BPMS: Hilfe in Krisezeiten?

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1 Umfragzusammenfassung: BPMS: Hilfe in Krisezeiten? Kontaktdaten: imatics Software GmbH Glienicker Straße 1E Falkensee...moving ideas Stefan Zorn Tel.: +49 (3322) Falkensee Dezember 2009

2 Zusammenfassung der Umfrageergebnisse Im Jahr 2008 hat die imatics Software GmbH gemeinsam mit der Fachhochschule Brandenburg eine Umfrage mit anschließender Studie zum Thema Einsatz von Business Management Suites im deutschen Mittelstand durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Studie waren sehr interessant und lehrreich. Aus diesem Grund hat imatics sich als Ziel gesetzt, diese Art des Informationsaustausches auch im Jahr 2009 fortzusetzen. Der deutsche Mittelstand wurde 2009 von der Wirtschaftskrise zum Teil hart getroffen. Die Auswirkungen sind vielseitig und langfristig. Unternehmen sind gezwungen, ihre Strategie auf diese Situation anzupassen und reagieren vorsichtig bei Investitionsentscheidungen, Personalplanung und Finanzpolitik. Im Rahmen der Umfrage hat sich gezeigt, dass die Krise nicht nur strategische Entscheidungen der Unternehmen beeinflusst hat. Auch die Bereitschaft, an solchen Aktionen wie dieser Umfrage teilzunehmen und sich einem Vergleich zu stellen, ist deutlich geringer als im Jahr Unternehmen haben an der Umfrage teilgenommen. 78% dieser Unternehmen haben direkte Auswirkungen der Wirtschaftskrise gespürt. Allgemeine Wirtschaftssituation Betroffen Nicht betroffen Gerade in Krisenzeiten sind die Reduzierung von Kosten und eine gleichzeitige Effizienzsteigerung wichtiger denn je. Dieses erfordert Klarheit in den Prozessstrukturen und Abläufen. 67% der befragten Unternehmen hatten 2009 mit einem zum Teil deutlich geringeren Auftragsvolumen zu kämpfen. Doch die Reaktionen und Konsequenzen darauf sind sehr unterschiedlich. Nur 37% haben die Investitionsbremse angezogen. Die anderen Unternehmen nutzen die Zeit, um sich besser zu organisieren und in Prozessoptimierung zu investieren. Die Abläufe Copyright 2009 imatics Software GmbH Seite 2/8

3 werden analysiert und optimiert, um die besten Voraussetzungen und eine optimale Ausgangsposition nach Abflauen der Krise zu schaffen. Auswirkungen der Wirtschaftskrise Reduzierung der Aufträge Investitionsstopp Kurzarbeit Das allgemeine Prozess know-how in den mittelständischen Unternehmen befindet sich auf einem hohen Niveau. Bewertung vom know-how in den Unternehmen Doch im Zusammenhang mit anderen Fragestellungen ist festzustellen, dass nur 33% der Befragten täglich Berührung mit Workflows haben. Eine lediglich wöchentliche Berührung mit Workflows weist darauf hin, dass sogar die in der Unternehmensstrategie verankerten Kernprozesse selten automatisiert ablaufen. Copyright 2009 imatics Software GmbH Seite 3/8

4 Berührung der Befragten mit Workflow Täglich Wöchentlich Monatlich Ab und zu Zusätzlich hat sich herausgestellt, dass die Mehrzahl der Unternehmen über nur wenige automatisierte Prozessabläufe verfügen. Häufig werden Prozesse hier nur papierbasiert oder mit Office-Produkten abgewickelt. Art der Prozessverwaltung in den Unternehmen Copyright 2009 imatics Software GmbH Seite 4/8

5 Papierbasierte Prozesse in den Verwaltungsbereichen von Unternehmen sind fehleranfällig und ineffizient. Analoge QM-Handbücher erfordern viel Pflegeaufwand und sind oft kontraproduktiv und nicht zielführend. Solche Handbücher dringen oftmals nicht in die Praxis durch. Es stellt sich leider immer wieder heraus, dass die Zyklen des Prozessmanagements in vielen Unternehmen von einer ISO-Zertifizierung bis zur nächsten reichen. Eine Zertifizierung allerdings sichert nicht eine Kostensenkung oder Zeitersparnis. Neben eigenen Kunden hat die imatics Software GmbH im Rahmen der Umfrage Unternehmen kennengelernt, die die Zertifizierungen anhand von automatisierten und dokumentierten Workflows mit Erfolg durchführen. Die am häufigsten genannten Vorteile sind kurze Vorbereitungszeiten vor der Zertifizierung, ein besserer Überblick und eine verbesserte Kommunikation zwischen den Abteilungen, Effizienzsteigerung bei den Prozessen sowie eine erhöhte Transparenz in den Abläufen. In diesem Zusammenhang wird die Verbindung von fachlicher und technischer Modellierung immer wichtiger. Verbindung von fachlicher und technischer Modellierung Wichtig Weniger wichtig Unwichtig Die Kombination verschiedener Sichten auf ein Prozessmodell und die weitestgehend automatische Synchronisierung dieser Modelle ist die Herausforderung für die Lösungsanbieter in den nächsten Jahren. Hierzu gibt es erste Ansätze, aber noch keine fertigen Systeme. 66% der befragten Unternehmen gaben an, dass eine Prozessdokumentation vorhanden ist. 37% haben die Krisenzeit genutzt um die Prozesse zu optimieren, um sich so im Wertbewerb besser zu positionieren und haben demnächst die Einführung eines Tools zur Unterstützung der Automatisierung von Prozessen geplant. Es wird immer wieder nach neuen Wegen gesucht, Ressourcen noch effektiver einzusetzen und so Kosten einzusparen. Die Bedeutung gemieteter oder Copyright 2009 imatics Software GmbH Seite 5/8

6 ausgelagerter Dienstleistungen steigt stetig. Die Ergebnisse der Umfrage bestätigen die Wichtigkeit solcher Lösungen wie Software as a Service (SaaS). So sind 63% der befragten Unternehmen davon überzeugt, dass ein Outsourcing mit SaaS sich positiv auf die Kostenstruktur auswirkt. Wichtigkeit von SaaS Wichtig Weniger wichtig Unwichtig Die Kosten für Unterhalt und Betrieb der SaaS-Systeme werden mit jedem Kunden nutzungsbedingt verrechnet. Damit erübrigt sich die Anschaffung von Softwarelizenzen und Infrastruktur. Der Betrieb vereinfacht sich radikal dadurch, dass der Anwender auf dem System des SaaS-Anbieters arbeitet. Auch im Prozessumfeld (auch bei imatics) laufen bereits jetzt schon viele SaaS-Projekte (Process as a Service -> PaaS). Für das Prozessmanagement ist es wichtig, dass die Nutzer mittels Browser ohne technische Hürden von beliebigen Orten zu jeder Zeit ihre Aufgaben verwalten und bearbeiten können. Eine komplette, webbasierte BPM-Software stellt für den Mittelstand eine gute Alternative für ihre individuelle Lösung dar. Insgesamt sind viele Unternehmen trotz der Wirtschaftskrise darauf ausgerichtet, ihre internen Strukturen und Organisation zu optimieren und sich somit auf die Zukunft vorzubereiten. Über der befragten Unternehmen haben Projekte verschiedener Art geplant und sind bereit, auch in diesen schwierigen Zeiten in Prozessoptimierung zu investieren. Copyright 2009 imatics Software GmbH Seite 6/8

7 Projektplanung in den nächsten 12 Monaten Resumeé Auf den Organisationsebenen funktionieren Unternehmen ähnlich wie die globale Wirtschaft. Während die Unternehmen die Prozessabläufe optimieren fordert unsere Bundeskanzlerin Angela Merkel: "Wir müssen unsere Maßnahmen besser koordinieren." (Zitat vom EU-Sondergipfel März 2009). Die Wirtschaftskrise ist noch lange nicht vorüber. Viele Unternehmen berichten davon, dass noch keine Besserung in Sicht ist. Es erfordert einen gewissen Mut, sich in solchen Zeiten intensiv mit internen Strukturen zu befassen und dort zu investieren. Doch wie der Bankier Hermann-Josef Abs (* ), schon vor langer Zeit erkannt hat: Gewinn ist so notwendig wie die Luft zum Atmen, aber es wäre schlimm, wenn wir nur wirtschafteten, um Gewinne zu machen, wie es schlimm wäre, wenn wir nur lebten, um zu atmen. Copyright 2009 imatics Software GmbH Seite 7/8

8 imatics Software GmbH Die imatics Software GmbH ( steht ihren Kunden mit Entwicklungen und Lösungen zur Unterstützung und Integration von geschäftsrelevanten Prozessen und Inhalten zur Seite. Mit einer reinrassigen BPMS Lösung der imatics *ProcessSuite ( hat sich das Unter nehmen einen souveränen Platz auf dem Markt erarbeitet. Eine konsequent pragmatisch und einfach gehaltene Bedienung zeichnet diese Lösung in einer einzigartigen Art und Weise aus. Jahrelange Erfahrung in den Bereichen Geschäfts prozess management, Content Management und der Entwicklung von Individualsoftware sowie der Aufbau von leistungsfähigen Support-Strukturen haben das imatics Team zu einem kompetenten Partner für seine Kunden wachsen lassen. Copyright 2009 imatics Software GmbH Seite 8/8