Kooperation statt Konkurrenz DOKUMENTATION ZUR FACHTAGUNG. Arbeitsmarktpolitische Unternehmen mit Zertifizierungsreife

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1 Kooperation statt Konkurrenz Ein bundesweites Projekt der Bundesarbeitsgemeinschaft Arbeit e.v DOKUMENTATION ZUR FACHTAGUNG Qualitätsmanagement Ergebnisse, Lösungswege, Erfahrungen Arbeitsmarktpolitische Unternehmen mit Zertifizierungsreife 18. und 19. November 2004 Berlin Das Projekt wird gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds

2 Heike Volke, AFW Arbeitsförderungs- und Fortbildungswerk GmbH, Rostock Dokumentation und Verfahrensregelungen im Qualitätsmanagementsystem tsmanagementsystem Unternehmen stellen ihre Ergebnisse vor Entwicklung eines unternehmensspezifischen Management-Handbuchs

3 Entwicklung eines unternehmensspezifischen Qualitätsmanagement-Handbuchs Kooperation statt Konkurrenz Heike Volke

4 Gemeinnützige Arbeitsförderungs- und Fortbildungswerk GmbH Wer sind wir Was machen wir Langenort 1a Rostock Telefon: Telefax: Staatlich anerkannte Einrichtung der Weiterbildung Wo sind wir

5 Lebenslanges Lernen Beratung und Orientierung berufliche Bildung Integration Arbeitsförderung Dienstleistung im Management

6 sozial verantwortungsbewusst zukunftsorientiert

7 Bereiche: gewerblich-technisch Coaching/ Existenzgründung/Kommunikation /Marketing/ Tourismus EDV/Neue Medien/kaufmännische Ausbildung Qualifizierung erfolgt: individuell flexibel an Anforderungen des Arbeitsmarktes ausgerichtet nach berufsperspektivischen Bedarfen

8 Gelungenes Lernen: individuell und zielgruppenabhängig, wird erst in der Praxis nachgewiesen eigene Potentiale entdeckt, wiederentdeckt und gefestigt Arbeitsplatzanforderung passgenau gerecht werden können beruflich besser orientiert sein Handlungskompetenz verbessert Sozialkompetenz stabilisiert Wissensaneignung bedarfsgerecht angewendet Wettbewerbsfähigkeit erhalten bzw. gesteigert berufliche Ausbildung/ Teilausbildung abgeschlossen Zeugnis/Zertifikat erworben Integrationsfähigkeit hergestellt Selbstlernprozess gefördert

9 Unser Anspruch: Arbeitsmarktnahe Tätigkeiten mit hohem Identifikationspotential für die Teilnehmenden Förderung der regionalen Strukturen Schaffung bleibender, gemeinnütziger Werte Mitgestaltung bei der Aufwertung des Erscheinungsbildes unserer Region

10 Qualitätsmanagement-Handbuch als: QMH für das Unternehmen Bereichshandbücher Maßnahmehandbücher

11 Inhalt der Maßnahmeakte für Maßnahmeleiter AFW Arbeitsförderungs- und Fortbildungswerk GmbH Maßn.-Nr: Bezeichnung: Beginn: Register Ende: Inhalt I. Arbeitsunterlagen (mit zugehörigen Formularen) 1. Klassenbuch 2. Liste der Maßnahmeteilnehmer 3. Anwesenheitslisten 4. Liste Nachweisdokumente zu Maßnahme und deren Lenkung 5. Aufgaben und Termine zu Maßnahmebeginn 6. Aufgaben und Termine während der Maßnahme 7. Aufgaben und Termine zum Ende der Maßnahme 8. Aufgaben und Termine nach Ende der Maßnahme 9. Ablaufplan der Maßnahme/Stundenverteilungsplan 10. AIS-Bewerbungsbogen 11. Anlagenverzeichnis 12. Ausbildungsheft 13. Berufswegeplanung 14. Beschaffungs- und Finanzierungsplan 15. Bestandsverzeichnis für Materialien, Betriebsmittel, Geräte, Literatur 16. Bestellschein für Arbeitsschutzkleidung 17. Checkliste zur Maßnahmeeröffnung 18. Erfahrungsbogen 19. Erfolgsbeobachtung 20. Fahrkosten Kostenstelle: Übergabe

12 21. Liste der zugelassenen Lieferanten 22. Maßnahmebericht 23. MTn-Befragungsbogen 24. Nachweis zur kostenlosen Übergabe von Arbeits-/Lernmitteln 25. Nichtantritts-/Austrittsmeldung für MTn 26. Praktikumsvertrag (Muster) 27. Prüfungsanmeldungen 28. Bescheinigung Fehlzeiten Monat/Jahr 29. Stundenplan für MTn (Muster) 30. Unfallberichte 31. Unterweisung in Fragen Arbeitssicherheit und Brandschutz 32. Verbleibsanalyse 33. Zertifikat (Muster) II. Informationen zur Maßnahme 1. Liste der Kooperationspartner (incl. relevante Vereinbarungen) 2. Mitteilung über das Ergebnis der Prüfung nach 86 SGB III 3. Kalendarium 4. Curriculum 5. Konzept und Zielsetzung 6. Ausbildungsvertrag (Muster) III. Dienstliche Regelungen (mit zugehörigen Formularen) 1. Hausordnung Ich habe alle oben genannten und in der Spalte Übergabe angekreuzten Dokumente, Formblätter, etc. erhalten und bin über die Verwendung dieser Unterlagen unterwiesen worden. Ort, Datum Unterschrift des Maßnahmeleiters

13 Inhaltliche Struktur des QMH Kapitel Verfahrensanweisungen Checklisten Formblätter Listen Ablaufdiagramme

14 Gemeinnützige Arbeitsförderungs- und Fortbildungswerk GmbH Checkliste Dokumentation zum Maßnahmeende Eventuell zur Verfahrensanweisung!!! Überschrift beinhaltet: Maßnahme-Nr. Maßnahme-Bezeichnung Laufzeit Maßnahmeort Die nachstehenden Schwerpunkte sind als Anhaltspunkte gedacht und jeweils in ausführlicher Form zu untersetzen. Inhaltliche Schwerpunkte: 1. Ausgangslage Zielgruppe der Maßnahme Teilnehmeranzahl Anzahl m/w Anzahl Schwerbehinderte, Rehabilitanden, Gleichgestellte Funktionen in der Maßnahme (Anzahl Projektleiter, Anleiter, Sozialbetreuer usw.) Altersstruktur (siehe Maßnahmebericht) Schulbildung (siehe Maßnahmebericht) Berufsausbildung (siehe Maßnahmebericht) 2. Durchführung Maßnahmeorganisation, -ablauf Disziplinarmaßnahmen (siehe Maßnahmebericht) Anwesenheit (siehe Maßnahmebericht) Unfälle (siehe Maßnahmebericht) Belehrungen (siehe Maßnahmebericht)

15 3. ausgeübte/fertiggestellte Arbeiten bzw. realisierte Maßnahmeinhalte 4. vermittelte Kenntnisse, Fertigkeiten und Kompetenzen - Schlüsselqualifikationen wie z.b. Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, Arbeitsbereit-schaft/Initiative, Verantwortungsbereitschaft, Belastbarkeit, Systematisches Arbeiten usw. - Fachqualifikationen wie z.b. Umgang mit Material, Umgang mit Werkzeugen, Arbeitsplatzvorbereitung, Arbeitssicherheit 5. Praktikum/Qualifizierung - Ggf. Inhalte und Dauer der Qualifizierung, Zertifikat - Ggf. Aussagen zu Praktikumseinsätzen, -betrieben, -einschätzungen 6. Wirkungen - Wirkungen der Maßnahme auf die Teilnehmer - Wirkungen der Maßnahme in der Öffentlichkeit wie z.b. weitere Investitionen, Vernetzung mit Infrastrukturprogrammen, Zusammenarbeit mit Partnern 7. Vermittlungsunterstützung/-erfolge - Unterstützungsangebote in der Maßnahme wie z.b. Bewerbungstraining, Begleitung bei Vorstellungsgesprächen, Empfehlungen bei Arbeitgebern usw. - Integration von Maßnahmeteilnehmern während der Maßnahme in den regulären Arbeitsmarkt, Fortbildung/Umschulung usw. - Evt. Aussichten auf noch laufende Bewerbungsaktivitäten von Maßnahme-teilnehmern 8. Öffentlichkeitsarbeit - Presseveröffentlichungen, Fernsehbeiträge - Ausstellungen - Besuche von Mandatsträgern - Referenzen

16 Gemeinnützige Arbeitsförderungs- und Fortbildungswerk GmbH Liste LA Hauptprozess Detailprozesse 2.1 Neu- und Weiterentwicklung von Bildungs- und Beschäftigungsprojekten Ideen gewinnen und vorselektieren Machbarkeit prüfen Ideen auswählen Ideen sammeln Bedarfe prüfen Ideenbewertung auswerten Ideen dokumentieren Ideen mit der Unternehmens- und Qualitätspolitik abgleichen Entscheidung zur Weiterverfolgung treffen Ressourcen prüfen Verantwortungen für die Weiterverfolgung festlegen Arbeitsprozesse Finanzierung s-möglichkeiten prüfen rechtliche Anforderungen prüfen Machbarkeit bewerten Stand: Ausgabe: 1 Seite 1 von 1

17 Gemeinnützige Arbeitsförderungs- und Fortbildungswerk GmbH Qualitätsmanagement-Handbuch Inhaltsverzeichnis 1. Teil 1. Abschnitt: Allgemeines Nr. Kapitel Deckblatt 1.1 Inhaltsverzeichnis 1.2 Benutzerhinweise 1.3 Abkürzungen und Definitionen 1.4 Nomenklatursystematik 2. Abschnitt: Überblick über die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens Nr. Kapitel 2.1 Vorwort der Geschäftsführung 2.2 Darstellung des Unternehmens 2.3 Unternehmenspolitik/Leitbild/Mission und Vision 2.4 Die Qualitätspolitik 2.5 Das Organigramm des Unternehmens 2.6 Die Prozesslandschaft des Unternehmens

18 3. Abschnitt: Wie die Geschäftsführung sicherstellt, dass das Unternehmen an den Anforderungen ausgerichtet wird Nr. Kapitel 3.1 Wie die Anforderungen an das Unternehmen ermittelt und festgelegt werden Wie die Anforderungen der Kunden ermittelt und festgelegt werden 3.2 Wie die Ziele des Unternehmens ermittelt und festgelegt werden Wie das Leitbild/die Unternehmenspolitik/die Vision und Mission ermittelt und festgelegt werden Wie die Ziele ermittelt und festgelegt werden Wie die Qualitätspolitik ermittelt und festgelegt wird Wie die Qualitätsziele des Unternehmens ermittelt und festgelegt werden 3.3 Wie das Kerngeschäft des Unternehmens ermittelt und festgelegt wird 3.4 Wie eine Entwicklungsprognose für das Unternehmen erstellt und fortgeschrieben wird 3.5 Wie Risiken ermittelt und vorbeugende Maßnahmen festgelegt werden 3.6 Wie die Bedeutung der Erfüllung der externen und internen Anforderungen und der Ziele im Unternehmen vermittelt und verankert wird Wie die Geschäftsführung die Kundenorientierung des Unternehmens sicherstellt Wie die Qualitätsziele den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vermittelt werden 3.7 Wie die Prozesse des Unternehmens ermittelt und festgelegt werden Grundsätze zur Prozessorientierung Die Prozesse des Unternehmens 3.8 Wie das Personal des Unternehmens einbezogen, geführt und gefördert wird Wie Verantwortungen und Befugnisse ermittelt und festgelegt werden Wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgewählt und eingestellt werden Wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingearbeitet werden

19 3.8.4 Wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter qualifiziert werden Wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geführt und gefördert werden 3.9 Wie eine interne Kommunikation sichergestellt wird 3.10 Wie die Infrastruktur geplant und realisiert wird 3.11 Wie die Arbeitsumgebung geplant und realisiert wird 3.12 Wie die Geschäftsführung das Qualitätsmanagementsystem entwickelt, realisiert und ständig verbessert Die Verpflichtung der Geschäftsführung Wie das Qualitätsmanagementsystem geplant wird 3.13 Wie das Qualitätsmanagementsystem des Unternehmens dokumentiert wird 4. Abschnitt: Wie die Geschäftsführung sicherstellt, dass die Leistungen des Unternehmens beobachtet, bewertet und verbessert werden Nr. Kapitel 4.1 Wie Daten ausgewählt und Qualitätsmerkmale festgelegt werden Grundsätze zur Beobachtung, Prüfung Bewertung und Verbesserung Welche Daten ausgewählt werden, um den Grad der Zielerreichung zu ermitteln und welche Qualitätsmerkmale dafür festgelegt werden 4.2 Wie Methoden der Datenerhebung festgelegt und Daten erhoben werden Welche Prüfmethoden und Prüfverfahren festgelegt werden, um die ausgewählten Daten zu erheben

20 4.2.2 Wie die erhobenen Daten kommuniziert werden 4.3 Wie Daten analysiert und bewertet werden und wie Entscheidungen getroffen werden Durch wen und wie die erhobenen Daten analysiert und bewertet werden, um den Grad der Zielerreichung zu ermitteln Wie mit Fehlern bei Produkten und Dienstleistungen umgegangen wird Wie Entscheidungen getroffen und korrigierende und vorbeugenden Maßnahmen veranlasst werden 4.4 Wie die Wirksamkeit von Maßnahmen sichergestellt wird Wie die Erfüllung, Angemessenheit und Wirksamkeit der veranlassten Maßnahmen überwacht wird 4.5 Wie die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems ständig verbessert wird

21 2. Teil Anlagen zum Handbuch 1 Leitbild des Unternehmens 2 Führungsgrundsätze 3 Strategische Ziele 4 Operative Ziele für das Jahr Kerngeschäft des Unternehmens 6 Entwicklungsprognose des Unternehmens 7 Stellenplan 8 Stellenbeschreibungen 9 Schulungsplan 10 Investitionsplan 11 Wartungsplan 12 Reparaturplan 13 Liste der Schutzgesetze für Personal und der Zuständigkeiten für deren Einhaltung 14 Liste der Vorgabedokumente 15 Liste der Aufzeichnungen (Nachweisdokumente) 16 Liste der erhobenen Daten, ihrer Qualitätsmerkmale, der Prüfmethoden, Prüfzeitpunkte, Zuständigkeiten für die Prüfungen und Prüfberichte 17 Liste der Prüfungen, Bewertungen und Entscheidungen: Inhalte, Zuständigkeiten (Funktionsbereiche, Ebenen), Befugnisse, Berichtswesen 18 Auditprogramm für das Jahr Managementbewertung für das Jahr

22 EDV-Nomenklatur Kapitel Anwendungsbereich Art des Dokumentes Dokumenten-Nr. Änderungsindex Anhang

23 Änderungsdienst unabhängig vom Änderungsdienst Kapitel Änderungsdienst erforderlich Verfahrensanweisungen Checklisten Formblätter Listen Ablaufdiagramme

24 Verfahrensanweisungen Ersteller: Freigabe QM-Leitung: Freigabe Geschäftsführung: Datum: Datum: Datum: Unterschrift Unterschrift Unterschrift

25 Anwendungsbereich In dem Dokument sind Festlegungen für A = Gesamtgesellschaft B = Bildung C = Projekte V = Verwaltung etc.

26 Art des Dokumentes gibt Auskunft über K = Kapitel V = Verfahrensweise/Prozessbeschreibung C = Checkliste F = Formular u.a.

27 Gemeinnützige Arbeitsförderungs- und Fortbildungswerk GmbH Allzeit gute Fahrt bei der Erstellung Ihres QMH!