Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Überblick

Transkript

1 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Überblick Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Überblick Mit diesem Modul werden bei Kunden, mit denen Sie eine Lastschrift-Vereinbarung getroffen haben, die fälligen Offenen Posten eingezogen. Dafür müssen im Personenkonten-Stamm folgende Felder entsprechend bestückt sein: Zahlungsart = In diesem Feld muss die Zahlungsart "04" oder "05" erfasst sein. Bank-Konto-Nr = Die Bank-Konto-Nummer Ihres Kunden muss gespeichert sein. BLZ = Die zu dem Bank-Konto gehörende Bankleitzahl muss ebenfalls gespeichert sein. Hinweis: Sind zwei Bankverbindungen hinterlegt, wird immer die erste (Felder 17 und 19 im Personenkonten-Stamm) herangezogen. BE/Zahltage = In diesem Feld muss der Einzugs-Rhythmus gespeichert sein, z. B. "1" = Bankeinzug monatlich "2" = Bankeinzug dekadenweise bzw. täglich "3" = Bankeinzug wöchentlich Bitte beachten Sie folgenden Hinweis zum Einzugs-Kennzeichen "2": Hierbei handelt es sich um eine Alternativ-Einstellung, d. h. das Kennzeichen kann entweder für "dekadenweise" oder für "täglich" stehen. Dies wird im Firmenstamm-Satz PK19 / lfd-nr. 2 im Feld [Inhalt-2] in den ersten beiden Stellen hinterlegt. Ist hier "10" eingetragen, soll der Einzug alle 10 Tage stattfinden; für einen täglichen Einzug ist "01" einzugeben. Der Einzugs-Rhythmus ist für die Bereitstellung noch nicht fälliger Posten von Bedeutung. Ist beispielsweise bei einem Kunden mit wöchentlichem Bankeinzug eine Rechnung erst in 12 Tagen fällig, wird sie auf jeden Fall in der Vorschlagsliste unter der Rubrik "Ausschluss" mit Verweis auf den nächsten Einzugs-Termin ausgewiesen. Wird die noch nicht fällige Rechnung bei wöchentlichen Einzug in den nächsten 6 Tagen fällig, ist es von Ihren Angaben im Programm "Bankeinzug/LV vorbereiten" abhängig, ob sie trotzdem bereits für den aktuellen Einzug vorgeschlagen wird oder ob sie auf den nächsten Einzugs-Termin verschoben wird (Feld [Vor Fälligkeit einziehen]). Hinweis zu der Hinterlegung eines abweichenden Bankkonto-Inhabers Handelt es sich bei dem Inhaber des Bankkontos, von dem der Rechnungsbetrag eingezogen werden soll, nicht um den Kunden, dessen Daten im Adressenstamm in der FIBU hinterlegt sind, so müssen Sie den Inhaber-Namen separat erfassen, damit in der Lastschrift-Datei der richtige Name ausgewiesen wird. Dies erfolgt im Personenkonten-Stamm: Sie erfassen im Feld 14 [Bezeichnung Unterkonto] den Namen des Konto-Inhabers mit einem vorangestellten "*", z. B. *Max Mustermann Nach der Vorbereitung des Lastschriftverfahrens, bei dem Sie festlegen, ob alle Kunden mit Bankeinzugs-Kennzeichnung oder nur einzelne eingezogen werden und bis zu welchem Datum Posten berücksichtigt werden sollen, drucken Sie für die ausgewählte Bank eine Vorschlagsliste. Die Vorschlagsliste enthält grundsätzlich alle Posten der Bankeinzugs-Kunden, wobei - je nach Vorgabe - die noch nicht fälligen Posten auf Einzugs-Ausschluss stehen können. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

2 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Überblick Sie haben die Möglichkeit, weitere (fällige) Posten vom aktuellen Einzug auszuschliessen bzw. bereits ausgeschlossene Posten doch einzuziehen. Dies gilt immer nur für den aktuellen Vorgang. Soll bei einem Kunden ein Posten dauerhaft vom Lastschriftverfahren ausgeschlossen werden, erfassen Sie in der OP-Verwaltung bei diesem Posten das Mahnkennzeichen "8". Dieses ist vom Programm für den Ausschluss vom Bankeinzug vorgesehen. In dieser Phase können Sie durch erneutes Vorbereiten des Bankeinzugs den kompletten Vorgang wiederholen, wobei dies auch dazu führt, dass die in der Aufbereitung vorgenommenen Änderungen (beispielsweise hinsichtlich der Skonto-Gewährung) wieder verworfen werden. Im Anschluss an die Bankeinzugs-Vorbereitung / -Aufbereitung führen Sie das Clearing durch, bei dem zunächst eine interne Datei erzeugt wird, die die Basis für die eigentliche DTA-Datei darstellt. Ab diesem Zeitpunkt ist es nicht mehr möglich, den Einzug erneut vorzubereiten. Wenn Sie die Funktion aufrufen wollen, wird die Meldung "Neue Auswahl nicht erlaubt - letzter Vorgang nicht abgeschlossen" eingeblendet. Falls erforderlich, drucken Sie für Kunden, bei denen mehr Posten eingezogen werden als lt. Voreinstellung vorgesehen, ein Avis-Schreiben. Die Posten-Zahl ist im Programm "Formulare einrichten" hinterlegt, das im Kapitel in diesem Handbuchteil erläutert wird. Der Avisdruck wird im Anschluss an das Clearing einmalig durchgeführt. Wenn Sie den Punkt erneut aufrufen, werden keine Schreiben erstellt (bei Bedarf Druckwiederholungs-Funktion nutzen). Nach dem Verbuchen können weder Clearing noch Avisdruck wiederholt werden. Bei der DTA-Datei-Erstellung wird die interne Clearing-Datei in die DTA-Datei "DTAUS0" oder "DTAUS1" kopiert und eine Kontroll-Liste sowie ein DTA-Begleitzettel erzeugt. Anschliessend kopieren Sie die DTA-Datei auf Diskette oder in ein Verzeichnis, von dem aus Sie die Daten per DFÜ an die Bank übertragen können. Sie können jede DTA-Datei mind. 4 Wochen erneut erstellen, z. B. bei einem Disketten-Defekt, da die lfd. Banknummer, der Clearing-Tag und die lfd. Clearing-Nummer in der internen Datei verschlüsselt sind. Bei der Verbuchung werden die Zahlungs-Posten erzeugt, wobei der Ausgleich der Debitoren gegen ein Zwischenkonto erfolgt. Dieses Konto hinterlegen Sie im Programm "Banken einrichten", das ebenfalls im Kapitel in diesem Handbuchteil erläutert ist. Wird der Betrag auf der Bank gutgeschrieben, buchen Sie dies gegen das Einzugs-Zwischenkonto. Neben dem Bankeinzug bei Einzelkunden besteht auch die Möglichkeit, das Lastschriftverfahren für Verbände durchzuführen. Dies erfolgt über ein Zusatz-Modul, zu dem Sie am Ende dieses Kapitels einige Erläuterungen erhalten. Hinweis zur Prüfung auf ein neues Wirtschaftsjahr Beim Aufruf der Funktion "Bankeinzug vorbereiten" wird geprüft, ob das angemeldete Buchungsdatum im aktuellen Wirtschaftsjahr liegt. Haben Sie sich unter einem Buchungsdatum im alten Wirtschaftsjahr angemeldet, wird der Hinweis 404 (" Sie sind im alten Wirtschaftsjahr angemeldet und es gibt bereits Buchungen im neuen Wirtschaftsjahr") eingeblendet. Die Auswahl der einzuziehenden Posten ist trotzdem möglich. Bei den weiteren Verarbeitungsschritten (Clearing, DTA-Datei-Erstellung, Einzugsverbuchung) wird geprüft, dass diese unter dem Buchungsdatum der Auswahl erfolgt. Somit werden die im alten Wirtschaftsjahr zusammengestellten Zahlungen auch in diesem Zeitraum verbucht. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

3 Bankeinzug/Lastschriftverfahren vorbereiten Bankeinzug/Lastschriften vorbereiten Mit diesem Programm geben Sie die Kriterien vor, nach denen die Offenen Posten für den Bankeinzug (Lastschriftverfahren) ausgewählt werden. Dieses Programm kann beliebig oft wiederholt werden, wobei evtl. bereits vorgenommene Korrekturen über die Funktion "Bankeinzug/LV aufbereiten" jedes Mal wieder verworfen werden. Erst wenn die Clearing-Datei erstellt wurde, wird die Vorbereitungs-Funktion gesperrt. Dies wird aufgehoben, sobald Sie die automatische Bankeinzugs-Verbuchung vorgenommen haben. Die manuelle Aufhebung der Sperre wird am Ende des Abschnitts "BE/LV Verbuchung" erläutert. Feldbeschreibungen 0001:Firmen-Nummer Die Firmen-Nummer, die i. d. R. "1" ist, wird bereits eingeblendet. 0002:Filiale Wenn Sie ohne Filialen arbeiten, wird dieses Feld mit "1" vorbelegt und ist nicht änderbar. Bei einem Mehrfilialen-System geben Sie entweder die gewünschte Filial-Nummer direkt ein oder wählen sie mit (F9) aus. 0003:Konto-Art Die Konto-Art "D" (= Debitoren) wird bereits vorbelegt. Falls Sie anstelle von Debitoren Gemischt-Konten führen, geben Sie "G" ein. 0004/0005:Konto-Nummer von / bis Geben Sie hier den Kontonummern-Kreis ein. Wenn Sie keine Eingabe vornehmen, werden alle Bankeinzugs-Kunden mit Offenen Posten herangezogen (von "1" bis " "). ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

4 Bankeinzug/Lastschriftverfahren vorbereiten Wenn Sie bestimmte, nicht aufeinanderfolgende Konto-Nummern auswählen wollen, überschreiben Sie die Vorbelegung "1" im Feld [Konto-Nr von] mit "0". Der Cursor springt direkt in das erste Eingabefeld für eine einzelne Konto-Nummer. Arbeiten Sie mit dem Zusatz-Modul "Verbands-Lastschrift" und wollen Sie einen Verbands- Einzug durchführen, geben Sie hier den Verbandsnummern-Kreis ein. 0006:Währung In diesem Feld wird der Standard-Währungscode "1" vorbelegt. 0010/0015/0020/0025/0030: Konto-Nummer (mit Suchbegriff, Währung, Unterkonto-Nummer) Wenn Sie im Feld [Konto-Nr von] "0" eingegeben haben, erfassen Sie hier die Konten, die beim Bankeinzug berücksichtigt werden sollen. Der dazugehörige Suchbegriff sowie die Währung und die Unterkonto-Nummer (falls vorhanden) werden eingeblendet. Mit (F9) können Sie sich die vorhandenen Konten anzeigen lassen. Sie können auch direkt die gewünschte Nummer oder den Suchbegriff eingeben. Gibt es dazu mehrere Konten, wird eine Auswahlmaske eingeblendet. Insgesamt können Sie so bis zu 5 verschiedene Konten eingeben. 0038:Normal/Verbands-Einzug In diesem Feld wird "N" (= Normal-Einzug) für das Lastschriftverfahren bei Einzel-Kunden vorbelegt. Wenn Sie das Zusatz-Modul "Verbands-Lastschrift" einsetzen, geben Sie hier "V" (= Verbands-Einzug) ein. 0039:Gutschriften beachten In diesem Feld wird "J" vorbelegt. Wenn Sie Gutschriften nicht berücksichtigen wollen, geben Sie hier "N" ein. 0040:Vor Fälligkeit einziehen Dieses Feld steuert die Behandlung der noch nicht fälligen Posten beim Bankeinzug. Wenn Sie die Vorbelegung "N" beibehalten, werden die Posten, deren Skonto- oder Netto- Fälligkeit noch nicht erreicht ist, zwar für das Lastschriftverfahren ausgewählt, aber mit dem Hinweis auf den nächsten Bankeinzugs-Termin automatisch auf Ausschluss gesetzt. Dies gilt auch, wenn das Fälligkeitsdatum vor dem nächsten Einzugstermin liegt. Beispiel: Die Rechnung ist am Folgetag fällig bei wöchentlichem Bankeinzug. Diese ausgeschlossenen Posten können Sie über die Funktion "Bankeinzug aufbereiten" durch Aufheben des "Erledigt-Kennzeichens" in den aktuellen Vorgang übernehmen. Bei Eingabe von "J" werden alle Posten ausgewählt und für den Einzug bereitgestellt, die innerhalb der Skonto- bzw. Nettofrist liegen, auch wenn diese noch nicht erreicht ist. Dabei muss das Fälligkeitsdatum aber vor dem nächsten Einzugstermin liegen. Beispiel: Die Rechnung ist in 5 Tagen fällig bei wöchentlichem Einzug. Generell auf "Ausschluss" gesetzt werden die Posten, deren Fälligkeit erst nach dem nächsten Einzugstermin erreicht wird, z. B. in 10 Tagen fällige Rechnungen bei einem Kunden mit wöchentlichem Bankeinzugs-Rhythmus oder in 3 Tagen fällige Rechnungen bei täglichem Einzug. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

5 Bankeinzug/Lastschriftverfahren vorbereiten Wenn Sie Rechnungen mit Valuta einziehen wollen, können Sie hier "V" eingeben. Dies bewirkt, dass Posten, die nur um eine als Karenz hinterlegte Anzahl Tage von dem aktuellen Einzugstermin abweichen, bereits mit eingezogen werden. Die Karenz wird im Firmenstamm unter dem Suchkriterium KARENZ / lfd-nr. 0 /Inhalt-2 / Stelle 1-2 erfasst, z. B. "05" für 5 Tage. Genereller Hinweis: Bei Rechnungen, für die eine Zahlungskondition mit Skonto-Angaben hinterlegt ist, wird immer der höchste Skonto-Prozentsatz zum Abzug gebracht - unabhängig davon, wie lange die Fälligkeit bereits überschritten ist. Dies führt bei Kunden, die nachträglich auf Bankeinzug umgestellt werden und die alte Posten mit einer Skonto-Kondition haben, dass auch für diese Posten Skonto gewährt wird. Wenn Sie dies verhindern wollen, müssen Sie vorher in der OP-Verwaltung die Zahlungskondition ändern. Ausserdem bedeutet die Verwendung des höchsten Skonto-Prozentsatzes auch, dass bei Bankeinzugs-Kunden die Hinterlegung einer mehrstufigen Kondition irrelevant ist, da generell die erste Stufe herangezogen wird. 0041:OP berücksichtigen bei wöchentlichem Einzug bis Wenn Sie Kunden mit wöchentlichem Einzugs-Rhythmus haben und diese beim aktuellen Lastschriftverfahren einbeziehen wollen, geben Sie hier das Rechnungsdatum an, bis zu dem die Offenen Posten herangezogen werden sollen. Posten mit neuerem Belegdatum bleiben unberücksichtigt. Fehlt diese Angabe, werden Kunden mit wöchentlichem Einzug nicht ausgewählt. 0042:OP berücksichtigen bei dekadenweisem Einzug bis Analog zum vorigen Feld hinterlegen Sie hier das gewünschte Rechnungsdatum, wenn Sie Kunden mit dekadenweisem bzw. täglichem Einzug haben und für diese einen Bankeinzug durchführen wollen. Fehlt diese Angabe, werden Kunden mit diesem Einzugs-Rhythmus nicht berücksichtig. 0043: OP berücksichtigen bei monatlichem Einzug bis Hier ist ein Rechnungsdatum einzugeben, wenn Sie Kunden mit monatlichem Einzug haben und diese auswählen wollen. Es gelten dieselben Regeln wie bei den vorigen Feldern. Grundsätzlich ermöglichen diese Felder, Kunden mit unterschiedlichen Einzugs-Rhythmen in einem Bankeinzugs-Vorgang zu berücksichtigen. 0044:Einzug an folgende Bank: Hier wählen Sie die Bank aus, über die das Lastschriftverfahren ausgeführt werden soll. Mit (F9) können Sie sich eine Übersicht der über die Funktion "Banken einrichten" hinterlegten Banken anzeigen lassen. Eingabe OK? Nachdem Sie die notwendigen Maskenfelder bearbeitet haben, befindet sich der Cursor in diesem Feld. Hier haben Sie folgende Eingabemöglichkeit: ( ) = Eingabe OK, die Bankeinzugs-Datei wird erstellt. 1 = Änderungen notwendig, zurück zum 1. Eingabefeld [Konto-Art]. (Esc) = Die Auswahl wird abgebrochen. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

6 Bankeinzug/Lastschriftverfahren-Vorschlagsliste Bankeinzugs-/Lastschriften-Vorschlagsliste drucken Nachdem Sie die Offenen Posten für den Bankeinzug vorbereitet haben, ist es sinnvoll, sich eine Vorschlagsliste (Listen-Nr. 172) drucken zu lassen. Nach Aufruf des Programms wählen Sie die Sortierfolge aus, wobei bei Eingabe von "1" die Kunden nach ihrem Suchbegriff (alphabetisch) sortiert werden, während mit "2" eine nach Konto-Nummern sortierte Vorschlagsliste erzeugt wird. Die Bankeinzugs-Vorschlagsliste enthält zu jedem Kunden u. a. den Suchbegriff, die Konto-Nummer sowie Kurzbezeichnung, Bankverbindung (Spalte [von]) und Zahlungsart-Kennzeichen. Jeder Posten wird mit folgenden Angaben dargestellt: Beleg-Nummer und -Datum, Skonto-/Fälligkeitsdatum, Rechnungs-Betrag sowie Skonto-Betrag und -Prozentsatz. Daraus ergibt sich der Belastungs-Betrag. Wird ein Posten vom aktuellen Einzug ausgeschlossen, wird der Rechnungs-Betrag in der Spalte [Ausschluss] mit dem Kennzeichen "G" (= Gutschrift) oder "N" (= Nächster Termin) ausgewiesen. Unterhalb von jedem Kunden werden die Summen der Rechnungs-, Skonto-, Belastungs- und Ausschluss-Beträge ermittelt. Am Listen-Ende werden die Gesamtsummen sowie die Bank, über die das Lastschriftverfahren abgewickelt wird, gedruckt. Wenn die Prüfung der Vorschlagsliste keinen Korrekturbedarf ergibt, können Sie direkt den Punkt "BE/LV-Clearing" aufrufen. Andernfalls haben Sie die Möglichkeit, über die nachfolgend beschriebene Funktion "Bankeinzug aufbereiten" Änderungen vorzunehmen. Ist die Auswahl komplett falsch, wiederholen Sie die Vorbereitung. Wird trotz vorhandener Posten keine Liste gedruckt, haben Sie beim Vorbereiten des Lastschriftverfahrens kein Datum in dem jeweiligen Feld [OP berücksichtigen bis] eingegeben. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

7 Bankeinzug/Lastschriftverfahren aufbereiten Bankeinzug/Lastschriften aufbereiten Wenn Sie aufgrund der Vorschlagsliste noch Änderungen für den aktuellen Bankeinzug vornehmen wollen, z. B. weitere Posten ausschliessen oder Skonto-Angaben korrigieren, rufen Sie diesen Menüpunkt auf. Bei umfangreichen Änderungen empfiehlt es sich, anschliessend noch einmal eine Vorschlagsliste zu drucken. Bitte beachten Sie, dass eine erneute Vorbereitung des Bankeinzugs alle hier vorgenommenen Änderungen zunichte macht. Feldbeschreibungen 0001:Filiale Wenn Sie ohne Filialen arbeiten, wird dieses Feld mit "1" vorbelegt und ist nicht änderbar. Bei einem Mehrfilialen-System geben Sie entweder die gewünschte Filial-Nummer direkt ein oder wählen sie mit (F9) aus. 0002:Konto-Art Die Konto-Art "D" (= Debitoren) wird vorbelegt. Wenn Sie den Bankeinzug für Gemischt- Konten vorbereitet haben, ändern Sie dies entsprechend. 0003:Konto-Nummer Hier geben Sie die Konto-Nummer des Kunden an, dessen Bankeinzugs-Daten nachbearbeitet werden sollen. Die Posten werden eingeblendet. Mit (F2) (unter UNIX (F10)) können Sie sich auch eine Übersicht der Bankeinzugs-Datei anzeigen lassen. Sie sehen dort alle ausgewählten Konten mit dem zum Einzug bereitgestellten Betrag. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

8 Bankeinzug/Lastschriftverfahren aufbereiten 0008:Bearbeitungs-Kennzeichen Zur Bearbeitung eines Postens geben Sie zunächst die gewünschte Funktion und dann die entsprechende Positions-Nummer an. Folgende Kennzeichen sind verfügbar: E = Erledigen Wenn Sie einen ausgewählten Posten nicht einziehen wollen, erfassen Sie hier "E" und die Positions-Nummer. Der Posten wird auf "erledigt" gesetzt. Dies gilt nur für den aktuellen Einzug und hat keinen Einfluss auf die OP-Datei. Beim nächsten Lastschriftverfahren wird der Posten wieder zum Einzug vorgeschlagen. Hat das System Posten auf Ausschluss gesetzt, sind sie ebenfalls mit "erl." gekennzeichnet. N = Alle Posten erledigen Mit dieser Funktion werden alle Posten auf einmal auf "erledigt" gesetzt. R = Erledigung aufheben Wollen Sie einen vom System oder manuell auf "erledigt" gesetzten Posten doch einziehen, geben Sie "R" und die Positions-Nummer ein. Dies funktioniert nur pro Posten. K = Korrektur Mit dieser Funktion wird die ausgewählte OP-Zeile zur Korrektur freigegeben. Sie können schrittweise jedes Feld ändern (inkl. einzuziehender Betrag). Wollen Sie eine Angabe nicht ändern, bestätigen Sie dieses Feld mit der ( )-Taste. Beachten Sie bei der Auswahl einer mehrstufigen Zahlungskondition, dass immer der maximale Skonto-Prozentsatz herangezogen wird, unabhängig davon, ob die Frist dafür bereits abgelaufen ist oder nicht. Für spezielle Skonto-Vereinbarungen steht Ihnen die Konditions- Nummer "999" (= manuelle Kondition) zur Verfügung. Insbesondere bei Betrags- und Konditions-Änderungen ist es ratsam, anschliessend noch einmal eine Vorschlagsliste zu drucken. V = Skontoangaben bzw. Valutadatum ändern Sobald Sie einen Posten ausgewählt haben, wird ein Fenster eingeblendet, in dem Sie zum einen die Skonto-Vereinbarung (Prozentsatz etc.) ändern können und zum anderen ein Valuta-Datum eingeben können. Die Valutierung eines Postens führt jedoch nicht dazu, dass er automatisch zurückgestellt wird - eine manuelle Erledigung mit "E" bleibt erforderlich. Ausserdem muss die Valutierung auch noch in der OP-Verwaltung durchgeführt werden. Daher sollten Sie diese Funktion nur verwenden, wenn die Korrektur dieses Postens nicht mit dem Bearbeitungskennzeichen "K" erfolgen kann. Z = Abstimmsumme auf "0" setzen Das Erledigen bzw. Einbeziehen erledigter Posten wird in dem Feld [Abstimm-Last] dokumentiert. In bestimmten Fällen, z. B. bei vor weiteren Veränderungen, kann es sinnvoll sein, die Abstimmsumme zurückzusetzen. Wenn Sie ein Konto auswählen, entsprechen sich die Beträge in den Feldern [Saldo-Last] und [Saldo-Last-alt]. Sobald Sie Posten herausnehmen oder hinzufügen, wird im Feld [Saldo-Last] der Saldo der einzuziehenden Rechnungen ausgewiesen. Die Differenz zum ursprünglichen Betrag wird in den Feldern [Abstimm-Last] und [Diff] dargestellt. Während die Abstimmsumme während des Bearbeitungsvorgangs zurückgesetzt werden kann, beinhaltet das Feld [Diff] immer die komplette Veränderung. Wenn Sie die Konto-Anzeige mit (ESC) beenden und neu auswählen, sind die Felder [Abstimm- Last] und [Diff] wieder auf "0,00" gesetzt. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

9 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Voravis Bankeinzug/Lastschriften - Voravis drucken Über diese Funktion können Sie für einzelne (oder alle) Kunden ein Avis erstellen, damit sie im Vorfeld über die Höhe des anstehenden Bankeinzugs informiert sind. Das Lastschriftverfahren sollte dann nicht sofort, sondern zeitversetzt durchgeführt werden. Feldbeschreibungen 0001:Firmen-Nummer Die Firmen-Nummer, die i. d. R. "1" ist, wird bereits eingeblendet. 0002:Filiale Wenn Sie ohne Filialen arbeiten, wird dieses Feld mit "1" vorbelegt und ist nicht änderbar. Andernfalls können Sie durch Eingabe von "A" alle Filialen auf einmal selektieren oder den Ausdruck filialweise durchführen, indem Sie die gewünschte Nummer eingeben bzw. mit (F9) auswählen. 0003:Konto-Art Standardmässig wird "D" vorbelegt. Haben Sie den Bankeinzug für Gemischt-Konten vorbelegt, tragen Sie "G" ein. 0004/0005:Konto-Nummer von / bis Hier geben Sie den gewünschten Nummernkreis ein. Wenn Sie keine Eingabe vornehmen, werden alle Konten herangezogen (von "1" bis " "). Wenn Sie für einen einzelnen Kunden ein Voravis drucken wollen, geben Sie in beiden Feldern dieselbe Konto-Nummer ein. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

10 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Voravis Eingabe OK? Nachdem Sie die notwendigen Maskenfelder bearbeitet haben, befindet sich der Cursor in diesem Feld. Hier haben Sie folgende Eingabemöglichkeit: ( ) = Eingabe OK, die Bankeinzugs-Datei wird erstellt. 1 = Änderungen notwendig, zurück zum 1. Eingabefeld [Filiale]. Nachdem die Datenaufbereitung abgeschlossen wurde, wird automatisch die Drucksteuerungs- Maske eingeblendet, über die Sie die Voravise (Listen-Nr 177) wahlweise mit ( ) drucken oder durch Eingabe von "A" zunächst am Bildschirm ansehen können. Hinweise zu den Text-Hinterlegungen im Firmenstamm Der Text oberhalb der OP-Aufstellung ("Folgende Beträge haben wir von Ihrem Konto abgebucht") ist im Firmenstamm unter dem Suchkriterium ZAHLTX / lfd-nr 14 gespeichert. Die Gruss-Zeile ist unter dem Suchkriterium ZAHLTX / lfd-nr 20 hinterlegt. Soll die im Adressenstamm gespeicherte Fax-Nummer des Kunden im Avis angedruckt werden, ist im Firmenstamm unter dem Suchkriterium ZAHLTX / lfd-nr 3 / Inhalt-2 / Stelle der Begriff FAX: zu hinterlegen. Diese Firmenstamm-Einträge werden auch für den nachfolgend beschriebenen Buchungsavis- Druck herangezogen. Eigene Bankverbindung ändern Wenn Sie den Bankeinzug für eine falsche Bank vorbereitet haben und dies vor dem Clearing feststellen, können Sie über das Programm "Bankverbindung ändern" eine andere Bank heranziehen. Dazu erfassen Sie in der Maske zunächst die aktuell ausgewählte und dann die gewünschte Bank. Mit (F9) erhalten Sie eine Übersicht der eingerichteten Banken. Danach ändern Sie im Feld [Inlands-Zahlungsverkehr] die Vorbelegung "J" in "N" und erfassen im Feld [Bankeinzug/Lastschriften] ein "J". Die Bankdaten werden in der Lastschriften-Datei geändert, sobald Sie im Feld [Eingabe OK] die ( )-Taste betätigen. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

11 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Clearing Bankeinzug/Lastschriften - Clearing/Formular Nachdem Sie die Einzugsdaten vollständig zusammengestellt haben, erzeugen Sie über diesen Punkt eine interne Clearing-Datei, die die Grundlage für die eigentliche DTA-Datei bildet (DTA = Datenträger-Austausch). Wenn Sie den Clearing-Vorgang starten wollen, geben Sie in der eingeblendeten Maske mit der Start-Abfrage "Programm starten? (J/N)" ein "J" ein. Bitte beachten Sie, dass Sie nach dem Clearing das Lastschriftverfahren nicht erneut vorbereiten können (Meldung "Neue Auswahl nicht erlaubt - letzter Vorgang nicht abgeschlossen"). Sie können allerdings noch Änderungen an den bestehenden Daten über die Funktion "Bankeinzug aufbereiten" vornehmen. Wenn Sie im Anschluss die Clearing-Funktion erneut aufrufen, wird eine neue Datei mit den entsprechend geänderten Daten erzeugt. Hinweis: Die Möglichkeit der manuellen Aufhebung der Auswahlsperre wird am Ende des Abschnitts "BE/LV Verbuchung" erläutert. Hinweis zur Prüfung des Buchungsdatums: Entspricht das Buchungsdatum, mit dem Sie zum Zeitpunkt des Clearings angemeldet sind, nicht dem Datum (Monat), unter dem die Vorbereitung erfolgt ist, wird die Fehlermeldung 131 ("Funktion wird nicht ausgeführt. Bitte unter aktuellem Datum anmelden und erneut ausführen") eingeblendet und der Clearing-Vorgang wird abgebrochen. Sobald Sie das Buchungsdatum über (F5) entsprechend geändert haben, können Sie die Funktion aufrufen. Die beim Clearing erzeugten Dateien werden im FIBU-Verzeichnis unterhalb des jeweiligen Mandanten-Verzeichnisses in \prod\sqf gespeichert. Eine solche Zwischendatei, die als Basis für die eigentliche DTA-Datei (z. B. "DTAUS1") dient, kann beispielsweise folgenden Namen haben: DL M01 DL = Standard-Abkürzung (D = Datei / L = Lastschrift) - konstant 01 = Firmen-Nummer (i. d. R. "01") 01 = Laufende Nummer der Bank (über die der Einzug erfolgt ist) 28 = Tag des Clearings (Systemdatum) 01 = Laufende Nummer des Einzugs (an diesem Tag für diese Bank) M01 = Mandanten-Nummer, z. B. "01" mit vorangestelltem "M" Wenn Sie täglich für dieselbe Bank immer nur einen Einzug durchführen, unterscheiden sich die Dateien anhand der Angabe zum Clearing-Tag. Jede Datei bleibt so mindestens 4 Wochen auf der Platte gespeichert. Im obigen Beispiel wird die Clearing-Datei frühestens am 28. des nächsten Monats mit den neuen Einzugsdaten überschrieben. Führen Sie am selben Tag Einzüge über verschiedene Banken durch, gibt es mehrere Dateien mit derselben Angabe zum Tag, aber mit unterschiedlichen Banknummern. Auch hier findet ein Überschreiben frühestens nach einem Monat statt. Wenn Sie am selben Tag über dieselbe Bank mehrere Lastschriftverfahren erstellen, haben alle Dateien denselben Namen hinsichtlich Banknummer und Tag (z. B. "DL010128"), unterscheiden sich aber in der laufenden Nummer (z. B. "DL ", DL " etc.). Es gilt derselbe Zeitraum bis zum Überschreiben der Datei mit einem neuen Einzug. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

12 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Clearing So ist auf jeden Fall gewährleistet, dass Sie die Diskette, die Kontroll-Liste und den Begleitzettel im Bedarfsfall, z. B. bei einem Disketten-Defekt, erneut erstellen können. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, Endlos-Formulare zu bedrucken. Ob ein Clearing durchgeführt oder Formulare bedruckt werden, wird über die Funktion "Formulare einrichten" gesteuert, die im Kapitel in diesem Handbuchteil erläutert ist. Beim Formulardruck wird zunächst ebenfalls die Maske mit der Abfrage "Programm starten? (J/N)" aufgerufen. Im Anschluss daran legen Sie in einer weiteren Maske die Reihenfolge fest, in der die Einzugs-Formulare bedruckt werden sollen (nach Suchbegriffen oder nach Kontonummern sortiert). In der nachfolgenden Maske "Drucken Lastschriften" werden Ihre Bank-Angaben aus dem Grundeinstellungs-Programm "Banken einrichten" eingeblendet. Ausserdem erfassen Sie, ob die Bankbezeichnung und der Zahlungsempfänger auf den Formularen bereits vorgegeben sind oder ob diese Angaben beim Druck eingefügt werden müssen. Reorganisieren der Clearing-Dateien Die im jeweiligen Mandanten-Unterverzeichnis ".../prod/sqf" gespeicherten Clearing-Dateien bleiben solange bestehen, bis sie durch eine neuere Datei überschrieben werden oder bis Sie sie im Rahmen der Verwaltungs-Funktionen zum "Platz schaffen" löschen. In der Maske "Dateien löschen" wird u. a. abgefragt, ob Sie die Clearing-Dateien aus dem Bankeinzug entfernen wollen. Als Zusatzangabe erfassen Sie die Anzahl Monate, für die die Dateien beibehalten werden sollen. Dabei müssen Sie mind. den letzten Monat erhalten (Eingabe = "1" im Feld [Anz. Monate beibehalten]). ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

13 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Avise / Aufstellung Druck von Bankeinzugs-/LV-Avisen und -Aufstellungen Während der Avis-Druck unbedingt erforderlich ist, wenn bei einem Kunden mehr Posten eingezogen werden als lt. Voreinstellung im Programm "Formulare einrichten" vorgesehen, ist der Druck der Bankeinzugs-Aufstellung nur erforderlich, wenn Sie anstelle des Clearings Lastschriften-Formulare bedrucken. Bankeinzug/Lastschriften - Avise Werden bei einem Kunden mehr Posten eingezogen als vorgesehen, wird im Verwendungszweck in dem betroffenen Datensatz der Text "Siehe Begleitschreiben" anstelle der Rechnungs-Nummern und der Beträge ausgewiesen. Daher ist es zwingend erforderlich, dass Sie dem Kunden ein Buchungs-Avis (Listen-Nummer 177) zusenden. Sie können die Avis-Schreiben entweder auf Briefpapier oder auf Blanko-Papier ausdrucken. Die dafür notwendigen Einstellungen nehmen Sie über die Funktion "Brief/Drucker einstellen" vor (bzw. "Brief/Drucker L+L einstellen bei Einsatz des Berichts-/Web-Tools). Erläuterungen hierzu entnehmen Sie dem Handbuchteil "NEU-EINRICHTUNG", Kapitel Wenn Sie diese Funktion aktivieren, obwohl bei keinem Kunden die Postenzahl überschritten ist, wird sofort wieder das Menü eingeblendet. Da der Avisdruck nach dem Verbuchen auf keinen Fall mehr durchgeführt werden kann, ist es ggf. sinnvoll, dieses Programm generell aufzurufen. Sind Avise vorhanden, wird eine Maske mit der Start-Abfrage "Programm starten? (J/N)" eingeblendet. Nach Bestätigen mit "J" wird die Drucksteuerung mit der Liste Nr. 177 eingeblendet. Muss der Ausdruck wiederholt werden, kann dies nicht direkt wieder über die Funktion "Avisdruck" erfolgen - es wird keine Druck-Datei erzeugt. Statt dessen verwenden Sie die mit (F5) aktivierbare Druckwiederholungs-Funktion. Ist dies nicht möglich, müssen Sie vor dem erneuten Aufruf des Programms "Avisdruck" zunächst die Clearing-Funktion wiederholen. Soll die Postenzahl, die zum Avisdruck führt, für den aktuellen Bankeinzug geändert werden, können Sie dies auch jetzt noch über das entsprechende Programm vornehmen. Es ist nur erforderlich, die Clearing-Funktion zu wiederholen. Die Daten werden neu aufbereitet. Hinweise zu den Text-Hinterlegungen im Firmenstamm Der Text "Siehe Begleitschreiben", der bei Überschreitung der hinterlegten Postenzahl anstelle der einzelnen Beleg-Nummern im Verwendungszweck ausgegeben wird, ist im Firmenstamm unter dem Suchkriterium ZAHLTX / lfd-nr 2 hinterlegt. Der Text oberhalb der OP-Aufstellung ("Folgende Beträge haben wir von Ihrem Konto abgebucht") ist im Firmenstamm unter dem Suchkriterium ZAHLTX / lfd-nr 14 gespeichert. Die Gruss-Zeile ist unter dem Suchkriterium ZAHLTX / lfd-nr 20 hinterlegt. Soll die im Adressenstamm gespeicherte Fax-Nummer des Kunden im Avis angedruckt werden, ist im Firmenstamm unter dem Suchkriterium ZAHLTX / lfd-nr 3 / Inhalt-2 / Stelle der Begriff FAX: zu hinterlegen. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

14 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Avise / Aufstellung Bankeinzug/Lastschriften-Aufstellung Mit diesem Programm wird eine Lastschriften-Aufstellung gedruckt. In der Liste Nr. 178 werden alle Beträge mit Angabe von Kunden-Nummer, Name und Bankverbindung gedruckt. Der Listendruck wird aktiviert, sobald Sie in der Maske mit der Start-Abfrage "Programm starten? (J/N)" ein "J" eingegeben haben. Da die beim Erstellen der DTA-Datei erzeugte Kontroll-Liste im Prinzip dieselben Angaben beinhaltet und im Rahmen des Clearings auf jeden Fall erzeugt werden muss, ist diese Liste nur dann zwingend erforderlich, wenn Sie Lastschriften-Formulare bedrucken. Hinweise zu den Text-Hinterlegungen im Firmenstamm Der Text "LASTSCHRIFT-AUFSTELLUNG" ist im Firmenstamm unter dem Suchkriterium ZAHLTX / lfd-nr 15 gespeichert, ebenso die Textvariable "zu Gunsten Kto-Nummer", an die Ihre Bank-Konto-Nummer angefügt wird. Die Schlusszeilen "Wir bitten Sie, die beiliegenden Lastschriften in der Gesamthöhe von" sowie "bei den vorstehend genannten Konten abzubuchen" sind ebenfalls unter dem Suchkriterium ZAHLTX / lfd-nr 17 und 18 hinterlegt. Die Bankleitzahl und Ihre Kontonummer werden aus der Hinterlegung in der Funktion "Banken einrichten" (bzw. dem Firmenstamm-Suchkriterium KONTEN) übernommen. Aufgrund der BLZ wird im Bankenstamm (siehe Handbuchteil STAMMDATEN, Kapitel 103-4) die Bankbezeichnung und der Ort herangezogen. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

15 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - DTA-Datei Bankeinzug/Lastschriften - DTA-Datei erstellen Mit diesem Programm erzeugen Sie die DTA-Datei. Dabei wird die beim Clearing erstellte interne Datei in eine Datei mit dem Namen "DTAUS0" oder "DTAUS1" kopiert. Dies ist im Programm "Formular einrichten" hinterlegt. Die DTA-Datei befindet sich ebenfalls in dem FIBU-Mandanten-Unterverzeichnis "\prod\sqf". Feldbeschreibungen 0001:Firmen-Nr Die Firmen-Nummer wird automatisch vorbelegt. 0002:DT-Austausch mit Wenn Sie die Maske an dem Tag aufrufen, an dem Sie die Clearing-Funktion durchgeführt haben, wird hier bereits "B" für Bank oder "P" für die Postbank vorbelegt. Wenn Sie eine bestehende DTA-Datei erneut erzeugen wollen oder das Clearing am Vortag durchgeführt haben, nehmen Sie hier die entsprechende Eingabe selbst vor. 0003:Laufende Nummer der Bank Analog zum vorigen Feld wird bei einem aktuellen Vorgang die Bank, über die der Einzug erfolgt, bereits vorbelegt. Ist dies nicht der Fall, geben Sie die laufende Nummer der Bank direkt ein oder lassen sich mit (F9) die in der Funktion "Banken einrichten" erfassten Banken anzeigen (siehe Kapitel in diesem Handbuchteil). ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

16 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - DTA-Datei :Bankbezeichnung - Konto-Nummer Aufgrund der Auswahl im Feld [lfd.nr] werden hier Bankbezeichnung, Bankleitzahl, Konto-Inhaber und Bank-Kontonummer eingeblendet. Diese Angaben können nicht geändert werden. 0008:Datum Das aktuelle Tagesdatum (Maschinendatum) wird vorbelegt. Da in dem Namen der internen Clearing-Datei das Systemdatum und nicht das Buchungsdatum gespeichert wurde, wird hier auch auf dieses Datum Bezug genommen. Haben Sie den Clearing-Vorgang am aktuellen Tag durchgeführt, können Sie die Vorbelegung mit ( ) bestätigen. Wenn Sie die Daten von einem früheren Datenträger-Austausch erzeugen wollen, geben Sie hier das entsprechende Clearing-Datum ein (mit der korrekten lfd. Nummer des Vorgangs im nächsten Feld). ACHTUNG: Bitte prüfen Sie in diesem Fall unbedingt die Kontroll-Liste, um sicherzustellen, dass wirklich die gewünschte DTA-Datei reproduziert wird. Wenn Sie ein falsches Datum eingeben und unter diesem Tag bereits zu einem früheren Zeitpunkt eine Datei erzeugt wurde, wird diese herangezogen. 0009:Laufende Nummer des Einzugs Hier wird die laufende Nummer der Clearing-Datei, die Sie unter dem angegebenen Datum für die vorbelegte Bank zuletzt erstellt haben, eingeblendet. Wenn Sie pro Tag und Bank immer nur ein Lastschrift-Verfahren durchführen, können Sie die Vorbelegung "1" mit ( ) bestätigen. Handelt es sich um einen weiteren Einzug für diesen Tag und Bank, wird entsprechend "2" für den 2. Einzug etc. vorbelegt. Wollen Sie eine Datei reproduzieren und haben Sie an diesem Tag mehrere Clearing-Vorgänge durchgeführt, müssen Sie unbedingt darauf achten, die korrekte Nummer einzugeben. Auch hier ist es wichtig, die Kontroll-Liste genau zu prüfen. Existiert unter der eingegebenen laufenden Nummer keine Clearing-Datei, wird eine entsprechende Fehlermeldung eingeblendet. Alternativ zur Direkteingabe der lfd. Nummer können Sie sich die für den Tag vorhandenen Clearing-Dateien auch durch Eingabe von (F9) anzeigen lassen. In der Spalte [Nr] werden Tag und lfd. Nummer angezeigt, der Text enthält den kompletten LV-Einzugsbetrag. 0010:Drucken/Ausgabe Hier wird generell "B" vorbelegt. In diesem Fall wird eine DTA-Kontroll-Liste, ein Disketten- Begleitzettel und die Datenträger-Datei erstellt. Wenn Sie "D" eingeben, wird nur die DTA-Kontroll-Liste gedruckt. Eine Datei wird nicht erzeugt. Wenn Sie "A" eingeben, wird die DTA-Datei erstellt und der Begleitzettel gedruckt. In diesem Fall verfügen Sie jedoch nicht über eine Kontroll-Liste für Ihre Unterlagen. Mit "K" rufen Sie eine Korrektur-Maske auf, in der Sie Änderungen an der DTA-Datei vornehmen können, z. B. eine andere Kunden-Bankverbindung eingeben. Mit (F3) oder (F4) blättern Sie zwischen den einzelnen Datensätzen. Bedenken Sie, dass hier vorgenommene Korrekturen nur die DTA-Datei betreffen. Wenn Sie einen Kunden löschen, müssen Sie auch die betroffene Buchung stornieren. Eine Änderung der Bankverbindung muss separat in den Stammdaten nachvollzogen werden. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

17 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - DTA-Datei Im Anschluss wird erneut die DTA-Kontroll-Liste und der Begleitzettel mit den geänderten Daten gedruckt. Eingabe OK? ( ) = OK, das Programm wird gestartet 1= Änderungen notwendig, zurück zum ersten Eingabefeld (lfd. Nr. Bank) Nachdem die Datenaufbereitung abgeschlossen wurde, wird automatisch die Drucksteuerungs- Maske eingeblendet, über die Sie die DTA-Kontroll-Liste (Listen-Nr 286) und den DTA-Begleitzettel (Listen-Nr 287) drucken. Die DTA-Kontroll-Liste enthält Angaben zu den Kunden mit Bankverbindung sowie den eingezogenen Betrag mit Rechnungs-Nummern und -Beträgen. Wird bei einem Posten Skonto abgezogen, wird dieser Abzug neben dem Rechnungs-Betrag mit vorangestellten "S" ausgewiesen. Am Listen-Ende werden die Anzahl der Sätze (Kunden), die Gesamtsumme sowie der interne Dateiname vom Clearing mit Datum aufgeführt. Bei Kunden, für die aufgrund der Postenzahl ein Avis gedruckt wurde, wird in der Spalte [Verwendungszweck] anstelle der Rechnungs-Nummern und -Beträge der Text "SIEHE BEGLEITSCHREI- BEN" gedruckt. Sie sollten die DTA-Kontroll-Liste zu Ihren Unterlagen nehmen, um bei Kunden-Rückfragen einen zusätzlichen Überblick über die eingezogenen Posten zu haben. Bitte prüfen Sie bei einer nachträglichen DTA-Datei-Erstellung unbedingt die Kontroll-Liste (ggf. über Bildschirm-Anzeige), um sicherzustellen, dass Sie die richtige Clearing-Datei herangezogen haben und sich nicht hinsichtlich Clearing-Tag oder Bank geirrt haben. Der DTA-Begleitzettel beinhaltet den Dateinamen, Erstellungsdatum, Gesamtbetrag, Konto-Inhaber sowie die Kontrollsummen hinsichtlich Konto-Nummern und BLZ der Kunden. Wenn Sie die DTA-Datei über den nachfolgenden Menüpunkt auf Diskette kopieren, fügen Sie den Begleitzettel bei. Bei einer Daten-Übermittlung per DFÜ hängt die Versendung des Begleitzettels, z. B. per Fax, davon ab, welche Vereinbarung Sie mit Ihrer Bank getroffen haben. Falls Sie den DTA-Begleitzettel mitschicken und ihn ein zweites Mal für Ihre Unterlagen benötigen, wechseln Sie in den Firmenstamm, geben als Suchkriterium FM287 / lfd-nr 100 ein und kopieren diesen Datensatz auf das Suchkriterium FM287 / lfd-nr 200. Hinweis zur Prüfung des Buchungsdatums: Entspricht das Buchungsdatum, mit dem Sie zum Zeitpunkt der DTA-Erstellung angemeldet sind, nicht dem Datum (Monat), unter dem die Auswahl bzw. das Clearing erfolgt sind, wird die Fehlermeldung 131 ("Funktion wird nicht ausgeführt. Bitte unter aktuellem Datum anmelden und erneut ausführen") eingeblendet und der Vorgang wird abgebrochen. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

18 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - DTA-Datei Zusätzliches Speichern der DTA-Datei in einem separaten Verzeichnis Diese Funktionalität ist nur von Bedeutung, wenn Sie hintereinander mehrere DTA-Dateien pro Tag erstellen wollen, um diese zu einem späteren Zeitpunkt an die Bank zu übermitteln. In diesem Fall können die DTA-Dateien zusätzlich unter einem separaten Namen, in dem u. a. das Bankkürzel, der Tag und die Mandanten-Nummer verschlüsselt sind, in ein spezielles Verzeichnis kopiert werden. Bei diesem Verzeichnis handelt es sich um das Verzeichnis "\zvk" unterhalb des Mandanten-Unterverzeichnisses "..\prod", das Sie manuell anlegen müssen. Ausserdem müssen Sie im Firmenstamm unter dem Suchkriterium KONTEN, lfd-nr = Banknummer im Feld [Inhalt-1] an den letzten 3 Stellen für jede Bank ein Kürzel eintragen, das in den Datei- Namen übernommen wird. Sobald das Verzeichnis "\zvk" angelegt ist, wird beim Ausführen der Funktion "DTA-Datei erstellen" automatisch eine Kopie der DTA-Datei in diesem Verzeichnis erzeugt. Diese kann folgenden Namens-Aufbau haben: DREL01PG.132 Stelle 1-3 = Bankkürzel ** Stelle 4 = Art des Vorgangs (T=Inlands-ZV, A=Auslands-ZV, L=Lastschrift) Stelle 5-6 = Mandanten-Nummer Stelle 7-8 = Diktatkürzel (aus Personalverzeichnis, wenn leer = "XX") Stelle 9 = Punkt (.) Stelle = Erstellungs-Tag Stelle 12 = lfd. Nummer ** Ist im Firmenstamm kein Bankkürzel hinterlegt, wird im Datei-Namen an Stelle 1-3 ein "X" und die lfd. Banknummer eingetragen. In diesem Fall wird auch das Diktatkürzel aus dem Personalverzeichnis überlesen (die beiden Stellen bleiben leer). Um eine automatische Übertragung dieser Lastschrift-Dateien an die Bankensoftware zu ermöglichen, muss die für die Funktion "DTA-Datei kopieren" vorhandene Aufrufdatei "I0287" im FIBU- Programmverzeichnis "..\prog\main" entsprechend angepasst werden. Wenden Sie sich diesbezüglich an die ABF-Hotline. Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass Sie alle DTA-Dateien nacheinander erstellen und zu einem späteren Zeitpunkt, z. B. nach dem Unterschreiben der DTA-Begleitzettel, auf einmal an die Bankensoftware übertragen können, ohne jedes Mal die Funktion "DTA-Datei erstellen" aktivieren zu müssen. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

19 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - DTA-Datei Bankeinzug/Lastschriften DTA-Datei kopieren Mit diesem Programm kann die DTA-Datei "DTAUS0" oder "DTAUS1" aus dem Mandanten-Verzeichnis "\prod\sqf" auf eine Diskette oder in ein anderes Verzeichnis für die Daten-Übertragung kopiert werden. Datei-Name und Ziel-Verzeichnis werden in der Aufrufdatei "I0287" hinterlegt, die sich im FIBU- Verzeichnis "\apc\prog\main" befindet. Unter Unix und Linux hat diese Datei die Endung ".sh" oder ".unx", unter Windows oder Novell ".bat" oder ".dos". Während unter Windows bzw. Novell die DTA-Datei sowohl auf das Disketten-Laufwerk an Ihrem PC als auch in ein beliebiges Laufwerk auf Ihrer PC-Festplatte oder in das Netz kopiert werden kann, ist unter Unix / Linux über diesen Menüpunkt nur das Kopieren auf das Disketten-Laufwerk des Servers möglich (oder ggf. auf ein Netz-Laufwerk, falls dieses entsprechend verbunden ist). Wenn Sie die DTA-Datei auf das Disketten-Laufwerk an Ihrem PC oder auf die PC-Festplatte kopieren wollen, können Sie dies nur über ein spezielles FTP-Programm durchführen, das direkt auf der Bildschirm-Oberfläche (nicht innerhalb der FIBU) gestartet wird. Die Hinterlegung der benötigten Angaben erfolgt bei der Einrichtung des Bankeinzugs-Moduls oder nachträglich in Rücksprache mit ABF. Wenn Sie die DTA-Datei kopieren wollen, müssen Sie vorher immer zuerst die Funktion "DTA-Datei-Erstellung" durchführen. Nur so ist gewährleistet, dass die kopierte Datei auch die gewünschte ist. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

20 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Verbuchung Bankeinzug/Lastschriften - Verbuchung Zum Abschluss des Bankeinzugs-Verfahrens rufen Sie dieses Programm durch Eingabe von "J" in der Abfrage-Maske auf. Dabei werden die Daten für eine mögliche Rücklastschriften-Verbuchung in eine Einzugs-Datei geschrieben und die FIBU-Buchungen mit einer automatischen Beleg-Nummer erstellt: "AByy-xxxxx" Legende: "yy" = lfd. Banknummer / "xxxxx" = fortlaufende Nummerierung Die Buchungen werden in die Erfassungsdatei übergeben, die Sie sich mit (F1) in der Buchungserfassung ansehen können (bei Benutzerberechtigung = "97"). Die Einzüge werden beim nächsten Buchungsabschluss verarbeitet. Gleichzeitig werden bei den Debitoren die eingezogenen Offenen Posten auf "ausgeziffert" gesetzt und ein neuer Offener Posten über den Zahlungsbetrag gebildet. Dieser Posten wird auch sofort unter demselben Datum auf "ausgeziffert" gesetzt. Über den Gesamt-Zahlbetrag wird auf dem Bank-Zwischenkonto ein Offener Posten gebildet, sofern das Konto OP-führend definiert ist. Sobald die Gutschrift auf der Bank vorkommt, buchen Sie sie nur noch gegen das Bank-Zwischenkonto, da die Offenen Posten auf den Debitoren bereits bei der Bankeinzugs-Verbuchung ausgeglichen wurden. Solange die automatische Verbuchung nicht durchgeführt wurde, kann keine erneute Auswahl für den Bankeinzug vorgenommen werden. Hinweis zur Prüfung des Buchungsdatums: Entspricht das Buchungsdatum, mit dem Sie zum Zeitpunkt der Verbuchung angemeldet sind, nicht dem Datum (Monat), unter dem die Auswahl bzw. das Clearing erfolgt sind, wird die Fehlermeldung 131 ("Funktion wird nicht ausgeführt. Bitte unter aktuellem Datum anmelden und erneut ausführen") eingeblendet und die Verbuchung wird abgebrochen. Aufheben der Sperre für das Vorbereiten eines Bankeinzugs Nach dem Clearing ist die Vorbereitung eines neuen Bankeinzugs nicht möglich, solange der aktuelle Einzug nicht verbucht wurde. Kann die Verbuchung nicht erfolgen und ist eine Bearbeitung der aktuellen Lastschriften-Datei nicht möglich, haben Sie die Möglichkeit, die Sperre manuell aufzuheben. Dazu aktivieren Sie das Programm "Sperren aufheben" (VERWALTEN - 06.Dateien wiederherstellen) und geben im Feld [Sperre bei Bankeinzug/Lastschriften aufheben] "J" ein. Die anderen Felder bleiben auf "N". Im Anschluss daran können Sie dem Bankeinzug neu vorbereiten. Bevor Sie die Sperre aufheben, muss unbedingt sichergestellt sein, dass der letzte reguläre Bankeinzug auch wirklich verbucht wurde! ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

21 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Teilnehmerliste Bankeinzug/Lastschriften-Teilnehmerliste drucken Sobald Sie dieses Programm durch Eingabe von "J" gestartet haben, werden die Daten aufbereitet und die Liste Nr. 814 in der Drucksteuerungs-Maske bereitgestellt. Sie enthält in numerischer Reihenfolge alle Teilnehmer des Bankeinzugs-/Lastschrift-Verfahrens mit Suchbegriff, Filiale, Konto-Nummer, Konto-Art, Währung, Kurzbezeichnung, Zahlungsart, Zahlungs-Rhythmus, Bankleitzahl und die Bank-Konto-Nummer. So haben Sie die Möglichkeit, zu kontrollieren, ob alle Kunden dieselbe Zahlungsart sowie den korrekten Rhythmus und eine vollständige Bankverbindung haben. Falls Sie im Hinblick auf den Inlands-Zahlungsverkehr auch Kreditoren, die bei Ihnen direkt abbuchen, mit der Zahlungsart "4" oder "5" (für Bankeinzug / Lastschriftverfahren) gekennzeichnet haben, werden diese hier ebenfalls aufgelistet. Hier ist es allerdings unerheblich, ob ein Zahlungs-Rhythmus hinterlegt ist. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

22 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Rücklastschriften Anzeige / Buchen von Rücklastschriften Rücklastschriften-Suche Sie haben die Möglichkeit, über die Konto-Nummer bzw. den Suchbegriff, das Einzugsdatum oder den eingezogenen Betrag eine bereits verbuchte Lastschrift in der Einzugsdatei zu suchen, die bei jeder Lastschriften-Verbuchung automatisch fortgeschrieben wird. Dazu rufen Sie den Menüpunkt "BE/LV-Einzugsdatei" unterhalb der Bankeinzugs-Verbuchung auf. Alternativ dazu können Sie die nachfolgend abgebildete Such-Maske auch über (F5) aktivieren. In Abhängigkeit von der Such-Angabe werden unterschiedlich sortierte Ergebnis-Masken mit Einzugs-Datum, -Betrag, Kunden-Kontonummer, Kurzbezeichnung und Bank-Kontonummer eingeblendet. Das Kennzeichen "B" in der gleichnamigen Spalte kennzeichnet, ob für den entsprechenden Einzug bereits eine Rücklastschrift gebucht wurde. Bei der Suche nach einem bestimmten Betrag werden alle Kunden, deren Einzug exakt diesen Betrag umfasst, aufgelistet. Dabei kann sich der Betrag aus mehreren Posten zusammensetzen oder auch durch Abzug von Skonto zustande kommen. Der Skonto-Betrag wird generell in einer separaten Spalte ausgewiesen. Geben Sie einen Betrag ein, über den keine Lastschrift erstellt wurde, springt der Cursor wieder in das Feld [Kto-Nr/Suchbegr.]. Wenn Sie nach einem bestimmten Einzugsdatum suchen, werden zunächst alle Lastschriften zu diesem Datum aufgelistet. Im Anschluss daran werden alle neueren Einzüge aufgeführt. Dies führt dazu, dass i. d. R. auch Lastschriften aufgelistet werden, wenn Sie zu dem eingegebenen Datum keinen Einzug durchgeführt haben. Wenn Sie eine Konto-Nummer bzw. einen Suchbegriff eingeben, werden alle Einzüge dieses Kunden aufgelistet: Falls Sie versehentlich eine Konto-Nummer eingeben, die nicht existiert, wird die nächste vorhandene Nummer eingeblendet. Ist mit diesem Kunden kein Bankeinzug vereinbart, befindet sich der Cursor wieder im Feld [Kto-Nr/Suchbegr.]. Bei der Eingabe eines Suchbegriffs wird der erste Kunde übernommen, der die Buchstaben-Folge im Suchbegriffs-Feld führt. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

23 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Rücklastschriften Nachdem Sie in der Auswahlmaske eine bestimmte Lastschrift ausgewählt haben, werden die dabei eingezogenen Posten in der nachfolgend abgebildeten Maske angezeigt. Im Rahmen der Bankeinzugs-Suche ist die Bearbeitungs-Funktion nicht einsetzbar. Rücklastschriften-Verbuchung Die Verbuchung der Rücklastschrift mit Rück-Abwicklung der Offenen Posten ist nur in der Buchungserfassung oder über den automatischen Bankauszug möglich. Dazu geben Sie in der jeweiligen Buchungsmaske unter dem Belegarten-Parameter (BAP) das Kennzeichen "RL" für Rücklastschrift ein. Es wird automatisch die Maske "Rücklastschriften-Suche" eingeblendet, über die Sie den Einzug anhand der Konto-Nummer, dem Einzugsdatum oder dem eingezogenen Betrag suchen. Das Ergebnis der Suche wird aufgelistet und Sie wählen die gewünschte Lastschrift aus. In der Maske "Rücklastschrift verbuchen" werden die eingezogenen Posten mit dem gebuchten Skonto-Betrag ausgewiesen. Nach Eingabe des Spezial-Bearbeitungskennzeichens "B" im Feld [B] geben Sie in den nächsten beiden Feldern die Beleg-Nummer der aktuellen Rückbuchung (in der nachfolgenden Abbildung Auszugs-Nummer "117" bei der Bank mit der Sachkonto-Nummer "1210") und Beleg-Datum (Auszugs-Datum " ") ein. Die Posten werden automatisch in einer anderen Farbe und mit dem Buchungskennzeichen "B" in der letzten Spalte dargestellt. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai

24 Bankeinzug/Lastschriftverfahren - Rücklastschriften Im Anschluss daran bestätigen Sie diese Eingabe mit (F8). Es wird ein Programm gestartet, das mit den Belegarten-Parametern 91 bis 93 automatische Buchungen zur Wiederherstellung der Rechnungsposten in der OP-Verwaltung (siehe nachfolgend Abbildung) und zum Rückbuchen des Skontobetrags (inkl. Steuer) erzeugt. ABF-Finanzbuchhaltung vom Mai