Hochschulmodernisierung und IT-Unterstützung

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1 Dr. Christoph Wall elektronische Administration und Services Hochschulmodernisierung und IT-Unterstützung 8. MEMO Fachtagung Juni 2013, Universität Münster

2 Zahlen Daten Fakten Gründung: 1948 Zahlen: - Studierende MitarbeiterInnen Fachbereiche und Zentralinstitute 15 Campus - Gebäude ca Gesamtnutzfläche ca. 490 Tqm - Hauptnutzfläche ca. 290 Tqm IT Organisation - CIO Gremium - 4 zentrale IT Bereiche - IT-Beauftrage in jeder Organisationseinheit Titel, Datum 2

3 Mission und Ziele der Freien Universität Berlin Erwartungen der Leitung an ihre Verwaltung zur Beförderung der Ziele Leitbild der Verwaltung Strategische Ziele der Verwaltung Präsidium Leitungskräfte der Verwaltung Operative Maßnahmen zur Erreichung der strategischen Ziele 3

4 Aus: Behörden Spiegel, Mai 2013 (IVM hoch2 Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung) 4

5 Strategische Mission der Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin Transparenz und Effizienz für Exzellenz Die Informationstechnologie der Freien Universität Berlin (FIT) unterstützt mit einem breiten Angebot an Anwendungen und Services die Kernprozesse der Universität so, dass Abläufe effizienter werden und Wissenschaftler, Studierende sowie die Administration einfach und ortsungebunden Zugang zu den für ihr Anliegen benötigten Informationen haben. Dem Management stehen aus diesen Prozessen jederzeit zentrale Leistungskenngrößen für die Steuerung zur Verfügung. 5

6 Strategische Ziele der IT an der FUB: Umfassendes Informationsangebot Mobile Informationen Smarte Prozesse Breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen Nutzungsmöglichkeiten digitaler Informationen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung weltweit zugänglich Arbeitsumgebung eigenverantwortliche dezentrale Steuerung ihrer Organisationseinheiten Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen die Dezentralisierung von Aufgaben und Verantwortung durch einheitliche Prozesse Sichere Daten umfassender Schutz personenbezogener Informationen sowie operativer Daten der Nutzer Nachhaltiger Ressourceneinsatz möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz (im Sinne einer Green IT) Ausschöpfen zusätzlicher Effizienzreserven durch Zentralisierung von Diensten und Hardware

7 Strategische Mission der Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin Transparenz und Effizienz für Exzellenz Die Informationstechnologie der Freien Universität Berlin (FIT) unterstützt mit einem breiten Angebot an Anwendungen und Services die Kernprozesse der Universität so, dass Abläufe effizienter werden und Wissenschaftler, Studierende sowie die Administration einfach und ortsungebunden Zugang zu den für ihr Anliegen benötigten Informationen haben. Dem Management stehen aus diesen Prozessen jederzeit zentrale Leistungskenngrößen für die Steuerung zur Verfügung. 7

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9 Security layers for SAP access Internet DMZ Internal Domain ume.logon.security.relax_domain.level = 0 Webdispatcher URL-Filter 1 4 NW 7.3 Portal 5 2 SSO ZEDAT Webdispatcher ERP 604 URL-Filter dnsname2.elsa.fu-berlin.de 3 Abap-Webdynpro Trusted relationship 1 url-filtering to restrict access exclusive for elsa-portal traffic 2 Shibboleth-based single sign on 3 Smart design of DNS name 4 Authorization check Shibboleth-based Authentification Data Access 5 Certificate-based trusted relationship between portal and backend 9

10 Single Sign On für Service Portal 10

11 Aktuell angebundene Systeme im Portal News: aktuelle Information von der Administration des SAP-Portal Forschung: Forschungsdatenbank, Profildatenbank Beschaffung: BIOS (Bestellung im Online-Shop) Finanzen: ora-budgetbericht, Rechnungsprüfung, Anordnung Hochschulstatistik: Statistikdatenbank Identity-Management: Self-Service-Aufgaben (wie Benutzerdaten, Beantragung von Rollen usw.) 11

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13 Dezentrale Beschaffung mit zentralem System 13

14 Gelebte Integration Bestellung Bestellung (in BIOS) E-Commerce-Plattform der Freien Universität Berlin. 14

15 Gelebte Integration Prüfungen Bestellung (in BIOS) Prüfung Wirtschafterbefugnis + Budgetprüfung und Mittelbindung (in BIOS und SAP) 15

16 Gelebte Integration Elektronische Akte Bestellung (in BIOS) Prüfung Wirtschafterbefugnis + Budgetprüfung und Mittelbindung (in BIOS und SAP) Elektronische Akte (SAP) DMS für elektronische Bestellung und Rechnungsbearbeitung realisiert u.a. durch Postfachadresse und externen Scandienstleister

17 Gelebte Integration Online-Bearbeitung Bestellung (in BIOS) Prüfung Wirtschafterbefugnis + Budgetprüfung und Mittelbindung (in BIOS und SAP) Rechnungsprüfung und Anordnung Online-Bearbeitung (SAP-Portal) Elektronische Akte (SAP)

18 Gelebte Integration Automatisierter Workflow Bestellung (in BIOS) Prüfung Wirtschafterbefugnis + Budgetprüfung und Mittelbindung (in BIOS und SAP) Automatisierter Workflow Online-Bearbeitung (SAP-Portal) Elektronische Akte (SAP)

19 Gelebte Integration Budgetkontrolle Budgetkontrolle (in ora) Bestellung (in BIOS) Prüfung Wirtschafterbefugnis + Budgetprüfung und Mittelbindung (in BIOS und SAP) Automatisierter Workflow Online-Bearbeitung (SAP-Portal) Elektronische Akte (SAP)

20 Schritte des Bestell- und Bezahlvorgangs 1) Erfassen der Bestellung 2) Prüfung Budgetverfügbarkeit CO 3) Bestellung, Mittelbindung, Anlegen der Akte im DMS 4) Lieferung 5) Rechnungseingang und Beginn des Rechnungsworkflow 6) Zahlungsvorgang: - Anordnung - Auflösung Mittelbindung - Überweisung 7) Übertragen der Daten zum Controlling 20

21 in Zahlen 21

22 Vorteile des elektronischen Verfahrens Optimierung der Geschäftsprozesse durch Beschleunigung aufgrund der Automatisierung (Durchlaufzeit von 14 auf 5 Tage reduziert) klare Festlegung der Verantwortlichkeiten und weniger Prozessbeteiligte Bessere Informationsbereitstellung aktuelle Budgetinformationen Verfügbarkeitskontrolle einfacher Zugang zu Bestellungs- und Rechnungsvorgängen Einsparung von Papier- und Lagerkosten Rechtssicherheit des Verfahrens (gem. LHO) Umsetzung IT-Strategie der FU (mobil, smart, sicher, nachhaltig) 22

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24 Campus Management SAP SLcM ist das zentrale System für die Abbildung von Prüfungsund Studienordnungen und für die Prozesse der Prüfungsverwaltung Zulassung Einschreibung Anmeldung Leistungserfassung Leistungszuordnung Studienabschluss System ist seit Oktober 2005 in Betrieb Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt Anwenderzufriedenheit mit SLcM ist gut Umsetzung Bolognaprozess ohne SLcM nicht mehr vorstellbar 24

25 IT-Landschaft der FU im Überblick... 25

26 ... und soweit Studium und Lehre betreffend: 26

27 Bewerbung, Zulassung, Einschreibung 27

28 Abbildung Studien- und Prüfungsordnungen 28

29 Ressourcen für die Lehre 29

30 Durchführung der Lehr- und Raumplanung 30

31 Anmeldungen der Studierenden 31

32 Kernprozesse im SLcM der FU Berlin Einschreibung Wechsel Stg.-best. LV- u. Prüfungsanmeldung Prüfungsleistungen Modulabschluss Soll-Ist Vergleich Beratung Notenberechnung Studienverlauf Anmeldung Leistungserfassung Leistungsübersicht Studienabschluss Adresslisten Teilnehmerliste, Anwesenheitsliste Lehrveranstaltungsauslastung Modul- und Prüfungs- Bescheinigung Noten- und Punktekonto, (Leistungsübersicht) 2/3 Besch. CB1 Zeugnis/Urkunde Transcript Diploma- Supplement Abschlussbesch. 32

33 Folie 32 CB1 gehört eher in den Bereich konsekutive Studiengänge, Übergang BA->MA Breßler, Christian;

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35 Anmeldungs-Self-Service für SoSe 2013 Entspricht bei ca. 1 Min. pro Buchung/Storno etwa 534 Arbeitstagen pro Semester 34

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37 E-Learning (blended learning) 36

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39 Online Classes (MOOCs) 38

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41 Strategische Mission der Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin Transparenz und Effizienz für Exzellenz Die Informationstechnologie der Freien Universität Berlin (FIT) unterstützt mit einem breiten Angebot an Anwendungen und Services die Kernprozesse der Universität so, dass Abläufe effizienter werden und Wissenschaftler, Studierende sowie die Administration einfach und ortsungebunden Zugang zu den für ihr Anliegen benötigten Informationen haben. Dem Management stehen aus diesen Prozessen jederzeit zentrale Leistungskenngrößen für die Steuerung zur Verfügung. 40

42 Verteilung des Berliner Hochschuletats 30 % Leistungsorientiert (185 Mio ) Grundfinanzierung (616 Mio ) 70 % 41

43 Indikatorbasierte Mittelverteilung Durch die Einführung der leistungsbasierten Hochschulfinanzierung werden die Autonomie und die internationale Wettbewerbsfähigkeit der Berliner Hochschulen nachhaltig gestärkt. Gleichzeitig bedeutet die Systemumstellung eine Professionalisierung der Hochschulsteuerung, indem sie gesellschaftlich gewünschte und politisch notwendige Leistungsanreize setzt. Jürgen Zöllner, Wissenschaftssenator Berlin, in der 60. Abgeordnetenhaussitzung, März

44 Kriterien für die Mittelverteilung Verteilungsschlüssel Gewicht Einzelkriterien für Lehre 50% Auslastung der Studienplätze Studienerfolg Einhaltung der Regelstudienzeit Anteil ausländischer Absolventen für Forschung / Nachwuchsförderung 45% 10% 50% 30% 10% Drittmittelausgaben Promotionen Humboldt Stipendiaten 70% 20% 10% für Gleichstellung 5% Professorinnen Neuberufungen (w) Promotionen (w) Absolventinnen 20% 40% 20% 20% 43

45 Leistungsindikatoren für Lehre Studierendenzahl außerhalb Regelstudienzeit gleichbleibend Steigende Absolventenzahlen Abnehmende Studiendauer 44

46 Studiendauer nach Art des Abschlusses Neue Abschlüsse (alle innerhalb der Regelstudienzeit) Alte Abschlüsse 45

47 Vergleich der Mittelzuweisung 2002 bis

48 Aufteilung des Budgets der Fachbereiche an der FU Berlin 30 % Leistungsorientiert Grundfinanzierung 70 % 47

49 Erfolgseinschätzung Die Zielvereinbarungen an der Freien Universität haben sich als Mittel der strategischen Planung bewährt und bereits ein hohes instrumentelles Niveau erreicht. Präsidiumsbericht der Freien Universität Berlin,

50 Modernes Controlling für eine moderne Verwaltung You need to measure What you want to manage 49

51 Aus: Behörden Spiegel, Mai 2013 (IVM hoch2 Institut für Verwaltungsmanagement, Mittelstandsforschung und Zukunftsplanung) 50

52 Dr. Christoph Wall Boltzmannstr Berlin Germany