MS Access Erweiterung

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1 MS Access Erweiterung akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- und Service KG Erkelenzdamm Berlin Fon: +49-(0) Fax: +49-(0) Web: info@akademie.de

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3 MS Access 2007-Erweiterung 3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 3 Über diese Trainingsbasis... 6 Modul 1: Wiederholung - Vertiefung der Grundlagen... 7 Wiederholungswürdige Basics: Objekte in Access-Datenbanken... 8 Grundlagen schaffen: Der Datenbank-Assistent... 9 Wer mit wem: Beziehungen zwischen Tabellen Viele Kunden mit vielen Produkten: N:M-Beziehungen Verlässlichkeit zwischen Tabellen: Referentielle Integrität Umstieg: Verwendung alter Access-Datenbanken Zusammenfassen und Vertiefen Modul 1: Wiederholung - Vertiefung der Grundlagen Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene Exkurs: Tabelle erstellen in der Datenblattansicht Grenzübertritt: Import und Export von Datensätzen Importieren, Exportieren und Einbinden von Tabellen Eindeutig-mehrdeutig: Mehr-Felder-Indizes Redundanzen auf der Spur: Der Tabellenanalyse-Assistent Hintergrund-Wissen: Tabellen-Eigenschaften Entscheidender Unterschied: Nullwerte Leere Zeichenfolgen Optionen: Voreinstellungen für die Datenblattansicht ändern Zusammenfassen und Vertiefen Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene Aktionsabfragen: Aktualisieren und Löschen von Daten Aktionsabfragen: Anfügen von Datensätzen aus anderen Tabellen Umsatz pro Verkäufer und Region: Kreuztabellen Ausmerzung von Doppeltem: Duplikatsuche Kunden, die nichts gekauft haben (1): Inkonsistenzsuche Kunden, die nichts gekauft haben (2): Inklusionsverknüpfungen Berechnete Felder: Tipps & Tricks Abfrage-Entwurf: Tipps & Tricks Zusammenfassen und Vertiefen Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene Modul 4: Formulare für Fortgeschrittene Handarbeit: Selbsterstellte Text- und Bezeichnungsfelder Felder markieren, positionieren, formatieren: Tipps & Tricks Bilder, Word-Dokumente und mehr: Objektfelder... 38

4 Inhaltsverzeichnis 4 Platz für mehr: Formular-Register Kunden und deren Bestellungen: Unterformulare Lange Auswahllisten: Kombinationsfelder Kombinationsfelder: Tipps & Tricks Entweder oder: Optionsgruppen Ein Bild sagt mehr als 1000 Wörter: Diagramme Schönheit unter Voraussetzungen: Bedingte Formatierung Formularentwurf: Tipps & Tricks Dateneingabe: Tipps & Tricks Namensverknüpfung: Smarttags Zusammenfassen und Vertiefen Modul 4: Formulare für Fortgeschrittene Modul 5: Berichte für Fortgeschrittene Einzelanfertigungen: MS Word-Seriendruck A - B - C -...: Listen mit alphabetischen Trennzeichen Vorbereitung: Die Druckereinrichtung Universelle Lesbarkeit: Snapshots Zusammenfassen und Vertiefen Modul 5: Berichte für Fortgeschrittene Modul 6: Internetauftritt - Möglichkeiten mit MS Access HTML oder ASP: Export ins Internet Die schnelle Verbindung: Hyperlink-Felder Zusammenfassen und Vertiefen Modul 6: Internetauftritt - Möglichkeiten mit MS Access Modul 7: Extended Markup Language - XML Grundsätzliches: Informationen zu XML Datenaustausch: Import von XML-Daten Datenaustausch: Export in das XML-Datenformat Zusammenfassen und Vertiefen Modul 7: Extended Markup Language - XML Modul 8: Administratorentätigkeit - Wartung msaccess.exe firmen.mdb /nostartup: Startparameter Anwendungstitel, -symbol und Startformular: Starteinstellungen Trennung von Daten und Oberfläche: Datenbankaufteilung Dokumentation und Beschleunigung: Datenanalyse Beschleunigung bzw. Rettung: Komprimieren / Wiederherstellen Zusammenfassen und Vertiefen Modul 8: Administratorentätigkeit - Wartung... 71

5 Inhaltsverzeichnis 5 Modul 9: Klare Regeln - Zugriffsberechtigungen in MS Access Datenbank-Zugriffsberechtigungen: Ein Überblick Schnelle Sicherheit: Der Benutzerdatensicherheits-Assistent Öffnungsmodus, Datensatzsperre etc.: Optionen Zusammenfassen und Vertiefen Modul 9: Klare Regeln - Zugriffsberechtigungen in MS Access Modul 10: Abläufe automatisieren - Makros Makroerstellung: Grundlagen Verzweigungen: Die Aktion GeheZu Arbeiten mit Variablen : Setzenwert Tastaturbefehle, Warnmeldungen etc.: Weitere wichtige Aktionen Makros im Makro: Makrogruppen Bestimmte Voraussetzungen: Bedingungen und Wiederholungen Bei Filter, bei Zeitgeber etc.: Filter- und Zeitgeberereignisse Beispiel: Öffnen von Formularen und Berichten Beispiel: Seitensummen in einem Bericht Fehlersuche: Der Einzelschrittmodus Zusammenfassen und Vertiefen Modul 10: Abläufe automatisieren - Makros Modul 11: Access als Oberfläche - Projekte und SQL Server Das Fenster zur großen Welt: Projekte und SQL Server Nahe Verwandtschaft: Datenbankobjekte bei Projekten Der Aufstieg zum MS SQL Server: Upsizing Zusammenfassen und Vertiefen Modul 11: Access als Oberfläche - Projekte und SQL Server Modul 12: Anhang: Strukturierte Abfragesprache - SQL Warum SQL? Die Grundform: SELECT FROM Filtern und Sortieren: WHERE und ORDER BY Gruppieren: GROUP BY und HAVING Verknüpfen: INNER JOIN, LEFT JOIN, RIGHT JOIN Die andere Verknüpfung: UNION Zusammenfassen und Vertiefen Modul 12: Anhang: Strukturierte Abfragesprache - SQL Wichtige Tastenkombinationen Index

6 MS Access 2007-Erweiterung 6 Über diese Trainingsbasis Wie gliedert sich dieser Text? Wie sind die einzelnen Kapitel aufgebaut? Welche Dokumentkonventionen werden verwendet? Dieser Text gliedert sich in Module mit klar definierten Lernzielen, Voraussetzungen und Inhalten. In den Modulen erlernt der Anwender in einzelnen Schritten das Arbeiten mit dem Programm. Jedes Thema beginnt auf einer neuen Seite, übersichtlich gestaltet und leicht verständlich. Jede Seite enthält sieben Elemente: Der Titel beschreibt das Thema. Aufgabenorientierte Fragen bilden den Ausgangspunkt für die Erläuterung des Themas. Ein Bildschirmfoto oder eine Grafik veranschaulichen den Inhalt. Die Erläuterung des Inhaltes ist kurz und praxisorientiert. Marginaltexte helfen, gesuchte Textpassagen rasch zu finden. Hier ist Platz für eigene Notizen. Am Fuß der Seite finden sich Tipps und Tricks von erfahrenen Anwendern oder Verweise auf weiterführende Informationen. Eine Seite am Ende jedes Moduls dient der Zusammenfassung und Vertiefung des Gelernten. Dokumentkonventionen fett Menübefehl oder Schlüsselwort in Programmiersprachen fett und kursiv Bildschirmelemente fett und unterstrichen Hyperlinks kursiv QuickTips GROSSBUCHSTABEN Tastaturbefehle Courier Vom Anwender mittels Tastatur einzugebene Texte, Codebeispiele

7 MS Access 2007-Erweiterung 15 Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene Kann ich eine Tabelle auch in der Datenblattansicht erstellen? Wie werden die Felder definiert? Wie lege ich den Feldnamen fest? Wie übertrage ich Datensätze über die Zwischenablage in bzw. aus Access? Wie kann ich reine Textdateien importieren bzw. exportieren? Wie kann ich Tabellen anderer Datenbankprogramme in Access einbinden bzw. importieren? Wie kann ich Tabellen in Fremdformaten exportieren? Wie kann ich in Tabellen ohne eindeutigem Feld dennoch einen Primärschlüssel vergeben? Was sind Indizes? Wie verhindere ich doppelte Eingaben? Wie lauten die Regeln für ein relationales Datenbankmodell? Wie teile ich eine bestehende Tabelle am schnellsten auf? Wie stelle ich Regeln für die Eingabe in Datensätze auf? Wie lege ich die Sortierreihenfolge in der Tabelle fest? Worin unterscheiden sich leere Felder von Feldern mit leerer Zeichenfolge? Warum bekomme ich manchmal kein Ergebnis? Wie kann ich die Voreinstellungen für die Anzeige des Datenblattes ändern? Wie kann ich das Verhalten der Tastatur ändern? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Exkurs: Tabelle erstellen in der Datenblattansicht Grenzübertritt: Import und Export von Datensätzen Importieren, Exportieren und Einbinden von Tabellen Eindeutig-mehrdeutig: Mehr-Felder-Indizes Redundanzen auf der Spur: Der Tabellenanalyse-Assistent Hintergrund-Wissen: Tabellen-Eigenschaften Entscheidender Unterschied: Nullwerte Leere Zeichenfolgen Optionen: Voreinstellungen für die Datenblattansicht ändern Lernziel: Vertiefung im Umgang mit den Tabellen von Access. Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit MS Access im Allgemeinen und Tabellen im Besonderen.

8 Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene 16 Exkurs: Tabelle erstellen in der Datenblattansicht Kann ich eine Tabelle auch in der Datenblattansicht erstellen? Wie werden die Felder definiert? Wie lege ich den Feldnamen fest? Erstellung einer Tabelle in der Datenblattansicht Ein pragmatischer Weg, eine neue Tabelle anzulegen, besteht in der Verwendung der Datenblattansicht. So erstellen Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht: Multifunktionsleiste Registerkarte Erstellen, Tabelle Die Namen der einzelnen Feldspalten können in der Datenblattansicht mit Register Datenblatt, Umbenennen oder durch einen Doppelklick auf den Spaltenkopf festgelegt werden. Die Felder werden gemäß den eingegebenen Werten festgelegt (eine Spalte mit Zahlen wird zum Zahlenfeld, eine Spalte mit Text wird zum Textfeld, eine Spalte mit Datum zum Datumsfeld). Es werden nur so viele Felder angelegt, wie Spalten Text enthalten. Spalten ohne Eintrag werden nicht berücksichtigt. Weitere Spalten fügen Sie mit Register Datenblatt, Einfügen hinzu mit Register Datenblatt, Löschen entfernen Sie Felder. Der Felddatentyp wird in der Entwurfsansicht genauer spezifiziert. Auch hier stehen Befehle zum Einfügen (Register Entwurf, Zeile einfügen) und Löschen (Register Entwurf, Zeilen löschen) von Feldern zur Verfügung. Die Tabelle speichern Sie mit Office Schaltfläche, Speichern... oder dem Symbol Speichern. Ansatz Erstellung Feldnamen Felder Spalten einfügen / löschen Entwurfsansicht Speichern Die Befehle zum Umbenennen, Löschen und Einfügen von Spalten in der Datenblattansicht stehen auch über ein Kontextmenü (mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf klicken) zur Verfügung. In der Datenblattansicht bestehender Tabellen können, über die beschriebenen Möglichkeiten, ebenfalls Felder hinzugefügt, gelöscht oder geändert werden.

9 Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene 17 Grenzübertritt: Import und Export von Datensätzen Wie übertrage ich Datensätze über die Zwischenablage in bzw. aus Access? Wie kann ich reine Textdateien importieren bzw. exportieren? Der Textimport-Assistent Es gibt verschiedene Möglichkeiten des Datenaustauschs: Zum Importieren bzw. Exportieren von Text-Tabellen (Felder, die durch ein Trennzeichen voneinander getrennt sind) ist nach Anwahl von Registerkarte Externe Daten, Gruppe Importieren... bzw. Exportieren... als Dateityp Textdatei auszuwählen. Mit Hilfe des Textimport- bzw. Textexport- Assistenten kann mit der Schaltfläche Weitere... eine bereits existierende Spezifikation (Spezifikationen...), in der das Dateiformat, die Dateiherkunft, Datum, Zeiten und Zahlen sowie Feldinformationen definiert sind, ausgewählt bzw. eine neue erstellt werden (Speichern unter...). Über die Zwischenablage können auch Datensätze in andere Windows- Anwendungsprogramme wie MS Word oder MS Excel übernommen werden. Dazu sind zunächst die Datensätze zu markieren (Klick auf die grauen Zeilentitel-Felder = Datensatzmarkierer). Mit Kontextmenü Kopieren werden die Datensätze in die Zwischenablage gebracht und in der Folge mit Kontextmenü Einfügen in Word, Excel etc. eingefügt. Dabei werden automatisch die Feldnamen (also die Spaltentitel) als erste Zeile mit übernommen. Datensätze können über die Zwischenablage einer Access-Tabelle angefügt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Reihenfolge der Spalten übereinstimmt, um die richtigen Informationen an die richtige Stelle einzufügen. Das Anfügen der Datensätze ans Ende der Tabelle erfolgt über Register Start Einfügen, Am Ende anfügen. Es ist auch möglich, die gesamte Tabelle nach Word oder Excel zu exportieren: Dazu markieren Sie die gesamte Tabelle durch einen Klick auf das graue Kästchen am Schnittpunkt zwischen Zeilen- und Spaltentiteln (links oben) oder durch Drücken von STRG + A und führen dann den Kopiervorgang durch. Text-Tabellen Von MS Access Nach MS Access Ganze Tabellen exportieren Zu beachten ist in der Spezifikationsbearbeitung vor allem auch die Einstellungsmöglichkeiten für das Datumsformat (Datumsreihenfolge etc.).

10 Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene 18 Importieren, Exportieren und Einbinden von Tabellen Wie kann ich Tabellen anderer Datenbankprogramme in Access einbinden bzw. importieren? Wie kann ich Tabellen in Fremdformaten exportieren? Die Gruppen Import und Export des Registers Externe Daten Es bestehen verschiedene Möglichkeiten, Tabellen zu importieren bzw. zu exportieren: Tabellen verschiedener Formate können in eine Access-Datenbank so integriert werden, dass deren Daten innerhalb der Datenbank gespeichert sind. Die ursprüngliche Tabelle ist also danach nicht mehr nötig. Dies erfolgt über Register Externe Daten und der Gruppe Importieren... Soll die Tabelle aber auch weiterhin von einem anderen Datenbankprogramm verwendet werden können, so wird sie nur eingebunden (Register Externe Daten und Access, und in der nächsten Abfrage dann Erstellen Sie eine Verknüpfung...). Access greift dadurch auf die externe Datei zu; in der Access-Datenbank wird nicht die Tabelle selbst, sondern nur ein Verweis auf die Tabelle gespeichert. Um eine Access-Tabelle auch anderen Datenbanken und -programmen verfügbar zu machen, kann sie mit Register Externe Daten, Gruppe Exportieren... und der Auswahl in welches Format als eigene Datei abgespeichert werden soll, exportiert werden. Sowohl beim Import als auch beim Export von Tabellen ist zunächst der Dateityp auszuwählen, in dem die zu importierende Tabelle vorliegt bzw. die aktuelle Tabelle gespeichert werden soll. Daneben können Access Daten auch auf einen SharePoint exportiert werden, bzw. auch von einem SharePoint importiert werden. Tabelle importieren Tabelle einbinden Tabelle exportieren Dateityp MS Access startet automatisch einen entsprechenden Assistenten, der beim Import/Export in fremde Dateiformate (Text, Tabellenkalkulation) die Auswahl der Daten erheblich erleichtert.

11 Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene 19 Eindeutig-mehrdeutig: Mehr-Felder-Indizes Wie kann ich in Tabellen ohne eindeutigem Feld dennoch einen Primärschlüssel vergeben? Was sind Indizes? Wie verhindere ich doppelte Eingaben? Das Fenster Indizes Jede Tabelle sollte über ein eindeutiges Feld verfügen, um so jeden Datensatz eindeutig identifizieren zu können. Solche Felder (z.b. [Kundennummer]) werden als Schlüsselfelder definiert. Sollte eine Tabelle kein eindeutiges Feld enthalten, so ist es möglich, die Eindeutigkeit eines Datensatzes durch die Kombination mehrerer Felder herzustellen. In einer Adressenverwaltung etwa könnte die Kombination der Felder [Zuname] und [Geburtsdatum] als so genannter Mehr-Felder-Primärschlüssel dienen. Dazu wären die beiden Felder zu markieren (nach der Auswahl des ersten Feldes bei gedrückter STRG-Taste ein Klick auf das zweite) und dann das Symbol Primärschlüssel zu wählen. Ein Index ist eine eigene interne Tabelle, in die ausgewählte Felder sortiert eingetragen werden und die somit eine besonders schnelle Suche und Sortierung ermöglichen. Ein solcher Index kann ebenfalls über mehrere Felder gelegt werden. Hierzu ist über das Symbol Indizes das Indexfenster einzublenden und in der Spalte Indexname ein Name für den Index festzulegen. Unter der Spalte Feldname werden nun untereinander die Felder ausgewählt, für die der Indexname gelten soll. Wird ein Index über mehrere Felder festgelegt und in den Indexeigenschaften die Einstellung Eindeutig auf Ja gesetzt, so wird verhindert, dass in diese Felder eine exakt gleiche Eingabe vorgenommen werden kann. Die Einstellung Nullwerte ignorieren bewirkt, dass leere Felder nicht in den Index aufgenommen werden (und auch nicht als doppelte Werte gelten). Für ein Primärschlüsselfeld ist diese Einstellung nicht möglich. Schlüsselfelder Index Eindeutiger Index Nullwerte ignorieren In der Regel ist es günstiger, den Primärschlüssel auf ein einzelnes Feld zu setzen. In der Adressenverwaltung könnte das eine fortlaufende Nummer, also ein AutoWert-Feld sein. Sollte doch ein Mehrfeldschlüssel eingesetzt werden, so gilt es zu bedenken, dass keines der Felder des Mehrfeldschlüssels beim Ausfüllen leer bleiben darf.

12 Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene 20 Redundanzen auf der Spur: Der Tabellenanalyse-Assistent Wie lauten die Regeln für ein relationales Datenbankmodell? Wie teile ich eine bestehende Tabelle am schnellsten auf? Der Tabellenanalyse-Assistent Das Ziel eines relationalen Datenbankmodells ist, alle Informationen nur einmal zu speichern. Wiederkehrende Informationen (z. B. zu jeder Bestellung die volle Kundenanschrift) werden nur einmal eingegeben, für jede Informationszusammengehörigkeit (Kunde, Bestellung) wird eine eigene Tabelle verwendet und diese Tabellen werden in Beziehung zueinander gesetzt. Die Schritte, die durchgeführt werden müssen, um ein optimales relationales Datenbanksystem zu erhalten, nennt man Normalisierung. Der Tabellenanalyse-Assistent führt die Normalisierung einer Tabelle durch. So führen Sie die Normalisierung durch: 1. Register Datenbanktools, Gruppe Analysieren, Tabelle analysieren. Anhand zweier Dialogseiten wird das Problem und eine Lösung dargestellt. 2. Wählen Sie die zu analysierende Tabelle aus. 3. Legen Sie fest, ob der Assistent Aufteilungsvorschläge unterbreiten soll. 4. Es wird eine Aufteilung in zwei oder mehr Tabellen vorgeschlagen, wobei Beziehungen zwischen den Tabellen automatisch eingefügt werden. Mit dem Symbol Tabelle umbenennen können Sie den Tabellen aussagekräftige Namen zuteilen. Die Felder können Sie mit der Maus von einer Tabelle zur anderen bzw. in eine neue Tabelle (außerhalb einer Tabelle) verschieben. 5. Im nächsten Schritt bestimmen Sie den Primärschlüssel. 6. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weiter> wird eine Tippfehleranalyse durchgeführt. Werden Fehler gefunden (z. B. gleicher Primärschlüssel, verschiedene Adressen), muss ausgewählt werden, welche Information korrigiert werden soll. 7. Im letzten Schritt können Sie festgelegen, ob eine Abfrage erstellt werden soll, um die Daten der aufgeteilten Tabellen gemeinsam anzuzeigen. Normalisierung Vorgangsweise Wird im dritten und vierten Schritt des Tabellenanalyse-Assistenten auf das Symbol Tipps geklickt, erhalten Sie wertvolle Hinweise zur Aufteilung der Tabellen und zur Vergabe der Primärschlüssel.

13 Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene 21 Hintergrund-Wissen: Tabellen-Eigenschaften Wie stelle ich Regeln für die Eingabe in Datensätze auf? Wie lege ich die Sortierreihenfolge in der Tabelle fest? Tabelleneigenschaften Die Eigenschaften einer Tabelle bieten u.a. die folgenden Möglichkeiten: Eine Gültigkeitsregel für die Eingabe in ein Tabellenfeld kann in den Feldeigenschaften über den Eintrag Gültigkeitsregel festgelegt werden. Um eine Gültigkeitsregel zu verwenden, die einen ganzen Datensatz betrifft, muss diese in den Tabelleneigenschaften eingetragen werden. Soll beispielsweise in der Artikeltabelle für eine bestimmte Kategorie eine Preisgrenze gelten so muss in der Entwurfsansicht, nach Register Entwurf, Eigenschaftenblatt in den Tabelleneigenschaften der Eintrag für die Gültigkeitsregel festgelegt werden (z.b.: [Kategorie-Nr] = 2 und [Einzelpreis] <= 10). Der bei Gültigkeitsmeldung eingetragene Fehlermeldungstext erscheint erst dann, wenn der Datensatz nach einer Änderung gespeichert wird, sofern die Gültigkeitsregel verletzt wurde. In den Tabelleneigenschaften kann auch die Sortiervorgabe über das Feld Sortiert nach bestimmt werden. Wird die Tabelle in der Datenblattansicht über die entsprechenden Symbole sortiert, so wird diese Sortierung ebenfalls in das Feld Sortiert nach in den Tabelleneigenschaften eingetragen. Werden diese Änderungen beim Schließen der Tabelle gespeichert, so bleibt die zuletzt durchgeführte Sortierung erhalten. Gültigkeitsregel für Feld Gültigkeitsregel für Datensatz Sortiervorgabe Auch die zuletzt ausgewählten Filter-Kriterien werden in den Tabelleneigenschaften eingetragen und können so bei einem erneuten Öffnen der Tabelle über das Symbol Filter/Sortierung anwenden sofort wieder verwendet werden.

14 Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene 22 Entscheidender Unterschied: Nullwerte Leere Zeichenfolgen Worin unterscheiden sich leere Felder von Feldern mit leerer Zeichenfolge? Warum bekomme ich manchmal kein Ergebnis? Kleine, aber feine Unterschiede Im Rahmen von Abfragen etwa macht es einen großen Unterschied, ob ein Feld wirklich leer ist oder aber den Wert Null hat. Sollen etwa alle Datensätze einer Adressverwaltung gefunden werden, die über keine Telefonnummer verfügen, so ist als Kriterium für das Feld [Telefonnummer] Ist Null einzugeben. Damit würden aber auch all die Adressen selektiert werden, die zwar über ein Telefon verfügen, deren Nummer aber noch nicht erfasst ist. Bis zur Eingabe der Nummern sollten daher zwei Anführungszeichen ( oder ) eingegeben werden. Der Feldinhalt ist somit eine leere Zeichenfolge, der Wert des Feldes aber Ist Nicht Null. Um in der Datenansicht zwischen Feldern mit Nullwert und leerer Zeichenfolge unterscheiden zu können, können Feldformate herangezogen werden. Für Felder vom Felddatentyp Zahl können vier verschiedene Formatanweisungen, jeweils durch Strichpunkt (;) voneinander getrennt, definiert werden; z.b.: +0;-0; Nullwert ; Leeres Feld Positive Zahlen werden mit vorangestelltem +, negative mit - dargestellt. In Feldern mit dem Wert Null erscheint der Text Nullwert, in leeren Feldern der Text Leeres Feld. Um Textfelder auf einen Nullwert zu prüfen, muss die Wenn-Funktion verwendet werden: Wenn(IstNull(strX), Null, )) Leer ist nicht Null Beispiel Feldformate Zahlendarstellung Überprüfung von Textfeldern Wenn Sie bei einer Berechnung ein Feld mit dem Wert Null verwenden, so ist das Ergebnis ebenfalls Null. Verwenden Sie in diesem Fall die Funktion NZ, die den Wert Null auf die Zahl 0 bzw. eine leere Zeichenfolge umwandelt (z.b.: =NZ([Umsatz])*1,2).

15 Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene 23 Optionen: Voreinstellungen für die Datenblattansicht ändern Wie kann ich die Voreinstellungen für die Anzeige des Datenblattes ändern? Wie kann ich das Verhalten der Tastatur ändern? Office Schaltfläche Access Optionen, Register Datenblatt Über Menü Extras, Optionen können zahlreiche Voreinstellungen getroffen werden. Im Register Datenblatt können die Voreinstellungen für die Datenblattansicht (Standardfarben, Standardschriftart, Standardrasterlinien, Standardspaltenbreiten) festgelegt werden, die für Tabellen dann gelten, wenn mit den Optionen des Format in der Datenblattansicht keine anderen Einstellungen getroffen werden. Im Register Erweitert kann das Verhalten der EINGABE-Taste und der Pfeiltasten geändert werden. So lässt sich hier einstellen, ob der Cursor mit der Eingabetaste zum nächsten Feld oder zum nächsten Datensatz (Zeile, wie in Excel) springt. Ebenso lässt sich einstellen, ob beim Eintritt des Cursors in ein Feld der gesamte Feldinhalt markiert werden soll (wie in Excel), wobei die Bearbeitung der Zelle dann über F2 eingeleitet werden muss, oder ob zum Anfang des Feldes gegangen werden soll (wie in Word), wodurch das Drücken von F2 überflüssig wird. Die Optionen bei Funktion der Pfeiltasten wirken sich nur auf die Links- /Rechtsbewegungen aus. Die Einstellung Nächstes Feld erzeugt ein Verhalten ähnlich wie in Excel, die Einstellung Nächstes Zeichen ein Verhalten ähnlich wie Word und setzt bei Benutzung der Pfeiltasten die Einstellung Ganzes Feld markieren außer Kraft. Datenblatt Tastatur Pfeiltasten Die Voreinstellungen für die Suche nach Datensätzen lassen sich im Register Erweitert ändern. Wenn eher nur Teile des Suchbegriffes eingegeben werden sollen und die gesamte Tabelle durchsucht werden soll, ist Allgemeine Suche zu wählen. Wenn hingegen nach dem Feldanfang des aktuellen Feldes gesucht werden soll, ist Feldanfang-Suche zu wählen. Die Voreinstellung Schnelle Suche sucht nach dem exakten Feldinhalt im aktuellen Feld.

16 Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene 24 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 2: Tabellen für Fortgeschrittene Wird eine Tabelle in der Datenblattansicht erstellt, erkennt Access die Felddatentypen meist von selbst aufgrund der eingegebenen Daten. Sie können Daten aus fremden Dateiformaten in Access importieren. Bei der Aufteilung der Informationen in einzelne Felder hilft Ihnen ein Assistent. Fremdformate lassen sich entweder importieren oder verknüpfen. Beim Verknüpfen arbeitet Access direkt mit der ursprünglichen Datei. Mit Hilfe der Indizes können Sie doppelte Eingaben von Informationen verhindern und Suchvorgänge beschleunigen. Ein Index kann über ein, aber auch über mehrere Felder gelegt werden. Um ein relationales Datenbanksystem zu erhalten, können Sie eine bestehende Tabelle über den Tabellenanalyse-Assistenten auf mehrere Tabellen aufteilen. Neben der Festlegung von Gültigkeitsregeln für einzelne Felder können auch Regeln für einen Datensatz festgelegt werden. Access unterscheidet keine Eingabe von der Eingabe eines Leerzeichens. Diesen Umstand sollten Sie beim Suchen nach Feldinhalten und beim Berechnen von Feldwerten berücksichtigen. Im Menü Extras, Optionen stehen Voreinstellungen zur Verfügung, die das Verhalten von Access grundlegend beeinflussen. Datenblattansicht siehe Seite 16 Import und Export siehe Seite 17 Externe Daten siehe Seite 18 Mehr-Felder-Indizes siehe Seite 19 Tabellenanalyse-Assistent siehe Seite 20 Tabellen-Eigenschaften siehe Seite 21 Nullwerte - Leere Zeichenfolge siehe Seite 22 Voreinstellungen siehe Seite 23

17 MS Access 2007-Erweiterung 25 Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene Wie kann ich in einer Tabelle einen Feldinhalt durch einen anderen ersetzen? Kann ich das für bestimmte Datensätze einschränken? Wie kann ich selektierte Datensätze löschen? Wie kann ich Datensätze aus einer Tabelle an eine andere anhängen? Was ist dabei zu beachten? Wie kann ich meine Datensammlung statistisch auswerten? Wie kann ich doppelte Datensätze aus meinen Tabellen ausfiltern? Wie finde ich die Adressaten, die bisher noch nichts bestellt haben? Worin unterscheiden sich Exklusions- und Inklusionsverknüpfungen? Was ist die Standard-Verknüpfung? Wie kann ich mir im Dynaset nur das Jahr eines Datumsfeldes anzeigen lassen? Wie kann ich das Format eines berechneten Ergebnisses festlegen? Wie kann ich den Namen eines Feldes für eine Abfrage ändern? Wie ändere ich das Format eines berechneten Ergebnisses? Wie kann ich nur einige Datensätze des Dynasets anzeigen lassen? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Aktionsabfragen: Aktualisieren und Löschen von Daten Aktionsabfragen: Anfügen von Datensätzen aus anderen Tabellen Umsatz pro Verkäufer und Region: Kreuztabellen Ausmerzung von Doppeltem: Duplikatsuche Kunden, die nichts gekauft haben (1): Inkonsistenzsuche Kunden, die nichts gekauft haben (2): Inklusionsverknüpfungen Berechnete Felder: Tipps & Tricks Abfrage-Entwurf: Tipps & Tricks Lernziel: Vertiefung im Umgang mit den Abfragen von MS Access. Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit MS Access im Allgemeinen und Abfragen im Besonderen.

18 Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene 26 Aktionsabfragen: Aktualisieren und Löschen von Daten Wie kann ich in einer Tabelle einen Feldinhalt durch einen anderen ersetzen? Kann ich das für bestimmte Datensätze einschränken? Wie kann ich selektierte Datensätze löschen? Eine Aktualisierungsabfrage entsteht Inhalte eines Feldes können für bestimmte Datensätze durch einen anderen Inhalt ersetzt werden. Dies erfolgt durch eine sog. Aktualisierungsabfrage. Angenommen, ein Ja/Nein-Feld Auslaufartikel soll für all jene Artikel auf Ja gesetzt werden, deren Preis kleiner als 12 ist, dann ist (nach dem Einfügen des Feldes Auslaufartikel in die Artikel-Tabelle) 1. eine Abfrage zu erstellen und in der Entwurfsansicht im Register Entwurf, Aktualisierungsabfrage zu wählen, 2. für das Feld Preis als Kriterium <15 einzugeben, 3. für das Feld Auslaufartikel in die Zeile Aktualisieren: Ja einzugeben, 4. und zur Durchführung der Abfrage Register Entwurf, Ausführen anzuklicken. Eine gespeicherte Aktualisierungsabfrage erscheint mit einem Bleistift/Rufzeichen vor ihrem Namen. Wird sie geöffnet, erfolgt die Aktualisierung nach einer Warnmeldung. Um bestimmte Datensätze zu löschen, ist eine neue Abfrage zu erstellen und 1. In der Entwurfsansicht Register Entwurf, Löschabfrage zu wählen. 2. Zunächst werden alle Felder der Tabelle in die Abfrage gezogen (*), in der Zeile Löschen wird Von erscheinen. 3. Dann werden die Felder in die Abfrage gezogen, für die in der Folge Kriterien festgelegt werden. In der Zeile Löschen erscheint Bedingung. 4. Die Abfrage wird mit Register Entwurf, Ausführen durchgeführt. Aktualisierungsabfrage Ausführung Löschabfrage Der neu einzutragende Feldinhalt betrifft immer das gesamte Feld, somit sind Platzhalter in der Zeile Aktualisieren nicht zulässig. Wird eine Aktualisierungs- oder Löschabfrage im Datenbankfenster ausgewählt und die Schaltfläche Öffnen angeklickt, wird die Abfrage nach einer Warnmeldung ausgeführt, nicht etwa einfach nur das Dynaset angezeigt.

19 Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene 27 Aktionsabfragen: Anfügen von Datensätzen aus anderen Tabellen Wie kann ich Datensätze aus einer Tabelle an eine andere anhängen? Was ist dabei zu beachten? Eine Anfügeabfrage entsteht MS Access bietet die Möglichkeiten (selektierte) Daten einer Tabelle an eine andere Tabelle derselben oder aber einer anderen Datenbank anzuhängen. So gehen Sie vor, um eine Anfügeabfrage zu erstellen: 1. Erstellen Sie zunächst eine Abfrage, die auf der Tabelle beruht, deren Datensätze an eine andere angefügt werden sollen. Ziehen Sie die benötigten Felder in die Abfrage. 2. Vergeben Sie (bei Bedarf) Filterkriterien für die anzuhängenden Datensätze. 3. Nach dem Aufruf von Register Entwurf, Anfügeabfrage... ist in der Dialogfläche die Tabelle auszuwählen, an die angefügt werden soll. Stammt die Tabelle nicht aus der aktuellen Datenbank, so muss Andere Datenbank angeklickt und der Dateiname (inklusive Pfad) angegeben werden. Nach der Wahl von OK 4. ist jedem Feld der Ursprungs-Tabelle in der Zeile Anfügen an: ein Feld der Ziel-Tabelle zuzuordnen. Existieren in der Zieltabelle Felder gleichen Namens, werden sie automatisch eingetragen. 5. Das Anfügen der Datensätze erfolgt über Register Entwurf, Ausführen. Möglichkeiten Vorgangsweise Beim Anfügen von Datensätzen ist darauf zu achten, dass an Schlüsselfelder bzw. Felder mit einem Index Ohne Duplikate Datensätze mit gleichem Feldinhalt nicht angefügt werden können.

20 Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene 28 Umsatz pro Verkäufer und Region: Kreuztabellen Wie kann ich meine Datensammlung statistisch auswerten? Der Abfrage-Assistent für Kreuztabellen Kreuztabellen sind eine Form statistischer Auswertung von Datensätzen. Sie werden am einfachsten mit Hilfe des entsprechenden Assistenten erstellt. Mit Kreuztabellen ist es möglich, Datenbanktabellen auf den Kopf zu stellen, so dass Werte aus einem bestimmten Feld als Spaltentitel fungieren. So können etwa fortlaufend aufgezeichnete Umsatzdaten pro Monat und Verkäufer angezeigt werden. So erstellen Sie eine Kreuztabelle: 1. Register Erstellen, Abfrage Assistent, Kreuztabellenabfrage-Assistent. 2. Wählen Sie die Tabelle bzw. Abfrage, die ausgewertet werden soll. 3. Wählen Sie ein oder mehrere Felder für die Zeilenüberschriften aus. Im genannten Beispiel wäre dies das Feld [Vertreter]. 4. Bestimmen Sie anschließend das Feld für die Spaltenüberschrift (hier das Feld [Verkäufer]). 5. Schließlich ist das Feld anzugeben, das für die Werte für Kreuzungspunkte herangezogen werden soll, sowie die Berechnungsart (Funktion) für dieses Feld. Im genannten Beispiel wäre das das Feld [Umsatz] mit der Funktion Summe. Falls in den Schritten 2 oder 3 ein Datumsfeld gewählt wurde, muss im nächsten Schritt ein Gruppierungsintervall angegeben werden. Das fertige Ergebnis wird als Abfrage abgespeichert und zeigt wie jede Abfrage beim Öffnen die aktuellen Werte an. Eine nachträgliche Bearbeitung der Abfragedefinition ist über die Entwurfsansicht der Abfrage möglich. Die Reihenfolge, in der die Spaltenüberschriften erscheinen, kann über die Option Fixierte Spaltenüberschriften in den Abfrageeigenschaften festgelegt werden. Kreuztabellen Kreuztabellenabfrage Gruppierungsintervall Abfrage Fixierte Spaltenüberschriften Eine Alternative zu der Kreuztabelle ist die Pivot-Auswertung (=Formular), die wesentlich mehr Analysemöglichkeiten bietet. Es besteht auch die Möglichkeit, über MS Excel eine Pivot-Tabelle mit den Daten aus der Datenbank zu erstellen.

21 Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene 29 Ausmerzung von Doppeltem: Duplikatsuche Wie kann ich doppelte Datensätze aus meinen Tabellen ausfiltern? Das Dialogfenster Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche Gerade bei Adressenbeständen ist ein Durchforsten nach doppelten Datensätzen unbedingt anzuraten, schon allein, um bei Aussendungen Porto zu sparen und die Adressaten nicht mit mehreren Exemplaren derselben Information zu ärgern. So erstellen Sie eine Duplikat-Abfrage: 1. Register Erstellen, Abfrage-Assistent, Option Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche auswählen. 2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle bzw. Abfrage. 3. Eine Duplikatsuche wird nur dann erfolgreich sein, wenn die richtigen Felder, die in Kombination miteinander eindeutig sein sollten, im nächsten Schritt dieses Abfrageassistenten ausgewählt werden (Felder mit Wertduplikaten). Bei einer Adressenverwaltung wäre der Name der [Firma] alleine wohl zu wenig. In Kombination mit dem [Ort] würden schon viel eher tatsächlich nur mehrfach vorhandene gleiche Adressen gefunden werden. 4. Im nächsten Schritt sind noch die Felder auszuwählen, die zusätzlich zu den zuvor selektierten in Folge angezeigt werden (Zusätzliche Abfragefelder). Nach der Wahl der Schaltfläche Fertig stellen erscheint das Dynaset dieser Abfrage. Mehrfach vorhandene Datensätze können nun bequem markiert und gelöscht werden. Warum Duplikatsuche? Vorgangsweise Duplikate löschen Achten Sie beim Löschen doppelter Datensätze, dass Sie keinen entfernen, der mit einem Datensatz in einer anderen Tabelle verknüpft ist. Die referentielle Integrität zwischen Tabellen ist ein wirksamer Schutz davor.

22 Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene 30 Kunden, die nichts gekauft haben (1): Inkonsistenzsuche Wie finde ich die Adressaten, die bisher noch nichts bestellt haben? Das Dialogfenster Abfrage-Assistent zur Inkonsistenzsuche Die Inkonsistenzsuche ermöglicht es, genau die Datensätze einer Tabelle auszufiltern, die mit einer bestimmten anderen Tabelle nicht verknüpft sind. Ist beispielsweise eine Firmentabelle über die [Kundennummer] mit einer Rechnungstabelle verbunden, so würde die Inkonsistenzsuche die Adressen all jener Firmen auswählen, denen noch keine Rechnung zugesandt wurde. So errichten Sie eine Inkonsistenzabfrage: 1. Register Erstellen, Abfrage-Assistent, Abfrage-Assistenten zur Inkonsistenzsuche: 2. Bestimmen Sie die Tabelle, die überprüft werden soll (deren Datensätze angezeigt werden sollen), im genannten Beispiel also die Firmentabelle. 3. Legen Sie die Tabelle fest, in der nach fehlenden Informationen geprüft werden soll, hier also die Rechnungentabelle. 4. Im dritten Schritt wird in den beiden Tabellen das Feld markiert, über das die beiden Tabellen miteinander verknüpft sind (im Beispiel [FirmenID] und [Kundennummer]), und mit der Schaltfläche <=> bestätigt. Am unteren Ende dieser Dialogbox erscheinen dann diese Felder neben Übereinstimmende Felder: 5. Im nächsten Schritt können zusätzliche Felder für die Anzeige im Dynaset bestimmt werden (Ausgewählte Felder). 6. Im letzten Schritt wird die Abfrage benannt und die Erstellung mit einem Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen abgeschlossen. Inkonsistenzsuche Vorgangsweise Die Möglichkeit, durch die Inkonsistenzsuche also etwa all die Adressen auszufiltern, mit denen noch keine Rechnung verknüpft ist, bildet eine wichtige Voraussetzung für gezielte Marketingaktionen.

23 Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene 31 Kunden, die nichts gekauft haben (2): Inklusionsverknüpfungen Worin unterscheiden sich Exklusions- und Inklusionsverknüpfungen? Was ist die Standard- Verknüpfung? Dialogfenster Verknüpfungseigenschaften und Entwurf einer Abfrage Es gibt 2 Arten von Verknüpfungen: Standardmäßig werden Tabellen über Exklusionsverknüpfungen miteinander verbunden. Das hat zur Folge, dass nur die Datensätze im Dynaset erscheinen, für die es eine Entsprechung in der anderen Tabelle gibt, also z. B. nur die Firmen, denen bereits Rechnungen zugesandt wurden. Um aber bei der Verknüpfung der Firmen- und Rechnungstabelle nicht nur alle Firmen mit den dazugehörigen Rechnungen anzeigen zu lassen, sondern auch die Firmen ohne Rechnungen, ist eine Inklusionsverknüpfung zu wählen. Dazu wird in der Entwurfsansicht der Abfrage auf die Verknüpfungslinie zwischen den beiden Felderlisten doppelt geklickt. Drei Verknüpfungseigenschaften stehen zur Auswahl: Die erste für eine Exklusions-, die beiden anderen für Inklusionsverknüpfungen. Die Art der Verknüpfung kann auch beim Erstellen oder Bearbeiten einer Tabellenbeziehung im Beziehungen-Fenster über die Schaltfläche Verknüpfungstyp... vorbestimmt werden. Sollen in einer Abfrage nur jene Datensätze angezeigt werden, die keine Übereinstimmung mit einer Detailtabelle haben, so wird das verknüpfte Feld der Detailtabelle in den Abfrageentwurf aufgenommen und als Kriterium Ist Null eingetragen. Exklusionsverknüpfungen Inklusionsverknüpfungen Verknüpfungstyp Keine Übereinstimmung Den Unterschied zwischen den beiden Inklusionsverknüpfungen erfahren Sie am besten, wenn Sie die Erläuterungen in der Dialogfläche lesen: Es geht darum, aus welcher der beiden Tabellen jeweils alle Datensätze übernommen werden sollen.

24 Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene 32 Berechnete Felder: Tipps & Tricks Wie kann ich mir im Dynaset nur das Jahr eines Datumsfeldes anzeigen lassen? Wie kann ich das Format eines berechneten Ergebnisses festlegen? Der Ausdrucks-Editor Mit dem Ausdrucks-Generator (bzw. Ausdrucks-Editor) steht eine Fülle von Funktionen zur Verfügung. Einige Beispiele aus der Praxis: Mitunter kann es notwendig sein, von einem Datum nur das Jahr oder den Monat anzeigen zu lassen. Dazu kann die Funktion DatTeil herangezogen werden. Um etwa nur das Jahr des Feldes [Geburtsdatum] anzeigen zu lassen, ist DatTeil("jjjj";[Geburtsdatum]) einzugeben. Anstelle des Jahres können auch andere Werte berechnet werden: m Monat t w Kalendertag Wochentag ww Kalenderwoche Zur Anzeige nur bestimmter Zeichen eines Feldes dienen die Funktionen Links, Rechts und TeilStr. Um z.b. nur einen Teil des [Vornamens] anzuzeigen, bieten sich folgende Möglichkeiten: Links([Produktkennung];3) zeigt die ersten drei Zeichen der Produktkennung an Rechts([Produktkennung];2) zeigt die letzten zwei Zeichen der Produktkennung an TeilStr([Produktkennung];4;3) zeigt drei Zeichen, beginnend mit dem vierten, an (also das 4., 5. und 6. Zeichen der Produktkennung). Ausdrucks-Editor Teil eines Datums Teilanzeige Diese und auch alle anderen Funktionen können im Rahmen einer Abfrage über den Editor bequem erstellt werden; aufzurufen über das Symbol Aufbauen. Wichtige Hinweise und Tipps stehen über die Schaltfläche Hilfe bzw. F1 zur Verfügung.

25 Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene 33 Abfrage-Entwurf: Tipps & Tricks Wie kann ich den Namen eines Feldes für eine Abfrage ändern? Wie ändere ich das Format eines berechneten Ergebnisses? Wie kann ich nur einige Datensätze des Dynasets anzeigen lassen? Das Dialogfenster Abfrageeigenschaften Abfragen bieten weitere Möglichkeiten, die u.u. wohl verborgen sind. Einige Beispiele: Existieren in der Abfrage Tabellen mit gleichnamigen Feldern, so ist für Berechnungen der Tabellenname dem Feldnamen mit einem Punkt vorzusetzen (z.b.: Rechnungen.Betrag). Hierbei ist es nützlich, den Namen des Tabellenfeldes im Dynaset zu ändern. Um etwa das Feld [Betrag] in [Re- Betrag] umzubenennen, ist in der Entwurfsansicht der Abfrage in die Zeile Feld ReBetrag:Betrag einzutragen. Mittels der Feldeigenschaften kann unter anderem das Format eines berechneten Ergebnisses eingestellt werden. Um alle Felder einer Tabelle in den Abfrageentwurf zu übernehmen, ist aus der Felderliste der * in den Entwurf zu ziehen. Stattdessen kann auch in den Abfrageeigenschaften die Einstellung Alle Felder ausgeben auf Ja gesetzt werden. Sollen Kriterien für bestimmte Felder eingegeben werden, müssen diese Felder zusätzlich in den Entwurf platziert und eventuell die Option Anzeigen deaktiviert werden. Für solche Fälle ist es einfacher, mit einem Doppelklick auf den Titel der Feldliste alle Felder zu markieren und dann in die Entwurfsansicht zu ziehen. Mit Hilfe der Einstellung Spitzenwerte kann die Anzeige des Dynasets auf einige Datensätze am oberen oder unteren Ende der Liste eingeschränkt werden (ausschlaggebend ist die Sortierung). Es kann ein Wert aus der Liste gewählt, aber auch ein Wert eingetippt werden, der nicht in der Liste aufscheint. Dabei sind auch Prozentzahlen erlaubt, um z. B. die besten 10 % anzeigen zu lassen. Eigenschaften Feldnamen Feldeigenschaften Alle Felder ausgeben Spitzenwerte Die Einstellungen Alle Felder ausgeben kann über Office Schaltfläche, Access Optionen auf dem Register Objekt-Designer als Vorgabe für neu erstellte Abfragen voreingestellt werden.

26 Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene 34 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 3: Abfragen für Fortgeschrittene Aktualisierungsabfragen ändern bestehende Datensätze in Tabellen. Dabei können auch Werte neu berechnet werden. Löschabfragen löschen Datensätze aus Tabellen, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen. Anfügeabfragen ermöglichen das Anfügen von Datensätzen aus einer Tabelle an eine andere Tabelle. Dabei müssen die Felder nicht gleich heißen und auch nicht in der gleichen Reihenfolge vorliegen. Mit einer Kreuztabellen-Abfrage können Sie Ihre Daten statistisch auswerten. Stattdessen könnten Sie auch eine Excel-Pivot Tabelle zur Datenauswertung verwenden. Mit dem Abfrage-Assistenten zur Duplikatsuche können Sie Ihre Tabelle auf doppelte Einträge überprüfen lassen. Der Abfrage-Assistent zur Inkonsistenzsuche prüft bei zwei verbundenen Tabellen auf Datensätze, die in der einen Tabelle vorhanden sind, für die es aber keine entsprechenden Datensätze in der anderen Tabelle gibt. Um Datensätze bei verknüpften Tabellen anzuzeigen, für die nicht in beiden Tabellen ein Datensatz existiert, müssen Sie den Verknüpfungstyp auf Inklusionsverknüpfung ändern. In eine Abfrage können berechnete Felder eingefügt werden. Hierzu bietet Access eine Vielzahl von Funktionen an, die Sie am besten über den Ausdrucks-Editor auswählen. In den Eigenschaften können u.a. das Format der Feldanzeige, aber auch die Art der Abfrageausführung bestimmt werden. Aktualisieren und Löschen siehe Seite 26 Datensätze anfügen siehe Seite 27 Kreuztabellen siehe Seite 28 Duplikatsuche siehe Seite 29 Inkonsistenzsuche siehe Seite 30 Inklusionsverknüpfungen siehe Seite 31 Berechnete Felder siehe Seite 32 Abfrage-Entwurf siehe Seite 33