10 Formulare erstellen

Transkript

1 10 Formulare erstellen In diesem Kapitel lernen Sie: wie Sie ein Formular erstellen. wie Sie ein Formular verändern und schützen. wie Sie ein Formular verwenden. Mit einem Microsoft Office Word 2003-Formular kann man auf einfache Weise und in konsistenter Form Informationen sammeln. Bei einem Formular handelt es sich um ein Dokument mit leeren Bereichen, in denen die Benutzer Antworten eingeben können. Mit einem Formular können Sie gezielt Fragen stellen und erhalten die Antworten in dem von Ihnen gewünschten Format. So könnte die Garden Company beispielsweise Formulare verwenden, mit denen sich die Kunden für einen Kurs anmelden können, und andere, um am Ende der Kursveranstaltungen Feedback von den Kunden zu erhalten. Um ein Formular zu erstellen verknüpfen Sie die leeren Bereiche im Dokument mit einem Formularfeld. Word kennt viele verschiedene Arten von Formularfeldern: Textfelder:, in denen Text eingegeben werden kann, Datumsfelder:, Uhrzeitfelder:, Felder, die Berechnungen ausführen, und Kontrollkästchen:, die die Befragten markieren, um ihre Antwort zu kennzeichnen. Nachdem Sie das Formular erstellt haben, können Sie es ausdrucken, sodass die Befragten das Formular dann ausfüllen können, wenn es für sie am bequemsten ist (beispielsweise bei Kundenumfragen mit vorgedruckten Fragebögen). Sie können die Formulare aber auch in elektronischer Form übermitteln, sodass die Benutzer das Formular online ausfüllen können. Für diesen Anwendungsfall gibt Word Ihnen die Möglichkeit, das Formular zu schützen, sodass die Benutzer das Layout nicht verändern können, während sie das Formular ausfüllen. In diesem Kapitel erstellen Sie eine Umfrage zur Zufriedenheit der Kunden der Garden Company. Sie fügen in ein Word-Dokument verschiedene Formularfelder ein und verändern diese. Wenn Sie mit dem Formular zufrieden sind, legen Sie ein Kennwort fest, um das Formular gegen unbeabsichtigte Änderungen im Layout zu schützen. Und schließlich testen Sie das Formular, das Sie erstellt haben. 257

2 10 Formulare erstellen Siehe auch Benötigen Sie nur einen kurzen Überblick über die Themen dieses Kapitels? Schauen Sie sich dann die Einträge im Schnellüberblick auf den Seiten LVIII bis LX an. Auf der CD Bevor Sie die Übungsdateien dieses Kapitels verwenden können, müssen Sie diese von der Begleit-CD des Buches in deren Standardspeicherort installieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Die Begleit-CD verwenden ab Seite XIII. Ein Formular erstellen Um ein Formular zu erstellen geben Sie den Text ein, der in allen Formularen gleich bleibt und fügen Sie dann die Formularfelder ein, in denen die Benutzer die Informationen eingeben können. In Word können Sie verschiedene Formularfeldtypen einfügen: Word kennt sechs verschiedene Arten von Textformularfeldern: In Normaltextfelder kann man jede Kombination von Tastaturzeichen eingeben, einschließlich Buchstaben, Ziffern und Symbole. Ein solches Textfeld ist nützlich für Kommentare oder Kurztextantworten. In Zahlenfelder kann man nur Zahlenwerte eingeben; diese Felder eignen sich besonders für die Angabe von Stückzahlen und Preisen in einem Bestellformular. Ein Datumsfeld ermöglicht es dem Benutzer, ein Datum in ein Standardformat, das Sie bei der Erstellung des Datumsfeldes vorgeben, einzutragen, beispielsweise Wenn Sie möchten, dass Word das aktuelle Datum des PCs in das Datumsfeld einträgt, fügen Sie ein Aktuelles Datumsfeld ein. Fügen Sie ein Aktuelle Uhrzeit-Feld ein, fügt Word die aktuelle Systemzeit des Computers in das Feld ein. Ein Berechnungsfeld verwenden Sie, um Berechnungen vorzunehmen, die auf einer Formel und den Werten, die Sie eingeben, beruhen. Das ist beispielsweise nützlich, um die Gesamtsumme einer Bestellung anzuzeigen. Mit dem Kontrollkästchen-Formularfeld können Sie verschiedene Antwortoptionen zur Auswahl stellen, von denen die Benutzer eine oder mehrere Optionen anklicken können. Kontrollkästchen eignen sich auch für Richtig/Falschund Ja/Nein-Antworten. 258

3 Formulare erstellen 10 Verwenden Sie Dropdown-Formularfelder:, wenn Sie möchten, dass sich die Befragten auf einige vorformulierte Antworten beschränken. Sie geben alle erlaubten Antworten vor und die Befragten treffen ihre Auswahl. Mit Dropdown-Formularfeldern wird sichergestellt, dass die Befragten gleich bleibende und zutreffende Antworten geben. Nehmen Sie beispielsweise an, dass der Marketing-Manager der Garden Company eine Umfrage durchführen möchte um herauszufinden, wie die Kunden ihren Einkauf im Laden erlebt haben und um ihr Maß an Zufriedenheit festzustellen. Die Umfrage wird an alle Kunden geschickt, die auf der Mailingliste stehen, und diejenigen, die sich an der Umfrage beteiligen, erhalten bei ihrem nächsten Einkauf einen Rabatt. Wenn Anwender ihre Antworten in Textformularfelder eingeben, müssen die Angaben manuell interpretiert und ausgewertet werden. Um das Auswerten und Zählen einfacher zu machen, kann im Formular alternativ ein Dropdown- Formularfeld verwendet werden, das bereits eine Liste der möglichen Antworten enthält (Wie hat der Kunde von The Garden Company erfahren: Anzeige, Mailing, Mund-zu-Mund-Propaganda, usw.). Mit Hilfe von Kontrollkästchen-Formularfeldern können die Antworten auf die Frage Wie zufrieden sind Sie mit unserem Service? auf die Vorgaben ausgezeichnet, sehr gut, gut, befriedigend, schlecht eingeschränkt und ebenfalls leichter erfasst und ausgewertet werden. Nachdem Sie ein Formularfeld in ein Dokument eingesetzt haben, klicken Sie in der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Formularfeld-Optionen, um im Dialogfeld Optionen die Eigenschaften des Formularfeldes, beispielsweise den Feldtyp und die maximale Länge, festzulegen. Die Einstellmöglichkeiten im Dialogfeld Optionen verändern sich in Abhängigkeit vom ausgewählten Formularfeldtyp. In dieser Übung werden Sie Textformularfelder, Kontrollkästchen-Formularfelder und Dropdown-Formularfelder in ein Dokument einfügen und so ein Formular erstellen. ACHTEN SIE DARAUF Word zu starten, bevor Sie mit der Übung beginnen, VERWENDEN SIE das Dokument FormularErstellen aus dem Ordner mit den Übungsdateien für dieses Kapitel. Die Übungsdateien befinden sich im Ordner Eigene Dateien\Microsoft Press\Word 2003 Training\10_FormulareErstellen. Die Datei kann auch über folgenden Eintrag im Startmenü erreicht werden: Start/Alle Programme/Microsoft Press/Word 2003 Training. ÖFFNEN Sie das Dokument FormularErstellen. 1 Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten und klicken Sie dann auf Formular. Die Formularsymbolleiste erscheint. 259

4 10 Formulare erstellen 2 Führen Sie im Dokument einen Bildlauf durch und klicken Sie auf die leere Zeile unter dem Text Bitte tragen Sie das Datum Ihres Besuchs ein, um die Einfügemarke am Anfang dieser Zeile zu positionieren. 3 Klicken Sie in der Symbolleiste Formular auf die Schaltfläche Textformularfeld. Textformularfeld Ein Textformularfeld wird eingefügt. Standardmäßig wird ein Textformularfeld für normalen Text eingefügt. Textformularfeld Formularsymbolleiste Formularfeld- Optionen 4 Klicken Sie auf der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Formularfeld- Optionen. Das Dialogfeld Optionen für Textformularfelder erscheint. 5 Klicken Sie im Dialogfeld auf den Pfeil an der Liste Typ und wählen Sie dann die Option Datum aus. 260

5 Formulare erstellen 10 6 Klicken Sie auf den Pfeil an der Liste Datumsformat, wählen Sie dort den Eintrag d.mmmm yyyy und klicken Sie dann auf OK. Das Dialogfeld Optionen für Textformularfeld wird geschlossen. Wenn die Befragten das Feld ausfüllen, wird das Datum nach der von Ihnen festgelegten Einstellung formatiert. Formularfeld- Schattierung TIPP Standardmäßig werden neue Felder schattiert angezeigt. So können Sie besser erkennen, an welchen Stellen die Befragten ihre Antworten eintragen sollen. Um die Schattierung zu entfernen, klicken Sie auf der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Formularfeld-Schattierung. 7 Drücken Sie (Strg)+(Ende), um die Einfügemarke am Ende des Dokuments unter das Wort Kommentare zu platzieren. 8 Klicken Sie in der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Textformularfeld. Ein weiteres Textformularfeld wird eingefügt. 9 Gehen Sie durch den Text nach oben und klicken Sie rechts neben den Satz Bäume, Sträucher, Rankgewächse, Topfblumen, Setzlinge und Samen und drücken Sie dann auf die (ÿ)-taste. Kontrollkästchen- Formularfeld 10 Klicken Sie auf der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Kontrollkästchen- Formularfeld. Ein Kontrollkästchen wird rechts neben dem Wort Samen eingefügt. 11 Klicken Sie auf der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Formularfeld- Optionen. Das Dialogfeld Optionen für Kontrollkästchen-Formularfelder wird angezeigt. 261

6 10 Formulare erstellen TIPP Sie können den Formularfeldern einen Hilfetext mit Anweisungen zum Ausfüllen der Felder beifügen. Klicken Sie im Dialogfeld Formularfeld-Optionen auf Hilfetext hinzufügen. Dann klicken Sie auf die Option Benutzerdefiniert und geben Ihren Hilfetext in das Feld ein. Danach klicken Sie auf OK. 12 Klicken Sie im Bereich Kontrollkästchengröße auf die Option Genau; klicken Sie dann auf den Pfeil nach oben, bis 12 pt erscheint und klicken Sie auf OK. Das Kontrollkästchen ist nun 12 pt groß und ist standardmäßig nicht aktiviert. Kopieren 13 Markieren Sie, falls erforderlich, das Kontrollkästchen und klicken Sie dann auf der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Kopieren. Das Kontrollkästchen wird in die Office-Zwischenablage kopiert. Einfügen 14 Klicken Sie in der nächsten Zeile rechts neben den Text Gartengeräte und Zubehör; drücken Sie die (ÿ)-taste und klicken Sie dann auf der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Einfügen. Das Kontrollkästchen wird rechts neben dem Wort Zubehör, unmittelbar unter dem anderen Kontrollkästchen eingefügt. TIPP Um Zeit zu sparen, können Sie, anstatt für jede Antwort ein neues Formularfeld zu erstellen, einen Formularfeldtyp kopieren, einfügen und, wo erforderlich, überarbeiten. Ein schneller Weg für das Kopieren und Einfügen ist die Verwendung der Tastenkombinationen (Strg)+(C) (Kopieren) und (Strg)+(V) (Einfügen). 15 Klicken Sie in der nächsten Zeile rechts neben den Text Lehrbücher, Kassetten oder Videos, drücken Sie die (ÿ)-taste und klicken Sie dann auf der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Einfügen. Das Kontrollkästchen wird rechts neben dem Wort Videos, unmittelbar unter dem anderen Kontrollkästchen eingefügt. 262

7 Formulare erstellen Markieren Sie das Kontrollkästchen, halten Sie die Taste (Strg) gedrückt und ziehen Sie dann das markierte Kontrollkästchen um einen Tabstopp nach rechts neben das Wort Ja. 17 Halten Sie die Taste (Strg) gedrückt und ziehen Sie dann das markierte Kontrollkästchen um einen Tabstopp nach rechts neben das Wort Nein. 18 Klicken Sie rechts neben die Wörter Sauberkeit im Geschäft und drücken Sie dann die (ÿ)-taste. Dropdown- Formularfeld 19 Klicken Sie in der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Dropdown- Formularfeld. Ein Dropdown-Formularfeld wird rechts neben Sauberkeit im Geschäft eingefügt. (Wenn die Anwender das Formular ausfüllen, sehen Sie ein Listenfeld mit einem Pfeil.) 20 Klicken Sie auf der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Formularfeld- Optionen, um das Dialogfeld Optionen für Dropdown-Formularfelder zu öffnen. 21 Geben Sie in das Feld Dropdownelement den Text Sehr zufriedenstellend ein und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Diese Option wird im Feld Elemente in Dropdownliste aufgeführt. 263

8 10 Formulare erstellen 22 Geben Sie in das Feld Dropdownelemente nacheinander folgende Optionen ein: Insgesamt Zufriedenstellend, Zufriedenstellend, Sehr unbefriedigend, Etwas unbefriedigend ein und klicken Sie jeweils auf Hinzufügen. Die Einträge erscheinen im Feld Elemente in Dropdownliste. 23 Klicken Sie auf die Schaltfläche Nach oben, um den Eintrag Etwas unbefriedigend in der Liste nach oben zu verschieben und klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Optionen für Dropdown-Formularfelder wird geschlossen und im Word-Dokument erscheint die Dropdownliste und zeigt den ersten Eintrag Sehr zufriedenstellend an. 24 Ziehen Sie mit der Maus, falls erforderlich, um das Dropdownfeld zu markieren und klicken Sie dann auf der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Kopieren. Das Dropdownfeld wird in die Office-Zwischenablage kopiert. 25 Klicken Sie in der nächsten Zeile rechts neben den Text Hilfsbereitschaft der Mitarbeiter, drücken Sie die (ÿ)-taste und dann (Strg)+(V). Das Dropdownfeld wird rechts neben dem Text Hilfsbereitschaft der Mitarbeiter unmittelbar unter dem anderen Dropdownfeld eingefügt. 264

9 Formulare erstellen Klicken Sie in der nächsten Zeile rechts neben den Text Preis/Wert der Ware, drücken Sie die (ÿ)-taste und dann (Strg)+(V). Das Dropdownfeld wird rechts neben dem Text Preis/Wert der Ware unmittelbar unter dem anderen Dropdownfeld eingefügt. Speichern 27 Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Speichern, um das Dokument zu sichern. SCHLIESSEN SIE das Dokument FormularErstellen. Ein Formular verändern und schützen Sie können das Aussehen eines Formulars verbessern, indem Sie Änderungen im Format vornehmen, Grafiken hinzufügen, wie Sie es mit jedem Word-Dokument machen würden. Sie können auch Änderungen an den Eigenschaften der Formularfelder vornehmen, um so die Funktionsweise und das Aussehen der Formularfelder zu verändern. Nachdem Sie das Formular erstellt haben und bevor Sie das Formular an die Benutzer weiterleiten, sollten Sie es schützen, sodass die Benutzer zwar Daten in die Formularfelder eingeben, nicht aber das Formular selbst verändern können. Tatsächlich können Sie mit dem Formular keine Auskünfte einholen, solange Sie es nicht geschützt haben. Wenn Sie eine Änderung im Layout oder am Inhalt vornehmen möchten, müssen Sie den Schutz aufheben. Um die Schutzfunktion zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf der Formularsymbolleiste die Schaltfläche Formular schützen an. TIPP Sie können den Schutz verstärken, indem Sie das Formular zusätzlich durch ein Kennwort schützen. Dann sind nur diejenigen, die das Kennwort kennen, in der Lage, den Formularschutz aufzuheben und das Formular zu bearbeiten. Um das Dokument mit einem Kennwort zu versehen, klicken Sie im Menü Extras auf Dokument schützen, damit der gleichnamige Aufgabenbereich angezeigt wird. Markieren Sie im Bereich Bearbeitungseinschränkungen auf Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen, klicken auf den Pfeil am Listenfeld und wählen die Option Ausfüllen von Formularen. Klicken Sie im Bereich Schutz anwenden auf Ja, Schutz jetzt anwenden, damit das Dialogfeld Dokumentschutz anwenden angezeigt wird, in dem Sie ein Kennwort festlegen können. In dieser Übung formatieren Sie ein Textfeld, ändern die Standardeinstellung eines Kontrollkästchens sowie einen Eintrag in einem Dropdownlisten-Formularfeld. Sie setzen einen Rahmen ein und entfernen die Schattierung aus allen Formularfeldern im Formular und dann schützen Sie das Formular. 265

10 10 Formulare erstellen VERWENDEN SIE das Dokument FormularVerändern aus dem Ordner mit den Übungsdateien für dieses Kapitel. Die Übungsdateien befinden sich im Ordner Eigene Dateien\Microsoft Press\Word 2003 Training\10_FormulareErstellen. Die Datei kann auch über folgenden Eintrag im Startmenü erreicht werden: Start/Alle Programme/Microsoft Press/Word 2003 Training. ÖFFNEN Sie das Dokument FormularVerändern. 1 Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten und klicken Sie dann, falls erforderlich, auf Formular, um die Formularsymbolleiste anzuzeigen. 2 Gehen Sie durch das Dokument nach unten und klicken Sie dann auf das schattierte Textformularfeld unter dem Text Bitte tragen Sie das Datum Ihres Besuchs ein, um das Textfeld zu markieren. Rahmenlinie 3 Klicken Sie auf der Formatsymbolleiste auf den Pfeil an der Schaltfläche Rahmenlinie und dann auf Außen. Jetzt klicken Sie auf eine freie Stelle im Dokument, um die Auswahl des Textformularfeldes aufzuheben. Das Textfeld ist nun mit einem Rahmen versehen. 4 Gehen Sie durch das Dokument und doppelklicken Sie dann auf das Kontrollkästchen neben dem Wort Ja. Das Dialogfeld Optionen für Kontrollkästchen-Formularfelder erscheint. 5 Klicken Sie im Bereich Standardwert: auf die Option Aktiviert und klicken Sie dann auf OK. Das Kontrollkästchen wird mit einem X als Standardwert markiert. 266

11 Formulare erstellen 10 6 Gehen Sie, falls erforderlich, durch das Dokument, bis Sie zur Textzeile Sauberkeit im Geschäft gelangen und doppelklicken Sie dann auf das erste Dropdown- Formularfeld. Das Dialogfeld Optionen für Dropdown-Formularfelder erscheint. 7 Klicken Sie im Feld Elemente in Dropdownliste auf Etwas unbefriedigend und dann auf Entfernen. Der Text Etwas unbefriedigend wird aus dem Feld Elemente in Dropdownliste entfernt. 8 Geben Sie in das Feld Dropdownelement Ein wenig unbefriedigend ein und klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf die Schaltfläche Nach oben. Der Text Ein wenig unbefriedigend erscheint an vorletzter Stelle im Dropdownlistenfeld. 267

12 10 Formulare erstellen 9 Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Optionen für Dropdown-Formularfelder zu schließen. 10 Wiederholen Sie die Schritte 6 bis 9 für die nächsten beiden Dropdown-Formularfelder. Positionsrahmen einfügen 11 Gehen Sie, falls erforderlich, durch das Dokument und klicken Sie auf das Textformularfeld unter der Überschrift Kommentare und klicken Sie auf der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Positionsrahmen einfügen. Der Text wird an den linken Rand verschoben, ein Positionsrahmen wird um den Text gelegt und schwarze Auswahlkästchen erscheinen auf dem Rahmen. 12 Ziehen Sie das Textfeld etwa 0,5 cm nach unten, um zwischen dem Text Kommentar und dem Textfeld etwas Abstand zu schaffen. 13 Ziehen Sie das untere linke Auswahlkästchen nach unten und nach rechts, bis das Feld etwa 15 cm breit und 4 cm hoch ist. 268

13 Formulare erstellen 10 Nachdem Sie das Formular erstellt haben, können Sie es testen, indem Sie es auf die gleiche Art und Weise ausfüllen, wie es auch die Empfänger des Formulars machen würden. Da das Formular geschützt ist, wird durch die Antworten, die Sie in das Formular eingeben, das Formular selbst nicht verändert. Wenn Sie mit der Funktionsweise des Formulars zufrieden sind, können Sie es ausdrucken oder elektronisch verteilen, sodass die Befragten das Formular in Word aus- Formularfeldschattierung Formular schützen Speichern 14 Klicken Sie auf der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Formularfeld- Schattierung. Aus allen Formularfeldern wird die Schattierung entfernt. 15 Klicken Sie auf der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Formular schützen. Word sperrt nun alle Inhalte, die keine Formularfelder darstellen, wodurch das Formular nun geschützt ist und die Formularfelder nun ausgefüllt werden können. 16 Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Speichern. SCHLIESSEN SIE das Dokument FormularVerändern. Ein Formular verwenden 269

14 10 Formulare erstellen füllen können. Wenn Sie das Formular elektronisch verteilen, müssen Sie es als Vorlage speichern, damit alle Befragten ein eigenes Dokument für ihre Antworten erstellen. Sie können das Formular als verschicken oder es, wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten, an einem zentralen Ort speichern, an dem andere Zugriff darauf haben. Haben Sie eine eigene Website, so können Sie das Formular als Webseite speichern und im Internet veröffentlichen, sodass die Befragten es online ausfüllen können. Siehe auch Weitere Informationen über das Erstellen von Webseiten finden Sie in Kapitel 9. In dieser Übung werden Sie ein Formular ansehen und ausfüllen. VERWENDEN SIE das Dokument FormularVerwenden aus dem Ordner mit den Übungsdateien für dieses Kapitel. Die Übungsdateien befinden sich im Ordner Eigene Dateien\Microsoft Press\Word 2003 Training\10_FormulareErstellen. Die Datei kann auch über folgenden Eintrag im Startmenü erreicht werden: Start/Alle Programme/Microsoft Press/Word 2003 Training. ÖFFNEN Sie das Dokument FormularVerwenden. 1 Gehen Sie an den Anfang des Dokuments und klicken Sie auf das Datumstextformularfeld, geben Sie ein und drücken Sie dann die (ÿ)-taste. Das Datum 25. Juni 2004 erscheint im Feld und die Einfügemarke wandert zum ersten Kontrollkästchen auf dem Formular. 2 Klicken Sie auf alle Kontrollkästchen unter der Überschrift Art der gekauften Waren. In jedem Kästchen erscheint ein X. TIPP Wenn Sie ein Formular ausfüllen, können Sie auch die (Leertaste) verwenden, um ein X in ein Kontrollkästchen einzutragen. 3 Aktivieren Sie unter der Überschrift Haben Sie gefunden, wonach Sie gesucht haben? das Kontrollkästchen Nein und deaktivieren Sie das Kästchen Ja. Das Kästchen Ja ist leer, das Kästchen Nein ist aktiviert. WICHTIG In einem Word-Formular sind Kontrollkästchen voneinander unabhängig. Sie müssen die Kästchen manuell aktivieren oder deaktivieren. Das eine Kästchen wird nicht automatisch deaktiviert, wenn Sie das andere Kästchen aktivieren. 4 Klicken Sie auf das Dropdownfeld neben dem Text Sauberkeit im Geschäft und auf Insgesamt zufriedenstellend. Der Text Insgesamt zufriedenstellend erscheint im Dropdownfeld. 270

15 Formulare erstellen 10 5 Klicken Sie auf das Dropdownfeld neben dem Text Hilfsbereitschaft der Mitarbeiter und dann auf Zufriedenstellend. Der Text Zufriedenstellend erscheint im Dropdownfeld. 6 Klicken Sie auf das Dropdownfeld neben dem Text Preis/Wert der Ware und dann auf Etwas unbefriedigend. Der Text Etwas unbefriedigend erscheint im Dropdownfeld. 7 Klicken Sie auf das Textformularfeld unter der Überschrift Kommentare, um es auszuwählen. Dann geben Sie folgenden Text ein: Ich wollte unbedingt den neuen Buzzcut Häcksler für meinen Garten kaufen, aber Sie hatten ihn nicht. Oder kann ich ihn über Sie bestellen? Formularfelder zurücksetzen 8 Klicken Sie auf der Formularsymbolleiste auf die Schaltfläche Formular schützen, um den Formularschutz aufzuheben und dann auf die Schaltfläche Formularfelder zurücksetzen, um die gemachten Eingaben zu löschen und das Formular in den Ursprungszustand zurückzuversetzen. Klicken Sie dann noch einmal auf Formular schützen, um den Formularschutz wieder einzuschalten. 271

16 10 Formulare erstellen 9 Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. 10 Geben Sie im Feld Dateiname FertigesFormular ein. 11 Klicken Sie auf den Pfeil an der Liste Dateityp und wählen Sie aus der Liste den Eintrag Dokumentvorlage aus. 12 Wechseln Sie auf Ihrer Festplatte in den Ordner Eigene Dateien\Microsoft Press\Word 2003 Training\10_FormulareErstellen und klicken Sie auf Speichern. Word speichert das Formular als Dokumentvorlage im angegebenen Ordner ab. Sie können das Formular jetzt per oder auf einem anderen Wege verteilen. Um das Formular auszufüllen, doppelklicken Sie erst auf die Vorlage, um ein Word- Dokument zu erstellen, das auf dieser Vorlage basiert. Speichern Sie dann das ausgefüllte Formular unter einem anderen Dateinamen. 13 Schließen Sie die Formularsymbolleiste. SCHLIESSEN SIE das Dokument FormularVerwenden und beenden Sie Word, falls Sie nicht mit dem nächsten Kapitel weitermachen wollen. Zusammenfassung Ein Formular besteht aus Anweisungen, Fragen und Kommentaren, die sich nicht ändern, und Formularfeldern, die vom Benutzer des Formulars ausgefüllt werden. Sie können verschiedene Typen von Formularfeldern in ein Formular einfügen: Textformularfelder für unterschiedlichste Informationen, Kontrollkästchen für Ja/Nein- oder Wahr/Falsch-Antworten, oder Dropdown-Formularfelder für Listen mit vordefinierten Antworten. Sie können die Brauchbarkeit und das Aussehen eines Dokument verändern, indem Sie die Formatierung ändern, eine Grafik einfügen und die Eigenschaften eines Formularfeldes ändern wie die Textlänge von Textformularfeldern oder den Standardwert eines Kontrollkästchens. Bevor Sie ein Formular verteilen, müssen Sie es schützen, damit nur noch die Formularfelder geändert werden können. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt das Layout oder den Inhalt verändern wollen, müssen Sie den Dokumentschutz zuerst aufheben. 272

17 Formulare erstellen 10 Sie können das Formular ausdrucken oder elektronisch verteilen, und zwar entweder als Word- oder als Webdokument. Wenn Sie das Formular als Word-Dokument verteilen, müssen Sie das Formular als Dokumentvorlage speichern, damit jeder Benutzer für seine Antwort ein eigenes Dokument erstellen kann. 273