VDoc Process. Erstellen Sie Ihre elektronischen Geschäftsprozesse ohne Programmierung

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1 VDoc Process Erstellen Sie Ihre elektronischen Geschäftsprozesse ohne Programmierung

2 Wer ist die HCM? Allgemeine Informationen zu HCM Leistungsspektrum

3 Wer ist die HCM? Wir sind ein Stuttgarter Unternehmen, das sich der Entwicklung und Verbesserung von Software aus dem Workflowmanagement, Enterprise Content und Collaboration Management verschrieben hat. Es ist uns wichtig, dass dabei unternehmensspezifische Anforderungen im Fokus stehen, und unsere Software anwenderoptimiert und tätigkeitsangepasst ist. Wir sehen unsere Kernkompetenz im Human Collaboration Management: wir möchten mit unserer Software die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen unterstützen und koordinieren.

4 HCM Leistungsportfolio 1 2 Software-Produkte & Lösungen Software & IT-Systeme: Softwareentwicklung, Portale & Prozessmanagement, Workflowsysteme, Dokumentenmanagement-Systeme, Archivsysteme, Wissensund Datenmanagementsysteme Dienstleistung & Consulting Beratung, Projektmanagement, Entwicklung, Design & Konfiguration, Installation, Systembetreuung und Schulung 3 Experten & Know-How Expertenvermittlung, Weiterbildungen und Fachveranstaltungen

5 HCM in Zahlen Über 14 JAHRE ERFAHRUNG IN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VON GESCHÄFTSPROZESSEN. Über ANWENDER in DE, CH und A ERLEICHTERN DIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRER TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE. Mehr als KUNDEN weltweit VERTRAUEN AUF UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.

6 HCM Referenzen Ein kleiner Auszug unserer Kunden:

7 Was ist VDoc Process? Allgemeine Informationen zu VDoc Process Hardfacts und Funktionsübersicht Referenzen

8 Was ist VDoc Process? VDoc Process ist eine webbasierte Workflow-Engine, mit der Sie ohne jede Programmierung elektronische Prozesse mit integrierten Online-Formularen erstellen können. Und mehr: Online Formulare Grafische Reports und Statistiken Individuelle Ansichten Zeitliche Vorgaben für Prozessschritte Automatische Mail- Benachrichtigung Elektronische Prozesse ohne Programmierung durch grafischen Workflow-Designer Rollen- und Rechtekonzept

9 HCM Vdoc Process im Überblick HCM Vdoc Process ist eine intuitive Worfkflow und Collaboration Plattform für die Erstellung und automatische Ausführung von (Geschäfts-)Prozessen aller Art. Grad der Individualisierung Freie Gestaltung von Prozessen: Einfache Erstellung von Prozessen ohne Programmierung dank graphischem Prozess-Designer Best Practice Lösungen aus vielen Geschäftsbereichen verfügbar Individualisierbar: Benutzerfreundliche Gestaltung aller Prozesse mit Portal, DMS und mehr. Mit dem umfangreichen Systembaukasten können alle Prozesse beliebig erweitert werden. Integrierbar: Standard-Schnittstellen zur flexiblen Kopplung mit Ihren Bestandssystemen, d.h. keine Medienbrüche für Benutzer. Module auch für SharePoint oder Intranet-Integration verfügbar HCM Lieferanten- Management HCM Änderungs- Management BPM& Workflow Design Document Management HCM Reklamations- Management HCM HCM Projekt- Management HCM Ideen- Management Prozess Management Software Portal & Collaboration BI & Reporting

10 HCM Vdoc Process Komponenten BPM & Workflow Design Portal & Collaboration Einfache Erstellung von Geschäftsprozessen aller Art ganz ohne Programmierung dank integriertem graphischen Workflow-Designer. Intuitive Erstellung von Prozess-Formularen mit Hilfe der umfangreichen Werkzeug- Bibliothek. Direkte Modellierung & Ausführung beliebiger Prozesse in lauffähige Anwendungen einfach per Knopfdruck. Erstellung von individuellen Portalseiten zur einfachen & intuitiven Benutzernavigation im System. Gezielte Steuerung aller Prozessbeteiligten über das individuelles Rechte & Rollenkonzept Jeder Anwender sieht nur die für Ihn relevanten Inhalte. Webbasierte Collaboration Plattform zur intuitiven Benutzersteuerung mit To Do s, Remindern & Eskalationsmöglichkeiten.

11 HCM Vdoc Process Komponenten BI & Reporting Document Management Individuelle Ansichten und gefilterte Views erleichtern den Überblick zu wichtigen Prozess-Inhalten. Das integrierte Reporting liefert darüber hinaus umfangreiche graphische Auswertungsmöglichkeiten. Schnelle Erstellung von Business Intelligence Reportings aller Art Automatische Ablage aller Dokumente innerhalb einer definierten Ordnerstruktur im Rahmen von Prozessen. Schnelle Auffindbarkeit aller Dokumente durch automatisches Tagging mit Metadaten für erweiterte Suchfunktionalitäten. Steuerung von Zugriffsrechten auf Dokumente kann automatisch über den Prozess erfolgen. Umfangreiche Dokumentenablage, Verwaltung & Document Sharing

12 HCM Vdoc Process Integrationsmöglichkeiten Zur Integration der mit HCM Vdoc Process designten Anwendungen in Ihre Bestandssysteme stehen umfangreiche Schnittstellen zur Verfügung. Auch komplexe Businessprozesse können so vollständig in Ihre IT-Landschaft integriert werden. Je nach gewünschtem Grad der Automatisierung und Integration bestehen unterschiedliche Anbindungsmöglichkeiten zum Datenaustausch: 1. Einfacher Datenimport/ Export von definierten xml, csv-dateien o.ä. mittels definiertem Regelwerk durch Agenten. 2. Direktes Lesen und Schreiben in einer Datenbank mittels JDBC-Connector. 3. Schnittstellenkopplung zum dynamischen Datenaustausch via Webservices. 4. Erweiterte Entwicklerschnittstelle (API) zur Einbindung zusätzlicher Anwenderszenarien. BPM& Workflow Design Document Management HCM Prozess Management Software Portal & Collaboration BI & Reporting

13 Was ist das Workflow-System VDoc Process? Das Workflow-System von VDoc Process ist eine Software, die verschiedene Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse einer Unternehmens aufsetzen, verwalten und koordinieren kann. Das Workflow-System VDoc Process beschleunigt die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen

14 Was ist VDoc Process? VDoc Process ist eine webbasierte Workflow-Engine, mit der Sie ohne jede Programmierung elektronische Prozesse mit integrierten Online-Formularen erstellen können. VDoc ist die Basis für eine softwarebasierte, standardisierte und papierlose Abwicklung Ihrer Prozesse. Der einfache und schnelle Weg zur Modellierung, Automatisierung und Darstellung ihrer Geschäftsprozesse ohne Programmieraufwand. Integrierte Prozesse ohne Programmierkenntnisse erstellen inklusive zugehörigen Formularen, Ansichten und Reports. Mithilfe des intuitiven Webdesigners können Webanwendungen modelliert und konfiguriert werden, und stehen Ihnen dann als fertige Lösung für die Ablaufsteuerung Ihrer Prozesse zur Verfügung. Mit VDoc Process lassen sich beliebig viele individuelle Unternehmensprozesse mittels integriertem Webdesigner erstellen. Die Definition der Prozessstruktur mit Aufgaben und Formularen/Masken erfolgt dabei in der Regel ohne Programmierkenntnisse. Auf dieselbe einfache Weise lassen sich auch beliebige Ansichten erstellen. Ein integriertes Reportingtool erlaubt die Auswertung der Arbeitsinhalte und Zustände. VDoc Process steht für unternehmensweite Anwendungen mit elektronisch geführten Geschäftsprozessen innerhalb einer individuell erstellbaren Portalumgebung und mit integriertem DMS.

15 Wo wird VDoc Process verwendet? Anwender >1100 Unternehmen 12 Länder

16 Welche Unternehmen nutzen VDoc Process? Ein kleiner Auszug der Kunden, die mit VDoc Process ihre Prozesse schneller und effektiver machen:

17 Funktionen von VDoc Process Integrierter Prozess- und Formulardesigner Persönlicher Schreibtisch mit To Do s und überfälligen Aufgaben Workflow- und Webanwendung- Erstellung ohne Programmierung Webbasiert und weltweit verfügbar, keine Desktop-Installation notwendig Prozesshierarchien in beliebigen Ebenen definierbar Automatische Benachrichtigung über Vorgänge und Termine per Mail oder per Aufgabenliste im Web-Browser Beliebige Ansichten individuell konfigurierbar mit Filterfunktionen Exportfunktion nach MS Excel LifeCycle und Versionsmanagement für die Workflows Zeitliche Vorgaben für jede Tätigkeit definierbar mit Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen Frei konfigurierbarer Status mit graphischer Darstellung (z.b. Ampelanzeige) Personen-, gruppen- und rollenbezogenes Rechtekonzept Integration in SharePoint möglich Grafisches Reporting-Tool inklusive Volltext- und Filtersuche Persönliches Abonnement Umfangreiche Schnittstellen und Integrationskomponenten Erweiterbar durch offene Architektur LDAP Anbindung Mehrsprachig und mandantenfähig Delegationsfunktion

18 Best-Practise Business-Lösungen HCM bietet auf Basis von VDoc Process zahlreiche vorkonfigurierte Business-Lösungen aus verschiedensten Bereichen an, die an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden können. Einkauf Entwicklung Personal Lieferantenmanagement Beschaffungsantrag Rechnungsverarbeitung Änderungsmanagement Reifegradmanagement Projektmanagement Personalverwaltung Ideenmanagement Abwesenheitsmanagement Service Beschwerdemanagement Serviceportal Qualität Fehler- und Ereignismeldung QM Handbuch

19 Schnittstellen Da VDoc Process eine technisch offene Plattform ist, sind zahlreiche Schnittstellen zu und aus dem System möglich. Hier eine kurze Übersicht: JDBC SAP MS Dynamics NAV SOA Webservices BIRT Report VDoc Process -> PDF VDoc Process -> Word VDoc Process -> Archivierung XML -> VDoc Process Webservices -> VDoc Process SQL -> VDoc Process Texterkennung -> VDoc Process VDoc SDK VDoc API Schnittstellen Programmierung Mapping

20 Was bringt VDoc Process mir und meinem Unternehmen? Argumente, die für VDoc Process sprechen Beispiel einer Wirtschaftlichkeitsrechnung

21 Was sind die Vorteile von VDoc Process Das Workflow-System VDoc Process kann Sie überall dort unterstützen, wo verschiedene Mitarbeiter zusammenarbeiten, Informationen austauschen oder in Prozessen mitarbeiten. Das Workflow-System VDoc Process verbessert die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

22 Was sind die Vorteile von VDoc Process Das Workflow-System VDoc Process bildet Ihre Prozesse elektronisch ab, kann komplizierte Kommunikation via Mail beschleunigen, ersetzt schwer zu pflegende Excel-Tabellen und informiert Ihre Mitarbeiter vollautomatisch über anstehende Aufgaben. Das Workflow-System VDoc Process beschleunigt die Abläufe in Ihrem Unternehmen.

23 Vorteile von VDoc Process Weltweit verfügbar Einfaches Arbeiten im Webbrowser Einfache und intuitive Handhabung Steigerung der Produktivität Alle Vorgänge sind jederzeit verfolgbar Keine langen Suchen nach Dokumenten mehr Rückverfolgbarkeit aller Tätigkeiten Klare Zuständigkeiten durch Zuordnung der Aufgaben entsprechend Ihrer Rollendefinition Keine Doppelarbeiten mehr Überblick über alle Vorgänge Papierloser Prozess

24 Wie funktioniert VDoc Process? Die Arbeitsoberfläche von VDoc Process Wie erstelle ich einen elektronischen Prozess? Wie erstelle ich ein Online-Formular?

25 Die Arbeitsoberfläche von VDoc Process Jeder User egal ob Anwender oder Administrator/Power-User arbeitet über einen Webbrowser im Intra- oder Internet. Ein Authentifizierungssystem mit Single SignOn kann integriert werden.

26 Wie erstelle ich einen Prozess? Über den Button Studio gelangen Sie direkt zum Workflow-Designer. Klicken Sie auf Erstellen, benennen Sie Ihre Anwendung (etwa Beispielprozess ) und wählen eine passende Organisation aus (bitte Demo Organisation wählen)

27 Wie erstelle ich einen Prozess? Sie sind nun in Ihrer Anwendung Beispielprozess. Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie Prozessgruppe

28 Wie erstelle ich einen Prozess? Benennen Sie die Prozessgruppe (etwa Beispielprozess 1) und klicken dann auf Weiter

29 Wie erstelle ich einen Prozess? Nun können Sie in Ihrer Prozessgruppe einen Prozess anlegen. Dazu klicken Sie auf Erstellen und wählen dann Prozess aus.

30 Wie erstelle ich einen Prozess? Benennen Sie Ihren Prozess und klicken dann auf Weiter.

31 Wie erstelle ich einen Prozess? Nun befinden Sie sich in der Arbeitsoberfläche für Ihren Prozess. Es bietet sich an, zunächst das Prozessdiagramm zu erstellen. Dazu klicken Sie bitte auf Diagramm.

32 Wie erstelle ich einen Prozess? Es öffnet sich die Arbeitsoberfläche des Workflow-Designers mit einem leeren Standard- Prozess, den Sie nun abändern können.

33 Wie erstelle ich einen Prozess? Es öffnet sich die Arbeitsoberfläche des Workflow-Designers mit einem leeren Standard- Prozess, den Sie nun abändern können. Der Name Ihres Prozesses Startpunkt des Prozesses Prozessschritte Aktionsbuttons = Verbindungen zwischen den einzelnen Prozessschritten Endpunkt des Prozesses

34 Legende Prozesssymbole Prozessschritt Ein Prozessschritt besteht aus 3 Elementen: Bezeichnung des Prozessschrittes ( Schritt ) Der Bearbeiter wird über die Rolle festgelegt Eine Aktion verbindet den Prozessschritt mit einem anderen Verbinder Verbindung zwischen Elementen im Prozess Start Startpunkt des Prozesses Ende Endpunkt des Prozesses Test Ermöglicht eine Verzweigung im Prozess

35 Legende Prozesssymbole Parallelisierung Zusammenführung Parallelisierung und Zusammenführung Ermöglicht eine parallele Ausführung von Prozessschritten und die Zusammenführung dieser oder Behandlung Ermöglicht: das Setzen von Statusinformationen oder Feldern einen Wechsel der Rolle die Ausführung von Skripten das Versenden von Einladungen und s Abbruch Erlaubt die Behandlung von Abbrüchen. Eingebetteter Prozessschritt Ruft einen Unterprozess/Subprozess auf. Der weitergehende Prozessablauf wird über die jeweiligen Möglichkeiten bestimmt, wie der Unterprozess enden kann

36 Wie erstelle ich einen Prozess? Alle Elemente der Arbeitsoberfläche können mit der Maus angeklickt und verschoben werden. Ein angeklicktes Element ist farblich gekennzeichnet, und es öffnet sich ein kleines Menü oberhalb des Elements.

37 Wie erstelle ich einen Prozess? Zusätzlich öffnet sich auf der rechten Seite der Editierbereich. Hier können nun Name des Prozessschrittes, die darin agierende Rolle sowie Aktionsbuttons (die einen Prozessschritt mit einem anderen Prozessschritt verbinden) geändert und definiert werden.

38 Wie erstelle ich einen Prozess? Zusätzlich öffnet sich auf der rechten Seite der Editierbereich. Hier können nun Name des Prozessschrittes, die darin agierende Rolle sowie Aktionsbuttons (die einen Prozessschritt mit einem anderen Prozessschritt verbinden) geändert und definiert werden. Geben Sie den Namen Ihres Prozessschrittes ein (z.b. Urlaubsantrag abgeben), und klicken Sie dann auf Anwenden Der Name Ihres Prozessschrittes wird automatisch in das Prozessbild übertragen.

39 Wie erstelle ich einen Prozess? Nachdem der Prozessschritt benannt wurde, muss nun eine Rolle definiert werden. Diese Rollen werden abstrakt benannt, und später dann mit reellen Personen aus Ihrem Adressbuch gefüllt. Klicken Sie auf Erstellen unterhalb des Dropdown- Menüs Rolle und benennen dann die Rolle (z.b. Antragssteller) und klicken auf Weiter. Die neue Rolle wird direkt übernommen. Um sie zu speichern, klicken Sie bitte auf Anwenden ).

40 Wie erstelle ich einen Prozess? Ihr Prozessschritt sollte nun wie folgt aussehen: Sie haben den Titel sowie die Rolle definiert. Nun könnten Sie noch den Weiterleitungsbutton sprechender benennen (z.b. Weiterleiten zur Prüfung ) Dazu klicken Sie auf Senden, sodass der Button farblich gekennzeichnet wird. und ändern im Editierbereich rechts im Label die Benennung von Senden zu Weiterleiten zur Prüfung. Dann bitte auf Anwenden klicken

41 Wie erstelle ich einen Prozess? Um einen neuen Prozessschritt einzufügen, klicken Sie in der Bibliothek links auf Schritt, halten die Maus gedrückt, und ziehen es in den Prozess (Drag&Drop Funktion):

42 Wie erstelle ich einen Prozess? Nun möchten wir den Schritt Urlaubsantrag abgeben mit dem noch nicht konkreter benannten Schritt3 verbinden. Dazu löschen wir zunächst die alte Verbindung zwischen den bisherigen Prozessschritten. Klicken Sie auf den Verbindungspfeil, sodass dieser farblich gekennzeichnet ist, und danach auf das kleine X -Symbol in der oberen Leiste. Die Verbindung zwischen den beiden Prozessschritten wird daraufhin gelöscht.

43 Wie erstelle ich einen Prozess? Eine neue Verbindung zwischen zwei Prozessschritten soll nun hergestellt werden. Dazu klicken Sie auf den Weiterleitungsbutton des 1. Schrittes, sodass sich eine kleine Navigation über dem Button öffnet. Wählen Sie das linke Symbol, und klicken danach direkt auf den Prozessschritt, den Sie anbinden möchten. Dieser Button verbindet einen Weiterleitungsbutton mit einem Prozessschritt Ihr Prozess sollte nun so aussehen. Ändern Sie nun wie in den vorherigen Folien beschrieben den Namen des Schrittes in Urlaubsantrag prüfen sowie die Rolle in Prüfer und den Aktionsbutton in Weiterleiten zur Genehmigung und verbinden diesen mit dem Schritt Validierung.

44 Wie erstelle ich einen Prozess? Nun löschen wir noch die Verbindung zwischen dem letzten und dem ersten Prozessschritt sowie einen der Aktionsbuttons im letzten Schritt und benennen den verbleibenden Weiterleitungsknopf sowie die Rolle und den Prozessschritt und der erste kleine Prozessablauf ist fertig.

45 Wie erstelle ich ein Online-Formular? Für die Inbetriebnahme eines ersten Tests fehlen noch die zu den einzelnen Prozessschritten dazugehörigen Online-Formulare. Klicken Sie hierfür auf einen Prozessschritt, und dann auf das mittlere Symbol. Es öffnet sich daraufhin das entsprechende Formular.

46 Wie erstelle ich ein Online-Formular? Standardmäßig öffnet sich ein leeres Template-Formular mit 4 Spalten. Sie können nun verschiedene Feldtypen mittels Drag&Drop von der linken Seite in den Arbeitsbereich ziehen.

47 Wie erstelle ich ein Online-Formular? Für unseren ersten Prozessschritt benötigen wir Felder wie Name, Personalnummer, Antragsdatum sowie Zeitraum. Klicken Sie auf Text und ziehen diesen mit der Maus in die 2. Spalte.

48 Wie erstelle ich ein Online-Formular? Klicken Sie dann im rechten Editierbereich auf Erstellen und geben dort die Bezeichnung ihres ersten Online-Formularfeldes ein. Klicken Sie dann auf Anwenden

49 Wie erstelle ich ein Online-Formular? Die Bezeichnung wird dann automatisch in des Online-Formular übernommen. Erstellen Sie dann ein zweites Textfeld mit der Bezeichnung Personalnummer.

50 Wie erstelle ich ein Online-Formular? Die erste Zeile Ihres Online-Formulars ist fertig. Sie benötigen nun eine zweite Zeile. Klicken Sie zunächst auf das Pfeilsymbol, und dann auf das Zeilensymbol Sie können definieren, wieviele Zellen Ihre Zeile haben soll. Die Anzahl sollte eine gerade Anzahl sein (2, 4, 6, 8, usw) Wählen Sie für das 2. Feld ein Datum und benennen dieses mit Antragsdatum. Das 4. Feld soll ein Zeitraum sein und Urlaubszeitraum heißen.

51 Wie erstelle ich ein Online-Formular? Das erste kurze Formular ist fertig. Der Vorschau-Button zeigt Ihnen eine Voraussicht Ihres Online-Formular an. Sie können testweise erste Inhalte eingeben.

52 Wie erstelle ich ein Online-Formular? Wenden Sie diese Vorgehensweise auch bei den weiteren Prozessschritten an, und Sie haben einen bereits voll funktionierenden elektronischen Workflow. Ein Administrator sollte noch Ihre Mitarbeiter den entsprechenden Rollen (die Sie zuvor im Prozessablauf definiert haben) zuweisen, aber grundsätzlich steht Ihnen Ihr Prozess für erste Testläufe zur Verfügung. Ganz ohne jede Programmierung und mit minimalen Aufwand!

53 Fazit Zusammenfassung

54 Fazit Ihre Vorteile durch VDoc Process: Prozesse ganz ohne jede Programmierung und mit minimalen Aufwand! Keine Überführung von gezeichnetem Prozess notwendig: Ihr Prozess ist direkt lauffertig ohne weitere Zwischenschritte! Änderungen können jederzeit flexibel eingebaut werden!

55 Technisches Lizenzmodelle Technische Voraussetzungen Technische Grundinformationen des Systems

56 Wie kann VDoc Process erworben werden? 1 VDoc Process als klassische Installation Sie installieren VDoc Process auf einem Ihrer unternehmenseigenen Servern und hosten die Software selbst. 2 VDoc Process aus der Cloud Wir kümmern uns um Server, Plattform und Grundeinrichtung. Sie beziehen die Software aus der Cloud und bezahlen monatlich. 3 Business Lösungen auf Basis von VDoc Process Sie wählen aus zahlreichen vorkonfigurierten Business-Lösungen aus verschiedensten Bereichen, die an Ihre Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden können.

57 Architektur http Anwender Intranet / Extranet / Internet jdbc http VDoc Server Database Server Administrator

58 Technische Voraussetzungen Sollten Sie VDoc Process auf Ihren eigenen Servern hosten, benötigen Sie folgende technische Voraussetzungen: Betriebssystem: MS Windows Linux (empfohlene Version: Windows 2008 Server x64 R2, 64 Bits) (empfohlene Version: Red Hat Enterprise Linux) HTTP Server: MS IIS (empfohlene Version 7.5) Apache (empfohlene Version 2.2) Datenbanken MS SQL Server Oracle (empfohlene Version 2008 R2 standard edition 64 Bits) (empfohlene Version 11g Ent. Editions 64 Bits) MySQL (empfohlene Version )

59 Weitere Informationen HCM CustomerManagement GmbH Ansprechperson: Anna Bednorz Tel: Mail:

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