Das Prinzip von Word-Formularen. Die allgemeine Vorgehensweise

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1 6 Formulare Lernziele Formulare erstellen Textfelder Kontrollkästchen Dropdown-Listen Schutzmechanismen Das Prinzip von Word-Formularen WW03E-3-1 Interaktive Word-Formulare, die auch als Online-Formulare bezeichnet werden, sind im Wesentlichen normale Word-Dokumente, die über einige besondere Fähigkeiten verfügen: Bei einem Formular können Sie die Bereiche festlegen, in denen Eingaben vorgenommen werden können. Der Rest des Formulars kann beim Ausfüllen vom Anwender nicht verändert werden. In ein Formular können Sie Kontrollkästchen, Textfelder und Listenfelder einbauen. Der Anwender kann diese Felder beim Ausfüllen bequem mit der (ÿ)-taste anspringen. Beim Drucken eines Formulars können Sie festlegen, ob das gesamte Formular oder nur die eingegebenen Daten ausgegeben werden sollen. Damit lassen sich z. B. vorgefertigte Formulare wie Überweisungsträger oder Scheckvordrucke bedrucken. Wenn Sie ein ausgefülltes Formular speichern, können Sie wählen, ob das gesamte Formular oder nur die eingegebenen Daten gespeichert werden sollen. Im letzteren Fall werden die Daten in einer Textdatei gespeichert, aus der sie z. B. in eine Datenbank eingelesen werden können. Die allgemeine Vorgehensweise Ein Online-Formular lässt sich mit Word in wenigen Schritten erstellen. Wir skizzieren zunächst die allgemeine Vorgehensweise und gehen dann im weiteren Verlauf der Lektion detailliert auf die einzelnen Arbeitsgänge ein: 1. Ausgangspunkt eines Online-Formulars ist in der Regel ein leeres Dokument, das Sie als Dokumentvorlage speichern müssen. 2. Anschließend fügen Sie die gewünschten Texte, Linien und Grafiken in das Dokument ein. 75

2 3. Dieses Gerüst ergänzen Sie mit Formularfeldern, von denen Word drei Varianten kennt: Textfelder, Kontrollkästchen (Checkboxen) und Listenfelder (Dropdown-Listen). 4. Abschließend muss der Dokumentschutz eingeschaltet werden. In diesem Modus können keine Änderungen mehr an den normalen Elementen des Formulars vorgenommen, sondern nur noch die Formularfelder bedient werden. 5. Das fertige Dokument wird in einem Vorlagenorder gespeichert. Der Anwender kann dann über Datei/Neu auf Basis der Vorlage ein neues Dokument erstellen und dieses am Bildschirm ausfüllen. 6. Das ausgefüllte Formular kann entweder ausgedruckt oder elektronisch weiterverarbeitet werden. Die meiste Zeit beim Erstellen eines Formulars wird in der Regel für das Feintuning benötigt, damit das Formular möglichst professionell aussieht. Bei aufwändigen Formularen bietet es sich an, viel mit Tabellen zu arbeiten, da so das Ausrichten der Formularfelder deutlich einfacher ist. Die Formular-Symbolleiste In Word existiert für die Formularerstellung eine eigene Symbolleiste, auf der die für die Formularerstellung benötigten Word-Funktionen zusammengefasst sind. Sie können sie z. B. über Ansicht/Symbolleisten/Formular einschalten. In der folgenden Tabelle sind alle Schaltflächen der Symbolleiste mit einer kurzen Erklärung aufgeführt: Schaltfläche Bedeutung Textfeld einfügen Kontrollkästchen einfügen Dropdown-Listenfeld einfügen Eigenschaften eines Formularfeldes anzeigen Tabelle zeichnen Tabelle einfügen Positionsrahmen einfügen Formularfeld-Schattierung ein- bzw. ausschalten Formularfelder zurücksetzen Formular schützen (ein/aus) 76 Kapitel 6

3 Wechseln zwischen Entwurfs- und Eingabemodus Beim Erstellen von Formularen wird zwischen zwei verschiedenen Betriebsarten unterschieden: Das Einfügen und Ändern der Formularfelder erledigen Sie im Entwurfsmodus. In diesem Modus können Sie das gesamte Dokument bearbeiten. Zum Ausfüllen des Formulars muss in den Eingabemodus umgeschaltet werden. In diesem Modus können nur noch an den Stellen, an denen sich Formularfelder befinden, Eingaben vorgenommen werden; der Rest des Dokuments ist geschützt. Um zwischen den beiden Betriebsarten hin- und herzuschalten, klicken Sie in der Symbolleiste Formular auf die Schaltfläche mit dem Schloss. Bei markierter Schaltfläche ist der Eingabemodus aktiv, ansonsten der Entwurfsmodus. Bevor Sie das fertige Formular speichern, schalten Sie den Schutz am besten wieder ein, damit sich beim Öffnen eines neuen Dokuments das Formular direkt in der richtigen Betriebsart befindet. Textfelder In ein Textfeld lassen sich normaler Text, aber auch Zahlen und Datumsangaben eingeben. Außerdem können diese Felder benutzt werden, um Berechnungen auf einem Formular durchzuführen. Übung 1: Textfeld einfügen In der ersten Übung dieser Lektion werden Sie ein Textfeld in ein Formular einfügen und einige Optionen für das Feld einstellen. 1. Öffnen Sie ein Dokument, aus dem Sie ein Formular machen wollen, oder erstellen Sie ein neues Dokument. 2. Positionieren Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der Sie das Textfeld einfügen wollen. 3. Klicken Sie in der Symbolleiste Formular die Schaltfläche für das Text- Formularfeld an. Das Textfeld erscheint im Dokument als kleines graues Kästchen. Wenn stattdessen der Text {FORMTEXT} aufgetaucht ist, müssen Sie noch die Anzeige der Feldergebnisse mit (Alt)+(F9) einschalten. 4. Doppelklicken Sie auf das Kästchen, um die Optionen für das Textfeld einzustellen (siehe nächster Abschnitt). 5. Schalten Sie den Formularschutz ein, um das neue Textfeld auszuprobieren. Die Übung ist damit beendet. Optionen für Textfelder Im Listenfeld Typ können Sie zwischen einfachem Text, Zahlen und verschiedenen Datumsformaten wählen. Interessant sind die Typen Aktuelles Formulare 77

4 Datum und Aktuelle Uhrzeit, die beim Öffnen des Formulars automatisch aktualisiert werden und vom Benutzer nicht verändert werden können. Über die Angabe des Typs können Sie z. B. vorgeben, dass in ein Feld nur Zahlen eingetragen werden dürfen Im Textfeld Standardtext/Vorgabezahl/Vorgabedatum können Sie den Wert einstellen, der beim Öffnen des Formulars erscheinen soll. Die Überschrift oberhalb der Formatliste ändert sich je nach ausgewähltem Texttyp. Bei Normalem Text können Sie in der Liste Textformat die Groß-/ Kleinschreibung festlegen, in die der eingegebene Text vom Formular umgewandelt werden soll. Bei Zahlen bzw. bei Datums- und Zeiteingaben stehen Ihnen die Zahl- und Zeitschalter der Feldfunktionen zur Verfügung. Dropdown-Felder Bei den so genannten Dropdown-Feldern handelt es sich um Listenfelder, aus denen der Anwender eine Auswahl treffen kann. Sie sind für den Anwender besonders komfortabel, da sie die Tipparbeit auf ein Minimum reduzieren. Sie bieten sich auch an, wenn Sie in einem Feld nur bestimmte Eingaben zulassen wollen. Übung 2: Dropdown-Feld einfügen In dieser Übung werden Sie ein Dropdown-Feld in ein Formular einfügen und einige Optionen für das Feld einstellen. 1. Öffnen Sie ein Dokument, aus dem Sie ein Formular machen wollen, oder erstellen Sie ein neues Dokument. 2. Positionieren Sie die Einfügemarke. 3. Fügen Sie das Listenfeld mit der entsprechenden Schaltfläche der Formular-Symbolleiste ein. 4. Doppelklicken Sie auf das neue Formularfeld, um den Optionen-Dialog aufzurufen. Hier können Sie die Liste mit Einträgen füllen. 78 Kapitel 6

5 5. Zum Einfügen eines Listeneintrags geben Sie den Text erst in das Feld Dropdownelement ein und übernehmen es dann mit Hinzufügen. Anschließend können Sie die Reihenfolge der Einträge noch mit den beiden Pfeil-Schaltflächen umstellen. Listenfelder können direkt mit Inhalten gefüllt werden 6. Schalten Sie den Formularschutz ein, um zu überprüfen, ob das Listenfeld wunschgemäß arbeitet. Die Übung ist damit beendet. Kontrollkästchen Um die Akzeptanz eines Formulars zu erhöhen, empfiehlt es sich, viel mit Kontrollkästchen zu arbeiten. Der Benutzer kann sich dann ohne große Tipparbeit durch das Formular klicken. Übung 3: Kontrollkästchen einfügen In dieser Übung werden Sie ein Kontrollkästchen in ein Formular einfügen. 1. Öffnen Sie ein Dokument, aus dem Sie ein Formular machen wollen, oder erstellen Sie ein neues Dokument. 2. Positionieren Sie die Einfügemarke. 3. Klicken Sie die Schaltfläche für das Kontrollkästchen an. Word fügt ein kleines Kästchen ein. 4. Doppelklicken Sie auf das Kästchen, um seine Optionen zu ändern. Bei Kontrollkästchen haben Sie nur wenige Einstellmöglichkeiten: Zum einen können Sie den Standardwert (Deaktiviert/Aktiviert) festlegen, der beim Öffnen des Formulars verwendet werden soll. Mit der Gruppe Kontrollkästchengröße legen Sie fest, in welcher Schriftgröße das Kästchen angezeigt wird. Wenn Sie die Option Automatisch wählen, passt sich das Kontrollkästchen an den nebenstehenden Text an. Formulare 79

6 Alle Formularfelder besitzen eine eindeutige Textmarke Hilfe für Formularfelder In den drei Dialogfeldern zu den Optionen der Formularfelder finden Sie jeweils die Schaltfläche Hilfetext hinzufügen, mit der Sie für jedes Feld zwei verschiedene Hilfetexte definieren können: Einen Hilfetext, der in der Statusleiste erscheint, wenn die Einfügemarke in das Feld gesetzt wird, und einen Hilfetext, der in einem Dialogfeld ausgegeben wird, sobald der Benutzer die Taste (F1) drückt, während sich die Einfügemarke in dem zugehörigen Feld befindet. Übung 4: Hilfetext für Formularfelder erstellen In dieser Übung werden Sie einen Hilfetext für ein Formularfeld erstellen. 1. Öffnen Sie ein Dokument, in dem sich Formularfelder befinden. 2. Doppelklicken Sie auf das Formularfeld, das einen Hilfetext erhalten soll. 3. Klicken Sie im Optionen-Dialog des Formularfeldes auf die Schaltfläche Hilfetext hinzufügen. Sehr praktisch ist auch die Verwendung von AutoText- Einträgen 80 Kapitel 6

7 4. Wählen Sie je nachdem wofür Sie den Hilfetext definieren wollen die Registerkarte Statusleiste oder Hilfetaste (F1) aus. 5. Wenn sich der Hilfetext bereits in einem AutoText-Eintrag befindet, können Sie seinen Namen aus der Liste auswählen. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie einen Hilfetext für mehrere Felder verwenden wollen. Wenn Sie keinen AutoText-Eintrag definiert haben, geben Sie den Text im Feld Benutzerdefiniert ein. 6. Schließen Sie die beiden Dialogfelder mit OK. 7. Schalten Sie den Formularschutz ein und prüfen Sie, ob der neue Hilfetext korrekt angezeigt wird. Formulare speichern und drucken Wenn Sie ein Formular speichern, können Sie entweder das gesamte Formular abspeichern (dies geschieht standardmäßig im Word-Format) oder nur die eingegebenen Daten. Die Option In Formularen nur Daten speichern finden Sie auf der Registerkarte Speichern des Befehls Extras/Optionen. Achtung: Diese Option bezieht sich nur auf das aktuelle Dokument! Wenn nur die Daten des Formulars gespeichert werden sollen, erstellt Word eine Textdatei, in der die Inhalte der einzelnen Felder durch Semikola voneinander getrennt sind. Texte, die das Ergebnis eines Text- oder Dropdown- Listenfeldes sind, werden dabei von Anführungszeichen eingeschlossen. Ergebnisse der Kontrollkästchen werden als Zahl in die Datei geschrieben, wobei eine 1 dem Zustand markiert und eine 0 dem Zustand nicht markiert entspricht. Formulare drucken Auch beim Drucken können Sie sich entscheiden, ob Sie das gesamte Dokument oder nur die Inhalte der Formularfelder ausgeben wollen. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie Word zum Ausfüllen von Formularen verwenden wollen, die bereits gedruckt vorliegen. Wählen Sie dazu den Befehl Extras/Optionen und wechseln Sie auf die Registerkarte Drucken. Achtung: Die Option In Formularen nur Daten drucken gilt nur für das aktuelle Dokument und muss vor dem Drucken explizit eingestellt werden. Formulare schützen WW03E-4-4 Wie bereits weiter vorne gesagt wurde, muss ein Formular zunächst geschützt werden, bevor Daten in das Formular eingegeben werden können. Wenn Sie dazu die Schaltfläche der Symbolleiste Formular verwenden, wird das gesamte Formular geschützt. Manchmal ist es aber auch sinnvoll, nur einen Teil des Dokuments zu schützen. Zum Beispiel wenn Sie ein Formular erstellt haben, das sowohl eine Ta- Formulare 81

8 belle enthält, in die Werte eingegeben werden sollen, als auch dem Benutzer die Möglichkeit geben soll, weiteren Text zu erfassen. Außerdem ist häufig gewünscht, den Schutz durch die Vergabe eines Kennwortes zu sichern. Übung 5: Formular schützen In dieser Übung werden Sie ein Formular schützen, das aus mehreren Abschnitten besteht. 1. Öffnen Sie ein Dokument, das aus mindestens zwei Abschnitten besteht und einige Formularfelder enthält. (Um einen neuen Abschnitt zu erstellen fügen Sie mit dem Befehl Einfügen/Manueller Umbruch einen Abschnittsumbruch vom Typ Fortlaufend ein.) 2. Wählen Sie den Befehl Extras/Dokument schützen. Word blendet den Aufgabenbereich Dokument schützen ein. 3. Schalten Sie in der Rubrik 2. Bearbeitungseinschränkungen das Kästchen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen ein. 4. Wählen Sie in dem darunter stehenden Listenfeld den Eintrag Ausfüllen von Formularen. Der Abschnittswechsel teilt das Dokument in zwei Abschnitte Das Kästchen muss eingeschaltet sein, damit Sie das Listenfeld darunter bedienen können 5. Klicken Sie auf den Link Abschnitte auswählen. Es erscheint das Dialogfeld Abschnitt schützen. 6. Schalten Sie den/die Abschnitt/-e aus, die nicht geschützt werden sollen, und bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. 82 Kapitel 6

9 Dieser Abschnitt soll nicht geschützt werden 7. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden. Es erscheint das Dialogfeld Dokumentschutz anwenden. Zur Vermeidung von Tippfehlern müssen Sie das Kennwort zweimal eingeben Wenn Sie in diesem Dialog ein Kennwort eingeben, können Sie das Formular gegen ungewollte Änderungen sichern. Ein Anwender kann den Schutz dann nur aufheben, wenn er das von Ihnen festgelegte Kennwort kennt. 8. Geben Sie ein Kennwort ein. Da Word das Kennwort nicht im Klartext anzeigt, sondern nur durch Punkte, müssen Sie die Eingabe als Schutz vor Tippfehlern in dem darunter stehenden Textfeld wiederholen. Klicken Sie anschließend auf OK. Damit haben Sie den Formularschutz für das Dokument eingeschaltet. In den geschützten Abschnitten können jetzt nur die Formularfelder des Dokuments bedient werden, aber keine Änderungen mehr an dem Text vorgenommen werden. Die ungeschützten Bereiche lassen sich ganz normal bearbeiten. Wenn Sie den Dokumentschutz wieder aufheben wollen, klicken Sie im Aufgabenbereich Dokument schützen auf die Schaltfläche Schutz aufheben. Dabei müssen Sie gegebenenfalls das Kennwort eingeben. Die Übung ist damit abgeschlossen. Formulare 83

10 Zusammenfassung In dieser Lektion haben Sie gelernt, wie Sie ein Formular erstellen, in dem der Anwender seine Eingaben bequem mit Textfeldern, Listenfeldern und Kontrollkästchen vornehmen kann. Sie haben erfahren, wie Sie die Eigenschaften der verschiedenen Formularfelder einstellen und wie Sie die Felder mit einem individuellen Hilfetext ausstatten können. Sie wissen nun, dass Sie beim Speichern und beim Drucken eines Formulars entscheiden können, ob dabei das gesamte Dokument gespeichert bzw. gedruckt wird oder nur die in den Formularfeldern enthaltenen Daten. Zum Abschluss haben wir Ihnen das Verfahren vorgestellt, wie Sie Teile eines Dokuments vor einer Veränderung durch den Anwender schützen können. Wiederholungsfragen Nennen Sie die verschiedenen Formularfelder (drei Stück). Wie wechseln Sie vom Entwurfs- in den Eingabemodus? Kann man in Textfeldern auch Zahlen eingeben? Wie können Sie die Einträge eines Dropdown-Feldes definieren? Wo wird der Hilfetext für ein Formularfeld angezeigt? Wie erreichen Sie, dass Word nur die Formularfelder druckt? Wo lässt sich der Schutzmechanismus für Dokumente einstellen? Wie erreichen Sie, dass nur Teile eines Dokuments geschützt werden? 84 Kapitel 6