfangsdatum an. Verfügbarkeit: Diese Grafik zeigt die Verfügbarkeit eines Artikels der einzelnen Filialen und des gesamten Konzerns. Beispiel:

27 REFLEX-MultiLager 27 Mengen-Grafik: Die Mengengrafik zeigt die Belegung des Artikels in den Filialen, getrennt nach einzelnen Status (Angebot, Auftrag usw.) Beispiel: Abgehende Transportaufträge (Sendeaufträge) werden negativ dargestellt. Zur Unterscheidung der Filialen gibt es verschiedene Farben, jeder Status hat eine eigene Textur im Balken (siehe Legende rechts).

28 REFLEX-MultiLager 28 Liste Die Liste zeigt die Aufträge, Transporte und Bestände tagesweise untereinander an. Beispiel: Horizontale Liste Diese Liste zeigt die Aufträge, Transporte und Bestände tagesweise nebeneinander an. Beispiel:

29 REFLEX-MultiLager Dispo-Grafik, Transportaufträge In der Dispo-Grafik wird die Menge der Transportaufträge in der Balkengrafik angezeigt. Beispiel: In der Sende-Filiale verringert sich der Bestand bzw. vergrößert sich die disponierte Menge ab dem Tag des Versendens: In der Empfangs-Filiale vergrößert sich der Bestand bzw. verringert sich die disponierte Menge ab dem Tag des Eingangs: ^ 1 Sendeaufträge werden wie interne Aufträge blau angezeigt. Da Sendeaufträge ja bestandsmindernd wirken, werden auch die Balken entsprechend angezeigt. 2 In der untersten Zeile wird die Summe der Transportaufträge (Sende- und Empfangsaufträge) für den jeweiligen Tag angezeigt. Da der Bestand durch Sendeaufträge vermindert wird, werden Sendeaufträge negativ (gelb) dargestellt. Empfangsaufträge werden positiv (grün, ohne Vorzeichen) angezeigt. Beachten Sie: Es wird die Summe aller Sende-/Empfangaufträge anzeigt! Wenn es einen Sendeauftrag mit der Menge -2 und einen Empfangsauftrag mit der Menge 3 gibt, ergibt das in der Summe 1! 3 An diesem Tag kommt von einer anderen Filiale 1 Artikel und erhöht den virtuellen Lagerbestand damit um 1. 4 An diesen Tagen gibt es einen neuen Auftrag, anhand des virtuellen Bestands wird die Unterdeckung ausgeglichen.

30 REFLEX-MultiLager 30 Wenn der Eingang des Transportauftrag gebucht wird, erhöht sich dadurch der tatsächliche Bestand in der Filiale und der virtuelle Bestand wird verringert bzw. in dem Beispiel auf 0 gesetzt: 4.3 Unterdeckungsliste im MultiLager In der Unterdeckungsliste gibt es im MultiLager folgende Option die sich auf die Filial-Auswahl * (=alle Filialen) bezieht: Die Unterdeckungsprüfung erfolgt auf Konzernebene, d. h. es wird geprüft, ob es unternehmensweit Unterdeckungen gibt. Das sagt nicht aus, ob es in irgendeiner Filiale eine Unterdeckung gibt! Die Unterdeckungsprüfung erfolgt auf Filialebene aller Filialen, d. h. es wird geprüft, ob es in irgendeiner Filiale Unterdeckungen gibt.

31 5 Lagerverwaltung mit MultiLager REFLEX-MultiLager ToDo-Liste des Lagers Im ToDo-Fenster der Lagerverwaltung werden (optional) die fälligen Sende- und Transportaufträge angezeigt. Dabei kann man mithilfe eines Auswahlfelds bestimmen, welchen Zeitraum von heute an berücksichtigt werden sollen. Außerdem kann man bestimmen, ob man die Details (Artikel) zu den Transportaufträgen sehen will oder nicht. Beispiel: Eingang oder Ausgang buchen aus der ToDo-Liste heraus: Wenn man den Eingang oder Ausgang direkt aus der ToDo-Liste heraus buchen will, so klickt man auf die Auftragsnummer des gewünschten Transportauftrags. Klickt man auf einen Sende-Auftrag, öffnet sich das Fenster zum Buchen des Ausgangs. Klickt man auf einen Empfangs-Auftrag, öffnet sich das Fenster zum Buchen des Eingangs. Mann kann nur vollständig ausgebuchte Aufträge als Eingang verbuchen. Wenn man es trotzdem versucht, erhält man eine entsprechende Fehlermeldung: Wenn man die gewünschte Buchung durchgeführt hat und das Transportauftragsfenster schließt, kann man anschließend auf die Schaltfläche [Aktualisieren] klicken, um den gerade gebuchten Transportauftrag aus der ToDo-Liste zu entfernen, den nächsten Transportauftrag anklicken usw. Auf diese Art und Weise kann man aus der ToDo-Liste alle anfallenden Aufträge nacheinander abarbeiten.

32 REFLEX-MultiLager 32 6 Migration vom Einzellager zum MultiLager 6.1 Benutzer-Standardlager anlegen Öffnen Sie zuerst die Benutzerverwaltung. Doppelklicken Sie auf jeden Benutzer und legen dessen Standardlager an: Wenn der Benutzer nur ein Lager bebuchen darf, so lassen Sie die Option Benutzer darf auch auf anderes Lager buchen leer! Wenn die Option gewählt wurde, kann der Benutzer das Lager wechseln und auch in anderen Lagern Buchungen vornehmen. Diese Option hat keinen Einfluss darauf, dass ein Benutzer die Bestände der anderen Lager einsehen darf! Jeder Benutzer kann die Lagerbestände der anderen Lager abrufen! Wichtig: Legen Sie mindestens für den Admin.Benutzer die Option Benutzer darf auch anderes Lager buchen fest! Sonst können Sie sich nämlich nicht mehr anmelden, weil REFLEX bei der Anmeldung nur das Standardlager des Benutzers zulässt und dem Benutzer das Öffnen des Programms verweigert, wenn er ein falsches Lager angibt! Nur ein Benutzer mit der o. a. Option kann ein anderes Lager bei der Anmeldung auswählen! Aktivieren Sie das MultiLager-System erst, wenn Sie dem/den Benutzern die Lagerrechte zugewiesen haben! 6.2 MultiLager aktivieren Aktivieren Sie danach das MultiLager über das Menü Datei Optionen Programmparameter und Einstellungen:

33 REFLEX-MultiLager 33 Starten Sie danach das Programm neu. Bei der Anmeldung erscheint nun ein zusätzliches Eingabefeld Lager. Beispiel: Melden Sie sich an wie gewohnt. Wenn die Migration erfolgt ist und Sie das MultiLager verwenden, muss sich jeder Benutzer an ein bestimmtes Lager anmelden. Die können in der Benutzerverwaltung jedem Benutzer ein Standardlager zuweisen. Außerdem können Sie dort festlegen, ob ein Benutzer ein anderes Lager auswählen kann oder nur in seinem Standardlager buchen darf! 6.3 Lager anlegen Legen Sie danach die Lager an, die Sie verwalten wollen. Öffnen Sie dazu das Menü Stammdaten Lager/Filialen. Legen Sie die Lager an. Für die Verwaltung der Daten ist der Lager-Kurzname am Wichtigsten. Die anderen Felder müssen nicht ausgefüllt werden.

34 6.4 MulitLager-Migrationsassistent starten REFLEX-MultiLager 34 Öffnen Sie die Artikelstammdaten und starten den Assistenten über das Menü Bearbeiten Spezielle Funktionen MultiLager-Migrationsassistent : Klicken Sie auf [Weiter]: Legen Sie hier fest, ob Sie die vorhandenen Bestände der Einzelartikel und/oder Mengenartikel auf die Lager verteilen wollen. Klicken Sie dann auf [Weiter].

35 Wenn Sie die Option Einzelartikel gewählt haben: REFLEX-MultiLager 35 Starten Sie den Vorgang mit [Starten]. Wenn Sie die Option Einzelartikel... gewählt haben:

36 REFLEX-MultiLager Signaturen bei MultiLager Die Signaturen werden nun für jede Filiale einzeln gespeichert, damit man individuelle Texte für jede Filiale speichern kann. Erkennbar daran, dass mit der MultiLager-Option dieser Hinweis eingeblendet wird: Mit diesem SQL-Script kann man seine bisherige Signatur an eine Filiale binden: update GEVPARAMTEXT set KENNZ1='xxx' where paramname=' sign' wobei xxx für den Kurznamen der Filiale steht. Wenn man eine Signatur einer anderen Filiale ändern will, muss man sich zuerst an dieser Filiale anmelden! 7 Technische Informationen Für Transportaufträge werden folgende Status-Angaben benutzt: Status-Nr. Beschreibung Dispo-Berücksichtigung 1 Erfasster Sendeauftrag Ja 2 Aktiver Sendeauftrag (Ausgang teilweise gebucht) Ja 3 Aktiver Sendeauftrag (Ausgang vollständig gebucht) Ja 4 Teil-gebuchter Sendeauftrag (Eingang in Empfangsfiliale teilweise gebucht) 5 Abgeschlossener Sendeauftrag (Eingang in Empfangsfiliale vollständig gebucht) Ja Nein 11 Erfasster Empfangsauftrag Ja 12 Zugehöriger Sendeauftrag teilweise ausgebucht Ja 13 Zugehöriger Sendeauftrag vollständig ausgebucht Ja 14 Aktiver Empfangsauftrag (Eingang teilweise gebucht) Ja 15 Abgeschlossener Empfangsauftrag (Eingang vollständig gebucht) Nein Die zeitliche Abfolge der Status: Zeitpunkt Sendeauftrag Empfangsauftrag Transportauftrag wird angelegt 1 11 Ausgang wird gebucht, noch nicht alles gebucht 2 12 Ausgang wird gebucht, alles gebucht 3 13 Eingang wird gebucht, noch nicht alles verbucht 4 14 Eingang wird gebucht, alles verbucht 5 15

37 REFLEX-MultiLager 37 Sinn der Sache: Sowohl der Empfänger wie auch der Sender soll über den aktuellen Zustand des Transportauftrags informiert werden (der Benutzer sieht den Status im Klartext, nicht die Zahlen!). So kann der Empfänger z. B. sehen, dass ein Transportauftrag angelegt wurde und dass das Material schon ausgebucht wurde. Umgekehrt sieht der Sender, ob das Material angekommen und eingebucht wurde. Aufbau der Tabellen für Transportaufträge: Transportauftragskopf TRANSKO ID AUFTRNR STATUSNR VON_FILIALE AN_FILIALE ZU_AUFTRNR ID ID ZU_AUFTRNR AUFTRNR AUFTRNR ZU_AUFTRNR Zugehöriger Transportauftrag des Pärchens Sende- Empfangsauftrag TRANSKO ID AUFTRNR STATUSNR VON_FILIALE AN_FILIALE ZU_AUFTRNR TRANSKO_ID Transportauftragsposition TRANSPO ID TRANSKO_ID STATUSNR VON_FILIALE AN_FILIALE TRANSKO_ID Transportauftragslieferanschrift TRANSLIAN ID TRANSKO_ID ADRESSE STR ID TRANSPO_ID Transportauftragseinzelartikel TRANSEINZART ID TRANSKO_ID TRANSPO_ID EMPF_AUFTRNR ARTNR LFDNR